EVALUP

D

UASI WAKPASIEN LA

Diajukan SebP

REKAMSTIKES J

KTU PENYAMA PAD

Y

KAR

bagai SalahPerekam Me

Stikes

RAHM

PROGRAM MEDIS DJENDERAL

i

YEDIAAN RDA KLINIK

YOGYAKATAHUN

RYA TULI

h Satu Syaraedis dan Inf

s Jenderal AYogyaka

Disusun o

MA DEWI

131402

RAM STUDDAN INFOL ACHMA

2017

REKAM MK DALAM ARTA 2017

S ILMIAH

at Mencapaiformasi Kes

Achmad Yanarta

oleh:

I KARTIKA

28

DI DIPLOMORMASI KAD YANI Y7

MEDIS RAWDI RSUD K

H

i Gelar Ahlisehatan ni

A

MA 3 KESEHATAYOGYAKA

WAT JALKOTA

i Madya

AN ARTA

AN

EVALUP

Telah DiSyarat

Kesehatan

Pe

Dra. Rawi NIDK. 8

Ke

UASI WAKPASIEN LA

pertahankanuntuk Mendn Di Sekola

enguji

i Miharti, M8854110016

a.n Ketua Program

S

HALA

KTU PENYAMA PAD

Y

KAR

RAHM

n di Depan dapatkan G

ah Tinggi Ilm

T

MPH 6

Ketua Stikes m Studi Pere

Sis WuryantN

ii

AMAN PEN

YEDIAAN RDA KLINIK

YOGYAKA

RYA TULI

Diajukan

MA DEWI131402

Dewan Pen

Gelar Ahli Mmu Kesehat

Tanggal:.....

Menyetu

Sis W

MengesahJenderal Aekam Medi

to, A.Md.PeNUP: 99055

NGESAHA

REKAM MK DALAM ARTA

S ILMIAH

oleh:

I KARTIKA28

nguji dan DiMadya Perek

tan Jenderal

............

ujui:

Pe

Wuryanto, A NUP

hkan, chmad Yans dan Infom

erkes., SKM536224

AN

MEDIS RAWDI RSUD K

H

A

iterima Sebkam Medis dl Achmad Y

embimbing

A.Md, Perke. 99055362

ni Yogykartamasi Keseha

M., MPH

WAT JALKOTA

bagai Salah dan Informa

Yani Yogya

g

es., SKM., M224 .............

a atan (D-3)

AN

Satu asi

akarta

MPH ...........

Saya yanAchmad YNama NPM Program SJudul Kary

Menyataksendiri damenyerahkYogyakartDemikian dan pihak

 

 

 

 

 

 

ng bertandaYani Yogya

Studi ya Ilmiah

kan bahwa han bukan kan hak cta guna kepsurat pernymanapun.

HALA

atangan dibakarta,

: Rahma D: 1314028: Perekam: EvaluasiPasien LYogyakart

hasil penelithasil plag

cipta penepentingan ilmyataan ini d

iii

AMAN PER

bawah ini,

Dewi Kartik8

m Medis dani Waktu Pe

Lama Padata. tian dengangiarisme. Delitian kepamiah.

dibuat denga

RNYATAA

, adalah m

ka

n Informasi Kenyediaan Ra Klinik

n judul terseDengan iniada Stikes

an sebenar-b

Yo

AN

mahasiswa

Kesehatan (Rekam MedDalam di

ebut diatas ai saya mes Jenderal

benarnya ta

ogyakarta,

Rahm

Stikes Jen

(D-3) dis Rawat i RSUD

adalah asli enyatakan u

Achmad

anpa ada pak

Agustus 2

ma Dewi Kar

nderal

Jalan Kota

karya untuk Yani

ksaan

2017

rtika

iv

KATA PENGANTAR  

Puji syukur Penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas kasih-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah yang berjudul “Evaluasi Waktu Penyediaan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Pasien Lama Pada Klinik Dalam di RSUD Kota Yogyakarta” Karya Tulis Ilmiah ini merupakan Tugas Akhir yang disusun untuk memenuhi persyaratan dalam menyelesaikan studi pada Program D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan di Stikes Achmad Yani Yogyakarta. Selama proses penulisan Karya Tulis Ilmiah ini Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini tidak akan terselesaikan dengan baik tanpa dukungan dari berbagai pihak yang telah membantu hingga terselesaikannya Karya Tulis Ilmiah ini. Oleh karena itu, Penulis selanjutnya ingin menyampaikan rasa hrmat dan ucapan terima kasih kepada :

1. Kuswanto Hardjo, dr., M.Kes selaku Ketua Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta;

2. Sis Wuryanto, A.Md,Perkes., SKM., MPH selaku Ketua Prodi dan selaku dosen pembimbing rekam medis dan informasi kesehatan STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta;

3. Dra. Rawi Miharti, MPH selaku Dosen Penguji yang telah memberikan saran serta masukan kepada peneliti dalam pembuatan Karya Tulis Ilmiah ini;

4. Drg. Hj. RR. Tuty Setyowati, MM selaku Direktur Utama RSUD Kota Yogyakarta;

5. Teristimewa orang tua tercinta, Mama dan Papa yang telah memberikan kepercayaan serta limpahan kasih sayang;

6. Terima kasih untuk teman-teman, Anggi, Antari, Arin, Betty, Sasi, Avin dan semua pihak yang telah membantu dalam pembuatan karya ilmiah ini yang tidak dapat peneliti sebutkan satu persatu.

Peneliti memahami sepenuhnya bahwa karya tulis ilmiah ini tak luput dari kesalahan dikarenakan keterbatasan ilmu pengetahuan dan pengalaman yang Peneliti miliki. Sehingga keterbatasan ilmu pengetahuan dan pengalaman Karya Tulis Ilmiah ini dari segi isi maupun penulisannya. Oleh karena itu, kritik dan saran yang bersifat membangun senantiasa kami nantikan untuk pembuatan penulisan Karya Tulis Ilmiah yang lebih baik lagi dikemudian hari. Semoga karya tulis ini dapat bermanfaat bagi peneliti dan menambah wawasan bagi pembaca khususnya dibidang Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.

Yogyakarta, Agustus 2017

Peneliti

v

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ........................................................................................ i

HALAMAN PENGESAHAN .......................................................................... ii

HALAMAN PERNYATAAN ......................................................................... iii

KATA PENGANTAR ..................................................................................... iv

DAFTAR ISI .................................................................................................... v

DAFTAR TABEL ............................................................................................ vii

DAFTAR GAMBAR ....................................................................................... viii

DAFTAR SINGKATAN ................................................................................. ix

DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................... x

INTISARI ......................................................................................................... xi

ABSTRAK ....................................................................................................... xii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang ............................................................................... 1

B. Rumusan Masalah .......................................................................... 3

C. Tujuan Penelitian ........................................................................... 3

D. Manfaat Penelitian ......................................................................... 3

E. Keaslian Penelitian ......................................................................... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Tinjauan Teoritis ............................................................................ 6

B. Kerangka Konsep ........................................................................... 16

C. Pertanyaan Penelitian ..................................................................... 16

BAB III METODE PENELITIAN

A. Desain Penelitian ............................................................................ 17

B. Lokasi dan Waktu Penelitian ......................................................... 17

C. Subjek dan Objek Penelitian .......................................................... 17

D. Variabel Penelitian dan Definisi Operasional ................................ 18

E. Instrumen dan Teknik Pengumpulan Data ..................................... 19

F. Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data ............................................ 20

vi

G. Metode Pengolahan dan Analisis Data .......................................... 21

H. Etika Penelitian .............................................................................. 22

I. Jalannya Penelitian ......................................................................... 23

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Rumah Sakit ..................................................... 25

B. Hasil dan Pembahasan Penelitian .................................................. 34

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan .................................................................................... 42

B. Saran ............................................................................................... 42

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

vii

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Waktu penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat jalan ...... 10

Tabel 3.1 Definisi Operasional ...................................................................... 18

Tabel 4.1 Check List Observasi Alur Pendaftaran Pasien Rawat Jalan

Melalui Loket Mandiri .................................................................. 35

Tabel 4.2 Waktu Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan Pasien Lama

Pada Poliklinik Penyakit Dalam .................................................... 36

Tabel 4.2 Studi Dokumentasi Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan

RSUD Kota Yogyakarta ................................................................ 39

viii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Kerangka Konsep ........................................................................ 16

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis RSUD Kota

Yogyakarta .................................................................................. 33

ix

DAFTAR SINGKATAN

RSUD : Rumah Sakit Umum Daerah IPTEK : Ilmu Pengetahuan dan Teknologi KEPMENKES : Keputusan Menteri Kesehatan KARS : Komisi Akreditasi Rumah Sakit SPM : Standar Pelayanan Minimal SIMRS : Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit SOP : Standart Operational Procedure Depkes : Departemen Kesehatan Menkes : Menteri Kesehatan SK : Surat Keputusan TDF : Terminal Digit Filling KIS : Kartu Indonesia Sehat SDM : Sumber Daya Manusia SPO : Standar Prosedur Operasional K3 : Kesehatan dan Keselamatan Kerja PPI : Pencegahan dan Pengendalian Infeksi BLUD : Badan Layanan Umum Daerah THT : Telinga Hidung Tenggorokan USG : Ultra Sonography CKMB : Creatine Kinase Isoenzyme MB LDL : Low Density Lipoproteins TG : Trigliserida LDH : Laktat Dehidrogenase VER : Visum Et Repertum BNO : Blass Nier Overzicht IVP : Intravenous Pyelography SKM : Surat Keterangan Medis BPJS : Badan Penyelenggara Jaminan Sosial RM : Rekam Medis DRM : Dokumen Rekam Medis ATM : Anjungan Tunai Mandiri BPPRM : Buku Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis

 

x

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Ijin Studi Pendahuluan Dari PPPm Stikes Jenderal Achmad

Yani Yogyakarta

Lampiran 2 Surat Ijin Pengambilan Data Dari RSUD Kota Yogyakarta

Lampiran 3 Surat Ijin Penelitian Dari Dinas Penanaman Modal dan Perizinan

Lampiran 4 Surat Rekomendasi Penelitian Dari RSUD Kota Yogyakarta

Lampiran 5 Surat Balasan Rekomendasi Penelitian Dari Badan Kesatuan

Bangsa dan Politik

Lampiran 6 Surat Ijin Penelitian Dari RSUD Kota Yogyakarta

Lampiran 7 Surat Etika Penelitian

Lampiran 8 Tata Tertib Diklatlit

Lampiran 9 Lembar Monitoring Pengawasan Penelitian

Lampiran 10 Lembar Bimbingan Karya Ilmiah

Lampiran 11 Pedoman Wawancara

Lampiran 12 Inform Consent

Lampiran 13 Jumlah Kunjungan Pasien Klinik Dalam RSUD Kota Yogyakarta

Tahun 2017

Lampiran 14 Check List Observasi Waktu Penyediaan Rekam Medis Rawat

Jalan Pasien Lama Pada Klinik Dalam

Lampiran 15 Check List Observasi Alur Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Melalui

Loket Mandiri

Lampiran 16 Check List Studi Dokumentasi Penyediaan Rekam Medis Rawat

Jalan RSUD Kota Yogyakarta

xi

EVALUASI PENYEDIAAN REKAM MEDIS RAWAT JALAN PADA POLIKLINIK PENYAKIT DALAM DI RSUD KOTA YOGYAKARTA

Oleh :

RahmaDewiKartika , SisWuryanto

INTISARI  

Latar Belakang: Penyediaan berkas rekam medis yang cepat dan tepat dapat mendukung pelayanan kesehatan, khususnya pelayanan rawat jalan yang bermutu. Kecepatan penyediaan berkas rekam medis ke poliklinik juga dapat menjadi salah satu indikator dalam mengukur kepuasan. Semakin cepat rekam medis sampai ke klinik maka semakin cepat pelayanan yang dapat diberikan kepada pasien. Standar waktu penyediaan rekam medis pasien rawat jalan berdasarkan Standar Pelayanan Minimal Rekam Medis adalah ≤ 10 menit, dimulai saat pasien selesai registrasi sampai dokumen rekam medis tersebut sampai ke klinik yang dituju. Tujuan Penelitian: Melakukan evaluasi waktu penyediaan rekam medis rawat jalan pada klinik penyakit dalam di RSUD Kota Yogyakarta. Metode Penelitian: Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif pendekatan kualitatif dan rancangan fenomenologi, metode pengumpulan data dengan cara observasi, wawancara dan studi dokumentasi. Hasil Penelitian: Hasil dari 30 dokumen rekam medis rawat jalan pasien lama pada poliklinik penyakit dalam diperoleh rata-rata waktu penyediaan 30,67 menit. Dari 30 dokumen rekam medis hanya 6 yang memenuhi waktu standar pelayanan minimal. Kesimpulan: Waktu penyediaan dokumen rekam medis belum memenuhi standar pelayanan minimal, dalam standar pelayanan minimal yang berlaku yaitu ≤ 10 menit. Kata Kunci: Waktu Penyediaan, Rawat Jalan.

1 Mahasiswa Program Studi Diploma 3 Perekam Medis dan Informasi Kesehatan STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta. 2 Dosesn Pembimbing Program Studi Diploma 3 Perekam Medis dan Informasi Kesehatan STIKES jenderal Achmad Yani Yogyakarta.  

 

 

 

 

xii

Evaluation of Provision of Outpatient Medical Record of Old Patient at Polyclinic of Internal Disease in RSUD Kota Yogyakarta

By :

RahmaDewiKartika , SisWuryanto

ABSTRACT Background: The provision of a medical record that quickly and accurately can support health services, especially quality outpatient services. The speed of providing medical records to the clinic can also be one of the indicator in measuring satisfication. Standard time of medical record of outpatient based on minimum service standard of medical record is ≤ 10 minutes, starting after patient completes registration until the medical record goes to the clinic. Objective: To evaluate tje time of prividng outpatient medical records at the in-depth internal medicine clinic in RSUD Kota Yogyakarta. Method : This was a descriptive study with qualitative approach and phenomenological design. Data compilation method applied observation, interview, and study documentation. Result: The results of 30 outpatient medical records of ong-term patients in the internal medicine clinin obtained an average time of 30,67 minutes. Of 30 medical records only 6 documents that meet the minimum service standar time. Conclusion: The timing of the provision of medical records has not met the minimum service standards, in the minimum service standard that is applicable is ≤ 10 minutes.

Keywords : Time of Supply, Outpatient.

1A student of Medical Record and Health Information D3 Study Program in Jenderal Achmad Yani Health School of Yogyakarta. 2A counseling lecturer of Medical Record and Health Information D3 Study Program in Jenderal Achmad Yani Health School of Yogyakarta

1  

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Rumah sakit merupakan salah satu institusi pelayanan kesehatan yang

mempunyai peran penting dalam meningkatkan derajat kesehatan

masyarakat. Berbagai rumah sakit berlomba-lomba dalam meningkatkan

mutu layanan sehingga mencapai akreditasi yang baik dan mempunyai

nilai di masyarakat. sejalan dengan berkembangnya IPTEK berbagai

peralatan canggih dibidang kedokteran telah banyak ditemukan, sehingga

dapat mempermudah proses pelayanan kesehatan. Pelaksanaan pelayanan

kesehatan di rumah sakit secara umum diperlukan kerjasama tim dari

berbagai profesi baik dokter, dokter gigi, perawat dan tenaga kesehatan

lain, hal ini berpengaruh terhadap pelayanan yang diberikan kepada

pasien.

Dalam rangka peningkatan mutu informasi yang berkualitas di rumah

sakit perlu adanya dukungan dari beberapa faktor yang terkait. Salah satu

faktor yang ikut mendukung keberhasilan upaya tersebut adalah

terselenggaranya rekam medis sesuai standar yang berlaku. Menurut

Ismainar (2015) Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan

dokumen tentang identitas, anamnesa, diagnosis, pengobatan, tindakan dan

pelayanan penunjang yang diberikan kepada pasien selama mendapat

pelayanan di unit rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat serta catatan

yang juga harus dijaga kerahasiaannya dan merupakan sumber informasi

tentang pasien yang datang berobat ke rumah sakit.

Mutu pelayanan kesehatan dapat dikatakan baik bila didukung oleh

suatu pengolahan rekam medis dalam mendapatkan kembali berkas rekam

medis yang cepat dan tepat waktu sesuai dengan ketentuan yang telah

ditetapkan oleh rumah sakit (Sabarguna, 2004). Penyediaan berkas rekam

medis yang cepat menjadi salah satu faktor yang dapat mempengaruhi

kepuasan pasien. Semakin cepat pula pasien mendapatkan pelayanan

kesehatan di rumah sakit.

2  

  

Menurut Sabarguna (2004), pelayanan yang cepat dan tepat merupakan

keinginan semua konsumen baik pemberi pelayanan maupun penerima

pelayanan. Kecepatan penyediaan berkas rekam medis ke klinik juga dapat

menjadi salah satu indikator dalam mengukur kepuasan. Semakin cepat

rekam medis sampai ke klinik maka semakin cepat pelayanan yang dapat

diberikan kepada pasien. Standar waktu penyediaan rekam medis pasien

rawat jalan berdasarkan Standar Pelayanan Minimal Rekam Medis adalah

≤ 10 menit, dimulai saat pasien selesai registrasi sampai dokumen rekam

medis tersebut sampai ke klinik yang dituju.

Berdasarkan studi pendahuluan di RSUD Kota Yogyakarta pada

tanggal 2 Juni 2017, RSUD Kota Yogyakarta telah terakreditasi KARS

versi 2012 dan pada perkembangannya pada tahun 2014 status RSUD

Kota Yogyakarta berubah menjadi Rumah Sakit tipe B pendidikan

berdasarkan Kepmenkes Nomor HK.02.03/1/0233/2014. Pada pelayanan

pendaftaran rawat jalan di RSUD Kota Yogyakarta, ada dua metode

pendaftaran pasien lama, pasien dapat mendaftar melalui loket pendaftaran

atau melalui mesin antrian jalur mandiri, sedangkan untuk pasien baru

hanya dapat melalui loket pendaftaran. Akan tetapi, pada penyediaan

rekam medis rawat jalan masih ada komplain dari pasien dan perawat di

klinik rawat jalan. Dari pengambilan sampel 10 berkas masih terdapat

penyediaan rekam medis yang lebih dari 10 menit, dengan rata-rata 16.20

menit. Standar penyedian rekam medis rawat jalan di RSUD Kota

Yogyakarta ≤ 10 menit. Data laporan kunjungan pasien rawat jalan di

RSUD Kota Yogyakarta menunjukkan bahwa jumlah kunjungan pasien

paling banyak yaitu pada klinik penyakit dalam. Pada klinik tersebut juga

masih ditemukan keterlambatan penyediaan rekam medis rawat jalan.

Penyediaan berkas rekam medis yang cepat dan tepat dapat

mendukung pelayanan kesehatan, khususnya pelayanan rawat jalan yang

bermutu. Untuk itu dalam penilitian ini penulis tertarik untuk menyusun

karya tulis ilmiah dengan judul “Evaluasi Waktu Penyediaan Rekam

3  

  

Medis Rawat Jalan Pasien Lama Pada Klinik Penyakit Dalam di RSUD

Kota Yogyakarta”.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan yang dapat diambil

adalah “Bagaimana penyediaan rekam medis pasien rawat jalan pasien

lama pada klinik penyakit dalam di RSUD Kota Yogyakarta”

C. Tujuan Penelitian

1. Tujuan Umum

Melakukan evaluasi waktu penyediaan rekam medis rawat jalan pasien

lama pada klinik penyakit dalam di RSUD Kota Yogyakarta

2. Tujuan Khusus

a. Membandingkan selisih waktu penyediaan rekam medis rawat

jalan pasien lama pada klinik penyakit dalam dengan SPM yang

berlaku di RSUD Kota Yogyakarta.

b. Mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi waktu penyediaan

rekam medis rawat jalan pasien lama pada klinik penyakit dalam di

RSUD Kota Yogyakarta

D. Manfaat Penelitian

1. Manfaat Praktis

a. Bagi Rumah Sakit

Dapat digunakan sebagai bahan atau informasi dan evaluasi

pelayanan kesehatan dan peningkatan kinerja petugas RSUD Kota

Yogyakarta.

b. Bagi Peneliti

Menimbah pengalaman dan pengetahuan dibidang rekam medis

khususnya dalam menentukan kode penyakit serta dapat

menerapkan teori-teori yang sudah ada dan diperoleh selama

perkuliahan secara langsung.

4  

  

2. Manfaat Teoritis

a. Bagi Institusi Pendidikan

Karya Tulis Ilmiah yang dihasilkan peneliti diharapkan dapat

memberi masukan ilmu sebagai bahan pembelajaran dan

memperkaya wawasan terutama dibidang rekam medis serta

mendapatkan masukan untuk meningkatkan tersusunnya kurikulum

rekam medis dan informasi kesehatan yang sesuai dengan

kebutuhan.

b. Bagi Rumah Sakit

Dapat menjadi masukan dalam upaya meminimalisir waktu

penyediaan rekam medis rawat jalan di RSUD Kota Yogyakarta.

c. Bagi Peneliti Lain

Dapat menjadi acuan dan wacana bagi peneliti lain yang akan

melakukan penelitian dengan topik yang hampir sama.

E. Keaslian Penelitian

Penelitian dengan topik “Evaluasi Waktu Penyediaan Rekam Medis Rawat

Jalan Pasien Lama di RSUD Kota Yogyakarta” belum pernah dilakukan

sebelumnya.

Namun, beberapa penelitian yang hampir sama yang pernah dilakukan

antara lain :

1. Andria (2015) meneliti “Tinjauan Penyediaan Dokumen Rekam

Medis di RSUD Dr. Soekardjo Kota Tasikmalaya”. Jenis penelitian

tersebut merupakan penelitian deskriptif menggunakan metode analisis

univarial dengan teknik accidental sampling. Hasil penelitian

menunjukkan 63,64 % dokumen rekam medis terlambat

penyediaannya dengan rata-rata waktu 12,36 % menit, melebihi

standar pelayanan minimal yakni ≤ 10 menit. Persamaan penelitian

adalah jenis penelitian deskriptif. Perbedaan dari penelitian ini adalah

lokasi penelitian, teknik sampling, rancangan penelitian.

5  

  

2. Khusnul Khatimah (2011) meneliti “Tinjauan Faktor-Faktor Yang

Mempengaruhi Waktu Tunggu Pelayanan Rekam Medis di

Pendaftaran Rawat Jalan RSUD Datu Sanggul Rantau Tahun 2011”.

Jenis penelitain tersebut merupakan penelitian deskriptif dengan

pendekatan cross sectional yang bertujuan untuk mengetahui faktor-

faktor yang mempengaruhi waktu tunggu pelayanan rekam medis di

pendaftaran rawat jalan RSUD Datu Sanggul Rantau. Populasi

penelitian ini adalah pasien yang datang ke tempat pendaftaran rawat

jalan dan petugas rekam medis rawat jalan. Teknik pengambilan

sampel yaitu accidental sampling. Hasil penelitian menunjukkan

bahwa faktor yang sangat mempengaruhi waktu tunggu pelayanan

rekam medis di pendaftaran rawat jalan RSUD Datu Sanggul Rantau

pada kegiatan rekam medis yaitu penyimpanan. Diperoleh rata-rata

waktu tunggu untuk pasien baru yaitu 7 menit 27 detik dan rata-rata

waktu tunggu pasien lama yaitu 14 menit 16 detik. Persamaan

penelitian ini adalah merupakan penelitian deskriptif dengan

pendekatan cross sectional. Sedangkan perbedaannya adalah waktu

dan tempat penelitian, rancangan penelitian serta tujuan penelitian.

25  

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Rumah Sakit

1. Gambaran Umum RSUD Kota Yogyakarta

Rumah Sakit Umum Daerah Wirosaban Kota Yogyakarta berdiri sejak

tanggal 1 Oktober 1987. Rumah Sakit ini merupakan pengembangan dari

klinik Bersalin Tresnowati yang beralamat di Jalan Letkol Sugiyono

Yogyakarta.Dari klinik ini berkembang menjadi sebuah rumah sakit umum

dengan tipe kelas “D” meliputi pelayanan dasar umum, gigi dan kebidanan.

Pada tahun 1988 pelayanan sudah mulai memanfaatkan gedung rumah sakit

yang berada di wilayah Wirosaban Kelurahan Sorosutan Kecamatan

Umbulharjo.Kepemilikan Rumah Sakit Jogja saat ini berada di bawah

Kementrian Kesehatan Republik Indonesia (Pemerintah). Selanjutnya pada

tanggal 1 Oktober 2010 Rumah sakit berubah nama menjadi Rumah Sakit

Jogja namun masyarakat lebih sering menyebutnya sebagai Rumah sakit

Wirosaban.

Rumah sakit mendapatkan penetapan dari Pemerintah melalui SK

Menkes RI No. 496/Menkes/SK/V/1994 dan dikukuhkan dengan Perda

No.1 Tahun 1996 Tentang Pembentukan RSUD Kota Yogyakarta dan Perda

No.2 Tahun 1996 mengenai Susunan Organisasi dan Tata Kerja RSUD Kota

Yogyakarta. Pada saat itu rumah sakit telah berkembang menjadi rumah

sakit kelas C.

Dalam hal mutu pelayanan RSUD Kota Yogyakarta pada tahun 1999,

memperoleh Sertifikat dari KARS Pusat “ terakreditasi penuh “ dengan 5

pelayanan yang meliputi: Administrasi Dan Manajemen, Pelayanan Medis,

Rawat Darurat, Keperawatan, Dan Rekam Medis. Selanjutnya pada tahun

2010mendapat Sertifikasi lagi dari KARS Pusat “ terakreditasi penuh 12

Pelayanan “. Yaitu dari 5 bidang yang sebelumnya ditambah 7 bidang

26  

 

meliputi : Farmasi, K3, Radiologi, Laboratorium, Pelayanan Kamar Operasi,

PPI, dan Perinatal Resiko Tinngi.

Melalui Perda No. 42 Tahun 2000 Pemerintah Kota Yogyakarta sebagai

pemilik menetapkan RSUD Kota Yogyakarta sebagai Rumah Sakit Unit

Swadana, dengan pengertian khusus kewenangan mengelola pendapatan

fungsional untuk keperluan memenuhi biaya operasionalnya.

RSUD Kota Yogyakarta juga ditetapkan menjadi BLUD (Badan

Layanan Umum Daerah) berdasarkan Keputusan Walikota Yogyakarta

No.423/Kep/2007 pada tanggal 12 September 2007.

Dengan meningkatnya jenis-jenis pelayanan, kemampuan SDM,

peralatan medis, sarana dan prasarana maka RSUD Kota Yogyakarta

ditetapkan menjadi Rumah Sakit kelas “B” Non Pendidikan oada tanggal 28

Nopember 2007dengan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

Nomor 1214/MENKES/SK/XI/2007.

Dengan ditetapkannya RSUD kelas “B” Non Pendidikan maka susunan

dan tata kerja organisasi telah disempurnakan dengan peraturan Walikota

Yogyakarta Nomor 9 Tahun 2008 tentang Pembentukan, Susunan,

Kedudukan dan Tugas Pokok Lembaga Teknis Daerah yang sudah sesuai

peraturan Pemerintah No. 41 Tahun 2007. Uraian Rincian Tugasnya

ditetapkan berdasar Peraturan Walikota No. 64 Tahun 2008.

2. Visi, Misi, dan Motto

a. Visi

“ Menjadi pilihan utama dalam pelayanan Perumahsakitan” b. Misi

1) Mewujudkan pengembangan pelayanan perumah sakitan dengan

standar profesi tertinggi.

2) Mewujudkan pengembangan sarana, prasarana dan infrastruktur

rumah sakit yang modern.

3) Mewujudkan pengembangan manajemen rumah sakit modern.

27  

 

4) Mewujudkan Sistim Informasi Dan Manajemen Rumah Sakit yang

handal.

5) Meningkatkan secara terus menerus pengetahuan, ketrampilan, sikap,

dan kinerja pegawai.

6) Meningkatkan pelayanan rumah sakit sebagai tempat pendidikan,

pelatihan serta penelitan dan pengembangan.

7) Ikut mewujudkan Yogyakarta sebagai kota dengan lingkungan yang

bersih dan sehat.

8) Memberikan pelayanan yang memuaskan bagi semua pelanggan.

c. Motto

“Pelayanan dengan Senyum, Sapa, Sopan, Santun, dan Sembuh”

3. Jenis-jenis Pelayanan

Menurut Perda No 104 Tahun 2009 tentang Retribusi Pelayanan kesehatan pada Rumah Sakit Daerah, jenis pelayanan yang ada di RSUD Kota Yogyakarta terdiri dari : a. Pelayanan Rawat Jalan

1) Klinik Spesialis Anak.

2) Klinik Spesialis Bedah.

3) Klinik Spesialis Dalam.

4) Klinik Spesialis Kebidanan dan Kandungan.

5) Klinik Spesialis Kulit dan Kelamin.

6) Klinik Spesialis THT

7) Klinik Spesialis Mata

8) Klinik Spesialis Syaraf

9) Klinik Spesialis Jiwa

10) Klinik Spesialis Gigi dan Mulut

11) Klinik Spesialis Gizi

12) Klinik Eksekutif/Perjanjian.

b. Pelayanan Rawat Darurat 24 Jam

c. Pelayanan Paripurna satu hari ( One Day Care )

d. Rawat Inap dan Tindakan Operasi

28  

 

e. Pelayanan Penunjang

1) Instalasi Bedah Sentral : dengan 4 kamar operasi Instalasi

Rehabilitasi Medik siap melayani : Traksi, Diatermi,Ultra Sound

therapy, Terapi Latihan, Infra Merah, Stimulasi, Senam Hamil,

Senam Astma, Senam Stroke, Senam Nifas, Senam Diabetes.

2) Instalasi Radiologi dengan fasilitas : Rontgen, USG, Pemeriksaan

Canggih BNO-IVP, Cystografi, Colon In Loop, Appendicogram.

3) Instalasi Farmasi dengan pelayanan 24 jam

4) Laboratorium Klinik yang siap melayani : Pemeriksaan sederhana

s/d canggih antara lain: CKMB, LDL, TG, LDH, dan lain-lain.

5) Instalasi Sterilasasi Sentral.

6) Instalasi Sanitasi dan Kesehatan Lingkungan.

7) Instalasi pendidikan dan Latihan.

8) Instalasi Gizi : Menyelenggarakan makanan pasien, memberikan

penyuluhan gizi Rawat Inap.

9) Pelayanan Hemodialisa (Cuci Darah)

10) Pelayanan Endoscopy Gastro Intestinal.

4. Organisasi Instalasi Rekam Medis

Organisasi Instalasi Rekam Medis di RSUD Kota Yogyakarta

berbentuk lini. Kepala Instalasi Rekam Medis memiliki staf pelaksana dan

berperan sebagai pemimpin karena setiap pengambilan keputusan harus

diajukan kepada Kepala Instalasi Rekam Medis terlebih dahulu. Kepala

Instalasi Rekam Medis mempunyai hak untuk menegur stafnya jika mereka

melanggar peraturan yang berlaku. Tiap staf rekam medis bekerja sesuai

dengan bagian pekerjaan mereka yang telah ditempatkan menurut

kemampuan mereka. Kepala instalasi rekam medis bertanggung jawab atas

pelaksanaan kegiatan di instalasi rekam medis.

29  

 

2) Kepala Instalasi Rekam Medis

Tugas Pokok yaitu mengkoordinasikan dan mengawasi ketugasan di

Instalasi Rekam Medis meliputi pendaftaran pasien, administarsi

pencatatan rekam medis, penyimpanan, dan pengolahan berkas rekam

medis serta pelayananan pelaporan sesuai dengan peraturan perundang-

undangan yang berlaku. Bertanggung jawab terhadap terselenggaranya

kegiatan di Instalasi Rekam Medis secara baik, tertib dan teratur.

3) Koordinator Penerimaan Pasien

Tugas Pokoknya yaitu Mengkoordinasikan terciptanya kegiatan

penerimaan pasien, baik Rawat Jalan, Rawat Inap maupun Rawat Darurat

yang baik, tepat dan cepat sehingga dapat terwujud sistem penerimaan

pasien yang berkualitas dalam upaya pemberian pelayanan prima kepada

pasien. Bertanggung jawab terhadap terselenggaranya kegiatan

penerimaan pasien rawat yang baik di Instalasi Rekam Medis secara baik,

terib dan teratur.

4) Koordinator Pengolahan Dokumen Rekam Medis

Mengkoordinasikan terciptanya kegiatan pengolahan berkas rekam medis

pasien yang berkualitas dalam upaya mewujudkan manajemen berkas

rekam medis yang baik. Berkas rekam medis yang dimaksud adalah

berkas rekam medis pasien Rawat Inap.

5) Koordinator Pelaporan dan Surat Keterangan Medis

Tugas Pokoknya yaitu Mengkoordinasikan tetciptanya kegiatan

pelaporan yang baik sehingga upaya mewujudkan tujuan kegiatan di

Instalasi Rekam Medis yaitu sebagai penyedia laporan yang berkualitas

berkaitan dengan kegiatan pelayanan di rumah sakit.

Bertanggung jawab terhadap terselenggaranya kegiatan pelaporan di

Instalasi Rekam Medis secara baik, tertib dan teratur.

6) Koordinator Penyimpanan Berkas Rekam Medis

Tugas Pokoknya yaitu Mengkoordinasikan terciptanya kegiatan

penyimpanan berkas rekam medis yang baik, tertib, teratur dan sesuai

30  

 

dengan kaidah penyimpanan yang berlaku. Bertanggung jawab terhadap

terselenggaranya kegiatan penyimpanan berkas rekam medis di Instalasi

Rekam Medis

7) Pelaksana Penerimaan Pasien Rawat Jalan

Tugas Pokok nya yaitu Melaksanakan kegiatan penerimaan pasien Rawat

Jalan yang baik, tepat dan cepat sehingga dapat terwujud sistem

penerimaan pasien yang berkualitas dalam upaya pemberian pelayanan

prima kepada pasien. Bertanggung jawab terhadap terselenggaranya

kegiatan di Instalasi Rekam Medis secara baik, tertib dan teratur.

8) Pelaksana Penerimaan Pasien Rawat Inap

Tugas Pokok Melaksanakan kegiatan penerimaan pasien Rawat Inap

yang baik, tepat dan cepat sehingga dapat terwujud sistem penerimaan

pasien yang berkualitas dalam upaya pemberian pelayanan prima kepada

pasien. Bertanggung jawab terhadap terselenggaranya kegiatan di

Instalasi Rekam Medis secara baik, tertib dan teratur.

9) Pelaksana Penerimaan Pasien Rawat Darurat

Tugas Pokoknya adalah Melaksanakan kegiatan penerimaan pasien

Rawat Darurat yang baik, tepat dan cepat sehingga dapat terwujud sistem

penerimaan pasien yang berkualitas dalam upaya pemberian pelayanan

prima kepada pasien. Bertanggung Jawab terhadap terselenggaranya

kegiatan di Instalasi Rekam Medis secara baik, tertib dan teratur.

10) Pelaksanaan Evaluasi dan Assembling

Tugas Pokok yaitu Melaksanakan kegiatan pengolahan berkas

khsususnya evaluasi berkas dan Assembling (Perakitan) berkas Rawat

Inap yang baru kembali dari bangsal (Ruang Perawatan) seecara baik,

tepat dan cepat sehingga dapat terwujud sistem pengolahan berkas yang

berkualitas. Bertanggung jawab terhadap terselenggaranya kegiatan di

Instalasi Rekam Medis secara baik, tertib dan teratur.

11) Pelaksana Pengkodean dan Pengindeksan

Tugas Pokoknya adalah Melaksanakan kegiatan pengolahan berkas,

khususnya koding dan indeksing berkas Rawat Inap yang baru kembali

31  

 

dari bangsal (Ruang perawatan) secara baik, tepat dan cepat sehingga

dapat terwujud sistem pengolahan berkas yang berkualitas.

Bertanggung jawab terhadap terselenggaranya kegiatan di Instalasi

Rekam Medis secara baik, tertib dan teratur.

12) Pelaksanaan Pengolahan Pelaporan Internal

Tugas Pokok yaitu Melaksanakan kegiatan pengolahan pelaporan

internal yang baik sebagai upaya mewujudkan tujuan kegiatan di

Instalasi Rekam Medis yaitu sebagai penyedia laporan yang berkualitas

berkaitan dengan kegiatan pelayanan di rumah sakit. Bertanggung

jawab terhadap terselenggaranya kegiatan di Instalasi Rekam Medis

secara baik, tertib dan teratur.

13) Pelaksana Pelaporan Eksternal

Tugas Pokok adalah Melaksanakan kegiatan pengolahan pelaporan

eksternal yang baik sebagai upaya meweujudkan tujuan kegiatan di

Instalasi Rekam Medis yaitu sebagai penyedia laporan yang berkualitas

berkaitan dengan kegiatan pelayanan di rumah sakit. Bertanggung

jawab terhadap terselenggaranya kegiatan di Instalasi Rekam Medis

secara baik, tertib dan teratur.

14) Pelaksana Pelayanan Surat Keterangan Medis (SKM) dan Visum ET

REPERTUM(VER)

Tugas Pokoknya yaitu Melaksanakan kegiatan pelayanan Surat

Keterangan Medis dan Visum Et Repertum yang baik sebagai upaya

menyediakan data dan memberikan informasi berkaitan dengan kondisi

pasien yang sesungguhnya serta dapat digunakan sebagai alat bukti

yang kuat dibidang hukum.

16) Pelaksana Pengadaan Berkas Rekam Medis

Tugas Pokok yaitu Melaksanakan kegiatan pengadaan berkas rekam

medis, baik dari segi desain hingga pemesanan formulir kepada pihak

ketiga. Desain yang baik adalah desain berkas rekam medis dan

formulir yang terdapat didalamnya tersebut mampu menampung

seluruh pelayanan dan pemeriksaan yang berkesinambungan di RSUD

32  

 

Kota Yogyakarta. Bertanggung jawab terhadap terselenggaranya

kegiatan di Instalasi Rekam Medis secara baik, tertib dan teratur.

17) Pelaksana Penyimpanan dan Pengambilan Berkas Rekam Medis

Tugas Pokok yaitu Melaksanakan kegiatan penyimpanan dan

pengambilan berkas rekam medis Rawat Jalan setiap pasien yang

berkunjung untuk berobat, sebagai upaya memberikan pelayanan yang

baik kepada pasien. Berkas rekam medis Rawat Jalan tersebut berisikan

riwayat perawatan pasien selama berobat di RSUD Kota

Yogyakarta,sehingga keberadaannya sangat penting dan harus dijaga

kerahasiaan isinya. Bertanggung jawab terhadap terselenggaranya

kegiatan di Instalasi Rekam Medis secara baik, tertib dan teratur.

18) Pelaksana Distribusi Berkas Rekam Medis Rawat Jalan

Tugas Pokok yaitu Melaksanakan kegiatan distribusi berkas Rawat

Jalan pada kegiatan pelayanan di Instalasi Rawat Jalan. Pelaksana

kegiatan ini harus mampu menyediakan berkas rekam medis sebelum

dokter melakukan pemeriksaan dan mengembalikan kembali ke bagian

penyimpanan berkas rekam medis setelah pasien tersebut setelah

diberikan pelayanan di Instalasi Rawat Jalan. Bertanggung jawab

terhadap terselenggaranya kegiatan di Instalasi Rekam Medis secara

baik, tertib dan teratur.

19) Pelaksana Peminjaman Berkas Rekam Medis

Tugas Pokok yaitu Melaksanakan kegiatan peminjaman berkas rekam

medis yang digunakan untuk kegiatan penelitian atau kegiatan lain yang

bersifat pendidikan hukum. Bertanggung Jawab terhadap

terselenggaranya kegiatan di Instalasi Rekam Medis secara baik, tertib

dan teratur.

20) Pelaksana Retensi Berkas Rekam Medis

Tugas Pokok yaitu Melaksanakan kegiatan retensi berkas rekam medis

yang sesuai dengan kaidah penghapusan data medis secara benar dan

sah menurut hukum. Bertanggung jawab terhadap terselenggaranya

kegiatan di Instalasi Rekam Medis secara baik, tertib dan teratur.

33  

 

5. Struktur Organisasi Rekam Medis

Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis

RSUD Kota Yogyakarta

Kepala Instalasi Rekam Medis

Koord. Pengolahan Rekam Medis Koord. Pelayanan Rekam Medis

Koord. Pengolahan Dok. Rekam Medis

Koord. Pelaporan

Koord. Filing

Koord. Pendidikan Penelitian dan Penjamin

Dok. Rekam Medis

Koord. TPP-RJ Koord. TPP-

Koord. TPP-RJ

Pelaksana Pendaftaran Pasien Rawat Jalan

Pelaksana Distribusi

Dok. Rekam medis

Pelaksana Pendaftaran Pasien Rawat Darurat

Pelaksana Pendaftaran Pasien Rawat Inap

Pelaksana Assemblin

g Dok. Rekam Medis

Pelaksana Pembuata

n SKM dan

Visum et Repertum

PelaksanaCoding

dan Indexing Rawat

Jalan dan Rawat

Pelaksana Analisis

Dok. Rekam Medis

Pelaksana Peminjaman Rekam

Medis

Pelaksana Bidang

Pendidikan dan

Pelatihan Rekam M di

Pelaksana Retensi

dan Penyusuta

n

Pelaksana Filling Dok.

Rekam Medis

Pelaksana Data dan Laporan

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis RSUD Kota Yogyakarta

34  

 

B. Hasil dan Pembahasan Penelitian

Pendaftaran pasien rawat jalan di RSUD Kota Yogyakarta dapat

melalui 2 jalur, yaitu melalui loket pendaftaran, atau melalui loket

mandiri. Pendaftaran melalui mesin loket mandiri, hanya dapat dilakukan

oleh pasien yang telah mempunyai kartu berobat atau pasien lama. Bagi

pasien BPJS yang mendaftar melalui loket mandiri, pasien harus

mengambil nomor antrian lagi untuk verifikasi nomor BPJS di loket

pendaftaran umum. Sedangkan untuk pasien umum, pasien dapat langsung

menunggu di klinik yang dituju. Dengan adanya mesin pendaftaran

mandiri, antrian loket pendaftaran umum sedikit terbantu, akan tetapi

mesin mandiri belum dapat mencetak tracer langsung ke bagian filing,

mesin mandiri hanya mencetak slip sebanyak 2 lembar, lalu petugas

humas atau selaku petugas yang membantu pasien mendaftarkan melalui

mesin mandiri mengambil slip tersebut. Slip tersebut diantar ke petugas

pendaftaran yang ada di loket umum untuk dicetakkan tracer ke ruang

filing. RSUD Kota Yogyakarta mempunyai dua buah mesin pendataran

mandiri, sedangkan untuk loket pendaftaran umum rawat jalan terdapat 8

loket.

35  

 

Berikut hasil check list alur pendaftaran pasien rawat jalan :

Tabel 4.1 Check List Observasi Alur Pendaftaran Pasien Rawat Jalan

Melalui Loket Mandiri

No. Pelaksanaan DRM Rawat Jalan Keterangan Ya Tidak

1. Pasien antri di depan mesin pendaftaran jalur mandiri

√

2. Petugas CS membantu pasien mendaftar ke klinik yang dituju

√

3. Petugas CS memberikan slip ke petugas TPPRJ √ 4. Petugas TPPRJ mendaftarkan pasien ke

poliklinik yang dituju √

5. Cetak tracer √ 6. Petugas filing mencari dokumen rekam medis √ 7. Petugas filing menchecklist dokumen rekam

medis yang sudah ketemu √

8. Petugas distribusi menyortir dokumen rekam medis

√

8. Petugas distribusi menchecklist dokumen rekam medis

√

9. Petugas distribusi mengantar dokumen rekam medis ke poliklinik yang dituju

√

Sumber: Hasil Observasi Pendaftaran Loket Mandiri RSUD Kota

Yogyakarta

1. Membandingkan selisih waktu penyediaan rekam medis rawat jalan pasien

lama pada klinik penyakit dalam di RSUD Kota Yogyakarta

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan No 44 Tahun 2008 tentang

Standar Pelayanan Minimal, standar waktu penyediaan dokumen rekam

medis pelayanan rawat jalan adalah ≤ 10 menit. Cara perhitungan

penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat jalan adalah dari pasien

mulai mendaftar sampai dengan dokumen rekam medis tersebut ditemukan

atau disediakan oleh petugas rekam medis.

36  

 

Dari hasil observasi di RSUD Kota Yogyakarta, diperoleh data sebagai

berikut :

Tabel 4.2 Waktu Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan Pasien Lama

Pada Poliklinik Penyakit Dalam

No. No. RM

Jam Selisih Waktu Pasien

Daftar Cetak Tracer

DRM ditemukan

DRM disortir di bagian

pendistribusian

DRM siap

diantar

DRM sampai

1 01 09.50 09.50 09.53 09.56 09.57 09.58 8 menit 2 02 10.06 10.18 10.21 10.23 10.23 10.24 18 menit 3 03 09.59 10.18 10.21 10.23 10.23 10.24 25 menit 4 04 10.55 10.55 10.56 10.59 10.59 11.00 5 menit 5 05 10.53 10.57 10.57 10.59 10.59 11.00 7 menit 6 06 11.01 11.02 11.03 11.04 11.05 11.06 5 menit 7 07 11.07 11.09 11.12 11.16 11.18 11.19 12 menit 8 08 11.09 11.11 11.12 11.16 11.18 11.19 10 menit 9 09 11.19 11.20 11.21 11.22 11.22 11.23 5 menit 10 010 08.16 08.32 08.39 08.44 08.46 08.47 31 menit 11 011 08.17 08.32 08.39 08.44 08.46 08.47 30 menit 12 012 08.28 08.33 08.39 09.04 09.08 09.09 41 menit 13 013 08.08 08.33 08.39 09.04 09.08 09.09 61 menit 14 014 08.11 08.33 08.39 09.04 09.08 09.09 58 menit 15 015 08.12 08.33 08.39 09.04 09.08 09.09 57 menit 16 016 08.10 08.33 08.39 09.04 09.08 09.09 59 menit 17 017 09.10 09.14 09.33 09.34 09.35 09.36 26 menit 18 018 09.17 09.24 09.26 09.28 09.29 09.30 13 menit 19 019 08.46 08.50 09.09 09.35 09.36 09.37 51 menit 20 020 08.47 08.50 09.09 10.22 10.22 10.24 37 menit 21 021 10.32 10.35 10.43 10.45 10.46 10.47 15 menit 22 022 10.35 10.35 10.43 10.45 10.46 10.47 12 menit 23 023 08.30 09.00 09.10 09.10 09.11 09.11 41 menit 24 024 07.49 09.00 09.10 09.10 09.11 09.11 82 menit 25 025 09.00 09.05 09.10 09.10 09.11 09.11 11 menit 26 026 09.04 09.08 09.26 09.27 09.27 09.28 24 menit 27 027 09.03 09.08 09.26 09.27 09.27 09.28 25 menit 28 028 09.20 09.22 09.31 09.32 09.32 09.33 13 menit 29 029 08.42 08.42 09.43 09.50 09.51 09.52 10 menit 30 030 08.21 08.42 10.30 10.30 10.31 10.32 131 menit

Sumber: Hasil Observasi Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan RSUD Kota Yogyakarta

37  

 

Berdasarkan tabel 4.2 dari 30 dokumen rekam medis hanya 5 dokumen

rekam medis yang memenuhi standar waktu penyediaan rekam medis

rawat jalan yaitu ≤ 10 menit. Dari data tersebut diperoleh rata-rata

penyediaan rekam medis rawat jalan pasien lama pada klinik yaitu 30.77

menit. Rata-rata waktu penyediaan rekam medis menjadi berselisih banyak

karena adanya dokumen rekam medis pasien yang post rawat inap yang

tidak ada di ruang filing, sehingga petugas filing harus mengechek DRM

tersebut ke ruang rekam medis atau ke bangsal sehingga memerlukan

waktu yang lama. Dokumen rekam medis tersebut belum dikembaliken ke

ruang filing karen masih dalam proses kelengkapan. Menurut Rustiyanto

(2009), ketentan pengisian dokumen rekam medis milik pasien yaitu:

i) Pengisian rekam medis harus lengkap selesai 1x24 jam

dalam setiap tindakan konsultasi

ii) Jika rekam medis belum lengkap, harus dilengkapi 2x24

jam

Pada pendaftaran rawat jalan mandiri, mesin pendaftaran mandiri

belum dapat mencetak tracer yang langsung tercetak ke ruang filing,

sehingga petugas humas pada loket pendaftaran rawat jalan mandiri harus

mengambil slip yang tercetak pada mesin pendaftaran rawat jalan mandiri

dan memberikan slip tersebut ke loket pendaftaran umum untuk

dicetakkan tracer ke ruang filing.

2. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Penyediaan Rekam Medis Rawat

Jalan Pasien Lama Pada Klinik Penyakit Dalam RSUD Kota Yogyakarta

a. Man (Sumber Daya Manusia)

Menurut Hasibuan (2009) sumber data manusia adalah

merencanakan tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan perusahaan secara

efektif dalam membantu terwujudnya tujuan.

RSUD Kota Yogyakarta dalam penyediaan rekam medis rawat jalan

terdapat petugas pendaftaran, petugas filing dan distribusi dokumen

38  

 

rekam medis. Dalam penyediaan rekam medis rawat jalan SDM yang

belum terpenuhi jumlahnya yaitu petugas filing.

Berikut keterangan dari Responden A sebagai petugas filing yang

menyampaikan apabila SDM di ruang filing belum terpenuhi.

Keterangan tersebut sama dengan pengakuan pada Responden B sebagai petugas pendaftaram. Berikut keterangan yang disampaikan

Dalam penyediaan rekam medis rawat jalan yang mempengaruhi waktu penyediaan yaitu dokumen rekam medis pada pasien post rawat inap. Dokumen rekam medis pada pasien post rawat inap ada yang belum dikembalikan oleh perawat bangsal, sehingga petugas filing harus mencari dokumen rekam medis tersebut di ruang RM dan bangsal. Berikut merupakan hasil wawancara dari responden A sebagai petugas filing

Pada saat observasi pada tabel 4.2 juga ditemukan dokumen rekam

medis RM 017, RM 020 yang sangat terlambat akibat dokemen rekam

medis tersebut milik pasien yang post rawat inap. Pada RM 017 26 menit

dokuemn rekam medis ditemukan di ruang rekam medis, RM 020

mempunyai selisih waktu 61 menit dokumen rekam medis ditemukan di

bangsal, RM 030 mempunyai selisih waktu 131 menit dokumen rekam

medis ditemukan di ruang RM.

“Belum tercukupi jumlah SDMnya, soalnya masih terbengkalai, tapi berdasarkan anjab juga harusnya ada 7, jadi kurang”

Responden A

“SDM belum tercukupi, terutama dibagian filing. Kalau loket full tim aman, filing kurang, distribusi cukup”

Responden B

“yang mempengaruhi penyediaan itu ada SDM, sarana prasarana, ketersediaan dokumen rekam medis di ruang filing, misal pasien setelah post ranap proses sampai berkas tersebut sampai ke poliklinik, misal mengambil di ruang rekam medis atau mengambil ke bangsal”

Responden

39  

 

b. Method (Metode)

RSUD Kota Yogyakarta dalam penyediaan rekam medis rawat jalan

mempunyai pedoman atau kebijakan seperti SPO, SPM dan surat

kebijakan. Berikut hasil dari studi dokumentasi di RSUD Kota Yogyakarta

Tabel 4.2 Studi Dokumentasi Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan RSUD Kota Yogyakarta

No. Dokumen Keterangan Ya Tidak

1. Laporan Kunjungan Pasien Klinik Penyakit Dalam

Ada

2. SPO SPO Pendistribusian Rekam Medis No. 13.319.0641

3. SPM SPM waktu penyediaan dokumen rekam medis pelayanan rawat jalan ≤ 10 menit

4. Surat Kebijakan Surat keputusan direktur No. 445/54.d/KPTS/III/2015 tentang Pelayanan Rekam Medis di RSUD Kota Yogyakarta

Sumber: Hasil Studi Dokumentasi di RSUD Kota Yogyakarta c. Material (Bahan)

Sumber Daya Material yang meliputi bahan, peralatan dan fasilitas

berhubungan dengan kelancaran pelaksanaan kegiatan rekam medis di

RSUD Kota Yogyakarta.

Dalam penyediaan rekam medis rawat jalan di RSUD Kota

Yogyakarta petugas filing dan distribusi menggunakan checklist

dokumen rekam medis yang telah diambil dari rak filing, dan yang telah

diantar di bagian pendistribusian untuk menghindari missed file.

Alat atau mesin digunakan untuk memberi kemudahan atau

menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efisiensi

40  

 

kerja RSUD Kota Yogyakarta dalam melakukan penyediaan rekam

medis rawat jalan.

Pendaftaran di RSUD Kota Yogyakarta terdapat 2 jalur, yaitu

melalui loket pendaftaran umum dan loket pendafataran mandiri. Pada

loket pendafataran mandiri, menggunakan mesin pendaftaran pasien

mandiri yang berbentuk seperti sebuah mesin ATM. Pasien yang dapat

mendaftar di loket pendaftaran mandiri hanya pasien yang sudah

mempunyai kartu pasien atau pasien lama. Dengan adanya mesin

pendaftaran mandiri petugas pendaftaran sedikit terbantu apabila pasien

banyak, akan tetapi kelemahannya mesin pendaftaran pasien rawat jalan

tersebut tidak dapat mencetak slip tracer langsung ke ruang filing.

Sehingga petugas humas harus mengambil slip pendaftaran tiap pasien,

dan memberikan slip tersebut ke petugas pendaftaran untuk

mencetakkan slip tracer ke ruang filing.

RSUD Kota Yogyakarta dalam penyediaan rekam medis rawat jalan

ruang filing berada di lantai 2, sedangkan ruang pendistribusian berada

di lantai 1 tepat dibawah ruang filing. Dengan adanya lift barang,

mempermudah petugas agar tidak bolak-balik dan mempersingkat

waktu penyediaan rekam medis.

Berdasarkan wawancara yang dilakukan pada ruang filing sarana dan

prasarana yang belum terpenuhi yaitu rak. Berikut merupakan

pernyataan dari Responden A

Hal tersebut juga disampaikan oleh responden B.

“Enggak, sarana belum tercukupi . Rak masih kurang”

Responden A

“Belum, ruang filing penuh, kalau dari loket cukup, sih. Filing-nya aja yang penuh, kalo penuh meningkatkan resiko untuk missed file”

Responden B

41  

 

Retensi berarti menyimpan. Sehingga sistem retensi adalah sistem

yang mengatur jangka waktu penyimpanan dokumen rekam medis.

Menurut Permenkes 269/Menkes/Per/III/2008 dalam bab IV pasal 8

mengatur bahwa :

a. Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan

sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 tahun terhitung dari

tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan;

b. Setelah batas waktu 5 tahun sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan

pulang dan persetujuan tindaakan medik;

c. Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik sebagaimana

dimaksud pada ayat (2) hanya disimpan untuk jangka waktu 10

tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut.

Keuntungan retensi yaitu dapat menghemat rak, menghemat

pemakaian peralatan dan kelengkapan kearsipan serta tempat arsip lebih

longgar akan mempermudah petugas mengambil arsip (Barthos, 2007).

42  

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

1. Membandingkan selisih waktu penyediaan rekam medis rawat jalan pasien

lama pada klinik penyakit dalam di RSUD Kota Yogyakarta

Dalam penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan kurang cepat dari standar pelayanan minimal yaitu ≤ 10 menit karena dari 30 dokumen rekam medis hanya 6 yang tepat waktu. Rata-rata yang diperoleh dari 30 dokumen rekam medis yaitu 30,67 menit, karena ada beberapa dokumen rekam medis yang belum dikembalikan dari bangsal dan ruang rekam medis.

2. Faktor-Faktor Penyediaan Rekam Medis Pasien Rawat Jalan Pada Poliklinik Penyakit Dalam a. Man (Sumber Daya Manusia)

Petugas pada ruang filing belum terpenuhi, sehingga pada saat pasien banyak petugas sering terbengkalai

b. Method (Metode) Pedoman atau kebijakan yang digunakan yaitu SOP, SPM dan Surat Keputusan dari Direktur RSUD Kota Yogyakarta

c. Materil (Bahan) 1) Petugas filing dan distribusi menggunakan lembar checklist DRM

untuk menghindari missed file 2) Mesin pendaftaran mandiri pasien rawat jalan belum dapat

mencetak slip tracer langsung ke ruang filing. Serta rak dokumen rekam medis telah penuh, sehingga meningkatkan resiko missed file.

B. Saran

1. Petugas Mematuhi SOP dalam pengembalian dokumen rekam medis 1x24 jam

2. a. Penambahan petugas di ruang filing, sehingga dapat meminimalisir keterlambatan b. Mesin pendaftaran mandiri di upgrade agar dapat langsung

mencetak slip tracer ke ruang filing c. Melakukan retensi atau penambahan rak dokumen rekam medis di

ruang filing sehingga meminimalisir resiko missed file

 

 

DAFTAR PUSTAKA

Alwi, Hasan. (2007). Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka Azwar, A. (2011). Pengantar Administrasi Kesehatan. Jakarta: Bina Rupa Aksara Badudu, Prof. Dr. J.S., Prof. Sutan Mohammad Zain. (2996). Kamus Umum

Bahasa Indonesia. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan Budi, Citra Savitri. (2011). Manajemen Unit Rekam Medis. Yogyakarta: Quantum

Sinergis Media Permenkes RI, No. 269/MenKes/Per/III/2008, Tentang Rekam Medis. Jakarta:

Depkes RI. 2008 Permenkes RI, No. 43/MenKes/Per/VII/2008, Tentang Standar Pelayanan

Minimal. Jakarta: Depkes RI. 2008 Permenkes RI, No 44/MenKes/Per/VII/2009, Tentang Rumah Sakit. Jakarta:

Depkes RI. 2008 Permenkes RI, No 69/MenKes/Per/VIII/2014, Tentang Kewajiban Rumah Sakit

dan Kewajiban Pasien. Jakarta: Depkes. 2014 Permenkes RI, No 92/MenKes/Per/III/2014, Tentang Penyelenggaraan

Komunikasi Data Dalam Sistem Informasi Kesehatan Terintegrasi. Jakarta: Depkes RI. 2014

Hatta, Gemala. (2013). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana

Pelayanan Kesehatan. Jakarta : Universitas Indonesia Iskandar. 2008. Metodologi Penelitian Pendidikan dan Sosial (Kuantitatif dan

Kualitatif). Jakarta: GP Press. Sabarguna, B. S. (2004). Quality Assurance Pelayanan Rumah Sakit. Edisi Kedua.

Yogyakarta: Konsorsium Rumah Sakit Islam Jateng-DIY Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang RI Nomor 44 Tahun 2009 tentang

Rumah Sakit.

 

 

LAMPIRAN

 

 

Lampiran

n 10

 

 

Lampiran 11

PEDOMAN WAWANCARA PENELITIAN

Kode Responden :

Tanggal :

Daftar pertanyaan

1. Apa saja pedoman/kebijakan yang digunakan untuk penyediaan dokumen

rekam medis rawat jalan?

2. Berapa standar waktu penyediaan rekam medis rawat jalan di RSUD Kota

Yogyakarta?

3. Faktor apa saja yang dapat mempengaruhi penyediaan rekam medis rawat

jalan?

4. Berapa banyak petugas terkait penyediaan rekam medis rawat jalan?

5. Menurut Anda, apakah SDM terkait penyediaan rekam medis sudah

mencukupi?

6. Apakah sarana dan prasarana terkait penyediaan rekam medis rawat jalan

sudah mencukupi?

7. Berapa jarak antara ruang filing dengan klinik penyakit dalam?

8. Bagaimana perhitungan penyediaan rekam medis pasien rawat jalan di

RSUD Kota Yogyakarta?

9. Klinik manakah yang paling ramai pengunjung?

10. Berapa rata-rata jumlah kunjungan pasien rawat jalan pada klinik penyakit

dalam dalam sehari?

11. Adakah pihak yang komplain terkait dengan keterlambatan penyediaan

rekam medis rawat jalan pada klinik penyakit dalam?

12. Apakah sering terjadi kesalahan dalam pendistribusian rekam medis pasien

ke klinik? Apa yang menjadi penyebabnya?

13. Apakah rutin diadakan evaluasi terkait penyediaan dokumen rekam medis

pasien rawat jalan? Berapa jangka waktunya?

14. Apa saja perbaikan yang telah dilakukan terkait dengan permasalahan

tentang penyediaan rekam medis rawat jalan?