final panduan teknis mobile application...untuk memanfaatkan fitur pengecekan status permohonan dan...
TRANSCRIPT
SIMPEL MOBILEBiro Kerja Sama Teknik Luar NegeriKementerian Sekretariat Negara
Panduan Teknis
KATA PENGANTAR
Dalam rangka peningkatan kualitas layanan administrasi perizinan Perjalanan Dinas
Luar Negeri (PDLN), Kementerian Sekretariat Negara telah menerapkan penanganan
administrasi perjalanan dinas luar negeri secara online sejak tanggal 3 Januari 2017 melalui
Sistem Informasi Perjalan Dinas Luar Negeri (SIMPEL). Selanjutnya pada tanggal 24 April
2018, Menteri Sekretaris Negara meluncurkan secara resmi aplikasi SIMPEL. Pada
kesempatan tersebut diperkenalkan pengembangan dari aplikasi SIMPEL (SIMPEL versi
2.0) dan layanan SIMPEL Mobile yang bisa diunduh melalui Google Play Store
(Android). Aplikasi SIMPEL Mobile dikembangkan terus bersama dengan peningkatan
SIMPEL ke tahap lanjutan (SIMPEL Next Generation).
Aplikasi SIMPEL Mobile memberikan akses lebih luas kepada stakeholder terhadap
layanan izin PDLN, sehingga pengguna layanan PDLN dapat memonitor dan mengunduh
secara mandiri Surat Persetujuan PDLN yang diterbitkan oleh Kementerian Sekretariat
Negara melalui smartphone masing-masing. Fasilitas ini juga menyertakan kewajiban
pengguna layanan PDLN untuk melakukan pelaporan perjalanan dinas luar negerinya
melalui aplikasi SIMPEL Mobile dengan lebih mudah.
Untuk memudahkan pengguna layanan PDLN dalam memanfaatkan aplikasi
SIMPEL Mobile ini, maka disusunlah Panduan Teknis Penggunaan Mobile Application
Sistem Informasi Perjalanan Dinas Luar Negeri (SIMPEL Mobile).
Kami mengucapkan terima kasih kepada segenap pihak yang terlibat dalam
pengembangan aplikasi SIMPEL sampai dengan saat ini. Semoga melalui penerapan
aplikasi SIMPEL ini, kami dapat meningkatkan kualitas layanan perizinan PDLN menuju
terwujudnya pelayanan prima dan akuntabilitas pelayanan publik.
Jakarta, September 2019 Biro Kerja Sama Teknik Luar Negeri Kementerian Sekretariat Negara
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR
1. PENDAHULUAN
1.1 SASARAN PENGGUNA ……………………………………………………………. 1
1.2 GAMBARAN UMUM SISTEM ………………………………………………………….. 1
2. PENDAFTARAN AKUN BAGI PENGGUNA
2.1 TAMPILAN AWAL APLIKASI ……………………………………………………… 2
2.2 FITUR PENCARIAN TANPA LOGIN ……………………………………………… 3
2.3 FITUR DAFTARKAN EMAIL ……………………………………………………….. 5
3. INSTRUKSI PENGGUNAAN BAGI PENGGUNA EKSTERNAL
3.1 PENGGUNAAN BAGI PESERTA PERJALANAN DINAS ……………………… 7
3.1.1 Modul Login (Masuk) ……………………………………………………….. 7
3.1.2 Tampilan Muka ………………………………………………………………. 8
3.1.3 Permohonan dalam Proses …………………………………………………10
3.1.4 Permohonan Disetujui ……………………………………………………….10
3.1.5 Permohonan Dikembalikan …………………………………………………12
3.1.6 Arsip Permohonan ……………………………………………………………12
3.1.7 Laporan Hasil Penugasan ………………………………………………….. 13
3.1.8 Helpdesk ………………………………………………………………………..16
3.2 PENGGUNAAN BAGI FOCAL POINT
3.2.1 Modul Login (Masuk) ……………………………………………………….. 16
3.2.2 Tampilan Muka ………………………………………………………………. 17
3.2.3 Permohonan Dalam Proses …………………………………………………19
3.2.4 Permohonan Disetujui ………………………………………………………. 19
3.2.5 Permohonan Dikembalikan ………………………………………………….21
3.2.6 Arsip Permohonan ……………………………………………………………21
3.2.7 Laporan Hasil Penugasan …………………………………………………..22
3.2.8 Helpdesk ……………………………………………………………………….25
4. INSTRUKSI BAGI PENGGUNA INTERNAL
4.1. Modul Login (Masuk)…………………………………………………………………25
4.2. Tampilan Muka ……………………………………………………………………… 26
4.3. Kotak Masuk ………………………………………………………………………….27
4.4. Permohonan dalam Proses ……………………………………………………….29
4.5. Permohonan Disetujui ……………………………………………………………. 29
4.6. Permohonan Dikembalikan ………………………………………………………. 31
4.7. Arsip Permohonan ………………………………………………………………… 32
4.8. Laporan Hasil Penugasan ………………………………………………………. 32
4.9. Helpdesk ……………………………………………………………………………. 35
1
1. PENDAHULUAN
1.1 SASARAN PENGGUNA
Penerima manfaat dari aplikasi SIMPEL Mobile adalah pihak internal dan eksternal
Kementerian Sekretariat Negara, meliputi seluruh Kementerian/Lembaga
Pemerintah RI, termasuk Pemerintah Daerah dan Lembaga Pendidikan. Dalam
dokumen Panduan Teknis ini, akan diuraikan tata cara penggunaan aplikasi
SIMPEL Mobile bagi peserta perjalanan dinas luar negeri, instansi yang
mengajukan permohonan perjalanan dinas luar negeri dan Kementerian
Sekretariat Negara Republik Indonesia.
1.2 GAMBARAN UMUM SISTEM
Aplikasi SIMPEL Mobile adalah aplikasi yang dapat digunakan oleh:
1. Pengguna eksternal merupakan pengguna diluar manajemen proses Sistem
Informasi Perjalanan Dinas Luar Negeri Kementerian Sekretariat Negara
Republik Indonesia (SIMPEL) yang meliputi peserta perjalanan dinas luar
negeri, Unit Focal Point, serta unit pemohon. Pengguna eksternal ini dapat
memantau status pengajuan perjalanan dinas luar negeri miliknya yang sedang
diajukan, sudah disetujui atau dikembalikan. Selain itu, melalui aplikasi ini,
peserta perjalanan dinas LN dapat melakukan pelaporan hasil perjalanan
dinas, baik laporan substansi maupun laporan keuangan.
2. Pengguna internal merupakan pengguna yang terlibat langsung pada
manajemen proses Sistem Informasi Perjalanan Dinas Luar Negeri
Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia (SIMPEL) meliputi Analis
PDLN, Kepala Sub Bagian PDLN, Kepala Bagian PDLN, serta Kepala Biro
KTLN. Pengguna internal dapat memantau status pengajuan perjalanan dinas
luar negeri milik seluruh peserta di unitnya yang sedang diajukan, sudah
disetujui atau dikembalikan. Selain itu, melalui aplikasi ini, dapat memantau
pelaporan hasil perjalanan dinas, baik laporan substansi maupun laporan
keuangan.
2
Secara umum pengguna layanan eksternal dapat mengakses SIMPEL Mobile dengan
menggunakan fitur pencarian tanpa login atau dapat menikmati fasilitas pengecekan
status permohonan, pengunduhan dokumen permohonan yang telah disetujui dan
pelaporan perjalanan dinas luar negerinya dengan sebelumnya melakukan
pendaftaran email untuk mendapatkan kode akses yang memungkinkan pengguna
layanan untuk masuk lebih jauh ke dalam sistem SIMPEL Mobile.
2. PENDAFTARAN AKUN BAGI PENGGUNA
2.1 TAMPILAN AWAL APLIKASI
Berikut ini merupakan tampilan awal aplikasi Sistem Informasi Perjalanan Dinas Luar
Negeri Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia (SIMPEL) yang dapat
diunduh di Google Play Store.
Gambar 1 Tampilan Awal Aplikasi
3
Pada tampilan awal ini, pengguna layanan atau user dapat menggunakan Fitur
Pencarian tanpa login dengan memasukan kata kunci kategori yang dipilih,
Daftarkan Email dan Masuk seperti gambar di bawah ini.
Gambar 2 Tampilan Awal Aplikasi Lanjutan
2.2 FITUR PENCARIAN TANPA LOGIN
Pencarian tanpa login ini dilakukan dengan memasukan kata kunci dari kategori yang
dipilih diantaranya Nomor Registrasi, Nomor Surat Focal Point, Nomor Surat Unit
Pemohon, Nama Peserta, Nama Kegiatan, Tanggal Pengajuan ataupun Negara/Kota
Tujuan. Isian kategori ini didapatkan sebelumnya dari unit pemohon maupun unit focal
point. Langkah yang dilakukan oleh user atau pengguna layanan, diantaranya :
1. Pilih kategori
2. Masukan kata kunci
3. Pilih Cek Permohonan
4
Gambar 3 Kategori dalam Pencarian Tanpa Login
Jika kata kunci yang dimasukkan ada dalam sistem maka akan menampilkan status
permohonannya.
Gambar 4 Pencarian – Status Permohonan
5
2.3 FITUR DAFTARKAN EMAIL
Fitur daftarkan email ini dilakukan dengan mendaftarkan email user seperti gambar
berikut ini. Setelah itu pilih daftar.
Gambar 5 Daftarkan Email
untuk memanfaatkan fitur pengecekan status permohonan dan pengunduhan Surat
Persetujuan PDLN secara mandiri, maka email yang didaftarkan melalui aplikasi
SIMPEL Mobile harus sesuai dengan data alamat email yang diinput oleh Operator
atau PIC pada K/L yang telah ditunjuk sebelumnya pada saat mengajuan
permohonan izin PDLN.
Setelah itu, user atau pengguna layanan akan mendapat Kode OTP via email yang
sudah didaftarkan sebelumnya untuk aktivasi akun.
6
Gambar 6 Daftarkan Email – Kode OTP
Setelah mendapatkan Kode OTP yang dikirim via email, user bisa memasukan
Kode OTP tersebut pada form aktivasi akun dan pilih verifikasi seperti pada gambar
dibawah ini. Apabila user belum mendapatkan Kode OTP maka user bisa memilih
Kirim Ulang Kode OTP.
Gambar 7 Daftarkan Email – Masukan Kode OTP
Setelah memverifikasi Kode OTP dengan tepat maka user akan diminta untuk
mengatur password akun. Password ini harus terdiri dari minimal 8 karakter
alfanumerik yang terdiri dari minimal 1 angka dan 1 huruf besar (huruf kapital). User
diminta mengulang password untuk verifikasi setelah itu pilih Simpan.
7
Gambar 8 Daftarkan Email – Atur Password
User yang sudah terdaftar melalui SIMPEL Mobile juga dapat melakukan login di
SIMPEL Web, menggunakan akun yang sebelumnya sudah didaftarkan. User bisa
memonitor permohonannya dan menyampaikan laporan perjalanan dinas luar
negerinya melalui SIMPEL Web
3. INSTRUKSI PENGGUNAAN BAGI PENGGUNA EKSTERNAL
3.1 PENGGUNAAN BAGI PESERTA PERJALANAN DINAS
3.1.1 Modul Login (Masuk)
User bisa masuk dengan username berupa email yang sudah didaftarkan
dan password yang sudah diatur juga sebelumnnya sesuai keinginan
user. Jika pengguna salah memasukkan password sebanyak tiga kali
berturut-turut, maka pengguna dapat login melalui perangkat mobile yang
lain atau menunggu selama 24 jam untuk dapat login melalui perangkat
mobile yang sama.
Gambar 9 Modul Login (Masuk)
8
3.1.2 Tampilan Muka
Berikut ini merupakan modul menu SIMPEL pada peserta perjalanan dinas,
di dalamnya terdapat dashboard yang terdiri dari fitur Draft, Dalam Proses,
Dikembalikan, Disetujui dan Arsip.
Gambar 10 Dashboard Gambar 11 Modul Pemberitahuan Gambar 12 Pencarian Gambar 13 Helpdesk
9
Modul pemberitahuan pada Gambar 11 di atas memuat daftar notifikasi
permohonan PDLN yang telah disampaikan. Data akan diperbaharui secara
real time sesuai posisi/status penanganan. Terdapat penanda berupa
perubahan warna notifikasi sesuai kelompok pengguna, warna pembeda
khusus untuk level Menteri serta posisi antrian permohonan. Sedangkan
pada Menu pencarian ini sama prosesnya seperti Fitur pencarian tanpa login,
hanya yang membedakan ini dilakukan saat user sudah melakukan login.
Pada sisi kiri atas, terdapat menu bar yang apabila diklik akan memunculkan
menu- menu sebagai berikut :
Gambar 14 Bilah Menu
Dalam penjelasan berikutnya akan digambarkan apa saja yang ada dalam
Bilah Menu yang meliputi : Permohonan dalam Proses, Permohonan
Disetujui, Permohonan Dikembalikan, Arsip Permohonan, Laporan
Hasil Penugasan dan Helpdesk.
10
3.1.3 Permohonan dalam Proses
Modul ini berisi permohonan dengan status Dalam Proses Kemensetneg
disertai detail permohonannya. Untuk melihat detail permohonan tersebut,
pengguna layanan atau user bisa melakukan klik pada bilah permohonan
dalam proses yang memuat informasi nomor registrasi, status dan tanggal
update seperti pada gambar di bawah ini :
Gambar 15 Permohonan Dalam Proses Gambar 16 Detail Data
3.1.4 Permohonan Disetujui
Modul ini berisi permohonan dengan status disetujui disertai detail
permohonannya. Cara mengetahui detail permohonan sama seperti
Permohonan Dalam Proses. Yang membedakan adalah adanya fitur
Unduh Surat Persetujuan dan Laporan Hasil Penugasan sebagaimana
bisa dilihat pada gambar di bawah ini
11
Gambar 17. Permohonan Disetujui Gambar 18. Permohonan Disetujui -Detail Gambar 19. Permohonan Disetujui – Detail Lanjutan
12
Jika pengguna memilih unduh surat persetujuan, maka secara otomatis
file surat persetujuan dalam format PDF akan diunduh ke dalam perangkat
pengguna layanan.
Saat perjalanan dinas luar negeri telah diklaksanakan, peserta perjalanan
dinas luar negeri wajib melaporkan hasil perjalanan dinas luar negerinya.
fitur Laporan Hasil Penugasan dapat digunakan untuk melaporkan hasil
perjalanan dinas luar negerinya,
3.1.5 Permohonan Dikembalikan
Modul ini berisi permohonan yang statusnya dikembalikan seperti dapat
dilihat pada gambar berikut ini:
Gambar 20. Permohonan Dikembalikan Gambar 21. Detail
3.1.6 Arsip Permohonan
Modul ini berisi permohonan yang diarsipkan. Permohonan diarsipkan
karena dokumen permohonan sudah selesai atau tidak dilanjutkan lagi
pemrosesannya dalam jangka waktu tertentu.
13
22. Permohonan diarsipkan 23. Permohonan diarsipkan -detail
3.1.7 Laporan Hasil Penugasan
Fitur ini digunakan untuk menyampaikan laporan hasil Penugasan, berupa
laporan substansi, laporan realisasi keuangan, dan unggah dokumen
laporan hasil penugasan. Sebagaimana disebutkan sebelumnya bahwa,
peserta perjalanan dinas yang telah melakukan perjalanan dinas luar negeri
wajib untuk melaporkan perjalanan dinas luar negerinya. Sebuah
perjalanan dinas luar negeri dapat dilakukan oleh satu orang peserta atau
oleh beberapa peserta yang tergabung dalam satu kelompok. Laporan
Hasil Penugasan cukup diisi oleh salah satu peserta dalam kelompok
tersebut.
Pengisian Laporan substansi terdiri dari Materi Kegiatan, Tindak Lanjut,
Dampak atau rekomendasi, dan laporan biaya total. Pada Gambar 25,
terdapat contoh pengisian laporan realisasi biaya detail per peserta yang
terdiri dari Estimasi biaya peserta dan Realisasi Biaya APBN/D. Pada
Gambar 26, terdapat contoh Upload Dokumen Laporan dengan format
PDF.
14
Gambar 24. Laporan Hasil Penugasan Gambar 25. View Realisasi Biaya Gambar 26. Upload file PDF
15
Gambar 27. Upload file PDF lanjutan Gambar 28. Preview Biaya Gambar 29. View Upload File Gambar 30. Preview file PDF
16
3.1.8 Helpdesk
Pada modul ini, pengguna layanan akan diarahkan untuk masuk ke link
situs resmi Kementerian Sekretariat Negara
Gambar 31. Menu Helpdesk
3.2 PENGGUNAAN BAGI FOCAL POINT
3.2.1 Modul Login (Masuk)
User bisa masuk dengan username berupa email yang sudah didaftarkan
dan password yang sudah diatur juga sebelumnnya sesuai keinginan user
. Jika pengguna salah memasukkan password sebanyak tiga kali berturut-
turut, maka pengguna dapat login melalui perangkat mobile yang lain atau
menunggu selama 24 jam untuk dapat login melalui perangkat mobile yang
sama.
Gambar 32. Modul Login (Masuk)
17
3.2.2 Tampilan Muka
Berikut ini merupakan modul menu SIMPEL pada peserta perjalanan dinas,
di dalamnya terdapat dashboard yang terdiri dari fitur Draft, Dalam Proses,
Dikembalikan, Disetujui dan Arsip.
Gambar 33. Dashboard Gambar 34. Pemberitahuan Gambar 35. Pencarian Gambar 36. Helpdesk
18
Modul pemberitahuan pada Gambar 34 di atas memuat daftar notifikasi
permohonan PDLN yang telah disampaikan. Data akan diperbaharui secara
real time sesuai posisi/status penanganan. Terdapat penanda berupa
perubahan warna notifikasi sesuai kelompok pengguna, warna pembeda
khusus untuk level Menteri serta posisi antrian permohonan. Sedangkan
pada Menu pencarian ini sama prosesnya seperti Fitur pencarian tanpa login,
hanya yang membedakan ini dilakukan saat user sudah melakukan login.
Pada sisi kiri atas, terdapat menu bar yang apabila diklik akan memunculkan
menu- menu sebagai berikut :
Gambar 37 Bilah Menu
Dalam penjelasan berikutnya akan digambarkan apa saja yang ada dalam
Bilah Menu yang meliputi: Permohonan dalam Proses, Permohonan
Disetujui, Permohonan Dikembalikan, Arsip Permohonan, Laporan
Hasil Penugasan dan Helpdesk.
19
3.2.3 Permohonan Dalam Proses
Modul ini berisi permohonan dengan status Dalam Proses Kemensetneg
disertai detail permohonannya. Untuk melihat detail permohonan tersebut,
pengguna layanan atau user bisa melakukan klik pada bilah permohonan
dalam proses yang memuat informasi nomor registrasi, status dan tanggal
update seperti pada gambar di bawah ini :
Gambar 38. Permohonan dalam Proses Gambar 39. Detail Data
3.2.4 Permohonan Disetujui
Modul ini berisi permohonan dengan status disetujui disertai detail
permohonannya. Cara mengetahui detail permohonan sama seperti
Permohonan Dalam Proses. Yang membedakan adalah adanya fitur
Unduh Surat Persetujuan dan Laporan Hasil Penugasan sebagaimana
bisa dilihat pada gambar di bawah ini
20
Gambar 40. Permohonan Disetujui Gambar 41. Detail Data Gambar 42. Detail Lanjutan
21
Jika pengguna memilih unduh surat persetujuan, maka secara otomatis
file surat persetujuan dalam format PDF akan diunduh ke dalam perangkat
pengguna layanan.
Saat perjalanan dinas luar negeri telah diklaksanakan, peserta perjalanan
dinas luar negeri wajib melaporkan hasil perjalanan dinas luar negerinya.
fitur Laporan Hasil Penugasan dapat digunakan untuk melaporkan hasil
perjalanan dinas luar negerinya,
3.2.5 Permohonan Dikembalikan
Modul ini berisi permohonan yang statusnya dikembalikan seperti dapat
dilihat pada gambar berikut ini:
Gambar 43. Permohonan Dikembalikan Gambar 44. Detail Data
3.2.6 Arsip Permohonan
Modul ini berisi permohonan yang diarsipkan. Permohonan diarsipkan
karena dokumen permohonan sudah selesai atau tidak dilanjutkan lagi
pemrosesannya dalam jangka waktu tertentu.
22
Gambar 45. Arsip Permohonan Gambar 46. Detail Data
3.2.7 Laporan Hasil Penugasan
Fitur ini digunakan untuk menyampaikan laporan hasil Penugasan, berupa
laporan substansi, laporan realisasi keuangan, dan unggah dokumen
laporan hasil penugasan. Sebagaimana disebutkan sebelumnya bahwa,
peserta perjalanan dinas yang telah melakukan perjalanan dinas luar negeri
wajib untuk melaporkan perjalanan dinas luar negerinya. Sebuah
perjalanan dinas luar negeri dapat dilakukan oleh satu orang peserta atau
oleh beberapa peserta yang tergabung dalam satu kelompok. Laporan
Hasil Penugasan cukup diisi oleh salah satu peserta dalam kelompok
tersebut.
Pengisian Laporan substansi terdiri dari Materi Kegiatan, Tindak Lanjut,
Dampak atau rekomendasi, dan laporan biaya total. Pada Gambar 47,
terdapat contoh pengisian laporan realisasi biaya detail per peserta yang
terdiri dari Estimasi biaya peserta dan Realisasi Biaya APBN/D. Pada
Gambar 48, terdapat contoh Upload Dokumen Laporan dengan format
PDF.
23
Gamb Gambar 47. Lporan Hasil Penugasan
Gambar 48. View Realisasi Biaya Gambar 49. Upload File PDF
24
Gambar 50. Upload File PDF Lanjutan Gambar 51. Preview Biaya Gambar 52. View upload file Gambar 53. Preview File PDF
25
3.2.8 Helpdesk
Pada modul ini, pengguna layanan akan diarahkan untuk masuk ke link
situs resmi Kementerian Sekretariat Negara
Gambar 54. Menu Helpdesk
4. INSTRUKSI BAGI PENGGUNA INTERNAL
4.1. Modul Login (Masuk)
User atau pengguna bisa masuk dengan username berupa email yang sudah
didaftarkan dan password yang sudah diatur juga sebelumnnya sesuai keinginan
user atau menggunakan username dan password yang digunakan pada akun
SIMPEL versi web yang sudah terdaftar sebelumnya. Jika pengguna salah
memasukkan password sebanyak tiga kali berturut-turut, maka pengguna dapat
login melalui perangkat mobile yang lain atau menunggu selama 24 jam untuk
dapat login melalui perangkat mobile yang sama.
26
Gambar 55. Modul Login (Masuk)
4.2. Tampilan Muka
Berikut ini merupakan modul menu SIMPEL pada peserta perjalanan dinas, di
dalamnya terdapat dashboard yang terdiri dari fitur Draft, Dalam Proses,
Dikembalikan, Disetujui dan Arsip.
Gambar 56. Dashboard Gambar 57. Modul Pemberitahuan
27
Gambar 58. Pencarian Gambar 59. Menu Helpdesk
Modul pemberitahuan pada Gambar 57 di atas memuat daftar notifikasi
permohonan PDLN yang telah disampaikan kepada Kemensetneg.. Data akan
diperbaharui secara real time sesuai posisi/status penanganan. Terdapat penanda
berupa perubahan warna notifikasi sesuai kelompok pengguna, warna pembeda
khusus untuk level Menteri serta posisi antrian permohonan. Sedangkan pada Menu
pencarian ini sama prosesnya seperti Fitur pencarian tanpa login, hanya yang
membedakan ini dilakukan saat user sudah melakukan login. Secara umum,
SIMPEL Mobile pada level pengguna Internal memiliki fungsi untuk memonitor
semua permohonan PDLN yang diajukan kepada Kemensetneg.
Pada sisi kiri atas, terdapat menu bar yang apabila diklik akan memunculkan menu-
menu sebagai berikut :
28
Gambar 60. Menu Bar
4.3. Kotak Masuk
Modul kotak masuk ini berisi permohonan masuk yang dikirimkan oleh Pemohon.
Gambar 61. Kotak Masuk
29
4.4. Permohonan dalam Proses
Modul ini berisi permohonan dengan status Dalam Proses Kemensetneg disertai
detail permohonannya. Untuk melihat detail permohonan tersebut, pengguna
layanan atau user bisa melakukan klik pada bilah permohonan dalam proses yang
memuat informasi nomor registrasi, status dan tanggal update.Perbedaan warna
pada latar belakang dibawah menunjukan level klaster pada pejabat (Menteri),
warna merah untuk pejabat klaster 1-2, warna biru untuk pejabat klaster 3-4 dan
untuk pejabat klaster 5 menggunakan warna default.
Gambar 62. Permohonan dalam Proses Gambar 63. Detail Data
4.5. Permohonan Disetujui
Berisi permohonan dengan status disetujui disertai detail permohonannya. User
bisa mengklik permohonan jika ingin melihat detailnya. Perbedaan warna pada latar
belakang dibawah menunjukan level klaster pada pejabat (Menteri), warna merah
untuk pejabat klaster 1-2, warna biru untuk pejabat klaster 3-4 dan untuk pejabat
klaster 5 menggunakan warna default.
30
Gambar 64. Permohonan Disetujui Gambar 65. Detail Data Gambar 66. Detail Data Lanjutan
Pada permohonan disetujui ini juga terdapat fitur Unduh Surat Persetujuan dan
Laporan Hasil Penugasan sebagaimana terlihat pada gambar di atas.
31
Jika pengguna memilih unduh surat persetujuan, maka secara otomatis file surat
persetujuan dalam format PDF akan diunduh ke dalam perangkat pengguna
layanan.
Saat perjalanan dinas luar negeri telah dilaksanakan, peserta perjalanan dinas luar
negeri wajib melaporkan hasil perjalanan dinas luar negerinya. fitur Laporan Hasil
Penugasan dapat digunakan untuk melaporkan hasil perjalanan dinas luar
negerinya,
4.6. Permohonan Dikembalikan
Fitur ini berisi permohonan yang dikembalikan seperti pada capture screen dibawah
ini. Perbedaan warna pada background dibawah menunjukan level klaster pada
pejabat (Menteri), warna merah untuk pejabat klaster 1-2, warna biru untuk pejabat
klaster 3-4 dan untuk pejabat klaster 5 menggunakan warna default.
Gambar 67. Permohonan Dikembalikan Gambar 68. Detail Data
32
4.7. Arsip Permohonan
Modul ini digunakan untuk melihat detail permohonan PDLN yang sudah diarsipkan.
Perbedaan warna pada latar belakang dibawah menunjukan level klaster pada
pejabat (Menteri) warna merah untuk pejabat klaster 1-2, warna biru untuk pejabat
klaster 3-4 dan untuk pejabat klaster 5 menggunakan warna default.
Gambar 69. Arsip Permohonan Gambar 70. Detail Data
4.8. Laporan Hasil Penugasan
Fitur ini digunakan untuk memonitor laporan hasil Penugasan, berupa laporan
substansi, laporan realisasi keuangan, dan unggah dokumen laporan hasil
penugasan yang disampaikan kepada Kemensetneg. Sebagaimana disebutkan
sebelumnya bahwa, peserta perjalanan dinas yang telah melakukan perjalanan
dinas luar negeri wajib untuk melaporkan perjalanan dinas luar negerinya. Sebuah
perjalanan dinas luar negeri dapat dilakukan oleh satu orang peserta atau oleh
beberapa peserta yang tergabung dalam satu kelompok. Laporan Hasil Penugasan
cukup diisi oleh salah satu peserta dalam kelompok tersebut.
33
Gambar 71 Laporan Hasil Penugasan
Gambar 72. Realisasi Biaya Gambar 73. Upload file PDF
34
Gambar 74. Upload File PDF lanjutan Gambar 75. View Realisasi Biaya
Gambar 72. Realisasi Biaya Gambar 73. View Upload File PDF
35
4.9. Helpdesk
Pada modul ini, pengguna layanan akan diarahkan untuk masuk ke link situs resmi
Kementerian Sekretariat Negara
Gambar 74. View Upload File PDF