PRESENTASIPRESENTASIAUDIT SISTEM MANAJEMEN AUDIT SISTEM MANAJEMEN LINGKUNGAN ISO 14001:2004LINGKUNGAN ISO 14001:2004
Review ISO 14001Review ISO 14001ISO 14001:1996 VS ISO 14001:2004ISO 14001:1996 VS ISO 14001:2004
4.2 KEBIJAKAN LINGKUNGAN
PLAN
ACTI
ON
CHECKD
O
4.3 PERENCANAAN 4.3.1 ASPEK LINGKUNGAN 4.3.2 PERUNDANG-UNDANGAN& PERSYARATAN LAIN 4.3.3 TUJUAN,SASARAN &PROGRAM MANAJEMEN LINGKUNGAN
4.4 PENERAPAN&OPERASI 4.4.1 SUMBER DAYA, PERAN, TANGGUNG JAWAB &KEWENANGAN 4.4.2 PELATIHAN, KEPEDULIAN &KOMPETENSI 4.4.3 KOMUNIKASI 4.4.4 DOKUMENTASI 4.4.5 PENGENDALIAN DOKUMEN 4.4.6 PENGENDALIAN OPERASIONAL 4.4.7 KESIAGAAN&TANGGAP DARURAT
4.5 PEMERIKSAAN 4.5.1 PEMANTAUAN&PENGUKURAN 4.5.2 EVALUASI KEPATUHAN 4.5.3 KETIDAK SESUAIAN ,TINDAKAN KOREKSI&PENCEGAHAN 4.5.4 PENGENDALIAN REKAMAN 4.5.5 AUDIT INTERNAL
4.6 TINJAUAN MANAJEMEN
PENYEMPURNAAN BERKELANJUTAN
PENGGABUNGAN 2 KLAUSUL
TAMBAHAN KLAUSUL
Komitmen terhadap pilar kebijakan Komitmen terhadap pilar kebijakan lingkungan dalam ISO 14001 :lingkungan dalam ISO 14001 :- Comply to regulation- Comply to regulation- Prevention of pollution- Prevention of pollution- Continual improvement- Continual improvement
Audit adalah……..Audit adalah……..Suatu proses yang sistematik, Independen, Suatu proses yang sistematik, Independen, terdokumentasi untuk memperoleh bukti terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sampai seberapa jauh untuk menentukan sampai seberapa jauh kriteria audit telah dipenuhikriteria audit telah dipenuhi
Aktifitas AuditAktifitas Audit
1.1. Persiapan auditPersiapan audit2.2. Review dokumenReview dokumen3.3. Persiapan audit, on-sitePersiapan audit, on-site4.4. Melakukan audit, Melakukan audit, 5.5. Persiapan Laporan AuditPersiapan Laporan Audit6.6. Menyelesaikan AuditMenyelesaikan Audit7.7. Tindak Lanjut AuditTindak Lanjut Audit
PROSES dan PROSES dan PERSIAPAN AUDITPERSIAPAN AUDIT
Proses dan Persiapan AuditProses dan Persiapan Audit Gambaran Proses Audit Hubungan Client – Auditor - Auditee Prasyarat Audit SML Audit SML 5 Prinsip Audit Tahapan Dalam Audit SML Kemungkinan Tingkatan Audit Persiapan Audit SML
Gambaran Proses AuditGambaran Proses Audit
Klien
Auditor
Auditee
Tujuan dan lingkup Audit
Pengumpulan Bukti Audit
Kriteria Audit
Evaluasi Kesesuaian
Laporan Audit
Analisis Temuan
Audit
Temuan Audit
Bukti AuditBukti Audit Pernyataan lisanPernyataan lisan Catatan/dokumentasiCatatan/dokumentasi -Record-Record -Foto-Foto ObservasiObservasi Hasil pengukuranHasil pengukuran
Kriteria Penting Kriteria Penting AuditAudit 17 klausul di ISO 17 klausul di ISO
14001:200414001:2004 Persyaratan “SISTEM”Persyaratan “SISTEM”
- Peraturan Lingkungan- Peraturan Lingkungan - Persyaratan Lain- Persyaratan Lain (kesepakatan(kesepakatan kerja,perjanjian)kerja,perjanjian)
AUDITORAUDITOR
TEMUAN AUDIT
Kategori Temuan AuditKategori Temuan Audit
1.1. MajorMajor- Sebagian besar pernyataan klausul/peraturan tidak dipenuhi- Sebagian besar pernyataan klausul/peraturan tidak dipenuhi- Beberapa minor yang mengacu pada suatu area- Beberapa minor yang mengacu pada suatu area- Menyebabkan resiko lingkungan yang besar/berat- Menyebabkan resiko lingkungan yang besar/berat- Temuan minor yang tidak ditindaklanjuti pada masa audit - Temuan minor yang tidak ditindaklanjuti pada masa audit berikutnyaberikutnya
2.2. MinorMinor- Sebagian kecil dari persyaratan klausul tidak dipenuhi- Sebagian kecil dari persyaratan klausul tidak dipenuhi- Ketidakdisiplinan pelaksanaan sistem- Ketidakdisiplinan pelaksanaan sistem
3.3. ObservasiObservasi- Bila dilakukan berpotensi menyebabkan perbaikan sistem- Bila dilakukan berpotensi menyebabkan perbaikan sistem- Bila tidak dilakukan berpotensi menyebabkan ketidaksesuaian- Bila tidak dilakukan berpotensi menyebabkan ketidaksesuaian
Kemungkinan Tingkatan AuditKemungkinan Tingkatan Audit
Pencarian Peluang Perbaikan dan Resiko Lingkungan Baik Yang Diatur Oleh Peraturan Maupun Tidak
Evaluasi Efektifitas SML
Verifikasi Kesesuaian SML
Evaluasi Efisiensi SML
Persiapan AuditPersiapan Audit Penentuan tujuan auditPenentuan tujuan audit Penentuan lingkup auditPenentuan lingkup audit Pembentukan tim auditPembentukan tim audit Penentuan Kriteria auditPenentuan Kriteria audit Identifikasi dan pengenalan unit/fungsi yang Identifikasi dan pengenalan unit/fungsi yang
akan diaudit dan prioritasinyaakan diaudit dan prioritasinya Identifikasi staf kunci yang akan diwawancaraIdentifikasi staf kunci yang akan diwawancara Jadwal audit dan pertemuan dengan auditeeJadwal audit dan pertemuan dengan auditee Penyiapan dokumen kerjaPenyiapan dokumen kerja
Kriteria AuditorKriteria Auditor PendidikanPendidikan
- Teknik dan Metode Manajemen Lingkungan- Teknik dan Metode Manajemen Lingkungan- Ilmu dan Terminologi Lingkungan- Ilmu dan Terminologi Lingkungan- Teknologi dan Aspek Operasi Lingkungan- Teknologi dan Aspek Operasi Lingkungan
Pengalaman KerjaPengalaman Kerja Pelatihan AuditPelatihan Audit Pengalaman AuditPengalaman Audit
Kriteria AuditKriteria Audit Akan dipergunakan sebagai tolak ukur penentuan Akan dipergunakan sebagai tolak ukur penentuan
temuan audit (audit findings)temuan audit (audit findings) Klausul ISO 14001 Environmental Management Klausul ISO 14001 Environmental Management
SystemSystem Sistem Manajemen Lingkungan dari AuditeeSistem Manajemen Lingkungan dari Auditee Regulasi lingkungan yang relevanRegulasi lingkungan yang relevan Komitmen untuk melakukan perbaikan berkelanjutanKomitmen untuk melakukan perbaikan berkelanjutan Prinsip-prinsip lingkungan (umumnya bersifat sukarela)Prinsip-prinsip lingkungan (umumnya bersifat sukarela) Kriteria praktek manajemen terbaikKriteria praktek manajemen terbaik
Pengenalan Data dan Pengenalan Data dan Informasi AuditInformasi Audit
Diagram alir prosesDiagram alir proses Peta-petaPeta-peta Foto-fotoFoto-foto Dokumen sistem manajemen lingkunganDokumen sistem manajemen lingkungan Peraturan perundangan dan perijinan Peraturan perundangan dan perijinan
lingkunganlingkungan Rekaman lingkunganRekaman lingkungan Data dan informasi relevan lainData dan informasi relevan lain
Identifikasi Unit/Fungsi Identifikasi Unit/Fungsi AuditAudit
Pengenalan fasilitas yang akan diaudit Pengenalan fasilitas yang akan diaudit sangat menentukan efektivitas auditsangat menentukan efektivitas audit
Fungsi/unit yang terkait dengan aspek Fungsi/unit yang terkait dengan aspek pentingpenting
Daerah “rawan” misalnya :Daerah “rawan” misalnya :- Penyimpanan B3- Penyimpanan B3- Penampungan oli bekas- Penampungan oli bekas- Sistem drainase- Sistem drainase- Penimbunan Sampah - Penimbunan Sampah
Identifikasi Staf KunciIdentifikasi Staf Kunci EMR ( Environmental Management EMR ( Environmental Management
Representative)Representative) ManagerManager Operator yang terkait dengan aspek Operator yang terkait dengan aspek
pentingpenting Operator yang terkait dengan regulasi Operator yang terkait dengan regulasi
lingkunganlingkungan Operator B3Operator B3
Fokus AuditFokus Audit Top Management : komitmen, penyediaan sumber Top Management : komitmen, penyediaan sumber
daya SMLdaya SML EMR : kesesuaian sistem, efektivitas sistem, EMR : kesesuaian sistem, efektivitas sistem,
pemeliharaan sistempemeliharaan sistem Manager : program manajemen lingkungan yang Manager : program manajemen lingkungan yang
menjadi tanggung jawabnyamenjadi tanggung jawabnya Operator yang terkait dengan aspek penting : Operator yang terkait dengan aspek penting :
pengelolaan aspek penting, termasuk catatannyapengelolaan aspek penting, termasuk catatannya Operator yang terkait dengan regulasi lingkungan : Operator yang terkait dengan regulasi lingkungan :
kepatuhan terhadap regulasi lingkungankepatuhan terhadap regulasi lingkungan Operator B3 : tingkat pengelolaan B3Operator B3 : tingkat pengelolaan B3
Penyiapan Dokumen Kerja Seorang Penyiapan Dokumen Kerja Seorang AuditorAuditor
Formulir ChecklistFormulir Checklist KuesionerKuesioner Rekaman penulisan temuan auditRekaman penulisan temuan audit Formulir laporan auditFormulir laporan audit Formulir rekapitulasi temuan auditFormulir rekapitulasi temuan audit Formulir ketidak sesuaian Formulir ketidak sesuaian Formulir tindak lanjut auditFormulir tindak lanjut audit
TEKNIK dan TEKNIK dan KETERAMPILAN KETERAMPILAN
AUDITAUDIT
Teknik dan Keterampilan AuditTeknik dan Keterampilan Audit Bukti Audit Teknik Audit Keterampilan Dasar Audit Ciri Auditor Yang Baik Sikap Yang Perlu Dihindari Selama Audit Wawancara Jenis Pertanyaan Root Cause
Teknik AuditTeknik Audit
ObserveAmati kegiatan&kondisi sekitar
AUDIT DIAMOND
Check/MeasurePeriksa/Ukur
(dokumen,rekaman,sampling)
RecordRekam bukti Audit
AskWawancara
Sikap Auditor Yang..Sikap Auditor Yang..
BaikBaik Pengamat & pendengar yang Pengamat & pendengar yang
baik.baik. Komunikasi efektif.Komunikasi efektif. Adil : tidak memihak harus Adil : tidak memihak harus
sesuai dengan sistem.sesuai dengan sistem. Sistematis : mengikuti Sistematis : mengikuti
rencana yang dibuat.rencana yang dibuat. Teliti.Teliti. Lebih ditetapkan pertanyaanLebih ditetapkan pertanyaan “ “WHY” jangan “WHO”.WHY” jangan “WHO”.
Kurang BaikKurang Baik ArgumentatifArgumentatif Permisif dan tidak mudah Permisif dan tidak mudah
dibelokkandibelokkan Banyak menggunakan opiniBanyak menggunakan opini AgresifAgresif Terlalu cepat banyak Terlalu cepat banyak
mengambil kesimpulanmengambil kesimpulan SarkastisSarkastis Banyak menuntutBanyak menuntut Berkali-kali terpaku pada Berkali-kali terpaku pada
masalah yang samamasalah yang sama
AUDIT DOKUMENTASI AUDIT DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN SISTEM MANAJEMEN
LINGKUNGANLINGKUNGAN
Review ISO 14001Review ISO 14001ISO 14001:1996 VS ISO 14001:2004ISO 14001:1996 VS ISO 14001:2004
4.2 KEBIJAKAN LINGKUNGAN
PLAN
ACTI
ON
CHECKD
O
4.3 PERENCANAAN 4.3.1 ASPEK LINGKUNGAN 4.3.2 PERUNDANG-UNDANGAN& PERSYARATAN LAIN 4.3.3 TUJUAN,SASARAN &PROGRAM MANAJEMEN LINGKUNGAN
4.4 PENERAPAN&OPERASI 4.4.1 SUMBER DAYA, PERAN, TANGGUNG JAWAB &KEWENANGAN 4.4.2 PELATIHAN, KEPEDULIAN &KOMPETENSI 4.4.3 KOMUNIKASI 4.4.4 DOKUMENTASI 4.4.5 PENGENDALIAN DOKUMEN 4.4.6 PENGENDALIAN OPERASIONAL 4.4.7 KESIAGAAN&TANGGAP DARURAT
4.5 PEMERIKSAAN 4.5.1 PEMANTAUAN&PENGUKURAN 4.5.2 EVALUASI KEPATUHAN 4.5.3 KETIDAK SESUAIAN ,TINDAKAN KOREKSI&PENCEGAHAN 4.5.4 PENGENDALIAN REKAMAN 4.5.5 AUDIT INTERNAL
4.6 TINJAUAN MANAJEMEN
PENYEMPURNAAN BERKELANJUTAN
PENGGABUNGAN 2 KLAUSUL
TAMBAHAN KLAUSUL
AUDIT PENERAPAN AUDIT PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN SISTEM MANAJEMEN
LINGKUNGANLINGKUNGAN
Audit Penerapan SMLAudit Penerapan SML Check records first Persyaratan administratif dan perizinan Persyaratan tindakan Pemahaman Sistem Manajemen
Lingkungan Kesesuaian Pelaksanaan Sistem
Manajemen Lingkungan Kontaminasi, Pencemaran dan Gangguan Kondisi Lokasi
PENULISAN TEMUAN PENULISAN TEMUAN DAN PELAPORAN DAN PELAPORAN
AUDIT SISTEM AUDIT SISTEM MANAJEMEN MANAJEMEN LINGKUNGANLINGKUNGAN
Penulisan Temuan dan Pelaporan Penulisan Temuan dan Pelaporan AuditAudit
Karakteristik laporan Audit Penulisan temuan audit Persiapan Laporan audit Isi Laporan Audit Rekomendasi Distribusi laporan audit
CONTOH JADWAL CONTOH JADWAL AUDIT INTERNALAUDIT INTERNAL
Contoh Kasus Dalam Contoh Kasus Dalam Mencari Akar Mencari Akar Permasalahan :Permasalahan :
1. Tempat penyimpanan bahan kimia 1. Tempat penyimpanan bahan kimia adalah lokasi tertutup. Orang yang tidak adalah lokasi tertutup. Orang yang tidak memiliki izin dilarang memasuki tempat memiliki izin dilarang memasuki tempat tersebut. Pada saat audit, ditemukan tiga tersebut. Pada saat audit, ditemukan tiga orang yang tidak berizin berada di orang yang tidak berizin berada di gudang penyimpanan bahan kimia gudang penyimpanan bahan kimia tersebut.tersebut.
ANALISA KASUS DIATAS
Hasil Analisa :Hasil Analisa : ManMan - Kurang sosialisasi&komunikasi- Kurang sosialisasi&komunikasi - Kurang sadar,disiplin,pengetahuan- Kurang sadar,disiplin,pengetahuan
MethodeMethode - Tidak adanya sanksi/peraturan- Tidak adanya sanksi/peraturan - Tidak ada warning!! Pendukung- Tidak ada warning!! Pendukung - Kurang ketat pengawasan pada gudang- Kurang ketat pengawasan pada gudang
Contoh Situasi AuditContoh Situasi Audit1
2
3
NONO POTENSI TEMUANPOTENSI TEMUAN TINGKATANTINGKATAN KLAUSUL KLAUSUL TERKAITTERKAIT
11 TINGGI STACKTINGGI STACK MAJORMAJOR 4.4.6 Pengendalian 4.4.6 Pengendalian OperasiOperasi
22 CECERAN CECERAN COOLANTCOOLANT
MAJORMAJOR 4.4.6 Pengendalian 4.4.6 Pengendalian OperasiOperasi4.4.7 4.4.7 Kesiagaan&tanggap Kesiagaan&tanggap daruratdarurat
33 TUMPAHAN OLI DI TUMPAHAN OLI DI GOTGOT
MAJORMAJOR 4.4.6 Pengendalian 4.4.6 Pengendalian OperasiOperasi4.4.7 4.4.7 Kesiagaan&tanggap Kesiagaan&tanggap daruratdarurat
Penulisan Temuan Audit Penulisan Temuan Audit NONO POINT PENTINGPOINT PENTING
11 Jelas&spesifikJelas&spesifik Oli bekas tidak dikirimkan Oli bekas tidak dikirimkan ke bagian terkait untuk ke bagian terkait untuk pengelolaan lebih lanjut.pengelolaan lebih lanjut.
Bagian perawatan kendaraan tidak Bagian perawatan kendaraan tidak mengirimkan oli bekas ke bagian mengirimkan oli bekas ke bagian pengelolaan limbah seperti yang pengelolaan limbah seperti yang seharusnya disyaratkan dalam prosedur seharusnya disyaratkan dalam prosedur PL.07.PL.07.
2.2. Temuan Temuan merupakan merupakan merupakan merupakan “masalah”“masalah”
Tempat penyimpanan Tempat penyimpanan bahan kimia kurang bahan kimia kurang memadaimemadai
Tempat penyimpanan bahan kimia Tempat penyimpanan bahan kimia Asam Sulfat PekatAsam Sulfat Pekat di warehouse di warehouse tidak tidak memiliki secondary containmentmemiliki secondary containment (penampung pencegah kebocoran). (penampung pencegah kebocoran). Peraturan Nomor XX Tahun YY Peraturan Nomor XX Tahun YY mensyaratkan adanya secondary mensyaratkan adanya secondary containmentcontainment
3.3. Sebutkan Sebutkan sumber sumber informasiinformasi
Konsentrasi BOD di IPAL Konsentrasi BOD di IPAL melampaui baku mutu melampaui baku mutu yang berlakuyang berlaku
Rekaman pemantauan yang Rekaman pemantauan yang dilakukan operator IPALdilakukan operator IPAL menunjukkan menunjukkan bahwa terdapat bahwa terdapat 5 kejadian antara 5 kejadian antara Januari 1999 s/d April 1999Januari 1999 s/d April 1999, , konsentrasi BOD melampaui baku mutu konsentrasi BOD melampaui baku mutu yang berlaku (SK. Gub No.582 thn. yang berlaku (SK. Gub No.582 thn. 1995)1995)
NONO POINT PENTINGPOINT PENTING
4.4. Menunjukkan Menunjukkan skala skala permasalahanpermasalahan
Beberapa drum pada Beberapa drum pada unit maintenance tidak unit maintenance tidak memiliki labelmemiliki label
1 dari 12 bahan kimia 1 dari 12 bahan kimia di gudang di gudang penyimpanan tidak memiliki MSDSpenyimpanan tidak memiliki MSDS
5. 5. Hindari kata-Hindari kata-kata emosionalkata emosional
- Menimbulkan akibat - Menimbulkan akibat yang yang sangat sangat mengerikan.mengerikan.
- Proses dipping asam - Proses dipping asam sulfat sulfat sangat sangat berbahaya.berbahaya.
Tidak ada prosedur pengadaan secondary Tidak ada prosedur pengadaan secondary cointainment pada shop dipping,akan cointainment pada shop dipping,akan menyebabkan terjadinya ceceran asam sulfat menyebabkan terjadinya ceceran asam sulfat yang dapat menimbulkan resiko kontaminasi yang dapat menimbulkan resiko kontaminasi terhadap sistem drainase yang ada di terhadap sistem drainase yang ada di dekatnya.dekatnya.
6.6. Tunjukkan Tunjukkan keterbatasan keterbatasan temuan audittemuan audit
Gunakan kata-kata seperti :Gunakan kata-kata seperti :-Dari hasil observasi ditemukan…..Dari hasil observasi ditemukan…..-Rekaman…menunjukkan bahwa…Rekaman…menunjukkan bahwa…-Hasil wawancara dengan…Hasil wawancara dengan…-Sampling yang dilkukan pada… Sampling yang dilkukan pada… menunjukkan….menunjukkan….