perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id layanan di bagian ... · dikemudian hari terbukti...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

LAYANAN DI BAGIAN INFORMASI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM

NEGERI SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA

Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan dalam

Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md) dalam Bidang

PROGRAM STUDI D III PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

INFORMASI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM

NEGERI SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan dalam

Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md) dalam Bidang

Ilmu Perpustakaan

Disusun oleh :

Sari Pusporini

D 1808041

PROGRAM STUDI D III PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2011

INFORMASI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM


commit to user ii

SURAT PERNYATAAN

ORISINALITAS KARYA ILMIAH

Saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial

dan ilmu Politik UNS Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir

JUDUL : Layanan di Bagian Informasi UPT Perpustakaan UIN

Sunan Kalijaga Yogyakarta

PEMBIMBING : Drs. Harmawan, M.Lib.

yang bertanda tangan di bawah ini,

N A M A : Sari Pusporini

N I M : D.1808041

TANGGAL DIUJI : 9 Juni 2011

Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar – benar

karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan

tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah – olah hasil pemikiran saya

sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas

termasuk pencabutan gelar Vokasi yang telah saya peroleh.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan apabila

dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup menanggung

segala konsekuensinya.

/


commit to user iii

PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI

TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai Sivitas Akademik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Saya yang

bertanda tangan di bawah ini :

NAMA : Sari Pusporini

NIM : D 1808041

Program Studi : D III Perpustakaan

Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Jenis Karya : Tugas Akhir

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada

Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif

(Nonexclusive Royalty Free Right ) atas Tugas Akhir saya yang berjudul :

Layanan di Bagian Informasi UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri

Sunan Kalijaga Yogyakarta.

beserta instrument /desain/perangkat ( jika ada ). Berhak menyimpan,

mengalihkan bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data

( data base ), merawat, serta memublikasikan tugas akhir saya selama tetap

mencantumkan nama saya sebagai penulis ( Autor ) dan Pembimbing sebagai co

Autor atau pencipta dan juga sebagai pemilik Hak Cipta.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa

paksaaan dari pihak manapun.


commit to user iv

PENGESAHAN

Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing untuk dipertahankan dihadapan Dewan

Penguji Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial Dan

Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Hari :

Tanggal :

Hari :

Tanggal :

Surakarta, 9 Juni 2011


commit to user v

HALAMAN MOTTO

- Berbuatlah, hanya dengan berbuat kita akan tahu apa yang belum kita

ketahui dan Allah akan menjadikan mungkin apa yang tidak mungkin.

- Waktu adalah guru yang paling bijaksana oleh karena itu hargailah dia.

- Berusahalah untuk memberikan sesuatu yang terbaik untuk

lingkunganmu, untuk keluargamu, untuk orang-orang disekelilingmu

dan untuk barang-barang kecilmu dengan demikian DIA akan

memberikan yang pantas untukmu.

- Hidup ini indah bagi yang dapat mensyukuri nikmat.

- Tersenyumlah, apa yang kau rasa berat akan terasa jauh lebih ringan.


commit to user vi

PERSEMBAHAN

Aku persembahkan karyaku ini kepada :

· Ayah dan bundaku yang terhormat yang telah memberikan dorongan

dan semua yang saya butuhkan meski saya belum bisa membalasnya.

· Almamaterku yang tercinta

· Seseorang yang berarti dalam hidupku yang selama ini setia

menemaniku dan yang tiada henti memberiku semangat yang luar biasa.

· Sahabat-sahabatku semua yang telah memberikan kritik dan saranya.

· Semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini tanpa

bisa penulis sebutkan satu per satu.


commit to user vii

Abstraksi

Layanan Informasi di UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta, Sari Pusporini, D1808041, D III Perpustakaan, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebalas Maret Surakarta, 2011. Penulisan Tugas Akhir ini membahas tentang sistem layanan di bagian informasi UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta dimana bagian ini dianggap tidak penting dalam memajukan pelayanan bagi para pemustaka, karena bentuk-bentuk layanan yang ada di bagian informasi biasanya sudah dapat dilakukan pada bagian referesi ataupun bagian tata usaha. Oleh karena itu banyak ditemui berbagai kegiatan yang tumpang tindih dengan bagian pelayanan yang lain. Penulis melakukan beberapa metode dalam kegiatan ini. Dari hasil penelitian dan observasi dilapangan penulis mendapatkan data-data akurat sebagai gambaran umum seluruh kegiatan yang dilakukan disetiap bagian pelayanan baik dengan metode dokumentasi maupun wawancara serta studi pustaka sebagai acuan dalam bentuk bahan-bahan rujukan. Dari hasil pengamatan yang dilakukan oleh penulis dapat diambil kesimpulan bahwa layanan di Bagian Informasi tidak dapat memberikan pelayanan sebagaimana mestinya yaitu sebagai layanan informasi, promosi dan kerjasama, karena adanya tumpang tindih kegiatan dengan bagian pelayanan yang lain seperti pada Bagian Tata Usaha. Adanya layanan khusus di bagian informasi sebenarnya memiliki banyak manfaat bagi pemustaka untuk memberikan kemudahan dalam pemanfaatan bahan pustaka yang ada di UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta, akan tetapi layanan ini akan jauh berdampak positif apabila layanan di setiap bagian yang ada di perpustakaan dapat menjalankan tugas dan fungsinya dengan baik dan benar. Kata kunci (key words) : Pelayanan, Layanan Informasi, Resepsionis


commit to user viii

KATA PENGANTAR

Assalamu’ alaikum Warohmatullahi Wabarokatuh.

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan

hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Penyusunan Tugas Akhir

dengan judul “LAYANAN INFORMASI DI UPT PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA” ini

dengan baik.

Penulis menyadari tanpa adanya bantuan dari berbagai pihak, penulisan Tugas

Akhir ini tidak dapat terselesaikan. Oleh Karena itu, Dengan segala kerendahan hati

penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada yang terhormat :

1. Allah SWT , yang telah memberikan rahmat dan hidayah selama penulis

mengerjakan Tugas Akhir.

2. Bapak Drs. Alexius Ibnu Muridjal, M. Si, selaku Ketua Program Diploma III

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Bapak Drs. H. Supriyadi SN, SU, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta dll.

4. Bapak Drs. H. Marsudi, M.S, selaku penguji Tugas Akhir.

5. Bapak Drs. Harmawan, M.Lib selaku pembimbing dalam penulisan Tugas Akhir

dan juga selaku pembimbing akademik.


commit to user ix

6. Bapak dan Ibu Dosen jurusan DIII Ilmu Perpustakaan FISIP Universitas

SebelasMaret Surakarta yang telah memberikan banyak ilmu dan pengetahuan

kepada penulis.

7. Bapak M. Solihin Arianto, S.Ag., SIP., MLIS. selaku Pimpinan UPT. Perpustakaan

UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta yang telah memeberikan ijin kepada penulis

untuk Praktek Kerja PUSDOKINFO.

8. Ibu Widyastuti Kartini, S.Sos. , selaku pembimbing saat penulis melakukan

kegiatan Praktek Kerja PUSDOKINFO di UPT. Perpustakaan UIN Sunan

Kalijaga Yogyakarta.

9. Ibu Dra.Astuti yang telah memberikan bimbingan dan pengetahuan di layanan Bagian Informasi di UPT. Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.

10. Seluruh staf dan karyawan UPT. Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. 11. Kepada Himapus, Bambu Nada, dan seluruh teman-teman organisasi.

12. Seluruh teman – teman kuliah Program Studi D III Perpustakaan FISIP UNS

angkatan 2008.

Akhirnya penulis berharap semoga tulisan ini bisa bermanfaat bagi pembaca yang

berkepentingan.

Wassalamualaikum Wr. Wb.

Surakarta, 9 Juni 2011

Penulis


commit to user x

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ……………………………………………………. i

PERNYATAAN………………………………………………………..... ii

PENGESAHAN …………………………………………………………. iii

HALAMAN MOTTO ………………..…………………………………. iv

PERSEMBAHAN ………………………………………………………. v

ABSTRAKSI ………..…………………………………………………... vi

KATA PENGANTAR ………………………………………………….. viii

DAFTAR ISI ……………………………………………………….…… x

DAFTAR TABEL ………………………………………………….…… xiii

DAFTAR GAMBAR………………………………………………….… xiv

DAFTAR BAGAN ……………………………………………………… xv

DAFTAR LAMPIRAN ………………………………………………… xvi

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang ……………………………………………….... 1

1.2 Rumusan Masalah ………………………………………………2

1.3 Tujuan dan Manfaat Penulisan ………………………………… 3

1.4 Metode Pengumpulan Data ……………………………………. 4

1.5 Waktu dan Lokasi Pelaksanaan Pengumpulan Data…………… 6


commit to user xi

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Perpustakaan ……………………….………………. 7

2.2 Kebutuhan Pemakai akan informasi……………………………. 10

2.3 Sumber Daya Manusia…………………………………………. 16

2.4 Pengertian Layanan dan Informasi…………………...………… 18

2.5 Layanan informasi dan referensi……………………………….. 21

2.6 Informasi dan Pemakainya………………………………………24

BAB III GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS

ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA

3.1 Sejarah Singkat ………………... ………………………............ 26

3.2 Visi, Misi ……………………………………………………… 27

3.3 Tujuan dan Fungsi ……………………………….….………..... 28

3.4 Struktur Organisasi ……………………………….….……….... 29

3.5 Sumber Daya Manusia ……………………………………….... 30

3.6 Keanggotaan…………………………………………………..... 31

3.7 Koleksi…………………………………………………….……..32

3.8 Gedung Perpustakaan …………………..………………………32

3.9 Sumber Dana………...…………………………………………. 33

3.10 Sarana dan Prasarana………………………………………….. 34


commit to user xii

3.11 Layanan UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan

Kalijaga Yogyakarta………………………………………….. 36

3.12 Tata Tertib………………………………………………………45

BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN

4.1 Analisa Masalah………………………………………………...46

4.1.1 Sistem layanan di Bagian Informasi UPT Perpustakaan

Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta ?..........47

4.1.2 Perbedaan Layanan Informasi dengan Layanan Referensi

UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga

Yogyakarta ……………………………………………….......54

4.2 Tumpang Tindih Kegiatan Pelayanan di Bagian Informasi

dengan Bagian lain Serta Solusi Mangatasi Permasalahanya….59

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan ...............................................................................................64

B. Saran ......................................................................................................... 65

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................... 67

LAMPIRAN


commit to user xiii

DAFTAR TABEL

Tabel 1. Jumlah personalia di UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga

Yogyakarta Ditinjau dari Bidang Tugas dan Pendidikannya..……. 32

Tabel 2. Daftar nama barang inventaris Perpustakaan UIN Sunan

Kalijaga Yogyakarta ……………………………………………... 36


commit to user xiv

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Layanan di Bagian Informasi ……………………………….... 49

Gambar 2. Pintu Masuk ( Electronic Gate ) ……………………..….……..50

Gambar 3. Pintu Keluar ( Electronic Article Surveillance Gantry )………..51

Gambar 4. Ruang Carrel Room …………………………….……………...53

Gambar 5. Layanan Referensi Rujukan Umum ………………………….. 61

Gambar 6. Lemari / loker bagi pemustaka ……………………...………... 63


commit to user xv

DAFTAR BAGAN

Bagan 1. Siklus Informasi …………………………………………….……22

Bagan 2. Struktur Organisasi …………………...……………………….…31

Bagan 3. Prosedur Peminjaman Layanan Mandiri UPT. Perpustakaan

UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta…………………………….…. 42

Bagan 4. Prosedur Pengembalian Layanan Mandiri ……………………… 44


commit to user xvi

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Surat Tugas

Lampiran 2. Form Penilaian Kuliah Kerja Pusdokinfo

Lampiran 3. Piagam Penghargaan

Lampiran 4. Presensi Magang di UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta

Lampiran 5. Presensi Magang di UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta

Lampiran 6. Perbaikan Buku Rusak

Lampiran 7. Contoh kartu sakti yang diproses di layanan bagian Informasi

Lampiran 8. Prosedur pembuatan kartu sakti

Lampiran 9. Peraturan penggunaan Loker

Lampiran10. Statistik Pemustaka UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga

Yogyakarta


commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Dalam semua jenis dan tingkat aktivitas ilmu pengetahuan, informasi merupakan

sarana penting dalam usaha-usaha pengembangannya. Perpustakaan pada dewasa ini

telah berkembang sedemikian pesatnya, Sejarah perkembangan perpustakaan telah

dimulai jauh sebelum masehi. Perkembangan perpustakaan itu diwarnai oleh

perkembangan peradaban dan kebudayaan manusia itu sendiri.(Muljani, 1983 :15).

Di zaman seperti ini setiap orang berlomba dalam mencari dan mendapatkan

informasi agar tidak tertinggal dari yang lain, setiap orang selalu menginginkan

menjadi yang utama dalam mendapatkan layanan informasi. Oleh karena itu layanan

yang cepat, tepat dan akurat membuat pekerjaan menjadi efektif dan efisien,

merupakan dambaan setiap pustakawan dan pemustaka. Perkembangan layanan ini

dilakukan guna menyikapi dan memenuhi keinginan pemustaka. Perpustakaan

sebagai sumber informasi, berbagai jasa layanannya dituntut selalu siap membantu

pemustaka untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. Fungsi jasa layanan

informasi yang begitu melekat pada perpustakaan, memaksa pustakawan untuk

bertindak sebagai penghubung antara pemustaka dan penyedia sumber informasi.

Karena begitu pentingnya fungsi layanan informasi, maka UPT Perpustakaan UIN

Sunan Kalijaga Yogyakarta menyediakan layanan khusus yang dilaksanakan oleh

bagian informasi. Tujuan diadakan bagian ini adalah untuk memberikan kemudahan

bagi para pemustaka dalam mendapatkan informasi yang dibutuhkan baik layanan


commit to user

2

mengenai koleksi bahan pustaka maupun layanan yang bersifat umum. Karena itu

setiap pemustaka mendambakan layanan informasi yang tepat guna dan tepat

fungsinya. Karena tidak setiap perpustakaan perguruan tinggi mempunyai bagian

informasi sebagaimana di UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, maka

penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini mengambil judul “LAYANAN DI BAGIAN

INFORMASI UPT. PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN

KALIJAGA YOGYAKARTA”.

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang tersebut penulis mengambil beberapa rumusan

masalah mengenai layanan bagian informasi di UPT Perpustakaan Universitas Islam

Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta.

1. Bagaimana sistem layanan di Bagian Informasi UPT Perpustakaan Universitas

Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta ?

2.Upaya pemecahan hambatan-hambatan dalam layanan Bagian

Informasi di UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga

Yogyakarta ?


commit to user

3

1.3. Tujuan dan Manfaat Penulisan

Adapun tujuan dari penulisan Tugas Akhir adalah sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui secara jelas bagaimana sistem layanan di Bagian Informasi

UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta.

2. Untuk mengetahui apa saja bentuk-bentuk layanan yang ada di Bagian

Informasi UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga

Yogyakarta ?

3. Untuk mengetahui prosedur dalam mendapatkan berbagai layanan di Bagian

Informasi Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta.

4. Untuk mengetahui hambatan, permasalahan dan pemecahan masalah layanan

di Bagian Informasi UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan

Kalijaga Yogyakarta.

5. Penulis dapat mengenal dan mengetahui lebih dekat fungsi dan arti penting

keberadaan layanan Bagian Informasi di UPT Perpustakaan Universitas Islam


6. Pembaca dapat mengetahui tata cara pemanfaatan layanan di Bagian

Informasi di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga

Yogyakarta.


commit to user

4

1.4. Metode Pengumpulan Data

Penulis mengumpulkan data dengan menggunakan beberapa metode berikut:

1) Metode Observasi

Observasi adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan melalui suatu

pengamatan, dengan disertai pencatatan- pencatatan terhadap keadaan atau perilaku

objek sasaran (Fathoni, 2006; 104). Penulis melakukan pengamatan secara langsung

dan terlibat secara khusus terhadap pemanfaatan layanan di Bagian Informasi dengan

pemustaka di UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga. Dari

kegiatan observasi tersebut penulis memperoleh data-data yang aktual dan dapat

dipercaya.

2) Dokumentasi

Dokumentasi adalah Metode pengumpulan data dengan cara mencatat berbagai

kegiatan atau peristiwa pada waktu yang lalu. (Gulo, 2002 : 123) Pengumpulan

dokumentasi atau arsip seperti buku panduan, liflet, serta dokumen yang mendukung

kegiatan sehari-hari UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga

Yogyakarta. Metode ini digunakan penulis untuk memperoleh data tentang gambaran

umum maupun data-data pendukung mengenai kegiatan UPT Perpustakaan UIN


3) Metode Wawancara

Wawancara adalah proses tanya-jawab dalam penelitian yang berlangsung secara

lisan dalam mana dua orang atau lebih bertatap muka mendengarkan secara langsung


commit to user

5

informasi-informasi atau keterangan-keterangan. (Drs. Cholid Narbuko & Drs. H.

Abu Achmadi 2007; 83). Berkaitan dengan ini, penulis melakukan komunikasi

langsung kepada pengelola di Bagian Informasi, Bagian referensi dan Bagian Tata

Usaha serta pengguna perpustakaan beserta tenaga staf.

4) Metode Studi Pustaka

Metode studi pustaka adalah cara pengumpulan data yang digunakan sebagai

acuan dan rujukan dalam pengolahan data dan menafsirkannya harus dilakukan

dengan tolak ukur berupa teori-teori yang diterima kebenarannya di dalam berbagai

literatur (Nawawi, 1994: 23) . Dengan metode studi pustaka ini, penulis

menggunakan pustaka atau literatur sebagai acuan atau rujukan dalam penulisan tugas

akhir ini seperti data-data yang diambil dari buku Sulistyo Basuki, Nawawi dan

sebagainya.

1.5 Waktu dan Lokasi Pelaksanaan Pengumpulan Data

Pelaksanaan Kuliah Kerja Pusdokinfo sebagai salah satu syarat dalam penulisan

laporan Tugas Akhir yang di laksanakan pada:

1.5.1 Waktu

Adapun waktu pelaksanaan pengumpulan data dilaksanankan bersamaan dengan

waktu penyelenggaraan Kuliah Kerja Pusdokinfo (KKP) dengan alokasi waktu

selama 6 minggu yaitu tanggal 16 Februari 2010 sampai dengan 26 maret 2011


commit to user

6

1.5.2 Lokasi

Lokasi tempat pengumpulan data adalah di UPT. Perpustakaan Universitas Islam

Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta. Beralamat di Jln. Marsda adisucipto Yogyakarta.

Telp. (0274) 548635, 589621, Fax. 586117.

E-mail. : [email protected], [email protected].


commit to user

7

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Pengertian Perpustakaan

Pada zaman global sekarang, pendidikan merupakan sesuatu yang penting.

Karena pendidikan merupakan akar dari peradaban sebuah bangsa. Pendidikan

sekarang telah menjadi kebutuhan pokok yang harus dimiliki setiap orang agar bisa

menjawab tantangan kehidupan. Untuk memperoleh pendidikan, banyak cara yang

dapat kita capai. Diantaranya melalui perpustakaan, karena di perpustakaan berbagai

sumber informasi bisa kita peroleh, selain itu banyak juga manfaat lain yang dapat

kita peroleh melalui perpustakaan. Ketika kita mendengar kata perpustakaan, dalam

benak kita langsung terbayang sederetan buku-buku yang tersusun rapi di dalam rak

sebuah ruangan. Pendapat ini kelihatannya benar, tetapi kalau kita ingin

memperhatikan lebih lanjut, hal itu belum lengkap. Karena setumpuk buku yang

diatur di rak sebuah toko buku tidak dapat disebut sebagai sebuah perpustakaan,

memang banyak yang memberi pengertian untuk perpustakaan ini. Diantaranya

adalah.

1) Menurut IFLA (International Federation of Library Associationsand Institutions):

“Perpustakaan merupakan kumpulan bahan tercetak dan non tercetak dan atau sumber informasi dalam komputer yang tersusun secara sistematis untuk kepentingan pemakai.” (Basuki, 2003 : 5).


commit to user

8

2) Menurut Sutarno NS, MSi:

“Perpustakaan adalah suatu ruangan, bagian dari gedung/bangunan, atau gedung itu sendiri, yang berisi buku-buku koleksi, yang disusun dan diatur sedemikian rupa sehingga mudah dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan untuk pembaca.” (Sutarno, 2003 : 7).

3) Menurut C. Larasati Milburga, dkk:

“Perpustakaan adalah suatu unit kerja yang berupa tempat menyimpan koleksi bahan pustaka yang diatur secara sistematis dengan cara tertentu untuk digunakan secara berkesinambungan oleh pemakainya sebagai sumber informasi.” (Milburga dkk, 1991 : 17).

Memang pengertian perpustakaan terkadang rancu dengan istilah – istilah

pustaka, pustakawan, kepustakawanan, dan ilmu perpustakaan. Secara harfiah,

perpustakaan sendiri masih dipahami sebagai sebuah bangunan fisik tempat

menyimpan buku – buku atau bahan pustaka.

4) “Perpustakaan diartikan sebuah ruangan atau gedung yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu yang digunakan pembaca bukan untuk dijual” ( Basuki ; 1991 ).

Ada dua unsur utama dalam perpustakaan, yaitu buku dan ruangan. Namun, di

zaman sekarang, koleksi sebuah perpustakaan tidak hanya terbatas berupa buku-buku,

tetapi bisa berupa film, slide, atau lainnya, yang dapat diterima di perpustakaan

sebagai sumber informasi. Kemudian semua sumber informasi itu diorganisir,

disusun teratur, sehingga ketika kita membutuhkan suatu informasi, kita dengan

mudah dapat menemukannya.


commit to user

9

Menurut RUU perpustakaan pada Bab I pasal 1 menyatakan perpustakaan adalah

institusi yang mengumpulkan pengetahuan tercetak dan terekam, mengelolanya

dengan cara khusus guna memenuhi kebutuhan intelektualitas para penggunanya

melalui beragam cara interaksi pengetahuan.

Perpustakaan adalah fasilitas atau tempat menyediakan sarana bahan bacaan.

Tujuan dari perpustakaan sendiri, khususnya perpustakaan perguruan tinggi adalah

memberikan layanan informasi untuk kegiatan belajar, penelitian, dan pengabdian

masyarakat dalam rangka melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi (Wiranto dkk,

1997).

Secara umum dapat disimpulkan bahwa pengertian perpustakaan adalah suatu

institusi unit kerja yang menyimpan koleksi bahan pustaka secara sistematis dan

mengelolanya dengan cara khusus sebagai sumber informasi dan dapat digunakan

oleh pemakainya. Sedangkan perpustakaan perguruan tinggi merupakan sebuah

sarana penunjang yang didirikan untuk mendukung kegiatan sivitas akademika,

dimana perguruan tinggi itu berada. Berdasarkan pada Peraturan Pemerintah/ PP No.5

tahun 1980 bahwa Perpustakaan Perguruan Tinggi termasuk kedalam Unit Pelayanan

Teknis (UPT), yaitu sarana penunjang teknis yang merupakan perangkat kelengkapan

universitas atau institute dibidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan

pengabdian pada masyarakat. (Yusuf, 1991:102-103)


commit to user

10

2.2. Kebutuhan Pemakai akan informasi

Keberadaan perpustakaan Perguruan Tinggi memiliki beberapa fungsi diantaranya :

2.2.1 Fungsi Edukasi

Dalam hal ini jelas, bahwa tugas pokok perpustakaan perguruan tinggi ialah

menunjang program perguruan tinggi yang salah satunya adalah bersifat edukasi.

Cara belajar mahasiswa pada sebuah perguruan tinggi lebih bersifat serba aktif, hal

ini terlihat dengan adanya kegiatan belajar terstruktur dan belajar mandiri sebagai

tuntutan dari sistem SKS ( Sistem Kredit Semester ). Peranan dosen dalam hal ini

bukan “mengajar” mahasiswa lagi , tetapi lebih tepat “ membelajarkan” mahasiswa.

Seorang mahasiswa lebih dituntut untuk membaca sebanyak mungkin bahan bacaan

yang ada di perpustakaan, terutama bahan bacaan yang berhubungan dengan mata

kuliah yang sedang di tempuh. Terkadang tidak mengherankan bila ada Mahasiswa

yang lebih banyak tahu dari dosennya. Ini sering terjadi dan merupakan kenyataan

dimana seorang dosen terkadang kewalahan menghadapi mahasiswa yang bertipe

agresif karena banyak membaca.

2.2.2 Fungsi Informasi

Peranan perpustakaan, disamping sebagai sarana pendidikan juga berfungsi

sebagai pusat informasi. Diharapkan perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan

informasi pemakai (user). Terkadang memang tidak semua informasi yang


commit to user

11

dibutuhkan oleh pengguna dapat dipenuhi, karena memang tidak ada perpustakaan

yang dapat memenuhi semua kebutuhan informasi pemakai. Untuk itu dibutuhkan

peran pustakawan yang bisa memberikan arahan kemana sebaiknya mencari

informasi yang dibutuhkan. Misalnya dengan menggunakan layanan rujukan dan

media internet.

2.2.3 Fungsi Riset ( penelitian )

Salah satu fungsi dari perpustakaan perguruan tinggi adalah mendukung

pelaksanaan riset yang dilakukan oleh sivitas akademika melalui penyediaan

informasi dan sumber-sumber informasi untuk keperluan penelitian pengguna.

Informasi yang di peroleh melalui perpustakaan dapat mencegah terjadinya duplikasi

penelitian. Kecuali penelitian yang akan dilakukan merupakan penelitian yang

berkelanjutan oleh karena itu, melalui fungsi riset diharapkan karya-karya penelitian

yang dilakukan oleh sivitas akademika akan semakin berkembang.

2.2.4 Fungsi Rekreasi

Perpustakaan disamping berfungsi sebagai sarana pendidikan, juga berfungsi

sebagai tempat rekreasi. Tentunya rekreasi yang dimaksud disini bukan berarti jalan-

jalan untuk liburan, tetapi lebih berhubungan dengan ilmu pengetahuan. seperti

dengan cara menyajikan koleksi yang menghibur pembaca misalnya bacaan humor,

cerita perjalanan hidup seseorang, novel, dan membuat kreasi keterampilan.


commit to user

12

Dari beberapa fungsi yang telah dijabarkan diatas, terlihat demikian luasnya

fungsi perpustakaan bagi pemakainya, terutama bagi sivitas akademika. Tetapi

besarnya fungsi perpustakaan tersebut, terkadang belum disamakan dengan perhatian

lebih kepada perpustakaan. Masih ada sebagian perpustakaan perguruan tinggi yang

belum bisa melakukan tugas dan fungsinya secara optimal. Hal ini di akibatkan

adanya kendala yang terkadang sulit dipecahkan, misalnya dalam memenuhi

kebutuhan sumber daya manusia (SDM) dan sarana dalam pelaksanaan tugas.

Adanya aturan – aturan panjang dalam rangka pengadaan SDM atau peralatan

perpustakaan merupakan salah satu faktor utamanya. Selain itu , perbandingan antara

pemakai yang dilayani dengan petugas yang ada belum sesuai. Padahal sebuah

perpustakaan perguruan tinggi, walaupun itu perpustakaan yang ada di sebuah

fakultas, membutuhkan beberapa orang tenaga pengelola. Karena pada dasarnya,

kegiatan di perpustakaan bukan hanya melayani peminjaman dan pengembalian buku

saja, tetapi meliputi juga penanganan administrasi, pengadaan, pengolahan, sirkulasi

dan referensi. Apalagi di zaman teknologi informasi sekarang ini, informasi yang

beredar begitu pesat perkembangannya, perpustakaan dituntut untuk bisa

menyeimbangkan antara informasi yang dibutuhkan oleh pengguna dengan informasi

yang tersedia di perpustakaan. Disinilah dibutuhkan peran pustakawan yang terlatih

dan profesional untuk bisa menghadapi kondisi tersebut.


commit to user

13

2.2.5 Dari Segi Pengguna

Mengenai pengguna perpustakaan perguruan tinggi tentu saja sivitas akademika

perguruan tinggi yang bersangkutan. Untuk lebih jelasnya dapat diuraikan sebagai

berikut :

a) Mahasiswa

Masyarakat mahasiswa di berbagai tingkat pada lingkungan perguruan tinggi

dimana perpustakaan tersebut bernaung. Mereka itulah yang mempunyai hak utama

untuk memanfaatkan segala fasilitas di perpustakaan. Tanpa dituntut persyaratan

lebih lanjut asal seorang mahasiswa telah terdaftar di lingkungan perguruan tinggi

bersangkutan. Minimal hanya datang dan membaca di tempat. Sedangkan untuk

pemanfaatannya lebih jauh mereka dikenakan persyaratan administratif ringan yang

sifatnya pengamanan dan ketertiban. Sebab perpustakaan itu mahal harganya.

b) Dosen

Kelompok masyarakat pengguna ini meskipun jumlahnya tidak sebanyak

mahasiswa, namun secara fungsional mereka mempunyai potensi yang besar terhadap

pemanfaatan perpustakaan. Sebagai staf akademik tentu banyak berhubungan

langsung dengan bahan informasi yang tepat untuk mempersiapkan perkuliahan-

mengajar. Kegiatan penelitian yang memang sudah menjadi salah satu pekerjaan

dosen, sangat banyak membutuhkan informasi kepustakaan.


commit to user

14

c) Tenaga teknis nonedukatif

Kelompok masyarakat ini juga dikenal sebagai karyawan administrasi. Tugasnya

ialah membantu dan menunjang kelancaran kerja organisai atau lembaga. Karena sifat

pekerjaannya yang tidak terlalu banyak memerlukan kemampuan profesional yang

memerlukan pemikiran optimal. Dalam arti bahwa kegiatanya lebih banyak bersifat

rutin. Kelompok pengguna ini pada umumnya tidak perlu mempergunakan bahan

informasi akademik seperti yang dibutuhkan oleh mahasiswa dan dosen maupun staf

fungsional lainnya. Bagi mereka cukup disediakan bahan-bahan yang bersifat

menghibur maupun bahan-bahan yang bersifat ringan. Tetapi memang ada juga

sebagian dari mereka yang memiliki jiwa ilmuwan , artinya haus akan bacaan

akademik untuk mengembangkan kemampuan daya nalarnya, tetapi jumlahnya tidak

banyak.

d) Masyarakat Bebas

Perpustakaan pada dasarnya terbuka untuk umum, artinya tidak membatasi

kelompok penggunanya hanya dalam lingkungan sendiri saja. Demikian juga

masyarakat bebas dari mana pun asalnya seperti misalnya dari perguruan tinggi lain.

Paling tidak mereka berhak datang dan membaca bahan bacaan ditempat. Tidak

diperkenankan meminjamnya.


commit to user

15

e) Perpustakaan Lain

Apabila pada suatu perpustakaan seseorang tidak dapat menemukan bahan

informasi yang dicarinya, maka perpustakaan tersebut berusaha mencari bahan

tersebut ke perpustakaan lain yang lebih lengkap. Bukan orang – perorang yang

meminjam secara langsung kepada perpustakaan terakhir itu, tetapi perpustakaan

pertamalah yang meminjamnya. Inilah yang disebut dengan silang pinjam antar

perpustakaan.

Demikian sedikit banyak pembahasan mengenai siapa saja yang berhak

menggunakan Perpustakaan Perguruan Tinggi, serta apa saja yang bisa didapatkan di

perpustakaan tersebut. Pada dasarnya perpustakaan perguruan tinggi merupakan

sebuah pusat pelayanan dan informasi. Untuk itu setiap pengunjung terutama sivitas

akademika, berhak mengetahui palayanan dan informasi apa saja yang dapat

diperoleh di perpustakaan perguruan tinggi tersebut. Sehingga nantinya para

pengguna perpustakaan benar-benar dapat merasakan manfaat dari keberadaan

sebuah perpustakaan perguruan tinggi yang ada di lingkungan studi mereka. Berbagai

bentuk kegiatan di sebuah perpustakaan perguruan tinggi sangat tergantung kepada

berbagai unsur yang saling berkaitan sehingga bermanfaat untuk banyak pihak.

Adanya koleksi, tenaga, tempat, sistem, dan peralatan bersatu dalam kesepakatan

untuk menyajikan informasi sesuai dengan permintaan pengguna (user) perpustakaan,

sehingga hasil yang dicapai juga dapat optimal.


commit to user

16

2.3. Sumber Daya Manusia

Dari paparan diatas dapat kita ketahui fungsi dan tujuan perpustakaan bagi

seluruh lapisan masyarakat serta begitu pentingnya informasi bagi para penggunanya

oleh karena itu seorang tenaga perpustakaan harus dapat melayani dan memberikan

yang terbaik bagi para pengguna perpustakaan yang secara pasti para pencari

informasi.

2.3.1 Tenaga Perpustakaan

Tenaga perpustakaan terdiri dari pustakawan dan tenaga teknis. Dalam Undang –

Undang Perpustakaan Nomor 43 Tahun 2007 pasal 29 ayat 1 dan 2 disebutkan

bahwa: yang dimaksud dengan tenaga teknis perpustakaan adalah tenaga non-

pustakawan yang secara teknis mendukung pelaksanaan fungsi perpustakaan,

misalnya, tenaga teknis komputer, tenaga teknis audio-visual, dan tenaga teknis

ketatausahaan.

2.3.2 Pustakawan

Pustakawan sebagaimana dimaksud harus memenuhi kualifikasi sesuai dengan

standar nasional perpustakaan. Artinya pustakawan adalah seseorang yang memiliki

kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan atau pelatihan kepustakawanan serta

mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan dan layanan

perpustakaan.


commit to user

17

Sebagai sebuah lembaga, perpustakaan perguruan tinggi dipandang sebagai suatu

sistem, dengan ciri-ciri : ada tujuan, ada input, ada proses dan ada out put, serta pada

akhirnya ada (evaluasi) tentang keberhasilan sistem tersebut. Disinilah dibutuhkan

peran seorang pemimpin perpustakaan yang memiliki pengetahuan luas mengenai tata

kelola sebuah perpustakaan. Didalam kegiatan sehari-harinya seorang pemimpin

perpustakaan perlu mengambil langkah-langkah nyata untuk mencapai tujuannya.

Proses pengambilan keputusan ini tentu memerlukan data atau informasi yang sesuai

dengan arah yang sejalan dengan kemungkinan pengembangan lembaga induk

melalui data atau informasi yang tepat. Seorang kepala perpustakaan diharapkan

dapat mengambil keputusan yang tepat, untuk meningkatkan kualitas pencapaian

program-program perpustakaan perguruan tinggi yang dia pimpin.

Kemudian peningkatan kemampuan tenaga pengelola atau pustakawan yang

dimiliki harus lebih diperhatikan, jangan sampai yang duduk di perpustakaan justru

tidak mengerti akan pentingnya perpustakaan, misalnya dalam memberikan

pelayanan kepada pengguna tidak ramah, tidak santun dan kualitas pendidikannya

tidak diperhatikan, padahal perpustakaan peruguran tinggi melayani orang-orang

intelektual seperti mahasiswa dan dosen. Pustakawan harus tulus hati dalam

memberikan pelayanan kepada anggotanya, dan yang paling penting adalah

pustakawan harus menyayangi buku-buku atau koleksi yang dimiliki oleh

perpustakaan, sehingga koleksi perpustakaan akan senantiasa terpelihara dengan baik.


commit to user

18

2.4. Pengertian Layanan dan Informasi

Pengertian layanan atau pelayanan secara umum adalah menyediakan apa yang

dibutuhkan orang lain (Purwadarminta, 1996, p.245). Menurut (Tjiptono, 2004, p.29)

Layanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan kepada pelanggan yang

membeli produknya. Pada masa saat ini, pengertian layanan tidak terbatas pada

distribusi fisik saja, bahkan sudah menjadi bentuk usaha yang banyak ragamnya serta

sangat dibutuhkan pada masyarakat modern saat ini. Layanan juga dapat diartikan

sebagai kegiatan atau manfaat yang ditawaran oleh suatu pihak kepada pihak lain dan

pada dasarnya tidak berwujud, serta tidak menghasilkan kepemilikan sesuatu.

Di dalam pengolahan sistem pada akhirnya menghasilkan suatu informasi, untuk

itu pendefenisian informasi diperlukan untuk menunjang berhasilnya pengembangan

sistem yang akan dirancang. Definisi umum untuk informasi dalam sistem informasi

menurut (Jogiyanto, 1990: 11) :“Informasi adalah data yang dapat diolah yang lebih

berguna dan berarti bagi yang menerimanya”.

Menurut (Murdik, 1973: 12) :“Informasi adalah data yang telah diolah menjadi

suatu bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan

keputusan saat ini atau mendatang”.

Jadi Informasi adalah data yang diproses kedalam bentuk yang lebih berarti bagi

penerima dan berguna dalam pengambilan keputusan, sekarang atau untuk masa yang

akan datang.

Informasi dalam suatu lingkungan sistem informasi memiliki beberapa ciri-ciri yaitu :


commit to user

19

1. Benar atau salah : Ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak bila

penerimaan informasi yang salah dipercayai mengakibatkan sama seperti

benar.

2. Baru : Informasi dapat sama sekali baru dan segar bagi penerimanya.

3. Tambahan : Informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan baru

pada informasi yang telah ada.

4. Korektif : Informasi dapat menjadi suatu korektif atas informasi yang salah.

5. Penegas : Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada, ini berguna

karena meningkatkan persepsi penerimanya atau kebenaran informasi

tersebut.

Informasi dapat dikatakan berkualitas apabila telah memenuhi kriteria-kriteria

sebagai berikut :

a) Informasi harus akurat dan jelas

b) Up to date (Tepat waktu)

c) Informasi harus relevan, yaitu informasi itu diterima bagi orang yang

membutuhkan atau bermanfaat bagi yang menerimanya. (Burch, 1986; 3)

Dari beberapa pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa

Layanan Informasi adalah penyampaian berbagai informasi kepada

sasaran layanan agar individu dapat mengolah dan memanfaatkan

informasi tersebut demi kepentingan hidup dan perkembangannya.


commit to user

20

Bagan : 1

Bagan Siklus Informasi

Sumber: http://id.shvoong.com/social-sciences/communication-media-

studies/2068238-pengertian-informasi/.

Informasi merupakan data yang berasal dari fakta yang tercatat dan selanjutnya

dilakukan pengolahan (proses) menjadi bentuk yang berguna atau bermanfaat bagi

pemakainya. Bentuk informasi yang kompleks dan terintegrasi dari hasil pengolahan

sebuah database yang akan digunakan untuk proses pengambilan keputusan. Data

merupakan fakta atau nilai (value) yang tercatat atau mempresentasikan deskripsi dari

suatu objek. Data merupakan suatu sumber yang sangat berguna bagi hampir di

semua organisasi. Dengan tersedianya data yang melimpah, maka masalah


commit to user

21

pengaturan data secara efektif menjadi suatu hal yang sangat penting dalam

pengembangan sistem informasi.

2.5. Layanan Informasi Dan Referensi

Jenis layanan informasi yang diberikan meliputi:

2.5.1 Ready Reference Questions

A ready reference question adalah pertanyaan yang dapat dijawab secara cepat

dengan melakukan konsultasi atau menggunakan satu atau dua alat bantu. Pada

umumnya seperti pertanyaan mengenai alamat, terjemahan, arti kata atau definisi

suatu istilah, tanggal dan tempat sebuah kejadian atau biografi singkat seorang

tokoh , dan lain-lain. Dengan adanya internet, pertanyaan-pertanyaan yang bersifat

ready reference tidak hanya dapat dijawab dengan alat bantu manual, tapi juga bisa

diperoleh secara cepat di internet. Media komunikasi antara pengguna dengan

pustakawan pun dapat dilakukan dengan tidak hanya bertatap muka secara langsung,

tetapi bisa melalui telepon, email bahkan dengan cara chatting.

2.5.2 Pertanyaan Penelitian (research questions)

Selain pertanyaan yang dapat dijawab secara mudah dan cepat, layanan referensi

juga menerima pertanyaan-pertanyaan yang kompleks untuk keperluan penelitian,

dan untuk memperoleh jawabannya, pustakawan harus melakukan penelusuran

informasi terlebih dahulu.


commit to user

22

2.5.3 Informasi dan Layanan Rujukan (information and referall service)

Pustakawan referensi harus dapat mengidentifikasi sumber-sumber informasi

yang ada di luar perpustakaannya untuk memenuhi kebutuhan informasi para

penggunanya. Pustakawan harus dapat melokalisir keberadaan informasi tertentu

yang dibutuhkan pengguna. Dalam hal ini, fungsi layanan adalah menjembatani

pengguna dengan informasi yang dibutuhkan dari luar perpustakaan dan

mempertemukannya.

2.5.4 Kerjasama (cooperative reference service)

Salah satu bentuk layanan informasi adalah mengadakan hubungan kerjasama

dengan perpustakaan atau pusat informasi lain dalam memenuhi kebutuhan informasi

penggunanya. Kerjasama dapat dilakukan secara formal berupa konsorsium, forum

perpustakaan maupun kerjasama non formal, sehingga ketika kebutuhan pengguna

tidak dapat dilayani di perpustakaan sendiri, pustakawan referensi dapat mencarikan

dari perpustakaan lain yang bekerjasama.

2.5.5 Informasi terpilih dan terbaru untuk tiap jurusan

Menyediakan layanan informasi terpilih yang diolah dan disajikan kepada

pengguna sesuai dengan bidang ilmu atau minat masing-masing. Pada perpustakaan

perguruan tinggi, pustakawan dapat menyediakan informasi terbaru dan terpilih untuk

tiap-tiap jurusan sehingga para dosen dapat mengikuti perkembangan informasi


commit to user

23

terbaru yang tersedia di perpustakaan. Layanan ini juga bisa menjadi sarana promosi

yang sangat tepat.

2.5.7 Layanan Database ( database searches)

Layanan referensi juga mencakup layanan database, baik database yang tersedia

dalam bentuk CD-ROM maupun online. Layanan ini tercakup dalam layanan

referensi karena ketika pengguna ingin mencari informasi tertentu dari database,

dibutuhkan seorang pustakawan yang dapat menjelaskan cara penggunaan database,

cakupan sebuah subyek, dan dapat memberikan alternative judul lain jika yang

dibutuhkan pengguna tidak ditemukan pada database yang dimiliki. Dan kemampuan

tersebut telah dimiliki oleh pustakawan referensi dengan baik.

2.5.8 Kemas Ulang Informasi

Keberagaman jenis informasi yang dapat diperoleh baik dari media cetak maupun

online memberikan pilihan yang luas terhadap informasi, khususnya para praktisi dan

pengusaha memberikan peluang bagi para pustakawan untuk menyediakan layanan

paket informasi yang telah diolah atau dikemas ulang sesuai dengan kebutuhan

pemesannya (Wulandari, 2007).


commit to user

24

2.6. Informasi Dan Pemakainya

Pemakai informasi memerlukan komunikasi informasi. Informasi tidak ada

artinya bila tidak digunakan. Para ilmuwan, ahli-ahli teknik, pekerja-pekerja dan

manajer-manajer sangat memerlukan adanya komunikasi yang efektif untuk :

a) merangsang munculnya pemikiran dan tindakan oleh sebab pengaruh dari dan

interaksi dengan pendapat, pengetahuan, pengalaman dan keberhasilan orang lain,

b) mengusahakan untuk tetap dan selalu mengetahui tentang apa yang sedang

dikerjakan orang lain sehingga dapat diikutinya di bidang pengetahuan

tertentu, juga di bidang yang lebih luas atau di bidang teknologi,

c) mengurangi kemungkinan adanya duplikasi kegiatan yang tak perlu sehingga

dengan demikian dapat menghemat waktu dan tenaga,

d) memungkinkan tersedianya informasi tentang latar belakang dan pengenalan

kegiatan dari bidang-bidang yang kurang dikenal,

e) memungkinkan tersedianya informasi dan data khusus sehubungan dengan

kegiatan yang sedang ditangani.

Dan ciri pertama yang perlu dicatat sehubungan dengan pemakai informasi adalah

bahwa jumlah dari mereka yang seharusnya menggunakan informasi jauh lebih

banyak dibanding dengan mereka yang benar-benar menggunakannya. Dengan

demikian tahap pertama dalam penerapan kebijaksanaan informasi adalah


commit to user

25

menciptakan kesadaran (awareness) terhadap informasi. Ini meliputi nilainya,

sumber keterjangkauannya dan penghimpunannya.

Pada umumnya, sumber-sumber informasi yang dicari dan digunakan adalah

sumber-sumber yang mudah terjangkau dan diketahui secara pribadi oleh pemakai.

Kerapkali tanpa memperhatikan mutu dari informasi yang dihasilkannya. Informasi

mungkin dicari untuk tujuan atau keperluan tertentu. Boleh jadi dihimpun jauh-jauh

hari sebelum dipakai oleh karena pertimbangan bahwa suatu saat akan bermanfaat.

Penggunaaan suatu informasi akan menjadi maksimum bila dapat memenuhi atau

sesuai dengan kebutuhan yang sangat khas atau spesifik.

Faktor-faktor yang mungkin mempengaruhi perilaku penggunaan informasi

adalah kebiasaan kerja dari orang yang membutuhkan informasi, tingkat pentingnya

peranan informasi tersebut, sarana-sarana yang ada guna mendapatkan informasi,

pengetahuan seseorang tentang sarana-sarana tersebut, anggapan seseorang tentang

nilai dari sarana-sarana tersebut, dan perkiraan tentang kemungkinan keberhasilannya

memperoleh informasi tadi. Karena ada sekelompok pemakai informasi yang secara

aktif mencari, menggunakan segala daya dan upaya untuk mendapatkan informasi

yang sesuai. Mereka inilah sesungguhnya orang-orang yang paling maju. Bagi

mereka hal yang utama adalah adanya sumber informasi yang dapat dipercaya.

Faktor-faktor sehubungan dengan kenyamanan penggunaan sumber tersebut menjadi

nomor dua. (Hartono, 1986).


commit to user

26

BAB III

GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS

ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA

3.1 Sejarah Singkat

Perpustakaan Universitas Islam Negeri Yogyakarta (UIN) Sunan Kalijaga

Yogyakarta merupakan sumber belajar dan sumber intelektual yang amat pemting

bagi sivitas akademika terutama dalam mendukung tercapainya program Tri Dharma

Perguruan Tinggi. Hal ini sejalan dengan fungsi perpustakaan sebagai sumber dan

pusat layanan informasi.

Sejarah terbentuknya Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga tidak dapat dipisahkan

dengan institusi induknya, yaitu Perguruan Tinggi Agama Islam Negeri (PTAIN)

yang didirikan pada tanggal 26 September 1951 berdasarkan PP No. 34 Tahun 1950.

Kemudian pada tanggal 24 Agustus 1960 berdasarkan PP No.11 Tahun 1960 PTAIN

Yogyakarta digabungkan dengan Akademi Dinas Ilmu Agama (ADIA) Jakarta

menjadi Institut Agama Islam Negeri (IAIN), al-Jami’ah al-islamiyah al-Hukumiyah,

di Jogjakarta. Dalam perkembanganya, IAIN Sunan Kalijaga berubah menjadi

Universitas Islam Negeri (UIN) Sunan Kalijaga pada tanggal 14 Oktober 2004

berdasarkan Keputusan Presiden No. 50 Tahun 2004.

Sejalan dengan perkembangan sejarah UIN Sunan Kalijaga tersebut, Perpustakaan

mengalami peningkatan status, terutama setelah diberlakukanya Keputusan Menteri


commit to user

27

Agama (KMA) no. 14 Tahun 1988. Berdasarkan aturan ini, status Perpustakaan yang

semula secara struktural berada dibawah Sekretaris Institut, berubah menjadi Unit

Pelaksanaan Teknis (UPT) Perpustakaan yang secara struktural berada langsung di

bawah Rektor.

3.2 Visi dan Misi

3.2.1 Visi

Mengembangkan Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta sebagai

perpustakaan penelitian berbasis keislaman dan keilmuan.

3.2.2 Misi

a) Mengembangkan sumber-sumber belajar yang unggul dalam bidang keislaman dan

keilmuan.

b) Meningkatkan akses ke sumber-sumber penelitian dalam bidang keislaman dan

keilmuan berbasis teknologi informasi.

c) Meningkatkan kualitas layanan prima yang sesuai dengan perkembangan teknologi

informasi.

d) Memperkuat hubungan kerja sama dengan lembaga terkait untuk meningkatkan

akses ke sumber-sumber yang relevan.


commit to user

28

3.3 Tujuan dan Fungsi

3.3.1 Tujuan Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga :

a. Mendukung kurikulum Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga dengan

melakukan pendekatan pada staf akademik untuk menyediakan berbagai sumber

informasi yang terbaru dan berorientasi pada selera dan kebutuhan pemakai

dengan diperhitungkan dari segi kualitas dan kuantitasnya sehingga program yang

dilaksanakan dapat berlangsung dengan efektif.

b. Menjalin kerjasama dengan ruang baca fakultas dalam berbagi sumber-sumber

informasi untuk memperkuat koleksi sumber-sumber informasi Perpustakaan

Universitas Negeri Islam Sunan Kalijaga dengan meningkatkan penggunaan

teknologi informasi dan komunikasi di Perpustakaan Universitas Negeri Islam

Sunan Kalijaga.

c. Mengembangkan dan berpartisipasi secara aktif dalam jaringan kerjasama dengan

perpustakaan Universitas lain, lembaga dan pusat dokumentasi yang sesuai dengan

UIN Sunan Kalijaga, baik berada di lokal, nasional maupun internasional.

3.3.2 Fungsi Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga secara umum

dapat disimpulkan sebagai:

a. Pusat layanan dan sumber informasi untuk program pendidikan dan pengajaran.

b. Pusat layanan informasi dan sumber informasi untuk program penelitian.

c. Pusat layanan informasi dan sumber informasi untuk program pengabdian pada

masyarakat.

d. Pusat rekreasi bagi civitas akademia perguruan tinggi.


commit to user

29

3.4 Struktur Organisasi

Bagan : 2 ………….

….……………..

Sumber : Data UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta th. 2011.

Keterangan bagan : Bagian pelaksana Pemberi komando ………

KEPALA TIM PENGEMBANGAN

KASUB BAG.ADMINISTRASI

KOUR SHELVING

KOUR MULTI MEDIA

KOUR SERIAL

KOUR SIRKULASI

KOUR REFERENSI

KOUR PROMOSI,INFORMASI DAN KERJASAMA

KOUR PEMELIHARAAN

KOUR SISTEM INFORMASI DAN JARINGAN

KOUR PENGOLAHAN

KOUR PENGEMBANGAN KOLEKSI

KOBID PELAYANAN UMUM KOBID PELAYANAN TEKNIS

KELOMPOK PUSTAKAWAN

SEKRETARIS

WAKIL KEPALA


commit to user

30

3.5. Sumber Daya Manusia

Untuk melaksanakan tugas dan fungsinya , setiap lembaga mempunyai unsur-

unsur utama pendukung kegiatan. Salah satu unsurnya adalah dengan adanya staff

atau sumber daya manusia khususnya yang terampil dan berkualitas. Begitu juga

dengan perpustakaan yang harus mempunyai sumber daya manusia seperti tenaga

pustakawan maupun tenaga lainnya yang dapat berkarya secara profesional di bidang

perpustakaan untuk melaksanakan tugas dan fungsi perpustakaan secara optimal.

Jumlah personalia yang terlibat di UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga

Yogyakarta ada empat puluh tujuh orang, yang terdiri dari tenaga pustakawan, tenaga

administrasi atau tenaga non pustakawan dan tenaga honorer.

Tabel : 1

Jumlah personalia di UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga

Yogyakarta Ditinjau dari Bidang Tugas dan Pendidikannya

NO. Bidang Tugas Tingkat Pendidikan

Jumlah S2 S1 Diploma SMA

1 Pustakawan - 14 2 1 17

2 Non Pustakawan 2 10 1 14 27

3 Honorer - 2 - 1 3

Jumlah 2 26 3 16 47

Sumber : Data UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta th. 2011.


commit to user

31

3.6 Keanggota

Untuk menjadi anggota Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga dengan persyaratan

mendaftarkan terlebih dahulu sesuai kriteria sebagai berikut :

3.6.1 Keanggotaan

Seluruh civitas academia UIN Sunan Kalijaga dapat menjadi anggota Perpustakaan

UIN Sunan Kalijaga.

3.6.2 Syarat kenggotaan (bagi mahasiswa)

a) Mengisi KTM yang masih berlaku.

b) Mengisi kartu pernyataan anggota yang telah disediakan.

c) Telah mengikuti Program Pendidikan Pemakai Perpustakaan.

d) Registrasi anggota.

3.6.3 Syarat keanggotaan (bagi pegawai atau dosen)

a) Mendaftar di bagian informasi.

b) Menyerahkan foto 2x3.

c) Membayar biaya untuk pembuatan kartu.

3.6.4 Pengguna dari luar

a) Pengguna dari instansi luar masyarakat umum hanya dapat menggunakan

fasilitas baca di tempat dan fotokopi serta harus mencatat diri di bagian

informasi.

b) Pemegang kartu sakti atau kartu baca yang dikeluarkan oleh perpustakaan

yang masuk dalam Forum Kerjasama Perpustakaan Perguruan Tinggi


commit to user

32

(FKPPTI) dibebaskan dari biaya administrasi pembayaran, tetapi harus

mematuhi semua peraturan Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga.

3.7 Koleksi

Koleksi UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga terus mengalami perkembangan

jumlah setiap tahunnya. Hal ini dilakukan terus menerus dan konsisten guna

memenuhi kebutuhan penggunannya.

Perkembangan jumlah koleksi di UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga

Yogyakarta ditangani di unit Pengembangan Koleksi dengan mengevaluasi usulan-

usulan koleksi dari dosen, pegawai maupun mahasiswa dan disesuaikan dengan

kebutuhan dan anggaran. Pengadaan Koleksi dilakukan dengan pembelian, hadiah

maupun tuka menukar. Setelah itu dikirim ke unit pengolahan Koleksi Perpustakaan

untuk diolah dan selanjutnya disebarkan di masing-masing unit layanan koleksi.

3.8. Gedung Perpustakaan

Dalam perkembanganya gedung perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta

telah beberapa kali berpindah tempat. Sejak tahun 2007, gedung perpustakaan UIN

Sunan Kalijaga beralamat di Jl. Marsda Adisucipto Yogyakarta. Gedung ini memiliki

empat lantai, dengan perincian sebagai berikut :

3.8.1 Lantai 1

Lantai 1 terdiri dari beberapa unit, antara lain Bagian Informasi, Front Office,

Tata Usaha, Pemeliharaan Bahan Pustaka, Pengembangan Koleksi Perpustakaan,


commit to user

33

Pengolahan Koleksi Perpustakaan, Ruang Rapat, Lobby, Musholla, Locker tempat

penitipan tas, Book Shop, Ruang Teatrikal, Multimedia, Pentry dan Alhambra Caffe.

3.8.2 Lantai 2

Layanan-layanan yang disediakan oleh Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga di

lantai 2 antara lain Layanan Referensi, Layanan Serial, Layanan Fotokopi, Layanan

Ruang Carrel (Carrel Room), Layanan Hotspot Area.

3.8.3 Lantai 3

Di lantai 3 terdapat layanan sirkulasi beserta letak koleksinya yang bernuansa

Islam, Layanan UIN-McGill Canadian Resource Center, Layanan Iranian Corner

serta Layanan Carrel Room.

3.8.4 Lantai 4

Lantai 4 menyediakan koleksi sirkuasi untuk subyek umum serta terdapat juga

layanan buku tandon.

3.9 Sumber Dana

Anggaran yang digunakan UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta

untuk melaksanakan kegiatannya melalui :

1. APBN (Anggaran Pengeluaran Belanja Negara)

2. BLU (Badan Layanan Umum)


commit to user

34

3. Dana Mandiri dari Perpustakaan, diperoleh melalui pembayaran kartu baca dari

pemakai luar, pembayaran denda dan fotokopi.

4. Sumbangan mahasiswa perpustakaan.

3.10. Sarana dan Prasarana

Dalam sebuah perpustakaan sangatlah memerlukan barang dan alat bantu untuk

memperlancar suatu pekerjaan, maka dari itu Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga

Yogyakarta mempunyai beberapa inventaris sebagai sarana dan prasarana pendukung

layanan perpustakaan.

Tabel : 2

Daftar nama barang inventaris Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta

NO Nama Barang Jumlah 1 AC 41 2 Alat Potong Kertas 3 3 Alat press buku 2 4 Auto fragrance sprayer 5 5 Banner 13 6 Barcode reader 5 7 Book drop 1 8 CCTV 1 9 Computer server 3 10 Counter fotocopy/ meja FC 1 11 CPU 38 12 DVD Player 2 13 Filling cabinet 12 14 Fire alarm 4 15 Gate way 2 16 Godam Kusuka / OPAC 4 17 Had Machine/Big staples 1 18 Handy Talky 2


commit to user

35

19 Hotspot 1 20 Hub Jaringan 16 21 Hydrant 4 22 Interactive Board 1 23 Kursi Metal 1051 24 Kursi Sice 10 Set 25 Lampu baca 14 26 Laptop 3 27 LCD 3 28 Lemari besi 3 29 lemari HUB/ jaringan 1 30 Lemari kayu (kaca) 81 31 Lemari locker 109 32 Loadspeaker 12 33 Meja informasi (resepsionis) 1 34 Meja kayu 299 35 Meja computer 65 36 Meja komputer OPAC 4 37 Meja rapat / oval 5 38 Meja tamu 4 39 Meja/counter peminjaman 2 40 Mesin Foto copy 3 41 Mesin ketik 6 42 Mesin ketik elektrik 1 43 Mesin laminating 2 44 Microfilm 3 45 Monitor 31 46 MPS/mon LCD+counter static 3 47 Papan statistic 2 48 Papan visual / display Koran 10 49 PC Unit 65 50 Pesawat telepon 5 51 Pintu elektrik 1 52 Printer Series 24 Sumber UPT Perpustakaan UIN Sinan Kalijaga Yogyakarta Per Maret 2011.

Dan masih banyak lagi sarana dan prasarana di perpustakaan UIN Sinan Kalijaga

Yogyakarta.


commit to user

36

3.11. Layanan UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga

Yogyakarta

3.11.1 Layanan Informasi dan Promosi Kerjasama

Layanan yang ada di bagian Informasi dan Promosi Kerjasama antara lain :

a. Layanan Informasi

b. Pembuatan Kartu Anggota

c. Pembuatan Kartu Sakti

d. Pemesanan Carrel Room

e. Display koleksi baru

3.11.2 Layanan Front Office

Adalah layanan yang diberikan oleh perpustakaan kepada mahasiswa dalam

urusan bebas pustaka, penyerahan skripsi (hard copy), dan pengecekan kembali

koleksi buku yang dikembalikan mahasiswa melalui Book Drop.

3.11.3 Layanan Tata Usaha

Layanan ini berada di lantai 1 sebelah barat. Tata Usaha melayani layanan

administrasi, antara lain:

a. Layanan Bebas Pustaka.

b. Layanan Penyewaan Teatrikal.

c. Layanan Surat Keterangan untuk Munaqasah.


commit to user

37

d. Layanan Kunci Loker.

e. Penanganan Tata Tertib Pemustaka.

3.11.4 Layanan Multimedia dan Internet

Layanan Multimedia menyediakan koleksi CD, DVD, kaset bahasa dan lain-lain.

Bagian multimedia juga menyediakan layanan yang dinamakan Digilib uin-suka

dengan alamat http://www.digilib.uinsuka. ac.id. Layanan ini menyediakan koleksi

seperti artikel dosen atau pegawai, diskusi dosen, jurnal, laporan penelitian, laporan

PKL, manuskrip, skripsi, tesis, UIN-SUKAsiana,dll. Semua koleksi dalam bentuk

digital dan bisa diakses di internet dalam format full text.

3.11.5 Layanan Referensi

Sumber-sumber informasi referensi yang ada di Perpustakaan UIN Sunan

Kalijaga Yogyakarta meliputi :

a. Layanan sumber informasi/ buku-buku rujukan umum tercetak.

b. Layanan informasi/ buku-buku rujukan Islam tercetak.

3.11.6 Layanan Serial

Layanan serial merupakan salah satu layanan di perpustakaan UIN Sunan

Kalijaga yang biasa disebut layanan koleksi terbitan berseri. Koleksi yang berada di

sini adalah publikasi yang diterbitkan secara berkala, biasanya ditandai dengan

penomoran atau kronologi, dan dimaksudkan untuk diterbitkan terus menerus dalam


commit to user

38

jangka waktu yang tidak terbatas. Koleksi serial sangat penting bagi sivitas

akademika dalam mendukung kegiatan penelitian dan pengajaran karena informasi

yang disajikan lebih up to date. Ciri kemutakhiran koleksi ini ditandai dengan dua

fungsi utamanya yaitu fungsi riset yang digunakan sebagai sumber pertama untuk

temuan-temuan penelitian, dan fungsi berita yang melaporkan berita bagi praktisi

yang terlibat dalam sejumlah aktivitas.

3.11.7 Layanan Foto Copy

Bagi pemustaka yang ingin memfotokopi koleksi, baik koleksi referensi, serial

maupun koleksi sirkulasi bisa langsung ke counter layanan fotokopi . Sebelum

memfotokopi, terlebih dahulu melapor ke petugas masing-masing layanan. Layanan

fotokopi ini berada di lantai 2 bagian tengah.

3.11.8 Layanan Carrel Room

Carrel room adalah ruang baca khusus berukuran 1,8 x 1,8 m dengan fasilitas

meja kursi, rak buku , lampu baca dan koneksi ke internet. Ada sebanyak 14 carrel

room berada di lantai 2,3 dan 4. Bagi pemustaka yang ingin memanfaatkan carrel

room, harus memesan terlebih dahulu kepada petugas di bagian informasi lantai 1

tanpa dikenakan biaya. Adapun pemustaka yang boleh menggunakan ruang carrel ini

adalah : Peneliti, Guru Besar dan Dosen maupun mahasiswa S3 yang sedang

menyusun Disertasi.


commit to user

39

3.11.9 Layanan Hotspot Area

Layanan yang digunakan oleh mahasiswa untuk mengakses internet dengan

ketentuan yang berlaku di Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Ketentuan

dalam menggunakan layanan ini adalah :

a. Mempunyai laptop.

b. Menjadi mahasiswa aktif.

c. Mendaftar di bagian SI (Sistem Informasi / utara Ruang Multimedia).

d. Mengisi formulir pendaftaran.

e. Menyerahkan fotokopi KTM yang masih berlaku.

3.11.10 Layanan Sirkulasi

Sistem yang digunakan dalam kegiatan pelayanan sirkulasi di UIN Sunan

Kalijaga Yogyakarta adalah sistem terbuka, yaitu pemustaka memilih atau mencari

dan mengambil sendiri koleksi yang diperlukan. Dengan sistem itu diharapkan agar

pemustaka lebih puas dan leluasa dalam memilih sendiri koleksi yang dikehendaki.

Dalam layanan sirkulasi terdapat beberapa kegiatan , antara lain kegiatan rutin

peminjaman, pengembalian dan pemesanan buku. Disamping itu, ada pula aturan

mengenai jumlah pinjaman dan lama peminjaman. Jumlah peminjaman maks. empat

ekseplar dengan judul yang berbeda, dan dipinjam selama 10 hari. Denda

keterlambatan pengembalian koleksi dikenakan denda sehari Rp 300,00 per buku.


commit to user

40

a) Peminjaman

Tinggi rendahnya jumlah peminjam biasanya tergantung dari kegiatan kalender

akademik. Bila musim ujian, jumlah peminjam bertambah cukup signifikan. Tetapi

bila musim libur, jumlahnya akan berkurang. Sebelum meminjam buku, pemustaka

dapat mencari koleksi lewat OPAC (Online Public Acces Catalogue), kemudian catat

Nomor Klasifikasi yang dikehendaki untuk memudahkan dalam pencarian buku ada

dirak setelah buku ditemukan, pemustaka dapat langsung membawa ke bagian

peminjaman.

Bagan : 3

Prosedur Peminjaman Layanan Mandiri UPT. Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga

Yogyakarta

Mulai sentuh layar yang bertuliskan ‘borrow’

Masukan Ktm/Kta Pada Lubang Yang Telah Tersedia

Cek barcode pada ktm/ kta

Valid tidak tidak dapat dipinjam

Ya letakan buku pada lempengan mps


commit to user

41

Lanjutan Bagan 3 (Prosedur Peminjaman Layanan Mandiri).

Sumber : Buku Panduan UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta th. 2011.

Sesuai dengan perjalanan waktu, peminjaman sekarang menggunakan sistem

peminjaman mandiri lewat “MPS”. Bila pemustaka akan meminjam buku,

prosedurnya telah dipaparkan pada skema di atas.

b) Pengembalian

Proses pengembalian di Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta dapat

dilakukan dengan beberapa cara , antara lain:

1) Book Drop

Layanan pengembalian book drop terletak di lantai 1 bagian luar gedung

Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga. Layanan ini dapat mempermudah pengguna

dalam proses pengembalian, karena dapat dilakukan dengan waktu yang sangat

singkat.

Nomor barcode dan judul buku muncul di layar monitor

Sentuh layar yang bertuliskan ‘backpage’ atau ‘print’

Cap tanggal kembali oleh pemustaka

Selesai


commit to user

42

2) SIPRUS

Layanan pengmbalian SIPRUS dilakukan pada layanan sirkulasi Perpustakaan

UIN Sunan Kalijaga yang terletak di lantai 3. Layanan ini dilakukan jika terdapat

permasalahan dalam proses pengembalian buku dari pengguna ,misalnya

permasalahan denda.

3) MPS

MPS (Multi Purpose Station) merupakan layanan pengembalian buku dengan

cara mandiri oleh pengguna, tidak memerlukan bantuan dari perpustakaan. Pengguna

perpustakaan hanya membutuhkan KTM (Kartu Tanda Mahasiswa) sebagai tanda

pengenal yang dapat dibaca oleh MPS secara otomatis. Prosedur pengembalian

dengan MPS dapat dilihat pada skema di bawah ini.

Bagan : 4

Prosedur Pengembalian Layanan Mandiri

MULAI

SENTUH LAYAR YANG BERTULISKAN ‘RETURN’

LETAKAN BUKU PADA LEMPENGAN MPS

CEK keterlambatan

ADA TIDAK

YA Nomor Barcode dan judul buku akan muncul di layar monitor

Hubungi petugas


commit to user

43

Lanjutan Bagan 4 (Prosedur Pengembalian Layanan Mandiri)

Sumber : Buku Panduan UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta th.

2011.

.11.11 Layanan Corner

a) Canadian Resource Center (CRC)

Canadian Resource Center of UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, secara resmi

dibuka pada tanggal 10 Desember 2007, CRC merupakan hasil kerjasama UIN Sunan

Kalijaga Yogyakarta, McGill University Montreal Canada dan Kedutaan Besar

Kanada di Indonesia. Sebagai sebuah tempat bagi referensi khusus dan fasilitas riset,

CRC bertujuan menyediakan informasi terbaru dan akurat tentang Kanada dengan

penekanan pada isu-isu dan karya-karya ilmiah kontemporer maupun masa lalu.

Disamping itu ada pula berbagai bacaan dan tontonan ringan sebagai hiburan lewat

CD/ DVD.

Sentuh pada layar “EXIT TO MAIN” atau tombol “Print”

Denda

Lembar pengembalian keluar

Ya

Ambil buku di lempengan MPS

Bayar

Letakan buku pada meja yang tersedia

Hapus buku kembali

Serahkan KTM / KTA

Shelving Selesai


commit to user

44

c) Iranian Corner

Iranian corner merupakan salah satu sudut sumber informasi hasil dari kerjasama

antara Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga dengan Kedutaan Besar Republik Islam Iran

dan Islamic Cultural Center (ICC) Jakarta yang secara resmi dibuka pada tanggal 29

Nopember 2007.

Corner ini merupakan tempat yang paling tepat untuk penelusuran referensi

khusus dan fasilitas riset tentang negara Republik Islam Iran maupun tentang Shi’ah.

Disini tersedia buku-buku tentang negara Republik Islam Iran maupun tentang Shi’ah

seperti koleksi Filsafat Islam, Tafsir hadis Shi’ah, doktrin, fikih dan tokoh-tokoh

Shi’ah, revolusi Iran, kebudayaan Iran dan masih banyak lainnya. Disamping bacaan

ada pula tontonan ringan melalui CD/ DVD maupun channel TV Timur Tengah.

3.11.12 Layanan Tandon

Layanan ini ada di Sayap Timur, menyediakan koleksi-koleksi copy satu (c.1).

Koleksi ini tidak dipinjamkan dan hanya bisa dibaca di tempat atau difotocopy.

Contoh : Kode label buku C.1.

3.11.13 Layanan OPAC

OPAC singkatan dari Online Public Acces Catalouge yaitu katalog yang dapat

merekam data bibliografis dalam media terbacakan komputer. Di perpustakaan ini

terdapat 12 komputer yang dijadikan sebagai komputer OPAC, terdiri dari 6 unit

komputer di lantai II, 2 unit computer di lantai III, dan 4 unit komputer di lantai IV.

OPAC perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta dapat diakses melalui website

perpustakaan (http://perpustakaan.uin-suka.ac.id) pada menu Katalog Online. Selain


commit to user

45

itu perpustakaan menyediakan Katalog Online dengan alamat : http://opac.uin-

suka.ac.id.

3.12 Tata Tertib

1. Berpakaian sopan, bersih, rapi tidak berjaket dan sejenisnya, tidak bersandal

dan tidak memakai topi

2. Menjaga kebersihan, ketertiban dan ketenangan selama berada di ruang

Perpustakaan.

3. Menggunakan seluruh peralatan Perpustakaan sesuai dengan peruntukkanya,

tidak untuk kepentingan diluar ketentuan yang ada.

4. Memasukkan buku cetak, binder,tas dan jaket ke dalam locker, sedangkan

barang-barang berharga seperti laptop, dompet, handpone, uang, perhiasan

dan sejenisnya harap dibawa dan dijaga sendiri. Kehilangan barang di

Perpustakaan bukan menjadi tanggung jawab Perpustakaan.

5. Menunjukkan bukti identitas yang masih berlaku ketika menggunakan seluruh

fasilitas Perpustakaan.

6. Mematikan / tidak memperdengarkan alat komunikasi/ HP yang dibawa.

7. Pemustaka yang berasal dari luar UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta dan bukan

anggota istimewa / tidak memiliki Kartu Sakti membayar biaya kunjungan

sesuai peraturan yang berlaku.

8. Mematuhi tata tertib sebagaimana yang ada dalam buku etika mahasiswa UIN



commit to user

46

BAB IV

PEMBAHASAN

4.1. Analisa Masalah

Pada zaman seperti ini informasi telah menjadi kebutuhan bagi setiap orang,

Informasi memiliki arti yang sangat penting disetiap kehidupan, oleh karena itu

keberadaan sebuah perpustakaan di lingkungan masyarakat harus senantiasa mampu

memberikan pelayanan yang tepat bagi penggunanya. Tujuan dan fungsi pokok

perpustakaan adalah memberikan berbagai layanan informasi yang tepat dan akurat

bagi setiap pemustaka, untuk memenuhi kebutuhan tersebut UPT Perpustakaan

Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta menyediakan layanan khusus

Bagian Informasi untuk memberi kemudahan bagi pemustaka dalam mendapatkan

informasi yang di inginkan. Disini pemustaka diberikan layanan berupa bimbingan

dalam pembuatan kartu anggota, informasi tentang bahan rujukan dan juga informasi

untuk mendapatkan berbagai bentuk kemudahan dalam pemanfaatan bahan pustaka

baik dalam bentuk cetak maupun non cetak. Melalui Bagian Informasi (Recepsionis)

pemustaka akan tahu di bagian apa dia bisa mendapatkan informasi yang dicari. Pada

umumnya tidak semua perpustakaan menyediakan layanan khusus Bagian Informasi

karena bentuk-bentuk pelayanan dibagian tersebut dapat pula dilakukan oleh Bagian

Tata Usaha.

Seperti yang dijelaskan oleh Ibu Astuti selaku Kour di Bagian Informasi bahwa, “Tidak dapat dipungkiri layanan khusus Bagian Informasi memiliki manfaat dan


commit to user

47

keunggulan untuk memberi bimbingan kepada pemakai agar lebih mudah mendapatkan informasi, walau kebanyakan perpustakaan tidak menyediakan layanan Informasi (Resepsionis)”. (Wawancara pada hari rabu tanggal 9 Maret 2011). Dari penjelasan tersebut dapat diketahui bahwa keberadaan bagian ini

sesungguhnya penting dalam meningkatkan mutu pelayanan perpustakaan, akan

tetapi tidak sedikit juga permasalahan yang muncul karena adanya pelayanan khusus

Bagian Informasi seperti adanya ketumpangtindihan kegiatan dengan layanan bagian

yang lain.

4.1.1 Sistem layanan di Bagian Informasi UPT Perpustakaan Universitas Islam


Gambar : 1

Layanan di Bagian Informasi

Sumber : UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga.

Dari hasil observasi dan kegiatan dokumentasi yang penulis lakukan pada Bagian

Informasi diperoleh berbagai data-data pendukung dan dukumen dari hasil

pengamatan untuk mengetahui berbagai bentuk gambaran umum kegiatan di Bagian

Informasi seperti gambar diatas dan berbagai bentuk tabel dan bagan.


commit to user

48

Layanan yang ada di Bagian Informasi dan Promosi Kerjasama ini antara lain :

1. Electronic Gate/ Pintu Masuk Elektronik

Pemustaka yang ingin menggunakan semua fasilitas di Perpustakaan harus

melalui pintu masuk elektronik (Electronik Gate). Pintu elektronik akan terbuka jika

pemustaka mempunyai KTM/ KTA yang masih aktif. Apabila KTM tidak direspon

oleh pintu, diminta untuk menghubungi petugas Bagian Informasi untuk

mendapatkan Kartu Tanda Anggota (KTA). Pintu masuk elektronik mempunyai

beberapa fungsi antara lain, untuk mengetahui statistik pengunjung dan untuk

mengetahui pengunjung yang bukan berasal dari UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.

Gambar : 2

Pintu Masuk ( Electronic Gate )


2 Pintu Keluar Elektronik (Electronik Article Surveilance Gantry)

Pintu keluar elektronik berfungsi untuk mengamankan koleksi perpustakaan.

Pemustaka yang membawa koleksi tidak melalui prosedur yang benar, secara


commit to user

49

otomatis pintu akan berbunyi sebab pintu telah dipasang alat sensor matic.

Pemustaka yang membawa koleksi tidak sesuai prosedur akan mendapatkan sanksi

dari perpustakaan.

Gambar : 3

Pintu Keluar ( Electronic Article Surveillance Gantry )


3. Pembuatan Kartu Sakti

Kartu sakti di keluarkan oleh forum kerjasama Perpustakaan Perguruan Tinggi

Negeri (FKP2TN) yang terdiri dari 29 PTN di Jawa, Bali, Lampung dan NTB. Kartu

ini dapat digunakan untuk memanfaatkan fasilitas perpustakaan di seluruh Perguruan

Tinggi yang menjadi anggota FKP2TN. Keuntungan yang diperoleh pemegang kartu

sakti adalah dibebaskan dari biaya kunjungan ke perpustakaan dan dapat

menggunakan fasilitas perpustakaan yang dikunjungi (baca di tempat).


commit to user

50

4. Carrel Room (Ruang Baca Carrel)

Layanan ini di khususkan bagi Peneliti, Guru Besar, Dosen yang menempuh atau

membuat Disertasi atau penelitian. Ruangan ini dapat dimanfaatkan dengan cara

memesan kepada petugas di Bagian Informasi. Fasilitas yang dapat dimanfaatkan

diruangan ini adalah jaringan internet, rak koleksi dan meja kerja beserta kursinya.

Pemustaka yang memanfaatkan Carrel Room tidak dikenakan biaya.

a. Letak Carrel Room

1. Lantai II sebanyak 4 ruang, terletak disayap barat.

2. Lantai III sebanyak 3 ruang, terletak disayap timur.

3. Lantai IV sebanyak 5 ruang,terletak disayap barat.

b. Peraturan Carrel Room

1. Carrel Room disediakan bagi staf pengajar UIN Sunan Kalijaga yang

sedang melaksanakan penelitian.

2. Pengguna Carrel Room meninggalkan kartu identitas kepada petugas

informasi dan harus terdaftar sebagai anggota perpustakaan.

3. Pengguna Carrel Room dibatasi untuk satu bulan dan dapat diperpanjang

apabila tidak dalam pemesanan orang lain.

4. Pengguna Carrel Room tidak dipungut biaya.


commit to user

51

5. Keamanan barang yang ditinggalkan di Carrel Room sepenuhnya menjadi

tanggung jawab pengguna.

6. Menghilangkan kunci Carrel Room dikenai biaya penggantian sebesar Rp

25.000 (Dua puluh lima ribu rupiah).

7. Keterlambatan mengembalikan kunci Carrel Room dikenai sanksi denda

sebesar Rp 1.000 (Seribu rupiah) per hari.

8. Pengguna dimohon memberitahu kepada petugas apabila menemukan

kerusakan pada fasilitas Carrel Room.

9. Kerusakan fasilitas Carrel Room yang diakibatkan oleh pengguna menjadi

tanggung jawab yang bersangkutan.

10. Pengguna dimohon menjaga kebersihan Carrel Room dan membuang

sampah pada tempatnya.

11. Dilarang merokok di ruang Carrel Room

5. Lost and Found (Barang tertinggal atau hilang dan ditemukan)

Barang tertinggal atau hilang dan ditemukan di dalam perpustakaan akan

dipublikasikan oleh bagian informasi.


commit to user

52

Gambar : 4

Ruang Carrel Room

Sumber : UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga

6. Layanan Kartu Baca bagi Pengunjung Luar

Pemustaka dari Luar UIN Sunan Kalijaga hanya dapat mempergunakan fasilitas

baca di tempat dan foto copy koleksi. Kartu baca dapat diperoleh di bagian informasi.

Layanan Informasi merupakan layanan pertama yang dapat ditemui pengunjung

ketika masuk ke perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta di karenakan letaknya

di lantai 1 tepat di depan pintu masuk. Layanan meja informasi adalah layanan dalam

bentuk tuntunan dan bimbingan pembaca untuk mengenali bagian dari perpustakaan

dan pemberian informasi yang sifatnya umum guna memberikan kesempatan kepada

pemakai untuk menggunakan koleksi referensi atau koleksi lainnya, tetapi layanan

Bagian Informasi sesunggunya memilki tugas pokok yaitu.

Dijelaskan oleh Ibu Etty selaku staff Bagian Informasi bahwa, “ Layanan di bagian informasi ini memiliki tugas pokok untuk melayani berbagai bentuk promosi


commit to user

53

dan kerjasama UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga dengan pihak lain baik dari dalam lingkup Universitas maupun dari luar Universitas : Seperti pada pembuatan kartu sakti yang dikeluarkan oleh forum kerjasama Perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri ( FKP2TN ) yang terdiri dari 29 Perguruan Tinggi Negeri di Jawa, Bali, Lampung, dan Nusa Tenggara Barat ( NTB )”. (Wawancara pada hari kamis tanggal 3 Maret 2011). Kartu sakti yang dijelaskan oleh Ibu Etty tersebut dapat digunakan untuk

memanfaatkan fasilitas perpustakaan di seluruh perguruan tinggi yang menjadi

anggota FKP2TN. Keuntungan yang diperoleh oleh pemegang kartu sakti adalah di

bebaskan dari biaya kunjungan ke Perpustakaan dan dapat menggunakan fasilitas

Perpustakaan yang di kunjungi tetapi hanya boleh baca di tempat. Selain bentuk

kerjasama dalam pembuatan kartu sakti, layanan di bagian informasi juga

bekerjasama dengan Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi ( FPPTI ) yang

beranggotakan para kour bagian pelayanan di setiap UPT Perpustakaan Perguruan

Tinggi Negeri di seluruh Indonesia, yang berkantor pusat di Jakarta serta memiliki

berbagai cabang di setiap daerah. Forum ini memiliki tujuan untuk meningkatkan

Sumber Daya Manusia dan pengetahuan para pustakawan di bagian koordinator,

dengan jadwal kegiatan terperinci berbentuk Evaluasi, seminar pendidikan, pelatihan

literasi informasi bagi pustakawan dan sebagainya untuk meningkatkan mutu

pendidikan pustakawan dalam memberikan pelayanan terbaik bagi pemustaka. UPT

Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta juga bekerjasama dengan para

mahasiswa UIN dalam bentuk kegiatan shelving yang di wujudkan pada tenaga part

time, kegiatan shelving ini beranggotakan dari para mahasiswa berbagai program

studi dengan cara mengajukan surat lamaran pekerjaan dan mengikuti tes wawancara.


commit to user

54

Pada layanan di Bagian Informasi ini bertugas untuk memberikan informasi

kepada para mahasiswa tentang adanya lowongan atau tawaran untuk bergabung dan

bekerjasama dengan UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga sebagai anggota atau

pekerja shelving, selain itu layanan di Bagian Informasi juga bertugas dalam

pembentukan jadwal pekerjaan dan kelompok-kelompok anggota part time, akan

tetapi tindakan dalam penyaringan dan tes wawancara perekrutan anggota part time

seluruhnya ditangani oleh Bagian Tata Usaha. Layanan di bagian informasi ini

merupakan satu-satunya akses masuk dan keluarnya pemustaka ke bagian koleksi

dilantai dua, tiga dan empat. Untuk masuk ke bagian tersebut pemustaka akan melalui

pintu masuk elektronik ( Electronic Gate ) dengan menggunakan KTM/ KTA yang

masih aktif dan keluar melalui pintu keluar ( Electronic Article Surveillance Gantry ).

4.1.2 Perbedaan Layanan Informasi dengan Layanan Referensi Layanan referensi adalah salah satu kegiatan yang diselenggarakan oleh

Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga untuk membantu pemustaka dalam menelusur

informasi dalam berbagai subjek. Melalui layanan referensi ini, pemustaka dibantu

untuk menemukan dan menelusur informasi dengan pilihan subyek yang lebih luas,

serta memanfaatkan sarana penelusuran yang tersedia secara optimal. Layanan

referensi perpustakaan UIN Sunan Kalijaga juga berusaha untuk memberikan

informasi ilmiah untuk kepentingan studi dan riset maupun informasi yang bersifat

non ilmiah.


commit to user

55

1. Jenis dan Jasa Layanan bagian Referensi

Ada beberapa jasa layanan sumber-sumber informasi yang di sediakan dibagian

referensi UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga, antara lain adalah :

a) Layanan sumber informasi atau buku-buku rujukan umum tercetak.

b) Layanan sumber informasi atau buku-buku rujukan islam tercetak.

c) Layanan Tugas Akhir.

d) Layanan sumber informasi atau buku-buku rujukan umum elektronik.

e) Layanan atau sumber informasi atau buku-buku rujukan islam elektronik.

Selain itu, disediakan juga jasa penelusuran informasi rujukan baik tercetak

maupun elektronik, jasa bimbingan pemustaka serta menjawab pertanyaan-

pertanyaan yang diajukan oleh pemustaka.

2. Prosedur dan Macam Kegiatan Layanan Referensi

Prosedur atau tahapan kegiatan layanan referensi terdiri dari dua segi, baik dari

segi pemustaka maupun dari segi pustakawan. Prosedur yang dilakukan pada layanan

referensi dari segi pemustaka adalah pemustaka sebelum mengakses koleksi-kolesi

yang ada di rak, sebaiknya menelusur terlebih dahulu informasi yang dibutuhkan

melalui OPAC, pemustaka akan mendapatkan informasi dan sumber informasi yang

dibutuhkan dengan cepat. Adapun prosedur dari segi pustakawan yang dilakukan di

bagian layanan referensi ini adalah sebagai berikut :


commit to user

56

a) Jasa Penelusuran Informasi atau rujukan

Pemustaka yang mengiginkan suatu informasi atau artikel dengan subyek tertentu

dan belum mengetahui cara mendapatkan informasi tersebut, maka pustakawan akan

membantu mengarahkan pada jenis koleksi yang mungkin berkaitan dengan informasi

tersebut. Jika diperlukan, penelusuran dilakukan lewat OPAC dan ke berbagai jenis

koleksi yang ada di ruang layanan referensi maupun koleksi yang berada di

perpustakaan.

b) Jasa bimbingan pemustaka atau menjawab pertanyaan pemustaka

Dijelaskan oleh Bapak Muhyi selaku staff Bagian Referensi bahwa, “Pemustaka yang masih awam dalam menggunakan fasilitas dan sarana perpustakaan dapat meminta bimbingan khusus kepada petugas, karena kami selalu bersedia melayani dan menjawab pertanyaan-pertanyaan dari pemustaka yang membutuhkan”. ( Wawancara hari jumat tanggal 25 Februari 2011). Dalam hal ini pemustaka akan memperoleh bimbingan yang bersifat pengenalan,

bimbingan membaca koleksi yang menggunakan kode-kode tertentu hingga cara

penelusuran informasi secara spesifik. Jasa ini berusaha membantu pemustaka untuk

dapat menggunakan fasilitas dan sarana perpustakaan sehingga bisa memperoleh

informasi yang dibutuhkan.

3. Sumber Informasi Referensi

Sumber-sumber informasi referensi yang ada di UPT Perpustakaan UIN Sunan

Kalijaga Yogyakarta meliputi :

a) Layanan Informasi atau buku-buku rujukan umum tercetak antara lain :

Ensiklopedi, Kamus, Buku pegangan atau Handbooks, sumber biografi,

sumber geografi, direktori, terbitan berkala, bibliografi umum dan lain-lain.


commit to user

57

b) Layanan Informasi atau buku-buku rujukan islam tercetak antara lain :

Ensiklopedi Islam, Ensiklopedi Alqur’an, Nu’jam Mufahras Li-Alfads Al

Hadist dan lain-lain.

c) Layanan Tugas Akhir

Skripsi, Tesis, Disertasi, Laporan Penelitian

d) Layanan sumber informasi atau buku-buku rujukan islam elektronik, antara

lain:

1. Maktabah Shamila adalah koleksi kitab-kitab dalam bidang studi islam dalam

format digital, mencakup 2000 kitab yang dikelompokan dalam 31 bidang, memuat

lebih dari 20.000 jilid kitab, 6.250 judul, yang berkapasitas 14,2 Giga. Hard disk yang

dibutuhkan minimal 13 Gb.

2. Kitab Kuning yang selama ini mungkin hanya bisa ditelusuri melalui tulisan di

kertas, sudah mulai sulit ditemukan, harganya semakin mahal dan butuh perawatan

khusus, kini tersedia dalam bentuk ringkas dan mudah (software). Program

perpustakaan kitab kuning dalam bentuk digital ini sangat cocok untuk santri, ustadz,

kyai, guru, pelajar, dosen dan siapa saja yang ingin belajar agama islam baik secara

pribadi maupun lembaga. Software ini memuat berbagai kitab dalam berbagai bidang:

Tafdir ( lebih 52 kitab ), Ulumul Qur’an ( lebih 43 kitab), Fikih, Tasawuf atau akhlak,

dan lain-lain.


commit to user

58

e) Koleksi Referensi

1. Koleksi Referensi merupakan koleksi yang tidak dapat dipinjam untuk dibawa

pulang, tetapi hanya untuk dibaca ditempat atau di foto copy di UPT

Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.

2. Koleksi Tugas Akhir memiliki aturan tersendiri untuk memfoto copy. Yang boleh

di foto copy dalam skripsi adalah : Cover, daftar isi, abstrak, pendahuluan,

kesimpulan, daftar pustaka dan lampiran.

3. Kode koleksi referensi adalah “RF” (untuk buku-buku yang berbahasa selain

arab) dan “AR” (untuk buku-buku rujukan yang berbahasa arab).

Bentuk Pelayanan di Bagian Informasi UPT Perpustakaan Universitas Islam

Sunan Kalijaga Yogyakarta berbeda-beda tetapi pada intinya layanan di bagian ini

bertugas memberikan bimbingan, pendidikan, serta informasi baik yang bersifat

umum maupun informasi bagi pemustaka dalam pencarian koleksi. Layanan yang

bersifat umum seperti pembuatan kartu sakti, pemesanan Carrel Room, pembuatan

KTA, layanan display buku baru serta yang bersifat khusus meliputi kagiatan promosi

dan kerjasama. Pada umumnya perpustakaan di Indonesia tidak banyak yang

menyediakan layanan khusus Bagian Informasi karena biasanya layanan yang

diberikan pada Bagian Informasi ini menjadi satu dengan layanan referensi dan

layanan tata usaha. Sedangkan layanan referensi di UPT Perpustakaan Universitas

Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta adalah suatu kegiatan yang diselenggarkan

untuk membantu pemustaka menelusur informasi dari berbagai subyek, layanan ini


commit to user

59

berusaha untuk memberi informasi langsung kepada pembaca, baik informasi ilmiah

untuk kepentingan studi maupun kepentingan riset.

Selain itu ada berbagai kegiatan seperti layanan informasi tercetak dan elektronik

berupa layanan buku-buku rujukan umum, buku rujukan islam, layanan Tugas akhir

serta foto copy. Selain layanan diatas bagian referensi juga menyediakan jasa

penelusuran informasi rujukan, jasa bimbingan pemustaka serta menjawab pertanyaan

pemustaka secara langsung.

Gambar : 5

Layanan Referensi Rujukan Umum


Untuk mendapatkan layanan penelusuran pemustaka harus menjalani berbagai

prosedur layanan referensi yang terdiri dari dua segi, baik dari segi pemustaka

maupun dari segi pustakawan. Prosedur yang dilakukan pada layanan referensi dari


commit to user

60

segi pemustaka adalah pemustaka sebelum mengakses koleksi-koleksi yang ada di

rak, sebaiknya menelusur terlebih dahulu informasi yang dibutuhkan melalui OPAC

(Online Public Access Catalogue) pemustaka akan mendapatkan informasi dan

sumber informasi yang dibutuhkan dengan cepat.

4.2 Tumpang Tindih Kegiatan Pelayanan di Bagian Informasi Dengan Bagian

Lain Serta Solusi Mangatasi Permasalahanya.

4.2.1 Layanan Tata Usaha

Layanan ini berada di lantai satu sebelah barat. Tata Usaha melayani layanan

administrasi, antara lain:

a. Layanan Bebas Pustaka

Layanan bebas pustaka diperlukan bagi mahasiswa yang akan melakukan cuti

atau wisuda. Sebelumnya mahasiswa mengecek tanggunan atau pinjaman ke bagian

Front Office. Jika mahasiswa yang bersangkutan tidak memiliki tanggungan

pinjaman atau denda maka bagian Front Office akan memberikan surat pengantar

kepada mahasiswa agar mengurus administrasinya di ruang Tata Usaha.

b. Layanan Penyewaan Teatrikal

Untuk bisa menggunakan ruang teatrikal, terlebih dahulu menghubungi petugas di

Tata Usaha. Petugas akan memberikan formulir pemesanan ruang teatrikal. Ruang


commit to user

61

teatrikal ini disewa oleh sivitas akademika dan masyarakat umum dengan ketentuan

yang berlaku.

c. Layanan Surat Keterangan untuk Munaqasah

Surat ini dikeluarkan oleh perpustakaan untuk menerangkan bahwa bahan-bahan

pustaka yang dipakai sebagai sumber rujukan Munaqasah tidak dapat dipinjamkan

semua, karena peraturan perpustakaan yang berlaku. Dengan demikian mahasiswa

yang ingin Munaqasah tidak perlu membawa semua bahan pustaka, tetapi dengan

surat keterangan Munaqasah.

d. Layanan kunci Locker dan Penitipan Tas

Locker adalah tempat untuk menyimpan barang seperti : tas, jaket, topi, stopmap

dan lain-lain. Sebelum memasuki perpustakaan pemustaka dipersilahkan menaruh

barang-barang tersebut di locker. Khusus untuk barang-barang berharga seperti

laptop, dompet, perhiasan jangan disimpan di locker. Letak locker berada di lantai

satu, locker putra berada di sebelah barat dan locker putri berada di sebelah timur.

Kunci locker dapat diambil di bagian informasi, Promosi dan Kerjasama.

Pada dasarnya tugas pokok dan fungsi layanan di Bagian Informasi dan Referensi

telah dijabarkan sebelumnya. Akan tetapi dengan adanya layanan di Bagian Informasi

ini terjadi tumpang tindih dengan bagian lainya seperti Bagian Tata Usaha.


commit to user

62

Gambar : 6

Lemari atau locker bagi pemustaka


Seperti yang dijelaskan oleh Bapak Agung Ariduntha selaku tenaga staf bagian Tata Usaha bahwa, “Saya mengakui akan adanya tumpang tindih kegiatan atau pekerjaan antara layanan Bagian Informasi dan layanan di Bagian Tata Usaha, sehingga palayanan tidak dapat maksimal”. (wawancara hari rabu tanggal 16 Maret 2011). Secara prosedur yang berlaku layanan di Bagian Tata Usaha memiliki tugas pokok

dan fungsi melayani proses bebas pustaka, surat keterangan untuk Munaqasyah,

Front Office ( FO ) yaitu layanan yang diberikan oleh perpustakaan kepada

mahasiswa yang terkait dengan bebas pustaka, penyerahan skripsi (hard copy), dan

pengecekan kembali koleksi buku yang dikembalikan mahasiswa melalui book drop.

Untuk mahasiswa yang ingin bebas pustaka, setelah dari Front Office mahasiswa

menuju ke Bagian Tata Usaha perpustakaan untuk mendapatkan surat keterangan

bebas pinjaman yang akan digunakan untuk cuti dan wisuda, serta pengambilan

ijasah. Selain tugas tersebut layanan di Bagian Tata Usaha juga melayani penggunaan

Ruang Teatrikal, Papan pengumuman atau publikasi, peminjaman kunci locker dan


commit to user

63

prosedur Tata tertib. Serta Bagian Tata Usaha secara umum menangani sistem sarana

dan prasarana, pendanaan, pengairan dan sebagainya. Berdasarkan anggaran rumah

tangga di UPT Perpustakaan Universitas Islam Sunan Kalijaga. Akan tetapi mulai

tahun 2007 yang lalu terjadi perubahan tata ruang sehingga layanan peminjaman

kunci locker dan Tata tertib yang seharusnya menjadi tugas layanan di Bagian Tata

Usaha terjadi tumpang tindih dengan layanan di Bagian Informasi, dengan demikian

layanan di Bagian Informasi tidak dapat berjalan sebagaimana mestinya. Kegiatan

peminjaman kunci locker berjalan terus menerus seiring kedatangan pemustaka yang

tiada henti disetiap harinya, bagian ini menyediakan kunci locker sebanyak 200 buah

kunci untuk wanita dan 150 buah kunci untuk pria. Pekerjaan ini sangat menyita

waktu para petugas layanan di Bagian Informasi, selain itu Tata tertib dan prosedur

keamanan Pintu Masuk ( Electronic Gate ) dan Pintu Keluar ( Electronic Article

Surveillance Gantry ) ditangani oleh layanan Bagian Informasi yang seharusnya

bukan menjadi tanggung jawab layanan di bagian ini. Dengan pengalihan fungsi

tersebut layanan di Bagian Informasi tidak dapat melakukan tugas dan fungsinya

dengan baik.

Dari berbagai permasalahan diatas banyak upaya yang dilakukan untuk

memecahkanya akan tetapi sampai saat ini perpustakaan belum mandapatkan solusi

yang tepat. Pada bulan Februari tahun 2011 terjadi pergantian petugas pada semua

bagian layanan di UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, berdasarkan

keputusan terpilih kour yang baru yang bertanggung jawab pada layanan di Bagian

Informasi, sejak saat itu berbagai usaha telah dilakukan agar layanan bagian ini dapat


commit to user

64

menjalankan tugasnya seperti dulu lagi tanpa harus melakukan kegiatan yang bukan

menjadi tugas pokok layanan ini. Usaha tersebut seperti melakukan usulan dan

membicarakan kepada pihak layanan di Bagian Tata Usaha agar kegiatan

peminjaman kunci loker dan pengawasan pintu masuk (Electronic Gate) serta Pintu

Keluar (Electronic Article Surveillance Gantry) sepenuhnya menjadi pekerjaan

layanan di Bagian Tata Usaha. Akan tetapi dikarenakan letak dan tempat pelayanan

kunci loker yang dulu digunakan telah ditempati sebagai teras tamu yang berisi kursi

– kursi untuk pengunjung sampai saat ini permasalahan tersebut belum dapat diatasi,

tetapi berdasarkan keputusan bersama pada waktu jangka pendek ini direncanakan

tempat pelayanan kunci loker akan di pindah di sisi sebelah timur layanan Front

Office (FO) yang terletak tepat di samping pintu masuk UPT Perpustakaan UIN

Sunan Kalijaga Yogyakarta walaupun sampai saat ini belum dapat di realisasikan

karena kurangnya ruang dan petugas perpustakaan untuk menjaga layanan di bagian

kunci locker.


commit to user

65

BAB V

PENUTUP

Pada bab akhir ini penulis akan menyajikan kesimpulan tentang permasalahan dan

pentingnya keberadaan layanan khusus Bagian Informasi bagi UPT Perpustakaan

UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Selain itu dengan kerendahan hati penulis ingin

mengemukakan saran yang sekiranya dapat dimanfaatkan untuk pihak yang

berkepentingan khususnya pihak UPT. Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta

sebagai masukan dan bahan pertimbangan dalam perbaikan dalam sistem pelayanan

di bagian informasi secara khususnya dan layanan di Bagian Tata Usaha serta di

bagian Referensi di UPT perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.

1. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan masalah yang diuraikan pada bab IV , maka penulis

dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :

a. Layanan di bagian Informasi merupakan layanan yang memiliki tugas dan fungsi

pokok dalam kegiatan informasi, promosi dan kerjasama dengan berbagai pihak

baik dalam Universitas maupun di luar Universitas

b. Adapun bentuk-bentuk pelayanan di Bagian Informasi bagi para pemustaka

diantaranya yaitu : Pembuatan Kartu Anggota, Pembuatan Kartu Sakti,

Pemesanan Carrel Room dan Display koleksi baru.


commit to user

66

c. Layanan di Bagian Tata Usaha memiliki tugas pokok yaitu melayani bebas

pustaka, surat keterangan untuk Munaqasyah, front office (FO), penggunaan

ruang taetrikal, papan pengumuman atau publikasi.

2. Saran

Saran yang dapat di sampaikan penulis untuk UPT Perpustakaan Universitas

Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta, sebagai berikut:

· Sebaiknya untuk menghindari adanya duplikasi kegiatan layanan harus ada

aturan yang jelas dan deskripsi yang tegas disetiap bagian layanan umum.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id layanan di bagian ... · dikemudian hari terbukti...

Documents