Oleh : Kak Gunawan SurendroOleh : Kak Gunawan Surendro

Maksud dan Tujuan

Agar penyelenggaraan kegiatan tersebut berhasil guna, tertib dan lancar perlu dilakukan pengorganisasian dengan pengaturan yang proporsional dan profesional; mulai dari rencana kegiatannya, susunan kegiatannya, susunan acaranya sampai dengan pelaksanaannya.

PENGERTIAN ISTILAH

Protokoler : tertib / aturan protokol Keprotokolan : nama-nama protokol Tata cara keprotokolan : cara menerapkan,

melaksanakan norma-norma protokol dalam kegiatan acara

Kedudukan protokol : penghormatan, perlakuan dan kehormatan pelayanan bagi seseorang atau lambang sesuai aturan

Protokol mengatur tentang :1. Tata cara : Setiap acara dilaksanakan , menurut aturan atau adat kebiasaan

tertentu2. Tata krama : Diperlukan etiket tertentu

yang mencerminkan sopan santun (kata-kata yang baik, benar dan tepat)

3. Petugas :Melibatkan atau tersedianya petugas/kepanitiaan yang melaksanakan sesuai dengan tata cara dan tata krama

Ruang Lingkup• Penerimaan tamu atau audiensi• Perjalanan atau peninjauan• Pengaturan rapat atau pertemuan• Penyelenggaraan resepsi, upacara hari

besar nasional dan keagungan• Upacara/apel bendera• Pelantikan, serah terima jabatan dan

pelepasan• Pembuatan pernyataan selamat atau bela

sungkawa

Pelayanan Protokol :1. Pejabat negara : Presiden, Wapres, Menteri, dan Pejabat Tinggi dari negara lainnya2. Pejabat pemerintah : Pejabat yang menduduki

jabatan tertentu dalam organisasi kepemerintahan: dirjen, sekjen/sesmen, gubernur, wagub, ka.dinas/badan/kantor dll.

3. Tokoh masyarakat : Seseorang yang karena kedudukan sosialnya menerima kehormatan dari masyarakat dan atau pemerintah: pimpinan organisasi, mubhalig, sesepuh pondok dll.

Sebelum menetapkan bentuk keprotokolan Untuk itu perlu

dianalisa acara yang akan dilakukan meliputi : jenis

acara, audiensi, lokasi,

keistimewaan acara.

1. Jenis Acara dan karakteristiknya

a. Acara Resmi ;- Acara kenegaraan : pelantikan jabatan, serah

terima jabatan, penandatanganan kerjasama ( MOU ), pemberian penghargaan

- Acara resmi upacara ; upacara hari pramuka, Upacara Hari Kemerdekaan RI, Upacara hari-hari besar lainnya.

- Acara peresmian : Peresmian gedung/ jalan layang/ pabrik/ perusahaan, organisasi dll.

Termasuk acara ini : Ulang tahun perusahaan, pisah sambut, pameran, lounching, resepsi, pernikahan, dll

Karakteristiknya : Perpaduan antara sifat formal dari acara resmi dan sifat meriah pada acara hiburan.

a. ACARA SEMI HIBURAN

C. ACARA HIBURAN

Termasuk di dalamnya : Malam kesenian, malam tahun baru, panggung gembira, dll

Karakteristik acara tersebut : Meriah, semangat, dan emosional.

d. ACARA EKSEBISI

Terdiri dari : Pameran : Lukisan, foto, furniture, dll Seminar : Kongres, musyawarah, simposium

2. Audience/ Hadirin ;

Sangat penting diketahui sebelumnya, agar pembawa acara akan menentukan penggunaan bahasa dan pengambilan sikap serta busana dalam membawakan acaranya. Selain itu, pembawa acara perlu mengetahui sifat dari audience nya.

Sifat Kelompok : Individual, rasional, responsif, kritis.

Sifat Massa : Jumlahnya tidak terbatas, individiual-kebersamaan, emosional, norma susila pudar, mudah dipengaruhi, sensitif.

3. Lokasi ; Sangat penting untuk menentukan penggunaan vokal, improvisasi, dan busana.

a. Di dalam gedung pertemuan (Hotel/ aula) :Tidak perlu meninggikan vokal/

suara dan power suara, MC bebas berimprovisasi.

b. Di luar gedung/ lapangan terbuka :\ Menggunakan kata-kata yang singkat dan

jelas, tidak bertele-tele, vokal lebih keras karena kadang-kadang suara bisa hilang tertiup angin.

4. Keistimewaan ; Sangat perlu diketahui, tata acara/

agenda yang utama/ diistemawakan/ ditonjolkan; sehingga pembawa acara/ panitia dapat mengatur jalannya acara/ upacara seperti yang diharapkan.

Kesuksesan suatu acara/ upacara sangat tergantung dari

perencanaan (memanage) dan kesiapan dari kepanitiaan,

utamanya protokol dari acara dimaksud serta

partisipasi audience.