evaluasi proyek

INDONESIA MANAGING HIGHER EDUCATION FOR RELEVANCE AND EFFICIENCY (IMHERE) Development Credit Agreement No: 4077-IND and Loan Agreement No: 4789-IND

I-MHERE – OPM VIII-1

Bab VIII

PEMANTAUAN DAN EVALUASI PROYEK 8.1 Pendahuluan

Sepanjang pelaksanaan proyek pemantauan dan evaluasi akan silakukan secara rutin (sesuai jadwal yang tercantum pada bagian 8.5) secara internal maupun dengan melibatkan lembaga eksternal (BPKP, Irjen, auditor independen swasta) pada dua tingkatan: (1) perubahan sistemis dan melembaga (kemajuan menuju pelaksanaan agenda reformasi), dan (2) pelaksanaan evaluasi kemajuan dan dampak pada tingkatan penerima hibah. Pelaksanaan pemantauan dan evaluasi dilakukan

(1) Proyek akan menilai kemajuan yang dicapai oleh Indonesia dalam memenuhi kelima indikator kunci dari proyek I-MHERE melalui pemantauan secara regular terhadap serangkaian indikator antara yang telah disetujui pada saat penilaian proyek (project appraisal)

(2) Pemantauan proyek juga akan mencakup penilaian secara teratur terhadap kedua program hibah di bawah komponen proyek-B.1 dan B.2 guna mengukur kemajuan yang dicapai menuju pemenuhan sasaran hibah, serta peningkatan kapasitas manajemen.

Evaluasi akan berlangsung untuk mengetahui tiga hal: (1) apakah mekanisme pendanaan yang telah dilakukan dengan sesuai dengan yang diharapkan – sesuai dengan prosedur operasional, tepat waktu, dan tanpa ada kebocoran dana; (2) bagaimana sumbangan setiap program pendanaan terhadap pencapaian hasil dan indikator-indikator kapasitas yang telah disepakati (dibandingkan dengan kelompok kendali dari perguruan tinggi yang tidak menerima hibah); dan (3) apa yang dapat disimpulkan mengenai efektivitas setiap mekanisme pendanaan dalam mencapai hasil dan efisiensi setiap mekanisme pendanaan dalam mengalokasikan dan mengelola sumberdaya masyarakat? Hasil evaluasi tersebut akan dimanfaatkan sebagai bahan pelajaran dan/atau pengalaman penting yang akan didiseminasikan di antara penerima hibah dalam bentuk lokakarya.

Guna mejalankan pemantauan dan evaluasi pada tingkat pertama, (perubahan sistemis dan kemajuan menuju pelaksanaan agenda reformasi), akan digunakan tiga perangkat utama: (a) Audit Teknis, (b) Survei Penelusuran Pembelanjaan/Penggunaan Dana Masyarakat (PETS), dan (c) Evaluasi Dampak. Suatu studi kebijakan akan dilakukan berdasarkan informasi yang diperoleh melalui ketiga perangkat tersebut, yang akan memberikan sintesa dan analisis sebagai dasar DIKTI dalam menyusun perencanaan strategis. Untuk menjamin transparansi, meningkatkan keterbukaan publik dan memudahkan review eksternal independent, kontrak akan diberikan pada konsultan independen untuk melakukan Audit Teknis, PETS, Evaluasi Dampak dan Studi Kebijakan. Audit Teknis dan Evalusasi Dampak akan dilakukan oleh konsultan dalam negeri, sementara konsultan/perusahaan asing akan dikontrak untuk melaksanakan PETS dan Studi Kebijakan.

Perangkat-perangkat tersebut akan memberikan, meski tidak seluruh, informasi pemantauan dan evaluasi yang dibutuhkan pada tingkatan kedua (lembaga penerima hibah). Karenanya sebagai tambahan keempat perangkat tersebut procedure pemantauan rutin yang dijelaskan berikut ini akan dikoordinasikan oleh DPT dan dilaksanakan oleh DGHE-IU, dan audit yang teratur akan dilaksanakan oleh perguruan tinggi penerima hibah (secara internal), oleh BPKP, oleh Irjen DIKTI guna menjamin penilaian yang teratur terhadap kedua program hibah di bawah komponen proyek-B.1 dan B.2.



Pendekatan multi dimensi ini akan djelaskan pada bagian berikut dan dirangkum dalam tabel 8.2 dan tabel 8.3 pada bagian 8.3.

8.2 Tujuan, Sasaran dan Jenis Pemantauan dan Evaluasi

8.2.1 Audit Teknis

Tujuan utama dari Audit Teknis adalah untuk menilai apakah pelaksanaan telah sesuai dengan peraturan Pemerintah yang berlaku dan pedoman yang ditetapkan dalam dokumen OPM ini. Proses audit terutama difokuskan pada pemenuhan terhadap peraturan umum yang ditetapkan oleh Pemerintah Republik Indonesia dan Bank Dunia. Audit akan meliputi manajemen keuangan, pengadaan barang dan jasa, dan sistem penyimpanan. Praktek yang umum dalam suatu audit adalah untuk menemukan adalah kesalahan-kesalahan dan kekurangan-kekurangan dalam pelaksanaan, dengan cara membanding rencana dan peraturan dengan laporan pelaksanaan. Sebagai bagian dari proses pembelajaran, pelaksana audit juga perlu memberikan saran konstruktif guna memerbaiki pelaksanaannya.

Audit Teknis tidak hanya difokuskan pada upaya untuk menemukan berbagai masalah, tetapi juga dapat dimanfaatkan sebagai sumber untuk mengidentifikasi berbagai aspek guna menjadi pertimbangan untuk menerapkan contoh keberhasilan penerapan prosedur kerja yang diterapkan oleh penerima hibah lainya.

Selain itu proses audit dimaksudkan untuk memberikan jaminan bahwa semua dana dibelanjakan secara patut dan efektif, dan bahwa proyek telah dilaksanakan sesuai dengan rencana dan jadwal yang telah ditetapkan. Pada tingkat DGHE-IU, tinjauan terhadap proses seleksi, atau “meta evaluation,” akan dilakukan untuk memeriksa objektivitas dan transparansi dari proses seleksi, khususnya pada komponen-2. Karena proses seleksi akan melibatkan banyak pakar lokal, maka upaya menjamin objektivitas proses seleksi menjadi sukar. Karenanya, untuk pemeriksaan tersebut, pakar internasional akan dilibatkan dalam pelaksanaan proses review tersebut.

Proses review oleh pakar internasional akan dilakukan pada tahun ke-3 untuk komponen-1 dan tahun ke-2 dan ke-4 untuk komponen-2 (lihat rincian tabel 8.5) dalam bentuk kajian dokumen (desk review) dan tinjauan lapangan (site visit). Kunjungan lapangan akan dilakukan selama dua hari terhadap semua penerima hibah. Bersama-sama dengan pakar lokal, pakar internasional akan mempersiapkan laporan yang merinci hasil desk review dan kunjungan lapangan, serta rekomendasinya kepada DGHE. Laporan tersebut akan tersedia untuk Bank Dunia guna mendapatkan kajian dan komentar.

Berdasarkan Kerangka Acuan Kerja yang telah disepakati oleh Bank Dunia, DGHE-IU akan menggunakan jasa dari auditor teknis independen. Perusahaan/konsultan yang ditunjuk akan melaporkan langsung hasil auditnya kepada DIKTI. Pada setiap tahun pelaksanaan skema hibah auditor teknis akan melakukan kunjungan lapangan kepada beberapa sampel penerima hibah yang dipilih secara acak terhadap tidak kurang dari dua puluh (20) persen dari penerima hibah. Auditor teknis akan mempersiapkan laporan yang merinci hasil pengamatan kunjungan lapangan dan rekomendasinya untuk DGHE. Laporan tersebut akan tersedia untuk Bank Dunia guna mendapatkan kajian dan komentar. Jika dimungkinkan laporan tersebut harus telah tersedia bertepatan waktunya dengan awal pelaksanaan misi Bank Dunia.

Audit teknis selain akan memfokuskan terutama pada kinerja pelaksanaan juga akan memperhitungkan efisiensi dan efektivitas dari pengelolaan keuangan. Secara khusus laporan audit akan memberikan komentar terhadap (1) capaian sasaran peningkatan mutu yang telah disetujui, (2) analisis terhadap faktor-faktor yang berpengaruh terhadap setiap deviasi atau penundaan terhadap pencapaian target yang telah disetujui, (3) pemenuhan/kesesuaian terhadap



pengaturan pengadaan yang telah disetujui, dan (4) memberikan rekomendasi terhadap hasil pengamatan pada ketiga hal tersebut. Hasil catatan mengenai keberhasilan yang diperoleh melalui audit teknis ini akan didiseminasikan di antara penerima hibah dalam bentuk lokakarya.

8.2.2 Public Expenditure Tracking System (PETS)

Survei Penelusuran Pembelanjaan/Penggunaan Dana Masyarakat atau Public Expenditure Tracking System (PETS) tidak saja bertujuan untuk mengetahui apakah proses yang dilakukan tidak bertentangan dengan peraturan dan ketentuan keuangan pemerintah (sebagai contoh transparansi, akuntabilitas, dan identifikasi kemungkinan adanya daerah kebocoran anggaran), namun terutama dimaksudkan untuk mengetahui efektivitas biaya dari pelaksanaan berbagai alternative skema pendanaan (tradisional, hibah kompetitif, dan kontrak berbasis kinerja). PETS akan mencakup pengembangan data set mengenai biaya-biaya operasional dan transaksi dari ketiga jenis pendanaan (tradisional, hibah bersaing, kontrak berbasis kinerja), identifikasi terjadinya biaya di setiap proses, sehingga dapat digunakan untuk melakukan analisa perbandingan efektivitas biaya di antara ketiga mekanisme pendanaan tersebut.

8.2.3 Impact Evaluation

Evaluasi Dampak dimaksudkan untuk menilai efektivitas berbagai alternative skema pendanaan dalam mencapai tujuan mutu pendidikan, relevansi dan efisiensi. Sebuah tim yang terdiri dari akademisi/pakar nasional dan internasional akan melakukan evaluasi dampak tersebut. Guna menjamin keberlanjutan, sedapat mungkin tim terdiri dari paling kurang 1 orang reviewer nasional dan 1 orang reviewer internasional yang terlibat dalam proses seleksi, khususnya untuk komponen proyek-B.2b dan B.2c. Reviewer untuk komponen-1 harus mempunyai keahlian dalam bidang sistem pendidikan tinggi, sedangkan reviewer komponen-2.1 dan 2.2 harus memiliki latar belakang yang cukup dan keahlian dalam bidang sistem pendanaan pendidikan tinggi.

Evaluasi dampak merupakan kelanjutan dari audit teknis yang pelaksanaannya dilakukan melalui kajian dokumen (desk review) dan tinjauan lapangan (site visit) seperti yang dijelaskan pada bagian audit teknis. Rumusan mengenai aspek penilaian dampak akan dilakukan oleh tim yang dibentuk oleh DPT.

8.2.4 Audit Internal

Audit Internal Perguruan Tinggi (pada beberapa lembaga dikenal dengan sebutan Monitoring dan Evaluasi) akan dilakukan sesuai dengan pengaturan internal lembaga penerima hibah, dan akan memberikan pemantauan keseharian pada tingkat akar-rumput. Kapasitas untuk melaksanakan sistem pemantauan dan evaluasi secara efektif pada tingkat lembaga penerima hibah merupakan hal yang mendasar untuk menjamin pelaksanaan proyek yang memuaskan. Karena kapasitas pemantauan dan evaluasi pada masing-masing perguruan tinggi berbeda, suatu upaya pembangunan kapasitas perlu dilakukan pada beberapa perguruan tinggi. Guna menjamin efektivitas pelaksanaan pemantauan dan evaluasi internal perguruan tinggi, maka lembaga pendidikan tinggi penerima hibah diharuskan memberikan penjelasan rinci secara tertulis tentang rancangan kebijakan, prosedur dan mekanisme pemantauan dan evaluasi internal.

Guna membangun kapasitas pemantauan dan evaluasi pada lembaga-lembaga tersebut, serangkaian lokakarya perlu dilakukan. Agar pelatihan dan lokakarya dapat berjalan dengan efektif, pusat-pusat regional akan dibentuk pada lembaga-lembaga yang dipilih yang telah



menunjukan kredibilitas dalam mengatur dan menjalankan aktivitas-aktivitas dalam hibah kompetitif serupa. Lokakarya akan dilaksanakan pada bulan ketujuh dari tahun kontrak dan akan difokuskan pada masalah yang dijumpai selama masa pelaksanaan, termasuk aspek-aspek pengadaan dan pembayaran, dukungan dan komitmen institusi, dan peraturan perundangan yang berlaku. Lokakarya ini dimaksudkan sebagai media berbagi pengalaman keberhasilan penerapan prosedur kerja di antara penerima hibah, sehingga praktek keberhasilan tersebut dapat diimplementasikan ke seluruh penerima hibah.

Setiap penerima hibah diharapkan dapat menguraikan secara singkat capaian keseluruhan dari sasaran proyek, masalah-masalah pelaksanaan, keberhasilan dan dampak terhadap komunitas akademik di sekitarnya. Tim dari DGHE-IU diharapkan dapat memberikan komentar terhadap keseluruhan uraian tersebut dan mendiskusikan kemungkinan penyelesaian terhadap berbagai masalah yang dijumpai dalam pelaksanaan proyek. Apa bila dirasa perlu DGHE-IU dapat mengundang pakar untuk menjadi pembicara dalam topik tertentu yang sesuai dengan konteks lokakarya.

Audit internal merupakan bagian dari perangkat manajemen dan hendaknya dikembangkan untuk melakukan audit di setiap institusi penerima hibah dan HEI-IU. Jika dimungkinkan auditor hendaknya berasal dari unit audit internal lembaga. Audit terutama ditujukan pada HEI-IU, tanpa mengindahkan tanggungjawab pada setiap institusi peneriman hibah.

8.2.5 Audit Keuangan Eksternal

External Financial Audit akan dilakukan setiap tahun oleh auditor pemerintah (BPKP) dan juga oleh Irjen DIKTI sesuai dengan peraturan yang berlaku, dan DGHE-IU akan menggunakan layanan perusahaan domestik untuk melaksanakan audit tahunan eksternal. Guna menjaga efektivitas dan efisiensi audit, DGHE-IU akan menyusun jadwal rencana pelaksanaan audit oleh masing-masing lembaga pelaksana.

Audit eksternal akan dilaksankan untuk mengaudit lembaga pelaksana melalui HEI-IU. Demikian pula dengan proses audit yang akan dilaksanakan pada DGHE-IU, khususnya bagi pelaksanakan komponen proyek-A. Hasil proses audit harus terbuka untuk masyarakat, khususnya komunitas akademik.

8.2.6 Pengawasan Tetap

Regular Supervision terhadap pelaksanaan hibah akan dilakukan setiap tiga bulan melalui evaluasi terhadap dokumen (desk evaluation) terhadap laporan kemajuan fisik tiga bulanan, dan setiap tahun terhadap laporan tahunan dari penerima hibah, serta kunjungan lapangan setiap tahun untuk memvalidasi informasi yang tercantum dalam laporan tahunan. Validasi akan dilakukan oleh DGHE-IU

8.2.7 Komite pengarah proyek

Steering committee dibentuk di tingkat DGHE-IU guna memantau secara cermat keseluruhan capaian proyek sebagai bagian dari proses reformasi. Komite ad hoc tersebut akan memberikan pedoman dan arah strategis selama pelaksanaan proyek, serta memberikan rekomendasi pada Dirjen DIKTI mengenai berbagai hal yang berkaitan dengan kinerja dalam mencapai tujuan proyek. Komite pengarah ini dipimpin oleh Dirjen DIKTI dan anggotanya adalah perwakilan dari DIKTI, DPT, Direktorat Jenderal Anggaran dan Direktorat Keuangan Departemen Keuangan, dan Deputi bidang Sumberdaya Manusia dan Kebudayaan – Bappenas. Dirjen Dikti



sebagai ketua Komite pengarah akan mengadakan pertemuan komite ad hoh paling tidak sekali dalam setiap tahun, atau bilamana diperlukan, untuk membahas hal-hal penting yang muncul selama pelaksanaan proyek. Untuk keperluan tersebut DGHE-IU berkewajiban menyediakan semua dokumen yang diperlukan untuk itu.

Proses pemantauan tidak dimaksudkan untuk menghasilkan suatu keputusan apa pun, dan tujuannya adalah agar dapat memberikan kesempatan untuk;

a) berbagai pengalaman di antara penerima hibah; b) melakukan penyesuaian yang diperlukan terhadap rencana, sepanjang yang

diperbolehkan dalam kontrak; c) menemukan jawaban terhadap masalah-masalah umum; dan d) memberikan umpan balik bagi kantor proyek DGHE-IU

Tujuan utama dari evaluasi tahunan adalah untuk memperoleh landasan bagi penetapan rekomendasi tindakan-tindakan yang perlu diambil sebelum memasuki kontrak tahun berikutnya, khususnya untuk komponen proyek-B. Dengan demikian evaluasi harus dilakukan mendekati akhir tahun kontrak berjalan. Sesuai waktu pelaksanaannya evaluasi ini disebut evaluasi tahunan. Evaluasi tahunan sifatnya menentukan dan menghasilkan rekomendasi rekomendasi tegas yang berpengaruh terhadap kontrak pada tahun selanjutnya.

Hasil proses pemantauan akan didokumentasikan secara tertulis sebagai bagian dari bahan bagi komite pengarah untuk menetapan arah strategis pelaksanana proyek, termasuk kemungkinan penyempurnaan OPM.

Hasil dari evaluasi tahunan dapat berupa satu dari empat rekomendasi:

a) dilanjutkan dengan pengajuan PIP tahun berikutnya, setelah melaksanakan komentar reviewer, dan penandatanganan kontrak sesuai dengan jadwal yang direncanakan;

b) ditunda kelajutan kontraknya sampai kondisi tertentu dipenuhi; c) dibatalkan sebagian rencana kegiatan yang akan dilaksanakan di tahun berikutnya; atau d) dicabut kembali keseluruhan hibahnya, and dibatalkan kontrak tahun berikutnya.

Dalam menyusun rekomendasi tersebut, hasil dari proses audit harus seluruhnya dipertimbangkan.

Karena hasil evaluasi tahunan untuk komponen proyek-B akan mempengaruhi kontrak tahun selanjutnya, waktu yang cukup harus disediakan untuk keperluan penulisan laporan, kajian meja (desk review), dan kunjungan lapangan sebelum kontrak tahunan yang sedang berjalan berakhir. Hal ini berarti bahwa setiap HEI-IU harus mengirimkan sebuah laporan tahunan pada akhir bulan kesepuluh dari tahun kontrak yang tengah berjalan, yang terdiri dari kemajuan dan capaian pada sembilan bulan pertama dari tahun pelaksanaan proyek yang sedang berjalan. Proses evaluasi karenanya dijadwalkan, paling lambat pada akhir bulan kesebelas dari kalender tahun dari tahun kontrak yang sedang berjalan.

Evaluasi akan dilakukan oleh DGHE-IU berdasarkan laporan tahunan yang disiapkan dan disampaikan oleh insitusi penerima hibah. Laporan tahunan tersbut harus disusun sesuai struktur berikut:



Tabel 8.1 Struktur Laporan Tahunan Executive Summary Brief description on most outstanding performance Conclusion on current status of performance indicators Conclusion on physical progress of current year Brief description on disbursement and physical progress achieved cumulatively compared to the original total target Next year Implementation Plan to achieve the original targeted programs Conclusion on the current of disbursement (annually and cumulatively) Part I. Introduction Project background and rationale; Project objectives; Strategy chosen to achieve the project objectives, including explanation and rationale of; Progress of Performance indicators; (brief discussion on the achievement of performance indicators, including a general self assessment of the overall achievement) Part II. Overall Achievement Description of most outstanding performance. The status of performance indicators. Status of physical progress for all project components as per end of the year. Status of disbursement for all project components as per end of the year, including a general self assessment of the overall disbursement Part III. Grantee’s Achievement For each grantee, produce a separate part III of the report which covers the following aspects, Intended outcomes of the project/program as described in the PIP; Progress in the achievement of performance indicators; The most outstanding achievement by the study program in the respective contract year; Progress of each activity in achieving its intended outcome; Successes and impacts to the surrounding academic community; and Obstacles in implementation and action taken to resolve.

Laporan ditulis dalam bahasa Inggris dan bahasa Indonesia.

Evaluasi tahunan terdiri dari kajian dokumen (desk review) terhadap laporan tahunan yang disampaikan, dan kunjungan lapangan oleh reviewers. Desk evaluation dan kunjungan lapangan akan mencakup aspek-aspek berikut:

a) penilaian terhadap capaian keseluruhan dari sasaran; b) penegasan terhadap fakta yang dilaporkan secara tertulis dalam laporan tahunan terhadap

kenyataan di lapangan; c) penegasan terhadap kemajuan capaian indikator kinerja; d) penghapusan atau pengurangan kelemahan yang diidentifikasi dalam laporan evaluasi diri e) identifikasi kelemahan-kelemahan baru dan masalah penerapan, jika ada; f) penilaian terhadap kapasitas institusi guna menerapkan perbaikan yang dianggap perlu g) menampung komentar yang diberikan oleh reviewer selama proses seleksi and kunjungan

lapangan di tahun sebelumnya

Selama kunjungan lapangan tim evaluator akan melaksanakan sesi diskusi dengan HEI-IU, koordinator dari masing-masing program studi yang bersangkutan, mahasiswa terpilih mewakili populasi stakeholders, staff akademik dan adminsitrasi, ketua departemen dan dekan fakultas terkait, serta rektor dan pimpinan HEI. Sangat disarankan agar reviewer dapat ikut serta ke dalam kelas (sit-in) guna untuk mengamati lingkungan pembelajaran.

Rincian tugas dalam bentuk Kerangka Acuan Kerja tim evaluasi akan ditetapkan dalam suatu pedoman yang disusun oleh DGHE-IU



Bank Dunia akan mengawasi pelaksanaan terhadap sampel penerima hibah setiap dua tahun melalui kunjungan lapangan dan setiap tahunnya melalui telaah terhadap laporan tahunan.

8.3 Instrumen Pemantauan dan Evaluasi

Pelaksanaan audit, pemantauan dan evaluasi dilakukan dengan berpedoman pada mekanisme yang diuraikan pada tabel 8.2

Tabel 7.2 Matrik Mekanisme Pemantauan dan Evaluasi Proyek

Technical Audit Public Expenditure Tracking Survey Impact Evaluation

Model Pendanaan

Tradisional

(Sejumlah sampel yang setara dari HEI yang tidak menerima hibah)

o Kajian tahunan terhadap

laporan BPKP / Irjen DIKTI o Penelusuran Pengaduan

Pengadaan (catatan UPP) o Kajian laporan tahunan HEI - kajian pembanding antara

rencana terhadap hasil capaian

o Kajian tahunan terhadap

laporan BPKP / Irjen DIKTI

o Kajian terhadap arus dana

dari sumber utama ke penerima hibah

o Identifikasi/komentar

terhadap biaya transaksi

o Kajian terhadap laporan tahunan

HEI - mutu pendidikan (IPK) - tracer study lulusan

o Kajian manajemen tahunan (site

visit) - perencanaan strategis - kapasitas internal - manajemen finansial - manajemen pengadaan - manajemen SDM - public disclosure

arrangements

Model Pendanaan Kompetitif

(HEI penerima hibah)

o Kajian proses pemilihan

penerima hibah - kesesuaian terhadap OPM o Kajian laporan tahunan BPKP /

IRJEN o Penelusuran keluhan

pengadaan o Kajian investasi tahunan (site

visit) - kesesuaian terhadap

kelayakan - keseuaian terhadap

spesifikasi lelang - ketepatan waktu proses

pengadaan - keseuaian terhadap pedoman

Bank Dunia - kepuasan pengguna - pemanfaatan

o Kajian laporan tahunan

- kesesuaian antara laporan dengan kondisi aktual


BPKP/IRJEN o Kajian terhadap arus dana

dari sumber utama hingga pengguna

o Indentifikasi/komentar

terhadap biaya-biaya transaksi


HEI penerima hibah - mutu pendidikan (IPK) - tracer study lulusan - indikator kinerja yang

disepakati o Kajian manajemen tahunan (site


arrangements



Model Kontrak Berbasis Kinerja

(HEI yang otonom pelaksana

PBC)

o Kajian investasi tahunan (site

visit) - kesesuaian terhadap

kelayakan - keseuaian terhadap

spesifikasi lelang - ketepatan waktu proses

pengadaan - keseuaian terhadap pedoman

Bank Dunia - kepuasan pengguna - kemanfaatan

o Penelusuran keluhan

pengadaan o Kajian laporan tahunan

- kesesuaian antara laporan dengan kondisi aktual


BPKP/IRJEN o Kajian terhadap arus dana

dari sumber utama hingga pengguna

o Indentifikasi/komentar

terhadap biaya-biaya transaksi


HEI penerima hibah - mutu pendidikan (IPK) - tracer study lulusan - indikator kinerja yang

disepakati o Kajian manajemen tahunan (site


arrangements

Untuk mencapai sasaran secara efektif, laporan pemantauan dan evaluasi harus dikonsolidasikan dan dan didesiminasikan ke komunitas pendidikan tinggi. Sebagai bagian dari akuntabilitas, masyarakat juga harus diinformasikan tentang effektivitas dari penggunaan sumber-sumber daya masyarakat oleh lembaga-lembaga pendidikan tinggi. Agar laporan pemantauan dan evaluasi tersebut dapat dikonsolidasikan, maka suatu format baku laporan perlu dikembangkan tanpa mengorbankan kreativitas dan keunikan dari maing-masing lembaga.

Suatu laporan pemantauan dan evaliasi yang terkonsolidasi hendaknya dipublikasikan dalam web site yang secara khusus dipersiapkan untuk proyek ini. Web site tersebut harus secara reguler diperbarui (up-dated) dan dipelihara oleh DGHE-IU. Pada awalnya fungsi pemantauan dan evaluasi akan dilakukan oleh DPT bersama DGHE-IU dan selanjutnya akan dialihkan ke unit statistik di bawah DIKTI. Sasaran pokok dari aspek ini adalah terbentuknya suatu basisdata nasional tentang profil lembaga yang dapat dimanfaatkan guna keperluan manajemen dan pengalokasian pendanaan.



Tabel 8.3 Metoda Evaluasi Kinerja Proyek

Internal HEI Di luar HEI

Sasaran Kinerja Auditor Internal

Auditor Publik

Auditor Publik DGHE-IU Audit

Teknis PETS Evaluasi Dampak

Project Component A

A.1 • RUU BHP disahkan paling lambat tahun 2010 • Jumlah dan akurasi indikator pendidikan tinggi yang diperbaharui secara terpusat

setiap 6 bulan • Proses evaluasi komprehensif terhadap pendanaan tradisional (line item), competitive

funding, dan Performance-based Contract selesai paling lambat tahun 2010. A.2 • Akreditasi terlembaga diberikan kepada 5% dari semua HEI paling lambat tahun 2010 A.3 • Adopsi Rencana Revitalisasi Univeersitas Terbuka dan Pusat Pembelajaran Regional

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

N/A

N/A

V

N/A

N/A

V

V

V

V

V

Project Component B.1

• Peningkatan IPK mahasiswa pada HEI penerima hibah • Peningkatan % mahasiswa berlatar belakang tidak mampu pada HEI penerima hibah • Peningkatan jumlah lulusan yang bekerja dalam waktu kurang dari 6 bulan

V V V

N/A N/A N/A

N/A N/A N/A

V V V

V V V

N/A N/A N/A

V V V

Project Component B.2

B.2.a • Salinan SK Rektor tentang pendirian fungsi audit internal B.2.b • Penilaian wajar tanpa syarat diberikan oleh auditor eksternal terhadap audit keuangan

pada lime HEI paling lambat tahun 2010. B.2.c • Lembaga (HEI) berhasil menyelesaikan kewajiban kontrak melalui pencapaian atau

pelampauan sasaran pada empat indikator kinerja

V

N/A

N/A

N/A

V

V

N/A

V

V

V

V

V

V

V

V

N/A

V

V

N/A

V

V



8.4 Pengelolaan Pemantauan dan Evaluasi Secara Institusi

Paling sedikit ada dua tingkatan yang berbeda dalam melakukan audit, pemantauan dan evaluasi; pada tingkatan HEI-IU dan tingkatan DGHE-IU serta DPT. Sistem pemantauan dan evaluasi hendaknya dilakukan secara internal maupun eksternal, masing-masing untuk maksud dan tujuan yang berbeda. Pemantauan dan evaluasi internal bertujuan untuk mempertahankan sasaran proyek berdasarkan prespektif lembaga pendidikan tinggi, sementara yang eksternal bertujuan untuk menjamin pelaksanaan proyek yang sesuai dengan rencana dan keseluruhan sasaran proyek.

Gambar 8.1 Struktur Mekanisme Pemantauan dan Evaluasi

Pada tingkat HEI, HEI-IU akan melaksanakan semua proses pengadaan, pemeliharan semua catatan keuangan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, mengembangkan rencana dan melaksanakan kegiatan, serta memantau dan mengendalikan kemajuannya sesuai dengan prinsip-prinsip praktek yang baik, transparan dan semangat anti korupsi. Karenanya hal tersebut akan menjadi sasaran utama dari suatu proses audit. HEI-IU juga memainkan peran penting melalui pemantauan terus menerus terhadap pelaksanaan proyek, pengumpulan bukti-bukti yang diperlukan, laporan, dan data dari petugas yang bertanggungjawab (PIC), serta pengembangan basisdata yang melembaga.

Pada tingkat DGHE-IU, suatu perusahaan/konsultan independent akan ditugasi melaksanakan audit teknis, khususnya untuk pelaksanaan komponen-A, paling kurang dua kali selama masa pelaksanaan proyek. Proses seleksi untuk komponen-B yang dikelola oleh DPT pada dasarnya adalah proses lelang. Karenanya, untuk menjamin adanya kepatutan dan keadilan, proses tersebut akan diaudit oleh pakar lokal dan internasional.

SekretarisAkademik

StaffAhli

Pengadaan Pemantauandan Evaluasi

DGHE-IU

DIRJENDIKTI

DPTKomite

Pengarah

tingkat DGHE-IU

tingkat HE-IU

BPKP / IRJENWORLD

BANK

Audit InternalPenjaminan Mutu

Rektor

Pembantu Rektor Ibidang Akademik &

Kemahasiswaan

Pembantu Rektor IIBidang Administrasi

Unit PengelolaPengaduan

(mahasiswa)

SekretarisAkademikSekretarisAkademik

StaffAhliStaffAhli

PengadaanPengadaan Pemantauandan EvaluasiPemantauandan Evaluasi

DGHE-IUDGHE-IU

DIRJENDIKTI

DIRJENDIKTI

DPTDPTKomite

PengarahKomite

Pengarah

tingkat DGHE-IU

tingkat HE-IU

BPKP / IRJENBPKP / IRJENWORLD

BANK

Audit InternalPenjaminan Mutu

RektorRektor


Kemahasiswaan


Kemahasiswaan

Pembantu Rektor IIBidang AdministrasiPembantu Rektor IIBidang Administrasi

Unit PengelolaPengaduan

(mahasiswa)



Proses audit memerlukan keahlian dalam bidang prosedur-prosedur administrasi, manajemen keuangan, pengadaan, dan peraturan yang berlaku lainya. Bagi perguruan tinggi BHMN, auditor publik eksternal harus ditugaskan untuk melaksanakan proses audit sesuai dengan persetujuan dari DGHE-IU dan World Bank. Karena hasil audit akan mempengaruhi keberadaan/keberlanjutan dari keseluruhan proyek, maka dipandang perlu untuk menugaskan pakar yang memenuhi syarat untuk membantu DGHE-IU dalam memahami dan mengkonsolidasikan laporan-laporan audit. Paling tidak seorang tenaga ahli lokal dengan spesialisasi di bidang prosedur pengadaan dan satu orang lainnya ahli di bidang manajemen keuangan hendaknya ditugaskan di DGHE-IU. Masing-masing konsultan tenaga ahli tersebut dapat ditugaskan selama 2 bulan di DGHE-IU, pada bulan ke 11 dan ke 12 pada setiap tahun kontraknya. Rincian mekanisme seleksi tenaga ahli akan disusun dalam suatu Kerangka Acuan Kerja tersendiri, yang mencakup kualifikasi, tugas dan kewajiban.

Bank dunia juga secara berkala akan melakukan misi pengawasan dua kali dalam setahun dan evaluasi pertengahan di tahun ketiga pelaksanaan proyek. Sebuah perusahaan independent juga dapat ditugasi untuk melaksanakan audit teknis pada DGHE-IU, khususnya untuk pelaksanaan komponen proyek-A.

8.5 Jadwal Pelaksanaan Pemantauan dan Evaluasi

Pelaksanaan audit, monitoring dan evaluasi dilaksanakan dalam kerangka waktu yang berbeda sesuai dengan tujuannya. Karenanya rencana pelaksanaan monitoring dan evaluasi dijadwalkan seperti yang tercantum dalam tabel 8.4 dan 8.5

Tabel 8.4 Jadwal Pemantauan dan Evaluasi terhadap Penerima Hibah (komponen-B)

Bulan pada Tahun Berjalan Kontrak 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Tugas DGHE-IU' Audit dokumen 3 bulanan1 Audit dokumen administrative Audit tahunan2 Pemantauan Evaluasi Tahunan Tugas HEI-IU: Presentasi kemajuan semester 1 Laporan tahunan – draft Laporan keuangan – bulanan Laporan kemajuan fisik – 3 bulanan

1 Laporan tri-wulan pertama mencakup aktivitas yang dilaksanakan selama 12 bulan sebelumnya, hanya diperlukan

pada tahun kedua kontrak dan sesudahnya. 2 Untuk BHMN, diperlukan akuntan publik



Tabel 8.5 Jadwal Pemantauan dan Evaluasi pada Tingkat DGHE-IU dan BHE

Komponen Proyek Pelaksana audit, pemantauan dan evaluasi Jadwal

Kinerja Proyek Keseluruhan DGHE*), World Bank Tahun ke 3 Kemajuan Keseluruhan World Bank Setiap 6 bulan Evaluasi akhir proyek DGHE*), World Bank Tahun terakhir A. Higher education system reform and oversight A.1 Modernization of higher education sector oversight and

management Audit teknis oleh perusahaan

independen Tahun ke 3

A.2 Supporting a transition in the quality assurance system to emphasize institutional accreditation and licensure of professional fields

Audit teknis oleh perusahaan independen Tahun ke 3

A.3 Development and adoption of a comprehensive revitalization plan for the Open University of Indonesia Pakar lokal dan internasional Tahun ke 3

B. Grants to improve academic quality and institutional performance

B.1 Competitive grants to public and private HEIs Pakar lokal / Mitra Bestari Tahun ke 2 dan ke 4

B.2 Grants for promoting good governance in public HEIs and initiation of Performance-based Contract at autonomous HEIs

B.2.a Competitive grants for strengthening institutional management in non-autonomous public HEIs Pakar lokal Tahun ke 2 dan

ke 4

B.2.b Proposal-based grants for strengthening institutional management at autonomous public HEIs Pakar lokal dan internasional Tahun ke 2

B.2.c Performance-Based Contract (PBC) grants for autonomous public HEIs Pakar lokal dan internasional Tahun ke 2 dan

ke 4 Catatan: *) evaluasi dilakukan oleh DGHE bersama komisi pengarah (ad hoc).

8.6 Kerangka Kerja Hasil Proyek

Keberhasilan pencapaian sasaran proyek mengacu pada sasaran indikator keberhasilan yang tercantum dalam tabel-tabel berikut:



Tabel 8.6 Sasaran Indikator Keberhasilan Hasil langsung dari setiap

komponen proyek Indikator hasil dari setiap komponen Penggunaan hasil pemantauan

Komponen A: Higher education system reform and oversight

A.1 Modernization of higher education sector oversight and management

• Rancangan perundangan untuk modernisasi pengawasan dan manajemen sector pendidikan tinggi

• Desentralisasi tanggungjawab manajemen keuangan dan sumberdaya dari DGHE ke HEI

• Jumlah dan akurasi indikator pendidikan tinggi yang diperbarui secara terpusat setiap tahun

• Penyiapan perundangan untuk mengambil tindakan yang akan memodernisasi dan memperkuat sistem pendidikan tinggi

• Penilaian transisi HEI ke arah otonomi • Data digunakan untuk meningkatkan

pengambilan keputusan pada sector pendidikan tinggi, dan untuk menetapkan tolok ukur and milestone yang akurat untuk mengevaluasi pengaruh dari hibah kompetitif dan kontrak berbasis kinerja

A.2 Supporting a transition in the quality assurance system to emphasize institutional accreditation and licensure of professional fields

• Rencana aksi transisi system penjaminan mutu selesai 2007 dan digunakan paling lambat 1020

• Kampanye kepedulian akreditasi selesai • Jumlah PTN dan PTS yang terakreditasi di

bawah system baru • Persentase mahasiswa yang terdaftar di

perguruan tinggi terakreditasi • Persentase pendanaan BAN-PT dari sumber

selain DGHE • Persentase program studi dengan bidang

lisensi yang diakreditasi oleh lembaga professional

• Penguatan sistem akreditasi

A.3 Development and adoption of a comprehensive revitalization plan for the Open University of Indonesia

• Rencana aksi revitalisasi UT dan pusat-pusat pembelajaran regional

• Transisi yang dapat ditunjukan dari praktek manajemen yang terpusat dan mekanistis menjadi praktek manajemen yang adaptif, pasipatoris pada universitas terbuka

• Persentase matakuliah yang disampaikan melalui moda instruktional gabungan.

• Pemantauan redefinisi mandate UT guna menjamin perbaikan tata pamong relevansi, mutu akademik, dan kesetaraan sosial



Hasil langsung dari setiap komponen proyek Indikator hasil dari setiap komponen Penggunaan hasil pemantauan

Komponen B.1: Competitive grants to public and private HEIs • Jumlah PTN yag menyatakan rencana

strategisnya untuk mencapai misi lembaga dan bidang proritas nasional

• Jumlah peneriman hibah yang telah menetapkan MIS internal

• Jumlah peneriman hibah yang telah menetapkan sistem penjaminan mutu internal

• Jumlah penriman hibah dengan catatan keuangan yang telah diaudit

• Persentase lulusan dari program studi penerima hibah yang bekerja di bidang utama 6 bulan setelah wisuda

• Waktu studi pada program studi peneriman hibah

• SPP per bidang prioritas utama • Persentase peningkatan mahasiswa berlatar

belakang tidak mampu pada perguruan tinggi penerima hibah

• Jumlah publikasi ilmiah pada bidang prioritas utama

• Jumlah kerjasama antara program akademik dengan layanan masyarakat dan industri swasta.

• Jumlah pendidikan keguruan yang dibuka sebagai hasil hibah

• Nilai rata-rata ujian sertifikasi guru pada program studi penerima hibah

• Jumlah program penelitian dengan industri lokal pada lembaga penerima hibah

• Jumlah mahasiswa yang terlibat pada program belajar kooperatif pada lembaga peneriman hibah

• Jumlah mahasiswa yang menerima konsultasi karier pada lembaga penerima hibah

• Tingkat partisipasi lulusan yang berpartisipasi dalam inisiatif efisiensi eksternal pada lembaga penerima hibah.

• Pemantauan kemajuan dalam pengembangan kapasitas untuk otonomi institusional

• Penyesuaian kriteria seleksi untuk pendanaan bersaing

• Sasaran pada setiap ronde pendanaan kompetitif untuk daerah-daerah yang kritis terhadap perkembangan sosial dan ekonomi Indonesia

• Ukuran efektivitas pembelajaran kooperatif, konsultasi karier, dan kerjasama dengan industri lokal.

• Penyesuaian criteria seleksi untuk pendanaan yang kompetitif.

Komponen B.2: Grants for promoting good governance in public HEIs and initiation of Performance-based Contract at autonomous HEIs

B.2a. Competitive grants for strengthening institutional management in non-autonomous public HEIs

• Persentase lulusan dari program studi penerima hibah yang bekerja di bidang utama 6 bulan setelah wisuda

• Waktu studi pada program studi peneriman hibah

• Persentase peningkatan mahasiswa berlatar belakang tidak mampu pada perguruan tinggi penerima hibah

• Jumlah publikasi ilmiah pada bidang prioritas utama

• Jumlah kerjasama antara program akademik dengan layanan




Hasil langsung dari setiap komponen proyek Indikator hasil dari setiap komponen Penggunaan hasil pemantauan

• Jumlah program penelitian dengan industri lokal pada lembaga penerima hibah

• Jumlah mahasiswa yang terlibat pada program belajar kooperatif pada lembaga peneriman hibah

• Jumlah mahasiswa yang menerima konsultasi karier pada lembaga penerima hibah

• Tingkat partisipasi lulusan yang berpartisipasi dalam inisiatif efisiensi eksternal pada lembaga penerima hibah

B.2b Proposal-based grants for strengthening institutional management at autonomous public HEIs

• Bukti transisi dari praktek pengelolaan terpusat dan mekanistis pada lembaga penerima hibah menjadi parktek pengelolaan partisipatif dan adaptif.

• Jumah lembaga penerima hibah dengan sistem keuangan yang dapat diaudit penuh.

• Jumlah lembaga penerima hibah yang mempunyai kapasitas pengelolaan SDM secara mandiri.

• Jumlah lembaga penerima hibah yang mempunyai kapasitas mengelola sumberdaya fisik mandiri.

• Jumlah lembaga penerima hibah yang mempunyai kapasitas mengelola pengadaan mandiri.

• Jumlah lembaga penerima hibah yang melaksanakan praktek pengelolaan berdasarkan bukti.

• Jumlah lembaga penerima hibah yang mampu meningkatkan anggaran DIKS yang berkaitan dengan program-program akademik dan penelitian.

• Capaian yang dapat dipertanggung-jawabkan kapada MWA


B.2c Performance-Based Contract (PBC) grants for autonomous public HEIs

• Perguruan tinggi yang berhasil me-nyelesaikan kewajiban kontraknya

• Pemantauan efektivitas otonomi

8.7 Indikator Kinerja

Tabel-tabel di atas menyajikan sasaran indikator hasil kinerja yang wajib dicapai masing-masing HEIs yang berpartisipasi dalam proyek. Selain itu masing-masing HEI perlu mengembangkan indikator tambahan yang akan menuntun mereka dalam proses menuju pencapaian kinerja tersebut di atas. Indikator proses ini akan bervariasi pada masing-masing sub-komponen proyek pada komponen proyek-B dan harus relevan dengan tujuan yang dicapai pada setiap sub-komponen tersebut. Beberapa contoh indikator tambahan disajikan di sini sebagai rujukan bagi masing-masing HEI dalam mengembangkan indikator yang akan diterapkan di institusi masing-masing.

Indikator kinerja umum untuk mengukur hasil, luaran dan efektivitas penggunaan sumberdaya harus digunakan. Indikator-indikator ini akan bervariasi pada masing-masing sub-komponen proyek pada komponen proyek-B dan harus relevan dengan tujuan yang dicapai pada setiap sub-komponen tersebut.



Sub-komponen B.1 – Competitive grants to public and private HEIs Karena tujuan dari sub-komponen ini adalah untuk mendukung persiapan yang diperlukan guna transisi dari universitas negeri menjadi lembaga dengan otonomi penuh dengan tetap meningkatkan akuntabilitas mereka terhadap hasil-hasilnya dalam sistem lembaga pendidikan tinggi, maka indikator kinerja untuk sub-komponen ini harus mercerminkan tujuan sub-komponen proyek sebagai berikut – peningkatan kapasitas lembaga, yang ditunjukan dengan:

a) pengambilan keputusan yang didasarkan pada bukti-bukti b) implementasi SIM dalam manajemen lembaga untuk menyediakan data dan analisis

untuk mendukung kegiatan pada butir (a) c) penyusunan strategi jangka panjang dan rencana operasi jangka pendek berdasarkan butir

(a) dan (b) di atas. d) pengembangan transparansi manajemen keuangan, pengadaan barang dan jasa, auditing

dan sistem pengadaan, dan prosedur-prosedur untuk menjamin penggunaan dana-dana masyarakat secara efisien sesuai dengan ketentuan yang secara rinci diuraikan dalam Pasal 5.2 dan Pasal 6.2.

e) pembentukan sistem penjaminan mutu internal dan memanfaatkan hasil dari proses ini dalam perencanaan program tahunan dan tercermin dalam rencana program jangka menengah dan panjang.

f) pengembangan sistem manajemen sumberdaya yang mampu memfasilitasi pencapaian tujuan kependidikan institusi yang bersangkutan.

Tabel 8.7 Indikator Keberhasilan Komponen B.1

No Main Indicators Baseline Current achievement

Mid-term target

Final target

1 Average Graduates GPA 2 Average Time to Graduate (months) 3 Average Waiting Time for First Employment (months)

Seminars/ National Conference International

National 4

Scientific Publications at Reputable Seminars/Journals (titles per year) Journals

International 5 Average Students TOEFL’s Score 6 Number of Students Obtaining Scholarship Per Year 7 Proportion of students from disadvantage groups 8 Number of Community Service Activity 9 Number of Collaboration

10 Number of Patent and Intellectual Property Rights 11 Number of National Competitive Research Grants Per Year



Sub-komponen B.2 – Grants for promoting good governance in public HEIs and initiation of Performance-based Contracts at autonomous HEIs

Suatu lembaga pendidikan tinggi otomoni yang efektif dapat tercermin dari atribut berikut:

a) kemampuan manajamen keuangan yang mandiri; b) kemampuan manajemen sumberdaya manusia yang mandiri; c) kemampuan pengelolaan pengadaan barang dan jasa; d) kemampuan pengelolaan fasilitas fisik yang mandiri; e) kemampuan pengambilan keputusan yang mandiri; f) kemampuan yang cukup dalam pemulihan biaya (cost recovery); dan g) akuntabilitas hasil kepada masyarakat melalui Majelis Wali Amanah

Dengan selesainya bagian pertama dari komponen proyek-B.2, lembaga pendidikan tinggi seharusnya telah meletakan dan mengoperasikan aspek-aspek berikut:

a) sistem infomasi manajemen dan infrastruktur TI; b) manajemen sumberdaya manusia dan pengurangan PNS; c) sistem manajemen keuangan; d) sistem manajemen aset; e) sumber pendapatan non-spp yang cukup yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan

akademik dan penelitian.

Lembaga-lembaga pendidikan tinggi harus merundingkan penetapan indikator yang tepat untuk masing kategori kinerja berikut:

a) good governance (kesehatan organisasi) b) efisiensi eksternal (pasar tenaga kerja dan kemampuan bersaing) c) eficiensi internal (penggunaan sumberdaya yang efisien dan penghematan dalam

pembelanjaan dana masyarakat) d) kesetaraan dan tanggung jawab sosial (layanan bagi masyarakat yang kurang mampu)

Tabel 8.8 Indikator Keberhasilan Komponen B.2

No Main Indicator *) Baseline Current achievement

Mid-term target

Final target

1 Financial Management 2 Asset Management 3 Procurement Management 4 Human Resource Management 5 Academic Quality Assurance System 6 Information Management System 7 ..

*) Rumusan indikator kinerja dan ukurannya ditetapkan oleh lembaga penerima hibah yang disetujui oleh proyek.

Metoda evaluasi untuk masing-masing sasaran pencapaian indikator kinerja diuraikan secara ringkas pada tabel 8.3



8.8 Mekanisme Penanganan Pengaduan

Salah satu aspek utama dalam proyek ini adalah adanya unit yang difungsikan untuk melaksanakan program pengelolaan pengaduan yang timbul selama proyek. Program ini dirancang untuk mendukung penyelesaian keluhan/pengaduan tentang sub-proyek melalui jalur penyelesaian yang benar. Dengan adanya program ini maka keluhan yang disampaikan oleh berbagai pihak (komunitas akademik maupun pihak luar – masyarakat luas) terhadap proyek dan sub-proyek di bawahnya dapat diketahui dan ditelusuri langkah-langkah penanganannya.

Unit penanganan pengaduan atau UPP (Complaint Handling Unit – CHU) merupakan unit yang bertanggungjawab atas pelaksanaan mekanisme penanganan keluhan yang berkait dengan rancangan dan implementasi proyek. Unit ini akan dikembangkan di tingkat DGHE-IU dan HEI-IU untuk menjamin adanya transparansi dan akuntabilitabilitas pelaksanaan proyek.

Di tingkat DGHE-IU penanganan pengaduan akan ditangani oleh bagian pemantauan dan evaluasi (monitoring and evaluation). Bagian ini akan bertanggungjawab terhadap dalam kodifikasi, pencatatan dan pemeliharaan basisdata tentang semua keluhan/pengaduan, dan juga menelusuri dan melaporkan aksi tindaklanjutnya. Dalam menangani keluhan/pengaduan DGHE-IU akan bekerjasama dalam melakukan investigasi dengan BPKP/Irjen DIKTI dan badan lain sesuai dengan kapasitas dan kewenangannya. Catatan mengenai penanganan keluhan/pengaduan dapat dilihat oleh masyarakat dengan menghubungi DGHE-IU.

Di tingkat HEI-IU pimpinan lembaga penerima hibah (Rektor) bertanggungjawab terhadap pelaksanaan penanganan pengaduan dengan mendirikan unit penanganan pengaduan (UPP). Unit ini tidak harus merupakan unit yang tersendiri, tetapi jika dirasa mampu fungsi-fungsi pengelolaan pengaduan tersebut dapat dilaksanakan oleh unit yang telah ada di lingkungan lembaga penerima hibah (misalnya unit penjaminan mutu). Guna menjamin keterlibatan semua pihak dalam HEI, maka mahasiswa perlu dilibatkan dalam program pengelolaan pengaduan tersebut. Keterlibatan mahasiswa difungsikan sebagai wadah penampung keluhan/pengaduan oleh mahasiswa, yang selanjutnya melalui wadah mahasiswa ini keluhan/pengaduan disampaikan kepada unit yang berwenang di HEI-IU sesuai dengan jalur yang benar.

Dalam membentuk UPP di tingkat HEI-IU, pimpinan HEI perlu mengundang perwakilan mahasiswa (Badan Eksekutif Mahasiswa, Himpunan Mahasiswa dan/atau Pers Mahasiswa) untuk menyusun suatu mekanisme penanganan pengaduan oleh mahasiswa. Unit yang menangani hal ini bukan merupakan bagian dari struktur organisasi HEI tetapi merupakan unit independent mahasiswa yang berkoordinasi dan bekerjasama dengan UPP HEI (lihat Gambar 7.1). UPP yang dikelola oleh mahasiswa akan memperoleh akses mengenai proyek dan sub-proyek yang dijalankan oleh HEI melalui website DGHE-IU dan website lokal HEI, atau domain publik lainnya, yang berisi informasi tentang deskripsi proyek dan sub-proyek.

Undangan dari pimpinan HEI kepada mahasiswa harus disampaikan secara tertulis dan diikuti dengan penjelasan tentang informasi dan deskripsi proyek dan sub-proyek yang dilakukan oleh HEI-IU, serta rancangan bentuk kerjasama serta pembagian fungsi di antara HEI-IU dengan UPP mahasiswa. Undangan ini dapat dianggap sebagai bukti inisiatif pengembangan UPP dan komitmen implementasi program penanganan pengaduan di tingkat HEI.

Undangan untuk mengikuti pertemuan (annual accountability meeting) yang diikuti oleh forum masyarakat sipil (termasuk perwakilan mahasiswa seperti di atas) akan disampaikan dalam waktu tidak lebih dari enam minggu dan tidak kurang dari empat minggu dari waktu pertemuan tersebut, guna memberikan kesempatan untuk memperoleh informasi dan persiapan yang cukup.



8.9 Peningkatan Kapasitas Institusi dalam Pengelolaan Dana Publik

Untuk menunjang kemampuan HEIs dan DGHE dalam mengelola dan mempertanggung jawabkan dana publik, proyek ini bertujuan meningkatkan kapasitas institutional dalam hal pengelolaan keuangan dan pengadaan barang sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku. Secara spesifik, kajian akan dilakukan secara terhadap staff, struktur organisasi, peraturan internal HEI, keterbukaan informasi dan efektivitas penanganan pengaduan sesuai dengan uraian pada Sub-bab 6.2 (Pengelolaan Keuangan) dan Sub-bab 7.3 (Pengelolaan Pengadaan Barang dan Jasa) dan Sub-bab 8.8 (Mekanisme Pengelolaan Pengaduan)

evaluasi proyek

Documents