kementerian keuangan republik indonesia ... irjen no. 4-ij-2015 tentang... · memudahkan para...

•

KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA

PERATURANINSPEKTURJENDERAL NOMOR PER- 4 /IJ/2015

TENTANG

PERUBAHAN KEDUA ATAS PERATURAN INSPEKTUR JENDERAL NOMOR PER-02/IJ/2012 TENTANG TATA CARA DAN LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN

APLIKASI CCH TEAMMATE

Menimbang

Mengingat

Menetapkan

INSPEKTUR JENDERAL,

a. bahwa clalam Pasal 2 ayat ( 1) Peraturan Inspektur Jencleral Nomor PER-02/IJ/2012 tentang Tata Cara Dan Langkah-Langkah Penerapan Aplikasi CCH TeamMate, menyatakan bahwa tata cara clan langkah-langkah penerapan CCH TeamMate perlu clitinjau secara berkala untuk clilakukan penyesuaian;

b. bahwa setelah pemutakhiran aplikasi TeamMate clari Rilis 10.2 ke Rilis 10.4, perlu melakukan perubahan Lampiran Peraturan Inspektur Jencleral Nomor PER-02/IJ/2012 tentang Tata Cara Dan Langkah-Langkah Penerapan Aplikasi CCH TeamMate;

c. bahwa berclasarkan pertimbangan sebagaimana climaksucl clalam huruf a clan huruf b, perlu mengubah Peraturan Inspektur Jencleral Nomor PER-02/IJ/2012 tentang Tata Cara Dan Langkah-Langkah Penerapan Aplikasi CCH TeamMate;

1. Peraturan Inspektur J encleral N om or PER-02 / IJ / 2011 tentang Percepatan Penerapan Aplikasi CCH TeamMate Dalam Penyelenggaraan Manajemen Pengawasan Inspektorat Jencleral;

2. Peraturan Inspektur Jencleral Nomor PER-02/IJ/2012 tentang Tata Cara Dan Langkah-Langkah Penerapan Aplikasi CCH TeamMate;

3. Peraturan Inspektur Jencleral Nomor PER-01/IJ/2013 tentang Perubahan Atas Peraturan Inspektur Jencleral Nomor PER-02/IJ/2012 Tentang Tata Cara clan LangkahLangkah Penerapan Aplikasi CCH TeamMate;

MEMUTUSKAN:

PERATURAN INSPEKTUR JENDERAL TENTANG PERUBAHAN KEDUA ATAS PERATURAN INSPEKTUR JENDERAL NOMOR PER-02/IJ/2012 TENTANG TATA CARA DAN LANGKAHLANGKAH PENERAPAN APLIKASI CCH TEAMMATE.

Pasall

Mengubah Lampiran Peraturan Inspektur Jencleral Nomor PER-02/IJ/2012 tentang Tata Cara clan Langkah-Langkah Penerapan Aplikasi CCH TeamMate sehingga menjacli sebagaimana tercantum clalam Lampiran yang merupakan bagian yang ticlak terpisahkan clari Peraturan Inspektur Jencleral.


-2-Pasal II

Peraturan Inspektur J enderal ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 0 8 JUN 2015-INSPEKTUR JENDERAL,

~SONNY OHO~


LAMPIRAN I PERATURAN INSPEKTUR JENDERAL NOMOR PER- 4 /IJ/2015 TENTANG PERUBAHAN KEDUA ATAS PERATURAN INSPEKTUR JENDERAL NOMOR PER-02/IJ/2012 TENTANG TATA CARA DAN LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN APLIKASI CCH TEAMMATE

TATA CARA DAN LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN APLIKASI CCH TEAMMATE

A. Latar Belakang

BAB I PENDAHULUAN

Mengikuti perkembangan aplikasi TeamMate dari Rilis 10.2 menjadi Rilis 10.4, dipandang perlu untuk melakukan penyesuaian-penyesuaian. Perubahan yang dilakukan pada Rilis 10.4 berkaitan dengan penyempurnaan fitur yang memudahkan para penggunanya dalam menyusun kertas kerja.

Pada tahun 2015, direncanakan pemanfaatan modul TeamCentral sehingga dalam pedoman ini dilengkapi dengan tata cara penggunaan modul TeamCentral. Pemanfaatan modul TeamCentral juga memfasilitasi auditi untuk dapat merespon secara langsung hasil audit berupa tindak lanjut atas rekomendasi dari auditor.

B. Ruang Lingkup Tata cara m1 merupakan pedoman bagi para auditor dalam

memanfaatkan modul yang digunakan dalam aplikasi TeamMate yaitu modul Team Schedule, TeamEWP, dan TeamCentral mulai dari merencanakan penugasan, menyusun program kerja, membuat dan mengisi kertas kerja yang benar, menyusun temuan dan rekomendasi, membuat laporan, dan menyampaikan temuan dan rekomendasi kepada auditi.

Team Schedule adalah modul yang digunakan untuk melakukan persiapan audit dengan memasukkan rencana penugasan sesuai Program Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT) sebagai rencana project. Setelah menyusun nota dinas usulan penugasan atau terbitnya surat tugas, modul ini digunakan untuk menetapkan sumber daya penugasan.

TeamEWP adalah modul yang digunakan sejak dari memastikan dimulainya suatu proyek penugasan, memberi peran pada tim, menyusun profil penugasan, program kerja, kertas kerja, temuan dan rekomendasi, serta menghasilkan laporan.

TeamCentral adalah modul yang digunakan auditor untuk menyampaikan temuan dan rekomendasi kepada auditi dan melakukan pemantauan tindak lanjut rekomendasi hasil penugasan pengawasan. Modul ini juga digunakan oleh auditi untuk menyampaikan tindak lanjut atas rekomendasi secara langsung kepada auditor.


-2-

BAB II KEBIJAKAN

Beberapa Kebijakan yang perlu diatur dalam Tata Cara Penggunaan TeamMate Rilis 10.4 adalah sebagai berikut:

A.Umum Setiap kegiatan pengawasan yang bersifat asurans wajib menggunakan

Tata Cara Penggunaan TeamMate Rilis 10.4 dalam pendokumentasiannya. Setiap kegiatan pengawasan tersebut didokumentasikan dalam suatu project. Suatu project mencakup kegiatan dari awal sampai akhir penugasan, dalam hal kegiatan audit, project dapat mencakup tahapan survey pendahuluan, evaluasi Sistem Pengendalian Intern, dan audit rinci.

B. Pemberian Peran 1. Pemberian peran pada Team Schedule

a. Scheduler Scheduler merencanakan penugasan dan menetapkan penggunaan sumber daya. Peran ini dilaksanakan oleh Pengendali Mutu. Apabila dalam susunan tim tidak ada Pengendali Mutu, peran scheduler dilakukan oleh Pengendali Teknis.

b. Management Management memantau semua penugasan yang telah dijadwalkan. Peran ini dilaksanakan oleh dua level, yaitu Inspektur Jenderal sebagai Top Management dengan lingkup lnspektorat Jenderal dan para Inspektur/Sekretaris sebagai Executive Management dengan lingkup Inspektorat masing-masing/ Sekretariat.

2. Pemberian peran pada TeamEWP a. Project Owner

Peran project owner dilaksanakan oleh Pengendali Mutu. Apabila dalam susunan tim tidak ada Pengendali Mutu, peran project owner dilakukan oleh Pengendali Teknis. Dengan peran project owner, yang bersangkutan dapat: - memulai kegiatan (get project); - menetapkan penguasaan atas penugasan (project ownership) yaitu

Pengendali Teknis sebagai Manager dan Ketua Tim sebagai Lead; - menambah, mengubah, menghapus temuan (issue); - memutakhirkan status sesuai dengan tahapan kegiatan; - mengirimkan temuan dan rekomendasi ke modul TeamCentral;

melakukan semua yang dapat dilakukan oleh preparer dan reviewer; dan

- mengakhiri kegiatan.


-3-

b. Reviewer Only Peran reviewer only dilaksanakan oleh Pengendali Teknis yang diberi tugas sebagai Manager Tim. Dengan peran reviewer only, yang bersangkutan hanya dapat melakukan reviu dan menyatakan pekerjaan telah direviu (sign off reviewed).

c. Reviewer/ Preparer Peran reviewer/preparer dilaksanakan oleh Ketua Tim. Peran ini merupakan gabungan dari peran reviewer only dan preparer only. Dengan peran ini, yang bersangkutan dapat melakukan keduanya.

d. Preparer Only Peran preparer only dilaksanakan oleh Anggota Tim. Dengan peran preparer only, yang bersangkutan hanya dapat mengerjakan prosedur yang ditugaskan kepadanya dengan cara menambah, mengubah, menghapus program kerja dan kertas kerja, serta menyatakan pekerjaan telah selesai (sign off prepared).

e. Read Only Peran read only diberikan kepada pihak di luar tim bila diperlukan dengan izin dari pejabat yang mempunyai peran project owner. Dengan peran read only, yang bersangkutan hanya dapat membuka dan membaca, tetapi tidak dapat menambah, mengubah, menghapus, atau melakukan reviu.

3. Pemberian peran pada TeamCentral: a. Peran Auditor dalam TeamCentral:

1) Implementation Coordinator Implementation Coordinator berfungsi sebagai koordinator tindak lanjut dan memiliki tanggung jawab untuk melakukan pemantauan tindak lanjut. Koordinator tindak lanjut harus memastikan bahwa Inspektorat yang melakukan audit dan kantor auditinya telah menjalankan perannya masing-masing dan memasukkannya dalam implementasi tindak lanjut. Implementation Coordinator diperankan oleh Inspektur. Project Manager pada Inspektorat setelah menerima dan menyetujui tindak lanjut yang dikirimkan oleh auditi, mengisi implementasi tindak lanjut. Dalam hal Project Manager tidak melakukan fungsinya maka koordinator tindak lanjut dapat mengambil alih fungsi tersebut.

2) Project Manager Project Manager memiliki kewenangan untuk menyetujui atau menolak tindak lanjut atas rekomendasi. Project Manager menetapkan pihak auditi yang bertanggung jawab atas rekomendasi dengan mengisi atau mengubah contact auditi. Project Manager juga diberi kewenangan untuk menyatakan status tindak lanjut. Project Manager adalah manageryang ditetapkan pada TeamEWP.

3) Project Lead Project Lead ditugaskan untuk memonitor implementasi tindak lanjut yang telah dilakukan oleh Project Manager. Project Lead adalah lead yang ditetapkan pada TeamEWP.


-4-

4) Audit Management TeamCentral Reports Audit Management di TeamCentral Reports memiliki akses untuk melihat seluruh temuan dan rekomendasi, baik yang sudah ditindaklanjuti maupun yang belum ditindaklanjuti. Peran ini diberikan kepada Inspektur Jenderal, Inspektur, Sekretaris Inspektorat Jenderal dan Kasubbag Tata Usaha Inspektorat. Inspektur Jenderal, Inspektur dan Sekretaris Inpektorat Jenderal dapat memanfaatkan peran ini untuk memonitor tindak lanjut rekomendasi secara keseluruhan. Kasubbag Tata Usaha Inspektorat menggunakan perannya untuk membuat laporan hasil monitoring tindak lanjut rekomendasi berupa laporan triwulanan. Laporan ini dapat dibuat melalui modul Report yang tersedia di TeamCentral.

b. Peran auditi dalam TeamCentral Terdapat 3 (tiga) peran auditi dalam TeamCentral yaitu: 1) Owner

Merupakan penanggung jawab tindak lanjut atas rekomendasi hasil pengawasan yaitu Kepala Bidang/Bagian/Subdit untuk auditi eselon II dan Kepala Seksi/Subbag untuk auditi eselon III.

2) FinalApprover

Merupakan pihak yang melakukan verifikasi atas implementasi tindak lanjut sebelum disampaikan kepada Inspektorat Jenderal yaitu Kepala Kantor Wilayah/Direktur/Kepala Pusat/Sekretaris untuk auditi eselon II dan Kepala Kantor Pelayanan untuk Auditi eselon III. Final Approver merupakan atasan langsung dari Owner.

3) Observer

C. Teknis

Merupakan pihak yang berfungsi sebagai Unit Kepatuhan Internal (UKI) pada auditi yang salah satu 'tugasnya adalah melakukan pemantauan tindak lanjut yaitu UKI kantor auditi dan UKI atasannya.

1. Pembagian Tugas oleh Ketua Tim Yang dimaksud dengan Tim dalam penugasan pengawasan terdiri dari

Pengendali Mutu, Pengendali Teknis, Ketua Tim, dan Anggota Tim. Pembagian tugas dilakukan oleh Ketua Tim. Tugas dibagikan kepada

Ketua Tim dan Anggota Tim. Dalam pembagian tugas, Ketua dan setiap Anggota Tim harus diberi tugas sesuai dengan waktu penugasan dengan memperhatikan kompetensi dan pengalaman masing-masing. Ketua Tim harus mengalokasikan waktu yang cukup bagi dirinya untuk melakukan reviu atas kertas kerja Anggota Tim. Pembagian tugas dilakukan terhadap program dan prosedur.

Ketua dan Anggota Tim diharapkan tidak memindahkan penugasan bila penugasan tersebut telah selesai dikerjakan oleh yang menerima penugasan dengan status prepared.

Untuk pekerjaan yang belum dikerjakan atau belum selesai dikerjakan, maka pemindahan penugasan masih dapat dilakukan. Pemindahan


-5-

penugasan merupakan kewenangan Ketua Tim, dan Anggota Tim dilarang melakukan hal tersebut.

2. Pengesahan Program Kerja untuk TeamStore Dalam hal Program Kerja akan digunakan berulang dalam penugasan

sejenis atau digunakan oleh beberapa tim pada waktu bersamaan, maka program kerja wajib dimasukkan dalam modul TeamStore agar dapat digunakan oleh Tim lainnya. Sebelum Program Kerja dimasukkan dalam TeamStore, maka terlebih dahulu harus mendapat pengesahan tertulis dari Pengendali Teknis yang bersangkutan sebagai bukti pertanggungjawaban kualitas Program Kerja. Program kerja dimasukkan ke dalam TeamStore oleh Administrator TeamStore.

3. Penggunaan Template dan Setting Policy Template yang digunakan adalah template yang sudah disediakan oleh

Administrator TeamMate. Template yang disiapkan oleh administrator harus mengikuti setting policies berikut ini yaitu: a. Integration Policies

@ Restrict project creation to those planned within the Centralized Database

@ Restrict adding of team members to only those defined in the Centralized Database or Offiine TeamStore

@ Restrict adding of contacts to only those only defined in the entralized Database or Offiine TeamStore

@ Restrict profile editing if created from the Centralized Database @ Restrict profile editing of actual costs and actual start date when

TeamMate TEC is used @ Automatically associate imported PDF documents with Teamlmage @ Recommendation are tracked in TeamCentral 0 Allow realtime issue tracking

b. Security Policies @ Restrict profile editing to Project Ownership team @ Restrict Save as Teamplate to Project Ownership team 0 Restrict Replica Discard to Project Ownership 0 Do not encrypt third-party documents 0 Allow 360 Report Import by normal users (otherwise restricted to Project

Ownership team)

c. Customization Policies 0 Freeze terminology entries 0 Freeze all categories 0 Freeze all advanced properties 0 Freeze all custom profile property names 0 Freeze auto backup settings @ Hide Scorecards @ Hide Profile Risks 0 Hide Profile Custom Properties


-6-

0 Automatically total the issue impact velues to Profile Summary

d. Workflow Policies 0 Authorization model based on Project Ownership fun-select to use Role

Hierarchy) g Restrict procedure editing based on assignment (otherwise entire work

program is locked) g Restrict work paper editing based on assignment g Additionally restrict editing to assignee only (applies if other restrictions

are set) 0 Automatically assign added procedures 0 Automatically assign added work papers

e. Signoff Policies g Reset state when an item is edited by same member as last signoff g Do not delete edits within signoff history upon a signoff g Restrict reviewer signoff until item has been prepared g Restrict team members from being the last preparer and reviewer on an

item g Reset state to prepared when edited since review and item is prepared

again 0 Allow batch signoff of work papers

f. Finalize Policies g Restrict finalization process only to Project Ownership team g Restrict finalization if replicas are outstanding g Restrict ability to un-finalize g Force HALT for Issues not reviewed g Force HALT for programs not reviewed g Force HALT for work papers not reviewed g Force HALT for procedures not reviewed g Force HALT for procedures not reviewed or prepared g Force retention of coaching notes g Force retention of complete edit history g Prevent Implementation Tracking for Issues not reviewed

Keterangan: g : Setting policies template yang diatur khusus kebijakannya. O : Setting policies template yang tidak diatur kebijakannya.

4. Pelaksanaan Reviu Berjenjang Ketua Tim wajib melakukan reviu terhadap semua kertas kerja

Anggota Tim sebelum direviu oleh Pengendali Teknis. Pengendali Teknis wajib melakukan reviu atas semua kertas kerja Anggota Tim dan Ketua Tim. Dalam hal kertas kerja telah selesai (prepared), tetapi belum direviu oleh Ketua Tim, maka Pengendali Teknis wajib mengingatkan Ketua Tim melalui sarana Team Talk untuk mereviu. Bila dalam 2 (dua) hari setelah diingatkan Ketua Tim tidak merespon, maka Pengendali Teknis dapat melakukan reviu sebelum reviu Ketua Tim.


A. Persiapan Penugasan

-7-

BAB III PELAKSANAAN PENUGASAN

Persiapan penugasan dimulai sejak diajukannya Nata Dinas usulan penugasan oleh Inspektur atau terbitnya Surat Tugas. Bila scheduling project menggunakan N ota Dinas usulan penugasan maka scheduler (Pengendali Mutu/Pengendali Teknis) harus memutakhirkan project name setelah Surat Tugas terbit. Kegiatan pada tahap m1 dilakukan oleh Pengendali Mutu/Pengendali Teknis yang berperan sebagai Scheduler, dan dilanjutkan oleh Ketua Tim dengan penyusunan dan pembagian Program Kerja. 1. Scheduling Project

Scheduling Project dilaksanakan oleh scheduler setelah Champion memasukkan kegiatan-kegiatan yang tercantum dalam PKPT ke dalam Team Schedule. Berdasarkan Nata Dinas usulan penugasan atau Surat Tugas maka scheduler memperbarui profiling kegiatan lalu melakukan scheduling dan melaksanakan assign resources.

Langkah selengkapnya ada pada Lampiran II (bagian A): Panduan Teknis Persiapan Penugasan.

2. Get Project Get Project dilakukan oleh pejabat yang berperan seba:gai Project Owner. Pada tahap ini dilakukan langkah-langkah sebagai berikut: a. memilih project dari yang telah direncanakan dalam Team Schedule

sehingga project dapat dimulai di TeamEWP. b. menetapkan entities yaitu unit yang menjadi auditi sampai pada level

kantor/satker. c. memberi peran pada Team yaitu Manager untuk Pengendali Teknis

dengan peran Reviewer Only (hanya bisa mereviu), dalam hal Pengendali Mutu belum ada maka Pengendali Teknis diberi peran Project Owner, Ketua Tim sebagai Reviewer/ Preprarer, artinya bisa mereviu dan menyiapkan kertas kerja, Anggota Tim sebagai Preparer Only, artinya hanya bisa menyiapkan kertas kerja. Project Owner menambahkan Inspektur dengan peran Read Only yaitu hanya bisa membaca.

d. melakukan profiling yaitu menyusun profil atas penugasan berdasarkan Surat Tugas/Nota Dinas yang telah terbit.

e. menyetujui dimulainya penugasan dengan meningkatkan status project menjadi "Fieldwork". Langkah selengkapnya ada pada Lampiran II (bagian BJ: Panduan Teknis Persiapan Penugasan.


-8-

B. Penyusunan Program Kerja dan Pembagian Kerja 1. Penyusunan Program Kerja

Ta.hap penyusunan Program Kerja Penugasan dilakukan oleh Ketua Tim sampai dengan pembagian kerjanya kepada Tim. Program Kerja Penugasan merupakan serangkaian langkah pengumpulan dan evaluasi atas informasi dalam rangka mencapai tujuan penugasan sesuai ruang lingkup penugasan. Dalam penggunaan TeamEWP, Program Kerja Penugasan dibagi dalam beberapa program kemudian dibagi menjadi prosedur untuk memudahkan pembagian kerja. Pembagian ke dalam prosedur dibuat sesuai dengan sub tujuan yang lebih rinc_i, sehingga tiap prosedur mempunyai tujuan penugasan yang spesifik.

Setelah prosedur ditetapkan dan tujuan prosedur ditentukan, kemudian disusun langkah kerja dalam tab Audit Steps. Apabila penugasan sifatnya berulang maka Program Kerja Penugasan yang disusun dimasukkan ke dalam TeamStore dengan terlebih dahulu mendapat pengesahan dari Pengendali Teknis. Sedangkan bagi penugasan yang tidak berulang/individual/insidentil maka Program Kerja Penugasan disusun langsung ke dalam TeamEWP sebelum pelaksanaan penugasan dimulai.

Ruang untuk Program Kerja dalam TeamEWP terdapat dalam Program Group (PG) dengan penjelasan sebagai berikut: a) Program Group (PG) terdiri dari folder dan sub folder. b) Di dalam sub folder (berkode PRG) terdiri dari procedure. c) Setiap procedure harus dilengkapi dengan tab audit step, guidance,

objective, sample criteria, dan details. Audit Step Audit step berisi langkah-langkah pengumpulan bukti dan evaluasi yang memungkinkan Auditor memberi pendapat atas aktivitas yang diaudit. Guidance Diisi dengan panduan khusus untuk melaksanakan langkah kerja (audit step). Misalnya untuk langkah kerja penghitungan persediaan, panduan yang diberikan adalah penggunaan metode First In First Out (FIFO) artinya setelah menghitung persediaan secara fisik, maka penentuan nilai persediaan ditentukan dengan asumsi bahwa barang yang tersisa digudang adalah barang yang dibeli paling akhir sehingga harga yang digunakan adalah harga pembelian terakhir. Objective Diisi dengan tujuan spesifik dari prosedur audit yang dilaksanakan. Tujuan ini akan menjadi pedoman bagi tim dalam melaksanakan audit steps tentang sasaran . yang harus dicapai dalam prosedur dimaksud. Dengan demikian, simpulan dari hasil pekerjaan (record of work done) yang dituangkan oleh Tim dalam tab conclusion akan menjawab sasaran spesifik ini.


-9-

Sample Criteria , Diisi dengan panduan cara mengambil sample dalam melaksanakan prosedur dimaksud, dapat berupa pembatasan nilai, jumlah bulan, hari, dan sebagainya. Details Diisi dengan rincian detail tambahan yang diperlukan dalam melaksanakan prosedur audit tersebut, misalnya bentuk kertas kerja (format) yang diinginkan.

2. Pembagian Kerja Setelah Program Kerja tersusun maka langkah selanjutnya adalah

Ketua Tim memberikan penugasan kepada para Anggota Tim dan juga kepada dirinya sendiri. Pembagian tugas mempertimbangkan pengalaman dan kompetensi para anggota. Pembagian tugas kepada Ketua Tim harus mempertimbangkan waktu yang tersedia, hal ini dimaksudkan agar Ketua Tim memiliki cukup waktu untuk melakukan reviu terhadap pekerjaan seluruh Anggota Tim.

Setelah pembagian tugas selesai dilakukan, Ketua Tim membuat file Program Kerja Penugasan (PKA list) untuk direviu dan di-lock (diberi password) oleh Pengendali Teknis.

Langkah selengkapnya ada pada Lampiran III: Panduan Teknis Penyusunan dan Pembagian Program Kerja.

3. Pekerjaan Lapangan a. Penyusunan Kertas Kerja

Kertas kerja disusun oleh Ketua Tim dan Anggota Tim sesuai dengan pembagian tugas sebagai bukti telah dilaksanakannya prosedur dan langkah kerja penugasan. Kegunaan Kertas Kerja Penugasan adalah sebagai: 1) pendukung laporan penugasan; 2) dokumentasi informasi yang didapat selama penugasan; 3) sarana untuk identifikasi dan dokumentasi temuan penugasan; 4) bukti permulaan dalam hal terdapat indikasi kecurangan; 5) media bagi Auditor Eksternal dalam evaluasi pekerjaan internal

audit; dan 6) media pelaksanaan telaah sejawat.

Agar kegunaan kertas kerja dapat memenuhi sasarannya, maka kertas kerja haruslah memenuhi persyaratan kertas kerja yang baik dan benar, yaitu: 1) Rapi: mencerminkan cara berpikir auditor yang runut. 2) Mudah dipahami: jelas terlihat apa yang dilakukan dan ditemukan

auditor. 3) Relevan: Berkaitan langsung dengan tujuan penugasan. 4) Ekonomis: hindari menyertakan daftar-daftar yang tidak perlu.


-10-

5) Lengkap: dalam mengerjakan langkah kerja penugasan harus sampai tuntas, dan tidak menyisakan sesuatu tidak terbahas.

6) Sederhana: hindari penggunaan_kata kiasan dalam kertas kerja. 7) Sesuai urutan Program Kerja Penugasan ..

Hasil pelaksanaan penugasan dituangkan dalam halaman results pada procedure terkait. Halaman results tersebut terdiri atas beberapa tab yaitu: a) Record of Work Done

Record of Work Done diisi dengan hasil pekerjaan atas langkah kerja sebagaimana diperintahkan dalam tab Audit Step. Record of Work Done mendokumentasikan semua hal yang dilakukan dan didapatkan oleh auditor dalam melaksanakan langkah kerja termasuk analisis dan proses penarikan simpulan. Dalam hal Record of Work Done cukup panjang maka rincian kertas kerja tersebut dapat dibuat dalam media lain (berupa file yang dilampirkan (attach)) yang selanjutnya dibuat sebagai lampiran dari record of work done dengan syarat memenuhi salah satu kriteria berikut: i. Uraian penjelasan maupun analisis yang cukup panjang, dengan

perkiraan melebihi satu halaman. Apabila memenuhi kriteria ini disarankan untuk melampirkan berkas (file) berupa word processor, misalnya: Microsoft Word.

ii. Memuat proses penghitungan dan logika matematika yang cukup kompleks untuk analisisnya. Apabila memenuhi kriteria ini disarankan untuk melampirkan berkas berupa spreadsheet, misalnya: Microsoft Excel.

Dalam hal memerlukan pembuatan tabel yang sederhana agar memanfaatkan fasilitas menu Format Insert Table. Berkas (file) yang dilampirkan (attach) harus diberi nama yang jelas dan menggambarkan isi dari berkas dimaksud. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam hal mengunggah file untuk keperluan lampiran adalah: 1. Berkas yang diunggah harus berhubungan langsung dengan

prosedur yang dilaksanakan. ii. Ukuran berkas yang diunggah agar dibatasi tidak terlalu besar

sehingga tidak mengganggu kinerja server dengan cara memilih berkas/bagian berkas yang paling relevan terhadap pelaksanaan prosedur

iii. Dalam hal ukuran berkas yang akan diunggah terlalu besar, namun auditor menilai bahwa keseluruhan berkas dimaksud merupakan bagian yang tidak terpisahkan serta relevan dan representatif terhadap pelaksanaan prosedur, auditor dapat memilih untuk: 1) mendokumentasikannya dalam bentuk hard copy, atau 2) menyimpan berkas dalam bentuk soft copy dalam media terpisah.


-11-

b) Conclusion Diisi dengan simpulan sebagai hasil akhir dari Record of Work Done terkait. Simpulan yang dituangkan dalam Conclusion hendaknya menjawab tujuan dari prosedur sebagaimana dituangkan dalam Objective atas prosedur dimaksud.

c) Other Information Diisi dengan informasi yang didapat oleh auditor namun tidak terkait langsung dengan tujuan prosedur.

d) Refs Otomatis terisi dengan lampiran (work papery, zssue, notes sesuai referensi pelaksanaan prosedur.

Setelah halaman Result tersebut terisi, sebagai bukti pertanggungjawaban harus dilakukan sign off Proses sign off memberi arti bahwa pekerjaaan telah selesai dan yang melakukan sign off menyatakan bertanggung jawab atas hasil pekerjaannya.

Langkah selengkapnya ada pada Lampiran W: Panduan Teknis Pengisian Kertas Kerja.

b. Penyusunan Temuan Temuan disusun apabila terdapat hal-hal yang menyimpang,

harus diperbaiki dan atau harus diperhatikan oleh auditi. TeamEWP menyediakan menu issue untuk menyusun temuan. Semua tab yang tersedia agar diisi dengan lengkap. 1) Judul temuan (issue title)

Diisi dengan ringkasan dari temuan. 2) Judul rekomendasi (recommendation title)

Diisi dengan ringkasan rekomendasi. 3) Tab Implementasi

Bagian tanggal perkiraan tindak lanjut (estimated date) agar diisi dengan tanggal perkiraan pelaksanaan tindak lanjut oleh Auditi. Bagian Implementation Coordinator agar diisi dengan unit Inspektorat terkait.

4) Tab Con tact Pada saat menyusun rekomendasi, Auditor agar memasukkan nama contact pada Tab Contact yaitu Owner, Final Approval, dan Observer.

Owner diisi dengan nama pihak Auditi yang· menjadi penanggung jawab temuan dan rekomendasi dan berada pada level satu tingkat di bawah kepala kantor / pimpinan auditi. Final Approval diisi dengan nama kepala kantor / pimpinan auditi. Observer diisi dengan penanggung jawab UKI pada Auditi. Dalam hal Auditi adalah kantor pelayanan (tingkat Eselon III) maka observer dapat diisi dengan nama penanggung jawab UKI pada Auditi tingkat Eselon III dan penanggung jawab UKI atasannya (UKI Eselon II).



-12-

c. Reviu Berjenjang Reviu atasan dalam penugasan merupakan proses evaluasi

pelaksanaan prosedur dan langkah kerja yang dilaksanakan oleh Ketua Tim dan Pengendali Teknis. Beberapa hal yang harus diperhatikan dari proses reviu dalam penugasan audit, reviu, evaluasi, dan monitoring: 1) Reviu ditandai dengan simbol sign off kotak biru. Apabila atasan

dalam penugasan telah menyatakan persetujuan, dengan melakukan klik pada tombol Reviewed, maka atasan dalam penugasan me:hgakui tanggung jawab atas pelaksanaan clan hasil prosedur tersebut. Dalam hal menurut penilaian atasan terdapat hal-hal yang perlu diperbaiki dalam pelaksanaan sebuah prosedur komunikasi dilakukan melalui Notes. Notes yang diberikan dengan Team Talk berupa arahan clan/ atau petunjuk yang jelas atas suatu prosedur tertentu. Notes wajib direspon oleh penerima. Dalam hal pemberi Notes menilai bahwa respon telah memadai, maka pemberi Notes melakukan klik pada tombol Close Conversation.

2) Ketua Tim melakukan reviu atas seluruh pelaksanaan prosedur clan langkah kerja penugasan yang ditugaskan kepada Anggota Tim.

3) Pengendali Teknis baru dapat melakukan reviu apabila Ketua Tim sudah melakukan reviu atas pelaksanaan prosedur oleh Anggota Tim.

4) Pengendali Teknis melakukan reviu atas seluruh pelaksanaan prosedur dan langkah kerja penugasan yang dilaksanakan oleh Ketua Tim dan Anggota Tim.

Langkah selengkapnya ada pada Lampiran V: Panduan Teknis Reviu dan Pemberian Notes melalui TeamTalk.

d. Pelaporan Penyusunan laporan disesuaikan dengan Pedoman Pelaporan

Inspektorat Jenderal. Unsur-unsur yang terdapat dalam laporan adalah Ringkasan Hasil Audit, Dasar Hukum, Tujuan Audit, Ruang Lingkup Audit, Metodologi Audit, Gambaran Umum, Uraian Hasil Audit, Rencana Tindak Lanjut, Hal-Hal Lain Yang Perlu Diungkapkan (jika ada), clan Apresiasi.

Auditor dapat menggunakan fasilitas TeamEWP untuk menghasilkan laporan secara langsung dari aplikasi (generate reports) setelah melengkapi seluruh unsur laporan.

Unsur-unsur laporan berupa Uraian Hasil Audit clan Rencana Tindak Lanjut berasal dari temuan clan rekomendasi (menu Issue) yang telah disusun dan direviu dalam TeamEWP. Sedangkan unsur Ringkasan Hasil Audit, Dasar Hukum, Tujuan Audit, Ruang Lingkup Audit, Metodologi Audit, Gambaran Umum, Hal-Hal Lain Yang Perlu Diungkapkan (jika ada), dan Apresiasi dihasilkan dari Tab-tab pada Project Profile yang telah diisi secara lengkap dan benar.


-13-

Langkah selengkapnya ada pada Lampiran VI: Panduan Teknis Penyusunan Laporan.

e. Finalisasi Kegiatan Project Owner melakukan finalisasi kegiatan setelah seluruh

kegiatan dinilai selesai, yaitu seluruh kertas kerja telah dibuat, laporan ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang dan di-upload oleh Ketua Tim, dan reviu telah dilaksanakan serta seluruh data yang diperlukan telah dimasukkan.

Setelah laporan ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang dan di-upload oleh Ketua Tim ke dalam TeamEWP, maka Project Owner memasukkan nomor dan tanggal laporan pada tab Custom di Project Profile. Selanjutnya melakukan penyesuaian status project pada tab Status and Milestones dengan mencentang tahapan Draft Report, Responses Accepted, dan Issued sesuai dengan tahapan pekerjaan yang telah diselesaikan. Setelah status project Issued, bila diperlukan adanya perubahan maka masih dapat dilakukan pembatalan status.

Project yang di dalam kertas kerjanya terdapat temuan dan rekomendasi (Issue) harus ditingkatkan statusnya sampai dengan Implementation Tracking (Released to TeamCentral). Status Implementation Tracking artinya bahwa Auditor mengirimkan rekomendasi atas temuan ke dalam modul TeamCentral untuk tahapan pekerjaan selanjutnya yaitu pemantauan tindak lanjut.

Setelah diyakini bahwa tidak ada lagi perubahan atau tambahan pada Project, kemudian dilakukan finalisasi kegiatan. Finalisasi dilakukan oleh Project Owner dengan memilih ikon finalize dari menu utama Review. Setelah finalisasi, maka project akan menolak setiap tambahan data atau perubahan yang dilakukan terhadap project.


f. Pemantauan Tindak Lanjut Rekomendasi Gambaran umum alur tindak lanjut rekomendasi dalam aplikasi

TeamMate yang mencakup modul TeamEWP dan TeamCentral adalah sebagai berikut:


TeamMate EWP

MTl'i\'lt:w.ed" ll'l!!i.~l)J'Thm~i"~41ti~<;.

-14-

A l I

' : (J®;

:~""01\'l!!l'i I

i I

• tll;..,<t. \forifl;;<! ;~>.\i<ii" it;1;>t Verffilm.t •&l'l't!t·~~~t

"""~~·" ··~·""•~'I;> kl>l'iJ!:l!IY ~p41~l.a;

1) Temuan dan Rekomendasi dibuat dalam modul TeamEWP. 2) Rekomendasi akan dapat dipantau pada modul TeamCentral ketika

option "track in TeamCentrar pada tab Implementasi dalam TeamEWP dicentang dan mempunyai tanggal perkiraan implemen tasi.

3) Rekomendasi dikirim ke TeamCentral apabila status project dalam TeamEWP ditingkatkan menjadi "implementation tracking''.

4) Setiap rekomendasi sudah mulai dapat ditindaklanjuti oleh Auditi melalui modul TeamCentral.

5) Rekomendasi berubah statusnya menjadi "implemented' setelah tindak lanjut dilaksanakan oleh auditi.

6) Rekomendasi yang telah ditindak lanjuti oleh auditi (implemented) dapat disetujui (approve) atau ditolak (reject) oleh auditor.

7) Rekomendasi yang telah ditindaklanjuti oleh auditi (implemented) kemudian dapat ditutup (closed) oleh Project Manager dengan simpulan (resolution) tuntas (closed-verified). Catatan: Jenis simpulan di bawah ini tidak dilakukan per penugasan, namun untuk rekomendasi yang statusnya tetap terbuka akan dievaluasi kemudian oleh tim yang khusus dibentuk untuk itu: a) tuntas tanpa diverifikasi (closed-not verified); b) manajemen menerima risiko (closed-management accept risk);

a tau c) tidak dapat ditindaklanjuti (closed-no longer applicable).

8) Setelah rekomendasi dinyatakan tuntas (closed-verified), Auditor wajib mengirimkan email kepada Owner, Final Approval, dan Observer yang menyatakan bahwa status tindak lanjut telah


-15-

dinyatakan tuntas. Email ini dikirimkan oleh Auditor di luar sistem {sistem tidak mempunyai fasilitas untuk mengirimkan notifikasi ini).

9) Rekomendasi yang sudah ditutup dapat dibuka kembali (re-open) oleh Project Manager apabila diperlukan.

Auditor wajib memantau tindak lanjut yang dilakukan Auditi terhadap setiap rekomendasi yang ada. Status rekomendasi yang sudah ditindaklanjuti Audi ti akan terlihat menjadi "implemented". Bila tindak lanjut yang dilakukan oleh Auditi disetujui oleh Auditor maka Auditor akan memberi tanda "approve" dan bila menolak memberi tanda "reject". Status akhir tindak lanjut ditentukan oleh Project Manager dengan pilihan tuntas (closed..,verified), tuntas tanpa diverifikasi {closed-not verified), manajemen menerima risiko {closedmanagement accept risk), atau tidak dapat ditindaklanjuti {closed-no longer applicable).

Langkah selengkapnya ada pada Lampiran VII: Panduan Teknis Penggunaan TeamCentral untuk Auditor.

C. Dukungan Teknis berupa Penggunaan Replica Disarankan semua penugasan menggunakan fasilitas replica. Replica

merupakan salinan dari sebuah Project dalam modul TeamEWPyang terpisah dari server {stand alone). Replica dapat berkomunikasi dengan server melalui proses synchronization {komunikasi dua arah) maupun update {komunikasi satu arah). Replica dilakukan setelah program kerja penugasan disusun dan dibagi kepada team member.

Dengan menggunakan replica yang sifatnya offline maka dapat mengantisipasi kendala tidak adanya jaringan sehingga pekerjaan diharapkan tetap dapat diselesaikan. Replica juga membuat be ban perangkat komputer lebih ringan sehingga pekerjaan dapat dilakukan dengan lebih cepat.

Synchronization diharapkan dilakukan setiap hari. Synchronization dilakukan untuk mengirimkan up-date hasil penugasan. Pada proses ini, akan dilakukan sinkronisasi 2 {dua) arah antara hasil replica dan project master (project TeamEWP yang ada di· server).

Auditor harus melakukan proses Merge replica jika sudah tidak membutuhkan lagi untuk bekerja pada replica. Proses ini dilakukan dengan tujuan untuk mengembalikan replica (pekerjaan offline) ke server TeamMate {pekerjaan online) sehingga tidak ada duplikasi project.

Langkah selengkapnya ada pada Lampiran VIII: Panduan Teknis Penggunaan Replica.


-16-

BAB IV PENUTUP

Tata cara ini akan ditinjau secara berkala, untuk itu saran dan masukan dari berbagai pihak sangat diharapkan sehingga penerapan aplikasi TeamMate ini pada akhirnya dapat meningkatkan kualitas hasil pengawasan.

INSPEKTUR JENDERAL,

fsoNNY LOHO f


LAMPIRAN II PERATURAN INSPEKTUR JENDERAL NOMOR PER- "\ /IJ/2015 TENTANG PERUBAHAN KEDUA ATAS PERATURAN INSPEKTUR JENDERAL NOMOR PER-02/IJ/2012 TENTANG TATA CARA DAN LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN APLIKASI CCH TEAMMATE

Panduan Teknis Persiapan Penugasan

A. Penggunaan Team Schedule oleh Pengendali Mutu atau Pengendali Teknis sebagai Scheduler

No. Taha 1. Show Project Pro.file

2. Memperbarui pro.filing kegiatan di PKPT berdasarkan ST /ND yang telah dikeluarkan

Cara Pen naan 1) Klik TeamSchedule pad a launchpad

TeamMate. · 2) Klik database connection TeammateUAT_cloud

lalu klik OK. 3) Isi login name dan password lalu klik OK. 4) Pilih roles sebagai Scheduler lalu klik OK. 5) Pilih Schedule (contoh: 2013. Dengan Audit

Plan Inspektorat Jenderal), lalu klik Open Schedule.

6) Pilih menu utama "Go To - klik Project Listing".

7) Sort terlebih dahulu dengan mengeklik "group by project group".

8) Klik tombol Expand (tanda "+") untuk melihat daftar nama penugasan, lalu cari nama penugasan terkait.

Screenshot tombol expand:

9) Pilih Project Profile pada menu utama.

Screenshot Project Pro.file:

(lanjut ke tahap pro.filing)

Terdapat 5 tab yang wajib diisi, yaitu: 1) Tab General:

• Klik di Project Name, kemudian beri nama dengan dengan pola "ST-(4 digit angka)(huruf z)-(tahun)-nama penugasan. Jika nomor ST diikuti abjad, misalnya A, B, atau C maka ditulis sesuai nomor ST terse but. contoh: 1 Surat Tu as Nomor: ST-

No.


Tahap

-2-

Cara Penggunaan 1254/IJ/2013 untuk melaksanakan audit kinerja pada KPP Pratama A, maka Project Name diisi dengan: ST-1254z-2013-Audit Kinerja pada KPP Pratama A. 2) Surat tugas nomor: ST-1343A/IJ/2013 untuk melaksanakan audit kinerja pada KPP Pratama D, maka Project Name diisi dengan: ST-1343a-2013-Audit Kinerja pada KPP Pratama D.

• Selain ST, dasar penugasan bisa menggunakan ND. Dalam hal ini, Project Name diisi dengan ND usulan penugasan. Jika Surat Tugas telah terbit, maka Project Name (nama penugasan) harus dimutakhirkan sesuai dengan Surat Tugas yang diterbitkan.

• Bila terdapat surat tugas perpanJangan atau lanjutan maka Project Name di-edit dengan menambahkan nomor surat tugas perpanJangan atau lanjutan tersebut. Contoh: ST-1254/IJ/2012 tersebut diatas diperpanjang dengan ST-1260/IJ/2012, maka nama penugasan menjadi ST-1254z dan ST-1260z-2012-Audit Kinerja pada KPP Pratama A.

• Keterangan lain, seperti code, group, type, scope, staff type dan primary location telah diisi oleh Champion.

• Tab Risk, tab Custom Measures, tab Cost dan tab Qualifications untuk sementara tidak diisi.

2) Tab Schedule: Pada Estimate, lengkapi informasinya: • Start Date: Diisi mulai pelaksanaan tugas; • End Date: Diiisi akhir pelaksanaan tugas; • Effort: Diisi jumlah Orang x Hari x 6,5 jam;

dan • Resources: Diisi jumlah orang. Setelah selesai klik OK

(Lanjut ke tahap scheduling)


No. Tahap 3. Melakukan

scheduling

4. Melakukan assign resources

-3-

Cara Penggunaan 1) Pilih Schedule Project pada menu utama. 2) Muncul informasi mengenai tanggal mulai dan

akhir pelaksanaan project. Pada Start Date dan End Date, apabila telah sesuai dengan penugasan beri tanda check pada keduanya. Setelah selesai klik OK.

3) Masih di menu utama Go To, klik Project Gantt lalu refresh/tekan tombol F5.

Dengan demikian, status project sudah berubah dari Identified ke Scheduled.

(lanjut ke tahap assign resources)

1) Klik tanda "+" untuk menampilkan daftar project.

2) Lihat Assigner Tool di sebelah kanan lalu pilih resources dari grup inspektorat terkait.

3) Pilih/ centang resource dengan klik terlebih dahulu tanda "+", lalu cari resource/SDM yang akan ditugaskan, kemudian beri tanda check pada pegawai yang diberi tugas.

4) Klik tombol Assign. 5) Klik nama orang yang menjadi pengendali

teknis, lalu pilih Assign as Manager pada menu utama Home.

6) Klik nama orang yang menjadi ketua tim, lalu pilih Assign as Lead pada menu utama Home (bila terdapat informasi penolakan lewatkan saja dan diubah pada saat proses get project pada EWP).

7) Klik close pada menu utama Home.

B. Penggunaan EWP bagi Pengendali Mutu atau Tingkat Pengendali Teknis dengan peran Project Owner

No. Tahap Cara Peng~naan 1. MU LAI 1) Klik TeamEWP pada launchpad TeamMate.

2) Masukan login name dan password, selanjutnya akan muncul TeamMate Explorer.

(Lanjut ke tahap Get Project)

2. Melakukan get 1) Klik tombol New, selanjutnya akan muncul New project untuk Project Wizard - Basic Information (Step 1 of 3) ST /ND yang telah 2) Pilih select a plannned project from centralized di-schedule-kan database, kemudian klik Select, selanjutnya

akan muncul Select Project.

No.


Taha

-4-

Cara Pen naan New Project Wizard -_B~iclnformation (Step l of 3)

Welcome io the Na.,·P;oject ~>Zafcl: · Thiswlzard will gilide yilU throtighthe proms1 the Centraliied Databa•e.

if; Create New Prn:i-;ct

~ Select a P!arined Project from Centraf12ed Database

3) Pada Select Project Origin (no. 1), pilih TeamSchedule Schedules, klik tanda panah, lalu pilih schedule-nya (contoh: 2015).

If; @ T eamSchedule Scbedufes

Administrator Created

4) Pada Select Project (no. 3) klik Get, lalu pilih

I?~-~-l1g~~-~:9::9:Y.G.l:? .. ~E~. Q~: ····.········· ..

• Type

102434-009 Audit

150120-003 ST· 345x-Contoh [}alnis Get Scheduled Project Dua lnspektorat I Audit

BMiEI , * - MM'*lllm 5) Tetapkan Entities yaitu nama unit yang menjadi

auditi sampai pada level Kantor/ Satker dengan mencentang nama kantor kemudian klik OK.

,;\ Entities

6) Sesuaikan tanggal Start Date sesuai tanggal mulai penugasan, lalu pilih next.

Entitles: tf KPP l'ratama Malanq Selatan Kementerian Keuangan Republik lndcmesi;

if KPP l'ratama Malang Utara Kementerian Keuangan Repubfik Indonesi;

7) Pilih Template Audit Inspektorat Jenderal lalu pilih next.

Monev Penga!ihan PBB-P2 - Akan Beralih

ST-1730z-2011-Pendampiogan Penyusunan LKPP Tingkat Kuasa •••

Template Audit Befanja Modal 2012

Template Aualt lnspektorat Jenderal

Template Baru

8) Selanjutnya akan tampil halaman browser ro·ect

No.

3.


Tahap

Melakukan profiling atas penugasan berdasarkan ST /ND yang telah dikeluarkan

-5-

Cara Pene:~naan

(Lanjut ke tahap Profiling Project)

1) Pilih menu utama Planning - klik Profile lalu akan muncul dialog box profile.

2) Muncul tampilan 12 tab yang akan diisi. 3) Tab General (dilewati - otomatis sudah terisi dari

TeamSchedule). 4) TabTeam:

• Menambahkan team member sesuai dengan Surat Tugas dengan cara klik Get pilih Get from Current Centralized Database kemudian cari berdasarkan nama atau email pada tampilan search name, pilih nama pegawai, klik OK.

• Edit role dari setiap team member dengan cara: pilih nama pegawai, klik edit lalu pilih role dan kemudian save, yaitu anggota tim sebagai Preparer Only, Katim sebagai Preparer/Reviewer, Dalnis sebagai Project Owner dalam hal belum ada Daltu. Apabila ada Daltu maka Dalnis berperan sebagai Reviewer Only dan Daltu menjadi Project Owner.

• Isi Project Ownership dengan Dalnis sebagai Manager dan Ketua Tim sebagai Lead sesuai Surat Tugas.

• Menambahkan Inspektur sebagai read only, cara yang sama untuk menambahkan team member (Lakukan edit role sebagai read only jika role-nya belum sesuai).

5) Tab Schedule (dicek kembali tanggal mulai dan berakhir).

6) Tab Ringkasan Hasil Audit (diisi oleh Ketua Tim setelah penugasan selesai saat membuat laporan).

7) Tab Tujuan Audit (diisi dengan tujuan penugasan).

8) Tab Ruang Lingkup Audit (diisi dengan ruang lingkup).

9) Tab Metodologi Audit (diisi dengan metode penugasan).

10) Tab Gambaran Umum (diisi dengan latar belakang dan gambaran kegiatan yang menjadi tema penugasan).

11) Tab Contact (diisi dengan nama kepala kantor /kasubbag umum, email, no telepon, dan nama jabatan).

12) Tab Summary (dilewati). 13) Tab Custom (diisi dengan Nomor Surat Tugas

dan Tanggal Surat Tugas, untuk Nomor dan tanggal Laporan dilewati, diisi setelah laporan terbit).

14) Tab Status and Milestone: Setelah Proiect Owner


-6-

No. Tahap Cara Pen~e:unaan memastikan tidak ada lagi perubahan Team Member dan seluruh Tab telah dilengkapi kemudian berikan centang pad a kotak Field Work (Initialized) untuk menyetujui dimulainya penugasan. Setelah muncul kotak peringatan, klik YES.

15) Pilih close pada menu utama Home.

(Tu gas Project Owner untuk menyiapkan project selesai, Tahap selanjutnya adalah penyusunan PKA oleh Ketua Tim)

INSPEKTUR JENDERAL,

f-soNNY LOHO ~


LAMPIRAN III PERATURAN INSPEKTUR JENDERAL NOMOR PER- "\ /IJ/2015 TENTANG PERUBAHAN KEDUA ATAS PERATURAN INSPEKTUR JENDERAL NOMOR PER-02/IJ/2012 TENTANG TATA CARA DAN LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN APLIKASI CCH TEAMMATE

Panduan Teknis Penyusunan dan Pembagian Program Kerja

No. Taha 1. MULAI

2. Membuat Program Kerja dan Membagi Penugasan (Assignment)

Cara Pen naan 1) Klik EWP pada launchpad TeamMate. 2) Masukan login name dan password selanjutnya

akan muncul TeamMate Explorer. 3) Pilih project yang akan diselesaikan dengan cara

double click selanjutnya akan tampil halaman browser.

Apabila membuat PKA baru

1) Pilih Program Groups lalu pilih Add Folder pada menu utama Home, selanjutnya akan muncul New Program Group. Beri nama program pada kotak Program Group Title. Sesuaikan isi pada kotak First Program Title. Lalu klik OK.

Screenshot Add Folder:

Screenshot New Program Group:

No.


Taha

-2-

2) Apabila akan membuat program title kedua, ketiga dan seterusnya, maka klik folder program dimaksud, lalu pilih Add Folder pada menu utama Home, selanjutnya isi Title. Lalu klik OK. Screenshot Add Folder (sub/older):

~ .. iii' dlt~•iiiii ~ .. ED B: Pmses Pengolahan Data pada PPDDP I

~ ED C: Pengamatan Poses Pengofahan Data/]

~ .. ED D: Pengumpulan data.-rlata keh~akan pe1 d+ED E Pengawasan clan Monitoring End User

3) Klik pada sub/older baru tersebut hingga muncul ikon program di kolom sebelah kanan.

Screenshot Program:

ARC State Title

~·~I~:~~f fo[der Baru

4) Klik ganda (double click) pada ikon program hingga muncul halaman program tersebut.

5) Pada menu utama Home pilih Add Procedure (tanda "+") untuk membuat "prosedur" baru.

No.


Taha

-3-

Cara Pen naan Screenshot Add Procedure (tanda "+"):

6) Beri nama prosedur yang baru dibuat tersebut. Setelah itu, isi uraian tab "prosedur'' pada kolom kiri bawah. Isi tab audit step dengan langkahlangkah kerja yang diperlukan. Isi tab guidance apabila ada panduan khusus yang diperlukan. Isi tab objective dengan sasaran yang ingin dicapai pada prosedur. Isi tab sample criteria bila ada kriteria khusus yang ditetapkan. Isi tab details dengan format khusus kertas kerja yang dibutuhkan.

7) Pilih type procedure, diisi dengan (none). 8) Pilih Assign, isi dengan yang ditugaskan pada

kotak assign di se belah bawah judul prosedur (Catatan: 1 prosedur hanya dapat di-assign kepada 1 orang). Kebijakan assignment hanya diberikan kepada Ketua Tim dan Anggota Tim, tidak diberikan kepada pihak yang berperan sebagai Reviewer Only dan Project Owner.

9) Setelah semua prosedur selesai dibuat dan diassign ke masing-masing team member, Program juga harus di-assign. Program sebaiknya di-assign kepada orang yang paling bertanggung jawab terhadap prosedur yang ada dalam program tersebut. Dari halaman browser pilih Program yang akan di-assign, klik ikon Assign pada menu utama Home, lalu pilih nama yang mau di-assign. Klik OK.

10) Ulangi langkah di atas untuk membuat program dan prosedur yang baru.

Apabila sudah ada template PKA di TeamStore:

1) Pilih ·menu utama Home - klik Get Programs, selanjutnya akan muncul halaman TeamStore Get Wizard - Select TeamStore.

2) Pilih Get from Current Centralized Database, lalu centang Option: additionally import work papers that are linked to procedures. Kemudian klik Next, selanjutnya akan muncul halaman Teamstore Maintenance.

3) Pilih program atau prosedur yang akan digunakan.

4) Klik tombol Get (pojok kiri atas) selanjutnya akan muncul halaman TeamStore Get Wizard - Option.

5) Pilih Batch, lalu pilih Put in: Matching folders in browser untuk menempatkan program atau

rosedur an baru tersebut ada ro ram rou .

No.


Taha

-4-

Cara Pen naan Assign to dapat dilewatkan. Lalu klik Finish.

6) Sesuaikan program kerja yang diambil dengan kondisi penugasan. Program/prosedur yang tidak sesuai dapat dihapus dengan cara klik program/prosedur, pilih ikon Delete pada menu utama Home a tau disesuaikan dengan menambah/ mengurangi.

Screenshot ikon Delete:

7) Lakukan pembagian tugas dengan cara pilih Assign pada prosedur, isi dengan yang ditugaskan pada kotak assign sebelah kanan atas.

8) Setelah semua prosedur selesai dibuat dan diassign ke masing-masing team member, Program juga harus di-assign. Program sebaiknya di-assign kepada orang yang paling bertanggung jawab terhadap prosedur yang ada dalam program tersebut. Dari halaman Browser pilih Program yang akan di-assign, klik ikon Assign pada menu utama Home, lalu pilih nama yang mau di-assign. Klik OK.

3. Mencetak PKA List Apabila Program Kerja sudah dibuat, langkah selanjutnya adalah mencetak/ membuat PKA list dengan cara: 1) Pilih ikon Generate Report pada menu utama

Review sehingga muncul tampilan Report Wizard -Selection.

2) Pilih TeamMate Report: PKA List Ms Word 2007 .dotx pada Select A Report File. Apabila belum memiliki file template PKA list, dapat diambil pada Portal Itjen>Repository>Teammate>PKA List Ms Word 2007.dotx. Simpan file tersebut pada directory C: \Program Files\ TeamMate \Reports.

3) Klik next. 4) Kemudian pilih Save report as a work paper stored

within this project atau Save as external Word Document, dengan cara sebagai berikut: a) Jika PKA list dalam bentuk soft copy yang di

password, maka pilih destination -7 Save report as a work paper stored within this project, lalu klik folder Planning and Administration - PA2: Administration. Ganti judul pada Title sesuai penugasan. Lalu Finish. Kemudian Dalnis membatasi akses terhada zle tersebut den an membuat

No.


Tahap

-5-

Cara Penggunaan password. Jika menggunakan Ms. Office Word 2007, dapat menggunakan fasilitas protect file dengan cara buka menu utama Review, pilih Protect Document, pilih Restrict Formatting And Editing, lalu centang pilihan nomor satu dan dua. Lalu pilih "yes" pada nomor tiga, lalu masukan password yang diinginkan, klik OK.

b) Jika PKA list dalam bentuk hard copy yang ditandatangani oleh Dalnis, maka pilih destination -7 Save as external Word Document. Ganti judul pada Title sesuai penugasan. Lalu Finish. Setelah dicetak dan ditandatangani oleh Dalnis, lalu scan dan upload file .tersebut pada folder Planning and Administration - PA2: Administration.

INSPEKTUR JENDERAL,

j<t-.SONNY LOHO r

KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA .

LAMPIRAN IV PERATURAN INSPEKTUR JENDERAL NOMOR PER- 4 /IJ/2015 TENTANG PERUBAHAN KEDUA ATAS PERATURAN INSPEKTUR JENDERAL NOMOR PER-02/IJ/2012 TENTANG TATA CARA DAN LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN APLIKASI CCH TEAMMATE

Panduan Teknis Pengisian Kertas Kerja

No. Taha 1. MULAI

2. Melihat dan memilih tugastugas yang akan dikerjakan dengan: Snapshot atau Procedure Viewer

Cara Pen naan 1) Klik TeamEWP pada launchpad TeamMate. 2) Masukan login name dan password. 3) Pilih project yang akan diselesaikan.

Kemudian akan tampil halaman Project Browser.

A. Menggunakan fasilitas Snapshot 1) Dari menu utama Review a tau Go To klik

icon Snapshot {Snapshot dapat di-set sehingga otomatis muncul saat pertama kali membuka project dengan cara centang pada menu Snapshot pada kotak display on open)

2) Klik tab Procedures.

.. M. Mahfud kiwar T auflk Danar Mulat Destawan Viri Estrawan Trt Septa ~aryanto .l\srulsani Muhammad Hal}'O !'rabowo (Nonel

3) Perhatikan ada 3 kolom yaitu: - kolom state: jenis status pengerjaan; - kolom #: total seluruh prosedur yang ada

di ro ·ect; dan

No.

3.


Taha

Pelaksanaan pekerjaan yang ditugaskan (pengisian Kertas Kerja)

-2-

Cara Pen naan - kolorn Assign: jurnlah prosedur yang

ditugaskan (assign) ke Anggota Tim yg dihighlight biru di sebelah kanan.

4) Klik Not Started atau In Progress. 5) Lakukan pelaksanaan pekerjaan atau

pengisian kertas kerja dengan klik pada procedures yang dipilih.

B. Menggunakan fasilitas Procedure Viewer. 1) Dari menu utarna Go To, klik ikon Procedure

Viewer atau klik ikon Procedure Viewer pada Go-To bar di bagian bawah.

Screenshot Menu Utama Go To Procedure Viewer:

Screens hot Viewer:

Menu Bar Go To Procedure

2) Kernudian akan tarn.pi! Program Viewer (tarnpilan program) untuk seluruh Program.

3) Untuk dapat rnasuk ke prosedur, klik salah satu prograrnnya (kode PRG) atau klik anak panah disarnping narna program untuk rnelihat rincian isi prosedur pada program terse but.

4) Klik pada procedure yang akan diselesaikan.

1) Pelajari langkah kerja pada tarnpilan Procedure di tab Audit Step, sasaran spesifik pada tab Objective, lihat panduan khusus pada tab Guidance, Sample Criteria, dan Details.

2) Isi tab pada tarnpilan Result, dengan cara: • Tab Record of Work Done: Diisi dengan hasil

pekerjaan atas langkah kerja sebagairnana diperintahkan dalarn tab Audit Step. Record of Work Done rnendokurnentasikan sernua hal yang dilakukan dan didapatkan oleh auditor dalarn rnelaksanakan langkah kerja terrnasuk analisis dan proses penarikan sirnpulan. Apabila kertas kerja berupa file yang ada diluar Team.Mate rnaka: o pilih tornbol Add Work Paper pada menu

utarna Horne; o lalu pilih tab Import from File, lalu pilih

browse; o pilih file yang akan dirnasukkan se bagai

kertas kerja, lalu klik tornbol Open; o kernudian ilih tornbol Add.

No.

4.


Taha

Pembuatan Bookmark/ Hyperlink

-3-

Cara Pen naan Apabila file yang akan dijadikan kertas kerja berada dalam TeamEWP maka lakukan Bookmark/ Hyperlink sesuai dengan tahap 4.

• Conclusion: Diisi dengan simpulan sebagai hasil akhir dari Record of Work Done terkait. Simpulan yang dituangkan dalam Conclusion hendaknya menjawab tujuan dari prosedur sebagaimana dituangkan dalam Objective atas prosedur dimaksud. Bila simpulan menghasilkan temuan audit maka buat issues sesuai dengan tahap 5.

• Dalam hal terdapat informasi selain yang terkait dengan tujuan prosedur yang didapat oleh auditor, tetapi tidak cocok untuk disampaikan dalam tab Record of Work Done maupun Conclusion, maka dimasukkan dalam tab Other Information.

• Bila Record of Work Done dan Conclusion telah diisi dengan lengkap maka lakukan sign off terlebih dulu pada lampiran kertas kerja sebelum sign offpada prosedur.

• Proses sign off lampiran dengan cara membuka langsung file tersebut kemudian klik ikon Signoff pada menu TeamMate. Screenshot Menu Sign Off TeamMate pada Ms Office: 11£1 s o a~ - l atau dari menu Browser Home dengan cara lakukan single-click pada file lampiran terse but kemudian klik ikon sign off pada menu utama Home. Screenshot Menu Si n 0

• atau dari tab Refs di halaman Results lakukan klik kanan pada file lampiran tersebut, pilih sign off

• Proses sign off prosedur dilakukan dengan cara klik tombol Prepared yang berada di atas halaman Work Pro ram.

A. Bookmark 1) Masukan file yang akan dijadikan bookmark

melalui cara "add work paper'. 2) Buka dokumen yang akan kita jadikan

bookmark. 3) Dengan menggunakan mouse, highlight

halaman / paragraf / kalima t yang dij adikan referensi.

4 Pada menu utama TeamMate di Ms. Office

No.


Taha

-4-

Cara Pen naan Word/Excel klik Bookmark atau ikon

5) Buat nama pada Label, lalu klik OK. 6) Tutup file yang telah dibuat bookmark. 7) Letakkan cursor kertas kerja yang

diinginkan untuk disisipkan bookmark. 8) Pada menu utama Home klik To ARC or

Bookmark atau ikon

.. +R{;111~f,,~~~~il lalu pilih tab Link to Bookmark.

9) Pilih bookmark dari daftar (yang sudah dibuat sebelumnya), kemudian klik Insert.

B. Hyperlink B. l Membuat One-Way Hyperlink dari dalam

Program Summary: 1) Untuk prosedur:

a) Buka prosedur. yang akan dijadikan link.

b) Dari menu utama Home, klik ikon Copy for f-!yperlink.

c) Tempatkan prosedur /kertas diberikan link.

cursor kerja yang

d) Dari menu utama Home, klik ikon

pad a akan

2) Untuk kertas kerja/ work paper (file Ms. Word/Excel) a) Buka file lampiran kertas kerja Ms.

Word/Excel yang akan dijadikan link. b) Dari menu utama TeamMate di Ms.

Word/Excel, klik ikon Copy for H erlink.

c) Tempatkan cursor pada Record of Work Done/kertas kerja yang akan diberikan link.

d) Dari menu utama Home, klik ikon Paste Hyper link.

>~' ;;~~j

No.

5.


Taha

Membuat Issue (temuan)

-5-

Cara Pen naan B.2 Membuat Two-Way

Program Summary: Hyperlink dari dalam

1) Untuk prosedur: a) Buka prosedur

link. yang akan dij adikan

b) Dari menu utama Home, klik ikon Copy for I!yper link.


cursor. kerja yang

pad a akan

d) Dari menu utama Home, klik ikon Paste as 2-Way Hyperlink.

2) Untuk kertas kerja/ work paper (file Ms. Word/Excel) a) Buka file lampiran kertas kerja Ms.

Word/Excel yang akan dijadikan link. b) Dari menu utama TeamMate di Ms.

Word/Excel, klik ikon Copy for H erlink.


cursor kerja yang

pada akan

d) Dari menu utama Home, klik ikon Paste as 2-Way Hyperlink.

Agar terdapat keseragaman dalam menyusun temuan, secara teknis langkah-langkah yang harus dilakukan adalah: 1) Buat issues dalam tab conclusion.

2) Klik ikon New Issue pada menu utama Home.

3) Pada tab Create New, isi title dengan Judul Temuan.

4) Klik OK untuk memulai issues window. 5) Isi tab-tab yang ada yaitu:

Tab-tab bagian kiri (Issue): · a. Tab Kondisi

No.

6.


Tahap

Mengisi contact pada menu rekomendasi

-6-

Cara Penggunaan Diisi dengan uraian kondisi temuan.

b. Tab Kriteria Diisi dengan kriteria temuan.

c. Tab Sebab Diisi dengan penyebab temuan.

d. Tab Akibat Diisi dengan akibat temuan.

e. Tab Refs (terisi secara otomatis dengan referensi prosedur)

Tab-tab bagian kanan (Recommendation): a. Isi Title dengan judul rekomendasi b. Pilih Entity berdasarkan kantor auditi yang

akan melaksanakan tindak lanjut c. Tab Rekomendasi

Diisi dengan detail rekomendasi sesuai dengan temuan yang ada

d. Tab Tanggapan Diisi dengan tanggapan dari auditi

e. Tab Implementasi 1) Estimated Date: Diisi tanggal perkiraan

penyelesaian tindak lanjut 2) Actual Date: akan terisi secara otomatis pada

saat Auditi mengirimkan tindak lanjut rekomendasi melalui modul Teamcentral

3) Track in TeamCentral: secara default tercentang (v)

4) Implementation Coordinator: diisi dengan nama Inspektur terkait

f. Tab Contacts Owner diisi dengan nama pihak auditi yang menjadi penanggung jawab temuan dan rekomendasi dan berada pada level satu tingkat di bawah kepala kantor / pimpinan auditi. Final Approval diisi dengan nama kepala kantor/pimpinan auditi. Observer diisi dengan penanggung jawab UKI pada auditi (langkah pengisian Contacts mengikuti tahap 6).

g. Tab Tanggapan Atas Tanggapan Diisi dengan tanggapan auditor atas tanggapan bila diperlukan.

h. Tab Rencana Tindak Lanjut Diisi dengan rencana tindak lanjut dari auditi.

6) Bila telah diisi dengan lengkap lakukan sign off issue dengan cara klik tombol Prepared.

7) Klik Close Issue.

Langkah-langkah pengisian contact pada menu rekomendasi adalah sebagai berikut:

1) Klik Contacts pada tab Recommendation. 2) Klik Get pilih Get from Current Centralized

Database.

No.

7.


Tahap

Finalisasi project

-7-

Cara Penggunaan 3) Pencarian contact dapat melalui menu search

filter yang tersedia, yaitu dengan mencantumkan nama awal, nama akhir, a tau alamat email contact yang dicari pada tab yang tersedia.

4) Pilih nama contact yang dimaksud.

5) Klik OK.

6) Pilih peran yang akan dij alankan pada kolom Role yaitu: a. Owner; b. Final Approver; dan c. Observer.

Langkah-langkah melakukan finalisasi project penugasan adalah sebagai berikut:

1. Buka menu utama Home kemudian pilih folder Audit Summary~ AS2: Reports.

2. Klik Add Work Paper, pilih tab Import from file kemudian browse file laporan, beri judul file pada kolom Title, klik tombol Add untuk meng-upload laporan yang telah ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang.

3. Buka menu utama Planning pilih Project Profile kemudian pada tab Custom masukkan nomor dan tanggal laporan.

4. Pada tab status and milestones lakukan penyesuaian status project dengan mencentang tahapan Issued. Ikuti semua petunjuk, klik Next apabila semua telah terpenuhi sampai muncul perintah Finish. Klik Finish.

5. Kembali pada tab status and milestones tingkatkan status project dari Issued menjadi Implementation Tracking dengan mencentang pada tahapan Implementation Tracking (Released to TeamCentral).

6. Kembali ke menu utama Review pilih ikon Finalize, klik untuk mengakhiri project.

INSPEKTUR JENDERAL,

~ONNY LOHO 'f


LAMPIRANV PERATURAN INSPEKTUR JENDERAL NOMOR PER- "I /IJ/2015 TENTANG PERUBAHAN KEDUA ATAS PERATURAN INSPEKTUR JENDERAL NOMOR PER-02/IJ/2012 TENTANG TATA CARA DAN LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN APLIKASI CCH TEAMMATE

Panduan Teknis Reviu clan Pemberian Notes Melalui TeamTalk

No. Taha 1. Melakukan review

Cara Pen naan 1) Review dilakukan terhadap program, procedures,

work paper, dan issue. 2) Review hanya bisa dilakukan jika sudah di-sign

off oleh yang mengerjakan. 3) Ada 2 kondisi:

• Setuju Jika setuju dengan hasil pekerjaan, klik tombol kotak biru pada kolom Reviewed atau ikon

sebagai tanda sudah direviu clan tanggung jawab pekerjaan telah berpindah kepada yang mereviu.

• Tidak Setuju Jika tidak setuju, berikan arahan untuk memperbaiki melalui pemberian notes melalui TeamTalk {Langkah selengkapnya ada pada tahap 2).

4) Untuk melihat program, procedures, work paper, clan issue yang belum direviu, auditor dapat menggunakan snapshot atau sign off status pada Go-To bar di bagian bawah.

5) Untuk reviu procedures, buka procedure yang akan direviu • Buka semua tab yang ada clan yakinkan semua

isinya sudah sesuai dengan yang diinginkan. • Bila telah sesuai klik tombol kotak biru pada

kolom Reviewed sehingga status berubah menjadi reviewed.

6) Untuk reviu work paper, buka working paper yang akan direviu • Bila isi work paper telah sesuai, tutup kembali

work paper yang akan direviu. • Klik kanan pada link work paper yang ada di

tab Record of Work Done atau tab Ref kemudian klik Sign Off.

• Klik tombol kotak biru pada kolom Reviewed. • Klik OK.

7) Untuk reviu issue, buka issue yang akan direviu. • Buka semua tab yang ada clan yakinkan semua

isinya sudah sesuai dengan yang diinginkan. • Bila isi telah sesuai, klik tombol kotak biru

pada kolom Reviewed sehingga status berubah men· adi reviewed.

No.

2.


Taha

Membuat notes melalui TeamTalk

-2-

Cara Pen naan 8) Untuk reviu program, dari browser Home pilih

program yang akan direviu. • Pilih ikon Sign offpada menu utama Home. • Klik tombol Reviewed yang bertanda kotak

biru. • Klik OK.

Notes di TeamTalk merupakan media dalam memberikan arahan untuk memperbaiki kertas kerja dan laporan atau pertanyaan mengenai pelaksanaan prosedur. Notes melalui TeamTalk dapat dilakukan terhadap procedure, work paper, dan issue.

Langkah-langkah untuk membuat notes sebagai berikut: 1) Klik procedure, work paper, a tau issue. Bila ada

yang tidak sesuai beri note pada procedure, work paper, atau issue tersebut dengan cara klik ikon Notes pada menu utama Home lalu klik Add Note.

'f~"''..."''::"" '"'\';~;~o;:>'~'' ,. '"''"'>:" ~~":\\'•,'"':-·~-.-'-.·-;-·;;

View Notes for mrrent seied:ian

2) Lalu akan terbuka intro page TeamTalk. Tunggu ilan se erti di bawah ini:

!~~:::::::~~-

3) Penerima note secara default adalah kepada team member yang telah di-assign ke procedure, work . paper, atau issue tersebut. Namun, penerima dapat ditambah dengan team member lain dengan terlebih dahulu menekan tombol ambar se erti di bawah ini:

No.


Taha

-3-

Cara Pen naan

kemudian menekan tombol gambar

Kemudian pilih penerima dari database berdasarkan nama depan atau nama belakang. Setelah nama tersebut muncul, sorot nama dan klik tombol OK. Untuk rhenghapus penerima tambahan, klik tanda silang (X) pada pojok kanan atas foto profil team member:

4) Isi judul note pada field Subject. 5) Pilih tanggal batas waktu balasan note tersebut

pada field Due. 6) Pilih prioritas note pada dropdown list Priority. 7) Klik pada checkbox Confidential bila note tersebut

bersifat rahasia. Bila checkbox Confidential tidak di klik maka note tersebut bisa dilihat oleh semua personil yang di-assign dalam project terse but.

8) Ketik isi note yang ingin disampaikan kepada team member pada text area paling bawah. Lalu klik Post.

9) Klik tombol Minimize pada jendela untuk mengecilkan tampilan TeamTalk. Klik menu File pilih Exit untuk menutup dan keluar dari TeamTalk.

Untuk menjawab notes melalui TeamTalk: 1) Setelah log in di modul EWP, klik project Anda dan

pastikan di tab My Assignment di bagian bawah terda at notifikasi se erti gambar di bawah ini:

2) Klik ganda pada project Anda. 3) Klik menu Go To kemudian klik ikon notes. Maka

akan muncul intro a e TeamTalk.

4) Klik pada Subject note yang akan dijawab. 5) Ketik ·awaban ada text area alin bawah.

No.


Taha

-4-

Cara Pen naan 6) Klik Post untuk mengirim jawaban terse but.

7) Klik tombol Close Panel untuk kembali memilih note lain yang akl:l.B- clijl:l~ab.

M'i'fi' : ...• c )[ 8) Klik tombol Minimize / ••. :'~>':} ,_ '"°'" . pada

jendela untuk mengecilkan tampilan TeamTalk. Klik menu File pilih Exit untuk menutup dan keluar dari TeamTalk.

Untuk mengakhiri note yang sudah dijawab / ditindaklanjuti: 1) Klik menu Go To kemudian klik ikon notes. Maka

akan muncul intro page TeamTalk. 2) Klik pada subject note yang sudah dijawab. 3) Lakukan reviu terhadap jawaban yang diberikan 4) Bila jawaban telah sesuai dengan yang

diharapkan lalu klik tombol Close Conversation

untuk menutup percakapan di dalam note terse but.

5) Klik tombol Close Panel untuk kembali memilih note lain yang akan dijawab.

;,•1 '.9;>~ .· a Jt

6) Klik tombol Minimize ,, J';'71lf:.2'J....;..,;.; · ~~, • pada jendela untuk mengecilkan tampilan TeamTalk. Klik menu File pilih Exit untuk menutup dan keluar dari TeamTalk.

Cata tan: 1) Beberapa simbol status note di TeamTalk:

• : note belum dibaca

• : note sudah dibalas

• : note sudah dibaca tapi belum dibalas

2) Jangan menekan tombol Delete Conversation agar percakapan di dalam notes yang sudah diselesaikan tidak terhapus. Percakapan tersebut berfungsi sebagai bentuk dokumentasi supervisi

INSPEKTUR JENDERAL,

~SONNY LOHO ~


LAMPIRANVI PERATURAN INSPEKTUR JENDERAL NOMOR PER- 4 /IJ/2015 TENTANG PERUBAHAN KEDUA ATAS PERATURAN INSPEKTUR JENDERAL NOMOR PER-02/IJ/2012 TENTANG TATA CARA DAN LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN APLIKASI CCH TEAMMATE

Panduan Teknis Penyusunan Laporan

No. Tahap 1. Membuat Laporan

Cara Penggunaan Untuk membuat laporan caranya adalah sebagai berikut, yaitu: 1) Lengkapi data-data di Tab-tab project profile

dengan: Dari menu utama Planning klik ikon/tombol profile, lalu isikan tab-tab yang memiliki tanda kotak kecil dan tab custom. Tab-tab yang ada pada Project Profile yang terkait dengan template laporan adalah sebagai berikut: i. Ringkasan Hasil Audit/Pengawasan

Tab Ringkasan Hasil Audit diisi dengan hasil pengawasan secara ringkas yang meliputi simpulan dan rekomendasi (jika ada).

ii. Tujuan Audit Tab Tujuan Audit diisi dengan pernyataan mengenai apa yang akan dicapai dari pengawasan yang dilakukan. Tujuan Audit harus dipertimbangkan secara hati-hati, dinyatakan secara jelas, dan sesuai dengan jenis pengawasan yang dilaksanakan.

iii. Ruang Lingkup Audit Tab Ruang Lingkup Audit diisi dengan batasan pengawasan yang memuat bidang/kegiatan yang dilakukan pengawasan, lokasi, sampel, dan periode waktu pengawasan.

1v. Metodologi Audit Tab Metodologi Audit diisi dengan pendekatan yang digunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, dan pelaporan penugasan untuk mencapai tujuan pengawasan yang meliputi materialitas, metode uji petik, metode pengumpulan bukti, dan metode pengujian bukti, serta teknik dan mekanisme pelaporan.

v. Gambaran Umum Tab Gambaran Umum diisi dengan latar belakang dan kegiatan yang menjadi tema pengawasan dan isu-isu/hal-hal penting yang terkait di dalamnya dengan tujuan untuk memahami kegiatan yang menjadi sasaranpengawasan, termasuk fakta-fakta, statistik, serta istilah yang digunakan.

No.


Taha

-2-

Cara Pen naan vi. Custom

Tab custom diisi dengan: 1. No. Surat Tugas 2. Tanggal Surat Tugas 3. No. Laporan Hasil Penugasan (diisi setelah

laporan diberi nomor oleh TU Inspektorat) 4. Tanggal Laporan Hasil Penugasan (diisi

setelah laporan diberi tanggal oleh TU Inspektorat)

2) Lengkapi seluruh unsur temuan dan rekomendasi dalam menu Issue sesuai petunjuk pada Panduan 3.

3) Dari menu utama Review klik Generate Reports Screenshot menu Generate Reports:

4) Lalu pilih template yang digunakan dalam laporan yaitu TeamMate Report: Laporan Hasil Audit 2015.dotx pada Select A Report File kemudian Next.

5) Lalu pilih Save as external Word document 6) Klik Finish.

INSPEKTUR JENDERAL,

~SONNY LOHO t


LAMPIRAN VII PERATURAN INSPEKTUR JENDERAL NOMOR PER- 4 /IJ/2015 TENTANG PERUBAHAN KEDUA ATAS PERATURAN INSPEKTUR JENDERAL NOMOR PER-02/IJ/2012 TENTANG TATA CARA DAN LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN APLIKASI CCH TEAMMATE

Panduan Teknis Penggunaan TeamCentral untuk Auditor

A. Membuka TeamCentral

1) Klik TeamCentral pada launchpad TeamMate atau ketikkan alamat halaman Team Central http://audit-itjen.depkeu.go.id pada browser Internet Explorer versi 8, 9, 10, dan 11 (browser lainnya tidak direkomendasikan).

2) Pada pilihan Database Connection pilih TeammateUAT_cloud. 3) Isi login name dan password lalu klik OK. 4) Jika berhasil akan masuk pada dashboard TeamCentral. 5) Klik menu Tracking untuk membuka tampilan tindak lanjut atas

rekomendasi.

6) Klik Implementation pada menu Tracking sehingga muncul halaman tindak lanjut atas rekomendasi.

These views allow you lo see lire s!alus and perform acllons on recommen<la!ions a:ssiglled lo ycu.

l!:j There are 1J re~s\ions pen<ling ll!a\you OWi\ or are copied on,

Q There are 1 !'!Wfll!l!ll!lOdationll that have been~ but llOt clo$ed yet


-2-

Menu My Tracking hanya akan terisi setelah auditor melakukan upload laporan hasil pengawasan. Satu hari setelah auditor memasukkan laporannya, auditi (Owner dan Final Approver) dan auditor akan menerima notifikasi sebagai berikut:

NOTIFIKASI STATUS UPDATE REMINDER Yth. Bapak/lbu [first.name] [last.name],

Berikut adalah notifikasi untuk mengingatkan melakukan update terhadap status

rekomendasi dibawah ini.

{Title} {Estimated {Revised {Priority} Go to

Implementation Implementation Recommendations

Date} Date}

Sample Text Sample Text Sample Text Sample Text

Apabila bapak/lbu memiliki pertanyaan teknis aplikasi sehubungan dengan TeamCentral TeamMate, silahkan menghubungi Bagian Sistem Informasi Pengawasan Inspektorat Jenderal pada Nomor 021-3521863. Bila pertanyaan terkait substansi rekomendasi dan/atau temuan, silakan menghubungi Pengendali Teknis/Ketua Tim yang bersangkutan.

B. Mengenal Menu dalam TeamCentral untuk Tindak Lanjut

Terdapat lima menu utama dalam halaman TeamCentral yaitu: 1. Tracking

Menu Tracking menampilkan rekomendasi yang memungkinkan Anda untuk menyaring rekomendasi berdasarkan statusnya.

All

Pending

Implemented

Closed

2. My Tracking

Menampilkan seluruh rekomendasi

Menampilkan rekomendasi yang masih harus ditindaklanjuti Menampilkan rekomendasi yang telah ditindaklanjuti Menampilkan rekomendasi yang telah ditindaklanjuti dan disetujui serta ditutup auditor.

Menu My Tracking menampilkan rekomendasi yang perlu dipantau tindaklanjutnya atau hanya sebagai informasi.

For Action

For Information

Menampilkan seluruh rekomendasi yang harus direspon oleh auditor terkait tindak lanjut yang telah dilaksanakan oleh auditi.

Menampilkan seluruh rekomendasi


3. Notification

-3-

sebagai informasi bagi auditor yang bertanggung jawab dalam pemantauan tindak lanjutnya.

Menu Notification digunakan auditor untuk memantau status rekomendasi dan mengirim notifikasi email kepada auditi tentang status rekomendasi yang akan jatuh tempo.

Status Updates

Implementations

4. Progress View

Menampilkan rekomendasi yang masih dalam proses tindak lanjut. Menampilkan rekomendasi yang telah ditindaklanjuti auditi.

Menu Progress View dapat digunakan untuk melakukan filter dan analisis sederhana terkait rekomendasi.

Aging

Date Revision

Status Update

Implementation

Progress Chart

5. Search

Menampilkan umur rekomendasi.

Menampilkan tanggal perubahan tindak lanjut rekomendasi. Menampilkan rekomendasi yang masih dalam proses tindak lanjut. Menampilkan rekomendasi yang telah ditindaklanjuti. Menampilkan chart/ gambar status rekomendasi

Menu Search dapat digunakan untuk mencan frase tertentu seperti judul rekomendasi, rekomendasi, dan teks tanggapan.

rekomendasi berdasarkan ID rekomendasi, teks

C. Penilaian atas Tindak Lanjut Rekomendasi

1) Klik menu Tracking > Implemented sehingga muncul halaman rekomendasi yang sudah ditindaklanjuti oleh auditi.

pengendaUan alas Ungl\lmgan PraMek Au<lil Oalabase Ktlllllihan Pemlmyanm alas

· 6"!31\jaP~i Kewajaran Nila!

~::~e;;:~an Kebija!<an Pangawas3f\

91112014 Sl25121ll4


-4-

2) Klik rekomendasi dengan status "Implemented - Final © Client Approved" yaitu rekomendasi yang tindak lanjutnya dinyatakan telah dilakukan oleh Owner dan disetujui oleh Final Approver. Auditor akan menerima notifikasi sebagai berikut:

NOTIFIKASI CLIENT APPROVAL

Yth. Bapak/Ibu [first.name] [last.name],

Rekomendasi dengan judul [recomendation], telah disetujui oleh Kepala Kantor.

Apabila bapak/Ibu memiliki pertanyaan teknis aplikasi sehubungan dengan TeamCentral

Teammate, silahkan menghubungi Bagian Sistem lnformasi Pengawasan Inspektorat

Jenderal pada Nomor 021-3521863. Bila pertanyaan terkait substansi rekomendasi

dan/atau temuan, silakan menghubungi Pengendali Teknis/Ketua Tim yang

bersangkutan.

Apabila Final Approver menolak tindak lanjut dari Owner, maka Auditor juga akan menerima notifikasi sebagai berikut:

NOTIFIKASI REJECT ACTION


Berkenaan dengan rekomendasi Liudul.rekomendasi], kami mohon kesediaan Bapak/Ibu

untuk melakukan perbaikan tindak lanjut dengan keterangan sebagai berikut: [comment]

[Recommendation]

Apabila bapak/lbu memiliki pertanyaan teknis aplikasi sehubungan dengan TeamCentral

Teammate, silahkan menghubungi Bagian Sistem Informasi Pengawasan Inspektorat

Jenderal pada Nomor 021-3521863. Bila pertanyaan terkait substansi rekomendasi

dan/atau temuan, silakan menghubungi Pengendali Teknis/Ketua Tim yang

bersangkutan.

3) Klik menu Recommendation kemudian pilih tab Status Update untuk melihat deskripsi dan lampiran progress dari tindak lanjut yang dilakukan oleh Owner dan disetujui oleh Final Approver.

4) Klik menu Implementation kemudian pilih tab Action untuk melihat deskripsi dan lampiran tindak lanjut final yang dilakukan oleh Owner dan disetujui oleh Final Approver.


-5-

5) Lakukan penilaian atas deskripsi dan lampiran tihdak lanjut yang telah dilaksanakan.

6) Klik menu Approve apabila tindak lanjut yang telah dilaksanakan dengan rekomendasi yang diberikan atau Reject apabila dilaksanakan sesuai dengan rekomendasi yang diberikan.

sesuai belum

7) Berikan uraian atas hasil penilaian apakah menyetujui atau menolak tindak lanjut kemudian klik tombol Save.

8) Apabila auditor menolak tindak lanjut atas rekomendasi (reject) maka status tindak lanjut kembali menjadi started dan rekomendasi harus kembali ditindaklanjuti oleh auditi.

9) Apabila auditor menyetujui tindak lanjut atas rekomendasi (approve) maka e status tindak lanjut menjadi Implemented - Audit Approved sehingga tindak lanjut dapat ditutup.

e

10) Klik "Closed" untuk menutup tindak lanjut yang telah disetujui.

11) Isilah uraian, tanggal penutupan (closed date), nama auditor yang menutup (verifying auditor full name), lampiran (attachment), dan simpulan tindak lanjut (resolution) tuntas (closed-verified) .

Catatan: Jenis simpulan di bawah ini tidak dilakukan per penugasan, namun untuk rekomendasi yang statusnya tetap terbuka akan dievaluasi kemudian oleh tim yang khusus dibentuk untuk itu:

a) tuntas tan pa diverifikasi (closed-not verified); b) manajemen menerima risiko (closed-management accept risk); dan c) tidak dapat ditindaklanjuti (closed-no longer applicable).

C-Oa!e

Attachment I ~--~ I

-·---,-.------·--.··-~~·-··--~··--. ----·dff...,meentral/Moda'fi!P mtemet f I>~ Mode Off

~


-6-

12) Auditor akan mengirim email kepada Owner dan Final Approver sebagai berikut:

NOTIFIKASI TINDAK LANJUT TUNTAS


Berkenaan dengan rekomendasi uudul.rekomendasi], dengan ini kami nyatakan tindak lanjut yang dinyatakan telah tuntas. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/lbu, kami ucapkan terima kasih.

13) Apabila auditor menolak tindak lanjut atas rekomendasi maka status tindak lanjut kembali menjadi Started yang dilambangkan dengan simbol

segitiga berwarna kuning lagi.

dan proses tindak lanjut dimulai dari awal

D. Pemantauan Tindak Lanjut atas Rekomendasi dan Notifikasi Email

Auditor melakukan analisis atas rekomendasi yang implementasinya akan jatuh tempo maupun yang telah lewat jatuh tempo. Notifikasi kepada Auditi atas rekomendasi yang akan jatuh tempo dan telah lewat jatuh tempo akan dikirimkan secara otomatis oleh sistem melalui email.

Auditor juga akan menerima email pemberitahuan secara otomatis oleh sistem apabila terdapat pembaharuan pada status update, implementation, dan reject/ approval oleh Final Approver. Atas email notifikasi terse but auditor membuka detail pembaharuan dengan meng-klik link yang tertera pada email tersebut untuk melakukan proses selanjutnya sesuai pembaharuan yang dilakukan auditi.

E. Pelaporan dan Monitoring Progress Pemantauan Tindak Lanjut atas Rekomendasi

e Fungsi pelaporan dan monitoring progress pemantauan tindak lanjut atas rekomendasi dilaksanakan oleh Audit Management TeamCentral Reports dalam hal ini dilaksanakan oleh Kasubbag TU Inspektorat. Laporan ini dapat dibuat melalui modul Report yang tersedia di TeamCentral. Langkah-langkah membuat laporan tersebut adalah sebagai berikut:

1. Pilih tab Report pada aplikasi TeamCentral untuk membuka menu reporting atas kegiatan tindak lanjut rekomendasi audit.


-7-

2. Pada Suite Issues, pilih jenis laporan Recommendation Tracking and Aging untuk melihat rekapitulasi tindak lanjut berdasarkan status dan umur Rekomendasi. Pada Suite Reports, pilih jenis laporan yang akan digunakan.

3. Akan muncul menu filter laporan. Pada Group Project, lakukan .filtering atas group untuk memilih inspektorat.

~ TeamCMtral M1crns0Jt fnte:rnot bcplorw ~IJ~


-8-

4. Akan terbuka laman web yang berisi rekapitulasi tindak lanjut atas rekomendasi audit

5. Klik ikon "Excel" untuk melakukan ekspor laporan ke dalam format excel (.xls) atau klik ikon "pdf' untuk menyimpan dalam format pdf.

INSPEKTUR JENDERAL,

f'SONNY LOHO ~


LAMPIRAN VIII PERATURAN INSPEKTUR JENDERAL NOMOR PER- 4 /IJ/2015 TENTANG PERUBAHAN KEDUA ATAS PERATURAN INSPEKTUR JENDERAL NOMOR PER-02/IJ/2012 TENTANG TATA CARA DAN LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN APLIKASI CCH TEAMMATE

Panduan Teknis Penggunaan Replica

No. Tahap

1. Membuat Replica

Cara Penggunaan

Langkah-langkah dalam membuat replika adalah sebagai berikut: 1) Masuk ke dalam project yang akan direplika. 2) Dari menu utama Home klik ikon Create Replica,

selanjutnya akan muncul halaman Replication Wizard - Selection.

3) Pilih Full Replication (direkomendasikan untuk memilih Full Replication untuk mengakomodasi perubahan program kerja dan proses hyperlink serta bookmark).

4) Klik Next. 5) Pilih tempat yang akan menjadi lokasi

penyimpanan hasil replika. • Jika akan membuat replica untuk diri sendiri

maka pilih Download directly to a replica location, klik tanda panah ke bawah pilih Replica untuk langsung menyimpan hasil replica di laptop (tab replica pada teammate explorer).

• Jika akan membuatkan replica kepada team member lain maka pilih Create a replica transport (.TMR file), pilih siapa nama Recipient yang akan menerima Replica, klik Send To un tuk menyimpan hasil replica di USB Flashdisk/ Directory lain untuk selanjutnya dilakukan proses Installing Replica pada laptop anggota tim lain.

6) Klik Finish. Jika replika yang dibuat dalam format (.TMR file) proses selanjutnya adalah install replica ke dalam TeamMate: 1) Dari TeamMate Explorer buka tab Replica, klik ikon

Replica Reptica: maka akan muncul halaman Install Replica Wizard.

2) Klik Browse untuk menemukan file replika dengan nama file: *.TMR (lokasi penyimpanan file replica yang sebelumnya sudah dibuat).

3) Klik Next, kemudian klik Next lagi. 4) Pilih Location untuk menyimpan hasil install

replica. (pilih Replica). 5 Klik Finish.

2.


Melakukan Sinkronisasi

-2-

6) Jika muncul Warning pilih Yes.

Synchronize dilakukan untuk mengirimkan hasil pekerjaan yang tersimpan pada Replica (offline) ke server TeamMate (online) dan juga sebaliknya pada saat yang sama menerima hasil pekerjaan seluruh team member dari server TeamMate ke Replica. 1) Masuk ke dalam project yang berada di Replica,

dengan cara, dari Menu EWP kemudian TeamMate Explorer buka tab Replica, klik ganda pada project yang akan di lakukan proses Synchronize kemudian log in.

2) Pada menu utama utama Home klik ikon Sync

3) Setelah proses selesai selanjutnya akan muncul halaman Synchronize Result yang menunjukkan perubahan kondisi project karena adanya pertukaran data saat sinkronisasi.

4) Klik Close.

3. Melakukan Merge Proses merge replica/update dilakukan dari Replica server/VAT dengan tujuan untuk mengembalikan

replica (pekerjaan offline) ke server TeamMate (pekerjaan online). Proses ini harus dilakukan jika tim sudah tidak membutuhkan lagi untuk bekerja pada replica. 1) Masuk ke dalam project yang online dari server

dengan cara dari menu EWP kemudian TeamMate Explorer buka tab yang berisi project online dari server (tab Master), kemudian log in.

2) Pilih dan masuk project yang akan dilakukan proses merge.

3) Pada menu utama utama Home klik ikon Merge.

Selanjutnya akan muncul halaman Merge Replica/Update.

4) Pilih Merge directly from the replica project located on this machine, pilih Replica, klik Next.

5) Klik Next lalu muncul halaman verifikasi untuk mengecek kembali apakah replica yang akan dimerge sudah benar.

6) Klik Finish.

. INSPEKTUR JENDERAL,

rSONNY LOHO r

kementerian keuangan republik indonesia ... irjen no. 4-ij-2015 tentang... · memudahkan para...

Documents