issn 2356 - 4393 pembangunan it strategic planning...

13
13 ISSN 2356 - 4393 Pembangunan IT Strategic Planning Sebagai Penunjang Aktivitas Bisnis Studi Kasus Sekolah Tinggi Teknologi Jakarta Harya Bima Dirgantara Informatika, Institut Teknologi dan Bisnis Kalbis Jalan Pulomas Selatan kav.22, Jakarta Timur 13210 Email: [email protected] Abstract: This research discusses the strategic planning of information technology at the Sekolah Tinggi Teknologi Jakarta ( STTJ ) to support all business activities to optimize all the resources that have been owned and formulate future plans . Currently the business activity on STTJ not computerized. The data of students and faculty and staff are not all stored in a computer, there are documents in the files. The process of preparation of the information technology strategy of using the method developed by John Ward and Joe Peppard . The method involves a process of external and internal analysis of business and IT internal and external analysis . From the results of this analysis will be proposed requirements needed information technology strategy STTJ . With the proposed strategies range from strageti IT and IT management strategies , within the next five years is expected to continue to rise STTJ quality. Keywords: external and internal analysisbusiness, internal and external IT analysis, information technology strategic planning, business activities Abstrak: Penelitian ini membahas perencanaan strategis teknologi informasi pada Sekolah Tinggi Teknologi Jakarta (STTJ) untuk mendukung seluruh aktivitas bisnis dengan mengoptimalkan seluruh sumber daya yang telah dimiliki dan menyusun rencana masa depan. Saat ini aktivitas bisnis pada STTJ tidak terkomputerisasi. Data-data mahasiswa dan dosen serta karyawan tidak semua tersimpan dalam komputer, masih berupa dokumen dalam berkas-berkas. Proses perkuliahan juga kurang efektif karena tidak ada fasilitas yang memadai untuk dosen mengajar. Proses penyusunan strategi teknologi informasi ini menggunakan metode yang dikembangkan oleh John Ward dan Joe Peppard. Metode ini meliputi proses analisis eksternal dan internal bisnis serta analisis eksternal dan internal IT. Dari hasil analisis ini akan diusulkan kebutuhan strategi teknologi informasi yang dibutuhkan STTJ. Dengan usulan strategi yang ditawarkan mulai dari strageti IT dan strategi manajemen IT, dalam jangka waktu lima tahun ke depan STTJ diharapkan dapat terus meningkat kualitasnya. Kata kunci: analisis eksternal dan internal bisnis, analisis eksternal dan internal IT, perencanaan strategi teknologi informasi, aktivitas bisnis I. PENDAHULUAN Sistem teknologi informasi telah berkembang dari masa ke masa. Perkembangan dari teknologi informasi ini mengakibatkan perubahan dari peran efisiensi dan efektivitas menjadi peran strategik.Peran efisiensi menggantikan tugas manusia dengan teknologi informasi yang lebih efisien. Peran efektivitas yaitu menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan manajemen yang efektif. Sekarang, peran sistem teknologi informasi tidak hanya untuk efisiensi dan efektivitas melainkan juga peran strategik untuk memenangkan persaingan. Beberapa tahun yang lalu banyak organisasi yang membuat keputusan tentang pemanfaatan teknologi informasi hanya berdasarkan apa yang mereka percaya dan rekomendasi dari kolega atau vendor. Hasil akhir dari pendekatan ini adalah pengambilan keputusan dan kebutuhan anggaran tidak dapat diprediksi [1]. Tujuan dari perencanaan strategis atau jangka panjang adalah untuk membantu organisasi dalam menetapkan prioritas dan untuk melayani kebutuhan pelanggan. Sebuah rencana strategis harus fleksibel dan praktis sehingga berfungsi sebagai panduan untuk melaksanakan program, mengevaluasi program yang berjalan, dan membuat penyesuaian bila diperlukan. Implementasi rencana strategis, pada dasarnya, menarik rencana terpisah dan dilaksanakan di seluruh aspek organisasi. Setiap unit dalam organisasi yang terlibat harus menerima dan menjalankan strategi yang diterapkan pimpinan organisasi. Kunci keberhasilan perencanaan strategis pada tingkat institusional adalah [2]:

Upload: trannhi

Post on 05-Mar-2018

215 views

Category:

Documents


2 download

TRANSCRIPT

Page 1: ISSN 2356 - 4393 Pembangunan IT Strategic Planning …research.kalbis.ac.id/Research/Files/Article/Full/8IHM5F6Y2ARJAXBB... · Data-data mahasiswa dan dosen serta karyawan tidak semua

Pembangunan IT Strategic Planning sebagai ...

13

ISSN 2356 - 4393

Pembangunan IT Strategic Planning Sebagai Penunjang Aktivitas Bisnis

Studi Kasus Sekolah Tinggi Teknologi JakartaHarya Bima Dirgantara

Informatika, Institut Teknologi dan Bisnis KalbisJalan Pulomas Selatan kav.22, Jakarta Timur 13210

Email: [email protected]

Abstract: This research discusses the strategic planning of information technology at the Sekolah Tinggi Teknologi Jakarta ( STTJ ) to support all business activities to optimize all the resources that have been owned and formulate future plans . Currently the business activity on STTJ not computerized. The data of students and faculty and staff are not all stored in a computer, there are documents in the files. The process of preparation of the information technology strategy of using the method developed by John Ward and Joe Peppard . The method involves a process of external and internal analysis of business and IT internal and external analysis . From the results of this analysis will be proposed requirements needed information technology strategy STTJ . With the proposed strategies range from strageti IT and IT management strategies , within the next five years is expected to continue to rise STTJ quality.Keywords: external and internal analysisbusiness, internal and external IT analysis, information technology strategic planning, business activities

Abstrak: Penelitian ini membahas perencanaan strategis teknologi informasi pada Sekolah Tinggi Teknologi Jakarta (STTJ) untuk mendukung seluruh aktivitas bisnis dengan mengoptimalkan seluruh sumber daya yang telah dimiliki dan menyusun rencana masa depan. Saat ini aktivitas bisnis pada STTJ tidak terkomputerisasi. Data-data mahasiswa dan dosen serta karyawan tidak semua tersimpan dalam komputer, masih berupa dokumen dalam berkas-berkas. Proses perkuliahan juga kurang efektif karena tidak ada fasilitas yang memadai untuk dosen mengajar. Proses penyusunan strategi teknologi informasi ini menggunakan metode yang dikembangkan oleh John Ward dan Joe Peppard. Metode ini meliputi proses analisis eksternal dan internal bisnis serta analisis eksternal dan internal IT. Dari hasil analisis ini akan diusulkan kebutuhan strategi teknologi informasi yang dibutuhkan STTJ. Dengan usulan strategi yang ditawarkan mulai dari strageti IT dan strategi manajemen IT, dalam jangka waktu lima tahun ke depan STTJ diharapkan dapat terus meningkat kualitasnya.Kata kunci: analisis eksternal dan internal bisnis, analisis eksternal dan internal IT, perencanaan strategi teknologi informasi, aktivitas bisnis

I. PENDAHULUAN

Sistem teknologi informasi telah berkembang dari masa ke masa. Perkembangan dari teknologi informasi ini mengakibatkan perubahan dari peran efisiensi dan efektivitas menjadi peran strategik.Peran efisiensi menggantikan tugas manusia dengan teknologi informasi yang lebih efisien. Peran efektivitas yaitu menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan manajemen yang efektif. Sekarang, peran sistem teknologi informasi tidak hanya untuk efisiensi dan efektivitas melainkan juga peran strategik untuk memenangkan persaingan.

Beberapa tahun yang lalu banyak organisasi yang membuat keputusan tentang pemanfaatan teknologi informasi hanya berdasarkan apa yang mereka percaya dan rekomendasi dari kolega atau

vendor. Hasil akhir dari pendekatan ini adalah pengambilan keputusan dan kebutuhan anggaran tidak dapat diprediksi [1].

Tujuan dari perencanaan strategis atau jangka panjang adalah untuk membantu organisasi dalam menetapkan prioritas dan untuk melayani kebutuhan pelanggan. Sebuah rencana strategis harus fleksibel dan praktis sehingga berfungsi sebagai panduan untuk melaksanakan program, mengevaluasi program yang berjalan, dan membuat penyesuaian bila diperlukan. Implementasi rencana strategis, pada dasarnya, menarik rencana terpisah dan dilaksanakan di seluruh aspek organisasi. Setiap unit dalam organisasi yang terlibat harus menerima dan menjalankan strategi yang diterapkan pimpinan organisasi.

Kunci keberhasilan perencanaan strategis pada tingkat institusional adalah [2]:

Page 2: ISSN 2356 - 4393 Pembangunan IT Strategic Planning …research.kalbis.ac.id/Research/Files/Article/Full/8IHM5F6Y2ARJAXBB... · Data-data mahasiswa dan dosen serta karyawan tidak semua

Kalbiscientia Volume 1, Nomor 1, Agustus 2014

14

• Kreativitas dan kelangsungan misi, visi dan tujuan dikembangkan untuk masa depan.

• Komitmen institusi terhadap rencana strategis.• Ruang lingkup dan kedalaman analisis.• Relasi rencana terhadap anggaran, kapasistas

sumber daya manusia, dan lingkungan.• Peduli dengan rencana yang akan dibangun dan

diimplementasikan.• Fleksibilitas dengan aspek implementasi.• Komitmen untuk review, evaluasi dan pengaturan

rencana secara berkala.Perguruan tinggi, dalam memasuki era

globalisasi, dihadapkan pada pelbagai peluang dan tantangan yang bersifat global dengan lingkungan yang tatanannya senantiasa berubah dengan sangat cepat dan penuh dinamika.Perubahan dimaksud dipicu oleh perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, khususnya teknologi informasi dan komunikasi yang pesat. Pada masa mendatang ilmu pengetahuan akan menjadi penggerak utama produktivitas dan pertumbuhan ekonomi menuju ke satu fokus di mana informasi, teknologi dan pembelajaran memegang peranan penting dalam peningkatan kinerja ekonomi. Dengan demikian, penguasaan dan pemanfaatan ilmu pengetahuan dan teknologi merupakan syarat pokok bagi kemajuan suatu bangsa.

Pendidikan tinggi sebagai salah satu institusi bisnis yang bergerak dalam bidang jasa pendidikan tidak terlepas dari jangkauan globalisasi. Perubahan trend pendidikan dan pergerakan bebas ilmu pengetahuan dan teknologi yang merupakan salah satu aspek penting dalam globalisasi akan menyentuh bidang pendidikan [3].

Saat ini banyak perguruan tinggi yang ada di Indonesia, khususnya di wilayah Jakarta. Perguruan tinggi tersebut menawarkan program studi, fasilitas serta tenaga pengajar yang kompeten sehingga menarik minat calon mahasiswa. Pendaftaran calon mahasiswa pun saat ini tidak hanya terbatas dengan pengisian formulir pendaftaran secara manual dan tatap muka, bahkan sudah ada beberapa perguruan tinggi yang menyediakan layanan pendaftaran secara online penerimaan mahasiswa baru.

STTJ telah memiliki aplikasi web yang mencantumkan informasi berupa program studi yang disediakan, fasilitas yang dimiliki, dan beasiswa bagi calon mahasiswa berprestasi, serta fitur pendaftaran online. Namun demikian, aplikasi web tersebut tidak berjalan optimal karena tidak pernah di-update dan tidak ada notifikasi apabila ada pendaftar online.

Aplikasi web ini telah ada cukup lama, namun tidak dimanfaatkan secara optimal, form pendaftaran

online pun ala kadarnya, bahkan terkesan asal-asalan. Form tersebut tidak jelas akan tersimpan di mana dan diterima oleh siapa. Aplikasi web pun sering down karena jaringan koneksi internet yang lambat dan manajemen teknologi internalnya tidak optimal. Tidak ada perencanaan strategis IT yang diterapkan agar semua komponen tersebut berjalan optimal.

Kualitas teknologi informasi yang ada di STTJ sangat minim, tidak ada penerapan perencanaan strategis IT agar STTJ dapat lebih maju. Oleh karena itu, penulis melakukan penelitian untuk menerapkan rencana strategis IT, terutama mengenai aplikasi web dan teknologi internal yang digunakan di lingkungan STTJ sehingga STTJ dapat meningkatkan jumlah mahasiswa dan kualitas pendidikan.

Titik berat Perencanaan Strategi pengembangan STTJ adalah aspek-aspek strategis dalam penyelenggaraan dan pengembangan program studi, meliputi kinerja penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat, yang sebenarnya merupakan suatu kesatuan yang saling terkait. Rencana Strategis disusun sebagai pedoman bagi penyelenggaraan dan pengembangan program studi yang merupakan komitmen bersama seluruh elemen penyelenggara program studi.

Dari hasil observasi lapangan diperoleh informasi bahwa saat ini perkuliahan tidak menggunakan aplikasi pembelajaran. Dosen-dosen masih memberikan fotokopi materi kepada mahasiswa. Mahasiswa tidak memiliki sumber lain untuk belajar selain dari fotokopi yang diberikan dosen. Dengan cara seperti ini maka proses belajar mengajar tidak efektif karena mahasiswa tidak mendapat mengakses materi dari mana saja. Dosen juga mengalami masalah apabila mereka tidak membawa materi yang akan diajarkan, maka proses belajar mengajar bisa dibatalkan.

Untuk urusan administrasi seperti pendaftaran mahasiswa baru, pengisian KRS, informasi nilai, dan pengumuman terkait kampus juga tidak efektif dan efisien. Karena untuk mendaftar, calon mahasiswa perlu datang untuk mengisi formulir pendaftaran, padahal hampir di seluruh sekolah tinggi lainnya sudah menerapkan pendaftaran online, sehingga calon mahasiswa hanya perlu datang untuk ujian saringan masuk.

Pengisian KRS juga masih menggunakan kertas dengan daftar mata kuliah tiap smesternya.Lalu mahasiswa harus antre untuk mengumpulkan KRS ke BAAK. Informasi nilai dan pengumuman seputar kampus juga tidak efektif dan efisien karena masih menggunakan cara menempelkan informasi di papan

Page 3: ISSN 2356 - 4393 Pembangunan IT Strategic Planning …research.kalbis.ac.id/Research/Files/Article/Full/8IHM5F6Y2ARJAXBB... · Data-data mahasiswa dan dosen serta karyawan tidak semua

Pembangunan IT Strategic Planning sebagai ...

15

pengumuman. Informasi yang diberitakan tidak dapat diakses secara online.

Berikut ini adalah inti permasalahan yang terdapat pada STTJ:• Tidak ada aplikasi yang mendukung proses

perkuliahan (belajar mengajar, informasi jadwal/nilai).

• Penggunaan IT yang belum efektif dan efisien untuk pengolahan dan penyimpanan data (tidak ada sarana penyalinan data). Data salinan hanya disimpan pada binder yang tidak terorganisir.

• Tidak ada sarana aplikasi komunikasi dan sharing antara karyawan dan dosen.

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk membangun rencana strategis IT secara bertahap dengan aspek perkuliahan menjadi prioritasnya. Sedangkan manfaat penelitian ini adalah untuk membuat STTJ agar lebih terorganisir untuk setiap proses bisnisnya.

II. METODE PENELITIAN

A. IT Strategic Plan

IT Strategic Plan pada suatu perusahaan merupakan suatu perencanaan yang menitik beratkan kepada outline visi dari esensi kebutuhan akan informasi dan system yang akan di support oleh teknologi dalam sebuah perusahaan tersebut dengan kata lain lebih kepada “IT Supply” [4]. Perancangan IT Strategic Plan diharapkan dapat memberikan solusi terhadap permasalahan tersebut dikarenakan IT merupakan faktor yang paling penting didalam menjalankan bisnis perusahaan pada era digital ini.

Didalam perancangan IT Strategic Plan dibutuhkan suatu framework yang menjadi landasan agar nantinya hasil yang diharapkankan sesuai dengan kebutuhan dan tepat sasaran seperti yang ditampilkan pada Gambar 1.

Pada framework ini terdapat bagian bagian penting dalam penyusunan IT Strategic Plan [4] yaitu:1. Internal business environment Strategi perusahaan pada saat ini, tujuan,

sumberdaya. Pada tahap ini dilakukan berbagai analisis untuk memperoleh informasi tentang keadaan lingkungan internal bisnis. Analisis yang digunakan antara lain adalah analisis SWOT, ITBSC, CSF, atau analisis lainnya.

2. External business environment Keadaan ekonomi, industrial dan iklim

persaingan bisnis. Pada tahap ini dilakukan

analisis untuk memperoleh informasi tentang keadaan linkgungan eksternal bisnis seperti dengan melakukan analisis Porter.

3. Internal IT environment Sudut pandang IT bisnis pada saat ini, bisnis

portfolio. Pada tahap ini dilakukan analisis ITBSC dan portfolio McFarlan untuk mengkategorikan kinerja dan kategori aplikasi yang digunakan pada organisasi

4. External IT environment Trend teknologi dimasa depan, kesempatan dan

peluang yang diperoleh.5. IT management strategy Prosedur dan kebijakan umum yang konsisten

bagi perusahaan, Organisasi IT, investasi dan kebijakan prioritas, kebijakan dalam pemilihan vendor, kebijakan yang berdampak kepada sumberdaya manusia, kebijakan IS accounting.

6. Business IS strategy Portofolio aplikasi dan service yang dibutuhkan

oleh perusahaan dan bisnis unit untuk mencapai tujuan bisnisnya.

7. IT strategy Kebijakan dan prosedur untuk teknologi informasi

dan sumber daya spesial.

Gambar 1 Framework ITSP

IT strategic plan memiliki kriteria berikut [4]:• Strategic planning adalah alat yang penting. Perencanaan strategis menentukan hal-hal

yang dapat lakukan untuk memenuhi harapan pelanggan. Organisasi secara konstan ditantang untuk mengelola kompleks dan berubah masalah dengan sumber daya yang terbatas. Administrator

Gambar 1 Framework ITSP

Gambar 2 IT Balance score card

Gambar 3 Analisis SWOT

Gambar 4 McFarlan’s grid

Gambar 5 Value shop diagram

Gambar 6 Knowledge management flow

Page 4: ISSN 2356 - 4393 Pembangunan IT Strategic Planning …research.kalbis.ac.id/Research/Files/Article/Full/8IHM5F6Y2ARJAXBB... · Data-data mahasiswa dan dosen serta karyawan tidak semua

Kalbiscientia Volume 1, Nomor 1, Agustus 2014

16

harus mengatasi baru juga sebagai tanggung jawab yang sedang berlangsung saat mengandung dan bahkan mengurangi biaya. Selanjutnya, organisasi diminta untuk fokus pada pencapaian hasil dan peregangan hasil tersebut setiap tahun sehingga lebih banyak pekerjaan yang dilakukan, pekerjaan dilakukan lebih baik, dan / atau pekerjaan dilakukan lebih cepat. Dengan kata lain, hasil harus fokus pada efisiensi dan efektivitas operasi organisasi.

• Strategic planning dapat diadaptasi. Perencanaan strategis mengambil pendekatan

jangka panjang, namun dapat menggunakan ulasan dan pembaruan rutin untuk memeriksa kemajuan dan meninjau kembali rencana yang didasarkan pada isu-isu strategis dalam penilaian analisis internal / eksternal. Rencana dapat diperbarui untuk membuat penyesuaian untuk menanggapi perubahan keadaan dan mengambil keuntungan dari peluang yang muncul. Ini menetapkan target kinerja, menggabungkan cara untuk memeriksa kemajuan, dan memberikan bimbingan untuk terus-menerus operasional dan modal rencana dan anggaran.

• IT strategic planning menggunakan akal sehat. Perencanaan strategis merupakan hal realistis.

Dengan perencanaan ini akan mengantisipasi masa depan yang diharapkan. Perencanaan akan menyediakan struktur untuk menginspirasi, praktis, pengambilan keputusan dan tindak lanjut untuk mendukung proses bisnis organisasi.

• IT strategic planning adalah bagian dari manajemen kualitas.

Ini membantu eksekutif untuk mengelola resiko di masa depan. Perencanaan strategis memerlukan skala luas pengumpulan informasi dan penekanan pada masa depan. Perencanaan strategis memfasilitasi komunikasi dan partisipasi, mengakomodasi kepentingan berbeda dan nilai-nilai, dan mendorong tertib pengambilan keputusan dan implementasi yang akan sukses.

B. Alat Analisis

1. IT Balanced ScorecardPada tahun 1997, Van Grembergen dan Van

Bruggen mengadopsi Balanced Scorecard (BSC) untuk digunakan pada Departemen Teknologi Informasi Organisasi [5]. Dalam pandangan mereka karena Departemen Teknologi Informasi merupakan penyedia layanan internal maka perspektif yang

digunakan harus diubah dan disesuaikan. Dengan melihat bahwa pengguna mereka adalah pegawai internal dan kontribusi mereka dinilai berdasarkan pandangan pihak manajemen maka mereka mengajukan perubahan seperti pada Gambar 2.

Gambar 2 IT Balance score card

2. SWOT

SWOT adalah sebuah alat untuk mendefinisikan Kekuatan, Kelemahan, Kesempatan dan Ancaman sebuah perusahaan. Hubungannya adalah dengan factor External dan Internal perusahaan dimana dapat menganalisa faktor internal (Strenght and Weakness) sehingga dapat di maksimalkan kekuatannya dan meminimalkan kelemahannya. Dari faktor External (Opportunity dan Threat) dimana dapat memaksimalkan peluang pasar, dan memitigasi Ancaman-ancaman dari luar [6]. Ditampilkan seperti pada Gambar 3.

Gambar 3 Analisis SWOT

3. Analisis Portofolio AplikasiAplikasi portfolio McFarlan digunakan

untuk memetakan aplikasi yang sedang berjalan di suatu perusahaan/organisasi dan juga kebutuhan aplikasi yang diperlukan di masa mendatang dalam mendukung bisnis perusahaan/organisasi. Pemetaan aplikasi ini dibagi menjadi empat kuadran yaitu strategic, high potential, key operation, dan support. Pemetaan ini dilakukan sesuai dengan kategori penilaian dampak suatu aplikasi terhadap bisnis yang ada seperti digambarkan pada Gambar 4. Dari hasil pemetaan diperoleh gambaran mengenai kontribusi

Gambar 1 Framework ITSP

Gambar 2 IT Balance score card

Gambar 3 Analisis SWOT

Gambar 4 McFarlan’s grid

Gambar 5 Value shop diagram

Gambar 6 Knowledge management flow

Gambar 1 Framework ITSP

Gambar 2 IT Balance score card

Gambar 3 Analisis SWOT

Gambar 4 McFarlan’s grid

Gambar 5 Value shop diagram

Gambar 6 Knowledge management flow

Page 5: ISSN 2356 - 4393 Pembangunan IT Strategic Planning …research.kalbis.ac.id/Research/Files/Article/Full/8IHM5F6Y2ARJAXBB... · Data-data mahasiswa dan dosen serta karyawan tidak semua

Pembangunan IT Strategic Planning sebagai ...

17

sistem informasi terhadap bisnis. Sehingga hasil yang ada dapat menjadi masukkan bagi kegiatan perumusan strategi IT dan pengembangan di masa yang mendatang [7].

Gambar 4 McFarlan’s grid

Berdasarkan aplikasi portfolio tersebut, maka suatu aplikasi dapat dikategorikan sebagai berikut:• Strategic Aplikasi disebut strategic apabila memiliki

pengaruh kritis terhadap keberhasilan bisnis organisasi di masa mendatang dengan memberikan keuntungan yang kompetitif bagi organisasi.

• Turnaround Aplikasi turnaround apabila dapat menciptakan

peluang keuntungan yang kompetitif di masa mendatang, namun belum terealisasikan.

• Factory Apabila aplikasi tersebut dapat menunjang

kelangsungan bisnis organisas.• Support Aplikasi disebut support jika aplikasi tersebut

mendukung organisasi dalam meningkatkan bisnis yang efisien dan manajemen yang efektif, namun tidak memberikan keuntungan yang kompetitif.

4. Porter’s Five ForcesIndustri saat ini dipengaruhi oleh lima faktor.

Faktor-faktor ini berguna untuk mengembangkan keunggulan atas persaingan industri untuk lebih memahami operasionalnya. Kelima faktor tersebut adalah [8]:• Pesaing industri Dalam mengejar keuntungan lebih dari para

pesaing, organisasi memiliki langkah yang kompetitif seperti perubahan harga, meningkatkan diferensiasi produk, dan penambahan fitur

• Ancaman produk pengganti Sebuah produk dipengaruhi oleh produk

pengganti sebagai produk yang lebih tersedia, harga lebih murah dan permintaan lebih mudah untuk diupayakan.

• Kekuatan pembeli Kekuatan pembeli adalah dampak pelanggan

terhadap industri yang ada. Ketika kekuasaan pembeli kuat, dapat digambarkan bahwa terdapat banyak pemasok namun hanya terdapat 1 pembeli, maka pembeli dapat menetapkan harga.

• Kekuatan pemasok Jika jumlah pemasok sedikit, maka produk

tersebut semakin penting dan semakin kuat posisi produk tersebut di pangsa pasar.

• Ancaman pendatang baru Hal ini dipengaruhi dari besar kecilnya hambatan

yang masuk, yang dapat menimbulkan ancaman bag perusahaan dalam suatu industri. Jika industri meningkat, maka akan banyak perusahaan yang ingin memulai industri sejenis.

5. Value Shop

Value shop adalah sebuah organisasi yang dirancang untuk memecahkan masalah pelanggan atau klien dengan menciptakan nilai dengan menghasilkan output dari input bahan baku [9]. Value shop memiliki aktivitas utama dan aktivitas pendukung, seperti yang terlihat pada Gambar 5.

Gambar 5 Value shop diagram

Pendekatan value shop dibedakan menjadi dua tipe aktivitas bisnis [4].• Aktivitas Utama1. Business acquisition Merupakan aktivitas yang berkaitan dengan

identifikasi mengenai peluang, ancaman dan potensi yang berasal dari pelanggan ataupun calon pelanggan. Indikator terpenting dari aktivitas ini adalah bagaimana perusahaan mampu menyelaraskan antara kemampuan bisnis perusahaan dengan keinginan dan keluhan

Gambar 1 Framework ITSP

Gambar 2 IT Balance score card

Gambar 3 Analisis SWOT

Gambar 4 McFarlan’s grid

Gambar 5 Value shop diagram

Gambar 6 Knowledge management flow

Gambar 1 Framework ITSP

Gambar 2 IT Balance score card

Gambar 3 Analisis SWOT

Gambar 4 McFarlan’s grid

Gambar 5 Value shop diagram

Gambar 6 Knowledge management flow

Page 6: ISSN 2356 - 4393 Pembangunan IT Strategic Planning …research.kalbis.ac.id/Research/Files/Article/Full/8IHM5F6Y2ARJAXBB... · Data-data mahasiswa dan dosen serta karyawan tidak semua

Kalbiscientia Volume 1, Nomor 1, Agustus 2014

18

permasalahan menyangkut produk dan pelayanan oleh pelanggan dan calon pelanggan secara umum.

2. Problem specification Merupakan kelanjutan dari aktivitas sebelumnya,

informasi mengenai laporan spesifik dari masukan pelanggan yang telah diidentifikasi tersebut akan dibuat pemecahan masalahnya sesuai dengan spesifikasi kebutuhan yang sesuai.

3. Knowledge application Merupakan aktivitas formulasi dari konsep

alternatif solusi yang ditawarkan dengan mensinkronisasikan dengan data-data serta pengetahuan yang relevan terkait dengan alternatif solusi yang ditawarkan. Dari aktivitas ini akan menghasilkan sebuah rancangan mengenai inovasi produk dan konsep pemecahan masalah yang akan ditawarkan.

4. Allocation resources Aktivitas yang berkaitan dengan pengalokasian

kebutuhan sumber daya yang dibutuhkan, seperti kebutuhan anggaran, perangkat lunak serta perangkat keras.

5. Marketing of capability Aktivitas yang berisi mengenai perencanaan

pemasaran dan penjualan produk serta layanan perusahaan kepada masyarakat. Aktivitas pemasaran akan berjalan dengan baik apabila memperhatikan keberhasilan dari aktivitas execute solution.

6. Configure solution Aktivitas perencanaan konsep, rancangan dan

desain mengenai usulan aplikasi ataupun sistem yang akan dikembangkan sesuai dengan problem solving yang akan ditawarkan.

7. Execute solution Aktivitas pengimplementasian dari aktivitas

sebelumnya sesuai dengan perencanaan yang telah dikembangkan. Aktivitas ini telah menghasilkan problem solving yang diharapkan telah sesuai dengan keinginan pelanggan dan calon pelanggan.

• Aktivitas pendukung1. Teknologi Mencakup teknologi apa yang akan digunakan.2. Manajemen SDM Cara perusahaan dalam mengorganisir SDM.3. Infrastruktur Perusahaan Sarana dan prasarana perusahaan.

6. Knowledge ManagementKnowledge management merupakan sebuah

aktivitas menemukan, mendapatkan, sharing, dan menggunakan pengetahuan untuk meningkatkan (cost effective) dampak dari pengetahuan terhadap pencapaian tujuan organisasi [10] seperti digambarkan pada Gambar 6.

Gambar 6 Knowledge management flow

Tahapan knowledge management:1. Penciptaan pengetahuan Aktivitas yang berhubungan dengan masuknya

pengetahuan baru ke dalam sistem, dan termasuk pengembangan pengetahuan, penemuan dan penangkapan gambar.

2. Retensi pengetahuan Kegiatan yang melestarikan pengetahuan dan

memungkinkan untuk tetap ada dalam sistem setelah diperkenalkan. Ini juga mencakup kegiatan-kegiatan yang menjaga viabilitas pengetahuan dalam sistem.

3. Transfer pengetahuan Kegiatan yang berhubungan dengan aliran

pengetahuan dari satu pihak kepada pihak lain. Ini termasuk komunikasi, penerjemahan, konversi, penyaringan dan rendering.

4. Pemanfaatan pengetahuan Kegiatan dan acara yang berhubungan dengan

penerapan pengetahuan untuk proses bisnis.

C. Metode Penelitian

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan tahapan-tahapan berikut:1. Tahapan input

Tahapan ini berguna untuk mengenali proses bisnis utama dan latar belakang yang ada dalam organisasi. Pada tahap ini akan dirumuskan strategi yang ada saat ini beserta visi, misi, dan nilai budaya dalam organisasi.

2. Tahapan proses Dalam tahap ini terdiri dari 4 analisa yang perlu

Gambar 1 Framework ITSP

Gambar 2 IT Balance score card

Gambar 3 Analisis SWOT

Gambar 4 McFarlan’s grid

Gambar 5 Value shop diagram

Gambar 6 Knowledge management flow

Page 7: ISSN 2356 - 4393 Pembangunan IT Strategic Planning …research.kalbis.ac.id/Research/Files/Article/Full/8IHM5F6Y2ARJAXBB... · Data-data mahasiswa dan dosen serta karyawan tidak semua

Pembangunan IT Strategic Planning sebagai ...

19

dilakukan, yaitu:• Analisis lingkungan eksternal bisnis

Pada tahapan ini akan dilakukan analisa persaingan dengan analisis Porter.

• Analisis lingkungan internal bisnis Pada tahapan ini akan dilakukan analisa

keadaan internal organisasi dengan analisis SWOT dan ITBSC.

• Analisis lingkungan eksternal IT Menganalisa faktor-faktor eksternal IT yang

dapat mempengaruhi strategic planning, misalnya perkembangan teknologi saat ini.

• Analisis lingkungan internal IT Menggunakan TI secara optimal pada

internal organisasi STTJ. 3. Tahapan Output Tahapan ini memiliki tujuan untuk

menghasilkan analisa dan penentuan prioritas atas portfolio dan tujuan strategis yang akan dicapai. Untuk pencapaian tahap strategi ini terdapat beberapa strategi IT yang harus dilakukan:

• Future Business Berdasarkan hasil analisis pada tahapan

proses di atas, maka akan dihasilkan future business dari hasil analisis tersebut.

• Strategi IT Pada tahapan ini akan diketahu bagaimana

IT dimanfaatkan dalam mendukung pencapaian visi, misi dan proses bisnis utama. Strategi ini berupa software, hardware, platform, dan topologi jaringan.

• Strategi manajemen IT Berguna untuk menetapkan kebijakan yang

telah dibuat oleh pihak berkaitan dengan sistem dan teknologi informasi yang akan diimplementasikan organisasi.

• Rekomendasi Portfolio Aplikasi Merupakan hasil dari perencanaan strategis

teknologi informasi, berupa portfolio aplikasi yang telah diusulkan.

III. PEMBAHASAN A. Analisis Lingkungan Internal Bisnis

1. Analisis Porter

Dalam menganalisis keadaan industri, menggunakan Analisis Lima Faktor Bisnis Porter dari sisi persaingan dalam industri, pendatang baru, barang substitusi, pemasok, dan pelanggan. Berikut ini penggambaran analisis lima faktor pesaing Porter

pada Sekolah Tinggi Teknologi Jakarta pada yang dapat dilihat Gambar 7.

Gambar 7 Analisis Porter

• Pesaing industriPesaing industri bagi STTJ adalah perguruan

tinggi yang menyediakan jasa serupa dengan STTJ yaitu jasa pendidikan program sarjana, banyak sekali perguruan tinggi yang menjadi pesaing STTJ, namun pesaing STTJ yang utama adalah Universitas Asyafi’iyah. Lokasinya tidak berjauhan dari STTJ sehingga target calon mahasiswa kemungkinan besar memiliki kesamaan. Saat ini Universitas Asyafi’iyah memiliki fakultas yang lebih banyak daripada STTJ. Dalam persaingan biaya pendidikan tidak jauh berbeda dan sesuai dengan fasilitas yang ditawarkan. Hal yang diterapkan STTJ dalam menghadapi ancaman seperti ini adalah dengan meningkatkan teknologi informasi yang digunakan untuk menjadi daya tarik calon mahasiswa.

• PemasokPemasok adalah dosen-dosen yang memberikan

jasa berupa pengajaran, pemasok IT untuk jaringan internet, yayasan, dan kerjasama dengan perguruan tinggi lain. Kekuatan pemasok IT tidak terlalu besar karena saat ini banyak sekali penyedia internet dan penjual hardware/software untuk kebutuhan kampus.

Yayasan memiliki kekuatan yang besar karena tanpa ada yayasan, maka STTJ tidak dapat menjalankan proses bisnis. Saat ini STTJ sedang bekerja sama dengan perguruan tinggi lain, yaitu Management and Science University (MSU) dari Malaysia. MSU memiliki kekuatan lebih besar karena MSU melakukan investasi dengan merombak dan renovasi gedung dan fasilitas STTJ.

Orang tua mahasiswa juga merupakan pemasok mahasiswa sebagai “bahan baku” STTJ untuk

Gambar 7 Analisis Porter

Gambar 8 Kuadran SWOT STTJ

Tabel 3 Analisis strategi IT balance score card IT Balanced Score Card

Strategi Tujuan Strategi

Perspektif Kontribusi STTJ

-Menyediakan infrastruktur jaringan dan sistem informasi sarana dan prasarana STTJ yang sesuai -Mengembangkan dan memelihara IT yang sesuai dengan sistem operasi STTJ

-Kontribusi fungsi IT agar seluruh sistem sudah terkomputerisasi

Perspektif Orientasi Pengguna

-Memastikan data dan informasi yang dibutuhkan dapat diakses dengan mudah, cepat dan akurat -Memberikan fasilitas memadai bagi mahasiswa dan karyawan

-Meningkatkan kepuasan pengguna -Meningkatkan produktivitas pengguna -Meningkatkan keterlibatan pengguna dalam pengembangan aplikasi

Perpektif Penyempurnaan Operasional

-Mengoptimalkan penggunaan sarana IT yang telah ada di STTJ -Meningkatkan kualitas proses internal organisasi

-Efisiensi operasional dan aplikasi -Memaksimalkan penggunaan IT

Perspektif Orientasi Masa Depan

-Meningkatkan kemampuan karyawan dengan pelatihan -Mengembangkan dan memelihara IT yang sesuai dengan sistem operasi STTJ sesuai perkembangan teknologi

-Peningkatan kualitas IT -Peningkatan kemampuan karyawan -Mengembangkan sistem dan infrastruktur IT -Melakukan penelitian teknologi baru

Tabel 4 Kategori bobot

Bobot Kategori Bobot 0%-20% Sangat Kurang 21%-40% Kurang 41%-60% Cukup 61%-80% Baik 81%-100% Sangat Baik

Tabel 5 Hasil Pengukuran Kinerja IT Balance Score Card

Perspektif Tujuan Strategis Hasil Bobot

Page 8: ISSN 2356 - 4393 Pembangunan IT Strategic Planning …research.kalbis.ac.id/Research/Files/Article/Full/8IHM5F6Y2ARJAXBB... · Data-data mahasiswa dan dosen serta karyawan tidak semua

Kalbiscientia Volume 1, Nomor 1, Agustus 2014

20

menghasilkan sarjana. Orang tua memiliki kekuatan untuk memilih perguruan tinggi yang akan dijadikan sebagai tempat anaknya meneruskan pendidikan.• Pembeli Pembeli dalam hal ini adalah perusahaan

pengguna lulusan STTJ. Saat ini sering dijumpai bahwa ada perusahaan yang mencari karyawan dari perguruan tinggi tertentu. STTJ harus dapat bersaing untuk dapat memenuhi kualifikasi tersebut karena perusahaan memiliki kekuatan tawar-menawar lebih besar. Untuk itu, STTJ harus terus mengikuti perkembangan teknologi dan kurikulum yang berlaku.

• Ancaman bendatang baru Salah satu pendatang baru yang sedang gencar

melakukan promosi adalah STMIK Mercusuar, yang tempatnya tidak terlalu jauh dari STTJ. Saat ini STMIK Mercusuar sudah memiliki 5 program studi. Hal ini harus diterapkan di STTJ untuk dapat menyaingi STMIK Mercusuar.

• Ancaman produk pengganti Selain jenjang S1, ada jenjang D3 dengan

masa belajar yang lebih singkat. Banyak calon mahasiswa yang juga berminat pada program D3. D3 menawarkan biaya yang lebih murah dan masa studi yang lebih singkat, namun tidak mendapatkan gelar. Jika dibandingkan dengan program S1, maka perbedaan yang ada adalah tidak adanya gelar yang didapat seusai menempuh D3. Pilihan calon mahasiswa untuk mengambil D3 masih lebih sedikit dibanding S1, namun tidak menutup kemungkinan di masa mendatang akan terjadi hal sebaliknya.

B. Analisis Lingkungan Internal Bisnis

1. Analisis SWOT

Analisis SWOT pada STTJ dijabarkan sebagai berikut :a. Kekuatan

• Pimpinan cepat tanggap terhadap perkembangan teknologi.

• Program studi sudah terakreditasi.• Sigap dalam perbaikan fasilitas yang rusak/

kurang baik.• Tersedia komputer dan jaringan internet dan

intranet.• Memiliki ruang kelas yang memadai.• Kondisi lingkungan yang kondusif.• Biaya kuliah lebih murah dari tempat lain.

b. Kelemahan• Sistem belum digunakan secara maksimal• Pemanfaatan IT untuk promosi masih kurang• Sumber daya manusia yang belum sesuai

kompetensinya• Beberapa ruang laboratorium tidak terawat• Kurangnya koleksi buku di perpustakaan• Pilihan program studi yang terbatas

c. Peluang• Masyarakat makin menyadari pentingnya

kuliah sebelum kerja.• Memiliki peluang dan implementasi sistem

teknologi yang baru.• Banyak lulusan sekolah menengah atas setiap

tahunnya yang akan melanjutkan pendidikan.• Program promosi dan bantuan dana dari

DIKTI.

d. Ancaman• Makin banyak institusi lain dengan fasilitas

yang lebih baik.• Tidak ada calon mahasiswa yang tertarik

dengan jurusan yang ditawarkan STTJ.• Serangan virus yang dapat merusak sistem

yang telah diterapkan.• Perubahan eksternal (pemerintah, politik,

pajak, dan lain-lain).Dari alternatif strategi SWOT yang, maka akan

ditentukan posisi perusahaan dalam persaingan bisnis saat ini. Dengan mengetahui posisi perusahaan dalam persaingan bisnis, dapat ditentukan jenis strategi bisnis apa yang sesuai dan tepat untuk diterapkan. Cara menentukan posisi perusahaan dalam persaingan bisnis dapat menggunakan analisa SWOT.

Koordinat Titik X (IFAS) :Total Kekuatan : 2,06Total Kelemahan : -1,05Letak Titik X : 1,01Koordinat Titik Y (EFAS) :Total Peluang : 1,67Total Ancaman : -1,3Letak Titik Y : 0,3

Berdasarkan hasil analisis posisi strategi organisasi dalam peta persaingan bisnis dengan kompetitor lainnya, maka dapat dilihat bahwa STTJ berada dalam kuadran Strategi Agresif seperti terlihat pada gambar 9. Dalam kuadran ini berarti STTJ memiliki peluang yang sangat besar dan dapat dimanfaatkan seoptimal mungkin dengan dukungan kekuatan yang ada.

Page 9: ISSN 2356 - 4393 Pembangunan IT Strategic Planning …research.kalbis.ac.id/Research/Files/Article/Full/8IHM5F6Y2ARJAXBB... · Data-data mahasiswa dan dosen serta karyawan tidak semua

Pembangunan IT Strategic Planning sebagai ...

21

Gambar 8 Kuadran SWOT STTJ

2. Usulan Strategi Agresif

Berdasarkan hasil perhitungan analisis SWOT, STTJ memerlukan strategi agresif untuk meningkatkan produktivitas aktivitas bisnis dan perkuliahan. Strategi yang dapat diterapkan antara lain adalah:• Mengembangkan teknologi informasi sebagai

media promosi.• Mengikuti perkembangan teknologi agar lebih

baik.• Memberikan penawaran beasiswa menarik untuk

lulusan sekolah menengah atas.• Memaksimalkan penggunaan IT dengan

memberikan pelatihan.• Memberikan pelatihan kompetensi kepada

karyawan secara berkala.• Menerapkan rencana keamanan IT.• Membangun knowledge management system.• Beradaptasi dengan lingkungan TI/bisnis.

3. Analisis IT Balance Scorecard

Tujuan dari strategi IT yang merupakan perumusan dari setiap strategi IT pada masing-masing perspektif IT Balanced Score Card dijelaskan seperti pada Tabel 1.

C. Analisis Lingkungan Eksternal IT

Dalam pengembangan bisnis ke depan, diperlukan suatu analisis eksternal yang sangat jelas yang mudah digunakan dan diterapkan yaitu saat ini. Menurut Analisis Gartner [11] terdapat 10 tren teknologi yang memiliki potensi yang dapat mempengaruhi individu, bisnis, dan organisasi TI seperti pada Gambar 9.

Tabel 1 Analisis strategi IT balance score card

Gambar 9 Tren teknologi 2013

Tren teknologi pada 2013 adalah sebagai berikut:• Mobile devices battles Pada tahun 2013, perangkat handpone/mobile

akan melewati PC sebagai alat pengakses web. Mobile devices akan lebih menjamur

Gambar 7 Analisis Porter

Gambar 8 Kuadran SWOT STTJ

Tabel 3 Analisis strategi IT balance score card IT Balanced Score Card

Strategi Tujuan Strategi

Perspektif Kontribusi STTJ

-Menyediakan infrastruktur jaringan dan sistem informasi sarana dan prasarana STTJ yang sesuai -Mengembangkan dan memelihara IT yang sesuai dengan sistem operasi STTJ

-Kontribusi fungsi IT agar seluruh sistem sudah terkomputerisasi

Perspektif Orientasi Pengguna

-Memastikan data dan informasi yang dibutuhkan dapat diakses dengan mudah, cepat dan akurat -Memberikan fasilitas memadai bagi mahasiswa dan karyawan

-Meningkatkan kepuasan pengguna -Meningkatkan produktivitas pengguna -Meningkatkan keterlibatan pengguna dalam pengembangan aplikasi

Perpektif Penyempurnaan Operasional

-Mengoptimalkan penggunaan sarana IT yang telah ada di STTJ -Meningkatkan kualitas proses internal organisasi

-Efisiensi operasional dan aplikasi -Memaksimalkan penggunaan IT

Perspektif Orientasi Masa Depan

-Meningkatkan kemampuan karyawan dengan pelatihan -Mengembangkan dan memelihara IT yang sesuai dengan sistem operasi STTJ sesuai perkembangan teknologi

-Peningkatan kualitas IT -Peningkatan kemampuan karyawan -Mengembangkan sistem dan infrastruktur IT -Melakukan penelitian teknologi baru

Tabel 4 Kategori bobot

Bobot Kategori Bobot 0%-20% Sangat Kurang 21%-40% Kurang 41%-60% Cukup 61%-80% Baik 81%-100% Sangat Baik

Tabel 5 Hasil Pengukuran Kinerja IT Balance Score Card

Perspektif Tujuan Strategis Hasil Bobot

Tabel 1 Analisis strategi IT balance score card IT Balanced Score Card

Strategi Tujuan Strategi

Perspektif Kontribusi STTJ

-Menyediakan infrastruktur jaringan dan sistem informasi sarana dan prasarana STTJ yang sesuai -Mengembangkan dan memelihara IT yang sesuai dengan sistem operasi STTJ

-Kontribusi fungsi IT agar seluruh sistem sudah terkomputerisasi

Perspektif Orientasi Pengguna

-Memastikan data dan informasi yang dibutuhkan dapat diakses dengan mudah, cepat dan akurat -Memberikan fasilitas memadai bagi mahasiswa dan karyawan

-Meningkatkan kepuasan pengguna -Meningkatkan produktivitas pengguna -Meningkatkan keterlibatan pengguna dalam pengembangan aplikasi

Perpektif Penyempurnaan Operasional

-Mengoptimalkan penggunaan sarana IT yang telah ada di STTJ -Meningkatkan kualitas proses internal organisasi

-Efisiensi operasional dan aplikasi -Memaksimalkan penggunaan IT

Perspektif Orientasi Masa Depan

-Meningkatkan kemampuan karyawan dengan pelatihan -Mengembangkan dan memelihara IT yang sesuai dengan sistem operasi STTJ sesuai perkembangan teknologi

-Peningkatan kualitas IT -Peningkatan kemampuan karyawan -Mengembangkan sistem dan infrastruktur IT -Melakukan penelitian teknologi baru

Tabel 2 Usulan strategi berdasarkan tren teknologi 2013

Strategi IT Keterangan Aplikasi web mobile Aplikasi ini sesuai dengan

tren teknologi 2013, aplikasi ini difungsikan sebagai pendukung perkuliahan agar dosen dan mahasiswa lebih mudah dalam belajar mengajar. Mahasiswa dapat mengakses materi yang diberikan dosen, nilai, serta informasi lainnya. Dosen juga menjadi lebih mudah dalam pengolahan nilai

Cloud storage Media Express

Aplikasi cloud ini digunakan untuk menyimpan data sebagai salinan/backup data utama STTJ. apabila terjadi suatu musibah, maka data masih tetap dapat diakses

Aplikasi academia.edu

Aplikasi ini berguna bagi dosen yang melakukan penelitian untuk mempublikasikan hasil penelitiannya dan dapat memperoleh referensi dari jurnal penulis lain.

Page 10: ISSN 2356 - 4393 Pembangunan IT Strategic Planning …research.kalbis.ac.id/Research/Files/Article/Full/8IHM5F6Y2ARJAXBB... · Data-data mahasiswa dan dosen serta karyawan tidak semua

Kalbiscientia Volume 1, Nomor 1, Agustus 2014

22

dibandingkan PC yang tidak fleksibel (tidak bisa dibawa-bawa). Perangkat tersebut tentunya berkaitan dengan sistem operasi yang diusung yang akan ikut bersaing seperti OS keluaran Apple, Android, Microsoft, dan Blackbery.

• Mobile applications & HTML5 Melalui 2014, performa JavaScript akan

mendorong HTML5 dan browsernya menjadi platform pembangun aplikasi.

• Internet of things Internet menyediakan segala hal telah semakin

dekat. Selain internet menyediakan berbagai macam kebutuhan manusia yang dulu tersedia secara konvensional sekarang sudah bisa tersedia secara digital. Adapun teknologi yang sudah hadir dan akan terus berkembang dalam memudahkan layanan internet adalah hadirnya teknologi sensor, pengenal gambar dan NFC (Near field communication).

• Hybrid IT & cloud computing Perubahan peran IT. Departemen IT harus

memainkan peran lebih dalam mengkoordinasikan kegiatan IT terkait.

• Strategic big data Perusahaan harus fokus untuk pengembangan

data non-tradisional dan data eksternal. Karena kebutuhan penyimpanan data akan makin sangat besar ditahun-tahun mendatang dan dibutuhkan kemudahan akses dari berbagai perangkat untuk kemudahan penunjang kinerja perusahaan

• Actionable analytics Layanan analisis yang disediakan termasuk

dari paket layanan awan akan memudahkan tindakan sesuai hasil analisis/prediksi. Dengan menghadirkan simulasi-simulasi setiap tindakan dalam bisnis. Analisis tersebut bisa diakses oleh perangkat mobile dan sangat mudah digunakan untuk pengambilan keputusan bisnis.

• Mainstream in-memory computing Perubahan harapan, desain dan arsitektur.

Dapat meningkatkan kinerja dan waktu respon. Mengaktifkan layanan bisnis mandiri secara real-time. SAP dan lain-lain akan mempercepat pengiriman aplikasi di 2012/2013 untuk meningkatkan kemampuan memori.

• Integrated ecosystems Bukan hanya tahun 2013 akan tetapi 5 tahun

kedepan akan dibutuhkan layanan terpadu, saat ini sudah ada layanan terpadu termasuk layanan virtual. Layanan terpadu ini untuk mengatasi

beban kerja yang ada diaplikasi dan keterbatasan dalam infrastruktur.

• Enterprise app stores Pada 2014, akan ada lebih dari 70 miliar download

aplikasi mobile dari toko app setiap tahun. Juga pada tahun 2014, sebagian besar organisasi akan memberikan aplikasi mobile untuk para pekerja melalui toko aplikasi pribadi.

1. Usulan Strategi Berdasarkan Tren Teknologi

STTJ juga harus mengikuti perkembangan teknologi seperti dengan visi STTJ yaitu menjadi perguruan tinggi yang cepat merespon perubahan teknologi, usulan strategi IT yang diusulkan ditampilkan pada Tabel 2.Tabel 2 Usulan strategi berdasarkan tren teknologi

2013

D. Analisis Lingkungan InternalAplikasi yang digunakan di STTJ untuk

mendukung proses bisnis sehari-hari adalah program SIAK (Sistem Informasi Akademis). Aplikasi ini digunakan untuk mengolah data mahasiswa mulai dari nama, nomor induk mahasiswa (NIM), mata kuliah, nilai mahasiswa, jumlah mahasiswa, dan status mahasiswa. STTJ juga memiliki web, namun saat ini web tersebut tidak pernah diupdate sehingga

Tabel 1 Analisis strategi IT balance score card IT Balanced Score Card

Strategi Tujuan Strategi

Perspektif Kontribusi STTJ

-Menyediakan infrastruktur jaringan dan sistem informasi sarana dan prasarana STTJ yang sesuai -Mengembangkan dan memelihara IT yang sesuai dengan sistem operasi STTJ

-Kontribusi fungsi IT agar seluruh sistem sudah terkomputerisasi

Perspektif Orientasi Pengguna

-Memastikan data dan informasi yang dibutuhkan dapat diakses dengan mudah, cepat dan akurat -Memberikan fasilitas memadai bagi mahasiswa dan karyawan

-Meningkatkan kepuasan pengguna -Meningkatkan produktivitas pengguna -Meningkatkan keterlibatan pengguna dalam pengembangan aplikasi

Perpektif Penyempurnaan Operasional

-Mengoptimalkan penggunaan sarana IT yang telah ada di STTJ -Meningkatkan kualitas proses internal organisasi

-Efisiensi operasional dan aplikasi -Memaksimalkan penggunaan IT

Perspektif Orientasi Masa Depan

-Meningkatkan kemampuan karyawan dengan pelatihan -Mengembangkan dan memelihara IT yang sesuai dengan sistem operasi STTJ sesuai perkembangan teknologi

-Peningkatan kualitas IT -Peningkatan kemampuan karyawan -Mengembangkan sistem dan infrastruktur IT -Melakukan penelitian teknologi baru

Tabel 2 Usulan strategi berdasarkan tren teknologi 2013

Strategi IT Keterangan Aplikasi web mobile Aplikasi ini sesuai dengan

tren teknologi 2013, aplikasi ini difungsikan sebagai pendukung perkuliahan agar dosen dan mahasiswa lebih mudah dalam belajar mengajar. Mahasiswa dapat mengakses materi yang diberikan dosen, nilai, serta informasi lainnya. Dosen juga menjadi lebih mudah dalam pengolahan nilai

Cloud storage Media Express

Aplikasi cloud ini digunakan untuk menyimpan data sebagai salinan/backup data utama STTJ. apabila terjadi suatu musibah, maka data masih tetap dapat diakses

Aplikasi academia.edu

Aplikasi ini berguna bagi dosen yang melakukan penelitian untuk mempublikasikan hasil penelitiannya dan dapat memperoleh referensi dari jurnal penulis lain.

Page 11: ISSN 2356 - 4393 Pembangunan IT Strategic Planning …research.kalbis.ac.id/Research/Files/Article/Full/8IHM5F6Y2ARJAXBB... · Data-data mahasiswa dan dosen serta karyawan tidak semua

Pembangunan IT Strategic Planning sebagai ...

23

pengunjung web tidak mendapatkan informasi yang terbaru bahkan informasi yang sudah lama..

E. Perancangan Strategi IT

Dari hasil analisis SWOT, Porter, pemetaan aplikasi dalam setiap fungsi, IT BSC dan tren teknologi pada tahun 2013, maka diusulkan perencanaan strategi IT pada Tabel 3.Tabel 3 Usulan perencanaan strategi IT

1. Portofolio usulan Aplikasi

Pada usulan aplikasi yang telah dirancang sebelumnya, maka tahap selanjutnya adalah melakukan pemetaan berdasarkan kriteria potensi dari analisis lingkungan internal IT dalam mencapai visi dan misi organisasi seperti pada Tabel 4.

2. Usulan Infrastruktur Jaringan

Dari usulan strategi teknologi informasi yang akan diterapkan, Maka dibutuhkan infrastruktur jaringan untuk STTJ. Jaringan yang baru membutuhkan tiga server, yaitu server aplikasi web mobile, server knowledge management system. Ketiga server ini akan terhubung dengan router yang telah tersambung

ke internet yang sudah dilindungi dengan firewall. Kedua router ini berasal dari dua Internet Service Provider (ISP) yang berbeda dengan kecepatan hingga 30 Mbps, dengan pertimbangan apabila salah satu koneksi sedang mengalami masalah, maka dapat dihubungkan menggunakan koneksi lainnya. Koneksi ini terbagai menjadi dua, yaitu dengan LAN melalui accesss point untuk koneksi internal dan penyambung database dan jaringan wireless yang dapat diakses oleh seluruh orang yang ada pada area STTJ.

Setelah tersambung ke internet, maka aplikasi web mobile, aplikasi knowledge management system, aplikasi backup dapat diakses dan dirasakan fungsinya. Aplikasi web mobile dan aplikasi knowledge management system dapat diakses menggunakan komputer, laptop, ataupun smartphone. Sedangkan aplikasi lainnya hanya dapat diakses menggunakan komputer atau laptop.

Tabel 4 Portfolio usulan aplikasi

3. Rencana Keamanan IT

Dengan diterapakannya perencanaan strategis teknologi informasi pada STTJ, maka perlu dilakukan juga strategi pengamanan teknologi informasi yang akan digunakan sebagai sarana perencanaan tersebut. Daftar usulan kebijakan yang perlu dilakukan STTJ untuk menerapkan IT Security Plan adalah:a. Aspek information

• Desain dan menu rancangan layar berfungsi sesuai fungsinya.

• Setiap informasi hanya bisa diubah oleh divisi yang tertentu.

• Setiap informasi harus disertai dengan header logo STTJ.

b. Aspek personnel• Setiap karyawan STTJ akan diberikan

username dan password.• Setiap karyawan diberikan level/tingkat akses

yang tertentu.• Pelatihan tentang keamanan IT kepada seluruh

karyawan yang ada.

Tabel 3 Usulan perencanaan strategi IT

No

Permasalahan Deskripsi Solusi

1 Pemanfaatan sarana IT dan sistem yang belum efektif dan efisien

Meningkatkan fungsi dari sistem dan sarana IT yang ada.

Aplikasi web mobile

2 Pengetahuan dan keahlian karyawan & dosen yang stagnan

Memberikan pengetahuan baru kepada setiap karyawan dan dosen

Knowledge Management System sebagai sarana transfer pengetahuan & aplikasi academia.edu

3 Meningkatkan pemanfaatan IT yang sedang berkembang

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi saat ini, STTJ harus mengikuti tren teknologi

Aplikasi web mobile

4 Penyimpanan data belum aman

Penyimpanan data mahasiswa, karyawan, dan dosen yang belum aman karena hanya terdapat di server dan tidak ada backup-nya

Cloud storage

Tabel 4 Portfolio usulan aplikasi

Strategic High Potential (+)Academia.edu

Website STTJ

(+)Aplikasi Web Mobile Key Operational Support Sistem Informasi

Akademis

Microsoft Office (+)Knowledge Management

System (+)Aplikasi Cloud Mediafire Express

Tabel 5 Keuntungan penerapan aplikasi

Aplikasi Keuntungan Aplikasi Web Mobile

Mahasiswa dapat mengakses materi, nilai, serta jadwal kuliah dengan mudah, kapan saja dan di mana saja.

Proses input nilai mahasiswa oleh dosen dapat langsung selesai tanpa harus melalui perantara BAAK

Mahasiswa lebih mudah dalam mencari buku melalui aplikasi web mobile

Menghemat biaya penggunaan kertas untuk penempelan pengumuman dan fotokopi materi kuliah.

Knowledge Management System

Tips atau pengetahuan baru yang telah diberikan dapat diakses kapan saja dan di mana saja, serta dapat bertukar pendapat dengan dosen lain walaupun tidak ada di tempat

Aplikasi academia.edu

Dosen mendapat umpan balik terhadap jurnal/karya ilmiahnya.

Dapat menjadi referensi bagi orang lain yang memulai penelitian baru

Cloud Storage Media Express

Data dapat tetap diakses walaupun terjadi musibah yang merusakkan komputer tempat penyimpanan data

Data dapat dengan mudah diakses oleh karyawan lain yang berhak mengaksesnya

Tabel 3 Usulan perencanaan strategi IT

No Permasalahan Deskripsi Solusi 1 Pemanfaatan

sarana IT dan sistem yang belum efektif dan efisien

Meningkatkan fungsi dari sistem dan sarana IT yang ada.

Aplikasi web mobile

2 Pengetahuan dan keahlian karyawan & dosen yang stagnan

Memberikan pengetahuan baru kepada setiap karyawan dan dosen

Knowledge Management System sebagai sarana transfer pengetahuan & aplikasi academia.edu

3 Meningkatkan pemanfaatan IT yang sedang berkembang

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi saat ini, STTJ harus mengikuti tren teknologi

Aplikasi web mobile

4 Penyimpanan data belum aman

Penyimpanan data mahasiswa, karyawan, dan dosen yang belum aman karena hanya terdapat di server dan tidak ada backup-nya

Cloud storage

Tabel 4 Portfolio usulan aplikasi

Strategic High Potential (+)Academia.edu

Website STTJ

(+)Aplikasi Web Mobile Key Operational Support Sistem Informasi

Akademis

Microsoft Office (+)Knowledge Management

System (+)Aplikasi Cloud Mediafire Express

Tabel 5 Keuntungan penerapan aplikasi

Aplikasi Keuntungan Aplikasi Web Mobile

Mahasiswa dapat mengakses materi, nilai, serta jadwal kuliah dengan mudah, kapan saja dan di mana saja.

Proses input nilai mahasiswa oleh dosen dapat langsung selesai tanpa harus melalui perantara BAAK

Mahasiswa lebih mudah dalam mencari buku melalui aplikasi web mobile

Menghemat biaya penggunaan kertas untuk penempelan pengumuman dan fotokopi materi kuliah.

Knowledge Management System

Tips atau pengetahuan baru yang telah diberikan dapat diakses kapan saja dan di mana saja, serta dapat bertukar pendapat dengan dosen lain walaupun tidak ada di tempat

Aplikasi academia.edu

Dosen mendapat umpan balik terhadap jurnal/karya ilmiahnya.

Dapat menjadi referensi bagi orang lain yang memulai penelitian baru

Cloud Storage Media Express

Data dapat tetap diakses walaupun terjadi musibah yang merusakkan komputer tempat penyimpanan data

Data dapat dengan mudah diakses oleh karyawan lain yang berhak mengaksesnya

Page 12: ISSN 2356 - 4393 Pembangunan IT Strategic Planning …research.kalbis.ac.id/Research/Files/Article/Full/8IHM5F6Y2ARJAXBB... · Data-data mahasiswa dan dosen serta karyawan tidak semua

Kalbiscientia Volume 1, Nomor 1, Agustus 2014

24

c. Aspek operations

• Menggunakan firewall, antivirus dan internet security pada setiap komputer karyawan.

• Memback-up data secara berkala.• Menyediakan UPS.• Menggunakan aplikasi cloud.

d. Aspek Physical

• Menempatkan server pada ruangan yang hanya boleh dimasuki divisi IT.

• Selalu menjaga suhu ruangan server agar selalu dingin.

• Menempatkan pelindung berupa sekat untuk penempatan server.

• Menempatkan setiap server di gedung yang berbeda.

Tabel 5 Keuntungan penerapan aplikasi

4. Keuntungan Penerapan Aplikasi

Dengan diterapkannya strategi teknologi informasi melalui penggunaan aplikasi yang telah

disebutkan di atas, maka akan ada perubahan proses bisnis yang berjalan. Tingkat efektivitas dan efisienitas dapat diukur setelah penerapan selama beberapa bulan. Tabel 5 adalah penjelasan keuntungan dari masing-masing penggunaan aplikasi yang diusulkan.

IV. SIMPULAN

Dari hasil analisis perencanaan strategis teknologi informasi pada STTJ, dapat diambil simpulan sebagai berikut :• Telah dihasilkan Perencanaan Strategis Teknologi

Informasi pada STTJ yang mencakup : strategi IT, strategi manajemen IT yang menghasilkan usulan portfolio aplikasi , usulan teknologi (hardware, software, dan jaringan) serta usulan struktur organisasi yang baru untuk mendukung perkembangan proses bisnis pada STTJ. Strategi yang dihasilkan menggunakan analisis SWOT, ITBSC, McFarlan, dan Porter.

• Berdasarkan hasil analisis faktor lingkungan eskternal dan lingkungan internal yang ada pada matriks SWOT, STTJ berada pada kuadran WO dengan koordinat (1.01 , 0.37). Strategi yang sebaiknya digunakan adalah strategi agresif dengan memanfaatkan segala peluang yang ada dengan memanfaatkan kekuatan organisasi semaksimal mungkin.

• Berikut adalah usulan portfolio aplikasi yang baru :1. Aplikasi Web Mobile untuk sebagai sarana

pembelajaran dan perkuliahan. Dengan aplikasi ini mahasiswa bisa mendapatkan kemudahan informasi jadwal, nilai dan berita terkini di lingkungan STTJ. Serta memudahkan karyawan dan dosen untuk memberikan materi perkuliahan.

2. Knowledge Management System, berupa portal khusus dengan terbagi menjadi forum dan sejumlah FAQ sehingga seluruh karyawan STTJ dapat meningkatkan pengetahuan dan produktivitas proses bisnis.

3. Aplikasi cloud Mediafire Express untuk sarana penyimpanan data sekaligus backup data STTJ.

4. Aplikasi dosen pada academia.edu untuk sarana publikasi jurnal atau paper ilmiah dosen agar lebih aktif di dunia pendidikan.

V. DAFTAR RUJUKAN[1] T. A. Pollack, Strategic Information System Planning.

Duquesne University, Pittsburgh, 2010, 102.

Tabel 3 Usulan perencanaan strategi IT

No Permasalahan Deskripsi Solusi 1 Pemanfaatan

sarana IT dan sistem yang belum efektif dan efisien

Meningkatkan fungsi dari sistem dan sarana IT yang ada.

Aplikasi web mobile

2 Pengetahuan dan keahlian karyawan & dosen yang stagnan

Memberikan pengetahuan baru kepada setiap karyawan dan dosen

Knowledge Management System sebagai sarana transfer pengetahuan & aplikasi academia.edu

3 Meningkatkan pemanfaatan IT yang sedang berkembang

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi saat ini, STTJ harus mengikuti tren teknologi

Aplikasi web mobile

4 Penyimpanan data belum aman

Penyimpanan data mahasiswa, karyawan, dan dosen yang belum aman karena hanya terdapat di server dan tidak ada backup-nya

Cloud storage

Tabel 4 Portfolio usulan aplikasi

Strategic High Potential (+)Academia.edu

Website STTJ

(+)Aplikasi Web Mobile Key Operational Support Sistem Informasi

Akademis

Microsoft Office (+)Knowledge Management

System (+)Aplikasi Cloud Mediafire Express

Tabel 5 Keuntungan penerapan aplikasi

Aplikasi Keuntungan Aplikasi Web Mobile

Mahasiswa dapat mengakses materi, nilai, serta jadwal kuliah dengan mudah, kapan saja dan di mana saja.

Proses input nilai mahasiswa oleh dosen dapat langsung selesai tanpa harus melalui perantara BAAK

Mahasiswa lebih mudah dalam mencari buku melalui aplikasi web mobile

Menghemat biaya penggunaan kertas untuk penempelan pengumuman dan fotokopi materi kuliah.

Knowledge Management System

Tips atau pengetahuan baru yang telah diberikan dapat diakses kapan saja dan di mana saja, serta dapat bertukar pendapat dengan dosen lain walaupun tidak ada di tempat

Aplikasi academia.edu

Dosen mendapat umpan balik terhadap jurnal/karya ilmiahnya.

Dapat menjadi referensi bagi orang lain yang memulai penelitian baru

Cloud Storage Media Express

Data dapat tetap diakses walaupun terjadi musibah yang merusakkan komputer tempat penyimpanan data

Data dapat dengan mudah diakses oleh karyawan lain yang berhak mengaksesnya

Page 13: ISSN 2356 - 4393 Pembangunan IT Strategic Planning …research.kalbis.ac.id/Research/Files/Article/Full/8IHM5F6Y2ARJAXBB... · Data-data mahasiswa dan dosen serta karyawan tidak semua

Pembangunan IT Strategic Planning sebagai ...

25

[2] F. M. Hayward et al. “A Guide for African Higher Education Institutions,” Centre for Higher Education Transformation (CHET), 2003, 34.

[3] E. Indrajit, Strategi Pembangunan dan Pengembangan Sistem Pelayanan Publik Berbasis Teknologi Digital. Jakarta, 2006, 87.

[4] J. Ward & J. Peppard, Strategic Planning for Information System. New York. Wiley, 2002, 214.

[5] W. W. K. Nurjaya, “Model Strategic Planning for Information System Menggunakan Balance Scorecard pada Universitas Komputer Indonesia Bandung,” Majalah Ilmiah UNIKOM Vol.7 No.1, 2010, 45-59.

[6] F. Rangkuti, SWOT Balance Scorecard. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2012, 80.

[7] L. Mancini-Newell & Richard Hutsell, “Information Technology Strategic Planning: Art or Science?,”

Journal of Healthcare Information Management – Vol 19, No 3, 10-19.

[8] M. Porter, Competitive Strategy: Techniques for Analyzing Industries and Competitors. New York, 2008, 45

[9] H. A. Smith et al. “Developing Information Technology Strategy for Business Value,” Journal of Information Technology Management. ISSN #1042-1319. A Publication of the Association of Management, 2007, 20-36

[10] B. Newman et al. A Framework for Characterizing Knowledge Management Methods, Practices, and Technologies. New York, 2000, 78.

[10] Gartner, Top 10 Trend Technology 2013, 2013, Referensi dari [online], http//www.itbusinessedge.com diakses pada 25 Agustus 2012.