Nama : Ardi Apriliadi

NIM : 0901004

Jurusan : Pendidikan Manajemen Perkantoran 2009 A

Deskripsi tentang Manajemen Perkantoran

Kantor dalam percakapan sehari-hari dan dunia ilmu pengetahuan mempunyai makna

berbilang. Sedikitnya ada lima kata sepadan untuk istilah kantor itu:

1. Jasa

2. Jabatan

3. Gedung kantor

4. Ruang kerja

5. Biro

Kantor adalah keseluruhan ruang yang menjadi tempat melangsungkan kegiatan tata

usaha atau kegiatan manajemen atau tugas pimpinan lainnya dalam sebuah organisasi.

Sedangkan majemen kantor adalah seni membimbing personalia kantor dalam pemanfaatan

alat-alat yang cocok dengan lingkungannya untuk mencapai tujuan yang ditentukan.

Manajemen kantor sedikitnya mempunyai dua buah definisi. Definisi pertama,

manajemen kantor adalah perncanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengoordinasian, dan

pengawasan pekerjaan ketatausahaan untuk mencapai tujuan yang telah diperkirakan.

Definisi kedua, manajemen kantor merupakan seluruh kegiatan penataan yang berhubungan

dengan pelaksanaan tatausaha informasi yang bermakna bagi proses tersebut mampu

menyediakan informasi yang bermakna bagi proses pembuatan keputusan. Oleh karena itu

pada garis besarnya, manajemen kantor sering dinamakan “Administrasi Kantor” adalah

cabang ilmu manajemen yang merupakan keseluruhan kegiatan penataan yang berhubungan

dengan pelaksanaan tatausaha sebuah organisasi agar proses tersebut mampu menyediakan

informasi yang bermakna bagi proses pembuatan keputusan.

Ternyata hampir seluruh kantor, besar atau kecil, pada dasarnya memiliki kegiatan rutin

dan organisasi yang hampi serupa. Kantor berhubungan dengan manajemen informasi dan

peralatan aktivva. Pemrosesan informasi dalam kantor itu dapat dikelompokan ke dalam

bagian-bagian berikut:

1. Penghisaban hasil pelaksanaan.

2. Pemeliharaan catatan oleh sistim akuntansi dan arsip.

3. Komunikasi tulisan atau lisan.

4. Sistimatis dan penurunan biaya melalui analisa sistim dan analisa prosedur.

Untuk apakah kegiatan-kegiatan diatas itu dilakukan? Keempat kegiatan tersebut

diperlukan untuk efisiensi koordinasi permodalan, distribusi, dan produksi. melalui titik pusat

yang di kenal sebagai “kantor” itu, kordinasi membeerikan kemudaha bagi analisa sejarah

untuk pengawasan dipermudah.

Di bawah ini akan dikemukakansebuah contoh perusahaan industri kecil khayalan untuk

memberikan gambaran sifat koordinasi dari sebuah kantor. Apakah yang harus dilakukan

seorang petugas staf andaikata terjadi transaksi pembelian ? apabila pembelian harus

dilakukan, maka seorang petugas staf harus menyelesaikan beberapa hal seperti di bawah ini :

1. Menerima penggusulan dari bagian gudang aataau pemabrikan.

2. Menyampaikan pengusulan itu melalui percakapan telepon kepada calon penjual atau

mempersiapkan penelitian tertulis mengenai catatan harga dan tanggal penyerahan

barang.

3. Menerima dan memeriksa laporan, faktur, dan catatan.

4. Melanjutkan tindakan melalui telepon atau surat yang berhubungan dengan penundaan

atau kesalahaan pengiriman. (surat – surat itu memeerlukan pekeerjaan pendiktean dan

pemposan).

5. Mengarsipkan faktur, kope-kope surat, dan berkas lainnya.

6. Mempersiapkan, mencatat, dan mengirimkan cek atau alat pembayaraan lainnya.

Dengan mempelajari kegiatan –kegiatan kantor sebagai umpama, tampaklah bagi kita

bahwa kantor tersebut pada hakekatnya bertindak sebagai perancangan kebijaksanaan,

perantara, tempat penyelesaian soal, koordinator,dan tempat penghubung bisnis dengaan

masyarakat.

Kantor sebagai pusat syaraf administrasi dan perencanaan kebijaksanaan

Adalah menarik kiranya, bahwa kantor sebagai sesuatu yang bersifat fungsi

eksekutif, haru bertindak pula sebagai pusat syaraf administrasi. Dengan demikian, kantor itu

membantu perumusan dalam membuat keputusan mengenai hasil barang apa yang di

buat,kapan membeli bahan, ke daerah mana akan dijual, laporan apa yang perlu di

persiapkan, dan berbagai kegiatan penting serupa lainnya. Pada dasaarnya, kantor itu menjadi

jantung kegiatan usaha dalam memberikan informasi dalam pembelian, penjualan,

penyimpanan, keuangan, dan komunikasi. Kantor merupakan pusat sentripetal dan sentrifugal

lalu-lintas bisnis.

Kantor sebagai perantara

Sebagai perantara, kantor bertindak sebagai pelayan untuk menghubungkan bagian-

bagian suatu pabrik dengan pemasok bahan yang dibutuhkan dalam proses pemabrikan atau

kerajinan tangan. Untuk melaksanakan tugas ini, kegiatan kantor tersebut meliputi kegiatan

untuk menetapkan sistim dan prosedur kantor untuk mengadakn transaksi pembelian,

mengadakan komunikasi kantor dengan menggunakan formulir, mendikte dan mengetik

surat, menggunakan telepon dan telkomunikasi lainnya, mengarsipkan dan mengirimkan

formulir atau surat, dan mencatat data, menyiapkan dan mengirim cek atau alat pembayaran

lainnya. Sebagai perantara, kantor perrlu menghubungkan manajer merkettin g penjualan

dengan majajer gudang dan manajer produksi.

Kantor sebagai tempat penyelesaian persoalan

Kantor sebagai tempat penyelesaian masalah dapat diterangkan melalui transaksi beriktu

ini. Jika barang terjual, sama seperti kegiatan membeli barang, kegiatan dibawah ini

diperlukan:

1. Menerima pesanan melalui surat, telegram atau telepon.

2. Memperoleh laporan kredit melalui dokumentasi yang ada.

3. Mensahkan pengiriman barang oleh kantor.

4. Mempersiapkan, mencatat, dan mengirimkan faktur penjualan

5. Mendiktekan dan mengirim surat.

6. Mengarsipkan semua catatan ditempat yang benar.

7.

Kantor sebagai koordinator

Kantor tidak hanya sebagai pusat administrasi, perantara dan penyelesain persoalan.

Kantor pun bertindak sebagai koordinator disebablkan suatu kenyataan, bahwa pabrik

memiliki sejumlah pekerja yang harus digaji dan juga harus diawasi. Dalam hal seperti itu,

kantor harus melengkapi, melacak, dan mengarsipkan catatan pekerjaan. Selain itu, kantor

pun menyusun laporan untuk mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan tersebut. Semuanya

dipadukan dan diserasikan oleh kantor .

Kantor sebagai penghubung dengan masyarakat

Kantor tidak hanya berhubungan degan orang dalam (dalam arti mengurus dirinya

sendiri), tetapi juga berhubungan dengan orang luar. Dalam beberapa perusahaan, langganan

atau penjualan mungkin datang sendiri ke kantor untuk menyelesaikan transaksi bisnisnya.

Dengan cara itu, kantor meenjadi tempat penghubung antara perusahaan tersebut dan

masyarakat.

Daftar pustaka:

Komaruddin, Manajemen Kantor Teori dan Praktek, Bandung: PT Trigenda Karya, 1993