INPUT INPUT CONTROLSCONTROLS

Kerangka kerja pengendalian aplikasiKerangka kerja pengendalian aplikasi

Chapter 11Chapter 11

PendahuluanPendahuluan

Saat audit, auditor harus melakukan Saat audit, auditor harus melakukan penilaian atas pengendalianpenilaian atas pengendalian

Review dilakukan terkait dng sistem Review dilakukan terkait dng sistem aplikasi yg pentingaplikasi yg penting

Pengendalian bertujuan menjamin Pengendalian bertujuan menjamin keakuratan kinerja sistem aplikasi keakuratan kinerja sistem aplikasi tertentutertentupengendalian aplikasipengendalian aplikasi

Pengendalian aplikasi dirinci dalam:Pengendalian aplikasi dirinci dalam:

INPUT CONTROLSINPUT CONTROLS Pengendalian data entryPengendalian data entry

PROCESSING CONTROLSPROCESSING CONTROLS Pengendalian pengolahan dataPengendalian pengolahan data

OUTPUT CONTROLSOUTPUT CONTROLS Pengendalian distribusi dataPengendalian distribusi data

Tujuan audit:Tujuan audit: Menyakinkan bahwa prosedur data entry & Menyakinkan bahwa prosedur data entry &

prosesnya telah memadai,khususnya: prosesnya telah memadai,khususnya: ---tentang validasi input, -tentang validasi input,

-pendeteksian lesalahan yang terjadi-pendeteksian lesalahan yang terjadi

-pengkoreksian kesalahan.-pengkoreksian kesalahan. Menyakinkan bahwa pihak yang berwenang Menyakinkan bahwa pihak yang berwenang

yg memperoleh outputyg memperoleh output Menyakinkan telah ada audit trail yang Menyakinkan telah ada audit trail yang

memadaimemadai

Data Input MethodsData Input Methods

KeyboardingKeyboarding PCPC

EventEvent RecordingRecording Direct ReadingDirect Reading ATM ATM

Direct EntryDirect Entry TouchTouch

ScreenScreen

Input dataInput data Komputer : Komputer : Menggunakan Source dokumen:Menggunakan Source dokumen:

dokumen order penjualan, dokumen order penjualan, purchases purchases requisition, receiving report, invoices, checkrequisition, receiving report, invoices, check..

Turnaround dokumen:Turnaround dokumen:dokumen tagihan yg dikirim ke pelanggan dan dokumen tagihan yg dikirim ke pelanggan dan kembali ke perusahaan berbentuk kembali ke perusahaan berbentuk pembayaranpembayaran

Terminal Terminal On lineOn line terhubung dengan terhubung dengan Database perush, tiap transaksi di Database perush, tiap transaksi di updateupdateteller bankteller bank akses no. rek nasabah, saat akses no. rek nasabah, saat diinput, diikuti transaksidiinput, diikuti transaksisource documentsource document

Source Document DesignSource Document Design Data perusahaanData perusahaan asset yang harus dijaga asset yang harus dijaga Data dimaintenance- dijaga- diatur –diakses Data dimaintenance- dijaga- diatur –diakses

tiap saattiap saat Perusahaan harus tahu penyimpanan Perusahaan harus tahu penyimpanan

komputerisasi dlm datakomputerisasi dlm data Data SI diorganize, mudah pengambilan, Data SI diorganize, mudah pengambilan,

penyimpanan efisienpenyimpanan efisien Penyimpanan data pada PDEPenyimpanan data pada PDE FILE dan FILE dan

DatabaseDatabase

Pengendalian data entry:Pengendalian data entry: Dirancang dengan memadai bahwa data Dirancang dengan memadai bahwa data

oleh PDE telah oleh PDE telah

- diotorisasi - diotorisasi

- diidentifikasi diidentifikasi

- dikonversi dalam format yang benardikonversi dalam format yang benar

- tidak rusak tidak rusak

- dapat ditambah-dapat ditambah-

- Dapat didublikasi atau Dapat didublikasi atau

- dimodifikasidimodifikasi

Pengawasan aplikasi:Pengawasan aplikasi: Berhubungan dengan pengaturan akurasi dan Berhubungan dengan pengaturan akurasi dan

integrasi data yang diproses pada aplikasi integrasi data yang diproses pada aplikasi komputerkomputer

Pengaturan berhubungan dengan input data- Pengaturan berhubungan dengan input data- program dan output yang dihasilkan dari data program dan output yang dihasilkan dari data input menggunakan aplikasi tertentuinput menggunakan aplikasi tertentu

Tujuan utamaTujuan utama akurasi sistem input- data file akurasi sistem input- data file dan record transaksidan record transaksi

Yang masuk dalam pengawasan Yang masuk dalam pengawasan aplikasi:aplikasi:

1.1. Batch totalBatch total

2.2. Pengawasan sumber dataPengawasan sumber data

3.3. Validasi data inputValidasi data input

4.4. On line computer controlsOn line computer controls

5.5. File maintenance controlsFile maintenance controls

6.6. Controls over the errorControls over the error

7.7. Pengawasan yang dideteksiPengawasan yang dideteksi

1. Batch Total1. Batch Total Batch total pada lingkungan sistem komputer Batch total pada lingkungan sistem komputer

banyak digunakan karena jasa komputer bisa banyak digunakan karena jasa komputer bisa diprogram untuk melakukan penjumlahan dan diprogram untuk melakukan penjumlahan dan cek totalcek total

Pada aplikasi proses batch Pada aplikasi proses batch sumber dokumen sumber dokumen dikumpulkan dalam suatu entity selanjutnya dikumpulkan dalam suatu entity selanjutnya diproses pada periode tertentudiproses pada periode tertentu

Pengendalian tipe batch total:Pengendalian tipe batch total:a.a. Financial Total/ Batch TotalFinancial Total/ Batch Totalb.b. Hash totalHash totalc.c. Record countRecord countd.d. Line countLine count

aa. Financial Total/ Batch Total. Financial Total/ Batch Total Pengendalian ini menjumlahkan nilai uang Pengendalian ini menjumlahkan nilai uang

suatu transaksi, bisa suatu volume/ frekuensi suatu transaksi, bisa suatu volume/ frekuensi transaksi atau suatu periode transaksi.transaksi atau suatu periode transaksi.

Disebut juga batch toatal,Disebut juga batch toatal, Pengendalian ini menge check kelengkapan Pengendalian ini menge check kelengkapan

data dan dapat mencegah terjadinya suatu data dan dapat mencegah terjadinya suatu transaksi yg tdk diproses,transaksi yg tdk diproses,

Jumlah field yg mengandung nilai mata uangJumlah field yg mengandung nilai mata uang Misal total cash receipt, total sales.Misal total cash receipt, total sales.

b. b. Hash TotalHash Total Pengendalian mirip dengan batch total,Pengendalian mirip dengan batch total, Perbedaan, bila dalam bacth total Perbedaan, bila dalam bacth total

menjumlahkan field yg tdk punya arti, spt no. menjumlahkan field yg tdk punya arti, spt no. induk pegawai atau no. voice.induk pegawai atau no. voice.

Pengendalia ini juga untuk mengecek Pengendalia ini juga untuk mengecek kelengkapan data dan dapat mencegah kelengkapan data dan dapat mencegah terjadinya suatu transaksi yg tidak diproses.terjadinya suatu transaksi yg tidak diproses.

Misalnya: penjumlahan field umumnya tidak Misalnya: penjumlahan field umumnya tidak dijumlahkan, misal jumlah customer, jumlah dijumlahkan, misal jumlah customer, jumlah nomor identifikasi. nomor identifikasi.

c. c. Record CountRecord Count Penjumlahan jumlah dokumen yg di entry Penjumlahan jumlah dokumen yg di entry

ke komputer sistem,ke komputer sistem, Pengendalian ini menguji kebenaran jumlah Pengendalian ini menguji kebenaran jumlah

transaksi yg diproses oleh sistem aplikasi transaksi yg diproses oleh sistem aplikasi yang adayang ada

Pengendalian ini dapat mengurangi risiko Pengendalian ini dapat mengurangi risiko terdapatnya suatu transaksi yg tidak di terdapatnya suatu transaksi yg tidak di entry atau di entry ulang entry atau di entry ulang

d. d. Line CountLine Count Line total jumlah baris dari record yang Line total jumlah baris dari record yang

di entry, misalnya jumlah line item pada di entry, misalnya jumlah line item pada purchase order.purchase order.

22. Pengawasan Sumber Data. Pengawasan Sumber Data Sumber data harus di check akurasinya- Sumber data harus di check akurasinya-

validasinya dan kelengkapan data sebelum di validasinya dan kelengkapan data sebelum di input ke komputer sisteminput ke komputer sistem

Beberapa aktivitas pengawasan sumber data:Beberapa aktivitas pengawasan sumber data:

- Data diterima untuk diprosesData diterima untuk diproses

- Ada pegawai yang berhak mengecek otorisasiAda pegawai yang berhak mengecek otorisasi

dengan control log untuk mencatat sumber dengan control log untuk mencatat sumber data transaksi, jumlah record, kontrol total data transaksi, jumlah record, kontrol total dan informasi yang relevan untuk input data.dan informasi yang relevan untuk input data.

Lanjutan….Lanjutan…. Pegawai juga dapat mengontrol tentang Pegawai juga dapat mengontrol tentang

perkembangan proses persiapan, perkembangan proses persiapan, mengambil inisiatif proses persiapan data mengambil inisiatif proses persiapan data untuk memenuhi jadwal, pengecekan untuk memenuhi jadwal, pengecekan jumlah record dan pengawasan total.jumlah record dan pengawasan total.

Penginputan data selesai diteruskan Penginputan data selesai diteruskan dengan inisiatif koreksi kesalahandengan inisiatif koreksi kesalahan

Data di entry dengan menggunakan Key Data di entry dengan menggunakan Key operated devices, akurasi proses mungkin operated devices, akurasi proses mungkin harus di cek menggunakan ke verificationharus di cek menggunakan ke verification

Key VerificationKey Verification Dalam pengujian ini dilakukan re-keying data Dalam pengujian ini dilakukan re-keying data

yang telah dilakukan sebelumnya,yang telah dilakukan sebelumnya, Biasanya dilakukan oleh personil yang berbeda, Biasanya dilakukan oleh personil yang berbeda,

dan membandingkan hasilnya.dan membandingkan hasilnya. Pengendalian ini memerlukan waktu dan tenaga Pengendalian ini memerlukan waktu dan tenaga

tambahan tambahan sehingga diterapkan pada transaksi sehingga diterapkan pada transaksi yang penting saja.yang penting saja.

Jika terjadi kesalahan dalam memasukkan data, Jika terjadi kesalahan dalam memasukkan data, maka koreksi dapat dilakukan dengan segera. maka koreksi dapat dilakukan dengan segera. Cara pengecekan termurah adalah dengan Cara pengecekan termurah adalah dengan pengecekan pada hasil cetak sebelum diproses pengecekan pada hasil cetak sebelum diproses lebih lanjut.lebih lanjut.

Akurasi data dapat juga dicek dengan Akurasi data dapat juga dicek dengan menggunakan Self cheking digit menggunakan Self cheking digit

Self Checking DigitSelf Checking Digit Dalam pengendalian ini suatu digit Dalam pengendalian ini suatu digit

tambahan yang merupakan suatu fungsi tambahan yang merupakan suatu fungsi algoritma dari digit lainnyaalgoritma dari digit lainnya ditambahkan ditambahkan ke dalam suatu nomor identifikasi.ke dalam suatu nomor identifikasi.

Pengendalian ini dirancang untuk Pengendalian ini dirancang untuk mendeteksi adanya nomor identifikasi yang mendeteksi adanya nomor identifikasi yang slah atau palsu.slah atau palsu.

Misalnya nomor ticket pesawat dalam Misalnya nomor ticket pesawat dalam perusahaan penerbangan dan nomor check perusahaan penerbangan dan nomor check dalam perbankan.dalam perbankan.

Lanjutan…Lanjutan… Jika menggunakan formulir yang bernomor Jika menggunakan formulir yang bernomor

urut, maka pengecekan terhadap nomor urut, maka pengecekan terhadap nomor urut sangat penting dan melaporkan setiap urut sangat penting dan melaporkan setiap kehilangan nomor karena setiap urutan kehilangan nomor karena setiap urutan nomor mencerminkan urutan proses kerja nomor mencerminkan urutan proses kerja Sequence Check Sequence Check

Validasi Data InputValidasi Data Input Error listingError listing

Validasi data dalam SI seharusnya Validasi data dalam SI seharusnya menghasilkan suatu daftar error (error menghasilkan suatu daftar error (error listing) yang bersifat kumulatif, yaitu error listing) yang bersifat kumulatif, yaitu error listing berisi kesalahan yang baru listing berisi kesalahan yang baru ditemukan dan kesalahan sebelumnya ditemukan dan kesalahan sebelumnya yang belum dikoreksi.yang belum dikoreksi.

Setiap error yang dilaporkan harus Setiap error yang dilaporkan harus diidentifikasi dan berisi antara lain tanggal diidentifikasi dan berisi antara lain tanggal dan jam ditemukan.dan jam ditemukan.

Lanjutan…Lanjutan… Tanggal dan jam Tanggal dan jam berfungsi sebagai alat berfungsi sebagai alat

pengendalian untuk menelaah apabila terdapat pengendalian untuk menelaah apabila terdapat error yang sudah lama tapi tidak ditindak-lanjuti error yang sudah lama tapi tidak ditindak-lanjuti perbaikan.perbaikan.

Error yang belum diselesaikan sebaiknya Error yang belum diselesaikan sebaiknya disimpan dalam susppence file, di mana hanya disimpan dalam susppence file, di mana hanya petugas yang punya otoritas saja yang dapat petugas yang punya otoritas saja yang dapat mengaksesnya.mengaksesnya.

Pengecekan data dapat dilakukan pada saat data Pengecekan data dapat dilakukan pada saat data sudah di entry dan di rekam pada media sudah di entry dan di rekam pada media pemyimpanan oleh sebuah programpemyimpanan oleh sebuah program program ini program ini Edit program atau Edit Check Edit program atau Edit Check

Lanjutan…Lanjutan…

Edit Check merupakan program khusus Edit Check merupakan program khusus untuk melakukan kontrol terhadap proses untuk melakukan kontrol terhadap proses input data.input data.

Banyak program input data melakukan Banyak program input data melakukan validasi rutin dengan mengecek akurasi validasi rutin dengan mengecek akurasi data transaksi dengan membandingkan data transaksi dengan membandingkan dengan data sejenis pada master file.dengan data sejenis pada master file.

Kesalahan yang ter identifikasi oleh edit Kesalahan yang ter identifikasi oleh edit program harus segera diperbaiki tanpa program harus segera diperbaiki tanpa harus menunda dan data yang sudah harus menunda dan data yang sudah diperbaiki segera disimpan ke dalam entry diperbaiki segera disimpan ke dalam entry nya.nya.

Ada beberapa macamAda beberapa macam Edit Check: Edit Check:

1. Sequence Check1. Sequence Check Pengujian apakah batch input data berada pada Pengujian apakah batch input data berada pada

urutan yang sesuai, berurutan dengan angka urutan yang sesuai, berurutan dengan angka (numerical) atau berurutan dengan huruf (numerical) atau berurutan dengan huruf (alphabetical). Apabila terdapat data ataui (alphabetical). Apabila terdapat data ataui transaksi yang tidak berurutan, sistem yang ada transaksi yang tidak berurutan, sistem yang ada dapat menginformasikan kepada operator melalui dapat menginformasikan kepada operator melalui layar monitor yang dirancang khusus untuk itu layar monitor yang dirancang khusus untuk itu

2. Field Check2. Field Check

2. Field Check2. Field Check

Memeriksa apakah field sudah sesuai Memeriksa apakah field sudah sesuai dengan tipe field yang diminta program, dengan tipe field yang diminta program, sebagai contoh jika tipe field harus berisi sebagai contoh jika tipe field harus berisi angka, maka filed check akan memeriksa angka, maka filed check akan memeriksa apakah field yang bersangkutan apakah field yang bersangkutan mengandung isian selain angka, huruf atau mengandung isian selain angka, huruf atau kosong. Format field dapat berupa numeric, kosong. Format field dapat berupa numeric, alphabet, data atau format lainnya. alphabet, data atau format lainnya.

3. Sign Check3. Sign Check Memeriksa apakah sebuah field Memeriksa apakah sebuah field

mengandung isian yang tidak dibolehkan mengandung isian yang tidak dibolehkan misalnya field jumlah pada inventory tidak misalnya field jumlah pada inventory tidak boleh mengandung tanda kosong atau boleh mengandung tanda kosong atau negatif.negatif.

Pengendalian ini memberikan jaminan Pengendalian ini memberikan jaminan bahwa suatu field tertentu hanya akan bahwa suatu field tertentu hanya akan memiliki suatu tanda aritmetik teretntu. memiliki suatu tanda aritmetik teretntu. Misalnya saja, jam kerja dalam suatu sistem Misalnya saja, jam kerja dalam suatu sistem aplikasi penggajian akan selalu positip.aplikasi penggajian akan selalu positip.

4. Validity Check4. Validity Check Dengan pengendalian ini, sistem yang ada Dengan pengendalian ini, sistem yang ada

dirancang untuk melakukan pengujian dirancang untuk melakukan pengujian bahwa suato nomor identifikasi atau kode bahwa suato nomor identifikasi atau kode transaksi yang di entry adalah valid.transaksi yang di entry adalah valid.

Sistem yang ada akan membandingkan Sistem yang ada akan membandingkan data entry dengan suatu daftar data valid data entry dengan suatu daftar data valid yang telah ditetapkan.yang telah ditetapkan.

Misalny, dalam suatu aplikasi penggajian, Misalny, dalam suatu aplikasi penggajian, nomor induk pegawai yang dimasukkan nomor induk pegawai yang dimasukkan akan dibandingkan dengan nomor pegawai akan dibandingkan dengan nomor pegawai yang berada dalam bagian kepegawaian yang berada dalam bagian kepegawaian (i.e. master file) untuk menguji validitasnya.(i.e. master file) untuk menguji validitasnya.

Contoh lainnya: Contoh lainnya:

Jika kode transaksi yang harus di entry Jika kode transaksi yang harus di entry adalah P untuk Payment, S untuk Sales, adalah P untuk Payment, S untuk Sales, maka validitasnya hanya akan memproses maka validitasnya hanya akan memproses data jika hanya kode-kode tersebut di entry.data jika hanya kode-kode tersebut di entry.

5. Limit Check5. Limit CheckPengendalian ini membatasi data masukan Pengendalian ini membatasi data masukan

yang melebihi sautu nilai yang telah yang melebihi sautu nilai yang telah ditetapkan terlebih dahulu.ditetapkan terlebih dahulu.

Misalkan ….Misalkan ….

Misalnya gaji pokok maksimum yang berlaku Misalnya gaji pokok maksimum yang berlaku dalam perusahaan adalah Rp. 10.000.000,00dalam perusahaan adalah Rp. 10.000.000,00Dengan menetapkan limit check untuk gaji Dengan menetapkan limit check untuk gaji

pokok sebesar Rp. 10.000.000,00 akan pokok sebesar Rp. 10.000.000,00 akan dapat menghindari adanya kesalahan dapat menghindari adanya kesalahan input, baik dengan sengaja atau tidak, input, baik dengan sengaja atau tidak, berupa pemrosesan gaji pokok di atas berupa pemrosesan gaji pokok di atas jumlah yang ditetapkan.jumlah yang ditetapkan.

Contoh lain, field jumlah kredit pelanggan Contoh lain, field jumlah kredit pelanggan hanya dibatasi Rp. 6.000.000,00, maka hanya dibatasi Rp. 6.000.000,00, maka limit check akan menolak setiap transaksi limit check akan menolak setiap transaksi yang melebihi jumlah tersebut.yang melebihi jumlah tersebut.

6. Range Check6. Range Check

Apabila dalam limit check ditetapkan suatu Apabila dalam limit check ditetapkan suatu batasan minimal atau maksimal, dalam range batasan minimal atau maksimal, dalam range check batasan maksimal dan minimal tersebut check batasan maksimal dan minimal tersebut keduanya ditetapkan. Data valid yang dapat keduanya ditetapkan. Data valid yang dapat dimasukkan adalah data yang berada kisaran dimasukkan adalah data yang berada kisaran (range) ke dua batasan. Sebagai contoh, bunga (range) ke dua batasan. Sebagai contoh, bunga kredit bank yang berlaku dalam suatu periode kredit bank yang berlaku dalam suatu periode adalah berkisar 9% dan 18%. Dengan adalah berkisar 9% dan 18%. Dengan menerapkan pengendalian ini, maka bank dapat menerapkan pengendalian ini, maka bank dapat menghindari adanya pemrosesan pemberian menghindari adanya pemrosesan pemberian kredit dengan bunga di bawah 9% atau di ats 18%kredit dengan bunga di bawah 9% atau di ats 18%

7. Redudant data check7. Redudant data check

Pengendalian ini meminta user untuk Pengendalian ini meminta user untuk memasukkan tambahan data yang berfungsi memasukkan tambahan data yang berfungsi sebagai alat untuk mengecek kebenaran data sebagai alat untuk mengecek kebenaran data yang dimasukkan.yang dimasukkan.

Sebagai contoh, user atau operator diminta untuk Sebagai contoh, user atau operator diminta untuk memasukkan tiga digits pertama nama pegawai, memasukkan tiga digits pertama nama pegawai, untuk mengecek kebenaran nomor induk pegawai untuk mengecek kebenaran nomor induk pegawai yang telah dimasukkan.yang telah dimasukkan.

Walaupun nomor induk pegawai yang telah Walaupun nomor induk pegawai yang telah dimasukkan telah benar, namun bila tiga huruf dimasukkan telah benar, namun bila tiga huruf pertama nama pegawai yang diminta ternyata pertama nama pegawai yang diminta ternyata salah, maka sistem akan menolak pemrosesan.salah, maka sistem akan menolak pemrosesan.

8. Reasonable Test8. Reasonable Test

Pengendalian ini melakukan pengujian logic Pengendalian ini melakukan pengujian logic atas hubungan suatu data dengan data atas hubungan suatu data dengan data lainnya. Misalnya, pegawai yang bernama lainnya. Misalnya, pegawai yang bernama Budi bekerja di bagian A dan B yang Budi bekerja di bagian A dan B yang didukung dengan timesheet, maka didukung dengan timesheet, maka reasonableness test dapat dirancang untuk reasonableness test dapat dirancang untuk melakukan pengujian bahwa data gaji melakukan pengujian bahwa data gaji pegawai tersebut juga berisi informasi gaji/ pegawai tersebut juga berisi informasi gaji/ honor terkait. Pengendalian ini juga sering honor terkait. Pengendalian ini juga sering dikaitkan dengan pengendalian limit check.dikaitkan dengan pengendalian limit check.

9. Echo Check9. Echo Check

Merupakan pengendalian input atas Merupakan pengendalian input atas transmisi data melalui jalur komunikasi. transmisi data melalui jalur komunikasi. Data yang diterima kembali ke terminal Data yang diterima kembali ke terminal user untuk membandingkan dengan data user untuk membandingkan dengan data yang diterima dalam rangka menguji yang diterima dalam rangka menguji kebenarannya.kebenarannya.

10. Completeness Check10. Completeness Check

Pengendalian untuk menguji data masukkan Pengendalian untuk menguji data masukkan dalam rangka menguji apakah semua data dalam rangka menguji apakah semua data masukan yang ditetapkan telah dimasukkan. masukan yang ditetapkan telah dimasukkan. Sistem yang ada akan menginformasikan Sistem yang ada akan menginformasikan kepada user apabila terdapat data yang kepada user apabila terdapat data yang belum dimasukkan atau dikirimkan. belum dimasukkan atau dikirimkan.

11. Internal Header dan Trailer Label11. Internal Header dan Trailer Label

Pemakaian label internal di awal dan di Pemakaian label internal di awal dan di akhir suatu file data dapat mencegah akhir suatu file data dapat mencegah terjadinya pemrosesan/ pemasukkan data terjadinya pemrosesan/ pemasukkan data yang salah. Fungsi pengendalian ini pada yang salah. Fungsi pengendalian ini pada dasarnya terletak pada tangan operator dasarnya terletak pada tangan operator untuk mengecek kebenaran label internal untuk mengecek kebenaran label internal yang ada, ini tidak akan berfungsi dengan yang ada, ini tidak akan berfungsi dengan benar. benar.

On line Computer ControlsOn line Computer Controls (Pengawasan (Pengawasan Data Entry on Line)Data Entry on Line)

Pengawasan terhadap akurasi dan Pengawasan terhadap akurasi dan integrasi transaksi yang diinput ke sistem integrasi transaksi yang diinput ke sistem melalui suatu terminal.melalui suatu terminal.

Faktor yang paling penting dalam proses ini Faktor yang paling penting dalam proses ini adalah semua personel yang menginput adalah semua personel yang menginput data dari on line terminal diberi nomor data dari on line terminal diberi nomor sandi dan password tersendiri dan sandi dan password tersendiri dan aksesnya terhadap data terbatas hanya aksesnya terhadap data terbatas hanya pada proses input data.pada proses input data.

Untuk itu sistem harus bisa melakukan test Untuk itu sistem harus bisa melakukan test kompatibility terhadap setiap transaksi.kompatibility terhadap setiap transaksi.

Penginputan data dengan cara Penginputan data dengan cara PromptingPrompting Dengan menggunakan Dengan menggunakan promptingprompting setiap setiap

tampilan layar memintanya untuk input tampilan layar memintanya untuk input data sesuai dengan tampilan dan data sesuai dengan tampilan dan user user menunggu respon dari sistem.menunggu respon dari sistem.

Dengan kata lain, dengan pendekatan Dengan kata lain, dengan pendekatan dialogdialog yaitu sistem yang ada akan yaitu sistem yang ada akan menunjukkan suatu seri pertanyaan menunjukkan suatu seri pertanyaan tentang data (tentang data (field)field) yang harus diisi oleh yang harus diisi oleh operatoroperator

Lanjutan…Lanjutan…

Misalkan input data status seseorang, kawin, janda Misalkan input data status seseorang, kawin, janda atau belum kawin, maka sistem hanya merespon atau belum kawin, maka sistem hanya merespon ketiga jenis input tersebut.ketiga jenis input tersebut.

Cara lain Cara lain prompting,prompting, Dengan cara Dengan cara promptingprompting, yaitu layar monitor , yaitu layar monitor

yang ada menunjukkan suatu set data yang yang ada menunjukkan suatu set data yang harus diisi, seperti suatu formulir pracetak harus diisi, seperti suatu formulir pracetak dalam suatu sistem manual. Sistem dalam suatu sistem manual. Sistem kemudian melakukan pengecekan terhadap kemudian melakukan pengecekan terhadap kelengkapan isian data, apakah semua item kelengkapan isian data, apakah semua item data yang diminta bisa terisi oleh operator data yang diminta bisa terisi oleh operator terminal.terminal.

Pada sistem di mana transaksi yang Pada sistem di mana transaksi yang dilakukan setiap hari dalam jumlah besar, dilakukan setiap hari dalam jumlah besar, sistem perlu membuat sistem perlu membuat transaction logtransaction log..

transaction logtransaction log::Untuk mencatat secar detail setiap Untuk mencatat secar detail setiap

transaksi termasuk pencatatan waktu transaksi termasuk pencatatan waktu tanggal, kode operator, dan urutan tanggal, kode operator, dan urutan pekerjaan yang dilakukan oleh operator.pekerjaan yang dilakukan oleh operator.

Bisa digunakan untuk memperbaiki semua Bisa digunakan untuk memperbaiki semua kesalahan dan kerusakan mesin dan untuk kesalahan dan kerusakan mesin dan untuk menyakinkan bahwa semua transaksi bisa menyakinkan bahwa semua transaksi bisa disimpan dengan benar.disimpan dengan benar.

File maintenance control File maintenance control / / Pengawasan File MaintenanPengawasan File Maintenan Di desain untuk memastikan akurasi data dan Di desain untuk memastikan akurasi data dan

kelengkapan data yang disimpan di file master. kelengkapan data yang disimpan di file master. Pengawasan ini termasuk pengecekan pada Pengawasan ini termasuk pengecekan pada akurasi data, pelaporan, rekonsiliasi dengan data akurasi data, pelaporan, rekonsiliasi dengan data eksternal, prosedur pengamanan file dan konversi eksternal, prosedur pengamanan file dan konversi file.file.

File master sering diperbaharui datanya, kondisi File master sering diperbaharui datanya, kondisi ini perlu dibuatkan suatu field yang bisa ini perlu dibuatkan suatu field yang bisa memberitahu kapan transaksi terakhir dilakukan.memberitahu kapan transaksi terakhir dilakukan.

Lanjutan…Lanjutan…

•Untuk membantu mengidentifikasi setiap record di Untuk membantu mengidentifikasi setiap record di master file perlu dibuatkan suatu field yang bisa master file perlu dibuatkan suatu field yang bisa membertitahu kapan transaksi terakhir dilakukan. membertitahu kapan transaksi terakhir dilakukan.

Dan ini akan dilakukan berubah dengan sendiri nya Dan ini akan dilakukan berubah dengan sendiri nya setiap kali record tersebut diperbaiki / digunakan.setiap kali record tersebut diperbaiki / digunakan.

Tehnik rekonsiliasi record pada master file digunakan Tehnik rekonsiliasi record pada master file digunakan untuk mencocokan data yang ada di file master untuk mencocokan data yang ada di file master dengan keadaan yang sebenarnya.dengan keadaan yang sebenarnya.

Misalnya: bagian penggajian harus selalu menghitung Misalnya: bagian penggajian harus selalu menghitung jumlah pegawai setiap akan membayar gaji, jumlah ini jumlah pegawai setiap akan membayar gaji, jumlah ini harus selalu dicocokan dengan file master.harus selalu dicocokan dengan file master.

Lanjutan..Lanjutan..

•Tehnik Rekonsiliasi, digunakan pada Tehnik Rekonsiliasi, digunakan pada pencocokan jumlah saldo pelanggan dengan pencocokan jumlah saldo pelanggan dengan jumlah piutang pada buku besar pembatu,jumlah piutang pada buku besar pembatu,

dengan total saldo piutang pada dengan total saldo piutang pada general ledgergeneral ledger. . Di mana jumlah piutang pada Di mana jumlah piutang pada general ledgergeneral ledger sama dengan total piutang pada sama dengan total piutang pada subsidiarysubsidiary ledgerledger. Dapat juga digunakan untuk inventory . Dapat juga digunakan untuk inventory dan hutangdan hutang

Control Over the ErrorControl Over the Error Perbaikan dan prosedur perbaikan serta Perbaikan dan prosedur perbaikan serta re- re-

entryentry data harus dijalankan dengan akurat, data harus dijalankan dengan akurat, Koreksi pada input harus mengacu pada Koreksi pada input harus mengacu pada

validasi rutin yang sudah ada karena tingkat validasi rutin yang sudah ada karena tingkat kesalahan lebih tinggi dari pada transaksi kesalahan lebih tinggi dari pada transaksi lainnya.lainnya.

Kesalahan yang ditemukan selama proses, Kesalahan yang ditemukan selama proses, misalnya jumlah transaksi atau saldo yang misalnya jumlah transaksi atau saldo yang melebihi limit, harus diselidiki dan diperbaiki melebihi limit, harus diselidiki dan diperbaiki dengan segera.dengan segera.

Lanjutan..Lanjutan..

•Teknik untuk mengontrol kesalahan proses Teknik untuk mengontrol kesalahan proses data adalah dengan memaintenan data adalah dengan memaintenan error logerror log untuk setiap kesalahan entry dibuat recorduntuk setiap kesalahan entry dibuat record

Tersendiri untuk nomor transaksi, tanggal Tersendiri untuk nomor transaksi, tanggal proses data, nama proses data, nama fieldfield di mana terjadi di mana terjadi kesalahan , dan jenis kesalahan. Ketika kesalahan , dan jenis kesalahan. Ketika perbaikan data telah dikerjakan dan data perbaikan data telah dikerjakan dan data yang benar sudah di yang benar sudah di entryentry, status dalam , status dalam error logerror log berubah dari open menjadi berubah dari open menjadi closedclosed dan catatan mengenai dan catatan mengenai re-entryre-entry dan dan perbaikan data juga dimasukkan dalam perbaikan data juga dimasukkan dalam error error log.log.

Pengawasan yang dideteksiPengawasan yang dideteksi Pengawasan terhadap hasil/ output yang dihasilkan Pengawasan terhadap hasil/ output yang dihasilkan

oleh sistem komputer merupakan salah satu oleh sistem komputer merupakan salah satu kategori kontrol aplikasi yang sangat perlu kategori kontrol aplikasi yang sangat perlu dilaksanakan.dilaksanakan.

Pengawasan ini dilakukan terhadap laporan, Pengawasan ini dilakukan terhadap laporan, dokumen, dan hasil cetak yang dilakukan personil dokumen, dan hasil cetak yang dilakukan personil bagian pengawasan data dan pengguna output.bagian pengawasan data dan pengguna output.

Personel pengasan data harus mengontrol output Personel pengasan data harus mengontrol output pada format yang cocok, pengecekan terhadap pada format yang cocok, pengecekan terhadap total, apakah cocok dengan total input.total, apakah cocok dengan total input.

Lanjutan…Lanjutan…

•Pengawasan Pengawasan outputoutput termasuk prosedur untuk termasuk prosedur untuk memperbaiki dan menyelidiki kesalahan yang memperbaiki dan menyelidiki kesalahan yang

Diidentifikasi oleh edit program, Diidentifikasi oleh edit program, batch totalbatch total check, source data controlcheck, source data control dan dan pengawasan aplikasi lainnya. pengawasan aplikasi lainnya.

Prosedur ini menjadi tanggung jawab Prosedur ini menjadi tanggung jawab bagian penawasan databagian penawasan data

Stop chapter 11Stop chapter 11

13

14

12