IMPLEMENTASIMANAJEMEN DOKUMEN DAN KOLABORASI

INFORMASIDI LINGKUNGAN PERUSAHAAN MELALUI WEB

PORTAL INTRANET MENGGUNAKAN MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT SERVER 2007

OLEH :ACHMAD

FIRMANSYAH

“Portal sekarang sudah menjadi kebutuhan di semua korporasi dan institusi, bukan saja sebagai wadah untuk menampung berita dan dokumen tetapi lebih penting lagi adalah sebagai wadah kolaborasi dan sentral knowledge management bagi perusahaan”.

Novi Tandjung,Producting Marketing Manager IW Category,

Microsoft Indonesia

Pentingnya mengelola dokumen dan informasi yang ada di dalam perusahaan,

1

Lambatnya pengelolaan dokumen, oleh karena masih dilakukan secara konvensional,2

Sulitnya memperoleh informasi yang sedang dibutuhkan,oleh karena belum adanya media untuk diseminasiinformasi.

3

Latar Belakang

Manajemen Dokumen

Merupakan sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak satu kepada pihak lainnya.

A way to produce, store, control, and track documents in a work-group environment. http://it.toolbox.com/wiki/index.php/Document_Management

Sebagai bahan pengambilan keputusan,

Sebagai memori perusahaan,

Sebagai referensi sejarah perusahaan,

Mengurangi resiko bisnis dan biaya,

Meningkatkan efisiensi dan proses bisnis,

Proses pengendalian yang lebih baik.

Manfaat Manajemen Dokumen

Kolaborasi Informasi

Merupakan suatu hubungan kerjasama antara lebih dari satu orang atau lembaga dalam sebuah kegiatan kaitannya dalam hal mengolah informasi.

Collaboration is a recursive process where two or more people or organizations work together in an intersection of common goals. http://en.wikipedia.org/wiki/Collaboration

Manfaat Kolaborasi Informasi

Peningkatan produktivitas.

Berbagi dan bertukar ide, pengetahuan, dan keahlian,

Kemampuan untuk secara efektif menyimpaninformasi yang tidak didokumentasikan,

Kemampuan untuk menggunakan kembali informasiuntuk mempercepat proses bisnis yang berulang,

Microsoft OfficeSharePoint Server (MOSS) 2007 (1)

MOSS 2007 adalah sebuah aplikasi berbasis web yang diciptakan oleh Microsoft, dan merupakan bagian dari platform SharePoint yang berjalan di atas WSS (Windows SharePoint Services) 3.0.

Kekuatan utamanya mengizinkan informasi sebuah organisasi dapat diorganisasikan sedemikian rupa, disatukan dalam aplikasi berbasis web terpusat, dan menyediakan taksonomi untuk data korporat.

Feature MOSS 2007

Arsitektur MOSS 2007

Microsoft OfficeSharePoint Server (MOSS) 2007 (2)

MOSS 2007 adalah aplikasi three tiers yang terdiri dari bagian-bagian yang menjalankan fungsi tertentu, diantaranya :Interface / Web Front End (WFE) TierApplication TierDatabase Tier

Sama halnya dengan pembagian tier pada level aplikasi, fungsi dari sebuah server yang ada di dalam infrastruktur MOSS 2007 juga dibedakan menurut aturan penamaan yang sama.

Microsoft OfficeSharePoint Server (MOSS) 2007 (3)

MOSS 2007 hanya mengenal satu jenis WFE server dan satu jenis database server, tetapi memiliki beberapa jenis application server yang memiliki fungsi yang berbeda.

MOSS 2007 memisahkan struktur logika dengan struktur fisik, sehingga pengalokasian sebuah server fisik untuk masing-masing jenis server tidak perlu dilakukan.

Topologi MOSS 2007 (1)

Standalone

Topologi MOSS 2007 (2)

Server Farm (Menengah)

Manajemen Dokumen Dengan MOSS 2007

Document CenterA site to centrally manage documents.

Document LibraryA location on a SharePoint site that is designed to accommodate documents. Versioning,Workflow.

Versioning Merupakan komponen inti dari setiap sistem

manajemen dokumen, yang melibatkan perekaman history terkait dengan setiap perubahan yang terjadi pada suatu dokumen.

Memungkinkan user untuk menyimpan, merekam, dan mengembalikan (restore) suatu dokumen (dan juga item lain) setelah mereka mengalami perubahan.

Workflow Dalam konteks teknologi SharePoint, workflow

didefinisikan sebagai gerakan otomatis dari suatu dokumen (dan juga item lain) melalui suatu aturan dan tindakan yang terkait dengan proses bisnis.

Dari perspektif manajemen dokumen, workflow merupakan suatu hal yang memungkinkan administrator content untuk menentukan suatu aturan bagaimana sebuah dokumen itu masuk, dipindahkan, dan dihapus dari web portal (situs SharePoint).

Ilustrasi Workflowstart

Approvers review

document

Send e-mail tonotify

approvers

Send e-mail tonotify document

author

Send e-mail tonotify document

author

end

Approve Reject

Kolaborasi Informasi Dengan MOSS 2007

WikiA site to brainstorm and share ideas.

Wiki PagesForward Link,Version History.

Forward Link

Sebuah cara untuk membuat sebuah topik / content di dalam wiki site (selain menggunakan shortcut Add new Wiki page).

Dengan cara menambahkan kurung ganda

([[ ]]) pada content halaman yang ada di dalam wiki site.

Version History

Memberikan gambaran singkat mengenai bagaimana suatu teks pada halaman wiki telah berevolusi.

Berguna jika user perlu untuk menentukan versi dari sebuah halaman wiki yang ingin dilihat atau dikembalikan (restore).

Kesimpulan MOSS 2007 mengurangi pemakaian ruang yang

dibutuh kan untuk menyimpan dokumen serta memudahkan dalam hal pencariannya,

MOSS 2007 memberikan kemudahan dalam penyaluran dan pengontrolan dokumen beserta versi dokumen,

MOSS 2007 menyediakan lingkungan untuk berkolaborasi dalam hal informasi.

Thanks