ボ ・KEMENTERIAN PENDIDiKAN DAN KEBUDAYAAN
“ UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN I. Jin.Proi Dr.HR.Boenjamin 708 PumЮ kerto 53122 1
Telp.(0281)638795,638337 Facs.(0281)625355 ‐
PERATURANREKTOR UNIVERSITAS JENDERAL SOEDlRMAN
NomoF:10 TAHUN 2012
丁entang
JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTlFDILINGKUNGAN UNiVERSiTAS JENDERAL SOEDIRMAN PURWOKERTO
MENIMBANG i a bahWa dengan diterbitkannya surat persetttuan 」adWa! Retensi Arsip Universitas Jendera:
Soedirman oleh Kepala Arsip Nasional Republik indonesia dengan suratnya nomor
P」 RA/36/201l tanggai 14 Nopember 201l dan untuk kelancaran pengelolaan arsip substantif
agar berhasil guna dan berdaya guna, perlu ada pedoman 」adwal Penyusutan Arsip dalam
pe!aksanaan penyusutan arsip dilingkungan Universitas」 enderal Soedirman
b bahwa sehubungan dengan huruf a, periu menetapkan Peraturan RektOr tentang 」adwa!
Retensi Arsip Substantif dilingkungan Universitas」enderal Soedirman
MEMPERHATlKAN : Surat Kepaia Arsip NasiOnal indonesia nomor P」 RA/36/201l tangga1 14 Nopember 201l tentang
Persetuluan」 adwal Retensi Arsip
MttNGINGAT ; 1. Undang-undang
2. Peraturan Pemerintah Rl
3. Keputusan Presiden Rl
4. Peraturan Mendiknas
MENETAPKAN
Tembusan :
1. Para Pembantu Rektor2. Para Dekan Fakultas3. Para Ketua Lembaga4. Direktur Program Pascasarjana5. Para Kepala Biro6. Para Kepala UPT7. Para Kabag
Di Lingkungan Universitas Jenderal Soedirman
a No 20 Tahun 2003 tentang Sistem pendidikan Nasional
b No_43丁 ahun 2009 tentang Kearsipan
No 34丁ahun 1 979 tentang Penyusutan Arsip
No_17丁ahun 2010,o No_66 tahun 2010 tentang Pengeloraan
dan Penyelenggaraan Pendidikan
No. 195丁 h 1963 jo Kept. Menteri PTIP No 153 Th 1963
tentang Pendirian Universitas」 enderal Soedirman
b. No. 18tM Tahun 2O'lO tentang pengangkatan Rektor
Universitas Jenderal Soedirman masa Jabatan 2410-2014
No. 25 tahun 2009 tentang organisasi dan Tata Kerja Unsoed
a
b
MEMUTUSKAN
: PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN TENTANG JADWAL
RETENSI ARSIP SUBSTANTIF DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN
Pasal 1
(1) Jadwal retensi arsip substantif digunakan sebagai pedoman dalam pelaksanaan penyusutan arsip
substantif di lingkungan Universitas Jenderal Soedirman
(2) Jadwal Retensi Arsip, sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum pada Lampiran Peraturan
Rektor iniPasal 2
Peraturan Rektor ini mutai berlaku pada tanggal ditetapkan'
黒 t
ー
Yuwono,Ph.D
LampiranNoTanggalTentang
Peraturan Rektor Unsoedl0 Tahun 20127 }I,ei20l2Jadwal Retensi ArsiP SubstantifIln iversitas Jenderal Soedirman
JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIFUNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAANUNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN
PURWOKERT02012
JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIFUNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRPIAN
NO JENIS ARSIP JANGKA WAKTU SIMPAN(RETENSD __
KETERANGAN
AKTIF INAKTIF2 3 4 5
A. PENDlDIKAN DAN PENCAJARAN1 Penerimaan Mahasiswa Baru
a. Daya TamPung Mahasiswa 2 tahllIIl 3 tahun NIIusnah,kccuali
rekapitulasi daya
tampung Dinilai
Kembali
b. Administrasi dan seleksi mahasiswa baru I tahun 3 tahun Musnah, kecualipenetapan
penerimaan dan
daftar mahasiswayang diterima
Permanen
- Daftar Calon Mahasiswa
- Tes MasukHasil penilaian test mahasiswa baru
Pengurnuman penemaan mahasiswa baruremqqrk rlaftar mahasiswa vanp di terima
c. Naskah Soal 1 tahun setelahpelaksanaaan
Musnah, kecualiMaster Dinilai
Kembali
d. Orientasi Mahasiswa Baru l tallull 4 tahull Musnah, kecualisertifikat masuk keberkas perorangan
mairasiswa
- SertifikaVpiagam./surat keterangan
- Administrasi penyelenggaraan―LapOran Oriclltasi
e. Berkas Pendaftaranl) Yang diterima I tahun Masuk ke berkas
oeroranqan
2)Yang tidak diteruna i tahun Musnall
f. Data Mahasiswa yang diterima l trahlln 2 tahun Permanen
2 Pendaftaran ulang mahasiswa, meliputi :
a. Registrasi Administrasi, termasukkelengkapanaministrasi,bukti Sumbangan Pembangunan
Pendidikan/SPP
2tahwt 3 tahun Musnah, kecualikasus Dinilai
Kembali
b. Regittasi Akademik
1). Daftar registrasi mahasiswa baru reguler dan
non - reguler (swadana transfer, diplom4paralel), meliputi : KRS / IRS, KHS
Selama ybs
masih terdaftarsebagai
mahasiswa
2 tahm E)inllai Kembali
2). Daftar registrasi mahasiswa lama reguler dan
non-reguler (swadana transfer, diploma,parelel) meliputi : KRS / lRS, KHS
Selama -vbsmasih terdaftar
sebagai
mahasiswa
2 tallull E)inilai Kembali
3). Kalender Akademik (administrasi sampai
dengan penetapan)
2 tahun setelahpenetapan
Musnah, kecuali SKPenetapan Dinilai
kernbali
3 Perkuliahana. Administrasi dan iadwal perkuliahan
i ). Administrasi penyusunan/j adwal/perkuliqlq4 l tallun Musnah
2). Jadwal Kuliah Semester (Gasal, Genap) 2 tahun 3 tahun NIlsnah
b.Da■ ar Kehadiran
1). Mahasiswa 2tahun Musnah
2). Dosen I tahun setelahpenetapan angka
kredit
Musnah
- 3). Laporan Kehadiran dosen dan mahaslqrva 2 talllln 3t激皿n Dinilai Kembali
4). Evaluasi kehadiran l tahun Musnah
_切 ぼ撤■伍hasiswa Peserta Mぬ kdiah Selama ybs
masih Aktif
Kuliah
4 tahun Musnah, kecualipejabat negara dan
tokoh NasionalPermanen
4 Kurikuluma Adminlstrasi Pelraksallaan Kurikulum
丁 覇 孫 而 面 面 面 iah(MPK,MKK,MKB,MPB,MBB)
Selama MasihBerlan
4 tahun Asli SK Penetapan
PerIInanen,hasil cetak
Ⅳlusnah
―Silabus‐GBPP―SAP
b. Bahan aiarlmedia penrbelajalq4'q4lputl---=-_=_-1).Pewusunan ballan ttattahan penunJang
pendidikan _____―――一
2 tahun 2 tahun E〉illilai Kembali
2). Teknik pembuatan alat peraga dan modelnemhelaiaran
2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali
3). Pengembangan proses belajar mengajar 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali
c. Evaluasi dall Pengembttgan Ku五 kulllln
- Penetapan Kurikulum Baru Selalna lnasib
berlakt
4 tahun Asli SK Pcnctapan
P∝mancn,hasil cetak
Musnah
5. Prosram Studia. Administrasi Penyelenggaraan Program Studi
1). Persetujuan Usuian Sampai Dengan Penetapan
Pembukaan Program Studi BaruSelama masih
berlaku2 tahull Asli SK Penetapan
Permanen,hasil cetak Musnah
)1. Penolakan Usulan Pembukaan Program Studi
Baru
l tahull 2 tallun NIusnah
b. Evaluasi Pelaksanaan Program Studi Baru 2 tahllll 2核流un Musnah. kecualilaporan tahunan
Permanen
6. Evaluasi Mahasiswaa. Uiian kompetensi dasar/terpadu
1)Administrasi Ч ian kOmpetentt dasar(tttapan
lぅ 2,3,4) ____2 tahlln 3 tahun Musnah
2). Nilai Hasil Ujian kompetensi dasar (tahapan I
2,3 ,4)
Selalnaル s
bersallgkutall
masih aktif
ktlliah
3 tahull Dinilaikembali.kecuali
pejabat negara dant<lkoh nasional
Permanen
3). Kuliah Kerja Nyata (KKN) Kegiatan Magang
Mahasiswa (KMM), me liputi administrasipenyelenggaraan kegiatan KKN/KK M sampai
dengan piagam/serti fi kat KKN/KKM
1 tahun setelahkegiatan
dilaksanakan
2 tahun Musnah,kecualipiagamisertifikat
masuk berkasperoranganrnahasiswa
b. Remidi ulian komPetensi dasar
[. Aaministrasi remidi u.jian kompetensi dasar (l2,3,4)
2 tahun 3 tahun Musnah
Zj. Nitai Hasil Ujian remidi kompetensi dasar (1, 2'
3,4)Selama ybs
bersangkutanmasih aktif
kuliah
3 tahun Musnah, kecualiKl{S dan transkripsinilai masuk ke berkas
peroraflganmahasiswa
c. Tugas Akhir(Skripsi, Thes is, Desertasi, Komprehensiq KKL,PPL, magang mahasiswa)
l). Administrasi penlusunan / pelaksanaan tugas
akhir mahasiswa
I tahun setelahujian
dilaksanakan
2 tahun Musnah, kecualilaporan akhir Dinilai
Kembali
2). Nilai Tugas Akhir I tahun setelahujian
dilaksanakan
2tahun Masuk ke berkasperoranganmahasiswa
7. Kelulusan (yudisium)a. Adlnhistasi Kelulusan 1 tahun 1 tahun Musnah
b. Penetapan Kelulusan lt・ahull 3 tahun Asli SK PenetapanPermanen
c. tiazah dantranskriP1 ). Berkas pengusulan pengadaan blanko I tahun setelah
usulan disetuiuiMusnah
2). Salinan pengganti ljazah dan Transkrip I tahun setelahlulus
Selamanyadisimpan di Unit
Kearsipan
Vital
d. Buku induk nomor regestrasi lulusan Selamanyadisimpan di Unit
Pengolah
Vttal
8. Dosena. Pengaiaran
1). Daftar hadir mengajar 1 tahun setelahpenetapan angka
kredit
Musnah
2). Ekivalensi Wajib Mengajar Penuh (EWMP) 2rahwt 3 tahun Masuk berkasperorangan dosen
3). Laporan rcalisasl pengalaran 2 tahun 3 tahun Dinilai Kcmbali
b. Evaluasi mahasiswa terhadap dosen 2tahutr 3 tahun Dinilai Kembali
c. Pembimbingan dan pengujian mahasiswa 2 tahun 3 tahun Masuk berkasnerorangan dosen
- Dosen pembimbing akademik- Dosen pembimbing tugas akhir- Dosen penguii uiian kompetensi dasar (1,2,3,4)
- Dosen oensuii uiian tugas akhir- Dosen pembimbing asistensi
d. Evalusi Program Studi Berdasarkan Evaluasi Diri(EPSBED)
2tahun 3 tahun Permanen
9` Penunians Pendidikana. Administrasi pelaksanaan kegiatan (laboratorium,
perpustakaan, arsip perguruan tinggi, kebun
oercobaan. studio. benekel)
2 tahun l tahun Musnah
b. Ketentuan pemakaian (laboratorium, perpustakaan,
arsip perguruan tinggi, kebun percobaan, studio,
benekel)
Sampai dengantidak berlaku
2 tahun Dillilai Kembali
AlulnniDinilai Kelnbrali
10。
lrrmni l tahull 2 tanun
b. Organisasi alumni 2 tahun 3 tahun Permanen
2 tahun 3 tahun Dinilai Kcmbalic. Program kegiatan alumni
d. Penelusuran alumni l tahun 2 tahun Musnah
五
一
2 tahun 3 tahtln Dinilai Keinbali
B. PENELITIAN1 Penawaran penelitian 2 tahun I tahun Musnah
2 Perencanaan penelitian,meliputi :
a. Proposal penelitian
t;. f.oposal yang disetujui (tim / satgas penelitian,nrrroram nenelitian surat iiin oenelitian)
2 tahun 3 tahlln Dinilai Kembali
2). PropOSal ditolak l tahun Musnah
Laporan dan evaluasi hasil penelitian 2 tallun 3 tahun Dinilai Kembali,kecuali yang berskala
nasional Permanen
4. Penyebaran hasil penelitian 2 tallu 3 tahun Musnah
Penemuan teknologi terbarukan 2 tahun 3 tahm Pennanen
6. Fomm komtlnikasi pencl■ ian oan pengembangan_ l tahun 2 tahun Musnah
7. Data statistik penelitian 2 tahun 3 tallun Musnah,kecualimaster Permanen
8. S""r,t*r, t,"kakarya, temukarya, workshop hasil
penelitian
2 tahull 3 tallun E)inila:Kelnbali
9. Soasi'dlis"si dan diseminasi hasil penelitian, pengkaiian
dan nensembangan
2 tahull 3 tahun E)inilai Kembali
C. PENGABD1/目Ч KEPADA MASYARAKAT1 Penawaran pengabdian 2 tahun lt計皿n Musnah
うん Perencanaan pengabdian
a.PЮ posal pengめdittylm 2ねhm 3 tahm Dinilal Kcmbali
b. Proposal pengabdian yang ditolak l talllln Musnah
Laporan dan evaluasi hasil pengabdian 2 tahun 3 tahull Dinilai Kembali.kecuali yang berskalanasional Permanen
4. Penyebaran hasil pengabdian 2 tahun 3 tahun Musnah
Forum komunikasi pengabdian l tahuD 2tahtn Musnah
6. Dataゞ atistik pengabdiall 2 tahull 3 tahun Musnah, kecualiMaster Permanen
7. Seminar, lokakarya, temukarya, workshop hasilpengabdian
2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali
8. Penvuluhan dan konsultasi 2 tallull 3 tahun Musnah
9. Bantuan sosial 2 tahun 3 tahun Msnah
D。 TATA PAⅣ 10NG PERGURUAN TINGGI1 Maelis Wali Amanah(berka童 an dengallidc atau Fga.san
menvangkut kebiiakan perguruan tinggi ___
5 tahull 3 tahun Permanen
2. Senat Akademik (berkaitan dengan ide atau gagasan
nren van gkut Dersuflran tineei)5 tahun 3 tallun Permanen
3. Dewan Guru Besar (meliputi administrasi pengangkatan
komisi guru besar sampai dengan pemberhentian
keans.gotaan)
5 tahun 3 tahun Permanen
4. Pembinaan. penilaian, pengembangan Komisi Guru B-gqq1 5 tttun 3 tahun Diniltt Kcmbali
Badan Penjamin Mutu AkademikBerkaitan dengan pengujian dan pengembangan mutu,laporan dan evaluasi
5 tttЩ 3 tahun Permanen
6. Badan Audit lnternalBerkaitan dengan audit intemal, laporan dan evaluasi
5 tahun 3 tahun Dinihi Kembdi
2 tahull Musnah, kecualimaster dataPermanen
E。3 tahm
1 Data J(ademik mallasisWa
‐Data kepakaran―Data prestasi rnahasisヽva
―Data inventori lllahasisヽ va
‐Data nilai akhil・ 7transkrip
―Data mahasis、va asing
―Data lulusan nlahasiswaつ乙 Statistik perguruan tinggi 2tahwt 3 tahu Musnah, kecuali
master Permanen
Inforlnasi akademis
- Profil lembaga- Publikasi dan informasi- Buku pedoman akademik- Buku wisuda- Ruku dies natalis- Orasi ilmiah
2 tahun 3 tahun Musnah, kecualimaster dan naskah
asli orasi ilniahPermanen
4. Bursa keria dan bursa Pendidikan l tahun Musnah
F. KEPlAHASISWAAN1 stams mahasiswa,興 elゃuti:
a. Cuti/selangmahasiswa l tahlln 2 tallun Musnah
b.Putus kulittDrop―Out(DO) 2 tahun 3 tahun Dinilai kcmbali
c. Laporan status mahasiswa l tahm Musnah
2. Dispensasi tidak mengikuti kuliah l tahun Masuk berkasperoranganmahasiswa
Keputusan pemulihan mahasiswa 2 tahun 3 tahun Masuk berkasperoranganmahasiswa
4. Pembinaan/pelatihan mahasi swa
a. ilan Managemell Mahattswa
(LKMn _2 tahun 2 tallun Musnah
b. Birnbinean dan Konseling 2 tahun 2 tahun Musnah
c. Pengembangankewirausahaan 2 tahun 2 tahm Musnah
5. Keseiahteraan dan fasilitas mahasiswa, meliputi :
a. Beasiswa Selama masihmenerimabeasiswa
4 tahun Musnah, kecualipenetapan
penerimaan danperpanjangan
beasiswa masukberkas perorangan
- Ketentuan beasiswa- Tawaran beasiswa- Daftar calon penerima beasiswa- Seleksi calon penerima beasiswa- Penetapan penerima beasiswa- Pemaniangan beasiswa
b. Keringanan SPP
- Penawaran I ketentuan keringanan SPP
- Seleksi calott penerima beasiswa
- Usulan calon penerima keringanan beasiswai*o lrerinoan mshasiswa
2tzhun 2 tahun Musnah
l tahun Musnahc. Dana kasih- Usulan/Permohonan
'fo-.lq iarimo
l tahlln Musnahd. Asumnsi kesehatan- Usulan/permohonan- Tanda terima
". Aa*i"istrasi fasilitas mahasiswa lainnya (asrama,
poliklinik, transportasi)
Sampai dengantidak berlaku
Musnah
6. Organisasi Mahasiswa, meliPlrti;
t Administrasi Organisasi Mahasiswa (BEM,
BEMFA, UKMJ, HMJ, DII4I)-2tahm 3 tahun Musnah
b. Proses Pembentukan Pengurus 2tahun 3 tahun Musnah
c. PengangkatanPengurus I tahun setelahpergantianoenqurus
2 tahtln Dinilai Kcmbali
d. Laporan Pelaksanaan Kegiatan 2tahun 3 tahun Dinilai Kembali
7. Himpunan Orangtua Mahasiswa/Ikatan Orang Tua
Mahasiswa (lKOMl)2 tabllrL 2tabtn E)inilai Kembali
8. Kegiatan MahasiswaProposal kreatifi tas mahasiswaKegiatan ilmiah, minat bakat, dan penalaran
Proposal kegiatan mahasiswa yang ditolakLaporan kegiatan
I tahun setelahpemeriksaan
3 tahun Musnah, kecuali yangberprestasi skala
nasional dan
internasional
9. f.omfa fegiatan Kemahasiswaan Lokal I Nasional /lntemasional
l tahun 2tahun E)inulai Keinbali
10. eengembangan Sains, Teknologi, Seni, budaya dan
olah raga
2 tahun 3 tahun Dillilai Kembali
Mahasiswa Berprestasi- Administrasi Pendaftaran dan Seleksi
- Penetapan
l tahun 2 tahua Musnah, kecualipenghargaan masukberkas perorangan
mahasiswa
う4 Mahasiswa Meninggal dunia 2 tahun Masuk berkas
peroranganmahasiswa
Berkas Perorangan Mahasiswa- Kartu mahasiswa- Kartu tanda anggota perpustakaan
- Kartu Rencana Srudi (KRS)- Karlu Hasil Studi (KHS)- Kartu Tanda Registrasi/Administrasi Mahasiswa
(KTRM)- Surat keterangan izinltugas
Selama menladimahasiswa
3 tahun Musnah, kecualitranskrip nilai pejabat
negara dan tokohnasional Permanen
lヽci 2012
鋭⑬ 198601 1001