desain suprastruktur

5/11/2018 Desain suprastruktur - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/desain-suprastruktur 1/10

BAB 7

Desain dari suatu struktur besar: Pengelompokan Unit

Melalui suatu proses pengelompokan unit-unit suatu sistem otoritas formal didirikan

dan hierarki suatu organisasi dibangun. Organigram adalah merupakan suatu representasi

bergambar mengenai hirarki suatu organisasi, dimana, merupakan hasil dari proses

pengelompokan. Pengelompokan dapat dilihat sebagai suatu proses yang dipisahkan secara

berurutan, seperti yang ditunjukkan pada gambar 7-1, dimana diambil dari pendapat

Conrath. Posisi individu dikelompokkan pada kluster pertama dan kemudian

dikelompokkan ke dalam kelompok yang lebih besar, dan seterusnya, sampai seluruh

organisasi termasuk didalam kluster akhir.

Dengan mengkombinasi proses ini dan beberapa proses yang telah terlebih dahulu

dijelaskan dalam tiga bab terakhir, akan membuat kita dapat menjelaskan design

organisasional. Ini merupakan hal yang utama dalam prosedur “atas-bawah”, dari

kebutuhan umum ke kbutuhan khusus. Pendesain kemudian mengkombinasikannya

menjadi suatu posisi berdasarkan tingkat spesialisasi yang dibutuhkan, dan menentukan

pelatihan seperti apa dan indoktrinasi yang bagaimana yang harus disiapkan. Langkah

selanjutnya adalah membangun struktur besar, pertama dengan menentukan tipe apa dan

berapa banyak posisi yang harus dikelompokkan dalam unit-unit pertama, dan kemudian

tipe-tipe apa dan berapa banyak unit yang harus dikelompokkan kedalam unit yang lebih

komprehensif demikian selanjutnya sampai hierarki terpenuhi dengan utuh. Langkah

terakhir adalah prosedur “bawah-atas”, yaitu dari tugas spesifik ke hierarki secara

menyeluruh.

Seperti yang telah dijelaskan, proses ini adalah prosedur yang sifatnya utama.

Perancang organisasi mengambil banyak jalan pintas, baik itu dengan cara membalik

prosedur dari atas ke bawah atau dari bawah ke atas. Contohnya, desainer biasanya

memulai struktur yang lebih spesifik terlebih dahulu, dan baru kemudian bisa berpindah-



pindah ke tujuan unit secara langsung. Dengan kata lain, desain organisasi tidaklah stastis,

tapi merupakan suatu proses dari struktur masa lalu. Bahkan, desain organisasi jauh lebih

umum daripada mendesain ulang suatu organisasi. Dalam prakteknya, seiring adanya

perubahan misi dan tujuan, desain ulang suatu struktur organisasi biasanya dilakukan dari

tingkat atas ke bawah, sebagaimana suatu sistem teknis dari operasional organisasi yg

paling utama juga mengalami perubahan.

Pengelompokan adalah sarana mendasar untuk mengkoordinasikan pekerjaan dalam

organisasi. Pengelompokan dapat memiliki setidaknya empat pengaruh yang penting:

1. Mungkin ini yang paling penting, pengelompokan menetapkan sistem pengawasan

umum di antara posisi dan unit. Manager menunjuk satu nama yang bertanggung jawab untuk melakukan tindakan ini (Litterer [1973], berdasarkan “kelompok

perintah”) yang menghubungkan seluruh manajer kedalam struktur besar yang

menciptakan suatu sistem dari sebuah otoritas formal. Dengan demikian,

pengelompokan unit merupakan suatu parameter desain dimana mekanisme

koordinasi pengawasan langsung, diletakkan kedalam struktur.

2. Pengelompokan biasanya membutuhkan suatu posisi dan unit untuk berbagi sumber

daya umum. Anggota atau subunit dari suatu unit, setidaknya, berbagi anggaran

umum, dan juga diharapkan lebih sering untuk berbagi fasilitas umum serta

peralatan yang dibutuhkan.

3. Pengelompokan biasanya menciptakan langkah-langkah umum dari pengukuran

kinerja. Bagi anggota atau subunit dari suatu unit membagi sumber daya, biaya

aktivitaas mereka dapat dihitung secara gabungan. Juga, bagi mereka yang

berkontribusi terhadap produksi dari produk yang sama atau jasa yang sama, output

mereka juga dapat diukur secara gabungan.

4. Yang terakhir, pengelompokan mendorong terjadinya hubungan saling

menguntungkan. Dalam rangka untuk berbagi sumber daya dan untuk memfasilitasi

pengawasan langsung, para anggota unit seringkali harus dipaksa untuk berbagi



fasilitas umum, sehingga diharapkan akan menghasilkan keterikatan yang lebih erat

secara fisikal.

Dengan demikian, pengelompokan dapat meningkatkan dua tingkatan mekanismekoordinasi yang sangat penting peranannya yaitu -mekanisme koordinasi dan pengawasan

langsung- dan juga dapat menjadi dasar pembentukan mekanisme yg ketiga yaitu

standarisasi output- dengan menyediakan pengukuran standard suatu kinerja.

Pengelompokan unit, merupakan salah satu parameter desain yang paling kuat. Tapi untuk

alasan yang sama, pengelompokan mendorong koordinasi yang kuat dalam suatu unit,

dimana hal itu menciptakan masalah koordinasi antar unit. Dalam istilah terkenal Lawrence

dan Lorsch (1967), unit menjadi berbeda dalam orientasi mereka yaitu-dalam tujuan,

perspektif waktu, gaya interpoersonal interaksi, dan derajat formalisasi struktur mereka.

Pengelompokan unit mendorong koordinasi intragroup dengan mengorbankan koordinasi

antarkelompok.

DASAR UNTUK PENGELOMPOKAN

Enam landasan yang telah dibahas dalam literatur tercantum di bawah ini:

Pengelompokan oleh pengetahuan dan keterampilan. Suatu posisi dapat

dikelompokkan sesuai dengan pengetahuan khusus dan keterampilan yang dibawa oleh

anggota kedalam suatu pekerjaan. Rumah sakit, misalnya, kelompok ahli bedah

dikelompokkan didalam satu departemen yg sama, dokter anestesi di departemen yang lain,

psikiater di departemen berikutnya, dst. Pengelompokan mungkin didasarkan pada tingkat

pengetahuan atau keterampilan.

Pengelompokan oleh proses kerja dan fungsi. Suatu unit mungkin saja

dikelompokkan berdasarkan pada proses atau kegiatan yang digunakan oleh pekerja.

Sebagai contoh, sebuah perusahaan manufaktur dapat dibedakan menjadi beberapa bagian

kerja sperti proses pengecoran, pengelasan, dan mesin-mesin.



Pengelompokan oleh waktu. Kelompok juga dapat dibentuk berdasarkan kapan

pekerjaan dilakukan. Unit yang berbeda melakukan pekerjaan yang sama dengan cara yang

sama tetapi pada waktu yang berbeda. Rosemary Stewart (1970) membahas dasar dari

pengelompokan jenis ini dan mencatat bahwa hal itu juga mungkin masuk akal untuk

membedakan proses kerja berdasarkan shift/ jam kerja yang berbeda

Pengelompokan oleh output. Disini unit terbentuk berdasarkan produk yang mereka

buat atau layanan yang mereka membuat. Sebuah perusahaan manufaktur besar mungkin

memiliki divisi terpisah untuk setiap lini produk, misalnya, satu untuk barang pecah belah,

satu lagi untuk buldoser.

Pengelompokan oleh klien. Kelompok juga dapat dibentuk berdasarkan berbagai jenisklien. Sebuah perusahaan asuransi dapat memiliki departemen penjualan yang dipisahkan

berdasarkan klien perseorangan dan klien grup.

Pengelompokan oleh Tempat. Kelompok dapat dibentuk berdasarkan dengan wilayah

geografis di mana suatu organisasi beroperasi.

Gagasan pengelompokan oleh proses, orang, tempat, atau tujuan (output) adalah, pada

kenyataannya, salah satu pilar dari sastra klasik pada suatu desain organisasi. Bahkan, kita

akan mengkompres semua dasar-dasar pengelompokan yang dibahas di atas menjadi hanya

dua pengelompokkan yang paling utama: pengelompokan berdasarkan market/ pasar ,

terdiri dari basis output, klien, dan tempat, dan pengelompokan fungsional , yang terdiri dari

basis pengetahuan, keterampilan, proses kerja, dan fungsi. Pada akhirnya, kita memiliki

perbedaan mendasar antara kegiatan pengelompokan, yaitu berdasarkan oleh karakteristik

pasar utama yang dilayani oleh organisasi-produk dan jasa pasar, pelanggan yang dipasok,

tempat yang menjadi pemasok mereka- ataupun berdasarkan fungsi (termasuk proses kerja,

keterampilan, dan pengetahuan) yang digunakan untuk menghasilkan suatu produk dan

layanan.



KRITERIA UNTUK PENGELOMPOKAN

Kita dapat mengisolasi empat kriteria dasar yang digunakan untuk memilih dasar

organisasi untuk mengelompokkan posisi dan unit yaitu - ketergantungan dalam alur kerja,dalam proses kerja, skala, dan dalam hubungan sosial.

Aliran Kerja yang saling ketergantungan. Sejumlah penelitian yang difokuskan

pada hubungan antara tugas-tugas operasional mengelompokkan satu kesimpulan: yaitu

pengelompokan tugas-tugas operasional harus mencerminkan alur kerja saling

ketergantungan yang alami. Ini dibahas dengan sangat jelas dalam studi yang dilakukan

Tavistock dari Coalmines Inggris dan gudang tenun di India.

"Workflow sebagai dasar untuk desain organisasi." Chapple dan Sayles (1961)

menyajikan sejumlah ilustrasi di mana tugas-tugas dikelompokkan kembali sesuai dengan

arus kerja alami dari suatu pekerjaan. Dalam satu hal, alur kerja pengolahan order dalam

perusahaan manufaktur dibagi antara sejumlah pengawas, berdasarkan atas dasar fungsi

bisnis, seperti yang ditunjukkan pada gambar 7-6. Hal ini mengakibatkan diferensiasi

dalam alur kerja, yang menyebabkan konflik. Masalah itu dipecahkan oleh reorganisasi,

ditunjukkan pada Gambar 7-6, yang mengelompokkan alur kerja keseluruhan menjadi satu

kesatuan.

Contoh-contoh ini menunjukkan kelebihan dari apa yang Tavistock sebut sebagai

"suatu tugas psikologis lengkap" : dalam pengelompokan berbasis pasar, para anggota dari

satu unit memiliki rasa integritas teritorial, mereka mengendalikan proses organisasi yang

didefinisikan dengan baik, sebagian besar masalah yang timbul dalam perjalanan pekerjaan

mereka dapat diselesaikan hanya melalui penyesuaian bersama diantara mereka, dan

sisanya, harus dilakukan berdasarkan hierarki didalam suatu unit yaitu oleh manajer tunggal

yang bertanggung jawab atas alur kerja yang berjalan.

James Thompson (1967) menempatkan beberapa tambahan yang baik dalam

konsep-konsep ini, dia menggambarkan bagaimana anggota organisasi dari berbagai

macam unit saling ketergantungan dalam suatu tugas. Kita juga ingat bahwa Thompson



membahas tiga jenis dasar dari saling ketergantungan: pengumpulan, melibatkan

pembagian sumber daya; sekuensial, dimana pekerjaan yang ada dilakukan dari satu tugas

ke tugas yang berikutnya, dan juga terjadinya suatu timbal balik, di mana pekerjaan

dilakukan bolak balik antar tugas. Thompson mengklaim bahwa organisasi mencoba untuk

mengelompokkan tugas-tugas sehingga dapat meminimalkan biaya koordinasi dan

komunikasi.

Organisasi mendesain kelompok tingkatan yang terendah untuk memuat hubungan

yang saling ketergantungan dan terjadi hubungan timbal balik yang utama; organisasi yang

lebih tinggi tigkatannya kemudian dibentuk untuk menangani hubungan saling

ketergantungan yang lainnya, dan kemudian kelompok terakhir dibentuk, hanya jika perlu,

untuk menangani pengumpulan hubungan timbale balik lainya yang masih tersisa.

Gambar 7-8 mengilustrasikan hal ini dengan menggunakan hierarki lima tingkatan

dari sebuah perusahaan manufaktur internasional. Pengelompokan pertama dan kedua

adalah dengan menggunakan proses kerja, yang ketiga dengan fungsi bisnis, yang keempat

oleh output (produk), dan yang diatasnya dengan tempat (negara). (Kelompok staf juga

ditampilkan di setiap tingkat, ini akan dibahas kemudian dalam bab ini).

Scharpf menyimpulkan bahwa "batas-batas organisasi memang penting" dan ia

mengajukan adanya suatu re-organisasi dari arus pembuatan kebijakan.

Proses saling ketergantungan. Aliran Kerja yang saling ketergantungan bukan

merupakan satu-satunya yang dipertimbangkan oleh perancang struktur organisasi.

Tingkatan penting yang kedua dari hubungan saling ketergantungan adalah proses yang

digunakan dalam arus kerja Contohnya, seorang operator mungkin saja membtuhkan satu

sama lain, walaupun bekerja di liniproduk yang berbeda. Sehingga akibatnya, kita memiliki

hubungan saling ketergantungan yang berhubungan dengan spesialisasi, yang mendukung

pengelompokan fungsional.

Skala saling ketergantungan. Kriteria ketiga untuk pengelompokan berkaitan

dengan skala ekonomi. Kelompok mungkin harus dibentuk sedemikian rupa untuk

mencapai ukuran yang cukup besar agar berfungsi secara efisien. Contohnya, setiap



departemen di suatu pabrik membutuhkan maintenance. Tapi tidak perlu menambahkan

satu orang maintenance untuk satu departemen, lebih baik apabila mengelompokkannya

berdasarkan arus kerja. Tidak akan banyak pekerjaan bagi maintenance sehingga

dimungkinkan dibentuk departemen maintenance/ perawatan untuk seluruh pabrik

Saling ketergantungan sosial. Kriteria keempat untuk pengelompokkan,

berhubungan bukan pada pekerjaan yang telah dilakukan tetapi lebih kepada hubungan

sosial yang menyertainya. Contohnya, pekerja harus membentuk kelompok untuk

memfasilitasi hubungan ketergantungan di suatu lingkungan berbahaya seperti

dipertambangan. Sistem ini disebut sociotechnical berdasarkan pandangan Tavistock.

Setiap desain suprastruktur akhirnya menjadi suatu proses kompromi antara faktor

"objektif" dari alur kerja, proses, dan skala ketergantungan, serta faktor "subyektif" menjadi

proses dari suatu kebutuhan pribadi dan sosial.

Keempat kriteria-alur kerja, proses, skala, dan ketergantungan sosial-merupakan

kriteria utama yang digunakan untuk pengelompokan organisasi ke dalam unit. Sekarang

mari kita lihat bagaimana proses ini berlaku dalam dasar fungsional dan market/pasar dari

suatu pengelompokkan.

PENGELOMPOKKAN BERDASARKAN FUNGSI

Pengelompokkan berdasarkan fungsi yaitu-pengetahuan, kemampuan, proses kerja,

ataupun fungsi kerja- merefleksikan bagaimana proses atau skala saling ketergantungan

dalam suatu arus kerja. Dengan mengelompokan berdasarkan dasar fungsional, organisasi

dapat mengumpulkan sumber daya manusia dan material di arus kerja yang berbeda.

Struktur fungsional juga mendorong terjadinya spesialisasi. Contohnya, dengan

memberikan jenjang karir kepada spesialis di area pekerjaannya, dan memampukan mereka

untuk memimpin serta memberikannya keberanian untuk melakukan interaksi sosial.

Kinerja tidak dapat dengan mudah diukur dalam struktur fungsional. Ketika

penjualan menurun, siapa yang salah: pemasaran karena tidak mendorong penjualan cukup

keras? atau manufaktur karena pengerjaan buruk? Satu akan menyalahkan yang lain,

dengan tidak ada yang mengambil tanggung jawab untuk hasil keseluruhan. Akibatnya,

struktur fungsional tidak memiliki mekanisme untuk mengkoordinasikan aliran kerja.



Berbeda dengan struktur pasar yang berisi ketergantungan aliran kerja dalam unit-unit

tunggal, struktur fungsional menghambat 2 hal: penyesuaian timbal balik diantara spesialis

yang berbeda dan juga pengawasan langsung di tingkat unit oleh manajemen.

Kita dapat menyimpulkan bahwa struktur fungsional –terutama pada pekerjaan yang

tidak membutuhkan keterampilan- cenderung menjadi lebih birokratis. Struktur birokrasi

(dengan tenaga yang tidak terampil) lebih mengandalkan ekstensifitas pada basis fungsional

untuk pengelompokan. Artinya, mereka cenderung diatur oleh fungsi yang dilakukan bukan

dari pasar yang dilayani.

PENGELOMPOKAN OLEH PASAR

Secara umum, struktur pasar adalah struktur yang kurang memiliki struktur, kurang

mampu melakukan tugas khusus atau tugas secara berulang-ulang dengan baik. Tetapi

dapat melakukan lebih banyak tugas dan perubahan tugas lebih mudah, fleksibilitasnya

hanya berasal dari satu kenyataan yaitu memiliki unit yang relatif independen satu sama

lain. Unit baru dengan mudah dapat ditambahkan dan yang lama dihapus. Setiap

menyimpan satu dalam rantai ritel dapat dengan mudah ditutup, biasanya diikuti dengan

sedikit efek di tempat lain. Tapi juga pengelompokkan berdasarkan pasar bukan merupakan

suatu obat mujarab untuk masalah desain organisasi. Struktur pasar juga lebih boros sumber

daya dari struktur fungsional -di tingkat unit terendah jika tidak dalam hierarki

administratif- karena harus melakukan duplikasi personil dan peralatan atau akan

mengakibatkan kehilangan keuntungan dari proses spesialisasi.

Selain itu, struktur pasar, karena kurangnya spesialisasi fungsional, tidak dapat

mengambil keuntungan dalam hal skala ekonomi seperti apabila menggunakan struktur

fungsional. Dengan memilih berdasarkan pengelompokkan pasar, organisasi memilih untuk

mengkoordinasikan alur kerja dengan mengorbankan proses spesialisasi dan skala.

Jika ketergantungan alur kerja merupakan hal yg signifikan dan jika mereka tidak

dapat dengan mudah masuk kedalam proses standarisasi, maka organisasi akan berusaha

memasukkannya dalam pengelompokan berbasis pasar untuk memfasilitasi pengawasan

langsung dan penyesuaian timbal balik.



Bagaimanapun, jika alur kerja yang tidak biasa, jika standardisasi dengan mudah

berisi alur kerja saling ketergantungan, atau jika proses saling ketergantungan dan skala

ketergantungan adalah hal yang signifikan, maka organisasi akan cenderung mencari

keuntungan dari proses spesialisasi dan memilih pengelompokkan dengan dasar fungsional

sebagai gantinya.

PENGELOMPOKKAN PADA BAGIAN YANG BERBEDA DARI SUATU

ORGANISASI

Pada titik ini, sangat berguna untuk membedakan pengelompokan di urutan pertama

-yaitu, posisi individu menjadi unit- -dari pengelompokkan tingkat lebih tinggi -unit ke unit

yang lebih besar. Dengan cara ini kita dapat memisahkan pengelompokkan operator, analis,dan staf pendukung sebagai individu berdasarkan unit kerja dasar mereka, dari konstuksi

hierarki manajerial yang mengkombinasikan semuanya menjadi unit-unit yang lebih besar.

Karakteristik dari pengelompokan urutan pertama ini adalah bahwa operator, analis,

dan staf pendukung cenderung dikelompokkan ke dalam unit mereka sendiri masing-

masing. Operator cenderung membentuk unit dengan operator lainnya, analis dengan analis

lain, dan staf pendukung dengan staf pendukung lain. Ini menjadi cirri khas ketika

kelompok lebih besar dibentuk operator, analis, dan staf pendukung akan bersatu dibawah

suatu supervisi yang umum.

Contoh tersebut menunjukkan bahwa posisi operasional yang utama dapat

dikelompokkan berdasarkan dasar fungsional ataupun pasar, tergantung proses apa yang

dibutuhkan dan skala ketergantungan bagi arus kerja. Dan seperti yang telah dicatat

sebelumnya bahwa, professional dikelompokkan kedalam grup berdasarkan pengetahuan

dan kemampuan mereka, tapi ketika klien mereka memilih berdasrakan dasar ini, maka

kelompok menjadi berdasrakan pasar juga.

Dalam mendesain struktur besar ini, kita akan bertemu dgn pertanyaan yang

diungkapkan Thompson: bukan pada dasar pengelompokkannya tapi pada tingkat

prioritasnya. Organisasi seringkali dibangun dengan berdasarkan berbagai macam unit

pengelompokkan. Contohnya pada gambar 7-8, pengelompokkan pertama berdasrakan

proses kerja (fabrikasi dan perakitan) dan diatasnya adalah fungsi bisnis (mesin,



manufaktur, dan pemasaran), satu lagi diatasnya merupakan pasar, dan terakhir adalah

tempat (missal Canada, dsb). Kehadiran kelompok-kelompok berbasis pasar di wilayah atas

hierarkis administrasi dapat mengindikasikan bahwa: meskipun tidak ada penelitian tentang

masalah ini yang telah ditemukan, bukti anekdotal (organigrams yang diterbitkan, dll)

menunjukkan bahwa pengelompokan berdasarkan pasar lebih umum digunakan di tingkat

yang lebih tinggi daripada di tingkat menengah dan tingkat yang lebih rendah, terutama di

organisasi besar.

Sebagai catatan akhir, harus diperjelas bahwa, menurut definisinya, hanya ada satu

kelompok di puncak strategis, dan yang meliputi keseluruhan organisasi- semua fungsinya

dan pasarnya. Dari sudut pandang organisasi ini dapat dianggap sebagai kelompok pasar,

meskipun dari sudut pandang masyarakat menyatakan bahwa seluruh organisasi juga dapat

dianggap melakukan beberapa pengelompokkan berdasarkan fungsi.

Melihat kembali ke gambar 7-8, kita dapat menemukan unit-unit staf di seluruh

level hierarki, terkonsentrasi di atas, yang lainnya di divisi pasar dan departemen

fungsional. Sekretariat korporasi melayani seluruh organisasi dan menghubungkan ke

manajemen atas; dan melaporkan secara langsung kepada pimpinan strategis. Unit lainnya

berada di level berikutnya yaitu divisi produk, karena sifat dasar konglomerat mereka: tiap

mereka harus merencanakan sendiri lini produk mereka. Unit staf lainnya seperti misalnya

studi kerja, menyebar di tingkat selanjutnya, level fungsional, dimana mereka melayani

pabrik. Dan terakhir, departemen maintenance berada di bawah level mandor umum untuk

melayani fabrikasi ataupun perakitan.

desain suprastruktur

Documents