a1la4

Standar Operasional Prosedur

Komunikasi dan Pemberian Informasi

Austindo Nusantara Jaya Agri Group

Jefso! Novriddo Saragin Su.ipto Maridirr

LiceNe & Pernit St.fi Lictr$ & Pemil Meagcr D em,l AffiiN Dimror

I Cl Srandar operasionat Prosedur

N KomuniLasi dan Pemberian Informasi

DAFTAR ISI

Daftar Isi

Riwalat Dokumen

Definisi

Ruang Litrgkup .......

Tujuan ...,.,......,....

Metode.,....,..,.,,....

Komunikasi dan Pemberian Informasi Internal..,.....,.............Komudkasi dan Pemberian Informasi Eksternal....,..............

Komunikasi dan Pemberian Informasi Rahasia

Kepada Internal dan EksternaI.............,....,.,.

Penyampaian Inforrnasi Rahasia .....,,,....Metode Penyampaian Informasi Rahasia kepada Interual ,.....,..

N{etode Penyampaian Informssi Rahasia kepada Eksternal ,,,....

Kerahrsiaan Pemberi lll.fortu sil Whistleblo$er

Dokumentasi

Tindak Lanjut ..,,....

Lampiran:

Lamp. l: Form Ko unikasi da Pemberian I[formasi Internal

Lamp. 2: Buku log Komunikasi dan Pemberian hformasi Eksternal

Lamp.3: Buku log Komunikasi datr Pemberian lnformasi Internal

Lamp. ,l: Form Daftar Stakeholder

Hal.It

11

11

11.

3

5

5

5

5

I

t2

13

13

l3

ti

Riwayat Dokumen SOPKomunikasi dan Pcmberian

InformasiNo.Rev

Alasan Rev. Tgl. Rev. Hal EdisilRev. Uraian

0

1

Penyempumaan SOPKomu.iikasi dan

Pemberian Inforrtasi

25 N{aret2013

Perubahan iudul SoPPerubahan Ruang Lingkup SOPdenqan Pemberian InformasiInforrnasi Rahasia

2Pembahaauatr

ketentuan Angka12 51

25Desember

2t'14

Edisi,Rev0l /01

meojadiEdisi Rev

0I/02

Pembaharuall kete1ltuanStaleholdet Meeti gpada ketentuan angka

4.2.5.3 Te tangKomunikasi dan Pemberian

Informasi Dua Pihak(Internal dan Ekstemal)

3Pembahanan

ketentuan Angka4253

I Juli2015

Edisi/Rev0y02

menjadiEdisi Rev

01/03

Pembahamar ketentuanmengenai pembahaauan,/rpddle

Dafr^r Stakehalderpada ketentran angka

,1 2.5.3 TentangKomLlnikasi dan Pemberian

Informasi Dua Pihak(lnternal dan Eksteroal)

1Penambahan Klausul

Aogka 6.

ISeptember

2015

Edisr',&ev01/03

menjadiEdisirRev

0t /04

Penarnbahan Klausril Angka 6.Telrtang Kerahasiaan Pemberi

Infotfl asi I W h i s t I e b I ov e r

tQ4Nt

Standar Operasional ProsedurKomunikasi dan Pemberian Informasi

l. Definisi

1.1. KomunikasiKomunikasi adalah serargkaian kegiatan ya[g dilahftan untuk menyampaikanpesa! dadatau infomasi denga.n suatu proses/cara telteffu, yatg melibatkal dua

orang atau lebih pada suatu konteks tertentu. mempunyai pengaruh tertentu, serta

memiliki kesempatan untuk melakukan .espon balik.

InlormasiIrfoimasi adalah segala be[tuk data ya[g berliubulgan de[gan Petusaluarl ta[paterkecuali" temasuk namun tidak terbatas pada data lisai dar/atau teftilis dalarnbeltuk dokumo hadratpy d,al,lata.u sorcopl. aplikasi dariatao sofn,are yaji'glerkait detrgal kegiatan operasional Perxsahaan, yang dapat disampsikan kepada

Karyawan atau pihak ketiga lairmya:

Komunikasi InternalKo unikasi il1temal adalah komrdkasi dua arah yang dilakukan dalam ruanghngliup iltemal Penrsahaan untuk menyampaikan pesan da atau informasi dengan

maksud untuk mendapatkan respon dan talggapan yang dikehendah. \4ediaKomunikasi intemal terdiri dari majalah intemal Perusahaan, laporan iangsungkaryawan, penyampaian langsung kepada karyarvar pada waktu apel pagi, training,dl1.

Komudkrsi trksternalKomuikasi Ekstemal adalah komunikasi dua arah yang dilakukan oleh Perusaiaandengan pihak-pihak diluar lingliup Perusahaan untuk menyanpaikan pesan dan/atau

infomasi dengan mak$d mendapatkan respoD dan tanggapan yatrg dikellendaki.Pihak-pilak Ekstemal tersebut adalah termastk namun tidak terbatas pada badanpe&erintahan, lembaga swadaya, media, masya.ralat dan pihak pihak lain diluarPerusalraan yang rnerupakan pa ft ne r P e1\sa7'6;a1'r,-

1,5. Informasi IntemalInformasi Intemal adalah segala infomasi yang berhubungan dengan Perusahaan

tanpa terkecuali, yaog akan diberitahukatr kepada karyatlan Perusahaaq ternasukna1nul1 tidak terbatas pada inJonnasi lisal dan/atau teftulis dalam bentuk dokumenda atau data 1zng berjsi iofonnasi milik Pemsalaal;

1.2.

1-3.

t.4.

/t

tc4ryJ

Statrdar Operasional ProsedurKomunikasi dan Pemberian Informasi

1.6. lnformasi Eksternallnfomasi Ekstemal adalah segala informasi yang berhubungan dengan Perusahaan

tanpa terkecuali, temastk oamLrn tidak te6atas pada infonnasi lisatr dan/atau

tertulis dalam beltuk dokumen daoratau data r-ang beiisi informasi milikPerusaluan, yang akan diberitahukan kepada piluk-pihak ketiga lainnya diluarPerusahaan, temasuk namrm tidali terbatas pada badan pemerintahan, lembaga

s\ladaya, media, masyarakat yang merupakan pdrlflel Pelxsahaan;

1.7. Inlormasi RahasiaInfomasi Rahasia adalah segala informasi yang berhubungan dengan Perusalraan

tanpa terkecuali, temasuk namun tidak terbatas pada infommsi lisa! dan/atau

tertulis dalam benhlk dokumen dan/atau data yang bedsi informasi milikPerusahaan. yang dianggap penting dan tidak dapat dibagikan kepada selLruh pihak,

karena sifat dan lingsinya yarg dianggap beruelgaruh besar terhadap kelangsunganbisnis dan kebijakan PeflBahaan, temasuli narnun tidak terbatas pada infolnasiyalg memiliki tinglat kera$.anan serta berpotensi besar unftrk lneDimb ikanperselisihal baik secara intemal maupun ekstemal, infonnasi terkait dengan

kepersonaliaan, legalitas dan dokrunen-dokunen korporasi;

1.8. Media KomunikasiI{edia komu kasi adalah samna kommilasi yang di$makan oleh Pemsahaan

dalam melaksanakan kegiatal komunikasi intemal dan ekstemal. Adaputr media

koounikasi yatg dapat digtuukall antara laip, tgnBasuk mmlu tidak terbatas pada:

koran, ma.jalah, TV. radio. dll.

1.9. Top M.rnagemehtTap Mafiageme l adalal pilak-pihak yang ditunjuk oleh Perusahaan unhrkmeneftukan apakah suatu i]fo1masi dikategorikao sebagai lnfommsi Rahasla,

Infomasi Intemal maupun Infonnasi Ekstemal; Pihak yang dihajut Perusahaan

adalah Direlirlr pada masing-masing wilayah operasional Perusahaan;

l.l0 StukeholderStakeholdq adalah setiap individu dan/atau kelompok yang berada didalamdarL/atau diluar Perusahaan yarg mempunyai peran dan pengaruh dalamkeberlangsungan dan perkembangan Perusahaa[.

ftI //

I C standar operrsiotral Prosedur

Afri komunikasi dan Pemberian loformasi

2. Ruadg l-ingkupRuang lingkup Prosedur ini adalah meliputi seluruh kegiatan kolnMikasi dan pemberianinfolmasi yang teiadi dalam kegiatan operasiolral Pemsahaan, tanpa terkecuali, baik yallgsil'atnya rahasia atau umum, yang dilakukan darl/atau diberitahukan dalam tuang lingkupintelnal Penisahaatr ma,tpul kepada pihak ketiga lainoya diluar lhgkup pamsahaan,

termasuk namun tidak terbatas pada informasi lisan dan/atau tulisan dalam bentukdolunen da[/atau data yaog berisi infonnasi yatrg berhubungan detrgan Perusahaan.

Ruang lingkup Prosedur ini jrga meliputi setiap karyawa, Perusahaan yangbertanggu.igiarab dalam pemberian sejumlah infonnasi. baik )-ang sifamya raltasialnauplur umum, kepada karyawan manpun pihat ketiga laimya, seta karyawarPensahaa, dadatau pihak ketiga yang telah memperoleh iltformasi mengenaiPel1tsahaan. SOP iri berlaku uotuk semua anak perusahaatr yang ada di Group ANJ Agrr

TujuanTujufin Piosedur Komunikasi da, Pemberian lnformasi adalah untuk menetapkafl sistemkomunikasi dua amh dan menetapkan tata cara penyiunpaian dan penyaringan infonnaslyalrg disampaikao oleh Pemsahaan. baik kepada karyawan maupun kepada piluk ketigalainnya. agar semua infomasi yang terkait dengan selu.uh aspek kegiatao Perusahatu.tennasuk namrm tida& terbatas pada kegiata[ sosial kemasyaratatan, Ketenagakerjaa ,LingkmgaD dan Kesehatan dal1 Keselamaran Kerja (K3.]. dapat diketahui oleh karya\tan.pengunjung sefia pihak ketiga ]ainnya atau ekstemal, serta seca& simultm Pe.usahaanmemperoleh ioformasi dan laporan yang komprehemif dari karyalvan, pengunjung seftapihak ketiga lai lya atau ekstemal-

Metode,1.1. Komurikasi dan Pemberian lnrormasi Internal

4.1.1. UmumPerusahaan dalam pelaksa]laa! aktifitas dan operasionalnya, baik di pab.ikmaupun di kebun, akan senartiasa mengkomurrikasikar sehiruh prosedur yang

telah ditetapkan oleh Pemsahaao, rermasuk namun tidak te$atas pada

prosedur mengenai sosial kemasyaulatan, ketenagakerjaan, lingkungan serta

K3, dimana prosedur ini dibuat untuli diterapkan serta diinfomasikal kepada

selumh karyawan Perusahaau sehingga dalam pelaksalaaiuya akarr menjadiefektif.Secara langsmg, Karyawa, juga memperoleh sa&na unttik meryampaikaninformasi dan laporannya kepada Perusaltaan.

4.

it

Standar Operasional ProsedurKomunikasi dan Pemberian lnformasi j"r. L6,aru

\(llrHDokmcn !sOP-l&-o1Edisi/ Rtvisi al lu

4.1.2 Pengembangan4.1.2.1 Komunitasi da Pembe an Infornasi lntemal bersifat dua arah. terbuka

dan jujur dalam segala hal, serta pelyediaan infonnasiiya dilakukansecma berkesinambungan dan tetap disesuaikan dengan aktifitasPerusahaan.

4.1.2.2 Perusahaal menyadari bahwa karyawan adalah sumber (tama infotmasiyang beri.Talitas sena komprehensif

.1.1.2.3 Perusahaan melgerti bah*a unsur utama dalam penempan komunikasiadalah mendengarkan informasi sebalyal<-batyakn],a dengall sedapat

mungkin saling bertatap mr*a, dan dilanjutkan dengal adanya mekanismebe.tanya dan jawabal yang sesuai dan tepat.

4.1.2.4 Sebagai salah satu sarafla penyaopaian ifonnasi intqmal, Penlsahaalljuga menyediakan training dan pengemllangar kornunikasi untukkaryawa:r, manajer dan supervisor, yang bertujuan untuk meninglotka[teklnik dan aktilitas komunikasi. Penisahaan juga berusaha

mengembangkan metode komunikasi yang efekii

4.1.2.5 Sasaran dari komunikasi dan penyampaian informasi adalah:

. meningkatkan pengenian pilrak-pihak terkair, rerhadap rencara dan

kepuftrsan serts arah kebijakan bisnis penrahaatr;

r menjarniD karyawan dapal menyalurkan infonnasi yang lepat.komprehensif dan sesuai kewenangannya, sefia mendapat infonnasiyang dibutuhkani

. mefldorcng keterlibatan karyawan dalam seluruh aspek kegiatanPenlsahaaq temusrik namun tidak terbatas pada keterlibata[ pada

kegiatan sosial kernasyzuakatan, aktifitas ketenagaliedaan, hngkungandan K3.

4.1.J Penerapan4.1,3,1 Komunikasi dan Pemberi!tr Informasi Perusahaatr kepada

Krrrawan:4.1.3,1,1 Komunikasi dan Pembedan hformasi Intemal Perusahaan kepada

Karya$u dapat dilakukal dalam beberapa cara sepeni:

o Penyediaan MSDS, kebijakan yang terkait dengan aspek

kegiatan Perusahaa!. tenlasuk namun tidak terbatas pada

kebijakao lingkungan dan K3 yang te.parnpangjelas pada aleal

/t

I O t Standar operasiotral Prosedur

Afri Komunikasi tlan Pemberian lnformasi

1.1.3.t.2

,{.1.3.1.3

yang gampang terjangkau oleh Kalyavr'an pada setiap aktifitasopemsionalnya;

o PenggruBan label;

o Training;

o Infonnasi tett js melalui: brosur. poster, sparduk d11.

File MSDS teredia dan dipelihara oleh EHS officer. Setiap

kar],awao yal1g berhubungan dengao MSDS j.,ga

be.tanggungjawab untuk memperbaharui dao mendistribusikan

MSDS tersebut di arca yang dibutuhkan. N4SDS tersedia rmtuk

karyarvan pada area kerjanya.

Penyele[ggaraan training diiakukan unnrk karyawan, dai semua

karyawan haros rnendapatka[ penge(ian mengenai sistem

kebjjakan Petusahaan, temlasuk namun tidak terbatas pada sistem

kebijakan sosial kemasyarakatarL Sistem Manajernen Linglorngan

dan Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3).

4.1.3.2 Komunikasi dan Pemberian Informasi Karyalvatr kepadaPerusahaan:

,1.1,3.2.1 Komuikasi dan Pemberian lnfonnasi Karyarvan kepada

Pemsahaan dapat dilakukan dengan menyampaikan Laporan lisan

Daupun tefulis langsung kepada PenNahaan:

4.1.3,2.2 Komluikasi dan Pemberian kfonnasi Karyawan kepada

Perusahaan melalui laporan teftulis dapat dilakukan oleh karya$andengan mengisi form Komunjlasi dan Pembeda lnfoimasiIrtefial. (Lampiran l)

1,1.3.2,3 iluman Resources Oficer (HRO) Perusahaan pada Inasing-masing

$ilayah Operasioaal mempakan karyawan yang ditu[juk oletipetusahaal dao mernpunyai tanggu[g jawab menedlna Laporan

dari karyawan terkait ketenagake{ aan:

4.1.3,2,4 Seluruh informasi terbaru terkait detgan kegiatall sosial

kernasyamkatan, ketemgakerjaa. kegiatan pengelolaan

Jingkungan dan K3 yang diterima oleh PetLsahaan dalam

KomMrikasi dan Pemberian Infonnasi htemal \\ajib diterina,dicatat dan diberikail 11omor o]eh Human Resources Ofit:er yang

direkam dalam suatu buhl log Komunikasi dan Pemberian

Infoflnasi lntemal;

t//

I Ci Standar operasional Prosedur

Afi i xomuniuasi dan Pemberian Informasi

,1.2 Komunikasi dan Pemb€risn Informasi Eksternal4.2.1 Umum

4.2.1.1 Komihnen Perusahaan terhadap penerapan Sistem Nlanajemen Klnlitas.yang terdiri dari. temasuk narnul tidak terbatas pada, sisteo manajemeu

sosiai kemasyarakatan, Ketenagakerjaan, Lingliungan dan K3, yar1g

merupakatr faklor peating untuk medngletkan citra dan reputasi

Perusahaan.

4.2.1.2 sasaran pe ingkatan cifia dar reputasi Perusahaan deltgarl penerapan

malajemen kualitas. tennasuk namufl tidak terbatas pada sistem sosiai

kemasyarakatan. Ketenagake aan, Ljngkimgan dan K3 merupakan saralu

ultuk mencapai target dan sasaran Petusahaan.

,1.2.2 Komunikasi dan Pemberian Informasi Ekst€mal melalui Media4.2.2.1 Komunikasi dengan rnedia mempunyai dampak yang penti g terhadap

bisnis Perusahaan. Kornurikasi dengan media menLpakan samna untuk

medngkarl(an citra Perusahaan terutama kegiatan yang berkaitafl dengan

sosial kemasyarakatan, Ketenagakeriaan, Lingkungan dan K3.

4,2.2.2 Komudliasi yang terbuka dan jqjur dengan media merupakan kebijakan

Perusahaan, terutama unhlk urempromosikal dan meningkatkan citra

Perusahaan- Hubungan yang baik dengan media perhr dipelihara.

4.2.2.3 lkter al Relation Oficer Per.J,saha;an merupaLan karyawan yang ditunjukoleh perusahaan dan mempunyai tanggmg .jawab untuk berhuburgan

dengan media secara langsung.

4.2,3 Kornurikasi dan Pemberian Informasi dengan Pihak Pcmerintah4.2.3.1 Komuaikasi dan hubungan dengan badan pemerintah mempuryai darnpak

yang pentfug terhadap bisnis Petusahaan. Komrurikasi dengan badan

pemerintah dapat membantu Perusahaan untuk mendapatlan irformasiyang terbaru terkait dengai kebtakatr Perusahaan, termasuk namun tidakteoatas pada kebijakar sosial kemasyarakatan. ketenaga.kerjaan.

pengelolaar lilgku[gan dan K3 ;

4,23.2 Extemal Relanon Olficer adalah karyawan yang mempulyai tanggulgjawab untut berhubungan daD memberikan informasi kepada pihak

Pemerintah. Dalam hal hfomasi yang dibutuhka[ pihak ekstenul lerkaltdengan ketenagakerjaa[ , tnaka frtenldl Relatiofi O]Jicer bersama-sanu

de\gai Human Resott'ccs o./icar akan menerima Pihak Ekstemal tersebut

serta menenrna infomasi yallg disampaika.tl kepada Petusahaan; /i

tQ4NJ

Sta odar Operasiooal ProredurKomunikasi dan Pemberian Informasi

4.2.11 Komutrikasi dan Pemberian lnformasi dengan Pihak Luar (Eksternal),1.2.,1.1 Komunikasi denga[ berbagai pihal teitang kegiatan (-b," Management

,Sliler7 mempNyai dampak yarg penting terlMdap citra Perusaha.n dal1

dapat meningkatkan bisnis Pensahaan di nasyarakat.

4.2.4.2 Komunikasi dua amh yang terbuka danjqjur dengan pihak lua.lDempakankebijakan Perusahaan, tetutama untuk mempromosikan citra Petusahaar

tefiadap kebtakan Perusahaan, temasuk namuo tidak terbatas pada

kebijarkan sosial kemasyarakatan, Ketenagakerjaan, lingtungan dan K3.Hubungan yang baik delgan pihak luar perlu dipeliham.

4.2.5 Penerapan

4.2.5.1 Komunikasi dan Pemberian Informasi Perusahaan kepada PihakEksternalKomunikasi dan Pemberian lBionnasi Perusa.luan densan Pihak Ekstemalddpardi Iakrkan dalam beberapa cara.epefli:. Penyediaan kebijakan Pemsaluan yang te$ampang jelas pada areal

umum;. lnfomasi tefiulis melalui: brosur, poster, spanduk dll.

4.2.5.2 Komunikasi dan Pemberian lnformasi Pihak Eksternal kepadaPerusahaan

4,2.5.2.1 Komunikasi dan Pemberian Informasi Ekstemal Pihak Ekstemalkepada Perusahaan difasilitasi dengan penerimaan kunjungan tamu

dari pihak luar/pemeritah. Pada kunjungan tersebut juga, apabiladitanyakan, dapar djjelaska[ tentang akifitas Peilsahaan yang

be ublutgarl dengaa sosial kemasya.rakatan, Ketenagakedaan-

lingkunga{ dan K3i

4.2-5.2.2 Pada saat kunjungar, pihak luan'peme.intah dirniffa untuk mengisibuku tamu yang tersedia di pos .\'dcrnt. P1l7ak seatity juga

mernberikan tarda pengenal bertulis 'l,lr,ol kepada tamudimaksud:

.1.2,5.2.3 Dalam hal ta.mu dari iur atau pemerfutah akan mengadakalkunjungan keddam lingkungan pabik maka petugas atall staffEHS akan uremberlkan penjelasan (komudkasi) sekilas rnengenai

hal-hal yang berhubungan dengan linglarngan dan K3 . tr

I C standar operasional Prosedur

4fr i *ot"t*si dan Pemberian Informasi

,1.2.5.2.4 Dalam hal tamu dari luar atau peneriffah akan menyampaikan

infonnasi terkait deDgan ketenagakerjaan. Daka H ak Reso'tlrces

Olrcer akan bersama-sama dengan lixtefiltll AflAt Olicet dalalrj.

menenma dan membedka infonnasi yang berkaitan dengan

kobijakan Pcrusahaal:

4.2.5.2.5 Seluruh informasi terban terkait dengan kegiatan sosial

kemasyarakatan, keteoagakerjaan. kegiatan pengelolaan

lingkungatr dan K3 yang ditedma oleh Perusahaan dalam

Komunikasi Ekstemal wajib direrioa, dicatal da[ diberikan nomor

oleh Lxtemal Relation Oflicer yaJ,g diekam dalam suatu bukn logKomunikasi Ekstemal;

4,2.5.2.6 Extenlal AlJbir O./Jicer Perusahaan paala masing-masing rvilayah

Operasional merupakan kalvau,an yaig dituDjuk oleh perusalraa

dan mempunyai tanggung jawab menerima Laporan dari pihak

ketjga;

i1.2.5.3 Komunikasi dan Pemberian lnformasi Dua Pihak (lnternal dan

Eksternal)Dalarn Komunikasi dan Pemberian Informasi Dua Pihak. kedua belahpjhak (tntemal dan Esktemal) salhg berkomunikasi dan memberikan

infomasi dalaN satu forurn be$ama yang dis€but de[gan Slakeholdat

\leetihg.

Stekeholder ^4ceting

fieropakan suatu media dan wadah berupa forunyang memberikan kesenpatan kepada para stakeholder dan Perusahaan

lllltuk dlddt bersama dal1 saling memberikm saran/masul(an, situasi

darl,'atau kondisi' hendala terkii yang dihadapi, kitik. targgapan, serta

pertanyaatr-pemyataan terkait dengan keberlangsungan dan perkembaogan

Penrsahaan.

Stakeholder Perusahaall adalah sesuai dengan Daftar Stakeholder yaigterdapat dalam Forur Daftar Slakaholdet ya,ng menjadi laurpiran dalaln

SOP ti (I-aDpirm 4). External Affairs Olfic?r bertanggungiawab untuk

memperbaharui/meflgrp.itte Daftar Stakehddel sekurang-Luanglya 1

(satu) tahun sekali di setiap awal tatrun. PembalDruaD Dafrat Stakeholder

dilakukan detrgan cara monperoleh ilformasi langsung kepada masing-

masing {nsur,liraferol,lef terkait.

/77

'{o4Nl

Sla ndar Operasional ProsedurKomunikasi dan Pemberian Informasi

Iixtemdl Atfab O/icer betanggungjarvab untuk meng.lioordinasikanpelaksanaa[ Stakcholder Meeting. Stdkehaldet Meel,r€ akad diadakanpaihg sedikit 2 (dua) kali dalam pedode 1 (satu) tahn kalerder.

Pilrak"pihak yang ikut serta dalaln Sldkehalder Meelirg adalah pihakmanagement Pemsahaan dar., slakeholder Pentsallaan. Adapun.\'/dtel,oldelPerusahaan antara lain instansi Peme ntah Kabupaten, irsla1tsi pemerintah

Desa, dewan adat desa (apabila ada dan diakui oleh Desa) dan inslansi oonpemerintah di wilayah operasiona.l Perusahaao, yang berhubungan dan

menriliki peran dalarn keberlangsurgan kegiatan opemsiotral Perusahaat.

Exlernal AlJAir olfcel berkewajiban mengirimlan sruat ufldal1ganpelaksanaan Stakeholder l.feetihg kepada seluruh undangan StakeholLler

Meeling.

Agendrmateri yang disampaikan dan/atau dibahas dala.rl. StdkeholllerMeeting a]],tarzlai

a. Permasalahadisu sosial yang sedang terjadi di Perusahaan;

b. Sosialisasi kebiiakan bam oleh Pousahaan;

c. Peryarntaiarr aspim 'i dwi Srtkch,'ldrt

Exlemal 4llair Olcel berkewajiban membuat daflar hadir dan lotu]enStakeholder Meeting-Notnlensi Stakeholdet Meelfig yang telah dibuat

aleh Ert(mal Allait Ofti.er akan didistribqsikan ke seluruh drpafieuen diintemal Perusa.haan.

5. Komudkasi dan Pemberian Informasi Rahasia kepada lnternat dan Ekstemal5.1 Penyampaian lnformasi Rahasia

Komuoikasi dua arah yang terbuka dan jujur merupakan kebijakan dari Perusahaan

terhadap data kinerja PenLsalman, termasuk namul tidak te$atas pada data legalitas,

sosial kemasyarakarat, ketenagake{aan. kineda lingkungan dal1 L3, yang memmrtpenilaian Perusahaan adalah bersifat rahasia sel1a memiliki potensi yang dapat

tuetugikan Perusahaan jr'ka disebarluaskan, sehingga dikateSorikan sebagai

Infonnasi Rahasia, maLa. penyampaian infonnasi tersebut, baik kepada Ekstemalmaupun Intemal tidak dapat disa pajkal se.cara langsimg oleh Hrman Resources

Officer ata$ Extemal Alfdir Oficer sebelum meldapatkan persetuduan terlebihd,ahul]J oleh nd dge er, Perusahaan.

I ,1,

to4!lJ

Slandar Operasional ProsedurKomunikasi dan Pemberian Informasi

Te*ait dengan infomasi rahasia ini, ,{anaa Re,\olrces Officet ata\ f:xtefial A/J.titfrlcel berkewajiban untuk mengkomunikasikan seluruh informasi terkait )angdiperoleh baik dari Intemal firaupun Ekstemal kepadl Getlelal Ma ager tr,asiag-masing wilayah operasional.

5.2 Metode Penyampaian Informasi Rahasia kepada Interntl;Penyampaian Infonnasi Rahasia merupakan wewenang dai Genercl Mdnager padamasing-masing wilayah operasional, yang hanya dapat dilakukan, dengan ketentuanbahwa telah adanya persetujuan dari Top Ma agement untLtk dapat dikommikasikaobaik secara parsial maupun selu hn.va, kepada sebagian atau seluuh karyawa[.lnfomasi Rahasia kepada Intemal dapat disampaikan delgan Metode, antara larni

5,2,1 TertulisGenelal l\,Idnailer. setelah me dapatkm konfinnasi dari Top MandEenent.akan segem menyampaikan lnformasi Rahasia melalui e-mail dan surat tertuliskepada pribadi (karyawan) yang ditujrl kemudiar ditembuskan kepada Top

Matulgefie /'.

5.2.2 LisanGenerul Managet. setelah mendapatkan koDfirmasi dari Top ldndgefient,akarr segera menyampaikan Infomtasi Rahasia secara lisan, yang dilakukandengan berhadapan langsung dengan pribadi (karlawan) yang dituju;

5,3 Metode Penyaqpaian Informasi Rahasia kepada Ekster-nat;Penyampaiar Infolmasi Rahasia mempakan wewenang dai Generul Manager padarnasing-masiI1g wilayah operasional. yang hanya dapat dilakukaq dengan ketentuanbahwa telah adalya persetujua[ dari 'lbp Management $ntnk dapat dikomonikasikanbaik secara parsial maupun seluruhnya. kepada pifuk ekstemal

Intbnnasi Rahasia Ekstemal dapat disaapaika dengan Metode, antara lain:

5.3.1 Tertulis(ienerul Manager, setelah mendapatkan konfintasi dad Top M.nagement,akan segera menyampailan lntbmasi Rahasia melahi e-mail dan surat tertuiiskepada pihak Ekstemal, kemudian ditembuskT\kepadaZbp Ma dgentetlt;

5.3.2 LisanGeneral Manager, setelah raendapatkan konfiamasi dad 7bp Ma dgement,

akan segera menyampaikafl Infonnasi Rahasia secara lisan, yang dilakuliandengan berhadapan lang$mg dengan pihak Ekstemal; /w

'//

tQ4ryJ

Statrdar Operasional ProsedtrrKomunikasi dan Pemberian Informasi

ELli,i, R.r,i

6. Kerahasiaan Pembei lnlofinrasil Whittlehlottet

Perusalaan menjami[ dengan penuh. kerahasiaan atas identitas pembedinformasi/lthistlebbwer yang menyampaikan komulilasi dan informasi kepadaPenisahaan, baik yang bersifat rahasia dan,/atau bukan rahasia, yang dilakukan sesuxidengan Metode Koinunikasi dan Pemberian Informasi Irtemal dal1 Ekstemal seperi yturgdiatur dalam SOP ini

7.

8.

Dokumentasi7,1. Daftar hadir dan notulen rapat (metggunakan ram yang telah ditentukan oleh

masiog-masing Penlsahaan.).

7,2. Materi preseltasi atau diskusi (materi presentasi dan diskusi sesuai dengaflkebutuha[).

7.3. Foto kegiafan (dalarJ]. format I'tuinit1g Rep.r/t yang telall tersedia).

7.,1. Buku log Komunitasi dan Pemberian Infomasi Ekstemal. (Lampiran 2)7.5. Buku log Komudkasi dalt Pemberian lnfonnasi Intemal (Lampiran 3)

Tindak lanjut8.1. Hasil notulen rapat disampaikal kepada pesefia, dalam bentuk lisan, tu]isan (poster.

seleba&n.) ataupun media lain.Exlemdl Reldtion Olrcer- membuatkan laporan dan rencana keda untrkmenindaklanjuti hasil dari petemuan dan kmjulgaD da.i Pihak Ekstemal. Dalaohal terdapat proposal datr atau pe.mohonaa keikutsertaan Perusaluan yang diperoiehdari Pihat Ekstemal, $'Laka Extefiol Relation Olli.pr dalam waktu ssla$bat-lambahya 3 (tiga) hari sejak Proposal da]r atau Pemohonal teBebut diterima, harus

telah menindaklanjutinya dengan menyampaikan informasi tersebut kepada GenemlManager dan rrlelra1 Relalio Mandget ya g membawahi masing-masing wilayahoperasioral;

8,2, Dalam tempo selambat-lambamya 3 (tiga) bulan setelal me[yampaikan itlfonnasidari Pilak Ekstemal kepada management. Fktemal llelation OJficer belum j:uga

mendapatkar tanggapan dai mandgelnefit, fiaka Lxlemtrl Relation Ofrcer aecablangsung akam meoyatakan bahwa proposal dan atau pemohonan keikutseftaanPe$sahaan tel sebut dltolali oleh Perusahaan:

8.3. Extenal Relation Oficq be ang$mg javab untllk mengkomunikasika.n kepadaPiiak Ekstemal te*ait perihal penolakan ilar/atau penerimaan proposal dat ataupemohonan keikutseftaan Penlsalad tersebut, dengan baik secam lisan maupuntellulis, serta melahrkan update status teNebut didalam Log Book Komunikasi danPemberiar ltfomasi Ekstemal ;

//f

,]

8.4. Human Resources Oficer membuatkafl laporar dan reocana keda untukmenhdaklanjuti hasil dari laporal maupun irfofinasi Iltemal yang diterimanya darikaryawan Perusahaat. Terhadap hal-hal dan/aJau laporan yang membutuhkankontramasi dari maDagement, $aka Ht dn Resoulees C)frcel dalam waktuselambat lanbataya 3 (tiga) hari sejak Lagya]1 t6rsebr{ diteima, harus telahmorindakla[jutin]" dengEn menyampaikan infomasi tersebut kepada Gel1e1"l

Manager dan Human Resource s Manager yang membawahi masing-masing wila]"hoperasional;

8,5. Humdn Resources fficer wajib mergrydate Log Book Komrmikasi dan PembgrianInfonnasi Idemal atas status temkhir infomasi htemal Perusahaan;

I4Nt

Slaodar Operasional ProsedurKomunikasi dan Pemberian Informrsi

"t/

.i

Lamp, 1. Form Komunikasi dan Pemberirtr Informasi Interoal

I4Nt

Form Komunikasidan Pemberian Itrformasi Internal

FRM - SOP lEA 02 - 01

Dari:i. Nama2. JzbatE:,(ettel3. Wilayah Kerja

i<epada:PT

lnformasrkeluhan ),ans disampallanl

*) F.orfi lit ]s E teloh.liisi a$t disanpaikan,rElolui k ak ssrc y*tgd^atio*a&diertupk&loraltullinsfii|isi

Disampaikan oteh,

//

Lamp. 2. Buku log Komunikasi dan Pemberian lnfomasi Ekstemal

Buku LogKomllnikasi dan Pemberian Informasi Eksternal

Mohat dxMEriko,, apakah Perh'intm tl ft/dtat Pembedo h{or 6i DiNet jui ota T tah Disetujti

Lamp. 3. Buku log Komudkasi dan Pelnt erian lnformasi Internal

Buku LogKomunikasi dan Pemberian Informisi Internal

Mohot, disa,rqdkoa apakoh Penni adtt lan/ar.u Pe lefian Infonutl DisetljBi otw Ttda* Dise, jul

ru

La$p. 4. Daftat' Stakeholdet

tQ4Nt

Daftlr StakeholdetPT

(update (bulan) (tahunl)

i/