evaluasi pengelolaan piutang usaha dalam upaya
TRANSCRIPT
i
i
EVALUASI PENGELOLAAN PIUTANG USAHA
DALAM UPAYA MEMINIMALISIR PIUTANG TAK
TERTAGIH
(Studi Kasus Pada PT. Propan Raya ICC Semarang)
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu syarat
Untuk menyelesaikan Program Sarjana (S1)
Fakultas Ekonomi Universitas Semarang
Disusun Oleh :
Tri Handayani
NIM. B.231.15.0278
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SEMARANG
2019
ii
ii
iii
iii
iv
iv
PERSETUJUAN REVISI SKRIPSI
Nama Penyusun : Tri Handayani
Nomor Induk Mahasiswa : B.231.15.0278
Fakultas / Jurusan : Ekonomi / Akuntansi
Judul Skripsi : EVALUASI PENGELOLAAN PIUTANG USAHA
DALAM UPAYA MEMINIMALISIR PIUTANG
TAK TERTAGIH (STUDI KASUS PADA PT.
PROPAN RAYA ICC SEMARANG)
Dosen Pembimbing : Saifudin, SE, M.Si.
Tim Penguji,
Semarang, 08 Februari 2019
1. Saifudin, SE, Msi. (………………………………..)
1. Edy Suryawardana, SE, MM. (………………………………..)
2. Teguh Ariefiantoro, SE, MM. (………………………………..)
v
v
PENGESAHAN KELULUSAN UJIAN
Nama Penyusun : Tri Handayani
Nomor Induk Mahasiswa : B.231.15.0278
Fakultas / Jurusan : Ekonomi / Akuntansi
Judul Skripsi : EVALUASI PENGELOLAAN PIUTANG USAHA
DALAM UPAYA MEMINIMALISIR PIUTANG
TAK TERTAGIH (STUDI KASUS PADA PT.
PROPAN RAYA ICC SEMARANG)
Dosen Pembimbing : Saifudin, SE, M.Si.
Tim Penguji,
Telah dinyatakan lulus ujian pada tanggal
08 Februari 2019
1. Saifudin, SE, Msi. (………………………………..)
2. Edy Suryawardana, SE, MM. (………………………………..)
3. Teguh Ariefiantoro, SE, MM. (………………………………..)
vi
vi
PERNYATAAN ORISINALITAS SKRIPSI
Yang bertanda tangan di bawah ini saya, Tri Handayani , menyatakan
bahwa skripsi dengan judul: “EVALUASI PENGELOLAAN PIUTANG
USAHA DALAM UPAYA MEMINIMALISIR PIUTANG TAK TERTAGIH
(STUDI KASUS PADA PT. PROPAN RAYA ICC SEMARANG) ” adalah
hasil tulisan saya sendiri. Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya
bahwa dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang
lain yang saya ambil dengan cara menyalin atau meniru dalam bentuk rangkaian
kalimat atau simbol yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran
dari penulis lain, yang saya akui seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri, dan/atau
tidak terdapat bagian atau keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya
ambil dari tulisan orang lain tanpa memberikan pengakuan penulis aslinya.
Apabila saya melakukan tindakan yang bertentangan dengan hal tersebut
di atas, baik sengaja maupun tidak. Dengan ini saya menyatakan akan menarik
skripsi yang saya ajukan sebagai hasil tulisan saya sendiri ini. Bila kemudian
terbukti bahwa saya melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain
seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, berarti gelar dan ijazah yang telah
diberikan oleh Universitas batal saya terima.
Semarang, 20 Desember 2018
Yang membuat pernyataan,
(Tri Handayani)
NIM : B.231.15.0278
vii
vii
ABSTRAK
Penjualan secara kredit tidak langsung memperoleh penerimaan kas,
namun menimbulkan adanya piutang usaha. Piutang usaha memiliki beberapa
risiko yang bisa terjadi, misalnya risiko piutang usaha yang tak tertagih karena
beberapa alasan dari sisi internal (perusahaan) maupun dari sisi eksternal
(pelanggan). Perusahaan harus melakukan pengendalian internal terhadap piutang
usaha, dimana pengendalian internal ini bertujuan untuk meningkatkan efektifitas
dan efisiensi suatu perusahaan. Penelitian ini bertujuan untuk : (1) pengevaluasian
mengenai pengelolaan piutang usaha dalam upaya meminimalisir piutang tak
tertagih pada PT.Propan Raya ICC Semarang, (2) Untuk mengetahui efektivitas
pengelolaan piutang usaha, (3) Untuk mengetahui bagaimana cara menanggulangi
piutang tak tertagih, (4) Untuk mengetahui prosedur pemberian piutang usaha.
Penelitian ini menggunakan metode studi kasus karena penelitian studi
kasus adalah riset yang berbentuk deskriptif. Penelitian ini dilakukan pada PT.
Propan Raya ICC Semarang. Pengumpulan data dilakukan dengan teknik
wawancara dan dokumentasi.
Hasil dari penelitian ini menunjukan bahwa adanya fungsi pengendalian
internal yang belum berjalan dengan baik, sehingga muncul piutang usaha tak
tertagih. Oleh karena itu diperlukan evaluasi pengendalian internal yang baik
untuk bisa mengontrol kinerja dari karyawan agar piutang usaha perusahaan dapat
berjalan lancar sehingga tidak mengganggu arus kas perusahaan.
Kata Kunci : Pengendalian Internal, Piutang Usaha, Piutang Tak Tertagih
viii
viii
ABSTRACT
Sales on credit do not directly obtain cash receipts, but give rise to
accounts receivable. Accounts receivable have several risks that can occur, for
example the risk of uncollectible accounts receivable for several reasons from the
internal side (company) and from the external side (customers). The company
must exercise internal control of trade receivables, where internal control aims to
improve the effectiveness and efficiency of a company. This study aims to: (1)
evaluate the management of accounts receivable in an effort to minimize
uncollectible accounts at PT.Propan Raya ICC Semarang, (2) To determine the
effectiveness of trade accounts receivable management, (3) To find out how to
overcome uncollectible accounts, ( 4) To find out the procedure for granting
accounts receivable.
This study uses a case study method because case study research is
descriptive research. This research was conducted at PT. Propan Raya ICC
Semarang. Data collection is done by interview techniques and documentation.
The results of this study indicate that there is an internal control function
that has not been running well, resulting in uncollectible accounts receivable.
Therefore an evaluation of internal controls is needed to be able to control the
performance of employees so that the company's trade receivables can run
smoothly so as not to disrupt the company's cash flow.
Keywords: Internal Control, Accounts Receivable, Uncollectible Receivables
ix
ix
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
Motto
“Learn from yesterday, live for today, hope for tomorrow” (Albert
Einstein)
“Man Jadda Wajada – Barang siapa yang bersungguh-sungguh, maka dia
akan berhasil” (Pepatah Arab)
“Sesungguhnya Allah tidak akan mengubah keadaan suatu kaum sebelum
mereka mengubah keadaan diri mereka sendiri” (QS. Ar-Rad:11)
Persembahan
Alhamdulillah saya ucapkan kepda Allah SWT,
terima kasih atas segala Ridho, rahmat, nikmat dan
hidayah-Mu, sehingga Skripsi ini dapat terselesaikan dengan
baik.
Skripsi ini saya persembahkan juga untuk
Bapak dan Ibu yang selalu percaya akan
kemampuan saya dan tak pernah berhenti
mencurahkan segala kasih serta do’a kepada
saya.
Selalu mendukung serta nasehatnya yang
menjadi jembatan perjalanan hidup saya.
x
x
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas segala
rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulisan skripsi dengan judul “Evaluasi
Pengelolaan Piutang Usaha Dalam Upaya Meminimalisir Piutang Tak
Tertagih (Studi Kasus Pada PT. Propan Raya ICC Semarang” dapat
diselesaikan. Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat dalam rangka
menyelesaikan Program Strata Satu (S1) pada Fakultas Ekonomi Universitas
Semarang.
Dalam penulisan ini, penulis mendapat bimbingan, dorongan dan
pengarahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, dengan segala hormat dan
ketulusan hati penulis hendak menyampaikan ucapan terimakasih kepada :
1. Bapak, Ibu, Kakak dan Adik yang telah memberikan dukungan, motivasi,
nasehat, materi, doa, kasih sayang dan segalanya sehingga penulis dapat
melewati segala sesuatu .
2. Keluarga besar dan Saudara yang selalu memberikan dukungan dan doa.
3. Bapak Andy Kridasusila, SE, MM, Selaku Rektor Universitas Semarang.
4. Bapak Yohanes Suhardjo SE, M.Si, Ak, CA, Selaku Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Semarang.
5. Bapak Saifudin, SE, M.Si. selaku dosen pembimbing yang telah
meluangkan waktu dan tempatnya untuk membantu, memberikan
pengetahuan, membimbing penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
xi
6. Ibu Maria Magdalena, Mas Abraham Aziz, Mbak Eka Septi Lestari selaku
informan dan semua teman PT Propan Raya yang telah membantu dalam
menyelesaikan penelitian dan skripsi ini.
7. Segenap Dosen dan Staf Karyawan Fakultas Ekonomi Univeritas
Semarang yang telah memberikan petunjuk dan ilmu yang bermanfaat
kepada penulis.
8. Bapak Ibu Guru dan Keluarga Besar SD Negeri Palebon 02 Semarang
yang telah mendidik dan menjaga masa kecil saya selama 6 tahun
lamanya.
9. Bapak Ibu Guru SMP Negeri 9 Semarang yang telah mendidik dan
membantu saya menanamkan rasa percaya akan kemampuan diri dalam
masa pubertas.
10. Bapak Ibu Guru SMK Negeri 7 Semarang yang telah mendidik dan
mengenalkan kepada saya materi maupun praktik dalam dunia kerja.
11. Yogi Prastiyo yang selalu mengingatkan jika semakin lama selesai skripsi
semakin lama juga dia melamar.
12. Para sahabat Miftachus Sa’adah, Rahmat Pratama Putra, Devi Ratna
Safitri, Dwi Ngardiyanto, Anjas Widiyantoro, Tri Nugroho yang selalu
mendukung, membantu dan selalu mendoakan dalam pengerjaan skripsi .
13. Teman-teman USM seperjuangan Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi.
14. Serta semua pihak yang namanya tidak dapat disebutkan satu per satu yang
secara langsung maupun secara tidak langsung membantu dalam
penyelesaian skripsi ini.
xii
Kepada mereka semua penulis tidak bisa memberikan apa-apa,
selain ucapan terima kasih dan permohonan maaf. Rasa syukur dengan
segala daya dan upaya penulis dapat menyelesaikan skripsi yang tentunya
masih banyak kekurangan dan jauh dari kata sempurna. Untuk itu penulis
mengharapkan saran dan masukan perbaikan selanjutnya semoga
bermanfaat.
Semarang, 20 Desember 2018
(Tri Handayani)
NIM : B.231.15.0278
xiii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ................................................................................................ i
HALAMAN PERSETUJUAN LAPORAN SKRIPSI ............................................ ii
HALAMAN PENGESAHAN LAPORAN SKRIPSI ............................................ iii
HALAMAN PERSETUJUAN REVISI SKRIPSI ................................................. iv
HALAMAN PENGESAHAN KELULUSAN UJIAN ........................................... v
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS SKRIPSI ................................... vi
ABSTRAK ............................................................................................................ vii
ABSTRACT ......................................................................................................... viii
MOTTO DAN PERSEMBAHAN ......................................................................... ix
KATA PENGANTAR ............................................................................................ x
DAFTAR ISI ........................................................................................................ xiii
DAFTAR TABEL ............................................................................................... xvii
DAFTAR GAMBAR ......................................................................................... xviii
DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ xix
BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ........................................................................ 1
xiv
1.2 Rumusan Masalah ................................................................................. 6
1.3 Tujuan dan Kegunaan Penelitian .......................................................... 7
1.3.1 Tujuan Penelitian ......................................................................... 7
1.3.2 Kegunaan Penelitian..................................................................... 7
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................. 9
2.1 Telaah Literatur ..................................................................................... 9
2.1.1 Piutang ......................................................................................... 9
2.1.2 Pengendalian Intern .................................................................... 11
2.2 Hasil Penelitian Sebelumnya............................................................... 13
2.3 Alur Penelitian .................................................................................... 26
BAB III METODE PENELITIAN........................................................................ 29
3.1 Rancangan Penelitian .......................................................................... 29
3.2 Tempat Dan Waktu Penelitian ............................................................ 30
3.3 Obyek Penelitian ................................................................................. 30
3.4 Jenis Data Penelitian ........................................................................... 31
3.5 Prosedur Dan Sumber Pengambilan Data ........................................... 33
3.5.1 Wawancara Mendalam ............................................................... 33
xv
3.5.2 Observasi .................................................................................... 33
3.5.3 Dokumentasi .............................................................................. 34
3.5.4 Studi Pustaka .............................................................................. 34
3.5.5 Alat-alat penunjang .................................................................... 34
3.6 Teknik Analisis Data ........................................................................... 35
3.6.1 Reduksi Data .............................................................................. 35
3.6.2 Display Data ............................................................................... 36
3.6.3 Penarikan Kesimpulan Dan Verifikasi Data .............................. 37
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN .............................................................. 39
4.1 Deskripsi Obyek Penelitian ................................................................. 39
4.1.1 Profil Perusahaan ....................................................................... 39
4.1.2 Visi dan Misi Perusahaan ........................................................... 40
4.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan ................................................. 42
4.1.4 Responden Kunci ....................................................................... 48
4.2 Analisis Data ....................................................................................... 49
4.2.1 Triangulasi (Triangulation) ........................................................ 49
4.3 Pembahasan ......................................................................................... 51
xvi
4.3.1 Gambaran Penelitian Dan Pembahasan ..................................... 51
4.3.2 Hasil Temuan Penelitian ............................................................ 60
BAB V PENUTUP ................................................................................................ 64
5.1 Kesimpulan ......................................................................................... 64
5.2 Rekomendasi ....................................................................................... 65
5.3 Keterbatasan Penelitian ....................................................................... 66
5.4 Agenda Penelitian Yang Akan Datang ............................................... 67
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 68
LAMPIRAN .......................................................................................................... 70
xvii
xvii
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Piutang Tak Tertagih PT. Propan Raya ICC Semarang .................... 4
Tabel 2.1 Hasil Kajian Empiris ......................................................................... 20
Tabel 3.1 Daftar Informan Penelitian................................................................ 31
Tabel 4.1 Responden Kunci .............................................................................. 48
xviii
xviii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Alur Penelitian............................................................................... 27
Gambar 4.1 Struktur Organisasi ........................................................................ 43
xix
xix
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran A : Contoh Faktur Penjualan (Invoice)
Lampiran B : Contoh Surat Jalan
Lampiran C : Contoh Purchase Order dari Customer
Lampiran D : Contoh Bukti Penerimaan dan Penyerahan Faktur (BPPF)
Lampiran E : Contoh Tanda Terima Faktur dari Customer
Lampiran F : Contoh Tanda Terima Faktur dari PT. Propan Raya ICC
Lampiran G : Daftar Bimbingan Skripsi
Lampiran H : Surat Permohonan Riset
Lampiran I : Surat Balasan Riset
Lampiran J : Daftar Wawancara dengan Informan
Lampiran K : Daftar Riwayat Hidup
1
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Perkembangan dunia usaha yang semakin pesat dan menuju era
globalisasi, mengakibatkan persaingan antar perusahaan pun semakin ketat di
antara perusahaan yang sejenis, baik perusahaan dagang maupun jasa, demikian
pula halnya dengan perusahaan industri, yang menyatakan bahwa perusahaan di
era ini sangatlah benar-benar bersaing untuk mendapatkan sebuah keuntungan
untuk perusahaan.
Dengan didirikannya suatu perusahaan tentunya memiliki tujuan untuk
memperoleh laba serta bisa mempertahankan kelangsungan hidup suatu
perusahaan. Salah satu cara dalam upaya mengoptimalkan perolehan laba yaitu
perusahaan harus meningkatkan omset penjualan barang dagang. Dalam
meningkatkan penjualan barang dagang, perusahaan diharapkan bisa
meningkatkan kualitas pelayan yang lebih baik, diantaranya dengan memberikan
diskon, bonus/hadiah, harga yang kompetitif dan memberikan kepercayaan
kepada pelanggan dengan memberikan sistem pembayaran yang bisa dibayar
secara tempo/kredit, sehingga pelanggan akan merasa puas akan pelayanan yang
sudah diberikan.
Penjualan merupakan salah satu aktivitas dan sumber pendapatan
perusahaan. Penjualan dibagi menjadi dua, yaitu kredit dan tunai. Penjualan kredit
2
akan menguntungkan perusahaan karena lebih menarik calon pembeli sehingga
volume penjualan meningkat yang berarti menaikkan pendapatan perusahaan,
namun juga dapat menimbulkan resiko berupa tidak tertagihnya piutang.
(Kardiyanti, dkk 2017)
Piutang merupakan tagihan berupa uang atau bentuk lainnya kepada
seseorang atau suatu perusahaan. Piutang juga merupakan kebiasaan bagi
perusahaan untuk memberikan kelonggaran-kelonggaran pada pelanggan pada
waktu melakukan penjualan. Kelonggaran-kelonggaran yang diberikan biasanya
dalam bentuk memperbolehkan para pelanggan tersebut membayar kemudian atas
penjualan barang atau jasa yang dilakukan. Apabila piutang usaha tidak dapat
dilunasi oleh pelanggan, maka akan muncul piutang tak tertagih yang
dikhawatirkan perusahaan mengalami kerugian. Hal ini disebabkan adanya
tenggang waktu dari tanggal penjualan hingga pelunasan. Untuk mengatasi hal ini
diperlukan pengawasan yang ketat oleh manajemen perusahaan terhadap
pengendalian piutang untuk menghindari kerugian yang cukup tinggi.
Piutang terjadi karena adanya penyediaan fasilitas secara tempo. Banyak
perusahaan yang menjual barang dagang atau jasa mereka secara tempo karena
penjualan secara tempo tersebut merupakan strategi meningkatkan penjualan dan
mencegah penurunan penjualan. Akibat dari kebijakan penyediaan fasilitas tempo
akan menimbulkan hak penagihan piutang. Adanya piutang akan bertambahnya
resiko berupa penjualan secara tempo yang tidak terbayar oleh pelanggan atau
3
piutang yang tidak tertagih (bad debt), sehingga dapat mengurangi jumlah
penjualan bersih perusahaan dari total besarnya piutang yang dimiliki.
Salah satu faktor agar efektivitas penjualan dan piutang usaha tetap
terkendali yaitu terdapatnya pengendalian intern yang baik dan memadai dalam
perusahaan. Pengendalian intern merupakan hal yang wajib dimiliki oleh setiap
perusahaan. Seluruh kegiatan operasional yang ada pada perusahaan memiliki
standar atau prosedur yang ditetapkan agar dapat bertahan hidup dalam mencapai
tujuan dan sasaran perusahaan. Dengan demikian, manajemen perusahaan harus
dapat membuat suatu sistem yang baik dalam segala aktivitas kegiatan perusahaan
yang dikendalikan oleh pengendalian intern yang ada pada perusahaan tersebut.
Bagi perusahaan yang melakukan penjualan secara kredit yang nantinya
menimbulkan adanya piutang ini sangat rentan terjadi kecurangan terutama pada
saat penagihan piutang tersebut. Tindakan kecurangan dalam penagihan piutang
sering terjadi di berbagai macam perusahaan. Kecurangan ini bisa dilakukan oleh
sales dan kolektor sebagai agen penagihan piutang, konsumen yang bekerja sama
dengan sales dengan tujuan membagi keuntungan dari tindakan kecurangan dan
bisa juga dilakukan oleh pihak administrasi dari perusahaan tersebut. Dengan
adanya tindakan kecurangan penagihan piutang, hal ini membuat perusahaan bisa
mengalami kerugian.
4
Obyek dalam penelitian ini adalah PT. Propan Raya ICC Semarang yaitu
perusahaan industri kimia yang memproduksi segala jenis cat, mulai dari cat
lantai, tembok, genteng, besi, kayu, dan lain lain. PT. Propan Raya ICC
memberikan jangka waktu pembayaran dalam penjualan produk-produknya
kepada pelanggan. Hal ini beresiko menimbulkan piutang tidak tertagih pada
perusahaan. Oleh karena itu, kebutuhan akan pengelolaan piutang yang baik
merupakan hal yang wajib diterapkan untuk mengurangi piutang tidak tertagih
sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Pada PT. Propan Raya ICC sudah
diterapkan pengelolaan piutang, namun dinilai kurang memadai karena masih
adanya piutang yang belum tertagih pada pelanggan. Berikut adalah daftar
persentase piutang tak tertagih pada PT.Propan Raya ICC Semarang :
Tabel 1.1
Piutang Tak Tertagih PT. Propan Raya ICC Semarang
TAHUN TOTAL
PIUTANG
PIUTANG
TERTAGIH
PIUTANG
TAK
TERTAGIH
%
PIUTANG
TERTAGIH
%
PIUTANG
TAK
TERTAGIH
2015 39,575,632,458 29,630,436,952 9,945,195,507 74.87% 25.13%
2016 40,338,767,197 24,510,442,941 15,828,324,256 60.76% 39.24%
2017 39,047,569,108 21,946,641,407 17,100,927,701 56.20% 43.80%
Sumber PT.Propan Raya ICC Semarang
Bisa dilihat dari Tabel 1.1, perusahaan disetiap tahunnya selalu
memunculkan catatan piutang tak tertagih, ditahun 2015 PT. Propan Raya ICC
Semarang mendapatkan 25,13% piutang tak tertagih dari piutang perusahaan, di
5
tahun 2016 PT.Propan Raya ICC Semarang mendapatkan 39,24% piutang tak
tertagih dari jumlah piutang perusahaan, tahun 2017 PT. Propan Raya ICC
Semarang 43,80% piutang tak tertagih. Hal sebaliknya terjadi pada persentase
piutang yang tertagih dari total piutang peusahaan dari tahun ke tahun mengalami
penurunan. Pada tahun 2015 perusahaan mencapai 74,87% piutang yang tertagih,
ditahun 2015 perusahaan mendapatkan 60,76% piutang yang tertagih, tahun 2017
perusahaan mendapatkan 56,20% piutang yang tertagih dari total piutang
perusahaan.
Dari persentase tesebut dapat dilihat bahwa piutang tak tetagih pada
perusahaan dari tahun ke tahun selalu mengalami peningkatan, sedangkan
persentase piutang yang tertagih pada perusahaan secara berkala mengalami
penurunan yang signifikan. Hal tesebut dapat merugikan perusahaan dalam
mencapai tujuannya. Piutang tak tertagih dalam setiap tahun terjadi dikarenakan
banyak pelanggan yang tidak mengikuti prosedur perusahaan, diantaranya ada
beberapa pelanggan yang kabur karena sudah tidak mampu membayar piutang,
ada juga beberapa perusahaan yang mengalami kebangkrutan sehingga tidak
mampu membayar hutang. Disertai dengan lemahnya dalam penagihan pada
pelanggan, yang dimana bagian penagihan perusahaan PT. Propan Raya ICC
Semarang tidak berjalan dengan efektif.
Diterapkannya pengendalian internal pada perusahaan yang berorientasi
pada laba maupun non-laba, dapat melindungi asset perusahaan dan tentunya
membantu manajemen dalam melaksanakan segala aktivitasnya. Untuk itu setiap
6
organisasi bertanggung jawab untuk berusaha mengembangkan suatu perilaku
organisasi yang mencerminkan kejujuran dan etika yang dikomunikasikan secara
tertulis dan dapat dijadikan pegangan oleh seluruh pegawai. Kultur tersebut harus
memiliki akar dan memiliki nilai-nilai yang menjadi dasar bagi etika pengelolaan
suatu organisasi atau suatu entitas.
Berdasarkan uraian diatas dan pentingnya pengelolaan piutang terhadap
piutang tak tertagih pada perusahaan, maka penulis tertarik untuk melakukan
penelitian dengan mengambil judul “EVALUASI PENGELOLAAN
PIUTANG USAHA DALAM UPAYA MEMINIMALISIR PIUTANG TAK
TERTAGIH” (Studi Kasus Pada PT. Propan Raya ICC Semarang).
1.2 Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah dalam penelitian ini berdasarkan latar belakang
adalah sebagai berikut :
1. Bagaimana prosedur pemberian piutang kepada customer yang
dilakukan PT. Propan Raya ICC Semarang?
2. Bagaimana sistem penagihan piutang yang dilakukan PT. Propan Raya
ICC Semarang?
3. Bagaimana pengendalian internal yang dilakukan PT. Propan Raya
ICC Semarang untuk meminimalisir piutang tak tertagih?
7
1.3 Tujuan dan Kegunaan Penelitian
1.3.1 Tujuan Penelitian
a. Tujuan umum
Penelitian ini dilakukan untuk pengevaluasian mengenai pengelolaan
piutang usaha terhadap piutang tak tertagih pada PT.Propan Raya ICC Semarang
b. Tujuan Khusus
Adapun tujuan penelitian ini dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui efektivitas pengelolaan piutang usaha.
2. Untuk mengetahui bagaimana cara menanggulangi piutang tak
tertagih.
3. Untuk mengetahui prosedur pemberian piutang usaha.
1.3.2 Kegunaan Penelitian
a. Aspek Teoritis
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi dalam
pengembangan literatur bidang akuntansi keuangan khususnya dalam evaluasi
piutang, salah satu bahan referensi untuk penelitian sejenis berikutnya, serta
memperkaya wawasan bagi pembacanya.
8
b. Aspek Praktis
1. Bagi Peneliti
Menambah wawasan dan pengetahuan terhadap pengelolaan
piutang usaha dalam upaya meminimalisir piutang tidak tertagih
2. Bagi Instansi Terkait Penelitian
Dapat menjadi bahan masukan dan evaluasi dalam penerapan
langsung di lapangan dan dapat sebagai bahan perbandingan khususnya
bagian piutang di dalam merencanakan dan mengendalikan modal kerja
seefektif mungkin agar perusahaan dapat berjalan lebih baik lagi.
3. Bagi Institusi Pendidikan
Dapat menambah literatur dan pengembangan ilmu terkait evaluasi
pengelolaan piutang dalam upaya meminimalisir piutang tidak tertagih.
4. Bagi Peneliti Selanjutnya
Dapat menjadi referensi untuk melakukan penelitian selanjutnya
khususnya penelitian yang berkaitan dengan evaluasi pengelolaan piutang
dalam upaya meminimalisir piutang tidak tertagih.
9
9
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Telaah Literatur
2.1.1 Piutang
Kieso (2008) menyatakan bahwa piutang dagang (trade receivable) adalah
jumlah yang terutang oleh pelanggan untuk barang dan jasa yang telah diberikan
sebagai bagian dari operasi bisnis normal.
Piutang usaha merupakan salah satu faktor yang sangat penting untuk
diperhatikan karena berpengaruh terhadap likuiditas suatu perusahaan. Hal ini
dikarenakan piutang usaha termasuk ke dalam kategori aktiva lancar dan
diharapkan akan dapat dicairkan dalam waktu singkat. Karena sifatnya yang dapat
dicairkan dalam waktu yang singkat tanpa adanya pencatatan dan pengawasan
yang baik, kesalahan dan penyelewengan terhadap piutang tersebut akan mudah
terjadi. Oleh karena itu pimpinan atau pihak perusahaan harus dapat menetapkan
prosedur serta metode akuntansi yang akan digunakan, pemilihan pelanggan yang
layak, penagihan secara berkala kepada pelanggan, serta pencatatan akuntansi
yang memadai sehingga kesalahan dan penyelewengan terhadap piutang serta
kerugian akibat piutang yang tak tertagih dapat dihindari. (Timuriana dan Risti
Eni Nasution, 2014)
10
Hery (2014) dalam Kardiyanti (2017) sebagian piutang timbul dari
penyerahan barang dan jasa secara kredit kepada pelanggan. Tidak dapat
dipungkiri bahwa pada umumnya pelanggan akan menjadi lebih tertarik untuk
membeli sebuah produk yang ditawarkan secara kredit oleh perusahaan (penjual).
Kieso (2013) dalam Kardiyanti (2017) piutang didefinisikan sebagai jumlah yang
dapat ditagih dalam bentuk tunai dari seorang atau perusahaan lain. Warren
(2008) dalam Kardiyanti (2017) piutang meliputi semua klaim dalam bentuk uang
terhadap pihak lainnya, termasuk individu, perusahaan, atau organisasi. Bambang
Riyanto (2010) dalam Kardiyanti (2017) berikut adalah faktor-faktor yang
mempengaruhi piutang:
1. Volume penjualan kredit
2. Syarat pembayaran penjualan kredit
3. Ketentuan dalam pembatasan kredit
4. Kebijakan dalam pengumpulan piutang
5. Kebiasaan membayar dari para pelanggan
Piutang tidak tertagih timbul karena adanya resiko piutang yang tidak
dapat terbayar oleh debitur perusahaan karena berbagai alasan, misalnya
pailit/bangkrut, force major (bencana alam), karakteristik pelanggan. Semakin
banyak piutang usaha yang diberikan maka semakin banyak pula resiko piutang
yang tidak terbayar. Hery (2014) dalam Kardiyanti (2017) piutang tak tertagih
11
timbul adanya pelanggan yang tidak bisa membayar karena menurunnya omset
penjualan sebagai akibat dari lesunya perekonomian dan kebangkrutan dialami
debitur.
2.1.2 Pengendalian Intern
Sukrisno Agoes (2014) dalam Kardiyanti, dkk (2017) pengendalian intern
adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan
personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang
pencapaian tiga golongan tujuan, seperti keandalan laporan keuangan, efektivitas
dan efisiensi operasi, dan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
Robert Libby dan Daniel G.Short (2008) dalam Makaria, dkk (2015)
mengartikan pengendalian intern sebagai berikut: Sebagai proses yang digunakan
perusahaan untuk mengamankan aset perusahaan dan memberi jaminan yang
memadai terkait dengan reliabilitas pelaporan keuangan perusahaan, efisiensi, dan
efektivitas perusahaan, dan kesesuaian operasi perusahaan dengan aturan dan
regulasi yang berlaku.
Rama dan Jones (2011) dalam Makaria, dkk (2015) menyatakan
pengendalian intern sebagai berikut: Pengendalian intern (internal control) adalah
suatu proses, yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen, dan
personel lainnya, yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan
terkait dengan pencapaian sasaran kategori sebagai berikut: efektivitas dan
12
efisiensi operasi, keandalan pelaporan keuangan, dan ketaatan terhadap hukum
dan peraturan yang berlaku.
Mulyadi (2016) dalam Kardiyanti, dkk (2017) pengendalian intern
meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan
untuk menjaga asset organisasi, mengecek ketelitian, dan keandalan data
akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan
manajemen. Unsur-unsur pengendalian intern antara lain:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara tegas.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap aset, uang, pendapatan, dan beban.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan
dalam menciptakan praktik yang sehat adalah:
a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus
dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.
b. Pemeriksaan mendadak (surprised audit). Pemeriksaan mendadak
dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang
akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur
13
c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh
satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari
pihak lain.
d. Perputaran jabatan (job rotation).
e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik aset dengan catatannya.
g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek
efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain.
4. Karyawan yang kompeten, berkualitas, dan memiliki keahlian sesuai
dengan tanggung jawabnya
2.2 Hasil Penelitian Sebelumnya
Kardiyanti, dkk (2017) melakukan penelitian pada PT. Supralita Mandiri
Cabang Sidoarjo terkait tentang Penerapan Pengendalian Intern Penjualan Kredit
Dalam Upaya Meminimalisir Piutang Tidak Tertagih. Hasil penelitian Kardiyanti,
dkk (2017) menyatakan secara keseluruhan, prosedur pengendalian intern
penjualan kredit pada PT. Supralita Mandiri Cabang Sidoarjo belum berjalan
memadai karena ada beberapa unsur yang belum diterapkan seperti masih adanya
perangkapan fungsi penjualan dan penagihan, sehingga menyebabkan peluang
terjadinya kecurangan cukup tinggi, Tidak adanya fungsi kredit khusus yang
hanya menangani penjualan kredit diantaranya otorisasi pemberian dan penjualan
14
kredit, Faktor-faktor penjualan kredit seperti penentuan standar, plafon, dan
pemberian volume kredit pada PT. Supralita Mandiri Cabang Sidoarjo belum
diterapkan secara sempurna sehingga resiko piutang tidak tertagih masih relatif
tinggi, Tidak adanya Staf pengawas intern diperlukan oleh PT. Supralita Mandiri
Cabang Sidoarjo untuk mengawasi proses berjalannya SOP. Staf Pengawas Intern
Pusat diterjunkan ke cabang ketika masalah sudah dianggap parah, belum adanya
bagian surveyor untuk calon pelanggan yang akan mengajukan kredit, sehingga
kurang mengetahui kondisi calon pelanggan tersebut. Dalam hal ini
sales/salesman yang menawarkan kredit kurang begitu detail dalam menyeleksi
calon pelanggan, dengan alasan agar dapat memenuhi target omset yang telah
ditentukan.
Rusady dan Abriandi (2016) melakukan penelitian pada PT. Astrido
Toyota terkait tentang Analisis Sistem Pengendalian Internal Atas Penjualan
Kredit. Hasil penelitian Rusady dan Abriandi (2016) menyatakan Sistem
penjualan kredit pada perusahaan sudah baik. Hal ini bisa dilihat dari struktur
organisasinya sudah jelas, sudah adanya pemisahan fungsi pada aktivitas
penjualan kredit, setiap transaksi penjualan kredit dicatat dengan baik dan
didokumentasikan dengan menggunakan dokumen-dokumen sebagai bukti dalam
menjalankan aktivitas-aktivitas penjualan kredit, Sistem pengendalian internal
atas penjualan kredit pada perusahaan sudah baik namun masih memiliki beberapa
kekurangan. Hal ini bisa dilihat dari sisi organisasinya yaitu sudah melibatkan
lebih dari satu fungsi dalam aktivitas penjualan kredit, sisi sistem otorisasi dan
15
prosedur pencatatan yaitu otorisasi sudah tepat dilaksanakan oleh orang yang
berwenang dan prosedur pencatatan sudah dilaksanakan dengan baik oleh bagian
yang berkaitan, sisi praktik yang sehat yaitu sudah menggunakan nomor urut
tercetak pada dokumen, sudah ada pengujian ketelitian catatan biaya barang, dan
sudah ada rekonsiliasi antara catatan pelunasan dengan rekening kontrol dalam
buku besar, sisi karyawan yang mutunya sesuai tanggung jawabnya yaitu adanya
training untuk karyawan baru, namun untuk karyawan lama tidak ada diberikan
pengembangan pendidikan, Hasil kuesioner mengenai pengendalian internal atas
penjualan kredit pada perusahaan sudah baik namun masih memiliki beberapa
kekurangan, hal ini bisa dilihat dari : (a). Lingkungan pengendaliannya sudah
baik, namun masih ada kekurangan yaitu tidak ada sanksi yang tegas pada
kayawan yang melakukan pelanggaran dan tidak adanya pengembangan
pendidikan untuk karyawan lama; (b). Penilaian risikonya sudah baik, namun
masih ada kekurangan yaitu tidak ada memberlakukan syarat perbedaan
pemberian batas kredit pada pelanggan baru dan pelanggan lama; (c). Aktivitas
pengendaliannya sudah baik, namun masih ada kekurangan yaitu pengiriman
barang tidak selalu dilakukan dengan tepat waktu; (d). Informasi dan
komunikasinya sudah baik dan tidak memiliki kekurangan. Hal ini bisa dilihat
dari keakuratan pada data pesanan pelanggan, catatan persediaan, laporan
penjualan, laporan persediaan, dokumen pengiriman, dan dokumen penjualan; dan
(e). Pemantauannya sudah baik dan tidak memiliki kekurangan. Hal ini bisa
dilihat dari setiap pekerjaan karyawan penjualan kredit yang selalu disupervisi.
16
Lumempouw, dkk (2015) melakukan penelitian pada PT. Sinar Pure Foods
International terkait tentang Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Terhadap
Penjualan Kredit. Hasil penelitian Lumempouw, dkk (2015) menyatakan Unsur-
unsur sistem pengendalian intern penjualan kredit pada PT. Sinar Pure Foods
International Bitung cukup memadai, Pemisahan fungsi dan sistem otorisasi yang
diterapkan mengurangi kemunngkinan terjadinya kesalahan atau kecurangan,
Sistem otorisasi dokumen bukti transaksi penjualan kredit dilakukan oleh lebih
dari satu fungsi memungkinkan terjadi pemeriksaan, sehingga diperoleh
keyakinan memadai bahwa transaksi telah benar-benar lunas pembayarannya,
Adanya auditor internal dan eksternal memungkinkan kesalahan atau kecurangan
yang terjadi dapat segera diketahui.
Sari, dkk (2015) melakukan penelitian pada PT. Semen Indonesia
(Persero), Tbk terkait tentang Analisis Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Dan
Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Dari Piutang Dalam Upaya Meningkatkan
Efektifitas Pengendalian Intern. Hasil penelitian Sari, dkk (2015) menyatakan
Pada sistem akuntansi penjualan kredit, tidak terdapat perangkapan fungsi yang
terkait; fungsi yang berwenang mengotorisasi dokumen yang digunakan;
pencatatan transaksi telah dicatat secara lengkap, Kelemahan pada sistem ini
ditunjukkan dengan belum adanya pencatatan pada kartu persediaan padahal kartu
persediaan sangat diperlukan untuk mengawasi semen yang dipindah dari gudang
semen ke tangan distributor serta untuk mengetahui persediaan semen yang ada di
gudang-gudang semen; kegiatan penjualan kredit telah berjalan sesuai dengan
17
prosedur yang ada di perusahaan tersebut. Sedikit kelemahan yang terjadi
membuat sistem akuntansi penjualan kredit dinilai masih kurang berjalan efektif,
Pada pelaksanaan sistem akuntansi penerimaan kas (dari piutang), dokumen yang
digunakan telah diotorisasi masing-masing oleh fungsi yang berwenang, dokumen
yang digunakan untuk pencatatan transaksi telah dicatat secara lengkap sesuai
kebutuhan perusahaan, kegiatan penerimaan kas (dari piutang) telah berjalan
sesuai dengan prosedur perusahaan. Kelemahan yang membuat sistem akuntansi
penerimaan kas (dari piutang) masih dinilai kurang efektif yaitu bagian
penerimaan kas yang masih menjadi satu dengan bagian pembayaran, Penerapan
pengendalian intern dengan memperhatikan beberapa unsurnya, pada umumnya
sudah cukup baik, namun masih terdapat sedikit kelemahan yang salah satunya
yaitu belum adanya surprised audit atau pemeriksaan mendadak pada perusahaan
tersebut, serta sikap masih kurang disiplinnya pegawai pada PT. Semen Indonesia
(Persero), Tbk. Hal tersebut membuat tingkat efektifitas pengendalian intern pada
perusahaan ini masih lemah.
Makaria, dkk (2015) melakukan penelitian pada PT. KASIN Malang
terkait tentang Evaluasi Atas Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Dan Penerimaan
Kas Sebagai Upaya Meningkatkan Pengendalian Intern. Hasil penelitian Makaria,
dkk (2015) menyatakan Sistem Akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang
diterapkan oleh PT.Kasin Malang melibatkan beberapa bagian yaitu: bagian
penjualan, bagian kasir, bagian gudang, bagian pengiriman, bagian penagihan, dan
bagian akuntansi. Adapun formulir yang digunakan yaitu: order penjualan, surat
18
perintah pengiriman, faktur penjualan, rekapitulasi HPP, bukti transfer, dan bukti
kas masuk. Catatan yang digunakan yaitu: jurnal penjualan, kartu piutang, kartu
persediaan, kartu gudang, kartu piutang, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum.
Penjualan yang dilakukan dilakukan PT.Kasin Malang yaitu melalui penjualan
kredit. Berdasarkan uraian pada bab sebelumnya, maka dapat diambil beberapa
kesimpulan yang dapat dipergunakan sebagai bahan pertimbangan pihak
manajemen dalam meningkatkan perbaikan dan pengembangan perusahaan untuk
kelangsungan hidup perusahaan. Setelah memperoleh gambaran pelaksanaan
sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas dalam meningkatkan
pengendalian intern pada PT.Kasin Malang sudah baik hai itu dibuktikan dengan
terdapat dokumen-dokumen yang digunakan di PT.Kasin Malang bernomor urut
tercetak, pembayaran pelanggan dilaksanakan dengan tepat waktu tidak melebihi
jatuh tempo, bagian akuntansi membantu mengontrol bagian gudang dalam
mengawasi mutasi persediaan barang yang ada di gudang sehingga tidak
merugikan perusahaan tetapi sistem penjualan kredit dan penerimaan kas di PT.
Kasin masih mempunyai beberapa kelemahan karena terdapat beberapa dokumen
yang dalam penggunannnya kurang efektif dan kesulitan dalam melakukan
pemeriksaan dan penelusuran ke dokumen-dokumen. Pada bagian penjualan yang
melakukan pemberian kredit. Sehingga, sangat memungkinkan terjadinya
manipulasi pencatatan transaksi yang dapat merugikan perusahaan. Tidak adanya
pemeriksa intern (pengecekan saldo) secara mendadak yang dilakukan oleh
direktur utama.
19
Timuriana dan Risti Eni Nasution (2014) melakukan penelitian pada PT.
Gaya Sastra Indah terkait tentang Pengaruh Pengendalian Piutang Usaha Dalam
Meminimalkan Piutang Tak Tertagih. Hasil penelitian Timuriana dan Risti Eni
Nasution (2014) menyatakan Sistematika penyajian dan prosedur Standar
Oprating Procedure Account Recevable pada PT Gaya Sastra Indah sudah
menunjukan adanya kesinambungan prosedur antara sub prosedur yang satu
dengan yang lainnya, sehingga alur dokumen dapat terlihat jelas dimulai dari
mana dan berakhir dimana serta bagiam mana saja yang bertanggung jawab,
Dalam prosedur penjualan kredit pada PT Gaya Sastra tidak ada bagian kredit
khusus yang meneliti status dari pelanggan yang lama maupun pelanggan baru.
Karena dengan adanya bagian kredit ini dapat berfungsi untuk bertanggung jawab
membuat kebijakan-kebijakan pemberian kredit yang memadai, Jangka waktu
yang ditetapkan PT Gaya Sastra 60 hari. Namun, berdasarkan analisis ternyata
jangka waktu yang diberikan sebelumnya adalah 60 hari tidaklah cukup. Masih
banyak pelanggan yang melampaui batas waktu yang ditetapkan perusahaan,
Pengendalian dan pengawasan piutang yang dilakukan oleh perusahaan kurang
optimal, hal ini bisa dilihat dari meningkatnya piutang yang lewat jatuh tempo
yang pada tahun 2008 mengalami kenaikan sebesar 27,92%. Dengan
membandingkan jumlah piutang yang lewat jatuh tempo tahun 2009 mengalami
kenaikan dibandingkan dengan total piutang lewat jatuh tempo tahun 2010 yaitu
95,04%. Dengan membandingkan jumlah piutang yang lewat jatuh tempo tahun
2010 mengalami kenaikan dibandingkan dengan total piutang lewat jatuh tempo
20
tahun 2011 yaitu 57,25%. Serta menurunya rata-rata periode pengumpulan
piutang antara lain tahun 2008 sebanyak 23,51 kali, tahun 2009 sebanyak 12,54
kali, tahun 2010 sebanyak 9,85 kali dan 2011 sebanyak 9,11 kali yang berarti
masih banyak pelanggan yang tidak memenuhi syarat pembayaran yang telah
ditetapkan oleh perusahaan. Rata-rata perputaran piutang kurang cepat hal ini
mengakibatkan makin lama waktu terikatnya modal dalam piutang. Kondisi
piutang selama empat tahun menunjukkan kondisi kurang baik, hal ini disebabkan
karena piutang yang sudah jatuh tempo sebagian besar belum tertagih.
Tabel 2.1 Hasil Kajian Empiris
NO Peneliti Dan
Tahun
Penelitian
Tempat
Penelitian
Permasalahan Hasl Penelitian
1 Novi Arie
Kardiyanti,
Ali Rasyidi,
Siti Rosyafah
(2017)
PT.
Supralita
Mandiri
Cabang
Sidoarjo
Penerapan
Pengendalian
Intern
Penjualan
Kredit Dalam
Upaya
Meminimalisir
Piutang Tidak
Tertagih
Secara keseluruhan, prosedur pengendalian
intern penjualan kredit pada PT. Supralita
Mandiri Cabang Sidoarjo belum berjalan
memadai karena ada beberapa unsur yang
belum diterapkan seperti masih adanya
perangkapan fungsi penjualan dan
penagihan, sehingga menyebabkan peluang
terjadinya kecurangan cukup tinggi, Tidak
adanya fungsi kredit khusus yang hanya
menangani penjualan kredit diantaranya
otorisasi pemberian dan penjualan kredit,
Faktor-faktor penjualan kredit seperti
penentuan standar, plafon, dan pemberian
volume kredit pada PT. Supralita Mandiri
Cabang Sidoarjo belum diterapkan secara
sempurna sehingga resiko piutang tidak
tertagih masih relatif tinggi, Tidak adanya
Staf pengawas intern diperlukan oleh PT.
21
Supralita Mandiri Cabang Sidoarjo untuk
mengawasi proses berjalannya SOP. Staf
Pengawas Intern Pusat diterjunkan ke
cabang ketika masalah sudah dianggap
parah, Belum adanya bagian surveyor
untuk calon pelanggan yang akan
mengajukan kredit, sehingga kurang
mengetahui kondisi calon pelanggan
tersebut. Dalam hal ini sales/salesman yang
menawarkan kredit kurang begitu detail
dalam menyeleksi calon pelanggan, dengan
alasan agar dapat memenuhi target omset
yang telah ditentukan.
2 Nia Amelia
Rusady dan
Abriandi
(2016)
PT. Astrido
Toyota
Analisis
Sistem
Pengendalian
Internal Atas
Penjualan
Kredit
Sistem penjualan kredit pada perusahaan
sudah baik. Hal ini bisa dilihat dari struktur
organisasinya sudah jelas, sudah adanya
pemisahan fungsi pada aktivitas penjualan
kredit, setiap transaksi penjualan kredit
dicatat dengan baik dan didokumentasikan
dengan menggunakan dokumen-dokumen
sebagai bukti dalam menjalankan aktivitas-
aktivitas penjualan kredit, Sistem
pengendalian internal atas penjualan kredit
pada perusahaan sudah baik namun masih
memiliki beberapa kekurangan. Hal ini
bisa dilihat dari sisi organisasinya yaitu
sudah melibatkan lebih dari satu fungsi
dalam aktivitas penjualan kredit, sisi sistem
otorisasi dan prosedur pencatatan yaitu
otorisasi sudah tepat dilaksanakan oleh
orang yang berwenang dan prosedur
pencatatan sudah dilaksanakan dengan baik
oleh bagian yang berkaitan, sisi praktik
yang sehat yaitu sudah menggunakan
nomor urut tercetak pada dokumen, sudah
ada pengujian ketelitian catatan biaya
barang, dan sudah ada rekonsiliasi antara
catatan pelunasan dengan rekening kontrol
dalam buku besar, sisi karyawan yang
mutunya sesuai tanggung jawabnya yaitu
adanya training untuk karyawan baru,
namun untuk karyawan lama tidak ada
diberikan pengembangan pendidikan, Hasil
22
kuesioner mengenai pengendalian internal
atas penjualan kredit pada perusahaan
sudah baik namun masih memiliki
beberapa kekurangan, hal ini bisa dilihat
dari : (a). Lingkungan pengendaliannya
sudah baik, namun masih ada kekurangan
yaitu tidak ada sanksi yang tegas pada
kayawan yang melakukan pelanggaran dan
tidak adanya pengembangan pendidikan
untuk karyawan lama; (b). Penilaian
risikonya sudah baik, namun masih ada
kekurangan yaitu tidak ada
memberlakukan syarat perbedaan
pemberian batas kredit pada pelanggan
baru dan pelanggan lama; (c). Aktivitas
pengendaliannya sudah baik, namun masih
ada kekurangan yaitu pengiriman barang
tidak selalu dilakukan dengan tepat waktu;
(d). Informasi dan komunikasinya sudah
baik dan tidak memiliki kekurangan. Hal
ini bisa dilihat dari keakuratan pada data
pesanan pelanggan, catatan persediaan,
laporan penjualan, laporan persediaan,
dokumen pengiriman, dan dokumen
penjualan; dan (e). Pemantauannya sudah
baik dan tidak memiliki kekurangan. Hal
ini bisa dilihat dari setiap pekerjaan
karyawan penjualan kredit yang selalu
disupervisi.
3 Gerald
Lumempouw,
Ventje Ilat,
AnnekeWang
kar (2015)
PT. Sinar
Pure Foods
Internationa
l
Evaluasi
Sistem
Pengendalian
Intern
Terhadap
Penjualan
Kredit
Unsur-unsur sistem pengendalian
intern penjualan kredit pada PT. Sinar Pure
Foods International Bitung cukup
memadai, Pemisahan fungsi dan sistem
otorisasi yang diterapkan mengurangi
kemunngkinan terjadinya kesalahan atau
kecurangan, Sistem otorisasi dokumen
bukti transaksi penjualan kredit dilakukan
oleh lebih dari satu fungsi memungkinkan
terjadi pemeriksaan, sehingga diperoleh
keyakinan memadai bahwa transaksi telah
benar-benar lunas pembayarannya, Adanya
auditor internal dan eksternal
memungkinkan kesalahan atau kecurangan
23
yang terjadi dapat segera diketahui.
4 Dewi
Paramita Sari
Siti Ragil
Handayani
DwiAtmanto
(2015)
PT. Semen
Indonesia
(Persero),
Tbk
Analisis
Sistem
Akuntansi
Penjualan
Kredit Dan
Sistem
Akuntansi
Penerimaan
Kas Dari
Piutang Dalam
Upaya
Meningkatkan
Efektifitas
Pengendalian
Intern
Pada sistem akuntansi penjualan kredit,
tidak terdapat perangkapan fungsi yang
terkait; fungsi yang berwenang
mengotorisasi dokumen yang digunakan;
pencatatan transaksi telah dicatat secara
lengkap, Kelemahan pada sistem ini
ditunjukkan dengan belum adanya
pencatatan pada kartu persediaan padahal
kartu persediaan sangat diperlukan untuk
mengawasi semen yang dipindah dari
gudang semen ke tangan distributor serta
untuk mengetahui persediaan semen yang
ada di gudang-gudang semen; kegiatan
penjualan kredit telah berjalan sesuai
dengan prosedur yang ada di perusahaan
tersebut. Sedikit kelemahan yang terjadi
membuat sistem akuntansi penjualan kredit
dinilai masih kurang berjalan efektif, Pada
pelaksanaan sistem akuntansi penerimaan
kas (dari piutang), dokumen yang
digunakan telah diotorisasi masing-masing
oleh fungsi yang berwenang, dokumen
yang digunakan untuk pencatatan transaksi
telah dicatat secara lengkap sesuai
kebutuhan perusahaan, kegiatan
penerimaan kas (dari piutang) telah
berjalan sesuai dengan prosedur
perusahaan. Kelemahan yang membuat
sistem akuntansi penerimaan kas (dari
piutang) masih dinilai kurang efektif yaitu
bagian penerimaan kas yang masih menjadi
satu dengan bagian pembayaran, Penerapan
pengendalian intern dengan
memperhatikan beberapa unsurnya, pada
umumnya sudah cukup baik, namun masih
terdapat sedikit kelemahan yang salah
satunya yaitu belum adanya surprised audit
atau pemeriksaan mendadak pada
perusahaan tersebut, serta sikap masih
kurang disiplinnya pegawai pada PT.
Semen Indonesia (Persero), Tbk. Hal
tersebut membuat tingkat efektifitas
24
pengendalian intern pada perusahaan ini
masih lemah.
5 Beni Makaria
Siti Ragil
Handayani
Dwi Atmanto
(2015)
PT. KASIN
Malang
Evaluasi Atas
Sistem
Akuntansi
Penjualan
Kredit Dan
Penerimaan
Kas Sebagai
Upaya
Meningkatkan
Pengendalian
Intern
Sistem Akuntansi penjualan dan
penerimaan kas yang diterapkan oleh
PT.Kasin Malang melibatkan beberapa
bagian yaitu: bagian penjualan, bagian
kasir, bagian gudang, bagian pengiriman,
bagian penagihan, dan bagian akuntansi.
Adapun formulir yang digunakan yaitu:
order penjualan, surat perintah pengiriman,
faktur penjualan, rekapitulasi HPP, bukti
transfer, dan bukti kas masuk. Catatan
yang digunakan yaitu: jurnal penjualan,
kartu piutang, kartu persediaan, kartu
gudang, kartu piutang, jurnal penerimaan
kas, dan jurnal umum. Penjualan yang
dilakukan dilakukan PT.Kasin Malang
yaitu melalui penjualan kredit. Berdasarkan
uraian pada bab sebelumnya, maka dapat
diambil beberapa kesimpulan yang dapat
dipergunakan sebagai bahan pertimbangan
pihak manajemen dalam meningkatkan
perbaikan dan pengembangan perusahaan
untuk kelangsungan hidup perusahaan.
Setelah memperoleh gambaran
pelaksanaan sistem akuntansi penjualan
dan penerimaan kas dalam meningkatkan
pengendalian intern pada PT.Kasin Malang
sudah baik hai itu dibuktikan dengan
terdapat dokumen-dokumen yang
digunakan di PT.Kasin Malang bernomor
urut tercetak, pembayaran pelanggan
dilaksanakan dengan tepat waktu tidak
melebihi jatuh tempo, bagian akuntansi
membantu mengontrol bagian gudang
dalam mengawasi mutasi persediaan
barang yang ada di gudang sehingga tidak
merugikan perusahaan tetapi sistem
penjualan kredit dan penerimaan kas di PT.
Kasin masih mempunyai beberapa
kelemahan karena terdapat beberapa
dokumen yang dalam penggunannnya
kurang efektif dan kesulitan dalam
25
melakukan pemeriksaan dan penelusuran
ke dokumen-dokumen. Pada bagian
penjualan yang melakukan pemberian
kredit. Sehingga, sangat memungkinkan
terjadinya manipulasi pencatatan transaksi
yang dapat merugikan perusahaan. Tidak
adanya pemeriksa intern (pengecekan
saldo) secara mendadak yang dilakukan
oleh direktur utama.
6 Timuriana
dan Risti Eni
Nasution
(2014)
PT. Gaya
Sastra Indah
Pengaruh
Pengendalian
Piutang Usaha
Dalam
Meminimalkan
Piutang Tak
Tertagih
Sistematika penyajian dan prosedur
Standar Oprating Procedure Account
Recevable pada PT Gaya Sastra Indah
sudah menunjukan adanya kesinambungan
prosedur antara sub prosedur yang satu
dengan yang lainnya, sehingga alur
dokumen dapat terlihat jelas dimulai dari
mana dan berakhir dimana serta bagiam
mana saja yang bertanggung jawab, Dalam
prosedur penjualan kredit pada PT Gaya
Sastra tidak ada bagian kredit khusus yang
meneliti status dari pelanggan yang lama
maupun pelanggan baru. Karena dengan
adanya bagian kredit ini dapat berfungsi
untuk bertanggung jawab membuat
kebijakankebijakan pemberian kredit yang
memadai, Jangka waktu yang ditetapkan
PT Gaya Sastra 60 hari. Namun,
berdasarkan analisis ternyata jangka waktu
yang diberikan sebelumnya adalah 60 hari
tidaklah cukup. Masih banyak pelanggan
yang melampaui batas waktu yang
ditetapkan perusahaan, Pengendalian dan
pengawasan piutang yang dilakukan oleh
perusahaan kurang optimal, hal ini bisa
dilihat dari meningkatnya piutang yang
lewat jatuh tempo yang pada tahun 2008
mengalami kenaikan sebesar 27,92%.
Dengan membandingkan jumlah piutang
yang lewat jatuh tempo tahun 2009
mengalami kenaikan dibandingkan dengan
total piutang lewat jatuh tempo tahun 2010
yaitu 95,04%. Dengan membandingkan
jumlah piutang yang lewat jatuh tempo
26
tahun 2010 mengalami kenaikan
dibandingkan dengan total piutang lewat
jatuh tempo tahun 2011 yaitu 57,25%.
Serta menurunya rata-rata periode
pengumpulan piutang antara lain tahun
2008 sebanyak 23,51 kali, tahun 2009
sebanyak 12,54 kali, tahun 2010 sebanyak
9,85 kali dan 2011 sebanyak 9,11 kali yang
berarti masih banyak pelanggan yang tidak
memenuhi syarat pembayaran yang telah
ditetapkan oleh perusahaan. Rata-rata
perputaran piutang kurang cepat hal ini
mengakibatkan makin lama waktu
terikatnya modal dalam piutang. Kondisi
piutang selama empat tahun menunjukkan
kondisi kurang baik, hal ini disebabkan
karena piutang yang sudah jatuh tempo
sebagian besar belum tertagih.
Sumber : Berbagai kajian empiris yang diolah, 2018
2.3 Alur Penelitian
Penelitian ini membahas tentang Evaluasi Pengelolaan Piutang Usaha
Dalam Upaya Meminimalisir Piutang Tak Tertagih untuk itu alu penelitiannya
adalah sebagai beikut :
27
Gambar 2.1
Alur Penelitian
a. Account Receivable
Dalam perusahaan terdapat bagian administrasi yang menangani piutang
usaha yaitu Account Receivable (yang selanjutnya disebut AR).
b. Analisis Pemberian Piutang Usaha
AR melakukan analisis data terhadap customer baru yang akan melakukan
transaksi pada perusahaan untuk meminimalisir customer fiktif.
Account Receivable
Piutang Usaha
Analisis Pemberian
Piutang Usaha
Sistem Pengendalian
Internal Piutang Usaha
Piutang Lancar
Evaluasi
Piutang Tak Tertagih
28
c. Piutang Usaha
Didalam transaksi penjualan produk perusahaan, terdapat 2 metode
pembayaran yaitu dalam bentuk tunai (cash) dan tempo yang nantinya
timbul piutang usaha dalam perusahaan.
d. Sistem Pengendalian Piutang Usaha
AR melakukan pengendalian dan pengawasan terhadap piutang usaha yang
timbul dan diharapkan meminimalisir piutang tak tertagih agar piutang
usaha dalam perusahaan menjadi lancar dan tidak menghambat kinerja
perusahaan.
e. Piutang Tak Tertagih
Dengan adanya sistem pengendalian piutang usaha akan menimbulkan
piutang lancar dan piutang tak tertagih. Piutang yang terlalu lama tidak
adanya pembayaran dari pelanggan akan menimbulkan piutang tak tertagih
yang seharusnya dihindari pada semua perusahaan.
f. Piutang Lancar
Dalam perusahaan diharapkan semua piutang usaha yang timbul dapat
menjadi piutang lancar secara keseluruhan dan tidak adanya piutang tak
tertagih.
29
29
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Rancangan Penelitian
Jenis penelitian dalam penelitian ini adalah Deskriptif. Metode penelitian
yang digunakan dalam penelitian ini adalah studi kasus. Teknik penelitian yang
digunakan dalam penelitian ini adalah Deskriktif Kualitatif (non statistik), Metode
Analisis yang digunakan adalah Deskriptif Kualitatif (non statistik).
Pendekatan kualitatif diharapkan mampu menghasilkan uraian yang
mendalam tentang ucapan, tulisan, dan atau perilaku yang dapat diamati dari suatu
individu, kelompok, masyarakat dan organisasi tertentu dalam suatu setting
konteks tertentu yang dikaji dari sudut pandang yang utuh, komprehensif karena
setiap aspek dari obyek itu mempunyai kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.
Penelitian kualitatif bertujuan mendapatkan pemahaman yang sifatnya umum
terhadap kenyataan sosial dari perspektif partisipan. Pemahaman tersebut tidak
ditentukan terlebih dahulu, tetapi didapat setelah melakukan analisis terhadap
kenyataan sosial yang menjadi fokus penelitian.
Penelitian ini ditujukan untuk mengevaluasi pengelolaan piutang usaha
dalam upaya meminimalisir piutang tak tertagih. Pengendalian internal yang
diteliti meliputi lingkungan pengendalian, penilaian risiko, aktifitas pengendalian,
informasi dan komunikasi, monitoring. Oleh karena itu, penelitian yang
30
digunakan menggunakan penelitian kualitatif dengan melibatkan observasi dan
wawancara.
3.2 Tempat Dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilakukan pada PT. Propan Raya ICC Semarang yang
berlokasi di Jalan Madukoro Raya Blok AA-BB no 3, Semarang. Alasan peneliti
melakukan penelitian di tempat ini untuk mengetahui seberapa efektifnya
pengendalian intern pada piutang usaha guna meminimalisir piutang tak tertagih.
3.3 Obyek Penelitian
Objek pengamatan berfokus pada pemilihan infoman pada PT. Propan
Raya ICC Semarang. Informan merupakan pihak yang dinilai mempunyai
informasi yang cukup memadai tentang permasalahan yang terjadi pada
penelitian. Informan disini diharapkan dapat memberikan informasi yang
dibutuhkan dalam penelitian dengan akurat. Informan yang dipilih harus
memenuhi beberapa kriteria seperti :
1. Memiliki pengetahuan dan pengalaman sesuai dengan fenomena yang
diteliti.
2. Mampu bercerita dengan baik dan benar.
3. Mampu membantu penelitian dalam proses pengumpulan data.
4. Mereka yang mempunyai waktu yang memadai untuk dimintai informasi.
31
Jadi informan yang dipilih haruslah pihak yang mengetahui tentang
masalah yang dicakup dalam penelitian. Adapun yang menjadi informan dalam
penelitian pada PT. Propan Raya ICC Semarang ini yaitu ROC Sub Dept Head,
AR Control dan AR Follow Up. Mereka adalah pihak-pihak yang dinilai
mempunyai informasi yang dibutuhkan dalam penelitian tentang evaluasi
pengelolaan piutang usaha dalam upaya meminimalisir piutang tak tertagih pada
PT. Propan Raya ICC Semarang.
Tabel 3.1
Daftar Informan Penelitian
No. Nama Keterangan
1 ROC Regional Operating
Control Sub
Departemen Head
2 ARC AR Control
3 ARFU1 AR Follow Up Retail
4 ARFU2 AR Follow Up Industri
dan Proyek
3.4 Jenis Data Penelitian
Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini ialah kata-kata dan
tindakan, selebihnya adalah data tambahan seperti dokumen dan lain-lain. Yang
dimaksud dengan kata-kata dan tindakan disini adalah kata-kata dan tindakan
orang yang diamati atau diwawancarai merupakan jenis data (primer). Sedangkan
32
jenis data lainnya bisa berupa sumber tertulis (sekunder), dan dokumentasi seperti
foto.
a. Data Primer
Data primer merupakan data yang diperoleh langsung dari sumber pertama
yaitu individu atau perorangan yang membutuhkan pengolahan lebih lanjut seperti
hasil wawancara. Data primer yang digunakan penulis berupa tanya jawab
langsung dengan pihak-pihak terkait terutama bagian AR. Dimana data yang
diperoleh secara langsung dari sumber asli. Data primer dikumpulkan oleh peneliti
untuk menjawab pertanyaan penelitian.
Dalam penelitian ini yang menjadi sumber data utama adalah ROC Sub
Dept Head, AR Control, AR Follow Up Retail dan AR Follow Up Industri dan
Proyek.
b. Data Sekunder
Data sekunder merupakan data tambahan yang diperoleh peneliti secara
tidak langsung, data sekunder ini sebagai pelengkap data primer. Data tambahan
yang dimaksud dapat berupa catatan atau laporan historis yang didapat dari
berbagai sumber, foto yang dihasilkan sendiri serta data yang terkait dalam
penelitian ini.
33
3.5 Prosedur Dan Sumber Pengambilan Data
Dalam penelitian ini proses pengambilan dan pengumpulan data diperoleh
setelah sebelumnya mendapatkan izin dari pihak PT. Propan Raya ICC Semarang
untuk mengadakan penelitian. Dalam penelitian ini prosedur dan sumber
pengambilan data yang digunakan yaitu sebagai berikut :
3.5.1 Wawancara Mendalam
Wawancara adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian
dengan cara tanya jawab bertatap muka antara pewawancara dengan informan
atau orang yang diwawancarai, dengan atau tanpa menggunakan pedoman (guide)
wawancara dimana pewawancara dan informan terlihat dalam kehidupan sosial
yang relatif lama. Jenis wawancara yang digunakan dalam penelitian ini yaitu
wawancara dengan menggunakan topik kunci yang telah ditentukan sebelumnya.
Dalam penelitian ini akan dilakukan wawancara dengan pihak-pihak di PT.
Propan Raya ICC Semarang terkait hal yang berkenaan dengan pembahasan
dalam penelitian ini.
3.5.2 Observasi
Observasi merupakan teknik mengumpulkan data primer dengan
pengamatan langsung kepada subyek (orang), obyek (benda) atau kejadian
sistematik tanpa adanya pertanyaan atau komunikasi dengan individu yang diteliti.
Metode observasi dapat menghasilkan data yang lebih rinci, lebih akurat, dan
bebas respon bias.
34
3.5.3 Dokumentasi
Metode dokumentasi adalah informasi yang berasal dari catatan penting
baik dari lembaga atau organisasi maupun dari perorangan. Dokumentasi
penelitian ini merupakan pengambilan gambar oleh peneliti untuk memperkuat
hasil penelitian. Dokumen merupakan catatan peristiwa yang sudah berlalu.
Dokumen bisa berbentuk tulisan, gambar atau karya-karya monumental dari
seorang. Dokumen yang berbentuk tulisan misalnya catatan harian, sejarah
kehidupan (life histories), kriteria, biografi, peraturan, kebijakan. Dokumen yang
berbentuk gambar misalnya foto, gambar hidup, sketsa dan lain-lain.
3.5.4 Studi Pustaka
Studi kepustakaan berkaitan dengan kajian teoritis dan referensi lain yang
berkaitan dengan nilai, budaya dan norma yang berkembang pada situasi sosial
yang diteliti, selain itu studi kepustakaan sangat penting dalam melakukan
penelitian, hal ini dikarenakan penelitian tidak akan lepas dari literatur-literatur
ilmiah.
3.5.5 Alat-alat penunjang
Penelitian ini dilakukan dengan melakukan survey, observasi salah satunya
mewawancarai pihak-pihak yang bisa memberikan informasi tentang evaluasi
pengelolaan piutang usaha dalam upaya meminimalisir piutang tak tertagih yang
terjadi pada PT. Propan Raya ICC Semarang. Data yang dianalisis dalam
penelitian ini berupa data lisan, tulisan maupun dalam bentuk dokumentasi
35
laporan. Untuk memudahkan memperoleh data dalam penelitian tersebut, maka
diperlukan alat penunjang untuk proses perolehan data yaitu handphone, peralatan
menulis, daftar pertanyaan wawancara, jurnal dan referensi lainnya.
3.6 Teknik Analisis Data
Teknik analisis adalah proses pengumpulan data secara sistematik untuk
mempermudah peneliti memperoleh kesimpulan. Analisis data yaitu proses
mencari dan menyusun secara sistematik data yang diperoleh dari hasil
wawancara, catatan lapangan, dan bahan-bahan lain sehingga dapat mudah
dipahami dan temuannya dapat diinformasikan kepada orang lain, analisis
kualitatif bersifat induktif yaitu analisis berdasarkan data yang diperoleh.
Analisis terdiri dari tiga alur kegiatan yang terjadi secara bersamaan yaitu :
reduksi data, display data, penarikan kesimpulan dan verifikasi data. Mengenai
ketiga alat secara lebih lengkapnya adalah sebagai berikut :
3.6.1 Reduksi Data
Reduksi data diartikan sebagai proses pemilihan, pemusatan perhatian
pada penyedehanaan, pengabstrakan, dan transformasi data kasar yang muncul
dari catatan-catatan tertulis di lapangan. Reduksi data berlangsung terus-menerus
selama proyek yang berorientasi penelitian kualitatif berlangsung. Antisipasi akan
adanya reduksi data sudah tampak waktu penelitiannya memutuskan (seringkali
tanpa disadari sepenuhnya) kerangka konseptual penelitian, permasalahan
penelitian, dan pendekatan pengumpulan data yang dipilihnya.
36
Data yang direduksi akan memberikan gambaran yang lebih spesifik dan
mempermudah peneliti melakukan pengumpulan data selanjutnya serta mencari
data tambahan jika diperlukan. Semakin lama peneliti berada di lapangan maka
jumlah data akan semakin banyak dan semakin komplek.
3.6.2 Display Data
Setelah data direduksi, langkah analisis selanjutnya adalah display data.
Display data merupakan sebagai sekumpulan informasi tersusun yang
memberikan kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan
tindakan. Penyajian data diarahkan agar data hasil reduksi terorganisasikan,
tersusun dalam pola hubungan sehingga semakin mudah dipahami. Penyajian data
dapat dilakukan dalam bentuk uraian naratif, bagan, hubungan antar kategori serta
diagram alur. Penyajian data dalam bentuk tersebut mempermudah peneliti dalam
memahami apa yang terjadi. Pada langkah ini peneliti berusaha menyusun data
yang relevan sehingga informasi dapat disimpulkan dan memiliki makna tertentu
untuk menjawab masalah penelitian.
Penyajian data yang baik menjadi satu langkah yang penting menuju
tercapainya analisis kualitatif yang valid dan handal. Dalam melakukan penyajian
data tidak semata-mata mendeskripsikan secara naratif, akan tetapi disertai proses
analisis yang terus-menerus sampai proses penarikan kesimpulan. Langkah
Piutang Tak Tertagih Sistem Pengendalian
Internal Piutang Usaha
Piutang Lancar
37
berikutnya dalam proses analisis data kualitatif adalah menarik kesimpulan dan
melakukan verifikasi data
Evaluasi Pengendalian Intern
3.6.3 Penarikan Kesimpulan Dan Verifikasi Data
Tahap ini merupakan tahap penarikan kesimpulan dari semua data yang
diperoleh sebagai hasil dari penelitian. Penarikan kesimpulan atau verifikasi
adalah suatu usaha untuk mencari atau memahami makna/ arti, keteraturan, pola-
pola, penjelasan, alur sebab akibat atau proposisi. Proses analisis tidak sekali jadi,
melainkan interaktif, secara bolak-balik diantara kegiatan reduksi, penyajian dan
penarikan kesimpulan atau verifikasi selama waktu penelitian. Setelah melakukan
verifikasi maka dapat ditarik kesimpulan berdasarkan hasil penelitian yang
Piutang Tak Tertagih
Sistem Pengendalian Internal Piutang Usaha
Piutang Lancar
38
disajikan dalam bentuk narasi. Penarikan kesimpulan merupakan tahap akhir dari
kegiatan analisis data.
39
39
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Deskripsi Obyek Penelitian
4.1.1 Profil Perusahaan
Pada tahun 1979, Hendra Adidarma kembali ke Indonesia setelah
menyelesaikan studinya di University of Stuttgart-Jerman. Dia menyadari bahwa
Indonesia adalah sumber daya kayu dan rotan yang sangat besar yang digunakan
untuk membangun rumah dan dibuat menjadi berbagai jenis furnitur dan peralatan
lainnya. Dia ditantang oleh kualitas cat dan sistem konvensional yang
membutuhkan waktu lama untuk diterapkan dan disembuhkan. Hasilnya juga
buruk dan tidak tahan lama. Segera Hendra mengembangkan "Sistem Finishing
Kayu dan Rotan" yang memenuhi permintaan pasar. Idenya adalah: cat harus
mudah diaplikasikan, waktu proses harus singkat dan harus bisa mempercantik
produk dengan menunjukkan butiran kayu alami dan pada saat yang sama
melindungi Kayu dan Rotan itu sendiri. Sistem Finishing Kayu dan Rotan ini
melebihi harapan pasar dan segera menjadi pemimpin pasar. Ini adalah permulaan
yang sangat sederhana tetapi sebuah revolusi besar bagi industri furnitur di
Indonesia. Hendra menamai perusahaan ini sebagai PT. Propan Raya ICC.
Tumbuh pesat karena dapat memenuhi permintaan, terutama untuk pasar ekspor.
40
Sejak itu, serangkaian produk inovatif telah dikembangkan oleh Propan
Raya seperti lapisan pelindung logam, lantai polimer, pemeriksaan air, pelapis
plastik dan cat mobil mempolitur.
Dengan visi untuk menjadi pelapis permukaan paling inovatif dan
membangun perusahaan bahan kimia dengan kualitas kelas dunia, Propan
membawa reputasinya secara terus-menerus mendorong inovasi, penelitian, dan
pengembangan untuk menciptakan formula yang lebih baik untuk produknya.
Sekarang Hendra memperluas jajaran produk Propan ke cat arsitektur
dengan teknologi mutakhir yang disebut RPS (Rapid Product System). Ini adalah
satu-satunya di Asia Tenggara.
Karena Hendra sangat peduli dengan lingkungan, ia sangat mendukung
program Pemerintah Indonesia: "Selamatkan Bumi" dan ganti cat berbasis pelarut
Propan dengan cat berbasis air ramah lingkungan. Terlebih lagi, sejak 2015
Propan Raya secara aktif meluncurkan cat berbasis air seperti WB (Water Base)
Acrylic Lacquer untuk perabotan, WB Wood Care untuk bengkel tukang kayu, WB
Metal Protective Coating, WB Polymer Flooring dan lain-lain.
4.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
1. Visi Perusahaan
Pengertian visi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia yang dikutip
oleh Tim Penyusun Kamus Pusat Bahasa adalah suatu pandangan atau
41
wawasan yang dirancang oleh para pendiri perusahaan. Berikut
merupakan visi dari PT. Propan Raya ICC : “Menjadi perusahaan cat
dan kimia bangunan yang paling inovatif yang memiliki kualitas kelas
dunia”
2. Misi Perusahaan
Berdasarkan Kamus Besar Indonesia yang dikutip oleh Tim
Penyusunan Kamus Pusat Bahasa pengertian misi dalam perusahaan
adalah tindakan untuk melakukan tugas dalam mewujudkan visi yang
telah dibuat oleh pendiri perusahaan. Misi PT. Propan Raya ICC dalam
mewujudkan visinya yaitu :
a. Pelanggan
Menyediakan produk yang bernilai tambah tinggi dan menjadi
solusi bagi seluruh pelanggan berdasarkan : Kualitas kesesuaian,
kualitas keandalan, kualitas konsistensi, kualitas pelayanan,
kualitas penggunaan.
b. Mitra Bisnis
Mengembangkan hubungan bisnis yang saling menguntungkan
42
c. Manusia
Mengembangkan karyawan agar memiliki pengetahuan, kreatif,
dan inovatif sejalan dengan pertumbuhan karir profesionalnya.
d. Lingkungan
Menghasilkan produk-produk ramah lingkangan melalui proses
yang sesuai dengan persyaratan peraturan lingkungan hidup.
e. Negara
Berkomitmen mendukung pembangunan infrastruktur Indonesia.
4.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi adalah suatu susunan komponen-komponen atau unit
kerja dalam sebuah organisasi. Struktur organisasi menunjukan bahwa adanya
pembagian kerja dan bagaimana fungsi atau kegiatan-kegiatan berbeda yang
dikoordinasikan. Dan selain itu struktur organisasi juga menunjukan mengenai
spesialisasi-spesialisasi dari pekerjaan, saluran perintah maupun penyampaian
laporan.
Struktur organisasi adalah suatu susunan atau hubungan anatara komponen
bagian-bagian dan posisi dalam sebuah organisasi, komponen-komponen yang ada
dalam organisasi mempunyai ketergantungan. Sehingga jika terdapat suatu
komponen baik maka akan berpengaruh kepada komponen yang lainnya dan
43
tentunya akan berpengaruh juga kepada organisasi tersebut. Berikut merupakan
susunan struktur organisasi PT. Propan Raya ICC Semarang :
Gambar 4.1
Struktur Organisasi Sub Departemen Account Receivable
PT. Propan Raya ICC Semarang
Pada struktur organisasi, masing-masing bagian memiliki tugas dan
tanggung jawab kerja yaitu sebagai berikut :
a. Branch Operating Control Unit
1) Mengontrol AR Days cabang sesuai target
2) Mengurangi bad debt cabang
3) Mencapai target collection cabang
44
4) Closing laporan accounting
5) Closing CO tepat waktu
6) Pelaporan PPh dan PPN sesuai deadline
7) Melakukan internal kontrol cabang
b. AR Control Sub Unit
1) Bertanggung jawab atas pembayaran customer tepat waktu dan
pencatatan pelunasan piutangnya
2) Mengelola penagihan piutang sesuai jatuh tempo
3) Mengelola umur piutang customer sesuai target
4) Mengurangi jumlah customer Bad Debt
5) Memberikan data piutang sesuai kebutuhan
6) Menjalin hubungan yang baik dengan customer
7) Melaksanakan meeting koordinasi AR
8) Melakukan analisa dan negosiasi atas approval customer yang
sudah over limit & over due
9) Memeriksa transaksi mutasi piutang dan laporan piutang,
membuat perhitungan insentif AR
45
10) Mengevaluasi Credit Limit dan Credit Term
11) Melakukan kunjungan ke customer
c. AR Follow Up Staff
1) Melakukan follow up penagihan ke customer dan bertanggung
jawab terhadap collection cabang.
2) Melakukan follow up customer agar membayar tepat waktu
3) Menjalin hubungan yang baik dengan customer
4) Memberikan data customer yang over due dan/ over limit
5) Menyiapkan data tagihan yang harus dibawa oleh kolektor
6) Melakukan follow up tagihan ke customer yang akan/sudah
jatuh tempo serta Bad Debt
7) Melakukan konfirmasi saldo piutang customer
8) Membuat data untuk rapat koordinasi mingguan
9) Melakukan rapat koordinasi dengan bagian marketing
10) Melakukan kunjungan customer
d. AR Administration Staff
46
1) Bertangung jawab atas pengelolaan dokumen penagihan (faktur
Penjualan, Faktur Pajak, Surat Jalan (asli), Credit Note, Order
Pembelian dan lain-lain), mulai dari penerimaan dari SAC,
serah terima dengan petugas penagihan, penyimpanan, serta
memastikan dokumen fisik penagihan sesuai dengan catatan
piutang menurut komputer.
2) Melakukan input transaksi piutang
3) Mendistribusikan faktur jatuh tempo untuk ditagihkan oleh
kolektor
4) Memberikan informasi perincian pembayaran/ piutang
customer kepada pihak yang membutuhkan
5) Memberikan informasi transfer yang masuk dari customer ke
bagian finance
6) Melakukan receiving dan filling invoice dan TTF untuk
ditagihkan
7) Menyiapkan faktur sesuai BPPF yang dibuat oleh AR Follow
Up
8) Membuat Laporan pembayaran per hari dan laporan bulanan
AR
47
9) Melakukan tutup periode setiap akhir bulan
10) Melakukan invoice opname rutin per hari
e. Collector
1) Melakukan penagihan ke customer sesuai BPPF yang diberikan
2) Menginformasikan kondisi customer berdasarkan pengamatan
di lapangan
3) Menjalin hubungan yang baik dengan customer
4) Menerima pembayaran dari customer dan menyetorkan ke
Finance atau langsung ke rekening PT Propan Raya ICC
5) Mencatat hasil tagihan di BPPF dan membuat Bukti Kas
Masuk untuk pembayaran Tunai/BG
6) Membuat serah terima dokumen penagihan dan laporan hasil
kunjungan
f. Billing Administrator
1) Mencetak faktur
2) Pengiriman faktur ke pusat
3) Tutup periode bulanan data penjualan
4) Mendistribusikan faktur pajak
48
4.1.4 Responden Kunci
Pada penelitian ini menggunakan informan sebagai sumber data.
Responden kunci ini meliputi ROC Sub Dept Head, AR Control, AR Follow Up
Industri dan Proyek, AR Follow Up Retail. Guna memperoleh informasi dalam
pengelolaan piutang maka informan yang menjadi sumber data dalam penelitian
sebagai berikut :
Tabel 4.1
Responden Kunci
NO NAMA JABATAN LAMA
BEKERJA TANGGUNG JAWAB
1 Maria
Magdalena
ROC Sub
Dept Head 20 tahun
mengontrol jalannya
administrasi di seluruh cabang-
cabang yang ada di regional
Jateng DIY baik itu masalah
financial kemudian masalah
piutang juga dan masalah
accounting.
2 Abraham
Aziz
AR Control
(PJS) 3 tahun
Bertanggung jawab atas
pembayaran tepat waktu
customer dan pencatatan
pelunasan piutangnya.
3 Triana
Rusmayanti
AR Follow
Up Industri
dan Project
1,5 tahun
Melakukan follow up
penagihan ke customer Industri
dan Proyek
4 Eka Septi
Lestari
AR Follow
Up Retail 5 tahun
Melakukan follow up
penagihan ke customer Retail
Sumber : Data PT. Propan Raya ICC Semarang, 2018
49
4.2 Analisis Data
Data yang valid dapat diperoleh dengan melakukan uji kredibilitas
terhadap hasil data penelitian sesuai dengan prosedur uji kredibilitas data dalam
penelitian kualitatif. Meleong (2005) memaparkan tujuan uji (credibility)
kredibiltas data untuk menilai kebenaran dari penemuan penelitian kualitatif.
Kredibilitas ditujukan ketika partisipan mengungkapkan bahwa transkip penelitian
benar-benar sebagai pengalaman dirinya sendiri.
Dalam hal ini akan diberikan data yang telah ditranskipkan untuk dibaca
ulang oleh partisipan. Kredibilitas menunjukan kepercayaan terhadap hasil
penelitian kualitatif, hal ini dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
4.2.1 Triangulasi (Triangulation)
Norman K. Denkin (2009) mendefinisikan triangulasi sebagai gabungan
atau kombinasi berbagai metode yang dipakai untuk mengkaji fenomena yang
saling terkait dari sudut pandang dan perspektif yang berbeda. Menurutnya,
triangulasi meliputi empat hal yaitu : triangulasi metode, triangulasi antar peneliti
(jika penelitian dilakukan dengan kelompok), triangulasi sumber data, dan
triangulasi teori. Dalam penelitian ini akan digunakan 3 (tiga) triangulasi yaitu
triangulasi metode, triangulasi sumber data, triangulasi teori.
a. Triangulasi Metode
Triangulasi metode dilakukan dengan cara membandingkan informasi
atau data dengan cara yang berbeda. Dalam penelitian kualitatif
50
menggunakan metode wawancara, observasi dan survey. Untuk
memperoleh kebenaran informasi yang handal dan gambaran yang
utuh mengenai informasi tertentu. Maka dalam penelitian ini
dilakukan pengecekan pada hasil wawancara kepada ROC, AR Control
dan AR Follow Up.
b. Triangulasi Sumber Data
Menurut Patton (1987) dalam Bachri (2010), triangulasi dengan
sumber data berarti membandingkan dan mengecek balik derajat
kepercayaan suatu informasi yang diperoleh melalui waktu dan alat
yang berbeda dalam penelitian kualitatif. Dalam hal ini jangan sampai
banyak mengharapkan hasil pembandingan tersebut merupakan
kesamaan pandangan, pendapat atau pemikiran. Dalam penelitian ini,
setelah mengumpulkan data primer yang telah diperoleh, maka data
tersebut dideskripsikan, dikategorikan, mana pandangan yang sama,
mana pandangan yang berbeda hingga menganalisis dan menghasilkan
kesimpulan mengenai evaluasi pengelolaan piutang usaha pada PT.
Propan Raya ICC Semarang.
c. Triangulasi Teori
Triangulasi teori, hasil akhir penelitian kualitatif berupa sebuah
rumusan informasi atau Thesis Statement, Informasi tersebut
selanjutnya dibandingkan dengan perspektif teori yang relevan untuk
51
menghindari bias individual peneliti atas temuan atau kesimpulan yang
diteliti. Selain itu, triangulasi teori dapat meningkatkan kedalaman
pemahaman asalkan peneliti mampu menggali pengetahuan teoritik
seara mendalam atas hasil analisis data yang diperoleh dalam
pelaksanaan penelitian.
4.3 Pembahasan
4.3.1 Gambaran Penelitian Dan Pembahasan
Data dari hasil penelitian pada penelitian ini didapatkan melalui
wawancara yang dilakukan pada bulan November 2018. Dimana seluruh informan
merupakan pihak-pihak yang berkaitan dengan PT. Propan Raya ICC Semarang
dan mengerti tentang evaluasi pengelolaan piutang usaha.
4.3.1.1 Prosedur Pemberian Piutang Kepada Customer Yang Dilakukan PT.
Propan Raya ICC Semarang
Menurut hasil wawancara dengan Ibu Maria Magdalena ROC Sub
Dept PT. Propan Raya ICC tentang bagaimana alur penjualan produk
hingga timbul piutang di perusahaan yaitu sales menyerahkan form
database beserta lampiran, dan AR follow up konfirmasi customer untuk
memastikan alamat pengiriman, alamat penagihan, cara pembayaran
mereka menggunakan BG/ check/ transfer/ cash, konfirmasi untuk tempo
pembayaran dan limit penjualan barang setelah itu input di SAP oleh
bagian penjualan, setelah customer sudah memiliki database, customer
52
sudah dapat mengirimkan Purchase Order (PO), admin penjualan akan
menginput barang yang dipesan, selanjutnya dicetak admin gudang dalam
bentuk surat jalan yang nantinya akan dibawa oleh ekspedisi pada saat
penyerahan barang ke customer, setelah barang di terima dan surat jalan
sudah ditanda tangani dan di stempel, ekspedisi membawa pulang salinan
surat jalan untuk diserahkan kembali pada admin gudang, admin gudang
menyerahkan surat jalan kepada admin penjualan untuk di cetakkan
invoice dan faktur pajak jika Perusahaan Kena Pajak (PKP) serta PO jika
perlu. Setelah dokumen lengkap, dokumen di distribusikan ke bagian AR
Admin untuk di filling dan pada saatnya ketika faktur tersebut sudah jatuh
tempo AR Follow Up akan menyerahkan ke penagih (sales/kolektor) untuk
ditagihkan ke customer.
4.3.1.2 Sistem Penagihan Piutang Yang Dilakukan PT. Propan Raya ICC
Semarang
Menurut Kasmir (2003) ada beberapa cara yang dilakukan untuk
melakukan penagihan piutang yaitu :
1. Melalui Surat
Bilamana pembayaran hutang dari pelanggan sudah lewat beberapa
hari tetapi belum dilakukan pembayaran maka perusahaan dapat
mengirim surat untuk mengingatkan atau menegur pelanggan yang
belum membayar hutangnya yang jatuh tempo. Apabila hutang
53
tersebut belum juga dibayar setelah beberapa hari surat dikirimkan
maka dapat dikirimkan lagi surat dengan teguran yang lebih keras
2. Melalui Telepon
Apabila setelah pengiriman surat teguran ternyata tagihan tersebut
belum juga dibayar maka bagian kredit dapat menelepon pelanggan
dan secara pribadi memintanya untuk melakukan pembayaran. Kalau
dari hasil pembicaraan tersebut ternyata pelanggan mempunyai alasan
yang dapat diterima maka mungkin perusahaan dapat memberikan
perpanjangan sampai jangka waktu tertentu.
3. Kunjungan Personal
Melakukan kunjungan secara personal atau pribadi ke tempat
pelanggan sering kali digunakan karena dirasakan sangat penting
dalam usaha-usaha pengumpulan piutang.
Berdasarkan hasil wawancara mengenai sistem penagihan piutang
yang dilakukan perusahaan, informan mengatakan untuk sistem penagihan
yang dilakukan pada perusahaan adalah penagihan lewat telepon terlebih
dahulu untuk melakukan pembayaran secara transfer ke rekening Propan,
jika melalui telepon masih belum ada pembayaran biasanya dikunjungi
oleh sales maupun kolektor untuk penagihan langsung/ bayar cash
54
ditempat, dan jika dikunjungi masih belum ada progress akan ada surat
konfirmasi atau surat pernyataan piutang.
4.3.1.3 Pengendalian Internal Yang Dilakukan PT. Propan Raya ICC
Semarang Untuk Meminimalisir Piutang Tak Tertagih
Untuk melakukan pemberian piutang kepada customer dibutuhkan
pengendalian internal yang baik. Pengendalian internal pada penelitian ini
menggunakan model COSO yang meliputi :
a. Lingkungan Pengendalian
PT.Propan Raya ICC merekrut karyawan yang memiliki kompeten, jujur
dan memiliki pengalaman kerja sesuai dengan bidangnya sedangkan
untuk karyawan yang tidak memiliki pengalaman kerja, perusahaan
memperhatikan latar belakang pendidikannya, dimana PT. Propan Raya
ICC hanya merekrut karyawan yang memiliki ijazah minimal SMA/SMK
sederajat dan akan lebih baik lagi D3/S1 dengan latar belakang
pendidikan ekonomi untuk ditempatkan dibagian penagihan piutang (AR).
PT. Propan Raya ICC menetapkan pelatihan dari trainer maupun dari
divisi masing-masing selama 3 bulan untuk melengkapi kemampuan
dasar yang berguna dalam menjalankan tugas serta mendorong
terciptanya Sumber Daya Manusia yang baik yang bertujuan untuk
meningkatkan kinerja perusahaan. Perusahaan juga memiliki Standar
Operating Procedur (SOP) yang harus dijalankan oleh setiap karyawan.
55
SOP tersebut berbeda-beda untuk masing-masing bagian, karena Job
Description tiap bagian juga berbeda. Struktur organisasi PT. Propan
Raya ICC khususnya bagian piutang/ Account Receivable (AR) terdiri
dari AR Admin, AR Follow Up, Kolektor, Billing Administrator dan
ketiganya di kepalai oleh AR Control, AR control diawasi oleh Branch
Operating Control (BOC). Struktur organisasi lini menggambarkan
hubungan antara bawahan dengan atasan dilakukan secara langsung.
b. Penilaian Resiko
Untuk mengantisipasi hal ini PT Propan Raya ICC memiliki prosedur
untuk mengecek history pelanggan melalui SAP, dimana dengan program
ini perusahaan dapat mengetahui track record pembayaran customer .
Untuk prosedur customer bad debt, apabila customer telah menunggak
selama 180 hari atau lebih, perusahaan mengirimkan surat peringatan
kepada customer untuk melakukan pembayaran.
Berdasarkan hasil wawancara mengenai penilaian resiko melalui
kebijakan perusahaan, informan mengatakan bahwa untuk menilai resiko
customer dengan menyurvei langsung lokasi customer baik toko, industri,
maupun proyek. Seberapa besar kemampuan financial customer dengan
mencari informasi ke beberapa supplier lain ataupun rekanan lain. Dengan
penilaian tersebut bisa dijadikan dasar pemberian limit kepada customer
sehingga tidak lepas dalam pemantauan saat piutang customer sudah
56
melampaui batas limit sehingga masuk ke sistem approval dimana AR
Control yang akan memutuskan untuk pemberian barang maupun di hold
sementara waktu sampai customer melakukan pembayaran.
c. Aktivitas pengendalian
Aktivitas pengendalian terhadap piutang usaha PT Propan Raya ICC
Semarang dapat dibagi dalam beberapa aktivitas, yaitu sebagai beikut.
a. Aktivitas kredit dilakukan oleh bagian marketing dan otorisasi
persetujuan kredit dilakukan oleh kepala bagian survei.
b. Aktivitas tanggung jawab dan kewenangan mutasi piutang
usaha dilakukan oleh staff dan kepala bagian yang
berhubungan dengan piutang usaha, diantaranya tanggung
jawab bagian piutang dan kasir untuk menerima cash sebagai
bukti pengurangan piutang usaha serta wewenang dan kepala
bagian piutang dan kepala bagian marketing dalam memimpin
bawahannya dalam meningkatkan kinerja operasi untuk
Profitability
c. Aktivitas pemisahan tugas oleh masing-masing bagian atau
fungsi yang berhubungan dengan piutang usaha antara lain :
1) Bagian finance penerima setoran tunai sales atau
kolektor
57
2) Bagian AR Follow Up yang menyiapkan dan membantu
sales/ kolektor dalam menyiapkan dokumen untuk
penagihan ke customer
3) Bagian AR Admin dalam pemilahan invoice, filling
invoice yang belum jatuh tempo.
4) Bagian AR Admin khusus penginputan pembayaran
customer ke sistem.
5) Bagian kolektor/ sales yang langsung terjun ke
lapangan dalam penagihan ke customer
6) Bagian AR Control yang mengontrol usia piutang
customer dan limit piutang customer.
Hal ini bertujuan untuk mengurangi terjadinya penyimpangan
berupa kesalahan maupun penyimpangan berbentuk
kecurangan atau penggelapan uang perusahaan.
d. Informasi dan Komunikasi
Pemrosesan transaksi, informasi dan data transaksi PT Propan Raya ICC
Semarang telah dilakukan dengan system On-Line melalui SAP.
Informasi mengenai piutang usaha pada PT Propan Raya ICC Semarang
adalah berupa informasi dari setiap bagian yang membidangi piutang
58
usaha, diantaranya sebagai berikut. Dalam proses pencatatan piutang dan
penerimaan kas dikenal bukti-bukti sebagai berikut ini.
a. Bukti Penerimaan dan Penyerahan Faktur (BPPF) sebagai bukti
penyerahan dan penerimaan faktur dari AR ke kolektor maupun
sales. Di BPPF terdapat tanggal BPPF, nomor BPPF, daftar
customer, daftar invoice (tanggal invoice, nomor invoice,
nomor faktur pajak (jika ada), tanggal jatuh tempo, nominal,
kolom pembayaran customer)
b. Faktur penjualan (invoice), Surat jalan lengkap dengan tanda
tangan dan stampel customer bukti bahwa barang telah
diterima, Purchase Order (jika perlu), Faktur Pajak (jika
customer PKP) dibandel menjadi satu untuk ditagihkan
langsung ke customer, Jika customer melakukan pembayaran
secara berkala/ cicil maka customer sendiri yang harus
menuliskan nominal pembayaran, tanggal pembayaran dan
tanda tangan di faktur penjualan yang akan dibawa pulang ke
kantor lagi oleh kolektor/ sales. Sebaliknya, jika customer
melakukan pembayaran secara lunas, invoice serta
kelengkapannya akan di serahkan ke customer sebagai tanda
bahwa invoice tersebut sudah terbayar lunas.
59
e. Pemantauan atau Monitoring
Struktur organisasi lini yang diterapkan oleh perusahaan membantu
pemantauan kinerja karyawan bagian oleh masing-masing kepala bagian dimana
setiap karyawan bagian memiliki tanggung jawab melapor hanya kepada kepala
bagian yang bersangkutan dan hanya melaksanakan instruksi yang diberikan oleh
kepala bagian.
60
4.3.2 Hasil Temuan Penelitian
Persoalan
Penelitian
Responden Kunci Kategori Pola
Maria
Magdalena
Abraham Aziz Triana
Rusmayanti
Eka
Septi
Lestari
Apa akibat
jika piutang
tak tertagih?
Akibat piutang tak
tertagih kemungkinan
besar perusahaan merugi
karena selain nilai barang
sebagai piutang
perusahaan hilang dan
Akibat piutang
tak tertagih maka
customer tersebut
akan menjadi bad
debt dan beresiko
untuk diblock,
Perusahaan
mengalami
kerugian dan
customer tidak
diberi barang
Akibat piutang tag tertagih
kemungkinan perusahaan merugi
karena barang yg sudah dikeluarkan
perusahaan hilang dan perusahaan
mengeluarkan biaya tambahan
untuk piutang tag tertagih tersebut,
61
61
perusahaan juga
mengeluarkan biaya
tambahan untuk
memperkecil piutang tak
tertagih tersebut,
misalnya menyewa debt
kolektor sampe ke ranah
pengadilan. Dan cash
flow juga akan terganggu
dan akan
berimbas pada
collection sales
dan AR yang
turun.
lagi dari pihak customer akan di
blacklist dan tidak diberi barang
lagi
Meminimalis
ir piutang,
tindakannya
apa?
dengan lebih peka
terhadap gejalanya,
biasanya pembayaran
akan menurun,
Selalu kontrol
saat ada PO baru
masuk apakah itu
ada tagihan yang
Lebih peka
terhadap
customer yang
selalu
Lebih teliti dalam memberikan
piutang kepada customer baru dan
lama, jika ada customer yang
mempunyai riwayat collect dalam
62
62
menunda-nunda
pembayaran, mengganti
cara pembayaran dan
pada saat mengerti gejala
tersebut segera
melakukan tindakan retur
barang, tarik barang
jaminan, stop kiriman,
dan lain-lain.
sudah overdue
atau over limit
dari kredit yang
ditentukan apabila
ada tagihan yang
sudah overdue
maksimalkan agar
customer payment
terlebih dahulu
terutama untuk
customer proyek
dan retail. Cara
meminimalisir
menunda-
nunda
pembayaran,
costumer yang
mempunyai
riwayat collect
di haruskan
bertransaksi
dengan cara
cash
pelunasannya, transaksi selanjutnya
di haruskan dengan cara cash
63
63
customer yang
memiliki riwayat
pembayaran
buruk setelah
tagihan lunas
apabila customer
tersebut akan
buka PO baru lagi
maka kita ubah
sistemnya
menjadi cash.
64
64
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan tentang evaluasi pengelolaan
piutang untuk meminimalisir piutang tak tertagih pada PT. Propan Raya ICC
Semarang maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Lingkungan pengendalian
PT Propan merekrut karyawan dan dibekali ilmu yang berkompeten
dalam menganalisis pemberian piutang kepada customer dan memberi
motivasi untuk melakukan kerja yang jujur
2. Penilaian resiko
Dari hasil wawancara diatas informan mengatakan bahwa untuk
menilai resiko customer dengan menyurvey langsung lokasi customer
baik toko, industri, maupun proyek. Seberapa besar kemampuan
financial customer dengan mencari informasi ke beberapa supplier
lain ataupun rekanan lain. Dengan penilaian tersebut bisa dijadikan
dasar pemberian limit kepada customer sehingga tidak lepas dalam
pemantauan saat piutang customer sudah melampaui batas limit
sehingga masuk ke sistem approval dimana AR Control yang akan
65
65
memutuskan untuk pemberian barang maupun di hold sementara
waktu sampai customer melakukan pembayaran.
3. Aktivitas Pengendalian
Memisahkan jobdesk antar bagian agar tidak terjadi ketimpangan
dalam melakukan tugas dan tanggung jawabnya
4. Informasi dan komunikasi
Pemrosesan transaksi, informasi dan data transaksi PT Propan Raya
ICC Semarang telah dilakukan dengan system On-Line melalui SAP.
Informasi mengenai piutang usaha pada PT Propan Raya ICC
Semarang adalah berupa informasi dari setiap bagian yang
membidangi piutang usaha
5. Pemantauan dan monitoring
Struktur organisasi lini yang diterapkan oleh perusahaan membantu
pemantauan kinerja karyawan bagian oleh masing-masing kepala
bagian dimana setiap karyawan bagian memiliki tanggung jawab
melapor hanya kepada kepala bagian yang bersangkutan dan hanya
melaksanakan instruksi yang diberikan oleh kepala bagian.
5.2 Rekomendasi
Rekomendasi yang dapat diberikan berkaitan dengan hasil penelitian ini
adalah sebagai berikut
66
66
Pemilihan metode dalam pemberian piutang harus dikembangkan lagi,
dalam menganalisis customer harus lebih independent dan lebih cermat terhadap
customer
Dari pihak perusahaan harus lebih tegas kepada costumer agar
meminimalisir piutang yang tidak tertagih dengan cara costumer harus
memberikan nominal uang sebagai jaminan jika tidak terjadi problem saat
bertransaksi dengan PT Propan maka uang tersebut dapat di kembalikan lagi ke
costumer
5.3 Keterbatasan Penelitian
Dalam penelitian terdapat keterbatasan selama proses penelitian
diantaranya :
a. Waktu penelitian yang relatif pendek, sehingga pengumpulan
informasi dan data pun menjadi terbatas.
b. Keengganan informan untuk memberikan informasi yang lebih detail
tentang permasalahan yang terjadi di dalam lingkup piutang
perusahaan.
c. Penelitian hanya dilakukan pada satu perusahaan.
67
67
5.4 Agenda Penelitian Yang Akan Datang
Untuk penelitian yang akan datang, diharapakan dapat meniliti tentang
asas-asas pemberian piutang kepada customer , dan faktor apa saja yang
dibutuhkan untuk meminimalisir piutang tidak tertagih di dalam menejemen PT
Propan Raya ICC tersebut
68
DAFTAR PUSTAKA
Dera, Arya Pratama, dkk. 2016. Analisis Efektivitas Sistem Pengendalian Internal
Piutang Dan Kerugian Piutang Tak Tertagih Pada PT. Surya Wenang
Indah Manado. Jurnal EMBA 1498 Vol.4 No.1 Maret 2016, Hal. 1498-
1508
Habibie, Nabila. 2013. Analisis Pengendalian Intern Piutang Usaha Pada PT
Adira Finance Cabang Manado. Jurnal EMBA Vol.1 No.3 Juni 2013, Hal.
494-502
Hambani, S. 2015. Implementasi Sistem Pengendalian Intern Terhadap Piutang
Pada Universitas Djuanda Bogor. Jurnal Akunida Issn 2442-3033 Volume
1 Nomor 2, Desember 2015
Kardiyanti, Novi Arie, dkk. 2017. Penerapan Pengendalian Intern Penjualan
Kredit Dalam Upaya Meminimalisir Piutang Tidak Tertagih Pada PT.
Supralita Mandiri Cabang Sidoarjo. Jurnal Ekonomi Akuntansi Vol. 3.
Issue. 3
Latif, Abdul dan Yuningsih Van Solang. 2016. Analisis Sistem Pengendalian
Intern Terhadap Pengelolaan Piutang Pada Amanah Finance Cabang
Gorontalo. Jurnal Studi Ekonomi dan Bisnis Islam Volume I, Nomor 2,
Desember 2016
69
Lumempouw, Gerald, dkk. 2015. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Terhadap
Penjualan Kredit Pada PT. Sinar Pure Foods International. Jurnal
Berkala Ilmiah Efisiensi Volume 15 No. 04 Tahun 2015
Makaria, Beni, dkk. 2015. Evaluasi Atas Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Dan
Penerimaan Kas Sebagai Upaya Meningkatkan Pengendalian Intern
(Studi Pada PT. Kasin Malang). Jurnal Administrasi Bisnis (JAB) Vol. 1
No. 1 Januari 2015
Mulyadi. 2014. Auditing Edisi Keenam. Jakarta : Salemba Empat
Runtu, Resky Donald dan Inggriani Elim. 2016. Analisis Pengendalian Intern
Piutang Usaha Pada PT. Bussan Auto Finance (Baf) Manado. Jurnal
EMBA Vol.4 No.1 Maret 2016, Hal. 536-545
Rusady, Nia Amelia dan Abriandi. 2016. Analisis Sistem Pengendalian Internal
Atas Penjualan Kredit Pada PT. Astrido Toyota. Kalbisocio Volume 3
no.1 Februari 2016
Sari, Dewi Paramita, dkk. 2015. Analisis Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Dan
Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Dari Piutang Dalam Upaya
Meningkatkan Efektifitas Pengendalian Intern (Studi Kasus Pada PT.
Semen Indonesia (Persero), Tbk). Jurnal Administrasi Bisnis (JAB) Vol.
22 No. 1 Mei 2015
70
Siswanto, Edy dan Miftahurrohman. 2017. Sistem Informasi Pengendalian Intern
Atas Piutang Untuk Meminimalkan Jumlah Piutang Tak Tertagih Pada
KSU Makmur Mandiri Menggunakan Metode Umur Piutang. Jurnal
Teknologi Informasi dan Komunikasi, ISSN : 2087 - 0868, Volume 8
Nomor 2 September 2017
Sujarweni, Wieratna. 2015. Sistem Akuntansi. Yogyakarta : Pustaka Baru Press.
Tahumang, Sulasry, dkk. 2017. Analisis Sistem Pengendalian Internal Piutang
Usaha Pada PT. Hasjrat Abadi Toyota Cabang Manado. Jurnal Riset
Akuntansi Going Concern 12(2), 2017, 241-250
Timuriana, Tiara dan Risti Eni Nasution. 2014. Pengaruh Pengendalian Piutang
Usaha Dalam Meminimalkan Piutang Tak Tertagih Pada PT Gaya Sastra
Indah. Jurnal Ilmiah Manajemen dan Akuntansi Fakultas Ekonomi
(JIMAFE) Volume Semester I
LAMPIRAN
Lampiran A : Contoh Faktur Penjualan (Invoice)
Lampiran B : Contoh Surat Jalan
Lampiran C : Contoh Purchase Order dari Customer
Lampiran D : Contoh Bukti Penerimaan dan Penyerahan Faktur (BPPF)
Lampiran E : Contoh Tanda Terima Faktur dari Customer
Lampiran F : Contoh Tanda Terima Faktur dari PT. Propan Raya ICC
Lampiran G : Daftar Bimbingan Skripsi
Lampiran H : Surat Permohonan Riset
Lampiran I : Surat Balasan Riset
Lampiran J : Daftar Wawancara dengan Informan
Interviewer : Tri Handayani
Nama : Maria Magdalena
Jenis Kelamin : Perempuan
Jabatan : ROC Sub Dept Head
Tempat Wawancara : PT. Propan Raya ICC Semarang
Tanggal Wawancara : 27 November 2018
Interviewer : Selasa, 27 November 2018 saya mewawancarai salah satukaryawan PT. Propan Raya dengan nama … Maaf ibu dengan namasiapa?
Maria : Ibu Maria
Interviewer : Disini menjabat sebagai apa ibu?
Maria : Regional Operating Control
Interviewer : Untuk lama bekerjanya?
Maria : Eee sekitar 20 tahun lebih ya
Interviewer : Kira-kira itu jobdesk nya apa ya ibu?
Maria : Jobdesk sebagai Regional Operating Control berarti mengontroljalannya administrasi di seluruh cabang-cabang yang ada di regionalJateng DIY baik itu masalah financial kemudian masalah piutangjuga dan masalah accounting.
Interviewer : Untuk di PT Propan sendiri mempunyai jobdesk tertulis atau tidakya ibu?
Maria : Ada
Interviewer : Untuk struktur organisasinya juga ada ibu?
Maria : Ya ada
Interviewer : Peraturan tertulis secara umum missal berangkat jam berapa,pakaian memakai apa itu ada peraturan tertulis tidak?
Maria : Ya ada
Interviewer : Untuk semua peraturan di share kan ke karyawannya bu?
Maria : Ya, pada saat penerimaan karyawan kita bisa jelaskan eeeperaturan-peraturan apa saja yang harus dipatuhi.
Interviewer : Untuk karyawan sendiri nih bu pastinya semua perusahaan dituntutuntuk disiplin ya bu, tetapi jika terdapat pelanggaran ada sanksi atautidak ibu?
Maria : Ya kita mulai dari peringatan lisan kemudian SP1, SP2, SP3 danterakhir PHK sesuai berat ringannya pelanggaran yang dilakukan.
Interviewer : Untuk pencegahan mengurangi tindakan pelanggaran eee itu di PT.Propan pencegahannya apa aja ibu?
Maria : Pencegahannya tentu saja dengan komunikasi eee masalah apa yangsudah masuk kriteria pelanggaran atau pun tidak melanggarkemudian eee ada training-training khusus untuk menjelaskanmengenai peraturan perusahaan dan tentu saja membangun suasanakerja yang baik sehingga eee karyawan lebih ingin berproduktifitastinggi dari pada melanggar dan menjadi karyawan yang bermasalah.
Interviewer : Untuk criteria khusus penerimaan pegawai itu seperti latar belakangpendidikan ada atau tidak ibu khususnya untuk AR?
Maria : Yah untuk AR tentu saja kita tetap memilih eee minimal SMAkemudian akan lebih baik lagi D3/S1 dan latar belakang ekonomi eeeaccounting dan ekonomi lainnya.
Interviewer : Untuk evaluasi kinerja pegawai itu ada atau tidak ya ibu?
Maria : Ada kita lakukan sebulan sekali.
Interviewer : Biasanya disebutnya evaluasinya apa ibu?
Maria : Disebut penilaian kinerja karyawan atau disingkat PKK
Interviewer : Untuk kebijakan dan prosedur SOP itu tadi dikomunikasikan olehbawahan ya ibu. Untuk perubahan susunan pengendalian intern,dikomunikasikan atau tidak ibu?
Maria : Apabila ada perubahan prosedur dan lain-lain kita komunikasikanmelalui forum training.
Interviewer : Pelatihan untuk karyawan baru ada atau tidak?
Maria : Yah pelatihan kita ada, pelatihan mengenai teknik cara bekerjanyaoleh atasannya masing-masing dan juga oleh rekan kerjanya dan adabeberapa eee kelas-kelas training juga yang menyangkut masalah keHRD an, pengembangan kepribadian juga.
Interviewer : Untuk perusahaan sendiri nih bu eee mempunyai bentar…kita masukke bagian AR ya ibu. Tingkat kolektabilitas piutang per tahunnyadisini naik stabil atau mengalami penurunan ya ibu?
Maria : eee dari tahun ke tahun kita di target 80% tapi ada beberapa cabangyang belum bisa khususnya yang di Jateng DIY itu masih agak susahuntuk memenuhi 80%. Ya dari tahun ke tahun masih stabil di angkasekitar 60 saja.
Interviewer : Apakah ada manajemen piutang di perusahaan sepertiii eee bagianpiutang atau bagaimana perusahaan mengelola piutang tersebut?
Maria : Piutang menjadi salah satu bagian dari finance dan accounting. Danada 1 departemen khusus ada pejabatnya juga disitu yang berfungsisebagai AR Control kemudian AR Follow Up kemudian juga ARAdmin.
Interviewer : Untuk jenis penjualan disini di PT. Propan itu ada berapa aja ya ibu?Apa saja?
Maria : Jenis penjualannya ehm kita bagi menjadi cash dan kredit ya.
Interviewer : Untuk sistem pembayarannya sendiri di PT. Propan menggunakansistem pembayaran apa ya ibu?
Maria : Sistem pembayaran yang kita pilihkan untuk customer itu ada yanglewat cash, lewat transfer, boleh juga dengan pembayaran BG ataupembayaran melalui cek.
Interviewer : Untuk perusahaan disini yang menjadi customer paling lancarpembayarannya apa ya ibu?
Maria : Nama customernya?
Interviewer : Ya nama customernya.
Maria : Nama customernya eee yang paling lancar itu kita punya 1 agen subagen ya yang ada di jalan mataram sana mereka punya took cukupbesar yang namanya PD. Utama
Interviewer : Untuk kualifikasi tertentu kredit yang di ajukan customer dapatditerima ada kualifikasinya atau tidak bu?
Maria : Ya ada eee kita akan lihat kondisi customernya kemudian yang bisadi apa yang di release itu untuk customer pertama tentu saja tidakboleh dengan sistem kredit tapi harus dengan sistem cash kemudiankita berikan limit sampai dengan 3,5 juta per orangnya.
Interviewer : Disini adakah jumlah batasan kredit minimum dan maksimum yangbisa dilakukan seperti tadi itu ya bu?
Maria : Ya kalau minimumnya 3,5 kalau maksimumnya ya tentu saja tidakterbatas sesuai dengan kondisi keuangan customer.
Interviewer : Bagaimanakah metode pembayaran piutang penjualan yangditerapkan perusahaan bu?
Maria : Metode pembayarannya kita kasih kredit limit dan kita kasih kreditterm ya jadi tiap customer kita batasi misalnya kalau kredit term nya45 hari ya berarti pada hari ke 45 dia harus bayar dulu sebelummengambil ke order berikutnya.
Interviewer : Untuk pemisahan tugas apa saja yang dilakukan dibagian piutang ibu?
Maria : Untuk pemisahan tugasnya di AR Admin berarti tugas utamanyaadalah menginput hasil pembayaran dari customer kemudiandiatasnya ada AR Follow Up yang bertugas untuk me apa yamasuknya follow up untuk customer-customer mana yang bisaditagih mana yang bisa dikunjungi supaya mempercepat pembayaranartinya meskipun hanya lewat telepon tapi AR Follow Up ini yangakan berperan besar untuk pembayaran customer membantu orang-orang yang di lapangan yang menagih langsung ke customer danyang mengkoorganisir kedua fungsi itu disebut AR Control.
Interviewer : Bagaimana posisi perusahaan dan persaingan di pasar bu? Apakahcukup kuat?
Maria : Posisi perusahaan kita sebagai produsen cat tentu saja kita punyabanyak pesaing, tapi saya pikir kedudukannya ada beberapa yangmenjadi lawan yang cukup kuat tapi hanya beberapa saja yanglainnya pada umumnya kita sudah bisa memimpin pasar.
Interviewer : Apakah hal tersebut mempengaruhi jumlah piutang ibu?
Maria : Ya tentu saja, semakin kuat kedudukan kita di customer akansemakin cepat si customer itu membayar apa lagi untuk customer-customer toko yang eee apa dia punya banyak supplier dariperusahaan cat yang lain semakin tinggi kedudukan kita di matacustomer tentu saja mereka akan memprioritaskan pembayaran kekita dulu.
Interviewer : Bagaimanakah alur/ proses penjualan produk dan pemberian piutangdi perusahaan?
Maria : Arus penjualannya ada order dari customer kemudian kita terimaorder, eee order akan diteruskan ke gudang, dari gudang kita akankirim melalui supir ekspedisi kemudian sesudah barang itu terkirimsempurna semua telah diterima oleh customer eee dokumen yangtelah di tanda tangani customer dikembalikan ke bagian admin untukdi cetakan faktur sesudah itu faktur akan dipindahkan ke bagianpiutang AR Admin kemudian AR Admin akan mem-file dan padasaatnya ketika faktur tersebut sudah jatuh tempo kita akan bawakanpenagih untuk ditagihkan.
Interviewer : Apakah ada potongan penjualan dan apa sajakah syarat pembayaranyang ditawarkan oleh perusahaan bu?
Maria : Potongan penjualan pada jumlah tertentu tentu saja kita akanberikan potongan penjualan atau mungkin ada masa-masa promositertentu menjelang hari raya mungkin kita akan tambahkan lagi 2%atau 3% untuk memacu penjualan.
Interviewer : Bagaimanakah kebijakan dan sistem penagihan piutang yangditerapkan di perusahaan?
Maria : Kebijakannya sistemnya ya? Sistemnya tentu saja pembayarannyaitu lewat tenaga yang langsung berhubungan dengan customer dalamhal ini salesman maupun kolektor. Sesudah uang itu didapat segeradisetorkan ke perusahaan pada saat pertama ya tidak boleh ditundauntuk faktor keamanan juga.
Interviewer : Disini dokumen apa saja yang dibutuhkan dalam penagihan piutangibu?
Maria : Dokumen yang dibutuhkan adalah faktur dan juga surat jalan yangsudah ditandatangani customer sebagai pengakuan bahwa barangnyasudah diterima oleh customer.
Interviewer : Apa saja hambatan-hambatan atau kendala yang timbul dalampenjualan kredit dan dalam pengelolaan piutang di perusahaan?
Maria : Hambatan yang kita hadapi eee dari customer yang tidak disiplinmelakukan pembayaran dengan alasan bahwa barang yang dibeli itubelum laku sehingga mereka menunda-nunda pembayaran sampaipembeliannya itu sudah laku semua seperti itu, atau mungkin sicustomer itu ada kesulitan keuangan mungkin ada prioritas lain yanglebih di prioritaskan sehingga pembayaran ke kami ini tertunda.
Interviewer : Apa saja kebijakan perusahaan yang perlu diperhatikan terkaitpemberian kredit tanpa jaminan? Kalau disini kan ada kredit ibu tapicustomer tidak ada jaminan disini misal jaminan seperti surat atausejenisnya seperti itu bu.
Maria : Yah yang pertama kita harus eee mendidik sales-sales kita untukbisa menganalisa kondisi keuangan dari customer kemudian tentusaja supervisor atau atasan dari si salesman itu harus mengunjungitoko yang dimaksud untuk memberikan penilaian yang sama jugaseberapa besar sih kemampuan financial si toko tersebut dan tentusaja kita mencari informasi ke entah itu ke supplier yang lain entahitu ke beberapa customer atau mungkin ke tetangga kanan kiribagaimana sih sebetulnya attitude si customer jadi meskipun tanpajaminan kita sudah melakukan penilaian eee dan penilaian itu yangmenjadi dasar kita memberikan limit kepada customer tersebut.
Interviewer : Terima kasih Bu Maria eee untuk waktu yang telah diberikan.
Wawancara dengan Ibu Maria Magdalena
Tanggal 27 November 2018
Interviewer : Tri Handayani
Nama : Abraham Aziz
Jenis Kelamin : Laki-Laki
Jabatan : AR Control
Tempat Wawancara : PT. Propan Raya ICC Semarang
Tanggal Wawancara : 24 November 2018
Interviewer : Sabtu, 24 November 2018 saya akan mewawancarai salah satukaryawan di PT. Propan Raya. Maaf bapak dengan nama siapa?
Abraham : Saya Abraham Aziz
Interviewer : Disini jabatannya sebagai apa bapak?
Abraham : AR
Interviewer : Untuk lama bekerjanya?
Abraham : Sekitar 3 tahun
Interviewer : Jobdesknya itu apa saja pak yang dipegang bapak?
Abraham : Saya disini AR Follow Up merangkap PJS AR Control tugasnya itukalau AR Follow Up kan foll up customer bikin jadwal sales,kunjungan.
Interviewer : Kalau AR Controlnya pak?
Abraham : AR Controlnya mungkin approval tuh nanti jadi ada SO masuk tuboleh di approve apa ndak terus pembayarannya gimana,collectionnya perbulan nanti berapa.
Interviewer : Untuk perusahaan sendiri mempunyai jobdesk tertulis atau tidakpak?
Abraham : Kalau jobdesk tetap ada mbak.
Interviewer : Terus kalau untuk struktur organisasinya ada atau tidak bapak?
Abraham : Struktur organisasi juga ada.
Interviewer : Kalau untuk struktur organisasinya AR berarti untuk atasannya ARControl itu ya bapak?
Abraham : Iya AR Control terus AR Follow Up, sama nanti dibantu ARAdmin sama AR Input, dibawah foll up itu ada kolektor nanti.
Interviewer : Terus untuk peraturan tertulis nih pak seccara umum itu ada apatidak pak seperti berangkatnya harus jam berapa terus harusmemakai seragam atau tidak?
Abraham : Peraturan tertulisnya biasanya pas masuk kerja itu tetep ada disuruhliat peraturannya nanti kan ada. Itu biasanya pas pertama kali masuksudah ada peraturan tertulisnya.
Interviewer : Berarti pertama kali waktu jadi pegawai baru ya pak?
Abraham : Ya
Interviewer : Untuk karyawan sendiri itu biasanya dituntut untuk disiplin atautidak sih pak jika terdapat pelanggaran itu ada sanksi tidak?
Abraham : Kalau disiplin harus mbak, di semua perusahaan kan tetap harusdisiplin. Kalau sanksi kan mengikuti, ada sanksi yang ringan, adasanksi yang berat.
Interviewer : Seberat-beratnya itu apa pak?
Abraham : Kalau sanksi paling sepele mungkin keterlambatan itu kalau beratbisa SP 1 mbak.
Interviewer : Pak di perusahaan di PT ini ada evaluasi kinerja pegawai apa tidakpak?
Abraham : Ada mbak, namanya KRA itu tiap bulan.
Interviewer : Tiap bulan untuk menilai kinerja karyawan masing-masing gitu pakatau gimana? KRA itu apa?
Abraham : Kepanjangannya tidak tahu mbak, jadi KRA itu evaluasi yangdilakukan 1 bulan itu apa saja nanti ada presentasinya dan kalau ARnanti ada imbal baliknya berupa reward.
Interviewer : Itu berarti imbasnya ke reward ya bapak. Kebijakan dan prosedurSOP dikomunikasikan ke bawahan atau tidak pak?
Abraham : Kalau SOP pasti, setiap orang yang masuk AR pasti disuruh bacaSOP, manajemen piutang dan lain-lain
Interviewer : Terus pak disini kalau misalnya ada perubahan susunanpengendalian nih pak, pengendalian intern dikomunikasikan atautidak pak? Prosedurnya dan lain-lainnya kalau misalnya
pengendalian intern itu lebih ke pengendalian ke pegawainya caramengelola piutang contohnya.
Abraham : Pasti ada mbak nek pengendalian intern kan tu dari kasus-kasus initerus dicari apa sih yang lengah itu apa. La itu nanti bisa dimeetingke terus cari solusinya.
Interviewer : Untuk contoh case apa pak?
Abraham : Contoh casenya itu misalnya sales nagih bawa uang banyakbiasanya kan setorkene sehari setelahnya nah kalau ini dalam kota ituharus ngantor yah kayak gitu sih mbak.
Interviewer : Permasalahannya pak?
Abraham : Kalau sales bawa uang itu kan bukannya kita nggak percaya yambak tapi kan namanya manusia tu tetep ada perilakumenyimpangnya, lah meminimalisir kan kayak gitu caranya.
Interviewer : Terus kalau misalnya ada karyawan baru nih pak, ada pelatihan ataundak sih pak untuk pelatihan per bagiannya?
Abraham : Ada pelatihan per bagian.
Interviewer : Contohnya pak?
Abraham : Biasanya tiap divisi itu ada kayak seminar gitu mbak.
Interviewer : Berarti seminar ya untuk seminar baru gitu pak. Untuk perusahaansendiri pak, biasanya memiliki riwayat pembayaran customernyamasing-masing nggak sih pak? Kita kan perusahaan pasti punyacustomer nih, customer ada piutangnya, nah punya catatan untukpiutang-piutangnya berapa, pembayarannya bagus apa tidak.Biasanya dicatat dimana pak?
Abraham : Ada. Itu bisa ditarik dari data ok mbak, nanti diolah nanti bisakelihatan toko ini riwayat pembayarannya berapa, paling banyakpembayarannya berapa terus dia bayarnya telatnya berapa hari, bisadilihat.
Interviewer : Datanya itu narik darimana pak?
Abraham : Dari SAP.
Interviewer : SAP itu apa?
Abraham : SAP program.
Interviewer : Berarti untuk programnya piutang ada di SAP semua itu ya pak.
Abraham : Ada di SAP semua.
Interviewer : Pak, bagaimana tingkat kolektabilitas piutang per tahunnya?Apakah naik stabil atau mengalami penurunan?
Abraham : Kalau dilihat dari 2017 ada penurunan mbak
Interviewer : Penurunan untuk collectnya ya pak?
Abraham : Iya collectionnya sama days pembayarannya.
Interviewer : Selalu kebawah atau tidak stabil?
Abraham : Tidak stabil, jadi turun tapi tidak terlalu turun.
Interviewer : Apakah ada manajemen piutang di perusahaan pak?
Abraham : Ada
Interviewer : Contohnya?
Abraham : AR
Interviewer : Oh, AR itu ya pak yang memanajemen piutang di perusahaan.Untuk perusahaan sendiri, bagaimana perusahaan mengelola piutangpak?
Abraham : Ya itu lewat AR itu.
Interviewer : Di PT.Propan nih pak. Jenis penjualan apa saja yang disini?
Abraham : Di Propan itu ada tempo sama cash mbak.
Interviewer : Untuk temponya itu ada tempo berapa hari pak?
Abraham : Kalau cat tembok itu 60 hari, kalau cat kayu 45 hari
Interviewer : Berarti tergantung produknya ya bapak?
Abraham : Ya, tergantung produknya.
Interviewer : Untuk sistem pembayarannya sendiri itu bapak yang berlaku di PT.Propan itu apa?
Abraham : Pembayarannya itu ada transfer dari customernya sendiri, cashlewat sales bisa atau lewat kolektor, bisa lewat BG, CG, Kospin.
Interviewer : Kalau BG itu bilyet giro ya pak. Kalau CG ?
Abraham : Check Giro
Interviewer : Untuk perusahaan nih pak, apa saja yang menjadi customer yangpembayarannya paling lancar yang di pegang pak Bram?
Abraham : Kalau retail di Semarang itu ada toko namanya Gampang Ingat itulancar.
Interviewer : Untuk Gampang Ingat sendiri itu toko atau apa pak ?
Abraham : Itu toko
Interviewer : Toko bangunan atau toko cat?
Abraham : Toko khusus cat.
Interviewer : Pak disini apakah ada kualifikasi tertentu agar kredit yang diajukancustomer dapat diterima?
Abraham : Kalau customer baru itu pukul rata mbak, jadi 3,5 juta-5 juta kreditterm awalnya, tapi kalo customer lama itu nanti evaluasi pakaiAPCLT itu tergantung dia pembayarannya tu berapa sama SO nyaberapa.
Interviewer : APCLT itu apa pak?
Abraham : APCLT itu Aplikasi Perubahan Credit Limit
Interviewer : Berarti tergantung kemampuan bayarnya customer?
Abraham : Iya tergantung kemampuan bayar sama dia itu per bulan tu berapasih masukin SOnya, nanti cari rata-ratanya.
Interviewer : Berarti juga termasuk SOnya dia juga ya pak, dia order berapa itujuga dipertimbangkan?
Abraham : Iya
Interviewer : Adakah jumlah batasan kredit minimum dan maksimum yang bisadilakukan pak?
Abraham : Batasan kredit minimumnya cash itu mbak, kalau maksimum itukan nanti ada limitnya, dari semua toko tetap ada limitnya nanti kanmasuk approvean kan yang biasanya over limit
Interviewer : Kenyataan dilapangan itu kalau misal over limit itu gimana pakmenyikapinya,
Abraham : Biasanya kalau over limit itu kita telepon customer terus ini adapembayaran lagi kapan jadi kita ada schedule pembayaran lagi biarlimitnya nggak kebanyakan juga, tapi kalau misalnya limitnya itu
terlalu sedikit nanti koordinasi sama sales untuk naikin kreditlimitnya.
Interviewer : Itu tergantung pembayarannya bagus atau tidak ya pak berarti?
Abraham : Tergantung pembayarannya dia sebanyak apa per bulannya.
Interviewer : Kalau misalnya tetap masih ada over limit nih pak, barang tetapdikirim atau bagaimana pak?
Abraham : Kalau over limit itu biasanya kalau di propan masih dikirim tapi itukita kan itu ada over due ya yang disitu, nah kalau limit itu masihbisa dinego, kalau masalah over duenya itu yang susah untuk dinego.
Interviewer : Kalau over due itu kan berarti kan setiap penjualan kredit itu katabapak ada 45 sama 60 hari ya tadi. Itu maksudnya over due itu lebihdari 45 sama 60 itu pak?
Abraham : Jadi over due itu itungannya kalau barang kirim hari ini nah 60 harisetelahnya itu 1 hari, 60 hari terus 1 harinya itu yang dimaksud overdue nya itu 1 harinya.
Interviewer : Berarti 61 harinya itu sudah termasuk over due itu?
Abraham : Iya itu sudah masuk ke approval-an.
Interviewer : Kalau di propan sendiri, kalau misalnya ada over due itu barangtetap dikirim, maksudnya tetap melakukan penjualan atau tidak pak?
Abraham : Melakukan penjualan, maksudnya?
Interviewer : Maksudnya kalau ada customer nih sudah over due dia maupembelian lagi beli barang lagi, nah padahal dia kan sudah over dueberapa hari misal, 1 hari tuh pak. Itu Propan masih member ataumemang benar-benar harus dibayar dulu atau bisa tetap dinego.
Abraham : Kalau over due selama masih dibawah 20 hari barang masih tetapdilist.
Interviewer : Berarti 60+20 itu masih bisa pak?
Abraham : Sebenarnya 20 itu buat spealing-nya sales, jadi kalau saya bilang itutokonya tidak boleh tau ada spealing 20 hari.
Interviewer : Umm berarti itu internalnya antara AR dan salesnya ya pak.
Abraham : Soalnya kalau sales nih kunjungan hari Kamis padahal dia sudahjatuh tempo terus ada pembayaran hari misalnya Jumat dia janji
Jumat, itu kan 21 hari aslinya tidak bisa kirim to, nah untuk spealingitu makanya ada 21 hari itu.
Interviewer : Untuk disini pak, di AR sendiri ada pemisahan tugas apa saja yapak yang dilakukan dibagian piutang?
Abraham : Ada yang Follow Up telepom customer itu, ada yang inputpembayaran sama admin itu memilah-milah faktur.
Interviewer : berarti 3 ya pak?
Abraham : Sama kolektor
Interviewer : Katanya ada AR Control?
Abraham : AR Control itu ya kepalanya AR to. Berarti AR Control terusbawahannya ada AR Follow Up, terus ada AR Admin, AR Input, adakolektor.
Interviewer : Disini kebijakan dan sistem penagihan piutang yang diterapkan diperusahaan apa ya pak?
Abraham : Disini biasanya yang pertama itu by phone dulu nanti kalau misalby phone masih belum ada progress biasanya dikunjungi ataudikunjungi masih belum ada progress ya nanti ada surat konfirmasiatau surat pernyataan piutang.
Interviewer : Kalau misalnya dengan 3 itu tidak ada respon dari customernya pak,apa tindakannya AR?
Abraham : Biasanya kita lihat barangnya masih ada ndak, kalau misal masihada itu bisa di retur kalau tidak ada kita masih cari mungkin dibantukolektor dulu, tapi kalau misal belum ada pembayaran juga mungkinada penyitaan juga bisa.
Interviewer : Berarti ada penyitaan barang ya pak. Pak disini apa saja hambatan-hambatan atau kendala yang timbul dalam penjualan kredit pak dandalam pengelolaan piutang di perusahaan?
Abraham : Kendalanya itu biasanya dari kalau intern ya salesnya, salesnya itukadang ya namanya manusia ka nada naik turunnya males, tapi kalaudari luarnya ya customer itu kan macam-macam ada yang punyamanajemen pembayarannya bagus ya bayarnya bagus, tapi kalauasal-asalan pasti juga bayarnya asal-asalan. Jadi kalau customer kanmacam-macam ada yang gampang. Sebenarnya ada yang memangtidak punya uang memang belum ada yang untuk bayar tapi ada jugaitu dia punya uang cuma habbitnya dia ya memang susah untukbayar.
Interviewer : Berarti memang dari karakternya nya pak?
Abraham : Iya karakter.
Interviewer : Pak disini untuk penagihan sendiri, penagihan ke customer itu adadokumen yang perlu disiapkan tidak sih pak? Dari AR untukkolektor atau salesnya.
Abraham : Ada, namanya BPPF itu bukti penerimaan faktur. Jadi serah terimasama kolektor maupun sales itu buat pegangan kita itu ya BPPF itu.
Interviewer : Nah, untuk kolektornya sendiri untuk dibawakan kesana biasanyabawa apa saja pak?
Abraham : Biasanya bawa faktur kalau dia bayarnya pakai faktur nanti adatanda terima juga, kalau memang customernya minta tanda terima.
Interviewer : Untuk faktur, faktur saja atau ada lampiran-lampirannya.
Abraham : Kalau faktur itu kalau dari propan biasanya langsung jadi satulangsung sama surat jalan, jadi lampirannya surat jalan. Pasti adastampelnya, tanda tangan kepala penjualan. Ya kayak gitu mbak.
Interviewer : Terus untuk disini apa saja kebijakan perusahaan yang perludiperhatikan terkait pemberian kredit tanpa jaminan nih pak? Ini kankatanya ada tempo, tempo 45 sama 60 hari itu. Nah customer itu kantidak ada jaminannya nih pak, padahal propan kan menghutangkanbarangnya nah itu apa yang perlu diperhatikan pak?
Abraham : Paling penting ya itu kita harus lihat limit, over due jadi kalomisalnya kita kasih barang terus udah lama tidak ada pembayarannyaitu berarti ka nada tanda-tanda dia mau hmm istilahnya bad debt, jadikalau ada kayak gitu harus segera diatanggulangi.
Interviewer : Apa akibat jika piutang tak tertagih?
Abraham : Akibat piutang tak tertagih kemungkinan besar perusahaan merugikarena selain nilai barang sebagai piutange perusahaan hilang danperusahaan juga mengeluarkan biaya tambahan untuk memperkecilpiutang tak tertagih tersebut, misalnya menyewa debt collectorsampe ke ranah pengadilan. Dan cash flow juga akan terganggumisale jumlah piutange tak tertagih nominale gede.
Interviewer : Bagaimana cara propan meminimalisir piutang tak tertagih?
Abraham : Meminimalisir piutanga tak tertagih, dengan lebih peka terhadapgejalanya, biasane pembayaran akan menurun, menunda-nundapembayaran, mengganti cara pembayaran dan pada saat mengerti
gejala tersebut segera melakukan tindakan retur barang, tarik barangjaminan, stop kiriman, dan lain-lain.
Interviewer : Terima kasih bapak untuk waktunya. Selamat siang.
Abraham : Siang.
Wawancara dengan Bapak Abraham Aziz
Tanggal 24 November 2018
Interviewer : Tri Handayani
Nama : Triana Rusmayanti
Jenis Kelamin : Perempuan
Jabatan : AR Follow Up Industri dan Proyek
Tempat Wawancara : PT. Propan Raya ICC Semarang
Tanggal Wawancara : 24 November 2018
Interviewer : Sabtu tanggal 24 November 2018 disini saya akan mewawancaraikaryawan PT. Propan dengan nama ibu siapa?
Triana : Triana
Interviewer : Jabatan disini apa bu?
Triana : AR Follow Up Industri Project
Interviewer : Lama bekerja?
Triana : 1,5 tahun
Interviewer : Untuk jobdesknya disini apa bu?
Triana : Menyiapkan faktur, follow up untuk customer, follow up lewattelepon ataupun kunjungan, diributin sales mbak hehe terus diributincustomer juga sering emm untuk konfirmasi database juga, controllimit sama TOP kalo ada yang sampai over limit kita harusmelakukan tindakan kan biar nggak overnya terlalu jauh biar ndakjadi bad debt, masih banyak mbak, hehe.
Interviewer : Untuk perusahaan sendiri nih bu, mempunyai job desc terlulis apand:ak nih bu?
Triana : Ada
Interviewer : Itu biasanya dimana bu?
Triana : Di dalam KRA, di hard copy juga ada kita bisa baca.
Interviewer : Untuk disini struktur organisasinya ada apa tidak bu?
Triana : Ada tapi yang pegang manajemen kayaknya mbak.
Interviewer : Oh ya. Untuk eemm peraturan nih bu, peraturan tertulis cara umum,seperti berangkatnya jam berapa, harus memakai pakaian formal atauseragam atau apa, jenisnya itu bu?
Triana : Ada mbak, manajemen juga.
Interviewer : Untuk karyawan nih bu, dituntut untuk disiplin atau tidak, jikaterdapat pelanggaran ada sangsi atau tidak?
Triana : Ada, seperti kaya AR kalau kerja tidak sesuai SOP, bisa-bisadikeluarkan mbak.
Interviewer : Oh gitu ya bu, Jadinya ada peraturan sendiri. Untuk pencegahanmengurangi tindakan-tindakan pelanggaran nih bu, ada atau tidak?
Triana : Untuk pencegahan ada, itu kan dari kita sendiri kalau kita nggaknglanggar ya kita aman-aman aja.
Interviewer : Untuk criteria khusus penerimaan pegawai itu juga ada atau tidakbu? Kayak latar belakang pendidikannya atau apa?
Triana : Ada setahu saya untuk staff disini memang lulusan harus Sarjana yambak kalo setahu saya.
Interviewer : Ibu sendiri lulusan apa ibu?
Triana : Saya Sarjana Ekonomi mbak
Interviewer : Terus disini untuk evaluasi kinerja pegawai ada atau tidak bu?
Triana : Setiap bulan sih kita kayak buat laporan dari KRA itu jadi hasilevaluasi kerja kita selama sebulan itu apa.
Interviewer : Berarti ada sistem sendiri ya bu?
Triana : Iya
Interviewer : Kebijakan dan prosedur SOP dikomunikasikan ke bawahan tidak bu?
Triana : Ya untuk karyawan baru pasti nanti ada SOP-SOPnya dari atasankita ngasih dari hardcopy kita baca terus kita terapkan pada kerjaan.
Interviewer : Ada perubahan susunan pengendalian intern dikomunikasikan atautidak bu? Contohnya kalau ada perubahan kebijakan pengendaliantentang intern nih.
Triana : Ada, itu selalu ada pemberitahuannya entah itu dari pusat atau dariatasan kita langsung kita selalu ada pemberitahuan kalau adaperubahan sistem atau SOP.
Interviewer : Pelatihan untuk karyawan baru ada atau tidak bu?
Triana : Untuk pelatihan karyawan baru selalu ada sih mbak.
Interviewer : Perusahaan memiliki daftar kredit customer atau tidak bu? Kayakmisalnya daftar piutangnya customer itu dicatat dimana ibu?
Triana : Ada, kita memakai sistem SAP dan sudah tercatat semua.
Interviewer : Dari piutang terus seperti databasenya itu juga ada bu?
Triana : Ada, itu juga masuk SAP dan kita punya hardopy terus juga adasyarat-syarat yang harus customer penuhi untuk mempunyai databasedisini.
Interviewer : Untuk database sendiri bu, biasanya itu isinya apa saja ibu.
Triana : Untuk database khususnya untuk customer Industri Proyek apabiladia PKP dia harus melengkapi syarat-syarat SPP PKP, KTP owner,juga NPWP itu wajib kalau dia PKP, dan untuk project dilakukan halyang sama.
Interviewer : PKP itu apa bu?
Triana : Pengusaha Kena Pajak
Interviewer : Bu, disini bagaiamana tingkat kolektabilitas piutang per tahunnyabu? Apakah naik stabil atau mengalami penurunan atau gimana bu?
Triana : Kalau saya kerja disini kan baru 1,5 tahun , jadi saya taunya itusekitar per bulan. Per bulan itu kalau untuk industri dia rata-rata naikatau stabil, tapi yang paling sering naik turun itu dari project karenakita tergantung dari proyeknya itu bayar.
Interviewer : Apakah ada manajemen piutang di perusahaan bu? Contohnyaseperti admin piutang dan lain-lain yang mengurusi piutang sendirigitu bu.
Triana : eee ada mbak itu saya mbak kerjaannya saya.
Interviewer : Umm jadinya dibagian AR ya bu.
Triana : Iya
Interviewer : Jenis penjualan apa saja bu yang ada di PT. Propan?
Triana : Untuk sistem penjualan disini itu ada dua, ada customer yang haruscash dan ada customer yang tempo dan itu masing-masing adacriterianya mbak.
Interviewer : Kriterianya apa saja ibu?
Triana : Kalau untuk pertama yang cash seharusnya tu kalau dari prosedurkalau database baru itu harusnya cash dan itu berlaku untuk 3 bulan,nanti kalau dia pembayarannya bagus kita evaluasi untuk jadikantempo.
Interviewer : Taunya bagus atau tidak bagaimana bu? Kan itu kalau cash kanharus bayar hari itu juga.
Triana : Jadi kita lihat secara omsetnya pengambilannya dia dalam 3 bulanitu hanya sedikit mungkin maksimal hanya 10 juta ya itu masih kitacash terus kalau pengambilan untuk PO diatas 20-25 itu bisa kitaajukan menjadi sistem tempo tapi dengan cover BG/cek/DP di depan.
Interviewer : Untuk sistem pembayarannya sendiri nih bu, apa yang berlaku dipropan?
Triana : Itu ada cek, BG, transfer dan sistem cash juga, tapi dianggapnya saholeh propan kalo BG atau cek itu kalau sudah dicairkan dan masukrekening propan.
Interviewer : itu baru diakui sebagai pendapatan ya bu. Perusahaan apa saja yangmenjadi customer yang pembayarannya paling lancar disini?
Triana : Kalau untuk industri rata-rata semua lancar mbak kebanyakan, tapiyang paling lancar itu dari Hartono Istana Teknologi, Jati LuhurAgung, Belgindo. Untuk big customer big customernya itu.
Interviewer : Disini adakah ada batasan-batasan kredit minimum dan maksimumyang bisa dilakukan?
Triana : Kalau untuk proyek itu untuk cash maksimal hanya dikasih 15 jutauntuk yang person cash, kalau yang tempo itu maksimal 100 jutabisa untuk proyek dan industri.
Interviewer : Disini pemisahan tugas apa saja bu yang dilakukan di bagianpiutang?
Triana : Pertama itu ada yang namanya AR Control itu atasan dari AR yambak, jadi tugasnya untuk mengontrol semua data-data piutang, ikutngecek juga dari customer industri, proyek, retail, semua dia yangngontrol.Kita juga ikut mengontrol juga, tapi kan tetep ada ARControl yang ikut
Triana : AR Control itu tugasnya mengontrol seluruh piutang customer dariapprove-an dan sampai segala macam sama control bawahan juga.
Interviewer : Approve-an itu approve-an apa ibu?
Triana : Approve-an itu apabila ada PO masuk dari customer kebetulancustomer itu masih ada tagihan di kita atau sudah melebihi limitnyadia, itu masuk ke approve-an kita dan kita bisa melihat criteriacustomer kalau seumpama customer itu hanya over limit secarapembayarannya juga bagus itu masih kita kasih barang tapi kalau diasudah over due (jatuh tempo) apa lagi over limit itu harus kita tindaklanjuti lagi apakah barang masih tetap dikasih atau tidak.
Interviewer : Selain AR Control ada AR lain lagi bu?
Triana : Ada itu dibawahnya ada AR Follow Up mbak, di Follow Up ituditempat kita ada 3, untuk saya sendiri itu pegangnya Industri Proyek,nahh itu tugas saya itu untuk Follow Up langsung ke customerseperti kunjungan kesana langsung atau follow up lewat teleponuntuk menanyakan masa pembayaran atau data-data administrasiyang mungkin masih kurang untuk perusahaan tersebut, saya jugacontrol piutang juga dan saya juga control AR days juga, kalau untukretail itu saya kurang begitu tau mbak jobdesk-nya karena setau sayakalau retail itu sama dengan saya tapi untuk prosedurnya dia adabatasan-batasan untuk limit untuk TOP dan untuk tagihan yangsudah jatuh tempo itu ada batasan-batasan sendiri beda dengan punyasaya. Terus ada yang namanya AR Admin itu ada 2, ada yang satuuntuk filling-filling faktur, kirim faktur ekspedisi atau kirim fakturyang sudah lunas cash gitu sama AR admin untuk input, jadi kalauada pembayaran masuk jobdesk dia untuk input payment tersebutsama masih ada kolektor itu yang membantu kita distribusi faktur-faktur kita ke customer, kolektor itu tugasnya untuk industri proyekmbak. Jadi untuk industri proyek faktur asli harus di customer tukartanda terima dan tanda terima itu kembali ke kita sebagai penggantifaktur.
Interviewer : Berarti disini ada kolektor sendiri ya bu? Bukan salesnya yangmeng-collect?
Triana : Kalau indsutri proyek itu kolektor bukan salesnya beda denganretail jadi kalau ada beberapa perusahaan ya hampir perusahaan ituminta faktur asli untuk dia pembayaran jadi faktur asli kita tukarkantanda terima dari perusahaan tersebut.
Interviewer : Bu bagaimana posisi perusahaan dan keadaan persaingan di pasarbu? Apakah cukup kuat?
Triana : Kalau untuk persaingan pasar jujur saya begitu tau mbak, mungkinyang lebih tau orang lapangan seperti sales ya mbak.
Interviewer : Bagaimana alur/ proses penjualan produk dan pemberian piutang diperusahaan bu?
Triana : Yang pertama itu ada database dari customer, saya konfirmasicustomer untuk memastikan alamat pengiriman, alamat penagihan,cara pembayaran mereka dan saya konfirmasi untuk tempo dan limitjuga setelah itu di input dibagian penjualan setelah penjualan itu adaPO dari customer masuk kita proses PO barang di kirim ke customerapabila customer itu PO maka surat jalan itu kembali ke gudang, darigudang naik ke penjualan setelah itu cetak faktur, faktur itudidistribusikan ke AR yang pertama kali terima itu AR admin setelahitu dia filling dan dibagi-bagikan untuk retail sendiri industri sendiridan proyek sendiri itu langsung dibagikan ke AR follow up nya.Sudah gitu mbak. Sudah sampai AR follow up khusus untuk industriproyek itu disiapkan ke kolektor agar bisa dikasih ke customer mbakdan ditukar tanda terima setelah itu baru dari customer menyiapkanpembayarannya sesuai tempo yang sudah dijanjikan.
Interviewer : Bu, disini bagaimanakah kebijakan dan sistem penagihan piutangyang diterapkan di perusahaan bu?
Triana : Untuk customer yang masih normal misalnya belum jatuh tempoterlalu lama atau over limit gitu saya follow up via telepon nanti kanbiar apa customer kan biasanya kasih janji bayar atau jadwalpembayarannya dia hari apa tapi kalau sudah lebih dari 180 haribiasanya atau mungkin bad debt kunjungan langsung ke customertersebut atau kita kirim surat konfirmasi piutang kalau emangcustomer sudah tidak bisa ditemuin itu biasanya kita kasih suratperingatan mbak.
Interviewer : Ada SPnya sendiri ya bu?
Triana : Ada
Interviewer : Terus biasanya kalau untuk kolektor ya bu. Kolektor itu kalaupenagihan, dokumen apa saja yang dibutuhkan sih bu?
Triana : Kolektor untuk penagihan itu dia itu butuhnya untuk customerbiasanya butuh faktur asli, surat jalan asli kalau yang ada pajaknyaitu kita kasih faktur pajak sama dia biasanya butuh PO jadi untukmelihat itu dia tuh order untuk project apa atau untuk produksi apa,biasanya customer itu seperti itu dan biasanya itu harus bermateraimbak.
Interviewer : Selain itu ada tanda terima atau bukti serah terima atau gimana bu?
Triana : Kalau dari customer masing-masing mungkin kebanyakan industriada tanda terima sendiri ya mbak dari perusahaannya, tapi kalauuntuk proyek kan kebanyakan dia di lapangan jadi kita sendiri yangmenyiapkan tanda terima jadi customer tinggal tanda tangan kalauada stampel ya di stempel langsung nama terang itu wajib.
Interviewer : Ada bukti penyerahan faktur itu kepada kolektor ndak bu dari AR?
Triana : Ada, sebelum kolektor berangkat bawa faktur itu kita siap-in yangnamanya BPPF dan itu kolektor harus tanda tangan.
Interviewer : BPPF itu apa ya bu?
Triana : BPPF itu Bukti Penerimaan Penyerahan Faktur mbak jadi entah itufaktur atau tanda terima yang akan ditagihkan eee apapun yangdibawakan ke kolektor, kolektor harus tanda tangan dan itu harusbalik untuk kolektor sore itu harus balik dan apabila ada customeryang pembayarannya cash dia harus segera transfer ke bank ataubalik ke kantor dengan pembayaran cash tersebut.
Interviewer : Apa saja hambatan-hambatan atau kendala yang timbul dalampenjualan kredit dan pengelolaan piutang di perusahaan bu?
Triana : Kalau hambatannya itu tuh seperti contohnya BG mbak, kita sudahdikasih BG customer cairnya ditanggal 20 tapi dia mundur lagikarena dengan alasan belum ada pembayaran dari proyeknya dia, itusih. Terus seringnya mundur-mundur kadang customer juga janjitransfer tapi tidak ada juga. Ya kalau sudah gitu tuh kita harus kasihSP atau surat pernyataan dan bahkan sampai surat penyitaan aset.
Interviewer : Itu kan dari segi customer bu, kalau dari segi internalnya sendiricontohnya kolektor atau salesnya itu ada kendala nggak sih bu dalampenagihan piutang?
Triana : Kalau selama ini untuk kolektor saya baik-baik saja mbak, karenaselama ini mereka kan bukan secara langsung menagih atau gimanaya, jadi kalau industri proyek kan sebenarnya hanya tukar faktur jadiuntuk pembayaran dari customer tersebut tuh langsung transfer kerekening propan dan mungkin dari kolektor hanya dibawakan BGatau uang cash itu pun tidak lebih dari 5 juta pun jarang.
Interviewer : Apa saja kebijakan perusahaan yang perlu diperhatikan terkaitpemberian kredit tanpa jaminan bu?
Triana : Dari database awal kan ada tempo dan limit tuh mbak, kalau diasampai PO baru itu sudah lebih dari limit atau lebih dari tempo kitaharus tindak lanjuti dulu agar customer payment dulu baru kita
proses lagi, itu salah satu cara mencegah buat jadi bad debt samaatau dia cover BG itu kita harus cairkan BG buat masuk ke propandulu baru nanti PO bisa proses lagi.
Interviewer : Apa akibat jika piutang tak tertagih?
Triana : Akibat piutang tak tertagih maka customer tersebut akan menjadibad debt dan beresiko untuk diblock, dan akan berimbas padacollection sales dan AR yang turun.
Interviewer : Bagaimana cara propan meminimalisir piutang tak tertagih?
Triana : Selalu control saat ada PO baru masuk apakah itu ada tagihan yangsudah overdue atau over limit dari kredit yang ditentukan apabila adatagihan yang sudah overdue maksimalkan agar customer paymentterlebih dahulu terutama untuk customer proyek dan retail. Carameminimalisir customer yang memiliki riwayat pembayaran buruksetelah tagihan lunas apabila customer tersebut akan buka PO barulagi maka kita ubah sistemnya menjadi cash.
Interviewer : Terima kasih banyak bu untuk waktunya, selamat pagi.
Triana : Pagi mbak.
Wawancara dengan Ibu Triana Rusmayanti
Tanggal 24 November 2018
Interviewer : Tri Handayani
Nama : Eka Septi Lestari
Jenis Kelamin : Perempuan
Jabatan : AR Follow Up Retail
Tempat Wawancara : PT. Propan Raya ICC Semarang
Tanggal Wawancara : 24 November 2018
Interviewer : Pada hari Sabtu 24 November 2018 saya akan mewawancaraidengan Ibu, maaf dengan Ibu siapa?
Eka : Eka
Interviewer : Nama panjangnya ibu?
Eka : Eka Septi Lestari
Interviewer : Disini menjabat sebagi apa ibu?
Eka : AR
Interviewer : Lama bekerjanya?
Eka : 5 tahun
Interviewer : AR itu jobdesk nya apa ibu?
Eka : macem-macem mbak
Interviewer : Apa aja bu?
Eka : Ngefile faktur, follup customer, buat BPPF, nginput, emm nyiapintagihan sales.
Interviewer : Di perusahaan itu mempunyai jobdesk tertulis apa ndak bu?
Eka : Ya punya
Interviewer : Kalau untuk struktur organisasinya ada ndak bu?
Eka : Ada
Interviewer : Kalau disini ada peraturan tertulis secara umum apa tidak bu, kayakkerjanya jam berapa, harus memakai pakaian seperti apa?
Eka : Ada, jam 8 sampai jam 5 Sabtu libur
Interviewer : Untuk karyawan sendiri nih bu, dituntut untuk disiplin atau tidak?
Eka : Tidak
Interviewer : Kalau misalnya ada pelanggaran terdapat sanksi atau tidak bu?
Eka : SP mbak
Interviewer : ooo kena SP ya
Interviewer : Pencegahan mengurangi tindakan pelanggaran, ada apa tidak bu?
Eka : Evaluasi karyawan
Interviewer : Disini ada kriteria khusus ndak waktu pertama kali masuk sini adakriteria khusus untuk AR missal harus SMA atau S1 seperti itu
Eka : Ndak S1, SMA diterima ok
Interviewer : SMA diterima ya. Ibunya ini lulusan apa?
Eka : SMK
Interviewer : Untuk evaluasi kinerja pegawai ada apa tidak ya bu?
Eka : Ada
Interviewer : Disini kebijakan dan prosedur SOP dikomunikasikan kebawahanapa tidak bu?
Eka : Dikomunikasikan.
Interviewer : Perusahaan memiliki daftar kredit customer atau tidak bu untukmenjual secara kredit kayak misalnya riwayatnya, riwayatpembayaran terus misalnya contoh daftar piutangnya dia.
Eka : Ada
Interviewer : Semua tercatat dimana bu?
Eka : Komputer
Interviewer : Berarti ada sistemnya ya bu?
Eka : Iya SAP
Interviewer : Bu di perusahaan itu menyisihkan laba untuk resiko piutang taktertagih atau tidak ya bu?
Eka : Tidak, tapi reward sales dipotong 20% untuk customer bad debt.
Interviewer : Misal nih ada customer bad debt yang sudah membayar, itudikembalikan ke salesnya atau tidak bu?
Eka : Dikembalikan tapi jarang kembali, customernya tidak bayar pasti.
Interviewer : Disini bagaimana tingkat kolektabilitas piutang per tahunnya bu?Apakah naik stabil ataua mengalami penurunan atau justru adakenaikan?
Eka : Naik turuna tidak stabil.
Interviewer : Di perusahaan ada jenis penjualan apa saja bu yang ada di PTPropan ini?
Eka : Ada 2, penjualan tunai itu bayar cash sama penjualan kredit/ tempo.
Interviewer : Disini sistem pembayaran di PT. Propan itu ada apa saja?
Eka : Ada 3. Cash, transfer sama cover BG/ kospin.
Interviewer : Disini customernya propan yang pembayarannya paling lancar ituapa bu yang di pegang sama bu eka?
Eka : Asaya, Habe.
Interviewer : Customer itu bergerak dibagian apa ya bu?
Eka : Supermarket bangunan.
Interviewer : Disini adakah kualifikasi tertentu agar kredit yang diajukancustomer di terima bu?
Eka : Ada, disini itu ada 3 retail, proyek, industri. Saya ini pegang retail,kalau untuk customer baru limitnya Rp.3.500.000,00 dulu.
Interviewer : Kalau untuk temponya bu?
Eka : Tempo itu ada 45 sama 60 hari Untuk cat kayu 45 hari tapi kalauuntuk cat tembok 60 hari.
Interviewer : Bagaimanakah metode pembayaran piutang penjualan yangditerapkan perusahaan bu?
Eka : Ada 2, tempo dan cash
Interviewer : Pemisahan tugas apa saja yang dilakukan dibagian piutang ibu?
Eka : Ada 5. AR Admin, AR Follow Up Retail sama AR Follow UpIndustri Proyek, AR Control dan Kolektor
Interviewer : Bagaimanakah alur/ proses penjualan produk dan pemberianpiutang di perusahaan bu?
Eka : Nek untuk customer baru biasanya buat database dulu nanti difollow up terus input database customer bisa pesan-pesan barang,dilampirkan PO muncul faktur baru ditagihkan baru customer bayar.
Interviewer : Bagaimanakah kebijakan sistem penagihan piutang yang diterapkandi perusahaan bu?
Eka : Ya follow up customer, telepon dari kantor, kunjungan customerterus surat konfirmasi piutang.
Interviewer : Bu disini dokumen apa saja yang dibutuhkan dalam penagihanpiutang?
Eka : Hmm itu surat konfirmasi piutang itu jangan sampai lupa, terusfaktur penjualan kalau ada tanda terima sama BPPF.
Interviewer : BPPF itu apa ya bu?
Eka : Bukti Penerimaan dan Penyerahan Faktur, itu serah terima dari ARke sales
Interviewer : Berarti disini sales ikut menagih customer ya bu, selain sales adabagian yang ikut menagihkan bu?
Eka : Kalau retail langsung salesnya, kalau proyek industri biasanyaditagihkan oleh kolektor.
Interviewer : Disini apa saja hambatan-hambatan/ kendala yang timbul dalampenjualan kredit dan dalam pengelolaan piutang di perusahaan bu?
Eka : Hambatannya itu toko tidak bayar, karena toko sepi catnya belumlaku, mesin tidak jalan.
Interviewer : Mesin itu mesin apa ibu?
Eka : Mesin tinting mbak.
Interviewer : Maksudnya tidak jalan itu rusak atau bagaimana ibu?
Eka : Bukan rusak mbak tapi gara-gara produknya kurang laku.
Interviewer : Kalau di PT Propan itu kan ada tempo nih bu penjualannya, itu adajaminan dari customer atau tidak bu?
Eka : Tidak ada
Interviewer : Itu ada resiko tidak sih bu kalo misalnya kebijakan perusahaan yangperlu diperhatikan terkait pemberian kredit tanpa jaminan itu?
Eka : Makanya itu sebelum customer ambil barang, AR Follow Upmemfollow up customer dulu biar tahu kemampuan bayarnya ituseberapa. Biasanya ada limit sesuai kemampuan customer 3 juta atau5 juta, nanti nek sampai jatuh tempo kok limitnya sudah segitu, mautidak mau harus dilunasi.
Interviewer : Itu berarti limit itu maksimal dia boleh hutangnya ke Propan gitu bu?
Eka : Iya sebenarnya gitu maksimal pengambilan sesuai limit tapi yangterjadi di lapangan tidak seperti itu.
Interviewer : Yang terjadi di lapangan itu seperti apa ibu?
Eka : Glondor mbak, limit sudah 5 juta tapi belum jatuh tempo customerya masih minta barang, tapi karena belum jatuh tempo AR ya tetapngasih barang.
Interviewer : Terima kasih ibu atas waktunya, selamat pagi.
Eka : Iya sama-sama mbak, semoga lulus.
Interviewer : Amin bu.
Wawancara dengan Ibu Eka Septi Lestari
Tanggal 24 November 2018
Lampiran K : Daftar Riwayat Hidup
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
A. Biodata Mahasiswa
NIM : B.231.15.0278
Nama Lengkap : Tri Handayani
Tempat & Tanggal Lahir : 06 Mei 1995
Alamat Lengkap : Pedurungan Tengah Vc no 19 RT.007 RW.002,Kel. Pedurungan Tengah, Kec. Pedurungan, KotaSemarang (50192)
B. Riwayat Pendidikan Formal & Non Formal
1. TK Budi Mulya Semarang, lulus tahun 2001
2. SD Negeri Palebon 02 Semarang, lulus tahun 2007
3. SMP Negeri 9 Semarang, lulus tahun 2010
4. SMK Negeri 7 Semarang, lulus tahun 2014
C. Riwayat Pengalaman Berorganisasi / Pekerjaan
1. Bekerja sebagai admin di CV. Mustika Prima tahun 2014
2. Bekerja sebagai Pembina Sentra di PT. Bank Tabungan Pensiunan NasionalSyariah Boyolali tahun 2014 s.d tahun 2015
3. Bekerja sebagai admin di PT. Information Technology Service CenterSemarang tahun 2015 s.d tahun 2016
4. Bekerja sebagai Admin AR Staff di PT. Propan Raya ICC Semarang tahun2016 s.d sekarang
Semarang, 20 Desember 2018
Tri Handayani