dokumen listijani.sg 72 slide

1

Tim Pendamping Akreditasi Provinsi Jawa tengah

tujuan pembelajara

n umum

tujuan pembelajara

n umum

2

Setelah proses belajar mengajar diharapkan linatih paham terhadap dokumen

akreditasi Puskesmas

tujuan pembelajara

n khusus

tujuan pembelajara

n khusus

3

Setelah proses belajar mengajar linatih diharapkan paham: Sistem dokumentasi akreditasi Puskesmas, Sistem pengendalian dokumen. Prosedur di dalam akreditasi Puskesmas, Instruksi Kerja di dalam akreditasi Puskesmas, Kerangka acuan di dalam akreditasi Puskesmas.

Dokumen-dokumen yang perlu dipersiapkan di Puskesmas berikut ini:

A. Penyelenggaraan manajemen Puskesmas: 1.Kebijakan Kepala Puskesmas/Fasilitas Pelayanan Kesehatan Tingkat Pertama,2.Rencana Lima Tahunan Puskesmas3.Pedoman/manual mutu,4.Pedoman/panduan tehnis yang terkait dengan manajemen5.Standar Prosedur Operasional (SPO)6.Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP): Rencana Usulan Kegiatan (RUK) dan Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK)7.Kerangka Acuan Kegiatan

4

B. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat Puskesmas :1.Kebijakan Kepala Puskesmas,2.Pedoman untuk masing-masing upaya kesehatan masyarakat,3.Panduan4.Standar Prosedur Operasional (SPO),5.Rencana Tahunan ( RUK & RPK) untuk masing-masing UKM,6.Kerangka Acuan Kegiatan pada tiap-tiap UKM,

Ragil.BPTPK. Gombong. 5

C. Penyelenggaraan pelayanan klinis/upaya kesh perorangan1.Kebijakan tentang pelayanan klinis,2.Pedoman Pelayanan Klinis, 3.Standar Prosedur Operasional (SPO) klinis4.Kerangka Acuan terkait dengan Program/Kegiatan Pelayanan Klinis dan Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien


JENIS DOKUMEN

1. Peraturan/ Surat Keputusan2. Manual Mutu3. Sistematika Rencana Kinerja Lima Tahunan

Puskesmas.4. Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP)

Tahunan.5. Pedoman/ Panduan6. Penyusunan kerangka acuan7. Standar Prosedur Operasional (SPO)8. Daftar tilik/check list

7

Dokumen-dokumen yang perlu dipersiapkan oleh Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama lainnya, seperti klinik pratama dan praktik dokter/dokter gigi mandiri, antara lain adalah:

1. Kebijakan Kepala Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama

2. Rencana strategik/rencana lima tahunan

3. Rencana tahunan

4. Pedoman/panduan mutu

5. Standar Prosedur Operasional (SPO)

6. Panduan-panduan teknis

7. Kerangka Acuan Kegiatan

Sebagai bukti pelaksanaan kegiatan dan pelayanan, Puskesmas dan Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama perlu menyiapkan rekam implementasi (bukti tertulis kegiatan yang dilaksanakan) dan dokumen-dokumen pendukung lain, seperti foto copy ijazah, sertifikat pelatihan, sertifikat kalibrasi, dan sebagainya.

8

DokumenDokumen

9Ragil.BPTPK. Gombong.

Semua dokumen yg harus disiapkan Puskesmas untuk memenuhi instrumen Akreditasi. Jenis & macam dokumen mengacu kpd. standar & Kriteria, definisi operasional, serta cara pembuktian dan telusur dokumen yg ada dlm instrumen akreditasi

Prinsip Penyusunan Dokumen

Prinsip Penyusunan Dokumen


Menulis yg dikerjakan, mengerjakan yg ditulis, bisa dibuktikan ditindak- lanjuti, ditelusuri, proses kegiatan yan.ditulis menjadi Prosedur (SPO), melaksanakan kegiatan yan. Mengacu pd SPO, hasil evaluasi (pembuktian)proses kegiatan yan.sesuai dg SPO.

Mangacu apa yg diminta didlm standar/ instrumen Akred. Puskesmas.


Dokumen Akreditasi Dokumen Akreditasi

Dokumen Peraturan Kebijakan, Pedoman/ Juklak, Prosedur/ SPO/SOP, Juknis, Manual, dokumen ekternal (referensi, acuan),

Dokumen Kegiatan Program, data pelaksanaan kegiatan, data evaluasi, & tindak lanjut kegiatan serta data- data pendukung (sertifikat pelatihan, sertifikat ijin-ijin, dll).

KebijakanKebijakan


Kebijakan Puskesmas adalah: Keputusan Puskesmas/ Pimpinan/ Puskesmas pd.tataran strategis/ yang sifat garis besar mengikat pegawai,

Bentuk doc.bisa SK, Ka. Puskesmas Ttg. Kebijakan tsb, sedangkan isi kebijakan sesuai apa yg ditetapkan.

Format Peraturan/ Surat Keputusan A. Pembukaan:

a. Judul : Keputusan Kepala …………….…

b. Nomor: ditulis sesuai sistem penomoran surat keputusan di FKTP,

c. Jabatan pembuat keputusan ditulis simetris, diletakkan di tengah margin serta ditulis dengan huruf kapital,

d. Konsideran, meliputi:

1)Menimbang: memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan keputusan. Huruf awal kata menimbang ditulis dengan huruf capital diakhiri dengan tanda baca titik dua ( : ), dan diletakkan di bagian kiri, konsideran menimbang diawali dengan penomoran menggunakan huruf kecil abjad dan dimulai dengan kata bahwa dengan “b” huruf kecil; 13

2) Mengingat: memuat dasar kewenangan dan peraturan perundangan yang memerintahkan pembuat keputusan tersebut. Perturan perundangnan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi. Konsideran ini diletakkan di bagian kiri tegak lurus dengan kata menimbang. Konsideran yang berupa peraturan perundangan diurutkan sesuai dengan hirarki tata perundangan diawali dengan nomor dengan huruf angka 1, 2, dst.

B. Diktum:a.Diktum “Memutuskan” ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf capital, serta diletakkan di tengah margin;

b.Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan disejajarkan ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata menetapkan ditulis dengan huruf capital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua ( : );

c.Nama keputusan sesuai dengan judul (kepala), seluruhnya ditulis dengan huruf capital dan diakhiri dengan tanda baca titik ( . ).Ragil.BPTPK. Gombong. 14

C. Batang Tubuh.a. Batang tubuh memuat semua substansi keputusan yang dirumuskan

dalam diktum-diktum, misalnya:

KESATU :

KEDUA :

dst

b. Dicantumkan saat berlakunya peraturan/keputusan, perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan

c. Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran peraturan/keputusan, dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan peraturan/keputusan.

d. Kaki:

Kaki peraturan/keputusan merupakan bagian akhir substansi peraturan/keputusan yang memuat penanda tangan penerapan peraturan/keputusan, pengundangan peraturan/keputusan yang teridiri atas tempat dan tanggal penetapan, nama jabatan, tanda tangan pejabat, dan nama lengkap pejabat yang menanda tangani.

15

e. Penandatanganan:

Peraturan/Keputusan Kepala FKTP ditandatangani oleh Kepala FKTP, dituliskan nama tanpa gelar.

f. Lampiran peraturan/keputusan:

1). Halaman pertama harus dicantumkan judul dan nomor peraturan/keputusan

2). Halaman terakhir harus ditanda tangani oleh Kepala FKTP.

Catatan: Untuk Peraturan pada Batang Tubuh tidak ditulis dalam diktum tetapi dalam Bab-bab dan


Sistematika Rencana Kinerja Lima Tahunan Puskesmas.

Disusun dengan sistematika sebagai berikut:

Bab I. PendahuluanA. Keadaan Umum Puskesmas

B. Tujuan penyusunan rencana lima tahunan

C. Indikator dan standar kinerja untuk tiap jenis pelayanan dan upaya Puskesmas

Bab II. Analisis KinerjaA. Pencapaian Kinerja untuk tiap jenis pelayanan dan upaya Puskesmas

B. Analisis Kinerja: menganalisis factor pendukung dan penghambat pencapaian kinerja

Bab III. Rencana Pencapaian Kinerja Lima TahunA. Program Kerja dan kegiatan: berisi program-program kerja yang akan dilakukan yang

meliputi antara lain:

1. Program Kerja Pengembangan SDM, yang dijabarkan dalam kegiatan-kegiatan, misalnya: pelatihan, pengusulan penambahan SDM, seminar, workshop, dsb

2. Program Kerja Pengembangan sarana, yang dijabarkan dalam kegiatan-kegiatan, misalnya: pemeliharaan sarana, pengadaan alat-alat kesehatan, dsb

3. Program Kerja Pengembangan Manajemen, dan seterusnya,.

B. Rencana anggaran: yang merupakan rencana biaya untuk tiap-tiap program kerja dan kegiatan-kegiatan yang direncanakan secara garis besar

Bab IV. Penutup.

Lampiran : matriks rencana kinerja lima tahunan Puskesmas/ Klinik,17

Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) Tahunan.

Perencanaan adalah: suatu proses kegiatan secara urut yang harus dilakukan untuk mengatasi permasalahan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan dengan memanfaatkan sumberdaya yang tersedia secara berhasil guna dan berdaya guna.

A. Penyusunan Rencana Usulan Kegiatan (RUK). Meliputi upaya kesehatan upaya wajib, pengembangan dan upaya khusus setempat,

terdiri :

1. Kegiatan tahun yang akan datang,

2. Kebutuhan sumber daya,

3. Rekapitulasi rencana usulan kegiatan.

B. Penyusunan Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK). Terdiri : Upaya kesehatan wajib, pengembangan maupun khusus setempat dan rencana

inovasi secara bersama-sama, terpadu dan terintegrasi, dengan langkah-langkah:

1. Mempelajari alokasi kegiatan,

2. Membandingkan alokasi kegiatan yang disutujui dengan RUK,

3. Menyusun rancangan awal secara rinci,

4. Mengadakan lokakarya mini,

5. Membuat Rencana Pelaksanaan Kegiatan. 18

No.

Upaya Kesehatan

Kegiatan Tujuan Sasaran Target Kebutuhan Sumber Daya Indikator Keberhasilan

Sumber PembiayaanDana Alat Tenaga

19

Rencana Usulan Kegiatan (RUK) UKM Wajib dan UKM Pengembangan

No

Upaya Kesehatan Kegiatan Sasaran Target Volume Kegiatan

Rincian Pelaksanaan

Lokasi Pelaksanaan

Tenaga Pelaksana

Jadual/ Waktu

Biaya

Rencana Pelaksanaan Kegiatan.

Pedoman/Manual Mutu

Manual Mutu adalah: dokumen yang memberi informasi yang konsisten ke dalam maupun ke luar tentang sistem manajemen mutu. Manual mutu disusun, ditetapkan, dan dipelihara oleh organisasi, yang meliputi:

1. Pendahuluan, yang berisi:

a. Latar belakang

b. Ruang Lingkup (proses bisnis)

c. Tujuan

d. Pengendalian dokumen

2. Landasan hukum (peraturan/dokumen yang menjadi acuan)

3. Istilah dan definisi

4. Sistem Manajemen Mutu:

a. Persyaratan umum

b. Pengendalian dokumen

c. Pengendalian rekaman

20

5. Tanggung jawab manajemen:

a.Komitmen manajemen

b.Fokus pada pelanggan

c.Kebijakan mutu

d.Perencanaan Sistem Manajemen Mutu

e.Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi

f.Wakil manajemen mutu

g.Komunikasi internal6. Tinjauan Manajemen:

a. Umum

b. Masukan tinjauan

c. Luaran tinjauan7. Manajemen sumber daya:

a. Penyediaan sumber daya

b. Manajemen sumber daya manusia

c. Infrastruktur

d. Lingkungan kerja21

Contoh Pedoman (Manual) Mutu/Kinerja

Puskesmas

Kebijakan Admen. 2.3.11.

25

Pedoman/ Panduan

Pedoman/ Panduan

Pedoman/ panduan adalah: kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah langkah-langkah yang harus dilakukan. Pedoman merupakan dasar untuk menentukan dan melaksanakan kegiatan.

Cth: Pedoman P2, Pedoman KIA

Panduan adalah petunjuk dalam melakukan kegiatan, sehingga dapat diartikan pedoman mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya mengatur 1 (satu) kegiatan. Contoh: Panduan Imunisasi, Panduan Pemeriksaan Ibu Hamil Risti

Pedoman/ panduan dapat diterapkan dengan baik dan benar melalui penerapan SPO.

26

Format baku sistematika pedoman panduan sebagai berikut :

a. Format Pedoman Pengorganisasian Unit KerjaBAB I Pendahuluan

BAB II Gambaran Umum Puskesmas

BAB III Visi, Mis, Falsafah, Nilai dan Tujuan Puskesmas

BAB IV Struktur Organisasi Puskesmas

BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja

BAB VI Uraian Jabatan

BAB VII Tata Hubungan Kerja

BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil

BAB IX Kegiatan Orientasi

BAB X Pertemuan/ Rapat

BAB XI Pelaporan

1. Laporan Harian

2. Laporan Bulanan

3. Laporan Tahunan 27

b. Format Pedoman Pelayanan Unit KerjaBAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

B. Tujuan Pedoman

C. Ruang Lingkup Pelayanan

D. Batasan Operasional

E. Landasan Hukum

BAB II STANDAR KETENAGAAN

A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia

B. Distribusi Ketenagaan

C. Jadual Kegiatan, termasuk Pengaturan Jaga (Rawat Inap)

BAB III STANDAR FASILITAS

A. Denah Ruang

B. Standar Fasilitas

BAB IV TATALAKSANA PELAYANAN

BAB V LOGISTIK

BAB VI KESELAMATAN PASIEN

BAB VII KESELAMATAN KERJA

BAB VIII PENGENDALIAN MUTU

BAB IX PENUTUP 28

c. Format Panduan Pelayanan PuskesmasBAB I DEFINISI

BAB II RUANG LINGKUP

BAB III TATALAKSANA

BAB IV DOKUMENTASI

Sistematika panduan pelayanan Puskesmas dapat dibuat sesuai dengan materi/isi panduan. Pedoman/panduan yang harus dibuat adalah pedoman/panduan minimal yang harus ada di Puskesmas yang dipersyaratkan sebagai regulasi yang diminta dalam elemen penilaian.

Bagi Puskesmas yang telah menggunakan e-file tetap harus mempunyai hardcopy pedoman/panduan yang dikelola oleh tim akreditasi Puskesmas atau bagian Tata Usaha Puskesmas.

29

Prosedur

SPO.SOP.

Protap


Standard Operating Procedure

(SOP)

Standard Operating Procedure

(SOP)

Prosedur Penatalaks

anaan

Prosedur Penatalaks

anaan Juklak/ Juknis.

Juklak/ Juknis.

Prosedur Tatap (Protap)

Prosedur Tatap (Protap)

Standard Procedure

Operasional (SPO)

Standard Procedure

Operasional (SPO)

Istilah Lain

Istilah Lain


Prosedur Kerja

Prosedur Tindakan

Algoritma/ Clinical Patway

Akred.Pakai SPO

Pengertian

Pengertian


Suatu perangkat instruksi/ langkah yg dibakukan untuk menyelesaikan suatu proses kerja rutin ttt,

Suatu perangkat instruksi yg memberikan langkah-langkah berurutan yg benar & terbaik berdasarkan konsensus Puskesmas untuk melaksanakan berbagai kegiatan dan fungsi yan.

Suatu perangkat instruksi yg memberikan langkah-langkah berbagai kegiatan, sehingga membantu mengurangi kesalahan.

Tujuan

Tujuan


Agar proses kerja rutin terlaksana dg efektif, konsisten/ uniform &

aman dlm rangka meningkatkan mutu

yan. melalui pemenuhan standar yg berlaku.

Manfaat

Manfaat


1. Memenuhi Persyaratan standar Yan. Puskesmas/ akreditasi Puskesmas,

2. Mendokumentasi alur kegiatan,3. Memastikan karyawan Puskesmas

mengetahui pekerjaannya,4. Meminimalisasi duplikasi wewenang

& tg-jawab,5. Memastikan tdk.adanya daerah abu-

abu,6. Overlapping & underlapping

wewenang tdk ada,7. Bukti adanya manajemen mutu.

Prinsip SPO.

Prinsip SPO.


1. Memuat aturan formal segala indikasi & syarat yg ada di Puskesmas dipenuhi pd setiap upaya,&tahapan yg dilalui setiap kegiatan yan,

2. Memberikan arah kegiatan yg langsung/ tdk langsung berhub dg pasien/[pelanggan

3. Menggunakan bhs. Sehari-hari, Puskesmas memudahkan pemakaian , mempunyai urutan, tdk bermakna ganda,

4. Selalu berubah mengikuti perubahan standar profesi, serta perkembangan IPTEK profesi ybs, serta kebijakan & serta peraturan formal,

5. Harus selalu didokumentasikan.

Prinsip SPO.

Prinsip SPO.


6. Agar dilakukan evaluasi paling lama 2 tahun,7. Penggantian Kepala/ pimpinan tidak harus

mengganti SPO,8. Kumpulan setiap SPO disetiap unit kerja harus

dibuatkan SK., Kepala. Untuk pemberlakuannya,

Jenis: SPO Profesi: yan medik, Keprw., medik,

lab, rekam medik, dll. SPO pelayanan, SPO Administrasi.

Ciri-ciri prosedur yang baik

Tidak menggunakan kalimat majemuk

Mengenal dengan jelas siapa yang melakukan apa, dimana, kapan, dan mengapa

Menggunakan bahasa yang dikenal oleh pemakai

Merupakan flow-charting dari proses kegiatan

Standar Prosedur Operasional (SPO)Istilah prosedur ada beberapa pengertian, diantaranya: 1. Standard Operating Procedures (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis

yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintah, (Kepmenpan No.021 tahun 2008).

2. Instruksi kerja adalah petunjuk kerja terdokumentasi yang dibuat secara rinci, spesifik dan bersifat instruktif, yang dipergunakan oleh pekerja sebagai acuan dalam melaksanakan suatu pekerjaan spesifik agar dapat mencapai hasil kerja sesuai persyaratan yang telah ditetapkan (Susilo, 2003).

Langkah didalam penyusunan instruksi kerja sama dengan penyusunan prosedur, namun ada perbedaan, instruksi kerja adalah suatu proses yang melibatkan satu bagian/unit/ profesi, sedangkan prosedur adalah suatu proses yang melibat lebih dari satu bagian/ unit/ profesi. Prinsip dalam penyusunan prosedur dan instruksi kerja adalah kerjakan yang ditulis, tulis yang dikerjakan, buktikan dan tindak-lanjut, serta dapat ditelusur hasilnya.

3. Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah suatu perangkat instruksi/langkah-langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu. Istilah ini digunakan di Undang-undang No. 29 Tahun 2004, tentang Praktik Kedokteran dan Undang-undang No. 44 Tahun 2009, tentang Rumah Sakit, 38

Isi dari SPO minimal adalah sebagai berikut:Pengertian : yang paling awal diisi judul SPO adalah, dan berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian/menimbulkan multi persepsi.

Tujuan :berisi tujuan pelaksanaan SPO secara spesifik. Kata kunci : “ Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ……”

Kebijakan :berisi kebijakan Kepala Puskesmas/FKTP yang menjadi dasar dibuatnya SPO tersebut. Dicantumkan kebijakan yang mendasari SPO tersebut, contoh untuk SPO imunisasi pada bayi, pada kebijakan dituliskan: Keputusan Kepala Puskesmas No 005/2014 tentang Pelayanan Imunisasi.

Referensi: berisikan dokumen ekternal sebagai acuan penyusunan SPO, bisa berbentuk buku, peraturan perundang- undangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka,

Langkah- langkah prosedur :bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu.

Unit terkait : berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja tersebut.

Dari keenam isi SPO sebagaimana diuraikan di atas, dapat ditambahkan antala lain: bagan alir, dokumen terkait, dsb menyesuaikan dengan format SPO yang ditentukan

oleh Pemerintah Daerah, yang penting dalam satu organisasi menggunakan satu format yang seragam.

39

Evaluasi SPO dilakukan terhadap isi maupun penerapan SPO.

Evaluasi penerapan/kepatuhan terhadap SPO dapat dilakukan dengan menilai tingkat kepatuhan terhadap langkah-langkah dalam SPO. Untuk evaluasi ini dapat dilakukan dengan menggunakan daftar tilik/check list

Daftar tilik adalah daftar urutan kerja (actions) yang dikerjakan secara konsisten, diikuti dalam pelaksanaan suatu rangkaian kegiatan, untuk diingat, dikerjakan, dan diberi tanda (check-mark).

Daftar tilik merupakan bagian dari sistem manajemen mutu untuk mendukung standarisasi suatu proses pelayanan.

Daftar tilik tidak dapat digunakan untuk SPO yang kompleks.

Daftar tilik digunakan untuk mendukung, mempermudah pelaksanaan dan memonitor SPO, bukan untuk menggantikan SPO itu sendiri.

40

Daftar tilik untuk mengecek kepatuhan terhadap SPO dalam langkah- langkah kegiatan, dengan rumus sebagai berikut.

Compliance rate (CR) = Σ Ya x 100 % Σ Ya+Tidak

Evaluasi isi SPO.Evaluasi SPO dilaksanakan sesuai kebutuhan dan minimal dua tahun sekali yang dilakukan oleh masing-masing unit kerja.

Hasil evaluasi : SPO masih tetap bisa dipergunakan, atau SPO tersebut perlu diperbaiki/direvisi. Perbaikan/revisi isi SPO bisa dilakukan sebagian atau seluruhnya.

Perbaikan/ revisi perlu dilakukan bila : Alur SPO sudah tidak sesuai dengan keadaan yang ada Adanya perkembangan Ilmu dan Teknologi (IPTEK) pelayanan kesehatan, Adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru, Adanya perubahan fasilititas

Pergantian kepala Puskesmas, bila SPO memang masih sesuai/ dipergunakan maka tidak perlu direvisi.

Pada prinsipnya dokumen akreditasi adalah “TULIS YANG DIKERJAKAN DAN KERJAKAN YANG DITULIS, BISA DIBUKTIKAN SERTA DAPAT DITELUSURI DENGAN BUKTINYA”.Namun pada penerapannya tidaklah semudah itu.Penyusunan kebijakan, pedoman/ panduan, standar prosedur operasional dan program selain diperlukan komitmen Kepala Puskesmas/FKTP, juga diperlukan staf yang mampu dan mau menyusun dokumen akreditasi tersebut.

41

Ex. SPO.Ex. SPO.


SPO pelayanan profesi: mengatur tata cara penanganan terhadap pasien:

SPO untuk aspek keilmuan: proses kerja untuk diagnosis dan terapi (contoh: biopsi, dsb)

SPO untuk aspek manajerial: proses kerja menunjang keilmuan dan pelayanan pasien non keilmuan (contoh: prosedur konsul)

SPO administrasi: mengatur tata kerja kegiatan dalam organisasi termasuk hubungan antar unit kerja (contoh: prosedur mutasi pegawai

Syarat Menyusun SPO


1. Identifikasi kebut apakah kegiatan yg dilakukan saat ini sudah ada SPOnya blm, bila sudah apakah masih efektif/ tdk, bila blm susun,

2. Harus ditulis oleh mereka yg melakukan pekerjaan tsb/ unit kerja tsb. Tim/ panitia yg ditunjuk Kepala Puskesmas hanya untuk menanggapi/ mengkoreksi SPO tsb. Krn komitmen thd SPO hanya diperoleh dg adanya keterlibatan dlm penyusunan,

3.Merupakan bagan alir dr suatu kegiatan, pelaksana/ unit kerja mencatat proses itu , membuat alurnya, tim/ panitia diminta memberikan tanggapan,

4. Jelas, ringkas & mudah dilaksanakan.


Puskesmas Malowopati

Pengumpulan Informasi Kebutuhan dan Harapan Pelanggan Upaya KIA.KB.

SPO

No. Kode : B/ VI/ KIA/ SPO/ 2/ 13/ 013.Ditetapkan Oleh Kepala Puskesmas Malowopati

Dr. Mangunceki

Ditetapkan Oleh Kepala

Puskesmas Malowopati

Dr. ManguncekiNIP: 19840715

Terbitan :01No. Revisi : 0 Tgl. Mulai Berlaku :1 Februari 2013.Halaman : 1- 2

1. Pengertian2. Tujuan3. Kebijakan4. Referensi5. Prosedur6. Unit Terkait7. Dokumen Terkait ,

No Halaman Yang dirubah Perubahan Diberlakukan Tgl.

•Rekaman Historis

DESKRIPSI KONSEP DESAIN

LAMBANG PUSKESMAS

45

Pengendalian DokumenTidak ada ketentuan baku, prinsip konsisten.: 2.3.11...Admen

Contoh: B/ IV/SPO/ 6/ 13/ 005 (B: Kode pelayanan program, IV: Bab IV, SPO: Standar Prosedur Operasional,6: bulan 6/ Juni, 13 tahun 2013, 005: nomor urut SPO),


Logo :yang dipakai adalah logo Pemerintah Daerah, Klinik nama organisasi/ nama Klinik

Kotak Heading : masing-masing kotak Puskesmas/ Klinik , judul SPO, No. dokumen, No.revisi, Halaman, SPO, tanggal terbit, ditetapkan Kepala Puskesmas/ Klinik


Pengertian : yang paling awal diisi judul SPO adalah, selanjutnya berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian/ menimbulkan multi persepsi.

Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SPO secara spesifik. Kata kunci : “ Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ……”


Kebijakan : berisi kebijakan Kepala Puskesmas/ Klinik yang menjadi dasar dibuatnya SPO tersebut. Dicantumkan kebijakan yang mendasari SPO tersebut, kemudian diikuti dengan peraturan/ keputusan dari kebijakan terkait.

Referensi: berisikan dokumen ekternal sebagai acuan penyusunan SPO, bisa berbentuk buku, peraturan perundang- undangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka,


Langkah- langkah/ Prosedur : bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu.Langkah untuk petugas.

Unit terkait : berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja tersebut.terlibat dlm SPO.

SPO,Prosedur,Mekanisme

SPO Instrumen, Pelayanan/ Tindakan Example

Contoh SPO Pengumpulan

Informasi Harapan


Diagram Alir (Flow Chart):

- Membantu mencari masalah & sebab masalah,

- Mencari variasi-variasi dalam Proses,

- Mencari penyimpangan2 yang ada dalam proses.

Ada dua macam flow chart :

1. Makro Flow chart

2. Mikro Flow chart

Mikro flow chart :

Menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan dari tiap tahapan diagram makro,

Bentuk simbol :

- Awal kegiatan =

- Akhir kegiatan =

Makro flow chart :

Menunjukkan kegiatan-kegiatan secara garis besar dari proses yang ingin kita tingkatkan.

Hanya mengenal satu simbol ,

bentuk balok :

- Simbol Keputusan =

- Simbol Penghubung =

Ya

Tidak

?

- Simbol Kegiatan =

- Simbol Dokumen =

- Diarsipkan =

Contoh Diagram Makro :

Pasien Didaftar

PasienDiperiksa

Pasien Ke Apotik

PasienMembayar

PasienDatang

PasienPulang

Contoh Diagram Alur Mikro :

PasienDatang

Mempersilah kanPasien

Mendaftar

MempersilahkanPasien

Menunggu

PasienDiperiksa

PerluLab ?

Ya

Tidak

PerluSuntik ?

Tidak

Ya

PasienDiberi R/

PasienDisuntik

Pasien diberi pengantar

Pasien dipersilahkan

ke Lab.12

Pasien dipersilahkan

ke Apotik

Pasienpulang

Evaluasi SPO.

Evaluasi SPO.


Evaluasi bisa dg ceklistTujuan: membudayakan internal audit, Evaluasi dilaksanakan: Berkala, maksimal 2 th sekali,Sesuai kebut. misal karena ada kesulitan dlm melaksanakan SPO tsb,Tetapkan pelaksana evaluasi bisa tim akreditasi, Buat SPO, cara evaluasi, Kembangkan format/ check list untuk evaluasi,Hasil evaluasi revisi/ pembaharuan.

Revisi SPO.

Revisi SPO.


Revisi adalah: kegiatan/ usaha untuk memperbaiki SPO, yg perlu diperbaiki isinya baik sebag.maupun seluruh isi,

Revisi perlu dilakukan bila: Prosedur kerja/ urutan kerja, tdk sesuai lagi

dg keadaan yg ada, Adanya perkembangan ilmu & Teknologi, Adanya perubahan organisasi/ kebijakan

baru.Peninjauan ulang setiap 2 tahun. Penggantian Ka Puskesmas. Tidak perlu

diganti .

Daftar tilik

Daftar tilik adalah daftar urutan kerja (actions) yang dikerjakan secara konsisten, diikuti dalam pelaksanaan suatu rangkaian kegiatan, untuk diingat, dikerjakan, dan diberi tanda (check-mark).

Daftar tilik merupakan bagian dari sistem manajemen mutu untuk mendukung standarisasi suatu proses pelayanan.

Daftar tilik tidak dapat digunakan untuk prosedur yang kompleks.

Daftar tilik digunakan untuk mendukung, mempermudah pelaksanaan dan memonitor prosedur, bukan untuk menggantikan prosedur itu sendiri.

Langkah-langkah menyusun daftar tilik

Identifikasi prsedur yang membutuhkan daftar tilik untuk mempermudah pelaksanaan dan monitoringnya

Gambarkan flow-chart dari prosedur tersebut

Buat daftar kerja yang harus dilakukan

Susun urutan kerja yang harus dilakukan

Masukkan dalam daftar tilik sesuai dengan format tertentu

Lakukan uji-coba

Lakukan perbaikan daftar tilik

Standarisasi daftar tilik.

Daftar tilik (Check List)

No. Urutan kegiatan Ya Tidak TB

Contoh Cek.LIst.

64


Tujuan Umum & Khusus: Merupakan tujuan program. Tujuan Umum: adalah grs. Besar , khususrinciannya,

Kegiatan pokok & rincian kegiatan: langkah- langkah kegiatan dilaksanakan shg. Tercapainya tujuan prog. Karena itu antara tujuan & kegiatan harus berkaitan & sejalan,

Cara melaksanakankegiatan: metode untuk melaksanakan kegiatan pokok & rincian kegiatan:Ex: membentuk tim, melakukan rapat, dll.

KERANGKA ACUAN

Penulisan KA . Prog.ram

Penulisan KA . Prog.ram

66

Jadual: Perencanaan waktu melaksanakan langkah-langah kegitan,

Evaluasi pelaksanaan kegiatan & pelaporannya: Evaluasi dr jadual kegiatan, setiap bbrp . Bln.jadual dievaluasi,

Pencatatan, pelaporan & Evaluasi kegiatan: Catatan kegiatan, bag. Melakukan pencatatan kegiatan prog.tsb. Pelaporan: Bag membuat &Kapan dibuat, Evaluasi pelaksanaan prog.secaramenyeluruh.

Penyusunan kerangka acuan program/kegiatan.

Kerangka acuan disusun untuk program atau kegiatan yang akan dilakukan oeh Puskesmas, misalnya: program pengembangan SDM, program peningkatan mutu Puskesmas dan Keselamatan Pasien, Program pencegahan bencana, Program pencegahan kebakaran, Program Imunisasi, dsb

Dalam kerangka acuan harus dijelaskan bagaimana cara melaksanakan kegiatan agar tujuan tercapai, dengan penjadualan yang jelas, dan evaluasi serta pelaporan.

Sistematika atau format kerangka acuan Program/Kegiatan adalah :a. Pendahuluan

b. Latar belakang

c. Tujuan umum dan tujuan khusus

d. Tata Bina Hubungan Kerja LP & LS (Pembagian Peran – P/U/UKM)

e. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan

f. Cara melaksanakan kegiatan

g. Sasaran

h. Jadwal pelaksanaan kegiatan

i. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan

j. Pencatatan, Pelaporan dan evaluasi kegiatan

Jika diperlukan, dapat ditambahkan butir-butir lain sesuai kebutuhan, tetapi tidak diperbolehkan mengurangi, misalnya rencana pembiayaan dan anggaran

67

Keterangan : Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan

Evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan kegiatan terhadap jadual yang direncanakan. Jadual tersebut akan dievaluasi setiap berapa bulan sekali (kurun waktu tertentu), maka yg ditulis dlm KA: kapan (setiap kurun waktu berapa lama) evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan dan siapa yang melakukan.

Pelaporannya adalah bagaimana membuat laporan evaluasi pelaksanaan kegiatan tersebut dan kapan laporan tersebut harus dibuat. Isinya : cara bagaimana membuat laporan evaluasi dan kapan laporan tersebut harus dibuat dan ditujukan kepada siapa.

Pencatatan, Pelaporan dan evaluasi kegiatanPencatatan adalah catatan kegiatan dan yang ditulis dalam kerangka acuan adalah bagaimana melakukan pencatatan kegiatan atau membuat dokumentasi kegiatan.

Pelaporan adalah bagaimana membuat laporan program dan kapan laporan harus diserahkan dan kepada siapa saja laporan tersebut harus diserahkan.

Evaluasi kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan Program/kegiatan secara menyeluruh. Jadi yang di tulis didalam kerangka acuan, bagaimana melakukan evaluasi dan kapan evaluasi harus dilakukan.

Format kerangka acuan sesuai yang diterapkan di Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota masing- masing.

68

EvaluasiEvaluasi


Evaluasi: Kegiatan yg berupa audit internal dan/ management review,

Audit internal: kegiatan untuk menilai apakah staf Puskesmas telah memberikan yan.sesuai standat, pedoman & prosedur yg berlaku yg dibuktikan dg.adanyadokumen-dkumen audit,

Management review: kegiatan mgn dlm mengevaluasi hasil temuan audit internal, mengevaluasi standart-standart/ pedoman/SPO yg berlaku & mengevaluasi pelaksanaan prog. Yg dpt dibuktikan dg adanya risalah rapat/dokumen evaluasi lainnya.

RekomendasiRekomendasi


Format Baku: Tdk. Ada, Bentuk doc. Rekomendasi & Tindak

lanjut sesuai hasil evaluasi, Ex: Hasil evaluasi SPO., belum

dilaksanakan dg. Baik karena banyak petugas yg tdk.tahu , SPO Puskesmasebut rekomendasi: agar dilakukan sosialisasi SPO, Tindak Lanjut: dilakukan sosialisasi SPO (doc.nya undangan, presensi, jadual, dll).

Notulen.Notulen.


Format Baku: Tdk. Ada,Bentuk doc. isinya langkah-

langkah yang dilakukan/ rekaman didalam kegiatan pertemuan/ rapat yang dibahas lebih dari satu orang,

sesuai rekaman pertemuan Komputer/buku :

halaman

Contoh Format

Notulen.


1. Kepedulian/ Empati oleh petugas Puskesmas

2. Komisioner Akreditasi yg berhak menilai Akreditasi (t” ada KKN)

3. Bila dalam EP (Elemen Penilaian) tertulis kata SPO atau PROSEDUR atau MEKANISME.........maka maksudnya adalah SPO (Standard Prosedur Operasional),

4. Bila ditemukan unsur-unsur PELAYANAN atau TINDAKAN...... harus dibuat SPO,

5. Bila terdapat tulisan SK atau PENETAPAN atau KETETAPAN.......maka harus dibuat SK semua,


KISI-KISI

4. Penilaian utama dalam akreditasi puskesmas adalah PEMBENTUKAN SISTEM (Internal dan eksternal),

5. Dalam penyusunan suatu dokumen (seperti SPO, KA, dll), maka unsur2 dalam proses pembentukannya (seperti Presensi, Undangan, Notulen, dll)...TIDAK PERLU DITANYAKAN. Tetapi untuk DOKUMEN TELUSUR WAJIB DITANYAKAN,

6. Dalam penilaian, minimal telusur dokumennya dari 4 bulan yang lalu,

7. Minilokakarya Puskesmas dengan Lintas Sektoral HARUS DILAKSANAKAN (WAJIB)...............3 bulan sekali.


Lanjutan……..

dokumen listijani.sg 72 slide

Documents