Informasi dalam sebuah perusahaan dapat diedarkan dengan percakapan langsung (tatap muka), staf diumumkan di pertemuan (rapat), telepon internal, atau melalui surat edaran internal yang ditulis yang disebut memorandum, atau memo, untuk pendek.

ini dapat dipasang pada papan pengumuman staf untuk orang agar dapat dibaca, beredar di 'amplop rantai', yang kita bicarakan di unit 8.1, atau dengan 'slip sirkulasi' (juga disebut 'rute slip') yang melekat pada memo dan daftar staf yang memo adalah untuk dan departemen mereka, dan seperti dalam kasus amplop rantai setiap orang yang menerima memo itu, menandatanganinya

banyak perusahaan menggunakan kertas berwarna yang berbeda untuk memorandum mereka untuk menunjukkan bahwa korespondensi nya internal.

LAYOUT

memo mungkin atau mungkin tidak memiliki kepala surat di atasnya (judul perusahaan), tapi ini akan menyatakan dari siapa dan siapa pengirimnya, memiliki tanggal di atasnya, dan kadang-kadang subjek judul:

Memo bukan surat, jadi ga ada alamat pembukaan seperti 'Dear Sir / nyonya' atau 'Dear Mr / Miss. / Mrs. / Ms. green, dan ada misalnya ada 'salam penutup' Anda tulus / setia

paragraf kadang-kadang dinomori karena mereka berurusan dengan setiap titik dari subjek, terutama jika memo tersebut sudah lama - memorandum bisa apa saja dari dua baris untuk beberapa halaman tergantung pada konten mereka.

ISI DAN CONTOH

1. 'Apa' bahkan jika memo tersebut memiliki judul, paragraf pembuka biasanya menjelaskan memo tentang apa:Sebuah latihan kebakaran akan diadakan ...perusahaan ini memperkenalkan.2. 'Siapa meskipun memo yang ditujukan kepada seseorang atau kelompok, itu harus menjelaskan siapa yang akan terpengaruh oleh informasi:Ini hanya akan mempengaruhi staf ....Adalah penting bahwa semua staf .....

3. 'Bagaimana' itu juga harus memberitahu orang-orang bagaimana mereka akan terpengaruh: jam makan siang akan terganggu sepanjang minggu karena .... ...... Skema ini akan berarti perubahan ......

4. 'kapan' mungkin perlu untuk memberitahu mereka yang terpengaruh ketika skema (kebijakan), operasi, atau biaya yang akan terjadi:Sejak awal tahun depan, 19 ....

5. jika informasi tidak jelas, atau memo yang panjang, dan Anda berpikir itu tidak mungkin dipahami, Anda harus mendorong pembaca untuk meminta seseorang untuk menjelaskannya..jika Anda membutuhkan informasi lebih lanjut,tanyakan supervisor Anda atau manajerjika skema menyebabkan masalah, silahkan temui manajer Anda

Fig.78 adalah contoh nota singkat yg hanya mengingatkan manajer untuk memeriksa 'keamanan'memo pada Gambar. 79 adalah 'junior' menasihati mereka dari skema pendidikan perusahaan yang berjalan dengan perguruan tinggi setempat pendidikan lanjut

memo akhir pada Gambar. 80 keprihatinan 'limbah / sampah ' dalam sebuah perusahaan. memo bukan hanya sebuah 'pesanan/permintaan', tetapi menjelaskan alasan kebijakan perusahaan dan membuat saran tentang bagaimana staf dapat membantu.

FIG 78akankah semua manajer memastikan bahwa barang-barang berharga dan informasi rahasia yang terkunci setiap saat dan staf yang menjaga barang-barang pribadi mereka . polisi telah memberitahu kami bahwa telah terjadi peningkatan sebesar 40 persen perampokan di daerah ini.silahkan menginformasikan semua staf di departemen Anda.

FIG 79

kami telah mencapai kesepakatan dengan perguruan tinggi setempat pendidikan lebih lanjut untuk skema rilis paruh waktu untuk studi bisnis.

1. skema akan beroperasi dari 1 Januari 19 ...2. Setengah hari rilis hanya akan untuk kursus yang disetujui dari studi bisnis untuk ujian yg diakui3. bank akan membayar semua biaya dan buku kursus, dan setiap biaya ujian.4. semua staf junior dan trainee di bawah usia sembilan belas tahun pada tanggal tersebut akan dipertimbangkan, dan mereka terpilih masih akan dibayar gaji penuh mereka5. jika Anda ingin mengajukan permohonan untuk skema ini, temui manajer atau supervisor departemen Anda dalam tiga minggu ke depan untuk membahas rincian.

kami berharap semua orang yang peduli akan mengambil kesempatan ini untuk pendidikan lebih lanjut, yang dapat membantu mereka dalam karir mereka di bidang perbankan dan perdagangan.

FIG 80

memorandum ini sedang diedarkan untuk mengingatkan semua orang bahwa penjualan dan keuntungan telah jatuh pada akhir tahun keuangan terakhir, dan meskipun ada banyak alasan untuk ini, Anda secara pribadi dapat membantu dengan mengurangi limbah bahan dan sumber daya.

1. telekomunikasipanggilan telepon hanya dibuat untuk tujuan bisnis, dan panggilan internasional harus tetap pendek dan to the point. teleks dan kabel hanya boleh digunakan untuk komunikasi darurat dan kemudian ditulis dalam gaya yang singkat, tapi jelas,. komunikasi tagihan kami meningkat sebesar 70 persen tahun lalu.