Fungsi Surat Dinas

1. Sebagai dokumen bukti tertulis, seperti pemberian izin, pengambilan keputusan maupun kesepakatan

2. Sebagai alat pengingat berkaitan fungsinya yang dapat dijadikan arsip3. Sebagai bukti sejarah atas perkembangan suatu instansi4. Sebagai pedoman kerja dalam bentuk surat perintah atau surat instruksi

Surat dinas memiliki ciri-ciri yang membedakan dengan surat lainnya, seperti terdapat kop surat dari instansi atau lembaga yang bersangkutan, menggunakan salam pembuka dan penutup, terdapat nomor surat, lampiran dan perihal, serta terdapat stempel dan tanda tanggan dari instansi atau kantor pembuat surat. 

Hal surat disebut pula perihal surat atau pokok surat. Maka kata hal sama dengan makna kata perihal, yaitu ‘perkara’, ‘soal’, ‘urusan’, ‘peristiwa’, dan ‘tentang hal’. Yang dikemukaan pada hal surat adalah isi pokok surat yang diterbitkan. Agar penyusun surat dapat menyusun pernyataan dengan singkat, diperlukan pelatihan. Hal itu dapat dilakukan dalam bekerja setiap harinya. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam penulisan hal surat ialah sebagai berikut.

1. Huruf awal kata hal atau perihal ditulis dengan huruf kapital.2. Satuan yang digunakan untuk menyatakan hal surat diusahakan

singkat, tetapi jelas.3. Satuan yang digunakan berkategori nomina/nominal.4. Panjang satuan jangan sampai melebihi separoh kertas.5. Huruf awal kata awal satuan itu ditulis dengan huruf kapital.6. Kata hal diikuti tada titik dua tanpa disela spasi.7. Penulisan tanda titik dua (:) dengan bentuk yang mengikutinya disela

spasi.8. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik dan barisnya tidak bergaris

bawah.9. Spasinya jangan di jarang-jarangkan.

Contoh-contonya tersaji di bawah ini!

36) Hal: Permohonan tenaga kerja

37) Hal: Pengiriman rak buku

38) Hal: Penataran kebahasan

5. LampiranBagian lampiran ini berfungsi sebagi petunjuk tentang segala sesuatu yang disertakan bersama surat yang dikirimkan .Oleh karena itu jika  sebuah surat tidak ada lampirannya , maka tidak perlu mencantumkan kata- kata lampiran . Namun demikaian jika kata lampiran telah dicetak bersama dengan kepala surat, maka cukup memberi tanda  - dibelakangnya .Perhatikan contoh:Lampiran         : 1 ( satu ) eksemplar   ( jika berupa jilidan )Lampiran         : 3 ( tiga ) helai            ( jika berupa lembaran )

Lampiran         : 2 ( dua ) bundel         ( jika isinya bermacam-macam lalu dibundelkan/Lampiran         : 3( tiga ) berkas          / diberkas )Kata bantu bundel atau berkas sebaiknya dihindari, jika mmemang tidak sangat terpakasa karena kata-kata itu memiliki arti yang sangat relative sulit untuk mengontrol jumlah isinya secara pasti .6. Alamat SuratPenulisan alamat pada halaman surat sebaiknya sama lengkapnya seperti penulisan surat pada sampul surat .Akan tetapi jika mengingnkan lebih singkat boleh saia asal tetap memperhatikan etika kesopananKata “kepada” tidak perlu ditulis pada kertas surat atau pada sampul . Tanpa kata itu semua orang sudah maklum dan mengerti maksudnya , jadi kata kepada menunujukkan kemubajiran pemakaian bahasa .PerhatikanContoh alamat lengkap                    Contoh alamat tidak lengkapYth. Direktur PT Rahayu                    YTH. Direktur PT RahayuJalan Barokah II/44                             BantulBantul 777800

Yts. Cucunda Sh . Akhyar                  Cucunda Sh. AhkhyarJalan Anugerah 15 A                          GarutGarut 44568

Yth. Sdr. Choiruddin Hd.                  Sdr. Choiruddin  Hd.

RT 10 RW 04 Purworejo                    MagetanTakenan Magetan  63383Perhatikan pula penulisan yang salah berikut iniYth. Bapak Direktur  PT Arya                        Kata bapak atau ibu tidak perlu disebutkanJalan Bintang Mulya  73                                 jika dibelakangnya bukan nama orangKudus 67890

Yth. CV Nusantara                                         Alamat tujuan adalah orangnya bukan namaJalan Merauke IV/23                                       perusahaannya atau kantornya .Jatinegara 123457. Salam pembukaSalam pembuka mempunyai  beberapa fungsi

         Sebagai tanda hormat penulis sebelum mulai berbicara lewat suratnya         Sebagai sarana menjaga dan memelihara hubungan yang baik dengan relasi dagang dan

sebaginya .         Sebagai alat untuk mengenal sifat atau watak seseorang , jenis organisasi / instansi yang

mengirimnyaPenulisan salam pembuka dimulai dari margin kiri bukan ditengah-tengah dan tidak pula menjorok kedalam seperti paragraph. Rangkaian kata salam diawali dengan huruf besar dan diakhiri dengan tanda ( , )  .Pada surat dinas  salam pembuka tidak dibenarkan menggunakan salam pembuka yang mewakili agama atau suku.Beberapa contoh salam pembuka

a.       Dengan hormatb.      Bapak yang terhormatc.       Salam sejahterad.      Salam hormate.       Assalammu alaikum Wr.Wbf.       Salam bahagiag.      Salam sejahterah.      Salam pramuka

8. Isi suratIsi surat terdiri atas alinea pembuka, alinea isi, alinea penutup

a.       Alinea pembukaAdapun  fungsi alinea pembuka adalah

1)      Mengantarkan isi surat sebagaimana seseorang menyampaika maksud layaknya didahului dengan kata-kata tertentu dan tidak langsung pada maslahnya.

2)      Menarik perhatian pembaca  terhadap isi pokok surat yang diterimanya .3)      Untuk menghubungkan dengan surat-surat atau pembicaraan sebelumnya

Kata pendahuluan yang digunakan dalam surat-surat pribadi atau surat resmi sangatlah bervariasi . Akan tetapi  pada pokoknya dapat dikelompokkan sperti sebagai berikut :

1)      Surat yang bersifat pemberitahuan, pertanyaan, permohonan atau kehendak sendiri dapat menggunakan kata pendahuluan berikut ini .

         Dengan ini kami beritahukan bahwa…..         Dengan ini kami mohon agar bapak…….         Dengan rasa gembira  saya sampaikan bahwa …..         Bersama ini kami kirimkan………         Perkenankanlah kami melaporkan tentang……2)      Surat yang dibuat atas dasar perintah, instruksi, dan lain-lainnya dapat menggunakan kata

pendahuluan berikut ini         Berdasarkan hasil rapat …. Pada tanggal ….. dengan ini kami…..

         Berkenaan  dengan surat instruksi ….. N0….. dengan ini kami …         Sebagai lanjutan pembicaraan kita lewat telepon, maka kami ….3)      Surat yang berisikan balasan atau tanggapan dapat menggunakan kata pendahuluan berikut

ini :         Membalas( menjawab) surat saudara tanggal …. Dengan ini …         Memenuhi permintaan saudara sesuai dengan surat tanggal …No…..dengan ini kami…..         Surat bapak No ……tanggal…..telah kami terima dengan gembira . sehubungan dengan

itu…..4)      Surat yang berisi pertanyaan tentang suatu tujuan yang akan dilaksanakan, dengan

menggunakan kata pendahuluan berikut ini  :         Dalam rangka memperingati ….,organisasi …..akan ……         Dalam usaha meningkatkan ……,kami…….         Dalam upaya mendalami …..,marilah …..5)      Surat yang menyertakan barang lain dalam pengirimannya dapat menggunakan kata

pendahulua berikut ini :         Bersamaini kami lampirkan ……         Bersama ini kami kirimkan juga …..         Bersama ini kami sampaikan …..6)      Surat yang berdasarkan informasi dari iklan         Berdasarkan iklan saudara dalam harian …..terbitan tanggal…..         Setelah membaca iklan saudara dalam tabloid …..terbitan tanggal …..         Kami sangat tertarik dengan iklan saudara yang dimuat pada harian ….tanggal…..         Kami telah membaca iklan saudara pada harian ….tanggal….b.      Alinea isi

Hal- hal yang perlu diperhatikan dalam membuat alinea isi adalah :         Menetapkan urut-urutan maksud yang hendak disampaikan, agar tidak tumpang tindih.         Menuliskan masing-masing maksud gagasan dalam kalimat dan alinea yang mudah diphami

dengan bahasa yang baik dan benar.         Menghindari pemakaian singkatan, akronom, atau istilah yang tidak lazim dn sulit dipahami

ole penerima surat.         Memperhatikan bentuk-bentuk surat dan penulisan bagian-bagiannya.

Surat dinas hendaklah dibuat secara singkat dan jelas. Terlebih lagi bagi surat niaga ,karena seorang niagawan adalah orang yang berfikir dan bertindak ekonomis.Berbeda halnya dengan surat niaga, maka suratpribadi , kekeluargaan atau persahabatan sebaiknya menggunakan bahasa yang relatifagak panjang dan menyentuh.

c.       Kata penutupKata penutup cukup dibuat singkat disesuaikan dengan isi, tetapi hendaklah disusun dengan kalimat yang mengesankan. Perhatikan beberapa hal berikut ini .

1)      Untuk menyampaikan harapan, kita dapat menggunakan kata penutup sebagai berikut:         Kami berharap semoga kerjasama yang sudah kita dapat kita bina terus.         Mudah-mudahan keterangan yang kami sampaikan berguna bagi bapak         Besar harapan kami atas perhatian bapak terhadap permohonan ini.2)      Untuk menyatakan suatu yang dinantikan, kita dapat menggunakan kata penutup berikut:         Sambil menunggu pesanan (kitriman), kami ucapkan terima kasih.         Sangat kami nantikan balasan dari saudara dan terimakasih kami sampaikan         Kami menanti panggilan bapak dan akhirnya kami mengucapkan terima kasih3)      Untuk menyatakan rasa terima kasih, kita dapat menggunakan kata penutup berikut ini:         Atas perhatian dan pesanan Saudara kami ucapkan terima kasih         Atas kehadiran saudara kami ucapkan terima kasih

         Atas partisipasi dan bantuan Bapak kami mengucapkan terima kasih dan semoga Tuhan Yang Mahakuasa memeberikan balasa yang berlipat ganda

4)      Untuk menunjukkan suatu kenyataan yang telah disebutkan sebelumnya kita dapat menggunakan kata penutup sebagai berikut:

         Demikian penjelasan kami, semoga bermanfaat bagi saudara         Demikian laporan kami, semoga mendapatkan tanggapan dan perhatian dari bapak.         Demikian pesanan kami, semoga dapat segera dikirim.5)      Untuk menyatakan penyesalan dan permintaaan maaf, maka kita dapat menggunakan kata

penutup berikut ;         Kami menyesal belum dapat mengabulkan permintaan saudara         Dengan perasaaan berat kami kembalikan surat permohonan saudara dan minta maaf yang

sebesar-besarnya .

9. Salam PenutupSalam penutup harus disesuaikan dengan salam pembuka . mengenai tempat penulisan salam penutup biasa ditulis diatas lurus dengan identitas pengirim surat .Cotoh salam pembuka                         contoh salam penutup

         Dengan hormat                       Hormat saya         Salam bahagia                         salam Adinda         Assalammu alaikkum              Wassalam

10. PengirimPengirim yang dimaksudkan disini bukanlah orang yang mengantarkan surat, melainkan orang yang menandatangani surat. Pengirim surat dinas adlah orang yang bertanggung jawab terhadap lembaga atau organisasi yang dipimpinnya .Dalam hal seperti ini pimpinan bias juga melimpahkan wewenang dan tanggunjawabnya kepada bawahannya dengan beberapa alasan Jadi surat dinas baru dianggap sah jika ditandatangani oleh pihak yang berwenang.Identitas pengirim dalam surat dinas , bias any terdiri dari atas empat unsure, yaitu:

a.       Jabtan pengirimb.      Tandatangan pengirimc.       Stempel/cap dinasd.      Nama terang pengirime.       Keterangan lain,misalnya Nip