dokumen ini dapat digunakan, disalin, disebarluaskan baik ... · peningkatan layanan di bidang...

Dokumen ini dapat digunakan, disalin, disebarluaskan baik sebagian ataupun seluruhnya dengan syarat mencantumkan sumber asli.

http://www.pdk.go.id/

Pelaksanaan reformasi birokrasi internalKemdiknas didasari oleh komitmen pimpinanKemdiknas untuk melakukan penguatan tatakelola.

Komitmen tersebut dinyatakan dalam RencanaStrategis Departemen Pendidikan Nasional 2010-2014.

Penguatan tata kelola tersebut dilaksanakanmelalui kegiatan penataan sistem dan organisasidi lingkungan Kemdiknas yang ditujukan untukmengatasi beberapa permasalahan yangberkaitan dengan belum efektif dan efisiennyatata kelola organisasi.

Di samping itu, kebutuhan masyarakat akanpeningkatan layanan di bidang pendidikansemakin meningkat seiring dengan kemajuan-kemajuan bangsa yang telah dicapai danmeningkatnya kebutuhan pendidikan.

Peningkatan layanan pendidikan melalui mediaelektronik atau e-Layanan yang telah menjadisasaran dalam reformasi birokrasi meski sudahmampu memberikan manfaat, namun masihmempunyai beberapa kekurangan yang harusdipenuhi untuk mencapai Layanan PrimaPendidikan

Manajemen Alur Kerja untuk e-Layanan Kementerian Pendidikan Nasional, 2010

1


Untuk menjadikan e-Layanan dari hanya sekedarpertukaran informasi dalam bentuk transaksi antarakementerian dengan masyarakat (leveltransaksional) menjadi e-layanan yang melibatkanbeberapa tingkat unit organisasi (level integrasivertikal), dibutuhkan integrasi proses bisnis darisuatu layanan pada tingkatan unit organisasi yangberbeda.

Integrasi proses bisnis tersebut dapat diterjemahkanlangsung dari alur kerja layanan yang diberikan.Dengan mewadahi alur kerja tersebut dalam satuaplikasi, integrasi vertikal telah dapat dicapai.

Karenanya diperlukan suatu panduan atau peganganmanajemen alur kerja bagi unit-unit Kemdiknasdalam mengembangkan e-layanan demi terciptanyaalur pelayanan terstruktur dengan proses sederhanadan waktu yang singkat agar tercapai kepuasanpelanggan terhadap pelayanan.

Jakata, Desember 2010

Menteri Pendidikan Nasional

Mohammad Nuh


2

Konsep e-Layanan dan Manajemen Alur Kerja

4

Manajemen Alur Kerja untuk e-Layanan

Kementerian Pendidikan Nasional, 2010


Visi Kemdiknas 2014: Terselenggaranya LayananPrima Pendidikan Nasional untuk MembentukInsan Indo-nesia Cerdas Komprehensif.

Dalam menjamin standar kualitas proses darilayanan secara elektronik, sistem-sistem e-Layanan di lingkungan Kemdiknas perludistandarkan cara penanganan proses bisnisbeserta aspek keamanan aksesnya.

Perbaikan kualitas proses yangberkesinambungan dan perbaikan-perbaikanstruktur organisasi terkait dengan reformasibirokrasi membawa konsekuensi perubahan pulapada aplikasi-aplikasi sistem e-Layanan.

Untuk meminimalisis upaya penyesuaian aplikasitersebut, perlu memberikan kemampuanadaptasi bagi aplikasi-aplikasi e-Layanan dilingkungan kemdiknas agar tahan terhadapperubahan-perubahan tersebut.

Standar kemampuan aplikasi-aplikasi dalammewadahi proses-proses serta adaptasinyaterhadap perubahan dapat diwujudkan ke dalamsuatu komponen manajemen konstruksi alurkerja.


4


E-Layanan

6

Manajemen Alur Kerja untuk e-Layanan Kementerian Pendidikan Nasional,

2010


Proses bisnis: Menggambarkan hubungan antarapelaku, proses yang dilakukan dan data yangterlibat dalam urutan tertentu. Sistem e-Layananbukan hanya data recorder, tapi mengakomodasiproses bisnis.

Alur kerja dapat diartikan sebagai otomasiprosedur dimana dokumen, informasi ataupekerjaan dilewatkan melalui sejumlah orangmenurut aturan tertentu untuk mencapai suatutujuan. Alur Kerja ini terdiri dari langkah-langkahaktivitas yang berurutan dan memiliki aturan-aturan tertentu didalamnya untuk mencapaisebuah tujuan. Aktifitas-aktifitas tersebut

dimodelkan dengan model state yang dapatmengakomodasi kebutuhan interaksi antaramanusia dan sistem. Untuk dapat dikelola dandigunakan dengan baik, alur kerja dibuat dandiatur melalui manajemen alur kerja.


6


e-Layanan merupakan suatu kondisi yangberhubungan dengan peyediaan layanan melaluiinternet (prefiks e merupakan kependekan darielektronik)

Dengan kata lain e-Layanan merupakan suatuaplikasi yang melibatkan peran teknologiinformasi dan komunikasi dalam pemberianlayanan yang membuat ia lebih dari sekedarlayanan elektronik

8Manajemen Alur Kerja untuk e-Layanan Kementerian Pendidikan Nasional, 2010

Penyedia

layanan

Peminta

layanan

Aplikasi

web

Deskripsi

layanan

Layanan

Deskripsi

layanan

Komunikasi antarapenyedia layanandan peminta layanantidak terjadi secaralangsung, namunmelalui aplikasi web.


9

E-layanan yang memberi manfaat

Menghasilkaninformasi yang

berguna

Sustainable

Pasok data ajeg(transaksional)

Dikaitkan prosesbisnis

Mewadahisiklus

manajemen

Partisipasi aktifpemangku

kepentingan

Didukungaturan

Adakendalikualitas


E-Layanan yang baik adalah e-Layanan yangmemberikan manfaat dimana ia:

• Responsif, penyedia layanan mampu merespondengan cepat apa yang diminta oleh penerimalayanan

• Berkelanjutan (sustainable) dan memberikanmanfaat berupa informasi yang uptodate danberguna



Sistem transaksional adalah sistem informasi yangmewadahi transaksi. Domain E-Layanan beradapada ranah diseminasi informasi, sistemtransaksional dan sistem pendukung keputusan. E-Layanan digunakan untuk menangani transaksi atauproses bisnis dan informasi yang dihasilkandigunakan untuk membantu pihak manajemenmembuat keputusan. Karenanya jika data yang adadalam e-Layanan tidak lengkap, akurat dan mutakhirmaka informasi yang dihasilkan akan kurangbermanfaat.

Sistem InformasiEksekutif

Sistem PendukungKeputusan

Sistem Transaksional

Diseminasi Informasi

e-Layanan

e-Layanan yang

sustainable

adalah e-Layanan

yang berbasis

transaksi


E-Layanan adalah sistem informasi. Informasi yang dihasilkan akan digunakan untuk proses pengambilan keputusan. Agar dapat memberi manfaat, sistem informasi harus mampu memberikan informasi yang berguna dan berkelanjutan.

Keberlanjutan dapat terwujud jika ada kendali kualitas serta datanya lengkap, akurat dan mutakhir. Karenanya e-Layanan memerlukan pasokan data yang ajeg / lancar

Pasok data akan lancar apabila dikaitkan atau dilekatkan pada proses bisnis yang dibutuhkan oleh sumber data dan didukung aturan.

Perlu manajemen alur kerja yang mengakomodasi proses bisnis dan aliran data pada e-Layanan. Dengan alur kerja, e-Layanan mampu beradaptasi terhadap adanya perubahan proses bisnis dan menjamin pasok data yang lancar.

1

1Manajemen Alur Kerja untuk e-Layanan Kementerian Pendidikan Nasional,

2010

Agar dapat digunakan untuk pemantauan, proses bisnis e-Layanan harus mewadahi siklus manajemen dan melibatkan partisipasi aktif dari para pemangku kepentingan

E-Layanan yang memerlukan manajemen alur kerjaadalah e-Layanan yang didalamnya berisisekumpulan aktifitas/pekerjaan yang berurutandimana dokumen, informasi atau pekerjaan tersebutdilewatkan melalui sejumlah orang menurut aturantertentu untuk mencapai suatu tujuan.


Kemudahan bagi aktor sistem untuk mengetahuidaftar pekerjaannya yang ada pada sistem

Adanya fleksibilitas definisi alur kerja ketika terjadiperubahan proses bisnis.

Kemudahan dalam penugasan aktor sistem tanpaharus menghentikan alur kerja, terutama apabila adapergantian pejabat.

Perberlakuan alur kerja baru tidak menghentikan alurkerja yang sudah terlanjur diproses.

Peningkatan proses bisnis. Adanya fokus pada prosesbisnis akan meningkatkan kualitas proses bisnis dankemudahan pelaksanaan proses dalam bisnis.

Meningkatkan kualitas pelayanan ke pelanggan.Adanya konsistensi proses membantu penyedialayanan memberikan respon yang cepat terhadappermintaan pelanggan. Efeknya, pelanggan akanmerasa lebih puas dengan pelayanan yang diberikan.

Mempermudah proses pemantauan oleh parapemangku kepentingan


6


Persyaratan yang harus dipenuhi pada aplikasi e-Layanan adalah

mendefinisikan alur kerja,

melakukan konfigurasi alur kerja

selanjutnya menggunakan alur kerja untuk e-Layananyang dimaksud (instansiasi alur kerja).


6



6

Basis Data Pendidikan

Data

Layanan

Basisdata

Bersama

Content

Managemente-Layanan e-Layanan

Security

Portal Layanan Prima Pendidikan Nasional

Security Workflow

Workflow

Manajemen

Akses

Prosedur &

Kinerja

Layanan

Semua link e-Layanan akan diletakkan di dalam portal layananprima pendidikan nasional. Selain e-layanan, portal jugamenggunakan content management untuk mengatur isi beritayang tersaji dalam portal. Setiap e-Layanan dilengkapi denganalur kerja (workflow) dan keamanan (security). Workflowmengakomodasi prosedur dan kinerja layanan. Untuk menjagakeamanan salah satunya digunakan manajemen akses. Semuakomponen yang ada, yaitu content management, e-layanan,security dan workflow senantiasa berhubungan dengan basisdata yang ada di Kemdiknas, antara lain basis data bersama, datalayanan, basis data security dan basis data workflow.



6

Workflow

Engine

e-Layanan

Administration

Service

Aplikasi

Pengguna

Definition

Service

Execution

Service

Database

Pemantauan

A1

A2

A4

A11

A7

A5A6

A10A8A3

A9

Process

Designer

Administrator

/ Supervisor

Jalannya eksekusi alur kerja secara keseluruhan diaturoleh workflow execution engine. Workflow enginemenyimpan data eksekusi di database. Processengineer berhubungan dengan definition service. E-layanan sebagai aplikasi dan pengguna berhubungandengan execution service. Administrator atausupervisor dapat melakukan pemantauanadministration service. Workflow engine ini dibuatsedemikian hingga mengakomodasi kebutuhan semuapemangku kepentingan.


Manajemen Konstruksi

Alur Kerja

16

Manajemen Alur Kerja untuk e-Layanan Kementerian Pendidikan Nasional,

2010



18

Adanya sistem-sistem e-Layanan yangbelum mewadahi transaksi elektronik.

Banyaknya e-Layanan yang masih besarporsi proses manual-nya.

Kurang terbukanya informasi kemajuanproses pelayanan bagi penerima layanan.

Dokumen hilang selama proses pelayananberlangsung.

Penerima layanan kurang mendapatkepastian.



18

Aktifitas-aktifitas yang ada dalam proses bisnis untukbeberapa e-Layanan, dapat dikelompokkan ataudigeneralisasi menjadi aktifitas umum. Tujuan daripengelompokkan aktifitas tersebut adalah bahwaaktifitas sejenis dapat dibuat menjadi suatu komponendan komponen tersebut dapat digunakan ulang (reuse)untuk berbagai e-layanan. Misalnya aktifitas disposisidapat dikelompokkan ke dalam aktifitas pendistribusianberkas yang dapat digunakan di beberapa layanan.

Kelompok Pengajuan Berkas Usul

Kelompok Penerimaan

Berkas Elektronik

Kelompok Pemeriksaan

Berkas

Kelompok Pembuatan

Produk

Kelompok Penyerahan

Produk


Kelompok pengajuan berkas usul meliputiaktifitas-aktifitas pengajuan berkas usul dankelengkapannya dari Unit Kerja.

Kelompok penerimaan berkas elektronik terdiridari aktifitas-aktifitas penerimaan berkaselektronik yang meliputi pengagendaan suratmasuk keluar, pendistribusian berkas/disposisipekerjaaan dalam suatu bagian ataupun di dalamsuatu sub bagian.

Kelompok pemeriksaan berkas meliputi aktifitas-aktifitas untuk pemeriksaan kelengkapan dankeabsahan berkas.

Kelompok pembuatan produk terbagi menjadi 2bagian: Sub kelompok penyiapan produk, yakni terkait

penyiapan dan pembuatan produk baik yangdilakukan secara internal di lingkunganKemdiknas saja maupun yang melibatkan pihak-pihak di luar di Kemdiknas seperti BKN, LAN,Sekkab dan sebagainya.

Sub kelompok verifikasi produk, yakni aktivitas-aktivitas untuk melakukan periverifikasian danpenanda-tanganan produk.

Kelompok penyerahan produk berisi aktivitas-aktivitas terkait penyerahan produk kepada unitkerja atau PNS yang bersangkutan. Dalamkelompok ini dilakukan aktivitas untukpengarsipan produk.


18



18

Alur kerja digambarkan dalam bentuk model state,dimana titik perpindahan antar aktifitas dianggapsebagai state dan setiap aktifitas merupakan transisiantar state. Aktifitas-aktifitas yang ada dalam alur kerjaberasal dari aktifitas manual yang dapat ditransformasimenjadi proses terkomputerisasi dan disusunberdasarkan hasil analisis terhadap proses bisnis yangada saat ini dan yang diharapkan di masa mendatang.

Aktifitas A

state

Aktifitas, merupakan

transisi antar state

State1

State2

Aktifitas A

Aktifitas A



18

Serial

Paralel

Melibatkan keputusan

Ya Tidak

Memasukkan berkas

usul ke dalam sistem

State

kelengkapan

berkas

Melengkapi berkas

Serial

Melibatkan keputusan Paralel



18

Memahami & menggambarkan prosesbisnis, selanjutnya menganalisis mana-mana proses yang dapatdikomputerisasi dan yang tidak

Rekayasa ulang proses menjadiproses bisnis yang baru. Kotakyang diarsir menunjukkan prosesyang dapat dikomputerisasikan

1

2

Menggambarkan dan mengubahproses menjadi model stateMendefinisikan alur kerja

berdasarkan model state

34



Alur Kerja selalu akan berubah seiring denganperkembangan / peningkatan bisnis.

Pelaku alur kerja seperti pejabat atauorganisasi dapat berganti ketika adapergantian. Karenanya pelaku alur kerja bukandilekatkan pada orang tetapi pada perannya.

Sistem e-Layanan akan tahan terhadapperubahan alur kerja apabila dapatmenyatakan alur kerja dalam bentuk data,bukan program.



Aktifitas di alur kerja

memicu kemunculan form

Alur kerja memicu kemunculan form-form. Misalnyaaktifitas mengentri berkas usul ke dalam databasememicu munculnya form usulan.

Jika state berada dalam penugasan seseorang yangmuncul adalah daftar pekerjaan . Jika pengguna loginmaka akan tampil daftar seluruh agenda pekerjaanyang harus dikerjakan berdasarkan state-state yangada padanya

Daftar pekerjaan



Event Driven: flow akan mengalir jika suatu eventterjadi.

Penugasan per peran

Role assignment control: Jika pejabat yangsesungguhnya berhalangan, peran bisadipindahkan ke pejabat sementara (rolemanagement).

Agenda kerja terpadu: daftar seluruh agendapekerjaan yang harus dikerjakan per peran tampilberdasarkan state yang dipegang oleh perantersebut.



Flow dari program ditentukan dari event, misalmouse click. Contoh proses akan dieksekusi (flowakan mengalir) jika tombol lanjutkan ditekan. Eventtombol diklik memicu state baru.

Mengentri berkasusul ke dalam

database

Melengkapi Berkas

Agenda Surat Masuk

A

B

State awal

Event driven



Pelaku alur kerja diberikan pada peran, bukan perorang. Misal: Kabag

Bagian staff mutasi

Kabiro

Penugasan tidak diberikan langsung kepada orangatau pengguna. Penugasan diberikan kepadaperan atau jabatan, karena ada kemungkinanseorang pejabat digantikan jabatannya oleh oranglain. Jika pejabat ganti, maka pekerjaan pejabatakan dilimpahkan ke penggantinya denganmudah.



Pelaku dari suatu aktifitas adalah seseorang yangmenduduki peran tertentu. Jika suatu state beradapada peran tertentu, maka aktifitas yang dipicuoleh state tersebut akan menjadi task (tugas) perantersebut. Jika seseorang yang berperan sebagaipejabat tersebut berhalangan, maka tugas yangdibebankan padanya akan dipindahkan kepengguna yang ditugasi sebagai peran tersebut.Karenanya diperlukan suatu fitur yang dapatdigunakan untuk melakukan setting tanggal mulaidan berakhirnya pendelegasian peran.

Person Role

P

QR

oKabag

oKasubag oPegawai

Role sesungguhnya

Role pengganti

Hubungan State – Pelaku - Peran - Task

Jika pejabat yang sesungguhnya berhalangan, peran bisa dipindahkan ke pejabat sementara role management.

Aktivitas disposisi



Agenda kerja terpadu berisi daftar seluruh agendapekerjaan yang harus dikerjakan per peran. Daftarpekerjaan ini didapatkan dari aktifitas yang dipicuoleh state yang ada pada peran tersebut. Agendapekerjaan dapat diurutkan berdasarkan atributyang yang ada. Untuk melaksanakan pekerjaanyang dimaksud, pengguna dapat menekan tombolyang sesuai.

Klik untuk

melakukan

pekerjaan

Bisa diurutkan berdasarkan



Alur kerja yang fleksibel

Pendefinisian alur kerja dapat dilakukandengan mudah

Alur kerja dapat direvisi dengan mudah.Pemberlakukan alur kerja versi yang baru tidakakan mengganggu jalannya proses yangmenggunakan alur kerja versi yang lama



Perubahan organisasi ataupun proses bisnismerupakan hal yang wajar. Aplikasi e-Layanan yangbagus harus dapat beradaptasi dengan perubahanorganisasi atau proses bisnis. Untukmengakomodasi perubahan proses bisnis yangsangat mungkin terjadi dalam suatu organisasi,diperlukan rancangan alur kerja yang fleksibel. Alurkerja yang fleksibel akan membantu pemilik sistemdalam melakukan maintenance aplikasi. Jika terjadiperubahan proses bisnis, cukup dilakukan denganmengubah alur kerja dan sedikit program diaplikasi. Aplikasi yang lama masih tetap dapatdigunakan dan mudah disesuaikan dengan prosesbisnis yang baru.

Aktivitas A Aktivitas B

Aktifitas D Aktivitas C

Proses Kenaikan

Pangkat Lama

Aktivitas A

Aktifitas D Aktivitas C

Proses Kenaikan

Pangkat Baru



Applications

& IT Tools

Users

Administrator

/ Supervisor

Distributed Infrastructure Environment

Work

Presentation

Application

Launch

Process Execution

Business Process Analysis,Modelling & Definition Tools

Process Design

& Definition

Process

Designer

Process changes

Workflow Management System

Process

Definition



Alur kerja dirancang dan didefinisikan olehprocess designer dengan melakukan analisisterhadap proses bisnis.

Definisi alur kerja berupa dokumen berbasisxml yang disebut dengan xoml

Untuk mempermudah pendefinisian alur kerja,perancang menggambarkan alur kerja dalambentuk diagram menggunakan kakaspemodelan dan pendefinisian alur kerja(modelling & definition tools).

Penggunaan kakas bantu

untuk menggambarkan alur kerja



Revisi alur kerja dilakukan ketika terjadiperubahan proses bisnis.

Untuk merevisi alur kerja, aplikasi harus dapatdigunakan untuk mengeset masa berlaku alurkerja yang lama tanpa harus menghentikanjalannya alur kerja.

Langkah untuk merevisi alur kerja: Salin dan revisi alur kerja lama, simpan menjadi

versi yang baru

Set tanggal aktivasi untuk alur kerja baru

Alur kerja lama otomatis menjadi non aktif

cc

Alur kerja versi 1.1.

aktif 01-07-2010

Alur kerja versi 1.2.

aktif 09-07-2010

Proses yang diproses sebelum tgl 09-07-2010 tetap aktif

dengan menggunakan alur kerja versi 1.1.


Manajemen Pemantauan Alur Kerja

35



36

No. Pemangku

Kepentingan Kebutuhan Informasi Sumber Data

1

PenerimaLayanan

Status kemajuanpelayanan

Progress alur kerja

Estimasi waktupelayanan

Rata-rata durasi tiap titik layanan

Kekurangan-kekuranganyang harus dilengkapi

Aplikasi

Produk Aplikasi

2 PenyediaLayanan

Permintaan layanan / task yang masuk

Transaksi permintaan layanan

Melakukan proses bisnis Status alur kerja untuk tiapberkas (instance alur kerja)

Sisa pekerjaan Daftar pekerjan yang belumdilakukan

Length of stay Rata-rata durasi tiap titik layanan

3 Manajemen

Kualitas layanan detil per unit

Agregasi log alur kerja per unit organisasi

Penumpukan task / bottleneck

Jumlah berkas / instance pada state yang sama

4 Publik

Bagaimana memperolehlayanan

Panduan / pedoman(aplikasi)

Kualitas layanan (global) Log alur kerja

Estimasi waktu rata-rata layanan

Rata-rata waktu yang dihabiskan

Statistik layanan Log alur kerja



No. Pemangku

Kepentingan Kebutuhan Informasi Fitur

1

PenerimaLayanan

Status kemajuan pelayanan

Tracking

Estimasi waktu pelayanan Statistik length of stay

Kekurangan-kekurangan yang harus dilengkapi

Laporan aplikasi / notifikasi

Produk Produk dalam format elektronik

2 Penyedia Layanan

Permintaan layanan / taskyang masuk

Daftar pekerjaan

(to do list)Melakukan proses bisnis Pengendalian oleh

komponen alur kerja(workflow)

Sisa pekerjaan Daftar pekerjaan

(to do list)Length of stay Statistik kualitas layanan

3 Manajemen Kualitas layanan detil per unit

Drilldown kualitaslayanan

Penumpukan task / bottleneck

Alert alur kerja

4 Publik Bagaimana memperoleh layanan

Dalam bentuk petunjukteknis elektronik

Kualitas layanan (global) Statistik layanan yang komparabel

Estimasi waktu rata-rata layanan

Statistik length of stay

Statistik layanan Laporan kinerja layanan.



Periodisasi

Pemantauan dilakukan dengan pengukuran,

Pengukuran diterapkan untuk lingkup periodetertentu,

Periodisasi ditentukan dari kebutuhan sikluspengendalian manajemennya.

Contoh: Bila siklus dilakukan per minggu, periodepemantauan alur kerja juga mingguan.

Fokus

Parameter pemantauan hendaknya berfokus padatindak lanjutnya,

Informasi yang bisa ditindaklanjuti dengan langkahkorektif lebih penting dari keakuratan,

Perhitungan dilakukan dalam lingkup wewenangdan/atau tanggungjawab seseorang atau suatu unitorganisasi.



Ada kontradiksi antara kebutuhan transparansi informasibagi penerima layanan dengan privasi penyedia layananyang menyebabkan perlu adanya agregasi dalampemberian update status.

(+) Penerima layanan akan puas apabila dapatmengetahui semua hal tentang kemajuan permintaannya

(-) Orang yang mengetahui informasi lebih dari yangdibutuhkan cenderung untuk menyalahgunakannya berpotensi menjadi penyebab kontra produktif penyedialayanan

ProsesSesungguhnya

ProsesSesungguhnya

Tampak diPengusul



Pengukuran alur kerja dilakukan berdasarkan perhitungan ketigavariabel primitif. Hasil perhitungan ini selanjutnya digunakanuntuk menyediakan informasi bagi stakeholder .Kebutuhan variabel primitif tersebut terdiri dari waktu tunggu(delay time), waktu respon minimum (minimum response time)dan waktu respon (response time). Pada gambar dicontohkanketika terdapat dua tugas, yaitu tugas 1 dan tugas 2. Tugas 1datang lebih awal sedangkan tugas 2 datang setelah kedatangantugas 1 namun sebelum tugas 1 terselesaikan. Waktu tunggutugas 2 dihitung dari waktu kedatangan tugas 2 hingga waktutugas 2 mulai dikerjakan. Waktu respon untuk tugas 2 dihitungberdasarkan durasi pelaksanaan tugas tersebut. Sedangkanwaktu respon minimum untuk tugas 2 dihitung denganmenjumlahkan antara waktu respon dengan waktu tunggu padatugas 2 tersebut.

Waktu Respon

Waktu Tunggu

Waktu Respon Minimu

m

Tugas 1

Tugas 2Waktu

Tugas 2

Waktu

WT Tugas 2 WRM Tugas 2

• WR : Waktu Respon (Durasi Pelaksanaan Tugas) • WT : Waktu Tunggu• WRM : Waktu Respon Minimum

WR Tugas 2 WR = WT + WRMTugas 1



Pelacakan berkas usul

Status workload tiap jabatan

Waktu respon setiap usulan

Waktu tunggu setiap usulan

Waktu respon minimum

Waktu respon tiap tahap usulan

Waktu Respon Tiap Proses pada Tahap Usulan

Waktu Respon Penyedia Layanan pada Prosesdalam Tahap Usulan

Rekapitulasi Waktu Respon Usulan yangDilakukan Penyedia Layanan



Dengan adanya tampilan grafis untuk memantaustatus, pelacakan berkas usul yang masuk dapatdilakukan.Pada contoh tersebut terdapat dua berkas usulyang masuk. Tiap usulan dicamtumkan atribut-atributnya yang berupa nomor usul, nama usulan,tanggal pengajuan, tanggal disetujui, jenis usulan,status usulan dan berkas yang dikirimkan olehpenerima layanan. Melalui fitur ini, penerimalayanan dapat memantau status berkas usulandengan mudah.

Status Usulan



Rekapitulasi status workload tiap jabatan mencerminkan kinerjapada satu jenis pekerjaan dalam satu sistem. Status workloadmenggambarkan beban kerja dan kemampuan penyedia layananuntuk menyelesaikan jenis pekerjaan tersebut dalam jangkawaktu tertentu.

Grafik di atas memperlihatkan rekapitulasi pekerjaan tiappemberi layanan pada proses mutasi. Berdasarkan grafik itu,diketahui bahwa pada periode tertentu kasubbag mutasi telahmenyelesaikan 37 berkas dalam waktu 1 minggu (area berwarnahijau), 29 berkas yang sedang dikerjakan dalam <= 1 minggu (areaberwarna kuning), 21 berkas yang sedang dikerjakan <= 2 minggu(area berwarna oranye) dan 1 berkas yang sedang dikerjakandalam >2 minggu (area berwarna merah).



Untuk mengakomodasi kebutuhan informasi berupa wakturespon setiap usulan yang diperlukan oleh kegiatan pemantauandalam suatu periode tertentu, diberikan suatu grafik dengansumbu x merupakan layanan yang diusulkan dan sumbu ymerupakan waktu respon yang diperlukan untuk menyelesaikanusulan tersebut.

Pada contoh grafik di atas diperlihatkan bahwa dalam suatuperiode terdapat waktu respon usulan pertama selama 4,45 hari,4,81 hari untuk usulan kedua, 5 hari untuk usulan ketiga, 8 hariuntuk usulan keempat, 2 hari untuk usulan kelima dan 5,57 hariuntuk usulan keenam. Berdasarkan informasi tersebut diketahuibahwa untuk periode tertentu, suatu usulan mempunyai wakturespon rata-rata selama 4,97 hari, waktu respon maksimumselama 8 hari dan waktu respon minimum selama 2 hari.



Untuk mengakomodasi kebutuhan informasi berupa waktutunggu (delay time) setiap usulan yang diperlukan oleh kegiatanpemantauan dalam suatu periode tertentu, diberikan suatu grafikdengan sumbu x merupakan layanan yang diusulkan dan sumbu ymerupakan waktu tunggu yang diperlukan untuk menyelesaikanusulan tersebut.

Pada contoh grafik di atas diperlihatkan bahwa dalam suatuperiode terdapat waktu tunggu untuk usulan pertama selama17,34 jam, 30,5 jam untuk usulan kedua, 0,03 jam untuk usulanketiga, 19,78 jam untuk usulan keempat, 0,06 jam untuk usulankelima, 20,06 jam untuk usulan keenam, 0,05 jam untuk usulanketujuh dan 0,14 jam untuk usulan kedelapan. Berdasarkaninformasi tersebut didapatkan bahwa pada periode tertentu, rata-rata waktu tunggu selama 11 jam, waktu tunggu maksimumselama 30,5 jam dan waktu tunggu minimum selama 0,03 jam.



Untuk mengakomodasi kebutuhan informasi berupa wakturespon minimum (minimum response time) setiap usulanyang diperlukan oleh kegiatan pemantauan dalam suatuperiode tertentu, diberikan suatu grafik dengan sumbu xmerupakan layanan yang diusulkan dan sumbu y merupakanwaktu respon minimum yang diperlukan untukmenyelesaikan usulan tersebut.

Pada contoh grafik di atas diperlihatkan bahwa dalam suatuperiode terdapat waktu respon minimum untuk usulanpertama selama 0.05 jam, 0.05 jam untuk usulan kedua, 0.01 jam untuk usulan ketiga, 0.05 jam untuk usulankeempat, 0.02 jam untuk usulan kelima, 0.05 jam untukusulan keenam, 0 jam untuk usulan ketujuh dan 0.11 untukusulan kedelapan.



Untuk mengakomodasi pemantauan terhadap durasipenyelesaian proses, diberikan suatu rancangan grafis yang memberikan informasi mengenai efisiensi penyelesaiansuatu proses. Efisiensi waktu respon dihitung berdasarkanperbandingan antara waktu respon suatu proses denganwaktu respon standard yang ditetapkan untuk prosestersebut. Sumbu x merupakan layanan yang diusulkan dansumbu y merupakan nilai efisiensi dalam penyelesaianusulan tersebut.

Pada contoh grafik di atas diperlihatkan bahwa dalam suatuperiode terdapat 6 (delapan) usulan. Efisiensi waktu responuntuk usulan pertama sebesar 0,05 %, 0.04 % untuk usulankedua, 0.01 % untuk usulan ketiga, 0.03 % untuk usulankeempat, 0.04 % untuk usulan kelima dan 0.04 % untukusulan keenam.

0.05%0.042 %

0.008%

0.0275%0. 035

0.04%

0

0.0002

0.0004

0.0006

1 2 3 4 5 6

Efisiensi Waktu Respon



Waktu Standard = Wakturata-rata Penyelesaianpekerjaan + waktu deviasi

Waktu Deviasi = simpangan untukmenyelesaikan pekerjaan.

Nilai waktu deviasiditetapkan oleh pihakmanajemen

02468

10

Jum

lah

Usu

lan

Jenis Tahap Layanan

Waktu Respon untuk Tiap Tahap dalamUsulan Kenaikan Pangkat

Waktu Respon <= Waktu Rata-rata



0

2

4

6

8

10

Jum

lah

Usu

lan

Jenis Tahap Layanan

Waktu Respon untuk Tiap Tahap dalamUsulan Kenaikan Pangkat

Waktu Respon <= Waktu Rata-rata

0

1

2

3

4

5

Jum

lah

Usu

lan

Jenis Proses Layanan

Waktu Respon > Waktu Standard untuk Tiap

Proses pada Tahap Pemeriksaan Berkas Usulan

Kenaikan Pangkat



0

1

2

3

Jum

lah

Usu

lan

Penyedia Layanan

Rekapitulasi Kinerja yang MelebihiWaktu Standard Pada ProsesMemeriksa Kelengkapan dan

Keabsahan Berkas

0

1

2

3

4

5

Jum

lah

Usu

lan

Jenis Proses Layanan

Waktu Respon > Waktu Standard untuk Tiap

Proses pada Tahap Pemeriksaan Berkas Usulan

Kenaikan Pangkat



0

1

2

3

Jum

lah

Usu

lan

Penyedia Layanan

Rekapitulasi Kinerja yang MelebihiWaktu Standard pada ProsesMemeriksa Kelengkapan dan

Keabsahan Berkas

Komentar yang diberikan oleh

penyedia layanantentang pekerjaan

yang belum iaselesaikan

9

10

11

12

13

09

/VI/

1…

14

/VI/

1…W

aktu

Re

spo

n

Nomor Usulan

Rekapitulasi Usulan yang Dikerjakan olehPenyedia Layanan dengan Waktu Respon > Waktu Standard pada Proses Memeriksa

Kelengkapan dan Keabsahan Berkas


52

Manajemen Alur Kerja untuk e-Layanan Kementerian Pendidikan

Nasional, 2010


dokumen ini dapat digunakan, disalin, disebarluaskan baik ... · peningkatan layanan di bidang...

Documents