file 11 bab iii analisa sistem berjalan · 4. menjalin kemitraan untuk jangka panjang dengan...

28

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Objek penelitian yang penulis ambil untuk penulisan Tugas Akhir ini

adalah PT. Kita Jaya Pontianak yang bergerak di sektor material bangunan.

Sebelum menguraikan lebih lanjut tentang sistem yang diterapkan, penulis

terlebih dahulu menguraikan tentang sejarah perusahaan, struktur organisasi dan

fungsi.

3.1.1. Sejarah Perusahaan

PT. Kita Jaya Pontianak merupakan perusahaan swasta yang menyediakan

kebutuhan material bangunan yang beralamat di Jl. Panglima Aim No.102 yang

dimiliki dan dipimpin oleh Guswendi. PT. Kita Jaya Pontianak sudah berdiri sejak

tahun 2015 dan tetap bertahan sampai sekarang karena pelayanan yang baik

terhadap konsumen dan material bangunan yang berkualitas sehingga

mendapatkan kepercayaan dari konsumen.

PT. Kita Jaya Pontianak memiliki sumber daya manusia yang mengerti,

komitmen dan sigap dalam mengerjakan tugasnya masing-masing, sayangnya

jumlah karyawan yang berjumlah tujuh (7) orang tidak dapat memenuhi

keseluruhan operasional perusahaan, namun hal tersebut tidak membuat PT. Kita

Jaya Pontianak patah semangat. Visi dan misi yang diterapkan oleh PT. Kita Jaya

Pontianak tetap dipegang teguh dan dijalankan oleh karyawan yang bekerja di

perusahaan tersebut. Adapun visi dan misi dari PT. Kita Jaya Pontianak diuraikan

sebagai berikut.

29

A. Visi

Visi merupakan target yang ditetapkan oleh perusahaan untuk jangka

panjang dan motivasi untuk mencapai tujuan perusahaan di masa yang akan

datang atau masa depan. Adapun visi yang dimiliki oleh PT. Kita Jaya Pontianak

adalah “kualitas terbaik untuk material bangunan dan pelayanan konsumen

yang memuaskan dalam penyediaan bahan material bangunan”.

B. Misi

Misi merupakan target yang ditetapkan untuk dicapai dalam jangka

pendek atau periode tahunan yang di sertai dengan tindakan sesuai dengan apa

yang di rencanakan untuk mencapai suatu tujuan dari visi tersebut. Adapun misi

dari PT. Kita Jaya Pontianak yaitu:

1. Mendapatkan laba yang sesuai dengan kinerja perusahaan.

2. Membuka lapangan pekerjaan baru dan meningkatkan kesejahteraan karyawan.

3. Menyediakan material bangunan dengan kualitas yang terpercaya dan

pelayanan konsumen yang memuaskan.

4. Menjalin kemitraan untuk jangka panjang dengan partner bisnis dengan unsur

kepercayaan, tanggung jawab, dan saling menguntungkan.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur organisasi yang memiliki fungsi masing-masing sebagai landasan

pokok dan suatu kerangka yang dapat membantu dalam mewujudkan suatu pola

yang efisien dan profesionalisme kerja sumber daya manusia serta kerjasama yang

baik dalam perusahaan. Adapun bentuk struktur organisasi yang dimiliki oleh PT.

Kita Jaya Pontianak yaitu:

30

Sumber: Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.1. Struktur Organisasi PT. Kita Jaya Pontianak

Setiap jabatan yang terdapat pada struktur organisasi tersebut memiliki

tugas dan tanggung jawab masing-masing. Adapun tugas dan tanggung jawab

tersebut yaitu:

1. Direktur

a. Bertanggung jawab atas keseluruhan kegiatan, memimpin, dan menjalankan

perusahaan.

b. Mengkoordinasi dan mengawasi semua kegiatan perusahaan, mulai dari

persediaan barang, pembelian, dan penjualan.

c. Bertanggung jawab dalam pembelian material bangunan.

d. Merencanakan dan mengembangkan sumber-sumber pendapatan

perusahaan.

e. Mengangkat dan memberhentikan karyawan.

2. Sales

a. Menentukan kebijakan-kebijakan dalam hal perencanaan, pelaksanaan dan

evaluasi yang berkaitan dengan pemasaran.

b. Pelayanan yang baik dan memuaskan.

31

c. Bertanggung jawab langsung kepada Direktur.

3. Admin

a. Bertanggung jawab dalam administrasi perusahaan.

b. Memberikan pelayanan terbaik kepada konsumen.

c. Bertanggung jawab atas transaksi penjualan perusahaan.

d. Melakukan pendataan atas penjualan material bangunan.

4. Kepala Gudang

a. Bertanggung jawab bahan material bangunan yang ada di gudang

perusahaan.

b. Mengolah bahan material yang masuk dan keluar.

c. Koordinasi yang baik dengan karyawan yang ada di gudang.

5. Operasional Gudang

a. Melaksanakan tugas dan perintah dari Kepala Gudang.

b. Membantu Kepala Gudang dalam mengelola persediaan material

bangunan.

6. Driver

Mengantar material bangunan sampai ke tangan konsumen.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Sistem yang diterapkan oleh PT. Kita Jaya Pontianak memiliki alur atau

prosedur yang akan diuraikan ke dalam prosedur sistem berjalan. Adapun

prosedur sistem berjalan yang diterapkan oleh PT. Kita Jaya Pontianak untuk

sistem penjualan dan pembelian material bangunan terbagi menjadi beberapa

tahapan/prosedur. Adapun tahapan/prosedur tersebut akan diuraikan sebagai

berikut.

32

1. Pembelian

Direktur melakukan pembelian kepada Distributor dan mendapatkan kwitansi

pembelian (KPB) dan data pembelian (DPB), kemudian Direktur

menyerahkan kepada Admin. Admin melakukan input data pembelian (DPB)

dan melakukan penambahan data barang (DB) ke dalam arsip masing-masing.

2. Retur Pembelian

Barang yang tidak sesuai pesanan akan dikembalikan. Admin akan mengolah

kwitansi retur pembelian (KRPB) ke dalam arsip KRPB.

3. Penjualan

Konsumen mendatangi tempat usaha dan menemui Sales untuk mendapatkan

informasi material bangunan berupa list harga barang (LHB). Konsumen

memberikan informasi material bangunan apa saja yang ingin di beli

(permintaan barang (PRB)) kepada Sales. Sales menyerahkan permintaan

barang (PRB) kepada Admin. Konsumen melunasi sejumlah transaksi tersebut

kemudian Admin membuat dan menyerahkan kwitansi penjualan (KPJ)

kepada Konsumen serta disimpan dalam arsip data penjualan (DPJ) dan

mengurangi jumlah data barang yang berada pada arsip data barang (arsip

DB). Setelah dilunasi, Kepala Gudang dengan bantuan dari Operasional

Gudang menyiapkan material bangunan yang terjual untuk dimuat dalam truk,

kemudian Driver mengantar material bangunan sampai ke tujuan.

4. Retur Penjualan

Konsumen melakukan proses retur penjualan dengan menyerahkan kwitansi

penjualan (KPJ) sebelumnya. Admin memenuhi proses retur penjualan

33

tersebut dengan membuat kwitansi retur penjualan (KRPJ) untuk diserahkan

kepada Konsumen dan diarsipkan ke dalam arsip KRPJ.

5. Laporan

Berdasarkan arsip pembelian (arsip DPB), arsip retur pembelian (arsip

KRPB), penjualan (arsip DPJ), arsip retur penjualan (arsip KRPJ) dan data

barang (arsip DB), Admin membuat laporan pembelian (LPB), laporan

penjualan (LPJ) dan laporan persediaan material bangunan (LPMB) untuk

diserahkan kepada Direktur.

3.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan

Sistem yang saat ini sedang berjalan kemudian digambarkan ke dalam

bentuk diagram alir data (DAD) sistem berjalan seperti gambar berikut.

Keterangan: KPB = Kwitansi Pembelian DPB = Data Pembelian DB = Data Barang KRPB = Kwitansi Retur Pembelian LHB = List Harga Barang PRB = Permintaan Barang KPJ = Kwitansi Penjualan

DPJ = Data Penjualan KRPJ = Kwitansi Retur Penjualan LPB = Laporan Pembelian LPJ = Laporan Penjualan LPMB = Laporan Persediaan Material

Bangunan

Sumber: Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.2. Diagram konteks Sistem Berjalan

34

Keterangan: KPB = Kwitansi Pembelian DPB = Data Pembelian DB = Data Barang KRPB = Kwitansi Retur Pembelian LHB = List Harga Barang PRB = Permintaan Barang KPJ = Kwitansi Penjualan DPJ = Data Penjualan KRPJ = Kwitansi Retur Penjualan LPB = Laporan Pembelian LPJ = Laporan Penjualan LPMB = Laporan Persediaan Material Bangunan Sumber: Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.3. Diagram Nol Sistem Berjalan

35

Keterangan: KPB = Kwitansi Pembelian DPB = Data Pembelian DB = Data Barang Sumber: Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.4. Diagram Detail Proses 1.0

Keterangan: KPB = Kwitansi Pembelian LHB = List Harga Barang PRB = Permintaan Barang KPJ = Kwitansi Penjualan DPJ = Data Penjualan Sumber: Hasil Penelitian (2017)


36

Keterangan: KPJ = Kwitansi Penjualan KRPJ = Kwitansi Retur Penjualan Sumber: Hasil Penelitian (2017)


Keterangan: DPB = Data Pembelian DB = Data Barang KRPB = Kwitansi Retur Pembelian DPJ = Data Penjualan KRPJ = Kwitansi Retur Penjualan LPB = Laporan Pembelian LPJ = Laporan Penjualan LPMB = Laporan Persediaan Material Bangunan Sumber: Hasil Penelitian (2017)


37

3.4. Kamus Data

Kamus data menjelaskan tentang daftar elemen data dari dokumen dan

uraikan dokumen yang berkaitan dengan sistem serta memiliki standar penulisan

yang mirip dengan spesifikasi file. Kamus data ini dibagi menjadi dua (2) bagian,

yaitu kamus data masukan dan kamus data keluaran.

3.4.1. Kamus Data Masukan

Kamus data masukan menguraikan dokumen-dokumen yang masuk ke

dalam sistem. Adapun kamus data masukan untuk sistem penjualan dan

pembelian barang pada PT. Kita Jaya Pontianak yaitu:

1. Nama Dokumen : Kwitansi Pembelian

Alias : KPB

Bentuk data : Kertas

Arus data : Direktur -- Proses 1.0 -- Admin

Penjelasan : Sebagai data pembelian barang

Volume : rata-rata 6 KPB dalam satu (1) bulan.

Struktur data : Isi

Isi = no+tgl+nm_sales+tujuan+{no_urut+nm_barang+

quantity+harga_satuan+jumlah}+total

2. Nama Dokumen : Data Pembelian

Alias : DPB


Arus data : Direktur -- Proses 1.0 -- Admin

Admin -- Proses 1.0 -- D.1 Arsip DPB

D.1 Arsip DPB--Proses 5.0 --Admin

38

Penjelasan : Sebagai referensi barang yang telah dibeli

Volume : rata-rata 6 DPB dalam satu (1) bulan

Struktur data : Isi

Isi = {no+nama_barang+satuan_jumlah+harga}+total

3. Nama Dokumen : Data Barang

Alias : DB


Arus data : Admin -- Proses 1.0 -- D.2 Arsip DB

D.2 Arsip DB -- Proses 5.0 -- Admin

Penjelasan : Sebagai data barang

Volume : setiap melakukan pembelian dan penjualan

Struktur data : Isi

Isi = kd_barang+nama_barang+satuan+stok+harga

4. Nama Dokumen : Kwitansi Retur Pembelian

Alias : KPRB


Arus data : Admin -- Proses 2.0 -- D.3 Arsip KPRB

D.3 Arsip KPRB -- Proses 5.0 -- Admin

Penjelasan : Sebagai data retur pembelian

Volume : setiap melakukan retur pembelian

Struktur data : Isi

Isi = no+nama_barang+jumlah_retur_beli+keterangan

5. Nama Dokumen : Permintaan Barang

Alias : PRB

39


Arus data : Konsumen -- Proses 3.0 – Sales

Sales -- Proses 3.0 -- Admin

Penjelasan : Sebagai permintaan barang dari konsumen

Volume : Setiap terjadi permintaan

Struktur data : Isi

Isi = no_so+nm_sales+ekspedisi+tgl+kepada+{qty+

nm_barang+harga+jumlah}+total

6. Nama Dokumen : Data Penjualan

Alias : DPJ


Arus data : Admin -- Proses 2.0 – D.4 Arsip DPJ

D.4 Arsip DPJ -- Proses 5.0 -- Admin

Penjelasan : Sebagai data barang yang terjual

Volume : Setiap selesainya transaksi

Struktur data : Isi

Isi = no_so+ tgl+kepada+{qty+ nm_barang+harga+

jumlah}

3.4.2. Kamus Data Keluaran

Kamus data keluaran menguraikan dokumen-dokumen yang keluar dari

sistem. Adapun kamus data keluaran untuk sistem penjualan dan pembelian

barang pada PT. Kita Jaya Pontianak yaitu:

1. Nama Dokumen : List Harga Barang

Alias : LHB

40


Arus data : Sales -- Proses 3.0 -- Konsumen

Penjelasan : Sebagai rincian barang

Volume : Setiap konsumen datang.

Struktur data : Isi

Isi = no+nama_barang+tipe+harga

2. Nama Dokumen : Kwitansi Penjualan

Alias : KPJ


Arus data : Admin -- Proses 3.0 – Konsumen

Konsumen--Proses 4.0--Admin

Penjelasan : Sebagai bukti penjualan

Volume : Setiap konsumen melunasi transaksi penjualan

Struktur data : Isi

Isi = no_faktur+tgl+nm_pembeli+penjual{no_urut+

nm_barang+qty+harga+jumlah}+total

3. Nama Dokumen : Kwitansi Retur Penjualan

Alias : KRPJ


Arus data : Admin -- Proses 4.0 – Konsumen

Admin -- Proses 4.0 – D.5 arsip KRPJ

D.5 Arsip KRPJ--Proses 5.0--Admin

Penjelasan : Sebagai bukti retur penjualan

Volume : Setiap konsumen berhasil retur penjualan

41

Struktur data : Isi

Isi = no_retur+no_KPJ+nm_barang+tgl_retur+

jumlah_retur_jual+keterangan

4. Nama Dokumen : Laporan Pembelian

Alias : LPB


Arus data : Admin -- Proses 5.0 -- Direktur

Penjelasan : Sebagai laporan pembelian

Volume : setiap akhir bulan

Struktur data : Isi

Isi = tgl+kd_pembelian+supplier+total_pembelian


Alias : LPJ



Penjelasan : Sebagai laporan penjualan


Struktur data : Isi

Isi = {no_urut+tgl+kd_barang+pembeli+

total_penjualan}

6. Nama Dokumen : Laporan Persediaan Material Bangunan

Alias : LPMB



42

Penjelasan : Sebagai laporan persediaan barang


Struktur data : Isi

Isi = {no+nm_barang+jenis+harga_satuan+

harga_baru+stok}

3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan

Spesifikasi sistem berjalan ini menjelaskan tentang spesifikasi dari bentuk

dokumen masukan dan spesifikasi dari bentuk dokumen keluaran yang terjadi

pada sistem penjualan dan pembelian barang pada PT. Kita Jaya Pontianak.

3.5.1. Spesifikasi Dokumen Masukan

Spesifikasi bentuk dokumen masukan menjelaskan tentang dokumen yang

masuk secara spesifik. Adapun spesifikasi dari bentuk dokumen masukan yang

terjadi pada sistem penjualan dan pembelian barang pada PT. Kita Jaya Pontianak

yaitu:

1. Nama Dokumen : Kwitansi Pembelian

Fungsi : Sebagai bukti pembelian barang

Sumber : Direktur

Tujuan : Admin

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap pembelian barang

Lampiran : A-1

2. Nama Dokumen : Data Pembelian

Fungsi : Sebagai detail barang yang dibeli

43

Sumber : Direktur

Tujuan : Admin – D.1 Arsip DPB

Media : Cetakan komputer

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap pembelian barang

Lampiran : A-2

3. Nama Dokumen : Data Barang

Fungsi : Sebagai keterangan data barang yang ada

Sumber : Admin

Tujuan : D.2 Arsip DB


Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap terjadi pembelian

Lampiran : A-3

4. Nama Dokumen : Kwitansi Retur Pembelian

Fungsi : Sebagai detail data retur pembelian

Sumber : Admin

Tujuan : Admin – D.3 Arsip KRPB


Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap melakukan retur pembelian

Lampiran : -

5. Nama Dokumen : Permintaan Barang

Fungsi : Sebagai daftar permintaan barang

44

Sumber : Konsumen

Tujuan : Sales – Admin

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap konsumen melakukan permintaan

Lampiran : A-4

6. Nama Dokumen : Data Penjualan

Fungsi : Sebagai data barang terjual

Sumber : Admin

Tujuan : D.4 Arsip DPJ


Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap terjadi penjualan

Lampiran : A-5

3.5.2. Spesifikasi Dokumen Keluaran

Spesifikasi bentuk dokumen keluar menjelaskan tentang dokumen yang

dikeluarkan oleh sistem secara spesifik. Adapun spesifikasi dari bentuk dokumen

keluaran yang terjadi pada sistem penjualan dan pembelian barang pada PT. Kita

Jaya Pontianak yaitu:

1. Nama Dokumen : List Harga Barang

Fungsi : Sebagai daftar harga barang

Sumber : Sales

Tujuan : Konsumen

Media : Kertas

45

Jumlah : 2 lembar

Frekuensi : Setiap melakukan penawaran

Lampiran : B-1

2. Nama Dokumen : Kwitansi Penjualan

Fungsi : Sebagai transaksi penjualan dilunasi

Sumber : Admin

Tujuan : Konsumen

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap pelunasan transaksi

Lampiran : B-2

3. Nama Dokumen : Kwitansi Retur Penjualan

Fungsi : Sebagai bukti retur penjualan

Sumber : Admin

Tujuan : Konsumen – D.5 Arsip KRPJ

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap konsumen melakukan retur penjualan

Lampiran : -


Fungsi : Sebagai keterangan total pembelian

Sumber : Admin

Tujuan : Direktur

Media : Kertas

46

Jumlah : 1-3 lembar

Frekuensi : Setiap akhir bulan

Lampiran : B-3

5. Nama Dokumen : Laporan Penjualan

Fungsi : Sebagai keterangan total penjualan

Sumber : Admin

Tujuan : Direktur

Media : Kertas

Jumlah : 1-5 lembar


Lampiran : B-4

6. Nama Dokumen : Laporan Persediaan Material Bangunan

Fungsi : Sebagai data barang yang tersedia

Sumber : Admin

Tujuan : Direktur

Media : Kertas

Jumlah : 1-3 lembar


Lampiran : B-5

3.6. Permasalahan Pokok

Setelah melakukan analisa pada sistem penjualan dan pembelian barang

yang diterapkan oleh PT. Kita Jaya Pontianak, penulis menemukan beberapa

permasalahan pokok. Adapun masalah-masalah tersebut akan diuraikan sebagai

berikut:

47

1. Penyimpanan data-data penting seperti data pembelian, data barang dan data

penjualan masih belum tertata rapi, walaupun sudah menggunakan media

komputer sebagai pengolah data, sehingga memerlukan waktu yang lama

untuk pembuatan laporan yang diperlukan oleh perusahaan.

2. Sering terjadinya selisih data barang yang ada di dalam komputer (data yang

tersimpan) dengan data barang yang ada di gudang, dikarenakan kesalahan

Admin dalam melakukan perhitungan/kalkulasi data barang yang dipengaruhi

oleh pembelian dan penjualan.

3. Kurangnya sumber daya manusia yang ada di PT. Kita Jaya Pontianak yang

mengerti dan ahli di dalam bidangnya masing-masing, khususnya bidang IT.

3.7. Pemecahan Masalah

Penulis menawarkan solusi/pemecahan dari masalah yang di PT. Kita Jaya

Pontianak. Adapun solusi/pemecahan pemecahan masalah diuraikan sebagai

berikut:

1. Ketelitian dan melakukan verifikasi ulang untuk setiap pengolahan data-data

penting seperti data pembelian, data barang dan data penjualan serta

pemberian kode unik agar data tertata rapi dan tidak terjadi perulangan data,

sehingga proses pembuatan laporan dapat berlangsung dengan cepat dan

informasi dari laporan tersebut dapat digunakan oleh Direktur sebagai

pendukung keputusan ke depannya.

2. Menggunakan sistem komputerisasi khusus untuk penjualan dan pembelian

dimana setiap terjadi pengolahan data pembelian dan data penjualan langsung

mempengaruhi jumlah dari data barang serta koordinasi antara Admin dan

Kepala Gudang dalam pengecekan persediaan material bangunan.

48

3. Memberikan pelatihan mengenai teknologi informasi khususnya Admin yang

bertugas melakukan pengolahan data agar kinerja pengolahan data di PT. Kita

Jaya Pontianak lebih efektif, efisien dan minim akan kesalahan.

file 11 bab iii analisa sistem berjalan · 4. menjalin kemitraan untuk jangka panjang dengan...

Documents