48

048

Laporan Tahunan Astra Life 2014

Tata Kelola PerusahaanGood Corporate Governance

Komitmen Astra Life terhadap manajemen yang bertanggung jawab merupakan salah satu nilai utama yang kami junjung dan komponen penting dalam membangun kepercayaan antara Perusahaan, para nasabah dan pemangku-kepentingan kami.

Kami mempunyai prioritas untuk mengembangkan dan mempertahankan sistem, mekanisme dan praktik yang komprehensif dan efektif untuk memastikan bahwa prinsipprinsip tata kelola perusahaan yang baik diterapkan dalam setiap aspek bisnis.

Perusahaan telah menetapkan tata kelola perusahaan yang mengatur hubungan antara Perseroan dengan pemegang saham dan para pemangku kepentingan lainnya, serta hubungan antara Rapat Umum Pemegang Saham, Dewan Komisaris dan Direksi. Tata kelola ini juga mencakup sistem dan kebijakan yang mengatur pengelolaan asset dan risiko untuk mendukung kesehatan keuangan dan pencapaian tujuan Perusahaan; kepatuhan terhadap ketentuan perundang-undangan; pengembangan sumber daya manusia; serta pengembangan budaya korporasi.

Tata kelola ini didukung oleh serangkaian pedoman dan sarana pengendalian, termasuk system kontrol internal, system manajemen risiko dan kepatuhan dan audit internal, guna memastikan bahwa tata kelola yang baik telah diterapkan secara efektif dan konsisten di seluruh lini organisasi.

Kebijakan Manajemen Risiko dan Kepatuhan Perusahaan menerapkan sistem tiga baris pertahanan:

Baris pertama: Pihak Manajemen bertanggung jawab atas pengaturan seluruh risiko yang terkait dalam menjalankan bisnis sehari-hari. Pihak Manajemen dan Direksi bertanggung jawab untuk mengidentifikasi, mengukur, memantau,mengendalikan dan melaporkan risiko-risiko ini. Hal ini meliputi perancangan, pengimplementasian dan pemantauan kebijakan manajemen risiko dan proses pengendalian internal.

Baris kedua: Fungsi Manajemen Risiko (Risk Management) dan Kepatuhan dalam melakukan pengkajian dan memberikan tantangan atas kelengkapan dan keakuratan identifikasi, pengukuran, pemantauan, pengendalian dan pelaporan risiko, serta atas kecukupan tindak lanjut mitigasi yang diusulkan oleh lini pertama. Fungsi ini juga menyediakan oversight business’s management of all risks.

Astra Life’s commitment to a responsible management is one of the main values that we hold and an important element in building trust between the Company, our customers and our stakeholders.

Our priority is to develop and maintain the comprehensive and effective systems, mechanisms and practices to ensure the principles of good corporate governance are applied in every aspect of the business.

The company has set corporate governance to oversee the relationship between the Company, its shareholders and other stakeholders, as well as the relationship between the General Meeting of Shareholders, the Board of Commissioners and Board of Directors. This governance also includes systems and policies that administrate assets and risk management to support the financial health and goals achievement of the Company; compliance with laws and regulations; human resource development; and the development of corporate culture.

This governance is supported by a set of guidelines and control tools including internal control system, risk management system, compliance,and internal audit to ensure that good governance is implemented effectively and consistently across the organization.

Risk Management and Compliance PoliciesThe Company applies the three lines of defense system:

The first line: The Management is responsible for managing the risks involved in the day-to-day business. The Management and Board of Directors are responsible for identifying, measuring, monitoring, controlling and reporting these risks. This includes designing, implementing and monitoring the risk management policies and internal controlprocesses.

Second Line: Risk Management and ComplianceFunctions are responsible for reviewing and challenging the completeness and accuracy of risk identification, measurement, monitoring, controlling and reporting, and the adequacy of, and process against, mitigation plans of the first line. This functions also provide oversight of business'smanagement of all risks.

49Laporan Tahunan Astra Life 2014

Tata Kelola Perusahaan . Good Corporate Governance

Baris ketiga: Fungsi Internal Audit melakukan penilaian terhadap kerangka manajemen risiko dan kecukupan serta efektivitas pengendalian internal dalam rangka memberikan keyakinan yang independen, objektif, dan memadai.

Penerapan Manajemen RisikoIdentifikasi risiko dilakukan dengan cara melihat kedepan sehingga memungkinkan Manajemen untuk mengambil aksi proaktif dalam mengelola (mitigasi, transfer, menerima atau menolak) risiko tersebut.

Untuk itu dilakukan, pengukuran risiko sedemikian rupa dengan memperhatikan signifikansi dari risiko tersebut ke perusahaan dan pemegang kepentingan baik internal maupun eksternal, di dalam konteks strategi, tujuan dan selera risiko dari perusahaan.

Manajemen hanya akan menerima risiko yang sesuai dengan kemampuan, kapabililitas dan sumber daya yang sesuai untuk mengelolanya, dan akan menolak konsentrasi dari kerentanan (concentration of exposures). Manajemen juga senantiasa mematuhi seluruh persyaratan, peraturan risiko manajemen dari regulator di Indonesia.

A. Struktur Fungsi Kepatuhan. Sesuai dengan ketentuan OJK No 2/POJK.05/2014 yang mengharuskan fungsi kepatuhan berada di bawah pengawasan Direktur non teknis / kepatuhan, maka fungsi kepatuhan saat ini berada dibawah pengawasan Presiden Direktur dan Wakil Presiden Direktur.

B. Peran Dan Tanggung Jawab Setiap Unit Kerja. Peran dan tanggung jawab setiap unit kerja adalah memastikan tingkat kepatuhan termasuk proses mengembangkan dan mempertahankan tingkat kepatuhan tersebut. Setiap unit kerja pada Perusahaan mempunyai kontrol pengawasan masing-masing sesuai dengan Standar Prosedur Operasi kerja yang dimiliki oleh masing- masing unit untuk memastikan fungsi kepatuhan terhadap ketentuan perundangan yang berlaku tersebut dipatuhi.

C. Mekanisme Identifikasi Kesalahan. Mekanisme yang digunakan dalam mengidentifikasi dan memperbaiki kesalahan, pelanggaran, atau permasalahan akibat ketidak patuhan serta pelaporannya adalah dengan selalu memberikan laporan kepada Direksi terkait perbaruan peraturan dan penerapannya.

Third line: Internal Audit Function is responsible for assessing the risk management framework as well as the adequacy and effectiveness of internal controls to obtain independent, objective, and reasonable assurance.

Implementation of Risk ManagementRisk identification is completed by focusing ahead. This enables the Management to take proactive action in managing (mitigation, transfer, accept or reject) the risk.

Therefore, the measurement of such risks is done with a close attention to the significance risks to the Company and both internal and external stakeholders, in the context of the Company’s strategy, objectives and risk appetite.

As written in the risk appetite framework, the Management will only accept risk that fulfills the ability, capability and appropriate resources to manage, and will reject the concentration of exposures. The Management also complies with all the risk management requirements set by the regulators.

A. The Structure of The Compliance Function.In accordance with the provisions of the FSA No. 2 / POJK.05 / 2014 which requires compliance function to be under the supervision of the Director of the nontechnical / compliance, the Compliance Function is now under the supervision of President Director and Vice President Director.

B. The Role And Responsibilities Of Each Unit.The role and responsibility of each unit is to ensure compliance level, including development and maintaining of such compliance level. Each unit at the Company has their own supervisory control in compliance with their Standard Operating Procedures. This is to ensure that the compliance function is in accordance with applicable laws and regulation.

C. Error Identification Mechanism.The mechanism used to identify and correct errors, violations, or problems due to non-compliance and its reporting is by providing a report to the Board of Directors related to regulations and application updates regularly.

50

050

Laporan Tahunan Astra Life 2014

D. Penyelesaian Permasalahan Yang Timbul Akibat Terjadinya Ketidakpatuhan. Setiap ketidakpatuhan yang terjadi akan dilaporkan kepada Direksi dan departemen terkait guna dilakukan langkah mitigasi dan perbaikannya.

Penerapan Tata Kelola Perusahaan Yang BaikMenindak lanjuti Peraturan OJK No 2/POJK.05/2014, Perusahaan telah melakukan hal-hal sebagai berikut :

1. Direksi Perusahaan berjumlah 4 orang dan telah lulus persyaratan Kemampuan dan Kepatutan. Jumlah dan kriteria Direksi telah memenuhi persyaratan yang ditetapkan yaitu minimum 3 orang dan semuanya berdomisili di Indonesia.2. Dewan Komisaris Perusahaan berjumlah 5 orang dengan 1 orang Komisaris Independen dan telah lulus persyaratan Kemampuan dan Kepatutan. Jumlah anggota Dewan Komisaris telah memenuhi minimum jumlah yang disyaratkan yaitu 3 orang. 3. Beberapa komite yang disyaratkan dalam peraturan POJK ini sedang dalam proses pembentukan diantaranya Komite Audit, Komite Pemantau Resiko dan Komite Produk. Adapun Komite Investasi telah terbentuk sejak tahun 2014.4. Perusahaan saat ini telah memiliki departemen investasi untuk melaksanakan fungsi pengelolaan investasi serta telah menyusun kebijakan dan strategi investasi secara tertulis.5. Penunjukan auditor eksternal telah melalui proses rekomendasi yang diberikan oleh Dewan Komisaris untuk diputuskan oleh Pemegang Saham Perusahaan.

Rapat Umum Pemegang SahamRapat Umum Pemegang Saham Tahunan (RUPST) merupakan instansi tertinggi dalam organisasi Perusahaan. RUPS mengangkat dan memberhentikan para Komisaris dan anggota Direksi dan berwenang untuk meminta pertanggung jawaban mereka atas pengelolaan Perseroan. RUPS juga mengambil keputusan tentang masalah- masalah penting yang berkaitan dengan bisnis dan operasional Perseroan termasuk jumlah remunerasi para Direktur dan Komisaris, pembayaran dividen dan pembagian laba Perseroan, persetujuan Laporan Tahunan, penunjukan auditor eksternal, perubahan Anggaran Dasar, dan pendelegasian wewenang kepada Dewan untuk menindak-lanjuti hasil hasil keputusan yang telah disahkan dalam RUPS.

Berdasarkan Undang-Undang Perseroan Indonesia, RUPS harus diselenggarakan paling lambat enam bulan sesudah akhir tahun fiskal. Pemberitahuan rapat harus diumumkan

D. Problems Solving That Arise Due To Non-Compliance. Any non-compliance occured will be reported to the Board of Directors and relevant departments for mitigation and rectification.

Implementation of Good Corporate GovernanceFollowing up FSA Regulation No. 2 / POJK.05 / 2014, the Company has conducted the following matters:

1. The Board of Directors has 4 members that passed the Fit and Proper Test. The Board of Directors have fulfilled the minimum requirement for membership and criteria which are minimum of 3 members and all of them are domiciled in Indonesia2. The Board of Commisioners consists of 5 members including one Independent Commissioner that passed the Fit and Proper Test. The member of the Board of Commissioners has fulfilled the requirement which is 3 at minimum. 3. Some committees required by this POJK regulations are in the process of formation including the Audit Committee, Risk Monitoring Committee and Product Committee. The Investment Committee has been established since 2014.4. Currently the Company has Investment Department to execute the investment management functions and has developed a written investment policy and strategy.

5. The external auditors has appointed through the recommendations given by the Board of Commissioners to be decided by the Company's Shareholders.

General Meeting Of ShareholdersAnnual General Meeting of Shareholders (AGMS) is the Company highest authority in the organization. It appoints and dismisses the Board of Commissioners and the Board of Directors. It also authorized to ask the Board of Commissioners and the Board of Directors for accountability report in managing the Company. AGMS also makes decisions on important issues relating to the Company's business and operations, including remuneration of the Board of Directors and the Board of Commissioners, the payment of dividends and the Company profits distribution, Annual Report approval, the appointment of external auditor, amendments to the Articles of Association, and delegation of authority to the Board to take action based on the decisions that have been passed in the AGMS.

According to Indonesian Company Law, the AGMS must be conducted not later than six months after the end of the fiscal year. The meeting invitation describing the participants

Tata Kelola PerusahaanGood Corporate Governance

51Laporan Tahunan Astra Life 2014

melalui surat-surat kabar utama paling lambat empat belas hari sebelum rapat, menjelaskan mengenai peserta yang berhak hadir dan tata cara pemilihan melalui perwakilan. Dewan Komisaris dan Direksi, auditor eksternal dan penasehat hukum Perseroan ikut hadir di dalam RUPS.

Hubungan Antara Dewan Komisaris dan Direksi

Dewan KomisarisDewan Komisaris bertanggung jawab untuk melaksanakan fungsi pengawasan atas pengelolaan Perseroan oleh Direksi. Dalam menjalankan tugasnya, Dewan Komisaris melakukan komunikasi secara rutin dengan Direksi dan komite-komite di bawah pengawasannya baik melalui pertemuan melalui pelaporan. Dewan juga memberikan rekomendasi dan saran kepada Direksi mengenai masalah-masalah yang berkaitan dengan manajemen. Direksi melapor kepada RUPS, yang juga mempunyai kewenangan untuk memberi penugasan yang dianggap perlu kepada Dewan komisaris. Berdasarkan Anggaran Dasar Perseroan, Dewan Komisaris terdiri atas sekurang-kurangnya tiga anggota, termasuk seorang Presiden Komisaris dan dua Komisaris atau lebih.

Susunan Dewan Komisaris Perusahaan adalah sebagai berikut:

Presiden Komisaris : Gunawan GeniusahardjaWakil Presiden Komisaris : Khor Hock SengKomisaris : Hardi MontanaKomisaris : Adam HutchinsonKomisaris Independen : Benny Redjo Setyono

DireksiDireksi bertanggung jawab untuk mengelola dan menetapkan arah strategis Perseroan dan untuk mengelola, mendayagunakan dan menjaga aset-aset Perseroan dengan cara yang sesuai dengan tujuan dan kepentingan Perseroan. Direksiberwenang untuk mewakili Perseroan di hadapan pengadilan dan dalam setiap tindakan lainnya; untuk mengikat Perseroan dengan pihak lain dan pihak lain terhadap Perseroan; dan untuk melakukan tindakan dan semua yang dianggap perlu, yang berkaitan baik dengan pengelolaan maupun tindakan lain, dalam batas ketentuan yang diatur dalam Anggaran Dasar Perseroan. Direksi melaporkan tanggung jawabnya kepada Dewan Komisaris.

Komposisi direksi Astra Life adalah sebagai berikut:

Presiden Direktur : Philip C. WillcockWakil Presiden Direktur : Auddie A. WiranataDirektur Operasional : Stephanie Arvianti GunadiDirektur Keuangan : Windawati Tjahjadi

entitled to attend and procedures for the election must be published on major newspapers at least fourteen days before the meeting. The Board of Commissioners and the Board of Directors, external auditors and legal advisors of the Company are entitled to present at the AGMS.

Relationship Between Board Of Commissioners and Board of DirectorsBoard of CommissionersThe Board of Commissioners is responsible for carrying out the supervisory function on the Company’s management by the Board of Directors. In performing its duties, the Board of Commissioners communicates regularly with the Board of Directors and its committees either through meetings or reporting. The Board of Commissioners also provides recommendations and advices to the Board of Directors on management issues. The Board of Directors reports to the AGMS which also has the authority to give assignment that are considered necessary to the Board of Commissioners. Under the Articles of Association, the Board consists of at least three members, including a Chairman and two Commissioners or more.

The composition of the Board of Commissioners of Astra Life is as follows:Chairman : Gunawan GeniusahardjaVice President Commissioner : Khor Hock SengCommissioner : Hardi MontanaCommisioner : Adam HutchinsonIndependent Commissioner : Benny Redjo Setyono

The Board of DirectorsThe Board of Directors is responsible for managing and establishing strategic direction of the Company and to manage, use and safeguard the Company assets consistent with the Company’s goals and interests. The Board of Directors is authorized in representing the Company in the court and in any other corporate action; to take the Company to enter into agreement with the other party and vice versa ; and to take all necessary actions in relation to both to management and other measures within the provisions stipulated in the Company‘s Articles of Association.Directors submit their accountability report to the Board of Commissioners.

The composition of the Board of Directors of Astra Life is as follows:President Director : Philip C WillcockVice President Director : Auddie A WiranataOperational Director : Stephanie Arvianti GunadiFinance Director : Windawati Tjahjadi

Tata Kelola Perusahaan . Good Corporate Governance