Siklus Pengeluaran
Keren Margaretta EsmeraldaLaila Hidayatullah
Lucky Maharani SafitriMoch. Choirul Azis
Pengertian Siklus Pengertian Siklus PengeluaranPengeluaran
Serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Diagram Konteks dari Siklus Diagram Konteks dari Siklus PengeluaranPengeluaran
Tujuan Siklus PengeluaranTujuan Siklus Pengeluaran
Meminimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperlukan perusahaan untuk berfungsi.
Perbandingan Aktivitas Siklus Perbandingan Aktivitas Siklus Pendapatan dan Siklus PengeluaranPendapatan dan Siklus Pengeluaran
AKTIVITAS SIKLUS PENDAPATAN AKTIVITAS SIKLUS PENGELUARAN
Entri pesanan penjualan – memproses
pesanan dari pelanggan.
Pemesanan bahan baku, perlengkapan, dan
jasa – mengirimkan pesanan ke pemasok
Pengiriman – mengantar barang dagangan
atau jasa ke pelanggan (logistik outbound)
Penerimaan – menerima barang atau jasa
dari pemasok (logistik inbound)
Penagihan – mengirimkan faktur ke
pelanggan
Memproses faktur – meninjau dan menyetujui
faktur dari pemasok.
Penerimaan kas – memproses
pembayaran dari pelanggan
Pengeluaran kas – memproses pembayaran
ke pemasok.
Ancaman dan Pengendalian Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Pengeluarandalam Siklus Pengeluaran
Masalah-masalah umum keseluruhan siklus pengeluaran
1. Data induk yang tidak akurat atau tidak valid2. Perlengkapan yang tidak diotorisasi atas informasi sensitif3. Kehilangan atau penghancuran data4. Kinerja yang buruk
1.1 Pengendalian integritas pemrosesan data1.2 Pembatasan akses terhadap data induk1.3 Tinjauan atas seluruh perubahan data induk2.1 Pengendalian akses2.2 Enkripsi3.1 Backup dan prosedur pemulihan bencana4.1 Laporan manajerial
Pemesanan 5. Kekurangan dan kelebihan persediaan6. Membeli barang yang tidak dibutuhkan7. Membeli pada harga yang melambung
5.1 Sistem persediaan perpetual5.2 Kode bar atau label RFID5.3 Perhitungan persediaan fisiksecara periodik6.1 Sistem persediaan perpetual6.2 Tinjauan dan persetujuan permintaan pembelian6.3 Fungsi pembelian tersentralisasi7.1 Daftar harga7.2 Penawaran yang kompetitif7.3 Tinjauan pesanan pembelian7.4 Anggaraan
Ancaman dan Pengendalian Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Pengeluarandalam Siklus Pengeluaran
Penerimaan 1. Menerima barang yang tidak
dipesan
2. Kesalahan dalam perhitungan
3. Memverifikasi penerimaan
jasa
1.1 Mensyaratkan keberadaan pesanan
pembelian yang disetujui sebelum
menerima setiap pengiriman
2.1 Tidak menginformasikan pegawai
penerimaan mengenai kualitas yang
dipesan
2.2 Mensyaratkan pegawai penerimaan untuk
menandatangani laporan penerimaan
2.3 Insentif
2.4 Penggunaan kode batang dan label RFID
2.5 Konfigurasi sistem ERP untuk menandai
diskrepansi antara kuantitas yang dipesan
dan diterima yang melebihi toleransi
ambang batas untuk penyelidikan
3.1 Pengendalian anggaran
3.2 Audit
Ancaman dan Pengendalian Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Pengeluarandalam Siklus Pengeluaran
Menyetujui
faktur
pemasok
1. Kesalahan dalam
faktur pemasok
2. Keslahan dalam
mem-posting ke
utang
1.1 Verifikasi atas keakuratan faktur
1.2 Mensyaratkan tanda terima mendetail
untuk pembelian kartu pengadaan
1.3 ERS
1.4 Pembatasan akses ke data induk
pemasok
1.5 Verifikasi tagihan biaya pengiriman
dan penggunaan saluran pengiriman
yang disetujui
2.1 Pengendalian edit entri data
2.2 Rekonsiliasi catatan utang yang detail
dengan akun control buku besar umum
Ancaman dan Pengendalian Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Pengeluarandalam Siklus Pengeluaran
Pengeluaran
kas
1. Kegagalan untuk
memanfaatkan diskon
bagi pembayaran tepat
waktu
2. Membayar untuk barang
yang tidak diterima
1.1 Pengisian faktur berdasarkan
tanggal jatuh tempo untuk diskon
1.2 Anggaran arus kas
2.1 Mensyaratkan bahwa seluruh faktur
pemasok dicocokkan dengan
dokumne pendukung yang diakui
baik oleh penerimaan dan
pengendalian persediaan
2.2 Anggaran (bagi jasa)
2.3 Mensyaratkan tanda terima bagi
biaya perjalanan
Masalah-masalah Umum Masalah-masalah Umum Keseluruhan Siklus PengeluaranKeseluruhan Siklus Pengeluaran
Data Induk yang tidak akurat dan atau tidak
valid
Kelebihan persediaan
Pembelian yang tidak perlu
Menghasilkan penundaan
produksi
Penipuan pembayaran ke
pemasok yang fiktif
Pengiriman pembayaran ke
alamat yang salah
Pengiriman yang tidak tepat waktu,
Pembelian bahan baku yang
kualitasnya inferior (rendah)
Pemesanan dari pemasok yang tidak disetujui,
Cara PenanggulanganCara Penanggulangan
Menggunakan pengendalian integritas pemrosesan data. Ini juga penting untuk membatasi akses data induk siklus pengeluaran dan mengonfigurasi sistem sehingga hanya pegawai berwenang yang dapat membuat perubahan atas data induk.
Siklus Pengeluaran
Diagram Arus Data Tingkat 0 Diagram Arus Data Tingkat 0 dari Siklus Pengeluarandari Siklus Pengeluaran
PemesananPemesanan
Terdapat berberapa metode untuk mengidentifikasi apa, kapan, dna berapa banyak unit yang akan dibeli
Pendekatan Tradisional /
EOQ
Reorder Point
Sistem persediaan
JIT
Perencanaan kebutuhan
material
PemesananPemesananProses
1.1 Apa yang
Dipesan
1.2 Memilih
Pemasok
Siklus Pendapatan
Siklus Pengeluaran
Pengendalian Persediaan &
Berbagai Departemen
Departemen Penerimaan
Pemasok
Pemasok
Persediaan
Pesanan Pembelian
PemesananPemesananAncaman dan Pengendalian
Catatan persediaan yang tidak akurat dapat menyebabkan kehabisan stok yang akan mengakibatkan pada hilangnya penjualan atau menyimpan persediaan berlebih yang dapat meningkatkan biaya. Untuk mengurangi resiko pada masalah ini, metode persediaan perpetual seharusnya digunakan untuk memastikan bahwa informasi mengenai stok persediaan selalu terbarui
Memilih PemasokMemilih Pemasok
Memilih PemasokMemilih PemasokAncaman dalam Pemesanan
Terdapat lima ancaman untuk menempatkan pesanan dengan pemasok. Salah satunya melibatkan pembelian barang pada harga yang melambung.
Penerimaan
Proses
PenerimaanPenerimaanAncaman dan PengendalianSalah satu contoh ancaman yang mungkin dialami
dalam siklus penerimaan ini yaitu menerima pengiriman barang yang tidak dipesan menghasilkan biaya-biaya yang terkait dengan pembongkaran penyimpanan, dan kemudian pengembalian barang-barang tersebut. Prosedur pengendalian yang terbaik untuk menanggulangi ancaman ini adalah menginstruksikan departemen penerimaan untuk menerima hanya pengiriman yang ada dalam pesanan pembelian yang disetujui.
Menyetujui Faktur PemasokMenyetujui Faktur PemasokProses
Menyetujui Faktur PemasokMenyetujui Faktur PemasokAncaman dan Pengendalian
Pengeluaran KasPengeluaran KasProses
Pembayaran dibuat ketika utang mengirimkan kasir sebuah paket voucher
KasirKasir
BendaharaBendahara
Pengeluaran KasPengeluaran KasAncaman dan PengendalianKegagalan untuk memanfaatkan diskon pembelian bagi
pembayaran yang tepat waktu dapat menjadi mahal. Pengajuan yang tepat dapat mengurangi resiko secara signifikan pada ancaman ini. Faktur yang disetujui harus diajukan berdasarkan tanggal jatuh tempo, dan sistem harus didesain untuk melacak tanggal jatuh tempo dan mencetak sebuah daftar seluruh faktur yang beredar secara periodik
Ancaman lainnya adalah membayar untuk barang yang tidak diterima. Pengendalian terbaik untuk mencegah ancaman ini adalah membandingkan kuantitas yang diindikasikan dalam faktur pemasok dengan kuantitas yang dimasukkan oleh pihak pengendalian persediaan yang menerima transfer atas barang-barang tersebut dari departemen penerimaan.
Departemen MSDM
Berbagai departemen
Asuransi dan
perusahaan lain
Bank
Lembaga Pemerintahan
Pegawai
Sistem Penggajian
Perubahan dalam penggajian
Data kehadiran dan
waktu
Laporan
Laporan
Pengembalian dan potongan pajak
Cek gaji
Cek penggajian
Pajak penghasilan dan laporan pajak
Tarif dan instruksi pajak
Perubahan tarif dan instruksi
Cek dan laporan
Aktivitas Siklus Penggajian
1. Perbarui file induk penggajian2. Perbarui tarif dan potongan3. Validasi data waktu dan kehadiran4. Siapkan penggajian5. Keluarkan dana penggajian6. Hitung kompensasi dan pajak yang dibayar oleh
perusahaan7. Pengeluaran dana pajak penghasilan dan potongan
lain-lain
Perbarui file induk penggajian
Memperbarui file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian, seperti:
– Mempekerjakan orang baru– Pemberhentian– Perubahan tingkat gaji
Perbarui Tarif dan Potongan
Perubahan tarif dan potongan terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan potongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.
Validasi data waktu dan kehadiran
• Informasi mengenai waktu dan kehadiran pegawai datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada status pembayaran pegawai.
• Pegawai yang dibayar per jam kartu waktu• Pegawai yanag mendapatkan gaji tetap
diawasi para supervisor secara informal• Pegawai yang dibayar berdasarkan komisi murni
atau gaji ditambah komisi pencatatan jumlah penjualan atau kinerja operasionalnya.
Mempersiapkan Penggajian
• File transaksi penggajian diurut berdasarkan nomor pegawai.
• File yang telah diurutkan kemudian digunakan untuk menghitung gaji kotor, potongan penggajian (potongan untuk PPh dan potongan sukarela), dan gaji bersih.
• Daftar penggajian dan cek gaji pegawai dicetak.
Membayar Gaji
• Daftar penggajian dikirim ke bagian utang untuk ditinjau dan disetujui.
• Voucher pengeluaran dibuat untuk mensahkan transfer dana dari rekening giro umum milik perusahaan ke rekening bank penggajian perusahaan.
• Voucher pengeluaran dan daftar penggajian dikirim ke kasir.
• Daftar penggajian dikembalikan ke bagian penggajian, sementara voucher pengeluaran dikirim ke staf administrasi bagian akuntansi.
Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan
Rencana kompensasi fleksibel memungkinkan setiap pegawai menerima jaminan minimum asuransi untuk pengobatan dan kontribusi pensiun, kredit kompensasi tambahan yang dapat digunakan untuk mendapatkan waktu libur ekstra dan asuransi kesehatan tambahan.
Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potongan Lain-lain
Membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai.
Tujuan Pengendalian, Ancaman dan Prosedur
Proses/ Aktivitas
Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan
Pengontrakan atau perekrutan karyawan
1. Mempekerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi atau berkelakuan buruk
2. Pelanggaran hukum ketenagakerjaan
Prosedur mempekerjakan yang baik, termasuk verifikasi keahlian pelamar kerja, referensi, dan riwayat hidup.
Dokumentasi lengkap atas prosedur untuk mempekerjakan; pelatihan perkembangan terkini dalam hal hukum ketenagakerjaan
LANJUTAN …Proses/
AktivitasAncaman Prosedur pengendalian yang dapat
diterapkanPemrosesan penggajian
3. Perubahan file induk penggajian tanpa otorisasi.
4. Data waktu yang tidak akurat
5. Pemrosesan penggajian yang tidak akurat
6. Pencurian atau distribusi cek gaji tipuan
Pemisahan tugas: data SDM vs penggajian dan distribusi cek gaji; pengendalian akses; tinjauan atas semua perubahan.Otomatisasi pengumpulan data; berbagai pemeriksaan edit; rekonsiliasi data kartu waktu dengan data waktu kerjaTotal batch dan pengendalian aplikasi lainnya; rekening kliring penggajian; tinjauan peraturan IRS.Setoran langsung; distribusi cek gaji dilakukan oleh seseorang yang independen dari proses penggajian; penyelidikan cek gaji yang tidak diklaim; akses terbatas ke cek gaji kosong; pemberian nomor tercetak dan perhitungan serta pencatatan periodik untuk semua cek gaji; penggunaan rekening giro terpisah untuk penggajian, yang dipelihara sebagai dana tetap.
LANJUTAN …
Proses/ Aktivitas
Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan
Umum 7. Kehilangan atau pengungkapan data tanpa otorisasi
8. Kinerja yang kurang baik
Prosedur pembuatan cadangan; rencana pemulihan dari bencana; pengendalian akses fisik dan logis; enkripsi data
Pengembangan dan tinjauan periodik atas metrik kinerja yang tepat
Thank You