PETUNJUK TEKNIS

GAMAISTY 2015

Waktu Durasi Agenda Petunjuk Teknis PJ06.00-06.30 30’ Briefing Panitia Briefing dipimpin oleh ketua pelaksana dilanjutkan dengan pengarahan acara

oleh tim acara. Ketua pelaksana memastikan seluruh panitia sudah hadir. Koor setiap sie. mengarahkan staffnya untuk kumpul per sie agar memudahkan koordinasi.

Acara : menjelaskan juknis dan mengarahkan setiap sie. untuk saling berkoordinasi satu sama lain. Cek semua job desc untuk setiap sie. (sudah lengkap apa belum)

PDD : melakukan dokumentasi terhadap jalannya agenda briefing KSK : membagikan juknis kepada setiap sie. dan mengedarkan

presensi kehadiran panitia (tanda tangan dan waktu kehadiran) Perlengkapan : memastikan seluruh alat-alat dan kebutuhan di hari

tersebut sudah tersedia dan bisa digunakan. Konsumsi : memastikan konsumsi untuk panitia dan peserta sudah

siap dan tinggal dibagikan. Saat persiapan teknis silakan untuk menempatkan snack peserta di meja KSK.

Humas : memastikan pembicara hari tersebut bisa hadirSebelum persiapan teknis, ketua pelaksana mempersilakan setiap sie. untuk berkoordinasi satu sama lain untuk melancarkan acara kemudian setiap sie. menyamakan waktu di jam tangan atau HP masing-masing.

Ketua Pelaksana dan Arif

06.30-07.15 45’ Persiapan Teknis Setiap sie. menempati posisinya masing-masing

Acara : stay di posisi masing-masing untuk berkoordinasi dengan sie. yang lainnya (jangan lupa time keeper dan runner dipersiapkan)

PDD : memastikan backdrop, penataan panggung sudah sesuai dengan SOP PDD; melakukan dokumentasi selama persiapan teknis ; memastikan kenang-kenangan pembicara sudah diletakkan di meja operator, memastikan video KS sudah di laptop operator

Konsumsi : mengambil konsumsi yang sudah dipesan dan diletakkan di meja KSK ; ada yang stay di meja KSK untuk membagikan kepada peserta setelah peserta datang

Perlengkapan : mempersiapkan ruangan seminar yakni meja dan kursi untuk pembicara dan moderator, meja KSK di depan ruangan, microphone, sound, wireless, LCD, laptop, kursi untuk peserta, nampan beserta taplak meja untuk memberikan kenang-kenangan kepada pembicara, meja dan kursi operator (menyesuaikan kebutuhan yang

Arif

perlu dipersiapkan) ; jangan lupa disediakan ruang tunggu untuk pembicaraNB : meja KSK dibuat dua sisi di depan pintu masuk untuk mempercepat jalannya registrasi peserta

Humas : memastikan pembicara, pihak dekanat, dan orang-orang terkait sudah hadir dan tugas LO (PJ LO diserahkan kepada humas, silakan dikoordinasikan sendiri) ; memastikan materi seminar dari pembicara sudah diberikan kepada KSK untuk dicetak dan memberikan soft file materi kepada operator yakni sekbend (jika ada)

KSK : memastikan presensi kehadiran peserta sudah siap dan ditaruh di meja KSK ; menyiapkan handout materi pembicara (jika ada) ; stand by di meja KSK ; ada yang stay untuk menjadi penerima tamu di depan pintu masuk

MC : silakan check sound di tempat sebelum acara dimulai Sekbend : menempati posisi dan memastikan semua file (materi

pembicara, backsound dll) yang akan ditampilkan sudah di laptop operator

07.15-07.30 15’ Pengondisian tempat Semua kebutuhan sudah disiapkan, semua piranti memastikan seluruh panitia sudah siap dengan job desc masing-masing. Kebutuhan susulan silakan seluruh panitia langsung sigap

Arif

07.30-8.00 30' Registrasi Peserta Setiap sie. sudah stay di posisi masing. Teknis masuk : peserta melakukan registrasi (presensi kehadiran) konsumsi membagikan snack ke setiap peserta yang masuk KSK mempersilakan peserta masuk ke dalam ruangan

Acara : menempati spot yang telah ditentukan PDD : dibagi dalam beberapa spot yakni di dalam ruangan dan di

sekitar meja KSK untuk melakukan dokumentasi KSK : dibagi di dua tempat (stay di meja KSK dan menjadi penyambut

tamu di depan pintu). Yang di depan pintu masuk : mempersilakan masuk peserta yang datang dan menginstruksikan peserta untuk menempati tempat duduk yang telah disediakan. Yang di meja KSK : menginstruksikan peserta untuk melakukan presensi kehadiran

Konsumsi : membagikan snack kepada setiap peserta yang masuk setelah peserta melakukan registrasi

Humas : LO dekanat dan pembicara (jika sudah hadir di ruang tunggu) Sekbend : memutarkan lagu-lagu yang membangkitkan semangat

(lagu diatur oleh acara) saat peserta mulai memasuki ruangan seminar

Husein

8.00-08.10 10’ Pembukaan MC memasuki ruangan dari pintu masuk (teknis masuk menyesuaikan) bisa diiringi dengan backsoundMC menyambut peserta dan membacakan susunan acara ; memandu jalannya

Husein

acara Humas : mengantarkan pihak dekanat ke meja tunggu (jika

disediakan), memastikan moderator dan pembicara sudah hadir di ruang tunggu

Perlengkapan : stand by, jika terjadi kesalahan non teknis seperti sound mati, microphone mati dll langsung tanggap

PDD : melakukan dokumentasi terhadap jalannya acara8.10-8.40 30’ Sambutan MC mempersilakan pemberi sambutan untuk maju ke depan audien

Perlengkapan : stand by, jika terjadi kesalahan non teknis seperti sound mati, microphone mati dll langsung tanggap

PDD : melakukan dokumentasi terhadap jalannya acara

Husein

08.40 -08.50 10’ Sesi Moderator MC mempersilakan moderator untuk memasuki ruangan seminar dan mempersilakan duduk di tempat yang telah disediakanMC menyerahkan sesi ke moderator moderator yang memandu jalannya acara selanjutnyaModerator membuka sesi pemateri memperkenalkan diri dan mempersilakan pembicara untuk memasuki ruangan seminar

Perlengkapan : stand by, jika terjadi kesalahan non teknis seperti sound mati, microphone mati dll langsung tanggap

PDD : melakukan dokumentasi terhadap jalannya acara Humas : LO pembicara Konsumsi : memastikan snack moderator dan pembicara sudah siap

dan tinggal diantar ; trash bag sudah disiapkan di samping meja KSK

T

08.50-10.15 40' Talkshow :pengenalan blue

economy pentingnya ilmu interdisipliner

dalam perkembangan blue

economy

Moderator memperkenalkan pembicara, membacakan CV pembicara, dan mempersilakan pembicara masuk ruangan

Perlengkapan : stand by, jika terjadi kesalahan non teknis seperti sound mati, microphone mati dll langsung tanggap

PDD : melakukan dokumentasi terhadap jalannya acara Konsumsi : mengantar snack pembicara dan moderator ke meja

pembicara (teknis : setelah pembicara duduk baru diantar) Acara memastikan yang memberikan kenang-kenangan dan pembawa

baki sudah stay 10 menit sebelum acara selesai Humas : memastikan pengisi hiburan sudah siap untuk memberikan

hiburan kepada peserta (sudah di ruang tunggu)Setelah pemaparan materi, moderator memimpin jalannya sesi diskusi moderator menutup sesi diskusi moderator mengembalikan acara kepada MC penyerahan kenang-kenangan pemberi kenang- kenangan dan pembawa baki sudah siap PDD take photo

T

MC mempersilakan pembicara dan moderator untuk meninggalkan ruangan seminar

10.15-10.30 15'

Hiburan

MC mempersilakan pemberi hiburan memasuki ruangan

Perlengkapan : stand by, jika terjadi kesalahan non teknis seperti sound mati, microphone mati dll langsung tanggap

PDD : melakukan dokumentasi terhadap jalannya acara Humas : LO pemberi hiburan

T

10.30-11.15 45' Talkshow :Peranan Inovasi

Mahasiswa dalam Menyongsong Blue

Economy

MC mengenalkan moderator dan mempersilakan memasuki ruangan Moderator memasuki ruangan dan memperkenalkan pembicara, membacakan CV pembicara, dan mempersilakan pembicara masuk ruangan

Perlengkapan : stand by, jika terjadi kesalahan non teknis seperti sound mati, microphone mati dll langsung tanggap

PDD : melakukan dokumentasi terhadap jalannya acara Konsumsi : mengantar snack pembicara dan moderator ke meja

pembicara (teknis : setelah pembicara duduk baru diantar) Acara memastikan yang memberikan kenang-kenangan dan pembawa

baki sudah stay 10 menit sebelum acara selesai Humas :

Setelah pemaparan materi, moderator memimpin jalannya sesi diskusi moderator menutup sesi diskusi moderator mengembalikan acara kepada MC penyerahan kenang-kenangan pemberi kenang-kenangan dan pembawa baki sudah siap PDD take photo

MC mempersilakan pembicara dan moderator untuk meninggalkan ruangan seminar

Rose

11.35-11.50 20' Sesi Tanya Jawab Rose11.35-11.50 15’ Pemutaran Video

KSMC memandu pemutaran video KS.Sekbend : memutarkan video KSPDD : melakukan dokumentasiPerlengkapan : stand by jika ada kesalahan non teknis

Rose

11.50-12.10 20’ Penutupan MC menutup acara dan mengingatkan peserta untuk mengunjungi stand KS di sekitar ruangan seminar dan sebelumnya menjelaskan bahwa peserta muslim diharapkan untuk shalat di tempat yang telah ditentukan kemudian menginstruksikan peserta untuk datang kembali ke tempat untuk melaksanakan expo KS

Rose

12.00-13.00 60’ ISHOMA Rose13.00-15.00 60; Expo Kelompok

StudiExpo kelompok studi, bersamaan dengan penyiapan sertifikat oleh KSK. Akbar