7

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Teori-teori umum

Untuk membantu mengevaluasi masalah dan men-setting cabang baru,

maka diperlukan pemahaman mengenai konsep dasar sistem informasi yang

meliputi pemahaman akan dari definisi data yang membentuknya. Berikut ini

akan dijelaskan konsep dasar dari sistem informasi.

2.1.1 Informasi

Menurut O’Brien dan Marakas (2006:29), informasi dapat didefinisikan

sebagai data yang telah diubah kedalam konteks yang berarti dan berguna

untuk penggunaan akhir tertentu.

Menurut McLeod dan Schell (2007:9), informasi adalah data yang telah

diproses dan memiliki makna, biasanya memberitahukan pengguna sesuatu

yang belum diketahuinya.

Dari definisi diatas, informasi adalah data yang diproses dan nanti diubah

dan memiliki manfaat bagi pengguna akhirnya.

2.1.2 Sistem

Menurut O’Brien dan Marakas (2006:24), dalam bidang sistem

informasi, konsep dasar sebuah sistem didefinisikan sebagai sekelompok

komponen yang saling berhubungan, dengan batasan yang jelas, bekerja sama

8

untuk mencapai tujuan yang sama dengan menerima input dan memproduksi

output dalam sebuah proses perubahan yang teorganisasi.

Menurut McLeod dan Schell (2007:9), sistem mengubah input yang

datang dari lingkungan perusahaan, ditransformasikan dan mengembalikan

output ke lingkungan yang sama.

Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan

sekelompok atau lebih elemen yang saling berkaitan satu sama lain dan saling

terintegrasi untuk mencapai tujuan dan sasaran yang sama.

2.1.3 Sistem Informasi

Menurut O’Brien dan Marakas (2006:6), sistem informasi adalah

kombinasi yang teratur dari orang, hardware, software, jaringan

telekomunikasi, dan sumberdaya data yang bertugas menyimpan, menarik,

mengolah, dan memberikan informasi kepada pengguna dalam sebuah

organisasi.

Menurut McLeod dan Schell (2007:9), sistem informasi adalah sistem

virtual yang menampilkan pihak manajemen untuk mengontrol operasi sistem

fisik perusahaan. Sistem fisik perusahaan terdiri dari sumber daya tangible

seperti material, manusia, mesin dan uang.

Menurut Stair dan Reynolds ( 2010:10), sistem informasi adalah

serangkaian elemen – elemen atau komponen – komponen yang saling

terhubung yang mengumpulkan ( input ), memaninpulasi ( process )

9

,menyimpan, menyebarkan (output) data dan informasi dan menyediakan

sebuah reaksi pembetulan ( feedback mechanism ) untuk mencapai tujuan.

Jadi dapat disimpulkan, bahwa sistem informasi adalah kombinasi

komponen yang terdiri dari orang, hardware, software, jaringan

telekomunikasi dan data yang digunakan untuk mengontrol sistem fisik

perusahaan.

2.1.4 Activity Diagram

Menurut Satzinger et al (2005:144-145), activity diagram adalah sebuah

diagram workflow yang menjelaskan berbagai aktivitas dari user / system,

orang yang melakukan aktivitas dan aliran sekuensial dari aktivitas tersebut.

Gambar oval mewakili aktivitas di dalam workflow. Tanda panah

menggambarkan aliran sekuensial dari aktivitas. Bulatan Hitam digunakan

untuk menggambarkan titik awal dan akhir dari workflow. Simbol diamond

merupakan decision point untuk menentukan proses yang satu atau yang

lainnya. Pada synchronization bar yang memecah aliran menjadi beberapa

aliran proses. Swimlane menggambarkan agent yang menjalankan aktivitas”.

10

Gambar 2.1 Contoh Activity Diagram (Sumber : Satzinger et al, 2005:146)

2.1.5 Proses bisnis

Menurut Monk dan Wagner (2009, p1), sebuah proses bisnis adalah

sekumpulan kegiatan – kegiatan yang melakukan satu macam atau lebih input

dan menciptakan suatu output yang adalah nilai untuk pelanggan.

Gambar 2.2 Proses Bisnis

(Sumber : Monk dan Wagner, 2009:3)

11

2.2 Teori Khusus

2.2.1 ERP

2.2.1.1 Pengertian ERP

Menurut O’Brien (2006:320), Enterprise Resources Planning (ERP)

adalah suatu tulang punggung lintas fungsi perusahaan yang

mengintegrasikan dan mengotomatisasi banyak proses internal dan sistem

informasi dalam hal fungsi produksi, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan

dan sumber daya manusia perusahaan.

Menurut Rainer et al (2007:248), Sistem Enterprise Resource Planning

mengintegrasikan perencanaan, manajemen, dan penggunaan semua sumber

daya dari organisasi. Tujuan utama dari sistem ERP adalah untuk

mengintegrasikan secara erat area-area fungsional dari organisasi dan untuk

memungkinkan informasi mengalir antar area fungsional. Integrasi secara

erat maksudnya adalah bahwa jika terjadi perubahan dalam satu area

fungsional maka akan segera terlihat perubahan tersebut di semua area

fungsional lain yang berangkutan.

Menurut Monk dan Wagner (2009:239), ERP adalah sebuah sistem yang

membantu untuk mengatur proses bisnis seperti marketing, produksi,

pembelian, dan accounting dalam suatu kesatuan yang terintegrasi.

2.2.1.2 Konsep ERP

Menurut Wijaya Dan Darudiato ( 2009:26-28), Konsep dasar ERP dapat

diterjemahkan sebagai berikut :

12

1. ERP terdiri atas paket software komersil yang menjamin integrasi

yang mulus atas semua aliran informasi diperusahaan, yang meliputi

keuangan, akuntansi, sumber daya manusia, rantai pasok, dan

informasi konsumen.

2. Sistem ERP adalah paket sistem informasi yang dapat dikonfigurasi,

yang mengintegrasikan informasi dan proses yang berbasis informasi

didalam dan melintas area fungsional di dalam sebuah organisasi.

Gambar 2.3 Konsep Sistem ERP (Sumber : Wijaya dan Darudiato, 2009:27)

Enterprises Systems

Plant Maintenance

Financial and Accounting

Customer Relationship Management

Human Resources

Inventory

Sales and Distribution

Business Intelligence

Manufacturing

Procurement

13

2.2.2 Sejarah Perkembangan ERP

Menurut Wijaya dan Darudiato (2009:15-22), Konsep dasar dari ERP

(Enterprise Resource Planning) pertama kali dicetuskan sekitar tahun 1960-

an. Konsep ini dikenal sebagai Material Requirements Planning (MRP) atau

perencanaan kebutuhan material. Konsep MRP dimunculkan dari proses

pengolahan Bill of Material (BOM) atau daftar kebutuhan material yang

harus disediakan untuk mrmbuat suatu produk tertentu. MRP digunakan

untuk mensimulasikan persamaan manufaktur universal. Simulasi ini

menggunakan jadwal perencanaan utama (master schedule) untuk

mengetahui apa yang diperlukan untuk membuat produk tersebut, dan data

persediaan (inventory) untuk mengetahui apa yang dimiliki dan apa yang

harus disediakan atau dibeli.

MRP kemudian berkembang menjadi Closed-Loop MRP. Closed-Loop

MRP menjembatani antara permintaan dan pasokan dan mencoba

menyeimbangkan kedua aspek tersebut melalui sederetan fungsi, antara lain

production planning, master scheduling, MRP, dan plant and supplier

scheduling.

Closed-Loop MRP kemudian berkembang menjadi manufacturing

resource planning (MRP II). Isi dari MRP II sama seperti Closed-Loop MRP,

ditambah perencanaan penjualan dan operasi, keuangan, dan kemampuan

analisis what if untuk mendapatkan jawaban yang mungkin diterapkan. MRP

II pun terus berkembang hingga muncullah ERP ( Enterprise Resource

Planning).

14

2.2.3 Area Fungsional dari Operasional

Menurut Monk dan Wagner (2009:2), Perusahaan mempunyai area

fungsional utama dari operasional yang harus diikuti. Beberapa area

fungsional terdiri dari bermacam - macam fungsi bisnis, aktivitas bisnis

dengan area fungsional dari operasionalnya.

• Marketing and Sales

Area fungsional ini termasuk fungsi bisnis dari pemasaran,

pemrosesan sales order, customer relationship management, customer

support, sales forecasting dan periklanan.

• Financial and Accounting

Area fungsional ini termasuk fungsi bisnis dari akuntansi keuangan,

alokasi biaya dan kontrol, perencanaan dan budgeting serta cash flow

management.

• Human Resource

Area fungsional ini termasuk fungsi bisnis dari perekrutan dan hiring,

pelatihan, penggajian, governence compliance, dan benefit.

• Supply Chain Management

Area fungsional ini termasuk fungsi bisnis dari pembelian material,

penerimaan material, transportasi / logistik, jadwal produksi,

manufacturing dan plant maintenance.

15

2.2.4 Sejarah SAP

Menurut Anderson (2011:7-8) SAP didirikan 40 tahun yang lalu di

Mannheim, Jerman oleh sekelompok mantan insinyur IBM dengan visi

tunggal yaitu membangun sebuah paket perangkat lunak yang

menggabungkan beragam fungsi bisnis perusahaan. Idenya adalah untuk

membantu perusahaan mengganti 10 atau 15 aplikasi bisnis yang berbeda

seperti sistem keuangan, aplikasi warehouse, aplikasi perencanaan produksi,

dst dengan sistem tunggal yang terintegrasi. Lebih baik lagi, para mantan

karyawan IBM ini ingin menciptakan sistem yang mewujudkan praktek

terbaik bagi berbagai tipe bisnis dan industri. Dalam prosesnya,

dibayangkan bahwa software baru ini dapat meminimalkan kompleksitas

dan menjalankan bisnis dengan komputasi secara real time. Visi ini menjadi

nyata ketika System, Application, and Product in Data Processing (SAP),

atau dalam bahasa Jerman Systemanalyse und Programentwicklung berdiri

pada tahun 1972.

Tujuan SAP dari hari pertama adalah untuk mengubah dunia, dan hal itu

terus dilakukan sampai saat ini. Disamping dari visi utama yang dimiliki,

para pemimpin perusahaan mencipatakan platform multibahasa dan

multinasional yang mampu secara mudah mengakomodasi standardan

teknik bisnis proses yang baru. Pada saat ini SAP digunakan lebih dari satu

juta business user dengan lebih dari seratus ribu pelanggan di sekitar 120

negara diseluruh dunia.

16

2.2.5 Modul - Modul SAP

Gambar 2.4 SAP Module

(Sumber: Monk dan Wagner, 2009:28)

Menurut Monk dan Wagner (2009:27-29) Sistem SAP terdiri dari

beberapa modul yang mendukung jalannya proses bisnis dalam perusahaan.

Modul-modul yang ada dalam sistem SAP antara lain:

• Sales and Distribution (SD) menyimpan sales order dan jadwal

pengiriman. Informasi mengenai pelanggan (harga, bagaimana dan

dimana pengiriman produk, bagaimana pelanggan membayar dan

informasi lainnya) dikelola dan diakses dari modul ini.

• Material Management (MM) mengatur akuisisi bahan baku dari supplier

(pembelian) dan kemudian penanganan penyimpanan bahan baku, dari

gudang untuk diproses menjadi barang jadi.

• Plant Maintenance (PM) memungkinkan perencanaan untuk perawatan

mesin - mes in pabrik dan mengatur perawatan sumber daya, jadi

kerusakan perlengkapan dapat diminimalisasi.

17

• Project System (PS) memungkinkan perencanaan dan mengontrol

kelebihan R&D, konstruksi dan proyek pemasaran. Modul ini

memungkinkan agar biaya dikumpulkan pada proyek, dan ini sering

digunakan untuk mengatur implementasi dari sistem SAP R/3.

• Financial Accounting (FI) menyimpan transaksi dalam catatan buku

besar. Juga menghasilkan pernyataan untuk kegunaan laporan eksternal.

• Controlling (CO) digunakan untuk manajemen internal. Disini biaya

pabrik perusahan ditempatkan pada produk dan cost center, memfasilitasi

analisa biaya.

• Asset Management (AM) membantu perusahaan untuk mengatur

pembelian asset tetap (pabrik dan mesin) dan hubungan depresiasi.

• Human Resource (HR) memfasilitasi perekrutan karyawan, hiring, dan

pelatihan. Modul ini dilengkapi penggajian dan benefit.

• Production Planning (PP) memelihara informasi produksi. Disini

produksi direncanakan dan dijadwalkan, dan aktivitas produksi disimpan.

• Quality Management (QM) membantu untuk merencanakan dan

menyimpan aktivitias control kualitas, seperti pemerikasaan produk dan

keterangan material

• Workflow (WF) dapat digunakan untuk mengotomatisasi beberapa

aktivitas dalam R/3. Dapat menampilkan analisa alur tugas dan

mendorong karyawan (via email) jika mereka membutuhkan untuk

menerima aksi.

18

2.2.6 Produk - Produk SAP

Terdapat beberapa produk SAP diantaranya adalah :

• MySAP business suite adalah paket lengkap dari open enterprise solution

yang menghubungkan semua orang yang dilibatkan, informasi, dan

proses ,dan oleh karena itu meningkatkan efektivitas dari hubungan

bisnis. MySAP business suite menwarkan solusi bisnis yang fleksibel

untuk perusahaan besar yang mempunyai jumlah user yang besar dan

proses yang secara konstan berubah.

• MySAP all-in-one adalah prepackaged, versi spesifikasi industri dari

MySAP business suite dengan built-in content, peralatan, dan metodologi

untuk biaya yang efektif. Solusi MySAP all-in-one menawarkan

kombinasi fleksibel out-of-thebox dengan kekuatan dari SAP solusi bisnis

kelas dunia

• SAP business one adalah sesuatu yang mudah digunakan untuk bisnis dan

solusi untuk manajemen operational untuk bisnis dinamik dengan ukuran

karyawan antara sepuluh sampai beberapa ribu. Solusi ini mudah namun

sangat kuat, menyediakan dengan segera dan melengkapi gambaran

operasi bisnis dan aktivitas pelanggan. ([Anonim 1])

2.2.7 System-wide Concept

System-wide concept merupakan konsep, elemen organisasi, master

data, dan transaksi yang merupakan elemen dasar yang didesain dan

19

diutilisasi untuk menggambarkan struktur perusahaan dan proses bisnis

dengan sistem SAP.

Elemen organisasi adalah struktur perusahaan yang dipetakan ke aplikasi

SAP. Berikut adalah elemen organisasi di dalam SAP :

• Client yang merupakan elemen organisasi dengan level tertinggi,

mewakili grup perusahaan.

• Company Code adalah unit legal yang independen secara akuntansi

mewakili elemen organsasi pusat dari akuntansi keuangan, juga mewakili

pajak perusahaan untuk negara.

• Plant merupakan pabrik produk, mendistribusikan produk, atau

menyediakan layanan. Ini merupakan pusat unit organisasi dari produksi.

• Storage Location untuk stok material dalam manajemen inventori yang

dapat dibedakan dengan satu plant disesuaikan dengan Storage Location.

• Sales Organization adalah pusat elemen organisasi dalam manajemen

sales order yang mengontrol cara penjualan ke pelanggan.

• Distribution Channel dapat digunakan untuk mendefinisikan bagaimana

produk yang berbeda menjangkau pemakai, sebagai contoh direct - end

customer

• Organization Unit menggambarkan bermacam - macam unit bisnis yang

ada di perusahaan.

• Position adalah karyawan perorangan yang bertugas di perusahaan.

Master Data dibuat terpusat dan tersedia untuk semua aplikasi dan semua

pemakai yang sah, master data juga mempunyai segi organisasi karena

20

informasi ini adalah diatur dalam gambaran yang ditempatkan ke elemen

organisasi. Transaksi adalah program aplikasi yang menjalankan proses bisnis

dalam sistem SAP. Contohnya, membuat sales order, mengubah master

pelanggan, atau menampilkan list laporan sales order. ([Anonim 1])

2.2.8 Change Management Landscape

Standar software SAP perlu disesuaikan untuk dapat memenuhi

kebutuhan spesifik perusahaan. Upgrades atau perubahan tersebut

membutuhkan kustomisasi di dalam sistem produksi.

Untuk menjamin konsistensi sistem, SAP merekomendasikan three-system

landscape, yang terdiri dari :

• Pengembangan customer-spesific programs begitu pula dengan

kustomisasi yang dibutuhkan. Tahap ini dinamakan development system

(DEV).

• Pengembangan dan perubahan akan dilanjutkan ke quality assurance

system (QAS) untuk dilakukan pengecekan pengaruh dari perubahan

terhadap produksi. Object yang telah diuji dan disetujui akan dibawa ke

test system, copy dari production system. Dan tahap yang terakhir adalah

production system (PROD). ([Anonim 1])

21

2.2.9 Sales and Disribution

Menurut Anderson (2011:98) module sales and distribution

mempersenjatai perusahaan dengan instrumen yang penting untuk

melakukan kegiatan penjualan dan mengatur proses penjualan pada

perusahaan. Modul SD menyediakan informasi yang lengkap yang

berhubungan dengan penjualan, trend pasar, dan kapabilitis dari perusahaan.

Pengguna dari modul SD dapat mengakses data produk, strategi marketing,

panggilan penjualan, harga, dan petunjuk penjualan kapan saja yang dapat

digunakan untuk memfasilitasi kegiatan penjualan dan pemasaran dari

produk yang dimiliki oleh perusahaan. Informasi yang terdapat dalam modul

SD ini bersifat online dan up to date yang dapat digunakan untuk melayani

pelanggan yang sudah ada dan untuk mencari pelanggan baru yang potensial.

Dalam modul SD ini juga terdapat berbagai jenis kontrak yang dapat

digunakan untuk berbagai macam kebutuhan bisnis. Perjanjian yang meliputi

harga, tanggal pengiriman, dan banyaknya jumlah pengiriman terdapat dalam

modul ini.

SAP menyediakan pengetahuan yang unggul dalam proses back office

yang terdiri dari inquiries, quotation, order generation, contract, dan billing

cycle management. Selain itu juga memberikan keuntungan bisnis dari

peninjauan yang lengkap dari siklus pelanggan yang terdiri dari order status,

billing, payment, dan credit management. Sebagai fitur tambahan, SAP juga

dapat mendukung kegiatan penjualan secara online melalui internet dan

penjualan melalui perangkat mobile serta mendukung fungsi dari call center.

22

Proses pembuatan sales order ini emndeskripsikan proses penjualan

secara komplit dimulai dari aktivitas pre-sales, pembuatan sales order,

kemudian dilanjutkan dengan pemenuhan dari sales order, dan yang terakhir

diakhiri dengan pembuatan invoice dari sales order yang telah dibuat yang

kemudian berhubungan dengan dokumen financial accounting.

Dasar siklus dari sales order processing untuk servis atau material terdiri

dari beberapa tahapan berikut :

• Pre-Sales Activities

Pada pre-sales activities, inquiries atau quotations dapat dimasukkan

kedalam sistem. Dokumen - dokumen ini digunakan sebagai referensi

dalam pembuatan sales order.

• Sales Order Creation and Availability Check

Sales order dapat mengadopsi informasi dari dokument pre-sales

(quotation atau inquiry). Sales scheduling agreements atau sales contract

dapat juga dibuat dengan referensi dari sales order. Pada saat pembuatan

dari sales order, ketersediaan dari material dapat di cek untuk

mengkonfirmasikan waktu pengiriman barang yang diminta oleh

pelanggan.

• Delivery and Goods Issue

Outbound delivery merupakan dasar dari suatu proses ketika barang

secara fisik dipindahkan dengan baik untuk melakukan posting good

issue. Picking (pengambilan) dapat dipenuhi dengan penggunaan

23

warehouse management system dan transportasi dapat direncanakan dan

dikerjakan.

• Billing

Sebagai langkah terakhir dari proses penjualan, faktur diterbitkan dan

juga harus dimasukkan kedalam accounting. ([ Anonim 1])

Gambar 2.5 Cycle of Sales and Distribution

Sumber: ([ Anonim 3])

2.2.10 Sales and Distribution Structures

Struktur organisasi dalam modul sales and distribution terdiri dari :

• Company Code

Company Code adalah unit legal yang independen secara akuntansi

mewakili elemen organsasi pusat dari akuntansi keuangan, juga mewakili

pajak perusahaan untuk negara. Pada level ini dapat membuat balance

sheet serta profit and loss statement.

24

• Sales Area

Sales Area terbagi menjadi 3 yaitu Sales Organization, Distribution

Channel, dan Division.

• Pada sales organization secara unik di assign ke company code. Lebih

dari satu sales organization dapat di assign ke company code. Pada

statistik penjualan, sales organization merupakan tingkat yang tertinggi

dimana semua dokumen penjulan di assign pada sales organization.

• Distribution Channel menjelaskan bagaimana barang dan jasa

didistribusikan kepada konsumen. Beberapa distribution channel dapat di

assign kepada sales organization. Untuk menggunakan fungsi sales and

distribution pada sistem, membutuhkan paling sedikit satu distibution

channel.

• Division digunakan untuk mengelompokkan barang dan jasa. Beberapa

divisi dapat di assign ke sales organization. Beberapa distribution

channel dapat di assign kepada sales organization. Untuk menggunakan

fungsi sales and distribution pada sistem, membutuhkan paling sedikit

satu divisi.

Jadi dapat disimpulkan bahwa sales area merupakan kombinasi dari

sales organization, distribution channel, dan division. Hal ini menerangkan

distribution channel yang digunakan oleh sales organization untuk menjual

produk dari divisi yang ada. Setiap dokumen sales and distribution hanya

dapat diassign ke satu sales area. Assignment ini tidk dapat diganti. Sales

25

area hanya bisa dimiliki oleh satu company code. Hubungan ini dibuta

dengan cara men-assign sales organization.

Gambar 2.6 Sales Area of Sales and Distribution

Sumber: ([ Anonim 3])

• Shipping

Pada fungsi shipping terdapat plant dan storage location. Plant

merupakan tempat dimana barang disimpan dan dapat merepresentasikan

fasilitas produksi. Plant dan storage location merupakan unit organisasi

yang dapat digunakan oleh area logistik pada sistem. Pada modul sales

and distribution, plant memiliki fungsi berikut :

a. Untuk menggunakan fungsi sales and distribution pada sistem,

membutuhkan paling sedikit satu plant.

b. Setiap plant secara unik di-assign ke company code

c. Assignment antara sales organization dan plants tidak perlu unik

d. Plant diperlukan untuk menentukan shipping point.

Shipping point merupakan unit organisasi tertinggi yang

mengatur aktivitas pengirimian. Setiap outbound delivery diproses oleh

satu shipping point. Assignment dari shipping point dilakukan pada plant

26

level. Lebih dari satu shipping point dapat di-assign kepada plant. Lebih

dari satu plant dapat juga di-assign kepada shipping point, meskipun ini

hanya direkomendasikan untuk plant yang jaraknya saling berdekatan

satu sama lain. ([ Anonim 3])

Gambar 2.7 Sales and Distribution Strucutures

Sumber: ([ Anonim 3])

2.2.11 Financial Accounting

2.2.11.1 Business Area

Business Area adalah segmen usaha, cabang dimana kelompok

perusahaan beroperasi. Business Area menyediakan tingkat evaluasi

tambahan pelaporan segmen. Selain itu, business area secara general

adalah company code yang mandiri.

Business Area digunakan untuk kepentingan internal, seperti

untuk membuat neraca, laporan laba/rugi, atau bisa juga untuk memenuhi

permintaan laporan dari external segment. ([ Anonim 2])

27

Gambar 2.8 Contoh Business Areas

Sumber: ([ Anonim 2])

2.2.11.2 Accounting Foundation

Pada SAP R/3 Sistem Akuntansi terdiri dari beberapa komponen:

1. Financial Accounting(FI) termasuk:

a. G/L Accounting

b. Hutang dan piutang

c. Aset

2. Corporate Finance Management(CFM) termasuk:

a. Manajemen keuangan perusahaan (perencanaan, analisis, pendukung

keputusan, transaksi keuangan, pembayaran, kemampuan resiko dalam

banyak lingkungan perusahaan)

b. Treasury Management ( kas, stok, obligasi)

3. Profitability and Sales Accounting termasuk:

a. Analisis Keuntungan

4. Product Cost Controlling termasuk:

28

a. Perencanaan Biaya Produk

b. Cost Obejct Controlling

5. Overhead Cost Controlling termasuk:

a. Cost Centers

b. Internal Orders

c. Kegiatan berdasarkan pembiayaan ([ Anonim 2])

2.2.11.3 Cost Centers

Cost Center adalah unit organisasi di dalam controlling area yang

menggambarkan lokasi dimana timbulnya biaya. Untuk membuat divisi

organisasi berdasarkan beberapa aspek, yaitu persyaratan fungsional,

alokasi kriteria, lokasi fisik , atau tanggung jawab untuk bermacam

biaya.Semua cost center harus ada pada standard hierarki. ([ Anonim 2])

2.2.11.4 Profit Center

Profit Center adalah unit organisasi dalam akuntasi yang

menggambarkan struktur management-oriented dari organisasi, yang

bertujuan untuk internal control.Untuk memastikan data dalam Profit

Center Accounting tetap konsisten, maka masing-masing profit center

harus dimasukkan pada Standard Hierarchy.([Anonim 2])

29

2.2.11.5 Fund Centers

Fund Center adalah unit organisasi dalam FM Area dimana

menggambarkan struktur organisasi (area tanggung jawab, departemen,

proyek) dalam bentuk hierarki. Budget biasanya akan dimasukkan dalam

fund center. Anggaran yang ada pada fund center dengan nilai komitmen

dan aktual.

Fund Center master record memiliki informasi penting, yaitu:

1. Nama dan deskripsi dari fund center

2. Superior fund center

3. Fund center manager

4. Dana ([ http 1])

2.2.11.6 Controlling Area

Controlling Area merupakan element organisasi yang paling penting di

dalam Controlling Application. Controlling Area digunakan untuk

kepentingan internal akuntansi. Controlling Area mengidentifikasikan

struktur organisasi yang mandiri dimana menggambarkan biaya dan

pendapatan yang dapat diatur dan dialokasikan. ([ Anonim 2])

30

Gambar 2.9 Controlling Area

Sumber: ([ Anonim 2])

2.2.11.7 Cost Element

Cost Element mengklasifikasikan pemakaian faktor produksi suatu

organisasi yang telah dinilai di dalam suatu controlling area. Cost element

merujuk pada item yang berhubungan dengan biaya dalam chart of account.

([ Anonim 2])

31

2.2.12 Material Management

Gambar 2.10 Procurement of cycle

Sumber: ([ Anonim 4])

1. Determination of requirements

Departemen dari user yang bertanggung jawab dapat memberikan

permintaan material ke bagian pembelian secara manual melalui sebuah

permintaan pembelian (Purchase Requistion). Jika prosedur MRP untuk

sebuah material di material master telah diatur, sistem SAP R/3 akan

secara otomatis menghasilkan sebuah permintaan pembelian (PR ).

2. Determination of source of supply

Bagian pembelian dapat menggunakan determination of source of

supply untuk membuat permintaan penawaran harga (Requests for

Quotations) dan kemudian memasukkan penawaran harga (Quotations).

RFQ dapat dibuat berdasarkan referensi purchase orders (PO), contracts

dan conditions yang telah ada di dalam sistem.

32

3. Vendor Selection

Sistem akan menyederhanakan seleksi vendor dengan membuat

perbandingan harga diantara semua quotation yang ada. Sistem juga akan

mengirim surat penolakan secara otomatis

4. Purchase Order Handling

PO dapat dibuat secara manual atau secara otomatis oleh sistem.

Ketika membuat PO, data dapat diambil dari dokumen lain, sepeti PR

atau quotation untuk mengurangi jumlah entry yang diperlukan. Terdapat

juga pilihan menggunakan outline agreements.

5. Purchase Order Monitoring

Status PO dapat dimonitor dalam sistem. Perusahaan juga dapat

menentukan, sebagai contoh, apakah sebuah pengiriman disertakan

dengan faktur / invoice atas PO yang telah dikirim. Perusahaan juga dapat

mengingatkan vendor atas pengiriman yang terlambat.

6. Goods Receipt

Goods Receipt dapat dilakukan berdasarkan referensi dari PO

yang bersangkutan. Oleh sebab itu, jumlah entry yang diperlukan dapat

dikurangi dan dapat dilakukan pemeriksa apakah material dan jumlah

material yang dikirim sesuai dengan PO. Sistem akan mengupdate PO

history dari PO.

33

7. Invoice Verification

Invoice dapat dibuat berdasarkan referensidari PO atau surat jalan

sehingga kalkulasi dari invoice tersebut lebih akurat. Ketersediaan data

PO dan goods receipt membantu dalam perbedaan jumlah dan harga.

8. Payment Processing

Pembayaran ke vendor dilakukan oleh financial accounting.([Anonim 4])

2.2.13 Testing

Menurut Myers (2004:11) mengatakan bahwa testing adalah proses yang

menjalankan suatu program untuk menemukan kesalahan.

2.2.14 User Acceptance Testing

Menurut Fajardo (2007:120) User Acceptance Testing memungkinan

pengguna akhir dari sistem secara mandiri mengeksekusi kasus pengujian dari

perspektif bagaimana pengguna akhir tersebut berencana untuk melaksanakan

tugasnya di lingkungan production. Yang melakukan proses user acceptance

testing hanyalah pengguna akhir.

Anggota tim konfigurasi dan pengujian mengatasi masalah yang

diidentifikasi saat user acceptance testing tersebut. Tim pengujian dan

anggota team change management membantu melatih pengguna akhir dan

mempersiapkan mereka untuk user acceptance test.

34

2.2.15 Teknik Pengumpulan Data

2.2.15.1 Interview (Wawancara)

Menurut Sugiyono (2007:129) “wawancara digunakan sebagai teknik

pengumpulan data apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk

menemukan permasalahan yang harus diteliti dan juga apabila peneliti ingin

mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah

respondennya sedikit”. Wawancara terdiri dari dua macam yaitu :

• Wawancara terstruktur

Digunakan sebagai teknik pengumpulan data bila peneliti atau

pengumpul data telah mengetahui dengan pasti tentang informasi

yang akan diperoleh. Oleh karena itu dalam melakukan wawancara

pengumpul data telah menyiapkan instrumen penelitian berupa

pertanyaan-pertanyaan tertulis yang alternatif jawabannya pun telah

disiapkan

• Wawancara tidak terstruktur

Adalah wawancara yang bebas di mana peneliti tidak

menggunakan pedoman wawancara yang telah tersusun secara

sistematis dan lengkap untuk pengumpulan datanya. Pedoman

wawancara yang digunakan hanya berupa garis-garis besar

permasalahan yang akan ditanyakan.

35

2.2.15.2 Observasi

Menurut Sugiyono (2008:203), observasi sebagai teknik pengumpulan

data mempunyai ciri yang spesifik bila dibandingkan dengan teknik lain,

yaitu wawancara dan kuesioner. Kalau wawancara dan kuesioner secara

berkomunikasi dengan orang maka observasi tidak terbatas pada orang tetapi

juga obyek-obyek alam yang lain.

2.2.15.3 Internship

Menurut Hamadeh et al (2004:1) Internship adalah suatu metode ujicoba

di perusahaan dan merupakan salah satu cara terbaik untuk mencoba bidang

karir profesional atau mencoba suasana kerja pada suatu perusahaan.

Internship dapat berlangsung selama dua minggu sampai satu tahun penuh,

meskipun kebanyakan hanya berlangsung selama tiga bulan atau lebih.

Biasanya durasi kerja pada kegiatan internship adalah full time, tetapi tidak

tertutup kemungkinan ada yang berdurasi sebagai part time.

2.2.15.4 Kerangka Pikir

Berikut ini merupakan sebuah bagan yang dapat digunakan untuk

membantu dan menggambarkan kerangka pemikiran dalam penyusunan

skripsi ini:

36

Gambar 2.11 Kerangka Pikir

Melakukan Identifikasi Masalah

Menentukan Topik dan Berdiskusi dengan Perusahaan

Melakukan Studi Pustaka

Menganalisa Serta Mengecek Setting Client 120 & 140

Melakukan Testing berdasarkan requirement

dari BPA Staff

User Acceptance Testing(UAT)

Pengumpulan Data:

Observasi Internship

Memberikan Laporan Hasil Pengecekan, Perbaikan, dan Testing

Memperbaiki Setting Client 120 & 140

37

1. Langkah pertama yang dilakukan adalah mencari dan menentukan topik

berdasarkan pilihan yang telah diberikan oleh jurusan. Setelah itu melakukan

diskusi dengan pihak perusahaan untuk memastikan topik yang akan dipilih

sebagai penuntun penulisan skripsi.

2. Setelah menentukan topik berdasarkan diskusi dengan perusahaan, maka dapat

dilakukan identifikasi masalah berdasarkan hasil wawancara dengan pihak

perusahaan untuk mengetahui masalah yang mereka alami.

3. Setelah mendapatkan topik dan mengidentifikasikan masalah, maka dilakukan

studi pustaka. Untuk lebih memahami topik dan memastikan bahwa topik ini

belum pernah ditulis oleh orang lain.

4. Langkah selanjutnya adalah melakukan pengumpulan data dengan melakukan

kegiatan :

a. Observasi

Mengamati proses bisnis perbaikan setting cabang baru yang dilakukan

oleh BPA staff pada PT Astra International

b. Intership

Melakukan kegiatan internship pada perusahaan untuk lebih memahami

proses bisnis dan masalah yang terjadi secara lebih detail dan langsung.

5. Langkah selanjutnya adalah melakukan analisa dan pengecekan berdasarkan

dokumentasi setting client yang diberikan oleh BPA staff

6. Setelah proses pengecekan, maka akan dilakukan perbaikan setting pada client

120 dan 140 yang bermasalah sehingga setting menjadi konsisten

38

7. Setelah proses perbaikan setting selesai dilakukan, BPA staff juga akan

memberikan perintah dan arahan untuk melakukan testing transaksi. Testing

akan dilakukan dengan menggunakan metode UAT(User Acceptance Testing).

8. Setelah melakukan pengecekan dan perbaikan maka sistem SAP PT.Astra

International Tbk telah konsisten.

9. Selain itu setelah dilakukan testing transaksi sesuai dengan requirements dari

BPA Staff, maka dapat dipastikan bahwa transaksi SAP PT.Astra International

masih berjalan dengan baik dan benar.

10. Proses terakhir yang dilakukan adalah pembuatan laporan dari hasil pengecekan,

perbaikan, dan testing transaksi yang dilakukan kepada BPA staff PT Astra

International.