PENCIPTAAN ARSIPMakalahDiajukan untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Manajemen Kearsipan semester empat dengan dosen pengampu mata kuliah Drs. Endang Supardi, M.Si. dan Dr. Janah Sojanah, M.Si.

oleh :Dini Dwiyani1304421Dhiani Desi P1300863Wanda Lupita1305740

JURUSAN PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORANFAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNISUNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIABANDUNG

2015

KATA PENGANTAR

Penulis mengucapkan puji syukur kehadirat Allah swt. Karena atas karunia-Nya makalah ini dapat diselesaikan tepat waktu. Dalam makalah ini dibahas mengenai penciptaan arsip.Pada kesempatan ini, penulis juga mengucapkan terima kasih kepada Drs. Endang Supardi, M.Si. dan Dr. Janah Sojanah, M.Si. selaku dosen pengempu mata kuliah Manajemen Kearsipan yang telah membimbing dalam proses penyelesaian makalah ini. Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihak yang telah membantu dalam penyelesaian makalah ini.Akhir kata tiada gading yang tak retak, tiada karsa dan karya yang sempurna sehinnga saran dan kritik yang membangun akan penulis terima demi kesempurnaan makalah ini. Dan semoga amal kita selalu dapat diterima dan diridhoi-Nya.

Bandung, Maret 2015

Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTARiDAFTAR ISIiiBAB 1 PENDAHULUAN11.1Latar Belakang11.2Rumusan Masalah11.3Tujuan Penulisan21.4Manfaat Penulisan21.5Ruang Lingkup2BAB 2 KAJIAN PUSTAKA32.1Pengertian Arsip3BAB 3 PEMBAHASAN123.1Hasil Observasi (Wawancara) di SMA Negeri 4 Cimahi12BAB 4 PENUTUP164.1Simpulan164.2Saran16DAFTAR PUSTAKA17

1

2

BAB 1PENDAHULUAN

1.1 Latar BelakangDalam kegiatan sebuah organisasi tidak terlepas dari dokumen-dokumen penting yang dibutuhkan tidak hanya satu waktu, namun juga berkali-kali dalam waktu yang berbeda. Maka dari itu setiap organisasi dituntut untuk melakukan kegiatan pengarsipan untuk memudahkan pencarian arsip-arsip yang dibutuhkan. Meskipun di era modern ini sudah banyak bermunculan teknologi-teknologi canggih untuk membuat ataupun mengarsipkan setiap dokumen penting organisasi. Tetapi banyak organisasi yang memilih tetap mempertahankan pengarsipan secara manual. Kegiatan kearsipan erat kaitannya dengan data-data atau dokumen-dokumen penting yang dimiliki oleh sebuah organisasi.Fungsi penting inilah yang menjadikan arsip perlu untuk dikelola agar dapat tertata dan tersimpan dengan baik. Sehingga memudahkan dalam pencarian atau penemuan kembali pada saat data diperlukan. Manajemen kearsipan juga merupakan rangkaian kegiataan arsip sejak diciptakan sampai arsip tersebut dimusnahkan. Penciptaan arsip merupakan tahap pertama dalam kegiatan kearsipan. Dalam makalah ini akan dibahas mengenai penciptaan arsip dan implementasinya di SMA Negeri 4 Cimahi.

1.2 Rumusan MasalahBerdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka dapat dibuat rumusan masalah berupa pertanyaan berikut:1. Bagaimana kegiatan penciptaan arsip di SMA Negeri 4 Cimahi?2. Bagaimana alur penciptaan arsip yang ada di SMA Negeri 4 Cimahi?3. Dokumen apa saja yang dibuat di SMA Negeri 4 Cimahi?4. Hal-hal apa yang harus diperhatikan ketika membuat sebuah arsip?

1.3 Tujuan PenulisanBedasarkan rumusan masalah diatas tujuan penulisan makalah ini adalah 1. Untuk mengetahui kegiatan penciptaan arsip di SMA Negeri 4 Cimahi.2. Agar dapat memahami alur penciptaan arsip di SMA Negeri 4 Cimahi.3. Untuk mengetahui dokumen apa saja yang dibuat di SMA Negeri 4 Cimahi.4. Untuk mengetahui hal-hal yang harus diperhatikan ketika membuat sebuah arsip.

1.4 Manfaat Penulisan1. Untuk mengetahui bagaimana kegiatan penciptaan arsip di SMA Negeri 4 Cimahi.2. Agar dapat lebih mengetahui dan memahami alur penciptaan arsip di SMA Negeri 4 Cimahi.3. Agar dapat mengetahui dokumen-dokumen yang dibuat di SMA Negeri 4 Cimahi.4. Untuk mengetahui hal-hal yang harus diperhatikan ketika membuat sebuah arsip.

1.5 Ruang LingkupMengingat keterbatasan waktu dan kemampuan yang penulis miliki maka ruang lingkup karya tulis ini terbatas pada pembahasan mengenai penciptaan arsip.

2

1

BAB 2KAJIAN PUSTAKA2.1 Pengertian ArsipMenurut Undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, arsip dinamis dikatakan sebagai arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Dengan kata lain, arsip dinamis adalah arsip milik organisasi pemerintah dan/atau swasta yang masih dipergunakan dalam rangka melaksanakan fungsi dan kegiatan organisasi tersebut.Menurut undang-undang no. 43 tahun 2009 arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yaang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan berbangsa dan bernegara. Arsip memiliki fungsi penting dalam keberlangsungan sebuah organisasi. Penn (1992:14) menguraikan bahwa arsip diciptakan/diterima dalam bentuk apapun, seperti surat, formulir, laporan, gambaran, microform, maupun input/ouput computer: Arsip tersebut dapat didistribusikan baik internal maupun eksternal, untuk kemudian digunakan sebagai alat pengambilan keputusan, pendokumentasian, merspon berbagai pertanyaan, referensi, atau sebagai pendukung keperluan yang bersifat hukum.Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Penciptaan Arsip meliputi kegiatan pembuatan dan penerimaan arsip yang dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas, klasifikasi arsip serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. Pencipta arsip sendiri merupakan pihak yang mempunyai kemandirian atau otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab dalam bidang pengelolaan arsip dinamis.

Berdasarkan pedoman pengelolaan arsip dinamis Universitas Negeri Semarang ada empat kegiatan dalam penciptaan arsip. 1. PembuatanPembuatan arsip adalah kegiatan merekam informasi dalam suatu media rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan fungsi dan tugas dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:1) Arsip yang dibuat memiliki isi, struktur, dan konteks.2) Pembuatan arsip yang dinilai sebagai arsip vital/statis dilaksanakan dengan media rekam dan peralatan berkualitas baik.3) Untuk memenuhi autentisitas dan reliabilitas arsip, serta pengelompokan arsip sebagai satu keutuhan informasi maka jadi dalam pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas, klasifikasi arsip, serta klasifikasi keamanan dan akses arsip.4) Pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses arsip untuk menentukan keterbukaan atau kerahasiaan arsip sesuai dengan peraturan perundangundangan. 5) Pembuatan arsip harus didokumentasikan dengan cara registrasi yang dilakukan oleh arsiparis.2. PenerimaanPenerimaan arsip adalah kegiatan yang berhubungan dengan pengaturan arsip yang berasal dari pihak luar (organisasi dan/atau individu).Dalam penerimaan arsip yang perlu diperhatikan adalah:1) Arsip yang diterima dalam kondisi aman, tepat, lengkap, dan jelas terbaca.2) Arsip dianggap sah diterima setelah sampai pada petugas penerima arsip yang berwenang.3) Arsip dalam bentuk faksimili dianggap sah diterima setelah tercetak oleh mesin faks penerima arsip.4) Arsip dianggap sah diterima setelah sampai pada penerima yang berhak dan penerimaan arsip itu harus didokumentasikan dengan cara diregistrasi oleh unit yang mewadahi fungsi persuratan untuk kemudian ditindak lanjuti oleh unit pengolah.5) Pendokumentasian penerimaan arsip dilakukan oleh arsiparis untuk dipelihara, disimpan, dan digunakan. 3. RegistrasiRegistrasi arsip adalah kegiatan pencatatan arsip yang dibuat atau diterima ke dalam sistem kearsipan, dengan memperhatikan berikut ini:1) Registrasi dilakukan secara lengkap dan konsisten .2) Registrasi dilakukan dengan memberikan kode yang bertujuan untuk merekam informasi yang ringkas mengenai arsip.3) Data registrasi tidak boleh diubah-ubah, namun apabila diperlukan perubahan karena terjadi kesalahan teknis, maka harus dilakukan pencatatan perubahan. Registrasi arsip dilakukan dengan mencatat informasi arsip seuai dengan standar metadata kearsipan, dan sekurang-kurangnya meliputi nomor dan tanggal registrasi, nomor dan tanggal arsip, tanggal penerimaan dan pengiriman, instansi penerima dan pengirim, isi ringkas, dan kode klasifikasi.4. PendistribusianPendistribusian arsip adalah penyampaian arsip atau pengendalian pergerakan arsip dari satu unit kerja ke unit kerja lain, dengan memperhatikan:1) Distribusi arsip dilakukan setelah arsip yang berkaitan dinyatakan lengkap.2) Distribusi arsip dilakukan dengan cepat, tepat, lengkap dan aman.3) Distribusi arsip disertai dengan pengendalian pergerakan arsip di lingkungan Universitas Negeri Semarang.Pendistribusian arsip dilakukan melalui prosedur yaitu:1) Penyampaian arsip ke unit kerja2) Pengendalian arsip. 3) Penyampaian arsip ke pimpinan.4) Pengendalian terhadap pergerakan arsip dilingkungan perguruan tinggi.Dalam artikel yang dimuat di Suara Badar I 2001 oleh Mustari Irawan, masa penciptaan arsip merupakan awal dari lahirnya suatu active record (arsip dinamis aktif). Menurut Suzan Z. Diamond, proses penciptaan arsip mulai ketika perlu dituliskan diatas kertas, data dimasukkan ke dalam komputer atau informasi ditangkap ke dalam film. Arsip dinamis dapat tercipta dalam media kertas, media baru dan bentuk lainnya. Betty R. Ricks et al, dalarn bukunya Information and Image Management. : A. Records System Approach, menyatakan bahwa arsip - arsip tercipta pada seluruh level organisasi mulai dari tingkat clerk sampai tingkat pimpinan eksekutif (1992 : 10).Pada masa penciptaan arsip ini menurut Robek, Brown and Maedke dilaksanakan beberapa proses manajemen adalah manajemen desain formulir, manajemen korespondensi dan manajemen pelaporan.1. Manajemen dan Desain FormulirFormulir bagi organisasi merupakan alat dasar bagi seluruh pekerjaan yang administrative, dan dapat digunakan untuk transaksi, mentransmisi keterangan-keterangan, memberikan data untuk pengawasan dan mengurangi kesalahan-kesalahan administratif. Formulir dapat memberikan fasilitas terhadap pengumpulan dan pemindahan data dan informasi dengan cepat dalam bentuk yang ringkas dan padat. Formulir merupakan alat penting untuk menciptakan dokumen karena formulir menentukan informasi apa yang akan dikumpulkan dan disimpan (Smith ill, 1986 : 1949). Formulir-formulir dinas harus dirancang terlebih dahulu sesuai dengan kebutuhan. Untuk itu suatu program manajemen formulir sangat dibutuhkan. Manajemen formulir merupakan salah satu fungsi menajemen arsip dinamis, yang dirancang untuk memperoleh pengumpulan dan distribusi informasi secara efisien (Rikcs,et al 1992 : 58).Menurut Smith III manajemen formulir bertujuan untuk membuat desain, produksi dan distribusi formulir-formulir untuk suatu kegiatan seefisien mungkin (1986 : 149). Manajemen formulir merupakan fase penciptaan standarisasi dari desain formulir, akan menentukan data dan infomasi apa saja yang layak direkam. Isi data dan informasi yang akan direkam sebaiknya juga akan menentukan kualitas kertas dan formulir. Informasi yang dianggap penting bagi organisasi atau sangat vital bagi keberlangsungan hidup organisasi akan menggunakan kualitas kertas yang tinggi. Dengan demikian desain formulir merupakan fase yang penting di dalam manajemen formulir.

2. Manajemen KorespondensiSurat - surat yang berisi informasi kedinasan dalam bentuk pernyataan tertulis yang dibuat oleh organisasi sebagai sarana komunikasi pada dasarnya harus dikelola secara tepat agar dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas organisasi. Pengelolaan terhadap surat bagi organisasi merupakan hal yang penting. Hal ini berangkat pada efisiensi informasi yang akan direkam dalam surat dinas, yang memberikan pengaruh terhadap rasa simpan fisik dan informasi surat.Sistem pengelolaan ini merupakan correspondence management atau yang seringkali disebut sebagai tata persuratan. Pada masa penciptaan, tata persuratan akan merancang dan mengatur bentuk, sistematik dan susunan, ukuran, kualitas kertas. Perancangan dan pengaturan sejak tahap awal keberlangsungan hidup arsip, akan mempermudah penyimpanan maupun pemilihan sarana simpannya dan membantu di dalam penemuan kembali.

3. Manajemen PelaporanPelaporan merupakan proses kegiatan menginformasikan fakta - fakta dan kejadian - kejadian secara actual dan tertulis didalam rangka upaya pembinaan organisasi. Naskah laporan ini harus didistribusikan dengan cepat dan tepat dan disimpan untuk bahan - bahan perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan. Untuk memperoleh laporan yang berkualitas, diperlukan suatu sistem (manajemen) yang mengatur keseluruhan proses penyusunan laporan. Manajemen pelaporan akan memberikan batas batas sistematik di dalam menyusun dan merancang suatu laporan, baik yang menyakut bahasa, materi dan format serta prosedur pendistribusiannya. Laporan yang berkualitas pada umumnya harus memiliki kriteria, antara lain : Laporan harus mentransmisi keterangan-keterangan. Laporan harus berisi fakta dan solusi dan bukan opini - opini. Laporan harus memberikan penjelasan yang rinci (exposition). Laporan harus bersifat objektif sehingga hal hal yang bersifat subjektif dan emosional harus dihindarkan.Menurut Daryono yang termuat dalam lamannya, proses penciptaan arsip dapat dilakukan dengan 2 carayaitu :1. Penciptaan secara elektronik atau otomasi.Penciptaan secara elektronik atau otomasi adalah menciptakan arsip elektronik dengan menggunakan alat yang bersifat elektronik, seperti camera digital, perekam suara, perekam video dan khususnya komputer.

2. Penciptaan arsip dengan cara transformasi digital.Proses penciptaan arsip dengan transformasi digital sering disebut proses digitalisasi, dimana digitalisasi mempunyai arti secara umum adalah proses penciptaan arsip elektronik dari arsip konvensional dengan tujuan untuk melindungi arsip konvensional dari kerusakan secara fisik. Proses ini memerlukan beberapa tahapan, yang masing-masing tahapakan memiliki aturan-aturan yang harusd ipatuhi, untuk menjaga keotentikan arsip elektronik yang dihasilkan. Selain melalui beberapa tahapan, proses penciptaan arsip elektronik memerlukan peralatan yang handal dan ruang simpan yang besar. Proses penciptaan arsip konvensional ke arsip elektronik melalui beberapa tahapan berikuta. Tahap PemilihanDalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan beberapa hal antara lain :Waktu, Kegunaan, informasi dan penyelamatan. Pemilihan berdasarkan waktu berarti arsip dipilih berdasarkan pada waktu pengeloaan arsip. Pemilihan berdasarkan kegunaan, berarti arsip dipilih berdasarkan seberapa tingkat penggunaan arsip, sering digunakan apa tidak. Pemilihan berdasarkan informasi berarti pemilihan arsip dengan mempertimbangkan isi kandungan informasi arsip. Dan pemilihan berdasar penyelamatan berarti pemilihan dengan memperhatikan kondisi fisik arsip, semakin buruk kondisi fisik arsip, semakin cepat untuk diselamatkan.

b. TahapPemindaianArsip setelah dipilih kemudian tahap berikutnya dilakukan pemindaian arsip, pada prinsipnya pemindaian arsip hanya dapat dilakukan satu kali saja, sehingga proses pemindaian dilakukan dengat cermat, tepat dan dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan master arsip elektronik.

c. TahapPenyesuaianNama file dari hasil proses pemindaian biasanya berupa nama default pemberian mesin yaitu tergantung mesin pemindai yang digunakan. Salah satu nama yang umum adalah scan xxxxx dengan xxxxx adalah nomor urut pemindaian. Nama file tersebut tidak mencerminkan isi dari arsip. Sehingga perlu dilakukan penyesuaian nama file dengan mengikuti jenis arsip, fond arsip, nomor urut daftar, nomor urut arsip dan nomor urut lembar arsip.

d. Tahap pendaftaran Setelah arsip hasil pemindaian disesuikan dengan arsip aslinya, maka baru dilakukan pendaftaran atau pembuatan daftar. Dalam daftar yang dibuat dicantumkan informasi tentang nomor urut arsip dan disesuaikan dengan daftar pertelaan arsip (DPA).Informasi tersebut diperlukan untuk menjamin keaslian dari arsip elektronik yang dihasilkan dan menjaga dari kemungkinan pemalsuan, karena salah satu ciri arsip yang baik adalah asli dan autentik tercapai.

e. Tahap pembuatan berita acaraDalamtahapiniadalahpembuatanberitaacara proses digitalisasi dari arsip konvensional ke dalam arsip elektronik. Dalam tahap ini mencantumkan penanggung jawab pelaksanaan dan legalisasi dari pejabat yang berwenang, jenis perangkat keras yang digunakan detail dan jenis komputer yang digunakan.Keuntungan Arsip ElektronikDalam penyimpanan arsip secara elektronik akan diperoleh beberapa keuntungan serta efisiensi, bila dibandingkan dengan sistem penyimpanan arsip secara konvensional. Adapun keuntungan dari penyimpanan arsip elektronik adalah[5] :1. Penghematan investasi berupa ruang kearsipanSebagaimana kita ketahui bersama, semakin berkembangnya sebuah arsip, maka akan memerlukan ruang penyimpanan yang semakin besar juga. Hal ini dapat diatasi atau diefisienkan dengan cara sistem penyimpanan arsip dengan pengalihan media arsip konvensional kedalam media arsip elektronik.

2. Penghematan investasi berupa kertas, tinta cetak (printer &fotocopy)Keunggulan utama dari sistem berbasis elektronik adalah penyebarannya yang bersifat elektronik, tidak lagi memerlukan kertas dan tinta, dan cukup dengan mengkopi pada disk atau media lainnya, walaupun pada saat tertentu kertas tetap masih dibutuhkan.

3. Efisiensi waktu aksesSeperti telah kita ketahui bersama, metode pengarsipan konvesional akan sangat sulit menemukan sebuah arsip yang terdapat dalam ruang kearsipan, hal ini diperngaruhi oleh sistem penempatan yang berpindah-pindah, arsip sering dipinjam, dan biasanya tidak dikembalikan pada tempatnya, serta penyimpanan yang tidak terstruktur, berbeda dengan arsip elektronik, system penyimpanan yang terstruktur memudahkan temu kembali arsip semudah menginput kode arsip, sama halnya apabila kita melakukan pencarian sebuah dokumen di komputer.

4. Pengematan SDMDalam sistem arsip konvensional tentunya banyak melibatkan petugas kearsipan untuk mengelola dan melayani kebutuhan arsip, dan hal ini belum menjamin kecepatan dan ketepatan dalam system pencarian arsip.Berbeda dengan arsip elektronik, tentu saja dapat dilakukan penekanan kebutuhan SDM, selain itu sistem temu kembali informasi tidak harus melibatkan SDM yang banyak, namun akses informasi dapat dilakukan dengan cepat.

5. Memperkecil kemungkinan kehancuran dataDengan arsip elektronik kita akan mudah melakukan Back-up data, sehingga kita akan mempunyai cadangan terhadap arsip-arsip penting yang dimiliki. Hal ini untuk mencegah kehancuran arsip yang disebabkan oleh bencana seperti banjir dan kebakaran.

10

3

BAB 3PEMBAHASAN

3.1 Hasil Observasi (Wawancara) di SMA Negeri 4 CimahiDi bawah ini merupakan hasil wawancara mengenai penciptaan arsip di SMA Negeri 4 Cimahi.1. Dalam penciptaan arsip, surat atau dokumen apa saja yang biasa dibuat setiap harinya? Biasanya hanya surat-surat keluar seperti surat izin kegiatan, surat tugas dan surat-surat keterangan lainnya.

2. Berapa lama waktu pembuatan surat atau dokumen itu berlangsung?Pembuatan surat biasanya berlangsung hanya satu hari saja. Untuk pembuatan dokumen didasarkan pada waktu dokumen tersebut dibutuhkan. Tapi lama waktu tersebut juga bisa tergantung pada seberapa pentingnya atau perlunya juga surat dan dokumen tersebut dibuat.

3. Setiap surat atau dokumen selalu membutuhkan legalisasi berupa tanda tangan kepala instansi terkait. Adakah surat atau dokumen yang sulit mendapatkan legalisasi tersebut?Tidak, karena setiap surat atau dokumen yang membutuhkan legalisasi Kepala Sekolah sudah disortir terlebih dahulu, sehingga tidak terjadi kesalahan-kesalahan yang tidak diinginkan.

4. Pernahkan dibuat surat atau dokumen yang ditujukan ke intern instansi?Ya, pernah. Surat-surat atau dokumen yang ditujukan kepada instansi berupa surat pemberitahuan kepada guru atau siswa dan pembuatan surat tugas kepada guru yang akan ditugaskan diluar sekolah.

5. Seberapa sering mengeluarkan surat atau dokumen kepada pihak ekstern?Surat atau dokumen yang ditujukan kepada pihak ekstern dibuat ketika dokumen atau surat tersebut dibutuhkan. Tidak setiap hari surat atau dokumen tersebut dibuat, biasanya dalam sebulan kurang lebih bisa mencapai 50 surat atau dokumen. Tapi itu semua tergantung kebutuhan saja.

6. Data apa saja yang biasanya menjadi acuan dalam pembuatan dokumen atau arsip?Dalam pembuatan dokumen atau arsip semuanya merujuk pada peraturan pemerintah, dalam hal ini Pemerintah Kota Cimahi. Seperti halnya ada peraturan baru mengenai tutup buku untuk surat keluar dan surat masuk yang asalnya pertahun pelajaran, tapi menjadi perbulan Januari. Dengan adanya peraturan tersebut, maka kami menyesuaikan dan mengikuti aturan yang sudah ada.

7. Adakah persyaratan tertentu untuk membuat sebuah dokumen menjadi arsip?Persyaratan untuk membuat sebuah dokumen atau surat menjadi sebuah dokumen atau arsip, (1) isi dari arsip meencerminkan tujuan penciptaannya, (2) dokumen atau surat memiliki informasi yang rinci sesuai dengan keadaan sebernarnya, (3) dibuat pada saat yang berdekatan dengan peristiwa yang bersangkutan untuk memastikan informasi yang akurat dan dapat diandalkan.

8. Seberapa jauh jarak dari pembuatan surat atau dokumen menjadi arsip?Sejak diterima atau dibuatnya surat dan dokumen tersebut, selanjutnya langsung diberikan kepada pihak yang bertanggung jawab kepada proses kearsipan. Dilakukan pendataan terlebih dahulu, dan langsung diarsipkan agar surat atau dokumen tersebut tidak tercecer dan hilang.9. Apakah setiap divisi kearsipan disini mempunyai kode arsip masing-masing untuk setiap dokumennya?Tidak ada kode spesifik yang diberikan kepada masing-masing divisi kearsipan yang ada disini. Tetapi mungkin setiap kegiatan yang berbeda mempunyai penomoran yang berbeda juga.

10. Setelah membuat dokumen atau surat, adakah proses pemilahan yang dilakukan sebelum mengarsipkannya?Proses pemilahan dilakukan pada setiap dokumen atau surat yang akan diarsipkan. Proses pemilahan ini juga sebagai proses pengecekan apakah surat atau dokumen tersebut sudah memenuhi syarat atau kelengkapannya. Seperti nomer surat, tanggal dan sebagainya.

11. Sistem apakah yang digunakan dalam memberikan ciri atau kode kepada setiap arsip?Sistem yang digunakan disini menggunakan sistem nomor kepada setiap surat atau dokumen yang diarsipkan.

12. Apakah lebih banyak surat atau dokumen yang ditujukan kepada intern atau ekstern instansi?Banyaknya surat yang dibuat kembali lagi kepada kebutuhan akan surat tersebut. Tidak dapat diprediksi berapa surat yang akan dibuat untuk intern maupun untuk ekstern. Tapi biasanya surat atau dokumen yang keluar lebih banyak dibanding surat masuk.

13. Kaidah apa yang menjadi pedoman untuk pembuatan surat atau dokumen?Pembuatan surat atau dokumen yang selanjutnya akan diarsipkan berpedoman kepada peraturan pemerintah Kota Cimahi itu sendiri. Karena sekolah ini pun berada di Kota Cimahi, mungkin beda halnya jika sekolah ini berada di Kota Bandung atau sekitarnya.

14. Adakah instruksi khusus untuk surat atau dokumen yang dipakai di instansi ini dalam prosesnya menjadi arsip?Tidak ada. Semua dokumen atau surat yang ditujukan untuk intern atau ekstern semuanya dijadikan sebagai arsip. Dan tidak lupa juga dilakukan pendataan terhadap semua surat atau dokumen yang masuk maupun keluar.

15. Adakah pertimbangan-pertimbangan saat ingin mengarsipkan dokumen atau surat menjadi arsip?Tidak ada pertimbangan saat akan mengarsipkan dokumen. Karena pada dasarnya dokumen yang masuk ke sekolah ini maupun yang ditujukan untuk pihak luar merupakan data yang memuat informasi penting dan pada suatu saat nanti pasti akan dibutuhkan baik sebagai referensi maupun kepentingan-kepentingan lainnya.

16. Rintangan atau hambatan apa saja ketika melakukan kegiatan pengarsipan terutama dalam penciptaan arsip itu sendiri?Kesulitan yang terjadi biasanya pada teknis pengerjaan tugas-tugas yang diberikan. Karena bagian tata usaha ini selalu berkaitan dengan data-data sekolah yang sangat penting termasuk data pegawai dan lain-lain. Dalam hal ini contohnya banyak sekali data yang harus dilengkapi ketika akan melakukan akreditasi dan sebagainya. Dalam penyimpanan data tak jarang mengalami kesulitan terutama jika ada kelalaian atau lupa dalam menyimpan surat atau dokumen.

12

BAB 4PENUTUP

4.1 SimpulanPenciptaan arsip merupakan salah satu kegiatan dalam pengolahan arsip dinamis. Penciptaan arsip merupakan kegitan menciptakan, merekam setiap kegiatan dalam suatu organisasi baik secara manual tertulis maupun menggunankan teknologi atau secara elektronik. Kegiatan penciptaan arsip adalah kegiatan penting yang mengawali semua kegiatan pengelolaan arsip dinamis. Dalam kegiatannya mengelola arsip dinami, penciptaan arsip memiliki 4 tahap, yaitu tahap pembuatan, penerimaan, registrasi dan pendistribusian. Adapun dua cara penciptaan arsip yaitu penciptaan secara elektronik atau automasi dan penciptaan secara transformasi digital. Saat ini banyak kegiatan penciptaan arsip yang menggunakan automasi karena pertimbangan keuntungan yang didapatkan ketika menciptakan arsip dengana cara ini. Namun tak sedikit pula yang tetap mempertahankan untuk melakukan kegiatan penciptaan arsip secara manual dengan mempertimbangkan keaslian arsip yang dimiliki.

4.2 SaranDi dalam pembahasan makalah ini tidak terdapat data yang lengkap mengenai penciptaan arsip di SMA Negetri 4 Cimahi. Oleh karena itu penulis berharap hal tersebut bisa menjadi sarana bagi pembaca untuk mengembangkan materi untuk observasi selanjutnya.Demikian makalah ini dibuat, jika terdapat banyak kekurangan dan kesalahan pada makalah ini kami menyatakan mohon maaf yang sebesar-besarnya. Kritik dan saran kami harapkan guna mengoreksi kesalahan yang ada dimakalah ini agar kedepannya menjadi lebih baik lagi.

DAFTAR PUSTAKA

Ginintasasi, Rahayu. (2012). Kepemimpinan. [online]. Tersedia: http://file.upi.edu/Direktori/FIP/JUR._PSIKOLOGI/195009011981032-RAHAYU_GININTASASI/kepemimpinan.pdf yang direkam pada 8 Mar 2012. [3 Oktober 2014].NN. Tersedia: http://www.ut.ac.id/. [3 Oktober 2014]Yuniarsih,Tjuju. (tanpa tahun). Handout Perkuliahan Kepemimpinan dan Pengambilan Keputusan. Jurusan Pendidikan Manajemen Perkantoran: tidak diterbitkan.Sahertian, Piet A. 2008. Konsep Dasar & Teknik Supervisi Pendidikan. Jakarta: Rineka Cipta.Soemanto, Wasty. 1982. Kepemimpinan Dalam Pendidikan. Surabaya: Usaha Nasional.