kepolisian negara republik indonesiasrena-polri.com/upload/doc-230-skep nomor 418 tahun 2007...

KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA MARKAS BESAR

PEDOMAN PENYELENGGARAAN PENGADAAN BARANG / JASA

YANG ANGGARANNYA BERSUMBER DARI PINJAMAN LUAR NEGERI DI LINGKUNGAN KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA

SURAT KEPUTUSAN KEPALA KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA NO. POL. : SKEP / 418 / VIII / 2007 Tanggal, 27 Agustus 2007


SURAT - KEPUTUSAN No. Pol. : Skep / 418 / VIII / 2007

Tentang



KEPALA KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA

Menimbang : 1. Bahwa untuk memberikan pedoman dalam pelaksanaan kegiatan

pembangunan materiil Polri dari sumber pembiayaan pinjaman hibah luar negeri serta untuk mewujudkan keterpaduan dalm pelaksanaan kegiatan tersebut, diperlukan adanya kesatuan system yang dapat mengakomodasi seluruh kegiatan sehingga sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

2. Bahwa untuk kepentingan tersebut di atas, dipandang perlu

menetapkan Surat Keputusan. Mengingat : 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 17 tahun 2003 tanggal

5 April 2003, tentang Keuangan Negara. 2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 1 tahun 2004 tanggal

14 Januari 2004, tentang Perbendaharaan Negara. 3. Undang-Undang No. 15 Tahun 2004 tanggal 29 Juli 2004, tentang

Pemeriksaan, Pengelolaan dan Pertanggung Jawaban Keuangan Negara.

4. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 80 tahun 2003

tanggal 3 November 2003, tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah, beserta perubahannya.

5. Keputusan Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia No. Pol. :

Kep / 12 / V / 2005 tanggal 26 Mei 2005, tentang Organisasi dan Tata Kerja Pengelolaan Anggaran dalam rangka Pelaksanaan Program Anggaran di lingkungan Polri.

6. Surat keputusan Kapolri No. Pol. : Skep / 588 / VII 2005 tanggal 5

Juli 2005, tentang Pedoman pelaksanaan manajemen program dan anggaran Kepolisian Negara Republik Indonesia.

/Memperhatikan …..

2

Memperhatikan : 1. Agar pengadaan barang / jasa pemerintah yang dibiayai dengan anggaran PHLN dapat dilaksanakan dengan efektif dan efisien dengan prinsip persaingan sehat, transparan, terbuka, dan perlakuan yang adil bagi semua pihak, sehingga hasilnya dapat dipertanggung jawabkan baik dari segi fisik, keuangan maupun manfaatnya bagi kelancaran tugas Pemerintah dan pelayanan masyarakat.

2. Pertimbangan dan saran Staf Mabes Polri.

M E M U T U S K A N

Menetapkan : 1. Mengesahkan Pedoman Penyelenggaraan Pengadaan Barang / Jasa yang anggarannya bersumber dari Luar Negeri di lingkungan Kepolisian Negara Republik Indonesia, sebagaimana terlampir.

2. Pedoman ini bersifat Naskah Sementara untuk mendapat masukan

dalam rangka penyempurnaan menjadi Naskah tetap. 3. Hal-hal yang berhubungan dengan perkembangan keadaan yang

memerlukan pengaturan lebih lanjut akan diatur dengan ketentuan tersendiri.

4. Dengan berlakunya Surat Keputusan ini maka surat Keputusan

Kapolri No. Pol. : Skep / 1023 / XII / 2004 tanggal 31 Desember 2004 tentang Naskah Buku Petunjuk Administrasi Tata Cara Penyelenggaraan Pengadaan Barang / Jasa dengan Fasilitas Pinjaman Luar Negeri Dalam Bentuk Pinjaman Lunak / Soft Loan dan Kredit Ekspor di Lingkungan Polri , dinyatakan tidak berlaku lagi.

5. Surat Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di : J a k a r t a Pada tanggal : 2007

A.n. KEPALA KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA

WAKA Kepada : Drs. R. MAKBUL PADMANAGARA KOMISARIS JENDERAL POLISI Distribusi A, B, Mabes Polri. Tembusan : 1. Menteri Keuangan. 2. Menneg PPN / Ka. Bappenas. 3. Distribusi A, B dan C / Para Kapolda.

SURAT KEPUTUSAN KAPOLRI NO. POL. : SKEP / 418 / VIII / 2007

TANGGAL : 27 AGUSTUS 2007


DAFTAR ISI

Halaman

BAB I PENDAHULUAN

1. Umum ......................................................................... 1 2. Dasar .......................................................................... 1 3. Maksud dan Tujuan ........................................................ 2 4. Ruang Lingkup ........................................................... …… 3 5. Tata urut ..................................................................... 3 6. Pengertian-pengertian .................................................. 3

BAB II PERENCANAAN

7. Pinjaman Lunak ( Soft Loan ) ....................................... 8 8. Kredit Ekspor ( KE ) ................. …………………………... 9

BAB III PENGORGANISASIAN

9. Organisasi .......................................................…………... 10 10. Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab ........................ 10

BAB IV PELAKSANAAN

11. Pengadaan Pinjaman Lunak ( Soft Loan ) ........................ 19 12. Pengadaan Kegiatan Pembangunan Materiil melalui Kredit Ekspor ………………………………………………... 20 13. Pencairan Tanda Bintang ............................................... 42 14. Penerbitan Surat Perintah Membayar (SPM) Uang

Muka ................................................................................ 43 15. Kontrak Pengadaan Barang dan Jasa (KPBJ) ................. 43

BAB V PENGAWASAN DAN PEMERIKSAAN

16. Pengawasan Melekat ...................................................... 55 17. Pengawasan Fungsional ................................................. 55 18. Tindak lanjut pengawasan ........................................... …. 56

BAB VI DUKUNGAN ADMINISTRASI

19. Administrasi Umum ......................................................... 57 20. Administrasi Khusus ....................................................... 57

BAB VIII PENUTUP ................................................................................. 58




BAB I

PENDAHULUAN 1. Umum.

a. Pengadaan barang / jasa di lingkungan Kepolisian Negara Republik Indonesia (Polri) merupakan bagian dari kegiatan yang ikut menentukan dalam proses pembangunan Polri yang harus dilaksanakan secara terencana, terarah dan berkesinambungan.

b. Untuk melaksanakan pembangunan Polri secara menyeluruh diperlukan

anggaran yang cukup besar, sementara ini alokasi anggaran yang disediakan oleh pemerintah untuk Polri melalui Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) relatif sangat terbatas sehingga pengadaan barang dan jasa yang diperlukan untuk mendukung kegiatan Polri operasional belum seluruhnya terpenuhi.

c. Karena terbatasnya alokasi anggaran Polri yang bersumber dari APBN, maka dalam rangka mendukung tugas Polri diperlukan anggaran yang bersumber dari Pinjaman dan Hibah Luar Negeri ( PHLN ) dalam bentuk pinjaman lunak dan kredit ekspor.

2. Dasar

a. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 17 tahun 2003 tanggal 5 April 2003, tentang Keuangan Negara.

b. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 1 tahun 2004 tanggal 14 Januari

2004, tentang Perbendaharaan Negara.

c. Undang-Undang No. 15 tahun 2004 tanggal 29 Juli 2004, tentang Pemeriksaan, Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan Negara.

/d. Peraturan…..

LAMPIRAN SURAT KEPUTUSAN KAPOLRI

NO. POL. : SKEP / 418 / VIII / 2007 TANGGAL : 27 AGUSTUS 2007

2

d. Peraturan pemerintah Nomor 20 tahun 2004 tanggal 5 Agustus 2004,

tentang Rencana kerja Pemerintah. e. Peraturan pemerintah Nomor 21 tahun 2004 tanggal 5 Agustus 2004 tentang

Rencana kerja dan Anggaran kementerian Negara / Lembaga. f. Peraturan pemerintah No. 2 tahun 2006 tanggal 30 Januari 2006 tentang

Tata Cara Pengadaan pinjaman dan / atau penerimaan hibah serta penerusan pinjaman dan / atau hibah luar negeri.

g. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 80 tahun 2003 tanggal

3 November 2003, tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah, beserta perubahannya.

h. Keputusan Bersama Menteri Keuangan dan Menteri Negara

Perencanaan Pembangunan/ Ketua Bappenas Nomor : 185/ KMK.03/ 1995 dan Nomor : KEP.031/KET/5/1995 tanggal 5 Mei 1995 tentang Tata Cara Perencanaan, Pelaksanaan/Penatausahaan dan Pemantauan Pinjaman/Hibah Luar Negeri Dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara.

i. Keputusan Bersama Menteri Keuangan dan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/ Kepala Bappenas Nomor : 459/ KMK.03/1999 dan nomor : KEP.264/ KET/ 09/ 1999 tanggal 29 September 1999 tentang Perubahan atas Surat Keputusan Bersama Menteri Keuangan dan Menteri Negara PPN/ Ketua Bappenas Nomor : 185/ KMK.03/ 1995 dan Nomor : KEP.031/ KET/ 5/ 1995 tentang Tata Cara Perencanaan, Pelaksanaan, Penatausahaan dan Pemantauan Pinjaman / Hibah Luar Negeri dalam rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara.

j. Keputusan Bersama Menteri Keuangan RI dan Kepala Kepolisian Republik Indonesia Nomor : 14 /KMK.0.6/2005 dan Nomor Pol.: KEP/05/I/2005

tanggal 13 Januari 2005 tentang Tata cara pelaksanaan anggaran belanja pegawai, belanja modal, dan belanja lain-lain di lingkungan Kepolisian Negara Republik Indonesia.

k. Keputusan Kapolri No. Pol. : Kep/12/V/2005 tanggal 26 Mei 2005, tentang

Organisasi dan Tata Kerja Pengelolaan Anggaran Dalam Rangka Pelaksanaan Program dan Anggaran di Lingkungan Polri.

l. Surat Keputusan Kapolri No. Pol. : Skep / 588 / VII / 2005 tanggal 5 Juli 2005

tentang Pedoman Pelaksanaan Manajemen Program dan Anggaran Kepolisian Negara Republik Indonesia.

/3. Maksud…..



3

3. Maksud dan Tujuan.

a. Maksud.

Naskah ini disusun dengan maksud sebagai pedoman dalam penyelenggaraan pengadaan barang / jasa yang dukungan anggarannya bersumber dari Pinjaman / Hibah Luar Negeri atau (PHLN) dalam bentuk pinjaman lunak ( soft loan ) dan kredit ekspor di lingkungan Polri.

b. Tujuan.

Sedangkan disusunnya naskah ini adalah agar proses penyelenggaraaan pengadaan barang / jasa yang anggarannya bersumber dari pinjaman lunak dan kredit ekspor dapat dilaksanakan susuai ketentuan yang berlaku.

4. Ruang Lingkup.

Ruang lingkup pedoman ini meliputi tata cara penyelenggaraan pengadaan barang / jasa yang anggarannya bersumber dari pinjaman luar negeri dalam bentuk pinjaman lunak / soft loan dan kredit ekspor dengan pendekatan manajemen berikut tataran wewenang dan tanggung jawab bagi para pengemban fungsi di lingkungan Polri.

5. Tata Urut.

BAB I : PENDAHULUAN BAB II : PERENCANAAN BAB III : PENGORGANISASIAN BAB IV : PELAKSANAAN BAB V : PENGAWASAN BAB VI : DUKUNGAN ADMINISTRASI BAB VII : PENUTUP

6. Pengertian-pengertian.

a. Pinjaman luar negeri adalah penerimaan negara yang diperoleh dari lembaga keuangan internasional atau negara-negara lain, baik dalam bentuk devisa dan atau devisa yang dirupiahkan maupun dalam bentuk barang dan atau jasa yang harus dibayar kembali dengan persyaratan tertentu.

b. Kredit Ekspor (export credit) adalah pinjaman luar negeri yang diberikan oleh lembaga keuangan suatu negara yang didukung oleh negara yang bersangkutan dalam bentuk pemberian pinjaman langsung, subsidi bunga, bantuan keuangan, jaminan asuransi dan sebagainya, kemudian dari dana tersebut dipergunakan untuk membeli barang dari negara pemberi pinjaman atau Negara lain, yang pelaksanaannya diatur dalam surat perjanjian pinjaman (Credit agreement).

/c. Pinjaman…..



4

c. Pinjaman lunak (soft loan) adalah fasilitas pinjaman yang dialokasikan kepada Unit Organisasi Polri melalui Bappenas yang bersumber dari pinjaman luar negeri dalam bentuk pinjaman lunak, yang pelaksanaannya diatur dalam surat perjanjian pinjaman (loan agreement) antara pemerintah Republik Indonesia dalam hal ini Departemen Keuangan sebagai peminjam (borrower) dengan pihak pemberi pinjaman luar negeri yang harus dikembalikan dengan persyaratan tertentu.

d. Devisa adalah alat pembayaran luar negeri.

e. Proposal pinjaman (Loan proposal) adalah surat penawaran pendanaan untuk suatu kontrak yang disampaikan oleh Bank atau Lembaga Keuangan bukan bank kepada Departemen Keuangan yang berisi penawaran jumlah pinjaman, persyaratan pinjaman dan pendanaannya serta pembayarannya.

f. Perjanjian Pinjaman (Loan Agreement) adalah suatu perjanjian pinjaman antara pemerintah Indonesia dalam hal ini Depkeu sebagai peminjam (Borrower) dengan pihak pemberi pinjaman (Lender) guna mendukung pengadaan barang / jasa dari luar negeri.

g. Negosiasi adalah perundingan yang dilakukan antara pihak pembeli dengan pihak penjual untuk mencapai kesepakatan dalam hal tugas dan kewajiban yang mencakup ruang lingkup perjanjian tentang jenis, spesifikasi materiil, harga, waktu dan tempat pendistribusian, jaminan mutu serta ketentuan lain yang terkait dan dituangkan didalam dokumen perjanjian / kontrak.

h. Negosiasi Interdep adalah negosiasi antara pihak pembeli dan penjual, dengan ketentuan sebagai berikut :

1) Pihak pembeli, diwakili oleh Tim negosiasi interdep atas nama Polri dibentuk berdasarkan Surat Perintah Kapolri dengan anggotanya terdiri para Perwira berpangkat Pati dan Pamen yang mewakili fungsi Sderenbang Polri, Sdelog Polri, Babinkum Polri, Biro Litbang Polri, Set NCB, Pusku Polri, Baintelkam Polri, Satker pengguna, perwakilan Departemen Keuangan dan perwakilan Bank Indonesia serta tenaga ahli lainnya bila diperlukan.

2) Pihak penjual, diwakili oleh perwakilan/agen supplier di Indonesia dan/atau perwakilan perusahaan di luar negeri yang telah mendapatkan surat pelimpahan wewenang atau “Power of Attorney” dan “Security Clearance” dari Baintelkam Polri.

i. Freight Forwader (FF) adalah badan usaha yang menyediakan jasa untuk menyelenggarakan pengiriman/pengangkutan barang dan menyerahkan ke alamat tujuan sebagaimana kesepakatan yang tercantum dalam perjanjian/kontrak. Badan usaha dimaksud adalah Rekanan Mitra Kerja yang ditunjuk oleh Suppllier dengan persetujuan Polri.

/j. Asuradur…..



5

j. Asuradur (Insurance) adalah Badan usaha jasa asuransi kerugian yang

telah menyatakan kesanggupannya untuk menanggung resiko nasabahnya (tertanggung). Badan usaha dimaksud adalah Rekanan Mitra Kerja yang ditunjuk oleh Suppllier dengan persetujuan Polri.

k. Supplier Polri .

1) Produsen asli barang dan jasa yang berada di luar negeri dan

memiliki agen di Indonesia yang sanggup mencarikan Bank pemberi pinjaman kepada Pemerintah Republik Indonesia.

2) Sole Source/ Consortium/ Trading House/ Distributor/ Regional Agent/

Vendor diluar negeri yang ditunjuk secara resmi oleh produsen asli dan atau yang mampu memasok (mensupplay) materiil/fasilitas/jasa kebutuhan Polri yang berasal dari produsen asli dengan dilengkapi Certificate of Origin atau Certificate of Comformity dengan kualitas standard produsen asli secara tepat memiliki agen/perwakilan di Indonesia dan sanggup mencarikan Bank pemberi pinjaman kepada Pemerintah Republik Indonesia.

l. Certificate of Origin adalah Surat keterangan tentang asal dan keaslian

barang.

m. Certificate of Conformity adalah Surat keterangan tentang asal dan kualitas barang / materiel yang menyatakan dan menjamin bahwa barang/materiel tersebut dapat digunakan dengan tepat dan sesuai serta terjamin kualitasnya sesuai standard produsen asli.

n. Fiatering adalah pembubuhan paraf persetujuan oleh pejabat yang

berwenang sesuai jenjang jabatannya terhadap draft kontrak jual beli sebelum kontrak ditanda tangani.

o. Packing list adalah suatu daftar koli barang yang memuat merk dan nomor

masing-masing koli beserta berat dan ukurannya serta keterangan masing-masing koli.

p. Konosemen ( Bill of Leading / Airway Bill ) adalah suatu dokumen pengangkutan (Shipping document) yang menerangkan bahwa pihak pengangkut telah menerima barang-barang untuk diangkut ke tempat tujuan yang telah ditentukan dan menyerahkannya ditempat tujuan kepada orang atau order atas syarat-syarat penyerahan yang ditentukan.

q. Vooruitslag adalah kegiatan mengurus pemasukan barang-barang dari pengawasan bea dan cukai ke dalam peredaran bebas (misalnya ke gudang Polri) untuk dipakai c.q. penangguhan bea masuk dan pungutan pabean yang berlaku.

/r. FOB…..



6

r. FOB ( Free on Board ) adalah ketentuan syarat penyerahan, bahwa barang-

barang dilimpahkan oleh penjual di atas kapal / di pelabuhan pengapalan yang disebut dalam kontrak jual beli. Resiko kehilangan dan kerusakan atas barang-barang berpindah dari penjual kepada pembeli pada saat barang melewati pagar / lambung kapal.

s. C & F ( Cost and Freight ) adalah ketentuan syarat penyerahan wajib membayar ongkos-ongkos angkut yang perlu untuk membawa barang-barang dari kontrak jual beli tersebut ke tempat tujuan yang ditentukan. Dalam hal ini resiko kehilangan dan kerusakan barang-barang termasuk kenaikan ongkos berpindah dari penjual kepada pembeli pada saat barang itu melewati pagar / lambung kapal di pelabuhan pengapalan.

t. CIF ( Cost Insurance and Freight ) adalah ketentuan syarat penyerahan yang sama dengan C & F, tetapi dengan tambahan bahwa penjual wajib menyediakan asuransi angkutan sesuai kontrak jual beli terhadap resiko kehilangan dan kerusakan barang-barang selama dalam angkutan / perjalanan. Penjual membuat kontrak dengan perusahaan angkutan dan perusahaan pertanggungan (asuransi) dan membiayai premi asuransi atas syarat Free From Partiaular Average (FPA) serta atas syarat warehouse to wartehouse.

u. Certificate of Final Acceptance (sertifikat penerimaan akhir) adalah sertifikat yang dikeluarkan oleh Delog Kapolri A.n. Kapolri sebagai bukti resmi dan sah bahwa seluruh kewajiban pihak penjual kepada pihak pembeli telah dilaksanakan. Sertifikat ini dikeluarkan atas dasar laporan dari Kasatker yang dilampiri Berita Acara setelah habis masa pemeliharaan.

v. Metode pengadaan yang dimaksud dalam Jukmin ini adalah metode pemilihan penyedia barang / jasa yang pada prinsipnya melalui pelelangan umum internasional, namun tidak menutup kemungkinan dapat dilakukan melalui pelelangan terbatas, pemilihan langsung dan penunjukan langsung sepanjang memenuhi persyaratan berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.

w. Pra Kualifikasi adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari penyedia barang / jasa sebelum memasukan penawaran.

x. Pasca Kualifikasi adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari penyedia barang / jasa setelah memasukan penawaran.

y. Withdrawall Application adalah Dokumen aplikasi penarikan dana yang dikeluarkan oleh Departemen Keuangan dan ditujukan kepada principal / lender, guna menarik dana dari pihak lender / principal, yang dipergunakan untuk keperluan pembiayaan pekerjaan yang telah dilaksanakan.

/z. Feasibility …



7

z. Feasibility Study adalah Naskah kegiatan penelitian yang dilaksanakan

dilapangan / studi perpustakaan, untuk menentukan kelayakan suatu kegiatan dengan menggunakan metode kualitatif dan kuantitatif.

aa. Term Of Reference adalah Naskah proposal yang menggambarkan tentang

latar belakang kegiatan, maksud dan tujuan kegiatan, kondisi awal dari semberdaya manusia, materiil, metode, managerial dan gambaran umum dari kegiatan yang terdiri dari rencana pembangunan, spesifikasi teknis / proto type termasuk jaminan purna jual, perincian harga peralatan serta rencana distribusi, yang disusun berdasarkan hasil kajian yang mendalam dan ditanda tangani oleh Kasatker.

bb. Supplier Credit adalah pinjaman kredit ekspor yang dananya disediakan

oleh Bank kepada Supplier dan selanjutnya supplier tersebut meminjamkan kepada Negara pengimpor (penerima pinjaman) dalam bentuk barang/jasa.

cc. Buyers Credit adalah pinjaman kredit ekspor yang dananya disediakan oleh

Badan/Lembaga Keuangan di Negara pengekspor untuk dipinjamkan kepada Negara pengimpor (penerima pinjaman) dan dibayarkan kepada suppliers atas barang/jasa yang diimpor.

dd. Monitoring adalah kegiatan mencatat, memonitor, mendata, menganalisa,

dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan.

ee. Kasatker adalah Kepala Satuan Kerja baik di tingkat Mabes Polri yang telah mengajukan usulan rencana pengadaan barang / Jasa yang bersumber dari PHLN yang tersusun dalam bentuk Term Of Reference ( TOR ).

ff. Kuasa Pengguna Anggaran ( Pejabat Pelaksana Kegiatan ) adalah Pejabat

ditingkat Mabes Polri yang ditunjuk oleh Kapolri berdasarkan Surat Keputusan Kapolri untuk melaksanakan kegiatan pengadaan barang / Jasa yang bersumber dari PHLN.

/BAB II…..



BAB II

PERENCANAAN

7. Pinjaman Lunak ( Soft Loan )

a. User menyusun rencana kebutuhan barang / jasa yang disusun kedalam proposal ( Term of reference / TOR ) yang isinya terdiri dari Spektek, perkiraan harga dan rencana distribusi yang diajukan kepada Derenbang Kapolri 7 (tujuh) bulan sebelum berakhirnya tahun anggaran berjalan ( TAB )

b. Rencana kebutuhan tersebut oleh Derenbang Kapolri diseleksi sesuai dengan prioritas sasaran dan kebijakan pimpinan, dan setelah disahkan oleh Kapolri kemudian dikirimkan kepada Menteri Negara PPN / Kepala Bappenas guna dimasukkan kedalam blue book.

c. Study Kelayakan oleh Tim Mabes Polri untuk mengetahui sejauh mana tingkat kebutuhan pengadaan materiil tersebut dan kesiapan user pengusul.

d. Setelah dibahas oleh Bappenas, Menko Perekonomian dan DPR kemudian

dimasukan kedalam blue book, maka Bappenas menawarkan kepada Negara – Negara yang tergabung ke dalam CGI ( Consultative Group On Indonesia ) atau Negara / Organisasi Keuangan / Lainnya, yang tertarik terhadap proyek – proyek yang akan dilaksanakan di Indonesia.

e. Apabila ada Negara – Negara / organisasi yang tertarik maka Bappenas

akan menindak lanjuti dan hasilnya akan disampaikan kepada Kapolri.

f. Kegiatan Pinjaman Lunak ( Soft Loan )

1) Setelah menerima informasi dari Bappenas perihal adanya Negara-negara / organisasi yang berniat untuk membiayai program soft loan yang proposalnya telah masuk ke dalam blue book maka Derenbang Kapolri melengkapi dokumen yang diperlukan antara lain :

a) Proposal TOR secara lengkap dan Fisibility Studies (FS) sesuai format yang ditentukan oleh Bappenas.

b) Spesifikasi teknis dari materiil / peralatan yang dibutuhkan.

c) Dokumen pendukung lainnya yang diperlukan.

2) Apabila Loan Agreement antara Negara pemberi pinjaman (Lender) dengan Pemerintah RI sebagai peminjam (Borrower) telah mendapatkan persetujuan dan dapat dilaksanakan maka Kapolri menetapkan kebijakan lanjut dalam proses pelaksanaannya.

/3) Metode…..



9

3) Metode pengadaan dapat dilakukan dengan pelelangan umum

internasional ( International Competitive Bidding ), pemilihan internasional terbatas ( Limited International Bidding ), pemilihan langsung internasional ( Direct Purchase ), namun sebelumnya harus mendapat persetujuan dari Negara pemberi pinjaman.

4) Berdasarkan hal dimaksud pada butir 1), 2), dan 3) di atas maka

Derenbang Kapolri merekomendasikan program soft loan dimaksud kepada Pejabat pelaksana kegiatan agar membentuk tim / panitia pengadaan yang dikukuhkan berdasar Surat Perintah.

8. Kredit Ekspor ( KE )

a. User menyusun rencana kebutuhan barang / jasa yang disusun kedalam proposal ( Term of Reference / TOR ) yang isinya terdiri dari Spektek, perkiraan harga dan rencana distribusi yang diajukan kepada Derenbang Kapolri 7 (tujuh) bulan sebelum berakhirnya Tahun Anggaran Berjalan ( TAB )

b. Rencana kebutuhan tersebut oleh Derenbang Kapolri dibahas dalam rapat

koordinasi yang melibatkan user yang bersangkutan dan fungsi terkait, dengan memperhatikan bijak dan strategi Kapolri untuk diseleksi sesuai dengan prioritas sasaran dan setelah disahkan oleh Kapolri, dikirimkan kepada Menteri Negara PPN / Kepala Bappenas guna dimasukkan kedalam blue book.

c. Derenbang Kapolri melakukan pembahasan dengan Bappenas,Menko Perekonomian,Menteri Keuangan dan DPR, Hasil pembahasan dimasukkan ke dalam blue book Bappenas yang selanjutnya merekomendasikan kepada Menteri Keuangan untuk ditetapkan.

d. Berdasarkan Surat Penetapan Menteri Keuangan, Derenbang Kapolri menyelenggarakan rapat koordinasi dengan satker terkait yang dipimpin oleh Wakapolri untuk menentukan metode pengadaan barang / Jasa dan penunjukan Kuasa pengguna anggaran ( Pejabat Pelaksanaan Kegiatan ) pembangunan materiil Polri dari sumber pembiayaan PHLN dan selanjutnya diajukan kepada Kapolri untuk ditetapkan.

e. Berdasarkan Surat Keputusan Kapolri, maka pejabat yang ditunjuk sebagai

pelaksana kegiatan membentuk Tim / Panitia pengadaan barang / Jasa, dengan melibatkan instansi terkait sesuai dengan metode pengadaan yang ditetapkan.

/BAB III…..



BAB III

PENGORGANISASIAN

9. Struktur Organisasi

a. Pejabat Struktural dilingkungan Polri sesuai dengan lingkup tugas, fungsi dan tanggung jawab masing-masing berperan dalam proses Perencanaan, Pengorganisasian, Pelaksanaan, serta Pengawasan dan Pemeriksaan Pengadaan barang / jasa yang bersumber dari PHLN.

b. Pembentukan Organisasi dan penunjukan Pejabat Pengadaan barang / jasa

yang bersumber dari PHLN ditetapkan dengan Surat Keputusan Kapolri, setelah alokasi kegiatan Kredit Ekspor / Soft Loan diterima dari Menteri Keuangan / Kementerian terkait.

10. Tugas, Wewenang dan Tanggung jawab

a. Kapolri.

1) Tugas :

a) Menetapkan Kebijakan dan Strategi Pembangunan Sarana dan Prasarana Kepolisian yang bersumber dari PHLN.

b) Mengajukan usulan PHLN kepada Menteri Negara PPN / Kepala Bappenas.

c) Melaksanakan koordinasi lintas sektoral dengan Instansi terkait

baik di lingkungan Eksekutif maupun Legislatif.

2) Wewenang :

a) Menetapkan penyedia barang/jasa bila nilai kontrak di atas Rp. 50.000.000.000,-.

b) Menetapkan Kasatker selaku kuasa Pengguna Anggaran

( KPA ) dalam hal pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang bersumber dari PHLN.

c) Menetapkan Metoda Pemilihan Penyedia Barang/jasa yang

bersumber dari PHLN berdasar usulan dari Kasatker yang bersangkutan dengan tetap memperhatikan Peraturan Per-undang-undangan yang berlaku.

d) Mengambil tindakan yang dianggap perlu dalam rangka

kelancaran pelaksanaan kegiatan, agar terjamin pencapaian sasaran secara maksimal, berhasil dan berdaya guna.

/3) Tanggung.....



11 3) Tanggung Jawab. Dalam penyelenggaraan Pengadaan Barang/Jasa yang

bersumber dari PHLN Kapolri bertanggung jawab kepada Presiden selaku Kepala Pemerintahan.

b. Wakapolri

1) Tugas :

a) Membantu Kapolri dalam melaksanakan tugas dibidang penyediaan barang/jasa yang bersumber dari PHLN.

b) Memimpin rapat koordinasi internal antar fungsi terkait dalam proses perencanaan, penunjukan Kasatker sebagai pelaksana dan metode pemilihan penyedia barang/jasa yang bersumber dari PHLN.

2) Wewenang :

a) Memberikan pertimbangan dan saran kepada Kapolri tentang penyelenggaraan pengadaan barang/jasa yang bersumber dari PHLN.

b) Mengusulkan kepada Kapolri tentang penunjukan Kasatker selaku Kuasa Pengguna Anggaran ( KPA ) dan metode pemilihan penyedia barang / jasa yang bersumber dari PHLN.

3) Tanggung Jawab :

Dalam penyelenggaraan Pengadaan Barang/Jasa yang bersumber dari PHLN Wakapolri bertanggung jawab kepada Kapolri selaku Pengguna Anggaran.

c. Irwasum Polri. 1) Tugas

a) Menyelenggarakan penga-wasan fungsional terhadap pelaksanaan penyediaan barang / jasa yang bersumber dari PHLN baik dalam bentuk Wasrik Rutin pada setiap tahun anggaran dan wasrik khusus bila diperlukan.

b) Memberikan koreksi dan asistensi terhadap temuan yang berindikasi terhambatnya pelaksanaan kegiatan.

c) Melaksanakan pemutakhiran data atas tindak lanjut temuan BPK –RI.

/2) Wewenang….



12

2) Wewenang.

a) Memberikan pertimbangan dan saran kepada Kapolri bila terdapat temuan / penyimpangan dari ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

b) Melaksanakan klarifikasi data atas temuan sasaran Wasrik baik oleh fungsi pengawasan internal maupun eksternal.

c) Menuntaskan tindak lanjut temuan BPK RI dalam rapat Pra Pembahasan Tindak Lanjut dan Pembahasan tindak lanjut bersama BPK RI.

3) Tanggung Jawab.

Dalam pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa yang bersumber dari PHLN, Irwasum Polri bertanggung jawab kepada Kapolri.

d. Derenbang Kapolri.

1) Tugas :

a) Merumuskan Kebijakan dan Strategi Pembangunan Sarana dan Prasarana Kepolisian yang bersumber dari PHLN.

b) Menyiapkan materi rapat koordinasi internal fungsi terkait untuk membahas usulan pengadaan barang/jasa yang bersumber dari PHLN, yang diajukan oleh para Kasatker.

c) Menyiapkan usulan PHLN kepada Menteri Negara PPN / Kepala Bappenas.

d) Melaksanakan koordinasi dengan Instansi terkait untuk memperoleh persetujuan ( penetapan alokasi ).

e) Melaksanakan pemantauan pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang bersumber dari PHLN dan secara periodik melaporkan perkembangannya kepada Kapolri.

2) Wewenang :

a) Menyelaraskan pengalokasikan PHLN dengan kebijakan dan strategi Kapolri.

b) Memproses penerbitan Surat Keputusan Kapolri tentang kuasa pengguna anggaran ( Pejabat pelaksanaan kegiatan ) pengadaan barang / jasa dan metode pemilihan penyedia barang/Jasa yang bersumber dari PHLN, setelah dilakukan rapat koordinasi yang dipimpin oleh Wakapolri.

/c) Mengirimkan ……



13 c) Mengirimkan loan proposal penyedia barang/jasa ke Depkeu

guna dianalisis kelayakannya sebagai bahan pertimbangan untuk menentukan pemenangnya.

d) Mengirimkan hasil analisis kelayakan loan proposal penyedia

barang/jasa kepada pelaksana kegiatan.

e) Menyiapkan Administrasi dalam rangka pencairan tanda bintang untuk uang muka dan pinjaman.

f) Mengajukan pertimbangan dan saran kepada Kapolri

berdasarkan hasil pemantauan pelaksanaan kegiatan pengadaan barang/jasa yang bersumber PHLN.

3) Tanggung Jawab. Dalam pelaksanaan pengadaan barang/ jasa yang bersumber dari

PHLN, Derenbang Kapolri bertanggung jawab kepada Kapolri.

e. Delog Kapolri.

1) Tugas :

a) Melakukan pembinaan teknis pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang bersumber dari PHLN.

b) Melaksanakan Asistensi administrasi dan Teknis pelaksanaan pengadaan barang/ jasa yang bersumber dari PHLN.

c) Melaksanakan supervisi terhadap pelaksanaan barang/jasa yang bersumber dari PHLN.

2) Wewenang :

a) Memberikan bimbingan kepada pelaksana kegiatan dan panitia

pengadaan barang/ jasa yang bersumber dari PHLN.

b) Menyelenggarakan dukungan administrasi dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang bersumber dari PHLN.

c) Memberikan motivasi, koreksi, dan solusi terhadap pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang bersumber dari PHLN.

/3) Tanggung …



14

3) Tanggung Jawab :

Dalam pelaksanaan Pengadaan Barang/ Jasa yang bersumber dari PHLN, Delog Kapolri bertanggung jawab kepada Kapolri.

f. Kapusku Polri .

1) Tugas

a) Mengajukan Surat Perintah Membayar (SPM) kepada Kepala Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Khusus Jakarta VI untuk pembayaran uang muka,

b) Mengajukan surat Permintaan Pembayaran (SPP) dan Request for Disbursement kepada KPPN untuk proyek yang bersumber dari PHLN.

c) Mengajukan Surat permohonan kepada Kepala Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Khusus Jakarta VI untuk Surat Kuasa Pembe-banan (SKP) yang dilampiri Kontrak Jual Beli dan Loan Agreement yang sistim pembayarannya melalui Letter of Credit (L/C).

d) Mengajukan surat permohonan pembukaan dan perpanjangan

Letter of Credit (L/C) kepada Bank Indonesia (BI) c.q Direktur Internasional bagian penyelesaian transaksi pinjaman Luar Negeri (PTLN), yang dilampiri Kontrak Jual Beli dan Loan Agreement.

e) Menyimpan dan mengembalikan Bank garansi untuk jaminan

pelaksanaan (Perfomance Bond) dan jaminan uang muka (Advance Payment).

f) Melaksanakan administrasi penatabukuan PHLN.

2) Wewenang.

a) Menolak menerbitkan Surat Perintah Membayar (SPM) dan surat perintah pembayaran (SPP) kepada pihak penyedia barang/jasa apabila dokumen pertanggung jawaban yang dilampirkan belum lengkap.

b) Menyetujui / tidak menyetujui pembayaran kepada pihak

penyedia barang/jasa yang dikonfirmasikan/disampaikan oleh pihak Bank Indonesia (BI) sebagai Applicant apabila dokumen pertanggung jawaban sudah/tidak lengkap.

/c) Menolak ….



15 c) Menolak jaminan uang muka/ jaminan pelaksanaan proyek

yang masa berlakunya tidak sesuai dengan yang dipersyaratkan dalam kontrak.

3) Tanggung jawab.

Dalam pelaksanaan Pengadaan Barang/ Jasa yang bersumber dari PHLN, Kapusku Polri bertanggung jawab kepada Kapolri.

g. Kasatker

1) Tugas :

a) Mengajukan usulan rencana pengadaan barang/jasa yang ber-sumber dari PHLN yang tersusun dalam bentuk : TOR (Term Of Reference) yang diajukan kepada Derenbang Kapolri.

b) Usulan pada point a) tersebut diatas, apabila dipandang perlu

dapat didahului dengan Studi Kelayakan, yang menjadi acuan dalam pelaksanaannya, dengan melibatkan satuan kewilayahan.

c) Mengikuti kegiatan rapat-rapat koordinasi dalam tahap

perencanaan.

2) Wewenang :

a) Menyusun TOR yang berisi : gambaran umum proyek, spesifikasi tehnis, perkiraan harga dan rencana distribusi dengan memperhatikan peruntukannya.

b) Mengakomodir rencana kebutuhan unsur pelaksana fungsi yang bersangkutan dan disusun dalam renbut kuat fungsi sesuai dengan Renstra Polri.

3) Tanggung Jawab. Dalam pelaksanaan Pengadaan Barang/ Jasa yang bersumber dari

PHLN, Kasatker bertanggung jawab kepada Kapolri.

h. Kuasa Pengguna Anggaran / ( Pejabat pelaksanaan kegiatan ).

1) Tugas

a) Membentuk Panitia Pengadaan setelah menerima Surat Keputusan Kapolri tentang Metoda pemilihan penyedia barang/jasa.

/b) Mengajukan ……



16

b) Mengajukan Loan Proposal untuk penilaian Loan kepada

Depkeu melalui Derenbang Kapolri.

c) Melaksanakan rapat koordinasi penentuan supplier sebagai pemenang tender.

d) Mengajukan surat kepada Kapolri guna mendapatkan penetapan pemenang yang nilai kontraknya diatas Rp. 50 Miliar.

e) Mengajukan surat pelaksanaan inspeksi dan tehnical refresentative serta pelatihan diluar Negeri kepada pejabat yang berwenang.

f) Menerbitkan surat perintah pelaksanaan tehnical refresentative, an-name, in-name, instalasi, pelatihan dan uji fungsi.

2) Wewenang

a) Menandatangani kontrak jual beli.

b) Menetapkan pemenang lelang yang nilai kontraknya dibawah Rp. 50 Milyar.

c) Menerbitkan rekomendasi/ rekuisisi pencairan tanda bintang untuk uang muka dan pinjaman dilengkapi kontrak jual beli, loan agreement dan Bank Garansi.

d) Menunjuk/ menyetujui perusahaan angkutan dan asuransi untuk melaksanakan angkutan dan mengasuransikan barang yang dimaksud dalam Kontrak Perjanjian Jual Beli ( KPJB ) melalui pelelangan.

e) Menunjuk dan Menetapkan pejabat pembuat komitmen ( PPK ).

3) Tanggung Jawab

Kuasa pengguna anggaran ( Pejabat pelaksana kegiatan ) dalam pelaksanaan Pengadaan Barang/ Jasa yang bersumber dari PHLN, bertanggung jawab sesuai bidang tugasnya kepada Kapolri.

i. Panitia Pengadaan.

1) Tugas :

a) Menyusun konsep Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKSS) dalam rangka melaksanakan prakualifikasi, pra nego teknis dan nego teknis dan nego interdep serta mengajukan kepada Kasatker.

/b) Melaksanakan …..



17

b) Melaksanakan kegiatan prakualifikasi yang hasilnya dituangkan

ke dalam Berita Acara Penjelasan dan Pelaksanaan dan Laporan hasil pelaksanan Prakualifikasi kepada Kasatker, sekaligus menyiapkan konsep Pengumuman yang lulus prakualifikasi.

c) Melaksanakan kegiatan Pra-Nego Teknis yang hasilnya

dituangkan ke dalam Berita Acara ( BA Justifikasi, BA Rumusan Penilaian ) dan Laporan Hasil Pelaksanaan Pra-Nego Teknis kepada Kasatker, sekaligus menyiapkan konsep pengumuman kelompok 3 (tiga) besar.

d) Melaksanakan Nego Teknis yang hasilnya dituangkan dalam BA

nego teknis, BA pendapat dan Laporan hasil pelaksanaan pelelangan terbatas (LHPPT) kepada Kasatser.

e) Mengumumkan tender / pelelangan, jadual pelaksanaan

penyusunan RKSS dan Anwijzing. f) Menyusun Harga Perhitungan Sendiri ( HPS ).

g) Melaksanakan kegiatan tender yang terdiri dari prakualifikasi,

pranego teknis, nego teknis secara transparan dan menyusun BA serta mengumumkan hasilnya.

h) Menganalisis komponen biaya dan satuan harga untuk memperoleh harga yang wajar dan dapat dipertanggungjawabkan dengan memperhatikan Spektek, HPS dan Loan untuk pengadaan barang/jasa.

i) Menyusun Draft Kontrak bersama dengan Calon Supplier yang hasilnya diajukan kepada Kasatker untuk memperoleh paraf/fiatering yang berkaitan dengan aspek teknis dan Kuasa pengguna anggaran ( Pejabat pelaksanaan kegiatan ) yang berkaitan dengan klausul-klausul yang bersifat umum.

2) Wewenang :

a) Menandatangani RKSS.

b) Menyusun dan mengajukan Harga Perhitungan Sendiri ( HPS ).

c) Mengajukan peringkat hasil penilaian : Pra kualifikasi dan pra nego teknis kepada Kasatker.

d) Mengajukan loan proposal dari para calon pemenang kepada Kasatker dan hasilnya dilakukan penilaian gabungan untuk menentukan ranking I, II, III.

/e ) Melaporkan …...



18 /e ) Melaporkan …….

e) Melaporkan untuk ditetapkan ranking I, II, III dan menyarankan calon

Leader / Pemenang sebagai pelaksana pengadaan barang/jasa yang anggarannya bersumber dari PHLN.

f) Mengusulkan kepada kuasa pengguna anggaran ( pejabat pelaksana kegiatan ) tentang hasil evaluasi harga, selanjutnya diajukan kepada Kapolri untuk penetapan harga yang dituangkan dengan Surat Keputusan Kapolri.

g) Mengajukan Draft Kontrak untuk di paraf (fiatering) kepada Kasatker yang selanjutnya diajukan kepada kuasa pengguna anggaran ( Pejabat pelaksana kegiatan ) untuk ditandatangani sebagai pengesahan kontrak.

3) Tanggung Jawab:

Dalam pelaksanaan pengadaan barang / asa yang anggarannya bersumber dari PHLN, panitia pengadaan bertanggung jawab kepada kuasa pengguna anggaran ( Pejabat pelaksana kegiatan ).

/BAB IV.....



BAB IV

PELAKSANAAN

11. Pengadaan Pinjaman Lunak ( Soft Loan )

a. Metode.

1) Ketentuan pokok tentang pengadaan barang / jasa yang dibiayai dari dana pinjaman luar negeri dalam bentuk pinjaman lunak (soft loan) seperti halnya yang berlaku pada pengadaan barang / jasa yang dibiayai dari dana kredit ekspor. Perbedaannya dalam Soft Loan, negosiasi loan dilaksanakan terlebih dahulu.

2) Metode pengadaan untuk pelaksanaan proyek yang dibiayai dari dana

soft loan tergantung pada kebijaksanaan dari pemerintah negara pemberi donor / pinjaman, yang tercantum dalam Letter of Intent sehingga kemungkinannya dapat dilakukan dengan cara : Pelelangan umum, Pelelangan terbatas, Pemilihan langsung, dan Penunjukan langsung (Pertimbangan dilakukan penunjukan langsung apabila pemerintah Negara pemberi pinjaman tidak mengharuskan pengadaan dilakukan melalui proses pelelangan / tender).

3) Perbedaan yang prinsipil antara proyek pengadaan yang bersumber

dari dana kredit ekspor dengan dana soft loan adalah : a) Pada proyek kredit ekspor :

(1) Penyandang dana (principal) dapat dari pemerintah negara pemberi pinjaman (buyers credit) atau dari pihak supplier di Negara pemberi pinjaman (supplier credit).

(2) Tidak perlu harus ada letter of itent terlebih dahulu dari

pihak pemberi pinjaman. (3) Negosiasi loan dilaksanakan setelah ada kontrak jual

beli.

b) Pada proyek soft loan :

(1) Penyandang dana (principal) dari pemerintah Negara pemberi pinjaman.

(2) Harus ada terlebih dahulu letter of itent dari pihak pemberi pinjaman.

(3) Negosiasi loan dilaksanakan terlebih dahulu oleh Depkeu dengan pejabat dari pemerintah negara pemeberi pinjaman.

/(4) Kontrak…..



20

(4) Kontrak jual beli ditandatangani setelah credit agreement ditandatangani oleh Pemerintah dalah hal ini Depkeu dengan Pemerintah negara pemebri pinjaman.

4) Pokok kegiatan dan pentahapan dalam pelaksanaan proyek yang

pendanaannya bersumber dari pinjaman lunak / soft loan adalah : a) Menindak lanjuti letter of intent dari pemerintah negara pemberi

pinjaman dengan mengadakan negosiasi loan yang dilakukan oleh Tim perunding yang ditetapkan oleh Menteri Keuangan dan Menteri Negara PPN / Kepala Bappenas yang unsur-unsurnya terdiri dari :

(1) Bappenas. (2) Departemen Keuangan. (3) Polri selaku executing agency. (4) Instansi terkait lainnya.

b) Hasil perumusan tim perunding diluangkan kedalam naskah perjanjian pinjaman apabila telah ditandatangani oleh pejabat Departemen Keuangan yang ditunjuk bersama dengan pemerintah negara pemberi pinjaman, selanjutnya dikirim ke Kapolri / Derenbang Kapolri.

c) Berdasarkan naskah perjanjian pinjaman tersebut Kapolri

menunjuk Kuasa pengguna anggaran ( Pejabat pelaksana kegiatan ) setelah dialakukan rapat koordinasi dengan pimpinan Wakapolri.

d) Kuasa Pengguna Anggaran ( Pejabat pelaksana kegiatan )

melaksanakan proses pengadaan sesuai ketentuan yang berlaku.

b. Teknis Pelaksanaan. Teknis pelaksanaan pengadaan barang / jasa melalui pinjaman lunak (soft

loan ) mempedomani / mengacu pada ketentuan yang berlaku pada teknis pelaksanaan kredit ekspor.

12. Pelaksanan Kegiatan Pembangunan Materiil melalui Kredit Ekspor. a. Metode. 1) Ketentuan pokok tentang pengadaan barang / jasa yang dibiayai dana

pinjaman / hibah luar negeri adalah :

/a) Pengadaan…..



21

a) Pengadaan barang / jasa melalui pelelangan Internasional agar mengikut sertakan penyedia barang / jasa nasional seluas luasnya.

b) Pengadaan barang / jasa yang dibiayai dengan pinjaman kredit ekspor atau kredit lainnya harus dilakukan dengan persaingan sehat dan persyaratan yang paling menguntungkan negara dari segi harga serta teknis dengan memaksimalkan penggunaan komponen dalam negeri dan penyedia barang / jasa nasional.

c) Pemilihan penyedia barang / jasa yang dibiayai kredit ekspor atau kredit lainnya harus dilakukan di dalam negeri.

d) Apabila pinjaman kredit ekspor atau hibah luar negeri disertai dengan syarat bahwa pelaksanaan penyedia barang / jasa hanya dapat dilakukan di negara pemberi pinjaman kredit ekspor / hibah agar tetap diupayakan semaksimal mungkin penggunaan barang / jasa hasil produksi dalam negeri dan mengikut sertakan penyedia barang / nasional.

2) Sehubungan dengan ketentuan pokok tentang pengadaan barang /

jasa yang dibiayai dengan pinjaman / hibah luar negeri tersebut pada butir 1) maka metode pemilihan penyedia barang / jasa dapat ditempuh dengan :

a) Metode pelelangan umum yaitu metode pemilihan penyedia barang / jasa yang dilakukan secara terbuka dengan pengumuman secara luas melaui media massa dan papan pengumuman resmi untuk penerangan umum sehingga masyarakat luas dunia usaha yang berminat dan memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya.

Pertimbangan dalam menentukan metode pemilihan penyedia barang / jasa yang dibiayai dari dana pinjaman / hibah luar negeri melalui metode pelelangan umum apabila :

(1) Pemberi donor mengharuskan dilaksanakan pelelangan

umum (maksudnya pelelangan Internasional / International Competitive Bidding).

(2) Pengumuman lelang menggunakan bahasa Innggris atau bahasa lain yang disetujui oleh pemberi donor.

(3) Pengumuman dilakukan secara terbuka melalui

pemasangan iklan pada surat kabar yang mempunyai peredaran secara nasional baik yang berbahasa Inggris maupun bahasa Indonesia.

/(4) Salinan…..



22

(4) Salinan pengumuman lelang tersebut disampaikan kepada kedutaan-kedutaan besar / kantor perwakilan dari eligible comitries yang ada di Jakarta, Kadin dan Asosiasi profesi.

b) Metoda pelelangan terbatas yaitu Metoda yang dilaksanakan

dalam hal jumlah penyedia barang / jasa yang mampu melaksanakan pekerjaan sangat terbatas, karena pekerjaannya sangat kompleks. Pertimbangan dalam menentukan metoda pemilihan penyedia barang / jasa yang dibiayai dari dana pinjaman / hibah luar negeri melalui metoda pelelangan terbatas apabila :

(1) Calon pemberi pinjaman tidak mengharuskan pengumuman lelang dengan bahasa Inggris.

(2) Pengumuman lelang berbahasa Indonesia dilakukan secara terbuka untuk umum melalui media masa, media cetak dan papan pengumuman resmi untuk umum.

(3) Pengumuman lelang ditujukan kepada para penyedia barang / jasa perusahaan nasional yang telah menjadi rekanan mitra kerja Polri.

(4) Perusahaan yang dimaksud pada butir (3) telah memiliki

surat penunjukan dari pihak supplier di luar negeri. (5) Jumlah peserta lelang sekurang-kurangnya 5 (lima)

perusahaan.

c) Metoda pemilihan langsung yaitu metode yang dilaksanakan dengan cara pemilihan penyedia barang / jasa yang dilakukan dengan membandingkan sebanyak-banyaknya penawaran, sekurang-kurangnya 3 (tiga) penawaran dari penyedia barang / jasa yang telah lulus pra kualifikasi. Pertimbangan dalam menentukan metode pemilihan penyedia barang / jasa yang dibiayai dari dana pinjaman / hibah luar negeri melalui metode pemilihan langsung apabila :

(1) Calon pemberi pinjaman tidak mengharuskan

pengumuman lelang dengan bahasa Inggris.

(2) Pengguna barang / jasa menilai tidak efisien apabila pengadaan barang / jasa ditempuh melalui metode pelelangan umum maupun metode pelelangan terbatas.

/(3) Pemberitahuan…..



23

(3) Pemberitahuan kepada penyedia barang / jasa disampaikan dengan surat undangan.

(4) Jumlah penyedia barang / jasa peserta pemilihan langsung yang diundang dapat sebanyak-banyaknya dan yang lulus prakualifikasi sekurang-kurangnya 3 perusahaan.

d) Metode penunjukan langsung yaitu metode yang dilaksanakan dalam keadaan tertentu dan keadaan khusus dengan cara melakukan negosiasi baik teknis maupun biaya sehingga diperoleh harga yang wajar dan secara teknis dapat dipertanggung jawabkan.

Pertimbangan keadaan tertentu dan keadaan khusus adalah sebagai berikut :

(1) Penanganan darurat untuk pertahanan Negara keamanan dan keselamatan masyarakat yang pelaksanaan pekerjaannya tidak dapat ditunda / harus dilakukan segera, dan / atau.

(2) Penyedia jasa tunggal, dan / atau pekerjaan yang perlu dirahasiakan yang menyangkut pertahanan keamanan negara yang ditetapkan oleh Presiden, dan atau.

(3) Pekerjaan yang berskala kecil dengan ketentuan : untuk keperluan sendiri, mempunyai resiko kecil, menggunakan teknologi sederhana, dilaksanakan oleh penyedia jasa usaha orang perseorangan dan badan usaha kecil, dan / atau bernilai sampai dengan Rp. 50.000.000,- ( lima puluh juta ).

(4) Pekerjaan yang hanya dapat dilakukan oleh pemenang hak paten atau pihak yang telah mendapat ijin, dan / atau.

(5) Pekerjaan yang memerlukan penyelesaian secara cepat dalam rangka pengembalian kekayaan Negara yang penanganannya dilakukan secara khusus berdasarkan peraturan perundang-undangan.

b. Teknis pelaksanaan.

1) Tahap persiapan.

Pada tahap persiapan, panitia pengadaan melaksanakan kegiatan :

a) Menyiapkan pengumuman pelelangan terbatas atas proyek pengadaan barang / jasa.

/b) Menyiapkan…..



24

b) Menyiapkan rencana kerja dan syarat-syarat (RKSS) memuat

tentang :

(1) Persyaratan umum.

(2) Persyaratan administrasi.

(3) Persyaratan teknis.

(4) Cara penilaian.

(5) Jadwal kegiatan.

c) Mendaftarkan para penyedia barang / jasa yang berminat dan untuk mengikuti prakualifikasi.

d) Menyiapkan surat undangan kepada para penyedia barang / jasa untuk mengikuti prakualifikasi.

2) Tahap pemberian penjelasan.

a) Perusahaan yang mendaftar, diundang oleh panitia pengadaan.

b) Panitia pengadaan memberikan penjelasan tentang :

(1) Tahapan kegiatan yang akan dilakukan meliputi tahapan pemberian penjelasan, prakualifikasi, pra negosiasi teknis, negosiasi teknis dan negosiasi Inter Departemen.

(2) Dokumen-dokumen yang harus diperhatikan / diserahkan pada kegiatan prakualifikasi, pra negosiasi teknis, negosiasi teknis dan negosiasi Inter Departemen.

(3) Cara penilaian yang dilakukan oleh panitia pengadaan, pada setiap tahapan kegiatan.

(4) Sasaran proyek dan jumlah pagu anggaran yang dialokasikan oleh Menko Bidang Perekonomian.

c) Setelah rapat dilaksanakan, Panitia pengadaan membuat berita acara penjelasan yang ditandatangani oleh segenap anggota panitia dan minimal 2 (dua) perwakilan perusahaan penyedia barang / jasa yang hadir.

3) Tahap Prakualifikasi.

a) Perusahaan penyedia barang / jasa yang telah mendaftar dapat diikut sertakan dalam kegiatan prakualifikasi.

/b) Dokumen…..



25

b) Dokumen perusahaan penyedia barang / jasa peserta prakualifikasi yang akan diperiksa dan dievaluasi meliputi :

(1) Persyaratan aspek hukum :

(a) Akte Pendirian Perusahaan dari Rekanan Mitra Kerja yang bersangkutan.

(b) Pengesahan Perusahaan dari Departemen Hukum & HAM.

(c) Rekomendasi Penyedia Barang Alkes dari Depkes.

(d) Power of Attorney yang relevan dengan proyek yang bersangkutan dari calon supplier kepada agennya di Indonesia di-endorse oleh Atase Perdagangan/Pertahanan RI yang beragritasi dengan Negara Calon Supplier (apabila calon Supplier bukan produsen dan berasal dari Negara Singapura, Malaysia dan Hongkong perlu dilengkapi Power of Attorney dari negara produsen kepada calon Supplier sebagai perwakilannya).

(e) Appointed Agent dari calon Supplier yang relevan dengan proyek yang akan dilaksanakan di Endorse oleh atase Perdagangan/Pertahanan RI di Negara calon Supplier.

(f) Surat Perjanjian Kerjasama yang relevan dengan perusahaan Distributor/Regional Agent/Vendor baik di dalam dan di luar negeri.

(f) Surat Pengukuhan sebagai Pengusaha Kena Pajak (PKP).

(g) Kartu Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).

(h) Surat pernyataan bermaterai bukan pegawai negeri dari pihak personel perusahaan yang bersangkutan.

(i) Neraca perusahaan yang disahkan oleh Akuntan publik.

(j) Surat keterangan domisili perusahaan yang bersangkutan yang disahkan oleh pejabat Camat setempat.

/(2) Persyaratan…..



26

(2) Persyaratan Aspek Sertifikasi terdiri dari :

(a) Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP).

(b) Tanda Daftar Perusahaan (TDP).

(c) Tanda Keanggotaan dari KADIN.

(d) Tanda Pengenal Pengakuan Importir (TAPPI) atau anggota pengenal importir umum.

(3) Persyaratan Aspek Permodalan terdiri dari :

(a) Nilai nominal sisa kekayaan nyata pada neraca perusahaan minimal 5 % dari alokasi Pagu yang diproyeksikan.

(b) Surat keterangan tidak pailit dari pengadilan negeri.

(c) Referensi Bank.

(d) SPPT dan SSP pajak tahun anggaran berjalan atau SPPT dan SSP pajak tahun yang lalu.

(e) Surat pernyataan kesanggupan untuk mendanai proyek berupa Loan Proposal atau Letter of Intent dari Calon Supplier atau Lender/pemberi pinjaman (Penyandang dana).

(4) Persyaratan Aspek Kemampuan terdiri dari :

(a) Kualifikasi yang ada pada Surat Ijin Usaha

Perdagangan. (b) Kualifikasi yang ada pada Tanda Daftar

Perusahaan. (c) Kualifikasi yang ada pada sertifikasi/piagam

Kadin. (d) Klasifikasi yang ada pada Piagam Rekanan Mitra

Kerja. (e) Fasilitas fabrikan/manufacture yang dimiliki oleh

pihak supplier/principal dalam rangka supply materiil yang akan diadakan.

/(f) Sarana…..



27

(f) Sarana komunikasi (Telp/Faximile/Telex). (g) Daftar sumber daya manusia yang merupakan

personel organik perusahaan dan tenaga ahli pendukungnya.

(h) Sarana dan prasarana berupa barang bergerak

(BB) maupun barang tidak bergerak (BTB) yang dimiliki perusahaan.

(i) Fotokopi kontrak KE/Soft Loan/Devisa yang

pernah dilaksanakan atau diikuti.

c) Mengevaluasi pelaksanaan prakualifikasi dengan langkah-langkah sebagai berikut :

(1) Menyusun daftar kriteria Dokumen Perusahaan

penyedia barang / jasa peserta prakualifikasi faktual sesuai perumusan yang disepakati.

(2) Melaksanakan skoring berdasarkan data faktual dari

perusahaan penyedia barang / jasa peserta prakualifikasi sesuai rumusan yang disepakati.

(3) Menghitung nilai nominal perusahaan (NNP) setiap

perusahaan peserta prakualifikasi sesuai rumusan yang disepakati.

(4) Menghitung nilai nominal rata-rata (NNR) sesuai

rumusan yang disepakati.

d) Setelah perhitungan perolehan NNP setiap perusahaan diketemukan dan NNR telah diketahui, maka panitia pengadaan segera menindak lanjuti dengan :

(1) Membuat Berita Acara tentang hasil pelaksanaan

prakualifikasi dalam rangka pengadaan barang / jasa yang anggarannya dari program KE bersangkutan.

(2) Mengumumkan hasil prakualifikasi penyedia barang / jasa yang lulus (NNP lebih besar atau sama dengan NNR ) maupun tidak lulus dalam prakualifikasi.

(3) Membuat laporan tertulis kepada Kapolri U.p. Delog Kapolri dengan tembusan kepada pejabat terkait.

/(4) Mengundang…..



28

(4) Mengundang penyedia barang / jasa yang lulus prakualifikasi untuk mengikuti kegiatan pra negosiasi teknis dengan jadwal yang sebelumnya telah dikonfirmasikan guna memberi kesepakatan hadirnya Pihak Supplier/Pihak Principle dari luar.

4) Tahap Pra Negosiasi Teknis.

a) Panitia Pengadaan melaksanakan pra negosiasi teknis dengan

perusahaan penyedia barang / jasa yang telah diumumkan lulus prakualifikasi.

b) Untuk bahan penilaian, setiap penyedia barang / jasa diwajibkan menyerahkan bendel dokumen pra nego teknis “ secukupnya “ dan mempresentasikannya dihadapan panitia pengadaan.

c) Penilaian pada kegiatan pra negosiasi teknis meliputi Penilaian aspek teknis mencakup :

(1) Penilaian terhadap faktor aspekteknis terdiri dari :

(a) Hasil paparan Profile Company.

(b) Persiapan Loan Proposal.

(c) Referensi pekerjaan berdasarkan bukti kontrak KE yang pernah diperoleh.

(d) Kesiapan Proforma Invoice yang telah diendorse

oleh kedutaan.

(e) Prasarana kerja yang dimiliki oleh Sole Agent /

Representative.

(f) Jumlah tenaga ahli yang berkualifikasi untuk

melaksanakan approval hasil pekerjaan.

(g Surat-surat bukti kerja sama antara Supplier

dengan Sole Agent dan hasil Partner lainnya didalam negeri.

(h) Waktu penyelesaian pekerjaan. (i) Jaminan purna jual / jaminan pemeliharaan.

/(j) Surat…..



29

(j) Surat pernyataan jaminan tersedianya suku

cadang.

(2) Penilaian terhadap faktor utama aspek teknis ditentukan

oleh :

(a) Jumlah faktor ternilai yang ditetapkan oleh panitia

pengadaan. (b) Rumusan dan kriteria penilaian terhadap masing-

masing faktor utama aspek teknis dilakukan oleh panitia pengadaan.

(3) Skore aspek teknis dihitung dengan rumus: (0,40 x JSFPF x 100) + (0,60 x JSFUF x 100) JSFPS JSFUS

Dengan pengertian : 0,40 = Bobot faktor pendukung aspek teknis JSFPF = Jumlah skor faktor pendukung faktual JSFPS = Jml skor faktor pendukung sempurna 0,60 = Bobot faktor utama aspek teknis JSFUF = Jumlah skor faktor utama faktual JSFUS = Jumlah skor faktor utama sempurna 100 = Besaran tetap.

(4) Berdasarkan hasil evaluasi gabungan aspek teknis dan harga dalam pelaksanaan pra negosiasi teknis maka

panitia pengadaan menyiapkan :

(a) Berita Acara tentang Justifikasi dalam rangka pra

negosiasi teknis terhadap perusahaan penyedia barang / jasa peserta.

(a.1) Berita Acara tentang Justifikasi dalam

rangka pra negosiasi teknis terhadap penyedia barang / jasa peserta.

(a.2) Berita Acara perumusan kriteria penilaian

aspek teknis dan harga terhadap penyedia barang / jasa peserta pra negosiasi teknis.

(a.3) Berita Acara tentang penelitian dan

penilaian aspek teknis dan harga terhadap perusahaan penyedia barang / jasa peserta pra negosiasi teknis.

/(a.4) Laporan…


NO. POL. : SKEP / 418 / VIII / 2007 TANGGAL : 27 Agustus 2007

30

(a.4) Laporan hasil pelaksanaan pra negosiasi

teknis kepada Pejabat pelaksana kegiatan dengan tembusan kepada Delog Kapolri dan Derenbang Kapolri serta pejabat terkait.

(a.5) Membuat pengumuman tentang perusahaan penyedia barang / jasa yang masuk sebagai kelompok 3 (tiga) besar.

(a.6) Menetapkan jadwal dan menyiapkan surat undangan kepada perusahaan yang masuk 3 (tiga) kelompok besar.

5) Tahap Negosiasi Teknis.

a) Panitia pengadaan membuat RKSS dan melaksanakan negosiasi teknis terhadap perusahaan yang masuk dalam kelompok 3 (tiga) besar.

b) Untuk kelancaran dalam pelaksanaan negosiasi teknis maka masing-masing perusahaan peserta negosiasi teknis harus mengikut sertakan Tim yang menguasai :

(1) Masalah teknis terhadap produk yang ditawarkan. (2) Masalah perdagangan Internasional.

(3) Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris. (4) Disiplin Ilmu lainnya yang diperlukan.

c) Memperhatikan kemungkinan terjadinya perubahan baik dari aspek administrasi, teknis, harga maupun aspek pendanaannya, perlu diadakan penilaian ulang terhadap aspek teknis dan harga serta aspek pendanaan / financing-nya.

d) Untuk bahan penilaian, setiap penyedia barang / jasa

diwajibkan menyerahkan bendel dokumen negosiasi teknis secukupnya dan mempresentasikannya dihadapan panitia pengadaan.

e) Penilaian dalam kegiatan negosiasi teknis meliputi :

(1) Penilaian aspek teknis meliputi :

(a) Penilaian terhadap faktor pendukung aspek teknis

terdiri dari : /(a.1) 10 (sepuluh)…



31

(a.1) 10 (sepuluh) faktor pendukung aspek

teknis yang dipersyaratkan dalam pra negosiasi teknis.

(a.2) Bank Garansi sebagai jaminan tender. (a.3) Surat pernyataan sanggup menyerahkan

jaminan pelaksanaan 5 % dari nilai nominal kontrak.

(a.4) Surat pernyataan tidak dikenakan-nya

sangsi embargo dari pihak Supplier. (a.5) Surat pernyataan jaminan tersedia-nya

suku cadang serta jangka waktunya.

(b) Penilaian terhadap faktor utama aspek teknis ditentukan oleh :

(b.1) Jumlah faktor ternilai yang ditetapkan oleh

panitia pengadaan. (b.2) Perumusan dan kriteria penilaian terhadap

masing-masing faktor utama aspek teknis ditetapkan oleh panitia pengadaan.

(b.3) Rumus skoring dalam pelaksanaan

negosiasi teknis seperti halnya dalam pelaksanaan pra negosiasi teknis.

(2) Penilaian aspek harga :

(a) Mengacu pada proforma invoice dari penyedia barang / jasa maka panitia pengadaan melaksanakan analisa kesetaraan nilai harga penawaran.

(b) Langkah-langkah dalam pembuatan analisa

kesetaraan nilai harga penawaran adalah :

(b.1) Mendatakan harga penawaran dari seluruh competitor.

(b.2) Mengidentifikasi kondisi harga penawaran

termasuk elemen harganya.

(b.3) Menentukan parameter yang diperlukan. /(b.4) Menghitung…



32

(b.4) Menghitung pencapaian sasaran optimum

berdasarkan parameter yang telah ditetapkan dengan memperhatikan pagu anggaran yang dialokasikan.

d) Cara memilih penyedia barang / jasa yang masuk kelompok tiga besar.

(1) Untuk memilih penyedia barang / jasa yang masuk

kelompok tiga besar harus dibuat evaluasi gabungan dari aspek teknis dan aspek harga dengan rumus sebagai berikut :

Evaluasi aspek teknis (bobot 0,50)

Perusahaan Uraian

A B C D

Skore Teknis Nilai

TA *) TB HC TD

I (t1) I -TA-TB I – TA-TC I – TA-TD

TA TA TA

= t2 = t3 = t4

Bobot 0,50 0,50 0,50 0,50

Nilai Bobot 1 x 0,50 t2 x 0,50 t3 x 0,50 T4 x 0,50

Keterangan *) = diasumsikan skore teknisnya tertinggi

Evaluasi aspek harga (bobot 0,35)

Perusahaan Uraian

A B C D

Harga HA HB * HC HD

Nilai I -HA-HB I (h2) I - HC-HB I - HD-HB

HB HB HB

= h1 = = h3 = h4

Bobot 0,35 0,35 0,35 0,35

Nilai Bobot h1 X 0,35 I X 0,35 h3 X 0,35 h4 x 0,35

Keterangan * ) = Diasumsikan harga penawaran yang terendah

(2) Apabila sudah diperoleh nilai bobot aspek teknis dan nilai bobot aspek harga masing-masing perusahaan, keduanya harus dijumlah sehingga diperoleh evaluasi gabungan aspek teknis dan harga yang tersusun dalam tabel berikut rankingnya.

(3) Penyedia barang / jasa yang berhasil sebagai pemegang Ranking I, II, dan III diajukan kepada Kapolri dalam rangka menetapkan pemenang pelaksana pengadaan yang nilainya diatas Rp. 50 Miliar.

/(4) Penilaian…



33

(4) Penilaian aspek financing.

(a) Penilaian aspek financing merupakan wewenang dari Depkeu dengan konstribusi bobot 0,15 adapun komponen dari Loan Proposal yang dipertimbangkan serta metoda perhitungannya dapat dijelaskan sebagai berikut :

(a.1) Komponen loan proposal yang dipertimbangkan dalam perhitungan antara lain :

- Materity - Grace period - Repaiment period - Interest rate - Commitment fee - Management fee - Others fee - Insurance premium

(a.2) Metode perhitungan dalam penilaian aspek financing meliputi perhitungan :

- Effective Cost (EC) - Net Present Value (NPV) - Present Value of Payment (PVP) - Grant Element (GE)

(b) Sehubungan dengan wewenang Depkeu dalam penilaian aspek financing pada tahap negosiasi teknis maka :

(b.1) Panitia pengadaan menyerahkan loan proposal dari 3 (tiga) supplier / principal kepada Derenbang Kapolri.

(b.2) Derenbang Kapolri menyerahkan loan proposal kepada Dirjen Perbendaharaan Depkeu u.p. Direktur Pengelolaan Pinjaman dan Hibah Luar Negeri (PHLN) Ditjen Perbendaharaan Depkeu.

(b.3) Hasil penilaian aspek financing dari Depkeu kemudian diserahkan kembali kepada panitia pengadaan oleh Derenbang Kapolri.

/(5) Evaluasi…..



34

(5) Evaluasi gabungan

(a) Evaluasi gabungan adalah gabungan hasil evaluasi aspek teknis, harga dan aspek financing dengan bobot sebagai berikut :

(a.1) Bobot aspek teknis = 0,50 (a.2) Bobot aspek harga = 0,35 (a.3) Bobot aspek financing = 0,15

(b) Evaluasi gabungan dalam pelaksanaan negosiasi teknis hanya dilakukan maksimum terhadap 3 (tiga) perusahaan penyedia barang / jasa peserta negosiasi teknis.

(c) Format data hasil evaluasi gabungan adalah sebagai berikut :

Perusahaan Nilai Bobot

A B C Hasil Evaluasi Gab

Ranking

Aspek Teknis

Aspek Harga

Aspek Financing

(5) Penetapan pemenang.

(a) Yang dimaksudkan penetapan pemenang adalah penetapan calon supplier sebagai pemenang / leader setelah diperoleh ranking hasil evaluasi gabungan.

(b) Dalam rangka penetapan calon supplier sebagai leader / pemenang yang merupakan wewenang Kuasa pengguna anggaran ( pejabat pelaksana kegiatan ) maka Panitia pengadaan harus menyiapkan :

(b.1) Berita Acara negosiasi teknis.

(b.2) Berita Acara Pendapat tentang Hasil evaluasi gabungan dalam rangka pengadaan barang / jasa dari program KE yang bersangkutan.

(b.3) Surat ketua panitia pengadaan kepada Kuasa pengguna anggaran ( pejabat pelaksana kegiatan ) tentang laporan hasil pelaksanaan negosiasi teknis.

/(c) Berdasarkan…..



35

(c) Berdasarkan dokumen tersebut pada bukti (b.2)

maka Kuasa pengguna anggaran ( pejabat pelaksana kegiatan ) menetapkan calon supplier sebagai pemenang / leader disertai lampiran konsep penetapannya untuk ditanda tangan oleh Kapolri, untuk proyek diatas Rp. 50 Miliar.

(d) Apabila penetapan calon supplier sebagai pemenang / leader telah ditanda tangani oleh pejabat pelaksana kegiatan maka langkah selanjutnya adalah :

(d.1) Ketua panitia pengadaan segera mengeluarkan pengumuman tentang penunjukan calon supplier yang telah ditetapkan sebagai pemenang / leader dalam rangka pengadaan barang / jasa.

(d.2) Ketua panitia pengadaan melaksanakan negosiasi inter Departemen dengan komposisi anggota dari Depkeu, BI, Sderenbang Polri, Sdelog Polri, Baintelkam Polri, Div Binkum Polri, User dan fungsi-fungsi terkait.

6) Tahap Negosiasi Inter Departemen.

a) Negosiasi Inter Departemen melaksanakan negosiasi dengan

calon supplier yang telah ditetapkan sebagai pemenang/ leader.

b) Untuk pelaksanaan negosiasi inter departemen maka pihak Supplier dan agen perwakilannya wajib menyerahkan :

(1) Draft Kontrak Pengadaan Barang dan Jasa (KPBJ) yang disusun dalam 2 (dua) bahasa yaitu Bahasa Inggris dan Bahasa Indonesia.

(2) Price Quotation / Price List yang wajib disiapkan oleh pihak Supplier/ Fabrikan di luar negeri perlu di endors Attache Pertahanan RI di Luar Negeri/ Perwakilan Dagang RI di Luar Negeri / Kedutaan Besar RI di Luar Negeri/Liaison Officer Kepolisian RI di Luar Negeri.

c) Sebelum dilaksanakan negosiasi Inter Departemen maka Draft Kontrak terlebih dahulu membahas redaksional Draft Kontrak Pengadaan Barang dan Jasa (KPBJ) dalam artikel-artikel/pasal-pasal yang sekurang-kurangnya memuat :

/(1) Persyaratan…



36

(1) Persyaratan Umum / General Contractual Conditions. (2) Materiil Kontrak yang harus diserahkan / Contract

Materials to be Supplied. (3) Harga Kontrak / Contract Price. (4) Syarat-syarat Pembayaran / Term of Payment. (5) Pengapalan/Shipment. (6) Pengepakan dan Tanda-tanda / Packing and Marking. (7) Penyerahan/Delivery. (8) Denda dan Force Majeure / Penalty and Force Majeure. (9) Kewajiban Pembeli / Buyer Obligation. (10) Jaminan / Warranty. (11) Hak paten / Patent Right.

(12) Hak Cipta dan Kerahasiaan / Copyright and

Confidentiality. (13) Perselisihan paham / Disputes. (14) Pembatalan / Termination. (15) Jaminan Pelaksanaan / Performance Bond. (16) Jaminan Pembayaran Uang Muka/Advance Payment

Guarantee. (17) Pemeriksaan / Inspection. (18) Pelatihan di Dalam Negeri dan Asistensi Teknis / lokal

training and Technical Assistance. (19) Hal-hal lain / Miscellaneous. (20) Masa Berlakunya Kontrak / ffectiveness of the Contract. (21) Penanda Tanganan / Signature.

/d) Pasal…



37

d) Pasal-pasal KPBJ dapat diadakan penyesuaian dengan

memperhatikan kepentingan pihak penjual maupun pembeli serta sifat pekerjaan / proyek yang bersangkutan.

e) Meneliti konsep-konsep lampiran kontrak (Annexes) meliputi :

(1) Annex A : Uraian Materiil Kontrak dan

Harga (Description of Contract Materials and Price.

(2) Annex B : Pelimpahan wewenang (Power of

Attorney).

(3) Annex C : Faktur (Proforma Invoice).

(4) Annex D : Spesifikasi Teknis (Technical Specification).

(5) Annex E : Jaminan Pelaksanaan ( The

Performance Bond). (6) Annex F : Program kerja (program of work). (7) Annex G : Surat keagenan (letter of agency). (8) Annex H : Surat ijin usaha perdagangan

(condueting commercial lisence). (9) Annex I : Nomor pokok wajib pajak (Number

of Tax Obligation). (10) Annex J : Angka pengenal importir umum

(Number of Importer Company Approval).

f) Setelah pembahasan draft kontrak, maka negosiasi Inter

Departemen dilaksanakan, dengan tahapan sbb :

(1) Menyelenggarakan rapat yang dihadiri oleh penyedia barang/jasa dan Agen perwakilannya untuk melaksanakan nego harga.

(2) Harga perhitungan Sendiri (Owner’s Estimate) yang,

ditandatangani oleh Ketua/panitia pengadaan dan disahkan oleh Kasatker.

/g) Negosiasi…



38

g) Negosiasi Inter Departemen membahas hal-hal yang berkaitan

dengan: (1) Harga penawaran dari barang/jasa yang telah ditetapkan

sebagai hasil negosiasi teknis.

(2) Uang muka yang dapat disetujui oleh Depkeu RI yang harus disertai dengan Jaminan Uang Muka (Advance Payment Guarantee) berupa Bank Garansi yang diterbitkan oleh Bank Pemerintah.

(3) Harga kontrak berikut unsur-unsur harganya antara lain :

(a) Harga barang di atas pelabuhan pemberangkatan / Free on Board (FOB).

(b) Biaya angkut dan asuransi / Freight and Insurance.

(c) Harga Barang ditambah biaya angkutan dan asuransi / Cost Insurance & Freight (CIF).

(d) Biaya lainnya yang berkaitan dengan service, pelatihan, site preparation, intalasi serta biaya-biaya yang secara implisit harus tercover seperti biaya untuk Technical Representative, Inspection, An-name, In- Name, Consumable Part dan sebagainya.

(e) Tahapan pembayaran / Term of Payment.

(4) Rincian dari materiel kontrak/Description of Contract Materials.

(5) Surat menyurat / Correspondence yang akan dialamatkan kepada pembeli, penjual dan agen perwakilannya serta tembusan-tembusannya.

h) Apabila secara materiil telah diperoleh kesepakatan Tim negosiasi Inter Departemen dengan pihak Supplier mengenai spesifikasi teknis dari barang / jasa, volume pekerjaan, harga serta pasal-pasal perjanjian yang telah dirumuskan dalam net konsep kontrak jual beli (purcase contract) maka Tim Negosiasi Inter Departemen harus segera menyiapkan.

(1) Berita acara negosiasi inter departemen untuk ditanda tangani oleh segenap anggota Tim dan perwakilan yang menghadiri rapat negosiasi inter departemen.

/(2) Laporan…



39

(2) Laporan hasil pelaksanaan negosiasi inter departemen

secara singkat dan kronologis sejak dilaksanakannya kegiatan negosiasi in- prakualifikasi pranegosiasi teknis, negosiasi teknis sampai dilaksanakannya inter departemen.

(3) Berkas laporan hasil pelaksanaan negosiasi inter departemen yang terdiri dari :

(a) Laporan hasil pelaksanaan negosiasi inter departemen

(b) Berita acara negosiasi inter departemen

(c) Perincian harga dan sasaran pengadaan yang telah diperoleh kesepakatan antara tim negosiasi inter departemen dengan pihak supplier

(d) Proforma invoice / price Quotation / price list dari pihak supplier yang telah di endors kedutaan setempat.

(e) Proposal pinjaman ( Loan proposal )

(f) Foto copy penetapan Kapolri tentang calon supplier yang ditetapkan sebagai pemenang / leader, utk nilai proyek Rp. 50 miliar keatas.

(g) Surat pernyataan dari pihak supplier tentang tidak adanya sangsi embargo

i) Setelah pemberkasan laporan hasil pelaksanaan negosiasi inter departemen selesai, Ketua panitia pengadaan membuat surat / nota dinas kepada pejabat pelaksana kegiatan perihal laporan hasil pelaksanaan negosiasi inter departemen berupa berkas laporan hasil pelaksanaan negosiasi inter departemen

7) Tahap penanda tanganan kontrak.

a) Fiatering Draft kontrak jual beli dilakukan oleh pihak supplier sebagai penjual (Seller) sedangkan dari pihak pembeli (Buyer) fiatering draft kontrak dilakukan oleh :

(1) Pihak pengguna / user terhadap lampiran-lampiran (annexes) kontrak

(2) Ketua panitia pengadaan terhadap lembar-lembar draft kontrak jual beli yang bermuatkan pasal-pasal perjanjian.

/b) Setelah…



40

b) Setelah pihak supplier menerima Surat Keputusan tentang

Penetapan harga kontrak maka supplier akan mengusahakan bank garansi sebagai jaminan pelaksanaan (performance bond) sebesar 5 % (lima persen) dari nilai kontrak untuk diserahkan kepada Kapusku Polri melalui Pejabat pelaksana kegiatan dalam batas waktu maksimum sebelum kontrak berlaku.

c) Kontrak pengadaan barang / jasa (KPBJ) asli bermaterai cukup sesuai ketentuan bea materai yang berlaku sebanyak 2 set satu dipihak penjual (seller) dan satu dipihak pembeli (buyer), setelah ditanda tangani oleh pihak penjual (seller) maka selanjutnya dengan surat pengantar dari Ketua tim pengadaan diajukan kepada pejabat pelaksana kegiatan untuk mohon ditanda tangani.

d) KPBJ / KJB asli yang bermaterai dipihak penjual didokumentasikan di pejabat pelaksana kegiatan sedangkan KPBJ / KJB asli yang materainya dipihak pembeli diserahkan kepada pihak penjual melalui agen perwakilannya untuk difoto copy sebanyak 28 set untuk kepentingan pembeli.

e) 28 set kontrak tersebut diserahkan kepada Derenbang Kapolri

untuk dikirimkan kepada : (1) Menteri Koordinator Bidang Perekonomian 4 set (2) Dirjen Perbendaharaan ............................... 1 set (3) Direktur Pengelolaan pinjaman dan hibah luar negeri Depkeu RI .................................. 2 set (4) Bank Indonesia ............................................ 1 set (5) Deputi Bidang Pembiayaan Bappenas ....... 1 set (6) Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Khusus Jakarta VI ........................... 1 set (7) Irwasum Polri ................................................ 1 set (8) Derenbang Kapolri ........................................ 2 set (9) Delog Kapolri ................................................ 2 set (10) Pejabat Kepala Pelaksana kegiatan ............. 1 set (11) Pejabat Kasatker Pengguna .......................... 1 set (12) Kapusku Polri / Bendaharawan proyek.......... 2 set (13) Karo Pal Sdelog Polri ..................................... 1 set (14) Kadomat Sdelog Polri ..................................... 1 set (15) Technical Representative ............................... 1 set (16) Tim Inspector / tim an name / in name............ 3 set (17) Pejabat tertentu yang terkait ........................... 1 set (18) Cadangan di Bagian administrasi pengadaan luar negeri ........................................................ 1 set

/8) Tahap…..



41

8) Tahap Negosiasi Loan.

a) Negosiasi Loan dilakukan oleh tim perunding yang ditetapkan oleh Menteri Keuangan dan Menteri Negara PPN / Kepala Bappenas yang unsur-unsurnya terdiri dari :

(1) Bappenas (2) Departemen Keuangan (3) Polri / Pelaksanan proyek (4) Instansi terkait lainnya

b) Dalam hal perundingan dilakukan di luar negeri pembentukan tim perundingan ditetapkan oleh Menteri Sekretaris Negara setelah mendapatkan informasi dari Menteri Negara PPN / Kepala Bappenas.

c) Khusus untuk kegiatan kredit ekspor yang diproses melalui pelelangan terbatas, perundingan dengan calon pemberi pinjaman dikoordinasikan oleh Menteri Keuangan setelah :

(1) Alokasi Kredit Ekspor ditetapkan oleh Menteri Keuangan.

(2) Penetapan calon supplier sebagai pemenang / leader telah ditanda tangani oleh pejabat pelaksana kegiatan.

(3) Kontrak pengadaan barang / jasa (KPBJ) atau Kontrak Jual Beli (KJB) telah ditanda tangani oleh pejabat pelaksana kegiatan mewakili Kepolisian Negara Republik Indonesia sebagai pembeli dan pihak Supplier sebagai penjual.

(4) Tawaran pendanaan (Loan Proposal) dari calon pemberi pinjaman untuk proyek yang bersangkutan telah tertuang dalam Daftar Rencana Pinjaman/Hibah Luar Negeri (DRPHLN).

(5) Adanya kepastian sumber dana pendamping yang harus disediakan dalam dokumen anggaran Polri.

(6) Adanya kesepakatan antar instansi terkait atas konsep Naskah Perjanjian Pinjaman Luar Negeri (NPPLN).

9) Tahap penandatanganan NPPLN.

a) Apabila Negosiasi Loan yang dilakukan antar Tim Perunding dengan Pihak Calon Pemberi Pinjaman telah diperoleh kesepakatan maka hasil perundingan dituangkan dalam laporan Tim Perunding dan disampaikan kepada :

/(1) Menteri…..



42

(1) Menteri Keuangan. (2) Menteri Negara PPN/Kepala Bappenas. (3) Menteri Luar Negeri. (4) Kapolri.

b) Naskah Perjanjian Pinjaman Luar Negeri untuk proyek-proyek yang dibiayai dari Kredit Ekspor dapat dibedakan menjadi :

(1) Loan Agreement / credit agreement apabila proyek yang bersangkutan dibiayai dengan pendanaan yang bersumberkan pada Buyer’s Credit ( principal atau penyandang dananya adalah pemerintah / lembaga keuangan pemerintah pemberi pinjaman)

(2) Loan Agreement / Credit Agreement apabila proyek yang bersangkutan dibiayai dengan pendanaan yang bersumber kepada Supplier’s Credit (principal / penyandang dananya adalah pihak supplier yang bersangkutan.

c) Naskah Perjanjian Pinjaman ( yang bersifat buyer’s credit maupun supplier’s credit ) yang berisikan jumlah pinjaman luar negeri beserta persyaratannya ditanda tangani oleh Menteri Keuangan atau oleh Kuasanya atau oleh Pejabat lain yang berwenang dan salinannya dalam waktu 14 (empat belas) hari setelah penanda tanganan NPPHLN disampaikan kepada :

(1) Menteri Koordinator Bidang Perekonomian. (2) Menteri Keuangan. (3) Menteri Negara PPN/Kepala Bappenas. (4) Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia. (5) Gubernur Bank Indonesia. (6) Kepala Badan Pengawasan Keuangan.

d) Dengan ditanda tangani Loan Agreement tersebut maka dapat digunakan untuk memproses pencairan uang muka dan proses pembayaran baik melalui L/C (letter of Credit) maupun Direct Payment.

13. Permohonan Pencairan Tanda Bintang.

a. Dana pendamping yang diperlukan untuk membayar uang muka dan pinjaman yang bersumber dari pinjaman luar negeri oleh Departemen Keuangan diberi tanda “ Bintang “ yang berarti bahwa pecairan uang muka tidak secara otomatis melainkan ada persyaratan yang harus dipenuhi.

b. Mekanisme pengajuan permohonan pencairan Tanda Bintang adalah sebagai berikut :

/1) Pejabat…



43

1) Pajabat pelaksana kegiatan mengajukan requisisi kepada Derenbang Kapolri dengan menunjuk pada kontrak jual beli, loan agreement / credit agreement dan Bank Garansi Jaminan Uang Muka.

2) Berdasarkan ajuan tersebut maka Derenbang Kapolri A.n. Kapolri mengajukan surat permohonan persetujuan pencairan tanda bintang kepada Menteri Keuangan U.p. Dirjen Perbendaharaan.

3) Setelah Dirjen Perbendaharaan mendapat surat kuasa dari Menteri Keuangan, selanjutnya menerbitkan surat persetujuan pencairan tanda bintang DIPA, kemudian mengirimkannya kepada Kapolri c.q. Derenbang Kapolri dan Instansi terkait lainnya.

14. Penerbitan Surat Perintah Membayar (SPM) Uang Muka.

a. Berdasarkan surat persetujuan pencairan tanda bintang DIPA, pejabat pelaksana kegiatan menerbitkan requisisi kepada Kapusku Polri dengan menunjuk :

1) Kontrak jual beli / kontrak pengadaan barang / jasa proyek KE / Soft loan yang bersangkutan.

a) Naskah perjanjian pinjaman luar negeri ( Credit agreement / Loan agreement ).

b) Surat persetujuan pencairan tanda bintang DIPA untuk proyek yang bersangkutan.

2) Dalam pengajuan Surat Perintah Membayar (SPM) uang muka,

requisisi pejabat pelaksana kegiatan kepada Kapusku Polri dilengkapi bank garansi jaminan uang muka sesuai ketentuan yang berlaku.

3) Kapusku Polri menerbitkan Surat Perintah Membayar (SPM) uang muka dan meneruskannya kepada Kepala Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Khusus Jakarta VI Departemen Keuangan RI sesuai ketentuan yang berlaku.

15. Kontrak Pengadaan Barang dan Jasa (KPBJ).

a. Masa Berlakunya Kontrak.

1) Kontrak berlaku apabila telah ditanda tangani oleh kedua belah pihak antara Pembeli dan Penjual.

2) Loan / Credit Agreement telah ditanda tangani oleh Pemberi Pinjaman (Lender) dengan Penerima Pinjaman (Borrower).

3) Uang muka sudah diterima oleh pihak Supplier.

/ 4) Untuk…..



44

4) Untuk Pengakhiran masa berlakunya kontrak pengadaan barang dan jasa (KPBJ) harus diterbitkan Certificate of Final Acceptance yang ditanda tangani oleh Kuasa pengguna anggaran ( Pejabat pelaksana kegiatan ).

5) Certificate of Final Acceptance dibuat setelah dilakukan penelitian / evaluasi terhadap proyek dimaksud oleh Tim yang dibentuk berdasarkan Surat Perintah Kapolri terdiri dari unsur Sderenbang Polri, Sdelog Polri dan unsur pelaksana.

b. Proses Pembukaan Leter of Credit (L/C).

1) Pejabat yang berwenang atas nama Kapolri mengajukan surat permohonan pembukaan L/C kepada Menteri Keuangan U.p. Dirjen Perbendaharaan Depkeu RI.

2) Mekanisme permohonan pembukaan L/C diatur sebagai berikut :

a) Pejabat yang berwenang, mengajukan surat permohonan Surat Kuasa Pembebanan (SKP) sebesar nilai pinjaman yang ditentukan dalam kontrak Pengadaan Barang dan Jasa (KPBJ) yang memerlukan pembukaan L/C, kepada Kepala Kantor Perbendaharaan Negara (KPPN) Khusus Jakarta VI dengan melampirkan KPBJ dan Loan Agreement.

b) Berdasarkan SKP, Menteri Keuangan c.q. Kepala Kantor Perbendaharaan Negara (KPPN) Khusus Jakarta VI menerbitkan Surat Kuasa Pembebanan (SKP) dan mengirimkan kepada Bank Indonesia c.q. Direktur internasional bagian penyelesaian transaksi luar negeri dengan tembusan kepada Direktur Jenderal Bea dan Cukai, Pejabat Eselon I yang bersangkutan dan Pejabat Polri atau Pejabat yang bersangkutan.

c) Berdasarkan SKP, Pejabat yang berwenang, mengajukan permintaan pembukaan L/C kepada Bank Indonesia c.q Direktur Dana Luar Negeri bagian Ekspor Inpor, melampirkan daftar barang yang akan diimpor (master list) yang dibuat dan atau disetujui Pejabat Dalyek atau pejabat yang berwenang A.n. Kapolri dengan melampirkan Kontrak Pengadaan Barang dan Jasa (KPBJ) dan Loan Agreement.

d) Atas dasar SKP dan permintaan pembukaan L/C dari Rekanan atau Importir tersebut, Bank Indonesia mengajukan permintaan kepada Pemberi Pinjaman/Hibah Luar Negeri (PPHLN) untuk menerbitkan pernyataan kesediaan melakukan pembayaran (Letter of Commitment).

/e) Bank…..



45

e) Bank Indonesia membuka L/C kepada Bank Koresponden dan tembusan dokumen pembukaan L/C disampaikan kepada Direktur Jenderal Perbendaharaan.

f) Berdasarkan pembukaan L/C dari Bank Indonesia, Letter of Commitment atau dokumen yang disamakan dari PPHLN, dan dokumen realisasi L/C, Bank Koresponden melakukan penagihan kepada PPHLN untuk dibayarkan kepada Rekanan atau Pemasok.

g) PPHLN melaksanakan pembayaran kepada Bank Koresponden dan mengirimkan debet advice kepada Bank Indonesia. Selanjutnya, Bank Indonesia mengirimkan rekaman debet advice kepada Direktur Jenderal Perbendaharaan, dan dalam hal PHLN diteruskan sebagai pinjaman melalui Naskah Perjanjian Penerusan Pinjaman (NPPP), rekaman debet advice dikirimkan pula kepada Direktur Jenderal Lembaga Keuangan.

h) Berdasarkan dokumen realisasi L/C yang diterima dari Bank Koresponden serta SKP dari Menteri Keuangan, Bank Indonesia membuat Nota Disposisi L/C dan Nota Perhitungan serta membubuhkan :

Debet : Rekening Bendahara Umum Negara (BUN). Kredit : Rekening BUN. Dalam Nota Perhitungan dicantumkan nomor dan tanggal L/C serta nomor dan tanggal SKP.

i) Nota Perhitungan dan Nota Disposisi L/C, disampaikan kepada Direktur Jenderal Perbendaharaan dan Pejabat yang berwenang, dalam hal PHLN diteruskan sebagai pinjaman melalui NPPP disampaikan kepada Direktur Jenderal Lembaga Keuangan.

j) Atas dasar Nota Perhitungan tersebut, Kepala Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Khusus Jakarta VI menerbitkan Surat Perintah Pembukuan Pengesahan (SP3).

3) Dalam hal penarikan pinjaman/hibah luar negeri untuk bagian nilai kontrak yang ditarik melalui pembayaran langsung, maka mekanismenya diatur sebagai berikut :

a) Berdasarkan KPBJ, Pejabat yang berwenang menyampaikan Aplikasi Penarikan Dana (APD) kepada PPHLN melalui Direktur Jenderal Perbendaharaan dengan tembusan Bank Indonesia dan melampirkan KPBJ.

/b) Berdasarkan…..



46

b) Berdasarkan APD, PPHLN melakukan pembayaran langsung

kepada rekening rekanan, serta mengirimkan asli debet advice kepada Menteri Keuangan c.q. Direktur Jenderal Perbendaharaan dan tembusannya kepada Bank Indonesia, dan dalam hal PHLN diteruskan sebagai pinjaman melalui NPPP, Direktur Jenderal Perbendaharaan mengirimkan rekaman debet advice kepada Direktur Jenderal Lembaga Keuangan.

c) Atas dasar debet advice, Kepala Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Khusus Jakarta VI menerbitkan Surat Perintah Pembukuan/ Pengesahan (SP3) sebagai dasar pengeluaran dan Penerimaan APBN sebesar nilai Equivalent rupiah kepada Bank Indonesia.

d) Bank Indonesia berdasarkan SP3, membuat Nota Perhitungan dan membukukan :

Debet : Rekening BUN. Kredit : Rekening BUN.

Dalam Nota Perhitungan dicantumkan nomor dan tanggal SP3 e) Nota Perhitungan, disampaikan kepada Direktur Jenderal

Perbendaharaan, atau Pejabat yang berwenang, dan dalam hal PHLN diteruskan sebagai pinjaman melalui NPPP disampaikan pula kepada Direktur Jenderal Lembaga Keuangan.

c. Kunjungan Tim Manajemen Proyek.

1) Kunjungan Tim Manajemen Proyek dilakukan setelah Loan Agreement ditanda tangani oleh pihak PPHLN sebagai “Lender” dan Menteri Keuangan c.q. Dirjen Perbendaharaan sebagai “Borrower” namun dapat dilakukan sebelumnya atas permintaan dari pihak Principle atau Agen Perwakilannya dengan seijin Kapolri.

2) Tim Manajemen Proyek sekurang-kurangnya terdiri dari 3 (tiga) Perwira yang ditunjuk oleh Kapolri, satu diantaranya adalah Pimpinan Satker sebagai pengguna barang dan jasa yang akan diadakan.

3) Pembiayaan untuk round trip tickets, uang saku dan biaya akomodasi sepenuhnya menjadi tanggung jawab pihak Supplier dan Agen Perwakilannya.

d. Technical Representative.

1) Untuk pengadaan barang tertentu yang dipandang perlu ditempatkan Technical Representative dari pihak pembeli maka Kapolri menetapkan personel Polri yang akan ditugaskan ditempat pembuatan/pembangunan barang/produk yang dimaksud dalam kontrak.

/2) Jumlah…..



47

2) Jumlah personel dan lama tugas sebagai technical Representative harus mengacu pada konsensus yang disepakati pada saat negosiasi teknis atau kesepakatan antara Polri (Buyer) dan Supplier.

3) Personel yang ditetapkan sebagai Technical representative diusulkan oleh Kasatker Pembina Teknis yang memenuhi persyaratan sebagai berikut :

a) Mampu berbahasa Inggris secara aktif baik secara lisan maupun tertulis.

b) Menguasai teknis dan mampu membaca gambar-gambar teknis.

c) Berkepribadian dan mampu membawa nama baik/martabat bangsa Indonesia.

4) Personel yang bertugas sebagai Technical Representative wajib membuat laporan tertulis atas kemajuan pisik pelaksanaan pekerjaan yang dimaksud dalam KPJB.

5) Pembiayaan untuk round trip tickets, uang saku, uang transport, uang

makan, biaya administrasi/korespondensi dan biaya akomodasi personel Technical Representative dari pihak pembeli (Polri) di Luar Negeri sepenuhnya menjadi tanggung jawab Supplier berdasarkan kesepakatan yang disetujui bersama.

e. Tim Inspector.

1) Pada tahap tertentu atas pelaksanaan pisik pekerjaan yang dimaksud dalam kontrak harus diperiksa oleh Tim Inspector yang ditetapkan oleh Kapolri yang diproses oleh pejabat pelaksana kegiatan.

2) Tahapan pekerjaan fisik yang harus diperiksa oleh Tim Inspector dari Polri ditetapkan berdasarkan kesepakatan antara Polri dan pihak Supplier sebelum barang yang dimaksudkan dalam kontrak dikapalkan ke Indonesia.

3) Tim Inspector sekurangnya 3 (tiga) orang, personelnya diambil dari :

a) Unsur Sderenbang Polri. b) Unsur Sdelog Polri. c) Unsur pelaksana proyek.

4) Personel yang bertugas sebagai Tim Inspector wajib membuat laporan tertulis atas pelaksanaan tugas pada setiap tahap pekerjaan yang telah disepakati.

/5) Pembiayaan…



48

5) Pembiayaan untuk round trip tickets, uang saku, uang transport, uang makan dan biaya akomodasi bagi Tim Inspector yang melaksanakan inspeksi ke luar negeri sepenuhnya menjadi tanggung jawab Supplier berdasarkan kesepakatan yang disetujui bersama.

f. Penyelenggaraan Pengangkutan dan Asuransi.

1) Penyelenggaraan pengangkutan harus dilaksanakan oleh perusahaan jasa pengangkutan luar negeri (Freight Forwarder).

2) Untuk memberikan jaminan bahwa barang-barang dari pelabuhan pemberangkatan di luar negeri sampai di titik bekal akhir atau Franco Gudang Polri atau ditempat lain yang ditetapkan berdasarkan KPBJ, wajib dipertanggungkan melalui perusahaan asuransi (Insurance Company) yang telah diseleksi.

3) Freight Forwader (FF) yang akan melaksanakan pengangkutan barang serta perusahaan asuransi yang akan menjadi asuradur ditetapkan oleh Pejabat Kepala Pelaksana kegiatan dengan mempertimbangkan untuk memiliki Freight Forwader (FF) yang menguntungkan keuangan negara.

4) Mekanisme penetapan FF dan asuradur diatur sebagai berikut :

a) Pejabat Pelaksana Kegiatan menyelenggarakan penelitian terhadap proposal dari Rekanan yang klasifikasinya di bidang Freight Forwader dan jasa pertanggungan/asuransi.

b) Berdasarkan hasil penelitian atas proposal para perusahaan Freight Forwader dan perusahaan jasa pertanggungan masing-masing disusun urutan calon yang memegang ranking I, II dan III.

c) Pejabat Pelaksana Kegiatan menetapkan Perusahaan FF dan asuransi yang dipilih / ditunjuk dan memberitahukannya kepada Sole Agent atau agen perwakilan dari pihak supplier.

d) Negosiasi antara Freight Forwader/Perusahaan Asuransi

dengan pihak Supplier/ Sole Agent dilaksanakan dihadapan Tim Pengawas Angkutan dan Asuransi dari Polri yang terdiri dari :

(1) Unsur Sderenbang Polri (2) Unsur Sdelog Polri (3) Unsur Pelaksana Proyek

/e) Untuk…



49

e) Untuk meyakinkan pihak Supplier di Luar Negeri dan berdasarkan hasil Negosiasi termaksud pada butir d) maka Pejabat Pelaksana kegiatan atas nama Kapolri membuat dan menanda tangani Surat Penunjukan Freight Forwader dan Perusahaan Asuransi (Appointed Freight and Insurance Company) dengan tembusan kepada Agen Perwakilan/Sole Agent dari pihak Supplier dengan menyebutkan.

(1) Nomor dan KPBJ yang bersangkutan (2) Nama Perusahaan FF dan Asuradur yang ditunjuk (3) Biaya Pengangkutan (Freight Forwader Cost) dan biaya

Pertanggungan (Insurance Cost)

5) Hal-hal yang perlu mendapat perhatian bagi perusahaan Freight Forwader dan Perusahaan Pertanggungan dalam melaksanakan pengangkutan barang adalah :

a) Pelaksanaan Pengangkutan oleh Freight Forwader yang telah ditunjuk sedapat mungkin harus menggunakan sarana angkutan berbendera Indonesia atau yang dioperasikan oleh Perusahaan angkutan Nasional. Dalam hal kapal yang dimaksud tidak didapatkan, maka Freight Forwander boleh memilih kapal lain yang disetujui oleh Pembeli.

b) Kapal laut yang digunakan harus laik laut dan memenuhi

syarat-syarat yang diakui secara internasional sedangkan untuk angkutan domestik memenuhi syarat-syarat yang ditentukan oleh Biro Klasifikasi Indonesia.

c) Untuk pengangkutan yang dilaksanakan melalui udara, penutupan asuransi dapat dikatakan sah (claimable) apabila angkutan dimaksud menggunakan pesawat komersil.

d) Perusahaan Freight Forwader maupun Perusahaan asuransi yang ditunjuk harus proaktif untuk mendapatkan rincian cargo dari pihak Supplier untuk dijadikan dasar dalam memperhitungkan jumlah koli/kubikasi barang yang akan diangkut dan bagi perusahaan asuransi sebagai dasar untuk menghitung nilai pertanggungan.

e) Untuk menjaga keberhasilan, keamanan, ketertiban dan kelancaran pelaksanaan angkutan dalam negeri (in Country transportation) harus diselenggarakan oleh Freight Forwader (FF) dengan melibatkan Satuan Polri.

/f) Penetapan…



50

f) Penetapan asuradur harus memperhatikan tingkat bonafitas dan kapasitas treaty (perjanjian) dari perusahaan asuransi yang bersangkutan dan mempertimbangkan keuangan negara serta memilih Freight Forwader (FF) yang paling murah. Apabila nilai pertanggungan melebihi tingkat kapasitas treaty, maka dapat ditempuh dengan tambahan penetapan Co-member asuradur dan diharuskan melaksanakan reasuransi.

6) Biaya-biaya yang perlu diperhitungkan dalam penyelenggaraan/ pelaksanaan pengangkutan barang dari luar negeri ke titik bekal akhir sesuai KPBJ yang menjadi tanggung jawab pihak Freight Forwader meliputi :

a) Biaya survey ke titik-titik bekal akhir di dalam negeri.

b) Ongkos-ongkos pelabuhan pemberangkatan di luar negeri.

c) Ongkos-ongkos pelabuhan tujuan di Indonesia.

d) Biaya bongkar muat baik di luar negeri hingga di titik bekal akhir.

e) Ongkos angkutan dari pelabuhan pemberangkatan di luar negeri hingga ke titik bekal akhir.

f) Biaya Packing dan Repacking.

g) Biaya Kepabeanan.

h) Biaya Pengawalan dari pelabuhan laut/ pelabuhan udara/ Gudang Pusat sampai ke titik bekal akhir.

i) Ongkos tunda.

j) Biaya Tim an-name/pemeriksaan secara koli di pelabuhan/

Bandara hingga ke titik bekal akhir yang meliputi biaya transportasi PP, biaya penginapan dan biaya akomodasi.

g. Pelaksanaan Pemeriksaan koli oleh Tim An-name.

1) Untuk mengetahui efektifitas pelaksanaan kegiatan pengangkutan

yang dilaksanakan oleh perusahaan Freight Forwader dengan selamat dan aman, maka perlu dibentuk dan ditugaskan Tim An-name guna memeriksa keutuhan setiap koli atas barang dari KPBJ yang telah diangkut oleh Freight Forwader setibanya di tempat tujuan.

/2) Tim…



51

2) Tim An-name sekurang-kurangnya 5 (lima) orang dan sebanyak-banyaknya 7 (tujuh) orang yang dibentuk dan ditugaskan berdasarkan Surat Perintah yang dikeluarkan oleh Pejabat pelaksana kegiatan dengan melibatkan personil dari :

a) Unsur Sderenbang Polri b) Unsur Sdelog Polri c) Unsur Pelaksana Proyek / User d) Unsur Pelaksana Fungsi Teknis Angkutan

3) Hasil pemeriksaan seluruh koli atas barang dari KPBJ dituangkan

dalam Berita Acara tentang pemeriksaan koli, untuk selanjutnya dilaporkan kepada pejabat pelaksana kegiatan dan salinannya disampaikan kepada Pejabat Sderenbang Polri, Pejabat Sdelog Polri, Pejabat Pelaksana Proyek, Pejabat Pelaksana Fungsi Teknis angkutan, pihak Freight Forwader dan Supplier/Sole Agent yang bersangkutan.

4) Pihak Freight Forwader dan asuransi bertanggung jawab atas biaya transport PP, biaya penginapan dan biaya akomodasi yang diperlukan Tim An-name dalam rangka pelaksanaan pemeriksaan koli atas barang dari KPBJ yang bersangkutan sesuai norma atau kesepakatan yang disetujui.

h. Pelaksanaan Pemeriksaan Materiil oleh Tim In-name.

1) Untuk meyakinkan ketepatan jenis, jumlah dan mutu serta keutuhan dari pengaruh hilang, cacat atau rusak, maka perlu dibentuk dan ditugaskan Tim In-name guna memeriksa satu persatu atas barang dari KPBJ yang telah diperiksa oleh Tim An-name.

2) Tim In-name sekurang-kurangnya 5 (lima ) orang dan sebanyak-banyaknya 7 (tujuh ) orang yang dibentuk dan ditugaskan berdasarkan Surat Perintah yang dikeluarkan oleh pejabat Pelaksana kegiatan dengan melibatkan personil dari :

a) Unsur Sderenbang Polri b) Unsur Sdelog Polri c) Unsur Pelaksana Proyek / User d) Unsur Pelaksana Fungsi Teknis Angkutan

3) Sebelum pemeriksaan satu persatu dilakukan, Tim In-name wajib memberitahukan kepada pihak Asuradur untuk hadir dalam pemeriksaan In-name. Pemeriksaan In-name harus disaksikan oleh pihak Perusahaan Asuransi/Asuradur.

/4) Hasil…



52

4) Hasil pemeriksaan oleh Tim In-name atas barang dari KPBJ dituangkan dalam Berita Acara tentang Pemeriksaan In-name. Apabila di dalam KPBJ secara tertulis dinyatakan perlu adanya Berita Acara Pemeriksaan Barang untuk stock di Gudang (Certificate of warehouse Acceptance) maka Tim In-name wajib menyiapkan Berita Acara dimaksud.

5) Berita Acara yang dimaksud dalam angka 4) oleh Tim In-name dilaporkan kepada pejabat pelaksana kegiatan dan salinannya disampaikan kepada Pejabat Sderenbang Polri, Pejabat Sdelog Polri, Pejabat Pelaksana Proyek, Pejabat Pelaksana Fungsi Teknis Pergudangan, Pihak Asuradur/Perusahaan Asuransi dan Supplier/ Sole Agent yang bersangkutan.

6) Pihak Supplier / Agen Perwakilan bertanggung jawab atas biaya transport PP, biaya penginapan dan biaya akomodasi yang diperlukan bagi Tim In-name dalam rangka pelaksanaan pemeriksaan satu persatu atas barang dari KPBJ yang bersangkutan sesuai norma atau kesepakatan yang disetujui.

i. Tim Penerimaan Hasil Instalasi.

1) Dalam hal barang yang dimaksud dalam KPBJ perlu di instalasikan atau dikoneksikan dengan peralatan lain ke dalam suatu sistem, maka untuk meyakinkan bahwa barang/sistem telah di instalasikan sehingga dapat dioperasikan sesuai dengan fungsi maka perlu dibentuk dan ditugaskan Tim Penerimaan Hasil Instalasi.

2) Tim Penerimaan Hasil Instalasi dibentuk berdasarkan Surat Perintah

yang dikeluarkan oleh pejabat pelaksana kegiatan dengan melibatkan personel dari :

a) Unsur Sderenbang Polri b) Unsur Sdelog Polri c) Unsur Pelaksana Proyek d) Unsur Satuan Pemakai Akhir (End User)

3) Sebelum berangkat menuju ke tempat dimana barang dari KPBJ yang bersangkutan diinstalasikan, Tim Penerimaan hasil Instalasi wajib memberitahukan kepada pihak Supplier/Sole Agent serta pihak Asuradur untuk hadir di tempat penginstalasian barang dari KPBJ yang dimaksud.

4) Tim penerimaan hasil instalasi wajib membuat Berita Acara terhadap penerimaan hasil Instalasi dan melaporkannya kepada Pejabat pejabat pelaksana kegiatan dan salinannya disampaikan kepada Pejabat Sderenbang Polri, Pejabat Sdelog Polri, Pejabat Pelaksana Proyek, Satker Pengguna Serta pihak Supplier/Sole Agent dan pihak Perusahaan Asuransi (asuradur) yang bersangkutan.

/5) Pihak…



53

5) Pihak Supplier/Sole Agent bertanggung jawab atas biaya transportasi PP, biaya penginapan dan biaya akomodasi yang diperlukan bagi Tim Penerima Hasil Instalasi dalam rangka pelaksanaan pemeriksaan hasil instalasi atas barang dari KPBJ yang bersangkutan sesuai norma atau kesepakatan yang disetujui.

j. Tim Training.

1) Dalam hal untuk kepentingan penggiatan dan pengoperasian materiil diperlukan adanya pelatihan, maka Pejabat pelaksana kegiatan mengajukan usulan dari User kepada Kapolri tentang Personel yang akan ditugaskan untuk melaksanakan training

2) Jenis training, lama dan jumlah peserta training serta tempat kegiatan training dilaksanakan disesuaikan dengan ketentuan yang tercantum dalam KPBJ.

3) Biaya untuk penyelenggaraan kegiatan training di dalam negeri (in country training) maupun training di luar negeri (out country training) menjadi tanggung jawab Supplier/Agen perwakilannya berdasarkan norma atau indek yang disepakati oleh pihak Polri dan pihak Supplier.

k. Tim Pengawasan dan Pemonitor.

1) Untuk mengetahui kemajuan pelaksanaan proyek pada setiap saat sejak KPBJ berlaku efektif hingga berakhirnya kontrak, maka perlu dibentuk Tim Pengawas dan Pemonitor (Tim Wastor).

2) Tim Wastor membuat laporan kemajuan pelaksanaan proyek secara periodik sekurang-kurangnya 3 (tiga) bulan sekali dalam bentuk Proges Report Kontrak KE /Soft Loan dengan menggunakan format tersebut pada lampiran.

3) Dalam rangka pengakhiran kontrak, Tim Wastor wajib mendatangi titik-titik bekal akhir atau tempat dimana materiil diinstalasikan untuk mengetahui kebenaran seluruh laporan yang dibuat dan dilaporkan oleh segenap Tim/Panitia yang ada serta dokumen lainnya yang menunjukkan prestasi atas KPJB yang bersangkutan.

4) Berdasarkan laporan kemajuan terakhir yang dibuat oleh Tim Wastor maka Sertificate of Final Acceptance dapat disiapkan selanjutnya diajukan kepada Kuasa pengguna anggaran untuk ditanda tangani.

5) Pihak Supplier/Agen perwakilan bertanggung jawab atas biaya transport PP, biaya penginapan dan biaya akomodasi yang diperlukan bagi Tim Wastor yang bertugas ke titik-titik bekal akhir atau tempat-tempat dimana materiil diinstalasikan.

/6) Dalam…



54

6) Dalam hal kegiatan perencanaan, pengawasan dan pengendalian proyek-proyek kredit ekspor / soft loan memperoleh dukungan anggaran APBN yang tercantum dalam DIPA Polri.

/BAB V…



BAB V

PENGAWASAN DAN PEMERIKSAAN

16. Pengawasan Melekat. Pengawasan Melekat adalah Pengawasan yang dilakukan secara terus menerus

oleh setiap pimpinan / atasan terhadap anggota / bawahannya, sehingga dapat mengetahui secara dini apa yang seharusnya tidak dilakukan sebagai sarana pengendalian terhadap suatu kegiatan ( dalam hal ini penyelenggaraan pengadaan barang / jasa yang bersumber dari PHLN ).

17. Pengawasan Fungsional.

a. Pengawasan Fungsional dalam rangka penyelenggaraan pengadaan barang/ jasa yang bersumber dari PHLN ini dilakukan oleh :

1) Itwasum Polri selaku Aparat Pengawasan Internal Polri. 2) Badan Pemeriksa Keuangan (BPK-RI) selaku Aparat Pengawas

Eksternal Polri.

b. Pengawasan dan Pemeriksaan ( Wasrik ) merupakan salah satu bentuk kegiatan dari pengawasan fungsional melalui Audit terhadap penerapan suatu kegiatan untuk mengetahui derajat ketepatan, ketaatan / kepatuhan dan kebenaran dari ketatalaksanaan proyek yang bersangkutan.

c. Sasaran wasrik meliputi :

1) Keuangan / biaya / dana / anggaran ( Financial Audit ) 2) Physik dan teknis kegiatan proyek ( Management and Performance

Audit ). 3) Pencapaian program ( Program and Effectiveness Audit )

d. Kegiatan wasrik oleh Itwasum Polri terhadap penyelenggaraan pengadaan

barang/jasa yang bersumber dari PHLN, terdiri dari :

1) Wasrik rutin, oleh masing-masing Itwil Itwasum Polri sesuai jadwal yang telah ditentukan setiap tahunnya.

2) Wasrik sektoral, oleh Tim Itwasum Polri (yang dibentuk sesuai

kebutuhan) yang dilaksanakan setiap akhir tahun anggaran.

/3) Wasrik…..



56

3) Wasrik khusus, oleh Tim Itwasum Polri yang dibentuk sesuai

kebutuhan/perintah Pimpinan Polri.

18. Tindak Lanjut Pengawasan. Kepada para pihak yang ternyata terbukti melanggara ketentuan dan prosedur

pengadaan barang/jasa yang bersumber dari PHLN, maka : a. Dikenakan sanksi administrasi. b. Dituntut ganti rugi / digugat secara perdata. c. Dilaporkan untuk diproses secara pidana.

e. Pengawasan yang dilakukan oleh Tim Wasrik merupakan pemeriksaan

(audit) terhadap penerapan suatu kegiatan untuk mengetahui derajat ketepatan, ketaatan dan kebenaran dari ketatalaksanaan proyek yang bersangkutan.

f. Sasaran kegiatan yang dilakukan oleh Tim Wasrik meliputi :

1) Wasrik terhadap keuangan/biaya/dana/anggaran (Financial Audit)

2) Wasrik terhadap pisik teknis kegiatan proyek (Management and

Performance Audit).

3) Wasrik terhadap target fungsional (Program and Effectiveness Audit). /BAB VI…..



BAB VI

DUKUNGAN ADMINISTRASI

19. Administrasi Umum.

a. Administrasi dalam rangka proses penyelenggaraan pengadaan barang/jasa yang didukung dengan dana dari PHLN berpedoman pada Buku Petunjuk Administrasi Umum di lingkungan Polri.

b. Tulisan dinas atau produk-produk administrasi yang bersifat strategis

senantiasa ditanda tangani Kapolri.

c. Tata Naskah dan pengarsipan dilaksanakan sesuai ketentuan yang berlaku.

20. Administrasi Khusus.

a. Produk-produk administrasi yang diperlukan dalam proposal/TOR dan studi kelayakan mengikuti ketentuan yang ditetapkan oleh Menteri Negara PPN/Kepala Bappenas.

b. Produk-produk administrasi yang diperlukan dalam pengurusan pembayaran

dan pengurusan barang dari luar negeri, mengikuti ketentuan yang ditetapkan oleh Menteri Keuangan.

c. Dukungan dana untuk pembayaran uang muka proyek-proyek yang

didukung dari dana PHLN, dicantumkan dalam DIPA setiap Tahun Anggaran Berjalan (TAB) sedangkan untuk mendukung kegiatan administrasi didukung dari anggaran rutin yang dialokasikan masing-masing Satker yang bersangkutan.

/BAB VII…..



BAB VII

P E N U T U P

Demikian Pedoman Penyelenggaraan Pengadaan Barang/Jasa yang anggarannya bersumber dari Pinjaman Luar Negeri dalam bentuk Pinjaman Lunak ( soft Loan ) dan Kredit Ekspor di lingkungan Polri ini disusun untuk dijadikan pedoman bagi fungsi-fungsi terkait dalam pelaksanaan proyek bantuan luar negeri. A.n. KEPALA KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA WAKA

Drs. R. MAKBUL PADMANAGARA KOMISARIS JENDERAL POLISI



kepolisian negara republik indonesiasrena-polri.com/upload/doc-230-skep nomor 418 tahun 2007...

Documents