PERANCANGAN SISTEM APLIKASI PEMINJAMAN RUANGAN

Dalam Rangka Memenuhi Tugas Mata Kuliah Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

Dosen Pengampu : Dr. Margaretha Ari Anggorowati

Oleh:

1. Rivan Destyanugraha (12.7351)

2. Rizki Ramadhani A. T (12.7357)

Kelas: 3KS1

SEKOLAH TINGGI ILMU STATISTIK

JAKARTA, 2015

4.1 Analisis Masalah

a. Workflow

b. Business Process

Proses Input Output Keterangan

P.01 Daftar ruangan terpakai

Ruangan kosong yang akan dipinjam

Menentukan ruang yang akan dipinjam

P.02 Tujuan peminjaman ruangan kosong

Surat izin peminjaman ruang

Membuat surat izin peminjaman

P.03 Surat izin peminjaman ruang

Surat izin yang telah ditanda tangani dan disetujui Kasubbag Kemahasiswaan

Entry data peminjaman ruang ke sistem BAAK

P.04 Surat izin yang ditanda tangani Kasubbag Kemahasiswaan

Surat izin diparaf Kasubbag Urusan Rumah Tangga

Persetujuan dari BAU

P.05 Surat izin yang telah disetujui oleh kampus

Salinan surat izin yang akan disebarkan

Memperbanyak surat izin sebagai arsip dan pemberitahuan untuk CS dan Satpam

P.06a Salinan surat yang telah disetujui

Persetujuan dari CS Pemberian salinan kepada CS kampus

P.06b Salinan surat yang telah disetujui

Persetujuan dari satpam Pemberian salinan kepada satpam kampus

c. Fishbone diagram

d. Problem Statement

Penjelasan singkat mengenai masalah,

kesempatan, dan arahan

Urgensi Visibilitas Prioritas Solusi yang ditawarkan

1. Petugas yang bersangkutan kadang tidak berada di tempat, dan sulit ditemui

< 1 bulan

Sedang 1 Otomatisasi pemberitahuan, menggunakan sistem baru/sms gateway

2. Dokumen (surat peminjaman) terlalu banyak berpindah tangan, sehingga kadang sulit dilacak keberadaan surat terakhir

2 bulan Sedang 2 Pengembangan sistem untuk mengurangi penggunaan paper sebagai dokumen

3. Terkadang terjadi kasus 'peminjam ganda' di suatu ruang

1 bulan Tinggi 1 Perbaikan validasi dan akses daftar ruang kosong yang bisa diakses oleh mahasiswa

4. Seluruh rangkaian proses masih sangat manual dan tidak terotomatisasi

2 bulan Tinggi 3 Lakukan pengembangan sistem atau buat sistem aplikasi terpadu untuk mengatur peminjaman ruangan

5. Persetujuan kurang terpusat dan masih terpecah di bagian-bagian yang berbeda

3 bulan Tinggi 3 Menggunakan sistem aplikasi terpadu untuk memusatkan proses

4.2 Analisis Kebutuhan Sistem

a. Tabel PIECES

Tabel PIECES Mekanisme Peminjaman yang Sudah Ada

Performance Surat peminjaman diproses dalam waktu yang lama

Waktu yang diperlukan hingga ruangan dapat digunakan sangat lama

Alur pengurusan surat peminjaman sangat panjang

Information Sulit diketahui ruangan mana yang dapat dipinjam

Pemberitahuan surat peminjaman telah selesai diurus dari BAAK tidak ada

Ruangan yang telah dipinjam dalam waktu yang lama tidak ditampilkan

Ruangan yang telah dipinjam hanya bisa dilihat di LCD kampus

CS dan Satpam mengetahui peminjaman hanya setelah diberikan surat

Economics Boros tinta dan kertas untuk pembuatan surat

Control Sulit diketahui dimana surat terakhir berada

Tidak ada petugas yang benar-benar bertanggungjawab terhadap surat

Efficiency Pengurusan surat tidak terpusat

Tembusan ke CS dan satpam yang banyak dan satu per satu

Service Dokumentasi tidak diketahui ada atau tidak

Pihak-pihak terkait pengurusan surat seringkali sulit ditemui

Sistem yang telah digunakan hanya untuk mencatat dan menampilkan jadwal

Dokumentasi diperlukan terutama terkait kondisi fasilitas ruangan

Tabel PIECES Sistem yang Akan Dibuat

Performance Surat peminjaman diproses dalam waktu singkat

Waktu yang diperlukan untuk konfirmasi penggunaan ruangan dapat dipangkas

Alur pengurusan oleh peminjam hanya ke sistem

Information Pemberitahuan surat selesai diproses melalui sistem

CS dan satpam mendapat pemberitahuan melalui sistem

Daftar ruangan tersedia dapat dilihat dengan mengakses ke sistem

Economics Penggunaan kertas dihilangkan dengan mengotomatisasi seluruh proses

Control Peminjam dapat memantau proses surat

Sistem dijaga keamanannya oleh administrator

Efficiency Pengurusan surat terpusat

Tembusan ke CS dan satpam langsung dikirim dari sistem

Service Dokumentasi penggunaan ruangan ada

Dokumentasi kondisi fasilitas ruangan sebelum dan sesudah penggunaaan terpantau

Penanggung jawab BAAK dan BAU tidak perlu berada di kampus untuk persetujuan

Sistem dapat dimaksimalkan untuk proses permohonan ruangan

b. Candidate Matrix

Karakteristik Kandidat 1 Kandidat 2

Deskripsi Membuat aplikasi yang mampu menghandle seluruh alur proses

Memperbaiki kebijakan yang ada dan sedang berjalan

Bagian sistem yang dikomputerisasi

Persetujuan dari BAAK dan BAU serta pemberitahuan pada CS dan satpam akan diintegrasikan dalam program aplikasi yang dibuat oleh programmer

otomatisasi bagian persetujuan dari BAAK dan BAU, menggunakan kemudahan sms gateway untuk memberitahukan CS dan satpam

Input dan Output Otomatisasi sistem sehingga tidak ada dokumen, semua telah terpapar dalam fungsi-fungsi aplikasi

sama seperti kandidat 1

Bahasa Menggunakan bahasa yang sering digunakan saat perkuliahan, yaitu Java

sama seperti kandidat 1

Software yang diperlukan

Netbeans, dan Java untuk membuat sistem, gadget yang sesuai untuk mengakses program

sama seperti kandidat 1

Interface Program aplikasi buatan yang mengintegrasikan alur proses peminjaman ruang

Mengkombinasikan aplikasi sederhana penampil jadwal ruang kosong, dan sms gateway

Keuntungan Meningkatkan efektivitas dari alur proses, sehingga aktivitas seluruh pihak yang membutuhkan dapat terbantu

sama seperti kandidat 1

c. Feasibility Matrix

kriteria kelayakan bobot kandidat 1 kandidat 2

kelayakan operasional

40%

Mendukung dan membantu sepenuhnya dalam mempermudah akses dan penyaluran informasi bagi mahasiswa

Tidak sepenuhnya membantu akses namun menyediakan penyaluran informasi seoptimal mungkin

Skor: 90 (40%x90=36) Skor: 85 (40%x85=34)

kelayakan teknis 45%

1. Seluruh petugas yang terkait harus memiliki gadget yang dapat mengakses aplikasi pendukung yang akan dibuat oleh programmer

1. Petugas BAAK dan BAU harus memiliki akses terhadap aplikasi kapanpun, terutama jam kerja, CS dan satpam harus memiliki akses sms

2. Programmer menggunakan program dan bahasa pemrograman yang telah diajarkan saat perkuliahan untuk mempermudah konsul dengan dosen apabila terjadi kesulitan

2. Programmer menggunakan program dan bahasa pemrograman yang telah diajarkan saat perkuliahan untuk mempermudah konsul dengan dosen apabila terjadi kesulitan

Skor: 90 (45%x90=40,5) Skor: 90 (45%x90=40,5)

kelayakan efisiensi 5%

meningkatkan kemudahan akses mahasiswa sehingga peminjaman dapat dilakukan kapanpun

kemudahan akses semaksimal mungkin sehingga peminjaman ruang dapat dilakukan di jam-jam kerja

Skor: 90 (5%x90=4,5) Skor: 85 (5%x85=4,25)

kelayakan jadwal 10%

4.3 Perancangan Sistem Usulan

a. Workflow

b. Business Process

c. DFD, Use Case diagram, Activity diagram

DFD

Use Case

Activity diagram

d. ERD, tabel Struktur Data

ERD

Tabel Struktur Data

PERMOHONAN BARU = ID PERMOHONAN + ID RUANG + WAKTU + KEPERLUAN

CEK KETERSEDIAAN = ID RUANG + KETERSEDIAAN + WAKTU PEMBERITAHUAN = ID PERMOHONAN + ID RUANG + ID PEMINJAM + WAKTU + KEPERLUAN PERSETUJUAN = ID PERMOHONAN + STATUS UPDATE = ID RUANG + WAKTU + KETERSEDIAAN PEMBERITAHUAN PERSETUJUAN = ID PERMOHONAN + STATUS

e. Perancangan interface input dan output

GUI Input

GUI Output