walikota yogyakarta tentang jadwal retensi arsip no 21 tahun 2019 ttg... · tugas dan tanggung...

Download WALIKOTA YOGYAKARTA TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP No 21 Tahun 2019 ttg... · tugas dan tanggung jawab

Post on 29-Apr-2019

224 views

Category:

Documents

1 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

WALIKOTA YOGYAKARTA DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

PERATURAN WALIKOTA YOGYAKARTA

NOMOR 21 TAHUN 2019

TENTANG

JADWAL RETENSI ARSIP URUSAN KESEHATAN

DI PEMERINTAH KOTA YOGYAKARTA

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

WALIKOTA YOGYAKARTA,

Menimbang : a. bahwa dalam rangka memberikan pedoman tentang

jangka waktu penyimpanan arsip untuk urusan

kesehatan, maka perlu ada jadwal retensi arsip

sehingga terwujud kepastian, ketertiban, dan

keakuratan penyusutan arsip;

b. bahwa dengan telah diterbitkannya Surat Kepala

Arsip Nasional Nomor B-PK.02.09/163/2018 tanggal

26 Desember 2018 tentang Pesetujuan Jadwal

Retensi Arsip Subtantif Pemerintah Daerah Kota

Yogyakarta, maka dapat menjamin ketersediaan arsip

sebagai bahan akuntabilitas kinerja yang ekonomis,

efisien, dan efektif untuk urusan kesehatan;

c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana

dimaksud dalam huruf a dan huruf b, maka perlu

menetapkan Peraturan Walikota Yogyakarta tentang

Jadwal Retensi Arsip Urusan Kesehatan di

Pemerintah Kota Yogyakarta;

Mengingat

:

1. Undang-Undang Nomor 16 Tahun 1950 tentang

Pembentukan Daerah-daerah Kota Besar Dalam

Lingkungan Propinsi Djawa Timur, Djawa Tengah,

Djawa Barat, dan dalam Daerah Istimewa Jogjakarta

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1955

Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik

Indonesia Nomor 859);

2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia

Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara

Republik Indonesia Nomor 5071);

3. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang

Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik

Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan

Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5589)

sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir

dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015

tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang

Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015

Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik

Indonesia Tahun 2015 Nomor 5679);

4. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang

Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009

tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik

Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan

Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);

5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 17 Tahun

2015 tentang Pedoman Retensi Arsip Urusan

Kesehatan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun

2015 Nomor 875);

6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 14 Tahun

2015 tentang Tata Cara Penyusunan Pedoman

Retensi Arsip (Berita Negara Republik Indonesia

Tahun 2015 Nomor 550);

7. Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 22 Tahun

2015 tentang Tata Cara Penetapan Jadwal Retensi

Arsip (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015

Nomor 665);

8. Peraturan Daerah Kota Yogyakarta Nomor 3 Tahun

2017 tentang Penyelenggaraan Kearsipan (Lembaran

Daerah Kota Yogyakarta Tahun 2017 Nomor 3);

9. Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 88 Tahun 2017

tentang Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan

Pemerintah Kota Yogyakarta (Berita Daerah Kota

Yogyakarta Tahun 2017 Nomor 89);

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : PERATURAN WALIKOTA TENTANG JADWAL RETENSI

ARSIP URUSAN KESEHATAN DI PEMERINTAH KOTA

YOGYAKARTA.

BAB I KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Walikota ini yang dimaksud dengan:

1. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan

terhadap suatu jenis arsip.

2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan

media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi

yang dibuat dan diterima oleh pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,

perusahaan daerah, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan

perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa

dan bernegara.

3. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam

kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

4. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau

terus menerus.

5. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

6. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar

bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan

tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

7. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena

memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan

dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak

langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga

kearsipan.

8. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang

berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis

arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu

jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang

dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

9. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas

dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab dibidang

pengelolaan Arsip dinamis.

10. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai

tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan

kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.

11. Unit Kearsipan adalah satuan kerja yang melekat pada pencipta arsip yang

memiliki tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan yang

meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam

suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya

manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.

12. Nilai Guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan

arsip bagi kepentingan pengguna arsip diluar pencipta arsip dan

kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional dan

memori kolektif bangsa.

13. Nilai Guna Kesejarahan adalah nilai yang mengandung fakta dan

keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana

organisasi yang bersangkutan dibentuk, dikembangkan, diatur,

dilaksanakannya fungsi dan tugas serta bagaimana terjadinya peristiwa

kesejarahan tanpa dikaitkan secara langsung dengan penciptanya, yaitu

informasi mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan

sejenisnya.

Pasal 2

Maksud ditetapkannya Peraturan Walikota ini sebagai pedoman bagi pencipta

arsip Urusan Kesehatan dalam rangka melaksanakan penyusutan arsip.

Pasal 3

Tujuan ditetapkannya Peraturan Walikota ini untuk tercapainya pengelolaan

arsip yang ekonomis, efisien, dan efektif.

Pasal 4

Jenis arsip urusan kesehatan meliputi:

a. perumusan kebijakan;

b. upaya kesehatan;

c. pengendalian penyakit dan penyehatan lingkungan;

d. gizi dan kesehatan ibu dan anak;

e. kefarmasian dan alat kesehatan;

f. surat keterangan, sertifikasi, dan perijinan;

g. penanggulangan krisis kesehatan;

h. pengembangan dan jaminan kesehatan;

i. inteligensia kesehatan;

j. kesehatan haji;

k. promosi kesehatan;

l. konsil kedokteran Indonesia;

m. data dan informasi; dan

n. pengawasan obat dan makanan.

BAB II

RETENSI ARSIP

Pasal 5

(1) Penentuan Retensi Arsip didasarkan pada akumulasi retensi arsip aktif dan

inaktif dengan pola 5 (lima) tahun untuk nilai guna hukum, informasi, dan

teknologi.

(2) Penentuan Retensi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan

dengan memperhatikan:

a. peraturan perundang-undangan yang mewajibkan arsip disimpan dalam

jangka waktu tertentu;

b. peraturan perundang-undangan yang mengatur daluwarsa penuntutan

hukum; dan

c. kepentingan pertanggungjawaban keuangan.

(3) Retensi Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dengan

pertimbangan untuk kepentingan pertanggungjawaban di unit pengolah.

(4) Retensi Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan

dengan pertimbangan untuk kepentingan unit kerja terkait dan kepentingan

lembaga.

BAB III

JADWAL RETENSI ARSIP

Pasal 6

(1) JRA Urusan Kesehatan disusun oleh Lembaga Kearsipan Daerah bersama

dengan perangkat daerah yang menangani urusan kesehatan.

(2) JRA Urusan Kesehatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum

dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan

Walikota ini.

Pasal 7

(1) Bentuk dan susunan JRA Urusan Kesehatan memuat:

a. jenis arsip;

b. retensi arsip; dan

c. keterangan.

(2) JRA Urusan Kesehatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dihitung sejak

dinyatakan selesai hak dan kewajiban, atau berkas sudah dinyatakan

lengkap dan tidak bertambah lagi.

(3) Rekomendasi yang dituangkan dala

Recommended

View more >