efisiensi penyimpanan kuesioner yang sudah dipakai rumah sakit
TRANSCRIPT
7EFISIENSI PENYIMPANAN KUESIONER YANG
SUDAH DIPAKAI RUMAH SAKIT USADA INSANI
Dina Karina Hakim
NPM : 090110006
Program Diploma III Manajemen Pelayanan Rumah Sakit
Peminatan Sekretaris Medik Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Banten
(STIKBA)
Daftar Masalah
Dari hasil kuesioner dan observasi yang dilakukan di Rumah Sakit Usada Insani Tangerang. Mengidentifikasi masalah yang ada di Bagian Humas adalah sebagai berikut:
1. Kurangnya Perlengkapan Sarana Kerja
2. Tidak Terkendalinya Kuesioner Dalam Tempat Penyimpanan
3. Terhambatnya Kerja Desain Grafis yang terlalu menumpuk dan banyak
4. Dukungan Bagian lain dalam Realisasi Program Humas
Prioritas Masalah Adanya suatu masalah berarti menuntut adanya suatu
pemecahan atau penyelesaian masalah. Salah satu langkah pemecahan tersebut adalah dengan mengidentifikasi masalah yang dianggap menjadi suatu prioritas yang harus diselesaikan.
Berikut ini adalah tabel Prioritas Masalah yang menunjukkan masalah-masalah yang ditemukan di Bagian Humas yaitu:
Tabel Prioritas MasalahNo. Masalah (Output) Masalah Tidak
Masalah
1 Kurang Perlengkapan Sarana Kerja 3 1
2 Tidak terkendalinya
penyimpanan Kuesioner dalam
tempat penyimpanan
4 0
3 Terhambatnya Kerja Desain Grafis
yang terlalu menumpuk dan
banyak
2 2
4 Dukungan bagian lain dalam
Realisasi program Humas
3 1
Dari tabel Perioritas Masalah diatas yang menjadi prioritas masalah utama adalah Tidak terkendalinya penyimpanan Kuesioner dalam tempat penyimpanan
Diagram Ishikawa Menentukan Penyebab Masalah
Tidak Terkendalinya Penyimpanan
Kuesioner dalam Tempat
Penyimpanan
MATERIAL
Belum adanya tempat untuk menyimpan kuesioner
MAN
Terhambatnya Penginputan data untuk Kuesioner
MACHINE
Belum tersediannya komputer untuk menginput data
METHODE
Tercampurnya Kuesioner yang sudah terisi dan belum terisi
Penyebab MasalahNo. Penyebab Masalah Jumlah
Ya Tidak
1 Man : Terhambatnya Penginputan
data untuk Kuesioner
3 1
2 Material : Belum adanya tempat
untuk menyimpan kuesioner
4 0
3 Methode :Tercampurnya Kuesioner
yang sudah terisi dan belum terisi
1 3
4 Machine : Belum tersediannya
komputer untuk menginput data
3 1
Dari tabel penyebab masalah diatas dapat dilihat yang menjadi penyebab masalah utama adalah Belum adanya tempat untuk menyimpan kuesioner
Alternatif Penyelesian Masalah
No Alternatif Pemecahan Masalah Alternatif Bukan
Alternatif
1. Menyediakan bindex atau odner
untuk tempat kuesioner dan
membuat alur prosedur
penyimpanan kuesioner
4 Orang 0 Orang
2. Membuat box penyimpanan
kuesioner
2 Orang 2 orang
Dari tabel Alternatif Pemecahan Masalah diatas dari 4 responden, 4 Responden memilih Menyediakan bindex atau odner untuk tempat kuesioner dan membuat alur prosedur penyimpanan kuesioner..
KELEBIHAN KEKURANGANMempermudah menaruh kuesioner dalam setiap bulan
Mengeluarkan biaya yang cukup banyak untuk pembelian ATK (Bindex, dan Tracer)
Mempercepat kinerja dan penginputan data kuesioner
Lemari menjadi sempit
Mengurangi kepadatan kuesioner yang bertumpuk di dalam lemari penyimpanan
Tidak tercampurnya kuesioner setiap bulan dan setiap paviliun
Mempercepat Kerja Pegawai
Kelebihan dan Kekurangan
Jadwal Pelaksanaan Pemecahan Masalah
1. Perencanaan (Plan)• Perlu adanya pemisahan hasil kuesioner tiap bulan dan setiap paviliun• Perlu diadakan penataan ulang kuesioner agar mudah disusun• Membuat surat pengajuan permohonan pembelian alat ATK • Membuat prosedur penyimpanan hasil kuesioner
2. Pelaksanaan (Do)• Melakukan perhitungan jumlah bindex yang dibutuhkan • Melakukan penataan ulang hasil kuesioner
3. Pemeriksan (Check)• Uji coba pelaksanaan menggunakan bindex atau odner untuk
kuesioner yang sudah terisi4. Tindakan (Action)
• Tetapkan atau revisi peraturan-peraturan dan tata tertib yang telah ada.• Tetapkan standar operasional prosedur.• Jika perlu peraturan/standar yang telah ada atau tersedia ditinjau kembali.
Alur Prosedur Peny impanan Has i l Kues ioner
Kuesioner di sebarkan ke responden / pasien
Kuesioner di terima Trouble
Tidak Trouble
input Follow up ke bagian yang terkait
Pengklasifikasian Kuesioner
perbulan yang komplain dan
tidakKuesioner disimpan
selama 1 tahun
Pemusnahan
Tidak Komplain
Masuk bindex/odner
Komplain Masuk Odner/ Bindex
Kuesioner disimpan
Rincian Pelaksanaan Alternatif Pemecahan Masalah
No Nama Barang Harga Satuan
Jumlah Total
1 Bindex Kecil Rp.15000 12 Rp.180000
2 Tracer/Pembatas Rp.6000 12 Rp.72000
3 Bindex Besar Rp.20000 1 Rp.20000
Jumlah Rp.272000
Kesimpulan Masalah Utama:
Tidak terkendalinya Penyimpanan Kuesioner dalam Tempat Penyimpanan
Penyebab:
Belum adanya tempat untuk menyimpanan kuesioner
Pemecahan:
Menyediakan bindex atau odner untuk tempat kuesioner dan membuat prosedur penyimpanan hasil kuesioner
Saran1. Meningkatkan kinerja petugas Humas.
2. Sosialisasi penggunaan “Bindex atau odner untuk tempat kuesioner dan menerapkan alur prosedur penyimpanan hasil kuesioner” kepada petugas Humas.
3. Supervisi dari Manajemen RS. Usada Insani.
7
TERIMA KASIH...