RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN
ADMINISTRASI PERKANTORAN
Disusun oleh :
RISTA KHOFIFAH
7101410073
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
2013
RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN
(RPP)
SEKOLAH : SMK
MATA PELAJARAN : Administrasi perkantoran
KELAS.SEMESTER : X/1
STANDAR KOMPETENSI : Memahami prinsip-prinsip penyelenggaraan
administrasi perkantoran
KOMPETENSI DASAR : Mendiskripsikan administrasi perkantoran
ALOKASI WAKTU : 1 x 30 menit (1 kali pertemuan)
I. STANDAR KOMPETENSI
Memahami prinsip-prinsip penyelenggaraan administrasi perkantoran
II. KOMPETENSI DASAR
Mendiskripsikan administrasi perkantoran
III. INDIKATOR PENCAPAIAN KOMPETENSI
1. Aspek Kognitif
1. Produk
1) Mendeskripsikan pengertian administrasi, kantor, dan administrasi
perkantoran
2) Mendeskripsikan unsur-unsur dan fungsi administrasi perkantoran
3) Mendeskripsikan ruang lingkup administrasi perkantoran
2. Proses
1) Menunjukkan fungsi-fungsi administrasi perkantoran
2. Aspek Psikomotor
1) Terampil dalam kegiatan administrasi
3. Aspek Afektif
1) Siswa aktif dalam kegiatan belajar mengajar dan aktif tanya jawab
tentang materi yang telah disampaikan guru.
2) Baik dalam mengikuti kegiatan belajar mengajar dalam proses
pembelajaran
IV. TUJUAN PEMBELAJARAN
1. Aspek kognitif
1) Siswa mampu mendeskripsikan pengertian administrasi perkantoran
2) Siswa mampu menjelaskan unsur-unsur dan fungsi administrasi
perkantoran
3) Siswa mampu mendeskripsikan ruang lingkup administrasi perkantoran
2. Aspek Psikomotor
1) Siswa mampu mengidentifikasi unsur-unsur dan fungsi administrasi
perkantoran
2) Siswa mampu membedakan pengertian administrasi, kantor, dan
perkantoran
3) Siswa mampu memberikan penjelasan tentang ruang lingkup
administrasi perkantoran
3. Aspek afektif
1) Siswa mampu memberikan umpan balik tentang materi yang
disampaikan guru
2) Siswa aktif dan baik dalam mengikuti proses kegiatan belajar mengajar
3) Siswa dapat bertanggung jawab pada materi pembelajaran yang didapat
dan jujur dalam kegiatan belajar mengajar atau ujian (tidak mencontek
dan menyalin tugas milik teman)
V. MATERI AJAR/PEMBELAJARAN
1. Pengertian administrasi, kantor, dan perkantoran
2. Unsur-unsur dan fungsi administrasi
3. Ruang lingkup administrasi perkantoran
(materi lengkap terlampir)
VI. METODE PEMBELAJARAN DAN MODEL PEMBELAJARAN
1. Model Pembelajaran Quantum Teaching
2. Metode Ceramah
3. Metode Mind Mapping
4. Metode Tanya Jawab
VII. KEGIATAN PEMBELAJARAN
No Kegiatan BelajarWaktu
(menit)
Aspek lifeskill yang
dikembangkan
1 Kegiatan Awal
- Menyiapkan peserta didik secara
psikis dan fisik untuk mengikuti
proses belajar
- Menciptakan suasana kelas yang
kondusif dan mengecek kehadiran
siswa
- Memotivasi siswa agar dapat
mengikuti KBM dengan baik dan
menyampaikan materi yang akan
dipelajari
- Mengajukan pertanyaan mengenai
materi yang akan disampaikan
5 Potensi diri
2 Kegiatan Inti
- Eksplorasi
- Guru menyampaikan materi
tentang pengertian, perbedaan
admnistrasi, kantor dan
perkantoran
- Elaborasi
- Guru memberi contoh mengenai
materi yang telah disampaikan
kepada siswa
- Guru melakukan Tanya jawab
mengenai materi yang telah
disampaikan dengan menunjuk
siswa secara acak
- Konfirmasi
- Guru memberikan feedback dan
menanggapi pertanyaan yang
diajukan siswa
17 - Kecakapan akademis
- psikomotor
3 Kegiatan Akhir
- Guru memberikan post test selama
5 menit
- Guru memberikan kesimpulan
mengenai materi yang telah
disampaikan
- Guru menyampaikan materi untuk
pertemuan selanjutnya
8
VIII. ALAT/SUMBER/MEDIA PEMBELAJARAN
Sumber pembelajaran :
- Modul Administrasi Perkantoran
- Sayetti, dkk. 2000. Administrasi Perkantoran. Erlangga
Media Pembelajaran :
- Power point
- Papan tulis
- LCD
Alat Pembelajaran :
- Spidol
- Penghapus
IX. PENILAIAN
1. Teknik/Prosedur penilaian
1. Tes Tertulis
Aspek yang
dinilai
Nilai Kualitatif Nilai Kuantitatif Deskripsi
(Alasan)
Penguasaan
materi
Penguraian
materi
Ketelitian
Kriteria penilaian
Nilai Kualitatif Nilai Kuantitatif
Memuaskan >85
Baik 71-85
Cukup 60-70
Kurang <60
Skor Penilaian
Soal nomor 1 (20)
Soal nomor 2 (20)
Soal nomor 3 (30)
Soal nomor 4 (30)
2. Instrument Penilaian
1. Tes tertulis
3. Soal instrumen
1. Tes tertulis (terlampir)
Semarang, Juli 2013
Guru Mata Pelajaran
Rista Khofifah
7101410073
LP. 1
Materi Pembelajaran
Mendeskripsikan Administrasi Perkantoran
A. Administrasi
1. Pengertian Administrasi
Kata administrasi berasal dari bahasa Belanda, “administratie” yang artinya
segala kegiatan yang meliputi tulis menulis, ketik mengetik, komputerisasi, surat
menyurat (korespondensi), kearsipan, agenda (pekerjaan-pekerjaan Tata Usaha
kantor). Kata administrasi lainnya berasal dari bahasa Yunani, “ Ad ministrare”
yang artinya Ad =pada, ministrare=melayani, maka kata administrasi berarti
memberikan pelayanan. Dari dua pengertian di atas secara gamblang dapat
diartikan bahwa administrasi mempunyai pengertian :“pelayanan kegiatan tata
usaha kantor” (pelayanan pengetikan/komputer, pelayanan surat menyurat , dan
lain sebagainya).
Pengertian administrasi dapat dibedakan menjadi 2 pengertian yaitu :
1. Administrasi dalam arti sempit. Menurut Soewarno Handayaningrat
mengatakan “Administrasi secara sempit berasal dari kata Administratie
(bahasa Belanda) yaitu meliputi kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat,
pembukuan ringan, keti-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat
teknis ketatausahaan”(1988:2).
2. Administrasi dalam arti luas. Menurut The Liang Gie mengatakan
“Administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh
sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan
tertentu”(1980:9).
Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa administrasi adalah
suatu proses kerjasama antara 2 orang atau lebih dalam suatu organisasi yang
dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu berdasarkan prinsip rasionalitas.
2. Unsur-Unsur Administrasi
Menurut The Liang Gie dalam buku “Adminitrasi Perkantoran Modern”terdiri
dari delapan unsur:
a. Pengorganisasian
b. Manajemen
c. Humas
d. Kepegawaian
e. Keuangan
f. Perbekalan
g. Tata usaha
h. Perwakilan
3. Fungsi Administrasi
Menurut Quible ada lima, yaitu :
1. Fungsi Rutin
Merupakan fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan
pemikiran minimal mencakup pengarispan dan pengadaan.Biasanya fungsi ini
dilaksanakan oleh staf administrasi yang bertanggungjawab atas kegiatan
administrasi sehari-hari.
2. Fungsi Teknis
Merupakan fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat,
keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai, seperti bisa
menggunakan beberapa progam aplikasi komputer.Fungsi ini biasanya
dilakukan oleh staf administrasi yang tergabung dalam departemen teknologi
informasi.
3. Fungsi Analisis
Merupakan fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif,
disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan
menganalisis laporan dan membuat keputusan pembelian.Fungsi ini biasanya
dilakukan oleh seorang manajer yang bertanggung jawab men-support
keputusan yang dibuat oleh atasannya.
4. Fungsi Interpersonal
Merupakan fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai
dasar pengambilan keputusan, serta keterampilan yang berhubungan dengan
orang lain, seperti mengkoordinasi tim proyek, serta memotivasi bawahan
sehingga mampu menciptakan manajemen-kepemimpinan tim dan suatu
pekerjaan (tim work).Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi
sebagai jenjang karier sebelum naik menjadi manajer pada suatu organisasi.
5. Fungsi Manajerial
Merupakan fungsi yang membutuhkan perencanaan pengorganisasian
pengukuran, dan pemotivasian, seperti pembuatan anggaran dan
pengevaluasian yang dilakukan oleh staf setingkat manajer yang bertanggung
jawab terhadap pelaksanaan sistem prosedur administrasi.
B. Kantor
1. Pengertian
a. Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu
pekerjaan (perusahaan); tempat bekerja
b. Kantor merupakan suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat personil dan
operasi ketatausahaan.
2. Tujuan kantor
a. Memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman
b. Fungsi kantor
c. Menerima informasi
d. Merekam informasi
e. Mengatur informasi
f. Memberi informasi
g. Melindungi aset/harta
C. Pengertian Administrasi Perkantoran
1. William Spriegel dan Ernest Davies
Dalam buku “Principles of Business Organization and Operation”,
manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-
kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan, dan penjualan
2. George R. Terry
Dalam buku”Office Management and Control”, manajemen kantor adalah
perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan
kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan
3. Arthur Granger
Dalam buku “National Office Management Association Report”, manajemen
kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan
perekaman dari suatu organisasi.
4. William Leffingwell dan Edwin Robinson
Dalam buku”Textbook of Office Management, manajemen kantor sebagai
suatu fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang
berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun dan
dimana pun pekerjaan itu dilakukan.
5. W. H Evans
Dalam buku “Administrasi Perkantoran Modern”, administrasi perkantoran
sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua
tahap operasi perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi dan
memori organisasi
6. Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang
bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai
peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif,
penyediaan keterangan bagi pimpinan dan juga membantu dalam kelancaran
perkembangan organisasi
Dapat disimpulkan bahwa pengertian Administrasi perkantoran
merupakan bagian dari manajemen yang memberikan informasi layanan bidang
administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif dan
memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya. Administrasi perkantoran
merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan
menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan
mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib
sesuatu hal.
D. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
Ruang lingkup administrasi perkantoran merupakan segala bentuk macam
kegiatan yang dikerjakan dalam kegiatan penyelenggaraan admistrasi serta
berbagai macam sarana pendukung didalamnya. Adapun ruang lingkup
administrasi yang dimaksud diantaranya :
1. Kegiatan Kantor
Kegiatan kantor merupakan segala aktifitas yang dijalankan dalam suatu
organisasi atau perusahaan, baik yang bersifat administrasi terstruktur maupun
tidak terstruktur. Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-
kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran (office
planning), pengorganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan
perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran (office controlling)
atau yang biasanya disebut dengan POAC.
a. Perencanaan perkantoran (office planning)
Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan kantor,
dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya
tujuan kantor . Perencanaan perkantoran meliputi :
1) Perencanaan gedung
2) Tata ruang kantor
3) Penerangan/cahaya
4) Ventilasi
5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
7) Anggaran (budgeting) perkantoran
8) Standar kualitas kerja
9) Sistem informasi dan telekomunikasi
b. Pengorganisasian perkantoran (office organizing)
Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam fungsi
organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi
tersebut. Pengorganisasian perkantoran meliputi :
1) Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam
organisasi/perusahaan
2) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun
bawahan
3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis
pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan
c. Pengarahan perkantoran (office actuating)
Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan
efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan
sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja
yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran meliputi :
1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan
terhadap bawahan
2) Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap
bawahan
3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah
ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan
4) Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi
5) Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar
komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar
6) Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada
karyawan
d. Pengawasan perkantoran (office controlling)
Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal
yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target.
Obyek pengawasan perkantoran meliputi :
1) Penggunaan peralatan dan perabot kantor
2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
3) Kualitas pekerjaan kantor
4) Pelayanan kantor
5) Waktu
6) Biaya perkantoran
2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran
Sarana kerja perkantoran merupakan segala sesuatu yang dapat dipakai
sebagai alat dalam mencapai tujuan organisasi. Sarana disini lebih menekankan
pada peralatan yang digunakan dalam penyelenggaraan pekerajaan kantor yang
meliputi :
a. Lokasi kantor
Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor:
1) Faktor keamanan
2) Faktor lingkungan
3) Faktor harga
b. Gedung
Faktor yang perlu diperhatikan:
1) Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
2) Memiliki fasilitas yang memadai
3) Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan
keuntungan)
c. Peralatan
1. Perabotan kantor (office furniture)
Perabotan kantor biasa disebut juga dengan barang tidak habis pakai
adalah benda atau barang kantor yang penggunaannya tahan lama dan
berkelanjutan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor. Seperti meja,
kursi, rak, laci-laci, dll
2. Perbekalan kantor (office supplies)
Perbekalan kantor atau biasa yang disebut barang habis pakai adalah
barang/benda kantor yang pengguanaannya hanya satu/beberapa kali
pakai atau tidak tahan lama. kertas, pena, tinta printer, penghapus dan
peralatan habis pakai lainnya.
d. Interior
Interior adalah tatanan perabot atau perangkat kantor yang menunjang
pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi,
plafon, jendela, dan hiasan kantor (vas bunga, lukisan, dll). Interior disini
ditujukan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi
semangat dan kenyamanan saat bekerja.
e. Mesin-mesin kantor
Mesin-mesin kantor (office machine) adalah alat yang digunakan untuk
menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam
pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik.
Contoh : komputer, laptop, LCD, mesin tik manual dan elektrik, mesin
fotocopy dll. Mesin-mesin kantor ini harus disesuaikan dengan prosedur
kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.
LP. 2
POST TEST
NAMA :
KELAS/SEMESTER :
MATA UJIAN :
Berilah tanda silang (X) pada jawaban yang benar pada soal dibawah ini.
1. Jelaskan pengertian administrasi perkantoran menurut pendapat anda!
2. Sebutkan yang termasuk dalam unsur-unsur administrasi perkantoran!
3. Sebutkan fungsi-fungsi administrasi perkantoran dan berikan contohnya!
4. Apa yang dimaksud dengan ruang lingkup administrasi, apa saja yang ada
dalam ruang lingkup administrasi perkantoran tersebut!
LP. 3
Kunci jawaban
1. Administrasi perkantoran merupakan bagian dari manajemen yang
memberikan informasi layanan bidang administrasi yang diperlukan
untuk melaksanakan kegiatan secara efektif dan memberi dampak
kelancaran pada bidang lainnya.
2. Menurut The Liang Gie dalam buku “Adminitrasi Perkantoran
Modern”terdiri dari delapan unsur:
a. Pengorganisasian
b. Manajemen
c. Humas
d. Kepegawaian
e. Keuangan
f. Perbekalan
g. Tata usaha
h. Perwakilan
3. Fungsi-fungsi administrasi
1. Fungsi Rutin
Merupakan fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan
pemikiran minimal mencakup pengarispan dan pengadaan.Biasanya
fungsi ini dilaksanakan oleh staf administrasi yang bertanggungjawab
atas kegiatan administrasi sehari-hari.
2. Fungsi Teknis
Merupakan fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat,
keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai, seperti bisa
menggunakan beberapa progam aplikasi komputer.Fungsi ini
biasanya dilakukan oleh staf administrasi yang tergabung dalam
departemen teknologi informasi.
3. Fungsi Analisis
Merupakan fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan
kreatif, disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti
membuat dan menganalisis laporan dan membuat keputusan
pembelian.Fungsi ini biasanya dilakukan oleh seorang manajer yang
bertanggung jawab men-support keputusan yang dibuat oleh
atasannya.
4. Fungsi Interpersonal
Merupakan fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai
dasar pengambilan keputusan, serta keterampilan yang berhubungan
dengan orang lain, seperti mengkoordinasi tim proyek, serta
memotivasi bawahan sehingga mampu menciptakan manajemen-
kepemimpinan tim dan suatu pekerjaan (tim work).Fungsi ini
biasanya dilakukan oleh staf administrasi sebagai jenjang karier
sebelum naik menjadi manajer pada suatu organisasi.
5. Fungsi Manajerial
Merupakan fungsi yang membutuhkan perencanaan pengorganisasian
pengukuran, dan pemotivasian, seperti pembuatan anggaran dan
pengevaluasian yang dilakukan oleh staf setingkat manajer yang
bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem prosedur
administrasi.
4. Ruang lingkup administrasi perkantoran merupakan segala bentuk macam
kegiatan yang dikerjakan dalam kegiatan penyelenggaraan admistrasi
serta berbagai macam sarana pendukung didalamnya.
1. Kegiatan Kantor
2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran
