EVALUASI ORGANISASIPEMERINTAH DAERAH

Oleh : Asisten Deputi Kelembagaan

Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi

Disampaikan pada Workshop Pelaksanaan Reformasi Birokrasi

Daerah10 - 12 April 2012

• UU Nomor 32 Tahun 2004 Tentang Pemerintahan Daerah

• PP Nomor 41 Tahun 2007 Tentang Organisasi Perangkat Daerah

• PP Nomor 38 Tahun 2007 Tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah Pusat, Pemerintahan Provinsi, dan Pemerintahan Kabupaten/Kota.

• Inpres Nomor 13 Tahun 1998 Tentang Prosedur Pengusulan, Penetapan Dan Evaluasi Organisasi Pemerintahan

• Perpres Nomor 81 Tahun 2010 Tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 – 2025

• Peraturan Men.PAN-RB Nomor 20 Tahun 2010 Tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010-2014

• Peraturan Men PAN dan RB Nomor 67 Tahun 2011 Tentang Pedoman Evaluasi Kelembagaan Pemerintah

DASAR HUKUM

PENGERTIAN ORGANISASI

Organisasi adalah kesatuan (entity) yang dikoordinasikan secara sadar,dengan batasan yg relatif dapat diidentifikasi, dan bekerja terus menerus untuk mencapai tujuan bersama.Struktur organisasi menetapkan bagaimana tugas akan dibagi, siapa melapor kepada siapa,dan mekanisme koordinasi yg formal, serta pola interaksi yg akan diikuti.

PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI

Kejelasan Visi, Misi, dan Strategi Pembagian habis tugas Koordinasi Keberlangsungan tugas Kejelasan kewenangan Rentang kendali Kejelasan dalam pembaganan Fungsionalisasi Pengelompokkan Tugas yang

Sejenis

STRATEGIC APEX

MIDDLE LINE

OPERATING CORE

SUPPORT STAFFTECHNOSTRUCTURE

Komponen Organisasi(Mintzberg)

5 unsur organisasi menurut Mintzberg

1. the operating core (pelaksana). Para pegawai yang melaksanakan pekerjaan yang berhubungan dengan tugas utama (Dinas)

2. the strategic apex (pimpinan). Manajer tingkat puncak yang di beri tanggung jawab keseluruhan untuk organisasi itu. (Kepala Daerah)

3. the middle line ( pembantu pimpinan). Para manajer yang menjadi penghubung operating core dengan strategic apex (Setda).

4. the technostructure (staff teknis). Para analisis yang mempunyai tanggung jawab untuk melaksanakan bentuk standarisasi tertentu dalam organisasi (LTD).

5. the support staff (staff pendukung). Orang – orang yang mengisi unit staf,yang memberi jasa pendukung tidak langsung kepada organisasi (unsur administrasi/Biro/Bagian).

Kepala Daerah

WAKIL

SETDA (unsur staf)

BAPPEDA(unsur perencana)

SET DPRD(unsur pelayanan)

INSPEKTORAT(unsur pengawas)

DPRD

DINAS DAERAH(unsur pelaksana)

LTD(BADAN,KTR & RSD)(unsur penunjang)

Garis komando

Garis koordinasi

Garis pertanggungjawaban

STAF AHLI

LEMBAGA LAIN(pelaksana per UU)

Pola Organisasi Perangkat Daerah Provinsi

BUPATI/WALIKOTA

WAKIL

SETDA (unsur staf)

BAPPEDA(unsur perencana)Ps 150 (2)

SET DPRD(unsur pelayanan)

INSPEKTORAT(unsur pengawas)( PP 79/2005)

DPRD

Ps. 121

Ps. 124 Ps. 125 Ps. 123

LEMBAGA LAIN(pelaks per UU)

LTD(BADAN,KTR & RSD)(unsur penunjang)

KECAMATANPs. 126

KELURAHANPs. 127

DINAS DRH(unsur pelaksana)

STAF AHLI

Pola Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten/Kota

Urusan Wajib dan Pilihan yang dilaksanakan oleh Dinas:

Bidang Kesehatan Bidang pendidikan, pemuda dan olah

raga Bidang kebudayaan dan Pariwisata; Bidang Perhubungan, komunikasi,

dan informasi; Bidang PU meliputi bina marga,

pengairan, cipta karya dan tata ruang;

Bidang Perekonomian meliputi koperasi dan UKM, industri dan perdagangan;

Bidang pelayanan pertanahan; Bidang Sosial, Nakertrans; Bidang pertanian meliputi tanaman

pangan, peternakan, perikanan darat, perkebunan dan kehutanan;

Bidang Pertambangan dan energi; Bidang Kelautan dan Perikanan; Bidang Pengelolaan Keuangan dan

aset

Urusan Wajib yang dilaksanakan oleh Badan atau Kantor:

Bidang perencanaan pembangunan daerah dan Statistik;

Bidang Litbang Bidang pengawasan; Bidang Kesbang, politik dan

Linmas; Bidang LH; Bidang Penanaman Modal; Bidang Kepegawaian dan Diklat; Bidang arsip, dokumentasi dan

perpustakaan; Bidang pemberdayaan masyarakat

dan Pemerintahan desa; Bidang pemberdayaan perempuan

dan KB; Bidang Ketahanan Pangan Bidang pelayanan kesehatan.

Perumpunan Urusan PemerintahanDalam PP Nomor 41 Tahun 2007

• < 40• 40 – 70• > 70

BESARAN ORGANISASIPERANGKAT DAERAH

VARIABEL1. Jumlah Penduduk2. Luas Wilayah3. Jumlah APBD

JUMLAH• Asisten• Dinas• LTD

NILAI

Beberapa Permasalahan Dalam Design Organisasi

1. jenjang organisasi yang terlalu panjang2. kemungkinan duplikasi fungsi3. satuan-satuan organisasi yang berbeda tujuan ditempatkan

dalam satu kelompok4. adanya pejabat yang melapor kepada lebih dari seorang atasan5. pengangkatan atau penempatan pegawai yang tidak tepat

6. terlalu banyak pejabat yang melapor kepada seorang kepala

7. sebutan jabatan yang tidak jelas fungsinya8. satuan organisasi yang membawahkan satu

satuan organisasi. padahal hanya seorang9. satuan – satuan organisasi yang tidak

seimbang fungsinya ditempatkan pada jenjang yang sama

10.satuan organisasi dengan fungsi menyeluruh hanya ditempatkan dibawah satuan lain

11.penyusunan suatu fungsi yang tidak jelas12.ketidaktepatan dalam menempatkan fungsi

yang penting.

Mengapa penataan organisasi ?

Organisasi bersifat dinamis yang dipengarui faktor Internal dan Faktor Eksternal

Mengapa penataan organisasi ?

Faktor Internal:

Adanya tujuan organisasi

Manusia sebagai unsur terpenting dari organisasi

Tata hubungan kerja dalam organisasi

Perubahan Kepemimpinan

Mengapa penataan organisasi ?

Faktor Eksternal:

Kondisi Geografis

Peraturan Perundang-Undangan

Kondisi Sosial Politik

Perkembangan Teknologi

ANALISISORGANISASI

IMPLEMENTASIORGANISASI

PEMBENTUKAN/PENATAAN

ORGANISASI

EVALUASIORGANISASI

SIKLUS PENATAAN ORGANISASI

MISI

STRATEGI

STRUKTURBISNIS

PROSESS D M

FAKTOR PENTING DALAM PENATAAN ORGANISASI

TA

AT

AT

T = A

Ideal/match progressive/over-active

under capacity mismatch

Evaluasi Organisasi Anda

PERUMUSAN TUJUAN EVALUASI

PENENTUAN RUANG LINGKUP EVALUASI

PERANCANGAN DESAIN EVALUASI

ALAT DANINSTRUMEN EVALUASI

METODE DAN

TEKNIK PENGUMPULAN DATA

METODE DAN

TEKNIK EALUASI

PELAPORAN HASIL EVALUASI

PELAKSANAAN EVALUASI

SURVEIPENDAHULUAN

EVALUASIMENDALAM

PENGENDALIANEVALUASI

PENYAMPAIAN LAPORAN HASIL EVALUASI

PEMBAHASANDAN

PENYUSUNAN LAPORAN

TAHAPPELAPORAN

TAHAP PELAKSANAAN

TAHAP PERSIAPAN

TAHAPAN EVALUASI ORGANISASI PEMERINTAH

PENYUSUNAN INSTRUMEN EVALUASI ORGANISASI

(PENGUMPULAN DATA)

• Identifikasi deskripsi umum organisasi;• Identifikasi tugas dan fungsi;• Identifikasi rincian kegiatan dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi;• Rumuskan unsur penilaian (evaluasi);• Rumuskan indikator masing-masing unsur;• Tentukan satuan dari indikator.

IDENTIFIKASI TUGAS DAN FUNGSI

• Rumusan formal tugas dan fungsi;• Identifikasi core competence dari rumusan tugas

dan fungsi;• Pilah tugas pokok (inti) dengan tugas dukungan

(supporting) ;• Rumuskan unsur penilaian (evaluasi) yang

didasarkan pada tugas dan fungsi.

Sentralisasi

Kompleksitas

Formalisasi

3

1

2

Mencakup 3 Dimensi

Permenpan 67 Tahun 2011 Aspek Yang Dievaluasi:

KompleksitasUnsur-unsur

1. Diferensiasi (pemisahan tugas-tugas)yg ada dalam organisasi;

2. Spesialisasi atau tingkat pembagian kerja;3. Jumlah tingkatan dlm hierarki organisasi;4. Tersebarnya unit organisasi sampai di wilayah

(geografi);5. Semakin banyak spesialisasi,hierarki dan

penyebaran unit,maka organisasi semakin komplek.

Formalisasiunsur

1. Kejelasan dan ketegasan peraturan;2. Kejelasan prosedur kerja;3. Kejelasan pedoman kerja;4. Pembakuan juklak/juknis kerja;5. Kejelasan etika dan disiplin atau aapa yg hrs

dan tidak dilakukan.

Sentralisasiunsur

1. Kejelasan pengambilan keputusan tertinggi;

2. Kejelasan pembagian kewenangan.

Self organization assesment

Keterlibatan semua internal stakeholder

Melakukan teknik sampling

METODE EVALUASI

TUJUAN EVALUA

SI

mendorong efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan fungsi.

mendorong peningkatan kinerja.

Terbangun struktur organisasi yang dapat :

• KUESIONER

• SISTEM SAMPLING

• PENGOLAHAN DATA DAN ANALISIS DATA

• PENGKATEGORIAN HASIL OLAH DATA

• PENGHITUNGAN

PELAKSANAAN EVALUASI

30

KompleksitasIndikator

1. Kompleksitas struktur organisasi2. Tingkat spesialisasi atau jabatan3. Tata hubungan antar spesialis atau pejabat7. Tingkat pembagian pelayanan berdasarkan tempat (daerah/wilayah)

FormalisasiIndikator

• Tingkat kejelasan dan ketegasan peraturan• Tingkat kejelasan prosedur kerja• Tingkat kejelasan kebijakan kerja• Tingkat pembakuan proses kerja• Tingkat pembakuan dimensi-dimensi produk• Tingkat pembakuan keterampilan kerja

SentralisasiIndikator

• Tingkat keseimbangan antara sentralisasi dan desentralisasi

• Tingkat keseimbangan kebijakan kerja

TERIMA KASIH