1

PENGANTAR PERKULIAHAN

MATA KULIAH : ORSA

PROGRAM : S-2/MARS/URINDO

TAHUN AKADEMIK: 2011 /2012

PEMANDU KULIAH: Dr. R.H. Djadjang A, SH., M.Kes.

KONSEP, ANALISIS DAN PENDEKATAN SISTEM

A. KONSEP SISTEM

Di dalam kehidupan sehari-hari setiap orang pasti menghadapi berbagai

masalah, mulai dari masalah yang paling sederhana sampai dengan masalah yang

paling rumit dan kompleks. Masalah yang rumit dan kopleks merupakan tantangan

potensial yang harus dipecahkan oleh orang yang menghadapi masalah itu. Oleh

karena itu, setiap orang akan berusaha untuk mengatasi dan memecahkan

masalahnya.

Dengan melihat dan menganalisis situasi dan kondisi suatu masalah dan

tujuan yang hendak dicapainya, seseorang dapat menggunakan atau mencari cara

atau pendekatan yang dapat memecahkan masalah yang dihadapinya. Untuk

menerapkan suatu pendekatan dalam memecahkan suatu masalah di samping

pendekatan yang digunakan untuk memecahkan masalah itu, juga bergantung

pada persepsi tentang masalah yang dihadapi.

2

Untuk menerapkan kosep sistem, ada baiknya kita pahami lebih dahulu

tentang pengertian atau definisi sistem. Beberapa orang pakar teori manajemen

menyampaikan pendapatnya tentang sistem, sebagai berikut:

1. Churchman (1968); sistem merupakan seperangkat bagian yang

terkoordinasi untuk menyelesaikan seperangkat tujuan.

2. Fiicks (1972); menyatakan bahwa sistem adalah seperangkat unsur-unsur

yang saling berkaitan, saling bergantung, dan saling berinteraksi atau suatu

usaha yang terdiri atas bagian-bagian yang berkaitan satu dengan yang

lainnya, dalam usaha untuk mencapai satu tujuan dalam suatu lingkungan

yang kompleks.

3. Johnson, Kast, dan Rosenzweig (1973), tiga pakar teori manajemen

menyatakan bahwa sistem adalah suatu tatanan yang kompleks dan

menyeluruh. Lebih luas lagi pendapat Kast dan Rosenzweig (1974), yaitu

sistem dipahami sebagai suatu tatanan yang menyeluruh dan terpadu

terdiri atas dua bagian atau lebih yang saling tergantung dan ditandai oleh

batas-batas yang tegas dari lingkungan supra sistemnya.

4. Huberman (1978); mendefinisikan sistem sebagai suatu kumpulan unsur

yang saling berkaitan satu dengan lainnya secara signifikan.

5. Romiszowski (1982); adalah kumpulan komponen yang saling berinteraksi

untuk mencapai tujuan.

6. Bactiar (1988), seorang ahli sosiologi, mengemukakan bahwa sistem

adalah: ”sejumlah satuan yang saling berhubungan satu dengan lainnya

3

sedemikian rupa sehingga membentuk suatu kesatuan yang biasanya

berusaha untuk mencapai tujuan tertentu”. Pada bagian yang sama, Bactiar

juga menambahkan bahwa sistem adalah seperangkat ide atau gagasan,

asas, metode, dan prosedur yang disajikan sebagai satu tatanan yang

teratur.

7. Cleland dan King (1988) yang menyatakan bahwa sistem adalah

sekelompok sesuatu yang secara tetap saling berkaitan dan saling

bergantungan sehingga membentuk suatu keseluruhan yang terpadu.

8. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia: dinyatakan bahwa sistem adalah:

(1) Seperangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga

membentuk suatu totalitas; (2) susunan yang teratur dari pandangan, teori,

Asas, dan sebagainya; dan (3) metode atau cara untuk melakukan

sesuatu.

Dan banyak lagi pakar-pakar teori manajemen yang mengemukan teori tentang

sistem.

Didasarkan pada berbagai tipe sistem yang ada di alam semesta ini,

Boulding (1956) menyajikan suatu klasifikasi sistem yang terdiri atas:

Pertama: sistem yang berstruktur statis atau tingkatan yang berbentuk kerangka;

kedua, sistem dinamis sederhana yang ditetapkan sebelumnya, sistem ini dapat

diumpakan seperti cara kerja sebuah jam;

4

ketiga, sistem sibernetik (cybernetic), atau nama panggilannya sistem termostat -

sistem ini secara otomatis memelihara keseimbangannya sendiri;

keempat, sistem terbuka;

kelima, sistem genetik seperti tumbuh-tubuhan;

keenam, sistem hewani;

ketujuh, sistem insani sebagai mahluk hidup;

kedelapan, sistem sosial atau sistem kehidupan sosial; dan

kesembilan, sistem transedental.

Dari kalsifikasi Boulding tersebut, tampak bahwa tingkat pertama, kedua,

dan ketiga termasuk dalam golongan yang bersifat fisik atau sistem mekanis yang

merupakan landasan ilmu pengetahuan alam. Sementara itu, tingkat keempat,

kelima, dan keenam merupakan sistembiologik, seperti ilmu hayat, ilmu tumbuh-

tumbuhan, dan ilmu hewan. Tingkat ketujuh, kedelapan dan kesembilan adalah

sistem-sistem yang berkaitan dengan manusia dan sistem sosial.

Di dalam suatu sistem yang kompleks seperti sistem sosial termasuk di

dalamnya sistem kesehatan, kejelasan hierarki atau struktur sistem sangat

penting. Kejelasan istilah-istilah yang digunakan dalam satu sistem perlu

disepakati oleh sekelompok orang yang akan menyusun hierarki atau struktur

sistem, kelompok penyusun atau tim harus menyepakati dahulu suatu kerangka

hierarki atau struktur sistem, sub sistem, komponen, dimensi, dan variabel dari

suatu masalah.

5

Hubungan Internal dan Eksternal

Sesuatu dapat dinamakan sistem bila terjadi hubungan atau interrelasi dan

interdependensi baik internal maupun eksternal antar subsistem. Disebut

hubungan internal bila terjadi interaksi, interrelasi, dan interdependensi. Bila antar

sistem terjadi interaksi, interrelasi dan interdependensi disebut hubungan

eksternal.

Hubungan deterministik dan nondeterministik

Disebut hubungan diterministik bila hubungan antar subsistem/komponen di mana

hubungan itu terjadi dengan sendirinya dan tergantung pada subsistem komponen

lain. Sebaliknya, bila hubungan itu tidak pasti bahwa sesuatu itu dapat berfungsi,

maka suatu komponen tidak perlu bergatung pada suatu komponen yang lain.

Hubungan yang demikian ini disebut nonditerministik. Contoh: Bola lampu

mempunyai akibat deterministik terhadap penerangan, karena tanpa bola lampu

dengan berbagai jenis dan bentuknya akan mengakibatkan kegelapan. Namun

terang dan gelap lampu tidak ada hubungannya dengan kipas angin.

Hubungan Fungsional dan Disfungsional

Bila terdapat pengaruh yang menunjang, memperkuat, mempercepat fungsi

perubahan atau pertumbuhan suatu sistem atau subsistem, maka hubungan itu

disebut hubungan fungsional. Sebaliknya, bila akibat dari hubungan itu

6

menimbulkan pengaruh yang menghambat atau mencegah, maka hubungan itu

disebut disfungsional.

Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka

Pada dasarnya sistem hanya terdiri atas dua sistem, yaitu sistem tertutup dan

sistem terbuka.

Sistem tertutup: di dalam proses kerjanya tidak dipengaruhi oleh lingkungannya,

dengan demikan sistem ini tidak memperoleh masukan dari lingkungan

sistemnya.

Sistem terbuka: di dalam proses kegiatannya memperoleh masukan atau

berhubungan secara dinamik dengan sistem yang lain di luar lingkungan

sistemnya, dengan demikian sistem ini terjadi suatu proses yang dinamis, yaitu

sistem dipengaruhi oleh sistem yang berada di luarnya dan pada gradasi tertentu

langsung atau tidak langsung keluaran suatu sistem terbuka dapat mempengaruhi

sistem terbuka lainnya.

Konsep Lingkungan

Lingkungan merupakan batas antara satu sistem dengan sistem lainnya. Makin

terbuka suatu sistem, makin perilakunya terpengaruhi oleh lingkungannya.

Lingkungan suatu sistem merupakan pembeda antara satu sistem dengan sistem

yang lain. Konsep lingkungan yang merupakan batas suatu sistem dapat

7

membantu untuk lebih memahami perbedaan antara sistem tertutup dan sistem

terbuka.

Konsep Interfase

Pendapat Kast dan Rosenzweig tentang konsep interfase, adalah suatu konsep

yang menggambarkan persatuan atau pertemuan antara satu sistem dengan

sistem yang lain. Makin terbuka suatu sistem seperti sistem kesehatan, makin

banyak wilayah persentuhannya.

Konsep Entropy

Kata entropy tidak ada terjemahan yang tepat, istilah ini diambil dari kajian ilmu

termodinamika, yang menggambarkan suatu keadaan yang tidak teratur dalam

suatu sistem. Melalui istilah entropy dapat dipahami kemampuan dan keterbatasan

suatu sistem dalam mencapai fungsi dan tujuan.

Menurut Eddington yang dikuti Bertalanffy , dikutip kembali oleh Endang (2000),

entropy merupakan ”panah waktu” (the arrow of time). Misalnya tanpa entropy di

alam semesta ini maka tidak dapat dibedakan antara masa lalu dan masa yang

akan datang.

Konsep Keseimbangan

Salah satu konsep yang erat kaitannya dengan entropy adalah konsep

keseimbangan dinamik. (Van Gigch, 1974). Konsep kesimbangan dinamik adalah

8

kemampuan dan ketangguhan dari suatu sistem dalam mempertahankan

kelangsungan keberadaannya.

Konsep Haemostat

Konsep keseimbangan dinamik ini erat kaitannya dengan konsep haemostat

Konsep ini yang menjaga agar suatu sistem tetap terpelihara kseimbangannya

antara berbagai komponen yang terdapat di dalam sistem.

Prosedur kerja suatu sistem (yang selanjutnya akan disebut sistem

terbuka) mengubah atau memproses masukan yang diperoleh dari lingkungannya

atau dari sistem lain menjadi keluaran , yang selajutnya akan dijadikan masukan

oleh sistem lain. Proses transformasi ini merupakan suatu proses yang bersifat

ritmik. Secara singkat prosedur kerja sistem adalah:

Agar suatu sistem dapat bertahan hidup dan dapat mempertahankan

keberadaannya diperlukan ketangguhan, kemampuan dan keseimbangan dalam

menjaga hubungannya dengan lingkungan. Untuk itu, sebuah sistem harus

mempunyai kemampuan untuk dapat menyesuaikan dirinya dan mempunyai

mekanisme serta dapat memelihara keseimbangan. Hal ini penting mengingat

pertama: agar tetap terpeliharanya keadaan keseimbangan, di mana berbagai

Transformasi /Proses

KeluaranMasukan

9

sistem selalu berada dalam keseimbangan dan seluruh sistem tetap serasi dengan

lingkungannya; kedua, mekanisme adaptasi diperlukan agar tercipta suatu

keseimbangan yang dinamis dari sebuah sistem.

Konsep Umpan Balik

Salah satu konsep yang harus diperhatian di dalam suatu sistem yang erat

kaitannya, baik dengan Konsep keseimbangan dinamik maupun konsep hierarki

adalah konsep umpan balik

Melalui proses umpan balik (baik yang bersifat positif maupun negatif), suatu

sistem yang teratur , secara berkesinambungan sebuah sistem akan tetap

memperoleh informasi yang akurat dalam menyesuaikan keberadaannya.

B. ANALISIS SISTEM

Analisis sistem adalah cara berfikir berdasarkan teori umum sistem

(General System Theory). Teori umum sistem, menurut para pakar teori

manajemen, memberikan pengertian/definisi, sebagai berikut:

1. Boulding, analisis sistem adalah merupakan kerangka ilmu pengetahuan

(skeleton of science) yang dapat menyajikan suatu struktur teoritik secara

sistematis, di mana berbagai disiplin diarahkan, diintetegrasikan, dan

didayagunakan secara produktif.

2. Dalam konteks yang sama Berthalanffy (1979), mengemukakan bahwa :

teori umum sistem adalah ” merupakan suatu konsep yang bersifat

10

menyeluruh yang memandang sesuatu secara keseluruhan, di mana

keseluruhan itu lebih penting artinya daripada jumlah bagian-bagiannya”.

Dalam kaitan itu, menurut Berthalanffy minimal terdapat lima tujuan utama

teori umum sistem , yaitu:

a. Terdapat kecenderungan pengintregrasian berbagai ilmu alamiah

dan ilmu sosial.

b. Pengintregasian itu tampaknya berpusat pada teori umum sistem.

c. Teori-teori di atas mungkin merupakan instrumen penting dalam

bidang ilmu non fisik;

d. Mengembangkan prisip-prinsip untuk menyatukan berbagai bidang

ilmu; dan.

e. Dampak dari hal-hal tersebut diperlukan pengintegrasian berbagai

bidang ilmu dalam proses pendidikan.

3. Siagian (1988), mengatakan analisis sistem dewasa ini merupakan salah

satu alat bantu yang makin luas penggunaannya dalam analisis keputusan.

Selanjutnya Siagian mengemukakan bahwa berbeda model-model

matematis yang mengunakan angka-angka untuk menjelaskan situasi

tertentu, analisis sistem sesungguhnya merupakan sikap mental

seseorang dalam menghadapi dan menyelesaikan masalah.

4. Quade (1968), karakteristik analisis sistem adalah suatu pendekatan yang

sistimatik yang dapat membantu pimpinan (pengambil keputusan) dalam

memilih seperangkat tindakan melalui penelaahan yang menyeluruh dan

membandingkannya dengan berbagai konsekwensi.

11

5. Subrahmanyam (1971), pendapatnya tentang analisis sistem: Di dalam

mencari konsensus , pertimbangan berdasarkan nilai-nilai tertentu

merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan dalam analisis sitem.

Analisis sistem hanyalah merupakan suatu teknik pengambilan keputusan.

Pada dasarnya analisis sitem merupakan forum dialog yang

berkesinambungan antara pengambil keputusan dan analis di mana si

pengambil keputusan meminta berbagai alternatif pemecahan masalah.

6. Dua pakar manajemen Cleland dan King (1988), menyatakan bahwa

analisis sitem merupakan suatu proses ilmiah, atau metodologi yang dapat

menggambarkan dengan jelas hubungan masalah dengan unsur-unsurnya.

Pada bagian lain mereka menambahkan bahwa analisis sistem merupakan

suatu metodologi untuk menganalisis dan memecahkan permasalahan

melalui suatu pengujian yang sistimatik dan sestemik serta membandingkan

berbagai altenatif berdasarkan sumber-sumber pembiayaan dan

keuntungan yang berkaitan dengan setiap altenatif.

Dan banyak lagi pendapat para pakar teori manajemen mengenai

pengertian analisis sistem ini.

Kajian analisis sistem ditujukan untuk menghindari berbagai kesalahan yang

berskala besar dan memberikan atau menyampaikan suatu daftar pilihan kepada

pengambilan keputusan yang menggambarkan berbagai ramuan keefektifan

perician biaya untuk dijadikan pertimbangan dalam menentukan pilihan.

12

Teknik riset operasi berupaya menerapkan rumus-rumus matematika untuk

memaksimumkan atau meminimumkan hambatan-hambatan suatu obyek. Riset

operasi berorientasi kepada berbagai masalah di mana unsur perhitungan sangat

dominan. Oleh karena itu, dalam riset operasi penggunaan konsep aplikasi ilmu

matematika memegang peranan yang sangat dominan dan bukan hanya sekedar

alat bantu untuk menentukan keputusan. Sebaliknya, analisis sistem

mengembangkan berbagai teknik untuk menentukan menganalisis berbagai

masalah yang kompleks begitu rupa, sedangkan perhitungan matematika hanyalah

merupakan dukungan terhadap keputusan yang telah diambil atau ditetapkan.

Untuk mengaplikasikan pendekatan sistem, menurut Quade (1968) dan

Subrahmanyam (1971) harus dilakukan melalui sebuah model karena model

merupakan hal yang paling esensial dalam penerapan pendekatan sistem.

Langkah-langkah mengaplikasikan pendekatan sistem menurut Suriasumantri

(1977) sangat sederhana. Langkah-langkah itu terdiri atas:

1) Merumuskan tujuan yang ingin dicapai;

2) Mengembangkan berbagai alternatif yang mungkin dapat dilakukan dalam

mencapai tujuan;

3) Menetapkan kriteria untuk melihat alternatif yang terbaik dari seperangkat

alternatif yang diajukan;

4) Memilih alternatif terbaik berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan dari

seperangkat alternatif yang diajukan tersebut.

13

Guna mendukung ke 4 (empat) langkah dalam pengkajian Sistem Analisis,

teknik yang dipergunakan untuk mengembangkan alternatif-alternatif dalam

mencapai suatu tujuan tertentu bisa bersifat analitik atau intuitif. Dalam hal-hal

tertentu maka proses kreatif dianjurkan untuk menemukan alternatif yang bersifat

baru dan segar. Sistem analisis sering bersifat tidak efektif, bila alternatif yang

diajukan bersifat itu-itu juga.

Teknik-teknik berpikir kreatif seperti brainstorming, disarankan untuk

dipergunakan dalam mengembangkan alternatif yang benar-benar baru. Walaupun

demikian dalam memilih alternatif-alternatif yang diajukan tersebut kita tetap

berpegang kepada prinsip-prinsip ekonomi dalam mengalokasikan sumber-

sumber ekonomis secara efisien. Salah satu teknik yang dipakai untuk melakukan

seleksi tersebut dipinjam dari ilmu ekonomi yakni Cost and Benefit Analysis (CBA).

Teknik ini mempergunakan moneter, umpamanya rupiah, sebagai alat pengukur

input dan out put.

Dengan membandingkan ratio input dan output dari berbagai yang

dipandang alternatif, maka kita bisa menetapkan ratio alternatif mana yang

dipandang dari prinsip ekonomi bersifat paling efisien. CBA adalah salah satu

teknik ekonomi yang sudah dikenal.

Sekitar tahun 1950 oleh RAND Corporation, yang juga mengembangkan

konsep Sistem Analisis, diciptakan suatu teknik baru yang disebut Cost

Effectiveness Analysis (CEA). Teknik ini mempergunakan besaran moneter untuk

mengukur input tetapi mempergunakan besaran lain untuk mengukur output. Atau

14

meminjam perkataan Hovey: ”CEA adalah model di mana input diberi harga tetapi

output tidak”.

Pada mulanya , ketika Sistem Analisis dipergunakan untuk

mengembangkan sistem persenjataan Amerika Serikat, (CEA) ini menggunakan

satu variabel untuk mengukur efektivitas suatu alternatif, umpamanya efektivitas

suatu sistem persenjataan untuk membunuh manusia per unit sistem

persenjataan itu. Jadi jika terdapat dua sistem persenjataan yang mempunyai

ongkos yang sama untuk membuatnya, tetapi sistem X mempunyai efektivitas

pembunuh 1000/unit, sedangkan sisten Y 1200/unit, maka berdasarkan pengkajian

CEA yang menggunkan prinsip ekonomi akan dipilih sistem Y sebagai altenatif

yang lebih baik.

Tetapi ketika Planning-Programing – Budgeting – System (PPBS), yang

mempergunakan sistem analisis sebagai komponennya, diterapkan dalam sistem

anggaran Pemerintah Federal Amerika Serikat dalam tahun 1965, ditemui

berbagai kesulitan dalam menerapkannya. Salah satu kesukarannya adalah

bahwa dalam berbagai program , terutama program dibidang sosial, kegunaan

suatu program tidak bersifat tunggal melainkan jamak. Oleh sebab itu maka

dikembangkanlah CEA di mana efektivitas dari sebuah alternatif tidak diukur oleh

satu variabel tetapi oleh seperangkat variabel yang relevan dengan kegunaan

program tersebut. Dalam hal ini, umpamanya, suatu program transmigrasi tidak

saja diukur dari banyaknya penduduk yang bisa ditransmigrasikan, tetapi juga

dimasukan kedalam pengukuran efektivitasnya dampak positif terhadap

15

perkembangan ekonomi, sosial-budaya, pemerataan pendidikan dan ketahanan

nasional. Demikian juga, dalam memperhitungkan ongkosnya, yakni harga input

yang harus dibayar, kita tidak sekedar menghitung besaran dimensi ekonomis

yang diinvestasikan, tetapi sekaligus juga ongkos-ongkos lain, umpamanya

ongkos (resiko) kestabilan politis. Tetapi untuk memudahkan analisis, maka resiko

seperti ini tidak dibebankan kepada input, melainkan kepada output, tentu saja

dengan penafsiran yang terbalik.

Sebuah input yang mengandung resiko negatif bukan berarti suatu

keuntungan (benefit atau efectiveness) melainkan suatu kerugian. Dengan

membandingkan jumlah dimensi moneter pada satu pihak , dengan seperangkat

kegunaan program tersebut pada pihak lain, maka secara sistematis dan analistis,

kita bisa membandingkan posisi relatif program tersebut terhadap alternatif

program-program yang lain.

Tentu saja pengukuran seperangkat dimensi non ekonomis mempunyai

implikasi lain yakni pertama, variabel non-ekonomis sukar diukur dengan eksak ,

kedua, bagaimana caranya kita menentukan posisi relatif variabel yang satu

dengan variabel yang lain. Katakan saja kita mempunyai sebuah program yang

efektifitasnya diukur dengan 10 variabel; maka masalah yang dihadapi adalah :

bagaimana menggabungkan dimensi 10 variabel tersebut menjadi satu dimensi

yang komposit yang memungkinkan dilakukan perbandingan secara rasional

dengan dimensi input?

16

Salah satu cara yang dapat dilakukan untuk memecahkan masalah ini

adalah dengan memberikan bobot kepada tiap-tiap variabel, yang demikian,

memungkinkan kita membentuk dimensi komposit secara sistemats dan rasional.

Tetapi dalam pendekatan seperti ini masih terdapat kesukaran, yakni, bahwa tidak

semua variabel non ekonomi dapat diukur secara kuantitatif. Tetapi hal seperti ini

tidak usah membuat kita pesimis, bahwa seakan-akan analisis dari sekian variabel

non ekonomis yang sukar diukur adalah tidak mungkin dilakukan. Secara kreatif

kita kembangkan teknik analisis yang sesuai dengan permasalahan. Sistem

Analisis tidak bermaksud untuk menggantikan peranan intuisi dan pertimbangan

dalam menarik suatu kesimpulan dengan formula matematika.

Analisis menurut Fisher, bertujuan untuk lebih mempertajam intuisi dan

pertimbangan dalam pengambilan keputusan.

Demikian juga upaya yang dipaksakan untuk mengkuantifikasikan variabel

kualitatif yang tidak mungkin untuk diukur secara kuantitatif, bukan saja merupakan

upaya yang ”dibuat-buat” tetapi juga berbahaya, yang akan merusak kesimpulan

analisis secara keseluruhan. Beberapa variabel seperti kesetabilan politik atau

tingkat moral sukar untuk diukur dengan akurat, dan oleh sebab itu, sebaiknya

tetap dibiarkan dalam dimensi kualitatif.

Beberarapa analis, karena kesukaran seperti di atas, cenderung untuk

menghilangkan variabel-variabel yang sukar diukur secara kuantitatif. Seorang

analis yang baik, menurut Rowen , mempunyai tiga karakteristik yakni:

(1) Tidak ”memberikan” angka kepada unsur yang tidak dapat

dikuantifkasikan;

17

(2) Tidak melupakan unsur-unsur yang tersirat (intangibel); dan

(3) Tidak mengenyampingkan evaluasi yang bersifat subyektif dan

pertimbangan yang matang.

Langkah-langkah dalam Sistem Analisis bersifat sistematik, analitik, rasional

dan tersurat. Pada tahap-tahap tertentu dalam Sistem Analisis penelitian ilmiah

bisa membantu analisis dengan memberikan masukan yang kemudian digunakan

sebagai premis atau fakta bagi analisis selanjutnya.

Tentu saja dari sifat sistematik, rasional, analitik dan tersurat didasarkan

kepada data atau informasi yang obyektif tetap merupakan kerangka dasar

pengkajian Sistem Analisis; tetapi hal ini dilakukan dengan semangat kerjasama

dan demokratis yang merupakan jiwa dari pengambilan keputusan dalam

organisasi yang modern.

Wright, umpamanya , menolak tuduhan bahwa Sistem Analisis bersifat

otokratik; bahkan sebaliknya, dia menjawab, Sistem Analisis adalah salah satu

kegiatan intelektual yang sangat demokratis, dengan bersedia untuk

mempergunakan metode mana saja, yang berguna untuk sampai kepada

kesimpulan yang tepat. Memang dalam era komputerisasi Sistem Analisis dengan

mengenyampingkan variabel-variabel kualitatif serta pertimbangan yang bersifat

intuitif, Sistem Analisis dalam bentuk komputer print – out menjadi penentu

keputusan. Tetapi belajar dari kesalahan, para analis sudah lebih dewasa, mereka

mau mendengarkan berbagai pendapat dan informasi yang relevan dengan

18

persoalan yang diajukan, untuk dikaji dan diperdebatkan. Dan Sistem Analisis ini,

meminjam perkataan Enthoven, menyediakan aturan-aturan yang logis untuk

debat yang bersifat konstruktif dan bermanfaat.

Secara teoritis tidak ada permasalahan dalam proses Sistem Analisis yang

tidak dapat dipecahkan; lewat akal sehat, berfikir logis, dan kalau dirasa perlu;

mengadakan penelitian ilmiah mengenai sesuatu hal yang diperdebatkan.

Tetapi justru di sini juga terletak kelemahan dari Sistem Analisis. Quade,

umpamanya, menuduh Sistem Analisis sarat dengan intuisi dan pertimbangan-

pertimbangan, yang jauh dari bersifat obyektif , cenderung untuk bersifat parokial,

partisan, dan terbelenggu oleh kepercayaan yang kita agungkan. Kelemahan

Sistem Analisis yang utama terletak pada kemungkinan bahwa alternatif yang

benar-benar paling baik tidak termasuk kedalam serangkaian alternatif yang

diajukan.

Kesalahan yang biasa dilakukan dalam menerapkan Sistem Analisis

diberikan oleh Mc Kean, sebagai berikut:

1) Melupakan besar absolut dari biaya atau tujuan;

2) Merumuskan tujuan yang salah atau besar tujuan yang salah;

3) Melupakan ketidak pastian;

4) Melupakan dampak program terhadap kegiatan-kegiatan lainnya;

5) Mengambil konsep yang salah mengenai biaya;

6) Melupakan dimensi waktu;

7) Mempergunakan test yang dipaksakan; dan

19

8) Menerapkan kriteria yang baik terhadap permasalahan yang salah.

Disamping itu, menurut Quade, sering terjadi ”isyu” sampingan dijadikan sebagai

kriteria serta kealpaan untuk tidak menilai proses analisis.

Sistem Analisis sering tidak dapat diterapkan sepenuhnya dalam mencari

pemecahan masalah, terutama yang menyangkut keputusan politis, di mana

seperti dikatakan Schlesinger: bahwa wilayah politis mempunyai logika tersendiri

yang berbeda dengan Sistem Analisis.

Kesimpulan

Didasarkan pada uraian di atas dapat disimpulkan bahwa analisis sistem

merupakan suatu metode yang sangat mendasar untuk memahami hubungan

sistem dengan lingkungannya. Dalam pengertian umum analisis sistem merupakan

pedoman berpikir yang menyajikan suatu kerangka kerja yang dapat digunakan

oleh metode analisis lainnya. Oleh karena sifatnya yang sangat mendasar

tersebut, maka analisis sistem dapat diterapkan pada berbagai tingkatan yang

sifatnya sangat rumit.

Penerapan analisis sistem yang paling sederhana adalah suatu cara

berpikir, tetapi sebaliknya analisis sistem juga dapat diterapkan pada bentuk yang

sangat rumit dengan mempergunakan berbagai perhitungan rumus matematika

yang paling cangih. Keluwesan penerapan analisis sistem merupakan metode

20

yang dapat digunakan untuk berbagai penerapan dalam memecahkan berbagai

tingkatan masalah.

C. PENDEKATAN SISTEM

Sebagaimana telah diutarakan pada uraian terdahulu, bahwa pendekatan

sistem adalah cara berpikir dengan menggunakan konsep sistem.

Johnson, Kast, dan Rosenzweig (1973) mengemukakan bahwa pendekatan

sistem adalah cara berpikir untuk mengatur tugas, melalui suatu kerangka yang

melukiskan faktor-faktor lingkungan internal dan eksternal sehingga merupakan

suatu keseluruhan secara terpadu.

Sejalan dengan ketiga pakar di atas, Van Gigch (1974) mengemukakan,

bahwa pendekatan sistem merupakan desain metodologi, kerangka kerja

konseptual, metode ilmiah baru, teori keorganisasian, sistem manajemen, metode

rekayasa riset operasi, dan metode untuk meningkatkan efisiensi biaya serta

metode untuk menerapkan teori umum sistem.

Sebagai desain metodologi, pendekatan sistem merupakan alat bantu bagi

para pengambil keputusan dengan cara mempertimbangkan semua

permasalahan yang berkaitan dengan keputusan yang akan diambil. Sedangkan

pendekatan sistem sebagai kerangka konseptual bertujuan untuk mencari

berbagai persamaan dan berbagai kecenderungan fenomena yang ada dengan

menggunakan analisis multidisiplin.

21

Sebagai metode ilmiah baru, pendekatan sistem mencoba mewujudkan

cara berpikir baru yang dapat diaplikasikan, baik terhadap ilmu-ilmu perikehidupan

maupun terhadap ilmu-ilmu perilaku. Pendekatan sistem merupakan salah satu

metode ilmiah baru yang telah turut melengkapi paradigma metode ilmah yang

sudah ada.

Pada tabel 1 berikut ini dapat dilihat persandingan antara metode ilmiah

yang sudah sejak lama ada dengan pendekatan sisem sebagai pardigma metode

ilmiah baru.

Tabel 1: Persandingan Metode Ilmiah yang Sudah Sejak LamaAda dengan Pendekatan Sisem Sebagai

Metode Ilmiah Baru.

Metode Ilmiahyang Sudah Ada

Pendekatan SistemSebagai Metode Ilmiah Baru

1. Merupakan paradigma berpikir yang mempuyai landasan ontologis, epistemologis dan aksiologis.

2. Dalam proses kegiatan memper- gunakan logika deduktif dan induktif

3. Merupaan cara berpikir untuk memecakan masalah

4. Bersifat atomistik5. Bersifat analistis, berorientasi pada

pemecahan masalah sampai tuntas

6. Berorientasi pada proses7. Penerapannya ditujukan kepada

hal-hal yang lebih bersifat teknis8. Dalam organisasi sering digunakan

untuk keputusan para pelaksana

9. Proses kegiatan terdiri atas:a. Perumusan masalahb. Penyusunan kerangka

berpikir

1. Merupakan paradigma berpikir yang mempuyai landasan ontologis, epistemologis dan aksiologis.

2. Dalam proses kegiatan memper- gunakan logika deduktif dan induktif

3. Merupakan cara untuk memecakan masalah

4. Bersifat holistik5. Bersifat analistis, sistematik dan

sistemik, berorientasi pada kebijakan6. Berorientasi pada keluaran7. Penerapannya ditujukan kepada hal-

hal yang lebih bersifat kompleks dan rumit

8. Dalam organisasi sering digunakan untuk keputusan para pengambil keputusan

9. Proses kegiatan terdiri atas:a. Perumusan masalahb. Penelitianc. Penilaian

22

c. Perumuan hipotesisd. Pengujian hipotesise. Penarikan kesimpulan

10. Bersifat vertikal

d. Penelaahane. Pemeriksaanf. Pelaksanaan

10.Bersifat vertikalSumber: Makalah kelompok Mahasiswa Semester I PPs IKIP Jakarta, 1986.

Dari hasil kajian kepustakaan menunjukkan bahwa pendekatan sistem telah

digunakan sebagai pendekatan ilmiah dalam pemecahan berbagai masalah.

Parsaons (1964) seorang pakar sosiologi telah mengadopsi pandangan umum

teori sistem dan dijadikan dasar dalam penelitian kelompok sosial. Di dalam ilmu

ekonomi pendekatan sistem telah diterapkan secara meluas dalam ekonomi

modern. Konsep sistem merupakan salah satu konsep dasar dalam teori dan

praktik ekonomi. Hal ini pula barangkali yang menjadi dasar konsep teori

penawaran dan permintaan (supply and demand) dalam teori dan praktik ekonomi.

Ekonomi modern bergerak dari model keseimbangan statis seperti pada sistem

tertutup, bergerak menuju model ekonomi keseimbangan dinamis seperti pada

sistem terbuka. Kalau diperhatikan dewasa ini, interdependensi dan interelasi

penawaran dan permintaan barang dan jasa sudah tidak lagi dalam ruang lingkup

nasional, namun sudah mencakup penawaran dan permintaan yang bersifat

global. Globalisasi perekonomian dunia sudah merupakan fenomena yang

sekarang sedang terjadi. Interdependensi dan globalisasi di bidang ekonomi

menurut Naisbitt dan Aburdene (1990) merupakan salah satu kecenderungan

yang akan mempengaruhi kehidupan manusia dipenghujung abad ke 20 dan di

awal abad ke 21.

SIBERNETIK

23

Sibernetik (cybernetics) adalah suatu cabang ilmu yang menaruh

kepedulian terhadap masalah-masalah komunikasi dan arus informasi sebagai

salah satu sistem yang bersifat kompleks.

Dewasa ini manusia di seluruh dunia menaruh kepedulian terhadap

berbagai jenis polusi dan perusakan lingkungan hidup. Kerusakan lingkungan

hidup yang disebabkan oleh perilaku manusia secara kontroversi digambarkan

oleh hasil penelitian Meadows, Randers dan Behres III (1972). Akumulasi tindakan

perseorangan dapat berpengaruh terhadap perubahan lingkungan secara drastis.

Dewasa ini sudah sangat disadari oleh semua pihak bahwa perusakan lingkungan

hidup akan menjadi bumerang terhadap kehidupan manusia itu sendiri. Oleh

karena itu, timbul berbagai organisasi , baik organisasi pemerintah maupun

oranisasi non pemerintah yang berusaha menjaga keseimbangan dan kelestarian

lingkungan hidup ini. Pemeliharaan keseimbangan lingkungan hidup berarti

memelihara siklus kehidupan, dan untuk menjaga siklus kehidupan sejak lama

sudah dikenal salah satu cabang ilmu yang sifatnya multidisiplin yaitu ilmu tentang

lingkungan hidup atau ekologi. Salah satu hukum dasar dari ekologi , yaitu segala

sesuatu yang berkaitan dengan segala sesuatu itu merupakan salah satu konsep

dasar pendekatan sistem.

Sebagaimana telah dikemukakan pada uraian terdahulu bahwa Amerika

Serikat telah menerapkan pendekatan sistem di dalam sistem pertahanan dan

keamanan sebagaimana diuraikan dalam buku yang berjudul System Analysis and

24

Policy Planning Aplication in Defense yang diedit oleh E. Quade dan W. I. Boucher

di mana beberapa pendapatnya telah diikuti dalam tulisan ini.

Dalam teori organisasi dan manajemen modern, menurut Kast dan

Rosenzweig (1974), mengemukakan bahwa pendekatan sistem merupakan suatu

kerangka kerja yang bersifat integratif dalam teori dan pratik organisasi dan

manajemen. Selzniek (1966), telah menggunakan analisis struktural dan

pendekatan sistem dalam penelitian organisasi pemerintahan dan organisasi yang

besar dan kompleks.

D. MANAJEMEN SEBAGAI SISTEM

Pendekatan sistem digunakan dalam pembahasan manajemen, hal ini

disebabkan karena gerakan sistem adalah sesuatu yang baru dan cocok dalam

bidang manajemen. Sesungguhnya masih ada gerakan yang lebih mutakhir dalam

administrasi ialah contingency atau pendekatan situasional (Robbin, 1982,h. 46)

namun pendekatan ini tidak dipilih mengingat pendekatan sistem itu sendiri bisa

merangkul pendekatan situasional berkat keterbukaannya terhadap lingkungan

Misalnya bila masyarakat dan kebijakan atau peraturan pemerintah berubah,

maka institusi atau manajemen akan mengubah diri pula agar selaras dengan

kemauan masyarakat dan pemerintah.

Organisasi sebagai Sub Sistem

Hersey (1978, h. 8) membagi organisasi menjadi sub sistem, yaitu sub

struktur, teknologi, manusia, dan informasi dengan tujuan ada ditengah-

25

tengah.Sementara itu Kast (1974) menyatakan organisasi sebagai sub sistem

lingkungannya yang lebih besar yang berorientasi kepada tujuan, yang

mencakup sub sistem teknik, struktur, psikologi sosial, dan manajemen.

Pandangan ke dua ini didukung oleh Johson (1973).Dan ada pula akhli lain yang

tidak menyebutkan bagian-bagian organisasi itu sebagai sub sistem tetapi

dengan elemen-elemen organisasi, yaitu elemen tujuan, orang-orang, struktur,

teknik, dan informasi (Shrode, 1974, h. 8).

Pendapat keempat ahli di atas tidak persis sama tentang macam-macam

sub sistem suatu organisasi. Sub sistem yang mereka sudah sepakati bersama

ialah struktur, teknik, orang-orang, dan informasi. Yang belum mendapatkan

kesepakatan ialah mengenai tujuan, lingkungan dan manajemen.

Ada yang mengatakan tujuan ada di tengah-tengah organiusasi sbagai

pengendali sub sistemnya, ada yang mengatakan organisasi berorientasi kepada

tujuan, dan ada pula yang memandang tujuan sebagai salah satu elemen

organisasi. Pernyataan pertama dan kedua menekankan kepada peranan tujuan

sedangkan pernyataan ketiga menekankan pada satu segi yang tidak dapat

disamakan atau digabungkan dengan segi yang lain. Memang benar tujuan

memegang peranan tertentu namun ia benar pula sebagai sesuatu yang berdiri

sendiri. Ini berarti tujuan dapat dipandang sebagai salah satu sub sistem oranisasi.

Manajemen dipandang sebagai sub sistem organisasi, hanya dikemukakan

oleh dua dari keempat ahli tersebut di atas. Namun demikian hal ini bisa diterima

mengingat manajemen ini juga berdiri sendiri seperti halnya dengan sub sistem –

26

sub sistem yang lain, yang tidak dapat digabungkan dengan bagian-bagian

organisasi lainnya.

Bagaimana halnya dengan lingkungan? Lingkungan hanya dipandang

sebagai sura sistem, yaitu sistem-sistem yang berada di sekeliling sistem

organisasi. Organisasi ada di tengah-tengah lingungannya. Hal ini memang

meruupakan kenyataan, kita dapat mengamatiu sendiri di lapangan lebihj-lebh

sistem ang bersifat terbuka. Tatai dalam pembahasan manajemen sebagai

sistem, lingkungan ini dimasukkan sebagai salah satu sub sistemnya. Sebab

menangani kesehatan tidak terlepas dari keadaan dan usaha lingkungan.

Dengan demikian organisasi sebagai sistem terdri dari sub sistem tujuan,

manajemen, struktur, teknik, personalia,dan informasi serta merupakan bagian dari

lingkunganya. Sistem kesehatan adalah merupakan sub sistem dari sistem

lingkungan yanglebih besar. Sistem kesehatan memiliki supra sistem yang disebut

lingkungan.

Administrasi sebagai Sub Sistem

Administrasi adalah bentuk kerja sama antara para aggota organisasi untuk

merealisasi cita-cita mereka. Administrasi merupakan suatu proses untuk

mewujudkan tujuan organisasi. Dalam hal ini yang banyak terlibat dalam proses

adalah isi organisasi itu, sdangkan lingkungan hanya aktif bila diperlukan saja

secara insidental. Proses kerja sama itu selalu dituntun oleh tujuan , sementara itu

tujuan tetap dia, ia hanya sebagai lamang yang terpampang sebagi gambaran

aspirasi yang akan dikejar. Ini berarti administrasi sebagai suatu proses kerja

27

sama hanya mencakup sub sistem manajemen, struktur, teknik, personalia,dan

informasi saja.

Bagaimana halnya dengan manajemen sebagai suatu kesatuan yang berdiri

sendiri, sebagai suatu sistem? Shrode (1974, h. 157) menyebutkan dimensi-

dimensi manajemen sebagai berikut : (1) management by objective, (2)

mangement by techniques, (3) management by structure, (4) management by

people, (5) management by information. Kalau kita konsisten dengan pendirian

bahwa tujuan adalah sesuatu yang diam hanya sebagai target atau ukuran yang

akan dikejar, maka tujuan tidak perlu dipandang sebagai sub sistem manajemen.

Sebab manajemen adalah suatu kegiatan.

Bila ketiga sistem yang telah diuraikan di atas yaitu sistem organisasi,

adminsitrasi, dan manajemen dibuat bagannya akan tampak sebagai berikut:

28

Organisasi sebagai sistem:- Sub sistem tujuan di tengah.

- Sub sistem manajemen di luarnya.

- Sub sistem struktur, teknik, persona-

lia , dan informasi pada keempat

lingkungan yang mengelilingi.

- Lingkungan pada lingkaran paling

luar

Administrasi sebagai sistem:- Sub sistem manajemen ditengah- Sub sistem stuktur, teknik,

personalia, dan informasi pada

keempat lingkungan yang

mengelilingi

Manajemen sebagai sistem:- Sub sistem struktur

- Sub sistem teknik

- Sub sistem personalia

- Sub sistem informasi

- Sub sistem lingkungan/masyarakat

Bagan: Organisasi sebagai sistem, administrasi sebagai sistem, dan manajemen sebagai sistem

Bila melaksanakan manajemen secara sistem, berarti memberi perhatian

dan perlakuan dengan proposi yang relatif sama kepada sub sistem-sub

sistemnya. Tidak dibenarkan manajer hanya memperhatikan beberapa saja dari

sub sistemnya dengan menomor duakan sub sistem lainnya. Misalnya kalau ingin

memajukan kesehatan hendaknya perhatian terhadap perbaikan informasi dan

29

personalia sama intensitasnya dengan perhatian terhadap perbaikan teknik dan

pelayanannya. Dengan memberi perhatian dan perlakuan yang relatif sama

terhadap sub sistem – sub sitem manajemen yang diharapkan jalan organisasi

pelayanan kesehatan tidak timpang. Sub sistem-sub sistem itu akan semakin

meningkat secara serempak dan terpadu melaksanakan misi kesehatan

membentuk manusia sehat sejahtera yang dilandasi oleh nilai-nilai serta norma-

norma yang berlaku di masyarakat.

Fungsi-fungsi menajemen, seperti perencanaan, koordinasi/organisasi,

pengarahan , dan kontrol/pengawasan akan terjadi pada setiap sub sistem

manajemen dengan proporsi yang sesuai menurut keperluan. Fungsi-fungsi atau

tugas-tugas manajemen itulah yang perlu dikenakan secara relatif sama dan

terpadu pada setiap sub sistem.

E. MANAJEMEN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Guna memudahkan para mahasiswa untuk mempelajari kesisteman dan

Sistem Analisis , adalah sebaiknya apabila diberikan tentang teknik atau cara-cara

pengambilan keputusan. Untuk mengingatkan kembali mata kuliah azas-azas

manajemen bagi mahasiswa yang pernah memperoleh pada program Strata 1

(S1), atau suatu pengetahuan tambahan pada perkuliah Sistem Analisis bagi

mahasiswa yang belum pernah dapat mata kuliah ini.

Dalam sebuah organisasi, manajer pada seluruh jenjang senantiasa

membuat keputusan. Pengaruh dari keputusan tersebut mungkin menjangkau

30

masalah yang vital bagi kelangsungan hidup bagi organisasi itu sendiri. Semua

keputusan mempunyai banyak pengaruh, baik besar maupun kecil, kepada

kinerja, jadi setiap manajer harus mengembangkan keterampilan pengambilan

keputusan.

Kualitas keputusan manajer adalah ukuran efektifitas mereka dan nilai

mereka bagi organisasi. Suka atau tidak, manajer dinilai dan dihargai atas dasar

pentingnya, jumlah, dan hasil keputusan mereka.

Macam-macam Keputusan Manajerial

Meskipun para manajer dalam organisasi bisnis, kantor pemeritah, rumah

sakit, dan sekolah mungkin dipisah oleh latar belakang, gaya hidup, dan jarak,

mereka semua harus membuat keputusan-keputusan. Manajer sebagai pembuat

keputusan adalah seorang pemecah masalah, yaitu dengan memilih satu

aternatif-alternatif yang tersedia, atau menemukan alternatif lain yang berbeda

secara berarti dari alternaif yang ada sebelumnya. Dalam bagian ini , kita akan

membahas berbagai macam keputusan, diantaranya keputusan terprogram dan

tak terprogram.

1. Keputusan Terprogram (programmed decision)

Keputusan terprogram memiliki pemecahan yang berulang-ulang dan rutin.

Manajer pada sebagian besar organisasi mengahadapi sejumlah besar keputusan

31

terprogram dalam operasi sehari-hari. Keputusan-keputusan demikian sebaiknya

dibuat tanpa membuang waktu dan usaha yang tak perlu.

2. Keputusan Tak Terprogram (nonprogrammed decision)

Bila masalah-masalah berisi elemen-elemen yang sebelumnya tidak pernah

dihadapi manajemen sebelumnya, atau jika masalah itu rumit dan sangat

penting, ini memerlukan sebuah pemecahan berbeda, dan mungkin unik. Pada

kondisi seperti inilah seorang manajer harus mengambil keputusan tak terprogram.

Dengan kata lain, keputusan tak terprogram adalah pemecahan masalah-masalah

baru dan tak terstruktur. Tabel di bawah ini menyajikan contoh-contoh dari

berbagai keputusan yang terprogram dan tak terprogram:

32

Keputusan Masalah Prosedur Contoh

Terprogram

Keputusan

tak

Terprogram

Berulang,

Rutin

Komplek,

baru

Aturan-aturan,

Prosedur, operasi

standar,

Kebijakan-

kebijakan

Kreativitas

pemecahan

masalah

Bisnis: Pemrosesan tanda bukti

pembayaran gaji

Perguruan tinggi: Pemrosesan

lamaran siswa.

Rumah Sakit: Penyiapan operasi

seorang pasien.

Pemerintah: Penggunaan sebuah

kendaraan bermotor yang dimiliki

pemerintah.

Bisnis: Pengenalan sebuah produk

baru.

Perguruan tinggi: Pembangunan

fasilitas ruang kelas baru.

Rumah Sakit: Bereaksi terhadap

epidemi penyakit regional.

Pemerintah: Pemecahan masalah

inflasi meningkat.

Akan tetapi, apa yang terpenting adalah bahwa kebutuhan terhadap keputusan tak

terprogram dapat diketahui kapan terjadi. Organisasi–organisasi pemerintah

membuat keputusan yang mempengaruhi kehidupan setiap penduduk, organisasi-

organisasi bisnis membuat keputusan untuk menghasilkan produk-produk baru.

Rumah sakit – rumah sakit, dan sekolah-sekolah membuat keputusan yang

mempengaruhi pasien dan siswa tahun-tahun berikutnya. Keputusan semacam ini

secara tradisional dilakukan melalui proses pemecahan masalah-masalah,

pertimbangan, intuisi, dan kreativitas. Meskipun beberapa manajer tidak menyukai

33

keputusan-keputusan berdasarkan intuisi, teknik manajemen modern tidak

membuat kemajuan yang sama dalam perbaikan kinerja manajerial dalam

pengambilan keputusan tak terprogram sebagaimana para manajer

melakukannya dalam pengambilan keputusan terprogam.

Berurusan dengan keputusan-keputusan tak terprogram adalah suatu tugas

berat. Manajer usaha kecil mungkin tidak memiliki sumber daya manajerial dan

keuangan yang cukup dalam menghadapi situasi-situasi sulit ketika masalah

yang membutuhkan keputusan tak terprogram muncul. Para manajer seperti itu

harus mempertimbangkan kemungkinan menyewa seseorang untuk menangani

masalah kebutuhan pengambilan keputusan tak terprogram.

Macam-macam Keputusan dan Jenjang Manajemen

Masalah yang sering timbul dan mempunyai sejumlah ketidak pastian di

sekitarnya seringkali sifatnya strategis dan sebaiknya diperhatikan oleh

manajemen puncak.

Para manajer menengah di sebagian besar organisasi kebanyakan

memusatkan perhatiannya pada keputusan-keputusan terprogram. Seperti

gambar di bawah ini ,sifat masalah , seberapa sering masalah timbul, dan tingkat

kepastian disekitarnya menunjukan jenjang manajemen yang tepat untuk

melakukan pengambilan eputusan.

34

.

Proses Pengambilan Keputusan

Ada sejumlah pendekatan terhadap pengambilan keputusan. Pendekatan

mana yang terbaik tergantung pada sifat masalah, tersedianya waktu, biaya

masing-masing strategi, dan keterampilan mental dari pengambilan keputusan.

Keputusan adalah cara, bukan tujuan. Keputusan adalah proses melalui

cara mana seorang manajer berusaha mencapai beberapa keadaan yang

diinginkan. Keputusan merupakan tanggapan para manajer terhadap

pemasalahan. Setiap keputusan adalah akibat dari sebuah proses dinamis yang

dipengaruhi oleh banyak kekuatan termasuk lingkungan organisasi dan

pengetahuan, kecakapan, dan motivasi manajer. Jadi proses pengambilan

Keputusan tak treprogram

Luas, tak terstruktur, jarang, Puncak ketidak pastian

Jenjang Keduanya terstruktur JenisManajemen Menengah dan tak terstruktur masa- Lah Sering, terstruk- Lebih rendah tur, berulang,ru- tin, kepastian besar.

Keputusan terprogram

35

keputusan adalah proses pemikiran dan pertimbangan yang mendalam yang

dihasilkan dalam sebuah keputusan. Akan tetapi, proses itu sebaiknya tidak

dipandang sebagai tujuan strategi, yang penting seluruhnya. Keputusan itu sendiri

adalah pokok, sesuatu yang sifatnya strategis. Ada kecenderungan yang kuat

khususnya pada sebagian besar organisasi, untuk mulai memusatkan perhatian

pada teknik-teknik pengambilan keputusan daripada mengenali apa yang perlu

diputuskan.

Pengambilan keputusan bukanlah suatu prosedur yang tetap, tetapi proses

berurutan . Pada sebagian besar keputusan, para manajer menjalani sejumlah

tahapan yang membantu mereka memikirkan permasalahan dari awal sampai

akhir dan membuat berbagai strategi alternatif. Tahap-tahap itu tidak perlu

diterapkan dengan kaku, nilai tahapan tersebut terletak pada kemampuannya

memaksa pengambilan keputusan menyusun masalah itu dalam suatu cara yang

logis.

Identifikasi Masalah

Identifikasi masalah tidak semudah yang dibayangkan. Jika masalah itu

tidak diidentifikasikan atau didefinisikan dengan tepat, apa pun keputusan yang

dibuat tidak akan menuju ke arah pemecahan masalah.

Tanda Peringatan, untuk menemukan masalah, para manajer mengandalkan

beberapa indikator:

36

1. Penyimpangan kinerja: Sebuah perusahaan tiba-tiba pada beberapa pola

kinerja yang telah ditetapkan, seringkali memperlihatkan bahwa sebuah

masalah telah muncul. Ketika perputaran karyawan meningkat, penjualan

menurun, pendaftaran mahasiswa menurun, pengeluaran-pengeluaran

penjualan meningkat, atau lebih banyak unit rusak yang dihasilkan, sebuah

masalah biasanya ada. Sebagai contoh, tingkat kesalahan kasir tahun ini

tidak sesuai dengan pola standar historis, maka hal itu bisa menjadi tanda

suatu masalah.

2. Penyimpangan rencana, ketika hasil–hasil yang dicapai tidak memenuhi

tujuan yang direncanakan, mungkin ada sebuah masalah, sebagai contoh:

sebuah produk baru gagal mencapai tujuan pangsa pasarnya, tingkat

keuntungannya lebih rendah dari yang direncanakan, biaya departemen

produksi melebihi anggarannya, atau tingkat kesalahan kasirnya melewati

sasaran kinerjanya. Kejadian-kejadian tersebut menandakan bahwa

beberapa rencana menyimpang jalannya.

3. Kritikan orang luar, berbagai tindakan orang luar biasa menjadi petunjuk

adanya masalah. Pelanggan mungkin tidak puas dengan sebuah produk

baru, atau dengan jadwal pengiriman mereka.

Sumber-sumber Kesulitan Identifikasi Masalah, adalah mudah mengetahui

adanya masalah bila terdapat perbedaan di antara hasil-hasil yang diinginkan

dengan hasil-hasil sesungguhnya. Akan tetapi, pengidentifikasian masalah yang

sesungguhnya biasanya sulit dilakukan karena satu atau beberapa faktor.

37

Masalah-masalah perseptual, persepsi kita sendiri mungkin melindungi atau

membentengi kita dari kenyataan yang tak menyenangkan. Jadi, informasi negatif

bisa jadi kita terima secara selektif untuk mengubah dari sebenarnya, bahkan

mungkin juga diabaikan sama sekali.

Pendefinisian masalah melalui pemecahan masalah. Ini sebenarnya

merupakan suatu bentuk jalan pintas menuju ke kesimpulan. Sebagai contoh:

seorang manajer penjualan mungkin mengatakan, ”Penurunan laba disebabkan

oleh kelemahan kualitas produk kita”. Pendefinisian masalah manajer itu

menunjukan suatu cara pemecahan masalah,: perlu dilakukan perbaikan kualitas

produk dalam departemen produksi. Tentu saja, definisi dan pemecahan masalah

lain bisa jadi mungkin. Mungkin armada penjualan tidak cukup terpilih atau terlatih

sebelumnya. Mungkin pesaing mempunyai produk lebih murah.

Mengidentifikasikan Gejala sebagai masalah, ”Masalah kita adalah penurunan

32% dalam pesanan.” Tentu saja pesanan telah menurun, namun penurunan itu

sesungguhnya hanya sebuah gejala dari masalah yang sebenarnya.

Penurunan bukan merupakan masalah sampai manajer itu mengidentifikasikan

masalah sesungguhnya yang menyebabkan penurunan dalam pesanan terjadi.

Macam-macam Masalah. Masalah biasanya ada tiga macam ”kesempatan, krisis,

atau rutin. Masalah krisis dan rutin menimbulkan masalah mereka sendiri dan

harus diikuti oleh manajer itu. Berbagai kesempatan, sebaliknya, biasanya harus

diketemukan; kesempatan tersebut menunggu diketemukan. Sering kali mereka

hadir tanpa melalui pemberitahuan dan akhirnya hilang karena seorang manajer

38

kurang memperhatikannya. Karena , masalah krisis dan rutin sangat mendasar

seorang manajer mungkin menggunakan sejumlah besar waktunya dalam

mengatur krisis kecil dan memecahkan masalah-masalah rutin dan mungkin tidak

memiliki waktu untuk mengejar berbagai kesempatan baru. Banyak organisasi

dikelola dengan baik mencoba menjauhkan perhatian dari masalah krisis dan rutin

serta mengalihkannya ke arah isu-isu berentang waktu lebih lama melalui

perencanaan aktivitas.

Membuat Alternatif

Sekali sebuah masalah didefinisikan, altenatif yang layak terhadap masalah

itu seharusnya dibuat, dan berbagai konsekuensi yang mungkin terjadi atas setiap

alternaif sebaiknya dipertimbangkan. Proses pencarian ini menyelidiki lingkungan

internal dan eksternal organisasi untuk menghasilkan informasi yang mungkin bisa

digunakan dalam membuat alternatif. Jelaslah, pembuatan solusi alternatif

membutuhkan waktu dan biaya. Membuat suatu alternatif yang beragam dan

terperinci sesungguhnya membutuhkan banyak biaya, baik waktu maupun sumber-

sumber daya.

Penilaian Alternatif

Sekali alternatif dibuat, alternatif-alternatif harus dinilai dan dibandingkan.

Dalam setiap situasi keputusan, tujuan pengambilan keputusan adalah untuk

memilih alternatif yang menghasilkan hasil paling menguntungkan dan

39

menghindari hasil yang paling sedikit menguntungkan. Sebagai contoh, dalam

banyak keputusan bisnis, hasil yang paling menguntungkan adalah

memaksimalkan kesejahteraan pemegang saham. Kriteria keputusan lain yang

mungkin adalah meminimalkan biaya, memperbaiki kepuasan pelanggan, atau

memenuhi batas waktu pengiriman. Hubungan alternatif dan hasil didasarkan pada

tiga kondisi yang mungkin:

1. Kepastian. Pengambilan keputusan memiliki pengetahuan lengkap atas

akibat dari setiap aternatif.

2. Risiko, Pengambil keputusan memiliki beberapa perkiraan kemungkinan

akibat dari setiap alternatif.

3. Ketidakpastian. Pengambil keputusan secara mutlak tidak memiliki

pengetahuan atas kemungkinan hasil dari setiap aternatif.

Kondisi Pasti, (Contoh) jika penerbit mengetahui dengan pasti berapa banyak

buku akan diminta pada setiap harga yang mungkin dan layak, jumlah buku yang

dihasilkan adalah jelas. Beberapa keputusan bisnis terjadi dengan pasti, sebagai

contoh: kita semua mengetahui dengan pasti bahwa kita semua harus membayar

pajak. Mengetahui dengan pasti apa yang menjadi kebutuhan pasar atau

konsumen.

Kondisi Berisiko.

Kondisi ini terjadi ketika perencana/pembuat keputusan mempunyai cukup

informasi untuk menggunakan probabilitas dalam penilaian berbagai alternatif. Kita

40

mebuat keputusan di bawah kondisi risiko.Kita bisa memperkirakan atau

mengetahui probabilitas dalam suatu keputusan yang kita ambil/buat.

Kondisi Tidak Pasti.

Ketika tidak ada informasi yang relevan terhadap akibat yang mungkin terjadi.

Karakteristik kepribadian pengambil keputusan menjadi lebih penting dalam

menetapkan keputusan yang akan diambil. Meskipun karakteristik yang

mempengaruhi pilihan alternatif seorang pengambil keputusan tak terhitung

bayaknya, empat karakteristik berikut cukup untuk menggambarkan apa yang

penting dilakukan.

Pengambilan Keputusan Optimis.

Beberapa pengambilan keputusan berpikir secara optimis terhadap berbagai

peristiwa yang mempengaruhi keputusan. Orang-orang seperti itu biasanya

memilih alternatif yang memaksimalkan hasil maksimum. Mereka selalu bertindak

seolah-olah apapun yang mereka lakukan akan menghasilkan keuntungan bagi

mereka.

Pengambilan Keputusan Pesimis

Pengambil keputusan pesimis percaya bahwa tidak jadi apa soal apa yang mereka

lakukan, hasil yang paling buruk sekalipun selalu akan terjadi. Di bawah situasi

tersebut, mereka menafsirkan hasil yang paling buruk dari setap alternatif dan

memilih yang terbaik dari hail-hasil yang paling buruk.

Pengambil Keputusan yang Memperkecil Penyesalan.Pengambilan keputusan

jenis ini ingin meminimalkan jumlah ketidak sesuaian yang mereka alami menurut

41

fakta-fakta. Mereka mencoba untuk mengambil keputusan yang mempunyai hasil-

hasil tidak terlalu jauh derajatnya jika dibandingkan hasil terbaik yang mungkin

diperoleh di bawah kondisi tertentu.

Pengamblan Keputusan yang Alasannya Tidak Cukup.

Kelompok pengambil keputusan jenis ini akan menyederhanakan keputusan

dengan membuat asumsi bahwa semua hasil yang mungkin mempunyai

kesempatan terjadi yang sama. Anggapan yang menyertai alasan itu adalah

bahwa jika tidak ada informasi untuk mendukung keunggulan relatif satu alternatif,

maka orang bisa saja menganggap bahwa seluruh alternatif mempunyai

kesempatan yang sama.

Jadi, penilaian alternatif bertujuan untuk mengevaluasi mengurangi hasil

melalui pemakaian informasi. Bila terdapat informasi yang cukup, peluang peluang

perencanaan untuk memilih alternatif yang merefleksikan fakta-fakta lebih besar.

Bila informasi tidak cukup, peluang bagi perencana untuk memilih sebuah alteratif

yang merefleksikan faktor-faktor kepribadian dan pribadi lebih besar.

.

Pemilihan Alternatif

Tujuan pemilihan alternatif adalah untuk mencapai suatu tujuan yang ditetapkan

sebelumnya dengan memecahkan masalah. Hal ini adalah penting. Sebuah

keputusan tidak berakhir pada satu tujuan itu sendri tetapi hanya suatu cara untuk

mencapai tujuan. Sementara pengambil keputusan memilih alternatif yang

diharapkan menghasilkan pencapaian tujuan, pemilihan alternatif itu bukan suatu

42

tindakan terpisah. Jika merupakan tindakan terpisah, maka faktor-faktor yang

memimpin ke arah keputusan itu mungkin diabaikan. Secara khusus, langkah-

langkah yang menyertai keputusan seharusnya meliputi implementasi,

pengendalian, dan evaluasi, yang penting adalah agar memandang suatu

keputusan bukan sekedar suatu tindakan memilih; pengambilan suatu keputusan

merupakan sebuah proses dinamis.

Jadi, dalam mengambil keputusan manajerial, solusi optimal sering kali

tidak mungkin. Ini karena pengambil keputusan barang kali tidak bisa mengetahui

seluruh alternatif yang tersedia, konsekuensi dari setiap alternatif , dan

probabilitas berbagai konsekuensi keputusan tersebut.

Implementasi Keputusan.

Keputusan tidak ada bedanya dengan abstraksi jika keputusan itu tidak

diimplementasikan. Dengan kata lain, sebuah keputusan harus diiplementasikan

secara efektif untuk mencapai tujuan. Implementasi yang salah sangat mungkin

merugikan sebuah keputusan yang baik. Dalam pengertian ini, implementasi

mungkin lebih penting daripada pemilihan alternatif sebenarnya.

Karena implementasi keputusan melibatkan orang dalam sebagian besar

situasi, keunggulan atau kelemahan sebuah keputusan dapat dilihat pada perilaku

orang yang dipengaruhi oleh keputusan itu. Sementara sebuah keputusan

mungkin secara teknis logis, bisa dirusak oleh bawahan yang tidak puas atau oleh

rekan yang memandang keputusan tersebut dari sudut yang berbeda.

43

Pengendalian dan Penilaian.

Manajemen yang efektif melakukan pengukuran hasil secara periodik. Jika

terjadi penyimpangan, ketika hasil-hasil sesungguhnya dibandingkan dengan hasil-

hasil yang direncanakan (sasaran), berbagai perubahan harus dibuat. Di sini

kembali kita lihat pentingnya penetapan sasaran yang bisa diukur. Jika berbagai

sasaran seperti itu tidak ada, tidak ada cara untuk menilai kinerja. Jika hasil-hasil

sesungguhnya tidak cocok dengan hasil-hasil yang direncanakan, berbagai

perubahan harus dibuat dalam pemilihan solusi, dalam implementasinya, atau

dalam sasaran semula jika sasaran itu danggap tidak bisa dicapai. Jika sasaran

semula harus direvisi, keseluruhan proses pengabilan keputusan diaktifkan

kembali. Sekali sebuah keputusan diimplementasikan, seorang manajer tidak bisa

menganggap hasil itu akan memenuhi sasaran semula. Beberapa sistem

pengendalian dan penilaian diperlukan untuk meyakinkan bahwa hasil-hasil yang

sebenarnya konsisten dengan hasil-hasil yang direncanakan ketika keputusan

telah dibuat. Di bawah ini gambar tentang proses pengambilan keputusan,

44

Keterangan Gambar: Dalam proses pengambilan keputusan, mengambil langkah-

langkah tertentu dapat menghasilkan keputusan berkualitas tinggi.

Revisi

Revisi

Revisi

Identifikasi dan pendefinisian

masalahMengembangkan solusi alternatif

Menilai solusialternatif

Kondisipasti

Kondisi berisiko

Kondisi tidak pasti

Memilih Alternatif

Implementasi Keputusan

Penilaiandan

pengendalian

45

Gambar di atas, proses yang melambangkan untuk diterapkan ke berbagai

keputusan tak terprogram daripada keputusan terprogram. Masalah yang jarang

terjadi dengan sejumlah ketidakpastian di sekitar hasilnya mengharuskan manajer

memanfaatkan keseluruhan proses. Sebaliknya, masalah yang terjadi berulang kali

akan diatasi dengan kebijakan-kebijakan atau aturan-aturan, sehingga tidak perlu

membuat dan menilai berbagai alternatif setiap kali permasalahan tersebut

muncul.

Pengambilan Keputusan Individual.

Beberapa perbedaan individu mempangaruhi proses pengambilan

keputusan . Beberapa perbedaan tersebut hanya mempangaruhi beberapa aspek

tertentu proses itu, sementara perbedaan lain mempengaruhi keseluruhan proses.

Akan tetapi, masing-masing perbedaan mempunyai sebuah pengaruh dan, oleh

karena itu harus dipahami bahwa pengambilan keputusan itu merupakan sebuah

proses dalam organisasi. Ada empat perbedaan individu :

1. Nilai-nilai: dalam lingkup pengabilan keputusan, nilai-nilai adalah pedoman

yang digunakan setiap orang ketika berhadapan dengan suatu situasi di

mana sebuah keputusan harus dibuat. Pengaruh nilai-nilai terhadap proses

pengambilan keputusan adalah sangat besar:

o Dalam menentukan sasaran, adalah penting untuk melakukan

pertimbangan nilai dalam memilih kesempatan dan menatapkan

prioritas.

46

o Dalam pembuatan alternatif, adalah penting untuk memasukan

pertimbangan nilai dalam berbagai kemungkinan.

o Dalam memilih sebuah alternatif, nilai-ilai pengambil keputusan

mempengaruhi alternaif yang dipilih.

o Dalam mengimplementasikan sebuah keputusan,

mempertimbangkan nilai adalah penting dalam memilih cara-cara

implementasi.

o Dalam fase penilaian dan pengendalian, mempertimbangkan nilai

tidak bisa dihindari ketika koreksi tindakan diambil.

Adalah jelas bahwa nilai bekaitan dengan proses pengambilan keputusan.

Nlai-nilai tersebut tercermin dalam perilaku pengambil keputusan sebelum

mengambil keputusan, ketika mengambil keputusan, dan ketika

melaksanakan keputusan.

2. Kepribadian:

Pengambil keputusan dipengaruhi oleh banyak kekuatan psikologis, baik

sadar dan tidak sadar. Salah satu kekuatan tersebut adalah kepribadian.

Berbagai studi tersebut umumnya berfokus pada sekelompok variabel

berikut:

1. Variabel kepribadian meliputi sikap, kepercayaan, dan kebutuhan

indvidual.

2. Variabel yang bersinggungan dengan situasi eksternal, situasi yang

terlihat di mana individu menemukan diri mereka sendiri.

47

3. Variabel interaksional yang bersinggungan dengan pernyataan

sementara individu sebagai suatu hasil interaksi situasi tertentu

dengan karakteristik kepribadian individu.

Kesimpulan paling penting berkenaan pengaruh kepribadian pada proses

pengambilan keputusan adalah sebagai berikut:

1. Adalah tidak mungkin bahwa satu kepribadian bisa sama-sama cakap

dalam segala aspek proses pengambil keputusan.

2. Berbagai karakteristik seperti kecerdasan dikaitkan dengan tahapan proses

pengambilan keputusan.

3. Hubungan kepribadian terhadap proses pengambilan keputusan mungkin

berbeda untuk kelompok yang berbeda menurut, misalnya faktor jenis

kelamin dan status sosial.

Jadi, kita bisa melihat bagaimana kepribadian bawaan pengambil keputusan

bercampur dengan berbagai variabel, seperti situasional dan interaksional,

mempengaruhi proses pengambilan keputusan.

Kecenderungan Terhadap Risiko

Pengambil keputusan sangat bervariasi dalam kecenderungan mereka

untuk menanggung risiko: pengambil keputusan optimis menanggung berbagai

risiko dengan menganggap bahwa hasil yang dicapai itu akan selalu

menguntungkan., Para manajer wanita telah diketahui memiliki suatu

kecenderungan untuk menanggung risiko. Fokus Manajemen Menentukan

48

Pengambilan Keputusan memberikan contoh bagaimana wanita yang telah

memilih untuk tetap bersama perusahaan, telah memberi nilai tambah terhadap

proses pengambilan keputusan pada banyak perusahaan.

Seorang pengambil keputusan yang mempunyai keengganan terhadap

risiko rendah menetapkan sasaran berbeda, menilai berbagai alternatif dengan

tidak sama, dan memilih berbagai alternatif berbeda daripada pengambil

keputusan lain yang mengalami situasi sama namun mempunyai keengganan

menanggung risiko lebih tinggi. Para pengambil keputusan sekarang berusaha

membuat berbagai pilihan di mana resiko atau ketidak pastian adalah rendah

atau di mana kepastian hasil adalah tinggi. Banyak orang lebih berani dan

mendukung pengambilan resiko lebih besar dalam kelompok daripada sebagai

individu. Rupanya,orang-orang seperti ini lebih menginginkan untuk menanggung

resiko bersama-sama sebagai anggota kelompok.

Sumber Bacaan:

1) Jujun S. Suriasumantri., Prof. Dr. Berpikir Sistem. PPs Universitas Negeri

Jakarta 2002

2) Endang Sunarya, Dr. Teori Perencanaan Pendidikan , Berdasarkan

Pendekatan Sistem. (Adicita Karya Nusa ,Yogyakarta. 2002)

3) Djadjang A., SH., M.Kes.,Dr. Kapita Selekta Kuliah Azas-azas Manajemen.

(Sekolah Tinggi Manajemen Indonesia, Jakarta,2010)..

4) Made Pidarta, Prof. Dr. Manajemen Pendidikan Indonesia. (Rineka

Cipta,Jakarta,2004)