BAB II

LANDASAN TEORI

Bab ini membahas landasan teori yang digunakan oleh peneliti dalam

menggunakan penelitian ini, Sebelum masuk pada pembahasan di bab selanjutnya,

peneliti akan memulai dari awal yang harus diketahui sebagai awal penelitian.

2.1 Komunikasi

Komunikasi berasal dari bahasa latin yaitu comunis yang berarti membuat

kebersamaan atau membangun kesamaan antara dua orang atu lebih, pada dasarnya

kata communis tersebut komunico yang berarti berbagi, di sebutkan bahwa

komunikasi tersebut berasal comunicare yang berearti membuat sama antrara satu

sama lain Istilah comunis tersebut adalah akar dari kata comunikasi yang merupakan

akar kata latin yang menyarankan suatu pikiran, suatu makna, suatu pesan yang

dianut secara sama. berdasarkan uraian serta pemaparan diatas bahwa dapat

disimpulkan kalau komunikasi tersebut maknanya: a) komunikasi tersebut

melibatkan pertukaran simbol atau tanda baik secara verbal maupun non verbal,

b)terbangunnya relasi antar komunikator dan komunikan.1

1Agus.” Teori Komunikasi “. Jakarta. Kencana Media Group, 2008. Hal 4

simbol atau tanda verbal atau seperti bahasa lisan dan bahasa tulisan sementara

bahasa nonverbal seperti mimik muka, serta gerak gerik dari anggota tubuh serta

suara. Terbangun relasi kebersamaan ini bukan selalu sebagai hubungan yang positif

seperti keakrapan , melainkan kontak hubungan antara pengirim pesan dan penerima

pesan melalui pesan dan tanda- tanda tertentu yang bersifat perbal maupun

nonverbal, aplikasi kontak simbol ini dilakukan dengan dirisendri maupun secara

interperonal serta menjalin komunikasi dengan pihak lain, menerangkan bahwa

ilmu komunikasi tersebut mencari untuk memahami dan mengenai produksi

pemprosesan dua efek dari simbol serta signal dengan mengembangkan pengujian

teori-teorimenurut hukum generalisasi guna menjelaskan fenomena yang

berhubungan dengan produksi proses pesan dan efek.

Lawrence kincaid menerangkan bahwa komunikasi adalah suatu proses

menerangkan dimana satu atau dua orang lebih membentuk atau melakukan

pertukaran informasi dengan satu sama lainnya, yang pada akhir mereka memahami

dan mendalami informasi yang diterima. Komunikasi tersebut membentuk interaksi

pada manusia saling mempengaruhi satu sama lain sengaja atau tidak sengaja serta

tak mempengarui bentuk terbatas dalam penyampaian pesain, pada bentuk

komunikasi yang digunakan komunikasi verbal, juga dalam bentuk ekspresi muka,

lukisan, seni dan teknologi.2

2 Ardianto, Elvinaro. 2008 . “Public Relacion Praktis. Bandung” : Wijaya Padjajaran. Hal 67.

Komunikasi merupakan suatu yang sangat esensial bagi individu dan relasi

kelompok, organisasi dan masyarakat, dia merupakan garis yang menghubungkan

manusia dengan dunia, komunikasi sebgai sarana manusia untuk mengekpresikan

diri dan mempengaruhi orang lain. Oleh karna itu juka manusia tidak melakukan

komuniksai maka dia tidak dapat menciptaka relasi dengan sesama dalam kelompok,

organisasi dan masyarakat. Komunikasi dapat mengkoordinasikan semua kebutuhan

dengan bersama orang lain.

2.1.1 Unsur komunikasi

Komuniksi dalam pengantar ilmu komunikasi mengungkapkan bahwa

komunikasi tersebut memiliki beberapa unsur utama dalam komunikasi adalah :

a. Komunikator

Merupakan orang yang menyampaikan isi pernyataan kepada komunikan,

komunikasi tersebut bisa tunggal, kelompok atau organisasi pengirim berita.

Komunikator bertanggung jawab dalam mengirim berita dengan jelas, memilih

media yang cocok untuk menyampaikan pesan tersebut.

b. Pesan

Pesan segala sesuatu yang disampaikan oleh komunikator kepada komunikan

untuk mewujudkan motif komunikasinya. Suara, mimik dan gerak-gerik yang

lazim yang digolongkan dengan pesan non verbal, sedangkan bahasa lisan dan

tulisan di kelompokan dengan bahasa verbal.

c. Komunikan

Merupakan penerima pesan atau benda yang disampaikan oleh komunikator,

dalam proses komunikasi penerima pesan bertanggung jawab untuk dapat

mengerti isi pesan juga memberi umpan balik kepada pengirim pesan untuk

memastikan bahwa pesan telah diterima dan dimengerti dengan sempurna3.

2.1.2 Faktor-Faktor komunikasi lancar :

a. Latar belakang

Latar belakang kedua belah pihak apakan memiliki latar belakang kehidupan

baik secara budaya baik dari aspek yang mempengaruhi situasi psikolog.

b. Bahasa

Bahasa adalah simbol yang berisi makna yang jelas sangat penting dalam

komunikasi yang harus di pertimbangkan, komunkas dapat berlangsung secara

baik memalui pemaham bahasa masing-masing pihak.

c. Sikap

Sikap dari diri kita sendri sangat berpengaruh dalam menyampaikan sebuah

pesan apalagi dengan melakukan komunikasi secara langsung dan tatap muka hal

ini juga sangat berkaitan dengan etika berkomunikasi.

d. Waktu

3Arifin , Anwar.” Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar Ringkasan”. Jakarta. Rajawali, 1998. Hal 33

Waktu akan menunjukkan hubungan yang terjadi pasti mengalami perubahan

dalam sebuah interaksi waktu pun juga sangat mempengaruhi pesan yang

disampaikan, ketegangan yang disebabkan oleh banyak tugas dan sempit waktu

untuk melakukan komunikasi.

e. Lingkungan

Lingkungan sangat menentukan sikap seseorang dalam menyampaikan pesan

secara baik dan benar dimana lingkungan terlalu gaduh juga tidak akan efektik

saat penyampaian pesan.

f. Melihat

Komunikasi melalui pendangan antara dua orang atau lebih yang berdekatan

akan lebih efektif, pengaruh sangat luar biasa, hal ini disebabkan dalam tatap

muka tidak hanya menerima pesan tidak efektif saja, melainkan menarik orang

yang menyampaikan pesan .

g. Mendengar

Mendengar adalah proses aktif menerima ransangan telinga, mendengar yang

efektif pengaruhnya terhadap kita dalam proses menyimak, mengingat,

memahami merespon, mengevaluasi dan menafsirkan pembicaraan yang

didengar.

h. Berbicara

Berbicara sebagai tindakan yang juga membutuhkan sebuah efektifitas agar

respon dari lawan bicara dapat tersampaikan dengan baik, sebagai proses

penyampain pesan, berbicara dalam bukan hanya mengeluarkan suara dari mulut

saja tetapi juga harus memposisikan tubuh dan mengerakkan tangan serta

menunjukkan wajah dengan mimik supaya bisa meyakinkan para audiece4.

Komunikasi didorong juga oleh beberapa faktor dalam aktifitasnya, selain faktor

komunikasi tersebut juga didorong oleh suatu motif sehingga memiliki fungsi-fungsi

tertentu, proses komunikasi tersebut juga sering berjalan dengan tidak baik hal ini

disebabkan oleh gangguan. Gangguan adalah faktor yang mempengaruhi informasi

yang disampaikan kepada penarima pesan menurur nurani terdapat gangguan dalam

berkomunikasi ada 2 jenis :

1) Secara teknis ganguan yang menyangkut hambatan yang ada pada saluran

komunikasi yang menjadi media antara komunikator dan komunikan yang

menyebabkan pesan tidak sampai secara baik.

2) Secara sematik ganguan yang berkaitan dengan masalah pemahaman yang

berbeda dengan tentang makna dari simbol atau isi pesan yang disampaikan,

tidak ada kelompok yang dapat eksis tanpa komunikasi penafsiran makna

4Arifin , Anwar.” Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar Ringkasan”. Jakarta. Rajawali, 1998. Hal 38

antara anggota hanya lewat pentrasferan dari satu orang ke orang lain

informasi atau gagasan yang dihantarkan.

2.2 Komunikasi Organisasi

Komunikasi berperan penting dalam memegang organisasi jika tidak ada

maka komunikasi tersebut akan berhenti seketika. Komunikasi dalam organisasi

menghasilkan, menyalurkan dan menerima pesan-pesan dalam keseluruhan proses

komunikasi, komunikasi dalam sebuah organisasi tersebut harus dapat komunikator

yang mampu memberikan keakuratan pesan, proses penyampaian, dan ini sangat

diharapkan sekali dalam keakuratan pesan yang disampaikan oleh pemberi

pesan.komunikasi organisasi dibutuhkan sebagai sarana memecahkan

ketidakpastian atau ketidakpahaman yang terjadi antara anggota organisasi di

lingkungan organisasi. Dengan demikian proses komunikasi dibutuhkan untuk

menciptakan pemahaman bersama antara pimpinan dan bawahan dalam sebuah

organisasi5

Sumber komunkasi adalah komunikator yang akan memberikan pesan kepada

orang atau bagian lain dalam organisasi bisnis, modal utama komunikator tersebut

adalah penguasaan informasi yang akan diberikan kepada bagian dalam

keorganisasian, peran komunikasi dalam organisasi tersebut semua pesan maupun

5Soetopo Hendyat, “ Perilaku organisasi”, Bandung, Rosda, 2012. Hal 1

informasi yang akan disalurkan dalam mekanisme organisasi. Bagi komunikator

harus dengan jelas maupun dengan tepat oleh karena itu pesan yang disampaikan

dalam komunikasi tersebut harus tepat dan jelas konsisten antara yang dikirim oleh

komunikator dengan yang diterima komunikasi.

Komunikasi organisasi terjadi dalam organisasi, bersifat formal maupun

bersifat informal, dan berlangsung dalam jaringan yang lebih besar daripada

komunikasi kelompok. Oleh karena itu Organisasi dapat diartikan sebagai kelompok

dari kelompok-kelompok. Komunikasi organisasi seringkali melibatkan juga

kumunikasi diadik, komunikasi antar pribadi

2.2.1 Jenis komunikasi yang digunakan dalam organisasi

a. pertama komunikasi kebawah berasal dari seseorang yang mempunyai

posisi yang lebih tinggi kepada seseorng yang status lebih rendah, komunikasi

ini berupakebijakan seringkali berupa kebijakan, petujuk,dan informasi

yangkomunikasi ini dapat dilakukan melalui tatap muka telpon paparan

buletin buku pedoman.

b. Kedua komunikasi keatas merupakan kebalikan komunikasi kebawah.

Biasa berisi laporan pengaduan desas-desus (rumor) permohonan tuntutan dan

keinginan. komunikasi ini dapat dilakukan lewat tatap muka, surat terbuka,

surat kaleng dan sebagainya. Seorang pemimpin harus memperhatikan

komunikasi keatas, agar dapat mengetahi apa yang dilakukan bawahannya

dan dapat mengecek komunikasi kebawahnya dapat dilaksanakan dengan

baik. Namun,pemimpin harus mengendalikan komunikasi keatas ini dengan

menggunakan jalur yang benar misalnya desas-desus kiranya dapat dicari

penyebabnya dangan segera di selesaikan. Penggunaan cara demonstrasi dan

surat kalengpun dapat mungkin dihindari. Ciptakan iklim keterbukaan agar

cara ini tidak dimanfaatkan

c. Ketiga komunikasi horizontal yaitu komunikasi antar status yang sama

dalam organisasi dalam bisnis. Komunikasi horizontal mempunyai dua tujuan

yaitu untuk mempercepat jalan komunikasi antar bagian yang memiliki status

yang sama, dan dapat menyatukan organisasi secara sosial. Sebagai contoh,

bagian pemasaran dapat berhubungan langsung dengan bagian keungan untuk

meminta biaya trasport tanpa harus melewati direktur, jika lewat direktur

maka jalur komunikasi yang ditempuh akan panjang dan akan menghambat

jalannya orgnisasi secara keseluruhan. Jalur kontrol direktur bisa meminta

pertanggung jawaban bagian pemasaran dan bagian keuangan. 6

2.2.2 Bentuk organisasi:

a. Bentuk organisasi jamak adalah organisasi yang pucuk pimpinanya ada di

tangan beberapa orang sebagai satu kesatuan. Sebutan jabatan yang

digunakan antara lain presedium direksi direktoriaum dewan majelis .

6Soetopo Hendyat, “ Perilaku organisasi”, Bandung, Rosda, 2012. hal 193

b. Bentuk organisasi jalur adalah organisasi yang wewenang dari pucuk

pimpinan dilimpahkan satuan-satuan organisasi dibawahnya. Dalam

semua bidang pekerjaan baik pekerjaan pokok maupun pekerjaan bantuan.

c. Bentuk organisasi fungsional adalah organisasi yang wewenang dari

pucuk pimpinan dilimpahkan kepada satuan organisasi di bawahnya dalam

bidang pekerjaan tertentu, pimpinan bidang berhak memerintah kepada

semua pelaksana yang ada sepanjang menyangkut bidang kerjanya.

d. Bentuk organisasi jalur dan staf adalah organisasi yang berwewenang dari

puncuk pimpinan kepada satuan organisasi dibawahnya dalam semua

bidang pekerjaan baik pekerjaan pokok maupun pekerjaan bantuan.

e. Bentuk organisasi tunggal adalah organisasi yang pucuk kepemimpinan

ada di tangan seorang. Sebutan jabatan bentuknya adalah presiden,

direktur, kepala ketua. Di dalam struktur organisasi pemerintahan di kenal

sebutan jabatan mentri, gubernur bupati, walikota, walikota madya, camat,

lurah, dalam struktur komunikasi abri dikenal sebutan jabatan panglima

dan komandan, Dalam struktur organisasi perguruan tinggi dikenal

sebutan jabatan dekan dan rektor.7

7Sutarto, “ Dasar-dasar organisasi”, Yogyakarta, Gajah Mada Pres, 2012. Hal 23

2.2.3 Kepemimpinan Dalam Organisasi

a. Konsep gaya kemimpinan

Orientasi kepemimpinan itu dapat dipahamin secara sendiri-sendri dan

dapat pula dipahami sebagai kesatuan yang disebut dengan dimensi

kepemimpinan. Gaya kepemimpinan yang berorientasi kepada tugas, yaitu

kepemimpinan yang lebih menaruh perhatian pada perilaku pemimpin yang

mengarah pada penyusunan kerja, penetapan pola organisasi, adanya saluran

komunikasi, metode kerja dan prosedur pencapaian yang jelas.

Gaya kepemimpinan yang berorientasi pada manusia yaitu kepemipinan

yang menaroh dan memberikan perhatian pada perilaku pemimpin yang

mengarah pada hubungan kesejawatan, saling mempercayai dalang

menghargai dan penuh kehangatan atara pimpinan dan stafnya.

Pimpinan mempengaruhi performasi kelompok dengan alat verbal atau

gestur yang dikomunikasikan melalui pengarahan eveluasi dan sikap

pemimpin terhadap anggota kelompok. Hal ini berkaitan dengan perilaku

pemimpin dalam mempengaruhi perfomansi kelompok. Periku pemimpin

mengacu pada tidak akan spesifik seorang pemimpin dalam mempengaruhi

mengoordinasikan kerja anggota kelompok. Gaya kepemimpinan mengacu

pada struktur 8kebutuhanpemimpin yang memotivasi perilaku dan situasi

antura pribadi. Intinya,gaya kepemimpinan merupakan karakteristik

kepribadian, bukan perilaku.

b. Komponen Gaya Kepemimpinan

Ada beberapa karakteristik kepribadian pemimpin yang digambarkan oleh

Fiedle dalam Least Preferred Cowokers (LPC) yaitu :

1. pemimpin yang berorientasi hubungan pada bawahan ciri cirinya yaitu

Menyenangkan, Bersahabat, Menerima, Membantu, Bersemangat, Rileks,

Kerjasama, Mendukung, Harmonis, Percaya diri, terbuka.

2. pemimpin yang berorientasi pada tugas yaitu ciri-cirinya, Kurang

menyenangkan, Kurang bersahabat, Menolak membuat sesuatu, Kecewa,

Lesu tegang, Kurang kerja sama, Bertentangan, Mengbosankan, Suka

bertengkar, ragu-ragu kurang 9

3. Ciri-ciri dari karakteristik gaya kepemimpinan itu menggambarkan dari

dilihat, Perangai (menyenangkan, periang, rilek, dan menarik ), Semangat

(bersemangat dan hangat), Ketebukanan (menerima dan terbuka),

8Sutarto, “ Dasar-dasar organisasi”, Yogyakarta, Gajah Mada Pres, 2012. Hal 56

9Ivancevich, dkk “ Perilaku dan Menajemen Organisasi, Jakarta, Erlangga, 2008 .Hal 32

Kesejawatan (bersahabat dan dekat), Dipercaya (percaya diri membantu

mendukung)10

c. Karakteristik Bawahan

Karakteristik bawahan merupakan ciri-ciri kematangan, kemampuan

kebutuhan pengalaman dan kepuasan yang dimiliki oleh pegawai disuatu

organisasi, organisasi itu dapat dilakukan perusahaan, sekolah, universitas

maupun lembaga pemerintahan harus memahami karakteristik bawahan

sangat menentukan gaya kepemimpinan yang akan diterapkan instansi,

sebagai contoh:

bawahan yang memiliki kemampuan yang tinggi tidak cocok diterapkan

gaya kepemimpinan direktif, tetapi dengan gaya yang sportif akan lebih

cocok. Begitu sebaliknya bawahan yang berkemampuan rendah sangat meliki

bantuan, bimbingan dan pengarahan dalam melaksanakan tugas dalam sehari-

hari, sehingga cocok diterapkan gaya kepemimpinan yang direktif. Dengan

demikian dapat diketahui bahwa karakteristik bawahan mempengaruhi gaya

kepemimpinan yang diterapkan oleh pemimpin.Karakteristik bawahan

mencakup lokus, kemampuan melaksanakan tugas, kebutuhan berprestasi,

10Keith David.”Comunication Within Management”. New York. Personel, 1995. Hal 132

pengalaman dan kebutuhan akan kejelasan membagi karekteristik bahan

menjadi dua yaitu :

1. Kerangka Acuan

Orang dapat menafsirkan komunikasi yang sama dengan cara berlain,

yang bergantungan dengan pada pengalaman mereka sebelumnya. Hal ini di

sebabkan dalam proses penyandian dan penguraian sandi, para ahli

komunikasi berpendapat bahwa itu marupakan faktor yang penting

menghambat kesamaan.

Jika proses penyandian dan penguraian sandi tidak sama komunikasi

tersebut cendrung gagal oleh karena itu meskipun komunikator berbicara

dalam bahasa yang sama dengan penerima, pesan itu bertentangan dengan

cara penerima dalam menyusun pemahamannya, seringkali remaja

memandang segala sesuatu dengan berbeda dari orang tua mereka, dan

umpamaannya juga seorang dekan kampus memandang suatu masalah juga

berbeda dengan para staff pengajarnya, orang-orang dalam berbagai fungsi

organisasi menafsirkan dalam situasi yang sama dengan cara yang berbeda.

Cara pandang seseorang manejer pemasaranpun terhadap suatu

masalah bisnis sangat berbeda dari maneger produksi dalam menilai maupun

mengambil keputusan pada masalah yang mereka hadapi, akibatnya

kebutuhan nilai, sikap dan harian mereka tidak sama perbedaan ini seringkali

menyebabkan distorsi komunikasi yang tak di inginkan, ini tidak berarti

bahwa suatu kelompok salah atau benar, dalam demikian orang akan memilih

dalam sesuatu terdesak maka akan memilih pengalaman masalalunya sendiri

dan berkaca dari itu berkaitan dengan masa sekarangnya yang dapat

membantu pembentukan kesimpulan dan kata putus, ketidak samaan dalam

penandian tersebut dapat memberikan pemahaman yang berbeda sehingga

komunikasi yang efektif tersebut tidak berjalan secara efektif11.

2. Menyimak Selektif

Menyimak selektif merupakan bentuk persepsi yang selektif dimana

kita cendrung menghambat informasi baru, terutama jika informasi itu

bertentangan dengan apa kita yakini. Oleh karena itu kita terima pengarahan

dari pimpinan yang kita perhatikan adalah yang kita perkuat keyakinan kita.

hal-hal ini bertentangan dengan pendapat kita yang telah terbentuk

sebelumnya, tidak akan kita perhatikan sama sekali atau kita usahakan agar

hal itu memperkuat pendapat kita sebelumnya.

Contohnya, kepada semua departemen operasional diingatkan untuk

memperkecil biaya agar perusahaan dapat meraih laba yang telah ditargetkan

pada sebelumnya, komunikasi itu tidak mungkin mencapai sasaran yang di

11J.D HatField. And R.C Huseman. “ Perceptual Congruence about comunication”, Academic of juernal, Juni 1982 hal 58

inginkan karena bertentangan dengan sebuah realita para penerima. Jadi para

karyawan operasional mungkin mengabaikan atau merasa geli mendengar

informasi semacam itu dalam hubungan besar gaji, uang perjalanan, dan

rekening pengeluaran sebagai eksekutif, tidak jadi apakah soal itu benar atau

tidak yang penting bahwa pendapat tersebut yang telah terbentuk sebelumnya

dapat berdampak kepada kemacetan dalam komunikasi12

3. Kata Putus Nilai

Pada setiap situasi komunikasi dalam departemen, penerima kita dapat

membuat putus nilai. Hal ini pada dasarnya menyangkut pada penilaian

menyeluruh atas sebuah 13pesan sebelum menerima seluruh komunikasi. Kata

putus nilai dapat didasarkan atas penilaian panerima atas komunikator atau

pengalaman dalam komunikator sebelumnya, atau atas arti pesan yang sudah

digunkan pada sebelunya.

Contohnya administrator rumah sakit kurang memperhatikan

memorandum dari pemeriksaan perawat “ karena dia selalu mengeluh segala

sesuatunya” seorang perguruan tinggi mungkin menganggap pertemuan

evaluasi dengan ketua jurusan sebagai sekedar melakukan sesuatu karena staf

pengajar tersebut menganggap katua jurusan tersebut kurang memiliki atau

12Gibson, Ivancevich “ Organisasi Edisi ke lima”, Erlangga Jakarta, 1992, Hal 116.

tidak memiliki kemampuan administrasi perguruan tinggi. Sebuah kelompok

kerja yang kompak dapat membentuk kata putus nilai negatif atas segala

tidakan pimpinan.

4. Kredibilitas Sumber

Kredibilitas sumber merupakan kepercayaan, keyakinan, dan

pengakuan penerima terhadap perkataan dan tindakan komunikator pada

giliran tersebut akan mempengaruhi pandangan dan reaksi penerima terhadap

gagasan, perkataan dan tindakan komunikator.

Dengan demikian, bagaimana bawahan memandan komunikasi dari

manegernya di pengaruhi oleh penilian mereka terhadapan maneger mereka

tersebut. Hal ini tentusaja di pengaruhi oleh pengalaman mereka sebelumnya

dengan maneger tersebut. Sekali lagi kita melihat yang dilakukan oleh

14maneger kita dalam melakukan sesuatu dengan mengkomunikasikan itu

benar atau tidak, sehingga dapat mempengaruhi kinerja bawahan serta atasan.

Contoh berikut, sekelompok staf medis rumah sakit menggap seorang

adminstrator rumah sakit tersebut kurang jujur dalam memberikan sebuah

data yang tidak valid dlam penyampaian data biaya rumah sakit perusahaan

dia sering kali membuat curang, dan tidak dapat dipercaya. Cendrung

membuat alasan yang berbelit jika data yang diberikan tersebut tidak valid

14K.M Wasto, “ Analysis of Comunication Patters” Acdemy Of managemen Juournal, Maret 1983. Hal 107.

terhadap pendatan yang diterima rumah sakit perbukanya, para pemimpin

perusahaan dan bawahan yang berpendapat bahwa sebagai orang yang sering

bohong dan tidak dapat dipercaya sama sekali, sehingga dengan kejadian

tersebut dapat membuat ineg yang di berikan kepada orang bagian

administrasi tersebut menjadi jelek.

5. Masalah Sematik

Komunikasi tersebut telah banyak yang mendefinisikan sebagai

penyampain informasi dari mulut kemulut baik secara verbal maupun non

verbal, yang sebenarnya kita dapat menyampaikan pengertiannya. Kita dapat

harus memberikan informasi tersebut dengan baik mengunakan kata-kata,

yang merupakan tanda yang serupa. Yang sayangnya kata-kata tersebut

dapat memberikan tanda yang berbeda bagi orang lain yang melihat dan

mendengarnya.

Karenanya kelompok lain tersebut dapat mengunakan kata lain atau

dengan tanda yang berbeda, sehingga seringkali komunikasi tersebut tidak

berjalan dengan baik yang dapat terjadinya gangguan, hal ini terutama benar

kaitanya dengan kata-kata dan ungkapan abstrak atau istilah “telaah biaya

maslahat” akan berarti dan mengerti dengan orang yang berurusan dengan

urusan rumah sakit tetapi akan mungkin berubah juga artinya dengan staff

dokter. Sebenarnya istilah tersebut mungkin mengadung arti yang negatif,

konsep seperti kepercayaan, laba dan dokumen keuangan mungkin

mempunyai arti kongkrit bagi eksekutif bank. Jadi karena harta tersebut

mempunyai arti yang berbeda bagi setiap kelompok dan kalangan yang

berbeda juga maka sebahagian komunikator tersebut dapat berbicara dangan

bahasa yang sama.

6. Penyaringan

Penyaringan filter biasanya terjadi pada komunikasi keatas dalam

organisasi istilah ini mengacu kepada manipulasi informasi sehingga

penerima memandang sebagai hal yang positif. Bawahan yang menutupi

nutupi informasi yang kurang di sukai dalam pesan mereka kepada atasan.

Alasan dalam menyaring pesan tersebut tentunya jelas ini adalah arah keatas

yang membawa informasi pengendalian kepada pimpinan, pimpinan tersebut

wajib melaksanakan evaluasi wajib dalam mengenai memberikan kenaikin

gaji, dan mempromosikan individu berdasarkan apa yang diterimnya melalui

saluran keatas. Godaan untuk menyaring pada setiap tingkatan organisasi

nampaknya kuat sekali.

7. Bahasa Kelompok

Kita semua pasti mempunyai hubungan dengan para ahli seringkali

menggunakan istilah yang secara teknis, yang sebenarnya hanyalah sebuah

kata-kata atau kalimat yang menggambarkan sebuah prosedur yang sederhana

atau objek yang umum. Banyaknya mahasiswa diminta peneliti untuk

melengkapi sebuah instrumen sebagai bagian dari penganan ekperimantal.

Seringkali kelompok ahli, profesional, dan sosial mengembangkan

kata-kata atau ungkapan yang artinya hanya di ketahui oleh para anggota itu

sendiri. Hal ini dapat menimbulkan perasaan memiliki, kepadauan, dan dalam

banyak hal serta harga diri. Ungkapan tersebut juga dapat memperlancar

komunikasi didalam sebuah kelompok akan tetapi dalam pemakaian bahasa

kelompok, dapat juga mengalami kegagalan yang parah jika melibatkan

dalam komunikasi tersebut orang lain atau kelompok lainya.

Ini terutama terjadi apabila kelompok tersebut menggunakan bahasa

tersebut dalam kelompoknya dan hampir sama sehingga agak mudah mengerti

bahasa yang diucapkan dan yang disampaikan oleh kelompok itu. Bukanya

untuk mengirim informasi dan pengertian melainkan untuk

mengkomunikasikan sesuatu yang bersifat rahasia tentang kelompok tersebut

atau fungsinya.

8. Perbedaan Status

Organisasi kerapkali megungkapkan tingkat hirarrki memalui sejumlah

simbol serta gelar, kantor, aparat dan sebagainya. Perbedaan status tersebut

dapat dipandang oleh orang-orang yang bertingkat hirarrki yang lebih rendah,

dan ini dapat mencegah atau menimbulkan distorsi dalam komunikasi. Dari

pada dianggap tidak mampu, seorang perawat lebih suka berdiam diri

ketimbang mengemukakan pendapat dan menanyakan sesuatu kepada

perawatlainya.

Seringkali terjadi dalam usaha menggunakan waktunya secara efisien

para penyelia membuat hambatan ini semakin suka dia atasi. Pejabat

pemerintahan atau direktur bank hanya mungkin dapat di temui dengan janji

yang sebelumnya melalui pemeriksaan yang teliti melalui sekretarisnya. Ini

merupakan memperlebar kesengajaan komunikasi antara atasan dan bawahan.

9. Tekanan Waktu

Tekanan waktu merupakan hambatan penting dalam berkomunikasi.

Masalah yang jelas tampak adalah bahwa maneger tidak punya waktu untuk

sering berkomunikasi dengan bawahan akan tetapi tekanan waktu sering dapat

menimbulkan masalah yang serius lainnya. Jalan pintasnya berupa kegagalan

sistem komunikasi yang ditentukan secara formal yang sering timbul karna

tekanan waktu, ini terbukti terjadi karena ada seseorang yang tidak di ikutkan

dalam saluran komunikasi formal sedangkan orang tersebut di ikut sertakan.

Contohnya andaikan seorang winariaga memerlukan pesan kilat untuk

seorang pelanggan yang penting, dan ia langsung menghubungi maneger

produksi untuk mengajukan permintaan karena maneger tersebut pernah

berhutang budi kepadanya, para wianraga lainya mendengar hal ini lalu

merasa marah dan jengkel terhadap kejadian tersebut merasa bahwa tidak

diperlakukan secara adil dan baik serta pilih kasih, yang lalu melaporkan

kejadian tersebut kepada maneger penjualan.

Jelas-jelas maneger penjualan tersebut tidak mengetahui apa yang

terjadi sebenarnya terhadap transaksi diatas jelas jelas menger penjualan

tersebut telah dilampaui, akan tetapi dalam beberapa kasus yang hampir

serupa berurusan dengan secara formal ini lebih mahal sehingga dapat

membengak pembiayayan.

a. Meningkatkan Komunikasi Dalam Organisasi

Para maneger yang berusaha keras untuk menjadi komunikator yang

baik memeliki tugas yang terpisah mereka lakukan:

Yang pertama mereka harus menigkatkan pesan yang mereka sampaikan

kepada bawahan nya

Yang kedua mereka harus berusaha menigkatkan pemahaman tentang apa

yang ingin di komunikasikan orang lain kepada mereka.

Artinya mereka harus pembuat dan pengurai sandi yang baik, mereka

harus berusaha keras tidak saja untuk dipahami melainkan juga harus

memahami yang diberikan dan yang akan diberikan kepada bawahan.

1. Melakukan Tindak lanjut

Teknik ini mengandaikan anda di salah pahamkan, sebagaimana dapat

diketahui arti selalu terdapat pada pikiran penerima. Umpamanya seorang

pemimpin bagian keuangan di kantor pemerintahan mengumumkan kepada

para anggota staff akuntansi tantang lowongan dikantor lain. Para karyawan

lama mungkin menartikan hal ini sebagai maksud baik. Tetapi karyawan baru

berarrti menilai sebagai penilain prestasti yang kurang baik dan dianjurkan

untuk pindah kantor.

2. Mengatur Arus Informasi

Teknik ini meliputi pengaturan komunikasi guna menjamin arus informasi

yang optimal kepada maneger, hingga meniadakan hambatan, komunikasi

diatur dalam kaitannya dengan mutu dan jumlah, gagasan ini dalam prinsip

pengecualian maneger yang mengatakan penyimpangan penting dari

kebijaksanaan dan prosedural yang harus diperhatikan oleh atasan.

Dalam kaitan ini dengan komunikasi formal berarti atasan tersebut perlu

dikomunikasikan dalam dengan kejadia yang bersifat luar biasa dan bukan

sekedar komunikasi itu sendiri.

3. Memanfaatkan Balikan

Dalam komunikasi tatapmuka, dimungkinkan adanya balikan langsung

akan tetapi komunikasi kebawah sering terjadi ketidak akuratannya karna

kurangnya kesempatan penerima untuk memberikan balikan ada

kemungkinan memorandum yang berisi kebijaksanaan penting telah

disampaikan kepada semua karyawan, hal ini tidak menjamin telah terjadinya

komunikasi.

Orang mungkin berharap komunikasi balikan dalam bentuk komunikasi

keatas akan lebih didorong dalam komunikasi keatas dan ditemukan dalam

banyak disain organisasi yang berbeda. Organisasi yang sehat memerlukan

komunikasi yang arahnya keatas dan efektif, yang dimaksud dengan ini adalah

mekanisme yang mengembangkan dan mendorong balikan itu terlibat lebih

dalam dari pada sekedar menidak lanjutkan komunikasi.

4. Empati

Yang dimaksud dengan empati merupakan komunikasi yang berorientasi

pada penerima dan bukan berorientasi kepada komunikator, empati

komunikasi harus menempatkan dirinya dalam peran pada kedudukan

penerima sehingga dapat memperkirakan bagaimana penguraian sandi pesan

yang akan disampaikan.

Sandi sangat penting bagi seorang maneger untuk memahami dan

memahami penguraian sandi, empati merupakan kemapuan untuk

menempatkan diri kepada orang lain dan mengandaikan sudut pandang serta

emosi orang tersebut, empati juga dapat mengurangi hambatan dalam

berkomunikasi yang efektif.

5. Pengulangan.

Pengulangan adalah prinsip belajar yang telah di terima, mencakup unsur

peluang atau redundasi kedalam komunkasi dan menjamin seandainya satu

bagaian pesan yang tidak dimengerti, bagian lain yang akan membawa pesan

yang sama, karyawan baru seringkali dilengkapi dengan informasi dasar yang

sama dalam beberapa bentuk yang berbeda ketika baru dia bekerja dalam

perusahaan.15

6. Mendorong Terciptanya Rasa Saling Percaya

Kita tahu bahwa tekanan waktu sering memperkecil kemungkinan bahwa

maneger akan mampu menindak lanjut komunikasi dan mendorong

penyampaian balikan atau komunikasi keatas setiap kali mereka

berkomunikasi. Dalam keadaan semacam itu adanya saling percaya antara

maneger dan bawahan yang dapat memperlancar komunikasi.

Bawahan menilai sendiri mutu hubungan dengan atasanya sesuai dengan

persepsinya. Maneger yang berusaha mengembangkan suasana yang saling

percaya akan lebih mudah melakukan tindak lanjut komunikasi dan tidak

akan terjadi salah paham dikalangan bawahan karena ketidak mampuan

mereka tindak lanjut atas setiap komunikasi.

15Gibson, Ivancevich “ Organisasi Edisi ke lima”, Erlangga Jakarta, 1992, Hal 123

7. Penetuan Waktu dan Efektif

Setiap orang menghargai ribuan pesan banyak diantara pesan ini tidak

pernah di uraikan sandinya atau tidak diterima karana tidak mungkin

menampung seluruh pesan itu. Para maneger penting mengetahi bahwa setiap

saat mereka berusaha berkomunikasi dengan seorang penerima pesan lainnya

diterima sekaliagus. Jadi pesan yang dikirim oleh maneger mungkin tidak

didengar pesan itu dapat dimengerti jika pesan itu tak bersaing dengan pesan

lain.

Banyak organisasi mengadakan rapat khusus di suatu tempat untuk

menyusun kebijaksanaan atau melaksanakan perubahan penting. Sekelompok

eksekutif mengadakan rapat khusus ditempat peristirahatan untuk

menggulangi issu kebijakan perusahaan yang penting.16

8. Menyederhanakan Bahasa

Bahasa yang rumit merupakan hambatan utama bagi komunikasi yang

afektif. Para mahasiswa sering mengalami kesulitan dalam mengajar

menggunakan istilah yang rumit. Para maneger harus ingat bahwa komunikasi

yang efektif meliputi pemahaman dan juga informasi. Jika penerima tidak

paham sebenarnya tidak terjadi komunikasi, sebenarnya banyak teknik yang

dibicarakan di bagian ini mempunyai tujuan utama yang meningkatkan pesan

16Keith Davis, “human Behavour at Work (new York:Mc Graw-Hill, 1980) hal 394

mereka dalam kata kata himbauan dan simbol yang mempunyai arti bagi

mereka.

9. Menyimak secara efektif

Telah dikemukakan bahwa untuk menigkatkan komunikasi maneger harus

berusaha di pahami dan memahami. Ini berarti semua maneger harus

menyimak. Salah satu cara yang didorong seseorang untuk mengungkapkan

perasaan, keinginan, dan emosinya yang sebenarnya ialah dengan menyimak.

Hanya dengan mendengar orang tidak cukup, orang harus mendengarkan

dengan pemahaman.

Pedoman oleh maneger seperti bersifat biasasaja dalam mengemukakan

argumentasi dan memberikan kritik dengan tenang serta nada yang rendah

sehingga dapat dipahami dalam rapat denganbawahan serta jajaran petinggi

sebuah perusahaan. Kesadaran dalam komunikasi yang efektif menyangkut

soal dipahami dan memahami, mungkin jauh lebih penting dari pedoman itu,

pedoman tersebut hanya ada denagn manfaat landasantersebut.