EXCELGuía para el aprendiz – Alejandra María Leiva

MICROSOFT EXCEL: Hoja de cálculo

Aplicación de amplio uso en las empresas Permite administrar la información de

acuerdo de las necesidades La hoja de cálculo está distribuida en filas

y columnas que puede contener números, texto o fórmulas de cálculo

Permite crear gráficos y manejas bases de datos

IDENTIFICACIÓN Y MANEJO DE EXCEL

FICHASLa descripción del ambiente de trabajo de Excel está orientada a 3 objetos: Fichas, grupos, botones de comando Ficha inicio Ficha insertar Ficha diseño de página Ficha datos Ficha revisar Ficha vista

APLICACIONES DE LA HOJA DE CÁLCULO

La cinta de opciones: brinda espacio para almacenar dentro de las fichas los grupos. Se puede minimizar

Métodos abreviados de teclado Interfaz de usuario Tiene 1.048.576 filas y16.384 columnas

CONCEPTOS BÁSICOS Hoja de cálculo: conjunto de filas y de columnas,

que le permiten al usuario ingresar información. Columna: identificada de forma vertical con letras

que van desde A hasta XFD. Fila: identificada de forma horizontal con números

que van hasta 1.048.576. Rango: conjunto de celdas continuas ubicadas

horizontal o verticalmente. Libro: Es como se denominan los archivos de

Excel. Hojas: aparecen en las etiquetas de la parte

inferior del libro.

DESPLAZAMIENTO EN EXCEL

Cursor: Mover el cursor dentro de la hoja de cálculo a sitios estratégicos de la misma, es posible si se utiliza el método correcto.

Teclado: Se puede desplazar entre celdas, a la primera o última columna de la fila actual, a la última fila de la columna actual y entre otros.

SELECCIÓNCeldas: Oprimiendo el botón principal del ratón y arrastrándolo seleccionar las celdas necesarias.

Columnas: Dando clic en el encabezado de la columna que necesita seleccionar o clic sostenido si son varias columnas.

Filas: Dando clic en el encabezado de la fila que necesita seleccionar o clic sostenido si son varias filas.

OPERACIONES DE EDICIÓN

CORTAR:1. Seleccionar el rango de celdas que desea cortar 2. En la ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en cortar. 3. Ubicarse en la celda. 4. De nuevo en ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en

pegar.

COPIAR5. Seleccionar el rango de celdas que se deseen copiar. 6. En la ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en copiar. 7. Ubicarse en la celda. 8. De nuevo en ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en

pegar. 9. Ubicarse en otra celda y de nuevo hacer clic en pegar.

OPERACIONES DE EDICIÓN

COPIAR FORMATO: 1. Ubicarse en la celda que tiene el formato a

copiar. 2. Hacer clic al botón Copiar formato 3. Hacer clic sostenido sobre las celdas o clic

sobre la celda a la cual se le quiere pegar el formato.

AUTORRELLENAR4. Seleccionar las celdas5. Arrastrar el controlador de relleno.

TRABAJAR CON HOJAS DE CÁLCULO

INSERTAR HOJAS1. Sobre la etiqueta de la hoja de cálculo, hacer clic, escoger insertar.2. En la pestaña general, hacer clic en hoja de cálculo y dar clic en aceptar.

ELIMINAR HOJAS3. Dar clic la hoja que se desee eliminar.4. Escoger opción eliminar.5. CAMBIAR NOMBRE HOJADar doble clic a la etiqueta y asignar nombre nuevo.

MOVER HOJAS6. Clic en la etiqueta y seleccionar mover o copiar. 7. Seleccionar del menú mover o copiar haciendo clic a donde se desee mover. 8. Hacer clic sobre el botón aceptar.

OCULTAR HOJAS9. Hacer clic en el botón de inicio. 10. Ubicar el grupo celdas, hacer clic sobre la flecha desplegable del botón formato. 11. Del Menú desplegable seleccionar ocultar y mostrar, él mostrará un submenú, hacer clic sobre

mostrar hoja. 12. Seleccionar la hoja y hacer clic en Aceptar.

TRABAJAR CON HOJAS DE CÁLCULO

MOSTRAR HOJAS:1. Hacer clic en el botón de inicio.2. Ubicar el grupo celdas, hacer clic sobre la flecha desplegable del botón Formato.3. Del menú desplegable seleccionar ocultar y mostrar, él mostrará un submenú, hacer

clic sobre mostrar hoja.4. Seleccionar la hoja y hacer clic en Aceptar.5. Selección hojas de cálculo: A la izquierda de la letra A como columna, arriba6. de la fila numero 1, se encuentra un objeto que no tiene nomenclatura, sobre7. ese punto hacer clic.

COLOR DE ETIQUETA: 8. Hacer clic en la ficha de inicio.9. Ubicar el grupo celdas, hacer clic sobre la flecha desplegable del botón formato.10. Del Menú desplegable seleccionar color de etiqueta, el mostrará unsubmenú, hacer

clic sobre un color de ellos.

TRABAJAR CON HOJAS DE CÁLCULO

ALTO DE FILA:1. Seleccionar las filas de la 1 a la 5.2. En la ficha de inicio, grupo celdas, hacer clic

sobre el botón formato, aparecerá un menú desplegable, seleccionar alto de la fila.

ANCHO DE COLUMNA:3. Seleccionar las columnas de la A hasta la E4. En la ficha de inicio, grupo celdas, hacer clic

sobre el botón formato, aparecerá un menú desplegable, seleccionar ancho de la columna.

MANEJO DE ARCHIVOSABRIRSe puede abrir el archivo original para su modificación, abrir una copia o abrir el archivo en modo de sólo lectura, que impide guardarlo a menos que se haga con otro nombre. BUSCAR ENAl hacer clic en esta opción, se podrá elegir la unidad en donde se encuentra el archivo a recuperar o abrir.NOMBRE DE ARCHIVOAquí se puede escribir el nombre del archivo, después de indicar su ubicación en la unidad de disco. TIPO DE ARCHIVOEsta opción despliega una lista de los tipos de archivos que Excel puede leer, se debe seleccionar el deseado y automáticamente mostrará los archivos que existen de ese tipo.

MANEJO DE ARCHIVOSSUBIR UN NIVELCon este botón se puede ir a la carpeta de un nivel anterior al de la carpeta actual. ELIMINARCon este botón se borran todos los archivos seleccionados. CREAR NUEVA CARPETACrea una carpeta o un directorio nuevo en el lugar en el que se está ubicado. VISTASCon este botón se despliega un menú que contiene las siguientes opciones: VISTAS EN MINIATURAEste botón muestra los archivos en apariencia de iconos. ICONOSEste botón muestra en forma organizada los archivos.

MANEJO DE ARCHIVOSLISTA: Es el botón activo, y muestra el nombre de los archivos o de las carpetas únicamente.DETALLES: Este botón despliega todos los detalles de los archivos, como son: nombre, tamaño, tipo de archivo y la fecha de la última modificación.PROPIEDADES: Con este botón se podrán ver las propiedades del archivo seleccionado.VISTA PREVIA: Con este botón se podrá visualizar una muestra del documento que se está trabajando.

MANEJO DE ARCHIVOSHERRAMIENTAS:Con esta opción se despliega un menú con las siguientes opciones: Eliminar, Cambiar nombre, Imprimir, conectar a unidad de red y Propiedades. CERRAR:Si el archivo no ha sido cambiado desde que fue grabado por última vez y no se desea volver a utilizar, este puede cerrarse sin ningún contratiempo. GUARDAR:Si se guarda un libro con otro formato de archivo, no se conservan los formatos y las características exclusivas de Excel; De forma predeterminada, algunos formatos de archivo guardan únicamente la hoja activa y algunos formatos de archivo guardan todas las hojas de cálculo del libro.

FORMATOSExcel permite hacer modificaciones en lo siguiente: Color de fuente Negrilla, cursiva y subrayado Tamaño de la fuente Alineación del texto Ajuste del texto Bordes Dibujar cuadrículas de borde Color de relleno Combinar y centrar Formato de grupo de número

FICHA REVISIÓN

Se puede corregir ortografía Sugiere sinónimos Se insertan comentarios

FICHA VISTA Es posible ver el libro en modo Normal,

Diseño de página, Vista previa del salto de página.

Las líneas de cuadrícula es posible ocultarlas.

El zoom es ajustable a las necesidades

GRUPO DISEÑO DE PÁGINA

Las márgenes son ajustables La orientación página puede

configurarse horizontal y/o verticalmente.

Una imagen de fondo puede ponerse detrás de toda la información.

Se puede imprimir únicamente los títulos de las páginas.

GRUPO OPCIONES DE HOJA

Este grupo permite imprimir o no, las líneas de división de la hoja de cálculo, el cuadro de chequeo, permite imprimir o no, con las líneas de división, ver encabezados permite observar las letras y los números de la hoja de cálculo para imprimirlos o no, se habilita o se deshabilita el cuadro de chequeo.

GRUPO VENTANAPermite abrir nuevas vistas actuales de la hoja ubicada, para así verificar información de varias hojas del libro vigente organizándola en forma de mosaico o cascada y así inmovilizar información específica.

FÓRMULASCREAR FÓRMULAS1. Ubicar el cursor en la celda donde se quiere el resultado. 2. Digitar el signo igual. 3. Hacer clic al primer valor o componente de la fórmula, Excel insertará la

dirección de la celda. 4. Escribir el signo del operador que se va a usar (+, -, /, *, ^).5. Hacer clic al segundo valor o componente de la fórmula y pulsar

<ENTER>.

EDITAR FÓRMULAS6. Con el cursor en la celda a editar pulsar la tecla de función <F2>.7. Hacer Doble clic sobre la celda a editar, aparecerá el cursor o puntero

de texto dentro de la celda.8. Hacer clic en la barra de fórmulas y realizar el cambio correspondiente.9. Hacer clic al botón modificar fórmula de la barra de fórmulas.

FÓRMULASCOPIAR FÓRMULAAl ubicar el cursor en la esquina inferior derecha de una celda que contenga una fórmula, un valor o texto, se presenta una pequeña cruz, que permite copiar la información que contiene la celda. El proceso se hace desplazando el puntero del Mouse en la dirección de copiado que se desee, y con clic sostenido se debe arrastrar hasta donde se quiera llenar. ELIMINAR FÓRMULAUbicado en la celda se pulsa el botón SUPR

FÓRMULASPOSICIONES RELATIVASForman parte de una fórmula y cuando ésta es copiada se ajusta de acuerdo con la nueva posición.POSICIONES ABSOLUTASSe utilizan cuando se necesita que una celda referenciada dentro de una fórmula, no varíe en el momento de copiarla. Se antepone el signo $ antes de información de la celda.

FUNCIONESConsiste en el desarrollo de fórmulas abreviadas que posee Excel para solucionar aplicaciones de orden estadístico, financiero, matemático, etc. Con el asistente el usuario puede utilizar la función requerida en una forma fácil y con la posibilidad de detectar errores.

FUNCIONESCATEGORÍA DE LA FUNCIÓNPermite seleccionar los subconjuntos de todas las funciones disponibles. NOMBRE DE LA FUNCIÓNEnumera todas las funciones incorporadas y personalizadas que están disponibles en la categoría seleccionada. ESCRIBIR FUNCIONES DIRECTAMENTE EN LA CELDA =función(parámetro1,parámetro2,parámetro n)

FUNCIONESFUNCIONES MATEMATICAS Y ESTADÍSTICAS =SUMA(Rango_de_valores): Retorna la sumatoria de los valores

del rango. =PROMEDIO(Rango_de_valores): Retorna el promedio de los valores del rango.

=CONTAR(Rango_de_Conteo): Cuenta el número de celdas que contienen números y los números en la lista de argumentos.

=CONTARA(Rango_de_Conteo): Retorna el número de datos del rango.

=MAX(Rango_de_valores): Retorna el máximo valor de un rango. =MIN(Rango_de_valores): Retorna el mínimo valor de un rango.

=ENTERO(número): Redondea un número hasta el entero inferior más próximo.

=PRODUCTO(número1,número2...): Multiplica todos los números que son argumentos y devuelve el producto.

FUNCIONESUTILIZAR EL BOTÓN DE AUTOSUMA1. Ubicar el cursor en una celda a la derecha (para

un rango horizontal), o una celda abajo (para un rango vertical) y oprimir el botón autosuma.

2. Seleccionar el rango de números que se involucrarán en la sumatoria, y oprimir el botón autosuma.

3. Este botón actúa por lo general en rangos continuos, colocando el resultado en la celda a la derecha o abajo del rango involucrado en la suma.

FUNCIONESFUNCIÓN MAYÚSC1. Ubicar el cursor en la celda donde quedará la información convertida en

mayúsculas. 2. Presionar clic en el icono insertar función 3. Elegir la categoría Texto. 4. Marcar la función Mayúsc y Aceptar. 5. Marcar la celda donde está la información que se cambiará a mayúscula y

Aceptar. FUNCIÓN MINÚSC6. Ubicar el cursor en la celda donde quedará la información convertida en

minúsculas. 7. Presionar clic en el icono insertar función 8. Elegir la categoría Texto. 9. Marcar la función Minúsc y Aceptar. 10. Marcar la celda donde está la información que se cambiará a minúscula y

Aceptar.

FUNCIONESCONCATENAR1. Ubicar el cursor en la celda donde

quedará unida la información. 2. Presionar clic en el icono insertar función 3. Elegir la categoría Texto. 4. Marcar la función Concatenar y Aceptar. 5. Ingresar en los parámetros el contenido

de cada una de las celdas a concatenar y Aceptar.

BASES DE DATOSEn Excel también es posible trabajar con bases de datos. Estas contienen tablas; las filas son los registros; las columnas se corresponden con los campos de los registros.Las tablas normalmente se interpretan como listas. Las filas de la tabla se corresponden con los elementos de la lista. La lista tiene tantos elementos como filas tenga la tabla (sin contar la fila superior de títulos). Cada elemento de la lista se denomina registro.

BASES DE DATOSORDENAR DATOSExcel ordena automáticamente de forma alfabética, a menos que se requiera un orden especial para lo que se usa la opción Orden personalizado.AUTOFILTROAl dar clic en dicha herramienta Excel muestra al extremo derecho de cada uno de los encabezados, un botón que permite desplegar una serie de opciones, como se observa en el gráfico de la parte inferior.

FUNCION SIEsta función comprueba si se cumple una condición (Una condición, generalmente es una comparación entre 2 valores). Si ésta se cumple, da como resultado un valor “X”, y si la condición no se cumple, da como resultado un valor “Y”. Los valores de “X” y “Y”, los determina la persona que realiza la función.

FUNCIÓN SISI SENCILLO=SI(Prueba Lógica, Valor_sí Verdadero, Valor_sí_falso) Prueba Lógica: Es una pregunta que se hace

acerca del valor de verdad de una operación o celda determinada de la misma hoja electrónica o de otra del mismo libro; está compuesta por tres partes: Datos a comparar y Operador racional.

Valor_si Verdadero y Valor_si Falso: Es la operación que se debe realizar cuando la condición sea verdadera o falsa. Puede tener texto o números.

FUNCIÓN SIUSO DE LOS OPERADORES LÓGICOS y / o / no

Operador lógico Y =SI(Y(Prueba Lógica 1, Prueba Lógica 2), Valor_sí_Verdadero, Valor_sí_Falso)

Operador lógico O=SI(O(Prueba Lógica 1, Prueba Lógica 2), Valor_sí_Verdadero, Valor_sí_Falso)

Operador lógico NO=SI(NO(Prueba Lógica), Valor_sí_Verdadero, Valor_sí_Falso)

GRÁFICOSSon una herramienta que permite transformar y representar la información y mostrarlo a manera de informes, patrones, y comparaciones. PASOS:1. Seleccionar el rango de celdas correspondiente a artículos (d1:d5) 2. Con la tecla <Ctrl> sin soltar, seleccionar el rango de celdas

correspondiente 3. a cantidad 4. En la ficha datos, en el grupo de gráficos, hacer clic sobre el botón 5. columna. 6. Seleccionar la opción todos los tipos de gráfico. 7. Seleccionar de la categoría columnas el primero de la lista. 8. Hacer clic sobre el botón Aceptar.