evaluasi dan analisis efektivitas …lib.ui.ac.id/file?file=digital/20351804-s54665-risza...
TRANSCRIPT
UNIVERSITAS INDONESIA
EVALUASI DAN ANALISIS EFEKTIVITASPENGENDALIAN INTERNAL SIKLUS PENDAPATAN
STUDI KASUS PADA:PT S.J.A PLASTICS INDONESIA
LAPORAN MAGANG
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelarSarjana Ekonomi
RISZA ASHARY A0606084805
FAKULTAS EKONOMIPROGRAM STUDI AKUNTANSI
DEPOKDESEMBER 2012
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
iiUniversitas Indonesia
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS
Skripsi ini adalah hasil karya penulis sendiri,
dan semua sumber baik yang dikutip maupun dirujuk
telah penulis nyatakan dengan benar.
Nama : Risza Ashary A
NPM : 0606084805
Tanda Tangan :
Tanggal : 21 Desember 2012
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
iiiUniversitas Indonesia
TANDA PERSETUJUAN
LAPORAN AKHIR MAGANG
Nama Mahasiswa : Risza Ashary A
Nomor Pokok Mahasiswa : 0606084805
Judul Laporan Akhir Magang : Evaluasi dan Analisis Efektivitas
Pengendalian Internal Siklus Pendapatan
Studi Kasus Pada : PT S.J.A. Plastics
Indonesia
Tanggal : 21 Desember 2012
Pembimbing Magang : Catur Sasongko, SE, MBA,
TTD
(Catur Sasongko, SE., MBA)
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
ivUniversitas Indonesia
HALAMAN PENGESAHAN
Skripsi ini diajukan oleh:
Nama : Risza Ashary
NPM : 0606084805
Program Studi : Akuntansi
Judul Skripsi : Evaluasi dan Analisis Efektivitas
Pengendalian Internal Siklus Pendapatan
Studi Kasus Pada : PT S.J.A. Plastics
Indonesia.
Telah berhasil dipertahankan di hadapan Dewan Penguji dan diterima
sebagai bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh gelar
Sarjana Ekonomi pada Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi,
Universitas Indonesia
DEWAN PENGUJI
Pembimbing : Catur Sasongko, SE., MBA ( )
Penguji : Deddi Nordiawan, SE., MM ( )
Penguji : Ayuningtyas Hertianti, SE., MM ( )
Ditetapkan di : Depok
Tanggal : 15 Januari 2013
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
vUniversitas Indonesia
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS
AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Sebagai sivitas akademik Universitas Indonesia, penulis yang bertanda tangan dibawah ini:
Nama : Risza AsharyNPM : 0606084805Program Studi : AkuntansiDepartemen : AkuntansiFakultas : EkonomiJenis karya : Laporan Magang
demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepadaUniversitas Indonesia Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Non-exclusive Royalty-Free Right) atas karya ilmiah penulis yang berjudul :
“Evaluasi dan Analisis Efektivitas Pengendalian Internal
Siklus Pendapatan Studi Kasus Pada : PT S.J.A. Plastics
Indonesia.”
beserta perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan Hak Bebas RoyaltiNoneksklusif ini Universitas Indonesia berhak menyimpan, mengalihmedia/formatkan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database), merawat, danmemublikasikan tugas akhir penulis selama tetap mencantumkan nama penulissebagai penulis/ pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta.
Demikian pernyataan ini penulis buat dengan sebenarnya.
Dibuat di : DepokPada tanggal : 21 Desember 2012
Yang Menyatakan
(Risza Ashary)
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
viUniversitas Indonesia
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur Penulis panjatkan ke hadirat Tuhan yang Maha Esa karena
hanya dengan rahmat dan karunia-Nya Penulis mampu menyelesaikan penulisan
skripsi ini sebagai salah satu syarat untuk mencapai gelar Sarjana Ekonomi dan
menyelesaikan program S1 dalam bidang Akuntansi di Fakultas Ekonomi
Universitas Indonesia.
Skripsi ini tidak akan dapat terselesaikan dengan baik tanpa bantuan dari
berbagai pihak. Pada kesempatan ini, Penulis ingin mengungkapkan rasa terima
kasihnya kepada seluruh pihak yang telah membantu Penulis selama proses
penulisan, baik langsung maupun tidak langsung:
1. Bapak Catur Sasongko selaku dosen pembimbing saya, atas ketersediaan
waktunya dalam memberikan masukan dan bimbingan kepada saya selama
masa pembuatan laporan terima kasih pak!
2. Bapak Deddi Nordiawan dan Ibu Ayuningtyas Hertianti selaku dosen
penguji saya, atas waktunya untuk menguji skripsi ini dan atas semua
masukan yang diberikan.
3. Seluruh pengajar dan staf FEUI beserta para asisten dosen, yang telah
memberikan ilmu dan menuntun saya hingga bisa mencapai gelar Sarjana
Ekonomi.
4. Setyarto Wahyudi dan Sara Chairiza, yang telah membesarkan saya,
menjadi orang tua yang tidak pernah berhenti memberikan dukungan,
rela berkorban dan memberikan yang terbaik kepada anak-anaknya. All
you gave to me, make me want to give you more. Insya Allah. I really am
grateful to be raised in this family, and have become like what I am now.
5. Rachman Gifar dan Ulil Ambri, the member of A-208 MPKT family, for
all the support, the laugh, the patience, and all the things we shared.
Thankyou guys!
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
viiUniversitas Indonesia
6. Nadya Pratiwi & Antika Patria Salji, terimakasih atas segala dukungan
moril yang diberikan. Ketersediaan waktu untuk mendengarkan keluh
kesah mengenai proses pembuatan laporan.
7. Ali Ridhwan atas waktu dan kebersamaannya untuk mengerjakan laporan
bersama. Terimakasih bro! walau memang bercandaan keseharian agak
sedikit absurd. Salam sigap!
8. Bapak Adi Rasidi dan Bapak Razikun atas kesempatan dan ilmu
pembelajaran yang diberikan selama saya dalam program magang di
Kantor Akuntan Publik
9. Teman-teman Kantor Akuntan Publik Razikun Tarkosunaryo, Mba dyah,
Kak Meda, Rizki Guzman, Hadi sabilarosyad. Terimakasih atas keceriaan
dan ilmu yang dibagikan kepada sesama
10. Teman-teman Jazz Goes To Campus 32 , Citta, Manda, Bro Wil, Ingrid,
Namira, Rita, Bomel, Jenny, Ale, Fahris, Gen, yang telah menemani hari-
hari memabukkan selama berbulan-bulan, bekerja keras bersama-sama,
berdiam di kantor, demi mencapai tujuan yang sama, JGTC yang kita
cintai.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
viiiUniversitas Indonesia
11. Seluruh mahasiswa FEUI angkatan 2006, too many to be named.
Akhir kata, Penulis mohon maaf atas segala kekurangan dari skripsi ini
dan juga apabila ada pihak yang terlupakan untuk ditulis. Karya ini pun tidak
terlepas dari kekurangan. Dengan segala keterbatasannya, semoga dapat
bermanfaat bagi penggunanya.
Depok, Januari 2013
Penulis
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
ABSTRAK
ixUniversitas Indonesia
Nama : Risza AsharyProgram Studi : AkuntansiJudul : Evaluasi dan Analisis Efektivitas Pengendalian Internal Siklus
Pendapatan , Studi Kasus Pada PT S.J.A. Plastics Indonesia
Laporan ini dibuat untuk memaparkan prosedur pengendalian internal padaperusahaan yang terkait kepada siklus penjualan dan pendapatan PT S.J.A.Plastics Indonesia. Pembahasan dimulai dari analisis pengendalian internal sikluspenjualan dan pendapatan yang dimiliki PT S.J.A. Plastics Indonesia. Pembahasanakan mengungkapkan sistem informasi akuntansi yang dimiliki, kuncipengendalian, risiko yang dihadapi perusahaan, temuan-temuan yang terjaditerkait pengendalian internal, serta solusi yang ditawarkan.
Kata kunci :Pengendalian internal, audit, penjualan, piutang usaha
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
xUniversitas Indonesia
ABSTRACT
Name : Risza AsharyStudy Program : AccountingTitle : Evaluation and Analysis of Internal Control’s Effectiveness in
Revenue Cycle , A Study Case : PT S.J.A. Plastics Indonesia
The focus of this report is to explain the internal control within company thatcontrol both sales and revenue cycle of PT S.J.A Plastics Indonesia. Thediscussion starts with the analysis of internal control of sales and revenuecycle of PT S.J.A. Plastics Indonesia. Description shows the accountinginformation system that the company has, key control, the risks, the audit findingsregarding internal control, as well as the solutions offered.
Key words :Internal control, audit, sales, account receivable
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
Universitas Indonesia
xi
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL…………………………………………………….......... iHALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS………………………........... iiTANDA PERSETUJUAN LAPORAN AKHIR MAGANG............................. iiiHALAMAN PENGESAHAN…………………………………………............ ivHALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH………. ......... vKATA PENGANTAR…………………………………………………............ viABSTRAK ......................................................................................................... ixABSTRACT ....................................................................................................... xDAFTAR ISI ...................................................................................................... xiDAFTAR GAMBAR ......................................................................................... xiiiDAFTAR TABEL .............................................................................................. xivDAFTAR LAMPIRAN ...................................................................................... xvBAB I PENDAHULUAN................................................................................. 1I.1 Latar Belakang Penulisan...... ....................................................................... 1I.2 Latar Belakang Program Magang................................................................. 2I.3 Tujuan Program Magang............................................................................... 3I.4 Tempat dan Waktu Kegiatan Magang........................................................... 4I.5 Ruang Lingkup Laporan Magang.............. ................................................... 4I.6 Perumusan Masalah........................................................ .............................. 5I.7 Sistematika Penulisan .................................................................................... 5
BAB II LANDASAN TEORI.............................................................................7II.1 Sistem Informasi Akuntansi ..........................................................................7
II.1.1 Pengertian Sistem ..................................................................................7II.1.2 Pengertian Informasi ............................................................................. 7II.1.3 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi.................................................8
II.2 Pendapatan............................................................................................................10II.2.1 Definisi Pendapatan ...............................................................................10II.2.2 Karakteristik Pendapatan....................... ...............................................10II.2.3 Definisi Piutang......................................................................................11II.2.4 Karakteristik dan Klasifikasi Piutang....................................................11II.2.5 Kas dan Setara Kas................................................................................11
II.3 Siklus Pendapatan.........................................................................................12II.3.1 Tujuan Dari Siklus Pendapatan.............................................................12II.3.2 Aktifitas Bisnis Siklus Pendapatan.......................................................13II.3.3 Mekanisme Proses Bukti Transaksi......................................................16II.3.4 Pengawasan...........................................................................................16II.3.5 Indikator Pengendalian Internal Siklus Pendapatan..............................16
II.4 Pengendalian Internal (Internal Control)......................................................17II.4.1 Definisi Pengendalian Internal .............................................................17II.4.2 Dasar-Dasar Pengendalian Internal ......................................................17II.4.3 Tekhnis Dasar Pengendalian Internal ...................................................18II.4.4 Pemisahan Fungsi Dalam Pengendalian Internal..................................19II.4.5 Model Kerangka Kerja COSO...............................................................20
II.5 Pengendalian Pada lingkungan Electronic Data Processing (EDP).............25
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
II.5.1 Pengendalian Umum..............................................................................25II.5.2 Pengendalian Aplikasi...........................................................................29
BAB III PROFIL PERUSAHAAN DAN KLIEN............................................34III.1 Profil PT MUC.................... ........................................................................34III.2 Profil KAP RTS...........................................................................................35III.3 Profil PT S.J.A Plastics Indonesia...............................................................38
BAB IV EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL...................40IV.1 Siklus Akuntansi PT S.J.A. Plastics Indonesia Secara Umum....................40IV.2 Siklus Pendapatan .......................................................................................41
IV.2.1 Siklus dan prosedur penjualan.............................................................41IV.2.2 Siklus dan Prosedur Penerimaan Kas...................................................42
IV.3 Prosedur Pengendalian Internal...................................................................43IV.3.1 Prosedur Pengendalian Internal Dalam Siklus Penjualan....................45IV.3.2 Prosedur Pengendalian Internal Dalam Siklus Penerimaan kas...........46
IV.4 Analisis Atas Pengendalian Internal............................................................47IV.4.1 Analisis Pengendalian Internal Siklus Penjualan................................48IV.4.2 Analisis Pengendalian Internal Siklus Penerimaan Kas......................52
IV.5 Prosedur Uji Pengendalian Siklus Penjualan...............................................53IV.5.1 Atribut Uji Pengendalian Pada PT S.J.A. Plastics Indonesia...............53IV.5.2 Menentukan Pemilihan Sample Uji Pengendalian...............................54
IV.6 Temuan Dan Analisis Risiko Prosedur Test of Control...............................57IV.6.1 Temuan.................................................................................................57IV.6.2 Analisis Risiko.....................................................................................58
IV.7 Analisis Pengendalian Umum Dan Pengendalian Aplikasi.........................62
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ..............................................................70V.1 Kesimpulan....................................................................................................70V.2 Saran............................................................................................................. 72
DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................... 74
Universitas Indonesia
xii
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
DAFTAR GAMBAR
Gambar II.1 Coso Elements of Internal Control................................................. 20Gambar III.1 Struktur Organisasi KAP RTS....................................................... 35Gambar IV.1A Flowchart Siklus Penjualan, Piutang-usaha ,dan penerimaankas.........................................................................................................................43Gambar IV.1B Flowchart Siklus Penjualan, Piutang-usaha ,dan penerimaankas.........................................................................................................................44
Universitas Indonesia
xiii
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
xivUniversitas Indonesia
DAFTAR TABEL
Tabel III.1 Tabel Proporsi Kepemilikan Modal PT S.J.A. Plastics Indonesia.....39Tabel IV.1.A Sistem Pengendalian atas Aktivitas Proses Penjualan PT S.J.APlastics Indonesia.................................................................................................50Tabel IV.1.B Sistem Pengendalian atas Aktivitas Proses Penjualan PT S.J.APlastics Indonesia.................................................................................................51Tabel IV.2 Tabel Hasil Pelaksanaan Prosedur Uji Pengendalian........................56Tabel IV.3 Tabel Analisis Pengendalian Umum dan Pengendalian Aplikasi......63
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
xvUniversitas Indonesia
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Flow Chart Aktifitas Penjualan.........................................................76Lampiran 2 Flow Chart Aktifitas Penagihan Piutang...........................................77Lampiran 3 Flow Chart Aktifitas Penerimaan Kas...............................................78Lampiran 4 Flow Chart Aktifitas Retur Penjualan...............................................79Lampiran 5 Kertas kerja Prosedur Test Of Control...............................................80
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
1Universitas Indonesia
BAB I
PENDAHULUAN
I.1. Latar Belakang Penulisan
Kasus–kasus di Indonesia dan di luar negeri mengenai penyelewengan
atau fraud memunculkan kembali perhatian dunia bisnis mengenai pengendalian
internal. Diawali dari kansus enron pada tahun 2000 dan disusul kasus–kasus
lainya seperti WorldCom menghentakkan dunia bisnis mengenai adanya
kesalahan sistem yang terjadi di perusahaan–perusahaan besar. Di Indonesia,
kasus terkait fraud juga terjadi seperti pada tahun 2002 di PT Kimia Farma dan
PT Indo Farma. Kasus–kasus ini terjadi karena sistem internal di perusahaan
tersebut tidak dijalankan secara efektif.
Pengendalian sejatinya adalah unsur penting yang harus ada dan
dijalankan dengan baik oleh perusahaan, baik perusahaan terbuka maupun
perusahaan tertutup. Pengendalian internal merupakan sistem dan prosedur yang
digunakan perusahaan untuk mencapai sasaran dan tujuan yang diinginkan, yaitu
menghasilkan laporan keuangan yang akurat serta mendorong kepatuhan terhadap
kebijakan dan peraturan yang telah ditetapkan. Dalam implementasinya
manajemen perlu mengadakan kajian pengendalian internal untuk memperbaiki
adanya kesalahan dan penyelewengan yang mungkin terjadi, serta dapat
mengambil tindakan korektif jika terjadi penyimpangan yang menunjukkan
adanya kelemahan dari sistem pengendalian internal perusahaan tersebut.
Pada dasarnya, sistem pengendalian internal dapat dikelompokkan
menjadi dua yaitu sistem pengendalian akuntansi dan sistem pengendalian
administrasi. Sistem pengendalian akuntansi meliputi struktur organisasi, metode,
dan ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi dan
memeriksa ketelitian, serta dapat dipercayainya data akuntansi yang disajikan.
Sistem pengendalian akuntansi yang baik akan menjamin keamanan aset para
investor dan kreditur yang ditanamkan pada perusahaan serta akan menghasilkan
laporan keuangan yang dapat dipercaya. Sistem pengendalian administrasi
meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran ukuran yang dikoordinasikan
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
2
Universitas Indonesia
terutama untuk mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan
manajemen. Salah satu organisasi internasional Committee of Sponsoring
Organization (COSO), juga mengeluarkan COSO framework mengenai
pengendalian internal yang merupakan kerangka pengendalian internal yang
dilakukan di perusahaan.
Dalam sebuah perusahaan, penerapan pengendalian internal sangat
penting. Terutama pengendalian internal terhadap siklus pendapatan perusahaan,
karena siklus pendapatan merupakan salah satu siklus yang memegang peranan
penting dalam kelangsungan hidup perusahaan. Oleh karena itu pengendalian
internal dalam suatu siklus pendapatan di dalam suatu perusahaan harus dapat
berfungsi dengan sebaik-baiknya untuk mencegah terjadinya fraud atau
penyelewengan aset dalam satu siklus pendapatan perusahaan.
I.2. Latar Belakang Program Magang
Dewasa ini, era globalisasi menjadikan kompetensi ilmu akuntansi dalam
dunia kerja menjadi semakin meningkat seiring dengan kebutuhan
profesionalisme dalam dunia akuntansi yang juga meningkat. Atas hal tersebut
perguruan tinggi dituntut untuk menjaga dan menghasilkan lulusan yang
berkualitas, tidak hanya unggul dalam pengetahuan akademis dan teoritis, tetapi
juga mempunyai keterampilan teknis yang nantinya dapat mendukung praktik di
dunia kerja. Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia (FEUI) sebagai salah satu
universitas terbaik di Indonesia memiliki komitmen untuk dapat menghasilkan
mahasiswa-mahasiswa yang berkualitas tidak hanya dari sisi akademis, melainkan
juga dari softskills lainnya untuk persiapan dalam dunia kerja nantinya. Fakultas
Ekonomi Universitas Indonesia (FEUI) memberikan kesempatan bagi mahasiswa
untuk menjalani kegiatan magang untuk menerapkan dan mempraktekkan ilmu
dan pengetahuan yang telah didapat serta dipelajari selama mengikuti perkuliahan.
Salah satu cara yang dilakukan FEUI adalah dengan menyelenggarakan
program magang untuk S1 yang merupakan satu dari dua jalur sebagai prasyarat
kelulusan. Setelah mahasiswa melaksanakan program magang, mahasiswa
diharuskan untuk membuat laporan magang sebagai salah satu syarat untuk
mencapai gelar sarjana (SE). Program magang ini diharapkan dapat menjadi
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
3
Universitas Indonesia
penghubung antara dunia perkuliahan dengan dunia kerja. Dengan mengikuti
program magang ini, mahasiswa dapat merasakan kondisi lingkungan kerja yang
sebenarnya dalam dunia kerja. Dengan kata lain, program magang ini merupakan
penerapan program link and match agar ilmu yang telah dipelajari oleh mahasiswa
menjadi berguna di tempat kerja pada masa mendatang.
I.3. Tujuan Program Magang
Program magang bertujuan untuk menghasilkan praktisi yang kompeten
dan ahli dalam bidangnya. Disamping itu, program magang juga memiliki tujuan
agar mahasiswa memiliki pemahaman dan mengerti bagaimana cara penerapan
berbagai praktek akuntansi pada perusahaan yang sebenarnya. Dalam program ini
mahasiswa juga diharapkan dapat memahami dan mempelajari hal hal sebagai
berikut:
- Kemampuan bekerjasama dalam suatu tim audit dalam menyelesaikan
suatu tugas yang telah diberikan, kemampuan berkomunikasi dengan
orang lain baik dalam sesama tim audit maupun kepada klien
- Kedisiplinan pribadi dalam waktu, baik dalam hal waktu datang ke
perusahaan ke klien dan mengatur waktu audit agar sesuai dengan target
waktu pullout dari klien.
- Kemampuan daya nalar dalam menghadapi berbagai permasalahan audit
seperti masalah mengenai kesulitan untuk mendapatkan data yang
dibutuhkan dari klien, sampai kepada permasalahan ketidakcocokan data
yang diberikan dengan dokumen-dokumen pendukung.
Di samping memberi manfaat kepada mahasiswa program magang juga
dapat memberikan manfaat bagi perusahaan tempat magang. Beberapa manfaat
penting yang dapat diperoleh perusahaan tempat magang, yaitu :
- Perusahaan mendapatkan tenaga terdidik dalam proses kegiatan audit
- Perusahaan mempunyai kesempatan untuk melakukan seleksi calon
karyawan dari universitas yang telah dikenal kredibilitasnya.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
4
Universitas Indonesia
I.4. Tempat dan Waktu Kegiatan Magang
Penulis melaksanakan magang di Kantor Akuntan Publik Razikun
Tarkosunaryo (KAP RTS) yang merupakan aliansi dari MSI Global Alliance.
KAP yang termasuk dalam Multi Utama Consultindo Group ini beralamat di
MUC Building lantai 6, jalan TB. Simatupang No. 15, Tanjung Barat, Jakarta
Selatan. Jangka waktu pelaksanaan magang kurang lebih 3 (tiga) bulan yaitu dari
tanggal 24 September 2012 sampai dengan 24 December 2012.
I.5. Ruang Lingkup Laporan Magang
Pada saat pelaksanaan magang, Penulis ditempatkan sebagai Junior
auditor. Selama menjalani program magang, penulis ditugaskan untuk melakukan
beberapa prosedur audit atas 3 perusahaan yang bergerak di bidang usaha
manufaktur.
Dalam laporan ini penulis akan memfokuskan bahan penulisan hanya pada
prosedur dan proses pengendalian internal perusahaan dalam sebuah siklus
pendapatan yang melibatkan akun penjualan dan akun piutang pada perusahaan
klien. Secara spesifik, kegiatan-kegiatan yang dilakukan penulis antara lain adalah
:
Kegiatan - kegiatan yang dilakukan penulis antara lain adalah:
1. Pemahaman Nature of business daripada klien
2. Mengajukan pertanyaan kepada klien terkait pengendalian perusahaan terkait
akun piutang dan penjualan dalam perusahaan
3. Vouching untuk transaksi–transaksi material sebagai bagian dari prosedur
audit.
4. Melakukan prosedur test of detail balance atas akun akun hutang dagang dan
hutang perusahaan
5. Melakukan analytical procedures atas komponen cost of goods sold klien.
6. Menyiapkan dan melengkapi Kertas Kerja Penugasan (KKP)
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
5
Universitas Indonesia
I.6. Perumusan Masalah
Dalam laporan ini, penulis menitikberatkan permasalahan kedalam empat
pertanyaan:
1. Bagaimana prosedur dan kebijakan atas siklus pendapatan pada PT S.J.A
Plastics Indonesia?
2. Bagaimana implementasi dari prosedur dan kebijakan untuk siklus pendapatan
pada PT S.J.A Plastics Indonesia?
3. Bagaimana prosedur serta instrumen pengendalian internal atas siklus
pendapatan pada S.J.A Plastics Indonesia?
4. Bagaimanakah implementasi instrumen pengendalian internal yang ditetapkan
perusahaan untuk siklus pendapatan pada PT S.J.A Plastics Indonesia ?
I.7. Sistematika Penulisan
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan secara singkat mengenai latar
belakang penulisan, latar belakang program magang, tujuan
pelaksanaan program magang, tempat dan waktu pelaksanaan
magang, pelaksanaan kegiatan magang, latar belakang
pembahasan, perumusan masalah, tujuan pembahasan, dan
sistematika penulisan.
BAB II: LANDASAN TEORI
Dalam bab ini diuraikan mengenai teori yang akan digunakan
untuk melakukan pembahasan dan analisis atas permasalahan
yang diangkat dalam laporan ini. Teori diambil dari berbagai
sumber yang terkait dengan topik ini.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
6
Universitas Indonesia
BAB III : PROFIL PERUSAHAAN DAN KLIEN
Dalam bab ini diungkapkan tentang gambaran umum dari klien
(tempat penulis menjalankan penugasan fieldwork audit) dan
membahas tentang gambaran umum dari KAP tempat penulis
melaksanakan program magang.
BAB IV : EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL
Bab ini membahas mengenai bagaimana bentuk serta
pelaksanaan pengendalian internal yang diterapkan oleh klien
perusahaan terutama pada siklus pendapatan, ketika penulis
mendapatkan penugasan sebagai tim audit dan melakukan analisa
atas pengendalian internal yang diterapkan oleh perusahaan klien
pada siklus pendapatan tersebut.
BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini memuat kesimpulan yang sesuai dengan
pembahasan dan analisa pada bab–bab sebelumnya. Berdasarkan
kesimpulan tersebut akan diajukan saran–saran yang berguna
bagi pihak–pihak terkait.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
7Universitas Indonesia
BAB II
LANDASAN TEORI
II.1 Sistem Informasi Akuntansi
II.1.1. Pengertian Sistem
Pengertian sistem menurut Romney (2012:12) adalah serangkaian dua atau
lebih komponen yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan. Sebuah
sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil dimana tiap subsistem menjalankan
fungsi yang spesifik yang penting dan mendukung sistem yang lebih besar.
II.1.2 Pengertian Informasi
Informasi memiliki nilai tersendiri untuk perusahaan dan para pemimpin
perusahaan atau lembaga dikarenakan informasi digunakan untuk mengambil
keputusan dan mendorong adanya tindakan atau aksi sehingga terciptalah sebuah
aktivitas. Sebagai sebuah sumber daya informasi juga memiliki karakteristik yang
cukup sama dengan sumber daya lain nya , yaitu memiliki keuntungan (benefit)
dan juga memiliki biaya (cost). Informasi juga terkait dengan efektifitas dari
pengambilan keputusan yang artinya semakin banyak nilai yang diberikan
informasi bagi pengambil keputusan maka akan semakin kecil risiko pengambilan
keputusan yang buruk atau salah.
Nilai sebuah informasi dapat diukur dari seberapa besar informasi tersebut
dapat mengurangi ketidakpastian pengguna yang berhubungan dengan situasi
tertentu. Memurut Romney (2012:12), karakteristik dari informasi yang berguna
adalah sebagai berikut :
Relevan : Informasi dapat mengurangi ketidakpastian, meningkatkan
kemampuan pengambilan keputusan untuk membuat prediksi,
mengkonfirmasi atau mengkoreksi ekspektasi awal mereka.
Dapat Diandalkan: Informasi tersebut bebas dari kesalahan atau bias dan
secara akurat merepresentasikan kejadian atau aktivitas dari organisasi.
Lengkap informasi tidak mengabaikan aspek penting dari kejadian
kejadian yang mendasarinya atau aktivitas yang diukur.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
8
Universitas Indonesia
Tepat waktu : Informasi tersedia tepat waktu sehingga memungkinkan
pengambil keputusan dapat menggunakanya.
Dapat dimengerti : Informasi dipresentasikan dalam bentuk / format yang
berguna dan jelas.
Dapat diverifikasi : Informasi dapat diverifikasi apabila 2 orang yang
memiliki informasi, bertindak secara independent dan tiap-tiap orang
tersebut menghasilkan informasi yang sama.
II.1.3. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan dari sumber daya seperti
sumber daya manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mentransformasi data
keuangan dan yang lainnya ke dalam sebuah Informasi. Sistem Informasi
Akuntansi merangkum dan menyaring data yang tersedia untuk pengambil
keputusan. Dengan memproses data tersebut, sistem informasi akuntansi dapat
mempengaruhi pengambilan keputusan organisasi.
Pengguna dari sistem informasi terbagi menjadi 2 grup yaitu eksternal dan
internal. Pengguna eksternal mencakup pemegang saham, investor, kreditor, agen
pemerintah, pelanggan, vendor, pesaing serikat pekerja, dan masyarakat publik.
Pengguna eksternal menerima dan bergantung pada berbagai output dari sistem
informasi akuntansi perusahaan. Kebutuhan informasi untuk pengguna eksternal
sangat bervariasi dari publikasi laporan keuangan secara publik seperti laporan
posisi keuangan dan laporan laba rugi komprehensif dan laporan output non-rutin
lainya.
Pengguna Internal seperti manager memiliki kebutuhan akan informasi
akuntansi berdasarkan tingkatan mereka dalam organisasi atau fungsi–fungsi
tertentu yang mereka jalankan, misalnya :
1. Top level management membutuhkan informasi yang sifatnya strategis
2. Middle management membutuhkan informasi yang sifatnya taktis
3. Lower-level management membutuhkan informasi yang sifatnya operasional
dan berorientasi pada transaksi.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
9
Universitas Indonesia
Menurut romney (2012:12), Sistem informasi akuntansi memiliki 3 fungsi penting
dalam setiap organisasi, yaitu :
1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi sehingga
organisasi dapat memeriksa kembali apa yang telah terjadi.
2. Memproses data ke dalam informasi yang berguna untuk mengambil
keputusan yang memungkinkan manajemen untuk merencanakan,
mengimplementasikan dan mengendalikan aktivitas yang ada untuk berjalan
secara efektif dan efisien
3. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga asset dari
organisasi termasuk data-data. Pengendalian ini memastikan data tersedia,
akurat dan dapat diandalkan ketika diperlukan.
Sebagian besar organisasi berhubungan dengan banyak transaksi yang sama dan
bersifat repetitif. Transaksi – transaksi tersebut dapat dikelompokan menjadi 5
siklus dasar yang merupakan sub-sistem dari sistem informasi akuntansi, yaitu:
1. Siklus pengeluaran (Expenditure Cycle) adalah siklus yang terdiri dari
aktivitas membeli dan membayar barang atau jasa yang digunakan dalam
organisasi.
2. Siklus Produksi (Production Cycle) adalah siklus yang terdiri dari
aktivitas yang berhubungan dengan proses pengolahan bahan baku dan
tenaga kerja menjadi barang jadi.
3. Siklus Sumber Daya Manusia / Penggajian (Human resources / Payroll
cycle) adalah siklus yang terdiri dari aktivitas perekrutan dan pembayaran
gaji pegawai.
4. Siklus pendapatan (Revenue Cycle) adalah siklus yang terdiri dari
aktivitas penjualan barang atau jasa dan mengumpulkan pembayaran dari
penjualan tersebut.
5. Siklus Keuangan (financing Cycle) adalah siklus yang berhubungan
dengan usaha untuk mendapatkan dana dengan tujuan menjalankan
organisasi dan membayar pinjaman dari kreditor serta mendistribusikan
keuntungan kepada investor.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
10
Universitas Indonesia
Sistem informasi akuntansi juga dapat menambahkan nilai untuk organisasi
melalui beberapa cara yaitu :
Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya dari produk atau jasa dan
secara berkesinambungan dapat membantu menjaga kualitas produk dan
mengurangi bahan baku material yang terbuang dari biaya rework
Meningkatkan efisiensi dengan penyediaan informasi yang tepat waktu.
Meningkatkan pengambilan keputusan dengan cara menyediakan
informasi yang akurat dengan cara yang tepat kepada pegawai yang tepat
pula.
Membagi pengetahuan. Sistem informasi akuntansi yang baik dapat
membantu untuk membagi pengetahuan dan pengalaman sehingga
meningkatkan operasi bahkan menyediakan sebuah keunggulan
kompetitif.
II.2. Pendapatan
II.2.1 Definisi Pendapatan
Pendapatan adalah arus masuk bruto dari manfaat ekonomi yang timbul
dari aktivitas normal entitas selama suatu periode jika arus masuk tersebut
mengakibatkan kenaikan ekuitas yang tidak berasal dari kontribusi penanam
modal (PSAK 23).
II.2.2 Karakteristik Pendapatan
Pendapatan hanya terdiri atas arus kas masuk bruto dari manfaat ekonomi
yang diterima dan dapat diterima oleh entitas untuk entitas itu sendiri. Jumlah
yang ditagih untuk kepentingan pihak ketiga, seperti pajak pertambahan nilai dan
pajak penjualan bukan merupakan manfaat ekonomi yang mengalir ke entitas dan
tidak mengakibatkan kenaikan ekuitas. Oleh karena itu hal tersebut harus
dikeluarkan dari pendapatan. Hal yang sama berlaku dalam hubungan keagenan,
arus masuk bruto manfaat ekonomi mencakup jumlah yang ditagih untuk
kepentingan prinsipal dan tidak mengakibatkan kenaikan ekuitas entitas. Jumlah
yang ditagih atas nama prinsipal bukan merupakan pendapatan. Sebaliknya,
pendapatan adalah jumlah komisi yang diterima (PSAK 23).
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
11
Universitas Indonesia
II.2.3. Definisi Piutang
Menurut Irawati (2008) piutang usaha merupakan sejumlah tuntutan atau
klaim kepada pihak ketiga yang timbul dari penjualan secara kredit dan akan jatuh
tempo di masa yang akan datang. Piutang usaha yaitu piutang yang muncul dari
penjualan barang dan jasa secara kredit. Piutang non-usaha yaitu piutang yang
muncul dari transaksi lain selain transaksi penjualan contohnya piutang karyawan,
piutang bunga, piutang sewa, dan piutang deviden. Kedua piutang tadi harus
dipisahkan pencatatannya.
II.2.4. Karakteristik dan Klasifikasi Piutang
Di dalam laporan keuangan, piutang diklasifikasikan ke dalam aset lancar
perusahaan. Piutang ini timbul dari kegiatan penjualan yang memang menjadi
usaha pokok perusahaan yang pembayarannya dilakukan pada saat yang akan
datang sesuai dengan perjanjian yang dilakukan kedua belah pihak dengan syarat-
syarat tertentu. Oleh karena itu, perusahaan dapat melakukan penagihan pada saat
yang telah ditentukan atas sejumlah uang hasil transaksi penjualan barang dan jasa
yang dilakukannya
II.2.5. Kas dan Setara Kas
Menurut Irawati (2008) kas merupakan sejumlah uang tunai, setara kas,
dan simpanan di bank dalam bentuk giro yang dapat dipakai sebagai alat
pertukaran dalam bentuk kegiatan usaha yang normal
Kas mempunyai beberapa karakteristik, yaitu :
o Kas merupakan aset yang sangat likuid dan mudah dibawa.
o Kecenderungan penyelewengan atas kas sangat besar.
o Kas merupakan unsur yang paling sering digunakan dalam transaksi
bisnis perusahaan.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
12
Universitas Indonesia
Kas dan setara kas dalam siklus pendapatan dan piutang ini terkait
dengan penerimaan kas. Pelunasan piutang dari pelanggan sangat erat kaitannya
dengan penerimaan kas. Pada saat piutang dilunasi maka langsung diinput pada
jurnal penerimaan kas. Oleh karena itu perlu adanya pemisahaan tugas antara
bagian yang menerima kas dengan bagian yang mencatat pelunasan piutang
tersebut. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir terjadinya penyelewengan kas,
mengingat resiko penyelewengan kas sangatlah besar.
II.3. Siklus Pendapatan
Menurut Mardi (2008) siklus pendapatan adalah serangkaian aktivitas
bisnis rutin dan informasi yang berhubungan dengan pengadaan barang atau jasa
yang ditujukan kepada pelanggan dan mengumpulkan sebagai pembayaran atas
penjualan tersebut. Siklus ini bertujuan untuk mengetahui perincian saat
terjadinya proses penagihan kas berlangsung serta proses diterima dan diakuinya
pendapatan bagi perusahaan.
II.3.1 Tujuan dari siklus pendapatan
Menurut Mardi (2008) tujuan atas adanya aktivitas dalam siklus
pendapatan adalah sebagai berikut :
Mencatat order penjualan secara cepat, tepat dan akurat
Memverifikasi status dan riwayat kredit pelanggan
Mengirimkan produk atau melakukan pelayanan sesuai dengan tanggal yang
disepakati
Menagih produk atau jasa dengan tepat waktu dan akurat
Mencatat dan mengklasifikasikan penerimaan kas secara tepat dan akurat.
Mencatat penjualan dan penerimaan kas pada akun pelanggan dalam buku
besar pembantu piutang.
Menjaga produk sampai dengan dikirimkan kepada pelanggan
Menjaga uang sampai dengan masuk ke dalam deposit kas milik perusahaan.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
13
Universitas Indonesia
II.3.2 Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan
Salah satu aktivitas dalam siklus pendapatan yang umumnya lazim adalah
aktivitas penerimaan pesanan , Banyak cara meningkatkan efisien dan efektifitas
proses entri pesanan penjualan. Salah satunya adalah mengizinkan pelanggan
memasuki data pesanan penjualan sendiri ( dalam penjualan melaului website ).
Cara lain menggunakan electronic data interchange (EDI) untuk berhubungan
langsung dengan pelanggan.
Semua data yang dibutuhkan untuk memproses pesanan dikumpulkan dan
dicatat secra akurat. Untuk itu, perlu diadakan pemeriksaan tentang :
1. Mencocokan informasi dalam file induk pelanggan dengan file persediaan
barang.
2. Memastikan bahwa semua informasi yang dibutuhkan telah tercantum secara
lengkap.
3. Verifikasi kuantitas yang dipesan dengan riwayat penjualan barang pelanggan
yang bersangkutan.
Adapun aktivitas bisnis yang biasa dilaksanakan dalam siklus pendapatan
adalah sebagai berikut :
a) Persetujuan Kredit
Penjualan secara kredit banyak dilaksanakan dalam praktik bisnis
perusahaan. Biasanya dibuat batas kredit untuk setiap pelanggan, catatan
kredit pelanggan terdahulu dan kemampuan untuk membayar. Biasanya
terdapat otorisasi khusus untuk menyetujui kredit bagi para pelanggan baru,
ketika sebuah pesanan melebihi batas maksimal kredit pelanggan tersebut.
b) Memeriksa Ketersediaan persediaan
Langkah berikutnya menetapkan apakah jumlah persediaan barang cukup
memenuhi pesanan untuk dapat diinformasikan kepada pelanggan kapan
pesanannya akan dikirim. Apabila ketersediaan barang tidak mencukupi
pesanan tersebut, maka dibuat pemesanan ulang untuk barang tersebut.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
14
Universitas Indonesia
c) Menginformasikan kepada pelanggan
Pelayanan pelanggan adalah hal yang penting bagi perusahaan, untuk itu
perusahaan dapat menggunakan sistem Customer Relationship Management
(CRM) untuk mendukung proses penting dalam menjawab permintaan
pelanggan. Sistem ini mengatur data terinci mengenai pelanggan hingga data
dapat digunakan untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien serta
personal kepada pelanggan.
d) Mengambil dan Mengepak pesanan
Pegawai bagian gudang menggunakan kartu pengambilan barang
mengidentifikasi produk serta berapa banyak pesanan yang dikeluarkan dari
gudang. Para pegawai begian gudang akan mencatat jumlah setiap barang
yang diambil. Barang kemudian dipindahkan ke bagian pengiriman
e) Pengiriman Pesanan
Bagian pengiriman akan memeriksa jumlah fisik persediaan barang dengan
jumlah yang tertera dalam kartu pengambilan barang dengan jumlah yang
ditujukkan pada salinan pesanan penjualan yang dikirim langsung ke bagian
pengiriman berdasarkan pesanan penjualan. Tembusan pengemasan memuat
jumlah dari keterangan setiap barang yang dimasukkan kedalam daftar
pengiriman. Menyiapkan dokumen pengiriman yang merupakan kontrak
resmi dan menyatakan bahwa terdapat tanggung jawab atas sejumlah barang
yang dikirim.
f) Penagihan atas piutang usaha
Aktivitas penagihan adalah aktivitas pemrosesan informasi yang mengemas
ulang serta meringkas informasi dari entri pesanan penjualan dan aktivitas
pengiriman. Dalam aktivitas penagihan, dokumen dasar yang dibuat adalah
faktur penjualan yang menginformasikan kepada pelanggan tentang sejumlah
kewajiban mereka dari transaksi yang terjadi serta kapan dan dimana mereka
akan melunasinya.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
15
Universitas Indonesia
Fungsi penting data piutang usaha adalah menggunakan berbagai informasi
yang terdapat pada faktur penjualan sehingga memudahkan melakukan
pendebitan dan mengkredit rekening tersebut saat penerimaan tagihan. Ada
dua perlakuan untuk memelihara data piutang usaha tersebut, yaitu
menggunakan metode faktur terbuka dan menggunakan metode pembayaran
total.
g) Penerimaan Kas
Penerimaan kas dan cek dari pelanggan dapat saja dicuri dengan mudah oleh
orang yang tidak bertanggung jawab. Untuk itu dapat digunakan beberapa
langkah alternatif untuk mengurangi risiko pencurian tersebut. Antara lain
sebagai berikut :
Pertama dengan, menugaskan staf bagian surat menyurat untuk
mempersiapkan daftar pengiriman uang, yaitu dokumen yang
mengindentifikasi nama dan jumlah semua kiriman uang pelanggan serta
mengirimkan daftar ini ke bagian piutang usaha.
Kedua adalah dengan pengamanan pencurian kiriman uang pelanggan oleh
karyawan perusahaan dengan membuat sistem lockbox (merupakan sebuah
alamat pos yang dituju pelanggan ketika menyerahkan uang mereka) di bank.
Penggunaan lockbox ini juga akan meningkatkan manajemen arus kas.
Dengan adanya lockbox, akan meniadakan penundaan yang berhubungan
dengan pemrosesan kiriman uang pelanggan sebelum penyimpanan. Namun
petugas khusus setiap tanggal jatuh tempo tagihan harus memeriksa lockbox
tersebut.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
16
Universitas Indonesia
II.3.3. Mekanisme Proses Bukti Transaksi
Ciri utama sistem siklus pendapatan ditunjukkan oleh kompleksitas data
dan integrasi data yang dihasilkan. Sistem pemroses data langsung (online) yang
menerima pesanan melaui internet atau pesanan kepada tenaga penjual memiliki
keuntungan sebagai berikut :
1) Bisa dideteksi kesalahan dini sebab entri pesanan dilakukan ke pelanggan.
2) Persetujuan kredit dapat dibuat segera pada waktu pelanggan menyerahkan
pesanannya
3) Kondisi persediaan lebih akurat dan menjamin pelayanan ke pelanggan.
4) Penghematan waktu oleh bagian gudang dan bagian pengiriman
5) Kesalahan dapat dideteksi lebih awal karena data yang dimasukkan oleh
bagian pengiriman dengan yang berada di file penjualan mudah diverifikasi.
6) Peningkatan arus kas serta ukuran kinerja lebih tepat waktu.
II.3.4. Pengawasan
Fungsi lain dari Sistem Informasi Akuntansi yang didesain secara baik
merupakan proses menyiapkan pengawasan dan pengendalian dengan tujuan
untuk mengotorisasi transaksi secara benar dan pencatatan yang sesuai, dapat
menjaga keamanan data kas, persediaan dari risiko kehilangan dan pencurian,
dan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kegiatan.
II.3.5. Indikator Pengendalian Internal Siklus Pendapatan :
Berdasarkan kepada Arens et al.(2011), ada beberapa indikator yang
harus diperhatikan ketika melaksanakan pengujian atas pengendalian internal
dalam sebuah siklus pendapatan , adapun indikator tersebut adalah :
Pencatatan penjualan didukung oleh dokumen pengiriman yang diotorisasi dan
order pelanggan yang disetujui.
Faktur penjualan dan dokumen pengiriman prenumbered dan dipertanggung
jawabkan dengan semestinya.
Prosedur yang dilakukan untuk penagihan dan pencatatan penjualan dilakukan
sedekat mungkin dengan saat kejadian.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
17
Universitas Indonesia
Rekening bulanan dikirim ke pelanggan.
Pemisahan tugas dan tanggung jawab antara yang menerima dan
mengeluarkan kas dengan yang melakukan pencatatan, memberikan otorisasi
atas penerimaan dan pengeluaran kas.
Pegawai yang membuat rekening koran berbeda dengan yang mengerjakan
buku bank.
Digunakannya kwitansi penerimaan kas yang prenumbered.
Periksa bukti-bukti pendukung atas penerimaan kas seperti bukti transfer bank
dan rekening koran.
II.4 Pengendalian Internal (Internal Control)
II.4.1 Definisi Pengendalian Internal
Menurut Moeler (2009) Pengendalian Internal meliputi keseluruhan
perencanaan organisasi serta keseluruhan metode koordinasi yang di adopsi
perusahaan yang ditujukan untuk menjaga aset yang dimiliki perusahaan ,
memastikan akurasi dan kehandalan atas informasi akuntansi , meningkatkan
effesiensi operasi , dan mendukung keselarasan antar kebijakan manajemen.
Definisi ini menyatakan bahwa sistem pengendalian internal tidak hanya terbatas
kepada fungsi akuntansi dan departemen keuangan perusahaan saja.
II.4.2 Dasar-Dasar Pengendalian Internal
Menurut Moeller (2009) Sebuah sistem pengendalian internal harus dapat
memenuhi berbagai macam objektif yang telah ditentukan manajemen
sebelumnya di berbagai area operasi perusahaan. Ada 4 elemen yang menjadi
dasar dalam sistem pengendalian internal :
a) Detector or Sensor Element.
Sebuah alat ukur yang dapat mendeteksi hal hal yang terjadi di bagian dalam
sistem yang sedang dalam pengendalian.
b) Selector or Standard Element.
Elemen detector yang berfungsi melaporkan kondisi yang terjadi saat ini ,
harus dapat memiliki sebuah standar yang dapat dijadikan perbandingan
nanti antara apa yang terjadi dan apa yang seharusnya terjadi.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
18
Universitas Indonesia
c) Controller element
Elemen yang mengukur dan menjelaskan perilaku sebuah area dalam kontrol
yang berdasarkan kepada perbandingan antara detector dan standard
element
d) Communication Network Element
Elemen jaringan komunikasi dalam sebuah sistem pengendalian secara
simpel dapat diibaratkan sebagai sebuah kendaraan yang berfungsi
menyampaikan pesan antara sensor pengendali dengan entitas yang
dikendalikan
II.4.3 Teknis Dasar Pengendalian Internal
Menurut Moeller (2009), terdapat tiga buah tekhnis dasar yang dapat
memberikan keyakinan mendasar kepada manajemen bahwa proses bisnis
spesifik dalam perusahaan sedang berjalan dengan seharusnya :
a) Preventive Controls , sebuah sistem pengendalian yang berfungsi mencegah
error atau kejadian tak terdeteksi yang dapat terjadi.
b) Detective Controls , sebuah sistem pengendalian yang befungsi sebagai
peringatan segera atau setelah, kepada manajemen pada saat error atau
permasalahan tersebut timbul
c) Corrective Controls , sebuah sistem pengendalian yang berfungsi
berkesinambungan dengan detective controls yang berfungsi sebagai
pemulihan kondisi atas konsekuensi terjadinya sebuah masalah yang
ditemui.
Preventive, Detective, dan Corrective Control biasa ditemukan dalam 3
level operasi yang berbeda dalam sebuah perusahaan , yaitu :
Steerring Controls : karakteristik umum yang biasa ditemukan di dalam
level ini biasanya sistem pengendalian yang diawasi bersifat mencegah dan
menarik perhatian manajer untuk segera mengambil tindakan secara berkala.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
19
Universitas Indonesia
Yes-No Controls : level pengendalian ini didesain untuk melindungi, dan
untuk memastikan pencapaian atas hasil yang ditujukan. Salah satu contoh
level pengendalian Yes-No Controls adalah sebuah sistem pengendalian
yang mengawasi proses pengendalian kualitas dalam sebuah proses
manufaktur
Post-Action Controls : karakteristik umum yang biasa ditemukan di dalam
level ini biasanya sistem pengendalian yang diawasi bersifat pembenaran
atas sebuah error yang ditemukan di dalam sebuah proses operasional yang
sudah berada dalam sistem pengendalian. Jenis pengendalian yang biasa
dilakukan adalah rekomendasi atas pembenaran sistem pengendalian baik
secara keseluruhan atau sebagian.
II.4.4. Pemisahan Fungsi Dalam Pengendalian Internal
Menurut Moeller (2009) fungsi pengendalian internal secara garis besar
terbagi menjadi fungsi Authorization , Record , dan Custody.
1. Authorization
Fungsi otorisasi adalah suatu pengendalian pada persetujuan setiap
transaksi yang diajukan. Otorisasi ini adalah fungsi yang sangat penting di
dalam pengendalian internal. Tanpa adanya otorisasi, suatu transaksi dinyatakan
tidak sah dan diragukan kebenarannya. Otorisasi yang dilakukan oleh pihak-
pihak yang tidak seharusnya akan mengakibatkan kehilangan aset karena
berisiko adanya transaksi yang dilakukan untuk kepentingan pribadi
2. Record
Fungsi pencatatan dalam suatu pengendalian internal merupakan fungsi
untuk mendukung adanya pengendalian yang baik. Jika dokumentasi dan
pencatatan tidak dilakukan dengan baik maka transaksi dapat dinyatakan tidak
ada. Fungsi pencatatan ini merupakan dasar dari dokumen yang dapat menjadi
bukti landasan jika ada suatu penyelewengan. Fungsi pencatatan harus
dipisahkan dengan fungsi otorisasi. Dua fungsi ini seharusnya dapat menjadi
bentuk verifikasi dan cross-check yang otomatis dari dokumen yang diotorisasi
dan dokumen yang dicatatkan.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
20
Universitas Indonesia
3. Custody
Fungsi Custody adalah fungsi pengendalian internal terkait pihak yang
mengeluarkan atau menerima aset. Misalnya di bagian pengeluaran kas yang
menjadi kustodian adalah kasir atau bagian treasuri. Fungsi ini harus dilakukan
oleh divisi atau bagian yang berbeda dengan otorisasi dan pencatatan untuk
mengurangi risiko bahwa aset yang masuk atau yang keluar ditujukan untuk
kepentingan perusahaan bukan untuk kepentingan pribadi.
II.4.5 Model Kerangka Kerja COSO
COSO (Comitee of Sponsoring Organization) memberikan penjelasan
detil mengenai konsep multidimensi atas pengendalian internal. Definisi
pengendalian internal menurut COSO adalah sebagai berikut :
Pengendalian internal adalah sebuah proses yang dipengaruhi oleh direksi
perusahaan, manajemen, dan staf lain yang didesain untuk memberikan
keyakinan yang memadai terkait dengan pencapaian objektif di kategori-kategori
berikut :
Efektivitas dan efisiensi operasi
Pelaporan posisi keuangan yang dapat diandalkan
Kepatuhan terhadap regulasi dan aturan yang berlaku
COSO Elements of Internal Control
Gambar II.1 : Coso Elements of Internal ControlSumber : Moeller “Brink’s Modern International auditing” (2009)
Monitoring
Communication& Information
Control Environment
Riskassesment
ControlActivities
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
21
Universitas Indonesia
a) Control Environment :
Berdasarkan penjabaran COSO, pengendalian lingkungan (Control
environment) merupakan landasan mendasar atas struktur pengendalian
internal atas sebuah perusahaan. COSO juga menekankan bahwa landasan
dasar pengendalian lingkungan dalam sebuah perusahaan memiliki
pengaruh persuasif mengenai bagaimana aktivitas bisnis terbentuk, dan
juga bagaimana pengukuran risiko dalam sebuah organisasi.
b) Risk Assesment :
Proses pengukuran risiko (Risk Assesment) dilaksanakan dikeseluruhan
tingkatan dalam perusahaan baik dari aktivitas yang tampak maupun tidak
tampak. Dalam COSO dijelaskan bahwa proses pengukuran risiko dalam
perusahaan terdiri dari 3 tahap , yaitu :
1. Melakukan estimasi atas risiko signifikan
2. Mengukur nilai frekuensi timbul atau tidaknya sebuah risiko
3.Mempertimbangkan bagaimana sebuah risiko dapat dikelola dan
tindakan seperti apa yang dapat diterapkan.
Proses pengukuran risiko menurut COSO ini menekankan kepada
tanggung jawab manajemen untuk melaksanakan ketiga tahap tersebut
agar dapat mengidentifikasi apakah sebuah risiko yang ditemukan adalah
risiko yang signifikan, dan jika memang iya, tindakan apa yang perlu
untuk diterapkan.
c) Control activities
Bentuk dari elemen ini adalah serangkaian kebijakan dan prosedur yang
berfungsi untuk membantu memastikan kepada manajemen bahwa
tindakan-tindakan yang tepat terkait risiko yang ada, sudah dilaksanakan
dengan sesuai.
Jenis jenis pengendalian aktivitas :
Top Levels Review, Contohnya adalah review ulang atas sebuah hasil
laporan terkait dengan kinerja perusahaan dalam periode berjalan, atas
hasil review tersebut manajemen mempersiapkan tindakan korektif
jika menemukan hasil review yang tidak sesuai.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
22
Universitas Indonesia
Direct Functional atau Activity Management ,
Contohnya adalah sistem keamanan komputer akan memiliki
mekanisme pelaporan atas upaya akses tanpa izin. Bentuk atas
pengendalian aktivitas adalah ketika manajemen menindak lanjuti atas
pelaporan tersebut dan mengambil tindakan korektif.
Information Processing, Contohnya adalah sistem pengendalian atas
pengembangan sebuah sistem baru, dan sistem pengendalian atas
akses individu ke data-data atau program milik perusahaan.
Physical Controls, Contohnya adalah sebuah program aktif secara
berkala terkait dengan rekonsiliasi persediaan barang perusahaan
Performance Indicators, Contohnya adalah sewajarnya manajemen
memiliki sekumpulan hasil laporan atas data operasional dan finansial
yang saling keterkaitan dan mengambil tindakan investigasi analitis
atau tindakan korektif.
Segregation Of Duties, Contohnya adalah wewenang di setiap
aktivitas operasi tidak dilaksanakan oleh satu orang saja tetapi
dilakukan oleh individu yang berbeda guna meminimalisir risiko
terjadi nya kesalahan dalam sebuah aktivitas.
d) Communications And Informations
Informasi dan komunikasi adalah kedua elemen yang saling berhubungan
dan juga keduanya memiliki bagian peranan yang cukup mencolok di
dalam komponen sebuah pengendalian internal. Informasi akurat yang di
hasilkan melalu sebuah sistem informasi akuntansi yang handal, harus
dapat dikomunikasikan kepada atasan maupun bawahan dalam sebuah
perusahaan dengan cara dan waktu yang tepat, sehingga dapat
memungkinkan mereka untuk melaksanakan tanggung jawabnya.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
23
Universitas Indonesia
Kerangka kerja COSO juga menekankan terhadap pentingnya menjaga
informasi dan sistem pendukung perusahaan yang konsisten terhadap
keseluruhan kebutuhan organisasi atas informasi. Kerangka kerja COSO
menyarankan, untuk dapat beroperasi secara efektif perusahaan harus
dapat selangkah lebih maju dalam mengimplementasikan sistem
informasi yang strategis dan terintegrasi. COSO juga menekankan bahwa
kualitas informasi juga merupakan hal penting di dalam pengendalian
internal. Kualitas informasi yang buruk akan mengandung error dan
kelalaian di dalamnya dan akan menyebabkan pengambilan keputusan
yang tidak sesuai oleh manajemen. Pelaporan yang baik harus
mengandung data informasi yang cukup untuk dapat mendukung
terjadinya pengendalian aktivitas yang efektif. Pelaporan dapat dikatakan
memberikan informasi yang berkualitas jika :
Konten atas informasi yang dilaporkan sesuai kebutuhan pengguna
Informasi yang disediakan, dapat diambil kapan saja ketika
dibutuhkan
Informasi yang diberikan merupakan informasi terbaru atas kondisi
yang sedang berjalan
Informasi tersebut dapat di akses kapan saja oleh pengguna legal yang
membutuhkan
Mengacu kepada kerangka kerja COSO, salah satu pendekatan terbaik di
dalam membangun komunikasi dalam organisasi yang efektif adalah
dengan adanya pemberitahuan kepada keseluruhan personalia organisasi
mengenai pentingnya pengendalian internal dan tanggung jawab terhadap
hal tersebut harus dapat ditanggapi dengan serius.
e) Monitoring
Sebuah organisasi harus mengimplementasikan berbagai jenis aktivitas
pengawasan (monitoring) untuk mengukur tingkat efektifitas
pengendalian internal organisasi. Aktivitas pengawasan dapat diterapkan
melalui beberapa tahap evaluasi maupun pada tahap pelaksanaan
aktivitas.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
24
Universitas Indonesia
Berdasarkan kerangka kerja COSO , Aktivitas Monitoring yang biasa
dilaksanakan pada saat tahap pelaksanaan aktivitas :
Operating Management Normal Functions. Manajemen bertugas
untuk meninjau operasi dan laporan finansial secara berkala
merupakan salah satu bentuk aktivitas monitoring
Communications From External Parties , salah satu contoh bentuk
nya seperti adanya Call Centre untuk keluhan konsumen , dan
bagaimana tindakan tepat yang diambil terkait keluhan yang datang.
Organization Structure And Supervisory Activities , bentuk tinjauan
rutin oleh supervisi atau manajer tingkat atas terhadap kinerja
karyawan clerical untuk meminimalisir terjadi kesalahan dalam level
paling bawah
Physical Inventory and Asset Reconciliation , Cek fisik atas inventori
atau asset perusahaan secara berkala merupakan salah bentuk kegiatan
pengawasan .
Kerangka kerja COSO juga berbicara mengenai proses evaluasi
untuk meninjau efektifitas atas sistem pengendalian internal organisasi.
Hal pertama yang harus dilakukan pertama-tama adalah memahami dan
mengerti atas desain sistem pengendalian, kemudian identifikasi
pengendalian, pengujian terhadap pengendalian, dan yang terakhir
mengambil kesimpulan mengenai efektivitas daripada sistem
pengendalian tersebut.
Pendekatan kedua yang bisa dilakukan untuk mengevalusi sistem
pengendalian internal adalah dengan cara benchmarking, yaitu dengan
membandingkan sistem pengendalian internal sebuah organisasi dengan
organisasi lain yang sejenis dan satu industri
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
25
Universitas Indonesia
II.5 Pengendalian pada Lingkungan Electronic Data Processing (EDP)
Ikatan Akuntan Indonesia mengklasifikasikan pengendalian dalam
lingkungan komputer menjadi dua kelompok, yaitu pengendalian umum (general
controls) dan pengendalian aplikasi (application controls). Perbedaan utama
antara pengendalian umum dan pengendalian aplikasi adalah bahwa
pengendalian umum adalah bersifat prosedural sedangkan pengendalian aplikasi
bersifat lebih berorientasi kepada data.
II.5.1. Pengendalian umum
Pada Standard Profesi Akuntan Publik (2001) Seksi 314 Paragraf 05
(PSA60) secara implisit dinyatakan bahwa pengendalian umum merupakan
pengendalian menyeluruh yang berdampak terhadap lingkungan. Sedangkan
dalam paragraf 06 dinyatakan bahwa tujuan pengendalian umum adalah untuk
membuat kerangka pengendalian menyeluruh atas aktivitas sistem informasi
komputer dan untuk memberikan tingkat keyakinan yang memadai bahwa tujuan
pengendalian internal secara keseluruhan dapat tercapai.
Enam pengendalian yang ada dalam pengendalian umum, yaitu :
a) Pengendalian organisasi dan manajemen
Suatu organisasi terdiri dari beberapa bagian yang masing–masing
memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab yang terpisah dan berbeda. Agar
tidak terjadi kesimpangsiuran fungsi dalam organisasi, perlu dibuat deskripsi
jabatan yang berisi tugas dan wewenang yang jelas pada setiap bagian.
Pengendalian organisasi dan manajemen ditunjukan sebagai alat untuk
menciptakan kerangka kerja organisasi Pengelolaan Data Elektronik (PDE).
Pengendalian ini meliputi pemisahan fungsi baik antara departemen PDE dengan
departemen lain maupun di dalam departemen PDE sendiri seperti, otorisasi,
transaksi, pengendalian personil, serta perencanaan dan penganggaran.
Pemisahan fungsi departemen PDE dengan departemen atau bagian lain
dimaksudkan untuk menciptakan indepedensi, sehingga memungkinkan adanya
pengendalian antar bagian. Sedangkan pemisahan fungsi dalam departemen PDE
dilakukan agar jangan sampai ada satu orang yang melaksanakan suatu kegiatan
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
26
Universitas Indonesia
dari awal hingga akhir tanpa ada pihak yang melakukan penelaahan dan atau
pengujian atas kegiatan tersebut (Basalamah,2007).
Otorisasi transaksi yang memadai akan memberikan jaminan kepada
manajemen bahwa suatu transaksi yang terjadi dilakukan demi kepentingan
organisasi. Hal ini membuat manajemen harus mendelegasikan wewenang dan
tanggung jawab kepada bawahan atas pelaksanaan kegiatan sistem atau komputer
agar tidak ada kegiatan yang tidak terotorisasi.
Pengendalian personil dimaksudkan untuk menghindari dilakukannya
kesalahan dan kecurangan oleh personil dalam fungsi sistem. Beberapa teknik
pengendalian yang biasa digunakan dalam pengendalian personil adalah uraian
tugas yang jelas, pemilihan dan pelatihan pegawai, supervisi, dan adanya rotasi
kerja. Pengendalian manajemen yang lainnya meliputi perencanaan jangka
panjang, penganggaran. dan ketaatan pada peraturan perundangan.
b) Pengendalian piranti keras dan piranti lunak
Tujuan dari pengendalian piranti keras dan piranti lunak adalah untuk
mendeteksi kesalahan atau ketidakberesan peralatan yang dimiliki perusahaan
supaya perusahaan dapat mencegah terjadinya hal–hal yang berkaitan dengan
kinerja piranti keras dan piranti lunak yang dapat mengakibatkan sistem tidak
berjalan dengan efektif. Beberapa jenis pengendalian pada piranti keras misalnya
adalah, boundary ring, echo check, penggunaan UPS, fasilitas ruangan yang
mendukung kinerja komputer serta peralatan pengamanan. Sedangkan contoh
dari pengendalian piranti lunak misalnya, read or write check, record length
check , label checking routines, dan access control (Basalamah,2001)
c) Pengendalian akses
Pengendalian akses dimaksudkan untuk memberikan jaminan bahwa
sumber daya PDE yang akan digunakan sebagaimana mestinya, yaitu dengan
cara membatasi orang–orang tertentu saja yang dapat mengakses piranti keras,
komputer, program, dokumentasi program dan file–file data. Pengendalian ini
berupa pengendalian akses fisik (physical access) dan pengendalian akses logik
(logical access)
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
27
Universitas Indonesia
Pengendalian akses fisik berkaitan dengan pengendalian atas akses
terhadap keamanan fisik komputer berserta peralatannya dari risiko pencurian,
perusakan, vandalisme, sabotase. Sedangkan pengendalian akses logik berkaitan
dengan pengendalian terhadap perangkat lunak, data dan database sistem dari
pihak–pihak yang tidak terotorasi. Selain itu pada sistem Online, sistem juga
harus dilengkapi dengan fitur – fitur yang mampu membatasi penggunaan dan
akses komputer dari pihak yang tidak terotorisasi misalnya, penggunaan
Password dan adanya history log. Selain itu juga dapat digunakan encryption
device yang dapat diguakan untuk mengubah data asli ke dalam bentuk teks sandi
rahasia sehingga tidak dapat dibaca dengan mudah dan dilengkapi dengan
menggunakan decryption device yang akan berfungsi mengubah kembali teks
sandi rahasia ke dalam bentuk data aslinya.
Untuk data–data termasuk karbon–karbon dan laporan bekas yang
memang sudah tidak digunakan lagi, dapat dilakukan pemusnahan untuk
pengendalian terhadap keamanan data. Prosedur pemusnahan ini dapat
menggunakan mesin penghancur kertas atau dengan cara dibakar. Yang perlu
diperhatikan bahwa perlu ada pengendalian pada kegiatan tersebut sehingga
dapat menjaga agar data–data penting perusahaan tidak bocor.
d) Pengendalian data dan prosedur
Menurut Basalamah (2001) pengendalian data dan prosedur memberikan
kerangka kerja untuk mengendalikan operasi sehari–hari serta dalam menjaga
agar tidak terjadi kesalahan pengolahan data. Jenis–jenis pengendalian yang
termasuk dalam pengendalian data dan prosedur dapat dikategorikan menjadi
lima kelompok yaitu, data control group, pengendalian file, database prosedur-
prosedur pelaksanaan standar komputer, pengamanan terhadap data, dan
diefektifkannya fungsi audit internal
Fungsi data control group adalah sebagai penghubung atau filter antara
departemen – departemen lain dengan departemen PDE. Data control group ini
bertugas menerima data dari bagian–bagian lain, menyimpannya, membuat batch
control data, mengawasi jalanya pengolahan data, memantau pembetulan-
pembetulan kesalahan selama pengolahan data, dan mendistribusikan keluaran
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
28
Universitas Indonesia
kepada pemakai yang berhak. Jenis pengendalian file dan database misalnya
adalah dengan menggunakan label. Baik label internal maupun label eksternal
serta menggunakan cincin pelindung file. Sedangkan pengamanan terhadap data
biasanya dilakukan dengan menggunakan media penyimpanan berupa read only
memory (ROM) seperti compact disk sehingga data yang tersimpan di dalamnya
tidak dapat diubah oleh instruksi–instruksi program yang dibuat oleh pemakai,
membuat salinan cadangan (back up file) yang ditempatkan di tempat terpisah,
mengasuransikan data, dan dengan membuat perencanaan kondisi darurat
(disaster recovery plan.) (Basalamah, 2001).
Peran audit internal juga merupakan bentuk pengendalian atas data,
prosedur sistem, dan organisasi.
e) Pengendalian terhadap pengembangan sistem baru
Tujuan pengendalian pengembangan sistem telah diotorisasi, diuji,
ditelaah, didokumentasikan, disetujui, dan diterapkan serta untuk menjamin
bahwa standar, kebijakan, dan prosedur–prosedur yang ada benar-benar
dilaksanakan dalam membantu manajemen mengendalikan sistem dan kegiatan
pemrograman.
Beberapa jenis pengendalian yang dilakukan dalam pengembangan sistem
adalah partisipasi pemakai, manajemen, dan auditor, pengembangan standar dan
pedoman, pengujian sistem dan konversi dan penelaahan setelah pemasangan
atau instalasi (Basalamah,2001)
f) Pengendalian dokumentasi
Sebagaimana dikutip dalam Basalamah (2001), AICPA menyatakan
bahwa dokumentasi dalam lingkungan pengolahan data elektronik mencakup
catatan–catatan, laporan–laporan, kertas–kertas kerja dan hal–hal lainya yang
menjelaskan mengenai sistem dan prosedur–prosedur untuk melaksanakan
pengolahan data. Kemudian dokumentansi juga merupakan sarana untuk dapat
mengkomunikasikan unsur–unsur penting dalam sistem pengolahan data,
termasuk logika yang digunakan oleh program komputer.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
29
Universitas Indonesia
Pengendalian dokumentasi pada dasarnya adalah menciptakan kerangka
kerja yang kondusif untuk pengendalian di lingkungan PDE. Hal ini karena
dokumentasi mempunyai manfaat dan tujuan pengendalian antara lain adalah:
(1) memberikan sumber informasi bagi personil–personil PDE, (2) memberikan
jaminan bahwa instruksi kepada seluruh personil pengolahan data pada
departemen pemakai jelas karena ada dokumentasinya, (3) menjamin
kelangsungan operasi PDE apabila petugas reguler meningggalkan departemen
PDE atau bahkan keluar dari organisasi, (4) untuk memberi jaminan bahwa
seluruh program telah didokumentasikan secara memadai, (5) dokumentasi dapat
memberikan jaminan bahwa dokumentasi yang memadai benar–benar ada dan
dikendalikan secara efektif, (6) untuk memberi jaminan bahwa seluruh sistem
telah di dokumentasikan secara memadai.
Dalam hal pengendalian dokumentasi, adanya dokumentasi yang baik dan
tertib tentang kajian latar belakang sistem, dokumentasi sistem, dokumentasi
program aplikasi, dokumentasi prosedur operasional sistem, dokumentasi data,
dan dokumen pemakai merupakan tolak ukur yang harus diperhatikan.
II.5.2 Pengendalian Aplikasi
Berbeda dengan pengendalian umum, pengendalian aplikasi dirancang
untuk memenuhi persyaratan dan pengawasan khusus di setiap penerapan.
Tujuan pengendalian aplikasi adalah untuk memperoleh keyakinan bahwa: (1)
setiap transaksi telah diproses dengan lengkap dan hanya diproses satu kali, (2)
setiap transaksi berisi infomasi yang lengkap dan akurat, (3) pemrosesan
transaksi dilakukan dengan benar dan tepat, (4) hasil–hasil pemrosesan
digunakan sesuai dengan maksudnya dan (5) aplikasi–aplikasi yang ada dapat
berfungsi berkelanjutan. Pengendalian aplikasi dibagi menjadi pengendalian
masukan , pengendalian pengolahan, dan pengendalian keluaran
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
30
Universitas Indonesia
a) Pengendalian Masukan
Basalamah (2001) menyatakan pengendalian masukan pada sistem terkait
lingkungan komputer adalah dimaksudkan untuk menentukan bahwa: (1) seluruh
transaksi dapat dicatat dengan baik pada sumber asalnya, (2) data telah
diotorisasikan dengan baik, (3) seluruh data telah dipindahkan dari tempat
pencatatannya ke tempat pengolahan data komputer (secara elektronik), (4)
seluruh data telah dikonversikan ke dalam bentuk yang tepat dibaca oleh mesin,
(5) seluruh data telah divalidasi melalui proses penyortiran dan (6) seluruh
kesalahan dideteksi dan dikoreksi
Jenis Pengendalian masukan secara garis besar dapat di kategorikan
sebagai berikut, Pengendalian otorisasi masukan, validasi masukan, konversi dan
transmisi data serta penanganan kesalahan.
Pengendalian Otorisasi Masukan
Pengendalian ini dilakukan untuk menjamin bahwa hanya data yang
terotorisasi saja yang dapat diproses ke dalam sistem. Pengendalian ini
dapat berupa prosedur–prosedur otorisasi, penelaahan, dan sistem
pengawasan pencatatan.
Pengendalian Validasi Masukan
Dalam sistem berbasis komputer, pengendalian ini biasanya terprogram di
dalam aplikasi sistem dan dimaksudkan untuk memperoleh keyakinan
bahwa semua data masukan adalah akurat, lengkap, dan memadai. Jenis-
jenis pengendalian yang termasuk dalam pengendalian validasi masukan
antara lain :
Field Check
Pengendalian ini menguji suatu masukan dengan cara menetapkan
bahwa field tertentu harus berisi angka (numeric) atau huruf
(alphabetic) saja.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
31
Universitas Indonesia
Logic Check
Pengujian ini menguji data masukan dengan cara menilai atau
membandingkan suatu logika tertentu dengan keadaan data yang
sebenarnya.
Valid Field Check
Pengujian ini mengharuskan suatu field mempunyai isian atau besaran
tertentu.
Limit Check
Pengendalian ini menguji data masukan dengan menilai apakah suatu
field tertentu berada pada batasan yang telah ditetapkan.
Sequence Check
Pengendalian ini menguji urutan–urutan field yang harus dimasukkan.
Completeness Check
Pengendalian ini berfungsi untuk menguji apakah suatu data masukan
telah lengkap dan tidak ada yang tertinggal untuk diinput
Echo Check
Pengendalian ini berupa kotak dialog yang muncul apabila ada
kesalahan dalam pengisian field tertentu.
Pengendalian Konversi dan Transmisi Data
Pengendalian konversi dan transmisi data digunakan untuk
memperoleh keyakinan bahwa data masukan telah diubah dengan
semestinya ke dalam format yang dapat dikenali oleh komputer dan data
telah ditransmisikan dengan semestinya sehingga data yang akan diproses
merupakan data yang lengkap, akurat, dan tidak berubah dari asalnya
(Basalamah, 2001). Teknik–teknik yang umum digunakan adalah
verifikasi visual, batch control total, dan data encryption.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
32
Universitas Indonesia
b) Pengendalian Pengolahan
AICPA telah menyatakan bahwa pengendalian pengolahan adalah untuk
memperoleh keyakinan bahwa pemrosesan data di dalam sebuah sistem akan
lengkap, akurat dan kesalahan – kesalahan berikut dapat dicegah atau dideteksi
sejak awal , yaitu :
Kegagalan untuk memproses seluruh transaksi masukan atau
memproses tidak sebagaimana mestinya (Secara salah)
Memproses dan update atas file yang salah
Memproses masukan yang tidak logis atau tidak wajar
Kehilangan atau distorsi data selama pemrosesan
c) Pengendalian Keluaran
Standar Profesional Akuntan Publik, Ikatan Akuntan Indonesia SA Seksi
314 paragraf 08 menyatakan bahwa pengendalian keluaran pada sistem online
adalah dimaksudkan untuk memberikan keyakinan adanya : (1) keluaran yang
diterima oleh satuan usaha adalah tepat dan lengkap, (2) keluaran yang diterima
oleh satuan usaha adalah terklarifikasi, (3) keluaran didistribusikan kepada
pegawai yang berotorisasi. Dalam kaitan dengan sistem berbasis komputer maka
pada intinya pengendalian keluaran atas sistem adalah pengendalian terhadap
hasil keluaran tersebut, sehingga hasil keluaran benar–benar digunakan untuk
pihak yang berhak, membutuhkan informasi yang sesuai dan tepat waktu
penerimaan.
Contoh yang termasuk dalam pengendalian atas keluaran adalah :
Rekonsiliasi Keluaran
Rekonsiliasi ini dilakukan oleh pihak yang terotorisasi untuk
membandingkan antara masukan, pengolahan, dan pengeluaran.
Penelaahan dan pengujian hasil–hasil pemrosesan
Termasuk dalam pengendalian ini adalah penelaahan, penyelidikan, dan
pelaporan atas hal-hal yang dianggap sebagai suatu ketidaksesuaian.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
33
Universitas Indonesia
Pengendalian atas distribusi keluaran
Distribusi keluaran harus mencakup hal–hal sebagai berikut: (1) keluaran
hanya didistribusikan kepada pihak yang memperoleh otorisasi, (2)
Pendistribusian dilakukan dengan tepat waktu dan (3) hanya keluaran
yang diperlukan saja yang didistribusikan.
Adanya pengawasan terhadap pencatatan (Record Retention)
Atas setiap aktivitas pencatatan input sebuah informasi harus diiringi
dengan fungsi pengawasan (monitoring) sehingga dapat meminimalisir
kemungkinan terjadi kesalahan input pada aktivitas pencatatan.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
34
Universitas Indonesia
BAB III
PROFIL PERUSAHAAN DAN KLIEN
III.1. Profil PT MUC
MUC Consulting Group adalah perusahaan konsultan bisnis yang
di bentuk pada tanggal 28 Juli 1999 berdasarkan Akta Notaris No. 38 yang dibuat
oleh Chufran Hamal, SH dan pendiriannya disahkan oleh Menteri Kehakiman
dan Hak Asasi Manusia berdasarkan Surat Keputusan No. C-20952 HT.01.01
pada tanggal 30 Desember 1999, dan di dukung oleh lebih dari 300 profesional di
Jakarta, Surabaya dan Balikpapan. MUC Consulting Group berkantor pusat di Jl.
TB. Simatupang Kav. 15 Tanjung Barat, Jakarta Selatan
Visi yang dimiliki oleh MUC Consulting Group yaitu menjadi salah
satu perusahaan konsultan bisnis terkemuka di Indonesia dengan menjunjung
tinggi nilai etika. Adapun misi yang dimiliki oleh MUC Consulting Group adalah
sebagai berikut :
- Menyediakan jasa konsultan bisnis dengan standar mutu internasional
- Memberikan jasa terbaik kepada klien melalui konsultan yang
profesional, beretika, dan inovatif
- Memberikan nilai terbaik kepada para stakeholder
Sementara Jasa yang diberikan oleh MUC Consulting Group dapat dilihat
sebagai berikut :
- Kantor Konsultan Pajak
- Kantor Akuntan Publik
- Konsultan Transfer Pricing
- Customs Consultants
- Governance, Risks & CSR Consultant
- Marketing Research & Intelligence
- Jasa konsultan hukum
- MUC Development Centre
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
35
Universitas Indonesia
Managing Partner
Senior Auditor
Supervisor
Junior Auditor
MUC Consulting Group telah melakukan kerjasama dengan MSI Global
Alliance, sebuah perkumpulan global perusahaan-perusahaan profesional yang
independen, dengan kantor pusat berada di London, Inggris, memiliki kantor
perwakilan lebih dari 250 kantor yang tersebar di lebih dari 100 negara di Eropa,
Amerika, Timur Tengah, Asia-Pasific, dan Afrika. Hal ini untuk memenuhi
tuntutan klien, terutama perusahaan multinasional dengan aktivitas bisnis lintas
batas.
III.2 Profil KAP RTS
KAP RTS merupakan salah satu grup dari MUC Consulting Group yang
bergerak di bidang jasa audit umum atas laporan keuangan. KAP RTS
merupakan member dari MSI Global Alliance yang merupakan sebuah jaringan
global kantor akuntan independen dan konsultan bisnis yang berkantor pusat di
London, United Kingdom, dan telah memiliki kantor perwakilan lebih dari
250 perusahaan di lebih dari 100 negara di Eropa, Amerika, Timur Tengah, Asia
Pasifik dan Afrika. Kerjasama tersebut dilakukan untuk memenuhi permintaan
para klien terutama perusahaan multinasional.
Berikut ini adalah struktur organisasi dari KAP RTS :
Gambar III.1 : Struktur Organisasi KAP RTS :
Sumber : KAP RTS Handbook
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
36
Universitas Indonesia
1. Managing Partner
Managing partner bertugas memimpin dan mengkoordinasikan
semua kegiatan kantor, mengadakan perjanjian dengan klien dan
mempunyai wewenang untuk memberikan opini terhadap laporan
audit.
2. Supervisor
Supervisor bertugas mengawasi jalannya proses audit yang
dilakukan oleh senior auditor, memeriksa kertas kerja pemeriksaan,
memberikan laporan- laporan temuan audit, dan mengajukan saran-
saran kepada klien.
3. Senior Auditor
Senior auditor memiliki tugas untuk membuat audit plan,
menyiapkan prosedur audit yang akan dijadikan pedoman dalam
pelaksanaan audit, memberikan arahan-arahan kepada junior
auditor, melaporkan hasil temuan pemeriksaan kepada supervisor,
menyiapkan dan menyusun draft laporan audit.
4. Junior Auditor
Junior auditor bertugas membantu proses penyusunan audit
plan yang dilakukan oleh senior auditor, membantu dalam
pelaksanaan proses audit yang telah ditugaskan oleh audit in-charge
Berikut adalah berbagai macam jasa yang diberikan oleh Kantor
Akuntan Publik RTS, yaitu:
1) General Audit
Menyediakan jasa audit independen atas laporan keuangan dengan
tujuan untuk memberitahukan klien tentang keadaan perusahaan
secara umum dan untuk menyatakan pendapat atas kewajaran atas
penyajian laporan keuangan apakah sudah sesuai dengan prinsip
akuntansi yang berlaku umum di Indonesia.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
37
Universitas Indonesia
2) Internal Audit
Menyediakan jasa audit internal untuk membantu manajemen
memenuhi tanggung jawabnya dalam hal penetapan efektivitas
dan efisiensi sistem pengendalian internal, pelaporan kebijaksanaan
dan prosedur, dan untuk menciptakan sistem tata kelola perusahaan.
3) Special Audit
Special audit memiliki tujuan yaitu untuk memverifikasi atau
mengukuhkan dan atau untuk menguji laporan keuangan
perusahaan dengan menggunakan agreed-upon procedures dari
laporan keuangan. Jasa ini dilakukan untuk memastikan bahwa
keuangan perusahaan dijalankan sesusai dengan praktek akuntansi
yang semestinya.
4) Review and Compilation
Review merupakan jasa yang diberikan untuk penelaahan atau
analisis atas laporan keuangan yang menghasilkan dasar yang
memadai bagi akuntan untuk memberikan keyakinan atas laporan
keuangan secara terbatas dikarenakan dalam review jumlah bukti
audit yang dibutuhkan tidak sebanyak jumlah bukti audit dalam
general audit.
Compilation merupakan jasa untuk membantu departemen
akuntansi dalam mempersiapkan laporan keuangan yang sesuai
dengan standar profesional.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
38
Universitas Indonesia
5) Other Assurance Services
Jasa ini didesain untuk membantu klien dalam mengelola
perusahaan menjadi lebih efektif. Jasa yang ditawarkan antara lain
membantu klien dalam mempersiapkan laporan keuangan
prospektif, membantu mereview internal control perusahaan klien,
membantu klien dalam feasibility studies, menganalisa laporan
keuangan klien dan memberikan accounting advice, dan lain-lain.
6) IFRS Services
Jasa ini bertujuan untuk membantu perusahaan klien dalam
proses konversi dari GAAP ke IFRS. IFRS services ini membantu
klien dalam mendesain proyek konversi dari tahap perencanaan
sampai tahap review post-implementation.
III.3. Profil PT S.J.A Plastics Indonesia
PT S.J.A Plastics Indonesia didirikan di bawah ketentuan Undang
Undang Penanaman Modal Asing No.1 tahun 1967 dan No. 11 tahun 1970
tentang Penanaman Modal Asing berdasarkan kepada akta notaris nomor 13,
tertanggal 5 Mei, 1992 dengan notaris Rukmasanti Hardjasatya S.H, dan di
amandemen dengan akta No.15 20 Mei 1992, dan No.73 6 Mei 1994. Akta
tersebut disahkan oleh Kementrian Hukum dan HAM Indonesia melalui surat
keputusan No.C2-870. HT.01.01.TH.94 tertanggal 4 Juni 1994, dan
dipublikasikan di dalam supplemen no 4837, berita acara negara No.42,
tertanggal 24 Mei 1996. Akta pendirian perusahaan mengalami beberapa
perubahan berdasarkan akta notaris No.206, DR. Irawan Soerodjo, S.H., M.Si.
tertanggal 10 Januari 2010 berkaitan dengan adanya perubahan komposisi
pemegang saham perusahaan. Perusahaan memulai aktivitas komersial bisnisnya
terhitung efektif pada tanggal 10 Februari 2010.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
39
Universitas Indonesia
Berdasarkan akta pendirian perusahaan yang dikumpulkan, dapat
diketahui bahwa cakupan operasional perusahaan bergerak dalam bidang
manufaktur atas barang berbahan dasar plastik serta mencakup perlengkapan
teknis dan kemudian menjualnya ke pasar lokal dan pasar internasional (Jepang).
Kantor pusat dan pabrik perusahaan terletak di Jl Jababeka XI Blok G-10 dan Jl
Jababeka XII Blok W-14, Kawasan Industri Cikarang, Bekasi Jawa barat.
Modal dasar Perusahaan berjumlah IDR 1.616.000.000 yang terbagi
dalam 800 lembar saham, dengan nilai nominal IDR 200.000.000 per lembar
saham dan kepemilikan atas saham tersebut terbagi menjadi 80% (E-System
Corporation) dan 20% (PT Pisma Putra Textile) dalam jumlah kepemilikan.
Tabel III.1 Tabel Proporsi Kepemilikan Modal PT S.J.A. Plastics
Indonesia
Name of Stockholder Number of Shares ParValue
Paid upCapital Stock Percentage
E-System Corporation 640 2.020 1.292.800 80,00%
PT Pisma Putra Textile 160 2.020 323.200 20,00%
800 1.616.000Sumber : Kertas Kerja Auditor Periode Interim
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
40Universitas Indonesia
BAB IV
EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL
Pembahasan yang akan dijelaskan dalam bagian ini dimulai dengan
menjelaskan secara singkat tentang sistem dan siklus akuntansi yang dijalankan di
PT S.J.A Plastics Indonesia secara umum. Siklus akuntansi yang akan dijadikan
pembahasan dalam laporan ini meliputi siklus pendapatan secara garis besar,
dimana didalamnya terdapat siklus penjualan, siklus penagihan, dan siklus
penerimaan kas. Siklus tersebut nantinya akan menggambarkan kurang lebih
keseluruhan dari proses pencatatan akuntansi perusahaan atas siklus pendapatan
dalam PT S.J.A Plastics Indonesia. Kemudian akan dilanjutkan dengan
memberikan penjelasan mengenai tiap masing-masing siklus serta penjelasan
mengenai bentuk, dan penerapan pengendalian internal dalam perusahaan yang
terhubung dengan siklus-siklus pendapatan. Pada akhir bab pembahasan ini akan
dipaparkan sedikit analisa berserta rekomendasi dan saran yang akan penulis
berikan terkait implementasi pengendalian internal di siklus pendapatan dalam PT
S.J.A Plastics Indonesia.
IV.1. Siklus Akuntansi PT S.J.A Plastics Indonesia Secara Umum
Divisi pencatatan akuntansi dalam PT S.J.A Plastics Indonesia memiliki
bagian tersendiri di dalam perusahaan yang dinamakan departemen akuntansi.
Masing-masing transaksi dalam perusahaan ini memiliki perlakuan spesifik dalam
pencatatan akuntansinya tersendiri. Secara garis besar transaksi-transaksi yang
dilakukan oleh perusahaan yang terkait dengan siklus pendapatan terdiri dari
transaksi penjualan, penagihan, penerimaan kas, dan lain–lain. PT S.J.A. Plastics
Indonesia menggunakan sistem terkomputerisasi SAP (Systems, Applications, and
Products in Data Processing) yang merupakan sebuah perangkat lunak akuntansi
terintegrasi dalam operasinya. Hanya saja sistem yang digunakan departemen
akuntansi tidak sama dengan sistem yang digunakan departemen logistik,
sementara itu departemen logistik menggunakan sebuah sistem tersendiri bernama
EZ_Runner
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
41
Universitas Indonesia
IV.2. Siklus Pendapatan
Siklus pendapatan pada PT S.J.A Plastics Indonesia dimulai pada saat
perusahaan menerima order pertama kali dari customer ke bagian pemasaran yang
juga menjalani fungsi sebagai departemen penjualan. Penjualan yang dilakukan
PT S.J.A Plastics Indonesia menggunakan sistem Pull demand dimana proses
penjualan dilakukan atas dasar permintaan dari pelanggan. Pesanan yang telah
diterima dan diproses oleh bagian pemasaran kemudian dilanjutkan ke bagian
logistik untuk dilakukan proses pembuatan surat jalan keluar dari gudang
bersamaan saat barang siap untuk dikirimkan kepada konsumen. Kemudian
pencatatan akuntansi yang dilakukan berdasarkan kepada tembusan surat jalan
yang telah dibuatkan oleh bagian logistik dan tembusan Sales Order (SO) yang
diberikan oleh bagian pemasaran. Atas pencatatan tersebut bagian akuntansi
melakukan rekapitulasi piutang dagang, dan atas rekapitulasi tersebut dibuatkan
daftar umur piutang yang digunakan sebagai acuan untuk melakukan penagihan
atas piutang yang telah jatuh tempo. Dalam siklus penerimaan kas, Pelanggan
akan memberikan konfirmasi telah melakukan pembayaran kepada PT S.J.A
Plastics Indonesia yang diterima melalu bagian kasir dan bagian kasir akan
memberikan laporan tembusan penerimaan uang masuk kepada bagian piutang
untuk dapat mengupdate nilai piutang nyata yang belum tertagih.
IV.2.1 Siklus Dan Prosedur Penjualan
Pencatatan atas aktivitas penjualan didalam PT S.J.A Plastics Indonesia
berawal dari penerimaan pesanan dari pelanggan yang dilakukan melalui proses
penawaran dengan bagian pemasaran. Kemudian bagian pemasaran akan
mempertimbangkan beberapa faktor sebelum dapat menyetujui pesanan
pelanggan. Setelah kedua belah pihak memiliki kesepakatan mengenai harga jual ,
maka pelanggan akan mengirimkan dokumen Purchase Order (PO) yang
ditujukan kepada bagian pemasaran dan akan dicatat sebagai daftar pemesanan
penjualan. Tahapan berikut nya bagian pemasaran berdasarkan kepada daftar
pemesanan penjualan berkoordinasi dengan bagian logistik untuk mengatur
jadwal pengiriman ke pelanggan. Kemudian bagian logistik akan membuat surat
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
42
Universitas Indonesia
jalan yang didasarkan kepada daftar pemesanan penjualan yang telah diberikan
oleh bagian pemasaran, dan selanjutnya akan dikirim kepada customer bersamaan
dengan lembar tagihan yang telah disiapkan oleh bagian pemasaran. Kemudian
lembar kopi surat jalan diserahkan kembali ke bagian pemasaran dan bagian
akuntansi. Dan atas dokumen surat jalan tersebut tersebut bagian logistik akan
membuat laporan barang keluar (LBK)untuk dokumentasi departemen. Kemudian
departemen akuntansi akan membukukan transaksi tersebut berdasarkan kepada
dokumen surat jalan dan dokumen lembar tagihan yang diberikan oleh kedua
departemen, yaitu departemen penjualan dan departemen logistik.
IV.2.2. Siklus Dan Prosedur Penerimaan Kas
Untuk prosedur penerimaan kas, setiap awal bulan departemen akuntansi
akan mengirimkan tagihan ke pelanggan melalui bagian pemasaran terkait piutang
yang belum dibayarkan oleh customer. Atas tagihan yang dilunasi maka
pelanggan biasanya akan memberikan pemberitahuan kepada bagian kasir PT
S.J.A Plastics Indonesia melalui surat konfirmasi. Setelah surat konfirmasi
pembayaran diterima oleh bagian kasir dan segera memberitahukan kepada bagian
piutang dengan cara membuat laporan penerimaan kas yang di otorisasi oleh
manajer departemen akuntansi menggunakan laporan penerimaan yang berasal
dari bagian kasir tersebut, bagian piutang dapat segera melakukan update atas
rekapan piutang yang masih belum dibayar dan mencocokkannya dengan lembar
tagihan piutang yang masih belum dibayar oleh pelanggan tersebut.
\
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
43
Universitas Indonesia
IV.3. Prosedur Pengendalian Internal
Gambar IV.1A Flowchart siklus penjualan, piutang usaha ,dan penerimaan kasSumber : Kebijakan tertulis PT S.J.A. Plastics Indonesia (Dimodifikasi)
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
44
Universitas Indonesia
Gambar IV.1.B Flowchart siklus penjualan, piutang usaha ,dan penerimaan kasSumber : Kebijakan tertulis PT S.J.A. Plastics Indonesia (Dimodifikasi)
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
45
Universitas Indonesia
IV.3.1. Prosedur Pengendalian Internal Dalam Siklus Penjualan
Bentuk pengendalian internal PT S.J.A Plastics Indonesia adalah, saat
menerima order dari pelanggan bagian pemasaran akan melihat daftar harga
dengan mempertimbangkan faktor kemampuan daya beli pelanggan, kondisi
persaingan di pasaran, strategi perusahaan, dan faktor lain-lainnya. Sebelum
menerima order, akan dicek terlebih dahulu apakah ada tunggakan pembayaran
sebelumnya dan apakah nilainya sudah melewati batas kredibilitas pelanggan.
Dan terhadap pelanggan baru, harus mengisi data perusahaan berserta dengan
tingkat kredibilitas perusahaannya, dan harus disetujui oleh atasan departemen.
Jika semua ketentuan sudah di penuhi maka bagian pemasaran akan menerbitkan
dokumen daftar pemesanan penjualan yang nanti akan diberikan kepada bagian
logistik. Setelah itu mengacu kepada daftar pemesanan penjualan, bagian logistik
akan melakukan pemeriksaan atas ketersediaan persediaan barang, jika persediaan
sesuai dengan permintaan pesanan, maka pesanan pelanggan akan segera dikemas
dan disiapkan oleh departemen logistik.
Namun apabila persediaan tidak mencukupi atas jumlah pesanan
pelanggan, maka bagian logistik akan membuatkan surat keterangan yang
ditujukan kepada pelanggan bahwa pesanan belum dapat diproses karena
keterbatasan persediaan melalui tembusan bagian pemasaran. Berdasarkan kepada
surat keterangan tersebut pelanggan akan melakukan konfirmasi balasan apakah
barang ingin dikirim sebagian atau menunggu barang keseluruhan tersedia atau
melakukan pembatalan atas pesanan. Dan hal terakhir yang akan dilakukan jika
barang pesanan sudah siap dikirimkan adalah, bagian pemasaran akan
menerbitkan lembar tagihan kepada pelanggan untuk dapat dikirimkan bersamaan
dengan barang pesanan.
Untuk pengiriman bagian pemasaran akan mengatur pengiriman dengan
cara berkoordinasi dengan bagian logistik. Jadwal pengiriman ditentukan dengan
mengacu kepada lembar tagihan yang dikeluarkan oleh bagian pemasaran. Setelah
mencocokkan semua kelengkapan maka bagian logistik akan menerbitkan
dokumen surat jalan yang akan ditandatangani oleh atasan bagian logistik.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
46
Universitas Indonesia
Kemudian surat jalan dan lembar tagihan yang sudah terotorisasi dan telah
disiapkan oleh departemen logistik dan departemen pemasaran akan diberikan
kepada departemen akuntansi untuk dijadikan dokumen pendukung dalam
mencatat penjualan. Pada departemen akuntansi bagian pengurusan piutang usaha
akan melakukan input ke dalam sistem akuntansi perusahaan dan diakui sebagai
penjualan setelah barang diterima oleh pelanggan.
Apabila terjadi retur atau pengembalian barang, bagian pemasaran akan
mengisi surat setur. Setelah disetujui bagian laboratorium QC (Quality Control)
dan atasan yang berwenang, dilakukan pengembalian barang dengan syarat
kondisi barang tidak terjadi penyimpangan seperti, barang sudah rusak, jumlah
berkurang, atau karung pembungkus rusak terbuka. Setelah diperiksa dan dihitung
oleh bagian gudang barang retur akan dikembalikan ke gudang. Kemudian nanti
departemen akuntansi akan memeriksa kembali lembar retur barang apakah sudah
lengkap. Setelah disetujui atasan yang berwenang dan memastikan tanggal
pengembalian barang, departemen akuntansi segera membuat voucher
pengembalian barang, dan melakukan penghapusan piutang penjualan terkait
bersamaan dengan diterbitkannya debit note untuk diberikan kepada customer.
IV.3.2.Prosedur Pengendalian Internal Dalam Siklus Penerimaan Kas
Bagian keuangan selalu membuat rekapitulasi piutang dagang setiap
bulannya dengan mengacu kepada daftar order penjualan dan dibandingkan
dengan dokumen surat jalan dari bagian logistik, atas dokumen rekapitulasi
tersebut departemen membuat daftar umur piutang. Mengacu kepada daftar umur
piutang, setiap awal bulan departemen akuntansi akan mengirimkan surat tagihan
kepada pelanggan melalui bagian pemasaran, dan juga mengirimkan tagihan
tagihan atas piutang yang telah jatuh tempo.
Setelah menerima pembayaran biasanya pelanggan akan memberikan surat
konfirmasi kepada perusahaan melalui kasir. Kemudian kasir akan menerima
pembayaran dan membuat laporan penerimaan yang ditandatangani atasan
berwenang. Mengacu kepada laporan penerimaan tersebut kemudian di sampaikan
kepada bagian piutang untuk diupdate ke daftar piutang yang belum dibayar oleh
pelanggan terkait
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
47
Universitas Indonesia
IV.4. Analisis Atas Pengendalian Internal
Setiap prosedur dokumentasi dalam PT S.J.A Plastics Indonesia memiliki
kejelasan mengenai siapa yang memiliki otorisasi atas suatu prosedur dan siapa
yang harus menyetujui prosedur terkait. Dalam pembahasan ini misalnya dalam
pembuatan surat jalan, petugas yang memiliki otorisasi untuk melakukan hal ini
adalah bagian logistik, selanjutnya akan disetujui terlebih dahulu oleh kepala
bagian logistik. Proses pengeluaran barang dari gudang juga memiliki
pengendalian internal yang baik. Barang yang dikeluarkan dari gudang akan dicek
dan dibandingkan oleh dua orang yaitu, pengawas di gudang dan supir truk,
sehingga akan meminimalisasi adanya pencurian atas asset
Berdasarkan identifikasi yang penulis lakukan sebelumnya. Dapat
disimpulkan bahwa yang menjadi key control pada siklus penjualan adalah lembar
tagihan. Penjualan akan dicatat oleh perusahaan jika barang dengan jumlah dan
nilai yang pasti sudah benar-benar diterima konsumen dan hal ini dipastikan dari
prosedur penerbitan lembar tagihan yang menjadi titik pengakuan pendapatan PT
S.J.A. Plastics Indonesia. Prosedur penerbitan lembar tagihan dibuat berdasarkan
kepada PO dari pelanggan berserta surat jalan yang telah diverifikasi oleh bagian
logistik, sehingga jumlah dan nilai barangnya dapat dipastikan kebenarannya.
Selain itu, lembar tagihan juga dibuat pada saat barang diantarkan ke pembeli
ataupun setelah barang diantarkan ke pembeli. Hal ini menyebabkan telah
terjadinya transfer atas risiko signifikan, hak kepemilikan, keterlibatan manajerial,
dan pengawasan barang serta kepatuhan terhadap konsep reliable dan matching
cost against revenue. Pencetakan lembar tagihan dilakukan oleh departemen
pemasaran berdasarkan purchase order yang sebelumnya telah dikirimkan oleh
pelanggan dan telah dikonfirmasikan kepada bagian logistik atas ketersediaanya.
Harga dan besarnya diskon yang diberikan sudah terstandarisasi pada sistem.
Kemudian cetakan kopi atas lembar tagihan akan diberikan kepada departemen
akuntansi untuk dapat dicatat sebagai penjualan.
Salah satu yang menjadi titik kelemahan di dalam sistem pengendalian
internal perusahaan adalah sistem pencatatan komputerisasi yang terpisah antara
departemen logistik dan pemasaran dengan departemen akuntansi.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
48
Universitas Indonesia
Dimana departemen akuntansi menggunakan sistem “SAP” dan
departemen logistik menggunakan sistem “EZ-RUNNER”. Sementara pencatatan
atas transaksi penjualan yang dilakukan oleh departemen akuntansi berdasarkan
kepada dokumen yang diberikan oleh bagian logistik dan bagian pemasaran yang
diinput dengan menggunakan sistem yang berbeda. Dikarenakan perbedaan
penggunaan sistem seperti ini, departemen akuntansi dalam perusahaan memiliki
aktivitas pengendalian internal tambahan, yaitu konfirmasi nilai piutang terhadap
konsumen dan rekonsiliasi jumlah persediaan di gudang setiap bulannya.
Konfirmasi nilai piutang di harapkan dapat meminimalisir risiko salah
catat atas pengakuan penjualan dan nilai piutang yang tersaji, sementara
rekonsialisi jumlah persediaan di gudang setiap bulan dimaksudkan untuk
mencocokan nilai persediaan yang ada di catatan dengan nilai persediaan
sebenarnya yang mengacu kepada transaksi penjualan yang tercatat oleh
departemen akuntansi.
IV.4.1 Analisis Pengendalian Internal Siklus Penjualan
Berdasarkan kepada teori moeller (2009), ada beberapa nilai yang harus
diperhatikan terkait dengan pemisahan fungsi bagian dalam sebuah perusahaan
guna mendukung terciptanya pengendalian internal yang efektif. Dan berikut
adalah analisis pemisahan fungsi bagian dalam aktivitas siklus penjualan PT S.J.A
Plastics Indonesia.
Otorisasi yang memadai atas transaksi
Sistem Otorisasi dalam aktivitas penerimaan pesanan atas penjualan pada
PT S.J.A. Plastics Indonesia meliputi otorisasi atas beberapa dokumen seperti
daftar pemesanan pelanggan, lembar tagihan, surat jalan, dan PO (Purchase
Order). Semua otorisasi tersebut dijalankan secara manual dikarenakan sistem
antara bagian akuntansi tidak terintegrasi dengan sistem bagian pemasaran dan
bagian logistik. Jika otorisasi belum dilakukan, maka dokumen–dokumen terkait
tidak akan diproses dalam tahapan yang lebih lanjut. Tahapan otorisasi telah
secara efektif diterapkan dalam perusahaan karena adanya masing-masing sistem
di bagian departemen yang mendukung dan dapat diandalkan.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
49
Universitas Indonesia
Adanya dokumentasi dan pencatatan yang lengkap
Dokumentasi dalam sistem penjualan PT S.J.A. Plastics Indonesia telah
menggunakan beberapa dokumen yang cukup memadai. Dimulai dari daftar
pemesanan pelanggan, surat jalan, faktur pajak dan lembar tagihan. Dokumen-
Dokumen ini telah dibuat berurutan oleh masing-masing sistem yang diadopsi
perusahaan. Sehingga defisiensi atas nomor dokumen yang terlewatkan dapat
diminimalisir. Selain itu dengan penggunaan sistem dalam menerbitkan sebuah
dokumen, maka tanggal pembuatan dokumen juga telah tepat. Artinya, tidak ada
timing difference dalam pembuatan dokumen.
Pemisahan tanggung jawab
PT S.J.A Plastics Indonesia melakukan pemisahan tanggung jawab sebagai
berikut :
1. Pemisahan tugas antara pihak yang menerima pesanan, menyiapkan pesanan,
dan mengirimkan pesanan. Dalam hal ini tugas tersebut dilakukan oleh bagian
pemasaran dan bagian logistik
2. Pemisahan tugas antara yang melakukan otorisasi atas lembar tagihan dengan
yang menjaga gudang tempat penyimpanan persediaan. Hal ini dilakukan oleh
departemen akuntansi, departemen logistik, dan bagian pemasaran.
Berdasarkan pemisahan tugas yang telah dilakukan oleh PT S.J.A Plastics
Indonesia, maka pengendalian internal dalam pembagian tugas yang telah
terpisah dapat meminimalisir hal-hal yang memungkinkan terjadinya
penyelundupan atas aset maupun kesalahan pencatatan dalam jurnal.
Penjagaan atas asset
Penjagaan terhadap aset ini dilakukan untuk mencegah adanya
penyelundupan atau pencurian aset khususnya oleh orang dalam perusahaan.
Penjagaan atas aset persediaan menjadi tanggung jawab bagian gudang. Dalam hal
ini, barang tidak akan dikeluarkan dari gudang tanpa diotorisasi dan diketahui
oleh orang gudang yang memiliki wewenang.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
50
Universitas Indonesia
Tabel IV.1A. Sistem pengendalian atas aktivitas proses penjualan PT S.J.A
Plastics Indonesia
Aktivitas Otorisasi
Transaksi
Penjagaan
Aset
Pencatatan Pengendalian
Penerimaan
Pesanan dari
pelanggan
Departemen
Pemasaran /
Penjualan
Departemen
logistik
Departemen
Pemasaran /
Penjualan
Proses
pemeriksaan
dan
mengotorisasi
Daftar
pemesanan
penjualan
Departemen
Pemasaran/
penjualan
Departemen
Pemasaran /
Penjualan
Memeriksa
persediaan dan
mempersiapkan
pengiriman
Departemen
logistik
Departemen
logistik
Departemen
pemasaran /
penjualan
Sumber: Data olahan
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
51
Universitas Indonesia
Tabel IV.1B. Sistem pengendalian atas aktivitas proses penjualan PT S.J.A
Plastics Indonesia
Aktivitas Otorisasi
Transaksi
Penjagaan
Aset
Pencatatan Pengendalian
Mempersiapkan
surat jalan
Departemen
Logistik
Departemen
logistik
Departemen
pemasaran
dan
departemen
akuntansi
Mempersiapkan
lembar tagihan
(sales Invoice)
Departemen
pemasaran /
penjualan
Departemen
pemasaran /
penjualan
Departemen
akuntansi
Membandingkan
kesesuaian
antara lembar
tagihan dengan
surat jalan
Departemen
Akuntansi
Membuat jurnal
penjualan
(pengakuan
pendapatan)
Departemen
akuntansi
Departemen
Akuntansi
Departemen
Akuntansi
Sumber: Data olahan
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
52
Universitas Indonesia
IV.4.2. Analisis Pengendalian Internal Siklus Penerimaan Kas
Hal sama juga berlaku di dalam siklus lain selain siklus penjualan. Ada
beberapa fungsi pemisahan yang harus diperhatikan untuk mendukung terciptanya
pengendalian internal yang efektif dalam sebuah perusahaan. Berikut analisis
penulis mengenai pemisahan fungsi dalam pengendalian internal untuk aktivitas
siklus penerimaan kas :
Otorisasi memadai atas transaksi
Sistem otorisasi dalam siklus penerimaan kas meliputi otorisasi atas
konfirmasi pembayaran dari customer. Kemudian otorisasi ketika kasir
menyiapkan lembar laporan penerimaan kas, dan di otorisasi oleh staf akuntansi
yang berwenang.
Adanya Dokumentasi dan Pencatatan yang Lengkap
Dokumentasi dalam siklus penerimaan kas menggunakan beberapa
dokumen yang cukup memadai , seperti laporan penerimaan kas yang disiapkan
oleh bagian kasir ketika ada konfirmasi dari pelanggan terkait pembayaran
piutang.
Pemisahan tanggung jawab
Pada siklus penerimaan kas pada PT S.J.A. Plastics Indonesia dapat dilihat
dari wewenang atas pengelolaan kas dan pengelolaan piutang yang berbeda ,
dimana piutang dikelola tersendiri oleh bagian piutang , sementara kas dikelola
tersendiri oleh bagian kasir. Walaupun begitu selalu ada koordinasi antar 2 bagian
ketika ada laporan pembayaran piutang oleh konsumen.
Penjagaan atas asset
Penjagaan atas kas pada PT S.J.A Plastics Indonesia dapat dilihat dari
prosedur pengelolaan kas yang dilakukan oleh bagian kasir. Begitu pula dengan
otorisasi yang dibutuhkan ketika ada transaksi kas keluar maupun kas masuk.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
53
Universitas Indonesia
IV.5 Prosedur Uji Pengendalian Siklus Penjualan
IV.5.1 Atribut Uji Pengendalian Pada PT S.J.A Plastics Indonesia
Beberapa langkah yang dilakukan oleh penulis dan tim audit pada saat
melaksanakan pengujian pengendalian klien, diantaranya :
Memperoleh pemahaman atas siklus penjualan dan penerimaan kas
dari PT S.J.A. Plastics Indonesia
Mengambil sampel dua transaksi setiap bulan untuk tanggalan awal
dan tanggalan akhir bulanan
Memeriksa keseluruhan dokumentasi atas sampel penjualan
Mendokumentasikan prosedur Test Of Control
Mengambil kesimpulan atas uji pengendalian yang telah dilaksanakan
Sebelum pengambilan sampel untuk tujuan uji pengendalian, penulis akan
menentukan atribut yang akan diuji di dalam prosedur Test Of Control. Dalam hal
ini ada 8 atribut terkait proses penjualan yang akan diuji. Penentuan atribut yang
digunakan ini berdasarkan nature dari transaksi yang telah dipahami oleh auditor
melalui tahap pemahaman bisnis daripada klien yang diperoleh dengan cara
wawancara terhadap staf departemen perusahaan yang terkait dengan siklus
pendapatan perusahaan. Adapun atribut-atribut pengendalian yang akan diuji
tersebut adalah :
1. Kesesuaian jenis dan jumlah barang antara surat jalan dengan lembar
tagihan
2. Nomor surat jalan sesuai dengan nomor rujukan yang terdapat pada lembar
tagihan
3. Kesesuaian antara rincian daftar Purchase Order dari pelanggan dengan
rincian lembar tagihan yang dikirimkan kepada pelanggan
4. Terdapat persetujuan pada lembar tagihan oleh bagian pemasaran sebelum
barang pesanan dikirimkan
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
54
Universitas Indonesia
5. Terdapat persetujuan kepala departemen logistik, kepala sekuriti
perusahaan dan tanda tangan penerima barang pada surat jalan
6. Nilai lembar tagihan sesuai dengan nilai pada faktur pajak
7. Voucher atas jurnal pengakuan penjualan sesuai dengan nilai pada lembar
tagihan yang dikirimkan perusahaan kepada pelanggan
8. Terdapat otorisasi kepala departemen akuntansi pada voucher jurnal atas
pengakuan penjualan.
IV.5.2 Menentukan Pemilihan Sampel Uji Pengendalian
Setelah menentukan atribut uji pengendalian, penulis mengumpulkan
sampel berupa dokumen dokumen yang diperlukan. Dokumen-dokumen ini
nantinya akan merujuk kepada atribut uji pengendalian yang terkait. Adapun
dokumen pendukung yang terkait dengan pengujian siklus penjualan adalah daftar
pemesanan penjualan, lembar tagihan, surat jalan, faktur pajak dan voucher memo
atas jurnal transaksi pada saat perusahaan mengakui penjualan.
Langkah selanjutnya adalah menentukan sampel dan dokumen yang
dibutuhkan. Dalam hal ini penentuan sampel untuk pengujian pengendalian dalam
siklus penjualan. Dalam pemilihan sampel penulis menggunakan metode
pemilihan manual tanpa menggunakan alat bantu. Penulis menentukan jumlah
sampel berdasarkan tanggal transaksi awal dan tanggal transaksi akhir disetiap
bulannya dan dalam kasus ini jumlah pemilihan sampel yang diambil sebanyak 20
buah transaksi terhitung periode transaksi bulan januari hingga bulan oktober. Jika
dikaitkan dengan dengan teori pemilihan sampel, maka teknik pengambilan
sampel ini termasuk ke dalam jenis teknik statistikal dengan spesialisasi jenis
yaitu, Cluster sampling. Dalam pengambilan sampel ini penulis menentukan
sampel berdasarkan kriteria tanggal terjadi transaksi.
Dari populasi sebesar 267 transaksi dengan total transaksi
Rp9.159.901.690 penulis mengambil sampel sebanyak 20 transaksi dengan total
nilai transaksi yang dijadikan sebagai sampel sebesar Rp3.113.151.188 atau
sebesar 34% dari total transaksi bulan januari hingga bulan oktober 2012.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
55
Universitas Indonesia
Dengan pemilihan berkriteria tanggal transaksi dan pemilihan secara acak,
maka setiap individu transaksi populasi kriteria tertentu memiliki kesempatan
yang sama untuk dipilih menjadi sampel. Dampak lainnya adalah sampel yang
terpilih dapat bervariasi nilai transaksinya, mulai dari yang bernilai kecil sampai
dengan nilai yang relatif besar. Akan tetapi pada pelaksanaannya penulis
mempertimbangkan nilai transaksi sebagai kriteria bayangan pada saat penentuan
sampel. Pada saat pelaksanaan pengecekan dokumen terjadi kendala bahwa
ternyata ada beberapa dokumen yang seharusnya diharapkan menjadi pendukung
atribut tapi ternyata tidak dapat dilampirkan oleh perusahaan. Adapun dokumen
tersebut yaitu, lembar surat jalan dan lembar daftar pemesanan pelanggan, setelah
penulis lakukan penelusuran lebih jauh ternyata pelaksanaan prosedur
pengendalian internal yang sudah tertulis dalam standar prosedur tidak berjalan
dengan efektif.
Dimana seharusnya salinan lembar surat jalan dan lembar daftar
pemesanan pelanggan dimiliki oleh departemen akuntansi, tetapi pada
pelaksanaannya untuk kedua kopian dokumen itu hanya terdapat di departemen
logistik dan departemen pemasaran. Hal ini dapat terlihat oleh penulis karena
kedua lembaran tersebut tidak dapat dicantumkan di dokumen penjualan pada saat
pelaksanaan uji pengendalian siklus penjualan dilakukan oleh penulis.
Walaupun begitu, pada akhirnya dokumen tersebut penulis dapat terima
secara fisik setelah penulis menunggu hingga 1-2 hari kerja. Dan berikut penulis
sajikan tabel hasil dari pelaksanaan prosedur uji pengendalian terkait siklus
pendapatan pada PT S.J.A Plastics Indonesia:
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
56
Universitas Indonesia
Tabel IV.2 Tabel hasil pelaksanaan prosedur uji pengendalian
No Customer Date Amount 1 2 3 4 5 6 7 8
1 PT Haier (sanyo) 2/01/12 24.176.680
2 PT Panasonic MFG 31/01/12 121.341.122
3 PT Asmo America 1/02/12 176.318.592
4 PT Taiyo 29/02/12 22.059.166
5 PT Toso 1/03/12 25.094.066
6 PT Sharp Indonesia 31/03/12 335.850.590
7 PT Lima Tekno 2/04/12 10.315.125
8 PT Panasonic MFG 30/04/12 115.361.327
9 PT Sankyo 02/05/12 33.703.365
10 PT TPR Enpla 31/05/12 405.113.926
11 PT Sanyo 01/06/12 36.029.576
12 PT Sharp 30/06/12 166.916.341
13 PT Hilex 02/07/12 21.420.300
14 PT TPR enpla 31/07/12 131.771.202
15 PT Haier 01/08/12 60.879.676
16 PT Sharp 31/08/12 58.371.633
17 PT Hartono Istana 03/09/12 46.730.200
18 PT Sharp 30/09/12 28.202.991
19 PT Meitoku 02/10/12 39.776.400
20 PT Teknopark 31/10/12 52.175.000
Sumber: Data olahan kertas kerja
Atribut
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
57
Universitas Indonesia
Terkait dengan ketidaktersediaan dokumen-dokumen tertentu maka
penulis melakukan pertanyaan langsung kepada bagian-bagian yang terkait
dengan aktivitas siklus pendapatan perusahaan. Setelah ditelusuri lebih dalam
penulis mendapatkan informasi bahwa ternyata hal seperti ini sudah berlangsung
semenjak awal perusahaan berdiri dan menjalankan aktivitas operasionalmya.
Adapun latar belakang penjelasan yang diberikan oleh bagian logistik dan
bagian pemasaran bahwa dikarenakan sistem pencatatan yang departemen
akuntansi gunakan berbeda dengan departemen pemasaran dan departemen
logisitik. Sistem EZ Runner dalam departemen logistik dan pemasaran tidak dapat
mencetak lembar kopian bagi departemen yang menggunakan sistem yang
berbeda. Walaupun begitu seperti yang telah penulis jelaskan di awal bahwa
perusahaan menciptakan tambahan aktivitas pengendalian terkait hal ini yaitu,
rekonsiliasi persediaan dan rekonsiliasi jumlah piutang di setiap akhir bulan dan
disetiap akhir tahun yang wajib dihadiri oleh ketiga departemen tersebut.
IV.6. Temuan dan Analisis Risiko Prosedur Test Of Control
IV.6.1 Temuan
Dari pelaksanaan uji pengendalian yang dilakukan pada siklus penjualan
PT S.J.A Plastics Indonesia, penulis menemukan bahwa sampel telah menunjukan
bahwa pembuatan surat jalan dan lembar tagihan telah dilakukan dengan efektif,
terlihat dari kesesuaian informasi tentang jenis, jumlah dan nilai barang yang
dipesan yang tercantum kepada kedua dokumen tersebut. Informasi yang
tercantum dalam dokumen surat jalan pun telah sesuai dengan informasi yang
tercantum dalam lembar tagihan yang dikirimkan kepada pelanggan. Informasi ini
mencakup jumlah, kuantitas, deskripsi mengenai barang yang dibeli, dan juga
jumlah yang dibayarkan. Jumlah ini juga sudah di telusuri ke dalam buku daftar
penjualan dan terdapat kecocokan dengan jumlah yang tercantum pada lembar
tagihan. Hal ini menunjukan bahwa lembar tagihan yang ada tidak mengandung
informasi-informasi seperti harga dan nilai diskon yang salah. Selain itu dapat
disimpulkan juga tidak terdapat penjualan yang fiktif ataupun tercatat lebih dari
satu kali.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
58
Universitas Indonesia
Salah satu efektivitas dalam proses penjualan ditunjukan lewat tanggal
pengiriman barang yang harus sesuai dengan tanggal yang dijanjikan pada daftar
pemesanan penjualan. Selain itu ,terlihat pada surat jalan selalu terdapat tanda
tangan persetujuan oleh kepala departemen penjualan atau pemasaran dan juga
pelanggan sebagai penerima barang. Sehingga dapat dipastikan setiap pengiriman
barang yang dicatat telah diterima oleh pembeli. Selain itu setiap pembayaran
dengan tunai, lembar tagihannya selalu disertai dengan cap lunas.
Secara keseluruhan, penulis pada saat pelaksanaannya tidak menemukan
adanya kesalahan pencatatan terkait akun penjualan PT S.J.A Plastics Indonesia.
IV.6.2. Analisis Risiko
Berdasarkan prosedur audit yang telah dilakukan auditor, berikut adalah
resiko pada proses penjualan yang telah diuji pengendaliannya pada PT S.J.A
Plastics Indonesia berserta penilaian auditor terhadap pengendalian yang telah
dilakukan perusahaan terkait pengendalian tersebut :
Kesesuaian prosedur pengakuan pendapatan
Salah satu tujuan dalam merancang pengendalian internal yang efektif
adalah kepatuhan terhadap hukum dan aturan yang berlaku. Dalam siklus
penjualan dan penerimaan kas, salah satu tujuan pengendalian internal kesesuaian
metode pengakuan pendapatan yang digunakan perusahaan dengan peraturan yang
berlaku. Dalam PSAK 23(revisi 2010) dinyatakan bahwa penjualan dapat diakui
ketika ada kemungkinan keuntungan ekonomi di masa yang akan datang akan
mengalir ke penjual dan atas keuntungan tersebut dapat diukur secara jelas.
Kemudian disebutkan juga penjual telah memindahkan risiko signifikan dan hak
kepemilikan kepada pembeli, serta penjual sudah tidak lagi menahan keterlibatan
manajerial terhadap kepemilikan maupun pengawasan efektif atas barang yang
telah dijualnya.
Jika dikaitkan dengan prosedur penjualan PT S.J.A Plastics Indonesia,
maka kriteria ini terpenuhi. Berdasarkan prosedur pengakuan pendapatan, maka
penjualan diakui ketika lembar tagihan dibuat oleh departemen pemasaran dan
diberikan kepada departemen akuntansi untuk dicatat sebagai penjualan.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
59
Universitas Indonesia
Pembuatan lembar tagihan ini biasanya dikirimkan bersamaan dengan barang
yang dikirimkan kepada konsumen atau sering kali dikirimkan setelah barang
diterima oleh konsumen. Dengan diterimanya barang oleh konsumen maka risiko
signifikan, hak kepemilikan, keterlibatan manajerial, dan pengawasan atas barang
tersebut telah berpindah dari penjual ke konsumen.
PSAK 23(revisi 2010), menyatakan bahwa pendapatan bisa diukur secara
pasti, yaitu ketika biaya yang telah dan akan terjadi (incurred and to be incurred)
dan bisa diukur secara pasti (matching cost against revenue). Hal ini juga telah
terpenuhi dimana perusahaan baru akan mengakui penjualan saat lembar tagihan
yang mencantumkan jumlah penjualan yang telah dikeluarkan. Selain itu
perusahaan melakukan penagihan atas penjualan barang ketika biaya atas barang
tersebut telah dapat diukur, sehingga penjualan diakui ketika biaya yang telah dan
akan terjadi bisa diukur secara pasti. Syarat berikutnya, menyatakan bahwa
penjualan diakui jika keuntungan ekonomis yang berkaitan dengan transaksi telah
mengalir kepada penjual. Pembuatan lembar tagihan yang kemudian dikirimkan
kepada konsumen menunjukan bahwa proses penjualan pada PT S.J.A Plastics
Indonesia telah memenuhi syarat tersebut.
Penjualan yang dicatat benar benar terjadi
Risiko ini terkait dengan salah satu asersi manajemen yaitu occurance
pada pengujian pengendalian internal siklus penjualan. Pengujian yang dilakukan
pada akhir periode ditujukan untuk dapat melihat apakah penjualan telah dicatat
benar sesuai dengan buku penjualan. Akibat dari pencatatan penjualan yang
benar-benar tidak terjadi adalah nilai penjualan pada posisi laporan keuangan
menunjukan nilai yang overstated dari nilai yang seharusnya
PT S.J.A. Plastics Indonesia memiliki pengendalian yang efektif atas
risiko ini. Karena setiap penjualan didukung oleh surat jalan yang memiliki
informasi sesuai, dengan daftar pemesanan penjualan yang telah diotorisasi oleh
petugas yang memiliki wewenang. Hasil dari pengujian pengendalian yang telah
dilakukan oleh penulis dapat terlihat bahwa total barang yang dikirimkan yang
tertera pada surat jalan sesuai dengan total barang yang tertera pada lembar
tagihan.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
60
Universitas Indonesia
Nilai penjualan yang dicatat tidak sesuai dengan yang seharusnya
Risiko ini berhubungan dengan asersi accuracy. Hal ini dapat terlihat dari
nilai yang ada pada buku penjualan tidak sesuai dengan nilai general ledger.
Akibatnya adalah pencatatan nilai penjualan pada income statements menjadi
overstated / understated dari nilai yang sebenarnya.
PT S.J.A Plastics Indonesia juga memiliki pengendalian yang efektif atas
risiko ini. Setiap penjualan didukung oleh surat jalan yang sesuai dan daftar
pemesanan pelanggan yang telah di approve dan di otorasi oleh petugas
berwenang. Dari prosedur uji pengendalian yang penulis telah lakukan , dapat
dilihat bahwa total barang yang dikirimkan yang tertera pada surat jalan sesuai
dengan total barang yang tertera pada lembar tagihan.
Penjualan dan penerimaan kas tercatat pada periode yang salah
Pemaparan ini terkait dengan asersi timing. Hal ini dapat diuji dengan
melakukan uji cut off penjualan pada setiap akhir batas tanggal pembukuan.
Apabila salah saji terjadi karena perusahaan terlalu cepat mengakui nilai
penjualan, maka akibatnya nilai penjualan pada tahun 2012 akan overstated dan
nilai penjualan pada tahun 2013 akan understated. Sementara apabila salah saji
terjadi karena perusahaan terlambat mengakui nilai penjualan, maka akibatnya
nilai penjualan pada tahun 2012 akan understated. Dan nilai penjualan pada tahun
2013 overstated. Akan tetapi dalam kasus ini penguji belum dapat melaksanakan
uji cut off atas siklus penjualan dikarenakan periode pelaksanaan yang dilakukan
penulis masih merupakan periode interim.
Kunci pengendalian untuk menghindari risiko ini adalah dengan memiliki
dokumentasi yang memiliki nomor berurutan dan PT S.J.A. Plastics Indonesia
telah memiliki hal ini. Dokumen-Dokumen lain yang terkait siklus penjualan,
seperti surat jalan dan lembar tagihan memiliki nomor yang berurutan sesuai
dengan tanggal pembuatannya. Dari uji pengendalian yang dilakukan oleh penulis,
dapat dilihat bahwa tanggal pencatatan penjualan pada jurnal penjualan sesuai
dengan tanggal penerbitan lembar tagihan, yang menjadi titik pencatatan
penjualan PT S.J.A Plastics Indonesia, sehingga dapat dikatakan perusahaan
memiliki pengendalian internal yang efektif terkait hal ini.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
61
Universitas Indonesia
Barang yang dikeluarkan dari gudang tidak sesuai dengan barang
yang tercatat pada buku penjualan.
Kesalahan pengeluaran barang dari gudang berujung pada kesalahan
pengiriman barang ke pelanggan. Akibat terjadinya hal ini adalah pelanggan
menjadi tidak puas dengan kinerja perusahaan. Selain itu dampaknya ke
perusahaan adalah ketidakcocokkan antara nilai persediaan yang dicatat dengan
nilai fisik persediaan yang ada dan juga apabila barang yang dikeluarkan lebih
mahal dari yang seharusnya, maka perusahaan tentunya akan mengalami kerugian.
Untuk mengurangi risiko ini, pada saat mengeluarkan barang dari gudang
departemen logistik akan melakukan verifikasi dan konfirmasi dengan bagian
pemasaran antara barang yang dipesan dengan surat jalan yang diterbitkan serta
memperlihatkan barang sebenarnya. Sehingga dengan pengendalian tersebut PT
S.J.A Plastics Indonesia dapat meminimalisir adanya kesalahan barang yang
dikeluarkan dari gudang.
Barang yang belum dikirim telah dicatat sebagai penjualan dan
sebaliknya
Apabila barang yang belum dikirim telah dicatat sebagai penjualan, risiko
yang terjadi adalah penjualan dan piutang usaha yang dicatat menjadi lebih besar
dari yang seharusnya. Begitu pula sebaliknya, apabila barang yang sudah dikirim
tidak dicatat sebagai penjualan, risiko yang terjadi adalah penjualan dan piutang
usaha yang dicatat menjadi lebih kecil dari yang seharusnya.
Dalam siklus penjualan PT S.J.A Plastics Indonesia dapat dilihat bahwa
ada dua kemungkingkan, kemungkinan pertama perusahaan lebih dulu mencatat
keluarnya barang persediaan dan mengirimkan barang tersebut kepada pelanggan,
baru setelah itu akan menerbitkan lembar tagihan.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
62
Universitas Indonesia
Kemungkinan kedua perusahaan menerbitkan lembar tagihan dan
mengirimkannya bersamaan dengan barang pesanan baru setelah itu mencatat
penjualan. Ada dua istilah sudut pandang terkait dengan perpindahan tanggung
jawab atas barang yang dijual, yaitu FOB (Free On Board) shipping point dan
FOB Destination Point. Dalam hal ini perusahaan menganut FOB Destination
Point dimana PT S.J.A. bertanggung jawab atas pengiriman barang, sampai
barang tersebut diterima oleh pelanggan. Dapat dikatakan bahwa PT S.J.A
memiliki pengendalian internal yang efektif untuk menghindari risiko barang yang
belum dikirim telah dicatat sebagai penjualan.
IV.7 Analisis Pengendalian Umum Dan Pengendalian Aplikasi
Untuk meningkatkan tingkat keyakinan yang memadai terhadap tingkat
efektivitas penerapan pengendalian internal oleh perusahaan, penulis melakukan
analisis yang melihat tidak hanya kepada pengendalian bersifat prosedural saja,
akan tetapi juga pengendalian perusahaan yang memiliki orientasi kepada data,
khususnya data terkait sistem informasi akuntansi secara menyeluruh.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
63
Universitas Indonesia
Tabel IV.3 Tabel analisis pengendalian umum dan pengendalian aplikasi
JENIS
PENGENDALIAN
ADA /
TIDAK ADAKETERANGAN RISIKO EXPOSURE REKOMENDASI
Pengendalian manajemen dan organisasi
a.) Pemisahan fungsi
bagian penerimaan
kas
ADA
Bagian penerimaan
dilakukan hanya
oleh kasir seorang
Lapping
Penggelapan
dalam
penerimaan
kas
Kehilangan
penerimaan
kas
Menerapkan fungsi
dan prosedur yang
sudah ada dengan
maksimal , dan
melakukan evaluasi
aktivitas
pengendalian
penerimaan kas.
b.) Pemisahan fungsi
yang ada di bagian
keuangan
ADA
Di bagian keuangan
dibagi menjadi
beberapa bagian
yang terpisah
(bagian A/P, bagian
A/R, kasir, pajak,
persediaan,
anggaran, manajer
keuangan.)
Lapping
Penggelapan
dalam
penerimaan
kas yang
dilakukan
terus menerus
Theft
(Skimming)
penggelapan
dalam
penerimaan
kas
Kehilangan
penerimaan
Kas
Tiap tiap bagian
keuangan masing
masing, sebaiknya
memiliki fungsi
akses aplikasi
tersendiri atau
masing masing
c.) Otorisasi
TransaksiADA
Transaksi
diotorisasi oleh
manajer akuntansi
Penyalahgunaa
n otorisasi
Kehilangan
penerimaan
kas
Memastikan bahwa
fungsi otorisasi
berjalan dengan
efektif pada saat
pelaksanaanya oleh
direktur keuangan
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
64
Universitas Indonesia
Tabel IV.3 Tabel analisis pengendalian umum dan pengendalian aplikasi
JENIS
PENGENDALIAN
ADA /
TIDAK ADAKETERANGAN RISIKO EXPOSURE REKOMENDASI
d). Pengendalian
personilADA
Penerimaan kas
yang diterima
melalui kasir semua
diketahui oleh
direktur utama
perusahaan yang
mendapatkan
laporan dari
direktur keuangan
Penggelapan
kas oleh
personil
Kehilangan
penerimaan
kas.
Meningkatkan
pengendalian
dengan
menggunakan
evaluasi rutin atas
laporan yang
diberikan oleh
direktur keuangan
e). Perencanaan dan
PenganggaranADA
Perencanaan dan
Penganggaran biasa
dilakukan di awal
tahun
Perencanaan
dilakukan
dengan
mengestimasi
angka
penerimaan
pesimis (lebih
kecil)
Realisasi akan
menunjukan
angka
peningkatan
pada
penerimaan
kas
Meningkatkan
perencanaan
dengan
meningkatkan juga
target pemasukan
per tahun untuk
setiap lini produksi
sehinggan memiliki
target operasional
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
65
Universitas Indonesia
Tabel IV.3 Tabel analisis pengendalian umum dan pengendalian aplikasi
JENIS
PENGENDALIAN
ADA /
TIDAK ADAKETERANGAN RISIKO EXPOSURE REKOMENDASI
Pengendalian Perangkat Keras dan Perangkat Lunak
a.) Pengendalian
Perangkat kerasADA
Perangkat keras
(database server
ditempatkan di satu
ruangan khusus
server)
Pencurian
pada perangkat
keras
Kehilangan
data yang ada
pada perangkat
keras
Melengkapi
ruangan database
server dengan
security service
yang memadai
(alarm / fingerprint
pass)
b.) Pengendalian
Perangkat lunak
TIDAK
ADA
Tidak ada
pengendalian
perangkat lunak
Perangkat
lunak terkena
virus
Kehilangan
data di
perangkat
lunak dan
perangkat
lunak tidak
dapat di
operasikan
Mengimplementasi
kan “Access Log”
untuk mengetahui
siapa dan kapan
perangkat tersebut
di akses
Pengendalian Akses
a.) Pengendalian
Akses Fisik
TIDAK
ADA
Hampir semua bisa
masuk ke dalam
ruang database
server (terkunci
dengan kunci biasa)
Orang tidak
berwenang
dapat
mengakses
data
Pencurian data
Menggunakan
gembok /
pengaman lain
untuk menjaga
ruangan dan
menetapkan
Password bagi
yang ingin akses ke
dalam database
b.) Pengendalian
Akses logikADA
Ditetapkan
password atas akses
kepada sebuah
perangkat lunak
Orang yang
tidak
berwenang
dapat akses
data
Pencurian data
Melakukan evaluasi
/ perubahan atas
Password yang
ditetapkan secara
berkala.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
66
Universitas Indonesia
Tabel IV.3 Tabel analisis pengendalian umum dan pengendalian aplikasi
JENIS
PENGENDALIAN
ADA /
TIDAK ADA
KETERANGAN RISIKO EXPOSURE REKOMENDASI
c.) Fasilitas Online ADA
Antara departemen
logistik dan
departemen
pemasaran/penjuala
n
Pengaksesan
data oleh
pihak tidak
berwenang
Perubahan dan
pencurian data
Memaksimalkan
fasilitas online
antar departemen
bahkan antar
gedung jika disana
diperlukan
Pengendalian Data dan Prosedur
a.) Mekanisme
pengendalianADA
Data laporan
digunakan dan
dikendalikan
dengan cara
menyesuaikannya
dengan rincian
surat jalan
Data yang
dimasukkan
salah posting
Datanya tidak
dapat
diandalkan
Meningkatkan
pengendalian
dengan pengecekan
secara rutin pada
data dan prosedur
b.) Prosedur
operasionalADA
Prosedur
operasional
mengenai aktivitas
penjualan dalam
siklus pendapatan
Data yang
dimasukan
tidak sesuai
dengan
prosedur
Data yang
dimasukkan
salah
Meningkatkan
prosedur
operasional yang
dilakukan dengan
memastikan
dokumen telah diisi
dengan benar
c.) Prosedur
pengamanan atas
data dan backup data
ADA
Secara berkala data
diduplikasi di
database lain dan
media
penyimpanan lain
Data yang
dimiliki
terkena virus
atau suatu
bahaya yang
tidak terduga
Data terkait
aktivitas dalam
siklus
pendataan
hilang.
Evaluasi dan
review mengenai
prosedur
d.) Prosedur
penanganan kondisi
darurat
TIDAK ADA
Tidak ada prosedur
penanganan kondisi
darurat
Data terkena
virus atau
suatu bahaya
tidak terduga
Data hilang
Membuat sebuah
skema perencanaan
darurat jika terjadi
sesuatu dengan data
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
67
Universitas Indonesia
Tabel IV.3 Tabel analisis pengendalian umum dan pengendalian aplikasi
JENIS
PENGENDALIAN
ADA /
TIDAK ADA
KETERANGAN RISIKO EXPOSURE REKOMENDASI
Pengendalian Dokumentasi
a.) Dokumentasi
prosedur dan
operasional sistem
ADA
Ada dokumentasi
prosedur dan
operasional sistem
Kesulitan
mengerti
sistem
Sistem tidak
dijalankan
Dokumen atas
prosedur
operasional sistem
yang sudah
dilaksanakan
disimpan di tempat
yang aman.
b.) Dokumentasi
sistem dan program
aplikasi
ADA
Ada dokumentasi
sistem dan program
aplikasi
Sistem
mengalami
masalah /
hilang
Sistem tidak
dapat
dibangun
kembali
Sistem dan
program aplikasi
yang ada harus
didokumentasi
secara fisik dan
elektronik
c.) Dokumentasi
Pemakai
TIDAK
ADA
Tidak ada
dokumentasi atas
pemakai
Ada pihak
yang
menyalahguna
kan sistem
Sistem
bermasalah
setelah
digunakan
pihak tertentu
Mendokumentasika
n setiap ada pihak
yang akses sistem.
Pengendalian Masukan
a.) Pengendalian
otorisasi masukanADA
Data yang
dimasukan
merupakan data
yang telah
diotorisasi oleh
atasan berwenang
setiap departemen
Data
penerimaan
yang
dimasukan ,
tidak ter
verifikasi
Data
penerimaan
tidak sesuai
Setiap data yang
telah terotorisasi
sebaiknya diberikan
kode khusus.
b) pengendalian
konversi dan
transmisi data
ADA
Ada pengendalian
konversi dan
transmisi data
Data yang
dimasukan
salah input
tidak sesuai
Data yang
terkumpul
tidak ada
diolah
Menggunakan
verifikasi atas data
sebelum
menggunakan data
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
68
Universitas Indonesia
Tabel IV.3 Tabel analisis pengendalian umum dan pengendalian aplikasi
JENIS
PENGENDALIAN
ADA /
TIDAK ADA
KETERANGAN RISIKO EXPOSURE REKOMENDASI
c) Pengendalian
validasi MasukanADA
Validasi masukan
akan dipastikan
oleh departemen
akuntansi
Data yang
dimasukan
data yang
salah
Data tidak
reliable
Meningkatkan
validasi masukan
dengan melakukan
review secara
berkala atas data
yang diinput
d) pengendalian
penanganan
kesalahan
TIDAK
ADA
Jika terjadi
kesalahan maka
akan dibenarkan
dengan manual
Data yang
dimaskan
salah
input/salah
ketik
Data tidak
Reliable
Menggunakan
Completeness
Check
Pengendalian Pengolahan
a.) Pengendalian
dalam rangka
mempertahankan
keakuratan data
ADA
Sebelum
melakukan input
atas dokumen akan
di verifikasi dan
diotorisasi terlbih
dahulu oleh atasan
berwenang
Data yang
dimasukan
terdapat
kesalahan
Data tidak
Reliable
Memastikan bahwa
prosedur review
dan otorisasi yang
dilakukan atasan
sudah berjalan
dengan baik
b.) Pengendalian atas
FileADA
Data yang telah di
proses semua
disimpan dengan
baik dan di
nomorkan dalam
arsip
File di
duplikasi atau
diganti oleh
pihak yang
tidak memiliki
kepentingan
Data tidak
reliable
Arsip sebaiknya
disimpan di dalam
sebuah ruangan
khusus arsip
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
69
Universitas Indonesia
Sumber : Data olahan tabel wilkinson, pengendalian umum & pengendalian aplikasi
Tabel IV.3 Tabel analisis pengendalian umum dan pengendalian aplikasi
JENIS
PENGENDALIAN
ADA /
TIDAK ADA
KETERANGAN RISIKO EXPOSURE REKOMENDASI
Pengendalian Keluaran
a.) Penelaahan hasil
keluaran
TIDAK
ADA
Tidak ada
penelaahan hasil
keluaran
Laporan yang
dihasilkan
tidak sesuai
Laporan tidak
dapat
dijadikan dasar
pengambilan
keputusan
Melakukan
dokumentasi dan
reviu atas laporan
hasil keluaran
b.) Rekonsiliasi hasil
keluaranADA
Rekonsiliasi hasil
keluaran di bagian
akuntansi
Ada perbedaan
hasil
rekonsiliasi
Laporan
membingunak
an penggunaan
laporan
Rekonsiliasi hasil
keluaran sebaiknya
dilakukan secara
periodik
c.) Prosedur
distribusi HasilADA
Hasil keluaran akan
ditujuakan kepada
atasan berwenang
dan akan di
approve terlebih
dahulu
Laporan
sampai ke
pihak yang
salah
Adanya hasil
keputusan
yang salah
Memastikan hasil
keluaran hanya
diberikan kepada
orang berwenang
dan diberikan di
waktu yang tepat
d.) Prosedur
PencatatanADA
Hasil keluaran akan
selalu
didokumentasikan
oleh departemen
akuntansi
Ada pihak
yang salah
yang membaca
laporan
Laporan hilang
Memastikan bahwa
pencatatan atas
setiap laporan
keluaran telah
dilakukan secara
efektif,
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
70Universitas Indonesia
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
V.1. Kesimpulan
Terdapat beberapa aktivitas bisnis di dalam siklus pendapatan PT S.J.A
Plastics Indonesia dan tentunya aktivitas-aktivitas tersebut dilakukan secara
bertahap atau prosedural. Adapun tahap-tahap tersebut adalah sebagai berikut,
pertama adalah aktivitas dalam melakukan penerimaan pesanan dari pelanggan,
kemudian akan dilanjutkan dengan aktivitas persiapan pengiriman pesanan
pelanggan yang dilakukan bersamaan dengan pembuatan lembar tagihan dan
diakhiri dengan aktivitas pengiriman pesanan. Aktivitas selanjutnya dalam siklus
pendapatan adalah aktivitas penagihan bulanan dan aktivitas penerimaan
pembayaran.
Dalam kesempatan magang yang dilakukan, ditemukan bahwa ada
beberapa departemen terhubung yang memang memiliki peranan dan tanggung
jawab cukup penting dalam siklus pendapatan PT S.J.A Plastics Indonesia.
Adapun departemen-departemen tersebut yaitu, departemen pemasaran atau
penjualan, departemen logistik, dan departemen akuntansi.
Masing-masing departemen memiliki tanggung jawab tersendiri atas
sebuah aktivitas bisnis yang dilaksanakannya, setiap departemen juga memiliki
sistem yang berbeda, dalam kasus ini departemen pemasaran dan departemen
logistik menggunakan sistem bernamakan “EZ RUNNER” sementara departemen
akuntansi menggunakan sistem pencatatan “SAP”. Adapun aktivitas yang
dilakukan departemen pemasaran atau penjualan adalah, menerima pesanan
pelanggan, melakukan pengecekan kredibilitas pelanggan, dan membuat lembar
tagihan. Sementara departemen logistik melaksanakan aktivitas seperti,
pengecekkan atas ketersediaan persediaan, mengirimkan barang pesanan, dan
menerbitkan surat jalan. Adapun untuk departemen akuntansi aktivitas yang
dilaksanakan adalah seperti, melakukan pengecekkan kesesuaian dokumen antara
surat jalan dengan lembar tagihan, penjurnalan atas transaksi penjualan, dan
penagihan tagihan setiap sebulan sekali atas piutang belum tertagih.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
71
Universitas Indonesia
Guna mendukung efisiensi dan efektivitas kegiatan produksi perusahaan,
PT S.J.A Plastics Indonesia juga telah menerapkan beberapa elemen-elemen
penting dalam sebuah pengendalian internal. Hal ini terlihat dari adanya
perpisahan tanggung jawab dan wewenang di setiap departemen terkait siklus
pendapatan, kemudian dengan adanya fungsi otorisasi oleh kepala-kepala
departemen sehingga perusahaan dapat meminimalisir kemungkinan munculnya
error atas sebuah pencatatan dokumentasi terkait beberapa aktivitas dalam sebuah
siklus pendapatan. PT S.J.A Plastics Indonesia juga telah menerapkan beberapa
pengendalian terkait dengan penjagaan aset yang dimiliki perusahaan. Misalnya
saja penjagaan atas aset persediaan seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya.
Seperti salah satu contohnya, perusahaan telah teridentifikasi memiliki beberapa
prosedur yang harus dilalui dan beberapa dokumen yang harus dilengkapi untuk
dapat mengeluarkan barang persediaan dari dalam gudang.
PT S.J.A Plastics Indonesia juga telah memiliki prosedur tertulis terkait
pelaksanaan pengendalian internal dalam aktivitas binis siklus pendapatan. Akan
tetapi pada pelaksanaannya ternyata ada beberapa yang tidak sesuai dengan
sebagaimana yang tertuang dalam prosedur tertulis perusahaan. Hal ini dapat
terlihat pada pembahasan mengenai tidak tersedianya beberapa dokumen-
dokumen tertentu terkait dengan siklus pendapatan pada departemen akuntansi.
Penerapan yang tidak sesuai dengan prosedur tertulis dalam PT S.J.A
Plastics Indonesia menunjukan bahwa terdapat kelemahan didalam implementasi
pengendalian internal perusahaan. Walaupun begitu perusahaan telah tanggap
akan hal tersebut dan telah menciptakan beberapa pengendalian alternatif untuk
menanggapi risiko tersebut. Kelemahan lainnya yang ditemukan dalam
pengendalian internal perusahaan adalah aktivitas di dalam departemen pemasaran
dimana departemen tersebut melakukan dua aktivitas penting yang seharusnya
dilakukan oleh pihak atau departemen yang berbeda. Aktivitas dimaksud dalam
kasus ini adalah aktivitas penerimaan pesanan dan aktivitas pembuatan lembar
tagihan.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
72
Universitas Indonesia
Berdasarkan kepada beberapa analisis yang telah penulis paparkan di
penjelasan sebelumnya, maka penulis dapat mengidentifikasi bahwa PT S.J.A
Plastics Indonesia memiliki risiko pengendalian pada tingkat risiko menengah.
Dalam hal ini departemen akuntansi yang idealnya memiliki fungsi pengendalian
penuh dalam pengendalian dan pengawasan atas aktivitas bisnis dalam siklus
pendapatan justru tidak terlaksana. Kemudian lembar tagihan yang disiapkan oleh
departemen pemasaran menyebabkan adanya risiko atas penyalahgunaan atas
sebuah wewenang mengingat departemen pemasaran juga bertanggung jawab atas
pembuatan lembar daftar pemesanan pemesanan pelanggan (sales order).
Walaupun perusahaan telah menciptakan fungsi pengendalian tambahan terkait
risiko tersebut, tetapi dengan tidak adanya pemisahan wewenang dalam
departemen pemasaran terkait pembuatan tagihan maka risiko akan terjadinya
penyelewengan wewenang tetap akan dapat muncul di dalam aktivitas bisnis
perusahaan.
V.2. Saran
Saran kepada manajemen PT S.J.A. Plastics Indonesia :
1. Memperbaiki sistem dokumentasi pada penerimaan kas. PT S.J.A Plastics
Indonesia sebagai bukti penyerahan kas dari penagih ke kasir, untuk
memudahkan penelusuran penagihan per pelanggan, dan untuk
meminimalisir adanya kesalahan pencatatan pada jumlah kas yang
diterima.
2. Sebaiknya PT S.J.A Plastics Indonesia dapat melakukan integrasi sistem
antara ketiga departemen terkait yang melaksanakan aktivitas bisnis pada
siklus pendapatan, yaitu departemen pemasaran atau penjualan,
departemen logistik , dan departemen akuntansi.
3. Disarankan kepada PT S.J.A Plastics Indonesia untuk melakukan review
kembali atas beberapa dokumen yang terkait dengan aktivitas bisnis siklus
pendapatan, terutama terhadap dokumen yang tidak memiliki salinan di
departemen akuntansi.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
73
Universitas Indonesia
Saran kepada auditor KAP RTS :
1. KAP RTS sebaiknya memberikan sebuah sesi training atau pelatihan di
awal bagi para peserta magang mengenai hal hal non teknis yang harus
diperhatikan ketika berhadapan langsung dengan klien dari KAP tersebut
dan hal hal teknis dasar mengenai informasi praktek pelaksanaan sebuah
proses audit.
2. KAP RTS sebaiknya meninjau kembali fungsi review atau supervisi atas
hasil kerja (dalam hal ini kertas kerja) daripada seorang junior auditor
yang ditujukan langsung kepada supervisor atau person in charge yang
kurang terlaksana dengan baik.
3. Person In Charge pada KAP RTS sebaiknya dibekali dengan leadership
yang cukup sehingga dapat melaksanakan kegiatan proses pelaksanaan
audit yang efektif dan efisien terutama dalam penggunaan waktu yang
digunakan dalam pelaksanaan prosedur audit agar proses tersebut tidak
memakan waktu yang terlalu lama.
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
Universitas Indonesia
74
DAFTAR PUSTAKA
Arens, Alvin, Beasley, Elder, Amir Abadi Jusuf. Auditing and Assurance
Services an Integrated Approach-An Indonesian Adaptation. Pearson:
Prentice Hall, (2009)
Basalamah, Anies S.M. (2001). Auditing PDE dengan standar IAI. Depok. Usaha
Kami. Edisi Kedua
Basalamah, Anies S.M (2007) Auditing PDE dengan Standar IAI.Depok. Usaha
kami. Edisi ketiga
Committee of Sponsoring Organization of Treadway Commission, COSO
Elements of Internal Control, COSO, New York, (2004)
Ikatan Akuntan Indonesia. Standar Profesional Akuntan Publik Per 1 Januari
(2010).
Kantor Akuntan Publik Razikun Tarkosunaryo. (2012), R300 Net Sales – Working
paper. Jakarta
Kieso, Donald E., Jerry J. Weygandt, dan Terry D. Warfield.
Intermediate Accounting 11th ed. USA: Wiley. (2007).
Moeller, Robert R. Brink’s Modern International Auditing (6th ed). USA: Wiley.
(2009).
Purnamasari, Tika Octia (2012) Analisis Efektifitas Pengendalian Internal Pada
Siklus Penerimaan dan Pengeluara Kas PT X Perusahaan Swasta Pengelola
Jalan Tol. April (2012) Depok.
Romney, Marshall B dan Paul John Steinbart. (2012) Accounting Information
Systems. Pearson Prentice Hall, 12th edition. New Jersey
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
Universitas Indonesia
75
Rosalina, Sari (2010) Analisis Pengendalian Internal Pada Siklus Penerimaan Dan
Pengeluaran KAS di PT XYZ. Akuntansi , Januari (2012). Depok
Warren, Reeve, Duchac, Ersa Tri Wahyuni, Gatot Suprijanto, Amir Abadi Jusuf
dan Chaerul D. Djakman. (2008). Principles of Accounting-Indonesia
Adaptation South-Western Publishing
Wilkinson, Joseph W. , Michael J. Cerullo, Vasant raval & Bernard Wong-on-
Wing (2000). Accounting Information system. John-Wiley& Sons, inc, 4th
US Will
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
Mar
ketin
g/S
ales
Dep
t.Lo
gist
icD
epar
tmen
t
76Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
Mar
ketin
g/S
ales
Dep
artm
ent
Acco
untin
gD
epar
tem
ent
Logi
stic
Dep
artm
ent
77Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
Acco
untin
gD
epar
tmen
tM
arke
ting
/Sal
esD
epar
tmen
t
78Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
Acc
ount
ing
Dep
artm
ent
79
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
KonfirmasiReturPelanggan Membuat surat
retur
KonfirmasiRetur
12
3Surat Retur
Arsip
Arsip
A
B
B2Surat Retur Quality Control atas
barang retur
2Surat Retur
Arsip
12Konfirmasi Retur C
Arsip
C
A
2Konfirmasi Retur
1Surat Retur
Membuat DebitNote
2Konfirmasi Retur
1Surat Retur
Arsip
12Debit Note D
Membuat JournalUpdate Piutang
JurnalUpdatePiutang
2Debit Note
Arsip
D
1Debit Note Pelanggan
Lampiran 4 : Aktifitas Retur Penjualan
Voucher Journalupdate piutang
80Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
Date Index
20-Nov-12 R320Client
PT S.J.A Plastics Indonesia Date PeriodeMatter
Sales- TOC 31 Dec 2012(Interim per 31/10)
Attribute/ Kelengkapan dokumen :1 Purchase order (PO) 5 Delivery Notes (DN)2 Authorized of PO 6 Received And deliver from / to3 Sales Order (SO) 7 Journal Voucher4 Invoice 8 Authorized approval voucher
Rp $ Kurs 1 2 3 4 5 6 7 81 PT Haier Electronics (sanyo) 2-Jan-12 000003 21.978.800 2.197.880 24.176.6802 PT Panasonic MFG Indonesia 31-Jan-12 000130 110.310.111 11.031.111 121.341.1223 PT Asmo America 1-Feb-12 4707 176.318.592 0 176.318.5924 PT Taiyo 29-Feb-12 000253 2.436,40 9.054,00 0 22.059.1665 PT Toso 01-Mar-12 000265 2.771,60 9.054,00 0 25.094.0666 PT Sharp Indonesia 31-Mar-12 000387 305.318.718 30.531.872 335.850.5907 PT Lima tekno 2-Apr-12 000470 1.125 9.169 0 10.315.1258 PT Panasonic MFG Indonesia 30-Apr-12 000516 104.873.934 10.487.393 115.361.3279 PT Sankyo 2-May-12 000521 3.665,80 9.194,00 0 33.703.365
10 PT TPR Enpla 31-May-12 4734 405.113.926 0 405.113.926
NotesOriginal Amount VAT (Rp) Amount in IDR Atribute Check:
Prepared by
RAA
Reviewed by
No Customer TransactionDate
NoInvoice
Lampiran 5 : Kertas Kerja Prosedur Test Of Control
81
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012
11 PT Haier Electronics (sanyo) 1-Jun-12 000663 32.754.160 3.275.416 36.029.57612 PT Sharp Indonesia 30-Jun-12 000813 151.742.128 15.174.213 166.916.341 Voucher approval missing13 PT Hilex Indonesia 2-Jul-12 000816 19.473.000 1.947.300 21.420.30014 PT TPR Enpla 31-Jul-12 4747 131.771.202 0 131.771.20215 PT Haier Electronics 1-Aug-12 000972 55.345.160 5.534.516 60.879.67616 PT Sharp Indonesia 31-Aug-12 00001087 53.065.121 5.306.512 58.371.63317 PT Hartono Istana Electronic 3-Sep-12 001093 42.482.000 4.248.200 46.730.20018 PT Sharp Indonesia 30-Sep-12 0001225 282.029.910,00 28.202.991 310.232.90119 PT Meitoku Rubber Indonesia 2-Oct-12 001239 397.764.000 39.776.400 437.540.400 Penjualan sistem VMI20 PT Tekno Park Indonesia 31-Oct-12 001321 521.750.000 52.175.000 573.925.000 Voucher approval missing21
Total vouch 3.113.151.188Total Sales 9.159.901.690Percentage 33,99%
Nature :
Note:*)
Proses penjualan dimulai ketika customer mengirimkan Purchase Order (setelah mencapai kesepakatan harga) kemudian bagian marketing akan membuatkan sales order dan diberikan kepada bagian logistik sudah dicekketersediaanya. Jika barang siap dikirim maka bagian logistik akan segera membuatkan surat jalan dan segera mengirimkan barang kepada konsumen. Ketika barang siap untuk dikirimkan makan invoice disiapkan dan biasanyadikirimkan bersamaan dengan barang. Setelah barang diterima maka bagian accounting akan mencatat penjualan berdasarkan kesesuaian antara lembar tagihan dengan surat jalan yang diberikan oleh kedua departemen.
Terdapat ketidaksesuaian penempatan dokumentasi, ada banyak dokumen yang tidak tersedia salinan di departemen akuntansi, hal ini dapat terjadi dikarenakan adanya perbedaan sistem yang digunakan oleh departemen akuntansidengan dua departemen lainya.
82
Evaluasi dan..., Risza Ashary, FE UI, 2012