GUDANG FARMASI DI RUMAH SAKITDisusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Farmasi Rumah Sakit

Dosen pengampu: Drs. Saroja, Sp.FRS., Apt.

Disusun oleh:

Kelompok IV

Elssa Fibi R A (1031111022)

Imroatun (1031111032)

Lily Istika Ningrum (1031111035)

Lutfi Nasyaruddin (1031111036)

Nadia Nur Arisky (1031111044)

Nita Nevyani (1031111049)

Sekolah Tinggi Ilmu Farmasi “Yayasan Pharmasi” Semarang

PROGRAM STUDI D-3 FARMASI

TAHUN AJARAN 2013/2014

1. Definisi

Gudang Farmasi adalah tempat penerimaan, penyimpanan, pendistribusian

dan pemeliharaan barang persediaan berupa obat, alat kesehatan dan perbekalan

kesehatan lainnya yang tujuannya akan digunakan untuk melaksanakan program

kesehatan.

Gudang Farmasi Rumah Sakit merupakan suatu bagian di rumah sakit

yang kegiatannya dibawah manajemen departemen Instalasi Farmasi.

Departemen Instalasi Farmasi dipimpin oleh seorang apoteker dan dibantu

beberapa orang apoteker yang bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan serta

pelayanan kefarmasian yang mencakup pelayanan perencanaan, pengadaan,

produksi, penyimpanan, perbekalan kesehatan atau persediaan farmasi,

pengendalian mutu dan pengendalian distribusi penggunaan seluruh perbekalan

kesehatan di rumah sakit.

Gudang farmasi mempunyai fungsi sebagai tempat penyimpanan yang

merupakan kegiatan dan usaha untuk mengelola barang persediaan farmasi yang

dilakukan sedemikian rupa agar kualitas dapat diperhatikan, barang terhindar dari

kerusakan fisik, pencarian barang mudah dan cepat, barang aman dari pencuridan

mempermudah pengawasan stok. Gudang farmasi berperan sebagai jantung dari

manajemen logistik karena sangat menetukan kelancaran dari pendistribusian.

Oleh karena itu, maka metode pengendalian persediaan atau inventory control

diperlukan, dipahami dan diketahui secara baik.

2. Pengendalian Sistem Informasi

Untuk mengembangkan manajemen institusi Rumah Sakit maka perlu

diadakan pengendalian sistem informasi yang memadai khususnya pada bagian

Gudang Farmasi. Pengolahan data hendaknya dilakukan dengan cermat, cepat dan

teratur. Data yang ada pada bagian Gudang Farmasi berupa data yang kompleks,

data itupun diperlukan sewaktu-waktu.

Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu

sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi

tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah,

mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan

menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya sebagai suatu sistem

di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas,

teknologi, media prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk

mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu,

memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian

internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk

pengambilan keputusan. Penerapan sistem baru diharapkan mampu untuk

meningkatkan produktifitas kerja para pegawai, guna memenuhi kebutuhan

seperti :

1) Sistem dapat membantu dalam mencatat barang masuk maupun barang keluar

dengan efektif.

2) Memudahkan dalam perubahan data yang ada.

3) Kebutuhan informasi dapat disajikan dengan cepat.

4) Pembuatan laporan yang dihasilkan lebih akurat.

Menurut Santoso, Sistem informasi Gudang Farmasi terdiri dari 9 modul:

1) Modul Pengguna, berisi grup dan daftar pengguna yang membatasi hak akses

masing-masing pengguna.

2) Modul Data Referensi, berisi manajemen data master seperti master obat,

golongan obat, satuan, supplier, customer, dan sumber dana.

3) Modul Order Pembelian (Purchase Order), berisi manajemen order

pembelian barang kepada supplier.

4) Modul Penerimaan, berisi manajemen penerimaan barang dari supplier,

penerimaan dibagi 2 yaitu peneriman dengan PO (Purchase Order) atau

penerimaan non-PO misal dari dana hibah atau lain-lain.

5) Modul Order distribusi, berisi manajemen order distribusi dari customer.

6) Modul Distribusi, berisi manajemen pengeluaran barang ke customer.

7) Modul Retur, berisi manajemen pengembalian barang karena rusak atau

expired. Terdiri dari retur penerimaan (pengembalian ke supplier) dan retur

distribusi (pengembalian dari customer).

8) Modul manajemen barang rusak, berisi manajemen barang rusak di gudang.

9) Modul pelaporan, berisi output laporan dalam bentuk view html dan bisa

dieksport ke format excel.

3. Tugas Pokok dan Fungsi

Tugas Gudang Farmasi yaitu melaksanakan pengelolaan, penerimaan,

penyimpanan dan pendistribusian perbekalan farmasi dan alat kesehatan yang

diperlukan dalam rangka pelayanan kesehatan, pencegahan dan pemberantasan

penyakit.

Fungsi Gudang Farmasi:

a. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pendistribusian obat,

alat kesehatan dan perbekalan farmasi.

b. Melakukan penyiapan,penyusunan rencana,pencatatan dan pelaporan

mengenai persediaan dan penggunaan obat,alat kesehatan dan perbekalan

farmasi.

c. Melakukan pengamatan mutu dan khasiat obat secara umum baik yang ada

dalam persedian maupun yang didistribusikan.

4. Penyimpanan

Penyimpanan berarti mengelola barang yang ada dalam persediaan,

dengan maksud selaludapat menjamin ketersediaannya bila sewaktu-waktu

dibutuhkan pasien, terjadi stock out atauover stock, tempat penyimpanan yakni

gudang farmasi.Tujuan penyimpanan :

Memelihara mutu barang dan menjaga kelangsungan persediaan

Menjamin keamanan dari kecurian dan kebakaran

Memudahkan dalam pencarian dan pengawaasan persediaan barang

kadaluarsa.

Menjamin pelayanan yang cepat dan tepat.

Sistem penyimpanan obat di Gudang Instalasi Farmasi dapat

menggunakan gabungan antara metode FIFO dan metode FEFO. Metode FIFO

(First in First Out), yaitu obat-obatan yang baru masuk diletakkan di belakang

obat yang terdahulu, sedangkan metode FEFO (first expired first out) dengan cara

menempatkan obat-obatan yang mempunyai ED (expired date) lebih lama

diletakkan di belakang obat-obatan yang mempunyai ED lebih pendek.

Proses penyimpanannya memprioritaskan metode FEFO, baru kemudian

dilakukan metode FIFO. Sistem penyimpanan dikelompokkan berdasarkan jenis

dan macam sediaan, yaitu:

1) Bentuk sediaan obat (tablet, kapsul, sirup, drop, salep/krim, injeksi dan infus).

2) Bahan baku.

3) Nutrisi.

4) Alat-alat kesehatan.

5) Gas medik.

6) Bahan mudah terbakar.

7) Bahan berbahaya.

8) Reagensia.

9) Film Rontgen.

Metode penyimpanan perbekalan farmasi di Instalasi Farmasi Rumah Sakit:

1) Berdasarkan bentuk sediaan, penyimpanan sediaan padat (tablet), sediaan cair

(sirup),serta alat-alat kesehatan harus dipisahkan,sesuai sifat fisika kimianya

(ikuti petunjuk yg tertera pada kemasan)

2) Menurut abjad atau alfabetis

3) Menurut farmakoterapi

4) Sistem First in first out (FIFO)/ First expire first out (FEFO) atau kombinasi

keduanya.Untuk sistem FIFO, penyimpanan berdasarkan pada obat yang

pertama kali masuk,sedangkan sistem FEFO berdasarkan pada obat yang

punya expire date terdekat.

Penyimpanan obat di gudang diawali dari menerima barang dan dokumen -

dokumen pendukungnya, memeriksa barang, pengarsipan, memasukkan data ke

komputer, setelah itu proses menyimpan barang di ruang penyimpanan.

5. Pengelolaan Gudang

Pengelolaan Gudang dilaksanakan oleh tenaga yang kompeten, terdidik,

mempunyai ijin untuk menangani yakni farmasis.Guna mempermudah

pengawasan maka unit perbekalan farmasi harus dibawah pengelolaanfarmasis

untuk menjamin persediaan selalu tetap memenuhi persyaratan kefarmasian.

Kegiatan di Gudang:

1) Pemeriksaan obat/alkes yang baru datang.

2) Penerimaan obat (perbekalan farmasi)

3) Pengaturan

4) Penyimpanan

5) Pengeluaran

6) Transportasi

7) Administrasi

8) Pelaporan

Persyaratan ruang penyimpanan perbekalan farmasi:

1) Accessibility, ruang penyimpanan harus mudah dan cepat diakses

2) Utilities, ruang penyimpanan harus memiliki sumber listrik, air, AC, dan

fasilitas lain.

3) Communication, ruangan penyimpanan itu harus memiliki alat komunikasi.

4) Drainage, ruangan penyimpanan harus berada di lingkungan baik dengan

sistempengairan yang baik pula.

5) Size, ruang penyimpanan harus memiliki ukuran yang cukup untuk

menampung barangyang ada.

6) Security, ruang penyimpanan aman dari resiko pencurian dan penyalahgunaan

sertahewan pengganggu.

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan :

Penyimpanan < 25°C (sejuk) : disimpan dalam ruangan ber-AC

Penyimpanan dingin disimpan dalam lemari pendingin (2-8°C)

Penyimpanan 0°C disimpan dalam freezer.

Narkotika disimpan dalam lemari narkotika yang mempunyai aturan sesuai

dengan ketentuan yang berlaku.

Barang mudah terbakar disimpan dalam gudang tahan api yang dilengkapi

dengan alat pemadam kebakaran.

Bahan mudah terbakar, meledak, korosif, karsinogenik. Penyimpanan B3

disertai MSDS(Material Safety Data Sheet).

6. Manual Untuk Gudang

1) Tetapkan kebijakan utama

2) Organisasi gudang & garis tugas wewenang tanggung jawab

3) Job descriptions setiap orang yang bertugas di gudang, sesuai jenjangnya.

4) Sistem informasi logistik :

Flow chart : barang; surat/dokumen

Form-form operasional : invoice; laporan penerimaan barang; permintaan;

kartu rekamanstock; blangko expedisi barang

5) Prosedur akuntansi

6) Prosedur sistem kontrol inventaris

7) Administrasi gudang : budget operasional; prosedur pemeliharaan

8) Prosedur khusus : KLB, dll.

7. Sistem Administrasi Gudang

1) Buku harian penerimaan

2) Buku harian pengeluaran

3) Kartu persediaan

4) Kartu barang

5) Surat perintah:

Mengeluarkan barang

Surat bukti barang keluar

Surat kiriman barang

Daftar isi kemasan/packing list

6) Berita acara penerimaan barang

7) Pelaporan: Laporan mutasi, laporan tahunan, Laporan stock opname

8) Pencatatan obat ED/rusak

9) Berita acara pemusnahan obat.

8. Indikator Mutu Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi.

1) Prosentase ketidaksesuaian barang antara di gudang dengan pencatatan :

Sampel counting dilakukan dengan cara mencocokkan jumlah barangyang ada

di gudang dengan yang tercantum di kartu stok, serta yang tertera

dalamkomputer. Pengamatan dilakukan dalam waktu yang sama.

2) TOR (Turn Over Ratio) Beberapa kali perputaran yaitu modal dalam satu

tahun. Semakin tinggi nilai TOR semakin efisien persediaan obat.

Rumus :

TOR = Harga pokok pembelian dibagi rata-rata persediaan HPP

= Stok awal + pembelian ± stok akhir.

3) Prosentase stock akhir

4) Stock mati

Death stock (stok mati) menunjukkan item persediaan barang di gudang yang

tidak mengalami transaksi dalam waktu minimal 3 bulan.

5) Prosentase Barang yang akan ED

Pemeriksaan obat yang akan expire date atau kadaluarsa harus dilakukan

dengan teliti dengan tujuan untuk mengetahui tingkat keamanan

penggunaannya dan kepastian jumlah fisik obat yang masa aman

penggunaannya hampir atau sudah berakhir di dalam sistem penyimpanan

yaitu gudang farmasi.

6) Prosentase stock berlebih

7) Kesesuaian sistem distribusi obat FIFO, FEFO

TUGAS DISKUSI PENYIMPANAN

Tugas tiap kelompok mahasiswa adalah membuat lay out Gudang Farmasi

Aturlah obat-obat dan alat kesehatan alat kesehatan di bawah ini ke dalam gudang

farmasi yang saudara buat

NO KELOMPOK I, IV, VII & X1234567891011121314151617181920

Ringer laktat infus 400 flsDekstrosa 5% infus 600 flsSpuit 5 cc 5 box/100’sTranfusi set 10 box/10’sIV Catheter no 22G 10 box/10’sGentamisin 80 mg injeksi 4 box/10’sMetronidazol 500 mg infuse 40 flsAntalgin injeksi 4 box/25’s Dekstrometorpan tablet 3 box/’sAntasida syrup 80 flsKloramfenikol 250 mg kapsul 1 klg/1000’sKloramfenikol syrup 20 flsKloramfenikol tetes mata 24 flsSerum Anti Bisa Ular I 10 vialOksitetrasiklin salep kulit 24 fls Digoksin tablet 2 box/100’sPropranolol tablet 3 box/100’sMetformin 500 mg tablet 1 box/100’sKodein 10 mg 5 btl/250’sPetidin injeksi 10 ampul

Keterangan

1. Almari Infus

Almari terdiri dari 3 trap yang terbuat dari lemari kaca yang bisa digeser

trap 1 (atas)Metronidazol infus

trap 2 Ringer laktat infus

trap 3 Dextrosa infus

2. Rak Alkes

trap 1 IV - Catheter no 22G

trap 2 Spuit 5 cc

trap 3 Transfusi set

3. Tempat penyimpanan semi solid

Salep mata Oksitetrasiklin

4. Almari Narkotik yang ditanam dalam lantai setengah terbenam

Terdiri dari dua dua pintu dengan kunci yang berbeda

sisi kiri almari untuk persediaan sehari- hari

sisi kanan almari untuk persediaan jika habis

5. Rak Obat sediaan tablet/ kapsul

Rak disesuaikan secara alphabet dari atas ke bawah 5 rak

Trap 1 Dextromethorphan tablet

Trap 2 Digoksin tablet

Trap 3 Kloramfenikol 250 mg

Trap 4 Propanolol tablet

Trap 5 Metformin 500 mg tablet

6. Tempat penyimpanan obat ampul dan vial secara alfabetis dan tahan pada suhu

ruang berbentuk rak

Trap 1 Antalgin vial

Trap 2 Gentamisin 80 mg injeksi

7. Tempat penyimpanan obat drops tetes mata/tetes telinga dalam bentuk rak susun

disusun secara alfabetis,

Trap 1 Kloramfenikol tetes mata

8. Tempat penyimpanan obat sirup berbentuk lemari kaca terdiri dari 3 trap yang

disusun secara alfabetis

Trap 1 Antasida sirup

Trap 2 Kloramfenikol

TABEL DAFTAR OBAT DALAM GUDANG

NO INFUS JUMLAH1 Dextrosa 5% infus 600 fls

2Metronidazol 500mg infus 40 fls

3 Ringer lactat infus 400 fls

NO INJEKSI/VIAL JUMLAH1 Antalgin 4BOX/25's

2Gentamisin 80 mg injeksi 4BOX/10's

3 Serum Anti Bisa Ular 10 vialNO TABLET  

NO ALKES  1 IV - Catheter no 22G 10 BOX/10's2 Spuit 5 cc 5 BOX/100's3 Transfusi set 10BOX/10's

1 Dextromethorphan tablet 3 BOX/10 s2 Digoksin tablet 2 BOX/100 s3 Kloramfenikol 250 mg 1 klg/1000 s4 Propanolol tablet 3 BOX/100s

5Metformin 500 mg tablet 2 BOX/100 s

NO SIRUP  1 Antasida sirup 80 fls2 Kloramfenikol 20 fls

NO TETES MATA JUMLAH1 Kloramfenikol 24 fls

NO SALEP KULIT JUMLAH1 Oksitetrasiklin 24 fls

NO NARKOTIK JUMLAH1 Codein 10 mg 5 botol/250 fls2 Petidin injeksi 10 ampul