kata pengantar - · pdf filekata pengantar puji syukur kami ... manajemen, kondisi...
TRANSCRIPT
1
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah
melimpahkan rahmat, hidayah, dan karunia-Nya sehingga kami
selaku Pengawas Kopma UNY 2017 dapat menyelesaikan laporan
Triwulan I periode 2017 dengan lancar. Sholawat dan salam selalu
tercurahkan kepada Baginda Nabi Muhammad SAW yang senantiasa
memberikan tauladan kepada para umat -Nya.
Laporan ini disusun sebagai bentuk pertanggungjawaban kami
selaku Pengawas Kopma UNY dalam mengawasi kinerja
Kepengurusan Kopma UNY sesuai dengan AD-ART dan GBHK
Pengawas Kopma UNY 2017 kepada anggota, pembina dan
penasehat Kopma UNY. Laporan ini berisi tentang hasil pengawasan
kami terhadap kinerja Kepengurusan Kopma UNY selama periode
Triwulan pertama (bulan Januari-Maret 2017) berdasarkan GBHK
Ormen dan GBHK masing-masing bidang yang telah disepakati
dalam Rapat Anggota Tahunan (RAT) XXXIV. Dalam menjalankan
program kerja, Kepengurusan Kopma UNY sebelumnya telah
menyusun panduan Rencana Program Kerja (RPK) yang merupakan
turunan teknis dari GBHK dan GBPK Kopma UNY Kopma UNY 2017.
Pengawas selaku pemegang fungsi mitra kerja, aspirator, kontrol,
dan evaluator telah menerapkan fungsi-fungsinya dalam mengawasi
kinerja kepengurusan selama periode Triwulan pertama. Pengawas
melakukan fungsi mitra kerja melalui program klinika serta diskusi
nonformal bagi kepengurusan dan karyawan Kopma UNY. Hal
tersebut dilakukan untuk mengetahui permasalahan yang dialami
agar dapat dikomunikasikan dengan baik sehingga t idak terjadi miss-
ii
komunikasi. Pengawas juga menit ikberatkan pada kontrol dan
evaluasi kinerja kepengurusan melalui monitoring yang lebih intens
yakni 2 (dua) kali dalam sebulan, sehingga mempermudah Pengawas
dalam mengontrol kinerja kepengurusan untuk menjalankan program
kerja dengan lebih baik.
Kami menyadari bahwa laporan Triwulan periode pertama yang
kami buat masih membutuhkan penyempurnaan, maka dari itu kami
mengharapkan krit ik dan saran yang membangun dari seluruh pihak.
Kami mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihak yang telah
berperan dalam penyelesaian laporan Triwulan 1. Kami berharap
semoga laporan Triwulan I Kopma UNY 2017 dapat bermanfaat dan
dapat dipergunakan sebagaimana mest inya.
Yogyakarta, 14 April 2017
Tim Penyusun
Pengawas Kopma UNY
iii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR.....................................................................................................i
DAFTAR ISI .................................................................................................................iii
VISI MISI. ................................................................................................................... iv
PROFIL......................................................................................................................... 1
ORGANISASI MANAJEMEN................................................................................... 5
KONDISI KEPENGURUSAN...................................................................................... 9
BIDANG KEUANGAN. ........................................................................................... 12
BIDANG PSDA......................................................................................................... 18
DATA ADMINISTRASI KEANGGOTAAN........................................................... 25
BIDANG ADMINHUM ............................................................................................ 28
BIDANG PERSONALIA .......................................................................................... 36
BIDANG USAHA . ................................................................................................... 44
DIVISI USAHA KOPMA UNY ................................................................................. 51
PENUTUP ................................................................................................................... 57
iv
.
PROFIL
Nama Koperasi : Koperasi Mahasiswa Universitas Negeri Yogyakarta
Kedudukan : Gd.Business Center Kopma UNY, Karangmalang,
Caturtunggal, Depok, Sleman, Yogyakarta 55281
Berdiri : 2 Oktober 1982
Jenis Koperasi : Koperasi Konsumen
Sekunder : KOPINDO No. 051/F.5/X/1983 tanggal 13 Oktober
1983
Badan Hukum : 1281/BH/XI
NPWP : 01.246.660.3-542.000
SIUP : 503/0033/PM/IX/2011
TDK : 120335200096 tanggal 22 November 1999
PKP : 541.01607.11.92 tanggal 19 November 1992
Telephone : (0274) 584134
Faximile : (0274) 582847
E-mail : [email protected]
Website : www.kopmauny.com
Facebook : Kopma UNY, Anggota Kopma UNY
Twitter : @kopmauny
Instagram : @kopmauny
2
3
A. Tujuan Kepengawasan
Adapun tujuan kepengawasan adalah sebagai berikut:
1. Memberikan informasi berupa data dan fakta tentang
keadaan organisasi Kopma UNY yang mencakup organisasi
manajemen, kondisi kepengurusan, dinamika usaha, bidang
Keuangan, kepersonaliaan, administrasi kerumahtanggaan
dan humas, dan pengembangan sumber daya anggota
(PSDA).
2. Memberikan saran, pert imbangan, solusi, dan krit ik yang
membangun atas dasar kegiatan dan program kerja yang
telah dilaksanakan demi perbaikan dan perkembangan
Kopma UNY.
3. Menjadi tolok ukur keberhasilan kegiatan organisasi Kopma
UNY secara kualitas dan kuantitas.
4. Sebagai bahan laporan tertulis bagi pihak-pihak yang
berkepentingan untuk diketahui, bahan arsip, dan sebagai
data acuan dalam pengambilan kebijakan.
B. Sasaran Pengawas
Sasaran kepengawasan antara lain meliput i:
1. Pengawasan dan pemeriksaan khusus, meliput i Cash
Opname, St ock Opname, dan keuangan pada t iap unit usaha
maupun secara keseluruhan.
2. Laporan bulanan (evaluasi program kerja).
3. Kebijakan dan keputusan pengurus.
4. Seluruh kegiatan yang menyangkut tata kehidupan koperasi,
yaitu organisasi manajemen, administrasi dan humas,
personalia, kegiatan usaha, permodalan, dan keuangan.
5. Program kerja manajemen.
4
C. Dasar Hukum Pengawas
Tugas dan wewenang Pengawas dalam menjalankan fungsi-
fungsinya diatur dalam aturan-aturan berikut ini:
1. Undang-undang Nomor 25 Tahun 1992 tentang
Perkoperasian
2. AD/ART Kopma UNY
3. GBHK Kopma UNY periode tahun 2016/2017
4. Keputusan Rapat Pengawas
D. Metode Pengawas
Metode-metode yang digunakan Pengawas dalam
menjalankan fungsi kepengawasan yaitu sebagai berikut:
1. Melakukan pemeriksaan dokumen (t o examine)
2. Menelusuri bukt i-bukt i pembukuan (t o t rack)
3. Foot ing, verifikasi, dan checking
4. Melakukan konfirmasi atau monitoring, koordinasi dengan
pihak-pihak lain yang memperoleh pelayanan dari pihak
Kopma UNY
5. Mengadakan wawancara dengan pengurus, karyawan, dan
pihak lain yang memperoleh pelayanan dari pihak Kopma
UNY
E. Tolok Ukur Pengawas
Dalam melakukan kegiatan kepengawasan, Pengawas
memiliki tolok ukur yaitu berdasarkan:
1. Undang-undang Nomor 25 Tahun 1992 tentang Perkoperasian
2. AD/ART Kopma UNY
3. Rencana Program Kerja Kopma UNY periode tahun 2017
4. Hasil kebijakan dan keputusan rapat pengurus pengawas
5
.
Triwulan I (bulan Januari-Maret 2017) merupakan masa transisi
kepemimpinan Kopma UNY. Pergantian kepengurusan dan
kepengawasan periode 2016 ke periode 2017 dilaksanakan pada
bulan Januari melalui rapat tert inggi, yaitu Rapat Anggota Tahunan
(RAT) XXXIV. Pelaksanaan RAT kali ini t idak sepert i tahun-tahun
sebelumnya yang dilaksanakan pada bulan Februari. Pada triwulan
pertama di tahun 2017, secara umum dimanfaatkan kepengurusan
Kopma UNY untuk menentukan arah dan pengembangan Kopma
UNY selama 1 (satu) periode tahun 2017 melalui tema “Kopma UNY
2016 Bersinergi”. Tema tersebut melambangkan karakter dan cita-cita
sebagai wujud semangat kerjasama untuk menciptakan kolaborasi
dari segala aspek, yaitu aspek organisasi, keanggotaan,
kepersonaliaan, keuangan, dan usaha. Dalam hal ini, Bersinergi
mencerminkan Kopma UNY yang semakin berkembang dengan
6
mengedepankan sikap saling bergotong royong membangun prestasi
baik dari segi usaha maupun organisasi.
Bidang Adminhum secara umum pada triwulan pertama
berfokus pada penyelenggaraan RAT, pergantian kaderisasi
kepengurusan, penyelenggaraan rapat manajemen guna
menentukan arah dan pengembangan Kopma UNY 2017 yang
tertuang dalam Garis-garis Besar Haluan Kerja (GBHK), Rencana
Program Kerja (RPK), dan Rencana Anggaran Pengeluaran dan
Belanja Koperasi (RAPBK). Rapat Anggota Tahunan yang biasanya
dilaksanakan pada bulan Februari, pada tahun ini dilaksanakan pada
bulan Januari. Hal tersebut karena ada himbauan dari pihak rektorat
untuk mempercepat pelaksanaan RAT agar memperlancar
pelantikan UKM tahun 2017. Bidang Adminhum juga mengurusi
pembuatan Company Profile yang baru. Pada tahun 2017, kedua
kalinya kepengurusan dan kepengawasan Kopma UNY dilant ik oleh
pihak rektorat bersama Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) UNY lainnya
yang dilaksanakan pada tanggal 7 Februari 2017. Selanjutnya
pelantikan seluruh manajemen Kopma UNY 2017 oleh Pembina pada
tanggal 10 Februari 2017. Pada tahun ini, terdapat pergantian
pembina Kopma UNY. Pembina lama, Bapak Tejo Nurseto, M.Pd,
diganti dengan pembina yang baru yaitu Bapak Drs. Supriyanto, MM.
Bidang Adminhum pada bulan Maret 2017 menyelenggarakan
sarasehan bersama karyawan dan audiensi kepada penasehat
sebagai perkenalan awal kepengurusan dan kepengawasan Kopma
UNY 2017. Bulan Januari, Bidang Adminhum mulai mempersiapkan
acara Reuni Akbar Kopma UNY yang diadakan lima tahunan. Reuni
Akbar tersebut dapat terlaksana dengan lancar pada tanggal 18
Maret 2017 di KPLT FT UNY.
Bidang PSDA memanfaatkan Triwulan pertama sebagai ajang
kaderisasi forum keanggotaan Kopma UNY 2017 mulai dari perekrutan
7
pengurus forum hingga persiapan up-grading yang akan
dilaksanakan pada bulan Mei 2017. Tindak lanjut dari program
tersebut, bidang PSDA bertanggung jawab melakukan
pendampingan secara rut in. Selain itu, bidang PSDA melakukan
persiapan pendidikan dasar perkoperasian atau Coop Basic Training
(CBT) dan magang manajemen. Bidang PSDA juga mempersiapkan
event nasional yang akan dilaksanakan pada bulan November. Event
yang direncanakan tersebut yaitu National Cooperat ive Compet it ion
(NCC), yang merupakan suatu kompetisi cerdas cermat koperasi
bertaraf nasional. Bidang PSDA di awal kepengurusan melakukan
pembaharuan konsep fungsi KTA serta sistem pendistribusiannya.
Bidang Personalia selaku bidang yang bertanggungjawab
terhadap pengelolaan karyawan, pada tahun ini akan berfokus pada
perekrutan karyawan yang berkualitas, pelat ihan yang tepat sasaran,
serta perbaikan administrasi karyawan. Pada triwulan pertama ini,
Bidang Personalia telah melakukan perbaikan administrasi dengan
pembaharuan Track Record Karyawan pada SIPER (Sistem Informasi
Personalia). Pada awal tahun 2017, berdasarkan kenaikan UMK
Kabupaten Sleman, Bidang Personalia juga membuat perencanaan
kenaikan gaji tahun 2017. Dalam memenuhi kesejahteraan karyawan,
Bidang Personalia juga melakukan perhitungan Bonus tahun 2016,
pembuatan pembaharuan pedoman perhitungan bonus dan komisi,
serta melakukan pematangan konsep dana pensiun untuk karyawan
Kopma UNY. Untuk menunjang kualitas kerja karyawan, Bidang
personalia mengadakan pembuatan media orientasi untuk karyawan
baru, dan membuat konsep evaluasi untuk karyawan yang telah
melaksanakan masa kerja.
Pada triwulan pertama, bidang Keuangan selaku bidang yang
berperan sebagai pemegang fungsi kendali intern keuangan Kopma
UNY melakukan penyusunan proyeksi Cash Flow dan APBK tahun 2017.
8
Pada awal tahun, bidang keuangan melakukan validitas data
keuangan tahun 2016 guna memperoleh data yang valid untuk
dijadikan laporan keuangan 2016. Bidang keuangan juga membuat
konsep keuangan yang merupakan kumpulan konsep-konsep
keuangan yang dijadikan satu untuk mempermudah bagi pihak yang
berkepentingan dalam mendapatkan informasi tentang keuangan
Kopma UNY. Selain itu, persiapan launching produk simpanan juga
masih menjadi fokus utama pada triwulan pertama ini. Produk
simpanan ini telah dimulai sejak tahun 2016 untuk pematangan
konsepnya, dan 2017 persiapan dari segi operasionalnya. Analisis
efekt ivitas sistem informasi data di TokoKu juga menjadi salah satu
perhatian di t riwulan awal ini. Bidang Keuangan pada bulan Maret
2017 ini membuat laporan keuangan fiskal tahun 2016 dan sebagai
t indak lanjutnya yaitu dengan pembayaran PPh pasal 29 dan
pelaporan ke kantor pajak.
9
.
Triwulan pertama merupakan masa transisi dan pergantian
kepemimpinan Kopma UNY periode 2016 ke 2017. Pergantian
kepemimpinan yang biasanya dilaksanakan pada pertengahan
bulan Februari, pada tahun ini dilaksanakan di akhir Januari. Hal ini
karena pelaksanaan Rapat Anggota Tahunan (RAT) yang biasanya
dilaksanakan pertengahan Februari, kini diajukan pada akhir Januari.
Sehingga pada bulan Januari 2017 Kopma UNY masih dijalankan
kepengurusan dan kepengawasan periode 2016, dan pada bulan
Februari 2017 sudah dijalankan oleh kepengurusan dan
kepengawasan periode 2017.
Estafet kepemimpinan secara resmi dilaksanakan melalui Rapat
Anggota Tahunan (RAT) ke-34 yang diselenggarakan pada tanggal
26-28 Januari 2017. Dalam RAT dipilih satu Ketua Formatur Pengurus
dan Ketua Formatur Pengawas yang kemudian bertanggung jawab
untuk membentuk formasi kepengurusan dan kepengawasan periode
10
2017. Secara resmi formasi kepengurusan dan kepengawasan Kopma
UNY periode 2017 dilant ik oleh pihak Universitas pada tanggal 7
Februari 2017. Pada tanggal 10 Februari 2017 pelantikan oleh
Pembina Kopma UNY. Kepengurusan dan Kepengawasan Kopma
UNY 2017 mulai akt if pada tanggal 10 Februari 2017.
Struktur kepengurusan Kopma UNY periode 2017 mengalami
sedikit perbedaan dibandingkan periode sebelumnya. Jumlah
kepengurusan pada periode sebelumnya 20 (duapuluh) orang,
periode 2017 menjadi 21 (dua puluh satu) orang dikarenakan adanya
penambahan satu personal di bidang Personalia. Asisten bidang
Personalia yang sebelumnya 2 (dua) orang menjadi 3 (t iga) orang.
Secara umum susunan pengurus periode 2017 terdiri dari 1 (satu)
Ketua Umum dan 5 (lima) Ketua Bidang.
Triwulan pertama merupakan masa adaptasi seluruh jajaran
kepengurusan Kopma UNY periode 2017 dengan jabatan, tanggung
jawab, tugas, dan partner kerja yang baru. Pada tahun 2017
komposisi asisten terdiri atas mahasiswa angkatan 2015 dan 2016,
komposisi Ketua Bidang terdiri atas mahasiswa angkatan 2014 dan
2015, dimana pola pikir masing-masing masih cukup labil dan masih
butuh penyesuaian dengan kondisi dan lingkungan yang ada.
Beberapa asisten yang baru mengenal kopma sebatas mengenal
belum begitu memahami budaya organisasi Kopma UNY. Beberapa
kabid juga masih memerlukan transfer knowlegde yang lebih,
mengingat Kopma UNY semakin kompleks dari segi permasalahan
organisasi maupun bisnisnya. Ketua Umum pun demikian, masih harus
banyak penyesuaian dari berbagai aspek, karena Ketua Umum yang
mempunyai peran sangat strategis untuk berlangsungnya Kopma UNY
2017. Manajemen waktu, penjadwalan, dan kegiatan kuliah yang
padat menjadi faktor yang sangat mempengaruhi kinerja
kepengurusan di Kopma. Maka dari itu, pemberian motivasi dan
11
t ransfer knowlegde secara berkelanjutan sangat diperlukan agar
kepengurusan terutama asisten dan kabid dapat menjalankan tugas
dan tanggung jawabnya dengan penuh ikhlas dan totalitas, sehingga
memperoleh hasil yang maksimal.
Pada awal kepengurusan periode 2017, kesibukan
mempersiapkan Reuni Akbar 5 tahunan, t idak melunturkan semangat
Ketua Umum untuk melakukan pendampingan terhadap personel
kepengurusan walaupun dari segi waktu masih kurang maksimal
karena adanya kegiatan tersebut. Di awal kepengurusan,
dilaksanakan rapat antara pengurus dan pengawas untuk
merumuskan jalannya organisasi yang akan dilaksanakan satu tahun
kedepan. Walaupun belum secara langsung Ketua Umum
menyampaikan visi, misi dan cara kerjanya, namun hal tersebut selalu
disampaikan dalam set iap pertemuan. Ketua Umum, lebih kurangnya
juga selalu memotivasi kepengurusan yang baru. Selain itu,
kepengurusan juga mengadakan koordinasi secara rut in dengan
ketua bidang dan asisten bidang. Ketua Umum selalu memantau
perkembangan masing-masing personel dan memberikan evaluasi
dan motivasi untuk beberapa personel yang dirasa masih kurang dari
segi kinerja. Ketua Umum dituntut untuk bisa mengayomi, mendidik,
dan bijak dalam set iap perbedaan yang muncul di antara
kepengurusan, sehingga masing-masing personel dapat merasakan
kenyamanan dan kesenangan dalam bekerja. Untuk itu pola
komunikasi Ketua Umum baik kepada Ketua Bidang maupun Asisten
Bidang, harus dit ingkatkan lagi.
12
.
Secara terperinci untuk program kerja Bidang Keuangan dalam
triwulan pertama pada periode 2017, adalah sebagai berikut .
JANUARI
a. Rencana Program Kerja Bidang Keuangan Tahun 2017
Rencana program kerja atau disingkat RPK merupakan landasan
bagi manajemen 2017 dalam melaksanakan arahan dan
pengembangan bidang mereka. RPK berlandaskan pada GBPK yang
merupakan rincian dari GBHK bidang dan GBHK organisasi
manajemen. Pembuatan RPK ini mengacu pada polubjang. Program
kerja ini telah terlaksana. Semua bidang di manajemen Kopma UNY
pada bulan Januari wajib membuat RPK sebagai rencana tahun
berikutnya. Kendala yang dihadapi bidang keuangan dalam
penyusunan RPK ini adalah belum ada evaluasi RPK sebelumnya,
sehingga beberapa program kerja dicantumkan lagi dalam RPK.
Setelah tersusunnya RPK, maka t indak lanjutnya adalah implementasi
RPK.
13
b. Proyeksi Cash Flow 2017
Proyeksi cash flow ini merupakan program kerja yang diprokerkan
pada bulan Januari, namun hingga berakhirnya bulan Maret program
kerja ini belum terlaksana. Tujuan proyeksi cash flow ini bertujuan untuk
acuan keluar masuknya kas di tahun 2017. Kendala proker ini adalah
belum ditandatanganinya semua APBK oleh koordinator divisi dan
bidang usaha. APBK Kopma UNY Core ditandatangani paling akhir
yaitu Sabtu, 31 Maret 2017. Keterlambatan penandatanganan APBK
ini dikarenakan koordinasi antara bidang usaha, keuangan, dan
personalia kurang efekt if. Tertundanya proyeksi cash flow selama lebih
dari 3 bulan ini sangat disayangkan karena proker ini merupakan
sebuah perencanaan arus kas selama tahun 2017, sedangkan tahun
yang bersangkutan sudah berjalan selama triwulan.
c. Validitas Data Keuangan 2016
Program kerja ini mendukung adanya kewajiban pembuatan
laporan pertanggungjawaban 2016, sehingga perlu validitas data
keuangan 2016 sebagai dasar pembuat an laporan keuangan Kopma
UNY 2016 dan sebagai t indak lanjut dari hasil audit keuangan
semester 2. Program kerja ini telah terlaksana, sehingga laporan
keuangan yang disajikan dalam laporan pertanggungjawaban 2016
sudah dapat dikatakan valid. Kedepannya, diharapkan bidang
keuangan melakukan pengecekan secara rut in terhadap data
keuangan yang dikerjakan oleh karyawan.
d. Pembuatan Konsep Keuangan
Program kerja ini dibuat mengingat adanya kebutuhan
pembelajaran untuk manajemen 2017 dan tahun-tahun selanjutnya
sehingga dibutuhkan suatu konsep terbaru yang dibukukan. Program
kerja ini bersamaan dengan program kerja adminhum dimana
membukukan konsep seluruh bidang. Konsep yang diperbaharui
dalam hal ini adalah konsep perhitungan indeks. Indeks adalah
14
indikator kinerja usaha Kopma UNY yang tercermin dari ketercapaian
omset terhadap Anggaran Pendapatan dan Belanja Koperasi (APBK).
Divisi usaha yang digunakan dalam perhitungan indeks yaitu divisi
usaha yang anggarannya disahkan pada saat Rapat Anggota
Tahunan (RAT). Dan ada beberapa konsep yang baru dari tahun
sebelumnya sepert i Konsep perlakuan denda di USP, konsep akt iva
tetap, konsep produk simpanan dan pinjaman USP, dan lain-lain.
FEBRUARI
Bulan Februari merupakan bulan pertama bagi manajemen 2017
setelah melalui masa pelantikan. Bidang Keuangan 2017 bertemakan
‘Keuangan Kredibel’ terdiri atas 3 personil, dengan satu orang ketua
bidang Keuangan yang dibantu dua asisten. Ketua bidang, Desy
Kumala Sari bertanggung jawab atas keberlangsungan fungsi bidang
keuangan. Fokus kedua asisten terbagi menjadi ke dalam zona satu
dan zona dua. Zona satu terdiri dari divisi Minimarket, Core, dan USP
dipegang oleh asisten Chilyatul Ummiyah. Zona dua terdiri dari divisi
Garden Cafe, TokoKu, dan Jasa dipegang oleh Asyifa Fauziah. Selain
itu kedua asisten juga bertugas membantu ketua bidang dalam
bertanggungjawab administrasi keuangan secara keseluruhan di
Kopma UNY. Dengan demikian, set iap kategori divisi usaha sudah
ditangani oleh masing-masing asisten keuangan.
Bulan Februari setelah diadakan pelantikan, bidang Keuangan
disibukkan oleh pemindahan spacement dan balik nama beberapa
buku tabungan, menghadiri beberapa sosialisasi manajemen, dan
mengenal divisi mereka, serta mengenal rut initas bidang keuangan.
Hingga minggu keempat bulan Februari, APBK yang sudah
ditandatangani meliput i Garden Cafe Midle, USP Optimis, dan MM
Optimis.
15
MARET
a. Pembuatan Laporan Keuangan Fiskal 2016
Laporan keuangan fiskal sudah disusun, namun belum sampai
memenuhi kewajiban Kopma UNY selaku wajib pajak secara utuh,
yaitu menghitung, membayar, dan melapor. Program kerja ini
dianggap sudah terlaksana karena langkah kerja terakhir ini adalah
membuat laporan keuangan fiskal 2017. Kopma UNY menurut UU 36
tahun 2008 tergolong dalam subjek pajak badan dengan tarif 25%
dengan mendapat fasilitas pasal 31E, yaitu pengurangan 50% dari
tarif pajak. Tindak lanjut dari program kerja ini adalah pembayaran
dan pelaporan PPh pasal 25 set iap bulannya. Kewajiban perpajakan
PPh badan yang ditanggung Kopma adalah sebesar Rp 5.471.039,-,
dengan menggunakan fasilitas 50% dari tarif. Kendala yang dihadapi
dalam penyelesaian program kerja ini adalah adanya beberapa aset
yang membutuhkan perlakuan khusus karena keikutsertaannya
dengan Tax Amnest y. Tindak lanjut dari program kerja ini adalah
pengisian SPT tahunan menggunakan e-SPT, lalu pembayaran PPh
menggunakan e-Filling, dan pelaporan ke Kanwil Sleman.
b. Launching Produk Tabungan dan Deposito
Produk tabungan dan deposito yang sudah digadang-gadang
sejak tahun 2012 ini masih dalam proses. Pada tahun 2012, sudah
dibentuk konsep produk simpanan USP Amanah dan tahun 2016
sudah mulai dieksekusi namun terbatasnya waktu kepengurusan
membuat program kerja ini berpindah kepada kepengurusan tahun
2017. Kepengurusan 2016 telah melakukan analisis pengaruh produk
baru terhadap simpanan sukarela anggota, pembuatan konsep
produk baru, dan menyiapkan berbagai kebutuhan teknis untuk
mewujudkan produk tersebut. Pada tahap persiapan kebutuhan
teknis ini harus dilanjutkan oleh kepengurusan 2017, dan kini sampai
pada analisis rumus autodebet tabungan ke simpanan wajib dan
16
pinjaman nasabah. Kendala yang dihadapi oleh penanggung jawab
di antaranya adalah kurang memiliki keahlian dalam desain,
anggaran untuk mencetak tabungan dan deposito belum ditentukan,
target pasar belum jelas, dan teknis pencatatan belum menemukan
t it ik terang. Produk simpanan ini diharapkan dapat menyempurnakan
jat i diri USP Amanah sehingga t ingkat kesehatan suatu koperasi dapat
diukur melalu divisi ini. Namun, pada bulan Maret program kerja ini
belum dikatakan terlaksana karena masih adanya banyak
pert imbangan teknis ket ika produk ini launching. Tindak lanjut dari
program kerja yang masih dalam proses ini adalah pembuatan
rancangan laporan keuangan USP, mencetak atribut, dan sosialisasi
kepada pihak terkait .
c. Analisis Efektivitas Sistem Informasi Data di TokoKu
Bentuk akhir dari analisis ini adalah sebuah laporan yang
menjelaskan tentang peralihan SID Benderaku ke Serotama. Selain itu,
juga menyajikan data tentang baik buruknya dari SID Serotama. Hasil
dari laporan menyimpulkan bahwa SID Serotama belum menyajikan
data yang akurat dan akan segera diadakan pertemuan dengan
teknisi Serotama. Kendala dalam program kerja ini adalah asisten
yang menangani proker ini baru menjabat sebagai asisten selama 1
bulan dan belum mengetahui seluk beluk dari sistem. Hal ini menjadi
sedikit kurang relevan jika asisten 2017 harus menganalisis efekt ivitas
SID dimana selama ini dia bukanlah pengguna sistem Serotama. Data
yang dihasilkan bukan berasal dari pengalaman asisten tersebut,
melainkan wawancara dan data angka dari SID. Namun, analisis SID
harus segera dilakukan sebagai sumbangsih untuk bidang usaha
dalam rangka penyetaraan retail.
Selain melaksanakan pekerjaan di atas, bidang Keuangan
melaksanakan beberapa pekerjaan tambahan, yaitu sebagai berikut:
17
1. Sosialisasi SK keuangan, yaitu dengan menerbitkan surat
ketetapan baru sesuai dengan kondisi saat ini lalu melakukan
sosialisasi kepada pihak manajemen 2017 mengenai prosedur dan
ketentuan aliran kas bidang serta alokasi biaya Kopma UNY.
2. Validasi utang supplier divisi retail bertujuan untuk melakukan
pengendalian dan validitas nominal utang.
REKOMENDASI
1. Melakukan konsultasi kepada AR (Account Represent at ive) yang
baru, karena AR Kopma UNY telah ganti. Hal ini bertujuan untuk
mengantisipasi kesalahan dalam proses pelaporan SPT Tahunan
sepert i tahun sebelumnya.
2. Melakukan konsultasi dengan Ketua Umum 2017 mengenai desain
tabungan dan deposito, karena berganti kepemimpinan tentu
kebijakan juga dapat berubah.
3. Pembuatan matriks sangat memberikan manfaat jangka panjang
dalam perencanaan.
4. Melakukan konsultasi kepada alumni tentang asal mula suatu
kebijakan keuangan yang diterapkan di Kopma UNY, sehingga
akan mempermudah ket ika akan melakukan suatu inovasi.
5. Melakukan konfirmasi mengenai surat keikutsertaan Tax Amnest y
sesegera mungkin supaya t idak menimbulkan masalah
dikemudian hari.
6. Peningkatan pengendalian internal dari bidang keuangan
terhadap aliran kas maupun pencatatan keuangan.
18
.
Berdasarkan hasil rapat evaluasi-koordinasi, monitoring dan
pengamatan pengawas selama kurun waktu Triwulan I (Januari-
Maret) 2016, maka hasil realisasi program kerja Bidang PSDA adalah
sebagai berikut:
JANUARI
a. Persiapan Gathering Panitia
Sebagai bidang yang bersinggungan secara langsung dengan
anggota, Bidang PSDA secara berkala mengadakan kegiatan untuk
memfasilitasi anggota. Dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan
tersebut, Bidang PSDA memerlukan bantuan dari pihak lain dalam hal
ini adalah Anggota atau lebih dikenal dengan sebutan Panit ia.
Dengan adanya kegiatan yang diadakan secara berkala, maka
panit ia yang dibentuk oleh Bidang PSDA juga terdiri atas berbagai
golongan panit ia. Sebagai penghargaan bagi anggota yang akt if,
maka Bidang PSDA mengadakan Gathering Kepanit iaan untuk
penyerahan berbagai penghargaan yang diraih oleh anggota-
19
anggota tersebut. Langkah kerja yang telah dilakukan yaitu
Pembuatan Konsep dan Pembuatan Grup Komunikasi dengan
berbagai golongan kepanit iaan. Namun langkah ini harus terhenti
karena adanya agenda lain dari Kopma UNY dan waktu yang t idak
memungkinkan untuk penyelenggaraan kegiatan ini menyebabkan
program kerja ini tidak terlaksana.
Agenda tersebut adalah Rapat Anggota Tahunan Kopma UNY
yang diselenggarakan lebih awal +30 hari dari yang telah dijadwalkan
pada kalender event. Dengan demikian program kerja ini akan
digabungkan dengan Gathering Kepanit iaan periode 2017.
Diharapkan kegiatan ini dapat terlaksana di periode mendatang.
b. Pelatihan Perangkat Sidang
Dengan adanya agenda Rapat Anggota Tahunan (RAT) yang
diselenggarakan pada 26 Januari 2017, selaku bidang yang
bertanggung jawab atas pengembangan sumber daya, Bidang PSDA
mengadakan pelat ihan perangkat sidang untuk mensimulasikan
jalannya RAT. Dengan adanya kegiatan ini, diharapkan anggota siap
untuk mengikut i RAT dan dapat berperan akt if dalam
pelaksanaannya. Sayangnya, kegiatan yang dilaksanakan di St udent
Cent re Lantai 3 ini t idak berjalan dengan optimal. Publikasi yang
kurang serta waktu penyelenggaraan yang bertepatan dengan masa
libur kuliah menjadi hambatan yang cukup berart i. Anggota yang
hadir dalam kegiatan ini t idak lebih dari 50 orang dengan mayoritas
adalah panit ia RAT 34 dan Junior Asisten. Meskipun dengan berbagai
kendala, termasuk datangnya peserta yang t idak tepat waktu,
program kerja ini dapat terlaksana.
c. Open Recruitment Pengurus Forum
Salah satu organisasi yang memfasilitasi anggota dalam
mengembangkan bakat atau hobi yang dimiliki adalah Forum Kopma
UNY. Organisasi resmi yang dibentuk di bawah Bidang PSDA ini, dalam
20
beberapa tahun terakhir memiliki peminat yang cukup t inggi dengan
rata-rata 30-50 orang pendaftar. Dengan adanya minat anggota
yang cukup baik tersebut, dalam perekrutannya dianggap
memerlukan suatu prosedur yang terstruktur. Oleh karena itulah
program kerja ini dimunculkan sehingga dapat melaksanakan
kegiatan perekrutan secara profesional. Meskipun sempat memiliki
perpindahan penanggung jawab dari periode 2016 ke periode 2017,
program kerja ini dapat terlaksana dengan rincian pengurus forum
yang diterima adalah sebanyak 33 orang.
Alur dalam perekrutan pengurus forum ini meliput i pembuatan
konsep, pengumuman perekrutan, seleksi administrasi, tes tulis dan tes
wawancara, serta pengumuman pengurus forum yang diterima.
Tindak lanjut atas perekrutan ini adalah pelantikan yang telah
dilaksanakan, pembuatan RPK dan upgrading yang belum
dilaksanakan, serta pendampingan selama periode kepengurusan.
Kendala yang dialami masih berada pada publikasi yang kurang
optimal.
d. Pembuatan GBHK Bidang
Akan diselenggarakannya RAT 34 pada 26 januari 2016,
melatarbelakangi munculnya program kerja ini. Hal tersebut
dikarenakan pembaruan GBHK bidang merupakan salah satu
rangkaian acara dalam RAT, dengan harapan GBHK yang baru
dapat lebih tepat terhadap kondisi bidang PSDA selama satu tahun
ke depan. Dengan demikian Bidang PSDA memiliki acuan
pengembangan untuk dapat memfasilitasi anggota secara optimal.
Kendala yang dialami dalam pengerjaan program kerja ini adalah
hilangnya file yang telah dirancang bersama dengan Manajemen
sehingga perlu melakukan pembuatan ulang GBHK Bidang PSDA.
Hasil dari program kerja ini adalah terlaksana dengan dapat
disajikannya GBHK bidang terbaru dalam rangkaian acara RAT 34.
21
FEBRUARI
Bulan Februari merupakan masa transisi kepengurusan tahun
2016 ke tahun 2017. Pada bulan ini, t idak ada program kerja secara
tertulis dan difokuskan untuk diskusi dengan pengurus-pengurus
terdahulu. Bidang PSDA memaksimalkan kegiatan di bulan ini untuk
penyesuaian dengan tugas serta posisi yang baru. Bidang PSDA 2017
bertemakan ‘PSDA Prima’ terdiri atas 4 personil, dengan satu orang
ketua bidang dan t iga asisten. Ketua bidang, Harly Sintya Desy
bertanggung jawab atas keberlangsungan fungsi pengelolaan
keaggotaan. Sedangkan ket iga asisten terbagi menjadi, Asisten
Administrasi Kenaggotaan Sit i Annisa, Asisten Pendidikan Formal Hihin
Vita Amalia, dan Asisten Pendidikan Non Formal Renaldi Arif.
MARET
a. Persiapan CBT 35
Coop Basic Trainning (CBT) sebagai salah satu agenda rut in
Bidang PSDA dengan tujuan untuk memberikan pendidikan dasar
perkoperasian kepada Anggota Kopma UNY. Terdapat serangkaian
kegiatan yang dilakukan oleh Bidang PSDA dalam melaksanakan
persiapan ini yang menghasilkan panit ia sejumlah 23 orang dan
rencana kegiatan yang akan dilaksanakan pad 8-9 April 2017 di
Kaliurang. Dalam Rapat Ekoor akhir bulan Maret, Program kerja ini
masih dalam proses karena sosialisasi baru dapat dilaksanakan pada
1 April 2017, sehari setelah Rapat Ekoor. Kendala yang dialami masih
berada pada publikasi yang dirasa terlalu singkat sehingga jumlah
peserta sampai dengan H-7 hari masih belum maksimal. Hal ini masih
terjadi meskipun oleh Bidang PSDA telah dibuat matriks kegiatan
selama 1 tahun ke depan. Akhirnya, dalam Laporan Ekoor Revisi
22
program kerja ini dapat terlaksana. Tindak lanjut dari program kerja ini
adalah pelaksanaan dan evaluasi.
b. Magang Manajemen
Sebagai salah satu metode yang digunakan oleh Bidang PSDA
dalam melaksanakan kegiatan pendidikan anggota, Magang
Manajemen sempat tertunda beberapa hari dari target pelaksanaan.
Hal tersebut dikarenakan program ini kurang diminati karena sampai
batas waktu yang telah ditentukan baru terdapat 5 pendaftar dari
kuota 6 orang yang disediakan. Namun demikian, setelah melakukan
publikasi ulang akhirnya pendaftar mampu di atas kuota yang
disediakan (sejumlah 8 orang) sehingga dapat diadakan seleksi yang
berupa tes tulis dan wawancara untuk memilih 6 terbaik. Sampai
dengan Rapat Ekoor pada akhir Maret 2017 Program Kerja ini masih
dalam proses karena masih terdapat serangkaian kegiatan yang
perlu dilaksanakan sebagai follow up, antara lain adalah
pelaksanaan Magang Manajemen yang baru dapat dilaksanakan
pada bulan berikutnya.
c. Persiapan Upgrading Pengurus Forum
Dilant ik pada 1 Maret 2017 pukul 18.30 di Student Centre lt 2
sayap barat, Pengurus Forum Kopma UNY resmi dibentuk. Demi
mampu berjalannya kegiatan forum keanggotaan sesuai dengan
konsep yang telah dirumuskan serta dapat terjalin kekompakan,
maka diperlukan kegiatan upgrading. Dalam pelaksanaan yang
melibatkan banyak pihak ini maka diperlukan persiapan yang
matang agar dapat berjalan dengan lancar. Oleh karena itu Bidang
PSDA memunculkan program kerja ini. Berbagai kendala yang
mengakibatkan program kerja ini masih dalam proses salah satunya
adalah belum menemukan tempat yang tepat untuk pelaksanaan
upgrading dan cuaca yang kurang menentu. Sampai dengan rapat
ekoor di akhir Maret 2017, program kerja ini telah menghasilkan
23
konsep upgrading dan pembentukan t im. Tindak lanjut dari program
kerja ini adalah pelaksanaan upgrading.
d. Persiapan Event Nasional (NCC 2017)
Nat ional Cooperat ive Compet it ion (NCC) merupakan follow up
atas rekomendasi RAT 34 untuk emgnadakan event bertaraf nasional.
Didasarkan atas pengalaman-pengalaman delegasi Kopma UNY
dalam berbagai kegiatan taraf nasional, terbaru mampu
memperoleh juara di Cooperat ive Olympiade Challenge di Kopma
Surya Kencana di Universitas Muhammadiyah Ponorogo. Bidang PSDA
menganggap bahwa NCC merupakan event nasional yang paling
cocok untuk diselenggarakan pada tahun 2017. Berkonsepkan cerdas
cermat perkoperasian, NCC diharapkan mampu membawa nama
Kopma UNY semakin dikenal di kalangan koperasi di Indonesia.
Program kerja ini telah terlaksana dengan adanya konsep NCC
meskipun terdapat berbagai kendala sepert i penyusunan anggaran
yang belum ada acuan karena memang merupakan agenda baru,
serta pembuatan konsep yang memang memerlukan analisa
mendalam.
Dalam perencanaan kegiatan ini St eering Commit ee (SC)
merupakan gabungan dari seluruh asisten Bidang PSDA dengan
pembagian tanggung jawab sesuai dengan penggolongannya
masing-masing. Gambaran umum NCC adalah kompetisi cerdas
cermat perkoperasian yang akan dilaksanakan selama 2 hari serta
ditutup dengan fieldt rip. Secara t idak langsung acara ini juga dapat
memfasilitasi kopma rekanan se-Indonesia untuk dapat
bersilaturahmi/saling tukar pendapat mengenai perkembangan
kopma masing-masing. Langkah kerja yang telah dilaksanakan dalam
program kerja ini adalah pembuatan konsep, koordinasi dengan
pihak terkait , dan persiapan pembentukan panit ia dengan t indak
lanjut pembentukan panit ia int i, publikasi dan pelaksanaan.
24
e. Pembuatan Konsep Fungsi KTA dan Sistem Pendistribusian KTA
Anggapan bahwa sistem pendistribusian KTA yang selama ini
dilakukan sudah t idak efekt if dengan menumpuknya KTA di layanan
keanggotaan, memunculkan gagasan untuk melakukan peninjauan
ulang atas sistem yang telah ada. Bidang PSDA sebagai langkah
nyata dalam menangani permasalahan tersebut, mengusulkan
program kerja ini dalam rapat ekoor dan disepakati oleh seluruh
peserta. Program kerja ini masih dalam proses sampai dengan batas
maksimal pelaksanaan. Langkah kerja yang telah dilaksanakan
adalah meninjau ulang fungsi KTA, pembaruan fungsi KTA, koordinasi
dengan karyawan terkait teknis pengambilan KTA, dan pembuatan
konsep sistem pendistribusian KTA. Hal yang menyebabkan program
kerja ini masih dalam proses adalah lamanya revisi dari top
manajemen dan belum adanya waktu untuk sosialisasi. Kendala yang
dialami adalah kurangnya komunikasi dengan top manajemen
sehingga mengakibatkan revisi yang berlarut -larut, sulitnya menemui
admin sistem, dan t idak adanya konsep pendistribusian KTA terdahulu
secara tertulis. Tindak lanjut dari program kerja ini adalah sosialisasi
hasil pembuatan konsep.
Selain tugas pokok yang dilaksanakan oleh Bidang PSDA di atas,
selama triwulan pertama ini Bidang PSDA melaksanakan kegiatan lain
sebagai berikut:
1. Penobatan Duta Award untuk memberikan penghargaan kepada
anggota yang telah akt if sebagai duta anggota.
2. Ujian magang kewirausahaan yang dikemas secara berbeda
(sebelumnya dengan metode presentasi) untuk mengetahui hasil
pembelajaran selama periode magang.
3. Pembaruan konsep sistem poin karena adanya anggapan
panduan yang ada sudah t idak terlalu relevan.
25
4. Perekrutan Duta periode 2017 sebagai salah satu pemanjangan
tangan Bidang PSDA dalam pengelolaan anggota.
5. Seleksi Duta dilaksanakan dengan kemasan yang berbeda
dengan pelaksana adalah Duta Periode 2017 dengan disertai tes
bakat di SC Lt 3.
6. Bersama dengan pengurus forum mengadakan pembuatan
Rencana Program Kerja (RPK) Forum.
7. Pendampingan pengurus forum sebagai Event Organizer dalam
acara St udium Generale Temu Alumni.
8. Mendampingi Kopmapala mengadakan camping di pantai Woh
Kudu.
9. Menjadi delegasi Kopma UNY dalam Pelat ihan Pemandu Dasar
dari lapenkop di Bandung.
10. Perekrutan anggota forum sebagai upaya dalam memaksimalkan
peran anggota dalam pengelolaan Kopma UNY.
DATA ADMINISTRASI
KEANGGOTAAN
1. Data Jumlah Anggota
617 12 17
2174
26
6
31
9
26
9
16
5
23
4
33
0
10
20
30
40
50
60
70
80
L P L P L P
2015 2016 2017
SIRKULASI ANGGOTA MASUK
Januari Februari Maret
26
2. Data Simpanan Anggota
Bulan SP
Masuk Keluar Saldo
Rp50,595,000
Januari Rp190,000 Rp70,000 Rp50,715,000
Februari Rp350,000 Rp190,000 Rp50,875,000
Maret Rp370,000 Rp130,000 Rp51,115,000
0
12
06
079
12
0
4
3
16
4
12
6
11
3
10
0
5
10
15
20
25
30
35
40
L P L P L P
2015 2016 2017
SIRKULASI ANGGOTA KELUAR
Januari Februari Maret
1278 1280 1287 1282
3747 3764 3773 3780
5025 5044 5060 5062
0
2000
4000
6000
8000
10000
12000
2016 Januari Februari Maret
TOTAL ANGGOTA
L P Jumlah Total
27
SW
Masuk Keluar Saldo
Rp 344,396,500
Rp 4,605,000 Rp 795,000 Rp 348,206,500
Rp 5,600,000 Rp 3,620,000 Rp 350,186,500
Rp 5,360,000 Rp 2,219,000 Rp 353,327,500
SR
Masuk Keluar Bagi hasil Saldo
Rp269,498,365
Rp44,673,900 Rp48,077,881 Rp470,675.40 Rp266,565,059.40
Rp47,836,700 Rp38,855,261 Rp755,027.40 Rp276,301,525.80
Rp50,063,200 Rp36,779,653 Rp515,896.80 Rp290,100,969.60
REKOMENDASI
a. Publikasi kegiatan PSDA dimaksimalkan khususnya via sms center
untuk menanggulangi jabatan panit ia secara bertumpuk, serta
mampu menjaring peserta lebih maksimal.
b. Penanggunjawab forum lebih sering diskusi dengan pengurus
periode sebelumnya dan adanya pendampingan dari
penanggung jawab periode sebelumnya dalam set iap jabatan.
c. Meningkatkan kordinasi dengan bidang lain untuk dapat
bekerjasama lebih intens dalam berbagai kegiatan, khususnya
part isipasi anggota dalam kegiatan usaha.
d. Peningkatan intensitas pendampingan kepanit iaan dan evaluasi
ketepatan waktu set iap acara karena akan memberikan kesan
tepat waktu/keterlambatan bagi peserta.
e. Integrasi kegiatan anggota khususnya forum dengan UKM yang
berkaitan di rumah anggota.
28
.
Pada Triwulan kali ini merupakan periode akhir kepengurusan
Kopma UNY Gemilang, dan persiapan Kopma UNY Bersinergi. Januari
merupakan masa bidang Adminhum mempersiapkan RAT ke XXXIV.
RAT XXXIV diselenggarakan pada tanggal 28 Januari 2017. Persiapan
RAT yang dilakukan yakni mengontrol panit ia pelaksana RAT XXXIV,
mempersiapkan materi RAT mengenai laporan pertanggungjawaban
dan rencana kerja, melakukan audiensi dengan pihak terkait ,
rekruitmen asisten, menganalisis kenaikan insentif. Kemudian
pembuatan Company Profile mulai dipersiapkan pada bulan ini.
Pada bulan Februari, merupakan awal kepengurusan Kopma
UNY Bersinergi. Penasihat Kopma UNY periode 2017 disepakati atas
dasar rekomendasi, yang terdiri dari Hendri Haryanto, S.Pd, (Bisnis),
Wahyu Tri Atmojo (SDM organisasi), dan Ali Jufri, S.Pd. (Spiritual, Bisnis,
dan SDM). Dimulai dengan mengikut i pelantikan UKM dari rektorat,
pada tanggal 7 Februari 2017. Kemudian dilanjutkan dengan
pelantikan seluruh jajaran manajemen oleh Pembina Kopma UNY,
pada tanggal 10 Februari 2017. Pada tanggal 12 Februari, bidang
29
Adminhum juga menyelenggarakan sarasehan untuk manajemen
dengan karyawan Kopma UNY. Pendelegasian pelat ihan manajemen
mulai dilaksanakan yakni pelat ihan Manajemen Sumber Daya
Manusia “Kupas Tuntas 31 Kompetensi Wajib Praktisi MSDM sesuai
SKKNI”, serta LKMM. Mulai bulan Februari Rapat Ekoor
diselenggarakan t iap akhir bulan.
Pada hari Sabtu, 18 Maret Reuni Akbar 35 Tahun Kopma UNY
diselenggarakan dengan Baik dan Lancar. Persiapan ini dipersiapkan
sejak bulan Desember 2016. Panit ia terdiri dari alumni Kopma UNY,
dan dibantu oleh pengurus forum anggota Kopma UNY 2017. Antusias
dari para alumni begitu kental terasa. Reuni Akbar, dihadiri oleh
pergerakan koperasi mahasiswa, anggota Kopma UNY,
kemahasiswaan UNY, Pembina-Penasihat Kopma UNY, serta alumni
sejak angkatan 1982. Pada bulan ini Universitas Negeri Yogyakarta
mendapatkan predikat “PT Penggerak Koperasi dan Penumbuhan
Kewirausahaan Terbaik Tahun 2017” dari Kementrian Koperasi. Hal ini
t idak melupakan sumbangsih dari Kopma UNY, yang secara akt if
mengelolah bisnis dan organisasi serta berkomunikasi akt if dengan
lembaga perkoperasian.
Berikut dilampirkan program Kerja Bidang Adminhum selama
bulan Januari, Februari, dan Maret:
JANUARI
a. Audiensi akhir periode Kepengurusan Kopma UNY 2016
Program kerja ini terlaksana. Audiensi yang dilaksanakan diakhir
masa kepengurusan Kopm UNY 2016. Audiensi dilakukan dengan
Pembina UKM Minat Khusus (Bapak I lmawan Mustaqim), kemudian
Wakil Rektor I I I dan jajaran kemahasiswaan. Kendala dari program
kerja ini adalah terjadi kesamaan waktu audiensi antara wakil rektor IV
dengan dinas Koperasi. Namun dapat diatasi dengan membagi
30
menjadi dua kelompok, agar dapat menghadiri audiensi keduanya.
Hasil audiensi dengan jajaran rektorat, mengarahkan untuk Kopma
UNY menyelenggarakan Rapat Anggota Tahunan (RAT) 34 di bulan
Januari, agar dapat secara bersamaan mengikut i pelantikan dengan
UKM lainnya. Audiensi dengan Rektor dan Wakil Rektor I dan I I belum
dapat dilaksanakan, dikarenakan padatnya jadwal rektorat di awal
tahun.
b. Perekrutan Asisten 2017
Program kerja ini dilaksanakan lebih cepat, dari beberapa tahun
sebelumnya. Rangkaian penyelenggaraan program kerja ini adalah:
1) Penerimaan formulir 10-23 Januari 2017; 2) Tes tertulis 24-25 Januari
2017; 3) Seleksi wawancara 30-31 Januari 2017. Asep Dwi Widodo,
asisten Bidang Adminhum Kopma UNY 2016 dalam hal ini menjadi
koordinator pelaksan Program kerja kerja. Dalam pelaksanaannya
proses perekrutan dibantu oleh pengurus harian. Program kerja ini,
menghasilkan 15 orang Asisten, yang terdiri dari 8 laki-laki dan 7 orang
perempuan. Tindak lanjut dari perekrutan ini ialah pelantikan
manajemen. 15 orang Asisten ini tersebar, ke lima bidang. 4 orang
bidang usaha, 3 orang bidang PSDA, 3 orang Bidang Adminhum, 2
orang bidang Keuangan, dan 3 orang Personalia. Tambahan 1 orang
personil di Bidang Personalia. Hal ini dikarenakan kebutuhan
mendasar dari bidang, yang membutuhkan tenaga dalam kegiatan
operasional bidang personalia.
c. Analisis Kelayakan Insentif untuk Manajemen Kopma UNY
Program kerja ini terlaksana. Langkah kerja yang dilakukan untuk
program kerja ini antara lain, Komunikasi dan diskusi dengan Alumni
Bidang Adminhum Kopma UNY periode sebelumnya, Komunikasi dan
diskusi dengan Kopma Univesitas Gajah Mada (UGM) yang dinilai
hampir memiliki kesamaan dengan Kopma UNY. Hasil diskusi yang
dilakukan dengan alumni dan Kopma UGM, memberikan kesimpulan
31
untuk bidang Adminhum dapat meningkatkan kesejahteraan
Manajemen Kopma UNY. Kemudian bahan ini dibawa ke RAT melalui
Anggaran Belanja Organisasi, dan disepakati kesejahteraan pengurus
pengawas akan diberikan apabila seluruh divisi laba.
d. Penyusunan (Garis Besar Haluan Kerja) GBHK Bidang
Program kerja ini terlaksana. Tiap bidang diberikan waktu untuk
menyelesaikan Garis Besar Haluan Kerja (GBHK) bidang yang
berioentasi pada GBHK Ormen. Sebelumnya GBHK Ormen telah
disusun oleh Pengurus Pengawas berjalan (tujuh orang yang
dikandidatkan menjadi calon Ketua Umum 2017). GBHK yang telah
disusun kemudian di diskusikan dalam rapat manajemen.
Pembahasan dilakukan pada hari Kamis, 19 Januari 2017 bertempat
di Hotel Universitas Negeri Yogyakarta. Pembahasan GBHK terdiri dari
bidang Adminhum, Keuangan, Personalia, Usaha, PSDA, dan
Pengawas. Dana yang dikeluarkan pada program kerja ini sebesar Rp
1.782.600,00. Digunakan untuk sewa tempat dan konsumsi
manajemen. Hasil dari GBHK yang disepakati, kemudian disajikan
dalam materi penyampaian RAT.
e. Penyusunan (Rencana Program Kerja ) RPK Bidang Adminhum
Rencana Program Kerja (RPK) Bidang Adminhum 2017 disusun
berdasarkan GBHK dan GBPK bidang Adminhum 2017, serta
rekomendasi kerja yang telah disepakati di RAT. RPK disusun oleh
pengurus harian bidang Adminhum, dan dimatangkan oleh bidang
Adminhum 2017. Hasil dari kesepakatan bidang ini, kemudian
disosialisasikan pada saat Rapat Manajemen bersamaan dengan
bidang lainnya. Beberapa program kerja, pada tahun ini beberapa
mengalami pembaharuan. Upaya untuk melancarkan pelaksanaan
program kerja yang telah direncanakan, t iap bidang menyusun
matriks.
32
FEBRUARI
Pada tanggal 10 Februari 2017, manajemen Kopma UNY resmi
dilant ik oleh pembina Kopma UNY. Kemudian diselenggarakan pula
kegiatan untuk operasioanal manajemen Kopma UNY selama satu
tahun, mulai dari General Cleaning, serta penyusunan matriks
program kerja. Tahun 2017, Bidang Adminhum mengankat tema
‘Adminhum Taqwa’ dengan Ketua Bidang Rifka Annisa M, Anna
Yuswatun sebagai Asisten Humas, Muh Ridwan sebagai Asisten
Kerumahtanggaan, dan Sri Suryani sebagai Asisten Administrasi.
MARET
a. Soft Upgrading Manajemen Kopma UNY
Program kerja ini terlaksana pada tanggal 19 Maret 2017 di
Ruang Pengurus. Soft Upgrading ini diisi oleh alumni Kopma UNY.
Alumni Kopma UNY yaitu Ketua Umum Kopma UNY 2008 Prat itha S.
Putra dan Ketua Umum Kopma UNY 2009 Achmad Silmilat if. Dalam
Soft Upgrading pembahasan lebih ke masalah-masalah yang
dihadapi manajemen Kopma UNY selama di Kopma UNY. Dana yang
dikeluarkan sebesar Rp 694.200,00. Biaya digunakan untuk konsumsi,
oleh-oleh dan kenang-kenangan.
Kegiatan ini diselenggarakan sebagai t indak lanjut dari Temu
Alumni Kopma UNY. Soft Upgrading diselenggarakan, untuk
meningkatkan kemampuan Manajemen dalam mengelola bisnis dan
organsisasi Kopma UNY secara profesional. Manajemen yang izin
Hendra dan Josua (Asisten Personalia). Kegiatan diselenggarakan
dalam bentuk workshop yang berjalan dengan khusuk dan lancar.
b. Pengadaan Atribut
Pengadaan Atribut, diselenggarakan t iap awal periode
Kepengurusan Kopma UNY. Pengadaan Atribut, terdiri dari Seragam
33
hari Senin (berupa kemeja), seragam hari Kamis (Batik), pin Kopma,
serta kartu nama dan Id Card. Survey bahan dilakukan oleh bidang
Adminhum, setelah didapat kesepakatan dari Manajemen bidang
Adminhum membeli sesuai kebutuhan. Perkembangan sampai akhir
bulan Maret, Bidang Adminhum sudah mendapatkan seragam batik.
Target untuk merampungkan pengadaan Atribut ini ialah
pertengahan bulan April. Tindak lanjut dari Program Kerja ini ialah foto
manajemen Kopma UNY Bersinergi.
c. Perapihan Softfile dan Hardfile
Program kerja ini yang telah dilakukan dalam Perapihan Soft file
dengan Hardfile dengan merapikan surat masuk, surat keputusan,
dengan mencocokkan data yang ada di FO, di komputer pengurus,
serta buku kontrol, dan kartu kendali. Hasil dari program kerja ini
adalah ditemukan soft file dan hardfile surat yang hilang, penomoran
yang ganda, ket idaksesuaian penulisan antara judul, nomor, dan isi
surat, serta file-file yang tercecer. Kendala dari program kerja ini
adalah hardisk yang belum bisa dibuka, karena terdapat password
yang belum bisa dibuka. Sehingga bidang Adminhum belum dapat
mem-back up data secara maksimal dan rapi. Pekerjaan ini masih
dalam proses, akan dilanjutkan dengan memperbaiki hardisk agar file
lama t idak memenuhi penyimpanan di Komputer. Dengan adanya
perapihan diawal tahun kepengurusan ini, diharapkan dapat
mempermudah akses manajemen dalam menyimpan dan
mengakses data yang diperlukan.
d. Pengadaan Alat Tulis Kantor (ATK) Kepengurusan dan
Kepengawasan
Program kerja ini terlaksana. Program kerja ini diselenggarakan
t iap awal periode kepengurusan. Hal ini dilakukan untuk memberikan
fasilitas yang melancarkan manajemen dalam menjalankan kegiatan
operasional. Langkah kerja dalam program kerja ini adalah
34
pendataan ATK bidang, survey harga, pembelian dan distribusi.
Hasilnya terlaksana. Biaya yang dikeluarkan untuk melakukan
pengadaan ATK ini adalah Rp 490.150,00. Kendala dari program kerja
ini adalah ketersediaan ATK yang diperlukan di divisi Kopma UNY,
sehingga pembelian dilakukan Toko ATK sekitar.
e. Pembuatan Konsep Panduan Laporan Pertanggungjawaban
Program Kerja ini dilatarbelakangi adanya rekomendasi RAT,
untuk membuat sistematika penyusunan Laporan
Pertanggungjawaban (LPJ). Konsep Panduan Laporan
Pertanggungjawab ini terdiri dari, LPJ akhir tahun kepengurusan serta
kegiatan Kopma UNY yang diselenggarakan anggota. Langkah kerja
ini dimulai dengan (1) mencari referensi panduan LPJ, (2) komunikasi
dengan alumni, (3) pembuatan konsep. Pekerjaan ini masih dalam
proses, kendala pelaksanaan program kerja ini adalah belum banyak
referensi. Program kerja ini masih dalam proses. Harapan dari
program kerja ini ialah tersusunnya standarisasi sehingga seluruh
kegiatan Kopma UNY, dapat membuat Laporan
Pertanggungjawaban dengan muatan informasi yang layak dan
sesuai kebutuhan.
f. Audiensi Pembina dan Penasihat serta Padukuhan Sekita Kopma
UNY
Di awal kepengurusan, Ketua Umum menentukan dan menunjuk
penasihat Kopma UNY sesuai dengan yang direkomendasikan dalam
RAT. Penasihat Kopma UNY terdiri dari Hendri Haryanto, S.Pd (Bisnis),
Wahyu Tri Atmojo, S.Pd (SDM organisasi), dan Ali Jufri, S.Pd. (Spiritual,
Bisnis, dan SDM). Sementara Pembina pada tahun ini, ialah Drs.
Supriyanto, MM Dosen Jurusan Pendidikan Ekonomi. Audiensi diawal
kepengurusan ini bertujuan untuk mengenalkan manajemen Kopma
UNY yang baru. Audiensi dengan Wahyu Tri Atmojo, S.Pd
diselenggarakan pada tanggal 14 Maret 2017. Kemudian dilanjutkan
35
audiensi dengan Hendri Haryanto, S.Pd pada tanggal 15 Maret 2017.
Audiensi dengan Ali Jufri, S.Pd diselenggarakan pada tanggal 25
Maret 2017. Selain Penasihat dan Pembina, audiensi juga dilakukan
dengan Padukuhan Karangmalang dan Mrican. Harapan dari
pelaksanaan audiensi ini ialah terjalinnya komunikasi yang baik antara
manajemen dengan pihak yang terlibat dalam hal kelancaran
organisasi dan bisnis Kopma UNY.
REKOMENDASI
1. Bidang Adminhum dapat menyelenggarakan pendidikan secara
kontinyu, untuk memproduktifkan hari sabtu manajemen.
Pelat ihan yang diselenggarakan disesuaikan dengan kebutuhan,
dianjurkan alumni untuk menjadi pemateri.
2. Bidang Adminhum secara fokus, menindaklanjut i Perpanjangan
Legalitas yang dibutuhkan.
3. Segera menindaklanjut i Kegiatan Temu Alumni Akbar Kopma UNY,
mengumpulkan dat abase yang telah disusun t im publikasi serta
Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban. Ditambah
pembuatan konsep ikatan alumni/visi misinya ikatan alumni.
4. Pekerjaan yang masih dalam proses dapat segera dit indaklanjut i.
5. Publikasi serangkaian agenda besar Manajemen dapat segera
direalisasikan.
36
.
Sebagai organisasi yang bergerak dalam bidang income
generat ing, Kopma UNY membentuk bidang khusus yang menangani
pengelolaan karyawan sebagai salah satu elemen penting dalam
kegiatan operasional. Bidang khusus tersebut adalah Bidang
Personalia, yang pada tahun ini mengangkat tema ‘Personalia SQUAD
(Solidarity, Quality, Unity, Accountability, Develop)’ yang terdiri atas 1
orang Ketua Bidang (Kabid) Fit ri Cesilia Kurniasi dan 3 orang Asisten
Bidang yaitu Muhammad Arifin, Yosua Ardi Pratama, dan M. Hendra
Prasetya dengan pembagian tanggungjawab sebagaimana telah
diatur oleh jobdesk bidang. Secara garis besar, tanggung jawab
Asisten lebih kepada operasional lapangan sedangkan Kabid ke arah
pengembangan. Berikut adalah deskripsi Program Kerja Bidang
Personalia selama triwulan pertama tahun 2017.
37
JANUARI
Dalam menyambut RAT 34 yang diagendakan lebih awal +30
hari serta berakhirnya periode akuntansi, Bidang Personalia selama
bulan Januari 2017 berfokus pada administrasi karyawan akhir tahun,
pertanggungjawaban serta perencanaan. Meskipun demikian Bidang
Personalia tetap melaksanakan rut initas kegiatan demi lancarnya
kegiatan operasional. Berikut adalah rangkaian program kerja Bidang
Personalia selama Bulan Januari 2017.
a. Perhitungan Perencanaan Gaji Karyawan Kopma UNY 2017
Perubahan UMK sesuai dengan SK Kementrian Ketenagakerjaan
No. 175/Men/PHIJSK-UPAH/X/2016 serta pertumbuhan ekonomi
Indonesia melatarbelakangi adanya program kerja ini untuk dapat
menyesuaikan antara penghasilan karyawan dengan harga produk
di wilayah Kabupaten Sleman. Kenaikan gaji rata-rata 8% untuk set iap
Kabupaten di Provinsi DIY berdampak cukup signifikan pada proses
pembuatan proyeksi gaji untuk selanjutnya digunakan dalam
perencanaan APBK. Langkah kerja dalam penyusunan program kerja
ini adalah pengumpulan proyeksi gaji 2016 dan peraturan yang
terkait , perhitungan perencanaan gaji, asuransi dan THR. Pada Rapat
Ekoor pertama kepengurusan periode 2017, Program Kerja ini
dilaporkan terlaksana meskipun terkendala oleh perubahan sejumlah
kebijakan antara manajemen dengan karyawan.
b. Penghitungan Bonus Karyawan Kopma 2016
Bonus merupakan salah satu elemen dalam pemberian
kesejahteraan karyawan sekaligus sebagai motivasi tambahan untuk
karyawan agar senantiasa bekerja secara optimal. Bonus ini diberikan
set iap akhir periode akuntansi dengan mempert imbangkan
ketercapaian target masing-masing divisi yang telah disepakati oleh
manajemen bersama karyawan. Dari keenam divisi yang ada, hanya
Divisi Jasa dan Tokoku yang mencapai target omzet. Dengan
38
berakhirnya periode akuntansi 2016 maka Bidang Personalia merasa
perlu menjadikan kegiatan ini sebagai salah satu Program Kerja.
Langkah yang dilakukan dalam melaksanakan Program Kerja ini
adalah mempersiapkan komponen yang diperlukan, kordinasi
dengna bidang yang bersangkutan, kemudian melakukan
perhitungan dan pengecekan hasil perhitungan bonus. Hasil dari
program kerja ini sampai dengan Rapat Ekoor adalah terlaksana
dengan kendala sulitnya mendapat validasi data dari bidang
keuangan. Sayangnya, karena Divisi Jasa t idak menandatangani
APBK di awal periode, maka divisi karyawan divisi tersebut juga t idak
menerima bonus. Demikian halnya dengan Divisi Tokoku, setelah
dilakukan penghitungan kembali, hasil perhitungan bonus untuk divisi
ini t idak digunakan karena divisi yang bersangkutan mengalami
kerugian.
c. Pembaharuan Konsep Bonus dan Komisi
Adanya Bonus dalam hal kesejahteraan karyawan tentu
memerlukan ketentuan yang jelas sehingga dapat mencapai tujuan
awal diadakannya bonus ini. Keadaan ekonomi yang terus
berkembang menyebabkan besarnya nominal bonus yang terdapat
dalam Konsep Bonus yang ada dianggap t idak relevan untuk
dijalankan. Dengan adanya hal tersebut Bidang Personalia merasa
perlu menentukan ketentuan bonus yang baru sehingga dapat
digunakan sebagai patokan dalam penghitungan bonus karyawan.
Langkah yang dilakukan dalam pelaksanaan program kerja ini
adalah pengkajian konsep yang sudah ada, analisis data omset, laba
dengan poin syarat bonus dan komisi, kordinasi dengan bidang
terkait , serta penyusunan konsep. Hasil dari program kerja ini adalah
terlaksana dengan kendala sulitnya menentukan nominal yang tepat
sesuai dengan kemampuan divisi usaha Kopma UNY serta memiliki
follow up implementasi konsep.
39
d. Penyusunan RPK Bidang Personalia 2017
Berakhirnya kepengurusan periode 2016 tentu menjadi akhir
jabatan Bidang Personalia periode 2016. Demi dapat tercapainya
tujuan adanya Bidang Personalia, maka diperlukan perencanaan
sebagai acuan yang akan digunakan oleh Bidang Personalia periode
selanjutnya. Dengan beban yang dirasa cukup berat, maka Bidang
Personalia mengangkat kegatan ini sebagai Program kerja di bulan
Januari 2017. Langkah yang dilaksanakan dalam penyusunan
program kerja ini adalah peninjauan RPK tahun 2016, Analisis GBHK
2017, analisis kebutuhan periode 2017, dan penyusunan RPK serta
sosialisasi. Hasil dari program kerja ini adalah terlaksana dengan
kendala sulitnya berkordinasi antar personil karena padatnya
kegiatan Kopma UNY di bulan Januari 2017.
FEBRUARI
Bulan Februari 2017 sebagai masa transisi kepengurusan Kopma
UNY gemilang menuju Kopma UNY Bersinergi dimanfaatkan untuk
menggali informasi antar periode oleh masing-masing bidang.
Ditambah dengan kesepakatan rapat manajemen berupa t idak
adanya program kerja pada bulan ini menambah semangat Bidang
Personalia dalam melaksanakan t ransfer knowledge. Hadirnya
sejumlah alumni dalam acara Reuni Akbar juga menjadi kesempatan
emas bagi Bidang Personalia dalam melakukan t ransfer knowledge.
Dengan demikian, pada bulan ini secara mutlak Bidang Personalia
melakukan penyesuaian atas tanggung jawab yang akan diemban
selama satu periode mendatang.
40
MARET
a. Pembaharuan Track Record Karyawan dalam SIPER
Karyawan sebagai salah satu elemen penting dalam suatu
organisasi yang bergerak di bidang income generat ing perlu
mendapatkan perhatian khusus. Dalam pengelolaannya, dibutuhkan
data karyawan secara detail dan jelas. Sayangnya di Kopma UNY
masih belum tersedia informasi yang lengkap dan up t o dat e. Adanya
ket idakakuratan data karyawan serta penyajian tampilan data
dalam SIPER seringkali mengakibatkan adanya asimetri informasi
antara karyawan dengan manajemen. Dirasa perlu adanya t indakan
serius terkait permasalahan tersebut, Bidang Personalia mengajukan
Program Kerja ini dalam Rapat Ekoor dan disetujui oleh seluruh
peserta. Langkah yang dilakukan dalam pelaksanan program kerja ini
adalah pengumpulan data karyawan, mengubah tampilan SIPER,
serta menginput data karyawan yang telah terkumpul. Kendala
program kerja ini adalah kurang part isipatifnya karyawan dalam
pengumpulan data, dan permasalahan internal bidang sehingga
program kerja ini masih dalam proses. Follow up dari program kerja ini
adalah penggunaan SIPER dan updat e secara berkala.
b. Pembaharuan Media Orientasi Karyawan 2017
Kesan pertama seorang karyawan pada suatu pekerjaan sangat
penting terhadap kinerja yang akan diberikan dalam masa kerjanya.
Salah satu elemen yang akan memberikan pengaruh pada kesan
pertama karyawan adalah media yang digunakan saat orientasi
karyawan. Dengan adanya hal tersebut maka Bidang Personalia
melakukan pembaruan media orientasi karyawan yang dianggap
kurang informatif dan belum up t o dat e. Langkah yang dilaksanakan
dalam pelaksanaan program kerja ini adalah meninjau media
orientasi sebelumnya, mendata poin penting yang akan
ditambahkan, pengumpulan data yang dibutuhkan, serta membuat
41
media orientasi karyawan yang baru. Program kerja ini masih dalam
proses dengan kerndala belum adanya foto manajemen terbaru
serta meninggalkan langkah pengambilan video sesuai jobdesk
karyawan. Tindak lanjut dari program kerja ini adalah pengambilan
video mengenai wewenang karyawan pada bagian yang memiliki
t urnover t inggi. Dilanjutkan dengan penggunaan media orientasi.
c. Pematangan Konsep Jaminan Pensiun Karyawan
Telah dibuatnya konsep jaminan pensiun karyawan bukan berart i
t idak ada t indak lanjut lain di luar implementasi. Adanya keraguan
dari Bidang Personalia dan dengan mempert imbangkan kemampuan
Kopma UNY, memunculkan Program Kerja untuk mematangkan
rencana pemberian fasilitas pensiun bagi karyawan Kopma UNY.
Program kerja ini telah terlaksana melalui berbagai proses pengkajian
atas konsep yang telah dibuat, hingga menghasilkan keputusan
bahwa Kopma UNY tidak akan menerapkan fasilitas pensiun bagi
karyawan. Keputusan tersebut dilandasi oleh pengkajian dari
berbagai narasumber sepert i ikatan HRD se Yogyakarta, Alumni
Pengurus Bidang Personalia, Layanan Konsultasi dan Bantuan Hukum
(LKBH) UNY, memerhatikan persyaratan dari BPJS, serta jauhnya
jarak/gap antara Kopma UNY dengan perusahaan yang telah
menerapkan (PT. Astra Indonesia). Hal lain yang menjadi
pert imbangan adalah sering adanya keluhan dari karyawan yang
menganggap kesejahteraan dari Kopma UNY masih kurang, meskipun
secara t idak langsung sudah berbagai macam kesejahteraan yang
diberikan oleh Kopma UNY kepada karyawan. Kendala yang dialami
adalah perbedaan pendapat (pro kontra) antar narasumber yang
dijadikan rujukan. Tindak lanjut atas program kerja ini adalah
pengambilan keputusan terkait jaminan pensiun.
d. Pembaharuan Konsep Evaluasi Karyawan (Evaluasi Semester 1)
42
Evaluasi karyawan diperlukan untuk mengetahui keadaan
karyawan secara personal maupun kondisi lingkungan kerja. Program
kerja Bidang Personalia ini dilandasi anggapan bahwa konsep yang
ada terlalu klasik. Oleh karena itu, diperlukan pembaruan demi
sistematisnya evaluasi karyawan habis kontrak. Langkah kerja yang
dilaksanakan dalam penyusunan konsep evaluasi ini adalah
pengkajian konsep evaluasi terdahulu, analisis penambahan poin
evaluasi yang diperlukan, dan penyusunan instrumen dan konsep
evaluasi. Terkendala penentuan instrumen yang tepat serta
perencanaan jangka panjang penerapan sistem evaluasi dan
validitas, mengakibatkan program kerja ini masih dalam proses. Follow
up dari program kerja ini adalah penerapan konsep dan instrumen
pada evaluasi karyawan semester 1.
Selain tugas yang dilaksanakan oleh Bidang Personalia di atas,
selama triwulan pertama ini Bidang Personalia juga melaksanakan
kegiatan sebagai berikut:
1. Pendistribusian beasiswa anak karyawan, yang merupakan salah
satu bentuk kesejahteraan kepada karyawan, sejumlah 5 orang
anak.
2. Sosialisasi perhitungan dan ketentuan gaji kepada karyawan
sesuai dengna proyeksi yang telah dibuat.
3. Pendistribusian Peraturan Perusahaan (PP) yang telah
diamandemen.
4. Pengadaan dan pendistribusian kado dan seragam karyawan.
5. Penyerahan best employee dan pengumuman pelaksanaan
rekreasi karyawan dalam senam karyawan.
6. Perhitungan SHU karyawan tahun 2016 serta pendistribusiannya.
7. Evaluasi jam kerja bersama dengan kordinator divisi untuk tahun
2017.
43
REKOMENDASI
a. Pelaksanaan evaluasi karyawan terkait keberlanjutan karyawan
hendaknya dilaksanakan sesuai jadwal yang telah ditentukan
agar kebutuhan komposisi karyawan dapat direncanakan
dengan baik.
b. Bersama dengan bidang lain yang bersangkutan dengan divisi
usaha, hendaknya mengadakan briefing divisi secara rut in
minimal 1 kali dalam 2 bulan.
c. Mengadakan kordinasi bidang secara rut in untuk membahas
permasalahan divisi yang dialami oleh masing-masing
penanggung jawab, serta kordinasi dengan bidang lain terkait
keputusan yang diambil sehingga t idak lagi terdapat celah untuk
ditolak oleh karyawan.
d. Perpanjangan kontrak dilaksanakan secara tepat waktu untuk
mencegah kekosongan posisi karyawan yang merasa kurang
dihargai.
e. Melakukan perekapan dan pemantauan kontrak karyawan
secara teratur, melakukan update data karyawan di BPJS, dan
mengoptimalkan konsultasi serta pendampingan dari alumni.
f. Peningkatan komunikasi dengan karyawan terkait kebijakan dan
pengumuman.
44
.
JANUARI
a. Rencana Program Kerja Bidang Usaha 2017
Rencana program kerja atau disingkat RPK merupakan landasan
bagi manajemen 2017 dalam melaksanakan arahan dan
pengembangan bidang mereka. RPK berlandaskan pada GBPK yang
merupakan rincian dari GBHK bidang dan GBHK organisasi
manajemen. Pembuatan RPK ini mengacu pada polubjang. Semua
bidang di manajemen Kopma UNY pada bulan Januari wajib
membuat RPK sebagai rencana tahun berikutnya. Kendala
pembuatan RPK pada bidang usaha adalah berkenaan dengan
jadwal penyusunan berbenturan dengan masa transisi pergantian
manajemen Kopma UNY. Tindak lanjut dari program kerja ini adalah
implementasi dari RPK yang telah disusun dan disetujui.
45
FEBRUARI
Rapat Anggota Tahunan biasanya diadakan pada bulan
Februari, namun pada tahun 2017 ini diadakan pada bulan Januari.
Hal ini membuat pada bulan Februari sudah dilant iknya manajemen
Kopma UNY 2017. Bidang Usaha 2017 bertemakan “Usaha Profektik”
terdiri atas lima personel dengan satu kepala bidang dan empat
asisten bidang. Ketua bidang bertanggung jawab atas
keberlangsungan fungsi bidang usaha yang dibantu oleh empat
asisten. Ketua bidang usaha diampu oleh Patriadin Riyadi Bait ipur.
Fokus keempat asisten terbagi menjadi ke dalam kategori divisi usaha,
yaitu retail, cafetaria, dan layanan jasa. Asisten retail dipegang oleh
Rizqi Aji Darmawan dan Edo Agust iansah Suharto. Asisten cafetaria
dipegang oleh Andi Sulaiman, sedangkan asisten jasa dan
pembiayaan dipegang oleh Fajar Uji Lestari. Dengan demikian, set iap
kategori divisi usaha sudah ditangani oleh masing-masing asisten
usaha.
Bulan Februari seluruh personil bidang dalam manajemen Kopma
UNY t idak memiliki program kerja karena waktu yang t idak penuh satu
bulan setelah pelantikan, yaitu hanya berkisar dua minggu. Meskipun
demikian bidang usaha memiliki target tersendiri pada bulan Februari.
Target ini merupakan acuan internal bidang usaha yang t idak melalui
rapat ekoor, diantaranya adalah:
1. Sarana dan prasarana Garden Cafe, dimana fokus perbaikan
adalah atap Garden Cafe. Namun dalam pelaksanaan program
kerja ini, belum berkoordinasi dengan bidang keuangan
mengenai biaya yang akan dikeluarkan, sehingga pada bulan
Februari t idak terlaksana dan dijadikan salah satu langkah dalam
program kerja bulan Maret.
2. Promo paket nongkrong divisi Core untuk menarik pelanggan
supaya di Core lebih lama dan hemat. Pekerjaan ini terlaksana,
46
namun t idak berjalan efekt if karena promo ini dilaksanakan
secara tergesa-gesa dan sounding nya t idak menyebar luas.
Kelanjutan dari program kerja ini berupa evaluasi promo divisi
retail yang dijadikan pekerjaan di luar proker bulan Maret.
3. Pembuatan katalog produk jasa supaya pelanggan mengetahui
apa saja produk yang ditawarkan oleh Kopma UNY. Pekerjaan ini
telah selesai kemudian didistribusikan kepada konsumen dan
calon konsumen jasa pada bulan Maret. Asisten jasa dan
pembiayaan juga akan melakukan promosi produk simpanan USP
Amanah. Promosi ini rencananya melalui media cetak dan media
sosial, namun pada bulan Februari belum selesai dan menjadi
program kerja di bulan Maret untuk mendukung launching produk.
4. Analisis produk Garden Cafe sebagai t indak lanjut dari
kepengurusan sebelumnya. Program kerja ini sebelumnya telah
dilakukan oleh Asisten cafetaria tahun 2016 dengan alasan ingin
mengetahui apakah kesesuaian harga pokok produk sudah tepat
bila dibandingkan harga produk dan adanya pajak restoran.
Langkah yang telah ditempuh asisten sebelumnya adalah
menjabarkan harga pokok dan margin yang diinginkan.
Mengeleminasi produk yang t idak diminati oleh pelanggan
dengan data penjualan selama satu tahun. Pekerjaan ini belum
terlaksana dan dijadikan program kerja pada bulan Maret.
MARET
a. Persiapan Launching Produk USP Amanah Tabunganku dan
Deposito
Program kerja yang telah terlaksana ini merupakan bentuk sinergi
antara bidang usaha dan bidang keuangan. Bidang keuangan yang
mengusung konsep produk simpanan dan segala perlengkapan
administrasinya, sedangkan bidang usaha mempromosikan adanya
47
produk simpanan dengan harapan mahasiswa maupun masyarakat
umum tertarik untuk menyerahkan uang sebagai simpanan melalui
produk baru ini. Persiapan launching ini sudah terlaksana dengan hasil
akhir yaitu media promosi berupa leaflet, X-banner, dan pamflet
ukuran A3. Kendala dalam program kerja ini menurut asisten usaha
adalah sulit mencari desain pamflet serta sulit membagi waktu untuk
promosi. Kelanjutan dari program kerja ini adalah pendistribusian
media promosi kepada konsumen.
b. Pembuatan Katalog Penawaran Produk Garden Cafe
Program kerja ini dilakukan oleh Kabid Usaha sebagai t indak
lanjut dari fokus perbaikan produk yang dilakukan manajemen 2016.
Namun, program kerja ini masih dalam proses. Langkah yang telah
dilakukan adalah analisis produk. Kabid usaha sebelum membuat
katalog penawaran produk, terlebih dahulu melakukan fiksasi produk
melalui analisis HPP dan SOP. Kendala yang dihadapi oleh kabid
usaha adalah data-data yang dibutuhkan belum terekap secara
sempurna sehingga menyulitkan dalam penyusunan konten katalog
produk. Proker ini diharapkan Garden Cafe dapat lebih dikenal
masyarakat dan pada akhirnya meningkatkan jumlah penjualan divisi.
c. Pembaharuan Paket Persewaan Tempat Garden Cafe
Program kerja ini bertujuan untuk memaksimalkan pendapatan
sewa Garden Cafe dengan diiringi perbaikan tempat dan
melengkapi fasilitas. Fasilitas yang baru diperbaiki adalah perbaikan
atap dan pintu kamar mandi. Perbaikan fasilitas ini juga akan
berdampak pada kenyaman pelanggan Garden Cafe. Namun,
program kerja ini masih dalam proses karena asisten merasa kesulitan
dalam prosedur pengadaan fasilitas di Kopma UNY. Dengan adanya
program kerja ini, diharapkan dapat memaksimalkan pendapatan di
luar usaha dari Garden Cafe.
48
d. Pembaharuan Konsep dan Pengadaan Loker Barang Minimarket
Program kerja ini sebagai upaya pengendalian internal divisi
Minimarket, karena selama ini divisi ini t ingkat kehilangan barangnya
cukup t inggi. Wujud pengendalian ini diant isipasi dengan cara
pengadaan loker barang Minimarket, sehingga konsumen yang akan
bertransaksi di Minimarket wajib menit ipkan tas, jaket, ataupun
barang bawaan lainnya. Namun, konsep ini belum mengakomodasi
mahasiswa yang ingin bertemu dengan manajemen ket ika malam
hari, apakah harus menit ipkan barang atau t idak. Harapan ket ika
loker sudah dapat digunakan adalah t ingkat kehilangan barang
menjadi lebih sedikit . Kendala yang dihadapi oleh asisten adalah
kurangnya relasi dalam pembuatan rak dengan konsep outdoor.
Loker yang akan digunakan masih dalam proses pembuatan,
sehingga program kerja ini masih dalam proses.
e. Analisis karakteristik konsumen Kopma UNY Core
Kopma UNY Core yang berdiri pada 13 Januari 2015 ini
merupakan divisi terbaru Kopma UNY dimana target pasar adalah
mahasiswa, dosen, dan masyarakat. Program kerja ini bertujuan untuk
mengetahui bagaimana karakterist ik konsumen Kopma UNY Core
sesuai dengan target pasar. Informasi karakterist ik konsumen ini
bermanfaat untuk acuan dalam pelaksanaan dan pengembangan
divisi Kopma UNY Core di bulan berikutnya. Pengambilan data di
lapangan menggunakan angket dengan variabel lokasi toko, promo,
harga, kelengkapan produk, pelayanan, dan fasilitas. Tujuan angket
ini adalah mengetahui apa yang dicari konsumen ket ika datang di
Kopma UNY Core. Angket yang telah kembali berjumlah 87 angket
dan sedang dalam proses pengolahan data, sehingga program kerja
ini masih dalam proses. Hasil akhir dari program kerja ini adalah
berupa laporan analisis karakterist ik konsumen Kopma UNY Core,
sehingga diharapkan dapat menjadi landasan bidang usaha dalam
49
menentukkan produk unggulan dan jenis promosi yang akan
dilakukan.
Selain melaksanakan yang dijelaskan di atas, bidang Usaha juga
melaksanakan beberapa pekerjaan tambahan, yaitu sebagai berikut:
1. Administrasi produk divisi Jasa, hasilnya berupa daftar produk apa
saja yang ada terdapat di divisi jasa.
2. Pembuatan katalog produk divisi Jasa telah terlaksana dengan
tujuan untuk mengenalkan produk atau layanan apa saja yang
dilayani oleh divisi Jasa sebagai salah satu bentuk promosi.
3. Pencetakan kartu mitra, bertujuan untuk memberikan kartu
identitas kepada mitra dan mempermudah hilir alur mitra ke Jasa.
Namun, masih dalam proses karena ada mitra yang belum
memberikan foto sehingga belum dilakukan pencetakan kartu
mitra.
4. Pembaharuan kontrak kerjasama dengan mitra jasa masih dalam
proses karena rencananya bukan hanya pembaharuan kontrak
saja namun perbaikan dan transparansi data antar mitra.
5. Pembuatan desain promo Tokoku telah terlaksana dimana promo
ini berupa pemberian piring grat is sebagai upaya memikat
konsumen dari masyarakat. Hal ini sebagai ant isipasi adanya
sebagian besar mahasiswa UNRIYO selaku target pasar TokoKU,
karena lokasi kampus dan toko yang berdekatan yang menjalan
prakt ik di luar kampus.
6. Renovasi atap GC telah terlaksana dengan target sebelum
diadakannya temu alumni Kopma UNY sekaligus merupakan salah
satu perbaikan fasilitas Garden Cafe untuk paket persewaan.
7. Perapihan data arsip bidang usaha telah terlaksana dan dapat
dilihat secara visual perbedaan kerapian arsip data.
50
8. Evaluasi promosi divisi retail masih dalam proses. Promosi yang
akan dievaluasi ada dua, yaitu promo piring grat is di TokoKu dan
paket nongkrong di Core.
9. Pengadaan genset Minimarket telah terlaksana dan dipasang di
sebelah bangunan minimarket dekat dengan mushola.
51
DIVISI USAHA KOPMA UNY
1. Minimarket
Januari Februari Maret
PENDAPATAN
Realisasi 910.496.584 1.040.361.905 1.163.728.435
APBK 923.435.870 1.010.496.113 1.065.506.780
Ketercapaian 99% 103% 109%
LABA BERSIH
Realisasi 50.656.201 74.509.719 54.304.705
APBK 35.913.991 36.428.016 43.793.749
Ketercapaian 141% 205% 124%
Minimarket masih menjadi penyumbang laba terbesar
dibanding dengan divisi, hal ini dapat dilihat dari laba Minimarket
per bulan yang mencapai angka di atas Rp 50.000.000,00 pada
triwulan pertama. Pada tahun 2017, divisi Minimarket Kopma UNY
52
memilih target Optimis. Ketercapaian realisasi pendapatan
dibanding dengan APBK yang telah disepakati mengalami tren
naik, yaitu dari 99% lalu 103% dan pada bulan Maret pada t it ik
109%. Pada bulan Januari, pendapatan belum mencapai APBK,
namun pada t it ik pendapatan itu, ketercapaian laba bersih usaha
mencapai 141% lalu disusul bulan Februari 205%, dan Maret 124%.
2. Garden Cafe
Januari Februari Maret
PENDAPATAN
Realisasi 40.748.150 42.806.722 48.186.228
APBK 68.590.699 70.593.246 63.331.290
Ketercapaian 59% 61% 76% LABA BERSIH
Realisasi (13.039.403) (1.562.656) 1.579.594
APBK 2.761.879 1.901.965 4.701.552
Ketercapaian -472% -82% 34%
Garden Cafe pada triwulan pertama tahun 2017 sudah
mengalami kerugian cukup besar pada bulan Januari, yaitu
sebesar Rp 13.039.403 padahal apabila dibandingkan dengan
bulan Februari total pendapatan t idak terlampau jauh.
Permasalahan ini berakar pada t ingginya jumlah biaya non
operasional, pada bulan Januari terdapat pengeluaran pesangon
karyawan sebesar Rp 2.861.000 dan pembelian perlengkapan
hingga Rp 5.886.040 sedangkan bulan Februari hanya Rp 701.800.
Pada tahun 2017, Garden Cafe berlandaskan APBK Middle. Secara
berturut-turut ketercapaian pendapatan dibanding dengan APBK
adalah 59%, 61%, dan 76%. Kerugian pada bulan Januari
menyebabkan persentase ketercapaian minus 472%.
53
3. USP
Januari Februari Maret
PENDAPATAN
Realisasi 2.854.500 3.221.603 3.057.857
APBK 5.886.533 6.338.983 6.570.209
Ketercapaian 48% 51% 47%
LABA BERSIH
Realisasi 79.315 302.172 -44.683
APBK 902.598 564.279 1.007.047
Ketercapaian 9% 54% -4%
Divisi USP pada tahun 2017 berlandaskan pada APBK Optimis.
Pencapaian pada triwulan pertama ini belum sesuai yang
diharapkan. Komponen pendapatan USP diantaranya adalah bagi
hasil pinjaman dan provisi administrasi, dengan pengalihan denda
yang awalnya sebagai tambahan pendapatan menjadi dana
sosial Kopma UNY. Persentase ketercapaian USP berturut -turut 48%,
51%, dan 47%. Persentase yang demikian rupa diindikasikan oleh
kurangnya penagihan pada bulan yang bersangkutan dan biaya
yang cenderung naik. Ketercapaian laba usaha secara berturut -
turut adalah 9%, 54%, dan -4%.
4. Layanan Jasa
Januari Februari Maret
PENDAPATAN
Realisasi 49.872.700 48.847.000 63.937.080
APBK 61.107.200 60.125.822 80.443.016
Ketercapaian 82% 81% 79%
LABA BERSIH
Realisasi (907.865) 3.175.243 4.174.242
APBK 4.744.029 4.008.944 2.004.641
Ketercapaian -19% 79% 208%
Divisi layanan jasa pada tahun 2017 berlandaskan pada APBK
Optimis. Pada bulan Januari layanan jasa mengalami kerugian
54
sebesar Rp 907.865 dan pada bulan selanjutnya mengalami
loncatan yang signifikan menjadi laba Rp 3.175.243. Triwulan
pertama pada tahun 2017, pendapatan belum mencapai
ketercapaian 100%. Secara berturut -turut ketercapaian mengalami
tren penurunan, yaitu 82%, 81%, dan 79%. Bulan Maret, terjadi
lonjakan ketercapaian laba 208% dikarenakan realisasi
pendapatan yang mengalami peningkatan sebesar 24 %.
5. TokoKU
Januari Februari Maret
PENDAPATAN
Realisasi 128.156.775 118.576.675 124.626.475
APBK 153.675.538 149.563.242 155.059.658
Ketercapaian 83% 79% 80%
LABA BERSIH
Realisasi (6.723.324) (644.132) 162.694
APBK 1.654.324 (68.301) 1.356.318
Ketercapaian -406% 943% 12%
Divisi TokoKu pada bulan Januari dan Februari mengalami
kerugian dan pada bulan Maret laba usahanya sangat kecil yaitu
sebesar Rp 162.694. Persentase ketercapaian omzet adalah sebesar
83%, 79%, dan 80%. TokoKu berlandaskan pada APBK middle.
Permasalahan secara umum pada divisi retail adalah sistem yang
berujung pada kurang validnya data persediaan sehingga
menyebabkan ket idakstabilan angka yang dihasilkan, baik itu profit
margin dan lainnya.
55
6. Kopma UNY Core
Januari Februari Maret
PENDAPATAN
Realisasi 80.059.300 76.071.129 92.294.000
APBK 133.644.472 125.433.811 141.264.212
Ketercapaian 60% 61% 65%
LABA BERSIH
Realisasi (1.254.825) 18.399.190 (16.092.684)
APBK 8.042.595 6.075.866 3.571.287
Ketercapaian -16% 303% -451%
Divisi Core berlandaskan pada APBK Middle, dan
ketercapaian pendapatan pada triwulan pertama rata-ratanya
adalah 62%. Sedangkan berturut -turut ketercapaian laba usaha
adalah -16%, 303%, dan -451%. Berdasarkan persentase tersebut
sangat tampak ket idakstabilan divisi. Indikasi penyebab
ketidakstabilan tersebut adalah data sistem informasi yang
digunakan. Pada bulan Februari gross margin yang dihasilkan oleh
Core adalah sebesar 52% sedangkan bulan Maret 6%.
56
REKOMENDASI :
1. Pembuatan matrik kerja tahunan sebagai acuan t ime line kerja
selama satu tahun.
2. Pembuatan agenda promosi jangka panjang set iap divisi sesuai
dengan kalender event.
3. Pembuatan lampiran dalam draft ekoor yang memuat promosi
t iap bulan masing-masing divisi.
4. Perbaikan t able manner Garden Cafe.
5. Pembukuan analisis HPP guna mempermudah promo diskon.
6. Penekanan SPI dalam operasional divisi.
7. Optimalisasi pengadaan persediaan barang di Kopma UNY Core.
8. Kotak saran untuk set iap divisi usaha.
9. Study banding terkait pengadaan gudang dan prosedur Stock
opname yang lebih efekt if dan efisien.
57
PENUTUP
Demikian laporan Triwulan 1 kami buat dengan sebenar-
benarnya sesuai hasil kepengawasan kami selama periode bulan
Januari sampai Maret 2017. Laporan ini diharapkan dapat
memberikan gambaran kepada anggota, pembina, dan penasehat
tentang kinerja kepengurusan Kopma UNY 2017 pada triwulan
pertama dan dapat dijadikan sebagai bahan pert imbangan. Krit ik
dan saran sangat kami harapkan untuk memperbaiki, meningkatkan,
dan mengembangkan Kopma UNY menjadi yang lebih baik.
