ENGLISH FOR CORRESPONDENCE (PART I)

CARA SIMPEL UNTUK MENULIS SURAT/EMAIL DALAM BENTUK: 1. RESERVATION LETTER2. COMFIRMATION LETTER3. REFUSAL LETTER4. CANCELLATION LETTER5. OFFER LETTER

RESERVATION LETTER

Ada beberapa cara untuk menulis “reservation letter” atau email. Namun yang perlu diperhatikan adalah bahwa surat tersebut

haruslah memberikan informasi yang jelas kepada alamat yang kita tuju agar tidak terjadi salah pengertian.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah :

Buat surat yang mudah untuk

dimengerti dan dibuat sesingkat

mungkin

Pada paragraf pertama penulis

harus mencantumkan

Nama Penulis, Tipe Kamar/Meja/Reserva

si yang dipesan Mencantumkan Lama Waktu Tinggal, Tanggal dan Waktu Keberangkatan dan

Sampai

Akan lebih baik apabila semua informasi yang

dibutuhkan dicantumkan dalam

1 paragraf saja

Sebutkan kebutuhan khususnya dan juga

berikan alamat/nomor/email yang bisa dihubungi

(contact person)

CONTOH “RESERVATION LETTER”

Petter WintersonBraga Street, South California, USAPhone: 007 56789Email: pwnt@gmail.comFebruary 3rd, 2011

Dear Sir or Madam,

I would like to book a single bed room for two persons. We will stay in your hotel for 3 days. My arrival date is on February 8, 2011 at 10 a.m. Can I have Spa treatment in your hotel? We are enclosing $200 as a deposit of my reservation.We are going to be waiting for your confirmation.

Sincerely,

Petter Winterson

CONFIRMATION LETTER

“Confirmation Letter” berfungsi untuk memberi informasi dan mengkonfirmasi tentang jasa, reservasi, penerimaan barang atau file, dan laporan. Jenis surat ini

harus mengandung informasi yang lengkap termasuk di dalamnya semua fakta dan perjanjian yang telah dibuat. Surat ini juga bisa digunakan untuk menjalin hubungan

kerjasama yang baik dan profesional.Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah :

Surat harus berisi Alamat Pengirim (return address)

Informasi penting harus dijelaskan dengan sejelas-

jelasnya agar mudah dimengerti

Body pada surat harus diawali dengan

Salam Pembuka (salutation)

Surat juga harus langsung ditujukan

kepada siapa (directly to whom it

may concern)

Surat harus diakhiri dengan kalimat

penutup dan bagian penutup yang terdiri dari Nama dan Tanda

Tangan pengirim

CONTOH “CONFIRMATION LETTER”

Lestari HotelMunduk village, Buleleng regencyPhone: 0362 9876Email: leshot@ymail.comWebsite: www.hoteles.comFebruary 30, 2011Jhon SmithBraga streets, South California, USA

Dear Mr. Smith,Thank you for your reservation letter of February 29, 2011. We are very pleased to confirm your reservation about Deluxe King Suite room for 2 persons, as the charge $500 per night, your arrival date on March 2, 2011, the departure date on March 4, 2011, you will check in at 10.00 a.m, and check out at 10.00 p.m.If you need an additional information please let us know as soon as.We are looking forward to welcoming you in our hotel. Sincerely, DarmaReservation Manager

REFUSAL LETTER

“Refusal Letter” merupakan surat penolakan atas sebuah tawaran pekerjaan, reservasi, undangan, proposal bisnis, dan lain-lain. “Refusal Letter” juga bisa disebut

“Rejection Letter”. Surat ini merupakan salah satu surat yang membawa berita kurang baik bagi si Pembaca.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah :

Refusal Letter harus mengindikasikan rasa penyesalan yang mendalam

Gunakan bahasa yang sopan dalam surat ini agar tidak

terjadi kesalah pahaman

Cantumkan semua fakta uang beralasan

kepada pembaca untuk membuatnya

yakin

Surat ini harus singkat, padat, dan

jelas

Surat ini harus menyampaikan

ungkapan terimakasih kepada pembaca atas penawaran, reservasi, atau undangan yang

mereka berikan

CONTOH “REFUSAL LETTER”

Mr. Marty FriedmanPurity Hotel ManagerStamford Streets, London February 1st, 2011 Dear Mr. Friedman,We are very thankful of your reservation letter of January 30, 2011. We are very sorry to inform you that our hotel is fully booked at that day. So we are not be able to accept your reservation. We are respectfully to suggest you to look for another hotel which can accept your reservation. We will be very pleased to welcoming you in another day.Good luck

Faithfully, DarmaReservation Manager

CANCELLATION LETTER

“Cancellation Letter” digunakan untuk pembatalan suatu pesana, permintaan, atau reservasi. Perusahaan-perusahaan sangat membutuhkan jenis surat ini untuk mengetahui ketika seseorang yang telah memesan atau melakukan reservasi

terhadap suatu barang atau jasa kemudian membatalkan itu semua.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah :

Seperti surat-surat lainnya, surat ini

juga harus mengandung Alamat

Pengirim (return address)

Dalam surat ini penulis harus

memberikan alasan yang jelas mengenai

pembatalan tersebut. Surat ini harus

mengandung fakta yang beralasan agar mudah dimengerti dan diterima oleh

pembaca

Ide utama dari surat ini harus jelas dan

lengkap dan langsung menuju

pada poin pembicaraan

Bahasa yang digunakan adalah bahasa formal dan

profesional

CONTOH “CANCELLATION LETTER”

Mick ThompsonStamford Streets, London001 34726March 13th, 2011

Mr. AndersonReservation ManagerLuxury HotelBerckam Streets, Birmingham City023 56749

Dear Mr. Anderson,I am very sad to inform you that I need to cancel my reservation for 3 days in your hotel starting on March 15, 2011. I have a job that I cannot leave. I have to go to Brazil to finish my project. I hope your hotel will find another guest who can pay you. Once again I am very sorry of the cancellation. Thank you for the services and information. I will get back to your hotel when I am not busy.

Sincerely, Thompson

OFFER LETTER

“Offer Letter” biasanya digunakan untuk menawarkan kesempatan bisnis kepada perusahaan lain atau individu. Surat ini juga bisa digunakan untuk memperkenalkan

dan menawarkan produk baru dari perusahaan kepada perusahaan lain atau individu.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah :

Nama perusahaan harus dicantumkan di bagian awal surat

Kemudian diikuti dengan alamat

perusahaan, telepon, fax, email, dan lain-

lainDibagian selanjutnya dicantumkan nama produk, servis, atau

pekerjaan yang ditawarkan

Mencantumkan juga spesifikasi dan kualitas produk,

servis, atau pekerjaan

Kemudian di bagain akhir dicantumkan

manfaat dari produk atau jasa bagi

pelanggan, atau alasan penawaran hal-hal tersebut

CONTOH “OFFER LETTER”

Butterfly CompanyNothingham Streets, Nothingham, LondonPhone: 115 3874Email: not.com@gmail.comWebsite: www.notcom.org June 30th, 2011 Jack WilsonFlower Company223 Boston Streets, Boston, USA

Dear Mr. Jack,We would like to inform you that our company has been producing new high quality hotel products and we would also like to offer you those products. Such as guest fishing equipment, laundry machines, kitchen equipment, etc. We produce the latest products with attractive designs, and we ensure that the products are high quality and will increase your company’s appearance and by using our latest product, we ensure that your company can give services to the guests effectively.We are enclosing the brochure of our latest products.We look forward to be meeting you and discuss the details.

Faithfully yours, Petter Parker,Marketing Manager

Are you excited with the “English For Correspondence Part II”?

Keep joining us in English Cafe and We’ll Get You Addicted to English !