Proyek Pengembangan FK , Manajemen Proyek, dan Personalianya

Laksono Trisnantoro, PMPK Fakultas Kedokteran

Universitas Gadjah Mada

Penyusunan Proyek Pengembangan

Merupakan bagian dari pelatihan untuk peningkatan kinerja Lembaga melalui:

•Penguatan Ciri Kepemimpinan Dekan yang baikPengembangan ini membutuhkan tindakan langsung, bukan hanya teori

Sifat Dekan

Sifat Dekan untuk memicu Kemampuan Organisasi.

Penyusunan sebuah Proyek Pengembangan merupakan sebuah bukti kemampuan seorang Dekan untuk memicu perubahan.Hal ini sangat penting untuk meningkatkan kemampuan sebuah fakultas kedokteran.

Sifat Dekan untuk menggerakkan Komitmen Orang lain;

• Menyusun Tim Pengelola Proyek adalah salahsatu contoh untuk menggerakan komitmen orang lain dan melakukan semacam share of power.

• Ketua yang ditunjuk dalam sebuah kepanitiaan ad hoc akan terus berkoordinasi dengan Dekan dalam proses ini.

Pengelolaan Proyek

• Memberikan tempat latihan dan bekerja dalam tim

• Mempraktekkan ilmu manajemen dalam proyek

• Penting untuk regenerasi kepemimpinan fakultas: Pemimpin struktural ataupun pemimpin keilmuan

Diskusi:

• Apa definisi Proyek menurut anda? Apakah mempunyai konotasi positif ataukah negatif?

• Apakah anda pernah mengikuti kursus atau mengikuti mata kuliah manajemen proyek?

Tujuan Diskusi hari in i:

• Memahami definisi manajemen proyek .

• Memahami prinsip-prinsip manajemen proyek

• Mengetahui manfaat menggunakan manajemen proyek

Modul 1:

Pengantar Manajemen Proyek

Tujuan Instruksional KhususSetelah mengikuti sesi ini diharapkan para peserta mampu untuk:• Memahami konsep manajemen proyek• Memahami Proses Manajemen Proyek• Memahami Indikator Keberhasilan ProyekBacaan:• Cleland D. 1994. Project management. Part 1. Introduction

DEFINISI PROYEK

..…any undertaking that has definite, final objectives representing specific values to be used in the satisfaction of some need or desire

menurut Cleland D. 1994. Project Management. Part 1. Introduction

APAKAH PROYEK ITU ?

Suatu proyek adalah kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu tertentu dan

dimaksudkan untuk melaksanakan tugas yang sasarannya telah digariskan dengan jelas.

Proyek mempunyai suatu permulaan dan akhiran yang melibatkan manusia untuk mencapai suatu

tujuan yang spesifik dengan menggunakan parameter jadual, biaya dan kualitas.

Proyek:

• Perlu dikelola dengan benar

• Perlu Manajemen

• Perlu Memahami

Manajemen Proyek

DEFINISI MANAJEMEN PROYEK

--------------- the art of directing and coordinating human and managerial resources throughout the life of a project by using modern management techniques to achieve predetermined objectives of scope, cost, time, quality and participant satisfaction.

APAKAH MANAJEMEN PROYEK ITU ?

Manajemen proyek adalah suatu rangkaian proses, sistem dan teknik suatu perencanaan

yang efektif dan pengawasan sumber yang diperlukan untuk

keberhasilan penyelesaian suatu proyek.

Manajemen proyek adalah merencanakan, mengorganisir, memimpin

dan mengendalikan sumber daya untuk mencapai sasaran jangka pendek yang

telah ditentukan. Manajemen proyek menggunakan pendekatan

sistem dan hirarki (arus kegiatan) vertikal maupun horizontal

Keuntungan menggunakan Manajemen Proyek

Hubungannya dengan manajemen• Menyediakan definisi proyek dengan kinerja

yang akan dihasilkannya.• Menjaga manajemen dan pengguna kegiatan

tetap mendapatkan informasi tentang kemajuan.

• Mendorong keterlibatan “ pengguna” karena mereka tahu apa yang sedang terjadi.

• Menyediakan bank data yang historikal• Membangun kualitas dan pengendalian.

Manajemen Proyek dan Waktu• Menjadual dokumen dan membuat penelitian yang

seksama• Memaksa Manajer Proyek untuk melakukan

perencanaan dan mengevaluasinya bersama-sama dengan tim dan costumer

• Menjaga kedisiplinan yang membantu menghindari luputnya tugas - tugas penting dan mempertimbangkan keseimbangan antara dana, sumber, waktu atau kualitas

• Menyelesaikan masalah – masalah potensial tepat pada waktunya untuk melakukan perubahan

Konseptua-lisasi

perencanaan terminasi

Sumber daya dari Proyek

Tingkat kelanggengan(level of sustainability)

Fase-fase dalam sebuah Proyek

Pelaksanaan

• Proyek dalam tahap konsepsualisasi• Proyek dalam tahap perencanaan• Proyek dalam tahap pelaksanaan• Proyek dalam tahap terminasi

Diskusi:

• Di dalam fase mana proyek anda saat ini?

• Apa yang harus dilakukan saat fase ini?

Check-List Pertanyaan: A. Aspek Strategis Proyek

1. Apakah sudah dilakukan analisis mendalam mengenai perlunya Program Pengembangan ini?

2. Apakah program yang akan dikembangkan sesuai dengan Rencana Strategis fakultas?

3. Apakah proyek ini sudah mendapat persetujuan untuk dikembangkan oleh pimpinan fakultas?

B. Definisi Proyek

1.Apakah definisi Proyek sudah disusun/dinyatakan dengan jelas?

2.Apakah peran berbagai pihak sudah dinyatakan dengan jelas dan didokumentasi?

C. Stakeholder Proyek

1. Siapa stakeholder proyek?2. Apakah sudah ada proses penyusunan

konsep Program ini dengan baik dan melibatkan banyak stakeholder?

3. Apakah sudah ada analisis stakeholder proyek?

D. Aspek Personalia

1. Apakah sudah ada seleksi anggota dan pimpinan Proyek?

2. Apakah level otoritas sudah jelas?

Catatan tentang Kepala Proyek.

Mereka adalah orang yang: Mengorganisir orang-orang dan sumber daya

untuk mendukung tercapainya tujuan, sasaran dan strategi proyek;

Merencanakan sumber daya yang dibutuhkan untuk tercapainya tujuan, sasaran dan strategi proyek;

Mengidentifikasi dan menggunakan informasi yang relevan untuk mengelola proyek;

Mereka adalah orang yang: Mempunyai kepemimpinan untuk anggota-

anggota proyek; Melakukan evaluasi periodik terhadap hasil

proyek dan mengarhkan kembali sumber daya agar proyek dapat berjalan seperti yang diharapkan;

Menggunakan teknik dan peralatan modern untuk mendukung proses manajemen proyek;

Mereka adalah orang yang: Memelihara semangat kerja & kultur organisasi yang

baik; Menjaga agar para pengguna proyek gembira dan

mendapat informasi perkembangan proyek; Menjaga agar Dekanat, Kepala Bagian dan lain-lain

yang mempunyai kaitan dengan proyek mendapat informasi kemajuan proyek. Diharapkan mereka memahami bagaimana proyek cocok atau tidak dengan perkembangan organisasinya.

Diskusi:

Apakah anda telah memilih Pimpinan Proyek yang tepat?