1. Persiapan Presentasi BisnisKegiatan bisnis saat ini menuntut kita untuk lebih terampil dalam melakukan komunikasi interpersonal. Wawancara, percakapan dengan telepon, melalukan pertemuan atau rapat, dan segala kegiatan komunikasi bisnis mengharuskan kita untuk berhubungan langsung dengan atasan, rekan kerja, bawahan, calon klien dan sebagainya.

Salah satu bentuk komunikasi yang sering dilakukan saat ini adalah presentasi. Presentasi bisnis menjadi sarana untuk menyampaikan gagasan kepada orang lain, memperkenalkan produk baru atau bahkan memperkenalkan perusahaan kita, baik kepada pendengar (audiences) di dalam perusahaan maupun pelanggan atau klien kita.

Ada empat aspek yang menjadi inti dalam presentasi bisnis yaitu sikap dan gaya melakukan presentasi (attitude), pengetahuan (knowledge), pengalaman (experience) dan persiapan (preparation) yang matang. Di antara ke empat aspek tersebut, persiapan merupakan aspek utama dalam melakukan presentasi bisnis.

Persiapan yang Sempurna dapat mencegah penampilan yang buruk, demikian yang dikatakan oleh Peter Urs Bender (1994) dalam bukunya Secret of Power Presentations. Memiliki sikap yang supel, mudah berkomunikasi, memiliki pengalaman kerja yang banyak dan berpengetahuan yang luas belum menjamin seseorang dapat melakukan presentasi bisnis dengan baik. persiapan yang matang menjadi landasan utama dalam melakukan hal tersebut.

Persiapan presentasi bisnis ada delapan yaitu :1. Sesuaikan topik bahasan dan tentukan sasaran presentasi yang jelas dan spesifik

Pada saat Anda diundang untuk melakukan suatu presentasi, maka persiapkanlah topik yang sesuai. Buatlah sasaran presentasi yang jelas dan spesifik. Tanyakan pada diri Anda mengapa presentasi ini dilakukan? Apa yang diharapkan dari Anda sebagai penyaji? Dan apa yang ingin dihasilkan dari presentasi ini?

Biasanya suatu sasaran presentasi yang baik mencakup alasan mengapa presentasi itu dilakukan. Apakah Anda diminta untuk memberikan suatu informasi, menjelaskan metode baru, mendemonstrasikan alat baru, memberikan penjelasan atau menjual suatu gagasan baru. Di samping itu sasaran perlu juga mencantumkan hasil yang diharapkan dari presentasi tersebut.

2. Kenalilah pendengar (audiences) Anda

Presentasi bisnis yang dilakukan harus serealistis mungkin dari sisi pendengar. Analisis pendengar perlu dilakukan sehingga Anda dapat mengetahui siapa pendengar Anda, seberapa besar minat mereka terhadap presentasi ini, seberapa besar pengetahuan mereka tentang topik presentasi ini. Dan apa yang mereka harapkan dari Anda selaku penyaji.

3. Kumpulkan informasi dan materi presentasi

Pengumpulan informasi dan materi presentasi berarti menentukan apa dan seberapa besar materi yang akan dipresentasikan. Pengumpulan dan pemilihan informasi harus disesuaikan dengan sasaran presentasi dan pendengar Anda.

Ada tiga pertanyaan yang menjadi pertimbangan dalam mengumpulkan informasi:

a. Sehubungan dengan sasaran dan topik presentasi, informasi apa yang Anda butuhkan?

b. Di mana informasi itu bisa didapatkan?

c. Sehubungan dengan pendengar Anda, informasi apa yang dapat digunakan dalam presentasi?

Setelah pertanyaan tersebut dapat terjawab, maka pengumpulan informasi dan materi presentasi dapat Anda lakukan. Ada beberapa sumber informasi yang dapat digunakan, yaitu pengetahuan Anda sendiri berdasarkan pengalaman, pengamatan atau penelitian; pengetahuan dari bahan bacaan seperti koran, majalah, jurnal, peraturan pemerintah dan perusahaan, dan dokumen lain.

Pilihlah informasi yang dapat mendukung sasaran Anda. Ada lima hal yang perlu Anda pertimbangakan dalam memilih informasi informasi yang relevan, akurat, menarik, bervariasi, dan sesuai dengan kebutuhan pendengar.

4. Mengorganisasi bahan presentasi

Setiap presentasi terdiri dari tiga bagian besar yaitu introduksi, inti dan kesimpulan. Masing-masing dari bagian ini harus secara matang disiapkan sebagai satu kesatuan.

Introduksi yang baik dari suatu presentasi harus dapat menjawab empat pertanyaan pendengar, yaitu:

a. Mengapa saya harus mendengarkan presentasi ini?

b. Mengapa saya harus berkeinginan untuk mempelajari topik yang disajikan?

c. Apa yang akan saya dengarkan?

d. Apa yang akan saya dapatkan dan manfaatkan dari presentasi ini?

Dengan kata lain, dalam introduksi, Anda diharapkan dapat menghubungkan antara penyaji, topik dan pendengar. Sebagai tambahan di dalam introduksi, Anda diharapkan dapat memberikan sekilas ulasan sebagai pengantar untuk masuk ke dalam inti topik.

Ada beberapa teknik dalam memulai suatu presentasi (dan hal ini perlu Anda catat dalam persiapan presentasi) yaitu : menghubungkan langsung antara sasaran dengan topik yang Anda akan bicarakan, menggunakan contoh-contoh dalam kehidupan sehari-hari atau yang sesuai dengan pendengar, memulai dengan humor, kutipan atau suatu anekdot.

Inti topik, berisikan informasi dan materi utama yang akan disampaikan kepada pendengar. Buatlah inti topik Anda sistematik, singkat, menarik dan selengkap mungkin. Gunakanlah informasi yang Anda dapatkan seoptimum mungkin. Untuk membantu kelancaran presentasi Anda dapat merancang suatu kerangka presentasi yang berisikan topik dan sub-sub topik serta gambar, tabel atau pun kutipan yang Anda akan gunakan.

Kesimpulan, seperti pada introduksi yang merupakan kesan awal pendengar, maka kesimpulan merupakan kesan akhir dari pendengar. Suatu kesimpulan yang terencana dengan matang harus dapat memberikan kesan akhir yang baik dan dapat menciptakan suasana puas pada pendengar. Dalam kesimpulan sebaiknya Anda membuat suatu ikhtisar dari keseluruhan presentasi, meninjau kembali sasaran presentasi dan dapat mengundang pendengar untuk mengambil tindakan lebih lanjut.

Ada tiga pertanyaan pendengar yang harus bisa terjawab dengan kesimpulan tersebut:

a. Apa topik utama yang sudah dibahas penyaji?

b. Apa alasan utama penyaji melakukan presentasi?

c. Apa yang harus saya lakukan atau apa yang saya rasakan sebagai hasil dari presentasi ini?

5. Siapkan alat bantu audio visual yang sesuai

Alat bantu audio visual merupakan faktor penunjang dalam presentasi Anda. Siapkan sejak awal. Penggunaan alat bantu yang efektif akan memiliki pengaruh positif atas presentasi dan Anda lebih mudah berinteraksi dengan pendengar.

6. Persiapkan lingkungan presentasi

Tempat dan kondisi di mana Anda akan melakukan presentasi sangat berpengaruh atas keberhasilan presentasi. Anda perlu mengenali lingkungan presentasi : ruang presentasi yang akan digunakan, tata letak ruangan, kebersihan, fasilitas yang tersedia, dan sebagainya. Sesuaikan lokasi dan tata letak ruang dengan sasaran presentasi Anda.

7. Berlatih sesering mungkin

Anda diharapkan untuk berlatih sesering mungkin. Latihlah suara Anda dengan mengatur intonasi, volume dan kecepatan suara. Perhatikan sikap dan bahasa tubuh Anda. Kembangkan teknik presentasi yang efektif. Dengan semakin banyak berlatih Anda diharapkan akan lebih santai dan penuh keyakinan diri pada saat melakukan presentasi.

8. Perhatikan penampilan Anda

Sebagai penyaji, Anda akan menjadi pusat perhatian selama presentasi berlangsung. Perhatikan penampilan Anda . Berpakaian rapih, berpenampilan bersih dan bersikap wajar tetapi sopan akan membuat pendengar semakin berminat untuk mendegarkan presentasi Anda.2. Pengembangan PresentasiDi dalam presentasi bisnis, audiens pada umumnya sudah siap untuk mendengarkan apa yang akan dipresentasikan. Seperti halnya lapoebagian besar presentasi bisnis dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan informasi dari audiensnya. Meskipun presentasi bisnis bisa mengandung unsur humor, tetapi presentasi bisnis tidak semata-matadimaksudkan untuk memberi hiburan. Secara umum, format presentasi terdiri dari 3 bagian yaitu bagian pembukaan, bagian isi, dan bagian penutup.

1.1. Bagian Pembukaan

Bagian pembukaan berisi/bertujuan mendapatkan perhatian audiens, membangun kepercayaan diri, dan mempersiapkan audiens. Oleh karena itu, bagian pembukaan harus dibuat menarik agar audiens tertarik dan siap menerima presentasi.

1) Menarik perhatian audiens

Sebelum pembicara menyampaikan materi presentasi, ia harus dapat menarik perhatian audiens terlebih dahulu. Mendapatkan perhatian audiens merupakan faktor penting dalam kesusksesan presentasi. Oleh karena sebaik apapun persiapan presentasi yang telah dilakukan, tanpa perhatian dari audiens, presentasi tidak ada maknanya. Faktor penarik perhatian audiens (umpan) dapat berupa intensitas, gerakan, keakraban, kebaruan, humor dan ketegangan (Cuurties et. All. 1996:311).

a) Intensitas

Sesuatu yang lain dari hal yang ada di sekitarnya akan menarik perhatian, contohnya cahaya, suara, bau, dan objek. Cara menarik perhatian dengan intensitas dapat dilakukan dengan menampilkan objek, baik melalui OHP maupun viewer, atau menunjukkan objek yang tidak dibawa atau tidak dimiliki audiens.

b) Gerakan

Objek yang bergerak biasanya lebih menarik daripada objek yang diam. Seorang pembicara yang tadinya duduk kemudian membuat gerakan berdiri akan lebih menarik perhatian audiens.

c) Keakraban

Salah satu cara untuk menarik perhatian adalah dengan mengacu pada keakraban. Jika pembicara dapat mengenali audiens, baik dalam hal nama, jabatan, atau prestasi, maka pembicara tersebut lebih menarik perhatian audiens daripada tidak mengenal sama sekali. Hal yang seringkali ditemui dalam presentasi adalah menyebut beberapa nama atau jabatan, atau prestasi audiens sebelum membahas materi.

d) Kebaruan

Sesuatu yang baru akan lebih menarik perhatian audiens daripada sesuatu yang sudah dikenalnya. Pendapat itu bertentangan dengan Bovee & Thill yang menyatakan bahwa audiens akan lebih tertarik untuk membahas materi yang sudah dipahaminya. Mereka juga mengatakan bahwa materi yang kurang relevansinya dengan diri audiens akan menjadi kurang menarik (Bovee & Thill, 1995:601).

e) Humor

Humor akan menarik perhatian audiens karena humor akan menurunkan ketegangan, baik dari audiens maupun dari pembicaranya. Namun demikian, humor dalam presentasi bisnis harus relevan dan dengan cita rasa yang baik. Selain itu, karena humor ini hanya untuk menarik perhatian audiens, maka jumlahnya relatif kecil.

f) Ketegangan

Situasi yang diciptakan dengan kesan tegang juga dapat menarik perhatian audiens. Namun demikian, situasi tegang itu sebaiknya segera diakhiri agar audiens segera menangkap materi dan memberikan umpan balik, baik dengan pertanyaan maupun dengan komentar-komentar.

Tidak semua faktor tersebut harus digunakan oleh pembicara secara bersamaan, pembicara dapat menggunakan satu atau kombinasi diantaranya. Pemilihan faktor penarik minat itu disesuaikan dengan situasi, audiens, dan faktor pembicara sendiri.

2) Membangun kredibilitas

Pembicara yang memiliki kredibilitas tinggi lebih diterima audiens daripada berkredibilitas rendah. Penampilan yang rapi akan meningkatkan kredibiltas pembicara. Pada umumnya, orang yang memiliki kompetensi paling baik dalam materi yang dipresentasikan akan mendapatkan kredibiltas yang lebih tinggi.

3) Peninjauan audiens

Pada bagian awal presentasi perlu dilakukan peninjauan oleh audiens, yaitu membiarkan audiens memahami apa yang akan dipresentasikan dengan membacakan judul presentasi atau membacakan tujuan presentasi. Pemahaman judul atau tujuan presentasi akan membantu audiens memahami isi presentasi secara keseluruhan.

1.2. Bagian Isi (Body)

Bagian isi atau sering disebut batang tubuh merupaka bagian terpenting dari presentasi, sedangkan bagain pembukaan dan penutup merupakan sarana yang mendukung bagian isi. Pada bagian isi semua latar belakang, pokok pikiran, alasan-alasan, dan kesimpulan dikemukakan. Oleh karena itu, bagian isi harus memiliki struktur yang jelas, dengan urutan pembahasan yang mudah dipahami dan berusaha mempertahankan perhatian audiens.1. Penekanan struktur/format

Di dalam komunikasi tertulis, struktur penulisan bagian isi lebih mudah diidentifikasi dengan melihat judul paragraf, jarak antarparagraf, dan daftar yang ada. Di dalam sebuah presentasi, format/struktur itu relatif sulit diidentifikasi. Untuk melihat struktur/format presentasi, audiens dapat menggunakan transisi. Transisi adalah kata-kata atau kalimat-kalimat yang menghubungkan kalimat-kalimat atau bagian-bagian dalam presentasi (Curties at.al. 1996:316).sementara untuk menghubungkan paragraf saru dengan yang lain atau menghubungkan pokok pikiran satu dengan pokok pikiran yang lain dapat digunakan transisi, seperti sekarang akan dibahas masalah A, pembahasan kita sekarang adalah B, selanjutnya akan dibahas pokok pikiran Z, atau berikut adalah kesimpulan yang dapat diambil.2. Urut-urutan bagian isi

Bagian isi harus memiliki irutan yang jelas dan logisuntuk mempermudah audiens dalam memahami presentasi. Urut-urutan bagian isi akan berhubungan dengan pola organisasi pokok pikiran. Pola organisasi pokok pikiran dapat dibedakan menjadi kronologikal, spasial, topical, kausal, pemecahan masalah, klimaks, dan antiklimaks.

Apabila pembicara memilih pola organisasi pokok pikiran yang lain, maka urutan pembahasannya mengikuti pola tersebut. Hal yang perlu diperhatikan adalah bagaimana pembicara memilih satu pola organisasi yang sesuai dengan tujuan, audiens dan situasinya. Dengan demikian, baik pembicara maupun audiens bisa mencapai tujuan.

3. Mempertahankan minat audiens

Apabila di bagian awal pembicara perlu menarik perhatian audiens, maka pada bagian isi atau batang tubuh, pembicara harus dapat mempertahankan perhatian audiens. Perhatian pada bagian isi sangat penting karena di sinilah ide-ide pokok presentasi disampaiakan. Menarik perhatian pada bagian pembukaan dimaksudkan sebagai pancingan agar audiens lebih dahulu tertarik dengan presentasinya. Sementara tahap selanjutnya berada pada isi presentasi.

Berikut beberapa petunjuk yang dapat digunakan untuk mempertahankan perhatian audiens: menghubungkan topik presentasi dengan kebutuhan audiens; menggunakan bahasa yang jelas; dan menjelaskan hubungan antara tujuan presentasi dengan ide-ide pokoknya (Bovee & Thill, 1995:604).

4. Menghubungkan topik preentasi dengan kebutuhan audiens

Apabila pembicara dapat menghubungkan topik atau pokok pikiran presentasi dengan kebutuhan audiens, maka dapat dipastikan bahwa audiens akan memperhatiakn pembicara. Oleh karena audiens memiliki suatu kebutuhan tertentu, dan pada saat topik yang berhubungan dengan kebutuhan tersebut dikemukakan, maka mereka memandang mampu memenuhi kebutuhan tersebut.5. Menggunakan bahasa yang jelas

Penggunaan bahasa yang tidak jelas akan membuat audiens cepat bosan. Demikian juga dengan penggunaan istilah khusus (jargon) yang hanya dipahami oleh kelompok tertentu. Oleh karena itu, gunakan bahasa yang mudah dipahami atau yang familiar. Usahakan untuk tidak menggunakan istilah khusus (jargon). Apabila harus menggunakannya, berikan juga makna dari jargon tersebut.6. Menjelaskan hubungan topik dengan ide-ide yang familiar

Dalam presentasi dengan audiens yang sudah sedikit memahami, cukup memahami, dan sangat memahami, pembicara erlu menghubungkan topik dengan ide-ide yang sudah mereka kenal sebelumnya. Hal tersebut bukan hanya mempermudah audiens dalam memahami, tetapi juga memungkinkan audiens untuk menghubungkannya dengan apa yang sudah melekat di dalam ingatan audiens. Dengan demikian, presentasi akan lebih menarik minat audiens.

1.3. Bagian Penutup

Bagian penutup harus terstruktur sehingga audiens memahami ide pokok yang disampaikan. Lebih dari itu, pada bagian ini pembicara harus memperhatiakan 3 hal yaitu (1) meringkas dan mengulang pokok pikiran; (2) menggarisbawahi tahap selanjutnya; dan (3) menutup dengan pesan positif (Bovee & Thill, 1995:604).

7. Meringkas pokok pikiran

Sebelum presentasi ditutup, pembicara harus mengulang pokok pikiran yang telah dijelaskan dibagian isi. Maksud pembuatan ringkasan pokok pikiran kemudian membacanya adalah untuk mengingatkan kembali akan isi presentasi sehingga audiens mampu memahami secara jelas isi dan maksud presentasi.

8. Menggarisbawahi tahap selanjutnya

Secara umum, tujuan presentasi bisnia adalah menginginkan audiens untuk melakukan perubahan tertentu, seperti dalam hal sikap, perilaku, tindakan, nilai, dan kepercayaan. Oleh karen itu, pembicara harus menekankan tindakan yang harus dilakukan audiens setelah presentasi berakhir. Tindakan yang diinginkan harus cukup jelas. Jika ada, pertanyaan biasa diajukan secara bergiliran baru kemudian dijawab. Ada kemungkinan pertanyaan terlupakan atau kurang dipahami betul intinya sehingga penanya mungkin kurang merasa puas.

Hal tersebut tidak secara langsung menimbulakn situasi konfrontatif antara audiens dengan pembicara.

3. Seni Penyampaian PresentasiDisamping persiapan dalam hal materi dan media, pembicara perlu memperhatikan beberapa faktor yang dapat memengaruhi keberhasilan presentasi. Faktor-faktor tersebut seperti cara berpakaian, pandangan mata, ekspresi wajah, sikap tubuh, suara dan bahasa.1. Cara Berpakaian

Dalam presentasi formal, cara berpakaian menentukan kredibilitas. Oleh karena pentingnya cara berpakaian dalam presentasi, maka faktor itu harus mendapat perhatian yang sungguh-sungguh. Berikut beberapa tip atau petunjuk yang dapat digunakan dalam cara berpakaian.

a) Pakaian dipilih yang serasi, baik warna maupun bentuk/modelnya. Pakaian untuk presentasi formal dipilih yang berwarna formal, seperti hitam, biru, abu-abu, utih dan coklat. Sementara bentuk atau model pakaiannya adalah model formal

b) Memperhatikan kelengkapan pakaian, seperti kancing baju, resliting, ikat pinggang, sepatu, kaos kaki, dan dasi.

c) Memeriksa kerapian atau kesempurnaan berpakaian seperti kerah baju, kancing baju, resliting, tali sepatu, warna sepatu, dan penggunaan dasi.

d) Untuk pembicara perempuan, perhatikan penggunaan make up. Make up tidak perlu tebal, tetapi tidak boleh juga tidak memakai make up sama sekali karena akan terlihat citra kurang profesional.

2. Pandangan Mata

Untuk menunjukkan etika dan kewibawaan, pembicara harus memandang ke arah audiens. Pandangan mata menyapu seluruh ruangan, dimulai dari arah kiri ke kanan atau dari depan ke belakang. Apabila jumlah audiens tidak terlalu banyak, pembicara dapat memandang audiens satu persatu, tetapi tidak terlalu lama-lama. Jika pesertanya banyak, cukup berikan pandangan menyeluruh yang bersifat umum. Tidak dibenarkan untuk memandang ke lantai, ke atap, atau catatan secara terus-menerus pada saat berbicara.

3. Presentasi dengan sikap tubuh berdiri

Sikap tubuh pada saat presentasi adalah berdiri tegak dengan kaki sedikit terbuka. Tujuannya agar dapat beridir dengan kokoh, tetapi tetap menjaga kesopanan. Setelah berdiri tegak didepan audiens, pembicara mengatur segala sesuatunya agar situasi menjadi tenang. Pembicara perlu menguasai diri sendiri dengan menarik nafas dalam-dalam dan memandang ke arah audiens. Tangan bisa digunakan untuk menekankan pembicaraan, dan dapat pula untuk mengatur jalannya presentasi, misalnya untuk membuka flipchart, menulis di papan tulis, atau yang lain. Pada saat tangan tidak sedang digunakan, dekapkan tangan di perut dengan sikap tubuh tetap tegak. Sikap yang harus dihindari adalahmemasukkan tangan ke dalam saku atau melakukan gerakan-gerakan yang tidak perlu secara terus-menerus seperti memegang-megang dasi, taplak meja, atau bahkan menggaruk-garuk kepala.

4. Suara

Suara merupakan faktor yang sangat penting. Oleh karena itu, suara harus mendaatkan perhatian yang besar. Setiap orang memiliki suara yang berbeda-beda, misalnya merdu, nyaring, keras, dan lemah. Agar presentasi dapat dilaksanakan dengan baik, pembicara harus berlatih. Latihan mencakup mengeluarkan suara dengan jelas, tidak monoton, dengan tekanan yang tepat, dan bersemangat.

a. Suara jelas dan keras

Engucapan kata harus jelas agar makna mudah ditangkap. Selain itu, kata-kata juga harus diucapkan cukup keras agar dapat didengar oleh seluruh audiens.

b. Tidak monoton

Agar suara tidak monoton, kalimat harus diberi tekanan-tekanan tertentu. Pengertian berbicara cukup keras diatas tidak berarti bahwa pengucapan satu kalimat harus keras. Namun, kata-kata tertentu yang dirasa penting diberi tekanan yang lebih keras dan kata yang lain dapat lebih lemah.

c. Suara bersemangat

Suara yang bersemanagt lebih tercermin pada pengucapan yang bersemangat. Presentasi tidak akan menarik jika pengucapan kata-katanya dilakukan tanpa semangat. Selain itu, pembicara juga harus menghindari pengucapan kata dengan bergumam dan merendahkan suara di akhir kalimat.

5. Bahasa

Dalam presentasi, pembicara menggunakan bahasa yang baku atau bahasa yang formal. Penggunaan bahasa sehari-hari atau bahasa pergaulan akan menurunkan tingkat formalitas presentasi. Disamping itu, wibawa berbicara juga dapat turun. Selanjutnya pada setiap kalimat dipilih struktur bahasa yang sederhana dan singkat agar mudah dipahami. Sedapat mungkin hindari penggunaan kalimat majemuk. Ubah kalimat majemuk menjadi beberapa kalimat sederhana. Hindari pula penggunaan jargon karena tidak semua audiens memahaminya.

Referensi

Sutrisna,Dewi.2006.Komunikasi Bisnis.Yogyakarta:Penerbit Andi

http://manajemenppm.wordpress.com/2013/09/02/mempersiapkan-presentasi-bisnis/ diunduh pada 21 November 2013 pukul 14.00 WITA