BAB I

Standar Kompetensi : Membuat DokumenKompetensi Dasar : Membuat Catatan dikte untuk menghasilkan naskah/dokumenIndikator : Setelah mempelajari bab ini diharapkan siswa dapat :

1. Menjelaskan pengertian stenografi dan perkembanganya2. Menjelaskan manfaat stenografi3. Menjelaskan tata cara penulisan stenografi

A. Pengertian Stenografi dan Sejarah PerkembangannyaStenografi berasal dari bahasa Yunani, secara etimologi stenografi berasal dari dua kata, yaitu Stenos yang berarti singkat dan Graphien yang berarti tulisan. Dengan demikian dapat diartikan bahwa stenografi adalah tulisan pendek. Yang mana dalam bahasa inggris di sebut short hand. Dengan demikian stenografi berarti menulis dengan cara menggunakan tulisan atau kata-kata yang singkat dan pendek.

Stenografi di gunakan mulai beberapa abad sebelum masehi. Hal ini dibuktikan dengan adanya penemuan tulisan herogliph yaitu tulisan Mesir Kuna pada tahun 3100 SM yang dianggap sebagai steno tertua dalam sejarah. Sampai saat ini yang dianggap sebagai steno tertua dalam sejarah „Tachigraphy“ciptaan Marcus Tulius Tiro dari Roma.

Dengan adanya sejarah tersebut maka di beberapa negera mengembangkan teknik-teknik menulis singkat, misalnya :1. Stenografi yang dikarang oleh Timothy Bright pada tahun 1588, John Willis pada tahun

1602 dan J. Pitman yang semuanya dari Inggris (London).2. Stenografi yang dikarang oleh Gregg dan John Comstock Evans3. Di Jerman terdapat pengarang F. X. Gabelsbelger pada tahun 18024. Stenografi oleh Able Duploge tahun 1862 dan Prvost Delanncy tahun 1878 dari Prancis5. Di Belanda terdapat pengarang A.W. Groote pada tahun 1899 dan disusul oleh Gerard

Schaap.6. Di Indonesia terdapat pengarang J. Paati Sabirin dan Karundeng pada tahun 1925

B. Manfaat mempelajari StenografiStenografi menciptakan suatu pelajaran yang sifatnya mengutamakan ketrampilan/skill si pemakai, oleh karena itu perlu adanya latihan membaca dari menulis secara rutin. Seseorang yang sering latihan membaca dan menulis secara rutin maka ia akan memiliki keterampilan dalam pelajaran steno. Orang yang tugasnya menulis steno di sebut „“stenographer“.

Ada beberapa manfaat yang diperoleh dalam mempelajari steno. Adapun manfaat dalam mempelajari stenografi :

1. Untuk membuat hasil persidangan atau risalah lengkap2. Untuk mencatat atau menerima dikte perintah pimpinan3. Untuk mencatat notulen saat mendampingi pimpinan4. Untuk Mencatat rekaman hasil rapat atau sejenisnya5. Membuat catatan yang bersifat rahasia6. Wartawan yang pekerjaannya mewancarai orang untuk mencari berita dan menulis berita7. Seorang public relations officer yang pekerjaannya banyak berhubungan dengan

masyarakat8. Untuk mencatat berita/pesan melalui pesawat telepon, baik bagi operator sekretaris

maupun bagi petugas di air port.C. Tata Cara penulisan Huruf Stenografi

Cara penulisan huruf stenografi sistem Karundeng ukurannya ditentukan dengan ruang. Ukuran ruang yang dimaksud adalah ruang antara batas tanda garis dan tanda garis bawah.Untuk lebih jelasnya, ukuran huruf steno sistem Karundeng dibagi dalam empat jenis ukuran.

Garis-garis untuk ukuran huruf steno itu disebut sebagai garis penolong. Garis penolong atau ukurang ruang hanya berlaku bagi yang belajar pemula. Untuk pelajaran selanjutnya, bisa menggunakan huruf stenografi tidak mengenal huruf besar dan huruf kecil.1. Huruf steno yang ukurannya tiga ruang

2. Huruf Steno yang ukurannya dua ruang

3. Huruf steno yang ukurannya stu ruang

4. Huruf steno yang tanpa ukuran atau mendatar pada garis, yaitu huruf vokal (hidup) “o“ dan “e“

Contoh ukuran huruf stenografi sistem karundeng1. Huruf steno yang ukurannya tiga ruang

2. Huruf steno yang ukurannya dua ruang

3. Huruf steno yang ukurannya satu ruang

4. Huruf steno yang tanpa ukuran atau mendatar pada garis.

Selain huruf-huruf tanggal diatas, juga ada huruf rangkap yaitu :1. Huruf steno konsonan rangkap

2. Huruf steno vokal rangkap

D. Huruf-huruf stenografi sistem KerundengDalam stenografi ada huruf abjad yang digunakan yaitu huruf A sampai dengan huruf 2, sedangkan untuk penulisannya ada dua macam huruf yaitu huruf tanggal dan huruf ganda .

1. Huruf tunggal adalah huruf yang terdiri dari 1 huruf saja misal : a, b, c, d, dst ...

Bentuk huruf/abjad stenografi :1. Huruf tunggal

2. Huruf ganda Adalah huruf yang terdiri atas 2 (dua) huruf latin dimana dalam penulisan steno di gabungkan menjadi satu huruf saja.Huruf ganda terdiri dari.a. Huruf konsonan rangkap

b. Huruf Vocal rangkap

E. Penulisan Huruf Konsonan (mati) T, P, K, D, G, B dan J, C, SHuruf konsonan (mati) t, p, k, d, g, b, dan j, c, s termasuk huruf yang ukurannya 2 ruang dan cara penulisannya adalah sebagai berikut :

Huruf mati (t) ditulis dari atas ke bawah, ukurannya dua ruang, condongnya kurang lebih

F. Penulisan Huruf Vocal (hidup) A, I, U, E (pepet), E dan OUntuk penulisan huruf vocal (hidup) di atas, harus diperhatikan aturan-aturan penulisannya sebagai berikut.- Huruf A ditulis dari bawah miring ke kanan atas berukuran 1 ruang

- Huruf berukuran 2 ruang ditulis dari bawah ke atas, kebalikan dari arah penulisan huruf T

- Huruf U ditulis dari bawah miring ke atas berukuran 2 ruang, dua kali dari panjang huruf a

- Huruf E ditulis mendatar ke kanan berukuran 0 (nol) ruang, panjangnya sama dengan ukuran huruf a

- Huruf E (pepet) ditulis dari bawah ke atas berukuran 1 ruang, mirip dengan penulisan l, hanya panjangnya merupakan setengah dari huruf l.Huruf E (pepet) ini digunakan untuk menyambung antara huruf mati (konsonan) dengan huruf mati

- Huruf O berukuran 0 (nol) ruang ditulis mendatar dari kiri ke kanan, panjangnya sama dengan huruf yang berukuran 2 ruang.

Glosarium :1. Short Hand : nama lain dari stenografi atau tulisan pendek2. Skill : Ketrampilan3. Jurnalis : profesi sebagai wartawan4. Imla : dikte, kalimat yang diucapkan untuk didengarkan atau dicatat

KEGIATAN 1

MENCATAT DIKTE UNTUK MEMPERSIAPKAN NASKAH

Standar Kompetensi : Mencatat Dikte Untuk Mempersiapkan NaskahKompetensi Dasar 2 : Sambungkan huruf mati dengan huruf hidupIndikator :

Setelah mempelajari dan memahami cara penulisan huruf mati dengan huruf hidup, peserta diklat dapat :1. Menyebutkan dan membedakan macam-macam sambungan dalam penulisan stenografi2. Menyalindan membaca kembali kata-kata yang menggunakan sambungan huruf mati dengan Huruf hidup3. Menulis kata-kata/kalimat serta membacanya kembali dengan lancar dan benar.

Uraian Materi

A. Jenis-jenis sambungan dalam penulisan stenografiDalam penulisan stenografi ada tiga macam sambung huruf yang harus diperhatikan, yaitu :

1. sambungan patah atau runcing2. sambungan lengkung atau melengkung3. sambungan silang atau berlubang

1. Sambungan patahYaitu sambugan yang diakibatkan oleh bertemunya dua huruf sehingga membentuk sudut runcing.Misalnya :Sambungan antara T dan K huruf hidup

2. Sambungan lengkung atau melengkungYaitu sambungan yang disebabkan oleh bertemunya dua huruf dan sambungan tersebut tidak membentuk sudut runcing namun melengkung.Contoh :Misalnya sambungan antara hurf b, d, g dengan huruf hidup a, i, u, e, o

3. Sambungan silang ataun b’jeratAdalah sambungan yang diakibatkan oleh bertemunya dua huruf sehingga seolah-olah membentuk suatu jerat.Contoh :

4. Penulisan huruf matiUntuk penulisan huruf m, n, h dan x harus diperhatikan aturan-aturan penulisannya di bawah ini :

- Huruf mati (m) ditulis dari atas ke bawah, ukurannya 1 (satu) ruang, bentuknya seperti huruf G yang condong ke kiri.

- Huruf mati (n) ditulis dari atas ke bawah, ukurannya 1 (satu) ruang, bentuknya merupakan ¼ lingkaransebelah kanan atas.

- Huruf mati (h) ditulis dari atas ke bawah, ukurannya 1 (satu) ruang, bentuknya merupakan ¼ lingkaran sebelah kiri bawah.

- Huruf mati (x) ditulis seperti huruf (t) ukurannya 1 ruang.

Glosarium :Pepet : bunyi eKonsonan : huruf mati selai a, i, u, e, oHuruf vokal : huruf hidup a, i, u, e, o

Tugas 1. Buatlah dengan menggunakan kertas karbon, huruf abjad A – Z , dari huruf latin ke huruf steno !2. Bentuklah kelompok, satu kelompok terdiri dari dua orang kemudian praktekkan dengan

teman kelompok anda satu anak mendekte dan satu anak menjawab mengenai huruf steno yang ditulis secara :a. Tanpa ruangb. Satu ruangc. Dua ruangd. Tiga ruang

C. Uji Komptensi

I. Buatlah tanda silang huruf a, b, c, d atau e pada jawaban yang paling benar !1. Stenografi berasal dari bahasa Yunani yang terdiri dari kata stenos dan Graphein yang

berarti ...a. Tulisanb. Latinc. Gambarand. Singkate. Tulisan pendek

2. Sistem stenografi yang digunakan sebagai standar mata pelajaran pada lembaga-lembaga pendidikan dalam lingkungan Departemen dan kebudayaan, adalah sistem ...a. J-Paatb. Greggc. Gerardd. Kerundenge. Timothy Bright

3. Seorang pengarang tulisan stenografi yang berasal dari negara Jerman adalah ...a. Greggb. John Comstoet Evansc. F.X. Gobel S Belgerd. J. Pihnane. Karundeng

4. Orang yang pekerjaannya menulis cepat atau stenografi di namakan ...a. Korespondenb. Stenographerc. Sekretarisd. Agendaris

e. Respondence5. Di bawah ini yang tidak termasuk dalam manfaat dari belajar stenografi, adalah ...

a. Untuk membuat hasil persidanganb. Untuk mencatat atau menerima diktec. Membuat catatan yang bersifat rahasiad. Untuk mencatat rekaman hasil rapate. Untuk menulis surat

6. Cara penulisan huruf stenografi sistem karundeng ukurannya di tentukan dengan ...a. Ruangb. Hurufc. Tempat d. Kata e. Jenis huruf

7. Di bawah ini yang merupakan jenis huruf yang berukuran o ruang adalah ...a. Rb. Dc. Kd. Ae. W

8. D, J, K, G, C termasuk jenis huruf yang berukuran ...a. Satu ruangb. Dua ruangc. Satu setengah ruangd. Dua setengah ruange. Tiga ruang

9. Huruf mati yang di tulis dari atas ke bawah, ukurannya dua ruang condongnya kurang lebih 60 derajat adalah huruf ...a. T, P, K, db. O, W, Kc. Y, W, Sd. V, W, Xe. Y, U, X

10. Huruf hidup yang di tulis dari bawah ke atas ukurannya dua ruang. Condongnya kurang lebih 30 derajat adalah huruf ..a. ib. oc. ed. ue. a

11. Untuk dapat berhasil dengan baik dalam belajar stenografi di perlukan ...a. Latihan yang tepatb. Latihan yang rutin dan teraturc. Telitid. Peralatan yang lengkape. Guru yang mumpuni

12. Huruf di samping adalah huruf ...a. C, d, kb. J, c, sc. B, c, sd. T, p, de. G, h, s

13. Huruf di samping adalah huruf ...a. J, c, zb. V, y, zc. P, c, jd. D, f, je. P, f, j

14. Huruf steno yang tanpa ukuran atau mendatar pada gari, yaitu huruf ...

a. Rb. Ngc. Nyd. A, oe. O, e

15. Ukuran huruf stenografi sistem Karundeng di bagi dalam ...a. Dua jenisb. Tiga jenisc. Empat jenisd. Lima jenise. Enam jenis

II. Jawabla h pertanyaan-pertanyaan dibawah ini dengan jawaban yang benar !1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan stenografi !

Jawab : ...................................................................................................... ...................................................................................................... .......................................................................................................

2. Sebutkan manfaat dari belajar stenografi !3. Tuliskan huruf hidup, t, p, k, d, g, b !4. Tuliskan huruf yang berukuran 3 ruang !5. Tulislah huruf vokal (hidup) dengan stenografi !

BAB II

MENCATAT DIKTE UNTUK MEMPERSIAPKAN NASKAH

Standar Kompetensi : Membuat DokumenKompetensi Dasar 3 : Mengidentifikasi kebutuhan dokumenIndikator : Setelah mempelajari bab ini diharapkan siswa dapat :

1. Memahami tata cara menulis, membaca dan menyalin 2. Memahami kebijakan organisasi dan syarat-syarat yang Bentuk 3. Memahami tata cara menulis dan menyusun naskah Dengan alat perekam suara

Uraian Materi

A. Menghilangkan huruf E (pepet) pada sambungan huruf mati dengan huruf LDalam penulisan stenografi, untuk menyambung antara huruf konsonan (mati) dengan huruf L, maka sambungan huruf E (pepet) tidak ditulis.

B. Sambungan antara huruf hidup (vocal) dengan huruf hidup Untuk menyambung huruf hidup (vocal) dengan huruf hidup (vocal) maka digunakan huruf (h).

C. Penulisan huruf hidup rangkap/ganda : AI, AU, IA, UA, OI dan IO1. Huruf AI

Huruf AI ditulis menggunakan sambungan antara huruf e dengan huruf u, sambungan antara kedua huruf tersebut harus melengkung, penulisan huruf ini di tulis melengkung dengan ukuran 2 (dua) ruang.

2. Huruf AUHuruf AU ditulis dengan menggunakan sambungan antara huruf O dengan huruf I sambungan antara kedua huruf tersebut harus melengkung dengan ukuran dua ruang.

3. Huruf IAPenulisan huruf IA ditulis seperti i, huruf ini berukuran 3 ruang.

4. Huruf IOPenulisan huruf IO merupakan sambungan antara I dengan huruf O, arah penulisannya dari bawah ke atas kemudian melengkung ke sebelah kanan, penulisan huruf ini berukuran 2 ruang.

5. Huruf OIPenulisan huruf ini ditulis dengan menggabungkan huruf dan ia. Arah penulisannya dari arah samping kiri dan kanan, huruf ini memiliki ukuran 3 (tiga) ruang.

6. Huruf UAHuruf ini bentuknya sama dengan huruf U tetapi berukuran 3 ruang.

D. Penulisan Huruf Mati / Konsonan Rangkap / Ganda : NT, ND, ST, SY, SP, NJ

E. Penulisan Tanda Ulang dan Angka Dalam StenoDalam hal pemakaian tanda ulang, perlu diperhatikan ketentuan-ketentuan berikut ini. 1. Tanda ulang ditulis diatas huruf terakhir apabila kata dasarnya yang diulang.

Contoh :

2. Tanda ulang ditulis diatas huruf terakhir dari kata dasar apabila kata dasar yang diulang tersebut mendapat akhiran.Contoh :

3. Tanda ulang ditulis diatas huruf terakhir apabila kata yang diulang tersebut mendapat awalan.Contoh :

4. Tanda ulang ditulis dua kali apabila suatu kata dasar diucapkan tiga kali.Contoh :

5. Tanda ulang ditulis diatas awalan apabila semua kata yang mendapat awalan diulang.Contoh :

F. Penulisan Angka Dalam Stenograf

1. Penulisan angka satuan dan puluhan, hanya memberi tanda garis bawah pada angka tersebut.

2 4 24 35

2. Untuk penulisan angka yang menyatakan ratusan bulat, cara penulisannya menggunakan tanda lengkung kecil dibawah angka.

3. Untuk penulisan angka yang menyatakan ribuan bulat, cara penulisannya menggunakan tanda garis panjang.

11 30 500

Untuk penulisan angka yang menyatakan dalam jutaan bulat, untuk penulisannya diserta

Glosarium Angka : lambang sebagai pengganti bilangan

KEGIATAN 1

MENCATAT DIKTE UNTUK MEMPERSIAPKAN NASKAH

Standar Kompetensi : Mencatat Dikte Untuk Mempersiapkan NaskahKompetensi Dasar 4 : Sambungan huruf mati dengan huruf mati Indikator :

1. Memahami cara menyambung huruf mati dengan huruf mati.

2. Menulis kata-kata / kalimat dengan huruf steno dan dapat membacanya kembali.

3. Menyalin kata-kata / kalimat dari tulisan latin menjadi tulisan steno.

4. Menulis huruf-huruf steno yang bentuknya bulat seperti : L, NY, Q serta dapat menerapkan dalam tulisan dan memahami cara menyambungnya.

5. Menulis huruf-huruf steno yang berbentuk bulat dan berukuran nol ruang antara lain huruf R dan NG.

6. Menulis huruf steno berukuran 3 ruang, yaitu F/V, Y, W, dan Z

7. Menulis dan menyalin kata-kata / kalimat dari huruf latin kedalam tulisan steno dan sebaliknya.

URAIAN MATERI

A. Cara menyambung antara huruf mati (konsonan/dengan huruf mati konsonan)Untuk menyambung antara huruf mati dengan huruf mati dapat menggunakan pertolongan huruf E (pepet).

B. Cara penulisan huruf yang bentuknya bulat , L, NY, dan Qa. Huruf L

Huruf L ditulis dalam bentuk bulat berukuran satu ruang ditulis dari bawah ke atas kembali lagi ke bawah.

b. Huruf KW / QPenulisan huruf KW / Q ditulis dari bawah melingkar keatas berlawanan dengan arah jarum jam, huruf KW ini hampir sama dengan huruf L tetapi berukuran 2 ruang.

C. Bentuk huruf steno yang berukuran O (nol) ruang berbentuk bulat.Cara penulisan huruf R ditulis melingkar berlawanan dengan arah jarum jam, hampir sama dengan huruf L tetapi berukuran nol ruan, huruf ini seolah-olah hanya merupakan bentuk titik.

2. Huruf NGHuruf NG ini ditulis melingkar searah dengan jarum jam, huruf ini hampir sama dengan Ny. Huruf NG memiliki huruf nol ruang.

D. Penulisan Huruf Mati Berukuran 3 Ruang1. Huruf “FN“

Dalam stenografi penulisan huruf F sama dengan huruf V, ditulis seperti huruf P, tetapi ukurannya 3 ruang. Huruf ini ditulis dari atas agak miring ke bawah.

2. Huruf W Huruf W ditulis sama dengan huruf B, tetapi huruf B memiliki ukuran 3 ruang.

3. Huruf Y Huruf “Y“ ditulis hampir sama dengan huruf C tetapi huruf “Y“ memiliki ukuran 3 ruang.

4. Huruf ZHuruf ditulis seperti huruf J, tetapi huruf memiliki ukuran 3 ruang, huruf ini ditulis dari atas miring ke bawah.

Tugas :1. Salinlah kata-kata dibawah ini!

Jawab :

3. Salinlah kata-kata dibawah ini kedalam huruf steno!a. membiarkan, menceritakan penggolongan, menguntungkanb. merahasiakan, perekonomian, berpihak, mengeksporc. berkekuatan, merancang, mengayuh, mengundangd. menyambung, menyanggupi, penyelidikan, dipahamie. ditanggung, bertujuan, mewakili, emosional

Jawab :

4. Bacalah kata-kata dibawah ini sampai lancar, kemudian salin dan latinkan!

Jawab:

5. Tulislah angka :a. Satuanb. Ratusanc. Ribuand. JutaanJawab:

6. Hapalkan tata cara penulisana. Huruf aib. Huruf auc. Huruf iad. Huruf ioe. Huruf oif. Huruf ua

Jawab :

B. Berilah tanda silang (X) huruf a, b, c, d, atau e pada jawaban yang paling benar!1. Penulisan huruf ia berukuran.....

a. 0 ruangb. 1 ruangc. 2 ruangd. 3 ruange. 4 ruang

2. Penulisan huruf ua bentuknya sama dengan huruf.....a. iab. uc. aid. oi

e. io3. Angka 6 dibaca......

a. enamb. enam puluhc. enam ratusd. enam ribue. enam ratus ribu

4. Huruf Au ditulis dengan menggunakan sambungan antara huruf....dan.... isian yang benar adalah...a. a dan i b. a dan uc. o dan id. i dan ue. u dan i

5. Penulisan huruf UA bentuknya sama dengan huruf U tetapi berukuran.....a. 0 ruangb. 1 ruangc. 2 ruangd. 3 ruange. 4 ruang

6. Bertemunya huruf mati dengan huruf L tidak memerlukan sambungan huruf.....a. Ob. Ec. id. ae. u

7. Penulisan huruf KL yang benar adalah......

8. Kata “ “ dibaca.....a. Kepalab. Kepadac. kelapad. palapae. Kapala

9. Huruf yang cara penulisannya mirip dengan huruf D tetapi berukuran 3 ruang, dan ditulis atas kebawah adalah huruf….a. Ntb. Syc. NDd. KWe. SP

10. “ ” Kata disebelah kiri dibaca……a. syaratb. spada

c. spanyold. stanlae. Tanya

II. Kerjakan 1. Tulislah ke dalam huruf steno kata-kata dibawah ini! Tulislah huruf mati / konsonan

rangkap / ganda : NT, ND, ST, SY, SP, NJ. Dengan menggunakan kata-kata!2. .

3. terima, porsa, keranjang, gerhanaberangkat, jerapah, merdeka, arrafaharloji, menyertakan, ihrom, mantraseperti, ikrar, anugrah, memberkatiisro, ajrih, semerbak, april, mengeruk

4. pantai rangkai paukpaus pawai baikpuas santai damaipiala lauk saudara

5. Bacalah bacaan steno dibawah ini dengan lancar!

6. Tulislah kata-kata dibawah ini dengan menggunakan sambungan huruf hidup!Lampau kemilaupantai Kacausilau Ranjau

7. Tulislah tanda ulang dibawah ini dengan menggunakan huruf stenoa. Mata-matab. raba-raba

c. muda-mudad. semudah-mudahnyae. sewajar-wajarnyaf. separah parahnyag. sewajar-wajarnyah. separah-parahnya

8. Bacalah kata-kata dibawah ini sampai lancar, kemudian salin dan latinkan!

9. Tulislah angka dibawah ini dengan tulisan stenodua puluh delapan puluh sembilan lima puluh dualima Tiga ratus seratus limadua puluh juta sembilan ribu seratus ribuempat puluh lima juta dua ratussebelas juta enam puluh juta delapan

10. Salinlah naskah tulisan steno dibawah ini dengan tulisan yang benar dan rapi, kemudian bacalah dengan lancar dan latinkan!

Jawab:

KEGIATAN BELAJAR 1

MENCATAT DIKTE UNTUK MEMPERSIAPKAN NASKAH

Standar Kompetensi : Mencatat Dikte Untuk Mempersiapkan NaskahKompetensi Dasar 5 : Mencatat dan menyalin dikteIndikator :

1. Melakukan dikte untuk menghasilkan teks yang benar2. Menulis dan membaca kembali dengan lancar3. Menyalin dan membaca kembali naskah memorandum, notula dan surat lamaran4. Menyalin dan membaca kembali naskah surat dalam beberapa bentuk style5. Menyusun dan melatinkan kembali berbagai naskah

URAIAN MATERI

Suatu dokumen dapat tercipta secara langsung dari pimpinan. Hal ini ditunjukkan, pada waktu melaksanakan kegiatan kantor. Misalnya pimpinan menyuruh sekretarisnya untuk membalas surat yang diterima.Pimpinan memberikan dikte dan naskah yang diterima tersebut dicatat oleh sekretaris dengan menggunakan huruf steno. Kemudian baru dilatinkan kembali dengan tulisan dan format yang benar.

3. Salinlah Surat dibawah ini dengan tulisan steno yang benar !Dengan hormat, dengan gembira kami beritahukan kepada Tuan/bahwa sesuai dengan izin yang telah kami peroleh dari//yang berwenang, yaitu Departemen Kesehatan, pada permulaan/bulan depan kami akan membuka sebuah apotik. Daerah (1) kami adalah daerah pemukiman baru yang mulai ramai dan/belum ada sebuah apotikpun yang telah dibuka di sana,// yang dapat melayani kebutuhan masyarakat dalam bidang peng/obatan. Sehubungan dengan itu kami mengharap penawaran (2) dan keterangan secukupnya dari Tuan mengenai cara pem//belian atau pengambilan obat-obatan serta bahan-bahan//obat lainnya.

A. Uji Komptensi

Soal dikte tanpa kecepatan1. Dikte surat tulisan steno tanpa garis

penolongDengan hormat, Surat lamaran Saudara telah kami terima dengan baik. Setelah kami pelajari dengan teliti ternyata Saudara dapat memenuhi keinginan kami. Namun demikian untuk lebih meyakinkan, kami masih perlu melakukan wawancara dengan

Saudara. Sehubungan dengan itu diharap Saudara datang di kantor kami selambat-lambatnya akhir minggu ini. Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

2. Salinlah naskah lamaran kerja di bawah Ini, kemudian baca dan latinkan !

C. Berilah tanda silang (X) huruf a, b, c, d, atau e pada jawaban yang paling benar!1. Untuk menulis huruf L ditulis dalam bentuk…

a. Bulatb. Lurusc. Horizontald. 2 ruang bulate. Miring

2. Untuk menyambung antar huruf mati dengan huruf mati menggunakan pertolongan huruf…a. ab. uc. id. Ee. O

3. Huruf NY ditulis dengan ukuran 1 ruang melingkar dari…a. Bawah ke atasb. Atas ke bawahc. Lurusd. Kiri kebawah ke kanan atase. Kiri ke kanan

4. Huruf berukuran nol ruang ditulis melingkar searah dengan jarum jam, mirip dengan huruf NY adalah huruf…a. Ntb. Kwc. NGd. NWe. Nd

5. Huruf diatas berukuran 3 ruang ditulis mulai dari atas ke bawah adalah huruf…a. ab. M

c. Ld. We. O

6. Huruf dibawah ini yang ditulis searah dengan huruf L adalah huruf….a. Ngb. Nyc. Rd. NDe. W

7. Huruf W ditulis dengan ukuran…a. 1 ruangb. 2 ruangc. 2,5 ruangd. 3 ruange. 3,5 ruang

8. Huruf di bawah ini yang berukuran 3 ruang adalah huruf…a. Rb. Wc. NGd. ae. L

9. Kata disamping dibaca …a. Arsa b. rasac. ngacad. angsae. arya

10. Huruf yang mewakili bentuk seperti bagian dari seperempat lingkaran adalah….a. M b. bc. cd. ye. N

D. Kerjakan1. Tulislah ke dalam huruf steno kata-kata dibawah ini!

a. renyahb. Bapakc. lumpurd. bungae. ngacaf. Nyawag. dalamh. saktii. rasa

2. Bacalah tulisan steno di bawah ini!

3. Salinlah kalimat-kalimat dibawah ini dengan huruf steno!a. Saya belajar bahasa mandarin

b. Yayasan Warta Mandalac. Bunga itu namanya bungan mataharid. Bekerja adalah modal utama untuk majue. Sepatu itu mahal harganya

4. Bacalah kalimat-kalimat dibawah ini dengan benar!

5. Bagaimana cara penulisan huruf z berikan contohnya!

BAB IV

KEGIATAN BELAJAR 1

MENCATAT DIKTE UNTUK MEMPERSIPKAN NASKAH

Standar Kompetensi : Membuat DokumenKompetensi Dasar 6 : Membuat DokumenIndikator :

Setelah Mempelajari Bab ini diharapkan siswa dapat :- Memahami tata cara menulis membaca dan menyalin dengan singkat- Memahai tingkat kebetulan dalam ketelitian naskah

URAIAN MATERI

A. Singkatan Awal1. Awalan di, ke dan se, kata dasarnya dimulai huruf hidup ditulis d, k dan s

Awalan di apabila dihadapi huruf hidup ditulis d.Contoh :

Awalan ke apabila menghadapi huruf hidup ditulis kContoh :

Awalan se apabila menghadapi huruf hidup ditulis s.Contoh :

2. Awalan di, ke, se, kata dasarnya didahului huruf mati masing-masing ditulis I, k dan e (pepet)Awalan di apabila menghadapi huruf mati disingkat i.Contoh :

Awalan ke baik menghadapi huruf hidup maupun huruf mati disingkat k.

Awalan se apabila menghadapi huruf mati disingkat e (pepet).Contoh :

3. Awalan me, men, meng dan mem disingkat menjadi m baik di ikuti huruf mati maupun huruf hidup.

4. Awalan ber, per, ter, pen, pem, pengPenulisan yang menggunakan awalan tersebut di depan huruf mati pada kata dasar disingkat menjadi B, P, TContoh : Berlaku menjadi blaku Berlari menjadi blari

Pertanian menjadi ptaniPermainan menjadi pmainTerjebak menjadi TjebaTertindas menjadi Ttinda

B. Akhiran an, kan, nya, lah, kah disingkat menjadi n, k, ny, l, h akhiran an, kan, nya, lah dan kali. Contoh :- makanan menjadi makann- Benarkah menjadi benark- Masukkan menjadi masuk - Katanya menjadi katany- Timbulah menjadi tibul

C. Akhiran pun disingkat mejadi un- Adapun menjadi Adap

- Meskipun menjadi Meskip D. Bunyi ang, ing, ung, eng, ong pada akhir kata dasar tidak ditulis/dihilangkan

- sarung menjadi Kar

- tolong mejadi tolE. Huruf H, K, T pada akhir kata dasar di hilangkan/tidak ditulis

Contoh : Marah menjadi Mara Buruk menjadi Buru Panik menjadi Pani

F. Huruf L, R, S dengan huruf mati pada kata dasar tidak ti tuliskan Contoh : waktu menjadi watu

Selisih menjadi sisila

Asrama menjadi arama Arca mejadi Aca

Singkatan tetap adalah singkatan yang digunakan dalam menulis steno yang telah disusun oleh para ahli. Untuk dapat menulis dengan singkatan maka seseorang tinggal melihat daftar singkatan kemudian menghapalkannya.

Yang termasuk dalam kata-kata steno singkatan tetap yang disingkat dengan satu huruf adalah sebagai berikut :

1. Singkatan tetap untuk 1 huruf :Ada : aSebab : bKecil : cDengan : dPendek : eLagi : gBahwa : hJadi : jKali : kSaling : LMaka : mIni : nOrang : oTetapi : pBesar : rBisa : sItu : tBukan : uBawah : wYang : y

A. LATIHAN TEKNIK PENULISAN STENO SINGKATAN TETAP DENGAN MENGGUNAKAN DUA HURUF ATAU LEBIH

Steno singkatan tetap yang menggunakan dua huruf atau lebih banyak huruf-hurufnya, untuk memudahkan dalam mempelajarinya singkatan tersebut, maka akan dibagi dalam beberapa tahap yaitu :

Tahap 1Cara penulisannya adalah sebagai berikut :

Latihan:Salin ke tulisan steno dengan menggunakan peraturan menyingkat.

a. Dimbangi, diadakan, diutusnya, diarak, diisi, diurus.b. Diarahkan, diapit, diizinkan, diambil, diatasinya.c. Diusung, dianiaya, dianggapnya, diiringi, diintiplah.d. Searah, seirama, seusia, seisi, seenaknya, seumuran.e. Seindahnya, seurusan, seutas, seikat, seakan, seorang.f. Keanehan, keunikan, keagungan, keinginan, keasamannya.g. Keorganisasian, keasingan, keusilannya, keasyikannya.

Baca sampai lancar kemudian salin ke tulisan latin.

B. Tugas1. Lakukan dengan teman semejamu, lakukan bergantian yaitu :

“ satu anak melakukan imla satunya lagi menulis lalu membaca”Lakukan bergantian sampai anda merasa bisa catatlah waktu/kecepatannya !Jawab :

2. Hafalkan singkatan-singkat di atas, kemudian setelah hafal lakukan latihan menulis surat “penawaran” dengan menggunakan singkatan yang benar !

C. Uji KomptensiKerjakan latihan-latihan di bawah ini !1. Tulislah singkatan dari kata-kata di bawah ini !

- dengan- saling- ambil- almarhum- akan- hormat- selain- lagi- lain- mana- mereka- sedang- tahu- tempat- saja

2. Bacalah kalimat dibawah ini dengan lancar !

3. Carilah singkatan hurufnya untuk kalimat berikut ini !- Belajar adalah penting bagi umum- Pimpinan itu pergi ke kantor- Kami mengambil pegawai dari kantor- Saya bekerja sebagai pimpinan- Perubahan perusahaan di umumkan selasa

4. Praktekkan dengan teman semejamu, dengan saling mendikte bergantian yaitu satu mendikte satunya menulis dengan menggunakan singkatan steno.

Latihan dikte kecepatan 40 skm.Dengan hormat, Dengan ini kami / bertahukan kepada Tuan // bahwa menurut catatan dalam / pembukuan kami, Tuan masih (1) belum melunasi sisa pem / bayaran sebesar empat ratus ribu // rupiah. Jumlah tersebut / adalah sisa kekurangan harga (2) alat-alat rumah tangga berda / sarkan pesanan tanggal 5 April // yang lalu. Pelunasan terse / but

seterusnya Tuan laksana (3) kan pada akhir bulan Mei, namun / sampai hari ini belum kami // terima. Sehubungan dengan itu / kami mohon perhatian Tuan (4) agar seterimanya surat / kami ini segera melunasi // sisa pembayaran yang termak / sud di atas. Atas perhatian (5) Tuan kami ucapkan terima kasih / . Hormat kami.

5. Baca tulisan steno ini sampai lancar kemudian latinkan.

a. Membuang sampah sembarangan adalah suatu sikap yang tidak terpuji.

b. Hancur badan terkandung tanah, budi baik terkenang jua.

c. Besar harapan kami bahwa Tuan akan memenuhi permohonan tersebut dengan segera.

d. Berapa berat mata memandang berat juga bahu memikul.

e. Gunakan waktu sebaik-baiknya; yang sudah berlalu tiada kembali.

Dikte kalimat tanpa garis penolong.a. Bangsa yang dewasa adalah bangsa yang dapat meluruskan kesalahan sehingga

cita-cita luhurnya tetap tidak tergeser.

b. Bidang angkutan tak kalah pentingnya, hal itu perlu dapat penanggungan tuntas oleh pemerintah dengan memberi subsidi.

c. Kalau pandai meniti buih, selamat badan ke seberang.

d. Setiap usahanya tentu ada hasilnya tetapi sebaliknya tidak ada hasil tanpa usaha.

e. Hemat waktu dan hemat tenaga demi kelangsungan usaha.

KEGIATAN BELAJAR 2

MENGHASILKAN DOKUMEN SEDERHANA( WORD PROCESSED DOCUMENT )

Standar Kompetensi : Menghasilkan Dokumen SederhanaKompetensi Dasar 1 : Menggunakan Praktek Kerja yang amanIndikator : Setelah mempelajari Materi ini diharapkan siswa dapat :

1. Mengidentifikasi penggunaan ergonomi2. Mengidentifikasi teknik penghematan sumber daya alam

dan energi

URAIAN MATERI

Dalam Teknologi yang semakin maju seperti sekarang ini, banyak berbagai jenis peralatan kantor yang canggih yang digunakan untuk melaksanakan aktivitasnya. Dalam melakukan aktivitas kerja baik di kantor maupun di industri harus selalu menerapkan keselamatan kerja. Agar dalam melaksanakan pekerjaannya terhindar dari kecelakaan kerja, maka perlu memperhatikan keserasian antara pekerja dengan pekerjaan dan lingkungan tata kerja atau disebut dengan istilah ergonomi. Apa itu Ergonomi dan bagaimana teknik penghematan sumber daya alam dan energi.

A. ERGONOMIErgonomi merupakan salah satu hal yang harud diperhatikan pada saat bekerja agar dpat bekerja dengan aman. Selain Ergonomi ada beberapa hal yang harus diharapkan dalam melakukan suatu pekerjaan agar dapat bekerja dengan aman Ergometri, Automasi dan Mekanisasi, serta menggunakan peralatan perlindungan diri pada waktu bekerja.

Ergonomi berasal dari bahasa Yunani, yaitu Ergon (kerja) dan Nomos (peraturan/hukum). Secara umum Ergnomi adalah peraturan/hukum kerja yang mengatur tenaga kerja, sarana kerja dan pekerjaannya.Ada beberapa prinsip ergonomi, diantaranya yaitu :1. Sikap tubuh dalam bekerja di pengaruhi oleh bentuk, susunan, ukuran penempatan msin,

alat petunjuk, cara mengoprasikan mesin, gerak, , arah dan kekuatan.2. Normalisasi alat industri harus berukuran besar dan fleksibel .

Contoh : Kursi dapat di naik turunkan/maju mundur3. Ilmu tentang ukuran tubuh/antiopometa digunakan sebagai ukuran alat industri.

a. Berdiri1). Tinggi badan2). Tinggi bahu3). Tinggi siku4). Tinggi pinggul5). Panjang lengan

b. Duduk1). Tinggi badan2). Panjang lengan atas3). Panjang lengan bawah dan tangan4). Jarak lekuk lutut – garis punggung5). Jarak lekuk lutut – telapak

c. Ukuran-ukuran kerja1). Posisi tinggi kerja yang dilakukan berdiri sebaiknya 5 cm – 10

cm dibawah tinggi siku2). Pekerjaan di atas meja sambil berdiri mempunyai ukuran

tinggi siku sebagai bentuk :a). Pekerjaan memerlukan ketelitian 0 + (5-10) cmb). Pekerjaan ringan 0 – (5-20) cm

c). Pekerjaan berat 0 – (10-20) cmd). Dari sudut otot duduk yang baik adalah

membungkuk, dari sudut tulang seharusnya tegak

Selain tata tertib tersebut diatas, agar terhindar dari bahaya kerja dan hal-hal yang dapat merugikan kita, maka sebelum melakukan pekerjaan maka harus dipersiapkan hal-hal sebagai berikut :Alat-alat kantor pada tempat yang tersedia dengan letak yang tapat serta pengaturan aliran kerja yang dapat memberikan kepuasan bagi para pegawai.Tata ruang kantor mempunyak peranan yang penting dalam penyelesaian pekerjaan untuk menuju efektif dan efisiensi kerja. Tetapi pada kenyataan yang sebenarnya pengaturan tempat kerja dan peralatan kantor masih kurang mendapat perhatian.Manfaat tata ruang kantor yang baik adalah :1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai

karena berjalan mondar mandir yang sebenarnya tidak perlu2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien yaitu

luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.

4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemi suatu bagian tertentu.

Agar pekerjaan kantor dapat berjalan baik tanpa hambatan maka ruang kantor perlu ditata menurut kebutuhan atau persyaratan kerja.

B. TUJUAN TATA RUANG KANTOR

Pengaturan tata ruang yang baik akan mengakibatkan pelaksanaan pekerjaan kantor dapat diatur secara tertib dan lancar. Dengan demikian komunikasi kerja antar pegawai mudah dan mencapai efisien kerja. Tujuan pengaturan tata ruang kantor menurut The Liang Gie dijadikan pedoman itu adalah :1. Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaanya dapat menempuh jarak yang

sependek mungkin.2. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar.3. Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan.4. Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara5. Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan6. Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik

tentang organisasi tersebut.7. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah,

sewaktu-waktu diperlukan.

Menurut Geoffrey Mills dan Oliver Standingford dalam bukunya Office Organization and Method menegaskan bahwa berbagai tujuan penyusunan tata ruang yang baik bagi suatu kantor ialah :1. Persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi.2. Ruang dipergunakan sampai manfaat yang terbesar.3. Pelayanan-pelayanan tersedia sepanjang diperlukan tenga listrik, telepon dan lain-lain.4. Persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang.5. Pengawasan dapat melihat para petugas sedang bekerja6. Rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap kelompok kerja dipelihara.7. Komunikasi dan arus kerja diperlancar8. Lalu lalang para juru tata usaha di antara meja-meja dan lemari-lemari arsip dipermudah.9. Pelaksanaan kerja yang gaduh dan mengganggu perhatian dipisahkan.10. Saling mengganggu di antara para juru tata usaha dihindarkan.11. Kebebasan diri dan keamanan diusahakan sepanjang perlu.

C. ASAS-ASAS POKOK TATA RUANG KANTORTata ruang yang baik adalah tata ruang yang menyebabkan orang-orang yang berada di dalamnya merasa nyaman dan dapat menjalankan fungsinya masing-masing dengan baik.Agar pentaan ruang kantor sesuai dengan yang diharapkan maka harus berpedoman kepada asas-asas dan prinsip-prinsip tata ruang kantor.

Asas-asas tersebut adalah :1. Asas Jarak Terpendek

Tanpa mengabaikan hal-hal yang khusus, suatu tata ruang yang terbaik adalah yang memungkinkan proses penyelesaian sesuatu pekerjaan menempuh jarak yang terpendek (sependek-sependeknya). Dalam hal ini garis lurus antara dua titik adalah jarak yang terpendek.

2. Asas rangkaian kerjaDengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus, suatu tata ruang yang terbaik ialah yang menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan.Asas ini menghendaki proses pekerjaan selalu mengarah maju menuju penyelesaian pekerjaan, tidak ada gerak mundur atau menyilang. Asas ini merupakan kelengkapan asas jarak terpendek. Jarak terpendek akan tercapai jika para pekerja atau alat-alat ditaruh berderet-deret menurut proses penyelesaian.

3. Asas penggunaan segenap ruangTata ruang yang baik adalah yang mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. Ruang itu tidak hanya yang berupa luas lantai saja (ruang datar). Tetapi juga ruang yang vertikal ke atas maupun ke bawah.

4. Asas fleksibilitasAsas ini menghendaki kemungkinan melakukan perubahan atau penyusunan kembali dengan mudah dan tidak memakan biaya yang besar. Kemungkinan perubahan tata ruang dapat terjadi karena adanya peningkatan kuantitas dan kualitas dari kegiatan. Pekerjaan kantor.Sebagai contoh perhatikan gambar tata ruang yang mengabaikan asas jarak terpendek dan asas rangkaian kerja dan tata ruang yang mengindahkan kedua asas tersebut.

Gambar sebelah kiri memperlihatkan tata ruang yang tidak efisien dan tidak meperhatikan asas jarak terpendek, sedangkan pada gambar sebelah kanan terlihat penattan ruang yang jauh lebih baik karena memperhatikan alur pekerjaan dan asas jarak terpendek.

Prinsip-prinsip yang harus diperhatikan dalam menata kantor adalah :

1. Pekerjaan harus mengalir terus-menerus yang berfungsi sama dan yang berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu berjalan.

2. Bagian –bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi wkatu berjalan.

3. Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga hilir mudik pegawai.

4. Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya

5. Penggunaan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.

6. Mengusahakan meja kerja pegawai tidak menghadap pada sumber cahaya.

7. Bagian yang banyak berhubungan dengan masyarakat ditempatkan sedemikian rupa sehingga mudah didatangi tanpa mengganggu bagian lain.

8. Satuan yang tugas pekerjaannya, bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela dan hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya yang banyak bekerja menggunakan otak.

9. Hendaknya arsip-arsip ditempatkan pada dinding atau susun tangga atau yang mudah dijangkau oleh petugas.

Tata ruang kantor yang baik harus mampu mencapai tujuan, asas dan prinsip-prinsip tata ruang. Oleh karena itu penyusunan perabot, peralatan dan penataan ruangan harus mengikuti arus garis lurus. Apabila tidak, maka pekerjaan kantor akan mengalir ke semua arah dan akan simpang siur yang akibatnya terjadi pemborosan ruang, tenaga dan waktu.Perhatikan gambar-gamber berikut yang menunjukkan perbandingan antara tata ruang yang baik dan yang buruk.

D. MACAM-MACAM BENTUK TATA RUANG KANTOR

Bentuk tata ruang kantor dapat dibedakan menjadi dua, yaitu :

1. Tata ruang terbukaDalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk bekerja tidak dipisah-pisahkan menjadi beberapa bagian atau tidak menggunakan penyekat sebagai pemisah. Pada tata ruang terbuka, ruangan untuk pimpinan, staf, dan para pegawai terletak pada satu lantai

tanpa sekat. Semua sub bagian melaksanakan kegiatannya bersama-sama pada suatu ruang besar yang terbuka.Kebaikan pokok dari tata ruang ini adalah :a. Pengawasan lebih mudah dan efektif terhadap segenap pegawaib. Mempermudah arus komunikasi antara staf, para pegawai dan pimpinanc. Hubungan pegawai antarunit lebih akrab dan harmonis.d. Mudah mengubah ruangan apabila diperlukan.e. Penyebaran udaha dan penerangan lebih merata.f. Memungkinkan penghematan pemakaian alat-alat fasilitas kantor.Kelemahan dari tata ruang ini adalah :a. Tinggi tingkat kebisingan dalam bekerja sehingga pekerjaan yang memerlukan

ketelitian dan konsentrasi tidak dapat dilakukan dengan baik.b. Sulit membedakan antara pimpinan dan bawahan dan antara bagian yang satu dengan

bagian yang lain sehingga wibawa pimpinan tidak begitu menonjol, terutama bagi tamu yang datang ke kantor tersebut.

c. Kerahasiaan pekerjaan sulit dilaksanakan.d. Dapat menyebabkan pegawai tertekan karena merasa diawasi terus menerus oleh

pimpinan.e. Secara psikologis dapat muncul rasa keangganan untuk saling membantu dan

mengoreksi.

2. Tata ruang kantor tertutup (terpisah-pisah)Pada susunan ini ruangan untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa satuan. Pembagian itu dapat terjadi karena keadaan gedung yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena memang sengaja dibuat permisah dan buatan, misalnya dengan kayu atau dinding kaca.Kebaikan dari tata ruang ini adalah :a. Ketenangan dan konsentrasi kerja lebih terjaminb. Rahasia antar unit/bagian lebih terjamin.c. Kewibawaan pimpinan kantor dapat terpelihara.

Sedangkan kelemahan tata ruang ini adalah :a. Komunikasi antar pegawai atau antarunit/bagian menjadi kurang harmonis karena

terhalang oleh sekat.b. Cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar secara meratac. Lebih sulit melakukan perubahan tata ruangd. Biaya operasional cukup besar

3. Tata ruang gabunganTata ruang gabungan adalah campuran antara tata ruang terbuka dan tata ruang tertutup. Pada bentuk ini, para pegawai ditempatkan bersama dalam satu ruangan sehingga kerja mereka tetap dapat diawasi. Sementara untuk pimpinan berada dalam ruangan tersendiri sehingga wibawa pimpinan tetap terjaga. Pemisahan ruang ini dapat dilakukan dengan sekat kaca. Sehingga pimpinan dapat melakukan pengawasan kepada bawahan. Tata ruang ini dilakukan untuk menghilangkan kelemahan dari tata ruang bentuk tertutup dan terbuka, sebab pada bentuk gabungan ini selain menyediakan ruang khusus juga disediakan ruang terbuka. Ruang khusus ini pada umumnya digunakan untuk pimpinan dan para staf/pegawai digunakan tata ruang terbuka.

Beriktu contoh tata ruang bersekat dan tata ruang yang terbuka.

Selain kedua tata ruang tersebut di atas ada juga yang membagi lagi yaitu tata ruang bentuk gabungan. Tata ruang ini dilakukan untuk menghilangkan kelemahan dari tata ruang bentuk tertutup dan terbuka. Sebab pada bentuk gabungan ini selain menyediakan ruang khusus juga disediakan ruang terbuka. Ruang khusus ini pada umumnya digunakan untuk pimpinan dan para staf/pengawas digunakan tata ruang terbuka. Pemisahan ruang ini dapat dilakukan dengan sikat kaca, sehingga pimpinan dapat melakukan pengawasan kepada bawahan.

E. PERSYARATAN LINGKUNGAN FISIK

Selain bentuk-bentuk tata ruang kantor yang perlu juga mendapat perhatian dalam perencanaan gedung atau fisik kantor adalah lokasi. Lokasi didirikannya suatu kantor hendaknya disesuaikan dengan tujuan kantor/organisasi. Misalnya gedung untuk kantor pelayaran hendaknya berdekatan dengan pelabuhan dan lain sebagainya.Lingkungan juga memegang peranan penting terhadap perekembangan kantor. Meskipun suatu perkantoran/gedung didirikan begitu megah, tetapi lingkungan masyarakat tidak menghendaki kehadirannya atau tidak setuju dengan pembangunan gedung tersebut maka keberadaan gedung tersebut tidak akan berlangsung lama. Oleh karena itu, ada beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam pembangunan suatu kantor/gedung, yaitu :

1. prosepek kantor di masa yang akan datang2. sumber tenaga kerja dan kebutuhan kantor3. Udara yang bersih dan segar4. Biaya pemeliharaan yang rendah.5. Fasilitas angkutan yang mudah.

Setiap kantor mempunyai persyaratan fisik yang harus diperhatikan dan diatur sebaik-baiknya oleh para pemimpin kantor. Di negara Inggris telah ditetapkan sebuah Undang-undang tentang kantor-kantor yang isinya antara lain menetapkan persyaratan lingkungan fisik yang harus diusahakan pada setiap kantor. Persyaratan itu meliputi :

1. Kebersihan baik bangunan, perlengkapan dan perabot kantor2. Luas ruang kantor tidak boleh dipenuhi dengan pegawai.

Ruang kerja untuk setiap petugas membutuhkan ± 3,7 m2 3. Suhu udara, temperatur yang layak harus dipertahankan dalam

ruang kerja (min, 160 C)4. Ventilasi5. Penerangan,baik cahaya alam atau lampu6. Fasilitas kesehatan (kamar kecil, toilet, dan sebagainya)7. Fasilitas cucu (ruang cuci tangan, muka baik dengan air

hangat/dingin berikut handuk dan sabun)8. Air minum9. Tempat pakaian (locker)

10. Tempat duduk11. Lantai, gang, tangga harus dijaga agar tidak mudah tergelincir,

tangga diberi pegangan untuk tangan.12. Mesin, bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung13. Beban berat, pegawai tidak diperbolehkan mengangkat

membawa, atau memindahkan beban berat yang dapat menimbulkan kecelakaan.14. Pertolongan pertama, dalam ruang kerja disediakan

kotak/lemari obat P3K15. Penjagaan kebakaran, alat pemadam kebakaran, alarm.16. Pemberitahuan kecelakaan, kecelakaan dalam kantor yang

menyebabkan kematian atau absen lebih dari 3 hari harus dilaporkan kepada yang berwajib.

F. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI TATA RUANG KANTOR

Dalam menyusun tata ruang kantor beberapa faktor yang harus dipertimbangkan yaitu : cahaya, warna, udara dan suara,. Keempat hal tersebut mempunyai pengaruh besar terhadap kesempurnaan suatu tata ruang kantor.

2. CahayaCahaya dapat dibedakan menjadi dua, yaitu cahaya alam dan cahaya buatan. Cahaya alam yaitu cahaya yang langsung dari matahari dan cahaya buatan/penerangan yaitu cahaya lampu. Cahaya yang cukup dan memancar dengan tepat akan menambah efisien kerja para pegawai.Ruang kantor yang menggunakan penerangan cahaya matahari hendaknya cahaya itu tiba diatas meja kerja para pegawai dari sebelah kiri dan meja-meja kerja tidak boleh disusun menghadap jendela, karena akan menimbulkan kesilauan bagi pegawai.Cahaya buatan dapat dibedakan menjadi empat, yaitu :a. Cahaya langsung

Cahaya ini memancar langsung dari sumbernya ke permukaan meja. Apabila menggunakan lampu biasa (pijar), cahaya bersifat sangat tajam. Bayangan yang ditimbulkan sangat tegas. Lebih-lebih apabila terletak dalam lingkungan sudut 45 dari penglihatan mata, dapat menimbulkan silau pada mata.Cahaya seperti ini tidak baik digunakan untuk bekerja karena cepat menimbulkan lelah pada mata.

b. Cahaya setengah langsungCahaya ini memancar dari sumbernya dengan melalui tudung lampu yang biasanya terbuat dari gelas dengan warna putih susu. Cahaya ini tersebar keberbagai jurusan sehingga bayangan yang ditimbulkan tidak begitu tajam. Tetapi sebagian besar cahaya tetap langsung jatuh ke permukaan meja dan memantul kembali ke arah mata pegawai. Hal ini juga masih kurang memuaskan walaupun sudah lebih baik daripada cahaya langsung.

c. Cahaya setengah tidak langsungPenerangan ini terjadi karena adanya pantulan langit dan dinding ruangan, sebagian lagi terpencar melalui tudung kaca. Cahaya ini sudah lebih baik daripada cahaya setengah langsung, karena sumbernya untuk sebagian besar adalah langit-langit ruangan. Sifat cahayanya dan bayang-bayang yang ditimbulkannya sudah tidak begitu tajam.

d. Cahaya tidak langsungPenerangan lampu yang terbaik ialah cahaya tidak langsung. Cahaya ini sumbernya memancar ke arah langit-langit ruangan. Dari situ dipantulkan ke arah permukaan meja. Sifatnya cahaya ini benar-benar sudah lunak, karena itu tidak menimbulkan kelelahan pada mata. Cahaya ini dapat tersebar dengan merata ke semua penjuru dan tidak menimbulkan bayangan.

Besar kecilnya cahaya yang diperlukan tergantung dari macam pekerjaan. Aktivitasnya yang membutuhkan penglihatan tajam memerlukan cahaya yang lebih banyak. Sebuah perkumpulan para insinyur yang ahli dalam bidang penerangan di Amerika Serikat (Illuminating Engeneering Society) menyusun sebuah daftar mengenai banyaknya cahaya.

Glosarium :- ergonomi :

- Software : perangkat lunak komputer yang berupa system atau program-program komputer.

- Hardware : perangkat keras komputer berupa benda atau perkakas atau komponen-komponen komputer.

- Foot candle : satuan hitung untuk megukur besarnya penerangan yang dipakai.

Macam Pekerjaan Saran-saran besarnya cahaya (mernurut perhitungan dengan foot-candle)

1. Pekerjaan yang membutuhkan penglihatan tajam. Ini meliputi pekerjaan yang mengenai huruf-huruf atau Angka-angka yang lembut, perbedaan warna yang samar-samar atau pekerjaan untuk jangka waktu lama secara terus menerus.Contoh : memeriksa perhitungan, melakukan pembukuan, menggambar.

50

2. pekerjaan membutuhkan penglihatan biasa.Contoh : membuat surat-menyurat, mengurus arsip, pekerjaan pada bagian pengiriman dan penerimaan surat.

30

3. pekerjaan yang membutuhkan penglihatan sepintas lalu.Contoh : aktivitas dalam ruang resepsi, tangga gedung atau kamar mandi.

10

4. Pekerjaan yang membutuhkan penglihatan sederhana. Penerangan ini misalnya untuk lorong atau jalan lalu lintas dalam gedung.

5

Keterangan : foot-candle adalah satuan hitung untuk mengukur besarnya penerangan yang dipakai.

Besarnya foot-candle dari cahaya yang dipancarkan oleh sebuah lampu dapat diketahui dengan sebuah alat pengukur yang khusus dibuat untuk maksud tersebut. Sebagai patokan yang kasar dapatlah diingat bahwa lampu biasa sebesar 50 watt memancarkan cahaya sebanyak 3 foot-candle ke permukaan di bawahnya yang sejauh 130 cm.

2. WarnaSelain cahaya, warna merupakan faktor yang penting untuk memperbesar efisiensi kerja para pegawai. Warna akan mempengaruhi keadaan jiwa para pegawai. Para ahli membedakan tiga warna pokok, yaitu :a. Merah, menggambarkan panas, kegemparan dan kegiatan bekerja.

b. Kuning, menggambarkan kehangatan matahari.c. Birus , warna biru adalah warna adem. Menggambarkan keluasan dan ketentraman.

Sebagai warna dari langit dan samudra warna ini mempunyai pengaruh mengurangi ketagangan otot-otot tubuh dan tekanan darah. Biru cocok digunakan untuk pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi, karena dapat menimbulkan suasana dingin dan tenang. Namun apabila pemakaian warna biru teralu banyak dapat menimbulkan pengaruh mental persaan.

Dari ketiga warna diatas dapat diciptakan warna sekunder. Dengan menggunakan warna yang tepat baik, akan diperoleh manfaat antara lain :a. Kepercayaan terhadap kantor

Disadari atau tidak kesan orang akan timbul setelah dia melihat wujud kantor termasuk warna dilihatnya.

b. Efisiensi atau produktivitasDengan pemilihan warna yang tepat akan mempengaruhi semangat kerja sehingga mempengaruhi produktivitas kerja.

c. MoralTidak adanya gangguan terhadap mata akan mengurangi adanya ketegangan urat syaraf dan berberapa gangguan lain yang disebabkan warna yang mempengaruhi sikap orang terhadap orang lain da terhadap organisasai kantor, sehingga kemungkinan terjadinya konflik kecil sekali.

Warna yang tepat untuk suatu kantor tergantung kepada macam dan sifat pekerjaan di kantor bersangkutan. Misalnya untuk pekerjaan yang membutuhkan ketenangan yang besar, sebaiknya diberi warna biru pada dinding kantor. Untuk pekerjaan lain mungkin diperlukan warna putih. Warna putih memperbesar penerangan apabila dipakai cahaya tidak langsung.

3. UdaraYang paling penting dari faktor udara adalah suhu udara dan banyaknya uap air pada udaraitu. Pekerjaan kantor lebih bersifat pikiran sehingga kesegaran udara harus mendapat perhatian. Bila tidak orang akan mudah pusing dan produktivitasnya menurun, karena udara yang panas membuat orang mudah mengantuk, lelah dan kurang bersemangat.Untuk mengatasi udara yang terlalu panas dan lembat Prof. Soetarman mengemukakan beberapa hal usaha yang dapat dilakukan :a. Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan ACb. Mengusahakan peredaran udara yang cukup dalam ruang kerja. Hal ini dapat tercapai

dengan memberi lubang-lubang udara yang cukup banyak pada dinding-dinding kamar. Demikian pula sewaktu bekerja, jendela-jendela dibuka sebanyak mungkin.

c. Mengatur pakaian kerja yang sebaik-baiknya dan nyaman dipakai oleh para pegawai.4. Suara

Kebisingan atau suara-suara gaduh dapat menyebabkan tidak efisiennya pelaksanaan kantor, karena dapat mengganggu konsentrasi dan mengganggu percakapan telapon. Suara-suara gaduh dapat timbul karena percakapan antarpegawai, suara dari gesekan kursi, suara mesin-mesin kantor dan suara di luar kantor.Untuk mengatasi faktor suara ini ada beberapa cara yang dapat dilakukan, yaitu :a. Langit-langit atau dinding ruangan dilapisi dengan penyadap suarab. Mesin-mesin di bawahnya diberi alas karet busa tipis.c. Pesawat telepon sebaikna dibuatkan bilik kecild. Lantai-lantai ruangan sebaiknya diberi alas karet atau karpet sehingga bila ada geseran

perabot tidak menimbulkan suara.

Suatu tata ruang kantor hendaknya tidak merupakan benda mati yang tidak bisa diubah. Hal ini berlaku apabila tidak ada sesuatu perubahan yang mempunyai pengaruh terhadap tata ruang kantor tersebut maka perlu ditinjau kembali. Hal-hal umum yang mengharuskan perubahan suatu tata ruang kantor adalah :a. Penambahan atau pengurangan pegawai pada kantor yang bersangkutan.b. Penambahan atau pergantian perabot kantor atau alat-alat kerja lainnya.

c. Perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan.d. Penambahan, pengurangan atau perubahan tugas pekerjaan pada satuan yang

bersangkutan, baik mengenai macamnya maupun kuantitasnya.

3. Perbekalan KantorPerbekalan kantor adalah semua fasilitas atau barang-barang yang ada dalam kantor bank langsung atau tidak langsung di gerkan dalam rangka pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga dapat menghasilkan sesuatu sesuai dengan yang diharapkan.Dengan adanya mekanisme atau alat-alat perkantoran, maka secara otomatis mempunyai pengaruh yang sangat besar terhadap menajamen perkantoran oleh karena itu pengetahuan tentang perlengkapan, peralatan, perabot, dan mesin-mesin kantor adalah penting untuk perencanaan kantor, selain itu dengan adanya perabot, peralatan, perlengkapan dan mesin-mesin ang baik dan cukup memadai akan sangat membantu terhadap proses pekerjaan kantor.

Rencana dan perbekalan kantor terdiri dari :a. Perabot kantorb. Mempunyai penyangga bagian belakang agar dapat menopang tulang punggung dan

memiliki sandaran tanganc. Dibuat secara kokoh dan tehan lama

- Kursi untuk orang-orang yang memiliki kegiatan banyak membaca dan menulis lebih tepat bila menggunakan kursi yang memiliki sandaran belakang dan sandaran tangan untuk mengurangi kelelahan.

- Kursi untuk orang-orang pekerja tata usaha yang banyak menulis surat, mengagenda surat, mengetik dan lain-lain sebaiknya tidak menggunakan penyangga lengan. Hal ini akan menunggu aktivitas kerja mereka.

E. Sumber Daya Alam dan EnergiDengan adanya perkembangan zaman, jenis pekerjaan-pekerjaan kantor sekarang ini hampir tidak lagi dilakukan dengan mesin ketik manual tetapi lebih banyak diselesaikan dengan menggunakan komputer. Komputer merupakan alat atau mesin kantor yang amat sangat strategis digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan kantor, sebab suatu pekerjaan akan lebih cepat dan lebih mudah dilaksanakan dengan komputer karena komputer dapat berfungsi sebagai alat untuk menciptakan data, informasi atau keterangan, sekaligus juga sebagai alat penyimpanan data.

Namun disisi lain bahwa pemakaian komputer juga menambah biaya pengeluaran untuk pengadaan alat-alatnya yang meliputi software dan hardware. Pemanfaatan dan penggunaan komputer diusahakan untuk tidak terlepas dari adanya unsur keselamatan, dan keamanan kerja, sebab unsur tersebut sangat mendorong keberhasilan akan pencapaian hasil. Keselamatan yang dimaksud disini adalah keselamatan terhadap dokumen, yang sangat mendorong keberhasilan akan pencapaian hasil. Selain itu juga keselamatan terhadap si pemakai dokumen serta keselamatan terhadap komputer itu sendiri.Untuk memperoleh keamanan dan keselamatan kerja perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut :1. periksa apakah tegangan listrik yang digunakan telah sesuai dengan tegangan pada

komputer2. lakukan pemeriksaan apakah kabel-kabel atau sambungan telah terpasang dengan baik

pada tempat yang benar3. teliti apakah kabel-kabel yang terpasang terjadi gangguan, terkelupas dan lain-lain4. pastikan bahwa semua perangkat komputer dalam posisi mati atau off5. hubungan kabel power komputer ke UPS dan stabilizer baru sambungakan dengan aliran

listrik melalui stop kontak6. mengatur posisi duduk dengan baik7. gunakan frame atau pelapis pada pada monitor untuk mengurangi radiasi dari monitor8. atur posisi keyboard, jarak monitor dengan si pemakai sesuai dengan postur tubuh yang

dimiliki9. hindari menyentuh peralatan-peralatan yang berhubungan dengan listrik

untuk menciptakan keamanan dan keselamatan dokumen perlu dilakukan beberapa hal antara lain :1. simpan dokumen dengan baik setelah selesai digunakan2. beri nama file yang jelas dan mudah diingat sesuai dengan isi dari dokumen tersebut3. buatlah drive atau folder untuk mengelompokkan data-data yang tersimpan4. buatlah back up data sebagai cadangan bila file utamanya rusak atau hilanguntuk menghemat dalam pemakaian sumber daya listrik maka sebaiknya jangan sering menghidupkan dan mematikan komputer dalam waktu yang tidak lama, lebih baik membiarkan komputer dalam keadaan hidup dari pada mematikan komputer lalu menghidupan lagi, sebaba tenaga listrik yang dibutuhkan saat pertama kali komputer hidup lebih besar dari pada setelah komputer menyala waktu kemudian. Di samping itu biasakan menghidupkan dan mematikan komputer sesuai dengan prosedur yang benar agar sistem atau program yang ada serta komponen-komponen yang terpasang dapat terpelihara dengan baik dan lebih tahan lama untuk digunakan. Untk lebih jelasnya berikut ini disampaikan beberapa cara untuk melakukan perawatan terhadap hardware komputer “1. Perawatan terhadap perangkat keras komputer

a. Hidarkan meletakkan komputer pada tempat-tempat yang basah, lembab atau pada suhu yang panas, simpan komputer pada tempat yang bersuhu normal.

b.

C. UJI KOMPETENSII. Berilah tanda silang (X) pada huruf a, b, c, d, atau e pada jawaban yang paling benar!

1. Tata cahaya yang bersumber dari sinar matahari lebih baik datang dari arah....a. Depan mejab. Belakang mejac. Kanan mejad. Kiri mejae. Atas meja

2. Untuk pegawai yang saling berhadapan sebelah menyebelah dapat digunakan meja...a. bentuk Ub. bentuk Lc. bentuk Zd. setengah lingkarane. persegi

3. Segala macam peralatan kantor yang berkaitan dengan tulis menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor disebut.....a. perabot kantorb. peralatan kantorc. interior kantor d. pesawat kantore. mesin –mesin kantor

4. Dibawah ini yang tidak termasuk jenis perabot kantor adalah.....a. mejab. kursic. lemarid. arsipe. tinta mesin

5. Meja tulis yang baik adalah….a. meja yang tidak memiliki kakib. luas permukaannyac. dari permukaan sampai ke lantai tidak seluruhnya tertutupd. permukaan meja mengkilape. permukaan meja sempit

6. Meja yang biasa dipakai oleh para pegawai biasanya memiliki panjang….a. 100 cmb. 110 cmc. 120 cmd. 130 cm

e. 150 cm7. Untuk membersihkan disk drive yang kotor harus menggunakan….

a. disk cleanerb. pembersihc. hard diskd. fe. f

8. Yang disebut perangkat keras pada komputer adalah….a. softwareb. CDc. Hardwared. CPUe. monitor

9. Agar komputer tidak mati seketika di waktu listrik mati dan supaya memiliki cadangan arus listrik maka diperlukan....a. saklarb. CIPSc. Stafoldd. Sekeringe. Stabiliter

10. Alat penyimpanan data yang terpasang pada komputer adalah.....a. Hard diskb. Disketc. Disketd. Disk drivee. Floppy disk

11. Proses penyelesaian pekerjaan menempuh jarak yang menghubungkan dua buah titik disebut asas ...a. Rangkaian kerjab. Penggunaan segenap ruangc. Garis lurusd. Jarak terpendeke. Perubahan susunan tempat

12. Penggunaan seluruh ruang yang ada, baik horizontal maupun vertikal disebut asas...a. Rangkaian kerjab. Penggunaan segenap ruangc. Garus lurusd. Jarak pendeke. Perubahan susunan tempat kerja

13. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu ...a. Tujuan tata ruang kantorb. Asas tata ruang kantorc. Manfaat tata ruang kantor d. Prinsip tata ruang kantore. Bentuk tata ruang kantor

14. Tata ruang yang menghendaki pimpinan, staf dan pegawai ditempatkan dalam satu ruang disebut....a. Tata ruang bersamab. Tata ruang terbukac. Tata ruang bersekatd. Tata ruang tertutupe. Tata ruang gabungan

15. Kebaikan penggunaan tata ruang kantor terbuka, antaranya adalah.....a. Meningkatkan penghematan alat-alat fasilitas kantorb. Menghilangkan batas status pegawai dari pimpinanc. Para pegawai lebih mandiri karena enggan saling bekerja samad. Ketenangan dan konsentrasi lebih terjamine. Kewibawaan pimpinan kantor dapat terpelihara

16. Kelemahan tata ruang terbuka adalah sebagai berikut, kecuali…..a. Kewibawaan pimpinan tidak terlihat b. Pegawai sulit berkonsentrasic. Kerahasiaan pekerjaan sulit dilaksanakand. Cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar dan meratae. Menyebabkan pegawai tertekan karena merasa diawasi terus

17. Yang tidak termasuk persyaratan lingkungan fisik kantor adalah....a. Suhu udarab. Fasilitas kesehatanc. Kebersihand. Tata warnae. Penerangan

18. Ruang kerja yang menggunakan cahaya matahari hendaknya cahaya itu......a. Langsung dihadapan meja pegawaib. Datang dari sebelah kanan pegawaic. Datang dari sebelah kiri pegawaid. Tepat berada di atas pegawaie. Datang dari belakang pegawai

19. Cahaya yang sumbernya memancar ke arah langit-langit ruangan, kemudian dipantulkan kearah permukaan meja, disebut.......a. Cahaya langsungb. Cahaya pantulanc. Cahaya setengah langsungd. Cahaya tidak langsunge. Cahaya setengah tidak langsung

20. Hal- hal yang dapat untuk mengatasi suhu ruangan dalam ruangan kerja adalah sebagai berikut, kecuali......a. Dipergunakan ACb. Menggunakan pakaian kerja yang nyaman c. Mengusahakan peredaran udara yang cukupd. Membuka jendela-jendela sebanyak mungkine. Menggunakan pakaian resmi yaitu jas

II. Jawablah pertanyaan-pertanyaan dibawah ini dengan benar !1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan ergonomi!

Jawab :2. Sebutkan prinsip-prinsip dari ergonomi!

Jawab :3. Apa pengaruh penerangan cahaya terhadap kesehatan ? sebutkan!

Jawab :4. Sebutkan usaha –usaha untuk mengurangi kebisingan suara!

Jawab :5. Bagaimana syarat meja kantor yang baik?

Jawab :Pengayaan

1. Bagaiamana cara menciptakan keamanan dan keselamatan dokumen?Jawab :

2. Apa yang dimaksud dengan peralatan kantor?Jawab :

3. Hal-hal apa yang perlu diperhatikan dalam menyusun tata ruang kantor?Jawab :

4. Bagaimana cara perawatan terhadap perangkat keras komputer?Jawab :

5. Sebutkan jenis-jenis tata ruang kantor!Jawab :

Remidi 11. Jelaskan apa yang dimaksud dengan foot candle!

Jawab :2. Sebutkan hal-hal yang harus diperhatikan untuk memperoleh keamanan dan keselamatan

kerja!Jawab :

3. Apa yang dimaksud dengan software dan hardware?Jawab :

4. Jelaskan cara perawatan terhadap hardware!Jawab :

5. Gambarkan jenis tata ruang terbuka!Jawab :

KEGIATAN BELAJAR 2

MENGHASILKAN DOKUMEN SEDERHANA( WORD PROCESSED DOCUMENT )

Standar Kompetensi : Menghasilkan dokumen SederhanaKompetensi Dasar 2 : Memastikan akan kebutuhan dokumenIndikator : Setelah membaca dan mempelajari bab ini diharapkan siswa

dapat :1. Menulis dan menyusun naskah melalui alat perekam suara

URAIAN MATERI

Kegiatan administrasi adalah suatu kegiatan yang saling berkaitan aktivitas yang satu dengan aktivitas yang lain. Kegiatan administrasi selalu berkaitan dengan kertas-kertas, surat-surat, serta data-data atau dokumen. Data –data atau dokumen itu dapat diperoleh dengan cara menulis, membaca ataupun menyalin. Bagaimana tata cara menulis, membaca, ataupun menyalin dokumen?.Untuk lebh jelasnya di bawah ini akan dibahas mengenai cara menulis dan menyusun naskah melalui alat perekam suara.A. Tata cara menulis, membaca, dan menyalin dengan baik dan benar.

Dalam menjalankan aktivitas kegiatan administrasi suatu organisasi atau badan usaha selalu teliti dan hati-hati agar tujuan utama organisasi itu dapat tercapai dengan baik. Untuk mendukung tercapainya tujuan utama dari suatu badan usaha atau organisasi perlu adanya kegiatan administrasi yang baik.Data-data atau dokumen yang diperlukan untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan administrasi harus tersedia dengan lengkap. Pelayanan terhadap bidang administrasi perlu dilakukan sebab bidang adminstrasi menyangkut tentang pengolahan dokumen –dokumen yang amat diperlukan bagi kelansungan usaha. Dokumen-dokumen dalam suatu kantor/organisasi dapat diperoleh dengan berbagai cara antara lain dengan cara menulis dari naskah yang telah ada. Membaca dari sumber-sumber yang lain dan menyalin dari naskah yang telah ada dengan baik dan benar.Dalam menulis naskah atau surat hendaknya dilakukan secara hati-hati agar tidak terjadi kekeliruan sehingga dapat diperoleh hasil yang baik yang sesuai dengan kebutuhan organsisasi. Apabila terjadi kesalahan dalam menulis/mencatat surat/dokumen akan dapat merugikan kantor itu sendiri hal ini akan menyebabkan terjadinya pemborosan, baik pemborosan segi waktu, biaya dan lain-lain.Demikian pula dalam hal menyalin naskah, ada dua cara yang dilakukan, yaitu :

1. Menyalin naskah dari tulisan latin ke dalam tulisan latin pula.Misalnya : menyalin konsep surat yang menggunakan tanda-tanda korektor ke dalam bentuk surat atau naskah yang sudah jadi.Dibawah ini adalah contoh dan dokumen yang didapat dari menyalin naskah konsep surat ke dalam bentuk surat jadi.Contoh konsep surat :

2. Menyalin naskah dari tulisan stenografi ke dalam tulisan latin dengan bentuk format yang baik.

Cara yang kedua ini dapat dilakukan bila naskah tersebut di peroleh melalui pembicaraan langsung dengan sumbernya atau melalui alat-alat perekam suara yang dapat berupa rekaman kaset, CD dan lainnya.Contoh Dokumen Surat yang diperoleh dari alat perekam kaset yang ditulis dengan huruf steno, yang disalin dengan tulisan latin.

B. Kebijakan organisasi dan syarat-syarat yang ditentukanSuatu organisasi memiliki ciri yang berbeda-beda antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lain, baik itu kebijakan dalam hal bidang strategi manajemen, prosedur operasional ataupun kebijakan administrasi. Administrasi merupakan kegiatan pelayanan yang berfungsi untuk membantu pekerjaan pokok dan memiliki sifat menyusup atau merembes ke segala bidak kegiatan organisasi.Pada dasarnya inti dari kegiatan administrasi adalah tuli menulis dan bertugas untuk mengelola dokumen. Pengelolaan dokumen meliputi kegiatan, menghimpun, mencatat, mengusahakan, menciptakan, merawat dan menyimpan dokumen. Dokumen-dokumen yang telah diperoleh dari berbagai sumber tersebut hendaknya segera di koordinasikan dengan pihak-pihak yang terkait atau berwenang dan bisa menagani masalah yang sesuai dengan bidangnya sehingga dapat diketahui dimanakah letak kekurangannya, yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi atau kantor serta dapat menyesuaikan dengan format-format yang bisa digunakan.Agar supaya dalam melaksanakan kegiatan dapat memperoleh hasil yang menggembirakan maka bagian administrasi harus melakukan kalkulasi dan inventarisasi dokumen dapalm arti petugas harus dapat mengetahui apa saja dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam suatu kantor dan berapa banyak dokumen yang diperlukan.Semua bentuk naskah atau dokumen yang akan di ciptakan hendaknya harus disesuaikan dengan formatnya dengan kebiasaan-kebiasaan yang digunakan oleh kantor yang bersangkutan sebab kadang-kadang mereka menggunakan ukuran dan bentuk baku dalam menggunakan baik yang berupa formulir-formulir atau dalam menciptakan dokumen, yaitu bentuk surat :1. Full Block Style2. Block Style3. Semi Block Style4. Indented Style5. Hanging Paragraf6. Official StyleSetelah dokumen-dokumen dicetak dan terkumpul kemudian di lakukan penyimpanan dokumen secara aman. Ada beberap sistem penenyimpanan dokumen, yaitu :1. Sistem Abjad2. Sistem Subyek3. Sistem Nomor4. Sistem tunggal5. Sistem wilayah

Glosarium :- Tanda Koreksi : tanda-tanda yang umum digunakan dalam suatu konsep surat.

Karena salah salah ketik, salah tulis, ataupun kesalahan-kesalahan lainnya.- Style : bentuk-bentuk surat- Format : bentuk

Tugas

1. Buatlah bentuk-bentuk surat dengan menggunakan kertas kantor, buatlah semenarik mungkin dengan menggunakan garis-garis warna yang jelas !

2. Pergilah ke suatu kantor, tentukan pengamatan terhadap kantor trsebut mengenai masalah :

- cara penciptaan dokumen- bagaimana sistem penyimpanan arsipnya :lakukan tugas ini secara kelompok satu kelompok terdiri dari 4 siswa. Bentuklah ketua dan sekretarisnya !

UJI KOMPETENSI

I Berilah tanda silang (X) huruf a, b, c, d, atau e pada jawaban yang paling benar!7. Bentuk surat yang penulisan semua bagian-bagiannya ditulis dari sebelah kiri disebut surat

bentuk….a. Full block style b. Block stylec. Semi block styled. Hanging paragrafe. Official style

8. Tanda koreksi “ “ maksudnya adalah….a. Tidak jadi dicoretb. Alenia baruc. Sisipand. Kata-kata dibalike. Diganti dengan huruf besar

9. Kebutuhan terhadap dokumen bagi suatu organisasi dapat dipenuhi dengan cara....a. Meminjamb. Tukar tambah c. Mengkopid. Menciptakan sendirie. Membeli dari pihak lain

10. Untuk dapat menerima informasi secara lengkap yang diperoleh dari rekaman audio dapat dilakukan dengan cara....a. Mencatat dengan menggunakan singkatanb. Menggunakan tulisan stenografic. Mencatat dengan komplitd. Mencatat yang penting-penting sajae. Menulis dengan tangan

11. Sistem penyimpanan arsip yang paling umum digunakan di kantor-kantor adalah sistem....a. Wilayahb. Subyekc. Nomord. Masalahe. Abjad

12. Suatu daftar atau tabel yang dipergunakan dalam pekerjaan filling (kearsipan) disebut....a. Kodeb. Indeksc. Unitd. Kode arsipe. Guide

13. Penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pokok soal disebut sistem….a. Subyektifb. Geografic. Nomor

d. Abjade. Chronologi

14. Alat atau mesin pendikte kalimat disebut....a. Airphoneb. Hearphonec. Telephoned. E-maile. Diktaphone

15. Bentuk surat yang biasa dipakai di kantor-kantor adalah surat bentuk....a. Resmib. Blockc. Full blockd. Semi blocke. Indetated

16. Agar dokumen –dokumen yang dimiliki dapat ditemukan dengan mudah maka diperlukan....a. Peralatan yang lengkap b. Peralatan yang modernc. Pemakaian sistem kearsipan yang baik dan benard. Sumber daya manusia yang berprestasie. Pemakaian sistem yang modern

II. Jawablah pertanyaan-pertanyaan dibawah ini dengan jawaban yang benar!1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan tanda koreksi!

Jawab:

2. Bagaimana cara yang digunakan oleh suatu kantor untuk memperoleh dokumen?Jawab:

3. Sebutkan contoh-contoh dari tanda koreksi!Jawab:

4. Jelaskan apa peranan dokumen dalam suatu kantor!Jawab:

5. Jelaskan apa dimaksud dengan filling sistem masalah!Jawab:

6. Sebutkan beberapa sistem penyimpanan arsip!Jawab:

7. Bagaimana cara menyalin naskah yang benar?Jawab:

8. Apa inti dari kegiatan administrasi?Jawab:

9. Apa yang dimaksud dengan memorandum?Jawab:

10. Apa yang dimaksud dengan surat bentuk block style?Jawab:

KEGIATAN BELAJAR 2

MENGHASILKAN DOKUMEN SEDERHANA( WORD PROCESSED DOCUMENT )

Standar Kompetensi : Menghasilkan Dokumen SederhanaKompetensi Dasar 3 : Memproduksi dokumenIndikator : setelah mempelajari bab ini diharapkan siswa dapat :

- Menggunakan dokumen untuk mendapatkan hasil kerja yang optimal

- Mengetahui jenis-jenis dokumen

Uraian Materi

Dalam melaksanakan aktivitasnya, suatu kantor tidak lepas dari masalah dokumen. Setiap hari dan setiap waktu selalu berhubungan dengan dokumen. Baik itu dokumen penting maupun dokumen yang tidak penting. Dokumen sangat penting bagi suatu kantor karena dokumen itu sendiri memiliki kegunaan dan fungsi yang sangat penting untuk keperluan kelengkapan administrasi, kelancaran organisasi serta dapat digunakan dalam menentukan kebijakan organisasi. Apa itu dokumen dan bagaimana cara memperoleh dokumen?.Untuk lebih jelasnya di bawah ini akan dibahas masalah memproduksi dokumen.

A. Pengertian DokumenKata dokumen dalam bahasa inggris adalah document. Sedangkan dalam kamus umum Bahasa Indonesia, kata dokumen berarti sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan misalnya : akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian.Ada beberapa pengertian dokumen menurut beberapa ahli, diantaranya adalah :1. Ensiklopedi Administrasi

Dokumen adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat untuk mendukung suatu keterangan.

2. Kamus Ensiklopedi UmumDokumen adalah :a. Membutikan dengan keterangan, melengkapi keterangan dengan fakta-fakta.b. Melengkapi keabsahan keterangan seperti : surat keterangan, pernyataan, lampiran-

lampiran seperti untuk melengkapi sebuah buku atau tesis.Dari kedua pendapat itu dapat disimpulkan bahwa dokumen adalah surat –surat atau benda-benda berharga termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih menyakinkan.Ada berbagai macam jenis dan bentuk dokumen. Jenis –jenis dokumen meliputi surat-surat, akte, SK pendirian bangunan, sertifikat tanah, surat kontrak, kwitansi, cek, tulisan-tulisan, gambar-gambar situasi sebidang tanah. Demikian banyak jenis dokumen, maka dokumen itu dapat ditinjau dari beberapa segi, yaitu :a. Dari segi pemakaian

Ditinjau dari segi pemakaian dokumen dapat dibedakan menjadi :1. Dokumen pribadi2. Dokumen meiga3. Dokumen sejarah4. Dokumen pemerintah

b. Dari segi nilai kegunaanDitinjau dari segi nilai kegunaannya, dokumen dibedakan menjadi :

1. Nilai penerangan2. Nilai perdagangan 3. Nilai yuridis

4. Nilai historis

c. Dari sumbernyaDitinjau dari sumbernya, dokumen dapat dibedakan menjadi :

1. Dokumen yang bersumber dari pemerintah2. Dokumen yang bersumber dari swasta3. Dokumen yang bersumber dari kontrak-kontrak4. Perseorangan5. Aktivitas lembaga persurat kabaran

d. Ditinjau dari fungsinyaDitinjau dari fungsinya, dokumen dapat dibedakan menjadi :

1. Dokumen primer 2. Dokumen sekunder3. Dokumen fertier

e. Ditinjau dari segi ruang lingkupnya dan bentuk fisikDitinjau dari segi ruang lingkup dan bentuknya, dokumen dapat dibedakan menjadi :

1. Dokumen literal2. Dokumen kolporal3. Dokumen privat

Selain jeni-jenis dokumen seperti yang telah disebutkan di atas, ada bentuk-bentuk dokumen. Adapun bentuk-bentuk dokumen yang digunakan dalam kegiatan kantor sehari-hari adalah :1. Formulir- formulir

Formulir adalah lembaran kertas berukuran tertentu yang dicetak atau digunakan dengan uraian, kolom-kolom garis untuk menghimpun atau menyampaikan keterangan yang diperlukan.Isi formulir terdiri dari dua macam, yaitu :a. Bagian tercetak yang merupakan bagian yang telah baku.b. Bagian yang tidak tercetak yang merupakan bagian yang berubah-ubah sesuai dengan

kebutuhan.Dalam pengisian formulir dapat dilakukan dengan cara mencoret, memilih dengan memberikan tanda –tanda khusus dan mengisi atau menjawab dengan pernyataan tertentu. Dengan menggunakan formulir banyak keuntungan –keuntungan yang didapatoleh organisasi. Adapun keuntungan –keuntungan dalam penggunaan formulir, yaitu :a. Dapat menghemat pikiranb. Dapat menghemat tenagac. Dapat menghemat waktud. Memudahkan dalam pengumpulan e. Menghemat penggunaan materialf. Memudahkan pengirimang. Memudahkan dalam pengolahanh. Memudahkan dalam penyimpananApabila dalam penggunaan formulir tidak dikendalikan akan menyebabkan timbulnya kebiasaan penciptaan formulir-formulirbaru secara terus menerus, oleh karena itu perlu adanya pengendalian formulir.Untuk mencegah terjadinya penggunaan formulir yang berlebihan, maka perlu adanya pengendalian formulir yang mencakup hal-hal sebagai berikut :a. Mengadakan penghapusan dan penggabungan terhadap formulir yang kini dipakai.b. Mengadakan pengurusan formulir secara terpusat dan sentralisasi.c. Melakukan koordinasi untuk menciptakan formulir baru.Dalam penggunaan formulir perlu adanya petunjuk – petunjuk yang benar, adapun petunjuk dalam penggunaan formulir adalah sebagi berikut :a. Formulir hendaknya mempunyai kegunaan yang jelas.b. Penggunaan formulir hendaknya diciptakan standarisasi.

c. Formulir yang digunakan untuk kepentingan keluar hendaknya mencantumkan nama organisasi yang bersangkutan.

d. Formulir hendaknya dirancang dalam bentuk yang sederhana.

2. Teks atau naskahSelain berbentuk formulir dokumen yang dijumpai dalam suatu kantor dapat berbentuk teks atau naskah. Naskah tersebut dapat berupa :

a. Naskah berita acaraMisalnya : berita acara serah terima jabatan, berita acara penyerahan barang, berita acara penerimaan barang.

b. Naskah perjanjian, kerjasama, akta, dll.

3. Dokumen lain yang tidak kalah pentingnya adalah surat. Surat adalah jenis dokumen kantor yang sering digunakan dan selalu mendominasi dalam penggunaannya. Setiap kantor dalam melaksanakan aktivitasnya tentu akan selalu berhubungan dengan penggunaan surat, baik untuk memberikan informasi ataupun memberikan keterangan pada pihak lain.Untuk menciptakan sebuah surat harus melalui prosedur, yaitu :

a. Pembuatan konsep suratb. Pemeriksaan atau persetujuan konsepc. Pemberian nomor suratd. Pengetikan surate. Pembukaan suratf. Penandatanganan surat dan pemberian stempelg. Penyampulan surath. Pengiriman surati. Penyimpanan arsip surat sebagai dokumen kantor

Sedangkan prosedur atau proses terciptanya dokumen yang berasal dari surat masuk adalah sebagai berikut :a. Penerimaan surat dari pihak lainb. Pencatatan surat dalam buku agendac. Pembukaan surat dan pemeriksaan suratd. Pendistribusian surate. Follow up terhadap suratf. Penyimpanan surat sebagai arsip

Tugas!1. Buatlah contoh –contoh formulir digunakan dalam suatu kantor!

Jawab :

2. Lakukan proses penciptaan dokumen surat mulai dari mengkonsep sampai surat / dokumen itu disimpan!Jawab :

UJI KOMPETENSI

I. Berilah tanda silang (X) pada huruf a, b, c, d, atau e pada jawaban paling benar!1. Dibawah ini adalah contoh dari dokumen yang sering digunakan dalam lingkungan kantor

kantor adalah....a. Formulirb. memoc. surat tugasd. surat keterangane. surat keputusan

2. Berikut ini yang tidak termasuk dalam cara memperoleh dokumen adalah....a. Menerima kiriman dari pihak lain

b. Menciptakan sendiric. Meminjam kepada pihak laind. Menyusun dalam bentuk tekse. Mengkopi

3. Lembaran kertas berukuran tertentu yang dicetak atau digunakan dengan uraian, kolom –kolom garis untuk menghimpun adalah.....a. Teksb. Suratc. Kwitansid. Formulire. Berita acara

4. Pengisian formulir dapat dilakukan dengan cara.....a. Mencetakb. Menulisc. Mengkopid. Mencoret e. Mengkopi

5. Dokumen yang sering digunakan dan mendominasi dalam penggunaannya dalam suatu kantor adalah….a. Naskahb. Formulirc. Teksd. Berita acarae. Surat

6. Dokumen kantor yang tercipta saat adanya pelaksanaan rapat adalah....a. Undanganb. Notulac. Daftar hadird. Susunan acarae. Formulir

7. Orang yang bertugas dan memiliki pengetahuan dan keahlian dalam bidang dokumentasi disebut....a. Arsiparisb. Agendarisc. Dokumentarisd. Dokumentatore. Dokumentasi

8. Berikut ini yang tidak termasuk keuntungan dalam penggunaan formulir adalah....a. Memudahkan pencarianb. Menghemat waktuc. Menghemat tenagad. Menghemat pikirane. Memudahkan penyimpanan

9. Agar proses terjadinya jual beli atau sewa menyewa barang tidak menimbulkan masalah dikemudian hari maka perlu di persiapkam....a. Konosemenb. Faktorc. Barang yang akan dijuald. Surat perjanjiane. Daftar harga

10. Isi formulir pada prinsipnya dibedakan menjadi.....a. 2 macamb. 3 macamc. 4 macamd. 5 macame. 6 macam

II. Jawablah pertanyaan –pertanyaan di bawah ini dengan jawaban yang benar!

1. Sebutkan bentuk-bentuk dari dokumen!Jawab:

2. Bagaimana cara memperoleh dokumen?Jawab:

3. Berikan contoh-contoh dari formulir!Jawab:

4. Apa keuntungan dengan penggunaan formulir?Jawab:

5. Bagamana proses terciptanya dokumen yang berasal dari surat masuk?Jawab:

6. Apa akibatnya apabila penggunaan formulir tidak dikendalikan?Jawab:

7. Berikan contoh-contoh dari dokumen yang berbentuk teks atau naskah!Jawab:

8. Sebutkan isi dari formulir!Jawab:

9. Mengapa perlu dilakukan pemeliharaan dokumen?Jawab:

10. Berikan contoh dari teks!Jawab:

KEGIATAN 3

MENCIPTAKAN DAN MENGEMBANGKAN NASKAH UNTUK DOKUMEN

Standar Kompetensi : Menciptakan dan mengembangkan naskah untuk DokumenKomptensi dasar 1 : Kebiasaan aman dalam palatihan-pelatihan kerjaIndikator :

Setelah mempelajari bab ini diharapkan siswa dapat :1. Mnejelaskan sikap duduk yang benar2. Menjelaskan manfaat dan keselamatan kerja

Uraian Materi

Dalam melaksanakan aktivitas di kantor, kesehatan dan keselamatan dalam bekerja harus di perhatikan. Kita bekerja tidak hanya untuk mengejar produktivitas dan keuntungan saja, tetapi dalam bekerja kita juga harus memikirkan kesehatan dan keselamatan kerja.

Keselamatan kerja merupakan hal yang sangat penting bagi suatu kantor, keselamatan yang berhubungan dengan diri sendiri keselamatan yang menyangkut orang banyak ataupun akan alat-alat yang digunakan.

Agar dalam melaksanakan aktivitas dapat selamat, kita juga perlu menjaga kesehatan, baik kesehatan jasmani, rohani maupun kesehatan dilingkungan kita bekerja. Apabila jasmani kita sehat maka kita dapat bekerja dengan aman. Bagaimana kita menjaga kesehatan dan keselamatan kerja

Hal-hal apa saja yang berkaitan dengan kesehatan dan keselamatan kerja ? Untuk lebih jelasnya di bawah ini akan dibahas masalah kebiasaan aman dalam pelatihan-pelatihan kerja.

I. Sikap duduk yang benarPengertian kesehatan, keselamatan dan keamanan kerja

Yang dimaksud dengan Kesehatan Kerja adalah spesialisasi dalam ilmu kesehatan/kedokteran berserta praktiknya. Sasaran kesehatan kerja adalah manusia dan bersifat medis.

Tujuan kesehatan kerja adalah agar para pekerja/masyarakat pekerja memperoleh derajat kesehatan setinggi-tingginya, baik fisik maupun mental, baik individual maupun sosial dengan usaha-usaha preventatif dan kuratif terhadap penyakit-penyakit/gangguan-gangguan kesehatan yang diakibatkan oleh faktor-faktor pekerjaan dan lingkungan kerja serta terhadap penyakit umum.

Keselamatan kerja adalah keselamatan yang bertalian dengan mesin, pesawat, alat kerja, bahan dan proses pengolahannya, landasan tempat kerja dan lingkungannya serta cara-cara melakukan pekerjaan. Keselamatan kerja meliputi segala tempat, baik di darat, di dalam tanah, di permukaan air, di dalam air maupun di udara.

Tujuan Keselamatan Kerja adalah :1. Melindungi tenaga kerja atas hak keselamatannya dalam melakukan pekerjaan untuk

kesejahteraan hidup dan meningkatkan produksi serta produktivitas nasional.2. Menjamin keselamtan setiap orang lain yang berada di tempat kerja.3. sumber produksi dipelihara dan dipergunakan secara aman dan efisien.

Adapun sikap-sikap yang mengarah kepada bentuk keamanan dan keselamatan kerja antara lain :

1. Memperhatikan lingkungan kerjaAda beberapa jenis lingkungan kerja, yaitu :a. Lingkungan fisik : pencahayaan, kebisingan, kegaduhan, kondisi bangunanb. Linkungan sosialKedua-duanya sangat berpengaruh terhadap kesehatan kerja dan apabila tidak dieprhatikan benar-benar akan menimbulkan berbagai macam penyakit.

Beberapa lingkungan kerja yang sering menjadi tambahan kerja dan akan menimbulkan berbagai macam penyakit.a. Kebisingan

Bunyi adalah sesuatu yang tidak dapat kita hindari dalam kehidupan sehari-hari, termasuk di tempat kerja. Bahkan bunyi yang kita tangkap melalui telinga kita merupakan bagian dari kerja. Bunyi yang keras dan terlalu bising akan mempengaruhi kesehatan antara lain dapat menyebabkan kerusakan pada indra pendengaran sampai kepada ketulian.

Intensitas bunyi yang dikategorikan bising mempengaruhi kesehatan (pendengaran) adalah di atas 60 dB. Untuk mencegah gangguan pendengaran, maka harus dilengkapi dengan pelindung telinga (penyumbat).

b. Penerangan atau PencahayaanPenerangan yang kurang di lingkungan kerja bukan saja akan menambah beban kerja, karena mengganggu pelaksanaan pekerjaan, tetapi juga menimbulkan kesan yang kotor. Bagaimanapun bersihnya tempat kerja apabila pencahayaan kurang akan menimbulkan kesan kotor.

Akibat dari kurangnya penerangan di lingkungan kerja akan menyebabkan kelelahan fisik dan mental bagi para karyawan atau pekerjaannya, gejala kelelahan fisik dan mental ini antara lain : sakit kepala (pusing-pusing), menurunnya kemampuan intelektual, menurunnya konsentrasi, dan kecepatan berpikir.

Untuk mengurangi kelelahan akibat penerangan yang tidak cukup dikaitkan dengan objek dan umum pekerja, maka dapat dilakukan :1) Perbaikan kontras2) Meningkatkan penerangan3) Pengaturan tenaga kerja dalam shift dengan umur masing-masing tenaga kerja.

Penerangan yang silau atapun kurang silau di lingkungan kerja akan menyebabkan hal-hal sebagai berikut :1) Kelelahan mata yang akan berakibat kurangnya daya efisiensi kerja2) Kelelahan mental3) Kerusakan alat penglihatan (mata)4) Keluhan pegal di daerah mata dan sakit kepala di sekitar mata5) Meningkatkan kecelakaan kerja

2. Sikap DudukPada waktu melakukan pekerjaan kita harus membiasakan diri bersikap yang baik. Pada waktu bekerja, baik itu duduk di belakang meja, berdiri menghadapi mesin dll. Dengan sikap duduk yang baik pada waktu bekerja dapat mendukung keselamatan dan kenyamanan dalam bekerja. Setiap pekerja kantor, selalu melakukan pekerjaan mengetik, baik mengetik manual maupun komputer, mereka harus melakukan sikap duduk yang baik dan benar.

Agar pekerjaan mengetik dapat tahan berjam-jam, maka perlu diperhatikan sikap duduk yang baik. Untk itu maka harus diperhatikan petunjuk-petunjuk sebagai berikut :

a. Duduklah yang baik diatas kursi sambil bersandar pada sandaran kursi dan tepat di hadapan mesin tik.

b. Dada tidak menekan meja dan harus tegak serta bahu dan lengan atas lepas dan kendor

c. Siku dekat dengan badan, lengan bawah mendatar, dan sejajar dengan papan tutsd. Kepala tegak (tidak terlalu merunduk)e. Jarak antara mesin dengan badan tidak lebih dari panjang lengan bawah.f. Kaki harus menapak ke lantai dan salah satu kaki agak maju ke depan sedikit.g. Biasakan mengentak tuts tanpa melihat pada papan tuts tetapi pandangan harus

diarahkan pada naskah yang akan diketik.h. Jari-jari harus dilengkungkan seperti bentuk kurva, serta disusun atau dilekatkan

pada tuts papan (hone key)i. Pada waktu mengetik tuts, lengan atas dan bawah harus tetap tidak bergerak dan tuts

dientakan dengan jari yang telah dilengkungkan seperti kurva tadi.j. Setiap berubah baris, tariklah kait dengan cepat agar baris-baris ketikan teratur sesuai

dengan baris yang talah ditentukan

3. Melihat NaskahSebelum kita mengetik, yang pertama harus diperhatikan adalah naskah yang akan kita ketik apakah sudah benar dan baik kalimat maupun bahasanya. Pada waktu mengetik biasakanlah tidak melihat pada papan tuts, tetapi melihat pada kertas yang sedang kita ketik dan pada naskah yang kita salin.

4. Mencetak jari-jari pada tutsJari-jari tangan harus diletakkan sesuai dengan fungsinya seperti terlihat pada gambar papan tuts berikut ini.a. Naskah diletakkan pada posisi yang menguntungkanb. Jari-jari berada di atas keyboard untuk mengentak tutsc. Pandangan lurus ke depan dan sekali-kali mata melihat pada naskahd. Kaki menapak pada lantai, kaki kanan keletakkan agak maju dari kaki kirie. Untuk menciptakan kenyamanan diri kemanan, kursi diatur sesuai dengan jarak yang

baik sesuai dengan kebiasaan dan aturan kerja yang berlaku.f. Mengatur posisi meja sesuai dengan postur si pemakai

Di samping memperhatikan sikap-sikap yang baik tersebut pemilihan peralatan yang sesuai dengan jenis pekerjaan mutlak diperlukan, hal ini bertujuan untuk meningkatkan keamanan, kenyamanan, kelancaran bekerja dan penyesuaian dengan tempat kerja.Sebagi contoh, misalnya :

a. Kursi untuk pejabat eksekutifKursi yang digunakan untuk pejabat yang sering banyak membaca adalah kursi yang menggunakan lengan di sebelah kanan dan kiri sehingga dapat menyangga kedua tangan untuk mengurangi keletihan.

b. Kursi untuk pekerja yang lebih banyak duduk diwaktu kerja akan lebih tepat jika kursinya dipilihkan kursi yang menggunakan sandaran pada bagian belakang, sehingga dapat membantu menopang badan dan tulang punggung karyawan.

c. Meja tulis untuk karyawanMeja tulis untuk karyawan hendaknya dipilihkan permukaan yang tidak mengkilap, sehingga tidak membikin silau terhadap mata, warna meja tidak dipilihkan yang berwarna gelap agar pandangan mata tidak menimbulkan kelelahan.

d. Kursi untuk pekerja yang penuh mobilisasi sebaiknya menggunakan moving chair

3. Peralatan KerjaPeralatan yang digunakan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan di samping berfungsi membantu kelancaran dalam bekerja, tetapi juga menciptakan gangguan atau kecelakaan dalam bekerja. Peralatan yang khusus berhubungan dengan alat penciptaan dokumen, antara lain : mesin ketik dan komputer.

Agar memperoleh keselamatan dan keamanan serta mendapatkan hasil yang memuaskan pada saat bekerja dengan komputer, khususnya pada saat penciptaan dokumen, maka perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :a. Kabel

Kabel yang digunakan untuk menyalakan listrik dan berhubungan dengan sumber daya listrik apakah sudah sesuai dengan standar yang disyaratkan atau belum, dan diperiksa tentang keutuhan kabel.

b. Stop kontakTeliti stop kontak dengan baik, sebab dari stop kontaklah sumber listrik pada komputer dapat menyala dan dapat menimbulkan gangguan.

c. StekkerPeriksa stekker yang menghubungkan antara kabel dengan aliran listrik, apakah telah tersambung dengan baik atau masih ada sambungn yang lepas atau kendor.

d. Tegangan dan kapasitas listrikSebelum bekerja dengan komputer atau mesin-mesin kantor lainnya yang menggunakan tenaga listrik, terlebih dahulu yang harus diperhatikan adalah tegangan listrik yang kita miliki, apakah sudah sesuai dengan tegangan yang digunakan untuk operasional mesin-mesin. Disamping tegangan listrik yang amat pentintn kita lihat adalah kapasitas listrik yang terpasang pada kantor kita, apakah mampu untuk menjalankan mesin-mesin yang akan dioperasikan.

e. Keabsahan dan keaslian softwareSesuai dengan perkembangan zaman dan tegnologi, bahwa dewasa ini teknologi komputer sudah merambah dalam berbagai aspek kehidupan, namun kiranya yang sangat strategis sekali dalam penggunaan komputer adalah untuk bidang pekerjaan perkantoran khususnya yang sering berhubungan dengan pembuatan dokumen atau naskah, bahkan sekarang ini bagi kantor tertentu sudah merupakan komputer minded atau kehidupan kantor.

Glosarium :

- HAKI : hak intelektual - Moving chair : kursi kantor yang dapat berputar- Stekker- Kontras

B. Tugas

1. Pergilah anda ke suatu perusahaan, lakukan pengamatan terhadap lingkungan kerja di perusahaan tersebut :- apakah setiap karyawan yang melakukan pekerjaan sudah menerapkan sika yang baik ?- apakah dalam melakukan pekerjaan setiap karyawan sudah memperhatikan keselamatan di lingkungan kerjanya, terutama yang bekerja dengan menggunakan listrik !Hasil dari pengamatan tersebut kemudian diskusikan dengan teman sekelas.Buatlah satu kelompok terdiri dari 5 anak, dengan ketua dan sekretaris !Jawab :

2. Diskusikan masalah tersebut dibawah ini ?Apakah setiap kantor harus selalu menggunakan peralatan dan perlengkapan kerja sesuai dengan standar. Sesuai dengan kelompok yang telah di bentuk pada soal No. 1 !

C. Uji komptensi

I. Berilah tanda silang (X) pada huruf a, b, c, d atau e pada jawaban yang paling benar !1. Untuk memudahkan mencari dokumen yang disimpan, yang harus dilakukan adalah

…a Memberi nama file yang sesuai dengan isi dokumen dan menempatkan pada

folder tertentub Memberi nama file secara singkat c Memberi nama file pada folderd Membuat copy filee Membuat folder sendiri

2. Pada waktu melakukan pekerjaan mengetik sikap yang benar adalah ...a Kepala menundukb Jarak antara mesin dengan badan agak jauhc Duduk agak membungkukd Punggung bersandar pada sandaran kursie Dada menekan meja

3. Kursi yang digunakan untuk pejabat yang sering banyak membaca adalah ...a Kursi yang menggunakan lengan di sebelah kanan dan kirib Kursi yang bisa diputarc Kursi yang menggunakan sandaran pada bagian belakangd Moving chaire Kursi yang mengkilap

4. Hakikat kesehatan kerja adalah ...a Sebagai alat untuk mencapai tujuanb Sebagai alat untuk mencapai derajat kesehatanc Sebagai alat untuk melindungi dirid Sebagai alat untuk meningkatkan semangat kerjae Sebaga alat untuk meningkatkan derajat kerja

5. Kondisi tiada kemungkinan malapetaka (bebas dari bahaya) disebut ...a Insiden b Amanc Kecelakaand Tingkat bahayae Potensi bahaya

6. Mencegah dan memberikan perawatan terhadap timbulnya penyakit, adalah salah satu dari ...a Tujuan kesehatan kerjab Tujuan keselamatan kerjac Fungsi kesehatan kerjad Fungsi keselamatan kerjae Usaha kesehatan dan keselamatan kerja

7. Undang-undang Republik Indonesia nomor 13 tahun 2003 mengatur tentang …a Transmigrasb Kesehatan kerjac Keselamatan kerjad Kesehatan dan keselamatan kerjae Ketenagakerjaan

8. Undang-undang nomor 13 tahun 2003 terdiri dari …a 18 bab 193 pasalb 18 bab 192 pasalc 18 bab 191 pasald 17 bab 193 pasale 17 bab 192 pasal

9. Berikut ini yang tidak merupakan faktor-faktor yang mempengaruhi K3, yaitu …a Kebersihanb Gizic Penerangan

d Air minume Perumahan

10. Undang-undang Ketenagakerjaan No. 13 tahun 2003 disahkan di ...a Surabayab Semarangc Yogyakartad Jakartae Bandung

11. Dalam UU No. 13 tahun 2003 pasal 86 ayat 1 berisi setiap pekerja mempunyai hak untuk memperoleh perlindungan atas ...a Keselamatan dan kesehatan kerjab Keamanan kerjac Hak dan kewajiband Hukume Hak pribadinya

12. Suatu kejadian yang tidak diduga dan tidak dikehendakai yang mengacaukan proses yang telah diatur disebut ...a Insidenb Keadaan tidak amanc Tindakan tidak amand Tingkat bahayae Kecelakaan

13. Salah satu usaha untuk meningkatkan keselamatan dan kesehatan kerja adalah ...a Memberi pertolongan pada kecelakaanb Mengurangi bahaya peledakanc Melindungi tenaga kerjad Memelihara kebersihan dan ketertibane Pengamanan peralatan kerja

14. Ciri pokok dalam upaya keselamatan kerja adalah ...a Upaya preventifb Upaya promotifc Upaya preventatif dan promotifd Upaya pengendaliane Upaya kebersihan

15. Pedoman dalam kesehatan kerja adalah ...a Penyakit dan kecelakaan akibat kerja dapat dicegahb Keselamatan dan kesehatan kerja dapat dijagac Kesehatan adalah pangkal dari keamanand Kesehatan kerja merupakan aplikasi kesehatan masyarakate Kesehatan keja adalah suatu pemikiran

16. Suatu upaya untuk meningkatkan kesehatan kerja pegawai disebut upaya ...a Preventifb Promotifc Preventif dan promotifd Didaktife Persesif

17. Setiap pekerja atau buruh mempunyai hak untuk memperoleh perlindungan atas keselamatan dan kesehatan kerja adalah bunyi UU No. 13 pasal 87 ayat ...a 1b 2c 3d 4e 5

18. Undang-undang yang mengatur tentang ketentuan-ketentuan pokok tentang tenaga kerja adalah Undang-undang nomor ...a 10b 11c 12

d 13e 14

19. Undang-undang yang mengatur/memuat ketentuan pokok tentang tenaga kerja adalah UU No. ...a 12 tahun 1969b 13 tahun 1969c 14 tahun 1969d 15 tahun 1969e 16 tahun 1969

II. Jawablah pertanyaan-pertanyaan dibawah ini dengan benar !1. Apa yang dimaksud dengan kesehatan kerja ?

Jawab : .......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

2. Apa hakikat dari kesehatan kerja ?Jawab : .......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

3. Sebutkan sebab-sebab yang menyebabkan terjadinya kecelakaan dan gangguan kesehatan kerja yang ditimbulkan oleh tempat lingkungan kerja !Jawab : .......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

4. Sebutkan tujuan utama dari kesehatan kerja !Jawab : .......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

KEGIATAN BELAJAR 3

MENCIPTAKAN DAN MENGEMBANGKAN NASKAH UNTUK DOKUMEN

Standar Kompetensi : Menciptakan dan mengembangkan naskah untuk DokumenKompetensi Dasar 2 : menghasilkan dokumen-dokumen naskahIndikator :Setelah pemelajaran ini diharapkan peserta didik dapat :Menjelaskan tentang menulis dan menyusun naskah sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan

Uraian Materi

Seperi kita ketahui bahwa aktifitas pekerjaan kantor semakin hari semakin meningkat hal ini disebabkan bertambahnya kebutuhan manusia atau kebutuhan organisasi, dengan meningkatnya pekerjaan kantor tersebut secara otomatis akan menambah jumlah warkat-warkat/dokumen yang ada. Dokumen kantor banyak sekali macamnya, ada yang berbentuk naskah, surat, surat lamaran, formulir dan lain-lain.Didalam memperoleh dokumen yang berupa naskah salah satu cara untuk mendapatkannya adalah dengan jalan menulis sendiri, menyalin dari naskah yag sudah ada. Jika naskah tersebut diperoleh dengan menyalin maka syarat utamanya adalah harus cermat dalam membaca kemudian diwujudkan dalam bentuk tulisan dengan penyajian yang benar dan menarik. Cara lain untuntuk menulis naskah dengan kecepatan tinggi yaitu melalui tulisan stenografi setelah itu dibacanya kembali kemudian disalin menjadi tulisan latin lalu disajikan dalam hasil yang baik dan benar.Setelah dokumen-dokumen yang berupa naskah tersebut diperoleh dapat diwujudkan dalam bentuk hasil ketikan baik ketik manual maupun ketik komputer , agar hasil yang diperoleh lebih berkualitas maka alangkah baiknya pengetikan naskah/dokumen tersebut dilakukan dengan komputer menggunakan aplikasi microsoft word hingga selesai bari disimpan pada directory folder tertentu dengan menggunakan nama file yang mudah diingat dan mencerminkan dari naskah tersebut.Macan-macam bentuk Naskah :Naskah yang disajikan untuk dijadikan bahan dokumen dapat disusun ke dalam berbagai bentuk antara lain :- bentuk teks biasa- bentuk kolom koran- bentuk tabel- bentuk mail mergeDari ke empat bentuk naskah tersebut masing-msing cara penulisannya memiliki teknik sendiri-sendiri terutama jika pengetikannya menggunakan komputer.a. Naskah Bentuk teks biasa

Jika kita menyakikan dokumen dalam bentuk teks biasa yang harus kita perhatikan adalah format atau susunan naskah yang ada, kemudian mengatur margin dan paper size yang digunakan serta jenis/tipe huruf yang dipakai juga ukuran huruf yang digunakan bahkan jika naskah menghendaki menggunakan nomor halaman maka kita tentukan akan dicetak dibagian atas naskah atau bagian bawah naskah.Untuk menentukan teks/naskah dalam format penulisannya dapat kita pilih beberapa alternatif misalnya : Naskah kita tulis dengan menggunakan perataan teks di sebelah kiri pada bagian kertas, sebelah engah atau sebelah kanan pada bagian kerta.Sedangkan untuk menentukan margin dan ukuran kertas dapat disesuaikan antara isi naskah dengan kertas yang sesuai. Perintah untuk mengatur ukuran kertas ini adalah melalui : File, page set up, paper size untuk menentukan jenis ukuran kertas yang digunakan dan margin untuk menentukan batas pengetikan yang dikehendaki.Untuk memberikan nomor halaman dapat dilakukan dengan cara mengklik menu : View, Header and footer, insert page number dan seterusnya.

b. Naskah/dokumen dapat kita sajikan dalam bentuk kolom koran, dimana jumlah kolom dapat kita tentukan misalnya : 2 kolom 3 kolom, atau 4 kolom tergantung dari kebutuhan dan keserasian naskah. Adapun perintah untuk membentuk kolom koran adalah melalui menu : Format, columns, lalu memilih banyaknya kolom yang akan dibentuk dpat mengisi yang dikehendaki, klic OK.

c. Naskah dalam bentuk tabelUntuk memperjelas penyampaian suatu data kadang disusun dalam bentuk tabel yang berisi beberapa kolom dan baris tergantung dari isi naskah yang akan disampaikan. Untuk menyusun naskah menjadi tabel ini dapat dilakukan dengan cara memberikan perintah sebagai berikut : klik menu tabel, insert, table, lalu mengisi number of columns untuk menentukan jumlah kolom yang dikehendaki, dna mengisi number of rows untuk memperoleh jumlah baris yang dikehendaki, klick OK

d. Naskah yang disusun dalam bentuk mail mergeMail merge adalh fasilitas yang dimiliki oleh komputer dapat digunakan untuk membuat surat dengan 1 naskah tetapi dapat kita kirimkan kepada alamat beberapa orang, tujuan dari penggunaan mail merge ini adalah untuk menghemat pengetikan dalam pembuatan undangan.Langkah-langkah yang digunakan untuk mengatur mail merge ini adalah sebagai berikut :- ketik naskah undangan dan lain-lain - click menu tools, Mail merge, create, form letters, get data, create data source- isi field name, misalnya diketik nama, untuk tempat menulis nama seseorang, lalu click add field name, ktik lagi, misalnya alamat : untuk memasukkan alamat seseorang lalu click add field name, ketik lagi pada kotak field neme, misalnya kota : untuk memasukkan kota seseorang yang akan dituju dalam naskah surat.- klick OK , sekaligus perintah untuk menyimpan, berik/ketik nama file, OK- click data source, akan muncul data form- isi data form yang tersedia, dengan cara mengetik nama seseorang, alamat seseorang, kota tempat tinggan seseorang lalu klick add new- lakukan hingga jumlah tertentu jika sekirannya cukup klick OK- Clik menu Insert Merge Field , klick secara berurutan, nama, alamat dan kota, akan muncul tanda << >> - jika sudah keluar click, View merged data, tanda <<ABC>> - akhiri perintah terakhir dengan mengklick merge to new documentPerintah pembuatan mail merge selesai.

Sedangkan prosedur atau proses terciptanya dokumen yang berasal dari surat masuk adalah :1. Penerimaan surat dari pihak lain2. Pencatatan surat dalam buku agenda3. pembukuan surat dan pemeriksaan surat4. pendistribusian surat5. Follow up terhadap surat6. Penyimpanan surat berbagai arsip. Untuk keperluan bahan dokumentasi. Masing –masing kantor memiliki tata cara dan prosedur yang berbeda-beda terhadap penerimaan penciptaan dokumen.

Glosarium

1. Mail Merge : fasilitas yang dimiliki oleh komputer dapat kita gunakan satu naskah untuk Beberapa alamat

2. Paper Size : Jenis ukuran kertas yang akan dipilih dalam pngetikan3. Margin : batas pengetikan yang akan digunakan4. Header adn footer : Perintah untuk memberikan pnomoran halaman pada bagian atas dan

bawah

Tugas

1. Ambilah suatu naskah salin/ketik naskah tersebut kemudian ubahlah kedalam bentuk kolom Koran 4 kolom 2. Buatlah suatu naskah undangan lalu kirimkan untuk kebeberapa orang dengan alamat yang Berbeda-beda engan menggunakan fasilitas mail merge!3. Buatlah suatu surat pesanan lengkap dengan Header dan Footer ! - Untuk Kop surat buatlah huruf dengan Bold - Untuk kata-kata yang penting buatlah denan huruf miring

Uji Kompetensi

I. Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar dengan memberi tanda silang (x) pada huruf a, b, c, d, atau e !1. Naskah/dokumen kantor secara terus menerus volumenya bertambah disebabkan

karena ...a. Jumlah manusia semakin banyakb. Kemajuan tegnologic. Hubungan dengan kebuguhan manusia semakin komplekd. Tidak ada penyusutan dokumene. Ruangan kantor semakin sempit

2. Untuk menghasilkan ketikan yang berupa naskah digunakan program aplikasi komputer berupa ...a. Microsoft exelb. Microsoft wordc. Microsoft power pointd. Microsoft accesse. Microsoft front pages

3. Simbol disamping adalah perintah untuk mengetik ...a. Senteringb. Menebalkanc. Memiringkand. Mengecilkane. Penyimpanan

4. Untuk menyimpan naskah yang telah diketik harus menggunakan perintah …a. File-save asb. Format-save-as save asc. View – table – insertd. Menu-insert – tabele. Insert – table – save

5. Untuk menulis undangan yang sifatnya masal digunakan fasilitas …a. Tableb. Cloumnsc. Mail merged. Border and shadinge. Mail handling

6. Untuk menentukan jumlah barus pada tabel cara mengisi …a. Number of tableb. Number of columnsc. Number of rowsd. Table of rowse. Table of coloumns

7. View header and footer adalah perintah untuk …a. Menentukan batas pengetikanb. Menentukan ukuran kertasc. Menentukan jumlah kolom

d. Menentukan penomoran halamane. Menentukan jumlah baris

8. Untuk pengetikan dokumen yang berupa surat digunakan ketas kuarto atau ukuran …a. A3b. A4c. A5d. A6e. Legal

9. Untuk menentukan batas kiri batas kanan harus menggunakan perintah ...a. File, paper sizeb. File, page set up, leterc. File, page set up, paper sized. File, paper size, page set upe. File, insert, paper size

10. Untuk menyusun naskah menjadi tabel dapat dilakukan dengan cara memberikan perintah …a. Klik table, menu, insertb. Klik menu, table, insertc. Klik insert, menu tabled. Klik table, insert menue. Klik menu, insert, table

II. Jawablah pertanyaan-pertanyaan dibawah ini dengan singkat dan benar !1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan header dan footer !

Jawab : ………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………….

2. Jelaskan bagaimana cara mengkopy naskah yang baik !Jawab : ………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………….

3. Bagaiman cara menyusun naskah menjadi tabel ?Jawab : ………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………….

4. Apa manfaat dari fasilitas mail merge ?Jawab : ………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………….

5. Bagaimana menghitamkan dan memiringkan huruf ?Jawab : ………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………….

KEGIATAN BELAJAR 3

MENCIPTAKAN DAN MENGEMBANGKAN NSKAH UNTUK DOKUMEN

Standar Kompetensi : Menciptakan dan mengembangkan naskah untuk dokumenKompetensi dasar 3 : Menetapkan ukuran-ukuran bagi strukturdan bentuk

dokumenTujuan Pembelajaran : setelah membaca dan mempelajari materi inti diharapkan siswa dapat :

1. Mencitpakan dan mengetahui dokumen-dokumen kantor 2. Menjelaskan ukuran-ukuran naskah/dokumen kantor 3. Menjelaskan macam-macam dokumen baris dan menerapkan dalam Kegiatan sehari-hari

Uraian Materi

Seperti kita ketahui bahwa sesuai dengan kemajuan teknologi, cara penciptaan dokumenpun juga menggunakan komputer. Semua dokumen dapat kita cetak dengan menggunakan komputer. Oleh karena itu kita harus menciptakan dan mengembangkan dokumen sendiri.Untuk lebih jelasnya di bawah ini akan dijelaskan masalah menciptakan dan mengembangkan naskah untuk dokumen.

A. Pengertian dokumenDokumen secara umum adalah segala sesuatu yang dapat memberikan keterangan atau informasi tentang sesuatu hal. Dokumen-dokumen yang sering digunakan untuk kegiatan biasanya berbentuk lembaran, buku atau naskah. Dokumen yang paling banyak mendominasi pekerjaan kantor adalah surat, memorandum,formulir-formulir dan lain-lain. Setiap kantor selain menerima surat juga menciptakan surat, karena penggunaan surat dipandang masih sangat efektif dan efisien.Surat digunakan sebagai alat komunikasi ekstern organisasi kantor, sedangkan untuk kebutuhan komunikasi intern kantor biasanya dilakukan oleh atasan kepada bawahan dalam melakukan komunikasi intern. Dengan adanya surat masuk ataupun surat keluar secara tidak langsung adalah merupakan kegiatan penciptaan dokumen.

B. Kegiatan/Tugas DokumentasiDokumnentasi adalah kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelediki, meneliti, memperbaiki, dan menciptakan dokumen agar setiap saat dapat dijadikan sebagai bahan pengambil keputusan.

C. Kegiatan/Tugas DokumentasiDokumentasi adalah kegiatan mencari,mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti, meperbaiki, menyajikan dan menyiapkan dokumen agar setiap saat dapat dijadikan sebagai bahan pengambil keputusan. Bila di urut kegiatan/tugas seorang dokumentalis itu meliputi :

1. Mencari dan mengumpulkan bahan-bahan yang bernilai Pengumpulan keterangan dapat dilakukan dengan jalan :a. Wawancara/Interviewb. Membuat lembar pertanyaan (quisioner)c. Pengamatan/observasid. Menelusuri koleksi buku atau keterangan lainnyaSedangkan pengadaan dokumen dapat dilakukan dengan jalana. Tukar menukar informasib. Memberikan informasic. Menerima informasid. Berlangganane Pembelian

2. Pencatatan DokumenUntuk pencatatan dokumen dilakukan pada buku induk dokumen. Lajur-lajur buku induk dokumen sebagai berikut :

No Tanggal Judul Penyusun/ Kota Penerbit Tahun Jumlah Cara KeteranganUrut Pencatat Pengarang Tempat terbit Terbit Perolehan

3. Menyusun dan mengolah dokumenMenyusun dan mengolah dokumen sehinggan informasi yang dikandung oleh dokumen tersebut dapat dimanfaatkan oleh pemakai jasa informasi itu, seperti ilmuwan, teknokrat, mahasiswa, pelajar, dosen dokter, dan lain-lain.Prsedur yang harus ditempuh dalam pengolahan dokumentasi menjadi bahan dokumen sebagai berikut :a Mencari dan memilih dokumen yang akan dijadikan bahan dokumentasib Mengkaji dan melengkapi serta mempelajari secara seksama isi informasi

dokumenc Membuat ringkasan/sinopsis, abstrak atau diterjemahkand Menetapkan dokumentasi yang telah selesai menjadi bahan dokumentasie Mengelompokkan hasil pengolahan ke dalam klasifikasi tertentuf Menyebarluaskan dengan menggandakan bila dibutuhkan.

4. MereporduksiMereproduksi adalah kegiatan memperbanyak dokumen sesuai dengan kebutuhan, seperti terjemahan penggandaan, dan lain-lain.

5. MenyortirMenyortir adalah kegiatan memisah-misahkan dokumen menurut jenis dan kegunaannya. Bagi dokumen kolporal yang disimpan di museum dapat dibuat suatu ekserp.ringkasannya. dan dalam pembuatannya tidak boleh mengurangi isi keseluruhan. Ekserp fibagi atas tiga bagian seperti di bawah ini.a Ekserp annotatif adalah kegiatan membuat ringkasan pada dokumen yang tidak

terlalu penting.b Ekserp indikatif adalah ringkasan dokumen yang menjelaskan garis besar isi

dokumen.c Ekserp informatif adalah ringkasan dokumen yang lebih lengkap dan berisi

pokok permasalahan yang terkandung dalam sebuah dokumen.Penggolongan ekserp ini amat perlu untuk mengatur dan merawat bahan dokumen sekaligus untuk memudahkan mencari dokumen tersebut.

6. Penyajian dan pendistribusian dokumenAdalah kegiatan penyajian dan penyampaian dokumen kepada pemakai jasa infomasi.Pendistribusian dokumen dapat dilakukan secara aktif dan pasif.a Distribusi aktif, dilakukan karena pekerjaan rutinb Distribusi pasif, dilakukan karena diminta oleh yang berkepentinganSedangkan pelayanan distribusi dokumen dapat dibedakan atas :Pelayanan current awareness adalah pelayanan yang berkaitan dengan berita-berita

hangat.Pelayanan tanya jawab adalah pelayanan terhadap pertanyaan yang diajukanPelayanan penelusuran leiteratur, surily literatur analisa literatur adalah pelayanan

dengan cara memperluaskan indeks informasi, abstraksi, abstraks, indeks abstraks, pemberian informasi tentang adanya informasi baru.

Memelihara dan merawat serta menyimpan dokumen

Adalah kegiatan memelihara, merawat serta menyimpan dokumen yang bernilai dan bila dibutuhkan selalu dalam keadaan siap pakai.Dokumen asli tercetak seperti warkat dan surat-surat lainnya yang berbentuk lembaran disimpan menurut sistem kearsipan (sistem abjad, masalah, tanggal, wilayah dan nomor) sedangkan untuk dokumen tak tercetak disimpan dengan mempergunakan film micro film, piringan hitam, pita kaset, dan vidio kaset.

Peranan Dan Kegunaan DokumentasiDengan bertambah luasnya lapangan ilmu pengetahuan, maka dokumentasi akan semakin memegang peranan penting dalam mendukung penembangan ilmu pengatahuan dan teknologi tersebut. Dan bila dirumuskan peranan dokumentasi itu antara lain :

1. Menyediakan keterangan atau informasi sebagai dasar pengambilan keputusan2. Melayani pengembangan ilmu pengetahuan pada umumnya dan spesialisasi ilmu

pada khususnya.3. Menunjang penelitian untuk kemajuan organisasi4. Mengolah dan menyebarluaskan isi informasi intelektual dokumen yang ada di

perpustakaan, museum, dan kearsipan5. Media komunikasi ilmiah bagi ilmuwan dan cendikiawan 6. menerbitkan suatu jurnal publikasi dokumentasi

D. Bahan-bahan DokumentasiDari ruang lingkup dan kegiatan dokumentasi di atas dapat disimpulkan bahwa, bahan-bahan dokumentasi dapat dibedakan atas :

1. Bahan-bahan dokumentasi literal meliputi :a Buku-bukub Laporanc Disertasid Thesise Majalahf Korang Brosurh Leafleti Buku petunjuk teleponj Tambok Monografil Dan lain-lain

2. Bahan-bahan dokumentasi kolporal meliputi :a Fosil-fosilb Benda-benda senic Archad Tugu e Batu bersuratf Candig Mata uang kunoh Pakaian adati Film dokumenterj Micro filmk Pita kasetl Dan lain.lain

3. Bahan-bahan dokumentasi privata Dokumentasi sejarah seperti silsilah UUD 1945, teks Pancasila, teks proklamasi,

sumpah pemuda, naskah supersemar, dan lain-lain.b Dokumentasi niaga, seperti kuitansi, faktur, cek, laporan keuangan, surat

perjanjian, surat pengakuan hutang, dan lain-lain.c Dokumentasi pribadi seperti akta kelahiran, ijazah, sertifikat, SIM, KTP, surat

nikah dan lain-lain.

Wesel Pos

Wesel Pos adala suatu alat yang dipergunakan untuk melakukan pengiriman uang dalam jumlah kecil.Adapun bagian-bagian wesel pos yang perlu ditulis adalah :a. Jumlah uang yang akan di kirimb. Nama dan alamat kepada siapa uang itu dikirimc. Nama dan alamat pengirimd. Tanggal pengirimane. Berita untuk apa dikirmkan Pada dasarnya wesel pos mempunyai 3 bagian penting, yaitu :a. Kolom pengirim, jumlah uang, dan tanggal pengirimanb. Kolom alamat yang dikirim uang dan jumlah uangc. Kolom berita

E. Jenis-jenis DokumenAda beberapa macam dokumen yang digunakan dalam masyarakat, meliputi : - surat-surat- akte- sertifikat- naskah perjanjian- kontrak kerjasama- gambar-gambar- hasil rekamanJenis-jenis dokumen apabila dilihat dari segi pemakaiannya :

1. dokumen pribadi2. dokumen pemerintah3. dokumen niaga

adapun macam-macam dari dokumen bisnis adalah :1. Lembar/Blanko kuitansi

Kuitansi adalah suatu tanda bukti bahwa seseorang telah menyerahkan uang untuk membayar sesuatu. Yang membayar menerima bukti kuitansi dan kepadanya di bebankan tambahan pembayaran materai sebanyak yang ditentukan oleh peraturan.Blanko kuitansi ini biasanya berukuran 7 x 21 cm , 9 x 21 cm , 11 x 26 cm, untuk menciptakan blanko kuitansi kita dapat membuat sendiri dengan Microsoft Excel tergantung dari kreatifitas kita sendiri.Blanko kuitansi memuat :a. Nomor kuitansib. Nama orang yang membayar, serta alamatnya (nama jalan,

nomor rumah dan tempat tinggal)c. Jumlah uang yang dinyatakan dengan huruf dan angkad. Tempat dan tanggal pengeluaran kuitansie. Keterangan untuk apa pembayaran dilakukanf. Tanda tangan yang menerimag. Alamat penerima dan jika yang menandatangani itu mewakili

suatu badan hukum (perusahaan, kantor) maka nama dan alamat badan hukum itu harus dicantumkan.

2. FakturFaktur adalah daftar perhitungan mengenai barang-barang yang dijual disertai dengan perincian harga dan jumlah barang serta mencantumkan jumlah yang harus dibayar setelah dikurangi dengan potongan/discount.Bentuk faktur dari masing-masing lembaga/pelaku bisnis mungkin tidak sama antara satu dengan lainnya, namun pada pokoknya ada bagian-bagian yang terpenting mesnti

harus ada. Lembar faktur biasanya dibuat dengan ukuran sixmo atau octavo. Untuk menciptakan blanko atau lembar faktur dapat dirancang menggunakan komputer melalui program aplikasi Microsoft word atau Microsoft excel.

Adapun hal-hal yang termuat dalam lembar faktur antara lain sebagai berikut :1. Nama organisasi/lembaga yang mengeluarkan faktur2. Alamat organisasi/lembaga yang mengeluarkan faktur3. Alamat/tujuan faktur4. Nomor faktur dan tanggal faktur5. Banyaknya barang6. Nama Barang7. Satuan/harga satuan8. Jumlah harga9. Jumlah yang harus dibayar10. pihak yang menyerahkan barang11. pihak yang menerima barang, dan lain-lain

adalah sebagai si penjual barang dan pemesan sebagai pembeli barang. Maka setelah terjadi persetujuan jual beli tadi, si penjual atau perusahaan akan mengirimkan barang-barangnya berikut nota faktur kepada pemesan barang itu.Pada dasarnya faktur terdiri dari atas bagian-bagian, antara lain kepala faktur, tanggal, nomor, dan alamat kepada siapa faktur dikirim serta perincian barang, dan sebagainya termasuk tanda tangan penjual.

Petunjuk pengetikan faktura. Pengetikan faktur hampir sama dengan daftar apabila tidak menggunakan blanko faktur.b. Faktur diketik dengan jarak 1 ½ atau 2 bila tidak menggunakan blanko faktur, tapi bila menggunakan blanko faktur tinggal mengikuti garis-garis pada faktur itu sendiric. Nama dan alamat perusahan pembuat faktur diketik di sebelah kiri setelah dikait dari sebelah atas faktur 2 atau 3 x 1 kait, dan dari pinggir ke kiri 5 ketukan. Nama perusahaan pembuat faktur dapat juga disimpan di tengah-tengah secara senteringd. Kota dan tanggal serta alamat yang dituju atau dikirim faktur diketik lurus atau sesuai dengan garis-garis yang disediakan di sebelah kanan atas sejajar dengan nama perusahaan atau dibawah nama perusahaan apabila perusahaan diketik sentering.e. Dibawah nama perusahaan di sebelah kiri ditulis kata faktur dan nomorf. Pada kolom pertama diketik banyaknya barang yang dipesan, pada kolom kedua nama barang, pada kolom ketiga harga satuan barang , dan kolom keempat jumlahg. Kalau ada potongan maka kata potongan ini disimpan setelah barang-barang dijumlahkan dahulu semuanya, deberi garis dan dikait satu kali baru diketik potongan h. Jumlah terakhir ditulis juga dengan huruf, baik huruf besar atau biasa setelah kita mengkait 2 atau 3 kait dari garis rangkap jumlah akhir.i. Nama penjual menandatangani jumlah faktur itu di bawah jumlah akhir atau kata terbilang lurus dengan bilangan jumlah akhir.

3. Nota jual beli4. cek/ceque5. bill of lading/konosemen6. asuransi pengangkutan7. surat penawaran, dan lain-lain

Glosarium

- Memo : salah satu alat komunikasi intern perusahaan- Interview : wawancara- Quisioner : membuat lembar pertanyaan- Current awareness : pelayanan yang berkaitan dengan berita-berita hangat

C. Tugas

1. Buatlah suatu kelompok dengan teman sekelasmu, satu kelompok terdiri dari 3 orang. Pergilah ke bagian administrasi kemudian lakukan observasi. Jenis-jenis dokumen apa saja yang ada dalam bagian administrasi :

- bagaimana cara penciptaan dokumen- dokumen jenis apa yang paling banyak diciptakanJawab :

2. Buatlah dokumen mulai dari penciptaan sampai dengan dokumen itu jadi !Jawab :

D. Uji Kompetensi

II. Berilah tanda silang (x) huruf a, b, c, d atau e pada jawaban yang paling benar !1. Kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti, memperbaiki,

menyajikan dan menyiapkan dokumen agar setiap saat dapat di jadikan sebagai bahan pengambil keputusan disebut ...a. Dokumenb. Dokumentasic. Dokumenterd. Arsip e. Formulir

2. Di bawah ini yang tidak termasuk dalam pengadaan dokumen adalah ...a. Memberikan informasib. Menerima informasic. Pembeliand. Pengkopiane. Tukar menukar informasi

3. Kegiatan memperbanyak dokumen sesuai dengan kebutuhan di sebut ...a. Menciptakanb. Menyortirc. Memproduksid. Distribusie. Mengirim

4. Pendistribusian dokumen dapat dilakukan secara ...a. Terus menerusb. Sewaktu waktuc. Aktif dan pasifd. Berkalae. Bergilir

5. Dokumen yang tidak tercetak penyimpanannya menggunakan ...a. Sistem abjadb. Sistem nomorc. Sistem kearsipand. Sistem wilayahe. Pita kaset

6. Suatu tanda bukti bahwa seorang telah menyerahkan sejumlah uang untuk membayar sesuatu adalah ...a. Fakturb. Kuitansic. Konosemend. Wesele. Kartu pos

7. Untuk pengetikan memorandum biasanya menggunakan kerta ukuran ...

a. Foliob. Kwartoc. Sixmod. Duplikatore. Buram

8. Lembar faktur biasanya menggunakan kertas ukuran ...a. Sixmob. Kuartoc. Foliod. Setengah kuartoe. Buram

9. contoh dari alat komunikasi intern adalah ...a. suratb. memoc. kartu posd. telepone. faksimile

10. Distribusi yang dilakukan karena pekerjaan rutin adalah distribusi ...a. Pasifb. Regulerc. Berkalad. Aktife. Terus menerus

III. Jawablah pertanyaan-pertanyaan dibawah ini dengan jawaban yang benar !1. Apa yang dimaksud dengan dokumen ?

Jawab : ...................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

2. Sebutkan peranan dari dokumentasi !Jawab : ...................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

3. Sebutkan prosedur yang harus ditempuh dalam pengolahan dokumentasi menjadi bahan dokumen !Jawab : ...................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

4. Jelaskan apa yang dimaksud dengan !a. Ekserp annontatifb. Ekserp indikatifc. Ekserp informatifJawab : ...................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

5. Sebutkan hal-hal yang termasuk dalam lembar faktur !Jawab : ...................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

6. Bagian-bagian apa saja yang terdapat pada wesel pos !Jawab : ...................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

7. Apa saja yang termasuk dalam kegiatan dokumentasi ?

Jawab : ...................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

8. Sebutkan bahan-bahan dokumentasi literal !Jawab : ...................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

9. Sebutkan bagian-bagian yang harus dicantumkan dalam faktur !Jawab : ...................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

10. Sebutkan dokumen-dokumen bisnis yang anda ketahui !Jawab : ...................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

DAFTAR PUSTAKA

Ating Tedjasutisna. 1990.Etika Komunikasi Kantor.CV.Armico.Bandung

Atmo Sudirjo,Prajudi,S.Prof.Dr.Mr.1982.Kesekretarisan dan Administrasi Perkantoran,Ghalia

Indonesia,Jakarta

Citro,Suhartin,RT,Drs.1982.Prinsip-prinsip dan Teknik Berkomunikasi.Bharata,Karya

Aksara.Jakarta

Martono,E,Drs.1985.Etika Komunikasi Kantor.Karya Utama,Jakarta

Soedarso,DH,Drs.1987.Etika Komunikasi I.Sponsor.Bandung

Soeyitno,Solehan,PW.1987.Surat Menyurat Resmi Indonesia.CV.Bandung

Thomas Wiyasa Brata Wijaya,Drs.1982.Surat Bisnis Modern.PT.Pustaka Binaman

Presindo.Jakarta

Maryo Y.S.Surat Menyurat Lengkap.Edisi Revisi.Aneka Ilmu.Semarang

Wursanto,Drs.lg.1987.Etika Komunikasi Kantor.Kanisius.Yogyakarta

Soetopo.1999.Pelayanan Prima.Bahan Diklat ADUM (Administrasi Umum). Jakarta =LaN.RI

Euis Honiarti,Dra.2004.Mengaplikasi Ketrampilan Dasar Komunikasi SMK.Armico.Bandung

Yeti Sumaryati,Ratu Eci Zulfika.1995.Kesekretasisan.Armico.Bandung

Agung Basuki.2005.Independent Travelling.PT.Gramedia Pustaka Utama.Jakarta

Yeti Sumaryati,BA.Ratu Evi Zulfika,1996.Stenografi,SMK Jilid 3.Kelompok Bisnis dan

Manajemen.CV Armico.Bandung.