kolaborasi sharepoint server 2010 dengan microsoft office 2010.pdf

http://mugi.or.id/blogs/rizki

Kolaborasi SharePoint Server 2010 dengan Microsoft Office 2010 Page 1

PENDAHULUAN

SharePoint Server 2010 merupakan sebuah aplikasi yang bisa melakukan kolaborasi

dengan berbagai macam software lainnya terutama Microsoft salah satu diantaranya

dengan Microsoft Office 2010 yang bisa disebut juga dengan Business Connectivity

Services ( BCS ). Dimana di Microsoft Office 2010 kita tinggal meyimpan sebuah

document langsung ke dalam site SharePoint. Ebook ini ditunjukan untuk kalangan

pemula atau menengah yang ingin belajar tentang SharePoint Server 2010. Bahkan

kita dapat menginstall Office Web Apps di dalam SharePoint Server 2010 dimana kita

bisa membuat atau mengedit sebuah document Office melalui browser tanpa harus

mempunyai aplikasi Microsoft Office 2010. Dengan terintegrasinya Office Web Apps ke

dalam SharePoint Server 2010 akan memudahkan kita dalam bekerja dan mengakses

document dimanapun dan kapanpun berada selama ada koneksi Internet.


KATA PENGANTAR

Pertama-tama saya panjatkan Puji dan Syukur kepada Allah SWT yang telah

memberikan rahmat dan anugerahnya sehingga saya dapat menyelesaikan ebook ini.

Ebook ini merupakan bagian 1 yang insya allah akan saya buat dalam 2 bagian.Pada

dasarnya ebook ini dibuat dengan tujuan untuk memperkenalkan fitur dari SharePoint

Server 2010 dimana dapat bekerja sama / berkolaborasi dengan Microsoft Office 2010

Saya mengucapkan terima kasih kepada rekan-rekan dan keluarga saya yang sudah

membantu saya dalam membuat ebook ini. Semoga ebook ini dapat bermanfaat

Saya menyadari bahwa salam ebook ini masih banyak kekurangan dan masih

jauh dari sempurna karena saya sendiri masih dalam tahap pembelajaran dan mencoba

belajar untuk menulis. Oleh karena itu saya menerima kritik dan saran yang

membangun ke [email protected]

Jakarta, Mei 2011

Rizki Fauzi


Business Connectivity Services di SharePoint Server 2010

SharePoint Server 2010 merupakan sebuah aplikasi yang bisa melakukan kolaborasi

dengan berbagai macam software lainnya terutama Microsoft salah satu diantaranya

dengan Microsoft Office 2010 yang bisa disebut juga dengan Business Connectivity

Services ( BCS ). Business Connectivity Services merupakan evolusi dari Business Data

Catalog ( BDC ) pada SharePoint Server 2007.dimana pada SharePoint Server 2010 BDC

masih tetap ada dan merupakan bagian dari BCS. Business Connectivity Services

merupakan satu set services dan fitur yang menyediakan sebuah SharePoint Solutions

dengan sumber data dari external, baik itu external list maupun external system.

Dengan menggunakan BCS kita bisa create, read update, delete, dan query ( CRUDQ )

external system dari Microsoft Office Application atau dari SharePoint Site jika external

system support untuk operations dan model di BDC Service.

External List antara lain :

1. Web Part

2. Microsoft Office Suite 2010 ( Word , Excel , PowerPoint, InfoPath, Outlook, )

3. Microsoft Visio 2010

4. Microsoft SharPoint Workspace 2010

External System antara lain :

1. Microsoft SQL Server database

2. SAP Application


3. Web Services termasuk WCF Services

4. Custom applications

5. Website yang dibangun dari SharePoint

Tujuan dari BCS adalah

1. Membawa external data ke dalam SharePoint

2. Menyediakan external data dalam sebuah central location

3. Extend rich data enterprise

4. Mudah digunakan dan sebagai solutions yang bisa di cutomize


Services Application untuk mendukung Business Conectivity Services di SharePoint

diantaranya ada Access Services, Excel Services, PerformancePoint Services, Visio

Grapichs Services, dan Word Automation Services. Semua status services application

tersebut defaultnya dalam kondisi started. Untuk melakukan konfigurasi pada services

application tersebut kita tinggal mengklik pada services application

Untuk melihat services-services Office Application pada MOSS 2010 sebagai berikut :

1. Jalankan SharePoint 2010 Central Administration

2. Pada halaman SharePoint 2010 Central Administration pilih Managed Services

Application


3. Kemudian pilih Tab Services maka kita dapat melihat services-services yang saya

tandai warna merah diantaranya Access Services, Excel Services Application,

PerformancePoint Services Application, Visio Grapichs Services, dan Word

Automation Services.

Sementara untuk melihat feature pada sebuah site sharepoint sebagai berikut :

1. Masuk ke dalam site sharepoint yang anda miliki

2. Pada Site Actions > Site Settings

3. Kemudian di Site Settings pilih Manage Site Feature. Pastikan feature dari

SharePoint Server Enterprise Site Collection feature telah Active. Seperti yang

terlihat pada gambar dibawah ini.


Publish Document ke dalam SharePoint Portal

Di Microsoft Office 2010 kita bisa langsung meyimpan document ke dalam SharePoint

Portal karena pada Backstager Microsoft Office 2010 sudah menyediakan Save to

SharePoint.

1. Pada File > Save & Send

2. Kemudian pilih Save to SharePoint

3. Selanjutnya document disimpan dalam shared document di site Sharepoint untuk

itu pilih Browse for a location


4. Kemudian pada jendela Save As di File name masukan url site sharepoint untuk

menyimpan document. Pada contoh dibawah ini saya memasukan sebuah

document ke dalam site sharepoint dengan url http://kiki-

pc:9649/SharedDocument . Apabila sudah klik Save

5. Setelah itu kita diminta untuk memasukan username dan password kemudian

klik OK

http://kiki-pc:9649/SharedDocumenthttp://kiki-pc:9649/SharedDocument


6. Setelah memasukan username dan password makan pada jendela Save As akan

tampil sebuah page dalam hal ini Shared Document di Team site sharepoint yang

saya punya seperti yang terlihat pada gambar dibawah ini. Kemudian klik Save


Dan pada gambar dibawah ini terlihat bahwa document yang dipublish langsung dari

Microsoft Word 2010 akan tampil di Shared Document Team site.


SharePoint Server 2010 dengan Microsoft Access 2010

Pada MOSS 2010 terdapat sebuah services yaitu Access Services. Access Services

adalah sebuah application services yang tersedia di SharePoint Server 2010 dimana

user bisa melakukan create, edit, dan update yang terhubung dengan database

Microsoft Access 2010 dimana user juga bisa melihat dan melakukan perubahan dengan

menggunakan Internet Browser, Microsoft Access 2010 atau HTML page. ITpro atau

end user bisa menggunakan Access Services untuk menggunakan Access Application di

dalam Browser, melakukan publish dan share information diantara anggota team, user

juga bisa membuat atau memodify web application apabila Microsoft Access 2010 pada

client tidak tersedia.

Membuat Contact Web Database

Pada Microsoft Access 2010 fitur terbarunya adalah kita bisa membuat web database

dan mempublish di site Sharepoint Server 2010. User dapat menampilkan database

access ke dalam browser. Pada ebook ini saya menggunakan template yang sudah

tersedia di Access 2010 untuk membuat web database yaitu contact web database.

Template contact web database digunakan untuk meyimpan semua informasi

mengenai user. apabila tidak ingin menggunakan template kita bisa web database

dengan mengggunakan blank web database.berikut ini langkah-langkah

menggunakan contact web database

1. Jalankan Microsoft Access 2010

2. Kemudian Pilih File > New > Sample Template


3. Pada gambar diatas terdapat beberapa sample template web database yang bisa

kita gunakan untuk di publish di SharePoint Server 2010 diantaranya Asset Web

Database, Charitable Contributions Web Database, Contact Web

Database, Issues Web Database dan Project Web Database.


4. Setelah kita membuat contact web database maka semua object pada Access

seperti Tables, Queries, Form dan Report sudah dibuatkan oleh Access. Kita

tinggal menginput data di access tersebut atau ketika sudah dipublish di

SharePoint Server 2010.Templates yang sudah tersedia pun kita bisa tambahkan

kembali object yang sudah ada ataupun mengganti nama atau field yang ada.


5. Sebelum mempublish Access ke dalam SharePoint Server 2010 kita harus harus

menjalankan Run Compability Checker dimana Run Compability Checker

ini bertujuan untuk mengecek database aplikasi kita apakah item dan settingsnya

support terhadap web yang ada.


6. langkah yang harus kita adalah Pada menu File pilih Save & Publish selanjutnya

pilih Publish Access Services. Kemudian jalankan Run Compability Checker.

terlihat pada gambar diatas sedang berjalan compability checker. Apabila ada

issue maka kita dapat melihat pada Web Compability Issue yang terdapat

dibagian bawahnya.


7. Apabila tidak ada issue, maka kita dapat memasukan URL Site SharePoint Server

2010 pada Server URL dan beri nama pada Site Name. kemudian kita dapat

menjalankan Publish Access Services

8. Pada gambar diatas terlihat progress bar Microsoft Access 2010 sedang

melakukan Synchronizing Web Application


9. Apabila Synchronizing Web Application telah berhasil dilakukan maka akan

tampil jendela Publish Succeeded. Dimana pada jendela tersebut terdapat

sebuah link atau url yang nantinya akan terdapat site web contact database.

untuk melihat pada Site SharePoint Server 2010 kita dapat mengklik url tersebut.


10. Pada gambar diatas SharePoint Server 2010 sedang melakukan preparing site

web application access yang sudah kita publish pada langkah sebelumnya.


11. Kemudian refresh browser dan hasilnya dapat langsung kita lihat dimana

contact web database yang tadinya kita buat dengan Microsoft Access 2010

kini sudah ada di site SharePoint Server 2010.tidak ada perbedaan ketika

sebelum di publish maupun sesudah dipublish.


12. Pada gambar diatas adalah sebuah form access yang ada di site sharepoint

server 2010 digunakan untuk menginput sebuah user dimana data user

tersebut langsung tersimpan di site sharepoint server maupun di Microsoft

Access 2010 sendiri.


13. Data user yang sudah kita input sebelumnya akan tampil di Menu Datasheet di

SharePoint Server 2010.sedangkan pada gambar dibawah ini data yang sudah diinput

terdapat di access mapun di site sharepointnya


SharePoint Server 2010 dengan Microsoft Info Path 2010

Microsoft InfoPath 2010 adalah sebuah tool yang digunakan untuk membuat dan

mendesain sebuah form sebagai XML ( Extensible Markup Languange ) untuk desktop

dan browser. Untuk SharePoint Server 2010 sendiri selain digunakan untuk membuah

sebuah entry form ke dalam list juga dapat digunakan untuk membuat workflow.

Microsoft Info Path 2010 terdiri dari dua yaitu L

1. Microsoft Info Path Designer 2010 digunakan untuk membuat , medesain

dan mengedit sebuah tampilan Form

2. Microsoft Info Path Filter 2010 digunakan untuk membuka dan mengedit

Form dari yang hanya digunakan di local computer / desktop bukan untuk di

Web Browser

Template yang ada pada InfoPath Designer 2010

SharePoint List : template yang digunakan untuk generate tampilan pada

SharePoint List.

SharePoint Form Library : template ini digunakan untuk generate form library.

Email : template ini membuat form yang bisa digunakan dengan email

BlankForm :template ini membuat sebuah form yang masih kosong

BlankForm ( InfoPath Filler ) : digunakan untuk membuat sebuah Form yang

hanya digunakan untuk desktop / local

Database : template ini digunakan untuk membuat form yang menggunakan

database SQL Server atau Microsoft Access


Web Services : Template ini digunakan untuk generate form dari web services

Data Connection File : Template ini untuk membuat Form yang menggunakan

data connection file yang tersimpan di SharePoint

Convert Exisiting Form : digunakan untuk mengconvert sebuah form template

Blank 2007 Form :membuat form yang web based berdasarkan form InfoPath

2007

Blank 2007 Form ( Info Path Filler ) : untuk membuat sebuah form pada client

InfoPath 2007


Mengedit SharePoint list dengan InfoPath Form

Selain membuat sebuah form baru dari InfoPath Designer 2010 kita juga dapat

mengedit/kustomisasi tampilan form untuk list di SharePoint 2010. List yang disediakan

oleh SharePoint Server 2010 juga kita dapat diedit / kustomisasi dengan InfoPath. Pada

ebook ini saya menggunakan custom list. Berikut ini langkah-langkah untuk membuat

list di SharePoint Server 2010 untuk selanjutnya di edit dengan InfoPath 2010

1. Masuk ke site SharePoint Server 2010 yang telah anda buat.kemudian di Site

Actions > View All Site Content.

2. Pada halaman All Site Content pilih Create yang terletak di atas halaman


3. Kemudian muncul PopUp untuk membuat sebuah content. Pada contoh ini saya

membuat sebuah Custom list dimana di custom list ini kita bisa membuat field-

field yang diperlukan saja. Pada Filter pilih List > Custom List. Masukan nama

list yang anda ingin buat dan selajutnya klik Create. Untuk setting lebih lanjut

pada list yang ingin di buat, anda dapat memilih More Options


4. Pada list yang telah saya buat dengan nama Form Pendaftaran. Akan tampil field

title list Form Pendaftaran. Anda dapat melihat tampilan Form Input dengan

mengklik Add new item. Untuk melakukan edit pada list Form Pendaftaran, di

site Ribbon SharePoint Server 2010 pilih tab List > Customize Form


5. PopUp Form Pendaftaran ketika kita mengklik Add new item dimana hanya ada

satu field yaitu title

6. Seteleh memilih Customize Form kemudian akan tampil InfoPath Designer

2010.dimana pada InfoPath Designer terdapat duabuah field yaitu Title dan

Attachment. Untuk melakukan edit dengan melakukan penambahan sebuah

field.kita dapat memasukan row baru dengan klik kanan pada Form > Insert >

Rows Below. Atau dengan memasukan sebuah table yang sudah disediakan

oleh InfoPath 2010 pada tab Insert


7. Masukan beberapa Controls ke dalam Form seperti pada tampilan gambar di

bawah ini.


8. Untuk mengganti Display Name field di site SharePoint Server nanti .untuk

melakukannya pilih field yang berada di sebelah kanan Form. Duoble klik field

yang ingin edit kemudian di Field or Group Properties pada Display Name ganti

Nama yang ingin ditampilkan.


9. Apabila Form sudah di design maka sebaiknya jalankan terlebih dahalu Design

Checker untuk melakukan pengecekan pada Form yang telah kita buah

sedangkan untuk mepublish ke dalam list yang telah kita buat pilih Quick

Publish.

10. Tunggu prosesnya sampai ada keterangan Your template was published

successfully. Untuk melihat form yang telah kita buat pilih Open the SharePoint

list in the browser. Seperti pada gambar di bawah ini.


11. Setelah masuk ke dalam site SharePoint Server 2010. Kemudian pilih list Form

Pendaftaran. Dan hasilnya dapat kita lihat pada field-field di list Form

Pendaftaran. Untuk menambahkan sebuag record ke dalam list pilih Add new

Item


12. Di PopUp Form Pendaftaran terlihat tampilannya menyerupai dengan Form yang

sudah dibuat dengan InfoPath Designer 2010. Masukan beberapa data ke

dalam Form tersebut dan pilih Save

13. Hasil Form yang telah dinput dapat kita lihat ada sebuah record di list Form

Pendaftaran.


SharePoint Server 2010 dengan Microsoft Visio 2010

Microsoft Visio Services di MOSS 2010 adalah service application dimana user bisa share

dan melihat Microsoft Visio Web Drawing. Apabila dalam membuat sebuah diagram di

Microsoft Visio 2010 yang menggunakan data sources dan di publish di SharePoint Site

maka services Visio 2010 juga dapat melakukan refresh dan update data ketika ada

data sources diupdate. Visio Web Drawing dapat dirender oleh Visio Services dan dapat

dilihat di Browser. User dapat melihat document visio tanpa harus menginstall visio di

local computer. Visio files dapat dipublish ke SharePoint Server 2010 dengan

menggunakan edisi yang Professional dan Premium

Data Sources yang disupport oleh Visio Services :

1. SQL Server 7.0

2. SQL Server 2000

3. SQL Server 2005

4. SQL Server 2008

5. OLEDB atau ODBC

6. SharePoint Server List

7. Custom Data Providers


Dengan menggunakan Microsoft Visio 2010 Premium kita dapat membuat Workflow.jadi

selain dengan SharePoint Server 2010, SharePoint Designer 2010, Microsoft Visual

Studio 2010, Visio juga dapat digunakan untuk membuat workflow yang dapat diimport

ke SharePoint Designer 2010 atau langsung dipublish ke site SharePoint Server

2010.Pada ebook ini saya membuat sebuah diagram workflow sederhana yang dipublish

ke site SharePoint Server 2010.

Template SharePoint Workflow


Membuat SharePoint Workflow di Visio 2010 Premium

1. Buka Microsoft Visio 2010 Premium

2. Pilih Template category Flowchart dan Microsoft SharePoint Workflow

template

3. Kemudian pilih button Create untuk membuat new drawing

Template SharePoint Wokflow

4. Shapes yang ada pada SharePoint Workflow ada tiga yaitu SharePoint

Workflow Actions, SharePoint Workflow Conditions, dan SharePoint

Workflow Terminators.


Shapes SharePoint Workflow Actions

Shapes SharePoint Workflow Conditions


Shapes SharePoint Workflow Terminators

5. Kemudian tambahkan shapes Start dan Terminate untuk mulai dan akhir dari

proses workflow.


6. Pada Shapes SharePoint Workflow Conditions , drag Compare document field ke

dalam drawing dan beri nama dengan Check for Overtime

Check for Overtime shape

7. Tambahkan Approval process shapes ke dalam drawing pada SharePoint

Workflows Actions dan set shapes dengan nama Send to Manager for Approval

Send to Manager for Approval shape

8. Langkah selanjutnya adalah menambahkan Compare data source di SharePoint

Workflow Conditions dan beri nama dengan Check for Approval


Check for Approval shape

9. dan shapes terakhir ditambahkan adalah Set field pada SharePoint Workflow

Actions dan beri nama dengan Clear Overtime.

Clear Overtime shape

10. langkah terakhir adalah melakukan connect diantara shapes.

Connect shapes Start to Check for Overtime

Connect Check for Overtime to Send to Manager for Approval

Connect Check for Overtime to the Terminate shape

Connect Send to Manager for Approval to Check for Approval

Connect Check for Approval to Clear Overtime

Connect Check for Approval to the Terminate shape

Connect Clear Overtime to the Terminate shape


Shape connection

11. kemudian tambahkan conditions connection dengan yes atau no dengan cara klik

kanan pada connection atau melakukan double klik pada connector. Seperti yang

terlihat pada gambar dibawah ini

marked yes or no


12. Hasil akhir workflow time sheet approval dapat kita lihat pada gambar dibawah ini.

Shape connections with choices

13.Pada tahap ini kita telah selesai membuat workflow yang sangat sederhana untuk

proses selanjutnya kita bisa mengekspor ke SharePoint Designer 2010. Tetapi pada

ebook ini saya hanya membuat contoh workflow sederhana untuk kemudian di

publish di site SharePoint Workflows sebagai document atau dengan menggunakan

webpart Untuk membuat workflow lebih menarik dengan warna kita bisa mengganti

thema shape dengan cara pada Tab Design > pada group Themes > pilih

Themes yang tersedia


14. Di Visio 2010 kita bisa mengecek dari pembuatan diagram sesuai dengan

ketentuan caranya adalah pada Tab Process pilih Check Digram dan pada

dialog box yang tampil pastikan tidak ada issue pada diagram workflow yang kita

buat.

15. Untuk mempublish di Site SharePoint Server 2010, Diagram Workflow dapat kita

simpan sebagai web drawing atau visio drawing. Seperti yang terlihat pada

gambar dibawah ini.Pada ebook ini saya menyimpan sebagai Web drawing.


Setelah itu masuk ke dalam site sharepoint dalam ebook ini saya menggunakan Team

site.Untuk mengupload document visio ke dalam site pilih Add document.


Untuk mengupload sebuah document maka pilih Browse, apabila kita ingin mengupload

document yang banyak maka pilih Upload Multiple Files. Kemudian klik OK

Dapat kita lihat pada gambar dibawah ini sebuah web drawing Timesheet Approval

sudah ada di Shared Document di Team Site SharePoint


Untuk melihat dari file Timesheet Approval tersebut maka kita klik document tersebut

kemudian sharepoint menampilkan sebuah page baru yaitu Visio Web Access. Dengan

Visio Web Access ini kita tidak perlu menginstall aplikasi Visio sekedar hanya untuk

melihat sebuah diagram karena sharepoint sudah menyediakan dengan adanya Visio

Web Access

Selain mengupload file visio web drawing ke dalam Shared Document kita juga dapat

menggunakan Web Part di site SharePoint. dengan Web Part maka diagram dari visio

akan langsung terlihat tanpa membuka document visio tersebut.

1. Pilih tab Page pada site SharePoint ( Team Site )

2. Kemudian pilih Edit


3. Selanjutnya akan tampil Editing Tools pada Ribbon

4. Di tab Insert > Web Part

Untuk memasukan Web Part Visio Web Access ke dalam home dari Team Site di

Categories pilih Business Data > kemudian di Web Part pilih Visio Web Access. Klik Add


Setelah itu di Home Team Site akan ada Web Part Visio Web Access untuk memasukan

Visio Web Drawing ke dalam Web Part tersebut maka pilih Click here to open tool

pane

Browse Web Drawing URL dengan mengklik button browse pada tool pane


Karen file Visio Web Drawing Time Sheet Approval yang sebelumnya berada di Shared

Document maka kita pilih Shared Document pada jendela Select an Asset Webpage

Dialog. Atau kita dapat memasuk url document tempat disimpan pada location URL

yang tersedia. Kemudian klik OK

Hasilnya dapat kita lihat pada gambar dibawah ini dimana Visio Web Drawing langsung

ditampilkan di halaman Home Team Site. Karena sudah menggunakan Web Part Visio

Web Access.

kolaborasi sharepoint server 2010 dengan microsoft office 2010.pdf

Documents