jti, vol 5 no.2, desember 2013 rusdiyanto perancangan

JTI, Vol 5 No.2, Desember 2013 Rusdiyanto

STMIK-MURA Lubuklinggau 36

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI DINAS KEPEGAWAIAN

TANAMAN PANGAN DAN HORTIKULTURA PALEMBANG

Rusdiyanto

(Dosen STMIK-MURA Lubuklinggau)

ABSTRAK

Perkembangan komputer yang sangat pesat pada saat ini mempermudah masyarakat dalam

menyelesaikan pekerjaan di segala bidang karena komputer dapat menghemat waktu dan tenaga

para pengguna, tapi pada sistem Administrasi Pegawai Dinas Tanaman Pangan dan Hortikultura

Palembang, masih ada menggunakan sistem manual, misalnya pembuatan laporan yang

berhubungan dengan administrasi pegawai, sehingga masih memungkinkan akan terjadinya

kekeliruan dalam penulisan data. Masalah yang ada pada Dinas Tanaman Pangan dan Hortikultura

Palembang, maka dirancang suatu sistem penggajian pegawai secara komputerisasi dengan

membuat sebuat program aplikasi penggajian yang menggunakan Bahasa Pemrograman Borland

Delph7.0 dengan Pengelolahan InterBase, yang diharapkan dapat mengatasi permasalahan yang

ada di Dinas Tanaman Pangan dan Hortikultura Palembang, mempercepat pengaksesan data dan

menjadikan sistem penggajian pegawai akan lebih efektif dan efisien

Kata kunci: Sistem Informasi, Administrasi kepegawaian, dan Interbase.

PENDAHULUAN

Latar Belakang Penelitian

Perkembangan teknologi informasi saat ini

komputer telah mengalami penyempurnaan

dan perkembangan ke arah yang lebih baik,

yaitu baik dari segi kualitas software

maupun hardwarenya. Itu semua ditujukan

untuk meningkatkan fasilitas yang

digunakan untuk membantu pekerjaan

manusia, baik dalam menyelesaikan kinerja

tugas - tugasnya dan mencari maupun

menyebarkan informasi secara cepat dan

tepat dengan mudah.

Instansi Pemerintah yang bergerak dibidang

Tanaman Pangan dan Hortikultura ini

dituntut untuk melaksanakan suatu cara yang

terstruktur, terarah dan terorganisasi dengan

baik agar dapat melayani masyarakat dengan

baik dan dapat memberikan kesempatan

kepada masyarakat yang ingin ikut serta

dalam pencapaian tujuan tersebut. Oleh

karena itu seiring terjadinya kesulitan -

kesulitan dalam pembuatan laporan data

pegawai dan penggajiaan pegawai, efisiensi

waktu dan kebutuhan informasi tentang

aktivitas Instansi yang bersangkutan

sehingga Instansi Pemerintah diharapkan

dapat melaksanakan kegiatan dan

aktivitasnya secara professional, agar dapat

beroperasi secara efektif dan terus menerus.

Pengawasan terhadap aktivitas pengelolaan

data pegawai pada saat ini yang sudah

mulai menggunakan sistem komputerisasi

sudah sedikit membantu Instansi Pemerintah

dalam menghasilkan informasi - informasi

yang diperlukan. Seiring waktu yang

berjalan dan semakin cepatnya arus

informasi yang berpengaruh pada

perkembangan suatu Instansi Pemerintah,

maka sistem yang dipakai tidak lagi banyak

membantu dalam pemenuhan kebutuhan

informasi seperti keterlambatan laporan,

pendataan pegawai yang harus dicatat

berulang sehingga memungkinkan

terjadinya kesalahan, informasi data

pegawai dan data penggajian yang harus

dicek ke bagian Administrasi sehingga

berpengaruh pada tidak efisiennya waktu

kerja.

Berdasarkan pengamatan tersebut, penulis

melihat bahwa Dinas Tanaman Pangan dan

Hortikultura Palembang terutama bagian

pengelolaan data pegawai dan penggajian

pegawai masih dilakukan dengan

menggunakan program Excel dan Word,

dimana setiap pencatatan dan perhitungan

masih dilakukan setahap demi setahap,



kendala lain yaitu pada saat membutuhkan

informasi data pegawai harus berulang kali

menghubungi bagian pengelolaan data

pegawai. berdasarkan hal tersebut penulis

merumuskan judul Perancangan Sistem

Informasi Administrasi Kepegawaian Dinas

Tanaman Pangan dan Hortikultura

Palembang.

Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas,

penulis mengidentifikasi masalah yang

dihadapi oleh Dinas Tanaman Pangan dan

Hortikultura adalah Penyimpanan dan

pengolahan data pegawai, informasi dan

pembuatan laporan data pegawai dan gaji

pegawai masih menggunakan cara aplikasi

yang sederhana atau belum maksimal

kinerjanya.

Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang

identifikasi masalah di atas, maka penulis

merumuskan masalah yaitu bagaimanakah

merancang sistem informasi Administrasi

Kepegawaian Dinas Tanaman Pangan dan

Hortikultura Palembang agar tercapai

efektifitas dan efisiensi kerja, sehingga dapat

memberikan informasi yang tepat dan akurat

bagi pihak instansi yang berkaitan.

Batasan Masalah

Penelitian ini penulis membatasi ruang

lingkup masalah adalah membahas tentang

pengelolaan data pegawai baru dan lama

yang mencakup penerimaan pegawai baru

dan pengelolaan data pegawai lama,

pengangkatan pegawai baru, kenaikan

jabatan,kenaikan golongan serta penggajian

sehingga dapat dihasilkan laporan data

pegawai secara periodik.

Tujuan Penelitian

1. Memperbaiki kekurangan pada sistem

yang lama dengan menerapkan sistem

komputerisasi memiliki kemampuan

untuk melakukan pengolahan data yang

kompleks dan penyimpanan data di

dalam database lebih mudah.

2. Untuk mengetahui kemampuan dalam

membuat dan merancang suatu

program aplikasi sistem pengolahan

data dan gaji pegawai di Dinas


Palembang.

3. Mencari solusi yang tepat, bagaimana

Perancangan Sistem Informasi

Administrasi Kepegawaian Dinas


Palembang dapat berjalan dengan baik.

Manfaat Penelitian

1. Meningkatkan kemampuan dalam

membuat dan merancang suatu

program aplikasi komputer sehingga

dapat bermanfaat bagi penulis di masa

yang akan datang.

2. Memudahkan petugas administrasi

kepegawaian, terutama bagi Dinas


Palembang dalam menghindari

kehilangan arsip data.

3. Dapat menambah ilmu pengetahuan

dan pengalaman dalam melakukan

suatu penelitian ilmiah.

Landasan Teori

Konsep Dasar Sistem Informasi

Administrasi

Administrasi adalah suatu pekerjaan

yang sifatnya mengatur segala pekerjaan

yang berhubungan dengan tulis -menulis,

surat - menyurat, dan mencatat

(membukukan) setiap. Perubahan yang

terjadi di dalam organisasi itu (Administrasi

Perusahaan Negara, Harris Muda, 2003:38).

Defenisi Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem di

dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan

transaksi harian, mendukung operasi,

bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari

suatu organisasi dan menyediakan bagi

pihak luar tertentu dengan laporan-laporan

yang diperlukan (Jogiyanto, 2005:11).

Definisi lain sistem informasi adalah suatu

sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri

dari komponen-komponen dalam organisasi

untuk mencapai suatu tujuan yaitu

menyajikan informasi. (Al-Bahra,2005:13)

Data Pegawai

“Pengelolaan Data Pegawai berarti

seseorang atau bagian yang mengurus data



atau informasi seluruh pegawai ”(Trisno

Yuwono, 2005:425).

Aktifitas Pengelolaan Data Pegawai

inilah yang sangat berpengaruh pada

kelangsungan hidup setiap perusahaan atau

Instansi Pemerintah, kemajuan dan

kemunduran Instansi Pemerintah dapat kita

lihat dari cepat atau lambatnya proses

kinerja yang terjadi pada Instansi yang

bersangkutan.

Gaji

Pengertian upah adalah penerimaan sebagai

imbalan dari pengusaha kepada buruh untuk

sesuatu pekerjaan atau jasa yang telah atau

akan dilakukan dinyatakan atau dinilai

dalam bentuk uang yang ditetapkan

berdasarkan persetujuan atau peraturan

perundang - undangan dan dibayarkan atas

dasar suatu perjanjian kerja pengusaha dan

buruh termasuk tunjangan baik untuk buruh

maupun keluarganya.

Pengertian Flowchart

Menurut (Jogiyanto, 2005:68) dalam

bukunya yang berjudul “ Analis dan Desain

Sistem Informasi ”, Bagan aliran

(Flowchart) adalah bagan (chart) yang

menunjukan alir (flow) didalam program

atau prosedur sistem secara logika untuk

memahami sistem yang ada, dapat

digunakan bagan aliran sistem yang

merupakan bagan yang menunjukan arus

pekerjaan secara keseluruhan dari system.

Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)

“Data Flow Diagram ialah representasi

grafik yang menggambarkan aliran

informasi dan transpormasi informasi yang

di aplikasikan sebagai data yang mengalir

dari masukkan (input) dan keluaran (output)

(Rossa,2011:64).

Diagram Arus Data Fisik

Biasanya digunakan untuk menggambarkan

sistem yang lama atau yang sedang berjalan.

Diagram Arus Data

Biasanya digunakan untuk menggambarkan

sistem yang dikembangkan atau sistem yang

baru. Keuntungan dari DFD adalah

memungkinkan kita dapat untuk

menggambarkan sistem dari level yang

paling tinggi menjadi level yang paling

rendah (dekomposisi). Sedangkan

kekurangan dari DFD adalah tidak

menunjukkan proses pengulangan (looping),

proses keputusan dan proses perhitungan.

Diagram alir data atau DFD yang dibuat

terdiri dari :

a. Diagram Context

b. Diagram Level Nol

c. Diagram Rinci

Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD adalah suatu model jaringan

yang menggunakan susunan data yang

disimpan di dalam sistem secara abstrak (Al-

Bahra,2005:142).

Pengertian Interbase

InterBase merupakan software

database relasional client/server yang murni

berorientasi SQL dan secara penuh

menerapkan standar SQL-92, disediakan

oleh Borland Software Corporation untuk

memenuhi kebutuhan para software

devloper akan sebuah database server yang

fleksibel yang dapat digunakan sebagai

tampilan desktop database, tetapi memiliki

skalabilitas yang tinggi untuk digunakan

sebagai database Client/Server secara penuh.

InterBase memiliki fitur-fitur yang sangat

kaya, stored procedure, triggers, views user

defined functions, domain, dan lain-lain,

seperti yang dimiliki oleh Oracle ataupun

Microsoft SQL Server (Jaimy Azle, 2003 :

85).

Data didalam database disimpan

dalam sebuah objek yang disebut berupa

tabel. Tabel sendiri mempunyai arti

kumpulan data yang sejenis, tabel terdiri

data terkecil dari beberapa item informasi

sebagai berikut:

a. Field adalah data terkecil dari suatu

tabel terkecil dari suatu tabel yang

menempati kolom

b. Record adalah kumpulan dari beberapa

field yang saling berhubungan yang

menempati bagian baris.

Borland Delphi 7.0

Menurut (Martina, 2004:1) dalam

bukunya yang berjudul ”Pemrograman

Visual Borland Delphi 7.0 ”, Delphi

merupakan program aplikasi database

dengan lingkungan pemrograman visual,

pemrograman Delphi banyak dilakukan oleh

programmer. Menggunakan Delphi adalah



cara paling sederhana untuk membangun

aplikasi visual.

Delphi merupakan software buatan

Borland yang sangat populer. Delphi adalah

aplikasi database yang memakai bahasa

pascal yang berorientasi objek, yaitu

perluasan dari pemrograman terstruktur

yang mengutamakan pemakaian ulang

program dan enkapsulasi data berdasarkan

fungsinya. Delphi digunakan untuk

membangun aplikasi Windows, aplikasi

grafis, Visual, bahkan aplikasi jaringan

(client/server) dan berbasis internet.

Edisi-edisi Delphi :

1. Personal untuk pemula Delphi

2.. Professional, untuk pengembangan

sebuah aplikasi yang professional,

berisi semua tentang kemampuan dasar,

pemrograman database (termasuk

ADO), server web (WebBroker), dan

beberapa alat bantu lainnya.

3. Enterprise, untuk pengembangan

aplikasi enterprise, berisifasilitas XM,

ersitektur three-tier dan fasilitas-

fasilitas lain.

Menurut (Husni, 2003:8) ada beberapa

keistimewaan dari Borland Delphi 7.0 :

1. IDE yang berkualitas. Delphi yang

memiliki lingkungan pengembangan

yang lengkap. Terdapat menu-menu

yang memudahkan anda mengatur

pengembangan software.

2. Proses kompilasi yang cepat. Delphi

memiliki kecepatan kompilasi yang

tidak perlu diragukan. Karena anda

dapat menjalankan aplikasi tersebut

tanpa harus meng-compile.

3. Mudah digunakan. Delphi

menggunakan bahasa Object Pascal

yang telah mendunia.

4. Aplikasi yang dapat dihasilkan. Delphi

bersifat multi-purpose, dapat digunakan

untuk berbagai keperluan

pengembangan aplikasi.

Delphi memberikan cara termudah

untuk mengakses Database dengan cara

menggunakan komponen-komponen yang

disediakan.

Delphi 7.0 merupakan salah satu yang

dikeluarkan oleh Borland, memiliki Support

yang tinggi terhadap database-database

yang sudah terkenal ( seperti MS. Access,

Paradox, Foxpro, Dbase, Oracle, Interbase

dan lain-lain sebagainya ) dan dilengkapi

dengan objek-objek yan baru sehingga

memudahkan pembuatan program, baik

program database maupun program lainnya.

Kerangka Pemikiran

Kerangka pemikiran yaitu

mendefinisikan batasan masalah serta pokok

permasalahan yang ada pada instansi. Dinas


Palembang merasa perlu mengadakan

pembenahan pada laporan data pegawai,

laporan gaji pegawai, laporan naik golongan

serta laporan naik jabatan yang selama ini

masih dilakukan secara sederhana.

Dengan aplikasi sistem laporan data

pegawai, gaji pegawai, naik golongan serta

naik jabatan yang sudah maksimal, semua

masalah yang ada pada Dinas Tanaman

Pangan dan Hortikultura dapat cepat teratasi.

Seperti keterlambatan laporan, pendataan

pegawai yang harus di catat berulang - ulang

sehingga sering memungkinkan terjadinya

kessalahan sehingga berpengaruh tidak

efisiensinya waktu kerja.

Dengan adanya aplikasi perancangan

sistem administrasi kepegawaian dinas

tanaman pangan dan hortikultura yang sudah

maksimal dapat mengatasi kesulitan -

kesulitan yang ada, serta media

penyimpanan data yang baik.

Hipotesis

Dengan adanya sistem informasi data

pegawai pada Dinas Tanaman Pangan dan

Hortikultura Provinsi Palembang, yang

menggunakan bahasa pemrograman Borland

Delphi 7.0 akan menghasilkan informasi

yang cepat, tepat dan akurat.

METODOLOGI PENELITIAN

Waktu dan Tempat Penelitian

Waktu Penelitian



PegawaiNaik

Jabatan

Gaji

Golongan

Jabatan

Memiliki

Memiliki

Menambah

MelakukanN 1

1

1

1

1 1

1

Naik GolonganMelakukan

N1

Mengubah

1

1

1

Memiliki

Memiliki

1

1

Mengubah Mengubah

1

1

1

1

1

SP_SK_PNS

Melakukan

1

1

@N

o_S

K_G

ol

Tgl_

No

SK

_G

ol

#Nopeg

Kd_G

olg

n_La

ma M

kg_

Lam

a

Kd_G

olgn_Baru

Mkg_B

aruG

apok_

La

ma

Ga

pok_

Baru

@Kode_Gaji

#NoPeg

#Kd_Gol

#Kd_Jabatan

Tunj_Istri

Tunj_Anak

Tunj_PensiunTunj_Jabatan

Tot_Tunj

Pot_Kopersai

Pot_dll

Tot_Potongan

Gaji_Kotor

Gaji_Bersih

@Kd_GolMkg

Gapok

@Nopeg

#No_SP

Nm_Peg

Tgl_Masuk

#Kd_Gol

#Kd_ Jabatan

Nm_ClnPeg

No_Daftar

Tgl_SP

@No_SP

Tmpt_Lahir Jns_Kel Agama

Alamat

Status

Jumlh_Anak

Ket

Kd_JbtB

aru

Jbt_Lama

Kd_JbtLam

a#N

opeg

Tgl_SK

@N

oSK

_Jabatan

Jbt_Baru

Jaba

tan

@K

d_Jabatan

Penelitian ini dilakukan lebih kurang

enam bulan, mulai pada bulan Januari

sampai dengan Juni 2011. Pengambilan data

bisa dilakukan sesuai dengan kebutuhan.

Tempat Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Dinas


Palembang beralamat dijalan P.Kapten

Tendean No. 1058, Provinsi Sumatera

Selatan.

1. Sistem operasi Windows XP

Profesional Pack 2

2. Microsoft Office XP

3. Microsoft Borland Delphi 7.0

4. Interbase

5. Kertas A4 (80 gr)

6. Tinta

Metode Pengujian Sistem

Analisa Sistem Lama

Pada program di Dinas Tanaman

Pangan dan Hortikultura Palembang masih

mengunakan aplikasi program yang

sederhana dimana pengisian dan pemangilan

data pegawai masih menginput secara satu

– persatu menggunakan Excel dan Word

sehingga tidak efisiensi waktu kerja.

Analisa Sistem Baru

Pada program Borland Delphi 7.0 ini

penulis akan membuat suatu Program

Perancangan Sistem Administrasi di Dinas


Palembang dimana data tersebut akan di

simpan di Database yang lebih aman,

sehingga waktu proses pemanggilan data

pegawai bisa langsung di cari berdasarkan

kriteria tertentu. Memudahkan bagi pihak

instansi yang berkaitan menginput, proses

data dan laporan secara efektif.

Metode Analisis dan Desain Sistem

Data Flow Diagram Level 0

Data Flow Diagram Level 0

merupakan pengembangan dari diagram

konteks, menggambarkan system secara

keseluruhan, entitas apa saja yang terlibat

serta arus data yang mengalir di antara data

yang sudah diketahui.

CPNS

Sistem Informasi

Administrasi Kepegawaian

Di Dinas Tanaman Pangan

dan Hortikultura

Palembang

Lap.Naik_Jabatan

Lap.Gaji_Pegawai

Lap.Data_Pegawai

Lap.Naik_Golongan

Kepala Dinas

SK_Naik_Golongan_Rk2_Acc

ID_CPNS

Pegawai Gubernur

SP_SK_PNS_Rk2

SP_SK_PNS Rk2_Acc

SK_Naik_Jabatan_Rk2_Acc

SK_Naik_Golongan_Rk2

SK_Naik_Jabatan_Rk2

BKDSP_SK_Ke 1 Acc

SK_PNS_R2

SK_Naik_Golongan_Ke 1_Acc

SK_Naik_Jabatan_Ke 1_Acc

SK_PNS_Ke 1

Slip_gaji

Bendahara

Koperasi

Daftar_Potongan

Data_Diri

Gambar Diagram Konteks

Diagram Konteks pada gambar 1,

menjelaskan tentang alur data Sistem

Administrasi Kepegawaian Dinas Tanaman

Pangan dan Hortikultura Palembang dimana

melibatkan bagian CPNS, Pegawai,

Bendahara Koperasi, BKD, Kepala Dinas,

Gubernur dan Instansi yang berkaitan yang

saling berinteraksi sesuai dengan prosedur

kerja.

Data Flow Diagram Level 0.

Pada diagram level 0, sistem sudah

tergambar secara keseluruhan dimana proses

sistem sudah dijelaskan perproses serta data-

data yang mengalir disimpan kemedia

penyimpanan

CPNS

1.0

Pendataan

CPNS

2.0*

Pendataan

Pegawai

Lap.Gaji_Pegawai

Lap.Data_Pegawai

SK_SP_PNS

Lap.Naik_Jabatan

4.0

Pengolahan Naik

Jabatan

ID_CPNS

3.0

Pengolahan Naik

Golongan

Lap.Naik_Golongan

Gubernur

SP_SK_ PNS_Rk2

SP_SK_PNS_R2 Acc

Pegawai

BKD

SP_SK_ PNS_Ke1 Acc

SK_ PNS_Rk2

Pegawai

Kepala Dinas

Golongan

Slip

_G

aji

SK

_N

aik

_Ja

ba

tan

_K

e1

_A

cc

SK

_N

aik

_Ja

ba

tan

_R

k2

SK

_N

aik

_G

olo

ng

an_

Ke

1_

Acc

SK

_N

aik

_G

olo

ng

an

_rK

2

SK

_N

aik

_Ja

ba

tan

_R

k2

_A

cc

SK

_N

aik

_G

olo

ng

an_

Rk2

_A

cc

5.0

Pengolahan

Gaji

6.0

Cetak

Laporan

Jabatan

Gaji

SK_ PNS_Ke1

Bendahara

Koperasi

Da

ftar_

Po

ton

ga

n

SK_Naik_Jabatan

DATA_DIRI

SK_Naik_Golongan

Gambar Diagram Level 0

Diagram Hubungan Entitas (ERD)



Gambar Diagram Hubungan Entitas (ERD)

Gambar Diagram hubungan Entitas atau

yang lebih dikenal dengan sebutan E-R

Diagram, adalah notasi gerafik dari sebuah

model data atau sebuah model jaringan

menjelaskan data yang tersimpan dari

sebuah sistem. Pada E-R Diagram

digambarkan dalam sebuah bentuk belah

ketupat.

Relasi Database Administrasi

Kepegawaian

Dalam relasi database ini terdiri dari data

CPNS, data pegawai, Data gaji pegawai,

Data golongan, Data Jabatan, Data master

Jabatan dan Data master Golongan. Adapun

relasi sistem Administrasi Kepegawaian

Dinas Tanaman Pangan dan Hortikultura

dapat dilihat pada gambar.

Gambar Bentuk Relation Database

Administrasi Kepegawaian

Spesifikasi File

Desain File

Desain File ini menjelaskan field-field

yang digunakan dalam pembuatan sebuah

program. Desain file yang dipakai terdiri dari

7 file yaitu Desain File CPNS, Desain File

Pegawai, Desaian File Gaji, Desain File

Golongan, Desain File Jabatan, Desain File

Naik Golongan, Desain File Naik Jabatan.

Tabel File CPNS

Tabel File Pegawai

Tabel File Gaji



Tabel File Golongan

Tabel File Jabatan

Tabel File Naik Golongan

Tabel File Naik Jabatan

Desain Input

Desain input merancang suatu bentuk

dokumen pemasukan data yang akan

dimasukkan dalam program. Dokumen

masukan adalah dokumen yang akan

mengalami pemprosesan didalam sistem

yang akan digunakan pada menu utama

terdapat. Gambar Desain Input Surat

Permohonan, Gambar Desain Input Data

Pegawai, Gambar Desain Input Gaji

Pegawai, Gambar Desain Input SK Naik

Jabatan, Gambar Desain Input SK Naik

Golongan, Gambar Data Golongan, Gambar

Desain Input Data Jabatan.

Surat Permohonan

No. Surat Permohonan

Tgl. Surat Permohonan

No. Daftar

Nama Calon Pegawai

Tambah Ubah Hapus

Simpan Batal Keluar

Pencarian Data

Pilihan OK

NO SP TGL SP NO DAFTAR

Tempat Lahir

Tgl. Lahir

/ /

/ /

Jenis Kelamin

Agama

Alamat

Status

Jumlah Anak

Keterangan

/ /

/ /

NAMA CLN PEG TEMPAT LAHIR TANGGAL LAHIR JNS KEL

Gambar Desain Input Daftar Surat

Permohonan

Data Pegawai

No. Pegawai

No. Surat Permohonan

Tgl. Surat Permohonan

Nama Pegawai

Tambah Ubah Hapus

Simpan Batal Keluar

Pencarian Data

Pilihan OK

NO PEG NO_ SP TGL SP

Tempat Lahir

Tgl. Lahir

/ /

/ /

Alamat

Status

Jumlah Anak

Tgl. Masuk

Kode Golongan

Kode Jabatan

/ /

Pilihan

NAMA PEG TEMPAT LAHIR TANGGAL LAHIR JNS KEL

Jenis Kelamin

Agama

Pilihan

Gambar Desain Input Daftar Data Pegawai



Gaji Pegawai

Tambah Ubah Hapus

Simpan Batal Keluar

Pencarian Data

Pilihan OK

KD GAJI NO PEG TUNJ ISTRI TUNJ ANAK TUNJ PENSIUN TUNJ JAB POT KOP

Data Pegawai

Pilihan

Proses

Kode Gaji

No. Peg

Potongan

Potongan Koperasi

Potongan Dll

Total Tunjangan

0

Total Potongan

0

Gaji Kotor

0

Gaji bersih

0

Tunjangan pegawaiTunjangan Istri

Tunjangan Anak

Tunjangan Pensiun

Tunjangan jabatan

Gambar Desain Input Gaji Pegawai

Gambar Desain input Data Naik Jabatan

Gambar Desain Input Data Naik Golongan

Gambar 10. Desain Input Data Golongan

Gambar Desain Input Data Jabatan

Desain Output

Dalam desain output yang dibuat pada

penelitian ini hanya pada bentuk laporan

seluruh data pegawai, laporan data pegawai,

laporan gaji pegawai, laporan naik golongan,

laporan naik jabatan. Output dapat berupa

media kertas, seperti misalnya kertas laporan

atau berupa tampilan pada layar monitor.

Selain itu output dapat juga berupa hasil dari

suatu proses lain dan tersimpan di suatu

Tanggal : dd/mm/yyyy

Laporan Data pegawai

TGL SPNAMA PEGAWAI

xxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxx

xx

NO SP MKGNO PEG GAPOK

xxxxx

xxxxx

xx

xxxxxxx

xxxxxxx

Dinas Tanaman Pangan dan Hortikultura Palembang

Jln. P.Kapten Tendean No. 1058

xxxxx

xxxxx

dd/mm/yyyy

dd/mm/yyyy

KD GOL

xxxxx

xxxxx

KD JAB

xxxxx

xxxxx

JABATAN

xxxxxxxxxxxxxxxxx

SK Naik Jabatan

Tambah Ubah Hapus

Simpan Batal Keluar

Pencarian Data

Pilihan OK

NO SKJAB TGL SKJAB NO PEG KODE JABLAMA JAB LAMA KODE JABBARU JAB BARU

Jabatan Lama

PilihanKode Jabatan

Jabatan

PotonganKode jabatan

Jabatan

Pilihan

No. SK Jabatan Tgl. SK Jabatan / / No. Pegawai Pilihan

SK Naik Golongan

Tambah Ubah Hapus

Simpan Batal Keluar

Pencarian Data

Pilihan OK

NO SKGOL TGL SKGOL NO PEG KODE GOLLAMA GOL LAMA KODE GOLBARU GOL BARU

Golongan Lama

PilihanKode Golongan

MKG

No. SK Golongan Tgl. SK Golongan / / No. Pegawai Pilihan

Gaji Pokok

Pilihan

Golongan Lama

Kode Golongan

MKG

Gaji Pokok

Data Jabatan

Tambah Ubah Hapus

Simpan Batal Keluar

Pencarian Data

Pilihan OK

KD JAB JABATAN

PilihanKode Jabatan

Nama Jabatan

Data Golongan

Tambah Ubah Hapus

Simpan Batal Keluar

Pencarian Data

Pilihan OK

KD GOL MKG GAPOK

PilihanKode Golongan

Masa Kerja Golongan

Gaji Pokok




Laporan Naik Golongan

TGL. SKGOL

xx

KD GOLLAMA MKGNO. SKGOL GAPOK LAMA

xxxxx

xxxxx

xx

xxxxxxx

xxxxxxx



xxxxx

xxxxx

dd/mm/yyyy

KD GOLBARU

xxxxx

xxxxx

MKG

xx

xx

GAPOK BARU

xxxxxxx

xxxxxxx dd/mm/yyyy

media penyimpanan berupa plashdisk.

Desain output Administrasi Kepegawaian

dapat dilihat pada gambar. Desain Output

Daftar Data Pegawai, gambar. Desain

Output Naik Golongan, gambar. Desain

Output Naik Jabatan, gambar. Desain Output

Laporan Gaji.

Gambar Desain Output Daftar Data Pegawai

Gambar Desain Output Daftar Naik

Golongan

Gambar Desain Output Daftar Naik Jabatan

Gambar Desain Output Daftar Laporan Gaji

HASIL PENELITIAN DAN

PEMBAHASAN

Langkah – langkah Perancangan

Program

Flowchart

Bagan aliran (flowchart) adalah bagan

(chart) yang untuk menunjukan alir (flow)

dalam program atau prosedur sistem secara

logika untuk memahami sistem yang ada.

Pada gambar adalah flowchart sistem

administrasi kepegawaian di Dinas Tanaman

Pangan dan Hortikultura Palembang.


Laporan Gaji Pegawai

NO PEG TUNJ ISTRI TUNJ PENKD GAJI

xxxxx

xxxxx



xxxxxxxx

xxxxxxxx

TUNJ ANAK TUNJ JAB POT KOP POT DLL TOT TUNJ TOT POT GAKOR

xxxxx

xxxxx

xxxxxxxx

xxxxxxxx

xxxxxxxx

xxxxxxxx

xxxxxxxx

xxxxxxxx

xxxxxxxx

xxxxxxxx

xxxxxxxx

xxxxxxxx

xxxxxxxx

xxxxxxxx

xxxxxxxx

xxxxxxxx

xxxxxxxx

xxxxxxxx

xxxxxxxx

xxxxxxxx

GABER


Laporan Naik Jabatan

TGL. SKJAB

xxxxxxxxxxxxxxxxx

NO PEG JAB LAMANO. SKJAB

xxxxx

xxxxx



xxxxx

xxxxx

dd/mm/yyyy

KD JAB LAMA

xxxxx

xxxxx

KD JAB BARU

xxxxx

xxxxx

JAB BARU

xxxxxxxxxxxxxxxxx dd/mm/yyyy

xxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxx



Pegawai Adm Kepegawaian Kepala DinasBendahara Koperasi

Golo

ngan

11

Terima

SK Naik

Gol Acc

SK Naik Gol

Acc 1

Cek Naik

Golongan

Terima SK

Naik Gol

12

Lakukan

Tanda

Tangan

SK Naik

Golongan

SK Gol2

1

SK Naik Gol Acc

21

> 4 Tahun

T

Y

Buat SK

Naik Gol

SK Naik Gol2

1

Terima

SK Naik

Jabatan

Acc

SK Naik

Jabatan Acc 1

C

12

13

14

x

18

x

PNS

Buat Sk Naik

Jabatan

Prestasi

ya

Cek Naik

Jabatan

Cek Prestasi

SK Naik Jabatan2

1

16

Terima SK

Naik

Jabatan

Lakukan

Tanda

Tangan

SK Naik

Jabatan

SK Jabatan2

1

SK Naik Jab Acc

21

17

16

Buat Lap.

Naik

Golongan

Laporan. Naik

Golongan

23

E

Buat Lap.

Naik

Jabatan

Laporan Naik

Jabatan

23

B

Terima

Lap.Data

Pgw. Naik

Golongan &

Naik Jabatan

Lap. Data Pegawai

Lap. Gaji Pegawai

Lap. Naik Golongan

23

Terima

SK

Naik

Gol

Acc

13

14

SK Gol Acc2

1

Terima

SK

Naik

Gol

Acc

SK Gol Acc2

1

17

18

B

Lap. Naik Jabatan

end

x

E

Daftar

Potongan

F

24

Golo

ngan

15

T

Jabat

anD

x

Gambar Flowchart Sistem Administrasi

Kepegawaian Dinas Tanaman Pangan dan

Hortikultura Palembang.

Impelementasi Program

Untuk menjalankan program, aktifkan

terlebih dahulu program yang bernama

Administrasi Kepegawaian, lalu untuk

menginput data surat permohonan, pada

baris menu utama kita pilih pegawai, atau

klik “ Input Calon Pegawai “, maka akan

muncul tampilan surat permohonan.

Selanjutnya jika data surat permohonan yang

telah diisikan tersebut sudah benar maka kita

dapat menyimpannya dengan mengklik

command simpan atau command hapus jika

kita ingin menghapus data surat

permohonan, command batal digunakan jika

kita tidak ingin menyimpan data tersebut dan

command edit jika kita ingin

merubah/mengedit data surat permohonan

maka kita dapat langsung mengklik keluar.

untuk menginput data pegawai, pada baris

menu utama kita pilih data pegawai, atau

klik “ Input Data Pegawai ”, maka akan

muncul tampilan Input data pegawai.

Selanjutnya jika data pegawai yang telah

diisikan tersebut sudah benar maka kita

dapat menyimpanya dengan mengklik

command simpan atau command hapus jika

kita ingin menghapus data pegawai,

command batal digunakan jika kita tidak

ingin menyimpan data tersebut dan

command edit jika kita ingin merubah/

mengedit data buku tersebut, dan akhirnya

jika kita ingin keluar dari tampilan data

pegawai maka kita langsung mengklik

keluar sehingga seluruh proses yang sedang

berjalan dalam program akan berhenti.

Untuk pengisian gaji pegawai, pada baris

menu utama kita pilih pegawai, atau klik “

Input Gaji Pegawai “, akan muncul tampilan

input gaji pegawai. Selanjutnya jika data gaji

pegawai yang telah diisikan tersebut sudah

benar, maka kita dapat menyimpannya

dengan mengklik command simpan atau

command hapus jika kita ingin menghapus

data gaji pegawai, command batal digunakan

jika kita tidak ingin menyimpan data

tersebut dan command edit jika kita ingin

merubah/mengedit data gaji pegawai

tersebut, dan akhirnya jika kita ingin keluar

dari tampilan data gaji pegawai maka kita

dapat langsung mengklik keluar.

Untuk pengisian naik jabatan, pada baris

menu utama kita pilih surat keputusan, atau

kita klik “ Naik Jabatan “, akan muncul

tampilan SK Naik Jabatan. Selanjutnya jika

data naik jabatan yang telah diisikan tersebut

sudah benar maka kita dapat menyimpannya

dengan mengklik command simpan, atau

command hapusa jika kita ingin menghapus

data naik jabatan, command batal digunakan

jika kita tidak ingin menyimpan data

tersebut dan command edit jika kita ingin

mengubah/mengedit data pengembaliannya

tersebut, dan akhirnya jika kita ingin keluar

dari tampilan data naik jabatan maka kita

dapat langsung mengklik keluar.

Untuk pengisian naik golongan, pada baris

menu utama kita pilih surat keputusan, atau

kita klik “ Naik Golongan “, akan muncul

tampilan SK Naik Golongan. Selanjutnya

jika data naik jabatan yang telah diisikan

tersebut sudah benar maka kita dapat

menyimpannya dengan mengklik command

simpan, atau command hapusa jika kita ingin

menghapus data naik jabatan, command

batal digunakan jika kita tidak ingin

menyimpan data tersebut dan command edit

jika kita ingin mengubah/mengedit data

pengembaliannya tersebut, dan akhirnya jika

kita ingin keluar dari tampilan data naik



golongan maka kita dapat langsung

mengklik keluar.

Berdasarkan rancangan maka dihasilkan

suatu sistem informasi administrasi

kepegawaian Dinas Tanaman Pangan dan

Hortikultura Palembang. Sistem informasi

yang dihasilkan ini adalah sistem informasi

tentang administrasi kepegawaian. Sistem

informasi ini dibuat dan dirancang kedalam

menu utama yang akan memantau kegiatan

pengolahan data administrasi kepegawaian.

Menu utama dibuat ke dalam aplikasi

pemrograman Borland delphi7 adapun isi

dari program menu ini adalah :

a. Menu utama

Menu utama ini terdiri dari sub menu

sebagai berikut :

1. Sub Menu Pegawai

2. Sub Menu Surat Keputusan

3. Sub Menu Master

4. Sub Menu Laporan

5. Sub Menu Keluar

b. Sub Menu File

Adapun sub menu file terdiri dari :

1. File Data CPNS

2. File Data Pegawai

3. File Data Gaji Pegawai

4. File Data Kenaikan Golongan

5. File Data Kenaikan Jabatan

6. File Rekapitulasi

Digunakan untuk menginput

rekapitulasi

c. Sub Menu Laporan

Digunakan untuk mengetahui hasil

dari sub menu file.

d. Sub Menu Selesai

Digunakan untuk keluar dari menu

utama

Adapun langkah-langkah dalam

menjalankan sistem informasi ini adalah

sebagai berikut :

1. Hidupkan computer sampai sistem

operasi Windows siap.

2. Pilih Start, All Program, Borland

delphi7, Delphi7 dapat dilihat pada

gambar.

3. Kemudian cari database bernama

IBConsole yang sudah di letakkan di

tampilan desktop, dilihat pada gambar.

4. Setelah tampilan IBConsole sudah ada,

klik Double pada Local Server maka

akan muncul Server Login. Stelah itu

isikan User Name dengan SYSDBA

menggunakan huruf besar, isikan

Password nya masterkey huruf kecil

semua. Dapat dilihat pada gambar.

5. Kemudian pilih Database lalu klik

kanan pilih register cari folder tempat

dimana nama database disimpan,

misalnya “D:\DATA\”. Isikan Login

Information dengan nama SYSDBA,

User Name dengan nama masterkey

huruf kecil semua, lalu pilih OK. Dapat

dilihat pada gambar.

6. Setelah itu hubungkan antara Database

ke Data Modul melalui Borland

delphi7, Pastikan IBDatabase1

Connected True, cari folder dimana

tempat kita menyimpan nama

Database. Active IB Transaction1,

Active IBT_Golongan, Active IBT_SP,

Active IBT Pegawai, Active IBT_Gol,

Active IBT_NaikJab, Active IBT_Gaji.

Pastikan seluruhnya sudah Active.

Dapat dilihat pada gambar.

7. Jalankan menu utama dengan cara klik

pada tombol start (F5).

8. Kemudian akan ditampilkan menu

utama seperti gambar.

Gambar Tampilan New Project



Gambar Tampilan Open Database

Hasil Penelitian

Menu Utama

Menu utama dalah kumpulan dari submenu-

submenu yang saling berhubungan. Menu

utama terdiri dari submenu-submenu, yang

akan dibahas pada bahasan berikutnya, form

menu utama dapat dilihat pada gambar.

Gambar Tampilan Menu Utama

Form Input Data

Form input data adalah suatu bentuk

dokumen pemasukan data yang akan

dimasukkan kedalam program. Dokumen

masukan adalah dokumen yang akan

mengalami pemprosesan didalam sistem

yang akan digunakan pada menu utama

terdapat.

Gambar Tampilan Input Surat Permohonan

Gambar Tampilan Input Data Pegawai

Gambar Tampilan Input Gaji Pegawai



Gambar Tampilan Input Naik Jabatan

Gambar Tampilan Input Naik Golongan

Gambar Tampilan Input Data Golongan

Gambar Tampilan Input Data Jabatan

Form Output

Dalam form output yang dibuat pada hasil

penelitian ini hanya pada bentuk laporan

seluruh data pegawai, laporan data pegawai,

laporan gaji pegawai, laporan naik golongan

laporan naik jabatan. Form output

Administrasi Kepegawaian dapat dilihat

pada gambar 30 Rancangan Layar Laporan

Data Pegawai, gambar 31 Rancangan

Laporan Gaji Pegawai, gambar 32

Rancangan Laporan Naik Golongan, gambar

33 Rancangan Laporan Naik Golongan.

Gambar Rancangan Layar Laporan Data

Pegawai

Gambar Rancangan Layar Laporan

Gaji Pegawai



Gambar Rancangan Layar laporan Naik

Golongan

Gambar Rancangan Layar Laporan Naik

Jabatan

Pembahasan

Perkembangan suatu sistem

seringkali dipengaruhi oleh perubahan

kondisi yang dihadapi. Salah satu faktor

pemicunya yakni meningkatkan volume

kerja yang berdampak pada volume data

yang harus diolah dalam jumlah yang cukup

besar. Dalam mengolah data pada Dinas


Palembang memiliki sistem yang belum

memadai, sehingga seringkali proses

pembuatan laporanpun membutuhkan waktu

yang cukup lama dan terjadi kesalahan

sehingga laporan yang dihasilkan juga tidak

efektif dan efisien.

Untuk menutupi kelemahan yang

terdapat pada sistem yang sedang berjalan

sekarang, dirancang sustu sistem yang baru

yang dapat memperbaiki sistem yang lama.

Sistem baru ini adalah sistem komputerisasi,

yaitu memanfaatkan komputer sebagai alat

Bantu dalam pengolahan data. Dengan

memanfaatkan jasa komputer, pencarian

informasi dapat dilakukan dengan cepat,

sehingga dapat menghemat tenaga dan

waktu. Pencarian sistem informasi ini dapat

diperoleh dalam waktu singkat serta tingkat

ketelitian dan keakuratan data terjamin.

Berdasarkan data yang telah ada

maka desain sistem administrasi

kepegawaian yang baru merupakan

pengembangan dari sistem yang telah ada.

Sistem yang baru dirancang, ini adalah usaha

untuk menutupi kekurangan dari sistem

lama. Perubahan yang dilakukan hanya

terletak pada proses kerja dan pengolahan

datanya, yaitu masalah dengan cara manual.

Jadi sistem yang diusulkan ini perubahan

yang dilakukan hanya terletak pada proses

kerja tersebut yang dirubah menjadi sistem

komputerisasi tanpa merubah bentuk dari

sistem secara keseluruhan.

KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan

Berdasarkan uraian dan penjelasan

sebelumnya, dan sesuai dengan

permasalahan yang ada, maka penulis

menarik suatu kesimpulan dari sekripsi yang

berjudul “Perancangan Sistem Informasi

Administrasi Kepegawaian Pada Dinas


Palembang.

1. Dalam rangka pelaksanaan

pembangunan pertanian tanaman

pangan di Sumatera Selatan, khususnya

pengembangan komoditi hortikultura

diperlukan hasil yang baik dan

memuaskan berbasis computer.

2. Dengan menggunakan bahasa

pemrograman Borland delphi7

sangatlah membantu dalam mengolah

informasi data pegawai, dan dapat

mengurangi kesalahan yang

dikarenakan kesalahan manusia

(Human Error).

3. Laporan yang dihasilkan tidak perlu

lagi dilakukan secara manual, tetapi

Laporan Data Pegawai, Laporan Gaji



Pegawai, Laporan Naik Golongan dan

Laporan Naik Jabatan, dapat langsung

di cetak dan tidak memakan jangka

waktu yang lama sehingga

memudahkan bagian kepegawaian

untuk memberikan laporan kepada

pimpinan.

Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas, penulis

ingin membantu dalam bentuk saran kepada

Dinas Tanaman Pangan dan Hortikultura

Palembang, Yaitu :

1. Dinas Tanaman Pangan dan

Hortikultura Palembang harus lebih

meningkatkan lagi sistem kinerja

pendataan pegawai, karena masih

terdapat pendataan pegawai secara

manual yaitu daftar mutasi dan pensiun

pegawai sehingga tidak menghasilkan

laporan data secara periodik, dengan

menggunakan .program pengelolaan

data pegawai juga memaksimalkan

kerja perangkat komputer yang telah

ada.

2. Untuk lebih meningkatkan kualitas

dan cara kerja dalam pengelolaan data

pegawai yang terkomputerisasi, maka

jti, vol 5 no.2, desember 2013 rusdiyanto perancangan

Documents