Download - Lap pkn (revisi konsul 1)
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pos Indonesia merupakan sebuah badan usaha milik negara (BUMN)
Indonesia yang bergerak di bidang layanan pos. Saat ini, bentuk badan usaha Pos
Indonesia merupakan perseroan terbatas dan sering disebut dengan PT. Pos
Indonesia.
Dalam perkembangannya merupakan perusahaan Badan Usaha Milik
Negara (BUMN), dan satu – satunya perusahaan milik negara yang bergerak di
bidang surat menyurat.
inovasi kini diluncurkan PT pos indonesia yaituPRISMA atau PRangko
IdentitaS Milik Anda adalah Prangko (asli) yang dapat menampilkan gambar,
wajah, logo atau image lainnya sesuai permintaan Anda. PRISMA dapat
digunakan juga untuk pengiriman surat dengan desain Prangko yang tentunya
unik, berbeda dan menjadi sangat pribadi. PRISMA dapat juga digunakan untuk
keperluan pencitraan, kampanye atau untuk keperluan promosi produk dan atau
perusahaan Anda. kelebihan prangko prisma jelas ada pada identitas kita ingin
menunjukan bahwa mereka memanfaatkan prangko prisma sebagai sarana
promosi sekaligus identitas pengirim.banyak perguruan tinggi dan sekolah atau
instansi yang mencetak logo instansi mereka pada perangko prisma sementara
pengirim kartu pos personel memilih mencetak gambar diri sebagai gambar dari
prangko itu
PT POS INDONESIA memiliki satu peranan yang sangat penting bagi
masyarakat luas. Peran PT. POS INDONESIA sangat dibutuhkan masyarakat
luas, posisinya untuk melayani masyarakat sangat di tempatkan dengan sebaik
mungkin demi memberikan pelayanan yang maksimal untuk masyarakat.
Beberapa kegiatan dikembangkan oleh PT. POS INDONESIA agar masyarakat
tetap bisa mengirim surat dengan gambar prangko pengirim surat atau identitas si
pengirim.
2
Dengan dibuatnya inovasi oleh PT. POS INDONESIA maka diperlukan
pula adanya penyebaran informasi mengenai inovasi tersebut, karena suatu
inovasi tidak akan ada artinya tanpa adanya suatu sosialisasi, karena sosialisasi
merupakan hal terpenting yang harus dilakukan guna menyampaikan pesan atau
informasi kepada publik.
Syarat terpenting untuk berlangsungnya sosialisasi adalah interaksi sosial,
dimana sosialisasi tersebut dapat berlangsung secara tatap muka, tapi biasa juga
dilakukan dalam jarak tertentu melalui sarana media. Dalam sebuah perusahaan
kegiatan sosialisasi tersebut biasa dilakukan oleh seorang humas perusahaan.
Seperti yang kita ketahui humas adalah bagian dari suatu perusahaan yang
mempunyai tugas untuk memberikan informasi kepada pihak dalam dan pihak
luar perusahaan.
Sosialisasi bisa dilakukan dengan menggunakan media massa. Demikian
pula yang dilakukan oleh humas PT. Pos Indonesia Malang, dengan bantuan
media massa dalam menyosialisasikan inovasi yang dibuatnya. Hal ini dilakukan
karena sosialisasi bersifat luas atau sasaran khalayak dalam jumlah yang cukup
luas.
Sosialisasi dengan menggunakan media massa, yang mempunyai peranan
dan kekuatan yang begitu besar terhadap dan bagi dunia ini, terlebih dalam segala
sesuatu yang berkaitan dengan manusia dengan segala aspek yang melingkupinya.
Seperti halnya yang dilakukan oleh Humas PT. Pos Indonesia Malang
yang menyosialisasikan program PRISMA prangko identitas milik anda melalui
berbagai media massa, salah satu media yang dibahas disini adalah media cetak
dan elektronik Program tersebut merupakan pengenalan instansi atau perusahaan
untuk mempromosikan dengan cara mengirim surat yang tertera gambar atau logo
identitas instansi tersebut
Sesuai dengan salah satu tujuan dan strategi eksternal dari Humas PT. Pos
Indonesia,yaitu menciptakan opini publik dan menarik perhatian publik,
menciptakan kondisi yang kondusif bagi setiap pelaksanaan kebijakan perusahaan
dan mengoptimalisasi komunikasi dan publikasi perusahaan. Humas PT. Pos
Indonesia Malang melakukan sosialisasi program Prisma prangko identitas milik
3
anda melalui media radio,media cetak,serta elektronik, di mana hal tersebut
diharapkan oleh pihak perusahaan agar dapat menambah informasi bagi
masyarakat mengenai inovasi baru yang diluncurkan oleh PT.Pos Indonesia.
1.2 Tujuan
Tujuan pelaksanaan kegiatan Praktik Kerja Nyata (PKN) adalah:
Untuk memahami peran humas PT.POS INDONESIA (PERSERO) AREA
MALANG dalam sosialisasi program prangko prisma
1.3 Manfaat
Adapun Manfaat yang diharapkan akan diperoleh, diantaranya:
a) Bagi Mahasiswa
Praktik Kerja Nyata ini diharapkan dapat memberi pengetahuan dan
pengalaman bagi mahasiswa, khususnya dalam mengetahui Peran humas
tentang Sosialisasi Program prangko prisma.
b) Bagi Instansi
1. Sebagai peluang penarikan tenaga kerja yang professional
2. Melaksanakan salah satu bentuk tanggung jawab sosial instansi kepada
masyarakat, khususnya mahasiswa.
c) Bagi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Sebagai sarana memperkenalkan diri bagi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Brawijaya khususnya jurusan Ilmu Komunikasi kepada
perusahaan tempat magang, dengan harapan ada suatu tindak lanjut
kerjasama. Memperluas jaringan kerja sama dengan berbagai instansi,
perusahaan, lembaga dan pelaku usaha.
1.4 Waktu dan Pelaksanaan
Pelaksanaan Praktik Kerja Nyata ini dilaksanakan selama kurang lebih
satu bulan, terhitung sejak 6 agustus 2012 s/d 5 september 2012 yang bertempat di
Humas PT. Pos Indonesia (Persero) Area Malang beralamat di Jalan Merdeka
Selatan No. 5 , Malang.
4
BAB II
KERANGKA KONSEP KEGIATAN
.
2.1. Definisi public relations/ humas
Pengertian (definisi) public relations jika dilihat dari asal katanya
(public dan relations) adalah hubungan – hubungan antar public atau singkatnya
hubungan – hubungan public.Ini berartidapat mengindikasikan bahwa jika public
relations (PR) diterjemahkan dengan Hubungan Masyarakat (Humas) adalah
kurang tepat ,namun karena masyarakat terlanjur mengenal istilah Humas dan
sangat sulituntuk diluruskan maka istilah humas tetap dipakai, bahkan pada
instansi – instansi pemerintah.
Pengertian Public Relations menurut (British) Institute of Public Relations
(IPR) dalam jefkins pada bukunya “Public Relations” adalah sebagai berikut :
“Public Relations” adalah keselurahan adanya upaya yang dilangsungkan
secara terencana dan bekesinambungan dala, rangka menciptakan dan
memelihara niat baik dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan
segenap khalayaknya”.(1996:8)
Contoh dari kegiatan-kegiatan Humas adalah: melobi, berbicara di depan
publik, menyelenggarakan acara, dan membuat pernyataan tertulis.
2.2 . Fungsi Humas
Effendy (1987:34), dalam bukunya “Hubungan Masyarakat”
mengemukakan fungsi Public Relations, yaitu :
1. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi.
2. Membina hubunganan harmonis antara organisasi dengan public
ektern maupun intern.
3. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik dengan menyebarkan
informasi dari organisasi kepada publik dan menyalurkan informasi
dari organisasi kepada publik dan menyalurkan opini publik kepada
organisasi.
5
4. Melayani publik dan menasehati pimpinan organisasi demi
kepentingan umum.
2.3. Ruang Lingkup Humas PT. POS INDONESIA (Persero) Area
Malang
Frank Jeffkins (1996:9), dalam bukunya Public Relations mengemukakan
bahwa ruang lingkup tujuan PR itu ternyata sangat luas. Melalui serangkaian
pembahasan yang mendalam, maka beberapa di antaranya yang pokok adalah
sebagai berikut :
a. Untuk mengubah citra umum di mata khalayak sehubungan dengan
adanya kegiatan- kegiatan baru yang dilakukan perusahaan.
b. Untuk menyebarluaskan cerita sukses yang telah dicapai oleh perusahaan
kepada masyarakat dalam rangka mendapatkan pengakuan.
c. Untuk meningkatkan bobot kualitas calon pegawai.
d. Untuk memperbaiki hubungan antara perusahaan itu dengan
khalayaknya, sehubungan dengan telah terjadinya suatu peristiwa yang
mengakibatkan kecaman, kesangsian, atau salah paham di kalangan
khalayak terhadap niat baik perusahaan.
e. Untuk mendidik para pengguna atau konsumen agar mereka lebih efektif
dan mengerti dalam memanfaatkan produk-produk perusahaan.
f. Untuk mendukung keterlibatan perusahaan sebagai sponsor dari
penyelengaraan suatu acara.
g. Untuk memperkenalkan perusahaan kepada masyarakat luas,serta
membuka pasar-pasar ekspor baru.
h. Untuk mempersiapkan penerbitan saham tambahan atau karena adanya
perusahaan yang go public.
i. Untuk meyakinkan khalayak bahwa perusahaan mampu bertahan atau
bangkit setelah krisis .
j. Untuk meningkatkan kemampuan dan ketahananperusahaan dalam
rangka menghadapi risiko pengambil alihan.
k. Untuk menciptakan identitas perusahaan yang baru.
6
2.4. Pekerjaan Humas
Pekerjaan seorang humas adalah tugas-tugas yang dilakukan oleh seorang
humas dalam mempromosikan pengertian dan pengetahuan akan seluruh fakta-
fakta tentang tuntutan situasi atau sebuah situasi dengan sedemikian rupa sehingga
mendapatkan simpati akan kejadian tersebut .
Pada umumnya kesan yang jelek datang dari ketidak-pedulian, prasangka
buruk, sikap melawan, dan apatis. Seorang petugas humas harus mampu untuk
mengubah hal-hal ini menjadi pengetahuan dan pengertian, penerimaan dan
ketertarikan.
Bagian penting dari pekerjaan petugas Humas dalam suatu organisasi
adalah :
a. Membuat kesan (image)
b. Pengetahuan dan pengertian
c. Menciptakan ketertarikan
d. Penerimaan
e. Simpati
Humas adalah sebuah proses yang terus menerus dari usaha-usaha
manajemen untuk memperoleh kemauan baik dan pengertian dari pelanggan,
pegawai, dan publik yang lebih luas. Dalam pekerjaannya, seorang humas
membuat analisis ke dalam dan perbaikan diri, serta membuat pernyataan-
pernyataan keluar.
Pada umumnya kesan yang jelek datang dari ketidak-pedulian, prasangka
buruk, sikap melawan, dan apatis. Seorang humas harus mampu untuk mengubah
hal-hal ini menjadi pengetahuan dan pengertian, penerimaan dan ketertarikan.
2.5. Konsep Sosialisasi
Sosialisasi adalah satu konsep umum yang bisa dimaknakan sebagai
sebuah proses di mana kita belajar melalui interaksi dengan orang lain, tentang
cara berpikir, merasakan, dan bertindak, di mana kesemuanya itu merupakan hal-
hal yang sangat penting dalam menghasilkan partisipasi sosial yang efektif.
7
Sosialisasi merupakan proses yang terus terjadi selama hidup kita. Menurut
Stewart (1985:93) menyatakan bahwa sosialisasi adalah proses orang memperoleh
kepercayaan sikap nilai dan kebiasaan dalam kebudayaan. Melalui proses
sosialisasi akan tumbuh satu pribadi yang hak, karena sifat-sifat kelompok tidak
pernah diserap secara sama oleh masing-masing anggota kelompok.
2.6. Tujuan Sosialisasi
Setiap proses sosial pasti memiliki tujuan. Demikian juga sosialisasi.
Berikut ini akan diuraikan beberapa tujuan sosialisasi :
a. Memberi keterampilan dan pengetahuan yang dibutuhkan seseorang
untuk melangsungkan kehidupannya kelak di tengah-tengah
masyarakat di mana dia akan menjadi salah satu anggotanya.
b. Mengembangkan kemampuan seseorang untuk berkomunikasi secara
efektif dan efisien, serta mengembangkan kemampuannya untuk
membaca, menulis, dan bercerita. Dengan melakukan komunikasi,
berbagai informasi mengenai masyarakat akan diperoleh untuk
kelangsungan hidup seseorang sebagai anggota masyarakat.
c. Mengembangkan kemampuan seseorang mengendalikan fungsi-fungsi
organik melalui latihan-latihan mawas diri yang tepat. Artinya, dengan
sosialisasi seseorang akan dapat memahami hal-hal yang baik dan
dianjurkan dalam masyarakat untuk dilakukan. Selain itu juga dapat
mengetahui dan memahami hal-hal buruk yang sebaiknya dihindari
dan tidak dilakukan.
d. Menanamkan kepada seseorang nilai-nilai dan kepercayaan pokok
yang ada pada masyarakat.
2.7. Media Komunikasi
Media yaitu orang, bahan, peralatan yang menciptakan kondisi dimana
seseorang dapat memperoleh pengetahuan, keterampilan dan perubahan sikap.
Media komunikasi adalah suatu alat yang digunakan untuk mempermudah dalam
menyampaikan informasi dari seseorang kepada orang lain dengan maksud
8
tertentu. Media Komunikasi adalah berupa benda yang digunakan untuk
menyampaikan sebuah pesan baik dalam bentuk sebuah data, gelombang
frekwensi, gambar, suara atau tulisan yang memiliki makna tertentu. Tentu saja
media komunikasi berfungsi untuk meyampaikan pesan dari komunikator kepada
komunikate.
Dalam proses sosialisasi perlu adanya media komunikasi yaitu berupa
bahasa, tulisan, isyarat, alat peraga atau alat elektronik. Media komunikasi
merupakan unsur yang sangat penting dalam proses komunikasi. Dengan
menggunakan media komunikasi maka aliran informasi, berita atau pesan dapat
dikirim atau diterima dengan mudah dan cepat. Berdasarkan cara penggunaannya
terdapat tiga jenis media komunikasi, yaitu: media komunikasi audial, media
komunikasi visual, dan media komunikasi audio-visual.
Ketiga jenis media komunikasi tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
a. Media Komunikasi Audial
Yaitu alat komunikasi yang dapat ditangkap, didengar dan dipahami
oleh alat pendengaran. Misalnya telepon, intercom, radio serta tape
recorder.
b. Media Komunikasi Visual
Yaitu alat komunikasi yang dapat ditangkap, dilihat dan dipahami oleh
alat penglihatan. Misalnya surat, surat kabar, faksimili, majalah, buku,
beletin dan sejenisnya.
c. Media Komunikasi Audio-Visual
Yaitu alat komunikasi yang dapat ditangkap, dilihat, didengan dan
dipahami melalui alat pendengaran dan penglihatan. Misalnya televisi,
film layarlebar, VCD, internet dan sejenisnya.
2.8. Fokus Kegiatan PKN
Struktur manajemen PT. POS INDONESIA (Persero) Area Malang terdiri
atas berbagai sub. Bagian, yang memiliki fungsi dan rincian tugas tertentu.
Seorang asisten manajer ditunjuk untuk memimpin setiap bagiannya.
9
Sesuai dengan minat penulis yaitu bidang Public Relations, maka dalam
kesempatan pelaksanaan Praktik Kerja Nyata ini difokuskan pada Peran Humas
PT. POS INDONESIA (Persero) Area Malang. Disana penulis dibimbing oleh
orang Humas yang benar-benar menangani Humas PT. POS (Persero) Area
Malang. Penulis beranggapan bahwa di dalam perusahaan tersebut terdapat fungsi
dan kegiatan Public Relations yang sangat penting dan sangat berperan aktif
dalam segala kegiatan yang berhubungan dengan perusahaan.
PT. POS INDONESIA (Persero) Area Malang termasuk dalam instansi
BUMN yang sangat berarti bagi kehidupan banyak orang. Penulis memfokuskan
kegiatan PKN ini tentang kegiatan eksternal Humas PT. POS (Persero) Area
Malang. Eksternal Public Relations merupakan suatu kegiatan Public Relations
yang berhubungan dengan masyarakat luar atau kegiatan yang ditujukan kepada
publik yang berada diluar perusahaan. Salah satu tujuannya adalah untuk
mengeratkan hubungan yang harmonis dengan orang-orang diluar badan atau
perusahaan hingga tercipta opini publik yang positif tentang kegiatan-kegiatan
yang dilakukan oleh badan atau perusahaan yang bersangkutan.
Tugas penting Eksternal Public Relations adalah mengadakan komunikasi
secara efektif, dan semua komunikasi dengan publik luar hendaknya dilakukan
secara informatif dan persuasif, informasi hendaknya diberikan secara jujur, teliti,
sempurna, dan berdasarkan fakta yang sebenarnya, karena dalam hal ini publik
mempunyai hak untuk mengetahui keadaaan sesuatu hal yang berhubungan
dengan kepentingannya, secara persuasif, komunikasi dapat dilaksanakan atas
dasar membangkitkan perhatian komunikan (publik), sehingga timbul rasa tertarik
akan pesan yang disampaikan badan atau perusahaan tersebut yang di sodorkan
kepadanya. Kegiatan eksternal Humas PT. POS (Persero) Area Malang adalah :
2.9 Hubungan dengan Pers
Hubungan ini perlu dibina dalam rangka membina hubungan baik dengan
media massa agar POS memperoleh citra positif, karena fungsi dari pers adalah
merupakan kontrol sosial bagi POS dalam membangun perusahaan dalam
melangkah jauh. Hubungan dengan pers ini biasanya hubungan antara Humas
dengan individual wartawannya dan juga instansinya. Humas terbiasa bertatap
10
muka dengan para wartawan. Pembimbing penulispun sangat menjaga
hubungannya dengan para wartawan agar apabila terdapat berita negative tentang
segala hal mengenai POS daerah Malang para wartawan akan mendiskusikan
berita tersebut untuk diklarifikasi terlebih dahulu sebelum dipubliskan.
Bentuk hubungan dengan pers yaitu melalui personal relations. Meskipun
ada hubungan dengan media relations, namun disini humas dituntut untuk
membina hubungan yang harmonis dengan personal relationsnya.
2.9.1 Hubungan dengan Media Cetak
Hubungan dengan media cetak biasanya hubungan antara humas dengan
instansi terkait. Humas selalu menjaga hubungannya dengan Instansi media cetak
dimana semua berita mengenai POS dipublikasikan.
1 .Orientasi wartawan / Pers Tour
2 .Kegiatan wartawan untuk meliputi kegiatan penting (konferensi pers)
3. POR (Pekan Olah Raga) POS agar terjalin hubungan yang akrab melalui
penyaluran bakat atau hobi berolahraga.
2.9.2 Hubungan dengan Media Elektronik
Kegiatan ini berupa kerjasama mengenai informasi inovasi terbaru
prangko prisma dan mengenai POS yang dilakukan oleh POS di beberapa daerah
pada saat – saat tertentu yang disiarkan di radio lokal antara lain RRI,RCB fm
artupanes . Disini Humas juga menjaga hubungan baik dengan Instansi radio agar
semua berita mengenai POS bisa dipilah mana yang baik dan buruk untuk
dipubliskan. Disana selama 1 bulan melakukan kegiatan Praktik Kerja Nyata,
penulis melakukan talkshow ke beberapa radio yang ada di Yogyakarta. Penulis
berbagi jadwal dengan rekan Praktik Kerja Nyatanya. Penulis mengikuti talk
show 2 kali, karena dalam 1 bulan talkshow dilakukan 5 kali oleh Humas ke
beberapa stasiun radio. Penulis mengharapkan sosialisasi melalui talkshow akan
lebih mendapatkan banyak respon dari masyarakat sekitar.
2.9.3 Hubungan dengan Instansi Lain
Hubungan dilakukan untuk membina hubungan baik serta mengikuti
perkembangan kemajuan teknologi komunikasi, diantaranya dengan PT.
11
Telekomunikasi Indonesia Tbk mengenai informasi tarif surattagihan melalui sms
dan dengan PT. POS mengenai pembayaran surat tagihan dan juga melalui Bank.
2.9.4 Penyuluhan kepada Masyarakat
Penyuluhan kepada masyarakat, diadakan agar masyarakat dapat
memahami manfaat penggunaan prangko prisma , serta untuk menampung semua
masalah surat menyurat untuk mencari solusi yang disampaikan oleh masyarakat
secara langsung.
Bentuk penyuluhan kepada masyarakat yaitu dengan cara sosialisasi
program baru yang di tujukan untuk anak-anak sd,karena pengenalan sejak dini
berkirim surat bias dipahami oleh anak-anak. Agar informasi yang diterima bisa
secara meluas. Pengadaan materi penyuluhan berupa infromasi dalam hal
penggunaan prangko prisma , biasanya berbentuk brosur, pamflet, flyer, leaflet
atau lainnya.
2.9.5 Publikasi
Publikasi yang dilakukan oleh humas POS. humas POS membuat dan
menyebarkan informasi mengenai hal-hal yang berkaitan dengan pelayanan
ataupun kegiatan POS lainnya. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk
meningkatkan pelayanan kepada masyarakat sebagai konsumen sehingga tercipta
image positif dan hubungan yang harmonis antara kedua belah pihak.
2.10 Target Kegiatan PKN
Pelaksanaan PKN ini diharapkan penulis untuk dapat menerapkan ilmu
yang telah didapat dalam masa perkuliahan sebelum melakukan kegiatan PKN.
Selain itu PT. POS INDONESIA (Persero) Area Malang dalam bidang Humas
sangat sesuai dengan peminatan penulis dalam masa perkuliahan yaitu Public
Relations. Dengan adanya Kegiatan PKN ini diharapkan agar penulis
mendapatkan pengalaman kerja yang sesuai bidangnya. Penulis mengharapkan
kegiatan sosialisasi ini membantu upaya PT. POS INDONESIA (Persero) Area
Malang dalam mencapai pengenalan Prangko Prisma
12
BAB III
HASIL KEGIATAN
3.1 Gambaran Umum PT. POS INDONESIA area MALANG
3.1.1 Profil POS Area Malang
Kantor Pos Besar Malang adalah yang terbesar di Kota Malang. Berdiri
Gambar 1. Suasana Depan Kantor POS
Sumber : Data Humas PT. POS Area Malang
pada tanggal 26 Agustus 1978 sesuai dengan TJTJ No 6 tahun 1984.
Berdiri di atas tanah dengan luas keseluruhan sebesar 4000 m2. Kantor Pos Besar
Malang Ini termasuk Badan Usaha Milik Negara yang memiliki beberapa fungsi
diantaranya, melayani masyarakat di bidang jasa pengiriman surat-surat dan
hantaran barang. Kantor Pos Besar Malang memiliki 182 pekerja dan dibagi
dalam 2 shift. Lokasi dari Kantor Pos ini sangat mudah dijangkau dari segala arah
karena terletak di pusat kota di Jalan Merdeka Selatan dan tepat di depannya
adalah Alun-Alun Kota Malang.
Kantor yang berlantai dua dan berada di sebelah selatan Alun-alun ini
semeblum tahun 1900 adalah kantor sekaligus tempat kediaman Asisten Residen
Malang sebagai bagian dari karesidenan Pasuruan. Sebelumnya kantor pos berada
13
di Jl. Kayutangan (sekarang kantor Telkom). Pagar sebelah timur ditempatkan
banyak sekali cagar budaya daru abad XIV dan juga berfungsi sebagai batas
dengan hotel Pelangi.
Pada tahun 1926 berkaitan dengan kepindahan ibukota karesidenan dari
Pasuruan ke Malang maka kantor karesidenan Residen Malang dipindah di
gedung tepat di pojok perempatan alun-alun sebelah selatan (sekarang KPPN) dan
mulai ditempati pada tahun 1936.
3.1.2 Motto
Tepat Waktu Setiap Waktu
3.1.4 Visi
Menjadi pemimpin pasar di Indonesia dengan menyediakan layanan
surat,paket,dan logistik yang handal serta jasa keuangan yang terpercaya
3.1.5 Misi
a. Berkomitmen kepada pelanggan untuk menyediakan layanan yang
selalu tepat dan nilai terbaik.
b. Berkomitmen kepada karyawan untuk memberikan iklim kerja yang
aman,nyaman,dan menghargai kontribusi
c. Berkomitmen kepada pemegang saham untuk memberikan hasil usaha
yang menguntungkan & terus bertambah
d. Berkomitmen untuk berkontribusi positif kepada masyarakat
e. Berkomitmen untuk berperilaku transparan & terpercaya seluruh
pemangku kepentingan
3.1.6 Organisasi
Sesuai dengan visi dan misi serta tujuan perusahaan yang di emban dengan
sasaran jangka panjang untuk dapat diakui sebagai perusahaan kelas dunia yang
bertumbuh kembang, unggul dan terpercaya dengan bertumpu pada potensi insani
dengan tetap berpedoman pada peningkatan efektivitas pelayanan kepada
pelanggan dan untuk mengantisipasi perkembangan kelistrikan di Daerah
Yogyakarta, maka perlu dilakukan pengelolaan dalam meningkatkan pelayanan
PT.Pos Indonesia (Persero) Area Malang secara optimal. Berkenaan dengan hal
tersebut di atas, maka untuk mendukung jalannya pengelolaan dalam peningkatan
14
pelayanan secara optimal yang selaras dengan pengembangan system sumber daya
manusia, PT . Pos Indonesia area Malang memerlukan pola organisasi yang sesuai
dengan beban kerja dan proses bisnis yang dilaksanakan.
3.2 Alasan Munculnya Program PRANGKO PRISMA
Prangko Prisma muncul berawal dari keluhan masyarakat yang selalu
mengeluh tentang keberadaan prangko di saat ini ,prangko yang lama bergambar
tokoh pahlawan dan kebudayaan – kebudayaan indonesia seperti prangko
bergambar batik,alat tenun daerah,alat-alat musik daerah ,dsb.Oleh sebab itu
PT.POS Indonesia memberikan terobosan terbaru yaitu PRISMA atau PRangko
IdentitaS Milik Anda adalah Prangko (asli) yang dapat menampilkan gambar,
wajah, logo atau image lainnya sesuai permintaan Anda .Dimana Prisma bisa
menampilkan foto kita didalam prangko ,disini jelas menunjukan bahwa prisma
ingin menunjukan identitas si pengirim surat,sebagaimana identitas pengirim jelas
terlihat ,prangko prisma bisa difungsikan juga sebagai promosi instansi-instansi
pengirim surat ,sebagai pengenalan citra pengirim surat.
3.3 Gambaran Umum Program Inovasi Prangko Prisma
3.3.1 Pengertian Prangko Prisma
Selama ini pengirim surat mendapat layanan prangko bergambar tokoh
pahlawan, jenis batik,dsb .Tetapi kini masyarakat bisa menggunakan prangko
prisma yaitu prangko identitas milik anda PRISMA dapat digunakan juga untuk
pengiriman surat dengan desain Prangko yang tentunya unik, berbeda dan menjadi
sangat pribadi. PRISMA dapat juga digunakan untuk keperluan pencitraan,
kampanye atau untuk keperluan promosi produk dan atau perusahaan Anda.
kelebihan prangko prisma jelas ada pada identitas kita ingin menunjukan bahwa
mereka memanfaatkan prangko prisma sebagai sarana promosi sekaligus identitas
pengirim.banyak perguruan tinggi dan sekolah atau instansi yang mencetak logo
instansi mereka pada perangko prisma sementara pengirim kartu pos personel
memilih mencetak gambar diri sebagai gambar dari prangko itu
3.3.2 Keuntungan Prangko Prisma
a. Pengirim bisa memunculkan identitasnya
15
b. Pengirim dan penerima surat tidak bosan dengan adanya prangko prisma
c. Harga terjangkau
d. Bisa mempromosikan instansi / perusahaan pengirim / pengguna prangko
prisma
e. Penerima surat mengerti identitas si pengirim
f. Secara tidak langsung pengirim ingin menujukan identitasnya
Gambar 2. Contoh Prangko Prisma
Sumber : Data Humas PT. POS Area Malang
3.3.2 Proses Pelayanan Penggunaan Prangko Prisma
Layanan Prangko Prisma tersedia untuk pengirim surat yang akan
mengirim ,biasanya dalam jumlah masal dan pada waktu hari besar ,contohmya
hari raya idul fitri,hari ulang tahun dsb.
Untuk menggunakan prangko prisma syarat dan proses layanan sebagai berikut :
a. Calon pemgirim melakukan pendaftaran di kantor pelayanan Kantor
POS besar Malang dengan membawa soft file foto / identitas yang
ingin ditampilkan di prangko
b. Petugas POS filatelli mempersiapkan desain
c. Soft file desain lalu diprint
d. Calon pengirim menjelaskan alamat yang dituju,jumlah .
e. Calon pengirim membayar uang
f. Jika setelah di cetak pengirim wajib memeriksa
16
g. Setelah selesai dan terjadi deal surat-surat dibawa ke pemasaran
h. Pemasaran akan menempel prangko ke surat dan lalu mengirimkannya
3.4 Deskripsi Kegiatan
Selama kegiatan program magang, penulis berkegiatan dibidang sosialisasi
program listrik prabayar. Pada minggu pertama, setelah berkenalan dengan
seluruh jajaran staff PT. POS (Persero) Area Malang, penulis lantas ditugaskan
untuk ikut serta dalam inovasi layanan listrik prabayar sesuai ketentuan yang ada.
Adapun deskripsinya :
a. Kegiatan Membuat Kliping Berita Mengenai Prangko Prisma dan
Seputar POS
Setiap pagi penulis melakukan kegiatan rutin membaca koran dan
mencari bahan untuk kliping. Mulai dari tanggal 7 agustus sampai
dengan 4 september 2012, jam 8 pagi sampai jam 9 pagi mengerjakan
kliping koran dengan rekan kerja penulis. Hal – hal yang dijadikan
bahan kliping adalah berita yang berhubungan dengan prangko prisma
atau seputar POS berupa artikel, berita pelanggan, tanggapan, keluhan
pelanggan dan lain–lain, bahan berita yang diambil bersumber dari
berbagai media cetak. Media cetak yang merupakan sumber kliping di
PT. POS (Persero) Area Malang yaitu Radar Malang,Surya,Malang
Pos, karena media-media tersebut yang telah bekerja sama dengan PT.
POS (Persero) Area Malang mulai dari dulu. Penulis harus membaca
surat kabar tersebut dengan teliti agar tidak ada berita seputar POS dan
Prangko Prsima yang terlewatkan. Biasanya berita yang penulis
kliping adalah berita seputar POS, entah baik atau buruknya selalu
penulis kliping saat melakukan Praktik Kerja Nyata.
Adapun manfaat dari kegiatan kliping ini adalah untuk melatih
kepekaan mahasiswa terhadap opini publik yang sedang berkembang
di masyarakat khususnya tentang PT. POS (Persero). Selanjutnya dapat
juga merangsang kemampuan mahasiswa dalam menyikapi setiap
opini publik tersebut untuk menciptakan favourable image bagi
perusahaan, sedangkan untuk pihak perusahaan sendiri terutama
17
humasnya dapat mengetahui informasi apa saja yang sedang hangat
dibicarakan, sehingga jika ada kekurangan dapat langsung di tindak
lanjuti oleh pihak PT. POS (Persero) Area Malang.
Distribusi Kliping
Kegiatan distribusi dilakukan setelah kliping diperiksa dan
diparaf oleh Kepala HUMAS, kliping didistribusikan kepada
Manager Area dan di paraf, kemudian di dokumentasikan. Pada
saat penulis melakukan Praktik Kerja Nyata yang
mendistribusikan Kliping kebagian-bagiannya adalah penulis
sendiri, setelah dibimbing penulis melakukan pendistribusian
kliping Koran secara bertahap. Tahap pertama kliping diperiksa
dan diparaf oleh Kepala Humas, kemudian tahap kedua kliping
didistribusikan kepada Manager Area lalu diparaf sesuai dengan
isi kliping. Tahap ketiga penulis mendokumentasikan di dalam
arsip dan dimasukkan dalan inventaris Kliping Humas PT. POS
(Persero) Area Malang
Gambar 3. Kliping Humas POS
Sumber : Data Humas PT. POS Area Malang
18
b. Talk show ke radio-radio local
Penulis juga ikut serta melakukan talk show yang diadakan
kebeberapa radio local Malang. Disana penulis ikut serta dalam
talkshow sosialisasi prangko prisma dan seputar mengenai pos. Radio
tersebut yaitu :RRI , RCB senaputra makobu Radio- radio tersebut
adalah radio yang mempunyai kerjasama dengan PT. POS (Persero)
Area Malang. PT. POS (Persero) Area Malang disana ada yang
membeli jam tayang ada juga yang memang proses kerja sama antar
perusahaan. Talkshow keradio ini adalah dengan beberapa tema, yang
berhubungan dengan program baru dari POS untuk disosialisasikan
kepada seluruh masyarakat Malang.
Jangka waktu talkshow ini dilakukan selama seminggu 2 kali.
Durasi waktu yang diberikan adalah 60 menit. Disana penulis hanya
bertugas mencatat pertanyaan dari calon pengirim surat . Disana yang
menjadi narasumbernya adalah pembiimbing penulis yaitu mas Robi
Hidayat dan Mas Iwan biasanya dengan pak slamet daerah masing-
masing radio. Disana presenter radio sangat interaktif, dengan
beberapa pernyataan atau penjelasan dari narasumber beberapa menit
ada sesi pertanyaan dan langsung sesi Tanya jawab. Talkshow tersebut
sangat menarik perhatian untuk ikut serta berpendapat dan
mengeluarkan keluh kesah pelanggan. Berikut data penulis :
19
Gambar 4 Materi Talk Show Radio
Sumber : Data Humas PT. POS Area Malang
20
BAB IV
PEMBAHASAN
4.1. Peranan Humas PT. POS INDONESIA (Persero) MALANG
Humas PT. POS INDONESIA (Persero) Area Malang memiliki beberapa
fungsi Humas , menurut Effendy (1987:34), dalam bukunya “Hubungan
Masyarakat” mengemukakan fungsi Public Relations, yaitu :
1. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi.
2. Membina hubunganan harmonis antara organisasi dengan public ektern
maupun intern.
3. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik dengan menyebarkan
informasi dari organisasi kepada publik dan menyalurkan informasi dari
organisasi kepada publik dan menyalurkan opini publik kepada organisasi.
4. Melayani publik dan menasehati pimpinan organisasi demi kepentingan
umum.
Humas PT.Pos Indonesia (Persero) Area Malang juga memiliki peranan
Humas sebagai berikut :
1. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi
yang ada di PT. Pos Indonesia (Persero) Area Malang
2. Membina hubunganan harmonis antara organisasi dengan public
ektern maupun intern. Dengan pihak organisasi internal
Perusahaan POS dengan menjalin harmonisasi yaitu melaksanakan
kegiatan senam setiap hari Jum’at yang tujuannya mempererat tali
persaudaraan dan menyehatkan jasmani anggota perusahaan.
Dengan pihak eksternal Humas menjalin komunikasi yang baik
antar para wartawan media dan perusahaan lain terlebih juga para
pengirim surat.
3. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik dengan
menyebarkan informasi dari organisasi kepada publik dan
menyalurkan informasi dari organisasi kepada publik dan
menyalurkan opini publik kepada organisasi.
21
4. Melayani publik dan menasehati pimpinan organisasi demi
kepentingan umum. Humas dengan peranannya berhak menasehati
pimpinan organisasi demi kepentingan bersama agar tercipta
pelayanan public yang baik.
Humas PT. POS INDONESIA (Persero) Area Malang penulis rasa sudah
menjalankan perannya sebagai Humas. Karena pelayanan mereka sudah melebihi
dari kata cukup karena pada saat penulis melakukan Praktik Kerja Nyata disana
penulis menemukan beberapa keluhan pelanggan yang semuanya di hubungkan
dengan Humas. Dengan tegas dan cekatan humas memberikan solusi dan
tanggapan yang sangat memuaskan. Penulis merasa bahwa peran Humas POS
Malang sudah baik, namun adakalanya untuk lebih ditingkatkan lagi peran yang
lebih baik dari berbagai macam humas perusahaan yang ada di Indonesia.
4.2 Landasan Kegiatan
Adanya sistem manajemen mutu memungkinkan jaminan keselarasan
antara perencanaan, implementasi, pengendalian proses kegiatan Humas PT POS
INDONESIA Malang .Hal ini menjadi alat komunikasi efektif dan menjamin
konsistensi tindakan untuk menghasilkan produk yang sesuai dengan persyaratan
pelanggan danpeningkatan mutu berkelanjutan.
Seluruh kegiatan yang dilakukan, termasuk penulisan berita seputar POS,
didasari oleh adanya perencanaan berita-berita di lingkungan PT POS INDONESIA
Malang untuk diliput dan dipublikasikan guna menjalankan fungsi humas sebagai
penyampai informasi sehingga mampu menunjang citra positif Humas PT POS
INDONESIA (Persero) Malang
4.3 Tujuan kegiatan
Menjamin bahwa Humas akan melaksanakan tugas dalam pencitraan
PT POS INDONESIA sesuai standar mutu yang telah ditetapkan.
22
4.4 Sasaran Kegiatan
Adapun sasaran kegiatan dari humas PT POS INDONESIA Malang adalah sebagai
berikut:
a. Meningkatkan reputasi positif PT POS INDONESIA Malang di mata
publik
internal maupun eksternal..
b. . Meningkatkan jangkauan penyebarluasan informasi publik.
c. Meningkatkan kemampuan membuat strategi komunikasi dan pelayanan
informasi kepada publik.
4.5 Ruang Lingkup
Mengetahui peran humas PT POS INDONESIA Malang dapat
memperkenal kan inovasi kepada masyarakat program Prangko Prisma.
4.6 Program kerja dan Rencana Untuk Humas PT. POS (Persero) Area
Malang
1. Kampanye pelanggan prangko prisma
Kampanye melalui talkshow, kegiatan menyebar spanduk, serta
sosialisasi kepada masyarakat dan anak-anak sd menurut penulis
telah mencapai target.
2. Menjadikan pelanggan POS menjadi pelanggan yang mempunyai
identitas
Dengan adanya prangko prisma
Saat berada di humas PT. POS INDONESIA (Persero) Area Malang
penulis ikut serta dalam program kerja yang dilaksanakan humas. Karena itu
adalah sebagian dari kegiatan internal humas. Penulis ikut serta dalam seluruh
kegiatan internal maupun eksternal humas yang nantinya laporan penulis bisa
ditulis sedemikian rupa adanya.
23
4.7 Pekerjaan Humas PT. POS INDONESIA (Persero) Area Malang
Pekerjaan seorang humas adalah tugas-tugas yang dilakukan oleh seorang humas
dalam mempromosikan pengertian dan pengetahuan akan seluruh fakta-fakta
tentang runtutan situasi atau sebuah situasi dengan sedemikian rupa sehingga
mendapatkan simpati akan kejadian tersebut .
Pada saat penulis melakukan Praktik Kerja Nyata pada Humas PT. POS
INDONESIA (Persero) Area Malang, penulis menemukan beberapa pengetahuan
yang belum pernah penulis temukan dalam masa perkuliahan. Penulis kedatangan
konsumen yang langsung marah-marah menuduh humas PT. POS INDONESIA
(Persero) Area Malang mengabaikan keluhan pelanggan. Disaat seperti inilah
pekerjaan seorang humas mengembalikan nama baik perusahaan. Dan penulis
memberikan pengertian bahwa prosedur yang konsumen berikan belum lengkap
dan belum bisa direspon karena data-datanya belum siap untuk di kroscek
kelokasi. Disini penulis harus memberikan kesan yang baik, menerima keluhan
konsumen dengan sabar. Karena konsumen adalah raja.
Bagian penting dari pekerjaan petugas Humas dalam suatu organisasi
adalah :
a. Membuat kesan (image)
b. Pengetahuan dan pengertian
c. Menciptakan ketertarikan
d. Penerimaan
e. Simpati
Menurut penulis Humas PT. POS INDONESIA (Persero) Area Malang
telah mencapai pekerjaan humas dengan baik. Karena kesan pertama yang
dibangun oleh humas adalah kesan-kesan yang menarik dan membuat banyak
orang simpati akan pekerjaan seorang humas yang bisa memberikan citra positif
bagi perusahaannya.
24
4.7.1 Kegiatan penulis dalam Humas PT. POS INDONESIA (Persero)
Area Malang
Selama kegiatan program magang, penulis ikut serta dalam kegiatan
dibidang sosialisasi program prangko PRISMA. Pada minggu pertama, setelah
berkenalan dengan seluruh jajaran staff PT. POS INDONESIA (Persero) Area
Malang, penulis lantas ditugaskan untuk ikut serta dalam inovasi layanan prangko
prisma sesuai ketentuan yang ada. Adapun deskripsinya :
4.7.2 Pembuatan Distribusi Kliping berita mengenai prangko prisma
dan seputar POS INDONESIA
Setiap pagi penulis melakukan kegiatan rutin membaca koran dan mencari
bahan untuk kliping. Mulai dari tanggal 7 agustus 2012 sampai dengan 3
september 2012, jam 8 pagi sampai jam 9 pagi mengerjakan kliping Koran dengan
rekan kerja penulis. Hal – hal yang dijadikan bahan kliping adalah berita yang
berhubungan dengan prangko prisma atau seputar POS berupa artikel, berita
pelanggan, tanggapan, keluhan pelanggan dan lain–lain, bahan berita yang
diambil bersumber dari berbagai media cetak. Media cetak yang merupakan
sumber kliping di PT. POS (Persero) Area Malang yaitu Jawa Pos,Radar
Malang,Surya,Malang Post, karena media-media tersebut yang telah bekerja sama
dengan PT. POS (Persero) Area Malang mulai dari dulu. Penulis harus membaca
surat kabar tersebut dengan teliti agar tidak ada berita seputar POS yang
terlewatkan. Biasanya berita yang penulis kliping adalah berita seputar POS, entah
baik atau buruknya selalu penulis kliping saat melakukan Praktik Kerja Nyata.
Kliping adalah guntingan artikel, berita dari surat kabar, majalah, dsb, yang dianggap penting untuk disimpan atau didokumentasikan. “ (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 1989 : 446).Kliping menurut Rusady Ruslan adalah “ Suatu kegiatan memilih, menggunting, dan kemudian memperbanyak mengenai suatu berita (news) atau karangan (artikel), serta photo berita (press photo) pada event atau peristiwa tertentu yang telah terjadi dan dimuat di berbagai media cetak, seperti surat kabar, majalah, tabloid, dan linnya yang kemudian dikliping. “(Ruslan,1999 : 207-208).
Adapun manfaat dari kegiatan kliping ini adalah untuk melatih kepekaan
mahasiswa terhadap opini publik yang sedang berkembang di masyarakat
25
khususnya tentang PT. POS INDONESIA (Persero). Selanjutnya dapat juga
merangsang kemampuan mahasiswa dalam menyikapi setiap opini publik tersebut
untuk menciptakan favourable image bagi perusahaan, sedangkan untuk pihak
perusahaan sendiri terutama humasnya dapat mengetahui informasi apa saja yang
sedang hangat dibicarakan, sehingga jika ada kekurangan dapat langsung di tindak
lanjuti oleh pihak PT. POS (Persero) Area Malang.
Distribusi Kliping :
Kegiatan distribusi dilakukan setelah kliping diperiksa dan diparaf oleh
Kepala HUMAS, kliping didistribusikan kepada Manager Area dan di paraf,
kemudian di dokumentasikan. Pada saat penulis melakukan Praktik Kerja Nyata
yang mendistribusikan Kliping kebagian-bagiannya adalah penulis sendiri, setelah
dibimbing penulis melakukan pendistribusian kliping Koran secara bertahap.
Tahap pertama kliping diperiksa dan diparaf oleh Kepala Humas, kemudian tahap
kedua kliping didistribusikan kepada Manager Area lalu diparaf sesuai dengan isi
kliping. Tahap ketiga penulis mendokumentasikan di dalam arsip dan dimasukkan
dalan inventaris Kliping Humas PT. POS INDONESIA Malang
4.7.3 Talk show ke radio-radio local
Menurut Buku besar Wikipedia, Gelar wicara (bahasa Inggris: talk show;
chat show) adalah suatu jenis acara televisi atau radio yang berupa perbincangan
atau diskusi seorang atau sekelompok orang "tamu" tentang suatu topik tertentu
(atau beragam topik) dengan dipandu oleh pemandu gelar wicara. Tamu dalam
suatu gelar wicara biasanya terdiri dari orang-orang yang telah mempelajari atau
memiliki pengalaman luas yang terkait dengan isu yang sedang diperbincangkan.
Suatu gelar wicara bisa dibawakan dengan gaya formal maupun santai dan kadang
dapat menerima telepon berupa pertanyaan atau tanggapan dari pemirsa atau
orang di luar studio. Talkshow keradio local ini bertujuan untuk mensosialisasikan
inovasi baru dari kantor pos daerah Malang dan sekitarnya. Agar para pengirim
surat bisa menggunakan identitasnya sendiri
Pengertian Radio Talk Show bisa diterjemahkan pertunjukkan berbicara di
radio. Karena sifatnya pertunjukkan maka ada unsur hiburan. Namun radio talk
26
show sering juga diartikan sebagai Radio Talk. Artinya pembicaraan di radio.
Dalam konteks ini unsur hiburan bukanlah menjadi menu yang utama.
a. Peran Talkshow Radio
Talkshow radio yang dilakukan humas POS Malang berperan penting
dalam cara penyampaian informasi dalam program baru sosialisasi
prangko prisma. Dalam acara talkshow yang diselenggarakan humas POS
Malang dengan stasiun radio local sangat membantu dalam hubungan
antara POS kepada masyarakat kota Malang.
c. Tujuan Talkshow Radio
1) Memastikan fakta yang terjadi dimasyarakat dan fakta yang
berhubungan dengan surat menyurat.
2) Menggali Titik Pandang
3) Mendapatkan opini yang representatif. Apabila konsumen memiliki
pendapat yang sangat relevan terlebih lagi pendapat untuk kinerja
POS Malang supaya lebih baik lagi.
d. Syarat Talkshow yang baik
1) Menjawab permasalahan sehingga tujuan tercapai. Menjawab semua
pertanyaan pengirim, agar semua keinginan pengirim terpenuhi dan
program humas bisa mencapai tujuan. Agar para pengirim lebih
tertarik menggunakan prangko prisma.
2) Efektif dan efisien. Efektif dalam hal waktu dan efisien dalam hal
tidak perlu susah payah sosialisasi ketempat-tempat yang sangat jauh .
Apabila menggunakan talkshow radio, para pengirim surat akan jauh
lebih merespon dan memiliki rasa ketertarikan menggunakan prangko
prisma
e. Menentukan topik:
Pilihlah topik sesuai dengan keingintahuan pendengar. Perhatikan
halaman pertama surat kabar, hal yang baru, human interst, petualangan,
konflik, misteri, kisah dramatis dan tragis, hal yang bermanfaat bagi
27
khalayak. Topic yang diambil sangat berhubungan dengan dunia surat
menyurat.
f. Perhatikan Tiga Unsur Utama:
1) Persiapan yang dilakukan humas POS Malang sangat baik, sehari
sebelum acara talkshow, materi yang akan dibicarakan pada talkshow
telah dikirim keradio tersebut untuk bisa dibaca-baca oleh sipenyiar.
Supaya lebih mengerti kisi-kisi yang akan dibicarakan nantinya.
2) Komunikasi. Komunikasi yang ada dalam talkshow tersebut menurut
penulis sangat interaktif . disamping orang Humas yang memiliki
cirri-ciri berkomunikasi yang baik, penyiar yang lebih atraktif bisa
membantu menimbulkan ketertarikan mengobrol seputar masalah
surat menyurat.
Talkshow yang dilakukan Humas POS Malang menurut penulis telah
memenuhi syarat dan peran talkshow radio. Saat melakukan talkshow,
narasumber dan penyiar sama-sama interaktif dan juga semangat untuk
membawakan materi dan memberikan jawaban untuk pelanggan. Jawaban yang
diberikanpun dianggap memuaskan pelanggan karena ada tanggapan langsung
dari pihak POS
4.7.4 Sosialisasi prangko prisma
Kegiatan penulis selama melakukan Praktik Kerja Nyata di PT. POS
(Persero) Area Malang, merupakan salah satu program sosialisasi Humas PT. POS
(Persero) Area Malang. Hal ini termasuk salah satu hal penting yang ada dalam
public relations dalam pemasaran prangko prisma.
Hubungan masyarakat, atau sering disingkat humas adalah seni
menciptakan pengertian publik yang lebih baik sehingga dapat memperdalam
kepercayaan publik terhadap suatu individu/ organisasi. Selama proses PKN,
penulis telah melakukan semua peran humas yang ada di PT. POS (Persero) Area
Malang. Contoh dari kegiatan-kegiatan Humas yang dilaksanakan penulis adalah:
melobi, berbicara di depan publik, menyelenggarakan acara, dan membuat
pernyataan tertulis.
28
Penulis menilai bahwa Public Relations PT. POS (Persero) Area Malang
telah melakukan kegiatan yang bersifat internal maupun eksternal. Ada banyak
kegiatan internal dan eksternal yang dilakukan oleh Public Relations PT. POS
INDONESIA (Persero) Area Malang, tetapi kegiatan internal Public Relations
yang penulis melakukan selama PKN ialah menulis release sosialisasi, membuat,
menyebarkan informasi kepada media cetak dan elektronik (RCB, RRI Malang,
Makobu,Artupanes) tentang sosialisasi prangko prisma melalui facsimile,
mengarsipkan kliping berita mengenai surat menyurat dan seputar POS,
sedangkan kegiatan eksternal Public Relations yang penulis lakukan selama
Praktek Kerja Nyata ialah melakukan sosialisasi menyebarkan informasi kepada
media cetak dan elektronik (Radio siaran : RCB,RRI,artupanes, tentang inovasi
terbaru prangko prisma melalui talkshow radio agar semua masyarakat
mengetahui prangko prisma.
4.8 Media Sosialisasi PRANGKO PRISMA PT. POS (Persero) Area
MALANG
Media komunikasi adalah suatu alat yang digunakan untuk mempermudah
dalam menyampaikan informasi dari seseorang kepada orang lain dengan maksud
tertentu. Media Komunikasi adalah berupa benda yang digunakan untuk
menyampaikan sebuah pesan baik dalam bentuk sebuah data, gelombang
frekwensi, gambar, suara atau tulisan yang memiliki makna tertentu. Tentu saja
media komunikasi berfungsi untuk meyampaikan pesan dari komunikator kepada
komunikate.
Media komunikasi yang digunakan PT. POS (Persero) Area Malang dalam
mensosialisasikan Prangko Prisma adalah media komunikasi yang bertujuan
menyebarluaskan informasi agar dapat diketahui oleh masyarakat atau public
melalui media komunikasi yang telah dirancang oleh penulis. Media sosialisasi
prangko prisma yang digunakan PT. POS (Persero) Area Malang ini adalah
melalui spanduk, brosur, x-banner, stiker dan talkshow melalui radio.
29
4.8.1 Isi media komunikasi Prangko Prisma
1. Brosur
Media Brosur bisa menjelaskan dengan detail apa saja
kelebihan produk, keuntungan apa saja yang didapat masyarakat
bila membeli atau memakai jasa PT. POS (Persero) Area
Malang dalam program barunya Prangko Prisma. Menurut
penulis desain konsep brosur ini sudah baik, namun kurang
dalam penyebarluasannya kemasyarakat. Desain brosur Listrik
prabayar ini sangat menarik karena disana terdapat foto meteran
dan berbagai isi dan cara penggunaan. Tidak lupa konsep brosur
ini dilengkapi pelayanan keluhan.
30
Gambar 5. Brosur Prangko Prisma
Sumber : Dokumentasi Penulis
31
Gambar 6. Brosur Prangko Prisma
Sumber : Dokumentasi Penulis
2. Talk show radio
Talkshow yang diadakan di beberapa radio local Malang
saat penulis ikut serta , penulis menulis beberapa tanya jawab
antar pelanggan. Oleh karena itu kegiatan humas untuk mencatat
pertanyaan pelanggan lalu percakapan tersebut
didokumentasikan kedalam arsip Humas PT. POS (Persero)
Area Malang.
32
Talk Show RRI
Gambar 7. Tema Talkshow Radio
Sumber : Dokumentasi Penulis
33
Gambar 8. Pertanyaan Talkshow Radio RRI
Sumber : Dokumentasi Penulis
34
3. X Banner
X banner adalah bentuk petunjuk promosi prangko
prisma di kantor pos x banner di tempatkan di tempat – tempat
strategis ,seperti pintu masuk sebelah loket.Agar calon pengirim
surat mengerti inovasi terbaru dari PT POS INDONESIA ialah
prangko prisma.
Gambar 8. X Banner Prangko Prisma
Sumber : Dokumentasi Penulis
4.9 . Kegiatan lainnya
Adapun kegiatan lainnya yang dilakukan selama PKN/Magang antara
lain:
1. Beradaptasi dengan lingkungan kerja dan bersosialisasi dengan karyawan di
Unit Human Resource (HR).
2. Mempelajari profil perusahaan secara mandiri dengan membaca company
profile PT. POS INDONESIA di website PT. POS INDONESIA.
3. Memelajari prosedur selama PKN di Kantor.
4. Mengumpulkan data – data yang diperlukan untuk penulisan laporan
PKN/Magang baik secara mandiri maupun melakukan wawancara dengan
Officer
35
4.10 Selama kegiatan PKN/Magang, penulis memperoleh pengalaman belajar
antara lain :
1. Memperoleh gambaran yang sebenarnya mengenai lingkungan dunia
kerja
secara terperinci melalui keterlibatan secara langsung dalam kegiatan
operasional perusahaan dan belajar untuk lebih professional serta tanggung
jawab dalam menjalankan tugas yang diberikan.
2. Memperoleh tambahan pengetahuan, wawasan, dan ketrampilan yang
relevan untuk meningkatkan kompetensi dalam persaingan dunia kerja
yang akan penulis hadapi.
3. Mengetahui proses penginputan data karyawan, proses pencatatan jadwal
magang bagi calon peserta magang, dan proses pengarsipan data – data
kerja karyawan. Selama ini penulis hanya terbatas pada teori – teori dan
artikel yang didapat dari perkuliahan. Melalui kegiatan PKN/Magang ini,
penulis berkesempatan mengetahui secara langsung dan nyata mengenai
bidang penginputan data dan pendataan data karyawan.
4. Memahami sistem penginputan data karyawan di perusahaan, serta mampu
mengoperasikan sistem penginputan data karyawan perusahaan yang
terkomputerisasi.
5. Melatih kemampuan berkomunikasi dan bersosialisasi dengan baik.
Mengingat keterlibatan penulis secara langsung selama pelaksanaan
36
PKN/Magang, penulis dituntut untuk mampu berkomunikasi dan
Bersosialisasi saat berinteraksi dengan banyak orang di tempat kerja.
6. Melatih disiplin dan tanggap dalam setiap tugas yang diberikan. Hal ini
berpengaruh pada ketepatan penyelesaian tugas kerja yang diberikan.
37
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan pemaparan dari bab-bab sebelumnya selama melaksanakan
kegiatan PKN di Humas PT. POS (Persero) Area Malang, maka dapat diambil
kesimpulan sebagai berikut :
1. PT. POS (Persero) Area Malang yang bergerak dibidang pelayanan surat-
menyurat, dengan mengetahui keinginan dan kebutuhan akan pelayanan
pengiriman yang diinginkan oleh masyarakat serta membina hubungan
yang baik dengan publik, baik itu publik internal maupun publik eksternal.
2. Humas PT. POS (Persero) Area Malang masih Method Of
Communications, belum State Of Being karena masih menjadi satu bagian
dengan bidang hukum. Karena Hukum bisa melindungi Humas , dan
semua tatanan humas diatur dalam UU.
3. Kegiatan internal yang selalu dilakukan Humas PT. POS (Persero) Area
Malang, adalah membuat kliping berita seputar listrik dan PLN, serta
menyebarkan informasi kepada media cetak dan elektronik.
4. Kegiatan eksternal Humas PT. PLN (Persero) Area Yogyakarta
diantaranya mensosialisasikan program-program baru, menginformasikan
pengumuman, mengetik surat-surat yang berhubungan dengan POS.
5.2 Saran
Dengan segala kerendahan hati, penulis menyampaikan saran-saran
kepada pihak perusahaan dan mahasiswa yang akan melaksanakan Praktik Kerja
Nyata selanjutnya, semoga saran-saran ini dapat dijadikan pertimbangan bagi
kedua belah pihak dalam rangka perbaikan kerjasama dimasa mendatang.
38
5.2.1 Saran bagi Perusahaan
Saran penulis bagi Humas PT.POS (Persero) Area Malang yaitu :
1. Pelaksanaan dokumentasi pada setiap kegiatan sudah terlaksana dengan
baik, namun sebaiknya penyimpanan dokumentasi dilakukan dengan cara
komputerisasi dan mempunyai tempat khusus penyimpanan dokumentasi
agar terlihat rapih dan apabila sewaktu-waktu diperlukan mudah
mencarinya.
2. Melakukan analisis dari setiap kliping berita yang bersangkutan dengan
surat-menyurat dan POS
3. Sistem pelayanan dan alur penyimpanan dokumen - dokumen penting agar
bias disimpan di tempat yang aman
4. Fasilitas atau peralatan di dalam kantor untuk bias dilengkapi seperti wifi
dan AC
5.2.2 Saran bagi Mahasiswa PKN
Adapun saran bagi mahasiswa Praktek Kerja Nyata selanjutnya dari
penulis adalah sebagai berikut :
1. Diharapkan bagi mahasiswa yang akan Praktek Kerja Nyata di PT. POS
(Persero) Area Malang lebih interaktif dalam menyelesaikan tugas yang
diberikan.
2. Mahasiswa Praktek Kerja Nyata harus mempersiapkan diri dalam segala
hal karena akan berada dalam dunia kerja yang sesungguhnya.
39
Lampiran 1
Lampiran 1. Tabel Deskripsi Kegiatan
Hari dan Tanggal Kegiatan Yang DilakukanKeterangan
Rutin Insidental
Senin, 06 Agustus 2012 Pengenalan Lingkungan PT. POS(Persero) Area Malang
Membuat Kliping berita mengenai Prangko Prisma dan seputar POS
Mengarsipkan kliping berita mengenai Prangko Prisma dan seputar POS
Menyebarkan informasi kepada media cetak dan elektronik melalui Facsimile
Selasa, 07Agustus 2012 Membuat Kliping berita Mengarsipkan kliping berita
mengenai POS Menyebarkan informasi
kepada media cetak dan elektronik melalui Facsimile
Melakukan Media Monitoring berita mengenai POS
Rabu, 08 Agustus 2012 Membuat Kliping berita Mengarsipkan kliping berita
mengenai POS Menyebarkan informasi
kepada media cetak dan elektronik melalui Facsimile
Melakukan Media Monitoring berita mengenai POS
Kamis, 09 Agustus 2012
Membuat Kliping berita Mengarsipkan kliping berita
mengenai POS Menyebarkan informasi
kepada media cetak dan
40
Hari dan Tanggal Kegiatan Yang DilakukanKeterangan
Rutin Insidental
elektronik melalui Facsimile Melakukan Media
Monitoring berita mengenai POS
Menempel lowongan kerja ke mading POS
Jum’at, 10 Agustus 2012
Membuat Kliping berita Mengarsipkan kliping berita
mengenai POS Menyebarkan informasi
kepada media cetak dan elektronik melalui Facsimile
Melakukan Media Monitoring berita mengenai POS
Senin, 13 Agustus 2012 Membuat Kliping berita Mengarsipkan kliping berita
mengenai POS Menyebarkan informasi
kepada media cetak dan elektronik melalui Facsimile
Melakukan Media Monitoring berita mengenai POS
Selasa, 14 agustus 2012
Membuat Kliping berita Mengarsipkan kliping berita
mengenai POS Menyebarkan informasi
kepada media cetak dan elektronik melalui Facsimile
Melakukan Media Monitoring berita mengenai POS
Mengirim surat tagihan ke instansi-instansi
Rabu, 15 Agustus 2012 Membuat Kliping berita Mengarsipkan kliping berita
41
Hari dan Tanggal Kegiatan Yang DilakukanKeterangan
Rutin Insidental
mengenai POS Menyebarkan informasi
kepada media cetak dan elektronik melalui Facsimile
Melakukan Media Monitoring berita mengenai POS
Kamis, 16 Agustus 2012
Membuat Kliping berita Mengarsipkan kliping berita
mengenai POS Menyebarkan informasi
kepada media cetak dan elektronik melalui Facsimile
Melakukan Media Monitoring berita mengenai POS
Saya ikut talk show ke RRI Gladi bersih latihan upacara
17 agustus
Jum’at, 17 Agustus 2012
UPACARA 17 AGUSTUS
Senin, 20 agustus sd 25 agustus 2012
LIBUR CUTI BERSAMA HARI RAYA IDUL FITRI
Senin, 27 Agustus2012 Membuat Kliping berita Mengarsipkan kliping berita
mengenai POS Menempel lowongan kerja
ke mading pos Menyebarkan informasi
kepada media cetak dan elektronik melalui Facsimile
Melakukan Media Monitoring berita mengenai POS
Selasa, 28 Agustus 2012
Membuat Kliping berita Mengarsipkan kliping berita
mengenai POS
42
Hari dan Tanggal Kegiatan Yang DilakukanKeterangan
Rutin Insidental
Menyebarkan informasi kepada media cetak dan elektronik melalui Facsimile
Melakukan Media Monitoring berita mengenai POS
Rabu, 29 Agustus 2012 Membuat Kliping berita Mengarsipkan kliping berita
mengenai POS Menyebarkan informasi
kepada media cetak dan elektronik melalui Facsimile
Melakukan Media Monitoring berita mengenai POS
Kamis, 30 Agustus 2012
Membuat Kliping berita Mengarsipkan kliping berita
mengenai POS Menyebarkan informasi
kepada media cetak dan elektronik melalui Facsimile
Melakukan Media Monitoring berita mengenai POS
Jum’at, 31 Agustus 2012
Membuat Kliping berita Mengarsipkan kliping berita
mengenai POS Menyebarkan informasi
kepada media cetak dan elektronik melalui Facsimile
Melakukan Media Monitoring berita mengenai POS
Mengirim surat tagihan ke perusahan-perusahaan swasta
43
Hari dan Tanggal Kegiatan Yang DilakukanKeterangan
Rutin Insidental
Senin , 3 September 2012
Membuat Kliping berita Mengarsipkan kliping berita
mengenai POS Menyebarkan informasi
kepada media cetak dan elektronik melalui Facsimile
Melakukan Media Monitoring berita mengenai POS
Selasa, 4 September 2012
Membuat Kliping berita Mengarsipkan kliping berita
mengenai POS Menyebarkan informasi
kepada media cetak dan elektronik melalui Facsimile
Melakukan Media Monitoring berita mengenai POS
Rabu, 05 September 2012
Membuat Kliping berita Mengarsipkan kliping berita
mengenai POS Menyebarkan informasi
kepada media cetak dan elektronik melalui Facsimile
Melakukan Media Monitoring berita mengenai POS
Sumber : Catatan / data pribadi penulis selama PKN
Lampiran 2
44
Gambar 2. Contoh Prangko prisma
Sumber : Data PT. POS (Persero) Area Malang
Gambar 3. Brosur
Sumber : Data PT. POS Area Malang
45
Lampiran 3
Gambar 4. Penulis beserta Kepala Humas Sumber : Data POS (Persero) Area Malang
Gambar 5. Penulis beserta staff POS INDONESIA Malang
Sumber : Data POS (Persero) Area Malang
46
Gambar 6. Penulis melakukan kegiatan Humas
Sumber : Data POS (Persero) Area Malang
Lampiran 4
47
Gambar 7. Surat Keterangan
Sumber : Data POS (Persero) Area Malang
48
Gambar 8. Sertifikat
Sumber : Data POS (Persero) Area Malang