PENULISAN PERMINTAANPESAN-PESAN RUTIN DAN POSIF

KOMUNIKASI BISNIS, AS’AD ANDHIKA

Tujuan pembelajaran :1. Dapat menjelaskan bagaimana strategi permintaan pesan-

pesan rutin.2. Dapat menjelaskan dan melaksanakan bagaimana strategi

penulisan pesan-pesan positif.3. Menjelaskan cara penulisan good news dan goodwill4. Bagaimana menbuat surat konfirmasi suatu pesanan,5. Bagaimana menjawab surat permintaan informasi.6. Menjelaskan persetujuan kredit.7. Menjwlaskan bagaimana memberikan referensi kredit.8. Menjelaskan bagaimana membuat surat rekomendasi.

A. Strategi penulisan untuk permintaan pesan-pesan rutin dan pesan-pesan positif.

Yang dimaksud dengan pesan-pesan rutin adalah, pesan-pesan yang rutin terjadi dalam suatu perusahaan yang perlu dilakukan /atau dijawab secepatnya.

1

Pesan-pesan rutin : surat keluar masuk, laporan, proposal (usulan), memo.

Pengorganisasian pesan-pesan rutin dan good News seperti pada tabel di bawah ini :

Pesan-pesan rutin yang terjadi dalam organisasi merupakan pesan yang diminati untuk dibaca karena berisi informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan.

2

Routine Message(pesan-pesan rutin)

Pembuka, pernyataan ide pokok.

Pertengahan/isi penjelasan rinci.

Penutup, mengingatkan kembali ide pokok atau mencakup pemikiran penutup yang berorientasi ke depan.

Good News(Berita/kabar baik)

Pembuka, pernyataan good news.

Pertengahan/isi, penjelasan rinci.

Penutup, menginagtkan kembali good news atau mencakup pemikiran penutup yang berorientasi ke depan.

Pengorganisasian pesan-pesan rutin dengan pendekatan langsung mempunyai keunggulan dan kelemahan.

Bahasan Berikut adalah pembahasan strategi permintaan pesan-pesan rutin dan strategi penulisan pesan-pesan positif.

1. Strategi permintaan pesan-pesan rutin

Yang dimaksuk dalam bahasan ini permintaan dari sebuah organisasi/perusahaan ke organisasi/perusahaan lainnya seperti : permintaan spesifikasi produk, price list, dll.

3

Keunggulan

Meningkatkan pemahaman secara komprehensif ketika pertama kali membaca suatu pesan.

Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan.

Menghemat waktu bagi pembaca karena segera mengetahui maksud pesan.

Kelemahan

Orang cenderung menyampaikan suatu pesan menurut cara berfikirnya.

Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “to the point” hal ini terkait dgn pola pendidikan sebelumnnya.

Pengorganisasiannya :1. Mulailah dengan ide pokok, dgn mengemukakan secara

tegas dan jelas, jangangan bertele-tele.2. Ikuti penjelasan yang lebih rinci tentang bagaimana dan

apa permintaan yang dikehendaki. Dapat juga pada bagian ini dilakukan Tanya jawab.

3. Bagian penutup, kemukakan pernyataan keramahan, apresiasi/penghargaan dan tindakan khusus yang diinginkan. Agar mudah dihubungi cantumkan no telp yang dapat dihubungi.

2. Strategi penulisan pesan-pesan positif

Dalam penulisan pesan-pesan positif good news dan good will gunakanlah pendekatan “LANGSUNG”. (direct approach)

Pengorganisasian pesan-pesan positif sbb :1. Ide pokok yag jelas2. Penjelasan rinci. (Tentang dasar2 pemikiran good news) 3. Penutup (ramah dan penuh etika)

4

B. PESAN-PESAN GOOD NEWS DAN GOOD WILL

1. Good News tentang pekerjaan

Contoh good news dalam pekerjaan

2. Good News Tentang Produk

Contoh good news tentang produk :

5

Finansial

Kenaikan gaji Bonus lembur kerja Insentif THR Kredit bunga sangat

ringan. Asuransi kesehatan

Non financial

Promosi jabatan Tanda penghargaan Fasilitas kendaraan dan

perumahan. Proposal suatu proyek

diterma. Dan lain-lain

Pemberian diskon beli satu dapat 3 kupon diskon dll

3. Pesan-pesan Good Will

Good will adalah suatu perasaan positif yang mendapat mendorong seseorang untuk menjaga hubungan bisnis.

Pelaku bisnis harus dapat mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak seperti :

Pelanggan Pemasok Pelaku bisnis lainnya

Good will dapat disampaikan melali pemberian ucapan “selamat pada karyawan atau pihak lain”

C. MENULIS JAWABAN POSITIF

Kegiatan dalam perusahaan yang berekaitan dgn surat menyurat merupakan kegiatan rutin yang harus diselesaikan tepat waktu.

Berbagai surat positif yang membutuhkan jawaban segera seperti :

1. Surat konfirmasi pesanan2. Menjawab permintaan informasi

a. Menjawab dgn penjualan potensialb. Menjawan permintaan tanpa penjualan

6

D.MENANGANI PERMINTAAN KREDIT 1. Persetujuan kredit.2. Memberi referensi kredit

E. SURAT REKOMENDASI DAN PEMBERITAHUAN

Dalam surat rekomendasi mencakup hal-hal tentang diri seseorang yang diberikan oleh orang lain, seperti :

1. Kemampuan2. Kedisiplinan3. Kemandirian4. Dan sikap positif lainnya

Karateristik surat rekomendasi :

1. Nama lengkap pemohon2. Manfaat yang diharapkan pemohon3. Fakta-fakta yang jelas dan relevan dengan

posisi/kedudukan yang dicari.

Surat rekomendasi bersifat rahasia dan dikirimkan langsung pada orang yang meminta surat rekomendasi tersebut, sehingga pemohon tidak diperkenankan melihat isi surat rekomendasi tersebut.

7

SEKIAN

8

KERJAKAN SOAL DI BAWAH INI

1. BUAT SURAT BAD NEWS KEPADA KONSUMEN ANDA.

2. BUAT SURAT GOOD NEWS KEPADA KONSUMEN ANDA

KUMPULKAN HARI INI .