BAB II

Tinjauan Pustaka

2.1 Tingkatan Manajerial di Suatu Organisasi

Sebuah organisasi pasti membutuhkan manajer, yaitu anggota organisasi yang

mengintegrasikan dan mengkoordinasikan pekerjaan dalam sebuah organisasi (Robbins &

Stephen, 1999). Organisasi yang baik membutuhkan lebih dari satu manajer untuk

mengkoordinasikan sumber daya mereka. Menurut Daft (2000), perusahaan besar

umumnya memiliki banyak manajer pada tiga tingkat yang berbeda. Setiap tingkat memiliki

porsi kompetensi tersendiri.

Gambar 5.1: Tingkatan ManajemenSumber: google.com

Gambar 5.2: Kompetensi ManajemenSumber: google.com

a. Manajer puncak (Top manager)

Manajer puncak (top manager) memiliki tanggung jawab atas keseluruhan organisasi.

Manajer puncak bertanggung jawab untuk menyusun tujuan organisasi, mendefinisikan

strategi untuk mencapai tujuan, memonitor dan menginterpretasikan lingkungan eksternal,

serta membuat keputusan yang mempengaruhi keseluruhan organisasi. Mereka memandang

masa depan dalam jangka panjang dan memperhatikan berbagai tren lingkungan umum serta

kesuksesan menyeluruh dari organisasi.

Di antara tanggung jawab yang terpenting bagi para manajer puncak adalah

mengkomunikasikan visi bersama bagi organisasi, membentuk budaya perusahaan, dan

memelihara semangat usaha yang dapat membuat perusahaan sejalan dengan perubahan yang

cepat. Para manajer puncak harus melibatkan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan

yang unik dari setiap karyawan. Mereka mempunyai jabatan seperti presiden, ketua, direktur

eksekutif, chief executive officer (CEO), dan executive vice president. Dalam bidang

kesehatan, manajer puncak contohnya direktur rumah sakit dan wakil direktur rumah sakit.

Agar suatu organisasi dapat berjalan efektif dan efisien dibutuhkan seseorang yang

mempunyai kompetensi manajer untuk mengelolanya. Keahlian yang sangat dibutuhkan

dalam mendukukng kompetensi manajer puncak ialah keahlian konseptual (conceptual skill).

Keahlian konseptual merupakan kemampuan kognitif untuk melihat organisasi secara

keseluruhan dan keterlibatan di antara berbagai bagiannya (Daft, 2000). Keahlian konseptual

melibatkan pemikiran manajerial, pengolahan informasi, dan kemampuan perencanaan.

Keahlian konseptual ini melibatkan pengetahuan yang sesuai dengan organisasi secara

keseluruhan dan bagaimana organisasi sesuai dengan industri, masyarakat, lingkungan bisnis,

dan sosial yang lebih luas. Ini berarti kemampuan untuk berpikir strategis dengan mengambil

pandangan yang luas dan jangka panjang. Manajer puncak harus memandang elemen-elemen

signifikan dalam sebuah situasi dan pola konseptual yang luas. Banyak tanggung jawab

manajer puncak, seperti pengambilan keputusan, pengalokasian sumber daya dan inovasi,

memerlukan pandangan yang lebih luas.

Seorang manajer puncak harus memiliki pengetahuan yang meluas dalam berbagai

aspek di masyarakat. Pengetahuan yang dimiliki tidaklah terbatas pada satu aspek, melainkan

berkembang dan merinci. Menjadi manajer puncak harus selalu mengasah pengetahuannya

yang disesuaikan dengan fenomena di masyarakat. Selain itu, manajer puncak layak memliki

inspirasi untuk menentukan strategi dan kebijakan yang tepat sehingga pada penerapannya

suatu organisasi lebih terarah dan jelas.

Untuk mewujudkan itu, dibutuhkan pula kreatifitas seorang manajer puncak dalam

menilai kemampuan setiap karyawan. Dengan mengetahui keunikan karyawannya, akan

mendukung keberhasilan strategi dan kebijakan yang diterapkan pada organisasi. Seluruh

kompetensi di atas juga harus disertai dengan legalitas kebijakan yang tinggi, sehingga

kinerja manajer puncak menjadi fokus dan tujuan organisasi dapat dicapai.

b. Manajer menengah (Middle manager)

Manajer menengah (middle manager) bekerja pada tingkat menengah organisai dan

bertanggung jawab atas unit bisnis dan departemen utama. Contoh manajer menengah adalah

kepala departemen, kepala divisi, manajer pengendalian kualitas, dan direktur laboratorium

riset. Pada bidang kesehatan contohnya bidang pelayanan medis, sarana, kepegawaian, dan

bidang farmasi.

Manajer menengah bertanggung jawab mengimplementasikan strategi dan kebijakan

keseluruhan yang didefinisikan manajer puncak. Umumnya manajer menengah berkutat

dengan masalah operasional dan diharapkan membangun hubungan yang baik dengan rekan

di sekeliling organisasi, mendorong kerja tim, dan memecahkan konflik.

Manajer menengah juga memposisikan diri sebagai manajer proyek (project manager)

yang bertanggung jawab atas proyek pekerjaan temporer yang melibatkan partisipasi banyak

orang dari berbagai fungsi dan level dalam organisasi, dan mungkin juga dari luar

perusahaan.

Menjadi seorang manajer menengah yang berperan sebagai tingkatan yang menunjang

manajer puncak juga harus mempunyai kompetensi manajer yaitu keahlian komunikasi

(communication skill). Keahlian komunikasi adalah kemampuan manajer untuk bekerja

dengan dan melalui orang lain, serta secara efektif sebagai anggota kelompok (Daft, 2000).

Keahlian ini diperihatkan dengan cara seorang manajer berhubungan dengan orang lain,

termasuk kemampuan untuk memotivasi, memfasilitasi, mengkoordinasi, memimpin,

berkomunikasi, dan menyelesaikan konflik.

Seorang manajer dengan keahlian manusia akan memungkinkan bawahannya untuk

mengekspresikan diri mereka sendiri tanpa merasa dipermalukan dan mendorong partisipasi.

Keahlian ini sangat dibutuhkan manajer menengah untuk memerhatikan kebutuhan emosional

para karyawan mereka dan tidak hanya kebutuhan fisik yang berkaitan dengan tugas

pekerjaan. Namun pada tingkat manajer menengah, kompetensi yang dimiliki juga meliputi

kompetensi manajer puncak dan lini depan. Karena menjadi manajer menengah berhubungan

dengan tingkat di atasnya (manajer puncak) dan juga di bawahnya (manajer lini depan).

Kompetensi manajer diantaranya pengetahuan yang memadai untuk mendukung kinerja

manajer puncak. Ketrampilan menjalin hubungan yang baik juga dibutuhkan. Ketrampilan

untuk berhubungan dengan rekan di sekeliling organisasi sehingga akan tercapai hubungan

yang kondusif bagi kerjasama dalam organisasi. Manajer menengah juga harus mampu

memotivasi rekan kerjanya sehingga mendorong kerja tim dalam suatu organisasi.

Menjadi manajer menengah layak memiliki kemampuan dalam memecahkan konflik.

Sikap berhati-hati serta kemampuan pengelolaan perubahan yang terjadi pada organisasi

sangat diperlukan. Hal tersebut akan mendukung keberhasilan proses negosiasi dengan

berbagai pihak agar konflik dapat teratasi.

c. Manajer lini depan (First-line manager)

Manajer Lini Depan (first-line manager) bertanggung jawab atas produksi barang dan

jasa. Mereka berada pada level manajemen pertama atau kedua dan mempunyai jabatan

seperti manajer lini, kepala seksi, dan manajer kantor. Mereka bertanggung jawab atas

kelompok karyawan non-manajerial.

Perhatian utama mereka adalah aplikasi peraturan dan prosedur untuk mencapai

produksi yang efisien, memberikan bantuan teknis, dan memotivasi bawahan. Tenggat waktu

pada tingkatan ini adalah singkat, dengan tekanan pada pencapaian tujuan setiap hari.

Manajer tingkat bawah ini kebanyakan melakukan pengawasan para karyawan dan

memastikan strategi, kebijakan dan keputusan yang telah diambil oleh manajer puncak dan

menengah telah dijalankan dengan baik.

Manajer lini depan juga memiliki andil dan turut serta dalam proses

pengimplementasian strategi yang telah ditetapkan. Pada manajer lini depan, lebih tertuju

pada hubungan langsung dengan masyarakat. Dalam bidang kesehatan, contoh manajer lini

depan seperti dokter, dokter gigi, apoteker, perawat.

Manajer lini depan membutuhkan kompetensi manajer berupa keahlian teknis

(technical skill). Keahlian teknis merupakan pemahaman dan kefasihan dalam melakukan

tugas tertentu. Keahlian teknis meliputi penguasaan metode, teknik, dan peralatan yang

digunakan di dalam fungsi tertentu (Daft, 2000). Misalnya rekayasa, manufaktur, atau

keuangan. Keahlian teknis juga mencakup pengetahuan khusus, kemampuan analisis, dan

penggunaan alat dan teknik yang tepat untuk menyelesaikan masalah dalam bidang disiplin

ilmu tertentu. Dalam pelaksanaannya termasuk dalam pengaturan waktu untuk melaksanakan

tugas pada bidang tertentu.

Manajer lini depan harus mampu menerapkan dengan jelas dan tepat tentang

pengaplikasian program organisasi. Maka dari itu manajer lini depan harusnya memiliki

kemampuan koordinasi. Dalam mengkoordinasi kerjasama baik dengan sesama rekan dalam

organisasi, luar organisasi, maupun dengan masyarakat. Koordinasi yang baik akan

menghasilkan kinerja yang berhasil pada pengaplikasian segala program organisasi.

Pengetahuan juga menjadi kompetensi yang sebaiknya dimiliki manajer lini depan,

pengetahuan secara ilmu yang menjadi dasar bidangnya, juga seni bila berhadapan dengan

masyarakat. Memposisikan diri dengan baik dalam menangani dan menerapkan program

pada masyarakat, agar tujuan organisasi dapat tercapai dan berhasil. Berkaitan dengan

pengaplikasian program, manajer lini depan berperan penting dalam output dari sebuah

organisasi, menghasilkan produk baik barang maupun jasa sebagai hasil pencapaian tujuan

organisasi.

Uraian di atas dapat disimpulkan bahwa manajerial dibagi menjadi 3 tingkat yaitu

manajer puncak (top manager), manajer menengah (middle manager), manajer lini depan

(first-line manager). Dalam sebuah organisasi, ketiga tingkatan tersebut saling berkaitan agar

organisasi dapat berjalan lancar. Dalam prosesnya, dibutuhkan kompetensi berdasar

tingkatan, diantaranya keahlian konseptual (conceptual skill), keahlian komunikasi

(communication skill), dan keahlian teknik (technical skill). Kesesuaian kompetensi pada tiap

tingkatan akan mewujudkan kinerja organisasi efektif dan efisien.

2.2 Manajemen Pelayanan Kesehatan di Rumah Sakit 

Fungsi manajemen yang dilakukan di rumah sakit secara garis besar meliputi ;

perencanaan,pengorganisasian, penggerakan pelaksanaan, pengawasan dan pengendalian.

1. Perencanaan merupakan salah satu fungsi manajemen yang penting, karena

perencanaan memegang peranan yang sangat strategis dalam keberhasilan upaya

pelayanan kesehatan di RS. Terdapat beberapa jenis perencanaan spesifik yang

dilaksanakan di RS, yaitu : (a) perencanaan pengadaan obat dan logistik, yang disusun

berdasarkan pola konsumsi dan pola epidemiologi, (b) perencanaan tenaga

professional kesehatan, dalam menentukan kebutuhan tenaga tersebut misalnya ;

tenaga perawat dan bidan, menggunakan beberapa pendekatan, antara lain ;

ketergantungan pasen, beban kerja, dll.

2. Pengorganisasian merupakan upaya untuk menghimpun semua sumber daya yang

dimiliki RS dan memanfaatkannya secara efisien untuk mencapai tujuannya.

Pengorganisasian dalam manajemen pelayanan kesehatan di rumah sakit, sama hal

dengan di organisasi lainnya.

3. Penggerakan pelaksanaan, manajemen rumah sakit hampir sama dengan hotel atau

penginapan, hanya pengunjungnya adalah orang sakit (pasen) dan keluarganya, serta

pada umumnya mempunyai beban sosial-psikologis akibat penyakit yang diderita oleh

anggota keluarganya yang sedang dirawat. Kompleksitas fungsi penggerakan

pelaksanaan di RS sangat dipengaruhi oleh dua aspek, yaitu : (1) sifat pelayanan

kesehatan yang berorientasi kepada konsumen penerima jasa pelayanan kesehatan

(customer service), dengan hasil pelayanan kemungkinan ; sembuh dengan sempurna,

sembuh dengan cacat dan meninggal. Apapun hasilnya kualitas pelayanan diarahkan

untuk kepuasan pasen dan keluarganya. (2) Pelaksanaan fungsi actuating ini sangat

kompleks,karena tenaga yang bekerja di RS terdiri dari berbagai jenis profesi.

4. Pengawasan dan pengendalian, merupakan proses untuk mengamati secara terus

menerus (bekesinambungan) pelaksanaan rencana kerja yang sudah disusun dan

mengadakan koreksi (perbaikan) terhadap penyimpangan yang terjadi. Untuk

menjalankan fungsi ini diperlukan adanya standar kinerja yang jelas. Dari standar

tersebut dapat ditentukan indikator kinerja yang akan dijadikan dasar untuk menilai

hasil kerja (kinerja) pegawai. Penilaian kinerja pegawai di RS meliputi tenaga yang

memberikan pelayanan langsung kepada pasen, seperti ; perawat, bidan dan dokter

maupun tenaga administratif. Adanya indikator kinerja, akan memudahkan dalam

melakukan koreksi apabila ada penyimpangan.

2.3 Kecenderungan RS ke Depan

Terdapat dua hal yang perlu diantisipasi oleh rumah sakit, yaitu adanya perubahan pola

pemerintahan yang bersifat desentralisasi, dimana setiap daerah mempunyai otonomi untuk

mengembangkan daerahnya termasuk dalam mengelola pelayanan kesehatan dan akan

memasuki era globalisasi.

Untuk itu RS perlu melakukan pembenahan secara internal, antara lain :

a. Mengembangkan struktur organisasi sesuai dengan tuntutan perubahan dan

kebutuhan yang spesifik

b. Menerapkan manajemen strategis secara konkrit

c. Mendayagunakan dan mengembangkan pengetahuan dan kemampuan tenaganya,

termasuk tenaga keperawatan (perawat dan bidan)

d. Memanfaatkan pendapatan sendiri untuk memperoleh kemandirian dan

kesinambungan (sustainability)

2.4 Struktur Organisasi Program Rekam Medis Rumah sakit

1. Wadir Pelayanan (disetarakan dengan bagian) bertanggung jawab langsung kepada

Direktur

2. Ka.Ins. Rekam Medis (disetarakan dengan sub. bagian) bertanggung jawab langsung

kepada Wadir Pelayanan

3. Kepala Rekam Medis dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh :

1. Petugas Penerimaan Pasien Rawat Jalan

2. Petugas Penerimaan Pasien Rawat Inap

3. Petugas Filing

4. Petugas Assembling

5. Petugas Koding / Indeksing

6. Petugas Reporting/ Analising

Tugas Pokok Dan Uraian Tugas

1. Kepala Rekam Medis

Tugas  Pokok :

1) Merencanakan, mengorganisasi dan menyelenggarakan kegiatan pelayanan   rekam

medis di rumah sakit sesuai dengan standart pelayanan yang ada, agar berjalan lancar,

efektif dan berkesinambungan

Uraian Tugas :

1) Merencanakan sistem dan prosedur yang akan digunakan sebagai acuan dalam

penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit.

2) Merencanakan tata ruang yang dinamis, efektif dan efisien serta menginventarisasi

peralatan yang dibutuhkan guna menunjang pelayanan rekam medis yang efektif,

efisien dan berkesinambungan.

3) Mengevaluasi sistem dan prosedur yang sedang berjalan untuk mengetahui apakah

masih sesuai dengan kondisi yang ada.

Memberi contoh dan petunjuk tentang penerapan tugas dan pekerjaan di lapangan

sesuai uraian tugas dari staf yang bersangkutan.

4) Menganalisa, mengelola, dan mengolah data dan laporan sebagai bahan untuk

pengambilan keputusan.

5) Merencanakan, mengembangkan, dan membina SDM yang ada, agar kinerja dan

prestasi kerja dapat terjaga dan lebih ditingkatkan.

6) Merencanakan kebutuhan tenaga, peralatan dan anggaran yang dibutuhkan untuk

membantu dan menunjang dalam penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit.

7) Menerapkan dan mengevaluasi sistem, prosedur dan kebijakan yang telah dibuat dan

ditetapkan dalam pelaksanaan tugas dan pekerjaan dilapangan.

8) Mengadakan koordinasi dengan staf rekam medis dalam rapat rutin yang diadakan

minimal 1 kali dalam sebulan.

9) Menghadiri rapat-rapat di rumah sakit yang berkaitan dengan pelayanan rekam medis.

10) Membina kerja sama dengan unit-unit terkait yang ada di rumah sakit agar terjalin

hubungan yang harmonis dan saling membantu dam membina kerjasama dengan

organisasi di luar rumah sakit yang berkaitan dengan pelayanan rekam medis.

2. Penerimaan Pasien Rawat Jalan

Tugas  Pokok :

1) Melakukan pelayanan di  pendaftaran

Uraian Tugas :

1) Bertanggung jawab terhadap pelayanan pendaftaran pasien.

2) Mengusulkan pengadaan alat dan barang untuk kebutuhan kelancaran pelayanan

penerimaan pasien.

3) Memberi usulan/masukan yang bertujuan untuk perbaikan pelayanan  di pendaftaran

4) Membantu tugas-tugas Kepala Rekam Medis dalam pelaksanaan harian bila

dibutuhkan.

Tugas  Pokok Penerimaan Pasien Rawat Jalan

1) Melaksanakan  proses  pelaksanakan penerimaan pasien rawat jalan.

2) Melaksanakan proses pelayanan asuransi

3) Membuat KIB pasien rawat jalan

Uraian Tugas Penerimaan Pasien Rawat Inap

Petugas Penerimaan Pasien rawat Inap

Menyiapkan bahan dan alat kerja kerja ;  ATK, formulir dll.

Melakukan pendaftaran pasien rawat inap pasien lama maupun pasien baru

Memasukan data pasien ke billing system.

Menyerahkan  formulir ke pelaksana filing dokumen rekam medis.

Menyerahkan slip untuk pembuatan KIB (kartu identitas berobat) kepada pasien yang

mau

3. Pelaksana  Koding  & Indeksing

Tugas  Pokok.

1) Mencari dan menentukan kode diagnosa /penyakit  pasien  berdasarkan kode ICD-10

dan menuliskannya dalam dokumen rekam medis.

2) Mengindeks  kode diagnosa dan kode lain dalam komputer, serta membuat print out-

nya

Uraian Tugas

1) Membuat daftar penyakit yang sering ditulis dokter serta menentukan kode ICD-nya.

2) Daftar penyakit tersebut dibuat sebagai buku bantu.

3) Mencari dan menentukan kode diagnosa /penyakit  pasien  berdasarkan kode ICD-10

dan menuliskannya dalam dokumen rekam medis.

4) Mengindeks  kode diagnosa dan kode lain dalam komputer.

5) Menyediakan indeks-indeks dalam bentuk print out.

6) Kerja sama dengan Pelaksana Pelaporan dalam penyediaan data dan informasi.

4. Pelaksana  Asembling

Tugas  Pokok :

1) Menyusun /merakit ulang dokumen rekam medis pasien pulang  rawat inap sesuai ketentuan yang berlaku.

2) Mengelola  dokumen rekam medis  yang  belum  lengkap.3) Mengambil sensus harian pasien rawat inap (SHRI) di nurse station.

Uraian Tugas :

1) Menyiapkan bahan dan peralatan kerja ;  ATK, formulir dll.

2) Setiap hari menerima /mengambil dokumen rekam medis pasien pulang rawat inap.

3) Mengambil sensus harian pasien rawat inap di setiap nurse station.

4) Mencocokan jumlah dokumen rekam medis dengan jumlah pasien yang tercatat pada

sensus harian masing-masing nurse station.

5) Menyerahkan sensus harian pasien rawat inap ke pelaksana pelaporan.

6) Menyusun ulang lembar /formulir rekam medis sesuai aturan yang berlaku.

7) Meneliti kelengkapan isi rekam medis dan apabila ada yang belum lengkap maka

harus dimintakan kelengkapannya ke dokter yang bertanggung jawab.

8) Menyerahkan dokumen rekam medis yang sudah lengkap ke pelaksana filing.

5. Pelaksana  Filing

Tugas  Pokok :

1) Bertanggung jawab dalam pengelolaan penyimpanan dokumen rekam medis.

2) Membuat balasan konsul /rujukan.

Uraian Tugas :

1) Menyiapkan bahan dan peralatan kerja ; ATK, dok. RM, tracer, formulir rujukan dll.

2) Menerima dokumen rekam medis yang sudah lengkap dari pelaksana asembling.

3) Menyimpan dokumen rekam medis dalam rak /almari filing sesuai sistim yang

berlaku.

4) Mengambil dokumen rekam medis dengan cara menyelipkan tracer terlebih dahulu

pada posisi yang sama.

5) Melayani peminjaman dan mencatatnya dalam buku peminjaman.

6) Melaksanakan proses pemusnahan dengan tahapan ; menyortir, memindah,

merentensi, membuat daftar pertelaan dan memusnahkan dokumen rekam medis

berdasarkan aturan Depkes. yang berlaku.

7) Membuat balasan konsul dan mengirimkannya kembali ke perujuk.

6. Pelaksana  Reporting/Analising

Tugas  Pokok :

1) Bertanggung jawab dalam pengelolaan pelaporan dan analisanya.

2) Melayani permintaan data dan informasi dari unit /lembaga lain yang membutuhkan.

Uraian  Tugas :

1) Menyiapkan bahan dan peralatan kerja ; ATK, formulir dll.

2) Mengumpulkan hasil pelayanan dari unit-unit pelayanan pasien dan unit lain yang

terkait.

3) Mengolah data hasil pelayanan dalam komputer dan atau manual sampai

dihasilkannya suatu informasi yang siap digunakan.

4) Menerima sensus harian rawat inap dan mengolahnya menjadi informasi.

5) Membuat dan melaporkan hasil pelayanannya baik intern maupun ekstern secara

periodik /sesuai jadwal yang telah ditentukan.

6) Menganalisa hasil pelayanan sebagai materi perencanaan  dan tindak lanjut kebijakan.

7) Melayani permintaan data secara insidential.

8) Menyajikan hasil pelayanan di papan informasi.