dtu microsoft access modul aplikasi terintegrasi · file olah data akuntansi.accdb ... mengolah...

1

DTU MICROSOFT ACCESS

PUSDIKLAT KEUANGAN UMUM

Badan Pendidikan Dan Pelatihan Keuangan

Kementerian Keuangan R.I

Modul

Aplikasi Terintegrasi

Soffan Marsus

Modul: Aplikasi Terintegrasi

Modul: Microsoft Word

I

MODUL

APLIKASI TERINTEGRASI

Oleh:

SOFFAN MARSUS

KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA

BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN

PUSDIKLAT KEUANGAN UMUM

2015

DIKLAT TEKNIS UMUM

DIKLAT MICROSOFT ACCESS



II

Identitas Modul

Judul Modul:


Penulis:

Soffan Marsus

Digunakan untuk:

Diklat Teknis Umum Microsoft Access

Pusdiklat Keuangan Umum

Badan Pendidikan dan Pelatihan

Kementerian Keuangan Republik Indonesia

Cetakan Pertama

2015



III

Kata Pengantar

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat-Nya

sehingga penyusunan modul Aplikasi Terintegrasiuntuk Diklat Microsoft Access dapat

diselesaikan dengan baik. Modul ini digunakan sebagai acuan atau pedoman bagi

pengajar, peserta, dan pihak penyelenggara diklat agar tujuan pembelajaran dapat

tercapai secara sistematis dan efektif, baik dengan metode classical maupun e-learning

Modul Aplikasi Terintegrasi ini disusun oleh Saudara Soffan Marsus berdasarkan

Keputusan Kuasa Pengguna Anggaran Pusat Pendidikan dan Pelatihan Keuangan Umum

Nomor KEP-17/PP.7/2015 tanggal 13 Januari 2015 tentang Pembentukan Tim

Penyusunan Modul Diklat di Lingkungan Pusat Pendidikan dan Pelatihan Keuangan

Umum Tahun Anggaran 2015. Modul ini membantu peserta untuk meningkatkan

pengetahuan dan skill dalam mengembangkan Aplikasi Terintegrasi dengan Microsoft

Access

Penyusunan modul ini mendapatkan dukungan dari berbagai pihak, antara lain

unit pengguna diklat, narasumber, widyaiswara, dan pejabat struktural di lingkungan

Pusdiklat Keuangan Umum. Oleh karena itu, pada kesempatan ini kami mengucapkan

terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu proses penyusunan modul ini.

Kami menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyusunan modul masih banyak

kekurangan, untuk itu kritik dan saran yang membangun dari pembaca sangat

diharapkan demi kesempurnaan modul ini. Semoga modul ini bermanfaat bagi peserta,

pengajar, panitia diklat, dan pembaca lainnya

Jakarta, Desember 2015

Kepala Pusdiklat Keuangan Umum,

ttd

Syamsu Syakbani NIP 195902241980031001



IV

Daftar Isi

IDENTITAS MODUL ...................................................................................................................... II

KATA PENGANTAR ..................................................................................................................... III

DAFTAR ISI ................................................................................................................................ IV

DAFTAR TABEL .......................................................................................................................... VI

DAFTAR GAMBAR .................................................................................................................... VII

PETUNJUK PENGGUNAAN ..........................................................................................................IX

PETA KONSEP .............................................................................................................................XI

PENDAHULUAN ........................................................................................................................... 2

1. DESKRIPSI ............................................................................................................................... 2

2. PRASYARAT KOMPETENSI ........................................................................................................... 2

3. STANDAR KOMPETENSI.............................................................................................................. 2

4. KOMPETENSI DASAR ................................................................................................................. 2

5. RELEVANSI MODUL .................................................................................................................. 2

KEGIATAN BELAJAR ..................................................................................................................... 4

KB 1: MICROSOFT ACCESS UNTUK MENGOLAH DATA ....................................................................... 4

1. Mengimpor dan Mengkonversi Data ............................................................................... 5

2. Menyiapkan Data Sebelum Diolah ................................................................................... 7

3. Menyusun Statistik Data .................................................................................................. 9

4. Memeriksa Data ............................................................................................................. 13

5. Menstratifikasi dan Mengelompokkan Data .................................................................. 18

6. Melengkapi dan Meringkas Data ................................................................................... 25

Latihan/Tugas ......................................................................................................................... 31

Rangkuman ............................................................................................................................ 31

Tes Formatif 1 ......................................................................................................................... 32

Umpan Balik dan Tindak Lanjut .............................................................................................. 34

KB 2: MICROSOFT ACCESS UNTUK APLIKASI PERSURATAN .............................................................. 35

1. Menyiapkan Business Model .......................................................................................... 36

2. Menuangkan Business Model ke Dalam Tabel Relasional ............................................. 38

3. Menyusun Form .............................................................................................................. 47



V

4. Menyusun Report ........................................................................................................... 54

5. Membuat Menu Aplikasi dengan Switchboard .............................................................. 56

Latihan/ Tugas ........................................................................................................................ 58

Rangkuman ............................................................................................................................ 58

Tes Formatif 2 ......................................................................................................................... 59


KB 3: MICROSOFT ACCESS UNTUK APLIKASI AKUNTANSI PERUSAHAAN JASA ................................. 62

1. Memahami Business Model Akuntansi Perusahaan Jasa ............................................... 62

2. Menuangkan Business Model ke Dalam Tabel Relasional ............................................. 66

3. Menyusun Form dan Query ............................................................................................ 72

4. Menyusun report ............................................................................................................ 75

5. Menyusun Menu Aplikasi ............................................................................................... 79

Rangkuman ............................................................................................................................ 81

Tes Formatif 3 ......................................................................................................................... 81


PENUTUP .................................................................................................................................. 85

TES SUMATIF ............................................................................................................................. 86

KUNCI JAWABAN ...................................................................................................................... 91

DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................................................... 93



VI

Daftar Tabel

Tabel 3.1 Contoh Bentuk Jurnal ...................................................................................................... 63

Tabel 3.2 Contoh Bentuk Daftar Rekening ...................................................................................... 64

Tabel 3.3 Field-Field Tambahan untuk Keperluan Pemrograman ................................................... 71



VII

Daftar Gambar

Gambar 1.1 Proses Pengalihan Data ................................................................................................. 5

Gambar 1.2 Mengimpor Data dari Microsoft Excel .......................................................................... 6

Gambar 1.3 Pilihan First Row Contains Column Headings ................................................................ 7

Gambar 1.4 Bentuk Tabel Employee_Master Hasil Impor ................................................................ 7

Gambar 1.5 Bentuk Tabel 1JurnalNeraca .......................................................................................... 8

Gambar 1.6 Record Selector ............................................................................................................. 9

Gambar 1.7 Memilih Tabel untuk Query ........................................................................................... 9

Gambar 1.8 Query Wizard ................................................................................................................. 9

Gambar 1.9 Summary Option ......................................................................................................... 10

Gambar 1.10 Tampilan Data Hasil Query ........................................................................................ 11

Gambar 1.11 Report Wizard ........................................................................................................... 11

Gambar 1.12 Output Report Awal .................................................................................................. 12

Gambar 1.13 Output Report Akhir .................................................................................................. 12

Gambar 1.14 Design View Output Report Akhir ............................................................................. 13

Gambar 1.15 Data Memo ................................................................................................................ 14

Gambar 1.16 Design Query Memo Awal ......................................................................................... 15

Gambar 1.17 Insert Column pada Query Design ............................................................................. 15

Gambar 1.18 Menambah Field Fungsi If dan Baris Total ................................................................ 16

Gambar 1.19 Desain Report 1Memo .............................................................................................. 17

Gambar 1.20 Tampilan Report 1Memo .......................................................................................... 18

Gambar 1.21 Design dan Datasheet View Query 2StratifikasiPerDebet ......................................... 20

Gambar 1.22 Report 2Stratifikasi .................................................................................................... 21

Gambar 1.23 Desain Query dan Report 3GroupingPerBulan .......................................................... 23

Gambar 1.24 Penjurnalan selalu Mengisi Debit Kredit ................................................................... 24

Gambar 1.25 Desain Query 3GroupingAlt2 ..................................................................................... 24

Gambar 1.26 Report 3GroupingPerBulan Alternatif 2 .................................................................... 25

Gambar 1.27 Make Table Query ..................................................................................................... 27

Gambar 1.28 Melengkapi Data dengan Tabel Referensi ................................................................. 29

Gambar 1.29 Melengkapi Data dengan Field [Satk] dan [Rincian] .................................................. 29

Gambar 1.30 Contoh Hasil Peringkasan Data ................................................................................. 30

Gambar 2.1 Empat Komponen Database System ........................................................................... 35

Gambar2.2 Business Model Agenda Surat Keluar ........................................................................... 37



VIII

Gambar 2.3 Entitiy Relationship Database Agenda Surat ............................................................... 44

Gambar2.4 Panduan Menemukan Relasi ........................................................................................ 45

Gambar2.5 Hasil Desain Tabel dan Relationship Antar Tabel ......................................................... 46

Gambar 2.6 Hasil Desain Form Agenda Surat Keluar ...................................................................... 47

Gambar 2.7 Hasil Perubahan Tampilan Form MasterSuratKeluar .................................................. 48

Gambar 2.8 Menambahkan Combo Box untuk Field [Unit] ............................................................ 49

Gambar 2.9 Menentukan Pilihan pada Combo Box Wizards .......................................................... 49

Gambar 2.10 Langkah-Langkah Menyiapkan Pilihan Saringan (Filter Options) .............................. 51

Gambar 2.11Form Surat Keluar dengan Pilihan Penyaringan ......................................................... 53

Gambar 2.12 Report Daftar Surat Keluar ........................................................................................ 55

Gambar 2.13 Mengkonfigurasi Switchboard................................................................................... 57

Gambar 2.14 Bentuk Akhir Switchboard ......................................................................................... 57

Gambar 3.1 Proses Posting Dari Jurnal ke buku Besar .................................................................... 65

Gambar 3.2 Relatonship antar Tabel Aplikasi Database Akuntansi ................................................ 69

Gambar 3.3 Panduan Menentukan Hubungan antar Tabel ............................................................ 69

Gambar 3.4Pemecahan Tabel Jurnal ke dalam JurnalUmum dan RekeningJU ............................... 70

Gambar 3.5 Diagram E-R setelah Pemecahan Tabel Jurnal ............................................................ 71

Gambar 3.6 Relationship Final ........................................................................................................ 72

Gambar 3.7 Bentuk Form Rekening yang Telah Berisi Data ............................................................ 70

Gambar 3.8 Mengisikan Jurnal pada Form Jurnal ........................................................................... 72

Gambar 3.9 Form Posting................................................................................................................ 72

Gambar 3.10 Desain Query-Query Pada Aplikasi Databse Akuntansi ............................................. 75

Gambar 3.11 Report rptJurnalUmum ............................................................................................. 76

Gambar 3.12 Report Buku Besar dengan Form Pilih Rekening ....................................................... 77

Gambar 3.13 Report Neraca Percobaan ......................................................................................... 78

Gambar 3.14 Report Laporan Laba Rugi ......................................................................................... 78

Gambar 3.15 Report Neraca Saldo .................................................................................................. 79

Gambar 3.16 Menu Utama dan Menu Laporan .............................................................................. 80

Gambar 3.17 Desain Property Form untuk Menu ........................................................................... 80



IX

Petunjuk Penggunaan

Modul Aplikasi Terintegrasi merupakan modul kelima dari 5 modul yang

dikembangkan untuk digunakan dalam Diklat Microsoft Access, dengan alur penggunaan

modul sebagai berikut.

Modul Aplikasi Terintegrasi terdiri atas tiga kegiatan belajar, yaitu Microsoft

Access untuk Mengolah Data, Microsoft Access untuk Aplikasi Persuratan Sederhana,

serta Microsoft Access untuk Aplikasi Akuntansi Perusahaan Jasa. Pada saat mempelajari

modul ini, Anda disarankan membaca secara berurutan mulai dari Kegiatan Belajar 1,

Kegiatan Belajar 2, hingga Kegiatan Belajar 3 agar Anda lebih mudah memahami materi

dalam modul ini. Selanjutnya, Anda harus harus mempersiapkan diri dan melakukan

hal-hal sebagai berikut.

1. Bacalah indikator pembelajaran pada setiap awal Kegiatan Belajar untuk

mengetahui kemampuan yang akan dicapai selama kegiatan pembelajaran!

Konsep Database

Desain Database

Table dan Query

Form dan Report




X

2. Bacalah modul baik-baik dan pelajarilah dengan teliti semua topik terkait

dengan Kegiatan Belajar yang Anda baca!

Bersama modul ini disertakan CD yang berisi suplemen pembantu mempelajari

Kegiatan Belajar (KB) I “Microsoft Access untuk Mengolah Data.” CD tersebut di

antaranya berisi:

a. File Microsoft Excel dengan nama file Employee_Master2.xlsx.

b. file Olah Data Akuntansi.accdb

c. Penjelasan video berupa highlight atas seluruh bahasan KB I Modul ini.

3. Kerjakan latihan yang tersedia untuk meningkatkan penguasaan materi

pembelajaran yang telah disajikan dalam uraian dan contoh!

4. Bacalah kembali Rangkuman yang tersedia untuk meningkatkan penguasaan

materi pembelajaran yang telah di pelajari!

5. Kerjakan Tes Formatif yang tersedia dan selanjutnya pergunakan Umpan Balik

dan Tindak Lanjut untuk mengukur kemampuan yang telah Anda kuasai!

6. Apabila nilai Anda masih kurang, pelajari kembali Kegiatan Belajar

tersebut sebelum melanjutkan ke Kegiatan Belajar berikutnya!

7. Diskusikan studi kasus yang tersedia atau bahan-bahan yang sudah Anda

persiapkan dengan teman Anda/pengajar agar penguasaan materi menjadi

lebih baik!

8. Kerjakan Tes Sumatif untuk mengetahui tingkat kompetensi yang telah

Anda miliki secara keseluruhan!

9. Cobalah untuk membaca referensi terkait yang disebutkan dalam Daftar

Pustaka untuk memperkaya pemahaman Anda!

10. Apabila Anda menemui kesulitan, pengajar siap membantu Anda dalam

mencapai pembelajaran yang efektif!

11. Bagi Anda yang bertindak sebagai fasilitator (yang akan mengajarkan materi

ini), dapat mempersiapkan bahan tambahan berupa contoh-contoh kasus

yang akan digunakan sebagai bahan selama diskusi!

12. Adapun waktu yang diperlukan untuk mempelajari modul ini adalah 8

jam pelatihan atau 360 menit dengan pembagian masing-masing kegiatan

belajar disesuaikan dengan kemampuan Anda.

Akhirnya, selamat belajar dan semoga sukses!



XI

Microsoft Access untuk Aplikasi

Persuratan Sederhana

Microsoft Access untuk Aplikasi

Akuntansi Perusahaan Jasa

Peta Konsep

Microsoft Access untuk Mengolah

Data



2

PENDAHULUAN

1. Deskripsi

Microsoft Access merupakan salah satu perangkat lunak yang banyak

dimanfaatkan untuk mendukung penyelesaian tugas-tugas perkantoran terutama yang

terkait dengan database. Mata pelajaran ini membahas Aplikasi Terintegrasi yang

meliputi penjelasan menggunakan Microsoft Access untuk mengolah data, membuat

aplikasi persuratan sederhana serta membuat aplikasi akuntansi untuk perusahaan jasa.

2. Prasyarat Kompetensi

Untuk dapat mempelajari modul ini dengan efektif, pembaca diharapkan sudah

memiliki pengetahuan dasar tentang desain database yang baik dan tepat serta mampu

mengoperasikan pembuatan table, queries, form dan report dengan menggunakan

Microsoft Access dengan baik.

3. Standar Kompetensi

Setelah mengikuti mata pelajaran ini, peserta diharapkan mampu membuat

aplikasi terintegrasi dengan menggunakan Microsoft Access dengan baik.

4. Kompetensi Dasar

Setelah mempelajari kegiatan belajar di modul ini, Anda diharapkan mampu:

a. mendemonstasikan penggunaan Microsoft Access untuk mengolah data dengan

baik

b. membuat aplikasi persuratan sederhana menggunakan Microsoft Access dengan

baik

c. membuat aplikasi akuntansi untuk perusahaan jasa menggunakan Microsoft Access

dengan baik

5. Relevansi Modul

Setelah mempelajari modul ini diharapkan peserta dapat mengaplikasikannya

dalam pekerjaan yang menjadi tugas pokok dan fungsinya sebagai pengembang



3

database. Peserta diklat diharapkan dapat menggunakan Microsoft Access untuk

mengolah data, membuat aplikasi persuratan sederhana serta membuat aplikasi

akuntansi untuk perusahaan jasa dengan baik dan tepat sesuai dengan apa yang

dibutuhkan guna mendukung penyelesaian tugas di unit kerjanya masing-masing.



4

KEGIATAN BELAJAR

KB 1:MICROSOFT ACCESS UNTUK MENGOLAH DATA

URAIAN DAN CONTOH

Pada tahap awal Microsoft Access dapat digunakan untuk mengolah data. Untuk

keperluan pengolah data, Microsoft Access jauh lebih andal daripada MicrosoftExcel,

atau softwarespreadsheet lain yang memang tidak ditujukan untuk mengolah data. Pada

bagian ini akan dijelaskan contoh penggunaan Microsoft Access untuk pengolahan data

untuk audit laporan keuangan. Dalam disiplin audit, kegiatan mengolah data untuk

membantu pelaksanaan audit atas laporan keuangan dinamakan Teknik Audit

Berbantuan Komputer (TABK) atau Computer Assisted Audit Techniques (CAAT). Dengan

demikian Microsoft Access dapat dikatakan merupakan salah satu

media/aplikasi/software dalam rangka TABK.

Selain Microsoft Access, ada banyak aplikasi lain yang merupakan media TABK,

seperti Microsoft Excel serta ACL (Audit Common Language). Secara umum media TABK

dibagi dalam dua golongan, yaitu Generalized Audit Software (GAS) serta Specialized

Audit Software (SAS). MenurutRubrik Ekonomi (2015), GAS terdiri dari serangkaian

rutinitas program komputer yang dapat membaca file komputer, memilih informasi yang

diinginkan, melakukan perhitungan berulang-ulang, dan mencetak laporan dalam format

yang ditentukan. Software ACL (Audit Command Language) dan IDEA (Interactive Data

Extraction and Analysis) merupakan contoh jenis audit software yang termasuk dalam

kategori Generalized Audit Software (GAS). Dengan ACL atau IDEA, auditor akan

INDIKATOR Setelah selesai mengikuti pembelajaran ini peserta

diklat diharapkan dapat:

Menyusun statistik data menggunakan Microsoft Access;

Memeriksa data menggunakan Microsoft Access;

Menstratifikasi dan mengelompokkan data menggunakan Microsoft Access.

Melengkapi dan meringkas data menggunakan Microsoft Access.

KB 1



5

menghemat waktu, tenaga dan biaya dalam pelaksanaan audit di lapangan. Volume data

yang akan dianalisis menjadi lebih besar dan hasil pengolahan data relatif lebih akurat.

Sementara itu SAS adalah software yang didesain untuk melaksanakan tugas-

tugas audit khusus. Specialized software biasanya dipilih dengan alasan-alasan sebagai

berikut:

1. tidak tersedianya software alternatif yang lain;

2. keterbatasan software alternatif yang ada;

3. pertimbangan efisiensi;

4. untuk meningkatkan pemahaman terhadap sistem tersebut;

5. kemungkinan untuk mempermudah persiapan; dan

6. untuk meningkatkan tingkat independensi auditor.

Dengan demikian Microsoft Access, ketika digunakan untuk keperluan audit, termasuk

ke dalam SAS. Microsoft Access ini sebetulnya tidak merupakan software khusus untuk

audit, tapi dapat digunakan untuk keperluan tersebut.

1. Mengimpor dan Mengkonversi Data

Untuk dapat diolah dalam Microsoft Access, data harus ada dalam database

Microsoft Access di komputer kita. Jika pengolahan data dilakukan dalam rangka audit,

maka data dari auditee harus kita

salin ke dalam komputer kita, baik

secara koneksi langsung ataupun

melalui media lain (lihat Gambar

1.1). Ada dua kemungkinan bentuk

data dari klien, yaitu sudah dalam

bentuk Microsoft Access, atau tidak

dalam bentuk Microsoft Access. Data

yang sudah dalam bentuk Microsoft

Access akan ditandai dengan nama file yang berekstensi accdb (nama file xxx.accdb)

untuk Microsoft Access 2007 ke atas, atau mdb (nama file yyyy.mdb) untuk Microsoft

Access sebelum MicrosoftAccess 2007 (MicrosoftAccess 2003 dan sebelumnya). Jika

bukan, maka kita harus melakukan ekspor data terlebih dahulu.

Gambar 1.1 Proses Pengalihan Data



6

Microsoft Access dapat mengimpor data dari berbagai sumber/ bentuk file ke

dalam tabel MicrosoftAccess, seperti dari MicrosoftExcel, text, atau tabel database

lainnya. MicrosoftAccess menyajikan seperangkat langkah mudah dalam bentuk wizard

yang akan memandu kita melakukan proses mengimpor data. Berikut dijelaskan

langkah-langkah mengimpor data yang berbentuk file kertas kerja MicrosoftExcel yang

data dan langkahnya, diadaptasi dariAlexander (2007).

a. Arahkan mouse ke application ribbon dan pilih tab External Data.

b. Klik icon Excel pada Import & Link Group seperti digambarkan pada Gambar 1.2.

Gambar 1.2 Mengimpor Data dari Microsoft Excel

c. Pilih file MicrosoftExcel yang berisi data yang akan diimpor. Bersama modul ini

disertakan CD yang di antaranya berisi file MicrosoftExcel dengan nama file

Employee_Master2.xlsx. Pilih pilihan pertama Import the source data into a new

table pada database MicrosoftAccess yang terbuka, lalu klik button OK. Langkah ini

akan mengaktifkan Import Spreadsheet Wizard.

d. Lalui setiap screen pada Import Spreadsheet Wizard dengan menjawab pertanyaan

yang diberikan dan klik Next. Pastikan mencentang pilihan First Row Contains

Column Heading saat screen tersebut muncul (lihat Gambar 1.3).



7

Gambar 1.3 Pilihan First Row Contains Column Headings

e. Hasil akhir dari proses impor ini kira-kira sebagaimana ditunjukkan Gambar 1.4

berikut.

Gambar 1.4 Bentuk Tabel Employee_Master Hasil Impor

2. Menyiapkan Data Sebelum Diolah

Untuk keperluan pengolahan data pada bab ini penulis telah menyiapkan contoh

data laporan keuangan Pemerintah Kabupaten X. Asumsinya adalah kita bertugas

sebagai auditor atas laporan keuangantersebut. Kita telah melakukan download atas

data Laporan Keuangan auditee/reviewee yaitu pemerintah Kabupaten X. Dari data

keuangan pemerintah Kabupaten X ini kita hanya mengambil tabel transaski, yaitu jurnal

neraca dan jurnal realisasi. Dalam akuntansi, transaksi menjadi dasar dari seluruh

pengolahan data sampai dengan menjadi laporan keuangan. Proses audit atau review,



8

yang berupaya menelusuri kebenaran penyusunan laporan keuangan apakah sesuai

dengan kriteria penyajian laporan seharusnya, akan sangat terbantu jika kita dapat

mengakses dan men-download data transaksi klien. Dengan hak akses pada tabel

transaksi klien, banyak hal yang dapat kita telusuri untuk membuat kesimpulan terkait

tugas audit kita.

File database MicrosoftAccess yang akan digunakan adalah file Olah Data

Akuntansi.accdb yang tersedia pada CD yang disertakan bersama modul ini. File

database ini belum memenuhi kaidah normalisasi seperti telah dibahas pada modul-

modul sebelumnya, karena tujuan sub bab ini pada pengolahan datanya, bukan pada

penyusunan aplikasi database. Tersedia pula pada CD, penjelasan multimedia berupa

highlight atas seluruh bahasan Bab I Modul ini.

Pada database Olah Data Akuntansi.accdb semula hanya terdapat dua tabel

yaitu:

a. 1JurnalNeraca

b. 2JurnalRealisasi

Tampilan tabel 1JurnalNeraca adalah sebagaimana dapat dilihat pada Gambar 1.5

berikut ini.

Gambar 1.5 Bentuk Tabel 1JurnalNeraca

Terlihat bahwa tabel tersebut terdiri dari 9 field yaitu dari field [Tanggal] sampai

dengan field [Keterangan]. Berapa jumlah record-nya? Untuk melihat jumlah record pada

tabel dapat dilakukan dengan melihat pada bagian bawah layar dimana tabel terbuka,

yaitu sebagaimana yang dapat dilihat pada Gambar1.6 berikut.



9

Jadi tabel tersebut terdiri dari

25.910 record. Posisi kursor saat

ini, yaitu yang disorot berwarna

biru, berada pada record ke-

25.889. Untuk berpindah dari

record satu ke record yang lain,

gunakan tanda panah kiri, untuk

ke record sebelumnya, atau

tanda panah kanan, untuk

berpindah ke record berikutnya. Yang perlu dilihat pula adalah isi record. Pada

Gambar1.5 kita lihat isi field *Tanggal+ adalah ‘31/12/2003’, sementara pada Gambar1.6

isinya adalah ‘31/12/2004’. Jadi data tabel 1JurnalNeraca ini berisi jurnal neraca selama

1 tahun, yaitu tahun 2004, diawali dari tanggal akhir tahun sebelumnya (31/12/2003)

dan diakhiri sampai tanggal akhir tahun 2004 (31/12/2004). Jumlah record selama 1

tahun tersebut adalah 25.910. Jumlah record tersebut cukup banyak dan akan cukup

kompleks jika diolah dengan MicrosoftExcel.

3. Menyusun Statistik Data

Dalam MicrosoftAccess, pengolahan data kita lakukan melalui query. Fungsi

pengolahan pertama dari query ini adalah untuk menyusun statistik atas data, misalkan

atas data transaksi akuntansi, kita dapat melihat nilai transaksi tertinggi, terendah, rata-

rata dan nilai statistik-statistik lainnya. Berdasarkan database Olah Data Akuntansi –

Awal.accdb yang tersedia pada CD, kita akan menyiapkan statistik untuk jurnal realisasi.

Untuk membuat query pertama kali, pada Ribbon, pilih Tab Create, lalu pilih group

Queries, lalu klik Query Wizards sebagaimana dapat dilihat pada Gambar 1.8.

Gambar 1.6 Record Selector

Gambar 1.7 Query Wizard

Gambar 1.8 Memilih Tabel untuk Query



10

Selanjutnya kita ikuti panduan-panduan yang diberikan Query Wizards dan pilih pilihan

default. Misal saat screen memberi pilihan New Query, terpilih default pilihan Simple

Query, kita klik OKmaka pilihan Simple Query yang akan aktif. Selanjutnya kita akan

mendapatkan screen sebagaimana pada Gambar 1.7.

Klik pada panah yang ada, kemudian pindahkan pilihan untuk memilih tabel

2JurnalRealisasi. Selanjutnya pilih [Debet] dari ruang kiri, klik dua kali atau klik tanda

panah sehingga field [Debet] pindah ke ruang kanan. Lakukan hal yang sama untuk field

[Kredit]. Dua field ini yang akan kita tampilkan statistiknya. Selanjutnya klik Next,

Wizards kemudian akan memberikan pertanyaan “Would you like a detail or summary

query?” Karena statistik merupakan ringkasan atas data, maka pilih summary. Kemudian

klik pada Summary Options, sampai kemudian tampil screen berikutnya. Pilih atau beri

centang pada seluruh statistik yang ditawarkan yaitu Sum, Average, Min dan Max, serta

Count. Hasil kedua langkah ini dapat dilihat pada Gambar 1.9 berikut ini. Selanjutnya klik

OK. Lalu Klik Next.

Gambar 1.9 Summary Option



11

Selanjutnya Wizard akan meminta nama query yang akan dibuat. Berikan nama

misalnya StatistikJurnalRealisasi. Bentuk hasil dari queryStatistikJurnalRealisasiyang kita

buat adalah seperti pada Gambar 1.10. Seperti dapat kita lihat, tampilan dari query ini

masih sangat mekanis. Kita dapat membuatnya menjadi lebih nyaman dipandang

dengan menjadikan query ini sebagai sumber untuk membuat report. Report merupakan

obyek dalam database yang ditujukan untuk menyajikan data yang telah diolah untuk

pengguna akhir.

Gambar 1.10 Tampilan Data Hasil Query

Membuat report baru dilakukan seperti membuat query sebelumnya, yaitu pada

Ribbon, pilih Tab Create, pilih group Reports, dan klik Reports Wizards. Selanjutnya kita

ikuti panduan-panduan yang diberikan Reports Wizards dan pilih pilihan default. Misal

saat screen memberi pilihan sumber data untuk report pilihqueryStatistikJurnalRealisasi,

pilihan default yang akan diberikan MicrosoftAccess jika sesudah membuat query tadi

kita belum keluar kemanapun. Jika tidak, maka kita harus memindahkan pilihan ke query

dimaksud. Pilih seluruh field yang ada di sebelah kiri agar pindah ke bagian kanan

dengan mengklik icondua panah di tengah sebagaimana pada Gambar 1.11. Lalu klik

Next.

Gambar 1.11 Report Wizard

Selanjutnya klik Next lagi, karena kita tidak perlu memberikan field sebagai dasar

membuat group pada report ini. Lalu klik Next lagi, karena kita tidak perlu juga

melakukan pengurutan data, karena hanya ada satu record nantinya sebagai statistik



12

atas keseluruhan data untuk field [Debet] dan [Kredit]. Kecuali saat pilihan Layout,

pilihan default tabular, kita ganti menjadi columnar, orientasitetap pada portrait . Lalu

klik Next lagi. Saat diminta memberi Title kembali ikuti nama default sesuai nama query.

Lalu klik Finish. Hasilnya kira-kira sebagaimana pada Gambar 1.12. Untuk berpindah dari

view Report View menjadi Design View¸ klik panah bawah pada tab View, lalu pilih

Design View.

Gambar 1.12 Output Report Awal

Agar tampilan lebih nyaman, kita lakukan sedikit manipulasi layout. Pada Design

View, tekan tombol Shift, bersamaan dengan itu kita pilih mulai dari field [Sum of Kredit]

sampai dengan [Max Of Kredit], label dan isi field-nya. Sesudah terpilih keempat pasang

field tersebut (label dan isi field) lepaskan tombol Shift, lalu kita pindahkan seluruh

rangkaian tersebut ke bagian kanan bersebelahan dengan rangkaian label dan field [Sum

Of Debet] sampai [Max Of Debet]. Lakukan beberapa manipulasi lanjutan sampai

dengan tampilan report-nya kira-kira akan menjadi sebagaimana pada Gambar 1.13,

dalam Report View.

Gambar 1.13 Output Report Akhir



13

Tampilan angka sudah berubah dengan mengubah property pada Design View,

pada Format pilih Standard dan Decimal Places 2, sebagaimana pada Gambar 1.14.

Gambar 1.14 Design View Output Report Akhir

Demikian contoh pengolahan data untuk memperoleh statistik dari data. Dari

statistik ini kita memperoleh informasi terdapat angka debet dan kredit yang negatif dan

angka transaksi tertinggi dalam satu kali transaksi mencapai nilai 21 Milyar. Informasi ini

merupakan informasi yang cukup berharga dalam proses review atau audit atas laporan

keuangan.

4. Memeriksa Data

Fungsi pengolahan query berikutnya adalah untuk memeriksa data, misalkan

untuk memeriksa adanya duplikasi atau gap pada data. Berdasarkan database Olah Data

Akuntansi – Awal.accdb yang tersedia pada CD, kita akan memeriksa adanya duplikasi

atau gap pada data nomor memo.

Untuk melakukan hal tersebut, pertama mari kita periksa tabel 1JurnalNeraca

pada field [NoMemo]secara manual. Field [NoMemo] kitalihat berisi data alphanumeric

(gabungan alfabet/huruf dan angka),tetapi memiliki format yang berbeda-beda.

Sebagian diawali alfabet 1 digit diikuti angka enam digit. Sebagian lagi alfabet 2 digit,

sebagian lagi alfabet 3 digit, keduanya sama kemudian diikuti angka enam digit. Kalau

kita scroll ke bawah memang tidak ada data yang diawali alfabet lebih dari 3 digit. Selain

itu setiap data [NoMemo] kita lihat diakhiri dengan alfabet kembali, satu digit. Antara

alfabet awal dan angka disisipi tanda hubung (“-“) dan antara angka dengan alfabet

terakhir disisipi tanda titik. Dapat disimpulkan bahwa data Memo ini cukup standar dan

teratur. Gambar1.15 mencantumkan sebagian dari data Memo tersebut.



14

1JurnalNeraca

NoMemo NoMemo NoMemo NoMemo NoMemo NoMemo

KK-000072.y MKK-000038.1 KK-000071.y MKK-000055.y KK-000056.y MKK-000056.y

MKK-000072.y KK-000071.y MKK-000071.y KK-000055.y MKK-000056.y KK-000002.1

KK-000072.y MKK-000071.y KK-000071.y MKK-000055.y KK-000056.y MKK-000002.1

MKK-000072.y KK-000071.y MKK-000071.y KK-000055.y MKK-000056.y KK-000017.1

KK-000072.y MKK-000071.y KK-000055.y MKK-000055.y KK-000056.y MKK-000017.1

MKK-000072.y KK-000071.y MKK-000055.y KK-000055.y MKK-000056.y KK-000058.y

KK-000072.y MKK-000071.y KK-000055.y MKK-000055.y KK-000056.y MKK-000058.y

MKK-000072.y KK-000071.y MKK-000055.y KK-000056.y MKK-000056.y KK-000058.y

KK-000038.1 MKK-000071.y KK-000055.y MKK-000056.y KK-000056.y MKK-000058.y

Gambar 1.15 Data Memo

Karena terstandarnya data nomor memo ini, maka kita juga dapat memeriksa

apakah terdapat duplikasi atau gap pada data tersebut. Pemeriksaan adanya duplikasi

atau gap diharapkan akan dapat memberi insight terhadap proses audit atau review

laporan keuangan yang kita lakukan. Untuk itu kita akan membuat query yang akan

mengolah data nomor memo dan mengecek apakah terdapat penomoran yang berulang

(duplikat) pada satu nomor memo dengan nomor memo yang lain. Juga apakah ada

penomoran memo yang loncat angkanya sehingga ada gap atau ada angka nomor memo

yang hilang/tidak dipakai.

Untuk membuat query tersebut, seperti sebelumnya, kita awali dengan pilih Tab

Create, group Queries pada Ribbon, dan klik Query Wizards sebagaimana dapat dilihat

pada Gambar 1.7. Selanjutnya kita ikuti panduan-panduan yang diberikan Query Wizards

dan pilih pilihan default. Misal saat screen memberi pilihan New Query, terpilih default

pilihan Simple Query. Saat dialog Wizards meminta kita memilih tabel sumber, pilih

2JurnalRealisasi. Kecuali saat memilih avaialble fields, kita pilih hanya fields [NoMemo]

yang kita pindahkan dari ruang kiri (Available Fields) ke ruang kanan (Selected Fields).

Saat dialog Wizards menanyakan “What title do you want for your query?” ketikkan

1Memo dan sekalian pindahkan pilihan ke Modify thequery design, agar query terbuka

pada View Design. Lalu klik Finish. Tampilan yang harusnya muncul adalah sebagaimana

pada Gambar 1.6.



15

Sampai di sini query hanya mengambil kolom

[NoMemo] dari tabel 1JurnalNeraca. Jumlah

record [NoMemo] pada query1Memo yang

diberikan sama dengan jumlah record pada

tabel semula, yaitu sebanyak 25.910. Untuk

memeriksa data [NoMemo] ini kita perlu

menggolongkan [NoMemo], yaitu berdasarkan

huruf/alfabet yang mendahuluinya, 1-3 digit.

Untuk itu kita buat field baru misal namanya

[JenisMemo]. Jika kita lihat cuplikan memo yang ada, yang diawali dengan huruf 1 digit,

hanya untuk Memo yang diawali dengan huruf M, jadi nomor memo-nya misalnya “M-

100043”. Selainnya adalah nomor memo yang diawali huruf KK, MKK, dan MKM. Dengan

bantuan query, kita dapat mengambil hanya kode depan yang berjenis huruf dari field

[NoMemo] dan kita jadikan sebagai isi dari field baru yaitu [JenisMemo].

Pada query Design View, klik pada kepala field [NoMemo] untuk memilih satu

kolom desain [NoMemo] tersebut sehingga seluruh kolom tersorot. Selanjutnya klik

pada Insert Columns pada Tab Design, groups Query Setups sebagaimana pada

Gambar1.17.

Maka di sebelah field[NoMemo] akan ditambahkan field baru yang masih

merupakan kolom kosong.

Gambar 1.16 Design Query Memo Awal

Gambar 1.17 Insert Column pada Query Design



16

Selanjutnya isikan ekspresi sebagai berikut pada field baru:

JenisMemo:

IIf(Left([NoMemo];2)="M-";"M-";IIf(Left([NoMemo];3)="KK-";"KK-

";Iif(Left([NoMemo];3) ="KM-";"KM-";Left([NoMemo];4))))

Ekspresi ini terdiri dari 4 bagian yaitu:

IIf(Left([NoMemo];2)="M-";"M-"

IIf(Left([NoMemo];3)="KK-";"KK-"

IIf(Left([NoMemo];3)="KM-";"KM-"

Left([NoMemo];4)

Fungsi Iif pada MS Access ini serupa dengan fungsi If pada Excel dan lainnya.

Syntax fungsi Iif adalah

Iif (condition; value_if_true; value_if_false)

Fungsi Iif akan memberikan suatu nilai jika kondisi yang dievaluasi benar, dan

memberikan nilai lain jika kondisi yang dievaluasi salah. Bagian condition, pada fungsi Iif

tersebut menggunakan fungsi juga, yaitu fungsi Left. Syntax fungsi Left adalah:

Left(text; number_of_characters)

Fungsi Left berfungsi untuk mengambil bagian string/teks dari suatu field, sejumlah

karakter yang disebutkan, dimulai dari kiri.

Selanjutnya lengkapi desainquery

dengan menambahkan field [Hit],

yaitu berasal dari field [NoMemo]

tapi hanya memberikan hitungan

jumlah recordfield [NoMemo]

tersebut. Untuk itu pada desain

query klik pada icon sigma (∑), lalu

pilih count. Lebih jelasnya dapat

dilihat pada Gambar1.18.

Hasil dari query ini selanjutnya

digunakan sebagai sumber data

untuk membuat report. Dengan report wizard, pilih pilihan-pilihan sebagai berikut

secara berturut-turut:

a. Untuk GroupingLevels: Pilih field[JenisMemo]

Gambar 1.18 Menambah Field Fungsi If dan Baris Total



17

b. Untuk Sorting/pengurutan: pilih field [NoMemo]

c. Untuk Layout: Pilih block

Gambar 1.19 Desain Report 1Memo

Kemudian pada Design View ubahlah desain report tersebut menjadi kira-kira

seperti pada Gambar 1.19. Setelah itu masuk ke menu TabPageSetup dan pilih column

menjadi 3. Uji cobalah tampilan report dengan berpindah antara viewReport View, Print

Preview dan Design View. Pastikan ketiga kolom report termuat seluruhnya dalam setiap

halaman. Cara ini sangat membantu mengefisienkan tampilan, ketika informasi yang

perlu ditampilkan hanya sedikit tetapi datanya cukup banyak. Tambahan controlText Box

sebagaimana dapat dilihat dapat memberikan nomor urut pada setiap record pada data

report. Perbandingan nomor urut dari TextBox ini dengan NoMemo inilah yang akan

menjadi dasar pemeriksaan kita. Bentuk akhir report 1Memo dapat dilihat pada Gambar

1.20.

Berdasarkan cuplikan data Report 1Memo pada Gambar1.20 kita dapat

menemukan adanya [NoMemo} yang berulang yaitu pada nomor memo KK-000161.

Sesudah nomor memo tersebut, nomor urut dengan NoMemo menjadi selisih 1 angka.

Selanjutnya selisih antara nomor urut dengan nomor memo menjadi indikator berapa

kali terjadinya persamaan nomor memo, atau mungkin berapa kali jumlah nomor memo



18

yang double atau yang terloncat. Pada nomor urut 260, nomor memo menunjuk KK-

000257, berarti sudah ada 3 nomor memo yang sama. Demikian seterusnya.

Gambar 1.20 Tampilan Report 1Memo

5. Menstratifikasi dan Mengelompokkan Data

Fungsi pengolahan berikutnya melalui queryMicrosoft Access adalah untuk

melakukan stratifikasi dan pengelompokan atas data. Contoh sederhana fungsi

stratifikasi jika kita lakukan pada data akuntansi keuangan pemerintah adalah untuk

memisahkan data jurnal transaksi berdasarkan nilai transaksinya. Sedangkan untuk

pengelompokan data contohnya adalah pengelompokan data berdasarkan bulan

transaksinya. Sumber data stratifikasi adalah field [Debet], karena akan distratifikasi

berdasarkan nilai transaksi Debet. Sementara sumber data pengelompokan adalah field

[Tanggal], karena akan mengelompokkan data berdasarkan bulan yang merupakan

bagian dari field [Tanggal].

Kita dapat melakukan pembuatan query seperti pada contoh sebelumnya saat

menyusun statistik data atau memeriksa data, yaitu melalui New Query wizard. Namun

pada bagian ini kita akan mempelajari cara lain untuk membuat query baru, yaitu

dengan meng-copy query yang sudah ada, rename dan edit desainnya. Untuk itu mari

kita lihat kembali Gambar 1.16 setelah selesai membuat query 1Memo. Di situ kita

menampilkan query 1Memo dalam tampilan desain (design view). Kita akan membuat



19

query baru dengan meng-copyquery dari query1Memotersebut, membukanya dalam

tampilan desain seperti pada Gambar1.16 dan melakukan perubahan sesuai query baru

yang kita inginkan.

Mari kita ikuti langkah-langkah berikut ini:

a. Pada MicrosoftAccess masuk pada navigation pane, pilih object type lalu pilih query.

b. Klik kanan pada query1Memo lalu klik copy.

c. Klik kanan lagi tanpa memilih obyek apapun, lalu klik paste. Pada dialog yang

diberikan beri nama 2StratifikasiPerDebet.

d. Kemudian pilih query baru 2StratifikasiPerDebet tersebut, klik kanan, lalu pilih/klik

design view.

Sampai langkah ini, maka tampilan yang ada akan sama dengan tampilan

Gambar1.16. Sekarang kita akan mengubah kolom-kolom pada query tersebut menjadi

kolom-kolom yang kita inginkan untuk stratifikasi data. Perubahan untuk setiap kolom

adalah perubahan keseluruhan, karena kita akan membuat empat field/kolom baru

semua dengan nama baru. Kita bisa mulai dengan menghapus ketiga isi field dan

mengetik ulang, atau kita langsung menghapus dengan mengisi satu per satu field yang

baru. Keempat field baru kita beri nama sederhana yaitu 1, 2, 3, dan 4. Definisikan

masing-masing field sebagai berikut:

a. Field pertama beri nama 1. Buat isi field sebagai berikut:

Isi field adalah “angka satu” jika data nilai field [Debet] adalah antara 0 sampai

500.000 dan “angka nol” jika data nilai field lebih dari 500.000.

Ekspresi untuk maksud tersebut dengan menggunakan fungsi IIf adalah sebagai

berikut:

1: IIf([Debet]<500000 And [Debet]>0;1;0)

b. Field kedua beri nama 2. Buat isi field sebagai berikut:

Isi field adalah “angka satu” jika data nilai field [Debet] adalah antara 500.000

sampai dengan 100.000.000 dan “angka nol” jika data nilai field tidak seperti itu.

2: IIf([Debet]<100000000 And [Debet]>=500000;1;0)

c. Field ketiga beri nama 3. Buat isi field sebagai berikut:



20

Isi field adalah “angka satu” jika data nilai field [Debet] adalah antara 100.000.000

sampai dengan 1.000.000.000 dan “angka nol” jika data nilai field tidak seperti itu.


d. Field keempat beri nama 4. Buat isi field sebagai berikut:

Isi field adalah “angka satu” jika data nilai field [Debet] adalah antara

100.000.000.000 sampai dengan 500.000.000.000 dan “angka nol” jika data nilai

field tidak seperti itu.


Tampilan query tersebut, baik tampilan design maupun datasheetnya adalah

sebagaimana pada Gambar 1.21.

Gambar 1.21 Design dan Datasheet View Query 2StratifikasiPerDebet



21

Query2StratifikasiPerDebet ini sebenarnya

belum memberikan informasi yang kita

harapkan terkait stratifikasi. Kita akan

jadikan query ini menjadi sumber data

query selanjutnya. Untuk itu kita kembali

membuat query baru, misalnya dengan

cara copy-pastequery yang ada (ikuti

langkah 1-4 tersebut) dan beri nama baru

yaitu 2Stratifikasi. Pada tampilan Design

Viewquery2Stratifikasi tersebut, klik pada

tabel 1JurnalNeraca pada bagian atas, lalu

tekan Delete. Maka sekarang kolom-kolom atau field pada design query yang

bersesuaian dengan tabel yang dihapus otomatis juga terhapus. Setelah kita menghapus

sisa field yang ada, kita coba tambahkan sumber data baru, sekarang bukan dari tabel,

tapi dari query. Untuk itu pada Tab Design klik icon ShowTable, pilih Tab Query, lalu pilih

query2StratifikasiPerDebet, klik Add untuk memasukkan query tersebut sebagai sumber

data yang baru. Selanjutnya definisikan masing-masing field sebagai berikut:

a. Field pertama beri nama [s/d 500rb]. Buat isi field tersebut sebagai berikut:

Jumlahkan seluruh isi field 1, sehingga field baru tersebut akan menunjukkan

berapa jumlah nilai transaksi Debet yang berkisar antara 1 s.d. 500.000.

s/d500rb: Sum([2StratifikasiPerDebet].[1])

b. Field kedua beri nama [500rb-100J]. Buat isi field tersebut sebagai berikut:


berapa jumlah nilai transaksi Debet yang berkisar antara 500.000 s.d. 100J

500rb-100J: Sum([2StratifikasiPerDebet].[2])

c. Field ketiga beri nama [100J-1M]. Buat isi field tersebut sebagai berikut:


berapa jumlah nilai transaksi Debet yang berkisar antara 100 Juta s.d. 1M

100J-1M: Sum([2StratifikasiPerDebet].[3])

Gambar 1.22 Report 2Stratifikasi



22

d. Field keempat beri nama [1M-500M]. Buat isi field tersebut sebagai berikut:


berapa jumlah nilai transaksi Debet yang berkisar antara 1 M s.d. 500 M

1M-500M:Sum([2Stratifikasi PerDebet].[4])

e. Field kelima beri nama [Tot]. Buat isi field tersebut sebagai berikut:

Jumlahkan keempat field sebelumnya, sehingga field baru [Tot] akan berisi jumlah

seluruh data transaksi untuk keempat stratifikasi yang ditentukan.

Tot:Sum([2StratifikasiPerDebet].[1])+Sum([2StratifikasiPerDe

bet].[2])+Sum([2StratifikasiPerDebet].[3])+Sum([2Stratifikas

iPerDebet].[4])

Selanjutnya query2Stratifikasi menjadi sumber data untuk membuat report

2Stratifikasi. Report dapat dibuat dengan menggunakan reportwizard. Buatlah report

tersebut sehingga tampilannya mendekati Gambar1.22.

Untuk pengelompokkan data, misal berdasarkan bulan transaksi buatlah query

baru baik dengan query wizard, copy pastequery yang ada, atau dengan query design.

Berbeda dengan field-field pada query stratifikasi yang sengaja kita ciptakan baru, sesuai

dengan stratifikasi yang kita harapkan, pada query untuk pengelompokan data ini, kita

tidak membuat field baru, tapi memanipulasi field [Tanggal] yang sudah ada. Desain

query dan report yang dihasilkan dapat dilihat pada Gambar1.23.



23

Gambar 1.23 Desain Query dan Report 3GroupingPerBulan

Field [Akumulasi] pada query dan reporttersebut, sebenarnya adalah field

[Debet] tapi diberikan nama lain. Pada query, field akumulasi ini isinya persis sama

dengan field [Debet], tapi pada report berbeda, dan merupakan akumulasi angka Debet

setiap bulan. Hal ini dapat diperoleh karena atas field [Akumulasi] di report kita

hidupkan propertyrunning sum (bagaimana mengeset property runnningsum di desain

report, dapat dilihat pada Gambar1.19, point 3).

Dari nilai field [Akumulasi] bulan Desember kita dapat menyimpulkan bahwa

pengelompokan ini sudah dilakukan dengan tepat, karena seluruh transaksi atau seluruh

record dari tabel 1JurnalNeraca telah semuanya terkelompokkan sedemikian rupa



24

sehingga jumlah seluruh kelompok berdasarkan bulan, sama dengan jumlah seluruh

record yang ada sebanyak 25.910 record, sebagaimana telah dibahas di sub Bab 2 (atau

lihat Gambar1.6 beserta uraiannya). Namun demikian, kita dapat juga berpikir bahwa

report ini belum begitu informatif untuk memberikan jumlah transaksi yang sebenarnya

karena sifat pencatatan transaksi double entry dalam akuntansi, dalam database harus

dibuat sedemikian rupa sehingga kedua kolom Debet dan Kredit harus diisi meskipun

nilainya nol, seperti dapat kita lihat pada cuplikan tabel 1JurnalNeraca pada

Gambar1.24. Sifat tersebut berlaku untuk seluruh jurnal kecuali jurnal saldo awal.

1JurnalNeraca

Tanggal BSID Rubrik Satk Rincian Debet Kredit NoMemo Keterangan

02/01/2004 794 4. 01.03. 1.01.002.002.4. 0 3900000 KK-000042.y SPM 0004

02/01/2004 795 6. 01.03. 1.01.001.001.6. 3900000 0 MKK-000042.y SPM 0004

02/01/2004 796 4. 01.03. 1.01.002.002.4. 0 546000 KK-000042.y SPM 0004

02/01/2004 797 6. 01.03. 1.01.001.001.6. 546000 0 MKK-000042.y SPM 0004

02/01/2004 798 4. 01.03. 1.01.002.002.4. 0 240720 KK-000042.y SPM 0004

Gambar 1.24 Penjurnalan selalu Mengisi Debit Kredit

Oleh karena itu, menghitung jumlah transaksi dari jumlah record Debet

seluruhnya kurang akurat, karena

mengandung angka nol atau yang transaski

kredit. Jumlah transaksi lebih akurat jika kita

peroleh dengan menghitung jumlah

recordfield [Debet] yang nilainya lebih dari nol.

Untuk itu kita bisa membuat dulu query

perantara, yang mengolah dari tabel

1JurnalTransaksi hanya field [Tanggal] dan

field [Debet] tapi yang field [Debet]-nya

nilainya lebih dari nol. Desain query ini dapat

dilihat pada Gambar1.25. Pada baris kriteria ditambahkan ekpresi “>0” (tanpa tanda

kutip). Selanjutnya atas query ini kita jadikan sumber untuk membuat query yang sama

seperti pada Gambar 23. Bedanya, sumber data query bukan langsung dari tabel

1JurnalNeraca tapi dari query3GroupingAlt2. Hasil akhir report-nya adalah sebagaimana

ditayangkan pada Gambar1.26. Sekarang jumlah data transaksi hanya sebanyak 13.171,

berkurang sekitar setengahnya dari informasi sebelumnya.

Gambar 1.25 Desain Query 3GroupingAlt2



25

Gambar 1.26 Report 3GroupingPerBulan Alternatif 2

6. Melengkapi dan Meringkas Data

Dalam mengelola database, seringkali kita ada keperluan untuk melengkapi data

yang tersedia. Melengkapi data di sini maksudnya adalah menambahkan data dengan

data dari luar tabel-tabel yang telah ada sebelumnya. Data tersebut akan memperjelas

maksud dari data sebelumnya. Misalnya, data sebelumnya karena digunakan berulang-

ulang, direpresentasi dalam bentuk kode. Makna dari kode ini yang perlu kita lengkapi

dengan data tambahan, yang akan dipasangkan dengan data awal tersebut.

Sebagai contoh untuk tabel 1JurnalNeraca hampirsemua field yang ada

merupakan kode-kode. Untuk memperjelas maksud kode-kode tersebut, yang ada pada

field [Satk] dan [Rincian] misalnya, maka kita perlu menambahkan keterangan untuk

setiap kode tersebut. Dalam software akuntansi keterangan-keterangan tersebut biasa

disimpan pada tabel tersendiri yang dinamakan tabel referensi.

Jika dijelaskan dengan konsep database, kode pada field [Satk] pada tabel

1JurnalNeraca merupakan foreign key dari tabel 1JurnalNeraca tersebut. Agar tabel

tersebut dapat dipahami lebih lanjut harus ada relasi dengan tabel lainnya, misal kita

sebut tabel Satkeryang merupakan tabel referensi. Tabel Satker memiliki field [Satk]

juga sebagai primary key danfield-field lainnya, yang dapat menjelaskan lebih lanjut

makna kode dari field [Satk] tersebut. Berbeda dengan tabel 1JurnalNeraca yang isi



26

field[Satk] yang sama bisa muncul berkali-kali, pada tabel Satker, isi field [Satk] harus

unik. Selain itu antara tabel sebelumnya dengan tabel tambahan harus terpenuhi aturan

referential integrity untuk foreign key dan primary key [Satk] sebagai berikut (bukan

ekspresi, hanya logika referential integrity) :

Isi field [Satk] pada tabel 1JurnalNeraca harus terdapat pada

isi field [Satk] pada tabel Satker.

Hal yang sama dapat dijelaskan untuk field [Rincian]. Kode pada field [Rincian]

pada tabel 1JurnalNeraca merupakan foreign key dari tabel 1JurnalNeraca tersebut.

Untuk dapat memahami lebih lanjut makna kode tersebut, harus ada tabel lain yang

memiliki field [Rincian] juga sebagai primary key, yang bernilai unik,danfield-field lainnya

yang dapat lebih menjelaskan makna kode sebelumnya. Antara tabel sebelumnya

dengan tabel baru harus terpenuhi aturan referential integrity.

Untuk kebutuhan melengkapi data dalam konteks ini, kita perlu melakukan tiga

langkah tugas, yaitu:

a. Membuat tabel baru yang akan menjadi tabel relasi ke tabel sebelumnya,

b. Mengisikan data tambahan pada tabel baru untuk melengkapi penjelasan atas tabel

yang sudah ada sebelumnya, dan

c. Membuat query dan report untuk yang memuat data lebih lengkap

Untuk tugas pertama membuat tabel baru, kita bisa langsung membuatnya yang

memuat field [kode] dan menambahkan field penjelasannya masing-masing. Namun

dengan cara ini, saat kita melakukan tugas kedua mengisikan data, kita harus

memastikan seluruh jenis kode sudah teridentifikasi dan terisikan agar aturan referential

integrity terpenuhi, atau sebaliknya kita tidak terlalu banyak menambahkan/mengetik

kode yang sebenarnya tidak digunakan sehingga tidak efisien. Untuk itu terdapat pilihan

lain dalam membuat tabel baru, yaitu dengan cara tidak langsung, dengan

memanfaatkan tabel asal sebagai sumber membuat tabel referensi tersebut. Caranya

kita buat query untuk membuat tabel atau disebut sebagai make table query.

Kita lihat misalnya query untuk membuat tabel Satk. Desain make table query

mtSatkeryang kita buat serta tabel yang dihasilkan adalah sebagaimana dapat dilihat

pada Gambar1.27 sebelah kiri. Pada gambar tersebut dapat kita lihat, kita



27

mendefinsikan query hanya dengan mengambil field [Satk] tapi kita aktifkan pada baris

Total - pilihan Group By. Dengan mengaktifkan pilihan ini maka query hanya akan

menampilkan satu kode Satk satu kali, karena diambil hanya grup-nya saja. Cara ini

digunakan untuk memastikan isi setiap record dari query ini adalah unik. Hasilnya hanya

terdapat 26 kode Satk/Satker yang unik, sebagai grup, untuk seluruh 25.910 record tabel

1JurnalNeraca tersebut.

Gambar 1.27 Make Table Query

Perlu dijelaskan di sini beberapa perbedaan make table query dengan query-

query sebelumnya. Pertama pada tampilan desain tersebut yang penting adalah aktifnya

icon make table pada tab Designgroupquery type. Perbedaan lainnya kita harus lihat

pada view SQL dari query tersebut. Jika kita klik SQL View pada tab Design, pada grup

Result (pojok kiri atas), maka ditampilkan kode SQL query, sebagai berikut:

SELECT [1JurnalNeraca].Satk INTO Satker

FROM 1JurnalNeraca

GROUP BY [1JurnalNeraca].Satk;

Berbeda dengan SQL query lain, pada SQL make table query ini terdapat ekspresi

tambahan yaituINTO Satker. Maksud dari ekspresi SQL ini adalah “masukkan hasil

dari query ke dalam tabel bernama Satker.” Ekspresi ini tidak ditampilkan pada design



28

view sehingga design view terlihat tidak berbeda dengan “select query” biasa. Ekspresi

inilah yang menyebabkan query ini disebut make table query. Dalam hal ini nama tabel

yang dibuat adalah tabel Satker.

Langkah inti dari membuat tabel melalui make table query ini adalah

menjalankan query tersebut. Klik Run pada menu tab DesaingroupResult

pada DesignViewmake table query tersebut. Selanjutnya lihat hasilnya pada Navigation

Windows Object Table. Sekarang tabel baru tabel Satker sudah harus ada, yang telah

kita buat secara tidak langsung.

Selanjutnya langkah kedua dalam melengkapi data adalah, mengisikan data

tambahan pada tabel baru, kita lakukan sebagaimana diperlihatkan pada Gambar 1.27

sebelah kanan. Sebagaimana terlihat pada gambar tersebut, di atas tabel telah

ditambahkan field tambahan nama-nama satker sebagai penjelasan atau referensi kode

pada field [Satk]. Field baru untuk melengkapi data sebelumnya tersebut diberi nama

field [Struktur]. Contoh isi field [Struktur]: DPRD, KDH dan Wa KDH, dan seterusnya.

Langkah ketiga adalah membuat query dan report yang menjadi tujuan akhir

penjelasan ini, yaitu untuk memuat data lebih lengkap tersebut. Jadi tabel baru Satker

selanjutnya kita gabungkan dengan tabel yang telah ada sebelumnya sehingga diperoleh

informasi yang lebih lengkap untuk ditayangkan dalam report. Desain query untuk

maksud ini dapat dilihat pada Gambar1.28. Sebagaimana dapat dilihat pada Gambar

1.28 bagian kiri, pada query ini sumber data berasal dari dua tabel yaitu tabel

1JurnalNeraca serta tabel Satker. Kedua tabel dihubungkan melalui field [Satk]. Pada

query tersebut kita tetapkan seluruh field dari tabel 1JurnalNeraca kita gunakan semua

sehingga pada baris field tercantum isian 1JurnalNeraca.* artinya ambil seluruh field

dari tabel 1JurnalNeraca(saat membuat query hal ini dilakukan cukup dengan men-

double click field “*” dari tabel 1JurnalNeraca). Dari tabel Satker kita ambil field

[Struktur] untuk melengkapi field [Satk] dari tabel sebelumnya. Tayangan Data Sheet

view dari query 4JurnalNeracaDgStruktur adalah seperti pada bagian kanan

Gambar1.28.



29

Gambar 1.28 Melengkapi Data dengan Tabel Referensi

Sebaiknya kita juga memberikan penjelasan atas kode pada field [Rincian] pada

Tabel 1JurnalNeraca. Dengan tiga langkah yang sama, namun dengan pengolahan data

yang lebih kompleks, contoh hasil akhir melengkapi data yang dapat dilakukan sekaligus

atas field [Satk] dan [Rincian] adalah sebagaimana ditampilkan pada

Report4JurnalNeracaDgDataLengkap pada Gambar1.29.

Gambar 1.29 Melengkapi Data dengan Field [Satk] dan [Rincian]

Untuk meringkas data, berikut disampaikan dua tampilan report yang

menunjukkan hasil meringkas data yang ada pada database Olah Data Akuntansi.

Pengolahan data melalui query untuk meringkas lebih kompleks daripada pengolahan

data yang telah kita lakukan sebelumnya. Peserta dapat mempelajari melalui file

database yang telah disediakan bersama modul ini. Dua hasil peringkasan data yang

dicontohkan pada Gambar1.30 adalah Report Neraca Saldo dan Report Rincian

Perhitungan APBD.



30

Gambar 1.30 Contoh Hasil Peringkasan Data



31

Latihan/Tugas

Praktikkan latihan-latihan berikut dengan baik, kemudian bandingkan jawaban Anda

dengan materi yang ada pada Kegiatan Belajar 1.

1. Bukalah CD yang disertakan. Ikuti pembahasan pada modul dan demonstrasikan:

a. Impor data dari MicrosoftExcel menjadi tabel Microsoft Access! Pastikan

hasilnya sama dengan pembahasan bagian uraian dan contoh.

b. Buat query dan reportStatistikJurnalRealisasi! Pastikan hasilnya sama dengan

pembahasan bagian uraian dan contoh.

c. Buat query dan report1Memo! Pastikan hasilnya sama dengan pembahasan

bagian uraian dan contoh.

d. Buat query dan report2SertifikasiPerDebet dan 2Sertifikasi! Pastikan hasilnya

sama dengan pembahasan bagian uraian dan contoh.

e. Buat query dan 3GroupingPerBulan dan 3GroupingAlt2! Pastikan hasilnya sama

dengan pembahasan bagian uraian dan contoh.

f. Buat query dan report4JurnalNeracaDgDataLengkap! Pastikan hasilnya sama

dengan pembahasan bagian uraian dan contoh.

2. Buat pula query/report yang belum ada sebagai berikut:

a. Buat query dan reportStatistikJurnalNeraca! Ikuti langkah-langkah seperti saat

membuat query dan reportStatistikJurnalRealisasi.

b. Buat query dan report4JurnalRealisasiDgDataLengkap! Ikuti langkah-langkah

seperti saat membuat query dan report4JurnalNeracaDgDataLengkap

Rangkuman

1. Microsoft Access dapat digunakan untuk membantu dalam mengolah data seperti

dalam pelaksanaan tugas-tugas audit atas laporan keuangan.

2. Bentuk pengolahan data yang dapat dilakukan dengan Microsoft Access meliputi

menyusun statistik data, memeriksa data, menstratifikasi dan mengelompokkan

data, serta melengkapi dan meringkas data.

3. Suatu query atau report baru dapat dibuat dengan dua cara, yaitu menggunakan

query atau report lainnya yang telah ada dan direname, atau dengan membuat

query atau report yang benar-benar baru.



32

Tes Formatif 1

Pilihlah huruf B jika pernyataannya Benar dan huruf S jika pernyataannya Salah. Waktu

pengerjaan selama 20 menit.

1. B - S Microsoft Access ketika digunakan untuk keperluan audit termasuk ke

dalam generalized audit software.

2. B - S Microsoft Access menyediakan data summary statistik pada Wizard

meliputi statistik Sum, Average, Min, Max dan Count. Tidak termasuk

statistik Standard Deviasi dan Varians.

3. B - S Maksud dari ekspresi

JenisMemo:

Iif(Left([NoMemo];2)=”M-“;”M-“;Left([NoMemo];2))adalah

menstratifikasi data menjadi nomor memo “M-“ dan selain “M-“.

4. B - S Memberi nomor urut pada suatu field pada report, dapat dibuat

dengan membuat field baru dengan property autonumber.

5. B - S Sumber data dari query 2Stratifikasi pada bagian Uraian dan Contoh

adalah dari suatu query juga.

6. B - S Saat mengekspor data menggunakan wizard, dari misalnya aplikasi

Microsoft Excel, maka di antara pilihan yang wajib kita centang adalah

pilihan “Append a copy of a record to the table”

7. B - S Di antara cara untuk memeriksa data nomor bukti, apakah ada

record yang dobel atau loncat, adalah dengan membuat simple

query yang berisi hanya field bukti transaksi dari tabel asal,

ditambah dengan dua field baru, yaitu jenis transaksi dan nomor

berurut. Bandingkan urutan nomor bukti berdasar bukti

transaksi dengan field nomor urut yang kita berikan.

8. B - S Tabel untuk melengkapi suatu data berisi kode pada tabel lain

dengan keterangan tentang kode tentang kode tersebut biasa



33

disebut sebagai tabel keterangan.

9. B - S Dalam design query make table pada SQL View, dapat terlihat

ekspresi yang membedakan antara maka table query dengan

select query biasa, yaitu adanya ekspresi INTO diiringi nama

tabel yang akan dibuat.

10. B - S Antara foreign key dengan primary key untuk melengkapi data,

harus terpenuhi aturan referential integrity yang berarti isi field

pada tabel yang dilengkapi harus ada pada tabel yang

melengkapi.



34

Umpan Balik dan Tindak Lanjut

Pada bagian akhir modul ini, penyusun memuat kunci jawaban tes formatif dan

mempersilakan para peserta diklat untuk menyelesaikan tes formatif di atas sebelum

mencocokkannya dengan kunci jawaban.

Hal ini perlu dilakukan untuk mengukur tingkat penguasaan materi yang diterima

peserta diklat, yang selanjutnya menghitung hasil penilaian sendiri dengan cara

menggunakan rumus berikut ini:

Tingkat Penguasaan = Jumlah jawaban yang benar x 100%

Jumlah Soal

Tingkat Penguasaan yang dicapai akan menghasilkan nilai dengan kriteria:

Persentase 91% - 100% = Amat Baik

Persentase 81% - 90.99% = Baik

Persentase 71% - 80.99% = Cukup

Persentase 61% - 70.99% = Kurang

Persentase 0% - 60.99% = Amat Kurang

Tingkat penguasaan materi pelajaran anda dinyatakan berhasil dengan baik, apabila

hasil penilaian mencapai tingkat penguasaan materi 80% ke atas. Namun apabila

ternyata masih di bawah 80%, anda terpaksa harus mengulang mempelajarinya kembali

materi yang terkandung dalam modul ini.



35

KB 2: MICROSOFT ACCESS UNTUK APLIKASI PERSURATAN

URAIAN DAN CONTOH

Pada Kegiatan Belajar I kita telah mempelajari bagaimana Microsoft Access dapat

digunakan untuk mengolah data. Dalam penjelasan tersebut belum dibahas kegunaan

Microsoft Access secara spesifik sebagai Database Management System (DBMS).

Microsoft Access merupakan salah satu contoh produk DBMS komersial. Contoh produk

DBMS komersial lainnya adalah Oracle dari Oracle Corporation, DB2 dari IBM

Corporation serta SQL Server dari Microsoft.

DBMS merupakan salah satu komponen dalam Database System. Tiga komponen

lainnya dalam Database System adalah User, Database Application serta Database itu

sendiri. Keempat komponen Database System tersebut dapat digambarkan sebagaimana

pada Gambar 2.1.

Dimulai dari paling kiri, pengguna menggunakan sistem database untuk

mengerjakan pekerjaannya. Pengguna menginput data yang baru, memodifikasi data

yang ada, dan menghapus data. Pengguna juga membaca data melalui beberapa cara:

melalui form, query atau memproduksi report. Komponen kedua adalah aplikasi

INDIKATOR Setelah selesai mengikuti pembelajaran ini peserta diklat diharapkan dapat:

memahami business model sebelum membuat aplikasi persuratan;

menuangkan business model persuratan ke dalam tabel relasional;

menyusun form aplikasi persuratan;

menyusun menu aplikasi persuratan dengan switchboard.

KB 2

Gambar 2.1 Empat Komponen Database System

Database

Micosoft Access atau DBMS Personal

Lainnya



36

database, yaitu kumpulan dari satu atau beberapa program komputer yang berperan

menjadi perantara antara pengguna dengan komponen ketiga, yaitu DBMS. Suatu

aplikasi database menghasilkan form-form, query-query dan report-report, mengirim dan

menerima data dari dan ke pengguna, serta mengubah aksi pengguna menjadi

permintaan aktivitas manajemen data oleh DBMS. Fungsi dari DBMS adalah menerima

permintaan dari aplikasi dan menerjemahkan permintaan tersebut. Microsoft Access

atau aplikasi DBMS personal lainnya dapat menggabungkan kedua fungsi tersebut, yaitu

sebagai databaseapplication serta sebagai DBMS sendiri. Pada Kegiatan Belajar ini kita

akan mengembangkan suatu databaseapplication dengan Microsft Access.

1. Menyiapkan Business Model

Dalam perancangan database terkomputerisasi, suatu formulir fisik yang biasa

digunakan yang ada selama ini sebelum aplikasi database dibuat, biasanya menjadi titik

awal seorang developer aplikasi database memulai analisis desainnya. Formulir fisik ini

sekaligus akan menjadi target output dari aplikasi database yang akan dibuat, yaitu yang

akan menjadi bagian dari report yang akan dihasilkan aplikasi database. Perlu diingat,

meski dalam keseharian istilah yang digunakan adalah “formulir,” dalam aplikasi

database yang dimaksud biasanya adalah report. Hal ini dapat dipahami, karena dalam

sistem tradisional yang berbasis manual, fungsi input dan output dari suatu database,

dua-duanya direpresentasikan dalam satu media fisik yaitu formulir.

Karena form dan report mengacu kepada pengertian tersendiri, maka untuk

menyebut formulir fisik yang akan menjadi dasar perancangan database digunakan

istilah lain yaitu business model. Kompleksitas businessmodel bisa beragam dari yang

sangat sederhana sampai yang sangat rumit, tergantung kepada sejauhmana kita akan

men-database-kan urusan dunia nyata tersebut.

Formulir fisik yang akan dijadikan contoh pada bagian ini adalah business model

yang sangat sederhana yaitu formulir agenda surat keluar, sebagaimana dapat dilihat

pada Gambar 2.2. Anggaplah Gambar 2.2 sebagai output dari sistem manual suatu

proses agenda surat keluar pada suatu kantor. Bentuknya dapat berupa spreadsheet di

komputer atau catatan yang sepenuhnya manual dalam suatu buku besar yaitu buku

Agenda Surat Keluar.



37

JenisSurat TglSurat TglCatat NoSurat Kepada Perihal Unit

Keputusan 18-Jan-08 18-Jan-08 KEP.002/BPP.03/2008 Ybs Penunjukan dan Pengangkatan Panitia Pengadaan Barang dan Jasa Konsultasi Perencana, Jasa Pelaksanaan Konstruksi, Jasa Konsultasi Pengaw as, dan Pengelola Administrasi dan Teknis Proyek (PTP) BDK III YGY TA 2008KKU Penyelenggaraan I

Keputusan 18-Jan-08 18-Jan-08 KEP.003/BPP.03/2008 Ybs Penunjukan/Pengangkatan Panitia Pengadaan Barang Non-Konstruksi BDK III Ygy TA 2008KKU Penyelenggaraan I

Nota Dinas 02-Jan-08 02-Jan-08 ND-001/BPP.03/2008 1. Ka. Balai Penanggung Jaw ab Kendaraan Dinas KKU Kepegaw aian dan Rumah Tangga

2. Kasubag Umum

3. KKU RT & Kepegaw aian

Rekomendasi 06-Mar-08 06-Mar-08 REK.001/BPP.03/2008 Suradi, SE, M.Pd, Ak Srt Rekomendasi mengikuti TOT Program Percepatan Akuntabilitas Keuangan Pemerintah Th 2008KKU Penyelenggaraan II

Surat Biasa 02-Jan-08 02-Jan-08 S-001/BPP.03/2008 Para WI BDK III Ygy Pembuatan Rencana Kegiatan Tahunan Kew idyaisw araan Th. 2008KKU Penyelenggaraan I

Surat Biasa 07-Jan-08 07-Jan-08 S-005/BPP.03/2008 Ka. KPKNL Yogyakarta Rekomendasi penghapusan gedung kantor utama BDK III YogyakartaKKU Tata Usaha dan Keuangan

Surat Biasa 07-Jan-08 07-Jan-08 S-006/BPP.03/2008 Sek. BPPK Usulan penghapusan segera gedung kantor utama BDK III YogyakartaKKU Tata Usaha dan Keuangan

Surat Biasa 07-Jan-08 07-Jan-08 S-007/BPP.03/2008 Ka. Kantor Pengadilan Agama Kab. MagelangPersetujuan Permohonan Perceraian Saudara Katino KKU Tata Usaha dan Keuangan

Surat Biasa 08-Jan-08 08-Jan-08 S-008/BPP.03/2008 Pimp. PT Bank Mandiri, Cab. Jl. Katamso Ygy Penggantian Spesimen Tanda Tangan KKU Tata Usaha dan Keuangan

Surat Biasa 08-Jan-08 08-Jan-08 S-010/BPP.03/2008 Pimp. PT Bank Mandiri, Cab. Jl. Katamso Ygy Pengajuan Pembukaan Rekening Giro KKU Tata Usaha dan Keuangan

Surat Biasa 14-Jan-08 14-Jan-08 S-014/BPP.03/2008 Ka Cab PT Angkasa Pura I Bandara Adi SuciptoPermohonan Pembuatan Pass Bandara KKU Kepegaw aian dan Rumah Tangga

Surat Biasa 14-Jan-08 14-Jan-08 S-017/BPP.03/2008 Sek. BPPK Penyampaian Dokumen Pendukung Usulan Penghapusan Gedung BDK III YogyakartaKKU Tata Usaha dan Keuangan

Surat Biasa 14-Jan-08 14-Jan-08 S-019/BPP.03/2008 Ka. KPPN Yk Penyampaian Laporan SAI KKU Tata Usaha dan Keuangan

Surat Biasa 17-Jan-08 17-Jan-08 S-027/BPP.03/2008 Ka Kantor Rigional I Badan Kepegaw aian Negara, YGYPermohonan Blanko Nota Persetujuan Teknis Kenaikan PangkatKKU Tata Usaha dan Keuangan

Surat Biasa 17-Jan-08 17-Jan-08 S-032/BPP.03/2008 Sek. BPPK Laporan Persiapan Pengadaan Barang/Jasa KKU Tata Usaha dan Keuangan

Surat Biasa 05-Mar-08 05-Mar-08 S-082/BPP.03/2008 Kepala KPPN Yogyakarta Penyampaian Laporan SAI KKU Tata Usaha dan Keuangan

Surat Biasa 05-Mar-08 05-Mar-08 S-083/BPP.03/2008 Ka Kanw il Ditjend Perben XIV YogyakartaPermohonan membuka dan memberikan ceramah pada Dikla Pengadaan Barang/Jasa PemerintahKKU Penyelenggaraan I

Surat Keterangan 09-Jan-08 09-Jan-08 KET-001/BPP.03/2008 Budi Nugroho, WI BDK III Yog Surat Ijin melanjutkan Pendidikan di Perguruan Tinggi KKU Kepegaw aian dan Rumah Tangga

Surat Pengantar 09-Jan-08 09-Jan-08 SP-001/BPP.03/2008 Kabag Kepeg. BPPK Laporan DP3 Th 2007 KKU Penyelenggaraan I

Surat Pengantar 17-Jan-08 17-Jan-08 SP-002/BPP.03/2008 Pimp. PT ASKES Boyolali Permohonan perbaikan ASKES baru a.n. Wiyono KKU Kepegaw aian dan Rumah Tangga

Surat Pengantar 18-Jan-08 18-Jan-08 SP-006/BPP.03/2008 Kabag Keuangan BPPK Permintaan Dropping TKPKN bl Feb.2008 KKU Tata Usaha dan Keuangan

Gambar2.2 Business Model Agenda Surat Keluar



38

2. Menuangkan Business Model ke Dalam Tabel Relasional

Langkah pertama seorang perancang aplikasi database adalah bagaimana

menuangkan business model ke dalam tabel-tabel relasional. Kita akan melakukan

proses penuangan ini melalui suatu tahapan teoritis penyusunan tabel-tabel relasional

untuk database SuratKeluar; pada kenyataannya tahapan ini tidak perlu dilalui bertahap

satu persatu, tetapi perlu dijelaskan untuk dapat memahami teori yang ada. Tahap-

tahap penyusunan ini menggambarkan syarat-syarat relasional tabel yang harus

dipenuhi secara bertingkat, dari yang paling mudah dan jelas terlihat sampai yang paling

sulit. Setelah melalui semua persyaratan, barulah tabel-tabel relasional yang disusun

dinyatakan sebagai tabel-tabel yang ‘normal’. Istilah ‘normal’ digunakan untuk

menggambarkan bahwa suatu aplikasi database dapat saja dibuat dengan posisi tabel-

tabel yang ‘tidak normal’ atau memiliki anomali. Namun konsekuensinya nanti dalam

pengembangan database selanjutnya akan banyak inefisiensi dan kompleksitas yang

tidak perlu.

Sejalan dengan pengertian tersebut, maka proses melalui tahap-tahap

penyusunan tabel untuk memenuhi syarat-syarat bertingkat yang ditetapkan agar dapat

memenuhi kriteria tabel normal, disebut sebagai proses normalisasi tabel. Syarat-

syaratnya sendiri dinamakan syarat-syarat normalitas tabel. Syarat-syarat normalitas

tabel bertingkat dari bentuk normalitas pertama (1stnormal form) sampai bentuk

normalitas tertinggi. Namun biasanya sampai dengan bentuk normal ketiga (3rd normal

form), tabel-tabel relasional sudah dapat dikatakan cukup normal.

Bentuk normal pertama yang harus dipenuhi suatu tabel normal adalah sebagai

berikut(Santoso 2013):

a. Setiap data dibentuk dalam flatfile, data dibentuk dalam satu record demi satu

record nilai dari field berupa “atomic value”.

Kita lihat data pada Gambar 2.2, sudah dibentuk dalam flatfile (dua dimensi baris

dan kolom), dan nilai satu field berupa atomic value.

b. Tidak ada satu set atribut yang berulang atau bernilai ganda.

Untuk syarat ini, kalau kita lihat pada Gambar2.2, pada record ketiga, kolom

[Kepada], yang dimaksudkan sebagai alamat surat, kolom tersebut dimaksudkan

diulang sebanyak 3 kali, karena terdapat 3 alamat tujuan surat. Kondisi ini tidak

memenuhi syarat bentuk normalitas pertama (1st normal form) ini.



39

Kondisi ini dapat diatasi dengan 2 cara, yaitu dengan

1) Menambahkan data yang sama pada kolom-kolom lain yang kosong. Dengan

cara ini isi tabel akan menjadi sebagai berikut:

JenisSurat TglSurat NomorSurat Kepada Perihal Unit

Nota Dinas 02-Jan-08 ND-001/BPP.03/2008 1. Ka. Balai Penanggung Jawab Kendaraan Dinas

KKU Kepegawaian dan Rumah Tangga

Nota Dinas 02-Jan-08 ND-001/BPP.03/2008 2. Kasubag Umum Penanggung Jawab Kendaraan Dinas


Nota Dinas 02-Jan-08 ND-001/BPP.03/2008 3. KKU RT & Kepegawaian

Penanggung Jawab Kendaraan Dinas


Dengan langkah ini kita memastikan bahwa tidak ada isi field yang kosong dari

seluruh record (baris) yang ada dan pada saat yang sama tidak ada field yang

berulang, meski isi field tersebut pada beberapa field persis sama dengan isi

fieldrecord sebelumnya, tapi pada field [Kepada] isinya sudah berbeda.

2) Membuat isi field bernilai ganda.

Cara ini memang menjadi menyalahi syarat normalitas pertama, tapi dapat

dipertimbangkan sekiranya kita menganggap kasus satu field bernilai ganda

atau lebih dari satu (multi value attribute) jarang terjadi. Untuk desain aplikasi,

field bernilai ganda lebih mudah ditangani daripada membuat lebih banyak

tabel/relasi. Namun untuk efisiensi database, tidak ada field bernilai ganda

(yang memenuhi bentuk normal), tentu lebih efisien.

Dengan cara ini isi tabel akan menjadi sebagai berikut:

JenisSurat TglSurat NomorSurat Kepada Perihal Unit

Nota Dinas 02-Jan-08 ND-001/BPP.03/2008 1. Ka. Balai, 2 Kasubag Umum, 3. KKU RT & Kepegawaian



Pada bagian ini kita akan menangani masalah ini dengan cara kedua karena lebih

sederhana untuk penyusunan aplikasi, tapi dengan mengasumsikan kasus surat

beralamat banyak seperti itu jarang terjadi.

c. Telah ditentukan primarykey untuk atribut tersebut.

Nomor surat dapat menjadi primarykey untuk tabel tersebut.

d. Tiap atribut hanya memiliki satu pengertian.

Tiap field sebagai atribut telah memiliki satu pengertian.



40

Demikian hasil analisis atas tabel untuk keterpenuhannya atas 4 syarat

normalitas bentuk normal pertama. Pada dasarnya tidak ada perubahan yang perlu kita

lakukan, keempat syarat terpenuhi, kecuali cara pengisian data field [Kepada] untuk

record yang berisi tiga alamat surat.

Selanjutnya tabel yang telah lolos saringan bentuk normal pertama ini, harus

kita uji lagi apakah memenuhi syarat normalitas bentuk normal kedua (2nd normal

form). Syarat bentuk normal kedua adalah:

a. Tabel telah memenuhi bentuk normal kesatu.

Ini sudah kita diskusikan di atas tadi.

b. Atribut bukan kunci haruslah hanya memiliki ketergantungan fungsional

sepenuhnya kepada primary key.

Ketergantungan fungsional dapat kita misalkan sebagai berikut:

Jika a = 4

4 a = 16

Maka dikatakan 16 tergantung secara fungsional terhadap a.

Kita notasikan sebagai berikut: 16 a

Mari kita cek apakah setiap field pada tabel kita terakhir hanya tergantung secara

fungsional kepada primary key.

1) [JenisSurat] [NoSurat] ? Tidak benar

[JenisSurat] tidak tergantung secara fungsional terhadap [NoSurat]

2) [TglSurat] [NoSurat] ? Benar

3) [Kepada] [NoSurat] ? Benar

4) [Perihal] [NoSurat] ? Benar

5) [Unit] [NoSurat] ? Tidak Benar

Berdasarkan analisis tersebut, dua field dari tabel kita yaitu [JenisSurat] dan [Unit]

tidak tergantung secara fungsional kepada primarykey. Penyelesaiannya adalah kita

harus memisahkan kedua field tersebut menjadi dua tabel baru, misalnya tabel

JenisSurat dan Tabel UnitPengirim. Dengan memecah tabel dari 1 menjadi 3 tabel,

maka tabel yang tadinya belum memenuhi syarat bentuk normal kedua, menjadi

memenuhi.

Kita dapat mengecek hasil analisis syarat ketergantungan fungsional ini dengan

melihat jumlah record pada setiap entitas tabel yang direpresentasi. Katakanlah 3



41

tabel yang kita miliki terdiri dari tabel 1, 2 dan 3. Tabel 1, setelah field [Jenis Surat]

dan [Unit] kita keluarkan, kita namakan tabel Surat Keluar. Tabel 2 kita sebut tabel

JenisSurat. Terakhir tabel 3 kita namakan tabel UnitPenyusun. Jika jumlah record

tabel SuratKeluar adalah 10, maka untuk surat keluar jumlah 10 ini menunjukkan

jumlah surat keluar juga 10. Tapi untuk Jenis Surat tidak sebanyak 10 juga, biasanya

lebih sedikit. Dengan demikian tepat jika atribut atau field [JenisSurat] ini dibuat

sebagai tabel tersendiri. Demikian juga untuk Unit Pengirim, biasanya jumlah 10

surat tidak berasal dari 10 unit pengirim, sehingga tabel UnitPengirim tepat

sebaiknya dipisahkan. Setelah kita pecah, tabel pecahan harus kita sesuaikan.

Hanya nilai unik yang menjadi isi record tabel, sehingga jumlah record tabel benar

menunjukkan jumlah substansi tabel yang direpresentasi.

Mari kita lihat hasil pemecahan tabel tersebut pada tabel-tabel berikut.

a) Tabel SuratKeluar

TglSurat NoSurat Kepada Perihal 18-Jan-08 KEP.002/BPP.03/2008 Ybs Penunjukan dan Pengangkatan Panitia Pengadaan

Barang dan Jasa Konsultasi Perencana, Jasa Pelaksanaan Konstruksi, Jasa Konsultasi Pengawas, dan Pengelola Administrasi dan Teknis Proyek (PTP) BDK III YGY TA 2008

18-Jan-08 KEP.003/BPP.03/2008 Ybs Penunjukan/Pengangkatan Panitia Pengadaan Barang Non-Konstruksi BDK III Ygy TA 2008

02-Jan-08 ND-001/BPP.03/2008 1. Ka. Balai, 2. Kasubag Umum, 3. KKU RT & Kepegawaian


06-Mar-08 REK.001/BPP.03/2008 Suradi, SE, M.Pd, Ak Srt Rekomendasi mengikuti TOT Program Percepatan Akuntabilitas Keuangan Pemerintah Th 2008

02-Jan-08 S-001/BPP.03/2008 Para WI BDK III Ygy Pembuatan Rencana Kegiatan Tahunan Kewidyaiswaraan Th. 2008

07-Jan-08 S-005/BPP.03/2008 Ka. KPKNL Yogyakarta Rekomendasi penghapusan gedung kantor utama BDK III Yogyakarta

07-Jan-08 S-006/BPP.03/2008 Sek. BPPK Usulan penghapusan segera gedung kantor utama BDK III Yogyakarta

07-Jan-08 S-007/BPP.03/2008 Ka. Kantor Pengadilan Agama Kab. Magelang

Persetujuan Permohonan Perceraian Saudara Katino

08-Jan-08 S-008/BPP.03/2008 Pimp. PT Bank

Mandiri, Cab. Jl.

Katamso Ygy

Penggantian Spesimen Tanda Tangan

08-Jan-08 S-010/BPP.03/2008 Pimp. PT Bank

Mandiri, Cab. Jl.

Katamso Ygy

Pengajuan Pembukaan Rekening Giro

14-Jan-08 S-014/BPP.03/2008 Ka Cab PT Angkasa

Pura I Bandara Adi

Sucipto

Permohonan Pembuatan Pass Bandara



42

b) Tabel JenisSurat

JenisSurat

Keputusan

Keputusan KdJnsSurat JnsSurat

Nota Dinas

1 Keputusan

Rekomendasi 2 Nota Dinas

Surat Biasa 3 Rekomendasi

Surat Biasa 4 Surat Biasa

Surat Biasa

Surat Biasa

Surat Biasa

Surat Biasa

Surat Biasa

c) Tabel UnitPengirim

Unit

KKU Penyelenggaraan I


KKU Kepegawaian dan Rumah Tangga KdUnit Unit

KKU Penyelenggaraan II 1


KKU Penyelenggaraan I 2

KKU Penyelenggaraan II

KKU Tata Usaha dan Keuangan 3

KKU Tata Usaha dan Keuangan

KKU Tata Usaha dan Keuangan 4






Demikian hasil analisis atas tabel untuk keterpenuhannya atas 2 syarat

normalitas bentuk normal kedua. Atas tabel awal sebanyak 1 tabel kita lakukan

pemecahan menjadi 3 tabel. Sebagaimana terlihat pada tabel kedua dan ketiga kita

tambahkan field baru yang akan berfungsi sebagai kunci primer. Hal ini dilakukan agat

tabel baru tetap memenuhi bentuk normal kedua, yaitu pada setiap tabel, setiap kolom

(field)-nya harus hanya tergantung secara fungsional kepada satu kolom (field) kunci dari

tabel tersebut. Kolom (field) kunci ini dinamakan field kunci primer (primary key). Syarat



43

teknis ini sesungguhnya yang membuat jumlah baris setiap tabel menunjukkan jumlah

anggota entitas tabel tersebut.

Sebenarnya, baik untuk field [JnsSurat] maupun [Unit], keduanya memungkinkan

untuk menjadi primary key pada tabel masing-masing, karena nama jenis surat maupun

nama nomenklatur unit dapat dipastikan akan saling berbeda (unik). Namun, karena -

setelah dipecah tabel-tabel harus disatukan kembali, maka harus ada field penghubung

dari tabel awal sebelum dipecah ke tabel baru hasil pemecahan. Jika field penghubung

dari tabel awal ke tabel yang dipecah adalah field lama, maka tabel akan kembali ke

bentuk semula dan tabel menjadi tidak normal kembali. Oleh karena itu lebih baik kita

menambahkan field baru yang akan berfungsi sebagai primary key pada tabel baru, yaitu

dalam hal ini masing-masing adalah [KdJnsSurat] dan [KdUnit]. Fieldprimary key seperti

ini biasa disebut surrogate key. Fieldsurrogate key biasanya berbentuk angka dan

sebenarnya tidak diperlukan oleh user. Dengan menambahkan surrogate key, tabel

SuratKeluar akan menjadi sebagai berikut:

TglSurat NoSurat Kepada Perihal KdJnsSurat KdUnit 18-Jan-08 KEP.003/BPP.03/2008 Ybs Penunjukan/Pengangkatan

Panitia Pengadaan Barang Non-Konstruksi BDK III Ygy TA 2008

1 4

02-Jan-08 ND-001/BPP.03/2008 1. Ka. Balai, 2. Kasubag Umum, 3. KKU RT & Kepegawaian

Penanggung Jawab Kendaraan Dinas 2 3

dst.

Selanjutnya tabel yang telah lolos saringan bentuk normal kedua ini, harus kita

uji lagi apakah memenuhi syarat normalitas bentuk normal ketiga (3rd normal form).

Syarat bentuk normal ketiga adalah:

a. Tabel telah memenuhi bentuk normal kedua.

Syarat ini sudah kita diskusikan di atas dan sudah terpenuhi.

b. Atribut bukan kunci tidak boleh memiliki ketergantungan fungsional terhadap

atribut bukan kunci lainnya.

Ketiga tabel telah memenuhi syarat ini. Bisa terjadi, tabel telah memenuhi bentuk

normal kedua tetapi tidak memenuhi bentuk normal ketiga. Contoh jika terdapat

tabel DataPropertiSiapJual sebagai berikut:

NoProperti AlamatProperti Biaya KodePemilik NamaPemilik

PG4 Jl. Ikan Terbang 7 350 jt C040 Erwin

PG16 Jl. Hiu 8 450 jt C093 Durki

PG36 Jl. Kakap 15 375 jt C093 Durki



44

Antara field [KodePemilik] dengan [NamaPemilik] terdapat ketergantungan

fungsional, yaitu [NamaPemilik] [KodePemilik]. Berdasar bentuk normal ketiga,

hal ini tidak boleh terjadi. Sehingga, tabel harus dipecah lagi menjadi tabel awal

DataPropertiSiapJual dengan tabel baru DataPemilik, misalnya, yang di antaranya

berisi field [KodePemilik] dan [NamaPemilik].

Tabel kita tersebut telah memenuhi bentuk normal ketiga, sehingga kita bisa

melanjutkan ke subtahap berikutnya dalam tahap menuangkan bisnis model ke dalam

tabel relasional. Subtahap ini penting untuk mengembalikan tabel yang telah pecah

berkeping-keping. Untuk bisa memperoleh report sebagaimana dikehendaki bisnis

model yang dibahas, maka kita harus menciptakan mekanisme yang dapat membuat

tabel yang terpecah-pecah dapat dipersatukan kembali. Mekanisme inilah yang

dinamakan relationship atau menghubung-hubungkan antara tabel yang satu dengan

tabel yang lain.

Untuk membantu menentukan relationship dapat digunakan visualisasi

relationship dalam diagram E-R (entity-relationship diagram). Untuk kasus ini dapat

dibuat diagram E-R sebagaimana pada Gambar II.3 berikut.

Panduan praktis untuk menyusun relasi menggunakan diagram E-R adalah

dengan mengajukan pertanyaan dua arah. Misalnya dari tabel SuratKeluar ke tabel

JenisSurat kita tanyakan, “berapa Surat Keluar yang dapat “mengisi” satu Jenis Surat?”

jawabannya banyak. Setelah satu surat keluar termasuk ke dalam satu jenis surat, surat

keluar lainnya masih dapat termasuk atau mengisi jenis surat yang sama tersebut.

Sebaliknya dari tabel JenisSurat ke tabel SuratKeluar kita tanyakan, “berapa Jenis Surat

Surat Keluar Jenis Surat

Unit Pengirim

Gambar 2.3 Entitiy Relationship Database Agenda Surat



45

yang dapat “menaungi” satu Surat Keluar?” Jawabannya hanya satu Jenis Surat. Setelah

satu Jenis Surat menaungi satu surat keluar, jenis surat lainnya tidak dapat menaungi

surat keluar yang sama tersebut. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar II.4.

Berdasarkan jawaban atas kedua pertanyaan tersebut, hasil relationship-nya

dengan demikian adalah antara tabel SuratKeluar dan JenisSurat terdapat hubungan

“banyak ke satu” (many to one relationship) atau dari JenisSurat ke SuratKeluar terdapat

hubungan “satu ke banyak” (one to many relationship).

Demikian pula untuk hubungan antara tabel SuratKeluar dengan tabel

UnitPengirim. Ketika ditanyakan dari tabel SuratKeluar ke tabel UnitPengirim, “berapa

banyak Surat Keluar dapat dibuat oleh satu Unit Pengirim?” Jawabannya banyak.

Demikian pula sebaliknya, “berapa banyak Unit Pengirim dapat menjadi pembuat setiap

satu Surat Keluar?” Jawabannya hanya satu. Jadi antara keduanya terdapat hubungan

banyak ke satu atau satu ke banyak (many to one atau one to many relationship).

Pada kasus lain antara dua tabel mungkin terdapat hubungan banyak ke banyak.

Dalam hal ini maka kita harus membuat tabel baru lagi sebagai tabel perantara antara

tabel pertama dengan tabel kedua. Tabel baru ini berfungsi untuk memecah hubungan

banyak ke banyak menjadi hubungan banyak ke satu lalu satu ke banyak. Kasus

penyusunan aplikasi database pada Bab III akan mendiskusikan permasalahan tersebut.

Akhirnya, tabel-tabel tersebut kita rancang desainnya dalam Microsoft Access.

Kemudian kita buat relationshipnya pada menu Database Tools, klik pada Relationship.

Hasil desain tabel-tabel dan relationship antara tabel-tabel tersebut, adalah

sebagaimana pada Gambar2.5.

a

b

c

1

2

3

1

2

3

a

b

c

Surat Keluar Jenis Surat Jenis Surat Surat Keluar

Gambar2.4 Panduan Menemukan Relasi



46

Tabel JenisSurat

Field Name Data Type Key Required? Penjelasan Lain

KdJnsSurat Auto Number Primary Ya Surrogate Key

JnsSurat Text 50 Tidak Ya

Tabel UnitPengirim


KdUnit AutoNumber Primary Ya Surrogate Key

NamaUnit Text 50 Tidak Ya

Tabel SuratKeluar


NoSurat Text Primary Ya Data Asli bukan Surrogate Key

TglSurat Date/Time Tidak Ya

JenisSurat Number (Long Integer)

Foreign Key ke JenisSurat

Ya

Kepada Text 100 Tidak Ya

Perihal Text 255 Tidak Ya

Unit Number (Long Integer)

Foreign Key ke UnitPengirim

Ya

Catatan Text 50 Tidak Tidak

TglDikirim Date/Time Tidak Tidak

Dikirim Oleh Text 50 Tidak Tidak

Gambar2.5 Hasil Desain Tabel dan Relationship Antar Tabel



47

3. Menyusun Form

Berdasarkan file aplikasi database pada CD yang disertakan pada modul ini, yaitu

file aplikasi database Surat Keluar.accdb, kita akan tambahkan form untuk

menampilkan, menginput dan mengedit surat keluar. Seperti sebelumnya, pertama kali

yang kita lakukan adalah masuk ke menu Create, pada tab Forms pilih icon Form

Wizards. Gunakan tabel SuratKeluar sebagai sumber dari form yang akan kita buat. Pilih

pilihan layout Columnar saat diitanyakan layout apa yang akan digunakan dalam form

yang akan dibuat. Dengan klik Next dan pilih pilihan default sampai Next terakhir, lalu

klik Finish, dan beri nama form MasterSuratKeluar, maka kira-kira hasil desain Form

yang akan kita dapat adalah sebagaimana pada Gambar 2.6 berikut bagian

atas.Selanjutnya, dengan berawal dari gambar II.6 bagian atas, kita lakukan edit desain

form, dengan memindahkan posisi kontrol-kontrol yang diberikan Wizard, juga

menambahkan kontrol-kontrol baru. Perubahan desain form MasterSuratKeluar ini kira-

kira diarahkan menjadi tampilan desain form seperti pada Gambar 2.6 bawah.

Gambar 2.6 Hasil Desain Form Agenda Surat Keluar



48

Gambar 2.7 Hasil Perubahan Tampilan Form MasterSuratKeluar

Terdapat paling tidak 4 perbaikan yang kita lakukan terhadap form awal yang

diperoleh dengan bantuan Wizard untuk menjadi hasil akhir. Keempat perbaikan

tersebut adalah sebagai berikut:

a. Kontrol yang tidak banyak mengalami perubahan, yaitu tetap dalam bentuk TextBox

dengan Labelnya masing-masing. Perubahan yang dilakukan hanya penempatan

ulang label untuk masing-masing kontrol textBox tersebut. Awalnya penempatan

label berdasarkan default yang diberikan Wizard adalah di sebelah kiri kontrol

textbox masing-masing. Dalam perbaikan, penempatan label dipindahkan ke atas

masing-masing textbox-nya. Kontrol-kontrol yang diperlakukan seperti ini di

antaranya adalah kontrol untuk field-field [TglSurat], [NoSurat], [Kepada], [Perihal]

sampai dengan [TglKirim] dan [DikirimOleh].

b. Untuk field [JenisSurat] dan [UnitPengirim], kontrol textbox kitahapus untuk kita

ganti dengan kontrol combo box. Caranya adalah dengan mengaktifkan icon combo

box di Menu Design tab Controls dan memilih field [JenisSurat] dan [UnitPengirim]

pada icon Add Existing Fields pada tab Tools. Lalu combo box [JenisSurat] dan [Unit]

kita tempatkan sesuai tempatnya masing-masing sesuai Gambar 2.6 bagian bawah.

Klik Next setelah selesai menentukan pilihan sampai Next terakhir, lalu klik Finish.



49

Lebih jelasnya proses menempatkan combo box tersebut dapat dilihat pada

Gambar 2.8 dan 2.9 berikut:

Gambar 2.8 Menambahkan Combo Box untuk Field [Unit]

Gambar 2.9 Menentukan Pilihan pada Combo Box Wizards

c. Bagian yang penting dalam form ini adalah bagian kontrol Option

GroupsPilihanSaringan yang kita buat sendiri (tidak dipandu Wizards). Pilihan

saringan ini dapat membantu kita saat mencari, menambah atau ingin memperbaiki

suatu surat pada jenis surat tertentu saja. Kita ketahui, sebagaimana lazimnya di

kantor pemerintahan, surat itu bernomor urut menurut jenis suratnya masing-



50

masing. Oleh karena itu saat akan menomori suatu surat baru, jika kita harus

menelusuri seluruh jenis surat lain satu persatu, untuk menemukan surat yang kita

maksud, tentu akan sangat merepotkan dan makan waktu. Dengan pilihan saringan

ini kita dapat membuat surat yang ditampilkan pada suatu waktu hanya satu jenis

surat tertentu yang kita maksudkan, misal ‘Surat Biasa’ saja, ‘Keputusan’ saja atau

‘Surat Tugas’ saja dan seterusnya sesuai jenis surat yang ada.

Untuk melakukan pilihan penyaringan jenis surat pada form agenda surat keluar

tersebut, pertama kita siapkan ruang kosong untuk pilihan penyaringan, kemudian

pada design view pilih Option Groups pada menu Design tab Controls dan pastikan

icon Wizards aktif. Berikutnya ikuti langkah-langkah berikut atau sebagaimana

digambarkan pada gambar II.9.

1) Klik pada ruang kosong di tengah pada form, yang telah disiapkan untuk option

groups, lalu drag dari kiri atas ke kanan bawah

Optiongroupwizards berjalan, kemudian menanyakan tombol-tombol pilihan

apa saja yang kita inginkan di dalam grup pilihan ini.

2) Ketikkan jenis-jenis surat yang ada sebagaimana terdapat pada tabel jenis

surat, yaitu sebanyak 16 surat dari Surat Biasa sampai dengan Surat

Peringatan.

3) Klik Next.

Wizards kemudian menanyakan apakah kita menginginkan ada sebuah tombol

yang akan terpilih secara otomatis apabila kita membuka form, dan

menyarankan tombol Surat Biasa sebagai pilihan default.

4) Klik Next

Wizard menampilkan nilai-nilai yang akan dimiliki oleh masing-masing pilihan.

Tombol pilihan Surat Biasa bersesuaian dengan angka 1, Keputusan dengan

angka 2, dan seterusnya sampai jenis surat terakhir.



51

Gambar 2.10 Langkah-Langkah Menyiapkan Pilihan Saringan (Filter Options)

5) Klik Next

Wizard kemudian menanyakan apakah kita ingin menggunakan nilai-nilai yang

dipilih nanti untuk disimpan ke dalam field atau disimpan untuk penggunaan

saat diperlukan. Kita pilih pilihan default tidak disimpan sebagai nilai field (tapi

memilih Savethevalueforlateruse). Ini berarti pilihan kita adalah

unboundcontrol, bukan boundcontrol ke suatu field.

6) Klik Next.

Wizard menanyakan style yang kita inginkan. Pilih sesuai keinginan atau pilih

pilihan default.



52

7) Klik Next

Wizard menanyakan label yang kita inginkan untuk grup pilihan ini. Ketikkan

FilterOptions. Lalu klik Finish.

8) Klik kanan pada option groups lalu pilih Properties, terus arahkan ke tab Other.

Pada kotak property name, ketikkan FilterOptions.

9) Selanjutnya klik pada tab Event pada daftar property.

10) Klik kotak property AfterUpdate, lalu klik tombol Build di sebelah kanan

property yang bertandakan kotak elipsis (...).

11) Pilih CodeBuilder, lalu klik OK.

Access berpindah ke VisualBasic dan membuat event procedure After-Update

untuk optiongrup ini

12) Ketikkan kode berikut untuk prosedur tersebut (kecuali baris PrivateSub dan

EndSub yang sudah otomatis tersedia).

Private Sub

FilterOptions_AfterUpdate()

Select Case FilterOptions

Case 1

Me.Filter = "JenisSurat = 1"

Me.FilterOn = True

Case 2


Me.FilterOn = True

Case 3


Me.FilterOn = True

Case 4


Me.FilterOn = True

Case 5


Me.FilterOn = True

Case 6


Me.FilterOn = True

Case 7


Me.FilterOn = True

Case 8


Me.FilterOn = True

Case 9


Me.FilterOn = True

Case 10


Me.FilterOn = True

Case 11


Me.FilterOn = True

Case 12


Me.FilterOn = True

Case 13


Me.FilterOn = True

Case 14


Me.FilterOn = True

Case 15


Me.FilterOn = True

Case Null

Me.FilterOn = False

End Select

End Sub

Inilah langkah-langkah untuk memfungsikan option group sebagai tombol

menyaring data yang berasal dari tabel SuratKeluar yang akan ditayangkan. Case 1

sampai dengan case 15 menunjukkan, jika pilihan option group adalah pada nilai 1



53

sampai nilai 15. Saat membuat option group dengan Wizard kita dipandu untuk

menerima nilai untuk setiap tombol pilihan yang kita siapkan, yaitu 1 sampai 15

sesuai jenis surat yang ada. Nah ekspresi Case ini menunjukkan jika yang terpilih

adalah salah satu dari ke-15 kemungkinan case tersebut, maka Microsoft Access

diminta untuk melakukan 2 hal, yaitu PropertiFilterForm (Me) harus diset menjadi

Jenis Surat yang sama dengan nilai Case, serta propertyFilterOn harus dinyatakan

hidup/benar. Hasilnya dengan demikian, setiap kita mengklik salah satu tombol

maka surat keluar yang akan ditampilkan hanya yang sesuai dengan pilihan yang

kita tentukan.

Kita bisa mencoba fungsionalitas form tersebut dengan memindahkan tampilan ke

form view, dan menekan salah satu tombol pilihan saringan secara bergantian.

Gambaran contoh fungsionalitas hasil pilihan saringan tersebut dapat dilihat pada

Gambar 2.10.

Gambar 2.11Form Surat Keluar dengan Pilihan Penyaringan

d. Penambahan 6 tombol navigasi serta satu tombol untuk menetralkan pengaruh

penyaringan (filtering). Keenam tombol navigasi ini dibuat dengan mudah dengan

bantuan Wizard. Kecuali untuk command button keenam Tampilkan Semua Record,

dibuat dengan sedikit tambahan kode. Kode pada commandbutton ini dibuat untuk

menetralkan pengaruh filtering, dengan empat baris kode yang perlu disisipkan,

yaitu sebagai berikut:

Private Sub Command41_Click()

Me.FilterOn = False

FilterOptions = Null



54

End Sub

4. Menyusun Report

Selanjutnya, atas file aplikasi database Surat Keluar.accdb, kita akan tambahkan

report untuk menampilkan surat keluar selama periode tertentu. Seperti sebelumnya,

pertama kali yang kita lakukan adalah masuk ke menu Create, pada tab Report pilih icon

Report Wizards. Langkah-langkah berikutnya adalah sebagai berikut:

a. Wizard menanyakan fields apa yang diinginkan untuk masuk dalam report. Pilih

tabel ke JenisSurat.Di sini pilih field [JenisSurat].

b. Masih di Wizard yang sama, pindahkan tabel ke SuratKeluar, klik field-field

[NoSurat], [TglSurat], [Kepada], dan [Perihal]. Masih di Wizard yang sama,

pindahkan tabel ke UnitPengirim, klik field [NamaUnit]. Klik Next.

c. Wizard menanyakan bagaimana kita ingin menampilkan data. Pilih By [JenisSurat].

Klik Next.

d. Wizard menanyakan apakah ingin menambahkan tingkat pengelompokan lain. Pilih

[NoSurat]. Klik Next.

e. Wizard menanyakan urutan apa yang akan digunakan. Pilih [TglSurat]. Klik Next.

f. Wizard menanyakan apa layout yang akan digunakan. Pilih Block dan

OrientationLandscape.

Selanjutnya kita dapat mengedit lebih jauh, misal ukuran font, lebar field dan lain-lain

melalui design view. Contoh report jadinya adalah seperti pada Gambar 2. 12.



55

Gambar 2.12 Report Daftar Surat Keluar



56

5. Membuat Menu Aplikasi dengan Switchboard

Untuk menyempurnakan aplikasi, kita bisa sepenuhnya membuat user tidak

perlu mengakses desain database dan memberikan mereka tampilan antar muka khusus

yang akan menjadi menu atau media-antara untuk mereka menggunakan aplikasi

database ini. Membuat layar menu ini dapat dilakukan secara otomatis melalui fasilitas

switchboard pada Microsoft Access atau membuat layar menu khusus yang dibuat

menggunakan object Form. Khusus toolsswitchboard, tools ini tersedia padaMicrosoft

Access 2007, dihilangkan padaMicrosoft Access 2010, tetapi muncul kembali pada

Microsoft Access 2013. Berikut kita akan membuat menu aplikasi dengan menggunakan

fasilitas switchboard. Di Kegiatan Belajar III nanti akan digunakan object Formuntuk

membuat menu seperti switchboard ini. Langkah-langkah membuat menu dengan

switchboard adalah sebagai berikut.

a. Pilih Switchboard Manager pada menu Database Tools, tab Database Tools.

Switchboard kemudian akan mengecek apakah sudah ada switchboard sebelumnya

dan jika belum ada menawarkan apakah kita akan membuat switchboard baru. Klik

Yes.

b. Layar switchboard pertama menampilkan pilihan Close, New, Edit, Delete dan Make

Default. Pilih New kalau akan menambah layar menu karena memiliki lebih dari

satu layar menu. Karena kita cukup hanya akan memiliki satu layar menu, pilih Edit.

c. Berikutnya muncul layar Edit Switchboard Page. Pada bagian atas terdapat

switchboard name dengan nama default Main Switchboard. Pada bagian bawah

terdapat ruang untuk menambahkan item apa yang akan dimasukkan pada

switchboard tersebut. Ganti nama switchboard menjadi misalnya “Layar Menu

Aplikasi Surat Keluar.” Untuk ruang bawah item isi switchboard, masukkan isian

item sebagai berikut:

1) Text: Menambah dan Melihat Surat Keluar

2) Command: Open Form in Add Mode

3) Form: frmSuratKeluar

d. Masih pada layar Edit Switchboard Page. Klik new untuk menambah item baru

dengan isian item sebagai berikut:

1) Text: Daftar Surat Keluar



57

2) Command: Open Report

3) Form: frmSuratKeluar

Lebih jelasnya sampai dengan langkah ini dapat dibandingkan dengan Gambar 2.13.

Gambar 2.13 Mengkonfigurasi Switchboard

e. Masih pada layar Edit Switchboard Page. Klik new untuk menambah item baru

untuk keluar aplikasi dengan isian item sebagai berikut:

1) Text: Keluar dari Aplikasi Surat Keluar

2) Command: Exit Application

Hasil akhir switchboard ini adalah sebagaimana pada Gambar 2.14. Kita dapat

menjadikan sebagai satu-satunya layar yang terlihat saat menjalankan aplikasi. Caranya

masuk ke AccessOption. Pilih CurrentDatabase. Pada bagian Display Form, pilih

Switchboard. Pada Navigation tanda ceklis pada DisplaynavigationPane.

Gambar 2.14 Bentuk Akhir Switchboard



58

Latihan/ Tugas

Praktikkan latihan-latihan berikut dengan baik, kemudian bandingkan jawaban Anda

dengan materi yang ada pada Kegiatan Belajar 2.

1. Bukalah CD yang disertakan. Ikuti pembahasan pada modul dan demonstrasikan:

a. Membuat tabel SuratKeluar, JenisSurat dan UnitPengirim! Pastikan hasilnya

sama dengan pembahasan bagian A. Uraian dan Contoh.

b. Membuat formSuratKeluar! Pastikan hasilnya sama dengan pembahasan

bagian A. Uraian dan Contoh.

c. Memberi kode pada Pilihan Penyaringan pada form SuratKeluar.Pastikan

hasilnya sama dengan pembahasan bagian A. Uraian dan Contoh.

d. Membuat report DaftarSuratKeluar! Pastikan hasilnya sama dengan

pembahasan bagian A. Uraian dan Contoh.

e. Membuat menu dengan switchboard untuk aplikasi persuratan! Pastikan

hasilnya sama dengan pembahasan bagian A. Uraian dan Contoh.

2. Buat pula tabel, formdan query untuk surat masuk yang belum ada sebagai berikut:

a. Buat tabel SuratMasuk! Ikuti langkah-langkah seperti saat membuat tabel

SuratKeluar (Buat business model seperti agenda surat masuk di kantor Anda).

b. Buat form SuratMasuk! Ikuti langkah-langkah seperti saat membuat form

SuratKeluar.

c. Buat report SuratMasuk! Ikuti langkah-langkah seperti saat membuat report

SuratKeluar.

d. Tambahkan menu form SuratMasuk dan report SuratMasuk pada switchboard

yang tersedia!

Rangkuman

1. Microsoft Access dapat digunakan untuk membuat aplikasi persuratan sederhana,

yang terdiri dari agenda surat masuk dan surat keluar.

2. Untuk agenda surat keluar, untuk memudahkan pencarian dan penomoran sesuai

jenis surat yang ada, dapat digunakan fungsi case atas option group jenis surat.

3. Menu aplikasi sebagai layar awal yang muncul dapat dibuat dengan menggunakan



59

fasilitas switchboard yang ada pada Microsoft Access versi sampai dengan 2007.

Tes Formatif 2



1. B - S Aplikasi persuratan sederhana yang dimaksud dalam pembahasan

modul ini termasuk fasilitas penomoran surat keluar secara

otomatis oleh aplikasi.

2. B - S Isi field bernilai ganda menyalahi bentuk normal pertama, tetapi

pada aplikasi surat ini kita abaikan karena nilai ganda sangat jarang

terjadi.

3. B - S Tabel JenisSurat dan UnitPengirim sebenarnya tidak harus dibuat

khusus, dapat digabungkan pada tabel SuratKeluar.

4. B - S Field [JenisSurat] tidak tergantung secara fungsional kepada

[NoSurat].

5. B - S Antara tabel JenisSurat dengan SuratKeluar terdapat hubungan

banyak ke satu sekaligus satu ke banyak.

6. B - S Agar Microsoft Access melakukan penyaringan data dengan Option

Group saat terpilih tombol Option Group bernilai tertentu, maka

aktifkan property FilterOn dari Option Group menjadi benar pada

eventbeforeupdate.

7. B - S Report yang dibuat pada aplikasi persuratan dibuat berbeda

dengan business model agar lebih informatif bagi pengguna.

8. B - S Kelebihan menggunakan switchboard sebagai layar navigasi menu

adalah tidak perlu lagi membuat kode secara manual untuk

menciptakan menu untuk berpindah antar obyek aplikasi.

9. B - S Ekspresi kode di belakang option group untuk berganti antar jenis

surat pada Aplikasi Surat Keluar menggunakan fungsi Case, tidak



60

dapat digantikan dengan fungsi If, Then, Else.

10. B - S Hubungan antara tabel Jenis Surat dengan tabel Unit Pengirim

adalah satu ke banyak, yang berarti Jumlah Surat Keluar yang dapat dibuat oleh satu Unit Pengirim adalah banyak.



61









Jumlah Soal









ternyata masih di bawah 80%, anda harus mengulang mempelajarinya kembali materi

yang terkandung dalam modul ini.



62

KB 3: MICROSOFT ACCESS UNTUK APLIKASI AKUNTANSI

PERUSAHAAN JASA

URAIAN DAN CONTOH

1. Memahami Business Model Akuntansi Perusahaan Jasa

Untuk dapat membangun aplikasi database akuntansi, pengembang aplikasi

tentunya harus dapat memahami business model akuntansi. Pemahaman tersebut tidak

harus semendalam seperti seorang yang berlatar belakang pendidikan akuntansi, tetapi

cukup sampai dengan pemahaman yang dapat membekali proses pembuatan aplikasi.

Kompleksitas suatu aplikasi database akuntansi juga akan bertambah dengan semakin

kompleksnya bentuk perusahaan yang dihadapi. Namun, memahami prinsip dasar

business model akuntansi pada perusahaan yang paling sederhana tetap yang paling

penting, karena menjadi dasar pemahaman untuk perusahaan-perusahaan yang lebih

besar.

Akuntansi pada dasarnya adalah catatan transaksi yang digolongkan menurut

rekening-rekening/pos-pos akuntansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Catatan

transaksi harian dinamakan jurnal. Setiap jurnal dibukukan ke dalam akun-akun/

rekening-rekening yang dikumpulkan dalam suatu daftar bernama buku besar. Dari buku

besar kemudian diringkas menjadi laporan yang akan dibawa ke tahun-tahun berikutnya,

yang mengikhtisarkan posisi kekayaan perusahaan per tanggal akhir periode tertentu,

serta laporan yang berakhir di periode berjalan, yang memberikan gambaran kinerja

perusahaan selama satu periode tersebut. Laporan pertama dikenal sebagai neraca atau

balance sheet, sementara laporan kedua dinamakan laporan laba-rugi atau income

statement.

INDIKATOR

Setelah selesai mengikuti pembelajaran ini peserta diklat diharapkan dapat:

memahami business model sebelum membuat aplikasi akuntansi;

menuangkan business model akuntansi ke dalam tabel relasional;

menyusun form dan query aplikasi akuntansi;

menyusun menu aplikasi akuntansi tanpa switchboard.

KB 3



63

Berdasarkan gambaran tersebut, business model akuntansi yang pertama harus

dipahami adalah yang tercermin dalam form jurnal. Dari jurnal ini akan lahir form atau

report-report lainnya. Tabel 3.1 berikut memberikan contoh jurnal dalam akuntansi

manual (tanpa aplikasi database akuntansi). Perusahaan yang dicontohkan adalah

perusahaan perseorangan yang bergerak dalam bidang jasa. Perusahaan tersebut

bernama Salon Jessica, dimiliki oleh Jessica (Saba 2015).

Tabel 3.1 Contoh Bentuk Jurnal

Tanggal Keterangan Ref Debet Kredit

2014

Des 3

Kas

Pendapatan Jasa

111

411

3.000.000

3.000.000

4 Beban Listrik dan Air

Kas

513

111

600.000

600.000

8 Perlengkapan Salon

Kas

113

111

400.000

400.000

10 Peralatan Salon

Utang Usaha

121

211

1.000.000

1.000.000

18 Peralatan Salon

Kas

121

111

800.000

800.000

21 Kas

Pendapatan Jasa

111

411

10.000.000

10.000.000

25 Peralatan Salon

Utang Usaha

121

211

2.000.000

2.000.000

27 Kas

Pendapatan Jasa

111

411

1.500.000

1.500.000

29 Beban Gaji

Kas

511

111

3.000.000

3.000.000

Business model kedua yang harus dipahami adalah Daftar Rekening. Daftar ini

memuat seluruh nama-nama akun atau rekening yang telah disiapkan sebelumnya

untuk digunakan dalam catatan transaksi perusahaan baik di jurnal maupun selanjutnya

di buku besar. Karena memuat seluruh nama rekening, pemilik perusahaan harus dapat

memikirkan seluruh rekening yang harus ada atau akan diperlukan oleh perusahaan

selama satu atau beberapa tahun ke depan. Memang saat menjurnal transaksi pada

suatu tahun berjalan, perusahaan dapat saja menambahkan rekening baru, tapi hal ini

akan merepotkan karena harus juga menambahkan di daftar rekening dan di buku

besar. Kalau dalam sistem terkomputerisasi, berarti harus masuk mengubah desain

database yang ada; tindakan ini merupakan ciri dari database yang tidak terencana

dengan baik.



64

Selain memuat semua nama-nama rekening yang tersedia, daftar rekening juga

memuat saldo-saldo rekening-rekening tersebut. Oleh karena itu daftar ini juga disebut

neraca saldo (dengan catatan saldo rekening dengan nilai nol pun harus dimasukkan;

Neraca saldo kadang diasumsikan hanya mencantumkan rekening dengan saldo lebih

dari nol). Saldo tersebut bisa merupakan saldo awal, jika jurnal belum dibukukan,

ataupun saldo akhir setelah jurnal-jurnal dibukukan. Misalkan untuk jurnal tersebut,

nama-nama rekening pada daftar rekening dengan saldo awalnya adalah sebagaimana

pada Tabel 3.2 berikut.

Tabel 3.2 Contoh Bentuk Daftar Rekening

No Akun Akun Debet Credit

111 Kas 20.000.000

121 Piutang Usaha 2.500.000

113 Sewa Dibayar di Muka 3.600.000

114 Perlengkapan Salon 3.800.000

121 Peralatan Salon

211 Utang Usaha 10.000.000

311 Modal Jessica 15.000.000

312 Prive Jessica 200.000

411 Pendapatan Jasa 7.000.000

511 Beban Gaji 800.000

512 Beban Iklan 700.000

513 Beban Listrik dan Air

514 Beban Serba-Serbi 400.000

Business model ketiga adalah buku besar. Catatan transaksi harian dalam jurnal

secara periodik harus dibukukan ke dalam buku besar ke dalam rekening masing-masing.

Jika dihubungkan dengan daftar rekening cerita lengkap siklus akuntansi menjadi

sebagai berikut:

a. Pada awalnya pemilik perusahaan mempersiapkan semua nama rekening yang akan

ada pada perusahaan. Karena baru mengawali perusahaan, maka saldo-saldo

semua rekening bernilai nol.

b. Kemudian staf akuntansi perusahaan menjurnal transaksi perusahaan mereka.

Sebagian besar rekening yang ada digunakan untuk mencatat transaksi tersebut,

baik berupa penambahan atau pengurangan dalam nilai rupiah. Penambahan atau



65

Gambar 3.1 Proses Posting Dari Jurnal ke buku Besar

pengurangan tersebut realisasinya dikonversi ke dalam logika akuntansi Debet atau

Kredit.

c. Untuk melihat pengaruh dari transaksi ke dalam saldo-saldo setiap rekening, maka

nilai rupiah setiap transaksi kemudian dimasukkan ke dalam buku per masing-

masing rekening. Seluruh buku tersebut dinamakan buku besar.

d. Nilai saldo akhir dari setiap rekening kemudian di-update ke saldo rekening di

dalam daftar rekening. Daftar rekening sekarang menjadi neraca “saldo akhir”

perusahaan.

e. Saat memulai pencatatan periode baru, maka siklus akuntansi berulang kembali ke

nomor 1. Daftar rekening sekarang menjadi neraca saldo awal perusahaan. Yang

berbeda dengan neraca saldo awal di awal perusahaan berdiri adalah saldo-saldo

rekening tidak lagi bernilai nol, kecuali untuk beberapa rekening yang selama

periode tersebut tidak ada transaksi. Selanjutnya masuk ke langkah 2 kembali,

langkah 3 kembali, langkah 4 dan selanjutnya kembali ke langkah 1 lagi, demikian

seterusnya siklus akuntansi berputar.

Dari gambaran tersebut, dapat disimpulkan bahwa buku besar untuk setiap

rekening adalah dokumen yang terus berkembang. Kalau jurnal adalah kumpulan

catatan transaksi, maka buku besar adalah kumpulan catatan seluruh akibat transaksi

tersebut ke dalam setiap rekening perusahaan. Tujuan buku besar ini dapat tercapai

melalui suatu proses pembukuan (posting) dari jurnal ke buku besar. Cara memposting

jurnal ke dalam buku besar dalam business model akuntansi sistem manual dapat

digambarkan pada Gambar 3.1.

Modal



66

Pada poin (d) siklus akuntansi, seluruh rekening dihitung saldo akhirnya,

kemudian dilakukan rekapitulasi dan di-update ke dalam daftar rekening atau neraca

saldo (trial balance) sebelumnya. Istilah lebih tepat untuk neraca saldo sesungguhnya

adalah daftar saldo karena merupakan “daftar rekening yang ditambah saldo” saja.

Dalam sistem manual, daftar rekening dan neraca saldo merupakan dokumen terpisah.

Namun sebagaimana dijelaskan sebelumnya, kedua daftar ini sebetulnya identik.

Dengan penjelasan ini, kita dapat memahami mengapa dalam sistem terkomputerisasi,

sebagaimana akan dibahas di subbab berikut, kedua daftar ini tidak dibedakan.

Neraca saldo inilah yang menjadi dasar untuk menyusun laporan keuangan, baik

Neraca maupun Laporan Laba Rugi. Saldo akun-akun yang akan terbawa ke periode-

periode selanjutnya di masa yang akan datang, dilaporkan di Neraca. Sementara saldo-

saldo akun yang harus selesai pada periode berjalan, agar terlihat kinerja perusahaan

selama periode tersebut, dilaporkan di Laporan Laba Rugi.

2. Menuangkan Business Model ke Dalam Tabel Relasional

Business model akuntansi merupakan contoh business model yang telah

disiapkan dengan logika yang sangat sistematis sehingga sudah sejak awal melahirkan

form-form dan report-report yang sudah mendekati kaidah database relasional. Fakta ini

mengagumkan mengingat akuntansi lahir sekitar dua-tiga abad sebelum konsep

database komputer dikembangkan.

Sebagaimana telah dibahas pada Kegiatan Belajar2, mengembangkan database

relasional dapat dilakukan melalui tahap analisis normalitas tabel sejak bentuk normal

pertama sampai bentuk normal ketiga. Syarat yang harus dipenuhi agar tabel-tabel

database relasional memenuhi bentuk normal pertama, kedua dan ketigas secara

bersama-sama adalah sebagai berikut:

Bentuk Normal Pertama

a. Setiap data dibentuk dalam flat file, data dibentuk dalam satu record demi satu

record nilai dari field berupa “atomic value”.

b. Tidak ada satu set atribut yang berulang atau bernilai ganda.

c. Telah ditentukan primary key untuk atribut tersebut.



67

d. Tiap atribut hanya memiliki satu pengertian.

Bentuk normal kedua adalah:

a. Tabel telah memenuhi bentuk normal pertama.

b. Atribut bukan kunci haruslah hanya memiliki ketergantungan fungsional

sepenuhnya kepada primary key.

Bentuk normal ketiga adalah:

a. Tabel telah memenuhi bentuk normal kedua.

b. Atribut bukan kunci tidak boleh memiliki ketergantungan fungsional terhadap

atribut bukan kunci lainnya.

Dengan mengkonversi sepenuhnya form pada business model akuntansi manual

menjadi tabel, maka ada tiga tabel yang kita simpulkan harus ada dalam database

akuntansi terkomputerisasi menggunakan database relasional. Ketiga tabel tersebut

adalah: tabel Jurnal,Rekening dan BukuBesar. Kita akan melakukan tiga langkah analisis

saja sekarang untuk mengembangkan dan menguji tabel relasional ini, yaitu pertama,

kita akan konversi terlebih dahulu business model akuntansi manual menjadi tabel

database relasional, kedua kita akan cek keterpenuhan syarat tabel-tabel tersebut atas

bentuk normal pertama, bentuk normal kedua dan bentuk normal ketiga secara

sekaligus, dan ketiga baru kita akan memberikan relationship atas tabel-tabel tersebut.

Untuk langkah pertama konversi business model ke dalam tabel relasional, akan

menghasilkan tiga jenis desain tabel sebagaimana pada tabel III.3 berikut. Masing-

masing dirumuskan berdasarkan contoh bentuk jurnal pada Tabel 3.1, contoh bentuk

Daftar Rekening pada Tabel 3.2, dan contoh Buku Besar pada Gambar3.1. Desain tabel

dan database aplikasi akuntansi ini diadaptasi dari aplikasi akuntansi yang sudah dibuat

sebelumnya (Susanto dan Hartono 2003).

Tabel Jurnal


NoJurnal Autonumber Primary Ya Surrogate Key

TglJurnal Date.Time Bukan Tidak

NoRekening Text, 7 Foreign Key ke Rekening

Tidak

Keterangan Text, 50 Bukan Tidak



68

Debet Number (Long Integer) Bukan Tidak

Kredit Number (Long Integer) Bukan Tidak

Tabel Rekening


NoRekening Text, 7 Primary Ya

Keterangan Text, 50 Bukan Tidak

Saldo Number (Long Integer) Bukan Tidak

Tabel BukuBesar


Id Autonumber Primary Ya Surrogate Key

NoRekening Text, 7 Foreign Key ke Rekening

Tidak

Tanggal Date.Time Bukan Tidak

Debet Number (Long Integer) Bukan Tidak

Kredit Number (Long Integer) Bukan Tidak

Mari kita lanjutkan pada langkah kedua yaitu melihat keterpenuhan syarat

normalitas bentuk pertama, kedua dan ketiga dari tabel-tabel tersebut. Untuk syarat

normalitas pertama, setiap data dibentuk dalam flatfile, data dibentuk dalam satu

record demi satu record nilai dari field berupa “atomicvalue”, sudah terpenuhi oleh

semua tabel. Demikian pula syarat normalitas bentuk pertama butir kedua, tidak ada

satu set atribut yang berulang atau bernilai ganda, butir ketiga telah ditentukan primary

key untuk atribut tersebut, serta butir keempat, tiap atribut hanya memiliki satu

pengertian.

Demikian pula syarat tambahan untuk bentuk normal kedua, atribut bukan

kunci haruslah hanya memiliki ketergantungan fungsional sepenuhnya kepada

primary key, dan syarat tambahan bentuk normal ketiga, atribut bukan kunci

tidak boleh memiliki ketergantungan fungsional terhadap atribut bukan kunci

lainnya, keduanya telah terpenuhi. Setiap tabel telah mengacu pada satu pengertian

sendiri-sendiri dan hanya memiliki ketergantungan fungsional pada kunci primer. Syarat-

syarat normalitas ini mudah terpenuhi karena business model akuntansi ini telah



69

didesain dengan kaidah logika yang sistematis yang telah teruji dalam 2-3 abad praktek

akuntansi.

Yang sedikit berbeda dengan business model adalah bentuk tabel buku besar.

Dalam buku besar manual, untuk setiap rekening dibuat dalam daftar sendiri-sendiri.

Mengapa dalam sistem manual dibuat seperti itu? Alasannya karena sejak awal jumlah

transaksi yang akan mempengaruhi suatu rekening belum diketahui, sementara tidak

ada cara manual apapun yang dapat menyisipkan tambahan data ke rekening tertentu,

jika buku besar dibuat dalam satu daftar. Untuk masing-masing rekening harus

disediakan ruang yang cukup untuk menampung kemungkinan transaksi selama satu

atau beberapa periode. Namun jika buku besar itu dalam bentuk tabel dalam database,

maka buku besar cukup ditempatkan dalam satu tabel. Meskipun suatu transaksi

berbeda rekening, saat memposting ke BukuBesar mesin database akan dapat

menyisipkan angka transaksi ke akun yang tepat.

Untuk langkah ketiga memberikan relationship atas tabel-tabel tersebut,

terlebih dahulu kita gambarkan diagram E-R, sebagai berikut.

Dalam diagram E-R tersebut, dari tabel BukuBesar ke Rekeningterdapathubunganbanyak

ke satu. Hubungan tersebut dapat dicek dengan mengajukan pertanyaan dari BukuBesar

ke Rekening, berapa banyak BukuBesar yang dapat ditempati satu Rekening?

Jawabannya banyak. Sebaliknya dari Rekening ke BukuBesar, dengan mengajukan

pertanyaan berapa banyak Rekening dapat masuk ke satu BukuBesar? Jawabannya

hanya satu. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar III.3.

Rekening Jurnal

BukuBesar

Id BB 1 Id BB 2 Id BB 3

Rek 1 Rek 2 Rek 3

Rek 1 Rek 2 Rek 3

Id BB 1 Id BB 2 Id BB 3

Buku Besar Rekening Rekening Buku Besar

Gambar 3.2 Relatonship antar Tabel Aplikasi Database Akuntansi

Gambar 3.3 Panduan Menentukan Hubungan antar Tabel



70

Sementara untuk hubungan dari tabel Rekening ke

Jurnalterdapathubunganbanyak ke banyak (many to many). Hubungan tersebut dapat

dicek dengan mengajukan pertanyaan dari Rekening ke Jurnal, berapa banyak rekening

yang dapat digunakan oleh satu jurnal? Jawabannya banyak. Sebaliknya dari Jurnal ke

Rekening, dengan mengajukan pertanyaan, berapa banyak Jurnal dapat ditempati oleh

satu Rekening? Jawabannya juga banyak.

Hubungan banyak ke banyak akan menyulitkan dalam penyiapan form dan

query, oleh karena itu harus dilakukan pemecahan tabel untuk membuat tabel

perantara antara tabel Rekening dan Jurnal. Pemecahan tabel awal dibuat sedemikian

rupa sehingga antara tabel Rekening ke tabelantara berrelasi banyak ke satu, dan antara

tabelantara ke tabel Jurnal berrelasi satu ke banyak. Sebutlah tabelantara ini sebagai

tabel RekeningJU berisi field [NoRekening], [Keterangan], [Debet] dan [Kredit]. Maka

field tabel Jurnal, kita namakan sekarang tabel JurnalUmum, hanya tinggal [NoJurnal]

dan [TglJurnal]. Jangan lupa antara Tabel JurnalUmum dengan tabel RekeningJU harus

dibuat hubungan dengan menyiapkan tabel NoJurnal pada tabel RekeningJU sebagai

foreign key. Dengan demikian selengkapnya hasil pemecahan tabel Jurnal menjadi dua

tabel JurnalUmum dan RekeningJU adalah seperti pada Gambar III.4.

Tabel Jurnal Tabel JurnalUmum TabelRekeningJU

Field Name JurnalUmum RekeningJU

NoJurnal NoJurnal NoJurnal

TglJurnal TglJurnal NoRekening

NoRekening Keterangan

Keterangan Debet

Debet Kredit

Kredit

Gambar 3.4Pemecahan Tabel Jurnal ke dalam JurnalUmum dan RekeningJU

Setelah dilakukan pemecahan tabel Jurnal menjadi JurnalUmum dan RekeningJU

maka Diagram E-R tabel-tabel kita menjadi sebagaimana pada Gambar III.5.



71

Selain itu untuk kepentingan pemrograman isi field dari tabel-tabel tersebut juga

dilakukan penambahan, yaitu penambahan field [Posting] dan [TglPosting] pada tabel

JurnalUmum, field [Urut] pada tabel RekeningJU, field [D/K], [SaldoAwal] dan

[TanggalSaldo] pada tabel Rekening, serta field SaldoAwal pada tabel BukuBesar. Desain

field pada masing-masing tabel dari field-field tambahan tersebut dicantumkan pada

Tabel 3.3.

Tabel 3.3 Field-Field Tambahan untuk Keperluan Pemrograman

Field Name Ditambahkan pada

Tabel Data Type Key Required?

Posting JurnalUmum Yes, No Primary Ya

TglPosting JurnalUmum Date,Time Bukan Tidak

Urut RekeningJU Number (Long Integer) Bukan Tidak

D/K Rekening Text, 2 Bukan Ya

SaldoAwal Rekening Number (Long Integer) Bukan Tidak

TanggalSaldo Rekening Date,Time Bukan Tidak

SaldoAwal BukuBesar Number (Long Integer) Bukan Tidak

Terakhir, setelah tabel-tabel disiapkan dalam desain aplikasi database Microsoft

Access, kemudian relationship didefinisikan antar tabel-tabel tersebut, maka hasil

relationship tersebut dapat digambarkan sebagaimana pada Gambar 3.6.

Rekening JurnalUmum

BukuBesar

RekeningJU

Gambar 3.5 Diagram E-R setelah Pemecahan Tabel Jurnal



72

Gambar 3.6 Relationship Final

3. Menyusun Form dan Query

Obyek form dan query untuk aplikasi database akuntansi yang akan kita buat

terdiri dari:

a. Form Rekening

b. Form Jurnal

c. Form Posting

d. Form Penutup

e. Query qryJU

f. Query qryBukuBesar dan qryNeraca

Percobaan

g. Query qryRL dan qryTotRL

h. Query qryNeraca dan qry123

Untuk form pertama Rekening, langkah-langkah untuk membuatnya adalah

sebagai berikut:

a. Pilih FormWizard di tab Create pada TabbedRibbon, group Create.

b. Pilih Rekening pada bagian Tables/Queries, lalu masukkan seluruh field.

c. Wizard menanyakan layout yang akan digunakan. Pilih Columnar. Klk Next.

d. Wizard menanyakan nama judul yang akan digunakan dalam form. Ikuti pilihan

default yang memberikan nama form Rekening. Klik Finish.

Sebelum melanjutkan membuat obyek yang lain, mari kita coba terlebih dahulu

mengisikan data pada form Rekening yang telah kita buat tersebut. Untuk mengisi data

pada form Rekening, lebih mudah untuk memasukkan dari tabel Rekening. Caranya, dari

NavigationPane, pilih TabelRekening. Masukkan ke tabel tersebut data-data


70

sebagaimana pada Tabel 3.2, dengan menambahkan isian untuk field D/K berupa saldo

normal rekening, yaitu D jika “Debet” atau K jika “Kredit.” Hasil form Rekening setelah

berisi data adalah sebagaimana pada Gambar 3.7.

Gambar 3.7 Bentuk Form Rekening yang Telah Berisi Data

Untuk form kedua, Jurnal, langkah-langkah untuk membuatnya adalah sebagai

berikut:

a. Pilih Form Wizard di tab Create, pada Tabbed Ribbon, group Create.

b. Pilih JurnalUmum pada bagian Tables/Queries, lalu masukkan seluruh field.

c. Lanjutkan pilih RekeningJU pada bagian Tables/Queries yang sama, lalu masukkan

secara berurutan field [NoRekening], [Keterangan], [Debet], [Kredit] dan [Urut].

Biarkan [NoJurnal] tidak masuk pada bagian Selected Fields. Klik Next.

d. Wizard menanyakan, “How do you want to view your data?” Tetap pada pilihan

default by JurnalUmum. Klik Next.

e. Wizard menanyakan layout yang akan digunakan. Pindahkan pilihan ke tabular. Klk

Next.

f. Wizard menanyakan nama judul yang akan digunakan dalam form. Ketikkan Jurnal

dan SubformJU. Klik Finish.

g. Ubah sedikit desain form dengan menghapus labelSubFormJU dan melebarkan

SubForm tersebut sehingga sejajar dengan field-field di atasnya.

h. Atas form Jurnal ini kita masih perlu melakukan modifikasi yaitu agar pada

fieldNoRek, dicantumkan pilihan No Rekening yang tersedia, sebagaimana yang

telah kita masukkan pada tabel/form Rekening. Kemudian kita juga perlu


71

menambahkan nama rekening sesuai nama rekening yang dipilih. Untuk melakukan

modifikasi tersebut langkah-langkah yang kita lakukan adalah sebagai berikut:

1) Masuk ke formDesign. Lalu tekan tombol Shift pada keyboard dan klik pada

[NoRek] dan [Keterangan] dan tekan Delete.

2) Pada SubFormJU, klik kanan pada kotak hitam pada sudut kiri atas SubFormJU

dan klik pada Properties.

3) Pada Properties, klik pada tab Data, masuk pada baris RecordSource lalu klik

pada tanda elipsis (...). Microsoft Access kemudian menanyakan, “Do you want

to creat a query based on the table?” Klik Yes.

4) Pada tampilan query by example SubFormJU query builder, masukkan table

tambahan, yaitu tabel Rekening. Tambahkan field-field [NoRekening], [Debet],

[Kredit] dan [Urut] dari tabel RekeningJU dan field [Keterangan] dari tabel

Rekening. Tutup SubFormJU query builder.

5) Tutup Form Jurnal. Kemudian buka SubFormJU. Dengan kontrol combobox

dan Add Existing Field aktif, pilih [NoRek]. Kemudian drag dari ComboBox ke

tempat field [NoRek] yang sebelumnya dihapus. Pada dialogComboBox yang

muncul, pilih pilihan pertama I want the combo box to get the values from

another table or query seperti pada Gambar III.2.

6) Selanjutnya tambahkan di sebelah [NoRek], field [Keterangan] menggantikan

field [Keterangan] yang dihapus sebelumnya.

i. Jika sudah diposting, maka jurnal harus tidak dapat diedit dan dihapus. Untuk

memastikan hal tersebut, maka pada property form (klik kotak kecil warna hitam

pada bagian atas kiri form), pada tab event baris on current harus ditambahkan

kode dengan sintaks sebagai berikut.

Private Sub Form_Current()

If Not IsNull(Me!Posting) Then

If Me!Posting Then

Me.AllowDeletions = False

Me.AllowEdits = False

Me!SubFormJU.Locked = True

Else

Me.AllowDeletions = True

Me.AllowEdits = True

Me!SubFormJU.Locked = False

End If

Else

Me.AllowDeletions = True

Me.AllowEdits = True

Me!SubFormJU.Locked = False


72

End If

End Sub

j. Isikan jurnal-jurnal sebagaimana pada tabel III.1. Hasil form Jurnal final yang telah

mendapat modifikasi desain lanjutan dan telah berisi data isian jurnal yang pertama

adalah sebagaimana pada Gambar 3.8 berikut.

Gambar 3.8 Mengisikan Jurnal pada Form Jurnal

Selanjutnya form ketiga yang perlu kita buat adalah form Posting. Form ini

diperlukan agar jurnal yang telah kita catat dapat dimasukkan ke rekeningnya masing-

masing. Form posting akan sepenuhnya menggunakan ekspresi kode program atas

command buttton posting pada form Posting. Langkah yang kita lakukan adalah sebagai

berikut:

a. Buat form seperti pada Gambar 3.9.

Gambar 3.9 Form Posting

b. Pada tampilan design klik kanan pada commandbuttonPosting. Selanjutnya pilih

Properties dan masuk ke Tab Event, lalu klik pada tanda elipsis (...). Ketikkan sintaks

kode sebagai berikut:

Private Sub Posting_Click()

'buka query gryJU

'

Set myRecJU = CurrentDb().OpenRecordset("qryJU")


73

'buka tabel buku besar

Set myrecBB = CurrentDb().OpenRecordset("BukuBesar")

'cek, apakah ada data yang dihasilkan?

If Not myRecJU.EOF And Not myRecJU.BOF Then

'jika ada, lakukan perulangan

'sampai akhir file (EOF)

While Not myRecJU.EOF

'tambahkan ke Buku Besar

myrecBB.AddNew

myrecBB!NoRek = myRecJU!NoRek

myrecBB!Tanggal = myRecJU!TglJurnal

myrecBB!Debet = myRecJU!Debet

myrecBB!Kredit = myRecJU!Kredit

myrecBB!SaldoAwal = False

myrecBB.Update

'cek tentang status normal rekening

If myRecJU![D/K] = "D" Then

'jika rekening yang akan diupdate adalah Debet

'update saldo terakhir di tabel rekening

'dengan saldo = Saldo + Debet

CurrentDb().Execute "update Rekening set " & _

" saldo = saldo + " & myRecJU!Debet & _

" where NoRek = """ & myRecJU!NoRek & """"

'dan dengan saldo = saldo - Kredit


" saldo = saldo - " & myRecJU!Kredit & _


Else

'jika rekening yang akan diupdate adalah Debet

'update saldo terakhir di tabel Rekening

'dengan saldo = saldo - Debet


" saldo = saldo - " & myRecJU!Debet & _


'dan dengan saldo = saldo + Kredit


" saldo = saldo + " & myRecJU!Kredit & _


End If

'pindah ke record berikutnya

myRecJU.MoveNext

Wend

'update field Posting tabel JurnalUmum dengan True

CurrentDb().Execute "update JurnalUmum set " & _

"Posting=True, TglPosting=#" & Me!Waktu & "#" & _

"where Not Posting"

End If

Set myRecJU = Nothing

Set myrecBB = Nothing

End Sub

c. Untuk command button Selesai, gunakan Wizard dan pilih CloseForm.


74

Untuk menyusun query-query yang diperlukan sebanyak 7 query, ikuti panduan

menyusun query pada Bab 1 dan 2 serta desain query yang akan dibuat sebagaimana

dicontohkan pada Gambar 3.10 berikut.


75

Gambar 3.10 Desain Query-Query Pada Aplikasi Databse Akuntansi

Untuk query terakhir, query Neraca dibuat dengan SQL pada tampilan SQL View.

Isikan sintaks kode sebagai berikut.

Select * from qry123

UNION ALL select * from qryTotRL;

4. Menyusun report

Report-report untuk aplikasi ini paling tidak berjumlah 5 report, yaitu terdiri

dari:


76

a. Report rptJurnalUmum (Gambar 3.11)

b. Report rptBukuBesar (Gambar 3.12)

c. Report rptNeracaPercobaan (Gambar 3.13)

d. Report rptNeracaSaldo (Gambar 3.14)

e. Report rptRugi/Laba (Gambar 3.15)

Gambar 3.11 Report rptJurnalUmum

Untuk report-report lainnya, isinya baru representatif menunjukkan efek dari

penjurnalan jika jurnal sudah diposting. Berdasarkan Gambar 3.11, kita dapat

memastikan bahwa jurnal belum di-posting karena isi fieldposting masih kosong semua.

Untuk itu mari kita coba masuk ke formPosting yang telah kita buat. Setelah muncul

form Posting seperti pada Gambar 3.9, masukkan pada isian “tanggal hari ini” isian “31-

12-2014” (pada penggunaan sebenarnya dapat menggunakan tanggal hari ini yang

sebenarnya). Setelah itu klik Posting. Barulah setelah ini kita dapat melihat efek jurnal

pada report-report yang ada. Report-report ini dapat kita review sebagai berikut.

a. Untuk report rptBukuBesar. Report ini harus diaktifkan melalui form PilihRekening.

Pilih pada combo box rekening yang akan dibuka Buku Besar-nya, misalkan rekening


77

Kas dengan nomor rekening 111. Selanjutnya klik command button “Buka Report

Buku Besar.” Akan ditampilkan Buku Besar sebagaimana pada Gambar 3.12.

Gambar 3.12 Report Buku Besar dengan Form Pilih Rekening

b. Report rptNeracaPercobaan pada dasarnya merepresentasi businessmodel

sebagaimana pada Tabel 3.2. Report ini menggunakan query qryNeracaPercobaan

sebagai sumber data. Bentuk report ini adalah sebagaimana pada Gambar 3.13.


78

Gambar 3.13 Report Neraca Percobaan

c. Report Laporan Laba Rugi menjadikan query qryRL sebagai sumber data.

Gambar 3.14 Report Laporan Laba Rugi

d. Terakhir report rptNeracaSaldo menggunakan query qryNeracaSaldo sebagai

sumber data. Report ini perlu diproses lebih lanjut untuk menyusun Neraca. Proses

yang harus dilakukan adalah (1) mengekspor report ke dalam file Microsoft Excel,

(2) menambahkan saldo “Modal Jessica” dengan “Ikhtisar Laba Rugi” (jika bersaldo

Kredit, jika Debet dikurangkan) dan (3) mengurangkan saldo “Model Jessica” lagi

dengan “Prive Jessica”. Saldo “Modal Jessica” terakhir inilah yang merupakan saldo

“Modal Jessica” yang paling update untuk ditampilkan di Neraca, tentu dengan


79

tidak menampilkan lagi saldo “Ikhtisar Laba Rugi” dan “Prive Jessica”. Bentuk report

ini adalah sebagaimana pada Gambar 3.15.

Gambar 3.15 Report Neraca Saldo

5. Menyusun Menu Aplikasi

Sebagaimana disebutkan pada Kegiatan Belajar 2, menu aplikasi pada Aplikasi

Database Akuntansi ini tidak menggunakan switchboard tetapi menggunakan form

biasa, untuk lebih memberikan variasi artistik dalam mendesain menu. Namun ada dua

hal yang harus diperhatikan dalam menggunakan form sebagai menu (layar navigasi

antar obyek yang menjadi fasilitas aplikasi). Pertama, navigasi antar menu tetap

mengikuti logika yang sama sebagaimana pada menu dengan switchboard. Untuk

memungkinkan navigasi antar menu ini, kita akan menggunakan fasilitas command

button wizard. Kedua, tampilan form harus dimodifikasi agar desainnya terlihat pantas

sebagai suatu menu.

Terdapat dua menu / layar navigasi dalam aplikasi database akuntansi ini, yaitu

layar “Menu Utama” dan layar “Menu Laporan”. Bentuk kedua menu ini adalah

sebagaimana pada Gambar 3.16 berikut.


80

Gambar 3.16 Menu Utama dan Menu Laporan

Saat aplikasi diaktifkan yang akan muncul adalah “Menu Utama”. Pada menu utama

terdapat empat pilihan obyek serta proses yang dapat dilakukan. Jika selanjutnya akan

melihat atau memprint-out laporan, maka kita harus meng-klik tombol “Ke Menu

Laporan”, untuk mengaktifkan layar menu kedua yaitu “Menu Laporan.” Pada menu ini

terdapat lima jenis laporan yang dapat ditampilkan. Seluruh menu ini didesain dengan

wizard dari command button, yang intinya diarahkan untuk membuka form serta report

yang sesuai dengan caption masing-masing tombol / command button tersebut. Jangan

lupa untuk tombol “Buku Besar” arahkan command button untuk membuka form

PilihRekening, tidak langsung ke rptBukuBesar.

Agar form tampak pantas sebagai sebuah layar menu, maka property pada

desain form harus diubah di antaranya mengikuti sebagaimana pada Gambar3.17

berikut.

Gambar 3.17 Desain Property Form untuk Menu


81

Rangkuman

1. Aplikasi Akuntansi dengan MS Access menggunakan tabel-tabel dan report-report

yang hampir seusai dengan penggunaan akuntansi secara manual. Bussiness model

akuntansi manual menjadi dasar pendesainan aplikasi.

2. Hubungan antara tabel-tabel dalam aplikasi akuntansi bermacam-macam, ada satu

ke banyak, banyak ke banyak dan banyak ke satu.

3. Untuk mengotomatisasikan aplikasi digunakan kode-kode perintah berbasis visual

basic (visual basic application), misalnya setelah tombol posting diklik, maka jurnal

harus tidak dapat diedit atau dihapus, atau untuk membuat Laporan Neraca Saldo

dibuat query yang menggabungkan data rugi laba dengan neraca.

Tes Formatif 3



1. B - S Bussines model akuntansi yang paling penting dipahami untuk

membuat aplikasi akuntansi adalah bussiness model akuntansi pada

perusahaan sederhana, karena semua aplikasi akuntansi untuk semua

jenis perusahaan lainnya pada dasarnya sama saja tingkat

kerumitannya.

2. B - S Menambahkan rekening baru pada suatu aplikasi akuntansi harus

dapat dilakukan setiap saat melakukan pencatatan transaksi dalam

jurnal, sesuai praktek akuntansi secara manual pada umumnya.

3. B - S Salah satu contoh perbedaan praktek akuntansi manual dengan

akuntansi dengan aplikasi adalah dalam penyusunan tabel Buku Besar.

Dalam aplikasi akuntansi, buku besar dibuat cukup dengan satu tabel,

sementara dalam aplikasi akuntansi manual, buku besar dibuat dalam

beberapa buku/daftar sebanyak jumlah rekening.

4. B - S Relasi antara tabel Buku Besar dengan Rekening adalah relasi banyak


82

ke satu, karena dari Buku Besar ke Rekening, jumlah Buku Besar yang

dapat ditempati satu Rekening adalah banyak, dan dari Rekening ke

Buku Besar, jumlah Rekening yang dapat masuk ke satu Buku Besar

adalah hanya satu.

5. B - S Relasi antara tabel Rekening dengan tabel Jurnal adalah banyak ke

banyak, sehingga perlu dibuat tabel baru sehingga relasi tabel

Rekening dengan tabel Jurnal menjadi banyak ke satu.

6. B - S Saat menjurnal, jika aplikasi membuat tombol posting, maka atas

jurnal yang masih belum di-posting, jurnal tersebut masih dapat diedit.

Sebaliknya jika atas jurnal tersebut sudah dilakukan posting, maka

jurnal tersebut sudah tidak dapat diedit

7. B - S Diketahui sebuah form berikut yang aktif jika diklik menu buku besar.

Maka ekspresi yang disertakan dalam kriteria dari query terkait adalah

Forms!PilihRekening.cboNoteRec.

8. B - S Fungsi dari ekspresi perintah berikut

Select * from qry123

Union All Select *from qry123

Adalah menggabungkan data laba rugi dengan data neraca.

9. B - S Yang membedakan jurnal sudah di posting atau belum adalah jika

pada field tanggal posting pada tabel JurnalUmum belum ada data

tanggal, berarti jurnal belum diposting.

10. B - S Agar form dapat berfungsi sebagai menu navigasi aplikasi, bisa

digunakan command button serta menyesuaikan format property from


83

seperti Autor Center dan Auto Resize menjadi No.


84









Jumlah Soal









ternyata masih di bawah 80%, anda harus mengulang mempelajari kembali materi yang

terkandung dalam modul ini.


85

PENUTUP

SELAMAT !!!.

Rangkaian materi dalam modul ini disusun dengan bahasa yang mudah dipahami

oleh pembaca modul ini. Penggunaan bahasa yang mudah dimengerti tersebut,

didukung juga dengan ilustrasi-ilustrasi dan gambar-gambar berwarna yang akan

semakin membantu memahami materi di modul ini.

Besar harapan kami, hanya dengan membaca modul ini, pembaca dapat

membuat aplikasi dengan menggunakan Microsoft Access untuk kebutuhan sehari-hari

terkait pekerjaan ataupun keperluan pribadi dengan baik, baik terkait keperluan

pengolahan data yang temporer atau pembuatan aplikasi yang lebih permanen.

Kami sangat menyadari bahwa materi dalam modul ini belum sempurna. Oleh

karena itu perbaikan secara terus-menerus akan kami lakukan agar materi di modul ini

menjadi sumber pengetahuan yang berguna bagi pembacanya sekarang dan di masa

yang akan datang.


86

TES SUMATIF

Pilihan Ganda: Pilihlah jawaban yang paling tepat!

1. Suatu file excel akan kita pindahkan seluruhnya menjadi suatu tabel baru dalam MS Access. Jika isi file Excel tersebut adalah sebagai berikut:

Employee_Number Last_Name First_Name Employee_Status

104 WIBB MAURICE A

1044 BLECKMAN PHILLIP A

1050 VALLOFUIRTE LOUIS I

1054 STEMPFL JOHN A

Maka salah satu yang harus kita lakukan saat mengikuti panduan Wizard

adalah:

a. Di application ribbon pilih Database Tools b. Pilih icon Access pada group Import & Link c. Pada dialog Get External Data pilih “Append a copy of a record to the

table” d. Pada dialog wizard pilih pilihan “First Row Contains Column Headings”

2. Pilihan yang harus kita tentukan saat akan menyusun statistik suatu data menggunakan wizard create new query adalah sebagai berikut, kecuali:

a. Pilih darimana data yang akan dibuat statistiknya akan diperoleh, misal dari tabel atau dari query.

b. Pilih pilihan summary query saat diminta menentukan detail atau summary query.

c. Tuliskan formula statistik yang sesuai, seperti sum atau average. d. Beri nama query misal dengan nama “statistik jurnal.”

3. Untuk memindahkan secara bersama-sama sekelompok field dengan isinya pada desain suatu report, dapat dilakukan dengan mengklik mouse dan memilih field-field tersebut sambil menekan tombol

a. Tab b. Esc c. Shift d. Ctrl

TES SUMATIF 86

4. Kita bisa memindah data dari file lain seperti spreadsheet microsoft excel ke dalam suatu tabel di microsoft access dengan menggunakan menu:

a. New b. Copy c. Import d. Export

5. Perintah sql untuk mengambil data data dari satu tabel atau lebih adalah: a. Alter b. Insert c. Update d. Select

Untuk Soal Nomor 6-8

Suatu tabel berisi catatan transaksi kas masuk dengan kode KM, kas keluar

dengan kode KK, penjualan kredit dengan kode PJK dan pembelian kredit dengan

kode PBK. Setiap transaksi dibuktikan dengan bukti transaksi dengan format:

(Kode transaksi)(tanda strip)(nomor urut transaksi per jenis transaksi dalam 4

digit, diawali nol jika kurang). Contoh transaksi kas masuk ke 25, maka bukti

transaksinya akan berbentuk sebagai berikut: KM-0025.

6. Untuk memeriksa kebenaran pencatatan bukti transaksi, manakah dari pilihan berikut yang merupakan salah satu contoh proses pengolahan data dengan Microsoft Access yang benar yang dapat dilakukan?

a. Buat simple query yang berisi hanya field bukti transaksi dari tabel asal, ditambah dengan dua field baru, yaitu jenis transaksi dan nomor berurut. Bandingkan urutan nomor bukti berdasar bukti transaksi dengan field nomor urut yang kita berikan.

b. Buat crosstab query yang memetakan nomor urut sebagai baris dan jenis transaksi sebagai kolom, dan berikan ceklis pada pertemuan baris dan kolom yang bukti transaksi dan jenis transaksinya ada.

c. Buat simple query yang berisi field-field bukti transaksi, tanggal transaksi dan nilai transaksi dan buat report berdasarkan query tersebut.

d. Buat crosstab query yang memetakan tanggal transaksi sebagai baris dan jenis transaksi sebagai kolom, dan berikan value pada isi crosstabquery pada pertemuan baris dan kolom berupa nomor bukti transaksi yang bersesuaian.

7. Ekspresi bagaimana yang dapat dibuat pada desain query untuk field baru untuk memisahkan antara satu jenis transaksi dengan jenis transaksi yang lain?

a. JenisTransaksi: IIf(Left([KodeTransaksi];3)="KM-";"KM-";IIf((Left

(KodeTransaksi];3)="KK-";"KK-";Iif(Left([[Kode Transaksi];4) ="PJK-";"PJK-

";Left([KodeTransaksi];4))))

TES SUMATIF 87

b. JenisTransaksi:IIf(Left([KodeTransaksi];2)="KM";"KM";IIf((Left

([KodeTransaksi];2)="KK";"KK";Iif(Left([[KodeTransaksi];3)="PJK";"PJK";Left([

KodeTransaksi];3))))

c. JenisTransaksi: IIf(Left([KodeTransaksi];2)="KM";"KM";IIf((Left

(KodeTransaksi];2)="KK";"KK";Iif(Left([[KodeTransaksi];3) ="PJK";"PJK";

IIf((Left(KodeTransaksi];3)=”PBK”;”PBK”;”Lainnya”)))))

d. JenisTransaksi: IIf(Left([KodeTransaksi];3)="KM-";"KM-";IIf((Left

(KodeTransaksi];3)="KK-";"KK-";Iif(Left([[KodeTransaksi];4) ="PJK-";"PJK-";

IIf((Left(KodeTransaksi];3)=”PBK-”;”PBK-”;”Lainnya”)))))

8. Untuk membuat nomor urut dalam suatu pengolahan data, beberapa hal yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut, kecuali:

a. Terlebih dahulu buat simple query dengan field-field yang diperlukan baik dari tabel sumber maupun field baru hasil pengolahan dari field yang ada.

b. Untuk membuat field nomor urut di query hidupkan pilihan sigma pada tab Design. Pilih count pada baris Total untuk field yang akan menjadi nomor urut dan Group By pada field lainnya.

c. Jadikan query sebagai sumber report, dan buat di report tersebut field nomor urut menggunakan textbox dan hidupkan pada property-nya running sum over group.

d. Urutan record pada tabel asal akan berbeda dengan field nomor urut yang baru tergantung group by yang didefinisikan pada query.

9. Dalam menstratifikasi data, misalnya membagi transaksi berdasarkan nilai transaksi secara berjenjang, maka penerapan urutan logika yang benar untuk pengolahan data dengan microsoft access adalah:

a. Dibuat query yang akan mengurutkan data berdasarkan nilai transaksinya secara ascending, kemudian dari urutan tersebut dibuat stratifikasi dengan query baru yang membagi data menjadi berapa kelompok berjenjang sesuai kebutuhan.

b. Dibuat query dengan dua field, yaitu pertama field kategorinilai transaksi yang dikelompokkan ke dalam beberapa jenjang yang bertingkat sesuai nilai transaksi sesuai kebutuhan, serta kedua field jumlah transaksi yang menghitung berapa jumlah transaksi yang memenuhi masing-masing kategori berdasarkan jenjang tersebut.

c. Setiap transaksi nilai transaksinya dicek pada query pertama apakah memenuhi kriteria jenjang tertentu berdasarkan nilai transaksi. Selanjutnya dibuat query kedua yang menghitung jumlah record pada setiap jenjangnya.

TES SUMATIF 88

d. Ketiga pilihan a, b, dan c dapat dilakukan.

Untuk soal nomor 10-13

Diketahui suatu aplikasi persuratan memiliki form menu sebagai berikut:

10. Berapa jumlah surat yang telah diinput ke dalam aplikasi tersebut? a. Terdapat 1 surat yaitu yang ditampilkan form tersebut b. Terdapat sebanyak 563 surat c. Tidak dapat diketahui secara jelas berapa jumlah surat yang telah di-

entry. d. Jumlah surat berbeda-beda tergantung jenis surat yang dipilih.

11. Control apa yang digunakan untuk membuat bagian dalam form dengan caption Pilihan Saringan?

a. Option Group b. List Box c. Combo box d. Subform

12. Fungsi dari mengisi property After Update yang diterapkan pada bagian Pilihan Saringan dari aplikasi tersebut adalah:

a. Mengupdate data surat sesuai hasil input terakhir b. Melanjutkan penyimpanan surat yang dilengkapi dengan kemudahan

pencarian data jika diperlukan selanjutnya

TES SUMATIF 89

c. Memastikan surat hanya menampilkan jenis surat yang dipilih pada pilihan.

d. Memastikan hanya jumlah surat yang sesuai dengan pilihan jenis surat yang ditampilkan pada form.

13. Misalnya diketahui, kode yang diterapkan untuk property After Update adalah sebagai berikut:

Private Sub FilterOptions_AfterUpdate() Select Case FilterOptions Case 1 Me.Filter = "JenisSurat = 1" Me.FilterOn = True Case 2 Me.Filter = "JenisSurat = 2" Me.FilterOn = True

dst.

Pernyataan-pernyataan berikut benar terkait dengan penulisan kode

tersebut, kecuali:

a. Akan terdapat kode Case berikutnya sampai sejumlah jenis surat keluar

b. Alternatif lain penggunan kode dengan fungsi Case adalah dengan If,Then, Else

c. Penggunaan nilai JenisSurat = 1, 2, dst. adalah sesuai yang telah didefinisikan sebelumnya melalui pilihan yang kita berikan saat mengikuti wizard.

d. Dengan menetapkan FilterOn = True, maka pencarian surat akan dapat serta lebih mudah untuk dilakukan.

Untuk nomor 14-15

Diketahui suatu diagram E-R sebagai berikut:

14. Pernyataan berikut yang benar terkait diagram E-Rtersebut adalah:

Surat Keluar Jenis Surat

Unit Pengirim

TES SUMATIF 90

a. Jumlah Surat Keluar yang dapat menjadi bagian dari Jenis Surat adalah banyak

b. Jumlah Jenis Surat yang dapat menaungi satu Surat Keluar adalah satu saja

c. Jumlah Surat Keluar yang dapat dibuat oleh satu Unit Pengirim adalah satu saja.

d. Antara Jenis Surat dan Surat Keluar terdapat hubungan banyak ke satu (many to one)

15. Surrogate Key berdasarkan diagram E-R di atas akan terbentuk pada tabel: a. Surat Keluar b. Jenis Surat c. Jenis Surat dan Unit Pengirim d. Surat Keluar dan Jenis Surat

16. Jika field [NomorSurat] menjadi primary key dari tabel SuratKeluar maka field berikut yang tidak memiliki ketergantungan fungsional kepada primary key adalah:

a. [TglSurat] b. [UnitPenyusunSurat] c. [AlamatSurat] d. [PerihalSurat]

17. Berikut adalah urutan langkah-langkah yang benar yang harus kita lengkapi saat membuat switchboard pada Microsoft Access:

a. Pilih Switchboard Manager pada menu Database Tools, tab Database Tools. Pilih Edit. Beri nama switchboard misalnya “Layar Menu Aplikasi”. Isikan item switchboard.

b. Pilih Switchboard Manager pada menu Database Tools, tab Database Tools. Pilih New. Beri nama switchboard misalnya “Layar Menu Aplikasi”. Pilih New untuk memberi pilihan item menu. Isikan item switchboard.

c. Pilih Switchboard Manager pada menu Database Tools, tab Database Tools. Pilih Edit. Beri nama switchboard misalnya “Layar Menu Aplikasi”. Pilih New untuk memberi pilihan item menu. Isikan item switchboard.

d. Pilih Switchboard Manager pada menu Database Tools, tab Database Tools. Pilih Edit. Pilih New untuk memberi pilihan item menu. Isikan item switchboard.Beri nama switchboard misalnya “Layar Menu Aplikasi”.

18. Diketahui diagram E-R untuk suatu aplikasi database akuntansi sebagai berikut:

TES SUMATIF 91

Pernyataan yang benar terkait diagram E-R tersebut adalah sebagai berikut,

kecuali:

a. Hubungan banyak-ke-banyak terjadi antara tabel Rekening dengan Jurnal

b. Antara hubungan banyak-ke-banyak harus dilakukan pemecahan tabel menjadi hubungan banyak-ke-satu dan banyak-ke-satu

c. Untuk mengatasi hubungan banyak-ke-banyak dibuat tabel antara yang akan mengambil sebagian field dari kedua tabel sebelumnya.

d. Antara tabel BukuBesar dengan tabel Jurnal tidak terdapat hubungan langsung

19. Cara yang mudah untuk membuat report yaitu dengan cara: a. Create query in design view b. Create table by entering data c. Create query by using chart wizard d. Create report by using wizard

20. Pada Program Microsoft Access fungsi dari outer join adalah: a. Membuat tabel baru b. Mengganti semua data c. Membuat master data d. Membuat hubungan antar table

Peserta Diklat Microsoft Access yang mencapai prestasi yang baik (5 sampai 10

besar) pada diklat-diklat sebelumnya, mendapat kesempatan untuk mengikuti

Ujian Sertifikasi Microsoft Access Specialist (MOS). Ujian ini diselenggarakan

langsung oleh Microsoft secara on-line dengan bahasa pengantar bahasa Inggris.

Meskipun soal yang diberikan pada sertifikasi MOS tersebut berbentuk soal

praktek langsung pada aplikasi Microsoft Access, namun untuk Anda

mempersiapkan diri, khususnya secara bahasa, pada bagian berikut ditambahkan

soal pilihan ganda berbahasa Inggris.

Rekening Jurnal

BukuBesar

TES SUMATIF 92

21. After Entering All Fields Required For A Table, If You Realize That The Third Field Is Not Needed, How Will You Remove?

a. You Need To Delete The Whole Table. There Is No Method To Remove A Particular Field Only.

b. Delete All The Fields From Third Downwards And Reenter The Required Fields Again.

c. Select The Third Column In Datasheet View Then Delete d. Select The Third Row In Table Design View Then Delete

22. A Small Button With Three Dots Usually Displayed At The Right Of Field Properties Box

a. Make Button b. Expression Button c. Build Button d. None Of Above

23. In Access, this displays the results of a calculation in a query a. Lookup field b. Calculated field c. Source field d. Child field

24. This form displays the field name labels down the left side of the column, with the data for each field just to the right of its corresponding label.

a. Tabular b. Justified c. Columnar d. Datasheet

25. Query design window has two parts. The upper part shows a. Name of fields, field type and size b. Tables with fields and relationships between tables c. Criteria d. Sorting check boxes

26. Which of the following statement is true a. Reports can be used to retrieve data from tables and calculate b. Queries can be printed in well formatted manner and presented as

the information c. Queries can include calculated fields that do not exist in table d. Reports and forms are similar but forms are use to print but reports

to display on screen only

TES SUMATIF 93

27. What do you mean by one to many relationship between Student and Class table?

a. One student can have many classes b. One class may have many student c. Many classes may have many students d. Many students may have manu classes

28. Referential integrity means a. Do not enter a value in the foreign key field of a child table if that

value does not exist in the primary key of the parent table b. Do not enter a value in the primary key field of child table if that

value does not exist in the primary key of the parent table c. Do not enter a value in the foreign key field of a parent table if that

value does not exist in the primary key of the child table d. All of above

29. Cascade delete option a. is used to delete all the records of all tables in a database b. will repeat the recent delete operation to all the records of current

table c. is available in Edit relationship dialog box which makes sure that all

the related records will be deleted automatically whn the record from parent table is deleted

d. None of above

30. To achieve AND effect when you are entering criteria in a query design window

a. write criteria values vertically one in a row b. write criteria values horizontally c. Write criteria values in same field separated with AND d. Write criteria values in same field separated with &

--00--

KUNCI JAWABAN 91

KUNCI JAWABAN

Tes Formatif 1 Tes Formatif 2 Tes Formatif 3

1) S` 1) S 1) S

2) B 2) B 2) S

3) B 3) S 3) B

4) S 4) B 4) B

5) B 5) S 5) S

6) S 6) S 6) B

7) B 7) B 7) B

8) S 8) B 8) B

9) B 9) S 9) B

10) B 10) S 10) S

KUNCI JAWABAN 92

Tes Sumatif

Pilihan Ganda

1) D 11) A 21) C

2) C 12) C 22) C

3) C 13) D 23) B

4) C 14) B 24) C

5) A 15) D 25) B

6) A

7) B

8) B

9) A

10) B

16) B

17) B

18) B

19) D

20) D

26) C

27) A

28) A

29) C

30) B

DAFTAR PUSTAKA 93

DAFTAR PUSTAKA

Alexander, Michael. 2007. Microsoft Access 2007 Data Analysis. New Jersey: John

Wiley & Sons.

2015. Rubrik Ekonomi. June 05. http://ekonomister.blogspot.co.id/2010/10/teknik-

audit-berbantuan-komputer-dan.html?m=1.

Saba, Dwi Subekti. 2015. "Siklus Akuntansi Perusahaan Jasa." Blog Dwi Subekti Saba

di Wordpress. May 10. Accessed May 10, 2015.

https://dwisubektisaba.wordpress.com/diklat-akuntansi-kelas-xi-

ips/materi-bab-3.

Santoso, Khamami Heru. 2013. Konsep Database. Jakarta: Pusdiklat Keuangan

Umum, Kementerian Keuangan.

Susanto, Budi, and Andreas Hartono. 2003. Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft

Access. Jakarta: Elex Media Komputindo.

94

Pusdiklat Keuangan Umum

Jalan Pancoran Timur 2 nomor 1

Jakarta Selatan

Telepon/ Fax : 021 – 7996109

email: [email protected]

mailto:[email protected]

dtu microsoft access modul aplikasi terintegrasi · file olah data akuntansi.accdb ... mengolah...

Documents