halaman 1 | wartasdmugm edisi 2015 dalam angka

Halaman 1 | WARTASDMUGM Edisi 2015 DALAM ANGKA


PENGANTAR REDAKSI Untuk kedua kalinya, Warta SDM menyampaikan laporan tahunan. Untuk edisi kali ini, Warta SDM akan menyampaikan kinerja Direktorat Sumber Daya Manusia UGM yang telah diraih di tahun 2015 yang lalu. Hasil kinerja Direktorat SDM tersebut akan dipaparkan dalam tiga bagian sesuai dengan jumlah sub Direktorat, dan disetiap bagian dibagi lagi menjadi sub bagian sesuai dengan seksi dibawah masing-masing sub direktorat. Hasil capaian Direktorat SDM di tahun 2015 yang dipaparkan dalam Warta SDM kali ini tidak terlepas dukungan dan kerjasama yang baik dari para stakeholders. Tiada ungkapan selain ucapan terima kasih yang dapat disampaikan. Selain itu, seluruh jajaran pimpinan dan staf Direktorat UGM juga mohon maaf yang sebesar-besarnya apabila ada hal-hal yang kurang berkenan dalam memberikan pelayanan dan capaian yang tidak sesuai dengan target. Terima kasih, Salam, Redaksi

STAF REDAKSI

Ratminto Sri Endah Setia Lestari Evi Noor Widiyaningsih Tyurina Cahya Florencys Iwan Sutantyo KONTAK Direktorat Sumber Daya Manusia Universitas Gadjah Mada Gedung Pusat Lt.1 Sayap Selatan, Bulaksumur, Yogyakarta 55281

WEBSITE sdm.ugm.ac.id

Kata Pengantar

Direktorat SDM UGM Dalam Angka Tahun 2015 Sub Direktorat Pengadaan dan Remunerasi

Sub Direktorat Mutasi Sub Direktorat Data dan Administrasi Pendidikan dan Pelatihan

Halaman 2 Halaman 3 Halaman 4 Halaman 18 Halaman 23

DA

FT

AR

IS

I


Direktorat Sumber Daya Manusia

Universitas Gadjah Mada

Sebagai penyelenggara urusan di bidang administrasi dan pengembangan

sumber daya manusia, Direktorat Sumber Daya Manusia Universitas Gadjah

Mada telah menjalankan beberapa kegiatan sepanjang 2015. Kegiatan

tersebut, antara lain 1) menyusun, mengimplementasikan, dan

mengembangkan sistem pengelolaan sumber daya manusia, 2) memantau,

menyusun, dan mengoordinasi pelaksanaan sistem evaluasi kinerja, 3) sistem

reward and punishment, 4) perencanaan pengembangan karir, serta 5)

mengelola sistem informasi sumber daya manusia yang terintegrasi. Berikut

paparannya.

DALAM ANGKA

Tahun 2015


SUB DIREKTORAT

PENGADAAN DAN

REMUNERASI

1. Seksi Perencanaan dan Pengadaan

Dokumen Perencanaan SDM

Pada 2015, Seksi Perencanaan dan Pengadaan telah menyelesaikan penyusunan dua dokumen perencanaan

SDM. Pertama adalah penyusunan dokumen bezetting. Proses penyusunan kebutuhan ketenagaan (formasi) di

lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan ini dilakukan sejak Maret sampai April 2015.

Kedua, penyusunan dokumen Perencanaan Kebutuhan SDM UGM untuk tahun 2016-2020. Proses

penyusunan dokumen ini dilakukan melalui empat rangkaian workshop, yakni Workshop Pemetaan dan

Kebutuhan SDM di Ruang Kertanegara, FEB UGM pada 7 Mei 2015, Workshop Penghitungan Kebutuhan SDM

di The Alana Yogyakarta Hotel and Convention Center pada 11 Agustus 2015, Workshop Penghitungan

Kebutuhan Sumber Daya Manusia Berdasarkan Visi Keilmuan Universitas Gadjah Mada di Ruang Bulaksumur,

University Club Hotel pada 21 September 2015, serta Presentasi Kebutuhan SDM oleh Fakultas dan Sekolah di

Lingkungan Universitas Gadjah Mada di Ruang Sidang MWA UGM mulai 21 Oktober sampai 23 Oktober 2015.

Rekrutmen Dosen dan Tenaga Kependidikan

Di bidang pengadaan, Seksi Perencanaan dan Pengadaan telah melaksanakan proses rekrutmen sejumlah 16

orang Dosen dan 85 orang Tenaga Kependidikan (dari 92 orang yang diizinkan untuk direkrut oleh Universitas)

dengan perincian sebagai berikut.

Tabel Rekrutmen Dosen

No. Bulan Unit Kerja Jumlah

1. Juli Fakultas Psikologi 5

2. Oktober Fakultas Hukum 11

TOTAL 16

Tabel Rekrutmen Tenaga Kependidikan

No Bulan Unit Kerja Jumlah Keterangan

1. Februari Kantor Hukor 2 1 Tendik Tidak Tetap, 1 Kontrak

2. Februari Direktorat PUI 1 1 Kontrak

3. April Direktorat Aset 2 2 Tendik Tidak Tetap

4. Juni RS UGM 9 9 Tendik Tidak Tetap


5. Juni Direktorat SDM 1 1 Tendik Tidak Tetap

6. Juli Kantor Hukor 1 1 Tendik Tidak Tetap

7. Juli Direktorat SDM 1 1 Tendik Tidak Tetap

8. Agustus Direktorat SSDI 8 8 Tendik Tetap

9. Oktober PIAT 3 3 Tendik Tidak Tetap

10. Oktober Bagian Humas 3 3 Tendik Tidak Tetap

11. November PKKK 35 35 Kontrak

12. Desember RS UGM 19 19 Tendik Tidak Tetap

TOTAL 85

Penerbitan SK Pengangkatan Dosen dan Tenaga Kependidikan

Hingga akhir November 2015, Seksi Perencanaan dan Pengadaan telah memproses SK Pengangkatan bagi

471 Dosen dan 2.131 Tenaga Kependidikan.

Tabel SK Pengangkatan Dosen

No Status Jumlah

1. Dosen Tetap 65

2. Dosen Tidak Tetap 268

3. Dosen Tidak Tetap (Purna Tugas) 119

4. Dosen Tidak Tetap (S1) 19

TOTAL 471

Grafik SK Pengangkatan Dosen Tetap Berdasarkan Unit Kerja

0 5 10 15 20 25

Fakultas Biologi

Fakultas Ekonomika dan Bisnis

Fakultas Geografi

Fakultas Hukum

Fakultas ISIPOL

Fakultas Kedokteran

Fakultas Kedokteran Gigi

Fakultas Kedokteran Hewan

Fakultas Kehutanan

Fakultas MIPA

Fakultas Teknik

Sekolah Vokasi

1

10

1

6

3

23

1

1

2

1

9

7


Grafik SK Pengangkatan Dosen Tidak Tetap Berdasarkan Unit Kerja

Grafik SK Pengangkatan Dosen Tidak Tetap (Purna Tugas) Berdasarkan Unit Kerja

Grafik SK Pengangkatan Dosen Tidak Tetap (S1) Berdasarkan Unit Kerja

0 20 40 60 80 100 120 140 160


Fakultas Farmasi

Fakultas Geografi

Fakultas Ilmu Budaya

Fakultas ISIPOL

Fakultas Kedokteran


Fakultas Kehutanan

Fakultas Teknik

Sekolah Pascasarjana

84

1

8

1

1

160

4

3

4

2

0 10 20 30 40 50 60 70 80

Fakultas Farmasi

Fakultas Geografi


Fakultas ISIPOL

Fakultas Kedokteran



Fakultas Kehutanan

Fakultas Teknik


1

3

8

9

77

12

1

2

3

3

0 2 4 6 8 10 12 14

Fakultas MIPA

Fakultas Teknik

5

14


Tabel SK Pengangkatan Tenaga Kependidikan

No Status Jumlah

1. Tenaga Kependidikan Tetap 15

2. Tenaga Kependidikan Tidak Tetap 1.736

3. Tenaga Kependidikan Kontrak Penuh Waktu 344

4. Tenaga Kependidikan Kontrak Paruh Waktu 36

TOTAL 2.131

Grafik SK Pengangkatan Tenaga Kependidikan Tetap Berdasarkan Unit Kerja

Grafik SK Pengangkatan Tenaga Kependidikan Tidak Tetap

Berdasarkan Unit Kerja (Kantor Pusat dan Pusat-pusat Studi)

0 1 2 3 4 5

Direktorat KAUI

Direktorat PUI

Direktorat SSDI

P2L

RS UGM

1

4

3

2

5

0 20 40 60 80 100 120 140

Dit. Akademik

Dit. KAUI

Dit. Kemahasiswaan

Dit. Aset

Dit. PUI

DSSDI

Dit. SDM

Arsip

GMC

HUKOR

HUMAS

KJM

LPPM

LPPT

Perpustakaan

PIAT

PIKA

PKKH

PKKK

Protokol

P2L

RS UGM

TURT

UGM Press

Pusat-pusat Studi

3

6

1

22

3

4

2

2

18

2

8

1

12

7

2

25

4

2

114

1

6

123

12

26

75


Grafik SK Pengangkatan Tenaga Kependidikan Tidak Tetap

Berdasarkan Unit Kerja (Fakultas dan Sekolah)

Grafik Kontrak Kerja Penuh Waktu Tenaga Kependidikan

Berdasarkan Unit Kerja (Kantor Pusat dan Pusat Studi)

0 50 100 150 200 250 300

Fakultas Biologi


Fakultas Farmasi

Fakultas Filsafat

Fakultas Geografi

Fakultas Hukum


Fakultas ISIPOL

Fakultas Kedokteran



Fakultas Kehutanan

Fakultas MIPA

Fakultas Pertanian

Fakultas Peternakan

Fakultas Psikologi

Fakultas Teknik

Fakultas Teknologi Pertanian


Sekolah Vokasi

17

281

39

4

27

26

15

44

273

71

21

18

40

34

20

9

196

22

36

62

0 10 20 30 40 50 60

Dit. Aset

Dit. KAUI

Dit. PUI

Dit. Kemahasiswaan

Dit. Pengabdian Masyarakat

Dit. Perencanaan

Dit. SDM

HUKOR

KJM

LPPT

Perpustakaan

GMC

RS UGM

Senat Akademik

PKKK

P2L

UGM Residence

Wisma MM

PSKK

PS Biioteknologi

8

29

2

2

1

2

4

4

2

2

2

10

18

2

41

1

56

8

4

2


Grafik Kontrak Kerja Penuh Waktu Tenaga Kependidikan

Berdasarkan Unit Kerja (Fakultas dan Sekolah)

Grafik Kontrak Kerja Paruh Waktu Tenaga Kependidikan Berdasarkan Unit Kerja

SK CPNS Formasi Umum dan K2

Hingga Laporan Kinerja SDM ini diterbitkan, Universitas Gadjah Mada telah menerima SK Pengangkatan CPNS

Formasi Umum Tahun 2014 bagi 159 orang dan SK Pengangkatan CPNS Kategori II bagi 434 orang dari 435

orang Tenaga Honorer UGM yang diusulkan.

Tabel SK Pengangkatan CPNS Formasi Umum Tahun 2014

No Tanggal Tahap Jumlah

1. 22 September 2015 1 92

2. 5 Oktober 2015 2 17

3. 5 November 2015 3 47

4. 26 November 2015 4 2

5. 12 Januari 2016 5 1

TOTAL 159

Tabel Usulan CPNS Kategori II

No. Jabatan Jumlah

1. Dosen 19

2. Tenaga Kependidikan 416

TOTAL 435

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90


Fakultas ISIPOL


Fakultas Pertanian

5

2

9

83

4

11

1

29

0 2 4 6 8 10 12 14

Dit. KAUI

Dit. Kemahasiswaan

Dit. Pengabdian Kepada Masyarakat

Dit. Perencanaan

Dit. SSDI

14

4

5

11

2


Grafik Usulan CPNS Dosen Kategori II Berdasarkan Unit Kerja

Grafik Usulan CPNS Tenaga Kependidikan Kategori II Berdasarkan Unit Kerja (Kantor Pusat)

Grafik Usulan CPNS Tenaga Kependidikan Kategori II

Berdasarkan Unit Kerja (Fakultas / Sekolah)

1

10

2

6

0

2

4

6

8

10

12

Fakultas ISIPOL FakultasKedokteran

Fakultas Pertanian Sekolah Vokasi

0 5 10 15 20

Bagian TURT

Direktorat Pendidikan dan Pengajaran

Direktorat Kemahasiswaan

Direktorat Keuangan

Direktorat Aset

Direktorat SDM

GMC Health Center

Kantor Audit Internal

Kantor Hukum dan Organisasi

LPPM

Pusat Pengembangan Pendidikan

Gama Press

6

2

1

18

1

1

8

1

1

1

1

15

0 20 40 60 80 100 120


Fakultas Farmasi

Fakultas Geografi

Fakultas Hukum


Fakultas ISIPOL

Fakultas Kedokteran

Fakultas Kehutanan

Fakultas MIPA

Fakultas Pertanian

Fakultas Peternakan

Fakultas Teknik


Sekolah Vokasi

108

6

1

4

1

26

116

2

3

19

2

36

4

11


Grafik Usulan CPNS Tenaga Kependidikan Kategori II Berdasarkan Unit Kerja (Pusat Studi)

Tabel SK Pengangkatan CPNS Kategori II

No Tanggal Tahap Jumlah

1. 30 Maret 2015 1 29

2. 3 Juni 2015 2 89

3. 1 Juli 2015 3 35

4. 24 Agustus 2015 4 1

5. 9 September 2015 5 30

6. 5 Oktober 2015 6 110

7. 5 November 2015 7 100

8. 14 Desember 2015 8 36

9. 28 Januari 2016 9 1

10. 12 Februari 2016 10 2

11. 5 April 2016 11 1

SK Belum Turun 1

TOTAL 435

Pengalihan Pegawai ke Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

Pada Juli 2015, Seksi Perencanaan dan Pengadaan membantu proses pengalihan pegawai dari Kementerian

Pendidikan dan Kebudayaan ke Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi.

Permohonan Mutasi ke UGM

Seksi Perencanaan dan Pengadaan hingga 2015 menerima permohonan PNS mutasi ke UGM dari unit kerja

lain dalam departemen atau dari luar departemen sebanyak 19 permohonan. Sebanyak 2 (dua) permohonan

telah selesai (SK Mutasi ke UGM sudah terbit), 2 (dua) permohonan masih proses di BKN dan Kementerian, 4

(empat) permohonan dalam proses melengkapi berkas, dan selebihnya ditolak.

0 1 2 3 4 5 6 7 8

Bencana

Ekonomi Kebijakan Publik

Ekonomi Kerakyatan

Farmakologi Klinik dan Kebijakan Obat

Ilmu Teknik

Kependudukan dan Kebijakan

Pariwisata

Pedesaan dan Kawasan

Pengelolaan Sumber Daya Hayati

Perencanaan dan Pembangunan Regional

Transportasi dan Logistik

1

1

1

1

1

8

1

2

1

4

1


Grafik Permohonan Mutasi ke UGM

Pengembangan Layanan

Setiap akhir tahun, Seksi Perencanaan dan Pengadaan menerima dan memproses permohonan perpanjangan

SK Pengangkatan Dosen dan Tenaga Kependidikan Tidak Tetap. Verifikasi berkas usulan secara manual yang

selama ini dilakukan cukup menyita banyak tenaga dan waktu. Untuk itu, Seksi Perencanaan dan Pengadaan

mengambil langkah inisiatif dengan membuat sistem perpanjangan SK Pengangkatan Dosen dan Tenaga

Kependidikan Tidak Tetap berbasis teknologi informasi. Sistem yang terintegrasi dengan HRIS ini akan diuji

coba mulai tahun ini untuk perpanjangan SK Pengangkatan tahun 2016. Dengan sistem ini diharapkan proses

perpanjangan SK Pengangkatan akan lebih efektif dan efisien dari segi sumber daya manusia dan waktu, serta

dapat meminimalkan human error (sepanjang data di HRIS valid).

2 2

4

11

Selesai Proses BKN MelengkapiBerkas

Ditolak

0

2

4

6

8

10

12


Tampilan Sistem Perpanjangan SK Pengangkatan Dosen dan Tenaga Kependidikan Tidak Tetap

Rencana Kerja Tahun 2016

Berdasarkan program Rektor yang mencanangkan 2016 sebagai tahun SDM, Seksi Perencanaan dan

Pengadaan berencana untuk mengembangkan sebuah sistem rekrutmen secara menyeluruh, dari aturan, SOP

hingga pengembangan web based e-recruitment system. Seksi Perencanaan dan Pengadaan juga akan

melakukan revisi Kamus Jabatan Fungsional Umum, serta membuat aturan-aturan terkait, seperti perubahan

jabatan dan kenaikan level jabatan.


2. Seksi Remunerasi dan Pembinaan

Realisasi RKAT Direktorat Sumber Daya Manusia

Grafik Realisasi RKAT Direktorat Sumber Daya Manusia Berdasarkan Sumber Dana

Grafik Realisasi RKAT Direktorat Sumber Daya Manusia Per Triwulan

Berdasarkan UU Nomor 24 Tahun 2011 tentang Badan Penyelenggara Jaminan Sosial, setiap pegawai wajib

ikut serta dalam BPJS Kesehatan maupun BPJS Ketenagakerjaan. Untuk itu, UGM memindahkan pengelolaan

asuransi kesehatan dari GMC ke BPJS Kesehatan, sementtara pengelolaan asuransi purna tugas dari Bringin

Life dan Takaful ke BPJS Ketenagakerjaan. Khusus pemindahan pengelolaan asuransi purna tugas, UGM

membentuk taskforce berdasarkan SK Rektor No. 1029/PIV/SK/KP/2015 yang beranggotakan staf Direktorat

SDM, Direktorat Keuangan, dan Kantor Audit Internal. Tim ini telah bekerja sejak Agustus 2015.

46,764,105,223

71,293,873,912

32,404,331,182

46,608,123,069

14,359,774,041

24,685,750,843

-

10,000,000,000

20,000,000,000

30,000,000,000

40,000,000,000

50,000,000,000

60,000,000,000

70,000,000,000

80,000,000,000

BPPTNBh Damas

RKAT

Realisasi

Sisa

- 10,000,000,000 20,000,000,000 30,000,000,000

Triwulan I

Triwulan II

Triwulan III

Triwulan IV

7,338,781,635

15,888,126,120

13,476,326,460

9,904,888,854

64,129,248

3,831,066,431

21,392,299,081

7,116,836,422

BPPTNbh

Damas


Grafik Kepersertaan BPJS Kesehatan BPPTNbh (Fakultas dan Sekolah)

Sementara itu, Universitas melalui dana BPPTNbh telah mengeluarkan subsidi pembayaran premi kepersertaan

BPJS Kesehatan sejumlah Rp443.353.127,00 bagi 643 pegawai di Kantor Pusat.

Grafik Kepesertaan BPJS Kesehatan Damas (Fakultas dan Sekolah)

- 20 40 60 80 100 120 140 160

Fakultas Biologi


Fakultas Farmasi

Fakultas Filsafat

Fakultas Geografi

Fakultas Hukum


Fakultas ISIPOL

Fakultas Kedokteran



Fakultas Kehutanan

Fakultas MIPA

Fakultas Pertanian

Fakultas Peternakan

Fakultas Psikologi

Fakultas Teknik



Sekolah Vokasi

5

21

7

-

3

13

11

28

125

6

1

4

18

5

5

11

43

10

11

82

4

18

7

-

3

11

12

31

141

5

1

3

20

5

5

11

48

8

11

82

Jumlah Premi (dalam juta rupiah) Rata-rata Orang

0 50 100 150 200 250

Fakultas Biologi


Fakultas Farmasi

Fakultas Filsafat

Fakultas Geografi

Fakultas Hukum


Fakultas ISIPOL

Fakultas Kedokteran



Fakultas Kehutanan

Fakultas MIPA

Fakultas Pertanian

Fakultas Peternakan

Fakultas Psikologi

Fakultas Teknik



Sekolah Vokasi

20

234

30

7

26

22

13

46

116

71

24

16

36

28

2

20

197

13

25

71

7

115

12

6

10

9

6

17

57

28

8

5

15

12

1

7

76

6

11

26

Jumlah Premi (dalam jutaan rupiah) Rata-rata Orang


Sementara itu, dari sumber dana Damas, Universitas telah mengeluarkan subsidi pembayaran premi BPJS

Kesehatan sebesar Rp16.933.660,00 bagi 45 pegawai di Kantor Pusat.

Tabel Iuran BPJS Kesehatan

No. Sumber Dana Pemberi Kerja (UGM)

Peserta Total Keterangan

1. BOPTN 3% 2% 5%

2. Dana Masyarakat 4% 0,5% 4,5% 1 Januari 2014 s.d.

30 Juni 2015

4% 1% 5% 1 Juli 2015 dst. (Perpres 111 Tahun 2013 Ps. 16C)

Iuran tersebut bagi 5 orang keluarga inti, yaitu:

- Yang bersangkutan

- Suami/istri

- Tiga orang anak (maksimal usia 21 tahun dan belum menikah. Jika masih kuliah, maksimal 25 tahun

dengan Surat Keterangan Kuliah)

Grafik Kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan BPPTNbh (Fakultas dan Sekolah)

Tabel Iuran BPJS Ketenagakerjaan

No. Program Iuran Tenaga Kerja

Iuran Perusahaan

Jumlah

1. Jaminan Kecelakaan Kerja - 0,24% 0,24%

2. Jaminan Hari Tua 2% 3,7% 5,7%

3. Jaminan Kematian - 0,3% 0,3%

Jumlah 2% 4,24% 6,24%

- 20 40 60 80 100 120 140

Fakultas Biologi


Fakultas Farmasi

Fakultas Filsafat

Fakultas Geografi

Fakultas Hukum


Fakultas ISIPOL

Fakultas Kedokteran



Fakultas Kehutanan

Fakultas MIPA

Fakultas Pertanian

Fakultas Peternakan

Fakultas Psikologi

Fakultas Teknik



Sekolah Vokasi

5

22

7

-

3

13

11

29

126

7

1

4

18

5

5

10

43

10

11

81

4

19

6

-

2

11

10

27

118

5

1

3

17

4

4

9

40

9

9

74

Jumlah Premi (dalam juta rupiah) Rata-rata Orang


Pembinaan Pegawai

Grafik Permasalahan Pembinaan Pegawai

Grafik Permohonan Izin dan Surat Keterangan Perceraian

Rencana Kerja Tahun 2016

Berikut adalah rencana kerja Seksi Remunerasi dan Pembinaan di tahun 2016:

Sistem Remunerasi 2016

Pengembangan aplikasi payroll level fakultas untuk tunjangan dan honorarium lainnya

Aplikasi sistem surat masuk dan surat keluar

Pengadaan tambahan inventaris LDC

Proses pembayaran dana asuransi PT. Asuransi Jiwa BRINGIN JIWA SEJAHTERA dan PT. Asuransi

Takaful

2

3

1 1 1

4

1 0

2

4

6

8

10

12

14

PNS Non-PNS

Disiplin Masuk Kerja

Hutang Piutang

Narkoba

Judi

Penyalahgunaan Wewenang

Perceraian

6

2

Izin Melakukan Perceraian Surat Keterangan Perceraian

0

1

2

3

4

5

6

7


SUB DIREKTORAT MUTASI

1. Seksi Mutasi Dosen

Sepanjang 2015, Seksi Mutasi Dosen Direktorat Sumber Daya Manusia telah memroses 135 usul kenaikan

jabatan (KJ) dan/atau kenaikan pangkat (KP) Dosen UGM. Dari usul yang masuk, sejumlah 122 usul disetujui

dan 13 usul ditunda.

Grafik Usul KJ/KP per Bulan

0 5 10 15 20 25

Januari

Februari

Maret

April

Mei

Juni

Juli

Agustus

September

Oktober

November

Desember

11

17

10

6

11

5

16

7

3

7

21

8

1

2

1

0

2

3

0

0

1

0

2

1

Ditunda

Disetujui


Grafik Usul KJ/KP berdasarkan Unit Kerja

Grafik Usul KJ/KP Berdasarkan Kategori

0 5 10 15 20 25 30 35

Biologi

Ekonomika dan Bisnis

Farmasi

Filsafat

Geografi

Hukum

Ilmu Budaya

ISIPOL

Kedokteran

Kedokteran Gigi

Kedokteran Hewan

Kehutanan

MIPA

Pertanian

Peternakan

Psikologi

Teknik

Teknologi Pertanian


Sekolah Vokasi

5

3

0

1

4

6

1

4

28

4

4

4

5

4

4

1

31

4

4

5

Disetujui

15

26 27

54

KP KJ KJ-KP KP TAK

0

10

20

30

40

50

60


Grafik Usul KJ/KP Berdasarkan Jabatan Fungsional

2. Seksi Mutasi Tenaga Kependidikan

Sepanjang tahun 2015, Seksi Mutasi Tenaga Kependidikan Direktorat Sumber Daya Manusia telah memroses

886 usul kenaikan pangkat Tenaga Kependidikan Fungsional Umum UGM, dan telah terbit SK-nya yang terbagi

dalam 2 periode: April 2015 sebanyak 674 SK, dan Oktober 2015 sebanyak 212 SK.

Grafik Kenaikan Pangkat Reguler Bagi Tenaga Kependidikan Fungsional Umum

3

31

10 10

68

TP ke AA TP ke L AA ke L L ke LK Tetap

0

10

20

30

40

50

60

70

80

674

212

Periode April 2015 Periode Oktober 2015

0

100

200

300

400

500

600

700

800


Grafik Kenaikan Pangkat Reguler bagi Tenaga Kependidikan

berdasarkan Unit Kerja (Fakultas dan Sekolah)

Grafik Kenaikan Pangkat Reguler bagi Tenaga Kependidikan

berdasarkan Unit Kerja (Kantor Pusat)

14 10 15

9

22

33 24 22

34

21 20 26 23

35

19

3

91

19

33

0

2 5

2

2

4

5

4 7

43

5 0

5 8

4

4

0

15

3

15

1 0

20

40

60

80

100

120

Okt-15

Apr-15

24

0 2 4

19

63

1 2

19

0

29

0 2 6 0

30

6

2 1 2

4

11

1 4

11

1

3

21

1 6

3

1

0

10

20

30

40

50

60

70

80

Okt-15

Apr-15


Di tahun 2015, Seksi Mutasi Tenaga Kependidikan juga telah menyelesaikan proses kenaikan pangkat bagi

tenaga kependidikan fungsional tertentu seperti terlihat pada grafik di bawah ini:

Grafik Kenaikan Pangkat Tenaga Kependidikan Fungsional Tertentu

Selain SK kenaikan pangkat, Seksi Mutasi Tenaga Kependidikan juga telah menyelesaikan proses penerbitan

SK berikut ini:

SK mutasi antar unit kerja sebanyak 89 SK

SK pemberhentian karena mengundurkan diri sebanyak 30 SK

SK pensiun sebanyak 26 SK

Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil (PUPNS)

Berdasarkan Perka BKN No 19 Tahun 2015, Universitas Gadjah Mada telah melakukan pendataan ulang

sebanyak 4.723 PNS secara elektronik, dan berkas telah disampaikan ke BKN pada awal tahun 2016.

56

14

5

PLP Pustakawan Arsiparis

0

10

20

30

40

50

60


SUB DIREKTORAT

DATA DAN ADMINISTRASI

PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

1. Seksi Data dan Statistik

Seksi ini bertanggung jawab terhadap sistem informasi sumber daya manusia berbasis teknologi informasi dan

senantiasa berupaya untuk terus mengembangkan dan menyempurnakannya. Human Resource Information

System (HRIS) misalnya, sebagai basis data infomasi sumber daya manusia bagi Direktorat SDM maupun unit-

unit lainnya.

Demi menjaga validitas data HRIS, Seksi Data dan Statistik secara rutin memantau pembaruan data SDM UGM

melalui workshop maupun pendampingan enumerator di masing-masing unit kerja. Selain kegiatan rutin

tersebut, ada berbagai kegiatan lainnya yang dilakukan sepanjang 2015, yakni:

1) Pelatihan blog untuk dosen

Guna mengoptimalkan pemanfaatan Blog UGM sebagai media pembelajaran, kegiatan pelatihan

pembuatan blog diselenggarakan. Pelatihan dilaksanakan dalam dua gelombang. Gelombang pertama

pada Kamis, 17 September 2015 dan diikuti oleh 25 perserta, sementara gelombang kedua pada

Selasa, 22 September 2015 yang diikuti oleh 31 peserta. Pelatihan diselenggarakan di Laboratorium

Komputer Direktorat Sistem dan Sumber Daya Informasi UGM.

Adapun materi pelatihan, antara lain Overview Penggunaan Blog untuk Mendukung Proses

Pembelajaran, Dasar-Dasar Penggunaan Blog, Praktek Pembuatan Blog di domain

http://staff.ugm.ac.id/, Dasar-Dasar Customize Web Blog, dan Praktek Customize Web Blog.

2) Pengembangan aplikasi perjalanan dinas luar negeri

Guna meningkatkan pelayanan permohonan izin perjalanan dinas luar negeri, maka dikembangkanlah

aplikasi permohonan izin perjalanan dinas luar negeri yang berbasis web. Aplikasi ini juga terintegrasi

dengan aplikasi yang serupa di level kementerian.

3) Workshop Sasaran Kinerja Pegawai (SKP)

Tahun 2015 merupakan tahun kedua pelaksanaan sistem Sasaran Kinerja Pegawai secara online.

Kendala-kendala yang terjadi dalam pelaksanaan sistem SKP Online pada tahun sebelumnya dibahas

dalam Workshop SKP untuk perbaikan sekaligus penyempurnaan sistem SKP sehingga bisa lebih baik

lagi.

4) Pendampingan Pandataan Ulang Pegawai Negeri Sipil (PUPNS)


Pada akhir 2015, Badan Kepegawaian Negara (BKN) melaksanakan program Pendataan Ulang

Pegawai Negeri Sipil atau PUPNS secara nasional. Program ini dilakukan secara online. Seksi Data

dan Statistik Direktorat SDM UGM dalam hal ini bertugas sebagai verifikator data di tingkat universitas,

sekaligus menjadi pendamping bagi verifikator tingkat pertama yang telah ditunjuk di unit-unit kerja.

2. Seksi Administrasi Pendidikan dan Pelatihan

Pada 2015, Direktorat SDM UGM memecah tugas serta fungsi Seksi Pengembangan SDM dan Diklat menjadi

dua seksi, yakni Seksi Administrasi Pendidikan dan Pelatihan serta Seksi Pengembangan. Ada beberapa tugas

yang diemban oleh Seksi Administrasi Pendidikan dan Pelatihan, antara lain:

1) memproses usulan penghargaan bagi para punakarya dan Satyalancana Karya Satya

2) memfasilitasi pemberian beasiswa dari berbagai sumber

3) memfasilitasi pemberian bantuan studi, seminar, dan insentif seminar dan publikasi

4) memproses surat keputusan tugas belajar, izin belajar, dan aktif bekerja kembali

5) memproses permohonan setkab dan surat izin perjalanan dinas

6) menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan (diklat) serta pemilihan dosen dan tenaga kependidikan

berprestasi.

7) memfasilitasi pemberian dana hibah inovasi kreatif bagi dosen dan tenaga kependidikan.

Penghargaan Purnakarya dan Satya Lancana Karya Satya

Tabel Pemberian Penghargaan Purnakarya

No Keterangan Dosen Tenaga Kependidikan

1. Mencapai Usia Pensiun 35 30

2. Meninggal Dunia 5 10

JUMLAH 40 40

Tabel Pemberian Penghargaan Satyalancana Karya Satya

No Jenis Penghargaan Dosen Tenaga Kependidikan

Jumlah

1. Satyalancana Karya Satya 30 Tahun 35 16 51



TOTAL 214


Beasiswa

Grafik Pemberian Beasiswa

Beasiswa Dikti

Tabel Pemberian Beasiswa Dikti

No Beasiswa DIKTI Dosen Tenaga Kependidikan

S-2 S-3 S-2 S-3

1. Luar Negeri - 5 - -

2. Dalam Negeri - 13 4 -

Total - 18 4 -

Grafik Negara Tujuan Beasiswa DIKTI Luar Negeri

22

15

11

DIKTI NonDIKTI LPDP

0

5

10

15

20

25

1 1 1

2

Amerika Denmark Inggris Jepang

0

0.5

1

1.5

2

2.5


Beasiswa NonDIKTI

Sumber Dana:

Australia Awards Scholarship

Australia Development Scholarship

EWHA Woman's University

Graduate School of health Sciences Kobe University Japan

MIECE, University of Melbourne

Monbukagakusho (MEXT)

NIE, NTU

Pemerintah Austria

Program Riset IBS kerjasama UGM dan Agder University

Rutgers Political Science Department Auxiliary Financial Awards

The Netherland Fellowship Programme (NFP)

Grafik Penerima Beasiswa NonDIKTI (Jenjang S-3) Berdasarkan Unit Kerja

Grafik Negara Tujuan Beasiswa NonDIKTI

1

7

2

1 1 1

2

Ekonomikadan Bisnis

ISIPOL Kedokteran Kehutanan MIPA Pertanian SekolahVokasi

0

1

2

3

4

5

6

7

8

1

3

1 1

4

1 1

2

1

AmerikaSerikat

Australia Austria Belanda Jepang KoreaSelatan

Malaysia Norwegia Singapore

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

4

4.5


Beasiswa LPDP

Grafik Penerima Beasiswa LPDP Berdasarkan Unit Kerja

Grafik Negara Tujuan Penerima Beasiswa LPDP

Bantuan Studi dan Seminar

Tabel Jumlah Dana Bantuan Studi dan Seminar

No Keterangan Jumlah

Pengajuan Pengajuan (Rp) Disetujui (Rp)

1. Studi Luar Negeri 23 1.533.793.550 610.125.000

2. Studi Dalam Negeri 33 366.083.800 319.200.000

3. Seminar Internasional 203 - 4.728.656.849

4. Seminar Nasional 62 - 295.909.000

Total 321 1.899.877.350 5.953.890.849

1

2 2

1

3

1 1

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

1 1 1

5

1

2

Amerika Australia Belanda Inggris Jepang Scotland

0

1

2

3

4

5

6


Insentif Presentasi dan Publikasi

Tabel Jumlah Dana Insentif Presentasi dan Publikasi

No Keterangan Jumlah

Pengajuan Insentif (Rp)

1. Insentif Presentasi 35 160.000.000

2. Insentif Publikasi 106 350.000.000

Total 141 510.000.000

Permohonan Setkab

Grafik Jumlah Permohonan Setkab

Izin Perjalanan Dinas Luar Negeri

Grafik Permohonan Izin Perjalanan Dinas Luar Negeri Berdasarkan Unit Kerja

27

20

Baru Perpanjangan

0

5

10

15

20

25

30

0 20 40 60 80 100 120 140 160 180

Biologi

Farmasi

Geografi

Ilmu Budaya

Kedokteran

Kedokteran Hewan

MIPA

Peternakan

Teknik


Badan Penerbit dan Publikasi

Direktorat Perencanaan dan Pengembangan

Direktorat Sistem dan Sumber Daya Informasi

KJM

LPPT

RS UGM

6 116

14 1

28 31

50 26

173 9

7 13

22 29

15 22

75 37

16 12

1 2 2 1

4 57

3 16

5 4

7 2


Grafik Negara Tujuan Perjalanan Dinas Berdasarkan Benua

Grafik Negara Tujuan Perjalanan Dinas Berdasarkan Benua

21

536

78 25

174

Afrika Asia Australia Amerika Eropa

0

100

200

300

400

500

600

Arab Saudi

Brunei Darussalam

Filipina

India

Kamboja

Korea Selatan

Malaysia

Nepal

Singapura

Thailand

Turki

Vietnam

2 1 1

39 16

1 11

139 1

12 18

3 76

2 4

1 58

35 81

4 14

2 15

Asia

Austria

Belgia

Finlandia

Italia

Malta

Perancis

Rumania

Slovenia

Spanyol

Swiss

0 10 20 30 40 50

11 42

13 1

6 28

5 27

1 5

11 3

1 4

2 3

5 2

4

Eropa


62

16

Australia New Zealand

0

10

20

30

40

50

60

70

Australia

1

24

Canada USA

0

5

10

15

20

25

30

Amerika

8

2 2

1

8

AfrikaSelatan

Ethiopia Ghana Kenya Mesir

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Afrika


Tugas Belajar Dosen

Grafik Penerbitan SK Tugas Belajar Dosen Berdasarkan Unit Kerja

Izin Belajar Dosen (PNS)

Grafik Penerbitan SK Izin Belajar Dosen Berdasarkan Unit Kerja

0

1

1

2

2

1

3

3

5

3

1

0

0

2

0

0

2

0

4

1

0 2 4 6 8 10

Ekonomika dan Bisnis

Farmasi

Hukum

ISIPOL

Kedokteran Gigi

Kehutanan

MIPA

Pertanian

Teknik

Sekolah Vokasi

PNS

NonPNS

1 1

7

Hukum Ilmu Budaya Psikologi

0

1

2

3

4

5

6

7

8

Izin Belajar


Aktif Bekerja Kembali

Grafik Penerbitan SK Aktif Bekerja Kembali Berdasarkan Unit Kerja

Penyelenggaraan Diklat

Tabel Penyelenggaran Diklat

No Nama Kegiatan Jadwal Kegiatan Jumlah Peserta

1. Diklat Penyusunan Daftar Usul Penetapan Angka Kredit (DUPAK) Jabatan Fungsional Pranata Laboratorium Pendidikan (PLP)

11-17 Februari 2015 di Fakultas Farmasi dan LPPT

127

2. Diklat Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (Bahasa Inggris)

30 Maret - 25 Juni 2015 di Ruang Learning Development Center Ghra Sabha Pramana

39

3. Diklat Pemanfaatan Microsoft Office 15-21 April 2015 di Ruang Sevi dan Laboratorium Komputer DSDI

29

4. Diklat Laboran Bidang Kimia Gelombang I 24-28 Agustus 2015 di Jurusan Kimia Fakultas MIPA

15

5. Diklat Laboran Bidang Fisika 18-25 Agustus 2015 di Jurusan Fisika Fakultas MIPA

22

6. Diklat Laboran Bidang Mesin 24-28 Agustus 2015 di Jurusan Teknik Mesin dan Industri Fakultas Teknik

19

7. Diklat Pembuatan Weblog 17 & 22 September 2015 di Laboratorium DSDI

56

8. Diklat Sistem dan Pengelolaan Keuangan 6-8 Oktober 2015 di Ruang Sidang LPPM Gedung Pusat UGM

72

9. Pelatihan Disiplin Kerja dan Pembudayaan K3 (Kesehatan dan Keselamatan Kerja) Bagi Petugas PK3 UGM

13 & 15 Oktober 2015 di Hotel Horisson Yogyakarta

210

10. Diklat Leadership Bagi Pejabat Struktural 21-22 Oktober 2015 di Balai Senat 54

5

5

3

4

10

4

11

4

3

9

7

8

14

9

4

2

17

2

1

0

0

0

0

0

1

0

0

0

0

0

0

3

0

0

0

5

0

4

0 5 10 15 20 25

BiologiEkonomika dan Bisnis

FarmasiFilsafat

GeografiHukum

Ilmu BudayaISIPOL

KedokteranKedokteran Gigi

Kodekteran HewanKehutanan

MIPAPertanian

PeternakanPsikologi

TeknikTeknologi Pertanian

Sekolah Vokasi

PNS

NonPNS


Eselon IV Gel I Lantai 2 KPU UGM

11. Diklat Pembekalan Dosen Muda di lingkungan Universitas Gadjah Mada

22-23 Oktober 2015 di Ruang Djarum, Pertamina Tower Lantai 6, Fakultas Ekonomika dan Bisnis

74

12. Diklat Laboran Bidang Kimia Gelombang II 19-27 Oktober 2015 di Jurusan Kimia Fakultas MIPA

11

13. Diklat Pembekalan Tenaga Kependidikan Tetap Baru

26-27 Oktober 2015 di Ruang Kuliah I, Gedung I, Fakultas Hukum

97

14. Diklat Leadership Bagi Pejabat Struktural Eselon IV Gel II

28-29 Oktober 2015 di Balai Senat Lantai 2 KPU UGM

52

Hibah Inovasi Kreatif

Tabel Pemenang Hibah Inovasi Kreatif Tenaga Kependidikan

KATEGORI: LAYANAN LABORATORIUM/LABORAN

No Judul Proposal Nama Pengusul Unit Kerja Pengusul

1 Ekstruder Filament "Plastik ABS" untuk Mesin 3D Printer

Anggono Supriyambodo, A.Md.

Jurusan Teknik Mesin dan Industri FT

2 Audio Visual Imunohistokimia terhadap Vektor Nyamuk Demam Berdarah

Suprihatin, S.E. Bagian Parasitologi Fakultas Kedokteran

3 Peningkatan Sistem Pelayanan di Laboratorium Komputasi Jurusan Teknik Sipil dan Lingkungan Fakultas Teknik UGM Berbasis Web

Dwi Haryati, S.Mn. Jurusan Teknil Sipil dan Lingkungan FT

4 Efikasi Supernatan Fibroblas sebagai Sumber Growth Factor pada Kultur Human Makrofag

Tri Yuliati, SKM LPPT

5 Pengembangan Meja Timbangan Analitik Tahan Getar untuk Meningkatkan Efektivitas Lab Kalibrasi

Anom Irawan, S.T. LPPT

KATEGORI: LAYANAN ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN BERBASIS TI


1 Sistem Informasi Review Paper secara Online Terintegrasi dengan Single Sign On UGM

Lilik Suyanti, S.Kom. Jurusan Teknik Elektro dan Teknologi Informasi Fakultas Teknik

2 Low Cost Interaktif LCD Proyektor Sebagai Media Interaktif dalam Kegiatan Pembelajaran

M. Hilmi Wicaksono Sekolah Vokasi

3 Efisiensi Waktu dalam Pelayanan Bebas Laboratorium dan Bebas Perpustakaan di Fakultas Teknologi Pertanian dengan Memanfaatkan Fasilitas Jaringan LAN Fakultas Teknologi Pertanian

Joni Fakultas Teknologi Pertanian


4 Tata Kelola Organisasi Kemahasiswaan Melalui Sistem Informasi Terintegrasi Direktorat Kemahasiswaan

Aziz Hendra Atmaja Direktorat Kemahasiswaan

5 Layanan Dokumen Akademik Online Nuke Hendrati Weningwiranti, S.I.P.


6 Implementasi Portal Informasi Event (Kegiatan) Workshop dan Seminar dalam Sebuah Portal Informasi Berbasis Web

Ferry Teguh Setiawan Direktorat Sistem dan Sumber Daya Informasi

KATEGORI: LAYANAN ADMINISTRASI KEUANGAN BERBASIS TI


1 Integrasi Pancatatan Buku Kas Umum (BKU) dengan Database Sistem Informasi Keuangan (SIMKEU) UGM

Bagus Sri Widodo, S.E. Sekolah Pascasarjana

2 Aplikasi Penundaan dan Penurunan Uang Kuliah Tunggal (UKT)

Sigit Hardiyanto Fakultas Ekonomika dan Bisnis

KATEGORI: LAYANAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN BERBASIS TI


1 Pengendalian Aktivitas Patroli Keamanan dan Keselamatan Kampus Berbasis Sistem Informasi

Aminudin Arhab Pusat Keamanan dan Keselamatan Kampus

2 Sistem Manajemen Terpadu Unit Kerja (SMART)

Adi Wibowo, S.T., M.M. Direktorat Pengembangan Usaha dan Inkubasi

Dosen dan Tenaga Kependidikan Berprestasi

Tabel Dosen dan Tenaga Kependidikan Berprestasi

Tingkat Universitas

No. Kategori Prestasi Nama Unit Kerja

A Ketua Program Studi Berprestasi

1 Terbaik 1 Prof. Dr.Ing. Ir. Harwin Saptoadi, M.S.E.

Ketua Program Studi S1 Teknik Mesin, Fakultas Teknik

2 Terbaik 2 Noor Akhmad Setiawan, S.T., M.T., Ph.D.

Ketua Program Studi S1 Teknologi Informasi, Fakultas Teknik

B Dosen Berprestasi

3 Terbaik 1 Prof. Agung Endro Nugroho, S.Si., M.Si., Ph.D. Apt.

Fakultas Farmasi


4 Terbaik 2 Bertha Maya Sopha, S.T., M.Sc., Ph.D.

Fakultas Teknik

5 Terbaik 3 Dr. Iman Santoso Fakultas MIPA

C Pengadministrasi Akademik dan Kemahasiswaan Berprestasi

6 Terbaik 1 Franky Argus Adiwena, S.T. Fakultas Teknik

7 Terbaik 2 R. Anugrahanto Bekti Wicaksono, S.IP.

Fakultas Teknik

8 Terbaik 3 Wakhid Arfianto, A.Md. Fakultas Ilmu Budaya

D Pengadministrasi Keuangan Berprestasi

9 Terbaik 1 Bagus Sri Widodo Sekolah Pascasarjana

10 Terbaik 2 R.Aj. Okky Ifiakusuma Widyasari, S.E.

Fakultas Psikologi

E Pengadministrasi Kepegawaian dan Umum Berprestasi

11 Terbaik 1 Sri Endah Setia Lestari, S.I.P. Direktorat SDM

12 Terbaik 2 Eva Yolanda Fakultas Kedokteran Gigi

13 Terbaik 3 Bomahasko Rossasih Fakultas MIPA

F Pengelola Teknologi Informasi Berprestasi

14 Terbaik 1 Nurdan Darojat Ulya Muttaqin Sekolah Vokasi

15 Terbaik 2 Galuh Adi Insani, S.Pt., M.Sc. Fakultas Peternakan

16 Terbaik 3 Sumadi, S.Kom. LPPT

G Laboran Berprestasi

17 Terbaik 1 Yusuf Umardani, S.T., M.Eng. LPPT

18 Terbaik 2 Yaenuri, A.Md. Fakultas Teknik

19 Terbaik 3 Ashari Priyanto, S.T.P. Fakultas Teknologi Pertanian

H Arsiparis Berprestasi

20 Terbaik 1 Musliichah, A.Md., S.IP. Kantor Arsip

21 Terbaik 2 Ully Isnaeni Effendi Kantor Arsip

J Tenaga Teknis Berprestasi

22 Terbaik 1 Eddy Murdiyono TURT

23 Terbaik 2 Sutrisno Fakultas Kedokteran Gigi

24 Terbaik 3 Tri Purnomo Fakultas Psikologi

K Pustakawan Berprestasi

25 Terbaik 1 Aprilia Mardiastuti, S.I.P. Perpustakaan

26 Terbaik 2 Desy Natalia Anggorowati, S.I.P Fakultas Kedokteran Gigi

27 Terbaik 3 Roh Wahyu Widayati Perpustakaan

Tingkat Nasional

No. Kategori Prestasi Nama Unit Kerja

L Pendidik dan Tenaga Kependidikan Berprestasi Tingkat Nasional

28 Terbaik 1 Laboran Berprestasi Tingkat Nasional Th 2015

Tri Yuliati, S.K.M. Laboratorium Penelitian dan Pengujian Terpadu (LPPT)


29 Terbaik 2 Pengadministrasi Akademik & Kemahasiswaan Tingkat Nasional Th 2015

Hestining Kurniastuti, S.S. Fakultas Ekonomika dan Bisnis

30 Terbaik 2 Pustakawan Berprestasi Tingkat Nasional Th 2015

Aprilia Mardiastuti, S.I.P. Perpustakaan

31 Terbaik 2 Dosen Berprestasi Tingkat Nasional Th 2015

Dr. Deendarlianto, S.T., M.Eng. Fakultas Teknik

32 Juara I Tingkat Nasional Lomba Karya Tulis (LKT) Bidang Kearsipan yang diselenggarakan oleh ANRI

Musliichah, A.Md., S.IP Kantor Arsip

3. Seksi Pengembangan

Tugas dan fungsi Seksi Pengembangan antara lain:

1) melakukan analisis secara periodik terhadap data SIAP dan InEMS

2) melakukan analisis dan pengembangan laman Direktorat SDM

3) mengembangkan dan melaksanakan sistem audit SDM

4) melaksanakan survei kepuasan stakeholders

5) melaksanakan pemantauan dan evaluasi sistem Assessment and Development Center

6) menyusun dan mengembangkan sistem remunerasi, reward and punishment.

Selain melaksanakan tugas pokok dan fungsi tersebut, Seksi Pengembangan juga mendapat amanah untuk

melaksanakan beberapa tugas tambahan antara lain:

1) mengembangkan data kompetensi pegawai UGM

2) mengembangkan kurikulum pendidikan dan pelatihan pegawai

3) mengembangkan pola karier SDM UGM

4) membantu pembentukan perilaku SDM UGM yang sesuai dengan nilai-nilai ke-UGM-an

5) menyiapkan berbagai kebutuhan materi presentasi

6) mengembangkan sistem informasi internal untuk mendukung kinerja Direktorat SDM

7) membantu penyusunan Homebase Dosen.

Analisis data SIAP Bidang SDM

Analisis data Sistem Informasi Aspirasi Publik (SIAP) merupakan salah satu upaya peningkatan kinerja internal

Direktorat SDM UGM. Mengingat, Seksi Pengembangan baru dibentuk pada Februari 2015 serta belum pernah

dilakukan analisis SIAP sebelumnya, maka analisis dimulai pada Desember 2013 atau sejak SIAP mulai

digunakan oleh publik.


Aspirasi publik yang masuk SIAP terkait kinerja SDM UGM berkembang dinamis dari waktu ke waktu sesuai dengan tren isu

saat itu. Misalnya, tren isu pada Desember 2013 adalah soal kenaikan pangkat. Sebulan kemudian atau pada Januari 2014,

isu yang banyak dibicarakan adalah soal penerimaan pegawai (dua isu) dan terus menjadi topik hingga Februari. Sementara

pada Maret 2014, tema renumerasi menjadi topik. Sebanyak lima pengguna SIAP meminta penjelasan tentang remunerasi.

Pada April, isu yang berkembang terkait dengan administrasi kepegawaian seperti presensi serta pengadaan seragam dan

kartu pegawai. Namun, pada Mei isu remunerasi kembali menjadi tren.

Di dua bulan berikutnya, Agustus dan September berkembang beragam isu seperti tes CPNS, lembur, kartu

pegawai, laporan KKN, dan remunerasi. Pada Oktober isu terkait BPJS muncul, sementara pada Desember

mencuat isu terkait fingerprint sebagai instrumen presensi pegawai.

Pada tahun berikutnya, tepatnya pada Januari 2015 isu BPJS muncul kembali dan merupakan pengulangan

dari isu yang sempat berkembang sebelumnya pada Agustus-Oktober 2014. Pada Februari, berkembang isu

Standar Kerja Pegawai (SKP) yang kembali berulang hingga Mei.

Dinamika isu dalam SIAP menunjukkan, kanal aspirasi pegawai sangat variatif dan mengikuti perkembangan

isu yang sedang hangat dibicarakan baik di lingkungan UGM maupun di level nasional terkait dinamika regulasi

kepegawaian. Statistik jumlah aspirasi soal SDM melalui SIAP bisa dilihat di grafik berikut.

Pen

erim

aan

Peg

awai

Rem

un

eras

i

Rem

un

eras

i

Kar

peg

BP

JS

Pen

erim

aan

Peg

awai

Fin

ger

Pri

nt

BP

JS

Ad

m k

epeg

SKP

Rem

un

eras

i

Jan-14 Mar-14

Mei-14

Jun-14 Okt-14 Nov2014

Des-14 Jan-15 Mar-15

Mei-15

Des-15

Grafik Isu yang muncul berulang pada bulan yang sama


Berdasar statistik SIAP, aspirasi terkait isu SDM sebanyak 92 aspirasi. Namun, ada satu aspirasi yang

dikirimkan melalui layanan pesan singkat (SMS) sehingga terpotong tujuh aspirasi. Maka, total aspirasi

sesungguhnya bagi Direktorat SDM sebanyak 85 aspirasi.

Penting untuk diperhatikan pula adalah bagaimana aplikasi SIAP diakses oleh para pengguna. SIAP bisa

diakses secara online dengan membuka halaman websitenya di http://aspirasi.ugm.ac.id/portal/ maupun melalui

layanan call center di nomor 0274-6492599. Grafik di bawah ini menunjukkan bagaimana SIAP diakses oleh

pegawai di lingkungan UGM.

Sementara itu, pada grafik di bawah ini, terlihat beragam topik aspirasi yang masuk ke dalam SIAP dalam kurun

waktu Desember 2013 hingga Mei 2015.

0

9

5

3 3 3

5

3

6

8 7

11

3 3

0

3

1 1

Grafik Tren Jumlah Aspirasi Isu SDM per Bulan

78

7

Grafik Media Penyampaian Aspirasi

website

sms

http://aspirasi.ugm.ac.id/portal/


Sebagai kanal untuk menyampaikan aspirasi, SIAP juga memiliki mekanisme guna merespon aspirasi-aspirasi

yang telah masuk. Parameter untuk mengukur respon pengelola SIAP dapat dilihat dari durasi waktu respon

yang diperlukan. Durasi waktu yang dibutuhkan untuk merespon aspirasi yang masuk rata-rata satu hingga tiga

hari. Durasi waktu ini tergolong cukup cepat.

Analisis dan Pengembangan Laman Direktorat SDM

Pada 26 Februari 2016, Direktorat SDM UGM meluncurkan website resmi dengan tampilan desain serta fitur

yang baru. Salah satu fitur baru yang ditampilkan, yakni statistik data SDM UGM real time seperti jumlah dosen

dan tenaga kependidikan UGM dalam berbagai kategori. Website juga didesain kompatibel dengan mobile

phone sehingga nyaman tampilannya saat diakses dari handphone.

Administrasi Kepegawaian

BPJS

Disiplin Pegawai

Etika

Finger print

Karpeg

Kenaikan Pangkat

Laporan Dugaan Pelanggaran Kode…

Laporan KKN

Lembur

Informasi Lowongan Kerja

Penempatan Pegawai

Penerimaan Pegawai

Pengangkatan K2

Pengembangan SDM

Penyesuaian Ijazah

Permintaan Data

Perpanjangan Pensiun Pegawai

Perpanjangan SK Honorer

Remunerasi

Rotasi

Seragam

SKP

Tes CPNS

Tugas Belajar

3

11

1

1

4

4

5

1

3

1

1

1

10

2

4

1

1

1

2

14

1

2

4

6

1

Variasi Aspirasi Periode Desember 2013-Desember2015


3

6

3

1

8

3

6

2

Diskusi

Workshop

Pembekalan

Hibah Inovatif

Pelatihan

Penghargaan

Penyerahan SK

Kerjasama

0 2 4 6 8 10

Jumlah Artikel Berdasar Kategori Berita

Guna mendukung pengembangan website

sebagai saluran informasi utama Direktorat

SDM UGM, Seksi Pengembangan juga

berupaya untuk mengembangkan konten

melalui publikasi beragam kegiatan dan

agenda. Harapannya, website mampu

memenuhi kebutuhan informasi para pengguna

dengan tampilan yang menarik dan nyaman.

Sepanjang 2015 berbagai kegiatan telah

dilaksanakan untuk memperkuat

(reinforcement) dan meningkatkan kompetensi

SDM UGM. Artikel yang dipublikasikan baru

sedikit dari rangkaian kegiatan Direktorat SDM

UGM yang berhasil direkam dalam rilis. Ada 32

artikel sepanjang tahun ini. Berikut grafiknya.

Berdasarkan grafik, artikel paling banyak diterbitkan pada Oktober. Kondisi itu menunjukkan kegiatan Direktorat

SDM UGM intens dilakukan pada triwulan terakhir. Jika melihat kategorinya, berita kegiatan yang dirilis pada

2015 paling banyak tentang pelatihan, yakni 8 artikel, diikuti berita tentang workshop sebanyak 6 artikel, dan

penyerahan SK sebanyak 6 artikel. Kumpulan artikel juga diterbitkan dalam bentuk Majalah Kaleidoskop SDM

UGM.

0 2 4 6 8

Feb-15

Apr-15

Jun-15

Aug-15

Oct-15

Dec-15

1

2

1

3

3

3

3

2

8

2

4

Jumlah Artikel per Bulan (Feb-Des 2015)


Pengembangan dan Pelaksanaan Sistem Audit SDM

Direktorat SDM UGM juga memiliki tanggung jawab besar untuk memastikan pengelolaan sumber daya

manusia di seluruh unit kerja UGM diselenggarakan secara akuntabel dan transparan. Guna menjamin

kepatuhan terhadap sistem pengelolaan sumber daya manusia tersebut, maka dilakukan audit SDM di

lingkungan UGM.

Audit SDM merupakan salah satu program kerja dalam Rencana Operasional Direktorat SDM UGM 2012-2017.

Mulai 2015, audit SDM merupakan tugas Seksi Pengembangan. Sebelum program audit berjalan, dilakukan

diskusi kelompok terarah atau FGD (Focus Group Discussion) bersama Wakil Rektor Bidang SDM dan Aset,

Kepala Kantor Audit Internal, Kepala Kantor Jaminan Mutu, Tim Perumus Strategi Pengembangan SDM, dan

pihak-pihak terkait lainnya. FGD bertujuan untuk mendapat masukan metode dan alur audit yang sesuai untuk

diterapkan.

Berdasarkan hasil FGD yang dilaksanakan pada 4 September 2015 di Hotel UC UGM, audit yang dipilih adalah

Audit Kepatuhan Unit Kerja terhadap Peraturan Pengelolaan SDM UGM. Atas berbagai pertimbangan, unit

pertama yang diaudit adalah Sekolah Pascasarjana yang mengelola 23 program studi.

Usai FGD, dilakukan serangkaian diskusi persiapan untuk merumuskan instrumen audit. Setelah instrumen

audit berhasil dirumuskan, awal November 2015 dilakukan entry meeting Tim Audit SDM ke Sekolah

Pascasarjana. Tim terdiri dari Direktorat SDM serta beberapa perwakilan dari Kantor Audit Internal UGM.

Audit dilakukan sepanjang November sampai Desember 2015. Hasil audit digunakan sebagai dasar perbaikan

untuk (1) meningkatkan profesionalisme sumber daya manusia, (2) memperjelas tugas dan tanggung jawab

masing-masing unit kerja dan individu pegawai, (3) menelaah dan mengkaji resiko pengelolaan sumber daya

manusia pada unit kerja di lingkungan UGM yang tidak sesuai dengan peraturan pengelolaan SDM yang

berlaku, serta (4) merumuskan strategi peningkatan pengelolaan SDM pada unit kerja di lingkungan UGM.

Survei kepuasan stakeholders

Bertugas meningkatkan kompetensi sumber daya manusia di lingkungan UGM, Direktorat SDM UGM

menyelenggarakan beragam program pendidikan dan pelatihan (diklat). Salah satu indikator penilaian kinerja

guna meningkatkan kulitas diklat adalah tingkat kepuasan peserta diklat. Tahun ini program survei kepuasan

stakeholders difokuskan pada kepuasan peserta diklat. Hasilnya menjadi umpan balik bagi perbaikan dan

peningkatan kualitas penyelenggaraan diklat.

Untuk mendapatkan gambaran yang komprehensif, ada lima indikator dalam instrumen survei ini, yakni bukti

nyata (tangibles), kehandalan (reliability), kesigapan (responsiveness), jaminan (assurance), dan empati

(empathy). Survei dilakukan terhadap sembilan kegiatan diklat pada September sampai dengan November

2015. Ada 460 responden yang terlibat dan umumnya mengatakan puas terhadap penyelenggaraan diklat.

Selengkapnya, hasil survei bisa dilihat pada grafik-grafik berikut ini.

Direktorat SDM. Hasil survey secara garis besar dapat dilihat pada grafik-grafik berikut ini.


cita rasa yang baik jenisnya variatif

16.1 13.0

73.2 74.2

10.5 11.4

.3 1.4

Konsumsi yang Disediakan

Sangat Setuju Setuju Kurang Setuju Tidak Setuju

Jadwal pembelajaran tersusun dengan baik

Pelaksanaan diklat sesuai dengan waktu yangdijadwalkan

17.7

18.0

74.2

65.4

7.0

15.5

1.1

1.1

Jadwal

Tidak Setuju Kurang Setuju Setuju Sangat Setuju

12%

72%

12% 3%

1%

Grafik Kepuasan Fasilitas Tempat Ibadah

Sangat Setuju Setuju

Kurang Setuju Tidak Setuju

Sangat Tidak Setuju

29%

59%

10%

1% 1%

Grafik Kepuasan Fasilitas Ruang

Sangat Setuju Setuju

Kurang Setuju Tidak Setuju

Sangat Tidak Setuju


90%

10%

Modul mudah dipahami

Ya Tidak

86%

14%

Materi mudah diakses melalui website SDM

Ya Tidak

93%

7%

Materi Sesuai Kompetensi yang dituju

Ya Tidak

93%

7%

Modul sesuai dengan perkembangan

Ya Tidak

89%

11%

Materi ujian sesuai dengan materi diklat

Ya Tidak

92%

8%

Kurikulum sesuai dengan kebutuhan peserta diklat

Ya Tidak


Materi Diklat dapat saya aplikasikan dalampenyelesaian pekerjaan

Materi Diklat membantu saya meningkatkankemampuan dalam menyelesaikan pekerjaan

Setelah mengikuti diklat, saya dapatmenyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat

Setelah mengikuti diklat, saya menjadi lebihpercaya diri dalam menyelesaikan pekerjaan

Setelah mengikuti Diklat, kepercayaan pimpinankepada saya meningkat

Setelah mengikuti Diklat, saya jugamenyampaikan materi yang saya dapatkan…

97.47

96.94

90.26

95.41

87.56

88.72

2.53

3.06

9.74

4.59

12.44

11.28

Evaluasi terhadap Penyelenggaraan Diklat Periode Sebelumnya

tidak setuju setuju

96%

4%

Panitia penyelenggara sabar menghadapi keluh kesah

peserta diklat

Ya Tidak

Pengajar memiliki kompetensi yang sesuai…

Pengajar menggunakan media dan metode…

Pengajar mampu memberikan contoh, ilustrasi,…

Pengajar memberikan informasi dan jawaban…

Pengajar mampu memberikan motivasi kepada…

Pengajar memahami kesulitan belajar dan mau…

97.86

95.70

95.44

94.37

94.62

95.69

Pemateri Diklat

95%

5%

Panitia penyelenggara mudah dihubungi mengenai

informasi pelatihan

Ya Tidak


Penyempurnaan Infrastruktur

Pengembangan Sistem

Informasi LDC

Perumusan Kelembagaan

LDC

Perumusan SOP Layanan LDC

Pemantauan dan Evaluasi Sistem Assessment and Development Center

Akhir 2014, Direktorat SDM UGM mengembangkan Assessment and Development Center atau yang lebih

dikenal Learning and Development Center (LDC) di area sisi barat Grha Sabha Pramana. Untuk

mengoptimalkan fungsi LDC sebagai pusat pembelajaran, maka dilakukan upaya optimalisasi fungsi pada Mei

2015 setelah melalui serangkaian kajian. Optimalisasi dilakukan melalui empat usulan program yang dilakukan

bertahap pada 2015 dan 2016, antara lain (1) penyempurnaan infrastruktur (tata ruang dan peralatan), (2)

pengembangan sistem informasi LDC, (3) perumusan kelembagaan LDC, dan (4) perumusan SOP berbagai

layanan LDC.

LDC memiliki lima ruang, yaitu dua (2) ruang kelas, satu (1) laboratorium bahasa, satu (1) laboratorium

komputer, dan ruang admisi. Berdasarkan hasil observasi terhadap ruang kelas, dilakukanlah pembenahan

perlengkapan dan pemasangan sand blasting di pintu untuk mendukung pula estetika ruang. Pembenahan

pada laboratorium komputer juga dilakukan dengan memindahkan komputer (PC/personal computer) dari

laboratorium bahasa sehingga ruang ini bisa berfungsi penuh. Selanjutnya dilakukan instalasi Local Area

Network (LAN) dan jaringan komputer, instalasi software Office dan Windows 8, instalasi server computer, dan

pemasangan power motorized screen. Total ada 23 PC di laboratorium komputer. Optimalisasi juga dilakukan

dengan pengadaan LCD (liquid-crystal display) khusus dan instalasi software Smart Board yang difungsikan

untuk mendukung program pembelajaran.

Sementara itu, observasi terhadap laboratorium bahasa merekomendasikan pemasangan peredam suara untuk

kenyamanan proses pembelajaran. Mengingat, laboratorium bahasa yang berada di selatan area LDC

berbatasan langsung dengan selasar luar GSP. Area tersebut seringkali digunakan untuk beragam aktivitas

mahasiswa, misalnya latihan drumband. Suara-suara dari luar laboratorium terdengar jelas sehingga cukup

mengganggu. Maka, akhir 2015 dipasanglah soundproofing untuk meredam suara dari luar dan penataan ulang

sarana belajar. Pada 2016 juga dilakukan instalasi software dan pengadaat headset. Guna mengotimalkan

fungsinya menjadi ruang multimedia, laboratorium bahasa akan dilengkapi dengan fasilitas PC.

Untuk ruang admisi dilakukan pembenahan interior front office, penyediaan ruang transit narasumber atau

instruktur, dan penyediaan fasilitas PC bagi publik. Selain infrastruktur, hal lain yang perlu diperhatikan adalah

database pengembangan kompetensi. Selama ini data kegiatan pendidikan dan pelatihan yang mencakup

Pengembangan LDC


SI Registrasi

SI Akademik

SI

e-Learning SI Penilaian

HRIS

peserta pelatihan, materi pelatihan, dan penilaian hasil pelatihan masih tersebar di masing-masing PC pegawai

yang bertugas. Akibatnya, penyediaan data diklat tidak efektif karena harus mengumpulkan dari banyak

sumber. Terlebih, jika tidak ada transfer knowledge yang baik saat ada pergantian pengelola program diklat.

Data yang lama akan semakin sulit ditemukan bahkan bisa hilang. Selain itu, proses pendaftaran diklat selama

ini juga masih konvensional, belum melalui sistem informasi. Tak heran, sulit untuk mendeteksi keikutsertaan

dalam berbagai pelatihan atau pelatihan yang sama untuk pegawai yang sama.

Melihat beragam persoalan tadi dan untuk mendukung efektivitas bisnis layanan LDC, maka akhir September

2015 dilakukan serangkaian diskusi intensif. Dalam diskusi yang melibatkan Direktorat Sistem dan Sumber

Daya Informasi (DSDI) ini dirumuskan kebutuhan dan rancangan Sistem Informasi LDC.

Sistem informasi yang dikembangkan mencakup proses bisnis pendaftaran program pengembangan

kompetensi, sistem informasi akademik pengembangan kompetensi, dan sistem penilaian. Sistem akan

diintegrasikan dengan HRIS UGM agar data program pengembangan kompetensi SDM dapat terekam

langsung dalam data HRIS. Kemudian terkait masukan agar SDM UGM bisa melaksanakan pembelajaran

secara mandiri, maka dilakukan pengembangan sistem informasi pembelajaran elektronik. Pengembangan

sistem ini diharapkan selesai pada 2016.

Selain sistem tersebut, akhir 2015 juga berhasil dikembangkan sistem informasi pemanfaatan ruang LDC

mengingat ke depan intensitas penggunaan ruang untuk program pengembangan kompetensi akan semakin

tinggi. Keseluruhan sistem informasi diberi satu wadah dalam website Learning and Development Center (LDC)

UGM.

Perumusan Sistem Remunerasi, Reward and Punishment

Bukan hanya kapasitas institusi yang perlu ditingkatkan. Untuk mewujudkan keunggulan UGM, peningkatan

kapabilitas individu seluruh unsur SDM di UGM juga perlu dilakukan. Untuk itu, saat ini sedang dirancang

konsep yang berbasis kompetensi dan meritokrasi, berkeadilan, memiliki daya tarik yang signifikan untuk

menumbuhkan komitmen, serta memiliki daya tarik bagi pencari kerja profesional. Rancangan konsep ini

Pengembangan Sistem Informasi LDC


diharapkan mampu menjembatani kebutuhan organisasi dengan individsu sehingga berpeluang lebih besar

untuk mencapai tujuan kinerja institusi.

Perumusan Pedoman Jalur Karier dan Pengembangan Kompetensi SDM UGM

Salah satu tugas tambahan yang diamanahkan pada Seksi Pengembangan adalah merumuskan Pedoman Karier SDM

UGM serta Pengembangan Kompetensi SDM UGM. Pada 2015, konsep dasar pola karir telah dirumuskan meski masih

perlu untuk dikaji dan dikembangkan lebih lanjut. Rencananya, rumusan dapat dituangkan dalam bentuk pedoman atau

peraturan pada tahun 2016.

Program Pembentukan Komitmen SDM UGM

Guna mendukung pembentukan perilaku SDM UGM yang sesuai dengan nilai-nilai UGM, maka mulai 2015 dirancang

kegiatan pembekalan bagi dosen muda maupun tenaga kependidikan UGM. Tugas membentuk perilaku ini merupakan

tanggung jawab yang harus dipikul bersama antara universitas dengan unit-unit kerja.

Kegiatan pembekalan perlu dilakukan sejak dini agar pola perilaku SDM UGM benar-benar bisa berlandaskan nilai-nilai

yang sesuai dengan mandat dan misi UGM. Pembekalan tak lain merupakan awal dari pembentukan kebiasaan (budaya)

seorang pegawai dalam lingkungan kerjanya. Membentuk komitmen tentu bukan hal sederhana, namun juga bukan hal

yang tidak mungkin. Beberapa kegiatan pembekalan yang dilakukan sepanjang 2015 ini, antara lain:

1) Pembekalan Dosen Muda UGM pada 22-23 Oktober 2015

2) Pembekalan Tenaga Kependidikan UGM pada 26-27 Oktober 2015

3) Dialog Dosen Muda UGM dengan Rektor pada 24 Desember 2015

Selain itu, dalam rangka menghadapi situasi yang semakin kompetitif baik nasional maupun global, institusi memerlukan

langkah-langkah strategis yang tepat. Salah satunya adalah dengan membangun sinergisitas dan harmonisasi antarunit

kerja demi memperkuat kapasitas institusi. Untuk itu, Direktorat SDM UGM menyelenggarakan dua workshop, yakni:

1) Workshop Membangun Sinergi pada 9-10 Oktober 2015

2) Workshop Peningkatan Sinergi Antarunit Kerja pada 13-14 November 2015

Pengembangan Sistem Informasi Internal Direktorat SDM

Beberapa proses bisnis kinerja di Direktorat SDM masih menggunakan metode manual. Untuk meningkatkan efektifitas dan

efisiensi proses layanan, maka mulai April 2015 dikembangkan Office Automation System (OASis). Aplikasi ini diharapkan

dapat mereduksi dominasi aspek teknis-administratif dalam kinerja Direktorat SDM UGM dalam mengelola dan membangun

kapasitas SDM di lingkup UGM. OASis dapat dimanfaatkan oleh para pemangku kepentingan di lingkungan Direktorat SDM

untuk berbagai aktivitas yang meliputi pengelolaan surat keluar secara virtual, berbagi data dan informasi, menyimpan

berbagai database ke-SDM-an, monitoring dan evaluasi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi.

Perumusan kebutuhan aplikasi diawali dengan serangkaian analisis proses bisnis di Direktorat SDM, identifikasi kebutuhan

sistem, analisis desain pemrograman, dilanjutkan pembangunan aplikasi. Pada 24 Juni 2015, dilakukan uji materi aplikasi

yang melibatkan seluruh calon user OASis, maupun analis sistem dari DSDI. Masukan dari hasil uji materi menjadi bahan


pengembangan aplikasi. Tepat 30 September 2015, OASis secara resmi diluncurkan oleh Direktur SDM untuk dimanfaatkan

pemangku kepentingan di Direktorat SDM. Pengembangan masih terus dilakukan sampai saat ini dengan memperhatikan

masukan dari para pengguna aplikasi.

Tampilan Beranda OASis

Modul yang dikembangkan dalam OASis:

1. Modul Informasi; sarana berbagi informasi.

2. Modul MaRs (Manajemen Arsip dan Surat Keluar); memuat fasilitas pengambilan nomor surat keluar, ekspedisi,

dan daftar surat keluar.

3. Modul DigiLib (Digital Library); lumbung/repository untuk menyimpan dan mengelola dokumen digital Direktorat

SDM.

4. Modul Cheklist; mencatat pengajuan usulan proses administrasi kepegawaian.

5. Modul MoniS SDM; aplikasi monitoring usulan kenaikan pangkat dan jabatan bagi dosen di lingkungan UGM.

6. Modul Info Grafis; sarana untuk menampilkan data-data ke-SDM-an dalam bentuk grafik maupun chart statis.

7. Modul Agenda; sarana untuk menyimpan dan mengelola agenda kerja di Direktorat UGM.

8. Modul AsiK (Administrasi Kepegawaian); untuk mengelola administrasi kepegawaian yang sering dilakukan oleh

pemroses kepegawaian. Pada akhir 2015, pada Modul Asik ditambahkan data homebase dosen.

9. Modul SMS; untuk mengirimkan sms broadcast berbagai informasi atau pengumuman dari Direktorat SDM kepada

civitas akademika UGM.

10. Modul Panduan; berisi manual penggunaan OASis untuk mempermudah user memanfaatkan OASis.

Penyusunan Homebase Dosen

Pengelolaan homebase dosen yang sebelumnya dilakukan oleh Direktorat Pendidikan dan Pengajaran, mulai

2015 dikelola oleh Direktorat SDM. Berdasarkan surat Kemendikbuddikti No. 4798/E.E2.3/KL/2015 perihal

jumlah minimal dosen di prodi dan sanksi, ditetapkan bahwa jumlah dosen minimal di setiap program studi

adalah sebagai berikut:


Dosen tetap merupakan salah satu aspek yang harus dilaporkan oleh setiap prodi perguruan tinggi melalui Pangkalan Data

Pendidikan Tinggi (PDDIKTI). Pemenuham jumlah dosen minimal di setiap prodi adalah salah satu indikator kesehatan dan

ketaat-azazan perguruan tinggi. Prodi yang memiliki dosen kurang dari enam (6) orang pada PDDIKTI per tanggal 31 Juli

2015 akan mendapat surat peringatan. Selama proses penerbitan SP 1-3, perguruan tinggi diperkenankan untuk

memperbaiki kondisi jumlah dosen minimal sehingga memenuhi persyaratan peraturan dan perundang-undangan yang

berlaku. Jika pada 21 Januari 2016 jumlah dosen minimal tidak tercapai, maka status prodi pada PDDIKTI akan

dinonaktifkan. Prodi yang memiliki jumlah dosen minimal nol (0) pada PDDIKTI juga akan dinonaktifkan statusnya.

Dalam masa pemberian SP dan sanksi status nonaktif tersebut, usulan prodi untuk akreditasi ke BAN-PT, sertifikasi dosen,

serta pemberian hibah dan beasiswa oleh DIKTI tidak akan diproses atau ditunda sampai ada perbaikan data dan status

prodi di PDDIKTI.

Berdasarkan itu, maka mulai Juni 2015 dilakukan serangkaian diskusi dan workshop yang dihadiri oleh Pimpinan

Univeristas serta Pemimpin Fakultas dan Sekolah di lingkungan UGM guna menyelesaikan persoalan homebase dosen

UGM. Tim Homebase Dosen Direktorat SDM UGM bertugas menginput data homebase berdasarkan usulan unit kerja

maupun hasil rapat dan menyiapkan SK Rektor terkait homebase dosen. Data diinput ke sistem Forlap Dikti. Untuk

mempermudah pengelolaan data tersebut, maka Seksi Pengembangan berupaya mengembangkan sistem informasi

homebase yang dihubungan dengan OASis SDM.

Rencana Kerja Seksi Pengembangan Tahun 2016

Dalam rangka mendukung pencanangan 2016 sebagai Tahun Pengembangan SDM, telah dirancang program kerja Seksi

Pengembangan, antara lain:

1. menyelenggarakan program pengembangan bagi pimpinan (Kepala Laboratorium, Kepala Program Studi, dan Kepala

Departemen). Perumusan program melibatkan Rektor, Wakil Rektor, Pimpinan Kantor Pusat, serta Tim Perumus

Strategi Pengembangan SDM UGM

2. merumuskan pedoman pengelolaan ke-SDM-an, di antaranya Pedoman Rekrutmen Dosen, Pedoman Jalur Karier,

Pedoman/Kamus Pengembangan Kompetensi SDM, Pedoman Pengangkatan Pejabat Struktural, dan Pedoman Tugas

Belajar/Izin Belajar

3. merumuskan pola kompensasi UGM dengan melibatkan pihak-pihak terkait

4. melanjutkan program optimalisasi fungsi Learning and Development Center (LDC) UGM

5. melanjutkan pengembangan sistem informasi LDC

6. mengembangkan konten website SDM untuk mendukung pencapaian WCU

7. Survei Kepuasan Layanan Direktorat SDM

8. Audit SDM

9. melaksanakan tugas rutin lainnya.

halaman 1 | wartasdmugm edisi 2015 dalam angka

Documents