43
BAB 3
PENGUMPULAN DAN ANALISIS KEBUTUHAN
3.1 Sejarah Perusahaan
Sejak adanya proklamasi kemerdekaan Republik Indonesia pada 17
Agustus 1945 para pendiri bangsa ini telah menyadari pentingnya usaha
mencerdaskan kehidupan bangsa. Pemikiran ini diperkuat dengan kenyataan
pada Undang-Undang Dasar 1945 pasal 31 yang menekankan bahwa tiap
warganegara berhak mendapatkan pengajaran. Untuk itu, Pemerintah
mengusahakan dan menyelenggarakan satu sistem pengajaran nasional yang
diatur dengan undang-undang. Sehubungan dengan tuntutan konstitusi dimaksud,
Pemerintah berketetapan untuk membentuk lembaga yang bertanggung jawab
pada usaha pencerdasan kehidupan bangsa.
Mulai saat itu sampai sekarang ini telah terjadi penggantian nama
institusi yang menangani pendidikan sebanyak enam kali. Keenam nama institusi
yang menangani pendidikan sejak kemerdekaan sampai saat sekarang dapat
dilihat pada tabel di bawah ini.
Tabel 3. 1 Sejarah Nama Departemen Pendidikan Nasional
No. Nama Institusi Periode
1 Kementerian Pengajaran 19-8-1945 s.d. 29-1-1948
2 Kementerian Pendidikan, Pengajaran,
dan Kebudayaan
29-1-1948 s.d. 10-7-1959
44
No. Nama Institusi Periode
3 Departemen Pendidikan, Pengajaran,
dan Kebudayaan
10-7-1959 s.d. 6-3-1962
4 Departemen Pendidikan Dasar dan
Kebudayaan
6-3-1962 s.d. 27-3-1966
5 Departemen Perguruan Tinggi dan
Ilmu Pengetahuan
18-2-1962 s.d. 27-3-1966
6 Departemen Olahraga 6-3-1962 s.d. 27-3-1966
7 Departemen Pendidikan dan
Kebudayaan
25-7-1966 s.d. 26-10-1999
8 Departemen Pendidikan Nasional 26-10-1999 s.d. sekarang
3.2 Visi Misi
Visi
Terwujudnya sistem pendidikan sebagai pranata sosial yang kuat dan
berwibawa untuk memberdayakan semua warga negara Indonesia agar
berkembang menjadi manusia yang berkualitas sehingga mampu dan proaktif
menjawab tantangan zaman yang selalu berubah.
Sejalan dengan Visi Pendidikan Nasional tersebut, Depdiknas berhasrat
untuk pada tahun 2025 menghasilkan: INSAN INDONESIA CERDAS DAN
KOMPETITIF (Insan Kamil/Insan Paripurna)
45
Misi
• Mengupayakan perluasan dan pemerataan kesempatan memperoleh
pendidikan yang bermutu bagi seluruh rakyat Indonesia;
• Membantu dan memfasilitasi pengembangan potensi anak bangsa secara
utuh sejak usia dini sampai akhir hayat dalam rangka mewujudkan
masyarakat belajar;
• Meningkatkan kesiapan masukan dan kualitas proses pendidikan untuk
mengoptimalkan pembentukan kepribadian yang bermoral;
• Meningkatkan keprofesionalan dan akuntabilitas lembaga pendidikan
sebagai pusat pembudayaan ilmu pengetahuan, keterampilan,
pengalaman, sikap, dan nilai berdasarkan standar nasional dan global;
• Memberdayakan peran serta masyarakat dalam penyelenggaraan
pendidikan berdasarkan prinsip otonomi dalam konteks Negara Kesatuan
RI.
Selaras dengan Misi Pendidikan Nasional tersebut, Depdiknas untuk
tahun 2005 - 2009 menetapkan Misi sebagai berikut: MEWUJUDKAN
PENDIDIKAN YANG MAMPU MEMBANGUN INSAN INDONESIA
CERDAS KOMPREHENSIF DAN KOMPETITIF.
46
3.3 Struktur Organisasi
Direktorat JenderalPendidikan Tinggi
Sekretariat Direktorat Jenderal
Bagian Perencanaan Bagian Keuangan Bagian Tatalaksana
dan Kepegawaian
Subbagian Data dan Informasi
Subbagian Rencana dan Program
Subbagian Evaluasi Pelaksanaan Rencana dan Program
Subbagian Anggaran dan Pembiayaan
Subbagian Perbendaharaan
Subbagian Evaluasi Pelaksanaan Anggaran
Subbagian Tatalaksana
Subbagian Mutasi Pegawai
Subbagian Pengembangan Pegawai
Bagian Umum
Subbagian Tata Usaha
Subbagian Rumah Tangga
Subbagian Perlengkapan
Direktorat Kelembagaan
Subdirektorat Organisasi
Perguruan Tinggi
Subdirektorat Organisasi
Kemahasiswaan
Subdirektorat Kerjasama
Perguruan Tinggi
Seksi I
Seksi II
Seksi Pengembangan Organisasi
Seksi Kegiatan Kemahasiswaan
Seksi Kerjasama Dalam Negeri
Seksi Kerjasama Luar Negeri
Subdirektorat Pemberdayaan
Perguruan Tinggi
Seksi Perbantuan
Seksi Pemberdayaan Peran Masyarakat
Subbagian Tata Usaha
Direktorat Ketenagaan
Subdirektorat Perencanaan dan
Informasi Ketenagaan
Seksi Perencanaan Ketenagaan
Seksi Informasi Ketenagaan
Subdirektorat Karir
Seksi Kepangkatan dan Promosi
Seksi Pelatihan Teknis
Subdirektorat Pengembangan
Ketenagaan
Seksi Pendidikan dan Pelatihan Dalam Negeri
Seksi Pendidikan dan Pelatihan Luar Negeri
Subdirektorat Pendidikan Profesi dan Kependidikan
Seksi Pendidikan Profesi Pendidik
Seksi Pendidikan Profesi Tenaga Kependidikan
Subbagian Tata Usaha
Subdirktorat Penelitian
Direktorat Penelitian dan Pengabdian
Kepada Masyarakat
Seksi I
Seksi II
Subdirektorat Pengabdian
Kepada Masyarakat
Seksi I
Seksi II
Subdirektorat Sistem Informasi
dan Publikasi
Seksi Informasi
Seksi Publikasi
Subdirektorat Kreativitas Mahasiswa
Seksi I
Seksi II
Subbagian Tata Usaha
Subdirektorat Kurikulum dan Program Studi
Direktorat Akademik
Seksi Kurikulum
Seksi Program Studi
Subdirektorat Wawasan dan Kemampuan
Akademik Mahasiswa
Seksi Wawasan Akademik Mahasiswa
Seksi Prestasi Akademik Mahasiswa
Subdirektorat Standar Kualitas
Akademik
Seksi Proses Pembelajaran
Seksi Sarana dan Media Pengajaran
Subdirektorat Evaluasi Akademik
Seksi Evaluasi Kualitas Akademik
Seksi Evaluasi Proses Pembelajaran
Subbagian Tata Usaha
Gambar 3. 1 Struktur Organisasi
47
3.4 Tugas dan Tanggung Jawab
• Sekretariat Direktorat Jenderal mempunyai tugas melaksanakan
pelayanan teknis dan administrasi serta pembinaan dan koordinasi
pelaksanaan tugas unit organisasi di lingkungan Direktorat Jenderal.
• Bagian Perencanaan mempunyai tugas melaksanakan penyusunan
rencana, program, evaluasi dan laporan Direktorat Jenderal
• Subbagian data dan Informasi mempunyai tugas melakukan
pengumpulan, pengolahan, penyajian data dan informasi serta penyiapan
bahan kebijakan di bidang pendidikan tinggi.
• Subbagian Rencana dan Program mempunyai tugas melakukan penyiapan
bahan penyusunan rencana dan program di bidang pendidikan tinggi.
• Subbagian Evaluasi Pelaksanaan Rencana dan Program mempunyai tugas
melakukan evaluasi pelaksanaan rencana dan program di bidang
pendidikan tinggi serta penyiapan bahan laporan Direktorat Jenderal.
• Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan urusan keuangan di
lingkungan Direktorat Jenderal.
• Subbagian Anggaran dan Pembiayaan mempunyai tugas melakukan
penyiapan bahan penyusunan rencana anggaran dan urusan pembiayaan
di lingkungan Direktorat Jenderal.
• Subbagian Perbendaharaan mempunyai tugas melakukan urusan
penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, pembukuan, dan
pertanggungjawaban keuangan Direktorat Jenderal.
48
• Subbagian Evaluasi Pelaksanaan Anggaran mempunyai tugas melakukan
pembukuan dan verifikasi, penghitungan anggaran, evaluasi, dan
penyusunan laporan pelaksanaan anggaran Direktorat Jenderal.
• Bagian Tatalaksana dan Kepegawaian mempunyai tugas melaksanakan
urusan tatalaksana, hukum, perundang-undangan, dan kepegawaian
Direktorat Jenderal.
• Subbagian Tatalaksana mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan
analisis jabatan, analisis organisasi, penyempurnaan organisasi, sistem
dan prosedur kerja, penyusunan rancangan peraturan perundang-
undangan dan pertimbangan hukum di lingkungan Direktorat Jenderal.
• Subbagian Mutasi Pegawai mempunyai tugas melakukan penyiapan
bahan penyusunan formasi dan urusan penerimaan, pengangkatan,
kepangkatan, pemindahan, dan pemberhentian pegawai di lingkungan
Direktorat Jenderal.
• Subbagian Pengembangan Pegawai mempunyai tugas melakukan
penyiapan bahan penyusunan rencana peningkatan kemampuan
profesional dan karir pegawai, kesejahteraan dan penghargaan, serta
urusan disiplin pegawai di lingkungan Direktorat Jenderal.
• Bagian Umum mempunyai tugas melaksanakan urusan ketatausahaan,
kerumahtanggaan, perlengkapan, dan kehumasan Direktorat Jenderal.
• Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan urusan persuratan
dan kearsipan Direktorat Jenderal serta penyiapan bahan informasi dan
publikasi di bidang pendidikan tinggi.
49
• Subbagian Rumah Tangga mempunyai tugas melakukan urusan
keprotokolan, kerumahtanggaan, pemeliharaan dan pengaturan
penggunaan sarana dan prasarana di lingkungan Direktorat Jenderal.
• Subbagian Perlengkapan mempunyai tugas melakukan urusan pengadaan,
pendistribusian, inventarisasi, dan penghapusan barang perlengkapan
Direktorat Jenderal.
• Kelompok jabatan fungsional mempunyai tugas melakukan kegiatan
fungsional mendukung pelaksanaan tugas pada Sekretariat Direktorat
Jenderal.
• Direktorat Akademik mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan
perumusan kebijakan, pembinaan, pengembangan, pemberian bimbingan
teknis, supervisi, dan evaluasi di bidang akademik.
• Subdirektorat Kurikulum dan Program Studi mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, pembinaan,
pemberian bimbingan teknis, supervisi, dan evaluasi pengembangan
kurikulum dan program studi perguruan tinggi.
• Seksi Kurikulum mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan
kebijakan, standar, kriteria, pedoman, pembinaan, pemberian bimbingan
teknis, supervisi, dan evaluasi pengembangan kurikulum dan sistem
pengajaran.
• Seksi Program Studi mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan
kebijakan, standar, kriteria, pedoman, pembinaan, pemberian bimbingan
50
teknis, supervisi, dan evaluasi pengembangan program studi dan unit
pembelajaran pendidikan tinggi.
• Subdirektorat Wawasan dan Kemampuan Akademik Mahasiswa
mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan,
pembinaan, pemberian bimbingan teknis, supervisi, dan evaluasi
pengembangan wawasan dan kemampuan akademik mahasiswa.
• Seksi Wawasan Akademik Mahasiswa mempunyai tugas melakukan
penyiapan bahan kebijakan, standar, kriteria, pedoman, pembinaan,
pemberian bimbingan, supervisi, dan evaluasi pengembangan wawasan
akademik mahasiswa.
• Seksi Prestasi Akademik Mahasiswa mempunyai tugas melakukan
penyiapan bahan kebijakan, standar, kriteria, pedoman, pembinaan,
pemberian bimbingan, supervisi, dan evaluasi pelaksanaan program
akademik mahasiswa.
• Subdirektorat Standar Kualitas Akademik mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, pembinaan,
pemberian bimbingan teknis, supervisi, dan evaluasi pengembangan
standar kualitas akademik.
• Seksi Proses Pembelajaran mempunyai tugas melakukan penyiapan
bahan kebijakan, standar, kriteria, pedoman, pembinaan, pemberian
bimbingan teknis, supervisi, dan evaluasi pengembangan standar kualitas
proses pembelajaran perguruan tinggi.
51
• Seksi Sarana dan Media Pengajaran mempunyai tugas melakukan
penyiapan bahan kebijakan, standar, kriteria, pedoman, pembinaan,
pemberian bimbingan teknis, supervisi, dan evaluasi pengembangan
sarana dan media pengajaran perguruan tinggi.
• Subdirektorat Evaluasi Akademik mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan, pembinaan, pemberian
bimbingan teknis, supervisi, dan evaluasi kualitas akademik dan proses
pembelajaran.
• Seksi Evaluasi Kualitas Akademik mempunyai tugas melakukan
penyiapan bahan kebijakan, standar, kriteria, pedoman, pembinaan,
pemberian bimbingan, supervisi, dan evaluasi kualitas akademik dan
pengelolaan program akademik.
• Seksi Evaluasi Proses Pembelajaran mempunyai tugas melakukan
penyiapan bahan kebijakan, standar, kriteria, pedoman, pembinaan,
pemberian bimbingan teknis, supervisi, dan evaluasi proses pembelajaran
dan penilaian ijazah luar negeri.
• Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan urusan persuratan,
kepegawaian, keuangan, perlengkapan, dan kerumahtanggaan Direktorat.
• Direktorat Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat mempunyai
tugas melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, pembinaan,
pengembangan, pemberian bimbingan teknis, supervisi, dan evaluasi di
bidang penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
52
• Subdirektorat Penelitian terdiri atas :
A. Seksi I
Seksi I mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan kebijakan,
standar, kriteria, pedoman, pembinaan, penilaian usul, pemberian
bimbingan teknis, supervisi, dan evaluasi pelaksanaan penelitian pada
perguruan tinggi di provinsi Nanggroe Aceh Darussalam, Sumatera
Utara, Sumatera Barat, Riau, Jambi, Sumatera Selatan, Lampung,
Bengkulu, Bangka Belitung, DKI Jakarta, Jawa Barat, dan Banten,
termasuk pengembangannya.
B. Seksi II
Seksi II mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan kebijakan,
standar, kriteria, pedoman, pembinaan, penilaian usul, pemberian
bimbingan teknis, supervisi, dan evaluasi pelaksanaan penelitian pada
perguruan tinggi di provinsi D.I.Yogyakarta, Jawa Tengah, Jawa
Timur, Bali, Nusa Tenggara Barat, Nusa Tenggara Timur,
Kalimantan Selatan, Kalimantan Barat, Kalimantan Timur,
Kalimantan Tengah, Sulawesi Selatan, Sulawesi Tenggara, Sulawesi
Tengah, Sulawesi Utara, Gorontalo, Maluku, Maluku Utara, dan
Papua, termasuk pengembangannya.
• Subdirektorat Pengabdian Kepada Masyarakat mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan,pembinaan,
pemberian bimbingan teknis, supervisi, dan evaluasi di bidang
pengabdian kepada masyarakat.
53
• Subdirektorat Pengabdian Kepada Masyarakat terdiri atas :
A. Seksi I
Seksi I mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan kebijakan,
standar, kriteria, pedoman, pembinaan, penilaian usul, pemberian
bimbingan teknis, supervisi, dan evaluasi pelaksanaan pengabdian
kepada masyarakat pada perguruan tinggi di provinsi Nanggroe Aceh
Darussalam, Sumatera Utara, Sumatera Barat, Riau, Jambi, Sumatera
Selatan, Lampung, Bengkulu, Bangka Belitung, DKI Jakarta, Jawa
Barat, dan Banten, termasuk pengembangannya.
B. Seksi II
Seksi II mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan kebijakan,
standar, kriteria, pedoman, pembinaan, penilaian usul, pemberian
bimbingan teknis, supervisi, dan evaluasi pelaksanaan pengabdian
kepada masyarakat pada perguruan tinggi di provinsi D.I.Yogyakarta,
Jawa Tengah, Jawa Timur, Bali, Nusa Tenggara Barat, Nusa
Tenggara Timur, Kalimantan Selatan, Kalimantan Barat, Kalimantan
Timur, Kalimantan Tengah, Sulawesi Selatan, Sulawesi Tenggara,
Sulawesi Tengah, Sulawesi Utara, Gorontalo, Maluku, Maluku Utara,
dan Papua, termasuk pengembangannya.
• Subdirektorat Sistem Informasi dan Publikasi mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, pengelolaan sistem
informasi, dan publikasi di bidang penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat.
54
• Subdirektorat Sistem Informasi dan Publikasi terdiri atas :
A. Seksi Informasi
Seksi Informasi mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan
pengembangan dan pengelolaan sistem informasi di bidang penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat.
B. Seksi Publikasi
Seksi Publikasi mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan
publikasi hasil penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
• Subdirektorat Kreativitas Mahasiswa terdiri atas :
A. Seksi I
Seksi I mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan
kebijakan, pemberian bimbingan teknis, supervisi, dan evaluasi
pembinaan dan pengembangan kreativitas mahasiswa di bidang
penelitian dan pengabdian pada perguruan tinggi di provinsi
Nanggroe Aceh Darussalam, Sumatera Utara, Sumatera Barat, Riau,
Jambi, Sumatera Selatan, Lampung, Bengkulu, Bangka Belitung, DKI
Jakarta, Jawa Barat, dan Banten, termasuk pengembangannya.
B. Seksi II
Seksi II mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan
kebijakan, pemberian bimbingan teknis, supervisi, dan evaluasi
pembinaan dan pengembangan kreativitas mahasiswa di bidang
penelitian kepegawaian, keuangan, perlengkapan, dan
kerumahtanggaan Direktorat.
55
• Direktorat Ketenagaan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan
perumusan kebijakan, pembinaan, pengembangan, pemberian bimbingan
teknis, supervisi, dan evaluasi di bidang ketenagaan perguruan tinggi.
• Subdirektorat Perencanaan dan Informasi Ketenagaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, penyusunan
rencana, dan pengelolaan informasi ketenagaan perguruan tinggi.
• Subdirektorat Perencanaan dan Informasi Ketenagaan terdiri atas :
A. Seksi Perencanaan Ketenagaan
Seksi Perencanaan Ketenagaan mempunyai tugas melakukan
penyiapan bahan kebijakan, pemetaan, perencanaan, dan evaluasi
ketenagaan perguruan tinggi.
B. Seksi Informasi Ketenagaan
Seksi Informasi Ketenagaan mempunyai tugas melakukan
pengumpulan, pengolahan, penyusunan, dan penyajian data dan
informasi ketenagaan perguruan tinggi.
• Subdirektorat Karir mempunyai tugas melaksanakan penyusunan bahan
kebijakan dan pembinaan karir ketenagaan perguruan tinggi.
• Seksi Kepangkatan dan Promosi mempunyai tugas melakukan penyiapan
bahan kepangkatan dan promosi ketenagaan perguruan tinggi.
• Seksi Pelatihan Teknis mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan
pengembangan program dan fasilitasi pelatihan teknis ketenagaan
perguruan tinggi.
56
• Subdirektorat Pengembangan Ketenagaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, pemantauan, dan
evaluasi pengembangan kompetensi ketenagaan perguruan tinggi.
• Subdirektorat Pengembangan Ketenagaan terdiri atas :
A. Seksi Pendidikan dan Pelatihan Dalam Negeri
Seksi Pendidikan dan Pelatihan Dalam Negeri mempunyai tugas
melakukan penyiapan bahan kebijakan, pengembangan, pemantauan,
dan evaluasi pelaksanaan pengembangan kompetensi bagi pendidik
dan tenaga kependidikan perguruan tinggi di dalam negeri.
B. Seksi Pendidikan dan Pelatihan Luar Negeri
Seksi Pendidikan dan Pelatihan Luar Negeri mempunyai tugas
melakukan penyiapan bahan kebijakan, pengembangan, pemantauan,
dan evaluasi pelaksanaan pengembangan kompetensi bagi pendidik
dan tenaga kependidikan perguruan tinggi di luar negeri.
• Subdirektorat Pendidikan Profesi Kependidikan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang
pendidikan profesi calon pendidik dan tenaga kependidikan.
• Subdirektorat Pendidikan Profesi Kependidikan terdiri atas :
A. Seksi Pendidikan Profesi Pendidik
Seksi Pendidikan Profesi Pendidik mempunyai tugas melakukan
urusan pembinaan, pengembangan, pemantauan dan evaluasi
penyelenggaraan pendidikan profesi calon pendidik.
57
B. Seksi Pendidikan Profesi Tenaga Kependidikan.
Seksi Pendidikan Profesi Tenaga Kependidikan mempunyai tugas
melakukan urusan pembinaan, pengembangan, pemantauan dan
evaluasi penyelenggaraan pendidikan profesi calon tenaga
kependidikan.
• Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan urusan persuratan,
kepegawaian, keuangan, perlengkapan, dan kerumahtanggaan Direktorat.
• Direktorat Kelembagaan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan
bahan perumusan kebijakan, pembinaan, pengembangan, pemberian
bimbingan teknis, supervisi, dan evaluasi di bidang kelembagaan
perguruan tinggi.
• Direktorat Kelembagaan terdiri atas :
A. Subdirektorat Organisasi Perguruan Tinggi
Subdirektorat Organisasi Perguruan Tinggi mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, pembinaan,
pemberian bimbingan teknis, supervisi, dan evaluasi di bidang
organisasi perguruan tinggi. Subdirektorat Organisasi Perguruan
Tinggi terdiri atas :
Seksi I
Seksi I mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan kebijakan,
standar, kriteria, pedoman, pembinaan, penilaian usul, pemberian
bimbingan teknis, supervisi, dan evaluasi organisasi perguruan
tinggi di provinsi Nanggroe Aceh Darussalam, Sumatera Utara,
58
Sumatera Barat, Riau, Jambi, Sumatera Selatan, Lampung,
Bengkulu, Bangka Belitung, DKI Jakarta, Jawa Barat, dan
Banten, termasuk pengembangannya.
Seksi II
Seksi II mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan kebijakan,
standar, kriteria, pedoman, pembinaan, penilaian usul, pemberian
bimbingan teknis, supervisi, dan evaluasi organisasi perguruan
tinggi di provinsi D.I.Yogyakarta, Jawa Tengah, Jawa Timur,
Bali, Nusa Tenggara Barat, Nusa Tenggara Timur, Kalimantan
Selatan, Kalimantan Barat, Kalimantan Timur, Kalimantan
Tengah, Sulawesi Selatan, Sulawesi Tenggara, Sulawesi Tengah,
Sulawesi Utara, Gorontalo, Maluku, Maluku Utara, dan Papua,
termasuk pengembangannya.
B. Subdirektorat Organisasi Kemahasiswaan
Subdirektorat Organisasi Kemahasiswaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, pembinaan,
pemberian bimbingan teknis, supervisi, dan evaluasi di bidang
organisasi kemahasiswaan. Subdirektorat Organisasi Kemahasiswaan
terdiri atas :
Seksi Pengembangan Organisasi
Seksi Pengembangan Organisasi mempunyai tugas melakukan
penyiapan bahan kebijakan, pemberian bimbingan teknis,
supervisi, evaluasi, dan pengembangan organisasi
kemahasiswaan.
59
Seksi Kegiatan Kemahasiswaan
Seksi Kegiatan Kemahasiswaan mempunyai tugas melakukan
penyiapan bahan kebijakan, pemberian bimbingan teknis,
supervisi, evaluasi, dan pengembangan kegiatan kemahasiswaan.
C. Subdirektorat Kerjasama Perguruan Tinggi
Subdirektorat Kerjasama Perguruan Tinggi mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, pembinaan,
pemberian bimbingan teknis, dan evaluasi di bidang kerja sama
perguruan tinggi serta pengembangan jaringan perguruan tinggi.
Subdirektorat Kerjasama Perguruan Tinggi terdiri atas :
Seksi Kerjasama Dalam Negeri
Seksi Kerjasama Dalam Negeri mempunyai tugas melakukan
penyiapan bahan kebijakan, pembinaan, pemberian bimbingan
teknis, dan evaluasi di bidang pengembangan kerja sama
perguruan tinggi di dalam negeri.
Seksi Kerjasama Luar Negeri
Seksi Kerjasama Luar Negeri mempunyai tugas melakukan
penyiapan bahan kebijakan, pembinaan, pemberian bimbingan
teknis, dan evaluasi di bidang pengembangan kerja sama
perguruan tinggi dengan pihak lain di luar negeri.
D. Subdirektorat Pemberdayaan Perguruan Tinggi
Subdirektorat Pemberdayaan Perguruan Tinggi mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, pembinaan,
pemberian bimbingan teknis, supervisi, dan evaluasi di bidang
60
pemberdayaan perguruan tinggi. Subdirektorat Pemberdayaan
Perguruan Tinggi terdiri atas :
Seksi Perbantuan
Seksi Perbantuan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan
kebijakan, pedoman dan prosedur, pembinaan, pemberian
bimbingan teknis, dan evaluasi perbantuan perguruan tinggi.
Seksi Pemberdayaan Peran Masyarakat
Seksi Pemberdayaan Peran Masyarakat mempunyai tugas
melakukan penyiapan bahan kebijakan, pedoman dan prosedur,
pembinaan, pemberian bimbingan teknis, dan evaluasi
pemberdayaan peran serta masyarakat.
E. Subbagian Tata Usaha
Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan urusan
persuratan, kepegawaian, keuangan, perlengkapan, dan
kerumahtanggaan Direktorat.
61
3.5 Prosedur yang sedang berjalan
Proses Penyiapan Bahan Penyusunan Rencana dan Program
Subbagian Anggaran danPembiayaan
(Bagian Keuangan)
Subbag Rencana danProgram
(Bagian Perencanaan)PTN dan KOPERTIS
Disetujui
Ditolak
Keputusanpengajuananggaran
Menyusunanggaran
danprogram
Proposal rencanaanggaran dan
program
mulai
Formulir hasilpersetujuan
Penerimaanproposal
Rapat bersamamemeriksakesesuaian
anggaran yangdiajukan
Pencairandana sesuaianggaran
Transfer dana danbukti pembayaran
1
Gambar 3. 2 Proses Penyiapan Bahan Penyusunan Rencana dan Program
62
Gambar 3. 3 Proses Evaluasi Pelaksanaan Rencana dan Program dan Penyusunan
Laporan
Pada awalnya setiap PTN dan KOPERTIS mengajukan anggaran kepada
Ditjen DIKTI setiap tahunnya. Anggaran tersebut diajukan melalui proposal dan
ditangani oleh Subbagian Rencana dan Program. Setelah proposal diterima oleh
pegawai Subbagian Rencana dan Program, maka Bagian Perencanaan akan
63
memeriksa apakah anggaran yang diajukan sesuai dan logis atau tidak. Jika ya,
maka dana anggaran akan dicairkan oleh Subbagian Anggaran dan Pembiayaan.
Setiap bulannya PTN Perguruan Tinggi Negeri dan KOPERTIS wajib
melaporkan realisasi anggarannya dalam bentuk berkas excel melalui email.
Email tersebut ditangani oleh Subbagian Evaluasi Pelaksanaan Rencana dan
Program. Dalam pengiriman laporan realisasi tersebut PTN dan KOPERTIS
mempunyai batas waktu, sehingga perubahan laporan dapat dilakukan sampai
batas waktu tersebut. Namun, jika perubahan laporan melewati batas waktu maka
laporan realisasi bagi PTN dan KOPERTIS yang telat akan di evaluasi bulan
berikutnya. Kebutuhan setiap PTN dan KOPERTIS berbeda-beda dan juga
terdapat banyak sekali data yang tidak konsisten. Oleh karena itu, Subbagian
Evaluasi Pelaksanaan Rencana dan Program harus mencatat kembali laporan
mereka ke berkas excel untuk setiap PTN dan KOPERTIS. Dalam tahap ini,
pemeriksaan sinkronisasi antara rencana dan realisasi dilakukan. Kemudian,
berkas excel yang sudah diperiksa tersebut menjadi laporan setiap PTN dan
KOPERTIS.
Setelah mencatat kembali laporan realisasi itu, Subbagian Evaluasi
Pelaksanaan Rencana dan Program harus membuat laporan keseluruhan dengan
mencatat dan menghitung total seluruh laporan realisasi dari masing-masing PTN
dan KOPERTIS kedalam suatu berkas excel (summary). Laporan keseluruhan ini
akan diberikan kepada Kabag, IRJEN dan SESJEN.
Setelah membuat laporan keseluruhan, maka Subbagian Evaluasi
Pelaksanaan Rencana dan Program harus mengolah laporan keseluruhan yang
ada menjadi laporan PERMEN (PERATURAN MENTERI). Laporan ini berisi
64
total dari semua belanja dari semua lembaga pedidikan tinggi tersebut. Laporan
inilah yang akan diberikan kepada Menteri Pendidikan Nasional. Agar laporan
lebih terlihat perubahannya, maka KaBag dari Bagian Perencanaan mengolah
data mentah dan laporan untuk dipetakan ke dalam grafik.
3.6 Matriks Kebutuhan Informasi
Tabel 3. 2 Kebutuhan Informasi
No Deskripsi
kebutuhan
informasi
Kapan
dibutuhkan
Waktu Bagian
internal
Bagian
eksternal
Kondisi
saat ini
Belanja Modal
Perguruan Tinggi
1 Berupa satuan kerja
program, PPJ, NTS,
rencana volume fisik,
rencana satuan fisik,
rencana anggaran,
realisasi fisik,
realisasi keuangan,
persentase fisik dan
persentase keuangan
minggu ke-3 2-3 Hari 1, 2 dan
3
Pencatatan
dengan
program
Microsoft
Excel.
Belanja
Barang/Jasa
Perguruan Tinggi
2 Berupa satuan kerja
program, PPJ, NTS,
rencana volume fisik,
rencana satuan fisik,
minggu ke-3 2-3 Hari 1, 2 dan
3
Pencatatan
dengan
program
Microsoft
65
No Deskripsi
kebutuhan
informasi
Kapan
dibutuhkan
Waktu Bagian
internal
Bagian
eksternal
Kondisi
saat ini
rencana anggaran,
realisasi fisik,
realisasi keuangan,
persentase fisik dan
persentase keuangan
Excel.
Belanja Bantuan
Sosial Perguruan
Tinggi
3 Berupa satuan kerja
program, PPJ, NTS,
rencana volume fisik,
rencana satuan fisik,
rencana anggaran,
realisasi fisik,
realisasi keuangan,
persentase fisik dan
persentase keuangan
minggu ke-3 2-3 Hari 1, 2 dan
3
Pencatatan
dengan
program
Microsoft
Excel.
Belanja Pegawai
Perguruan Tinggi
4 Berupa satuan kerja
program, PPJ, NTS,
rencana volume fisik,
rencana satuan fisik,
rencana anggaran,
realisasi fisik,
realisasi keuangan,
persentase fisik dan
persentase keuangan
minggu ke-3 2-3 Hari 1, 2 dan
3
Pencatatan
dengan
program
Microsoft
Excel.
66
No Deskripsi
kebutuhan
informasi
Kapan
dibutuhkan
Waktu Bagian
internal
Bagian
eksternal
Kondisi
saat ini
5 Laporan PTN minggu ke-4 7 hari 2 dan 8 9 Pencatatan
dengan
program
Microsoft
Excel.
6 Laporan KOPERTIS minggu ke-4 7 hari 2 dan 8 10 Pencatatan
dengan
program
Microsoft
Excel.
7 Laporan Keseluruhan minggu ke-4 7 hari 2 dan 8 5 dan 6 Pencatatan
dengan
program
Microsoft
Excel.
8 Laporan PERMEN minggu ke-4 7 hari 2, 4 dan
8
7 Pencatatan
dengan
program
Microsoft
Excel.
Catatan :
1 = Subbagian Rencana dan Program
2 = Subbagian Evaluasi Pelaksanaan Rencana dan Program
3 = Subbagian Anggaran dan Pembiayaan
4 = Subbagian Evaluasi Pelaksanaan Anggaran
5 = IRJEN
67
6 = SESJEN
7 = MENTERI
8 = KaBag Perencanaan
9 = PTN
10 = KOPERTIS
3.7 Permasalahan yang Dihadapi
Permasalahan yang dihadapi pada penelitian ini meliputi :
‐ Proses pencatatan yang dilakukan setiap bulannya oleh Subbagian
Evaluasi dan memakan waktu yang cukup lama, yaitu 2 sampai 3 hari.
‐ Proses pembuatan laporan yang tidak efektif, karena dicatat secara
manual berulang kali.
‐ Laporan hanya bersifat kumpulan data saja, tidak dibuat statistik dari
sudut pandang tertentu.
‐ Keseriusan PTN dan KOPERTIS dalam melaporkan realisasi sulit
dipantau.
‐ Satuan tipe data yang diajukan tiap–tiap perguruan tinggi tidak konsisten.
‐ Beberapa field yang disediakan tidak selalu sesuai dengan tiap–tiap
perguruan tinggi .
‐ Tingkat kesalahan manusia yang tinggi.
68
3.8 Alternatif Pemecahan Masalah
Berdasarkan permasalahan yang dihadapi dan penyebab timbulnya
masalah tersebut maka akan dikembangkan sistem database berbasis web yang
mendukung seluruh ketersediaan informasi dan menghilangkan masalah yang
ada.
Aplikasi yang dibuat ialah sistem pelaporan anggaran dan realisasinya
pendidikan tinggi berbasis web, sistem tersebut memungkinkan Subbagian
Rencana dan Anggaran membuat formulir laporan realisasi setiap tahunnya
sesuai dengan apa yang dianggarkan oleh PTN dan KOPERTIS itu sendiri.
Sistem ini juga memungkinkan PTN dan KOPERTIS melaporkan realisasi setiap
bulannya, dan data-data tersebut secara langsung masuk ke dalam database tanpa
perlu dimasukkan oleh Subbagian Evaluasi dan Pelaksanaan Rencana dan
Program. PTN dan KOPERTIS juga dapat melakukan revisi sesuai tanggal yang
diberlakukan sehingga pencatatan dalam melaporkan realisasinya dapat dipantau,
Sistem juga dapat membuat chart yang berguna untuk keperluan statistik dari
sudut pandang tertentu. Sistem juga memudahkan Subbagian terkait dalam
pembuatan laporan.