KOMUNIKASI ORGANISASI

Oleh :

MIRA VERANITA EFFENDY POLITEKNIK PIKSI GANESHA

mirave2198@gmail.com

Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005).

Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi.

Komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.

Istilah organisasi berasal dari bahasa Latin organizare, yang secara harafiah berarti paduan dari bagian-bagian yang satu sama lainnya saling bergantung. Di antara para ahli ada yang menyebut paduan itu sistem, ada juga yang menamakannya sarana.

Everet M.Rogers dalam bukunya Communication in Organization, mendefinisikan organisasi sebagai suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan, dan pembagian tugas.

Robert Bonnington dalam buku Modern Business: A Systems Approach, mendefinisikan organisasi sebagai sarana dimana manajemen mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang.

Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada

manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi itu.

Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa yang dipergunakan, media apa yang dipakai, bagaimana prosesnya, faktor-faktor apa yang menjadi penghambat, dan sebagainya.

Jawaban-jawaban bagi pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah untuk bahan telaah untuk selanjutnya menyajikan suatu konsepsi komunikasi bagi suatu organisasi tertentu berdasarkan jenis organisasi, sifat organisasi, dan lingkup organisasi dengan memperhitungkan situasi tertentu pada saat komunikasi dilancarkan.

fungsi komunikasi dalam organisasi :

Fungsi informatif

Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi.

Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat

memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu.

Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi.

Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.

Fungsi regulatif.

Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu: a. Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran

manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya.

b. Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

Fungsi persuasif

Pimpinan lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah.

Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

Fungsi integratif.

Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik.

Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu:

a. Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi.

b. Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

Griffin (2003) dalam A First Look at Communication Theory, membahas komunikasi organisasi mengikuti teori management klasik, yang menempatkan suatu bayaran pada daya

produksi, presisi, dan efisiensi.

Bentuk Komunikasi

Berdasarkan Arah : Downward Communication Upward Communication Crosswide Communication

Berdasarkan Penyampaian :

Verbal Communication

Non Verbal Communication

Berdasarkan Penyampaian :

Verbal Communication

Non Verbal Communication

Komunikasi dalam organisasi

Komunikasi antara pimpinan dengan bawahannya, yaitu komunikasi yang dilakukan oleh para pimpinan / manajer perusahaan kepada bawahannya yang berkaitan dengan kewenangan atau kebijakan pimpinan berupa instruksi atau perintah pelaksanaan pekerjaan , sedangkan bawahan menyampaikan berbagai hal yang berkaitan dengan kepentingannya selaku karyawan.

Komunikasi individu secara langsung di dalam organisasi, yaitu komunikasi timbal balik antar individu didalam organisasi baik yang bersifat komunikasi lisan maupun komunikasi yang bersifat tertulis

Struktur Komunikasi dalam Organisasi

Struktur jaringan komunikasi organisasi merupakan suatu struktur saluran dimana informasi melewatinya dari individu yang satu ke individu lainnya. Jaringan tersebut mangandung alur informasi, dan ia mencerminkan interaksi formal antar anggota organisasi

Struktur Lingkaran

Dalam struktur lingkaran, sebuah organisasi tidak memiliki pemimpin, semua anggota posisinya sama, mereka memiliki wewenang atau

kekuatan yang sama untuk mempengaruhi kelompok. Model jaringan komunikasi lingkaran ini, pada semua anggota bisa terjadi interaksi pada setiap tiga tingkatan hirarkinya tetapi tanpa ada kelanjutannya pada tingkat yang lebih tinggi, dan hanya terbatas pada setiap level, pada intinya setiap anggota bisa berkomunikasi dengan dua anggota

lain disisi

Struktur Roda (Wheel Network)

Dalam struktur roda, sebuah organisasi memiliki pemimpin yang jelas, yaitu posisinya dipusat. Struktur ini memasukkan satu orang yang berkomunikasi

dengan masing-masing orang dari sejumlah orang lainnya, satu orang tersebut adalah peimpin. Orang (pemimpin) ini merupakan satu-satunya yang dapat mengirim dan menerima pesan dari semua anggota. Oleh karena itu, jika

seorang anggota ini berkomunikasi dengan anggota lain maka pesannya harus disampaikan melalui pemimpinnya. Orang yang berada ditengah (pemimpin)

mempunyai wewenang dan kekuasaan penuh untuk mempengaruhi anggotanya. Penyelesaian masalah dalam stuktur roda bisa dibilang cukup efektif tapi keefektifan itu hanya mencakup masalah yang sederhana saja

Struktur Y (Y Network)

Struktur Y relative kurang tersentralasasi dibanding karakteristik individu dan perilaku komunikasi dalam struktur roda. Tetapi lebih

tersentralasasi dibanding dengan pola lainnya. Jaringan Y memasukkan dua orag sentral yang menyampaikan informasi kepada yang lainnya pda batas luar suatu pengelompokan. Pada jaringan ini, seperti pada jaringan rantai, sejumlah saluran terbuka dibatasi, dan komunikasi

bersifat disentralisasi atau dipusatkan. Orang hanya bisa secara resmi berkomunikasi dengan orang-orang tertentu saja. Dalam struktur Y

juga terdapat pemimpin yang jelas, tetapi semua aggota lain berperan sebagai pemimpin kedua. Anggota ini dapat mengirim dan menerima

pesan dari dua orang lainnya, sedangkan ketiga anggota lainnya terbatas hanya dengan satu orang saja

Struktur Rantai (Chain Network)

Dalam struktur rantai dikenal komunikasi sistem arus ke atas (upward) dan ke bawah (downward), yang artinya menganut hubungan

komunikasi garis langsung (komando) baik ke atas atau ke bawah tanpa terjadinya suatu penyimpangan.

System komunikasi dalam struktur rantai sama dengan struktur lingkaran kecuali bahwa para anggota yang paling ujung hanya dapat berkomunikasi dengan satu orang saja. Keadaan terpusat juga terjadi disini. Orang yang berada ditengah lebih berperan sebagai pemimpin

dari pada mereka yang berada diposisi lain. Dalam struktur ini, Sejumlah saluran terbuka dibatasi, orang hanya bisa secara resmi

berkomunikasi degan orang-orang tertentu saja

Struktur Bintang / Struktur Seluruh Jaringan

(Pinwheel Network) Struktur ini juga hampir sama dengan struktur limgkaran. Dalam arti semua amggota adalah sama dan semuanya memiliki kekuatan yang sama untuk mempengaruhi anggota lainnya. Pada jaringan pinwheel seluruh saluran terbuka. Setiap orang berkomunikasi sengan setiap

orang lainnya. Jaringan pinwheel ini memberikan contoh suatu struktur komunikasi yang desentralisasi.

Jaringan terpusat/sentralisasi dan desentralisasi memiliki kegunaan yang berbeda. Sebagai contoh, struktur desentralisasi dapat lebih

efektif untuk pemecahan masalah secara kreatif dan lebih bagus untuk pergerakan informasi secara cepat.

Jaringan komunikasi adalah saluran yang digunakan untuk meneruskan pesan dari satu orang ke orang lain. Jaringan ini dapat dilihat dari dua perspektif.

Pertama, kelompok kecil sesuai dengan sumberdaya yang dimilikinya akan mengembangkan pola komunikasi yang menggabungkan beberapa struktur jarngan komunikasi. Jaringan komunikasi ini kemudian merupakan sistim komunikasi umum yang akan digunakan oleh kelompok dalam mengirimkan pesan dari satu orang keorang lainnya.

Kedua, jaringan komunikasi ini bias dipandang sebagai struktur yang diformalkan yang diciptakan oleh organisasi sebagai sarana komunikasi organisasi

Jaringan Komunikasi Formal

Jaringan komunikasi formal adalah pesan yang mengalir melalui jalan resmi yang ditentukan oleh hierarki resmi atau organisasi atau oleh fungsi pekerjaan. Pesan dalam jaringan komunikasi formal biasanya mengalir dari atas ke bawah atau dari bawah keatas atau dari tingkat yang sama atau secara horizontal. Ada tiga bentuk utama dari arus pesan dalam jaringan komunikasi formal yang mengikuti garis komunikasi seperti yang digambarkan dalam struktur organisasi yaitu :

Downward Communication atau komunikasi kepada bawahan.

Upward Communication atau komunikasi kepada atasan.

Horizontal Communication atau komunikasi horizontal.

Downward Communication (komunikasi kebawah)

Komunikasi kebawah, terutama mengkomunikasikan pesan dari yang memiliki kekuasaan kepada yang lebih sedikit kekuasaannya;

merupakan model umum komunikasi dalam sebuah organisasi. Komunikasi ini melibatkan instruksi, anggaran yang disetujui atau

tidak, pernyataan kebijakan, variasi dalam standar prosedur operasi dan mencatat perubahan-perubahan lainnya, pengumuman umum,

pertemuan,ekspresi tujuan, sasaran, dan pernyataan misi. Pesan-pesan ini mungkin dapat dikirimkan lewat memo, email, catatan,dan saluran individu ke grup atau dari individu ke individu; atau mereka mungkin

saja dapat disampaikan tidak langsung melalui orang lain dalam hirarki. Selama proses pengiriman, pesan asli dapat di edit, ditambah,

dikurangi, dijelaskan, atau bahkan diubah.

Upward Communication (komunikasi keatas)

Komunikai keatas merupakan suatu kondisi yang mungkin lebih penting dari downward communication.

Saluran upward communication membawa data dari pelanggan mengenai produksi barang dan pelayanan, dan segala kebutuhan yang diperlukan untuk operasi organisasi dari hari ke hari. Keterangan ini dapat digunakan bila orang-orang yang berada di level atas di suatu organisasi adalah orang-orang yang memiliki keterampilan mendengar, mengumpulkan feedback dan dapat dipercaya. Bila tidak ada komitmen untuk melakukan pendekatan-pendekatan seperti ini maka akan terjadi culture of silence atau budaya diam dan atau culture of silos yang mungkin berlaku, yang akan membawa konsekuensi dampak yang serius untuk organisasi- dengan tanpa peringatan awal untuk menanggulangi bencana, ini mungkin akan membawa krisis yang besar.

Hambatan Terhadap Komunikasi Rfektif

Hambatan individual

Hambatan Mekanik

Hambatan Fisik

Hambatan Semantik

sender channel encoding decoding receiver

noise

Feed Back

Proses Komunikasi